IT Uppföljning. Granskning på uppdrag av Region Skånes revisorer. Pär Ahlborg. Nils Rydmarker. Niklas Engelhart. Urban Jonsson

Transkript

1 IT Uppföljning Granskning på uppdrag av Region Skånes revisorer Pär Ahlborg Nils Rydmarker Niklas Engelhart Urban Jonsson 1

2 Innehåll 1. Sammanfattning Sammanfattande svar på revisionsfrågorna Impulser till förbättringar Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Metod och revisionskriterier Projektorganisation Iakttagelser, bedömningar och slutsatser Iakttagelser: Medicinsk service och IT- verksamheten Organisationen Medicinsk service IT som verksamhetsstöd Förvaltnings- och styrmodell Slutsatser: Medicinsk service och IT- organisationen Iakttagelser: Utveckling av nya och avveckling av gamla IT- system Konsolidering av IT- system Vårdinformationssystem Utveckling av appar och moderna patientlösningar Utvecklingsbudget Slutsatser: Utveckling av nya och avveckling av gamla IT- system Iakttagelser: Tillgänglighet och tillgång till telefon- och internettjänster Telefontillgänglighet Nyttjande av Mina vårdkontakter och internettjänster Information till och från medborgare och medarbetare När blir det möjligt att boka tid via internet Slutsatser: Tillgänglighet och tillgång till telefon- och internettjänster Iakttagelser: IT- säkerhet och användarvänlighet Lagar och organisation kring informationssäkerhet PDL- anpassning e- Journal Lagring av Region Skånes samlade data, säkerhet och backup av servrar Slutsatser: IT- säkerhet och användarvänlighet Bilaga 1 - Enkätgranskning Bilaga 2 - Intervjuförteckning Bilaga 3 - Statistik över 1177, UMO och mina vårdkontakter Bilaga 4 Journalsystem, informationsplattform och gränssnitt Bilaga 5 - Revisionsfrågor

3 1. Sammanfattning Denna granskning är en uppföljning av tidigare utförda granskningar av IT i Region Skåne som utgått från ett patientperspektiv, nr 12/2011 och nr 18/2013. I de båda tidigare granskningarna konstaterades betydande brister. Denna granskning genomfördes med fokus på vidtagna och planerade åtgärder med tyngdpunkt mot patientperspektivet. Granskningen syftar till att ge revisorerna ett underlag för att bedöma om Region Skånes samlade IT- verksamhet organiseras, planeras och genomförs på ett sätt som kan ge det resultat som förväntas och är önskvärt av medborgare/patienter utifrån Region Skånes politiska beslut. Dessutom skall arbetet med patientens tillgång till sin egen journal samt inverkan av de många organisationsförändringarna inom IT ingå i granskningen. Granskningen skall förutom det regionövergripande perspektivet, omfatta samtliga förvaltningar för att kunna ge en heltäckande analys. Region Skånes IT- verksamhet har sedan granskningen 2011 genomgått flera förändringar vad avser organisation, ansvariga personer och hur styrningen utformas flera gånger. Vår granskning och bedömning avser läget som det var under våren och sommaren IT- verksamheten har återigen förändrats organisatoriskt och ingår nu i en division inom förvaltningen Medicinsk service tillsammans med Medicinsk Teknik (MT). Vår sammanfattande bedömning är att IT- verksamheten inte organiseras, planeras och genomförs på ett sätt som kan ge det resultat som förväntas och är önskvärt utifrån regionens politiska beslut och ur ett patientperspektiv. I både rapport nr 12/2011 och rapport nr 18/2013 rekommenderades att dåvarande organisationsstruktur skulle få etableras riktigt innan ytterligare förändringar genomfördes. Enligt rapporterna skulle det annars kunna leda till försämrad kvalitet och effektivitet inom både IT och den vårdnära verksamheten. Eftersom omorganisationen istället skalats upp togs följaktligen ingen hänsyn till de tidigare rekommendationerna. Vår bedömning är att IT- verksamheten arbetar med alla de huvudsakliga brister som tidigare granskningar identifierat men att de inte åtgärdats ännu på ett sätt som innebär att de skall kunna bedömas som avklarade. Av de förbättringsområden som framkom i den tidigare granskningen och av yttranden från 2013 är flera ännu inte åtgärdade. Tillgängligheten per telefon inom primärvården har blivit något bättre men är ännu inte på en acceptabel nivå. IT- stöd för provsvar och remisser är ännu inte implementerat fullt ut i Regionens journalsystem. IT- stöd för överföring av patientdata från ambulanser är under upphandling men är ännu inte implementerat. Organisationen saknar fortfarande ett sätt att fånga upp det regionala patientengagemanget relaterat till e- tjänster och mobilapplikationer. Den nya förvaltningsmodellen som är under framtagande för IT/MT var inte driftsatt när rapporten skrevs. Vi rekommenderar att ge den nya organisationen för IT/MT tid för att etablera nya styrmodeller och ny organisationsstruktur. Vi rekommenderar att en ny granskning av IT/MT utförs under hösten Sammanfattande svar på revisionsfrågorna Revisionsfrågor: 1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare? Vad vill man uppnå med den senaste omorganisationen och bildandet av Medicinsk service? Vi bedömer att omorganisationen av förvaltningarna i Region Skåne och bildandet av Medicinsk service skapar goda möjligheter för en framtida IT- organisation som ytterst skall gynna medborgarna. Tidigare granskningar (rapport nr 12/2011 och nr 18/2013) har understrukit vikten av att låta dåvarande organisation etableras. Vi bedömer att dåvarande IT- organisation inte skulle varit hållbar med Regionens nya förvaltningsstruktur. Att låta IT/MT tillsammans med Labmedicin utgöra en egen förvaltning visar vilken tilltagande betydelse IT har för 3

4 Regionens verksamhet. Vi bedömer att om IT/MT kan hämta lärdom från Labmedicin om processtyrning med patientfokus kan det medföra att IT/MT får en bättre processtyrning som kan medföra ett effektivare flöde inom IT/MT:s organisation. I förlängningen kommer detta att vara positivt för Region Skånes invånare. Vi bedömer att sammanslagningen av IT och MT i en division inom Medicinsk service bör ge positiva synergier. Att flytta IT närmare hälso- och sjukvårdsverksamheten och dra nytta av MT:s lokala förankring bör gynna förståelsen för kärnverksamhetens behov och säkerställandet av funktionella IT- system. Omvänt bör MT kunna dra nytta av IT:s regionala perspektiv. Vi rekommenderar att en tydlig samverkansplan för IT och MT utarbetas av Medicinsk service. Det är särskilt viktigt nu när den nya förvaltningen är under etablering. Formella och informella forum bör skapas för att undvika en känsla av vi och dem. IT och MT har unika egenskaper som måste kombineras för att maximera nyttan. I planen bör det även ingå hur IT/MT ska kunna använda Labmedicins kunnande om processtyrning för att bygga en effektiv organisation med ett bra flöde och uppföljning. Vi rekommenderar att MT i större utsträckning deltar i arbetet med att forma Regionens IT- strategi. IT- strategin finns idag i form av Den digitala agendan (se under 3.1.2) vilken i för stor utsträckning är skriven ur ett alltför övergripande och regionalt perspektiv menar vi. 2. Vilka rutiner finns för att patientdata, journaler och annan viktig information skall hanteras på ett både säkert och användarvänligt sätt när medborgarna nu kan ta del av denna information via Internet? Vi bedömer när det gäller e- journal och säkerhet att det fungerar tillfredställande med inloggning och verifiering för de tjänster som i dagsläget erbjuds för medborgaren. Vi anser dock att Regionen bör följa den statliga utredning som pågår när det gäller att ändra måluppfyllelse 1 för att lämna ut journaler. När utredningen är klar bör Region Skåne se efter om e- journalen svarar mot dessa krav. Datainspektionen väntar även de in det nya regelverket och det är därför som Mina vårdkontakter endast släpper delar av journalen till nätet för medborgaren innan hela regelverket är satt för e- journaler nationellt. Vi rekommenderar att Regionen bör följa rekommendationen från den statliga utredning som för närvarande pågår om det sker en förändring när det gäller måluppfyllelse för att dela ut journaler på nätet. 3. Hur skall tillgängligheten per telefon förbättras och vilken effekt har vidtagna åtgärder fått i verksamheten efter införandet av nya mätmetoder och incitament (jan 2014)? Vi bedömer att Region Skånes ansträngningar för att öka telefontillgängligheten har fått viss effekt. Regionen tillhör fortfarande de landsting som har sämst telefontillgänglighet. Att andelen besvarade samtal på regionnivå har förbättrats med fem procentenheter och att antalet vårdcentraler med en besvarandegrad under 60 % minskat från tolv till en är ett tecken på att Regionen prioriterar frågan. Vi bedömer däremot att kötiden i telefon är oacceptabelt lång. Antalet vårdcentraler i Regionen där svarstiden för minst 80 % av de inkommande samtalen är 15 minuter eller mindre är få. Enligt statistiken är antalet vårdcentraler som klarar denna nivå i princip oförändrat alla månader under 1 Måluppfyllelse innebär att Patientdatalagen (PDL) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) efterlevs när journalen delas ut elektroniskt. 4

