Ledarskap för Projektledare

Transkript

1 Ledarskap för Projektledare En presentation för Dataföreningen Sverige Networks Telecom mässan Älvsjö 28 september 2004 Projektledarskap och gruppdynamik

2 Projektledarskap och gruppdynamik Programbeskrivning Ledarskap inom projekt innebär stora utmaningar i förhållande till linjeledarskapet. En väsentlig skillnad är tidsfaktorn. I projektet måste både gruppen och alla ingående projektmedarbetare börja fungera omedelbart. En annan intressant skillnad är att rang och status inte fungerar på samma sätt som i linjen. Inom projektet kan man inte leva på att hänvisa till gamla prestationer, utan man får sin status utifrån vad man presterar i det aktuella projektet. Projektledarens utmaning är att få in rätt personer, och att sedan utöva ett motiverande ledarskap där varje individ så fort som möjligt finner sin roll och börjar prestera, och där gruppen omedelbart börjar samarbeta. Vi vill i detta seminarium ge kunskap och idéer om ledarskap och gruppdynamik. Du ska få praktiskt användbara idéer om hur du kan analysera problem i ditt ledarskap. Vi kommer att visa gruppdynamikens mekanismer. Vi kommer även att göra några enkla och tankeväckande övningar. Ingemar Tunstig är konsult inom organisations- och individutveckling, främst inom området ledarskap och försäljning Lasse Karlsson är konsult inom ledarskap och grupputveckling, med fokus på grupputveckling, krishantering och konflikthantering. Göran Dahlgren är konsult inom grupputveckling och gruppdynamik, samt arrangerar events med inriktning på relationsutveckling. Startdatum: 28 september Starttid: 13:45 Sluttid: 14:30 Nivå: normal Ort: Networks Telecom Stockholmsmässan Arrangör: Sthlm

3 Ambition Orientera Väcka intresse Beröra och snudda vid Inte utbilda

4 PÅ AGENDAN Ledarskap, vad är det? Ledarskapets fallgropar, fallgropar i projekt Projektets utmaningar på ledarskapet Ledarskapets hårda och mjuka dimensioner De framgångsrikas kännetecken Gruppdynamik Gruppens utvecklingsfaser Den effektiva gruppen Några användbara verktyg Viktig kompetensutveckling

5

6 Ingemar Tunstig IT

7 Vem är IT.? PERSON 50 år, gift, 3 barn, hund Villa, sommarstuga Har 3 bilar (hade gärna haft fler) - Lotus Europa - Citroën C5 - Hyundai Atos (Hade hellre kört hoj) Gillar musik; gubbrock & barock Läser konstant - facklitteratur - tidskrifter -serier PROFESSION Gymnasium - Na, Paris Lycée Voltaire, Sam, Ek Konsum, 3 år - bodknodd & köttmästare Uppsala Universitet, 3½ år - civilekonom IBM, 11 år Eget företag IT., 3 år Vendator Institutet, 8 år - konsult & utbildare - delägare, utvecklingschef Eget företag IT., Venditia, partner 2003-

8 IT. Organisations- & Individutveckling VAD Ledarskap Projektledning Säljträning Mentorsprogram Organisationsutveckling HUR Företagsinterna program Öppen utbildning (genom partners) Starkt nätverk Venditia Utbildning och Projektledning AB (UGL) Letuno (målstyrning) Belbin (teamroller) Grid (organisationskultur) Audiva/Kompus (NLP) m fl

9 Venditia Utbildning & Projektledning Våra målgrupper Konsulter Fältsäljare Projektledare Distriktschefer Säljledare Storkundsansvariga Chefer Kundtjänst Innesäljare Support Call Center

10 Venditia Utbildning & Projektledning Våra erbjudanden UTBILDNING Öppen utbildning Företags-anpassade uppdrag Konsulttjänster Projektledare Säljledare Chefer BEMANNING Rekrytering och urval Chef att hyra Konsulter Fältsäljare Distriktschefer Storkundsansvariga PROJEKT Projektledning vid affärsoch organisationsutveckling Kundtjänst Innesäljare Support Call Center

11 UGL & Teamutveckling i Sveriges vackraste miljö med erfarna kursledare Events med mening Teamutveckling Teamaktiviteter Projekt-KickOff Chefsträning Ledningsgruppsakademin Konflikthantering Samtalsskurs för chefer Coaching för chefer Chefens verktygslåda

12 Chef? Ledare?

13 En fundering Chef / ledare? Vad är det för skillnad? När blir chefen ledare? När blir ledaren chef? Kan en chef tillhöra gruppen?

