Utvärdering av samarbetet mellan biblioteken i Skåne Nordväst efter ett år av gemensam katalog

Transkript

1 Utvärdering av samarbetet mellan biblioteken i Skåne Nordväst efter ett år av gemensam katalog Den 1 mars 2012 var startdatum för det senaste steget i samarbetet mellan elva kommunbibliotek i nordvästra Skåne. Då var sammanslagningen av bibliotekssystemen fullbordad, och över femtio folkbiblioteksenheter och därtill ett fyrtiotal skolbibliotek fick tillgång till en stor, sammanslagen biblioteksresurs i form av katalog och mediebestånd. Denna ettårsutvärdering tar sin utgångspunkt i en beskrivning av samarbetets historia från 2004 till 2008, då ett nytt steg började förberedas. Därefter följs denna intensifierade process fram till 1 mars 2012, försöker beskriva vad som hänt därefter, och drar några lärdomar av erfarenheterna. Uppvärmningen Våren 2004 tog dåvarande länsbiblioteket initiativ till en träff för biblioteken som ingick i det dåvarande NOSAM, de nordvästskånska kommunernas samarbetsorgan. Bibliotekscheferna fastställde tre områden att samverka kring: a) för låntagarna möjligheten att skriva in sig med sitt hemmalånekort i alla Nosam-bibliotek och att lämna böcker på valfritt folkbibliotek inom samarbetet; b) för personalen ett samarbete om kompetensutvecklingsinsatser: vi arrangerade gemensamma kurser och studiedagar; och c) bereda möjlighet för arbetsbyte mellan biblioteken, både som kompetensutveckling och för att hjälpa varandra vid vikariebehov. En liten arbetsgrupp tillsattes, bestående av representanter för Helsingborg, Höganäs, Ängelholm och Campusbiblioteket. Arbetsgruppen bearbetade chefsgruppens idéer, och förbättringarna för låntagarna liksom kurser för personalen genomfördes enligt planerna. Arbetsbytet blev det veterligt inte så mycket med, trots att både arbetsgruppen och chefsgruppen ägnade en hel del tankemöda åt det. Förmodligen bör man dra lärdom av detta, när vi vill försöka få till stånd arbetsbyten i dagens fördjupade samarbete. Starten Under hösten 2008 arbetade en idégrupp med representanter från biblioteken i Bjuv, Helsingborg, Höganäs, Landskrona och Svalöv, samt Regionbibliotek Skåne, med möjligheterna och intresset för ett fördjupat samarbete mellan biblioteken i regionen. Ett gemensamt biblioteksdatasystem var en utgångspunkt. Drivkraften formulerades i tre punkter: - Att förbättra och höja servicenivån för låntagarna i regionen - Att öka samarbetet mellan kommunbiblioteken i regionen Nordvästra Skåne är ett led i regionens framtida vision - Att man ville få större möjligheter att vara en stark kund och ställa högre krav på systemet mot leverantören Ett följdmål blev att avgifts- och regelverk skulle harmonieras så långt, att besökarna upplever att de använder ett gemensamt nordvästskånskt bibliotek.