5 första kvartalet. Vi bedömer att uppföljningssystemet för telefonbelastningen fungerar ändamålsenligt. Det finns stora vinster i att kunna variera bemanningen beroende på antalet inkommande samtal. Vi rekommenderar att Regionen utreder ifall målrelaterad ersättning är det mest effektiva sättet att öka telefontillgängligheten. Det är viktigt att inte bara titta på den övergripande telefontillgängligheten i Regionen. Region Skånes uppdrag är att erbjuda en jämlik vård var än medborgaren bor. Vi rekommenderar därför en strategi där även de vårdcentraler som idag har sämst tillgänglighet ges ett tydligt incitament till förbättring. Det gynnar samtliga patienter inom Regionen. 4. I vilken omfattning använder patienter Internet och Mina vårdkontakter 2 för att ta del av journaler, boka om tider, och förlänga recept? När kommer det att bli möjligt att boka nya tider direkt via Internet? Vi bedömer att etableringen av Mina vårdkontakter (MVK) går alltför långsamt. Vi bedömer att Mina vårdkontakter avsevärt kan minska belastningen för primärvården och förbättra patientservicen. I takt med en ökad användning av Mina vårdkontakter bör telefontillgängligheten till vårdcentralerna öka. Baserat på personalenkäten från 2013 bedömer vi att vårdpersonalen har kapacitet att ta fler ärenden via Mina vårdkontakter. Nära hälften av vårdpersonalen vill ha fler inkommande ärenden. Detta faktum bör underlätta en ökad användning av Mina vårdkontakter. Enligt vad som planerats skall det vara möjligt att boka tider via internet i Mina vårdkontakter i slutet av Anledningen till att Regionen får vänta på denna tjänst är att det först skall tas fram ett Regionalt regelverk för schemaläggning. Det projektet är pågående. Vi rekommenderar att Koncernstaben för kommunikation och koncernrådet för ehälsa gemensamt utarbetar en plan för hur Regionen tydligare kan göra Mina vårdkontakter kända för allmänheten. Vår granskning visar att det finns en efterfrågan från både vårdpersonal och patienter. Parallellt med marknadsföring bör tjänsteutbudet öka. Vi bedömer dock att med befintligt tjänsteutbud kan Regionen öka antalet patienter som nyttjar Mina vårdkontakter. 5. Hur nöjda är medborgare/patienter med tillgänglighet/information via telefon och Internet? Invånarenkäten visar att 7 av 10 respondenter är nöjda med Mina vårdkontakter. De som inte nyttjat Mina vårdkontakter har inte kunnat uttala sig. Sannolikt är respondenterna i denna kategori mer negativt inställda än de som faktiskt tagit steget och registrerat ett konto. Vi bedömer att Region Skåne tydligare måste informera medborgare och patienter om vilka IT- tjänster som faktiskt finns. Merparten av de intervjuade hänvisar till Vårdguiden som informationskälla. Till stor del är 1177 Vårdguiden en IT- tjänst i sig. Om målet är att personer som inte använder IT- tjänster idag skall göra det i framtiden är således 1177 Vårdguiden inte en relevant lösning. Vi rekommenderar att Koncernstaben för kommunikation breddar sin kommunikation gällande Mina vårdkontakter. Vi rekommenderar att Regionen använder fler informationskanaler som inte bygger på att medborgaren eller patienten har tillgång till internet som via exempelvis informationsbrev, broschyrer och foldrar. Informationen kan delas ut vid exempelvis vårdcentraler och äldreboenden. En del äldre medborgare får annars aldrig information om att Mina vårdkontakter existerar. 2 Med e- tjänsten Mina vårdkontakter kan medborgaren bland annat läsa sin journal, beställa tid, av- och omboka tid, följa din remiss, och förnya recept. Tjänsten kan skilja sig åt i utbud i olika landsting eller regioner Vårdguiden är en tjänst från Sveriges landsting och regioner. 5

6 6. Hur fångas medborgarens synpunkter och förväntningar på service och behov av tjänster in samt hur hanteras information till medborgare och utbildning för anställda i samband med driftsättning av nya IT- system/applikationer? Vi bedömer att Region Skåne behöver mer återkoppling från medborgare och patienter för att kunna utveckla sina IT- tjänster i önskvärd riktning. Utvecklingen måste ske i dialog med medborgarna. Idag samlas synpunkter och förväntningar in nationellt för framtagande av tjänster i Mina vårdkontakter. Vi bedömer att rutinerna för utbildning av personal i nya IT- system är otillräckliga i Region Skåne. Systemen kan skapa missnöje och framstå som otillräckliga och inte användarvänliga när det egentligen beror på okunskap hos personalen. Vi bedömer att det bör finnas en övergripande strategi för hur utbildning i IT- system skall gå till. Vi bedömer att utbildningskompetensen finns men att den inte utnyttjas optimalt. Det bör även finnas en IT- utbildning för nyanställda i befintliga system. Om de nyanställda inte utbildas på detta sätt riskerar verksamheten och medborgaren att drabbas av fördröjningar samt i värsta fall att information registreras fel. Vi rekommenderar att koncernrådet för ehälsa utarbetar en långsiktig strategi för hur Regionen skall arbeta i nationella ehälsoprojekt. Vi bedömer att Region Skåne inte bör företrädas av andra landsting i frågor som är viktiga för hur framtiden skall se ut när det gäller informationshantering för Regionens invånare. Regionens invånare bör även vara med och forma strategin. Vi rekommenderar att Medicinsk service utarbetar en strategi för utbildning specifikt inom IT- system. I takt med att IT blir en allt större del av vardagen och många system nu dessutom kommer att bytas ut är detta viktigt. Lika viktigt är det att det finns utbildning för nyanställd personal om befintliga IT- system inom Region Skåne. 7. Hur fortskrider arbetet med att utveckla och införa nya applikationer för att få bort gamla program och föråldrade IT- system? Vi bedömer att Region Skåne bör ha en tydlig plan för konsolidering och avveckling av IT- system. I likhet med rapport nr 18/2013 konstaterar vi att någon sådan inte finns. Under våren 2014 återupptogs det konsolideringsprojekt som Bearingpoint tidigare hade drivit. För att säkerställa att det finns spårbarhet av konsolideringsplanerna borde dessa anges i verksamhetsplanerna. Det är viktigt eftersom det minimerar riskerna för att informationen endast finns på strategisk nivå men att den aldrig når upp till operativ nivå. Verksamheterna kan i verksamhetsplaner beskriva vilka system som skall avvecklas eller konsolideras. Vi bedömer också att kommunikationen gällande framtida IT- system är bristfällig. Inom Regionen ersätts och integreras nu ett antal journalsystem. Patientinformation riskerar gå förlorad om inte informationsöverföringen mellan journalsystemen sker på ett säkert sätt. Vi bedömer att den manuella överföringen av information som görs idag äventyrar patientsäkerheten. Förutom att viktig information riskerar att gå förlorad är det kostsamt och ineffektivt att låta läkarresurser användas för detta arbete. Om det inte går att flytta över information från avvecklade system på ett säkert sätt bör informationen tillgängliggöras för användarna för att de kan ta del av den utan att äventyra patientsäkerheten. Vi bedömer att det är viktigt för Region Skånes medborgare att den informationsplattform som är under utveckling färdigställs. Det kommer att lösa hur Regionen kan förvalta och framtidssäkra att information hanteras enligt patientdatalagen (PDL). Det kommer även leda till att det blir enklare att utveckla ehälsotjänster och applikationer till Regionens medborgare. Informationsplattformen kan när den är fullt implementerad lösa behovet av informationsöverföringar om patienten när denne rör sig mellan olika vårdnivåer. Vi rekommenderar att Medicinsk service i samverkan med både offentlig och privat hälso- och sjukvårdsverksamhet tar fram en tydlig plan för hur konsolidering och avveckling skall ske. För att planen skall uppnå önskvärd effekt måste 6