14 Chef / ledare - semantik Restaurangchef Chefssekreterare Byggar-bas Projekt-ledare Grupp-befäl Verkställande direktör - restaurangledare - ledarsekreterare - byggchef - projektchef - gruppchef - verkställande chef

15 Chef / ledare Bonniers Stora Lexicon CHEF [svenskt uttal Qe:f, franska, av latin caput, huvud] En person som leder en viss grupp och fattar besluten i den. Det franska ordet chef [QGf] används utanför Frankrike bl.a. om kockar (chef de cuisine). LEDARE Artikel i vilken en tidnings redaktionsledning ger uttryck för sin eller sitt partis politiska ståndpunkt genom att kommentera aktuella händelser eller frågor. LEDARSKAP (-)

16 Chef / Ledare CHEF Din makt kommer från dina överordnade; - du kan bli utsedd till chef LEDARE Din makt kommer från dina underställda; - du måste göra dig förtjänt av ledarskapet

17 Chef / Ledare När blir chefen ledare? Du är gruppens ledare när 1. du tar initiativ, och 2. gruppen följer med Indikatorer: + Initiativ = Aktivitet + Efterföljd = Förtroende = Auktoritet att vara auktoritär Det här blir bra Det här känns rätt

18 Förhållningssätt som ledare Skapa positiv framåt-känsla Positiv, övertygad om visionerna Inte stressa, trycka på, jaga Skapa vi-tillsammans-känsla Alla vill tillhöra gruppen Alla vill bidra till målet Tilltal som den idealiske föräldern : Tillit, visar tilltro till individerna även gentemot de lågpresterande Bygger självkänsla Rättvis, behandlar alla lika Objektiv, skiljer på sak & person Tolerant vid misstag

19 Chef / Ledare Kan chefen tillhöra gruppen? Kan ledaren bli chef? Ledaren blir Chef Det här känns inte rätt! Det här blir inte bra! när ledaren beordrar gruppen att använda makt (= påtvingad efterföljd) när ledaren tappat gruppens förtroende gruppen överger ledare och vänder sig till informell chef

20

21 Framgångsrik chef?

22 Undran Om du skulle rekrytera en ny projektledare Vilka krav skulle du ställa? Hur ska man välja en kandidat med förutsättningar att bli en riktigt framgångsrik Projektledare?

23 Sökandet efter framgångens grundbult Taylorismen IQ-test 1960 Personlighetstester 1973 McLelland: Olika specifika egenskaper, där kompetensen måste bedömas olika, beroende på arbetsuppgift Howard Gardner - Multipla intelligenser (7 st? 9 st?) Daniel Goleman -EQ -Emotionell intelligens

24 Stjärnornas kompetens Framgångens kriterier Tröskelkompetens Den lägsta kompetens som krävs för att klara befattningens arbetsinnehåll Särskiljande kompetens Det som skiljer stjärnorna (de bästa /högpresterarna) från genomsnittet Tröskelkompetens Framgångskompetens??! More of the same, eller något helt annat?

25 Särskiljande Stjärnkompetens Särskiljande kompetens hos stjärnor vs genomsnitt Hay/McBer, Boston - Kognitiva kompetenser, frekvens + 27% - Emotionell kompetens, frekvens + 53% Weatherhead, Western Reserve 16 särskiljande kompetenser - Kognitiva kompetenser 2 st - Emotionell kompetens 14 st Lyle Spencer 21 särskiljande kompetenser - Icke-emotionella kompetenser 3 st - Emotionell kompetens 18 st Lyle Spencer/Wei Chen Särskiljande kompetenser hos toppchefer - Icke-emotionella kompetenser 0 st - Emotionell kompetens 6 st