2 Inriktningen förankrades politiskt i alla kommuner. Regionbiblioteket avsatte medel till en projekttjänst med uppdrag att utreda förutsättningarna och ta fram underlaget för en upphandling av ett gemensamt datasystem. Med från början var nio av de gamla Nosam-biblioteken. Perstorp, på väg västerut i de nordskånska samarbetssträvandena, anslöt, och under 2010 även Båstad. Kommunledningar och it-chefer informerades på ett tidigt stadium. Bortre långsidan Nu tillsattes en organisation bestående av en styrgrupp med bibliotekscheferna och tre arbetsgrupper med uppdrag att på olika sätt förbereda det gemensamma bibliotekssystemet. En regelgrupp gick igenom regelverken med uppdrag att så långt möjligt harmonisera lånetider, avgifter etc. Meningen var att denna grupp även skulle ta fram förslag till organisation för samarbetet; denna del överlämnades dock till samordnaren och styrgruppen. En grupp hade att formulera kravspecifikation för biblioteksdatasystemet och en grupp arbetade med önskemålen om en gemensam webbplats. Regionbiblioteket, under processens gång omdöpt till BBM, har hela tiden också följt arbetet genom en representant i styrgruppen. Framför allt har BBM, förutom projektstödet, hjälpt till att lösa transportfrågan. Från och med 2011 går dagliga transporter inom regionen, med Helsingborg som omlastningsnod. Tidsplanen var att upphandlingsunderlaget för bibliotekssystemet skulle vara färdigt till årsskiftet 2010/2011. Så blev också fallet, och upphandlingen, utom webbtjänsten, annonserades i början på Sista kurvan Upphandlingen av biblioteksdatasystemet vanns med knapp marginal av Axiell Nordic (Libra) före Axiell Scandinavia (Book-IT). Tredje anbudet, inlämnat av Mikromarc, förkastades, då viktiga delar av det offererade systemet bedömdes vara alltför outvecklade vid tiden för den planerade driftstarten. Parallellt arbetade styrgruppen och samordnaren vidare med åldersgränser och andra regelfrågor. Resultatet blev bland annat ett beslut om att vi skulle byta ut alla lånekort mot nya, gemensamma kort. Ett viktigt skäl var att sekretesslagen bedöms medföra, att låntagaren måste informeras om att andra myndigheters (kommuners bibliotek) personal kan ta del av de sekretessbelagda låneuppgifterna. Men kortbytet var förstås också ett utmärkt marknadsföringsinslag! Ett gemensamt informationsmaterial och nya förbindelsekort fick samma grafiska profil som de nya lånekorten.

3 Biblioteken har slutit ett avtal sinsemellan, som bland annat reglerar de ekonomiska mellanhavandena. En budget ska upprättas för varje år. För fördelning av kostnaderna beslöt styrgruppen att följa Umeåmodellen : 15 % av kostnaderna delas jämnt mellan kommunerna, medan övriga 85 % fördelas efter Skåne Nordvästs gemensamma nyckel baserad på folkmängden i kommunerna. Huvudprincipen är att Helsingborg står som mottagare av de flesta fakturor, och sedan vidarefakturerar övriga bibliotek. Slutspurten När Axiell Nordic vunnit systemupphandlingen, kom de även med ett erbjudande om inköp av Axiellprodukten Arena för den gemensamma webbplatsen. Detta erbjudande blev så pass ekonomiskt förmånligt att en direktupphandling bedömdes tillåten, och styrgruppen beslutade anta budet i stället för att göra den planerade separata upphandlingen. På hösten 2011 började så Axiell arbetet med att förbereda konverteringen. En enklare Librautbildning genomfördes för Book IT-biblioteken, för att de skulle kunna granska de provkonverteringar som i en strid ström producerades under vintern. Telefonmöten hölls parallellt för att göra avstämningar. Arbetet med att få en publiceringsbar version av webbportalen Arena gjordes av två bibliotekarier tillsammans med en arbetsgrupp från styrgruppen. Nio av de elva ingående biblioteken hade sedan tidigare bibliografisk service från Bibliotekstjänst. Höganäs och Ängelholm stod utanför, men fick nu ansluta sig till denna. Frågan om alternativ för den framtida katalogpostförsörjningen utreds för närvarande. Låntagarregistret uppdateras med uppgifter från SPAR. Ett antal databaser befanns intressanta och lämpliga för gemensamma avtal. Framför allt sökte vi baser med fjärråtkomst: Alex, Elib, Global Grant, Library Press Display, Mango och Naxos Music Library erbjuder detta. Mediearkivet är en gemensam tjänst som är tillgänglig på plats i biblioteken. Driftstart för det nya Bibliotek Skåne Nordväst var bestämd till 1 mars Under andra halvan av februari var de gamla baserna ur funktion, och biblioteken hanterade detta på olika sätt. Några hade öppet hela tiden, medan andra gjorde inskränkningar. Under februari genomfördes huvuddelen av utbildningarna för Book IT-bibliotekens personal. En fest för personalen hölls i Ängelholm 21 februari. Förmiddagen 27 februari genomfördes en marknadsföringssatsning på Knutpunkten i Helsingborg med utdelning av information och pocketböcker. Målgång 1 mars 2012 var det så dags. Ur det vanliga kaos som förmodligen alltid drabbar stora datasystemförändringar framträdde två konverteringsskador som var större än väntat: Svalövs bibliotek saknade en rätt stor del av sina katalogposter, som varit defekta utan att det upptäckts, och Åstorp hade förlorat många av sina lokala placeringar. Bland mer lätthanterliga problem