7 den förankras i verksamheterna. Det är därför viktigt att den informationen tas upp i verksamhetsplanerna för att tydliggöra processen på operativ nivå. Vi rekommenderar att IT/MT fortsätter med att utveckla en informationsplattform då det är viktigt för att kunna svara upp mot behovet om att tillgängliggöra patientens information oberoende av var patienten för tillfället vårdas. Det ger även bäst möjligheter att framtidssäkra och möjliggöra att ta fram nya applikationer till både medborgarna och verksamheterna. 8. Hur hanteras lagring av Region Skånes samlade data, säkerhet och backup av servrar och hur överensstämmer detta med kraven från exempelvis PDL? Vi bedömer att den Regionala lagringen, backup och driften som regleras av avtal med Tieto Enator är tillfredställande. Vi bedömer att de lokala serverhallarna idag inte håller måttet för önskad säkerhet för lagring och drift. De lokala serverhallarna skall renoveras och beslut har fattas om finansiering av detta. Planen är att renoveringen skall vara genomförd till slutet av Det är viktigt att det görs en utvärdering efter renovering för att säkerställa att de lokala serverhallarna fungerar och att systemet för lokal lagring lever upp till branschstandard. Vi bedömer att kunskapen är låg när det gäller rutiner för backup ute i verksamheterna. Idag kan beställningar av backup ske godtyckligt och det finns inte alltid kunskap om vilka backupintervaller som är optimala för respektive system. Vi rekommenderar att IT/MT tar fram en rekommendation per respektive system om hur ofta backup bör utföras får att uppnå maximal säkerhet. Vi rekommenderar att IT/MT utför en inventering om hur backup sköts ute i verksamheterna och om de görs backuper i lämpliga intervaller. Resultatet bör sammanställas i en rapport med en eventuell aktionsplan Impulser till förbättringar Vi anser att det är av största vikt för Region Skånes medborgare att den informationsplattform som är under utveckling färdigställs. Det kommer att lösa hur Regionen kan förvalta och framtidssäkra att information hanteras enligt PDL. Det kommer även leda till att det blir enklare att utveckla ehälsotjänster och (webb)applikationer till Regionens medborgare. Informationsplattformen kan när den är fullt implementerad lösa behovet av informationsöverföringar om patienten när denne rör sig mellan olika vårdnivåer. Vi anser att rutinerna i Region Skåne för utbildning av personal i nya IT- system är otillräckliga. Systemen kan skapa missnöje och framstå som otillräckliga och oanvändarvänliga när det egentligen beror på okunskap hos personalen. Vi bedömer att det bör finnas en övergripande strategi för hur utbildning i IT- system skall gå till. Vi bedömer att utbildningskompetensen finns men att den inte utnyttjas optimalt. De bör även finnas en IT- utbildning för befintliga system för nyanställda. Om de nyanställda inte utbildas drabbas i förlängningen verksamheten och medborgaren av fördröjningar samt i värsta fall att information registreras fel. Vi anser att IT/MT bör genomföra en inventering om hur backup sköts ute i verksamheterna och om det görs backup tillräckligt frekvent. Resultatet bör sammanställas i en rapport med en eventuell aktionsplan. 7

8 2. Inledning 2.1. Bakgrund IT är ett område som revisorerna har granskat vid upprepade tillfällen. Rapporterna nr 12/2011 och nr 18/2013 har utgått från ett patientperspektiv. I båda fallen har betydande brister kunnat konstateras. Under 2014 avser revisorerna att genomföra en ny uppföljning med fokus på vidtagna och planerade åtgärder inom området och även denna gång med tyngdpunkt på patientperspektivet. Dessutom skall arbetet med patientens tillgång till sin egen journal samt inverkan av de många organisationsförändringarna inom IT ingå i granskningen Syfte och avgränsning Leverantören skall, med utgångspunkt från det ovan nämnda, ge revisorerna ett underlag för att bedöma om Region Skånes samlade IT- verksamhet organiseras, planeras och genomförs på ett sätt som kan ge det resultat som förväntas och är önskvärt av medborgare/patienter utifrån Region Skånes politiska beslut. Granskningen skall förutom det regionövergripande perspektivet, omfatta samtliga förvaltningar för att kunna ge en heltäckande analys Metod och revisionskriterier Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier, intervjuer samt webbenkät. Revisionsfrågor är listade i bilaga 5. Revisionskriterier och dokumentstudier De bedömningskriterier som utgjort grunden för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar är i denna granskning främst:! Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763)! Patientsäkerhetslagen (2010:659)! Patientdatalagen (2008:355)! Personuppgiftslagen (1998:204)! Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2008:14) Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården! COBIT ramverk för styrning och ledning av IT- verksamhet! ITIL ramverk för organisation, utveckling, drift och support för IT! PM3 modell för förvaltningsstyrning Övriga dokument som studerats är bland annat:! Hälso- och sjukvårdsnämndens samlade uppdrag 2014! Region Skånes budget och verksamhetsplan för 2014! Verksamhetsstyrd styr- och förvaltningsmodell för IT- och medicinsktekniska system (version 0.92)! Beslut om Övergripande styrmodell för IT- verksamheten i Region Skåne ( )! Den digitala agendan för Region Skåne (2012)! Anpassning av IT- stöd enligt patientdatalagens krav (IT/MT Medicinsk service )! Riktlinjer för informationssäkerheten i Region Skåne (2009)! Nationell e- Hälsa strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg (Socialstyrelsen, 2010)! e- Hälsa i landstingen 2013 inventering på uppdrag av SLIT- gruppen! Rapport nr 18/2013 Granskning av IT utifrån ett patientperspektiv (uppföljning)! Rapport nr 4/2012 Granskning av driftsäkerhet inom Region Skånes IT- verksamhet! Rapport nr 12/2011 Granskning av IT utifrån ett patientperspektiv 8

9 ! Regionstyrelsens yttrande ( ) gällande slutsatserna i rapport nr 12/2011! Hälso- och sjukvårdsnämndens yttrande ( ) gällande slutsatserna i rapport nr 12/2011! Regionstyrelsens yttrande ( ) gällande slutsatserna i rapport nr 18/2013! Hälso- och sjukvårdsnämndens yttrande ( ) gällande slutsatserna i rapport nr 18/2013! Kvalitetsbokslut 2013 för Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh! Diverse nyhetsbrev från Medicinsk service IT/MT Intervjuer Djupintervjuer har genomförts enligt en i förväg fastställd intervjumall. 17 intervjuer har genomförts. Vi har intervjuat en divisionschef och en verksamhetschef vid Skånes universitetssjukvård, en verksamhetschef vid Skånevård Sund och en divisionschef och en verksamhetschef vid Skånevård Kryh, regional chefläkare, medicinsk rådgivare, chefsarkitekt och informationssäkerhetsarkitekt vid IT/MT Medicinsk service, verksamhetscheferna vid IT/MT Service Skånevård Sund, IT/MT Service Skånevård Kryh och IT/MT Service Regionala verksamheter, samt enhetschef vid Verksamhetsnära IT- stöd Skånevård Kryh och teamledare vid Verksamhetsnära IT- stöd Skånevård Sund. Förteckning över intervjuade personer återfinns i bilaga 2. Webbenkät En webbenkät har distribuerats till chefer inom vårdens första linje. Webbenkäten har utgått från den frågeguide som tillämpats i de två tidigare IT- revisionerna (rapport nr 12/2011 och rapport nr 18/2013). Webbenkäten har kompletterats för att kunna ge en bild av omorganisationen och bildandet av Medicinsk service. Av totalt 200 mottagare av webbenkäten svarade 120 mottagare vilket motsvarar en svarsfrekvens på 63 %. Enkäten och en analys av förändringen jämfört med tidigare år finns bifogad i bilaga Projektorganisation Projektledare från Revisionskontoret var yrkesrevisor Fredrik Ljunggren. Kontaktperson från Regionens revisorer var Louise Rehn Winsborg. Från Helseplan var Pär Ahlborg projektledare och konsulterna Nils Rydmarker och Niklas Engelhart var involverade i arbetet samt IT- revisor Urban Jonsson. Marie Öberg Lindevall var internt kvalitetsansvarig på Helseplan. 3. Iakttagelser, bedömningar och slutsatser 3.1. Iakttagelser: Medicinsk service och IT- verksamheten I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare? Vad vill man uppnå med den senaste omorganisationen och bildandet av Medicinsk service? Organisationen Medicinsk service Region Skåne har idag tio förvaltningar varav två 4 är direkt underställda regionfullmäktige och åtta är underställda regiondirektören. Förvaltningarnas roll är att ta fram underlag till de politiska besluten och genomföra de politiska besluten. I förvaltningen Medicinsk service ingår divisionerna Labmedicin och IT/Medicinsk teknik (IT/MT). 4 Patientnämndens kansli och Revisionskontoret är direkt underställda regionfullmäktige. 9