26 EQ Emotionell intelligens - grov tumregel EQ är dubbelt så viktigt som bidrag till topp-prestationer jämfört med ren IQ eller sakkunskap Ledarskapets Psykologi Baskunskaper

27 EQ Emotionell intelligens - definition EQ är förmågan: att känna igen och förstå känslor sina egna känslor, och andras känslor att motivera sig själv, och att hantera känslor väl sina egna, hos sig själva andras, i sina relationer

28 Två slags intelligens eller sju? Daniel Goleman Intellektuell (kognitiv, akademisk) Emotionell Howard Gardner Verballingvistisk Logiskmatematisk Musikaliskrytmisk Kroppsligkinestetisk Visuellspatial Interpersonell Intrapersonell Naturvetenskaplig Andlig Existensiell Traditionell IQ-mätning Verballingvistisk Logiskmatematisk Spatial

29 EQ - Kompetensutveckling Utbildningar i Ledarskap Att leda individer Att leda grupper Personlig utveckling Gruppdynamik (UGL, Human Dynamics, m fl) Praktisk Psykologi (NLP, Mental träning, m fl) Feedback Konflikthantering Medarbetarsamtal Retorik och presentationsteknik (Dale Carnegie, m fl)

30 Känsla? Förnuft?

31 Människan ett ryggradsdjur

32 En något tidigare version av ryggradsdjur

33 En mycket primitiv version av ryggradsdjur Ryggraden skyddar våra nerver

34 Knopphjärnan - reptilhjärnan Alla funktioner för att säkerställa individens överlevnad och artens fortlevnad Söka föda, (äta och dricka) Söka sovplats och skydd (värme, kyla) Skydd för predatorer Söka partner (sexuella aktiviteter, och kramar/närhet)

35 Predatorer predato_rer [av latin praedator, plundrare], djur som dödar och äter andra djur. Se näringskedja.

36 Hur bråttom? NEDÄRVD INSTINKT GRAD AV BRÅDSKA Söka föda äta och dricka Söka sovplats och skydd värme, kyla Skydd för predatorer fara för livet Söka partner (sexuella aktiviteter, kramar, etc) Kan vänta ett tag Kan senareläggas Kan INTE vänta!!! Kan vänta lite Reaktionstid 1 sek 1 sek 1/1000 sek 1 sek

37 Hjärnans anatomi Amygdala & Hippocampus Medvetande Förnuft Känslor Amygdala Instinkter Hippocampus

38 Fler hjärnor! Däggdjurshjärna Medvetande Förnuft Tidig däggdjurshjärna Känslor Reptilhjärna Instinkter Klassisk kunskapsutbildning EQträning

39 Hur de allra flesta beslut fattas med känsla: Övertygelse Tvekan Glädje Intuition Undran Entusiasm Ointresse Motvilja

40 EQ - fem intelligenser i två dimensioner Personlig kompetens -Hur vi uppträder Intrapersonellt Självinsikt Självstyrning Motivation Social kompetens - Hur vi hanterar relationer Empati Social förmåga Interpersonellt

41 EQ - Kompetensutveckling Utbildningar i Ledarskap Att leda individer Att leda grupper Personlig utveckling Gruppdynamik (UGL, Human Dynamics, m fl) Praktisk Psykologi (NLP, Mental träning, etc) Feedback Konflikthantering Medarbetarsamtal Retorik och presentationsteknik (Dale Carnegie, etc)

42 Några av Projektledarens utmaningar

43 Albert Milton, in memoriam Till: Albert Milton Från: LM Ericsson För: Lång och trogen tjänst Sammanlagd anställningstid: 65 år

44 Några av Projektledarens utmaningar i förhållande till linjechefen Många intressenter många kontaktytor, flera lojaliteter Många krav, höga krav, och ändrade krav Starka begränsningar: Begränsade resurser - både pengar och människor) Lånad personal - inte fulla chefsbefogenheter Begränsade beslutsbefogenheter - Begränsad tid! Allt måste gå fort! Skapa resultat Utveckla relationer och gruppdynamik Små buffrar om (när ) det händer något Chefen /beslutsfattaren förstår inte tänker ofta i linje, inte i projekt pga begränsad egen erfarenhet av projektarbete

45 Allt måste gå så fort, men Att utveckla relationer kan ta lång tid Gruppdynamik kan ta lång tid Hur lång tid tar det att forma ett fungerande team?