4 konstaterades att äldre självbetjäningsmaskiner visade sig ha svårigheter att fungera i det nya systemet. Den första stora gemensamma överraskningen var nog annars, när vi upptäckte att reservationer som görs i Arena alltid blir globala, d v s görs på alla enheter som tillåter reservation. Det skapade en del bekymmer innan vi vande oss att tolka informationen i systemet, och hitta rutiner för att fånga in reservationerna. Pressen på transportapparaten och Helsingborg som omlastningsplats blev större än förväntat. Handfasta lärdomar Bland vunna erfarenheter är en viktig, att det förmodligen varit bra med tidigare utbildning av Book IT-biblioteken, fram för allt för att hjälpa dem att söka och tolka informationen i provkonverteringarna. Från Axiell hade vi, för att förebygga bekymmer av typen som drabbade Svalöv, behövt klarare direktiv om vad som skulle undersökas alternativt att Axiell haft en rutin som jämförde storleken av baserna vad gäller poster och bestånd. Problemet med effekterna av de globala reservationerna måste hanteras med plocklisterutiner, men i förlängningen behöver datasystemet utvecklas för att hjälpa personalen och för att minska onödigt skickande. Konverteringen av katalogens över poster medförde uppkomsten av ett stort antal dubbletter vi bedömde att det var bättre att det blev så, än att ta risken att vi slog ihop poster som inte skulle slås ihop. Det medför ett omfattande städarbete i katalogen, som kanske borde ha startats omedelbart efter 1 mars. Samarbetets nuvarande organisation Samarbetet fortsätter att ledas av bibliotekscheferna i styrgruppen. Till denna har knutits en samordnare och några arbetsgrupper: en kataloggrupp, som hittills ägnat sig åt katalogstädningen (se avsnittet ovan), en grupp för de systemansvariga som även ska vara intern support, en webbgrupp som leder utvecklingen av Arena, en kravgrupp, som sökt harmonisera rutiner för bl.a. påminnelser och fakturor, men vars arbete nu är avslutat, samt en mediegrupp, som hittills varit referensgrupp för arbetet med medieplanen (se avsnittet nedan). En arbetsgrupp för barn och unga är beslutad, och representanter för Freelib-biblioteken har också träffats. Framåtsyftande projekt Under hösten och vintern har vi med BBM:s stöd genomfört ett projekt för medieplaneringen i Bibliotek Skåne NV. Fr o m 2013 får regionen också del av medel för kompletterande medieförsörjning; hur dessa medel ska hanteras och användas kommer styrgruppen att diskutera den närmaste tiden. En utredning om den bibliografiska försörjningen ska också genomföras. Frågeställningen är nu, vad som krävs för att Bibliotek Skåne NV skulle kunna bli ett Librisbibliotek. Mer jordnära utvecklingsområden har övertagits från det gamla Nosam-samarbetet: samarbete om kompetensutveckling genom arrangemang av studiedagar och en ny satsning på arbetsbyte.

5 Utvärdering Styrgruppen bedömer, att Bibliotek Skåne Nordväst hittills nått delmålet att utan ökad total resursåtgång ha förbättrat biblioteksservicen till kommuninvånarna. Huruvida biblioteksbrukarna delar denna åsikt behöver undersökas. En sådan undersökning planeras för Johan Brinck samordnare Bibliotek Skåne Nordväst 8 april 2013