10 Förvaltningen har 1600 medarbetare och är lokaliserad i hela Regionen. Division Labmedicin bedriver och utvecklar laboratoriebaserad diagnostik, behandling, forskning, vägledning och förebyggande arbete. Division IT/MT förvaltar, underhåller och utvecklar IT/MT- system i Regionen. Bilderna nedan visar aktuell organisationsstruktur för förvaltningarna under regiondirektören samt för Medicinsk service specifikt 5. Fig. 1. Förvaltningar under regiondirektören Fig. 2. Organisation Medicinsk service 6 Källa: Region Skånes hemsida (juli 2014) Källa: Region Skånes hemsida (juli 2014) Under sena våren 2013 genomfördes den genomgripande organisationsförändringen SkåneVård 2.0 i Region Skåne. Rapport nr 12/2011 och rapport nr 18/2013 speglar förhållandena innan organisationsförändringen. Vid förändringen slogs bland annat tretton hälso- och sjukvårdsförvaltningar som var underställda produktionsdirektören ihop till fyra 7. Dåvarande Labmedicin Skåne var en av dessa förvaltningar. Enligt uttalanden av regiondirektör 8 Jonas Rastad var syftet med sammanslagningen att öka samarbetet mellan de skånska sjukhusen samt mellan sjukhus och primärvård. Dåvarande IT- avdelning var inte underställd produktionsdirektören utan kommunikations- och IT- direktören. IT- avdelningen tillhörde Koncernkontoret. I dagens organisation finns ingen produktionsdirektör. I stället har respektive förvaltning en förvaltningschef som i sin tur är underställd regiondirektören. Medicinsk service är en av de nybildade fyra förvaltningarna. I samband med den omfattande 5 Bilderna bygger på organisationsskisser och information från Regionens hemsida. De är inte Regionens egna bilder. 6 Division Labmedicin har åtta verksamhetsområden som är centrala inom hälso- och sjukvården. De syns inte i bilden. Denna granskning fokuserar på IT och Division IT/MT och dess funktioner bedöms vara viktigare att illustrera. 7 Skånevård Kryh, Skånevård Sund, Skånes universitetssjukvård och Medicinsk service 8 Regiondirektör Jonas Rastad är inte intervjuad utan uttalandet är taget från Region Skånes hemsida. 10

11 organisationsförändringen blev IT- verksamheten en del av Division IT/MT inom förvaltningen Medicinsk service. Medicinsk teknik (MT) var tidigare underställd produktionsdirektören men utgjorde ingen egen förvaltning. Enligt uttalanden av förvaltningschefen för Medicinsk service 9 är syftet med bildandet av Medicinsk service och dess två divisioner att koppla IT närmare hälso- och sjukvårdsverksamheten. Utifrån det kan förvaltningen skapa positiva synergier för kärnverksamheten enligt förvaltningschefen. En annan viktigt anledning till att Medicinsk service placerade Labmedicin tillsammans med IT/MT var att IT/MT skulle kunna dra lärdom från hur Labmedicin arbetar med processtyrning. I både rapport nr 12/2011 och rapport nr 18/2013 rekommenderades att dåvarande organisationsstruktur skulle få etableras riktigt innan ytterligare förändringar genomfördes. Enligt rapporterna skulle det leda till försämrad kvalitet och effektivitet inom både IT och den vårdnära verksamheten. Eftersom omorganisationen istället skalades upp blev följden att ingen hänsyn togs till de tidigare rekommendationerna IT som verksamhetsstöd Division IT/MT består av fem verksamhetsområden. De visas i figur 2 ovan. IT/MT Service SUS, IT/MT Service Sund och IT/MT Service Kryh levererar service inom IT och MT till sjukvårdsförvaltningarna Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh. IT/MT:s regionala verksamheter servar Bild- och funktionsmedicin, Labmedicin, Koncernkontoret, Kultur Skåne, Regionservice, Skånetrafiken, samt tandvården och privata vårdgivare. IT/MT Samordning har på ett övergripande plan hand om IT- arkitekturen i Regionen. Till skillnad från övriga verksamhetsområden inom Division IT/MT arbetar inte IT/MT Samordning mot någon specifik förvaltning eller verksamhet. Sammanslagningen av IT och MT Enligt intervjuad chefsarkitekt vid IT/MT Samordning samt medicinsk rådgivare är grundtanken bra med en sammanslagning av IT och MT. Innan omorganisationen våren 2013 var IT- avdelningen starkt centraliserad och satt geografiskt avskild från den verksamhet den skulle stödja. IT- avdelningen var enligt de intervjuade alltför fokuserad på innovation. Detta skedde på bekostnad av den dagliga förvaltningen av IT- system och driftsäkerheten. Den regionala chefläkaren menar också att IT- avdelningen inte alltid var lyhörd för verksamhetens krav. I rapport nr 18/2013 framfördes bland annat att beredningen av förslag på nyutveckling var alltför IT- orienterad. Enligt den regionala chefläkaren måste utgångspunkten för IT som stödverksamhet vara att det handlar om verksamhetssystem för personer inom vården och inte IT- system för personer inom en IT- organisation. Enligt chefsarkitekten vid IT/MT Samordning var MT innan omorganisationen våren 2013 decentraliserad. MT hade en stark lokal förankring men saknade ett regionalt perspektiv. IT hade jobbat hårt för regional standardisering och innovation medan MT hade varit stabila i förvaltning och lokal innovation. Intervjuad chefsarkitekt och medicinsk rådgivare menar att en sammanslagning av IT och MT bör resultera i positiva synergier. IT kan lära av MT att arbeta mer verksamhetsnära medan MT kan lära av IT att se framtida lösningar och tänka utifrån ett regionalt perspektiv. Den digitala agendan för Skåne Regeringen har skapat en digital agenda (Den digitala agendan för Sverige, IT i människans tjänst) i syfte att samla alla pågående aktiviteter inom IT i en sammanhållen strategi. Detta har gjorts för att ta tillvara på de möjligheter som digitalisering erbjuder Sveriges invånare. Region Skåne har utifrån denna strategi skapat en regionanpassad digital agenda. Den styr och vägleder e- tjänster, IT och digitaliseringen av Region Skåne. Den digitala agendan för Region Skåne skall resultera i aktiviteter som skall öka produktiviteten och kostnadseffektiviteten i Regionen gällande moderniseringen av Regionens arbetssätt, rutiner samt effektivisera och automatisera rutinuppgifter. 9 Förvaltningschef Lars Kristensson uttalande är taget från Region Skånes hemsida. 11