46 Will Schutz och Firo , tjänstgjorde i amerikanska flottan 1951 återinkallad till marinen; Naval Research Laboratory i Washington DC, för att leda studier av människors beteende i grupper Känd för utvecklingen av instrumentet FIRO-B, med vars hjälp man kunde studera, systematisera och förstå individers beteende i relation till andra

47 Bakom cirkeln FIRO-teorin säger att: vår självbild påverkar våra känslor våra känslor påverkar våra beteenden våra beteenden påverkar de resultat vi uppnår Resultat Beteende Känsla Självbild

48 FIRO Får jag komma ombord? Vill jag? Känna sig betydelsefull Fundamental Interpersonal Relationship Orientation Tillhöra In-Ut Rollsökning Topp-Botten Vem styr den här båten? Vad får jag bestämma? Samhörighet Nära-Långt ifrån Känna sig kompetent Hur nära får jag sitta? Hur nära vill du sitta? Känna sig omtyckt och tycka om sig själv

49 Målet / idealet - samhörighet I samhörighet Fungerar gruppen bäst Presterar gruppen bäst Mår individerna bäst Med fel ledarskap kommer gruppen aldrig till samhörighet! Även om projektledaren får hålla på i 65 år!

50 Målet / idealet - samhörighet Med rätt ledarskap kommer gruppen snabbt till samhörighet! Teamutveckling med innehåll! Fråga oss! Investera i teamutveckling vid en projektstart! Det är en investering med MYCKET hög avkastning!

51 Den effektiva gruppen 1. Samtliga gruppens medlemmar vill och får tillhöra gruppen 2. Ledaren utövar ett grupp-situationsanpassat ledarskap 3. Viljan att ge av sig själv är stor (för att få något måste jag ge något) 4. Varje individ vill och vågar tänja sina egna inre gränser 5. Gruppen förmår använda feedback och utvärderingssystem 6. Hög grad av öppenhet och tillit i gruppen 7. Kommunikationen är rak och tydlig 8. Gruppen innehar hög konflikthanteringsförmåga 9. Gruppen har en hög problemlösningsförmåga 10. Gruppen har en gemensam målbild och förstår varför gruppen finns till (syfte = vad vi ska göra, för vem och varför) 11. Gruppens medlemmar har tydliga roller. Rollerna är accepterade av individ och grupp och som bygger på vars och ens styrkor vad avser kompetens, erfarenhet och personlighet

52 FIRO Fundamental Interpersonal Relationship Orientation FIRO avser att mäta mellanmänskliga behov i termer av: Tillhörighet (individens behov av kontakt, uppmärksamhet och anseende) Tillhöra handlar om rätt mängd kontakt med andra Att vara INNE (hög tillhöra) eller UTE (låg tillhöra) Kontroll (individens behov av makt, ansvar och ledning) Kontroll handlar om rätt mängd inflytande - eller kontroll - över andra människor. Att vara HÖGST UPP (hög kontroll) eller LÄNGST NER (låg kontroll) Samörighet (individens behov av närhet, värme och empati) Öppenhet handlar om djupet i interaktionen, hur nära man är varandra. Att vara ÖPPEN (hög öppenhet) eller SLUTEN

53 Motivation, självbild och självkänsla

54 Motivation Def: Emotionella tendenser som hjälper en, och underlättar för en, att uppnå mål Prestationsvilja Att Att sträva efter att att bli bli bättre, eller att att uppnå en en viss prestationsnivå Engagemang Att Att ställa upp på på gruppens eller organisationens mål Initiativförmåga Beredskap att att ta ta chanser Optimism och uthållighet Framtidstro och ihärdighet i i fråga om att att sträva efter uppsatta mål, trots hinder och motgångar

55 En positiv, självförstärkande spiral Aktuell positiv erfarenhet Framgång! Aktivitet Kunskap Erfarenhet Självförtroende Självkänsla

56 En negativ, självförstärkande spiral Ingen Aktivitet Ingen Aktuell positiv erfarenhet Ingen Kunskap Erfarenhet Inget Självförtroende

57 Ovanligt enkla slutsatser! BRYT DEN NEGATIVA SPIRALEN! 1. Skapa mål och målinriktad aktivitet! Gör aktiviteten så enkel att framgång är oundviklig! Framgång! 2. Observera framgången Beröm framgången! 3. Tydliggör erhållen kunskap och erfarenhet 4. Repetera framgången a/ På samma svårighetsnivå b/ Höj svårigehtsnivån Ledaren ska vara en garant för sina medarbetares framgång!