12 I agendan finns principerna för IT i Regionen definierade:! IT ska utgå ifrån medborgarnas behov och sätta dem i centrum, samt aktivt stödja dialogen mellan Region Skåne och medborgarna.! IT ska göra det enkelt att göra rätt - användbar IT.! IT ska effektivisera och underlätta det arbete som utförs.! IT ska stödja ett närmare samarbete mellan medarbetare och medborgare.! IT ska säkerställa att rätt information blir tillgänglig för rätt person i rätt tid.! IT ska värna om den personliga integriteten.! IT- system ska följa vedertagna standarder.! IT ska möjliggöra att man jobbar på miljöeffektiva sätt och stödja miljömålen. Division IT/MT som stödverksamhet Division IT/MT spelar en viktig roll för att det skall vara möjligt att omsätta principerna för IT i verkligheten. Divisionens roll definieras enligt nedan:! IT/MT är en beställarorganisation! IT/MT ska inte göra någon egen utveckling! IT/MT ska konsolidera ihop it och säkerställa professionell drift! IT/MT ska hjälpa förvaltningarna/verksamheterna vid kravställning och att realisera it- behovet! IT/MT är avtalspart mot leverantörer när det gäller it IT/MT Service SUS, IT/MT Service Sund och IT/MT Service Kryh bistår de tre stora sjukvårdsförvaltningarna med service. Servicekoordinatorerna vid IT/MT Service utgör viktiga kontaktytor mot förvaltningarna. De tar emot förfrågningar från verksamheten avseende akut och förebyggande underhåll av den tekniska leveransen. De säkerställer och följer även upp leveransen till verksamheten. Servicekoordinatorerna jobbar nära verksamheten och deltar på kundmöten på klinik- och avdelningsnivå. De arbetar även med avvikelser och incidenter samt genomför utbildningsinsatser. På sjukvårdsförvaltningarna utgör Enheten för verksamhetsnära stöd 10 en viktig motpart till IT/MT Service. Inom enheten finns IT- team som samordnar och driver förvaltningens behov och krav gällande vårdnära IT- stöd och användarnära IT- tjänster. Målet är att utvecklingen inom området skall vara verksamhetsstyrd. Enheten för verksamhetsnära stöd är förvaltningens övergripande verksamhetsstöd för de stora regionala vårdsystemen inklusive telefonin. Dessutom har enheten en beställarfunktion avseende IT- och telefonitjänster. Enligt intervjuad medicinsk rådgivare är stödverksamheten för IT uppbyggd som om de tre stora sjukvårdsförvaltningarna 11 är de enda kravställarna. Även om IT/MT Service Regionala verksamheter finns som stöd är kontaktytorna mot IT/MT och möjligheterna till inflytande begränsade för övriga verksamheter. Koncernkontoret och Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrelsen är uppdragsgivare och beställare av vård i Regionen. Enligt både medicinsk rådgivare, regional chefläkare och chefsarkitekt vid IT/MT Samordning utelämnas Koncernkontoret från vissa stora frågor idag. Det rör bland annat regionala IT- system såsom journalsystem. Projekt 10 Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh har varsin Enhet för verksamhetsnära stöd. 11 Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh 12

13 Hälsostaden 12 och de cirka 800 privata vårdgivarna som Regionen har avtal med har enligt de intervjuade inte heller samma möjlighet till support och kravställning. Utkontraktering av de huvudsakliga leveranserna inom IT är genomförd till den nivå som avsågs vid den tidigare granskningen i rapport nr 12/2011 och levereras av Tieto enator. Region Skånes roll som beställare anges i intervjuerna ha blivit tydligare och fungerar bra i enligt med förgående granskning. Ansvarsfördelningen och vem som gör vad inom IT är efter omorganiseringen oklart. Rapporteringen av SLAer 13 anges fungera. Enligt en rapport från Tieto Enator från 2014 hade samtliga instanser av Service desk uppnått samtliga SLA nivåer. Förutom Service desk hade även Närservice, Copy/Print och Multimedia uppnått samtliga SLA nivåer. Det upplevs dock bland användarna inom Region Skåne att de inte får hjälp eller stöd tillräckligt snabbt från leverantören, se bilaga Förvaltnings- och styrmodell Den styrmodell för IT som fram tills idag har använts i Regionen togs i bruk i slutet av Pm3 är den modell som använts som stöd vid strukturering av Regionens förvaltningsverksamhet. Pm3 fastställer bland annat beslutsmandat, beslutsform, ansvarsroller och uppföljning. Pm3 gör det möjligt att sätta upp samverkan mellan flera organisatoriska parter. Målsättningen är att skapa en effektiv koppling mellan kärnverksamhetens behov av IT- stöd och IT- verksamhetens leverans av tjänster. Enligt rapport nr 12/2011 hade inte styrmodellen implementerats fullt ut men ansågs vara i linje med moderna organisationers arbete med IT- verksamhet. Några av de forum som etablerats hade inte börjat arbeta och rutiner för leveransuppföljning var inte helt klara. Enligt rapport nr 18/2013 hade styrmodellen fortfarande inte implementerats fullt ut. Bland annat beskrevs forumet för IT- koordinering som ineffektivt. Alltför många personer var inblandade och agendan styrdes av akuta driftsfrågor det berodde troligtvis på att IT samordning var etablerad som ett stuprör i organisationen. På så sätt fick exempelvis inte utvecklingsfrågor tillräckligt fokus. Styrmodellen skall gagna medborgarna, verksamheten och medarbetarna. Enligt rapport nr 18/2013 var inte nöjdheten hos dessa intressenter tillfredsställande. Styrmodellen hade inte lett till att utvecklingen mot bättre IT- stöd hade främjats. Den äldre styrmodellen för IT hade en mindre omfattning och den fokuserade mest på utveckling. Styrmodellen hade då karaktären av att ge utvecklingsmetoden en beslutsmekanism. För det ändamålet var den tillräcklig. Enligt intervjuad chefsarkitekt vid IT/MT Samordning, verksamhetschef vid IT/MT Service Sund samt medicinsk rådgivare finns en stor brist med den äldre styrmodellen som togs i bruk Den saknade förankring i verksamheterna. Intervjuade verksamhetschefer vid Ystad lasarett och Skånes universitetssjukhus säger sig ha bristande vetskap om den. Både regional chefläkare och medicinsk rådgivare menar också att den i princip är uppbyggd kring sjukhusens och inte övriga delar av Regionens verksamhet. 12 Hälsostaden är ett samarbetsavtal mellan Ängelholms kommun och Region Skåne. Hälsostaden är ett utvecklingsprojekt under tre år med målsättningen att skapa en gränslös och förbättrad vård för alla kommunens invånare. 13 SLA- Service Level Agreements (tjänsteavtal). 14 Beslut om Övergripande styrmodell för IT- verksamheten i Region Skåne ( ) 13

14 Under tidig höst 2014 presenteras en ny styrmodell för IT- och medicinsktekniska system 15. Enligt en stabsrepresentant vid Medicinsk service är ett av skälen till detta att den tidigare styrmodellen aldrig blev helt implementerad. Den nya modellen har tagits fram i tätt samarbete med övriga verksamheter i Regionen. På så sätt skall den få en stark förankring och få en större tydlighet och enkelhet. Chefsarkitekten vid IT/MT Samordning menar dock att det primärt är sjukvårdsförvaltningarna Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh som involverats i framtagandet. Modellen har främst vårdfokus. Enligt intervjuad chefsarkitekt finns hittills inte någon utarbetad implementeringsplan men det är under framtagande. Den tidigare och den nya styrmodellen påminner starkt om varandra menar intervjuade både inom sjukvården och IT. För båda modellerna gäller att ett ärende tas upp i forum på operativ, taktisk eller strategisk nivå beroende på dess angelägenhet. Olika forum har olika bemanning och ansvarsområden. Mycket i den nya styrmodellen är likt PM3 och kan i många avseenden ses som en Region Skåne specialisering av PM3. Det har inte skapats några egentliga förändringar i de grundläggande modellstrukturerna. Det som har specialiserats är bland annat att en del namn har bytts ut för de olika bemanningarna och ansvarsområdena. Modellen har sin utgångspunkt i att det är ett system som skall förvaltas. Därför måste Medicinsk Service anpassa styrmodellen så att den fungerar i komplexa organisationsstrukturer med många verksamheter. Modellen försöker, till skillnad från PM3, adressera kravet på samverkan mellan förvaltnings- och ansvarsområden. Det är bra och viktigt i en stor organisation som Region Skåne är Slutsatser: Medicinsk service och IT- organisationen Organisation Vi bedömer att omorganisationen av förvaltningarna i Region Skåne och bildandet av Medicinsk service skapar goda möjligheter för en framtida IT- organisation som ytterst skall gynna medborgarna. Tidigare granskningar (rapport nr 12/2011 och nr 18/2013) har understrukit vikten av att låta dåvarande organisation etableras. Vi bedömer att dåvarande IT- organisation inte skulle varit hållbar med Regionens nya förvaltningsstruktur. Att låta IT/MT tillsammans med Labmedicin utgöra en egen förvaltning visar vilken tilltagande betydelse IT har för Regionens verksamhet. Vi bedömer att om IT/MT kan hämta lärdom från Labmedicin om processtyrning med patientfokus kan det medföra att IT/MT får en bättre processtyrning som kan medföra ett effektivare flöde inom IT/MTs organisation. I förlängningen kommer detta att vara positivt för Region Skånes invånare. Vi bedömer att sammanslagningen av IT och MT i en division inom Medicinsk service bör ge positiva synergier. Att flytta IT närmare hälso- och sjukvårdsverksamheten och dra nytta av MT:s lokala förankring bör gynna förståelsen för kärnverksamhetens behov och säkerställandet av funktionella IT- system. Omvänt bör MT kunna dra nytta av IT:s regionala perspektiv. IT har erfarenhet av standardisering vilket kommer bli viktigt även för MT i en allt mer komplex organisation. Vi bedömer att divisionens roll för att IT/MT skall konsolidera ihop IT och säkerställa professionell drift inte tillgodoses i den nya organisationen för divisionen. Beskriven organisationsmodell (fig 2) stöder inte denna roll. Det krävs en matrismodell för att uppnå detta syfte. IT Samordning riskerar att bli ett stuprör som den nu är organiserad i den nya organisationsmodellen för Divisionen för IT/MT. Vi rekommenderar att en tydlig samverkansplan för IT och MT utarbetas av Medicinsk service. Det är viktigt nu när den nya förvaltningen är under etablering. Formella och informella forum bör skapas för att undvika en känsla av vi och dem. IT och MT har unika egenskaper som måste kombineras för att maximera nyttan. I planen bör det 15 Informationen i denna rapport baseras på Verksamhetsstyrd styr- och förvaltningsmodell för IT- och medicinsktekniska system, version

15 även ingå hur IT/MT skall kunna använda Labmedicins kunnande om processtyrning för att bygga en effektiv organisation med ett bra flöde och uppföljning. Vi rekommenderar att MT i större utsträckning deltar i arbetet med att forma Regionens IT- strategi. Vår bedömning är att IT- strategin idag finns i form av Den digitala agendan vilken är skriven ur ett alltför övergripande och regionalt perspektiv. Vi rekommenderar att IT/MT ser över hur IT Samordning skall organiseras för att inte riskera att samordningen blir ett stuprör i divisionen. Mottagare av IT- stöd Vi bedömer att IT- stödet i alltför stor utsträckning utgår från de tre sjukvårdsförvaltningarna Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh. Det är anmärkningsvärt och allvarligt att representanter från Koncernkontoret och Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrelsen som är beställare och uppdragsgivare av vård inte upplever sig ha stöd från IT- organisationen. Vi bedömer också att det faktum att hälsovalsanslutna privata vårdgivare är ålagda att ha samma journalsystem som Regionen men inte har möjlighet till samma stöd är orättvist. Detta drabbar i slutändan medborgaren genom att information kan komma att hanteras felaktigt eller att det leder till längre väntetider för patienterna. Om inte de privata hälsovalsenheterna får samma stöd som övriga verksamheter inom Regionen bör de ges möjligheten att få inhandla egna journalsystem. Om Regionen tar bort åläggandet att hälsovalsenheterna skall ha samma vårdsystem som i Regionen finns det idag goda möjligheter att dela information ändå. Det är viktigt att informationen som skall delas kravställs om åläggandet avskaffas och att den är möjlig att dela via tjänstekontrakt. Huvuddelen av användarna inom Region Skåne anser sig inte få hjälp tillräckligt snabbt när det uppstår problem med IT. Vi bedömer att det vore bra om leverantören även arbetade med kundnöjdhet som en parameter för deras leverans. Att över 70% anser sig inte få hjälp i den utsträckning som de förväntar sig är otillräckligt. Vi rekommenderar att IT/MT Service Regionala verksamheter vidgar sin verksamhet för att i större utsträckning möta det behov av IT- stöd som verksamheter utanför Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh har. Denna granskning visar att former för IT- stöd även för exempelvis de privata vårdgivarna nu skapas. Det är viktigt att detta också kommuniceras till de privata vårdgivarna. Vi rekommenderar att IT/MT följer upp även på kundnöjdhets nivå gentemot leverantören och internt följer upp de siffror som finns i enkäten för att förbättra dem över tid. Förvaltnings - och styrmodell Vi bedömer att det är positivt att en ny styrmodell anpassad till den nya förvaltningsstrukturen i Region Skåne nu tas fram. Både den nuvarande och den kommande förvaltningsmodellen har förutsättningar för att styra en komplex IT- organisation. Vi bedömer däremot att det finns en risk för att den kommande styr- och förvaltningsmodellen likt den nuvarande inte förankras i tillräcklig utsträckning. Vår granskning visar att bland annat verksamhetschefer med flera verksamheter på flera sjukhus inom sitt ansvarsområde knappt har vetskap om att det finns en styrmodell för IT- system. Kommande styrmodell har utvecklats i samverkan med hälso- och sjukvårdsverksamheten. Det är en brist att divisionen endast utgått från förvaltningarna Skånes universitetssjukvård, Skånevård Sund och Skånevård Kryh. Vi bedömer att det är bra att den nya styrmodellen omarbetas till att passa Region Skåne och de existerande komplexa organisationsstrukturerna eftersom detta inte finns framtaget på ett bra sätt i PM3 idag. Som förvaltningsmodellen är framtagen idag behöver den bearbetas vidare för att få en bättre förståelse av modellen ute i förvaltningsverksamheten. I den nya förvaltningsmodellen är det bra att modellen adresserar kravet på samverkan mellan förvaltnings- och ansvarsområden. Det är viktigt i en stor organisation som Region Skåne är och detta bör utvecklas vidare i Region Skånes förvaltningsmodell. I modellen hänvisas det till Linjeansvaret". En styrmodell för en komplex organisation som Region Skåne bör försöka vara transparent inför linjeanvändandet på 15