58 Maslows Behovshierarki Individuellt anpassade, nåbara mål Trygghet Självförverkligande Uppskattning Gemenskap- och tillgivenhet Kroppsliga, fysiologiska behov

59 Ansvar, försvar och bra sätt att förstöra relationer

60 ? Barn Allt som händer beror på mig Vuxen Ursäkternas dal Ansvarstagande Förändringsbenägen

61 Vad krävs för att bli framgångsrik? Vad krävs för att bli en framgångsrik chef??! 1. Följ upp! 2. Följ upp! 3. Följ upp! Suck Checklista Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx Xxxx xx (Checklista) Ung chef Marcus Wallenberg Projektledare

62 Feedbacktrappan Olika grad av mottaglighet för feedback Grad av mottaglighet för feedback Låsta positioner Öppen förståelse Förändringsbenägen Förstå Förklara Försvara Förvränga Förkasta

63 Ledarskap med överblick och framförhållning

64 Den komplexa projektledarrollen Fokus i 6 riktningar Bakåt Se till att ta fram rätt styrsystem så att projektet uppnår sina mål, och gruppen lär av sina misstag Uppåt Hantera din chef så att du får företagets stöd och engagemang Utåt Sköt kontakten med kunden/entreprenören. Styr, och lev upp till, deras förväntningar Inåt Granska ditt eget agerande. Bidrar ditt ledarskap för gruppen positivt till projektet? Nedåt Hantera gruppen så att prestationerna maximeras, kollektivt/individ. Framåt Planera så gruppen kan sätta realistiska mål och får nödvändiga resurser

65 Information = överblick = Helikoptersyn Planering med Överblick och Historiskt perspektiv Operativ Närsynthet Framförhållning

66 Framförhållning - grunden för ledarskap Styrelse Grad av framförhållning VD/LG Mellanchef Medarbetare 0-3 månader 3-12 månader 1-2 år 3-5 år tid

67 Stresskonen - reaktioner vid tilltagande stress MAXIMAL STRESSFRIHET MAXIMAL STRESSNIVÅ 1. FRI TILLGÅNG TILL HELA INTELLEKTET - överblickande, mottaglig, nyanserad - samarbete, konstruktivitet - konflikthantering 2. BEGRÄNSAD TILLGÅNG TILL INTELLEKTET - trångsynthet, stereotypt beteende - konkurrensbeteende 3. FÖRMÖRKNING, HANDLING UTAN TANKE - reflexbeteende, utan tanke på konsekvenser - hänsynslöst beteende för överlevnad 4. PANIK OFÖRMÅGA ATT TÄNKA/AGERA - handlingsförlamning; all verksamhet upphör - Grey Out - Black Out

68 Slut för idag! Tack Tack Tack Tack Tack för för idag! för idag! för idag! för idag! idag!

69 Stop

70 Projektledare

71 Den komplexa projektledarrollen Fokus i 6 riktningar Styrsystem Hålla bollen(framåt-bakåt) Vara förutseende Planera och kontrollera Skaffa återkoppling Hålla hela gruppen informerad Mål och planering

72 Den komplexa projektledarrollen Fokus i 6 riktningar Chefer Beställare kunder Koppla in intressenterna(uppåt-utåt) Få intressenternas godkännande Arbeta i nätverk Bygga upp trovärdighet Marknadsföra projektet

73 Den komplexa projektledarrollen Fokus i 6 riktningar Koncentrera sig på resultatet (inåt-nedåt) Fira framgångar Hålla hårt på kvaliteten Fastställa individuella kriterier för framgång Stanna upp och reflektera Skapa en stimulerande miljö Ange syfte och inriktning Gruppens behov Eget ledarskap