16 åtminstone Operativ nivå. Det kan vara många olika linjer inblandade och risken är att det ansvar för IT- leverans konsolideras i de befintliga linjestrukturerna. Därmed kan Region Skåne gå miste om koordinerings- och konsolideringsmöjligheter. Kategorisering av system skapar tydlighet och en bra vidareutveckling/specialisering av PM3. Dock borde alla systemkategorier ha möjlighet/krav att använda regional supportorganisation för 1st line support (service desk) 16. En SPOC (Single Point of Contact) 17 är mycket värdefullt ur flera perspektiv det vill säga oavsett vilket system som behöver service kan beställaren ringa ett telefonnummer. Ansatsen att beskriva finansieringen av ett ansvarsområde är bra och saknas i PM3 men kan ytterligare vidareutvecklas i modellen. Budgetprocessen i förvaltningsmodellen är beskriven i modelldokumentet. Den bör dock ligga i ett separat processbeskrivningsdokument precis som alla andra processer också bör göra. I förvaltningsmodellen är det inte än definierat hur ITIL 18 är tänkt att samverka med Styrmodellen. Fullt integrerat etableras ITIL- processerna inom varje system/ansvarsområde med tillhörande roller, ansvar m.m. Vi bedömer att eskaleringsmekanismen 19 med operativ, strategisk och taktisk nivå inte är tillräcklig. Det bör finnas en egen eskaleringsmekanism på operativ nivå för att säkerställa att finansiering, delegering och beslut genomförs. Flera IT- projekt som varit lyckosamma väntar ännu på att de skall breddinföras och med en operativ eskaleringsmekanism kommer beslut att kunna verkställas snabbare. Vi rekommenderar att en detaljerad implementeringsplan tas fram av Medicinsk service för den nya förvaltnings- och styrmodellen. Det är viktigt att den kommer både IT- stödet, hälso- och sjukvårdsverksamheten och övriga intressenter till del. Vi rekommenderar starkt att samtliga verksamheter som IT/MT servar involveras i implementeringsarbetet. Vi rekommenderar att Medicinsk Service IT förtydligar hur ITIL är tänkt att samverka med Styrmodellen. Vi rekommenderar att ett kortare introduktionsdokument skapas av Medicinsk service för att beskriva de övergripande principerna för förvaltningsprinciperna som sedan kan kommuniceras och delas ut i verksamheterna. Vi rekommenderar att etablera en COO 20 - IT med ansvaret (utifrån ITIL- ramverket) att till exempel ansvara för följande: Incident Leder arbetet vid högprioriterade incidenter, granskar och godkänner haverirapporter Problem Kontinuerligt informerad om pågående problem, kan omprioritera "lokala" beslut 16 1st Line Support avlastar kundens IT- avdelning helt genom att ta all typ av support för kundens användare. 17 SPOC står för Single Point of Contact och innebär att servicedesk är spindeln i nätet för de frågor eller order som rapporteras in via telefon, webb eller mail. 18 ITIL, eller Information Technology Infrastructure Library, är en uppsättning principer för att hantera IT- tjänster. Samlingen har sammanställts av brittiska Office of Government Commerce (OGC) och innehåller detaljerade beskrivningar av hur olika IT- relaterade uppgifter kan utföras. 19 En eskalering är en mekanism för övervakning av tidsberoende poster. Eskaleringar kan vidta åtgärder eller skicka aviseringar när en post når en definierad eskaleringspunkt. Administratören kan ange att en uppgiftstilldelning har en tidsgräns. Om tilldelningen inte är klar inom angiven tid kan eskaleringen för posten utlösas. 20 Från engelskans Chief Operating Officer (or Chief Operations Officer; COO). Ofta den högst ansvarige för den dagliga driften. 16

17 Change Deltar i Ändringskontrollgrupp för stora ändringar, löser tvister om utvecklingsbehov/aktiviteter Release Beslutsinstans för stora systemsläpp, granskar och godkänner rapportering från gjorda releaser Ingångsvärden till uppdraget är väl formulerade Strategiska och Taktiska mål för regionen. En sådan COO bör delta i t ex regionens utökade ledningsgrupp eller annat taktiskt formellt forum för Regionen. Ytterligare instans för prioritering kan skapas mellan systemområden och COO- IT om behov finns. Vi rekommenderar att Medicinsk service ser över möjligheten att alla systemkategorier har möjlighet att använda regional supportorganisation för 1st line support (service desk). En SPOC (Single Point of Contact) skulle vara mycket värdefullt ur flera perspektiv oavsett vilket system som behöver service kan beställaren ringa ett telefonnummer Iakttagelser: Utveckling av nya och avveckling av gamla IT- system I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 7. Hur fortskrider arbetet med att utveckla och införa nya applikationer för att få bort gamla program och föråldrade IT- system? Konsolidering av IT- system Plan för framtida IT- verksamhet Inom Region Skåne idag finns drygt 750 IT- system. Cirka 100 system är regiongemensamma och har en förvaltningsplan. Enligt chefsarkitekt på IT/MT Samordning är hälften av dessa planer undermåliga. Enligt densamme finns en stark ambition att minska antalet IT- system. Gränssnittsproblematiken bedöms då kunna minska avsevärt. Dessutom är flera av de stora IT- systemen i grunden utvecklade på talet. Detta begränsar möjligheten att anpassa dem till dagens patientsäkerhetskrav. I rapport nr 18/2013 framfördes att konsolideringstakten var för långsam. Bland annat hade ett tidigare konsolideringsprojekt drivet av konsultfirman Bearingpoint stoppats. Regionens verksamhet ansågs i granskningen då inte kunna driva det i samma takt längre. I våras återupptog Bearingpoint konsolideringsprojektet. Precis som det framfördes i förra revisionen noterar vi att ingen plan för konsolidering och avveckling finns framtagen. Intervjuad verksamhetschef på Internmedicinska kliniken vid Skånes universitetssjukhus följer de informationsbrev som Medicinsk service utger och de beslut som tas på koncernledningsnivå. Enligt verksamhetschefen är denna information inte tillräcklig för att ge en bild av planen för den framtida IT- verksamheten. Överföring av information vid byten av IT- system Intervjuad regional chefläkare påpekar att noggrann arkivering och hantering av historiska data är grundläggande för att garantera patientsäkerheten. Enligt den regionala chefläkaren finns brister i denna hantering. Bland annat framförs övergången till ett regiongemensamt journalsystem (Melior) inom slutenvården hösten Ingen automatisk överföring av patientinformation skedde då. Överföring av information sker först då patienten söker vård. Överföringen sker då manuellt av behandlande läkare. Det finns ingen funktion som signalerar ifall läkaren missat föra över information. Som exempel kan information om överkänslighet mot antibiotika nämnas. Antibiotikaordinationer är vanliga och användande av antibiotika kan få allvarliga konsekvenser i de fall patienten har en överkänslighet mot dessa läkemedel Vårdinformationssystem 2.0 Region Skåne arbetar tillsammans med Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen med att ta fram en kravspecifikation på ett nytt vårdinformationssystem. Projektet heter Vårdinformationsystem 2.0 och är en del i förverkligandet av målbilden En patient en journal ett vårdinformationsstöd. Enligt chefsarkitekt för IT/MT Samordning skall vårdinformationssystemet, 17

18 ! utgå från patienten,! innehålla en lättförståelig, översiktlig och uppdaterad information,! underlätta interaktion mellan aktörer (exempelvis mellan vårdgivare och mellan vårdgivare och patient),! vara användarvänligt och! innebära att endast en inmatning är nödvändig (dvs ingen dubbelregistrering skall vara nödvändig). Exempel på funktioner som det nya vårdinformationssystemet skall ha är single- sign- on 21, ordinationstjänst, tidsbokning, aktivitetsplaneringshantering med mera Utveckling av appar 22 och moderna patientlösningar Enligt intervjuad medicinsk rådgivare prioriteras inte utveckling av appar och moderna patientlösningar lika högt i den nya förvaltningsuppdelningen som i den tidigare. Enligt intervjuer med medarbetare på hälso- och sjukvårdssidan är detta en medveten strategi. Ett skäl till detta är att IT/MT önskar stabilitet i Regionens IT- system snarare än att fokusera på lösningar som organisationen inte är mogen för. I rapport nr 18/2013 underströks att ansvaret för att utveckla publika appar var otydligt i organisationen. Intervjuade verksamhetschefer menar att detta är oförändrat sedan den förgående revisionen. Idag ligger ansvaret för att koordinera och stödja utvecklingen av moderna patientlösningar hos IT/MT Samordning. Vid organisationsförändringen av Regionens förvaltningar inrättades rollen som förvaltare av appar och mobila plattformar. Chefsarkitekten vid IT/MT Samordning medger att organisationen inte lyckats fullt ut att tydligt kommunicera detta till verksamheterna. Mycket tyder dock på att relationer mellan IT/MT etableras och att verksamheterna har börjat hitta rätt och får stöd i utveckling av appar. Det är viktigt i framtagandet av appar att information är skild från applikation. Det gör det lättare att ta fram nya plattformar för att förmedla information eller hämta information. En ny informationsplattform är under framtagande vilket kommer att göra det enklare att utveckla appar i Region Skåne för olika ändamål. Det finns goda exempel i Regionen där enskilda verksamheter på eget initiativ driver utveckling av moderna patientlösningar. Divisionschefen för Division Kirurgi vid Skånevård Kryh exemplifierar detta med att de startat en så kallad Junior advisory board. Detta är ett forum för omvärldsbevakning, att bolla idéer och i förlängningen omsätta dem i verkligheten. IT- lösningar och appar är något av det som forumet arbetar med. Ett av projekten har nu lyfts till regional nivå. Enligt intervjuad verksamhetschef vid Internmedicinska kliniken vid Skånes universitetssjukhus kan det vara svårt att få gehör hos IT/MT för nya idéer. Enligt verksamhetschefen skall Regionen nu ta hjälp av Innovator Skåne för att skapa ett digitalt PM 23 för akut internmedicin. Innovator Skåne är ett av Regionen helägt bolag. Bolagets uppdrag är att ta tillvara och utveckla idéer med kommersiell bärighet som växer fram i arbetsvardagen hos Regionens medarbetare. Region Skåne erbjuder allt fler så kallade e- 21 Single- sign- on är en funktion inom sammansatta datasystem för att hantera användare med aspekt på användarbehörighet och användarverifiering. Användarna skall endast behöva logga in en enda gång för att nå de system som är anpassade till tjänsten. Fördelen för användaren är att denne inte behöver hålla reda på flera olika lösenord. 22 App är en förkortning för engelskans application (applikation). I granskningen avses applikationer framtagna främst för patienter. Som exempel kan nämnas mobila applikationer med vilka patienten kan ta del av information och interagera med vårdverksamheten via sin mobiltelefon. 23 PM är en förkortning för Promemoria och är ett kortfattat dokument med instruktioner, en utredning, ett yttrande eller liknande. 18

19 hälsotjänster. 24 Drygt tio e- hälsotjänster är tänkta att vara implementerade vid årets slut. Bland dessa kan tidbok i de stora journalsystemen PMO och Obstetrix samt hälsodeklaration inför operation i journalsystemet Melior nämnas. Under hösten 2014 planeras också röststyrd taligenkänning för diktering sättas i drift Utvecklingsbudget I rapport nr 12/2011 framfördes kritik gällande utvecklingsbudgeten för IT. Den bedömdes vara för liten och begränsa nyutveckling utifrån patientens och vårdverksamhetens behov. Granskningar av tidigare års budgetar visar att utvecklingsbudgeten vanligen ligger på cirka 100 miljoner kronor (Mkr). För 2014 är motsvarande siffra 120 Mkr. Budgeten har alltså ökat. I figuren nedan visas utvecklingsbudgeten för IT. Tabell 1. Utvecklingsbudget för IT i Region Skåne Källa: Medicinsk service (Förvaltningsstaben) Beslut för utvecklingsbudget 2014) Utvecklingsbudget 2014 (miljoner kronor) E- hälsa och ökad servicenivå 14,4 Vårdsystem 20,3 Kvalitet och säkerhet 25,0 Infrastruktur och stödsystem 38,9 Mindre projekt 6,4 Ofördelad pott 15,0 Totalt 120,0 38,9 Mkr läggs på infrastruktur och stödsystem varav ca hälften går till integrations- och informationsplattformar. Ytterligare stora poster utgörs av kvalitet och säkerhet med en budget på 25,0 Mkr varav 8,0 Mkr går till logg- och spärrhantering. Det handlar bland annat om aktiviteter för att genomföra systematiska åtkomstkontroller i IT- systemen enligt PDL. 20,3 Mkr går till vårdsystem. Det handlar primärt om att skapa förutsättningar för patientinteraktion och vårdsamverkan samt att avsluta pågående journal- och operationsplaneringsprojekt. Förvaltningschefen för Medicinsk service i Region Skåne anser att utvecklingsbudgeten är tillräcklig för sitt syfte Slutsatser: Utveckling av nya och avveckling av gamla IT- system Konsolidering av IT- system Vi bedömer att Region Skåne bör ha en tydlig plan för konsolidering och avveckling av IT- system. I likhet med rapport nr 18/2013 konstaterar vi att någon sådan inte finns. Under våren återupptogs det konsolideringsprojekt som Bearingpoint tidigare hade drivit. För att säkerställa att det finns spårbarhet av konsolideringsplanerna borde dessa anges i verksamhetsplanerna. Det är viktigt då det minimerar att informationen bara finns på strategisk nivå men den når aldrig till operativnivå. Verksamheterna kan i verksamhetsplaner beskriva vilka system som skall avvecklas eller konsolideras. Vi bedömer också att kommunikationen gällande framtida IT- system är bristfällig. Inom Regionen ersätts och integreras nu ett antal journalsystem. Patientinformation riskerar gå förlorad om inte informationsöverföringen mellan journalsystemen sker på ett varsamt sätt. Vi bedömer att den manuella överföringen av information som görs idag äventyrar 24 En vanlig definition på e- hälsa- /e- hälsotjänst är informationsteknik som används i vården till förebyggande åtgärder, diagnos, behandling samt för stöd och utveckling av livsstil och ökad hälsa. Vidare omfattar ehälsa även kommunikation mellan vårdtagare och vårdpersonal, mellan vårdpersonal och mellan vårdgivare. (EU- kommissionen 2012). 19

20 patientsäkerheten. Förutom att viktig information kan gå förlorad är det kostsamt och ineffektivt att låta läkarresurser åtgå till detta arbete. Om det inte går att flytta över information från avvecklade system på ett säkert sätt bör informationen tillgängliggöras för användarna så att de kan ta del av den utan att äventyra patientsäkerheten. Utvecklingsbudget Vi bedömer att utvecklingsbudgeten är tillräcklig för sitt syfte. Vi rekommenderar att Medicinsk service i samverkan med både offentlig och privat hälso- och sjukvårdsverksamhet tar fram en tydlig plan för hur konsolidering och avveckling skall ske. För att planen skall uppnå önskvärd effekt måste den förankras i verksamheterna. Det är viktigt att information om betydelsen förankring tas upp i verksamhetsplanerna för att tydliggöra processen på operativ nivå. Vi rekommenderar att Medicinsk service i egenskap av IT- förvaltning tar ett större ansvar avseende informationsöverföring mellan IT- system som skall avvecklas och dess ersättare. Informationsöverföringen måste ske per automatik. Vi rekommenderar att en strategi tas fram för varje system som skall avvecklas och att tjänstekontrakt upprättas för att dela information inför nästa stora byte av journalsystem (Vårdinformationsystem 2.0). Vårdinformationssystem 2.0 Vi bedömer att behovet är stort för att tillgängliggöra patientens information oberoende av var patienten för tillfället vårdas i Regionen. Dagens system är både för omoderna och för många i antal räknat för att kunna garantera patientsäkerheten. Patientens möjlighet att röra sig mellan vårdnivåer och vårdgivare skall inte begränsas av att vårdpersonal saknar uppdaterad och korrekt information. Vi välkomnar att Regionen nu bestämt sig för att ersätta Melior och PMO med ett gemensamt journalsystem. Det är positivt att Regionen nu förbereder en upphandling tillsammans med Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen. En gemensam satsning bör vara bra i det avseendet att landstingen kan dela information med varandra. Vidare måste det ses som fördelaktigt att tre stora aktörer gemensamt kravställer mot en leverantör. Kravställningen blir än viktigare om flera aktörer har en och samma leverantör. Region Skåne kan lätt hamna i en beroendeställning till leverantören under lång tid framöver. Med ett system blir det mer komplicerat att olika lösningar för olika vårdgrenars behov. Det är viktigt att också separera information från applikation så att det blir billigare, mer flexibelt, mer framtidssäkert och mer modulärt att ta fram nya lösningar och applikationer. Vi rekommenderar att Medicinsk service som representant för Region Skåne informerar andra landsting i Sverige om projektet för Vårdinformationssystem 2.0. Det är viktigt att andra landsting ges möjlighet att ansluta sig till projektet för att kunna minimera kostnaderna för projektering, upphandling och kravställande för Region Skåne Iakttagelser: Tillgänglighet och tillgång till telefon- och internettjänster I detta avsnitt behandlas revisionsfrågorna: 3. Hur skall tillgängligheten per telefon förbättras och vilken effekt har vidtagna åtgärder fått i verksamheten efter införandet av nya mätmetoder och incitament (jan 2014)?, 4. I vilken omfattning använder patienter Internet och Mina vårdkontakter för att ta del av journaler, boka om tider och förlänga recept? När kommer det bli möjligt att boka nya tider direkt via Internet?, 5. Hur nöjda är medborgare/patienter med tillgänglighet/information via telefon och Internet och 6. Hur fångas medborgares synpunkter och förväntningar på service och behov av tjänster in samt hur hanteras information till medborgare och utbildning för anställda i samband med driftsättning av nya IT- system/applikationer? 20