Gävle kommun. Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle

Transkript

1 Gävle kommun Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle Ernst & Young AB Granskningsrapport

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Uppdraget Granskningens inriktning Processkartläggning Personkontroller Verifikationsgranskning Granskningens genomförande och metodik Avgränsningar Granskningsresultat Budget- och uppföljningsprocessen Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Vilka risker finns i budget- och uppföljningsprocessen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Process för manuella utbetalningar Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut och är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Bakgrundskontroll Verifikationsgranskning Ansvar och styrande dokument Slutsats - Vad behöver göras för att det inte skall hända igen?

3 1 Sammanfattning Under hösten 2012 uppkom misstanke att det hade skett oegentliga utbetalningar vid en av enheterna inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle (UAG). Baserat på misstankarna om oegentligheter har Gävle kommuns Kommunledningskontor gett Ernst & Young uppdraget att granska förvaltningens rutiner och interna kontroller kopplat till budget- och uppföljningsprocessen samt processen för manuella utbetalningar. Vi har även fått i uppdrag att beskriva ansvarsfördelningen mellan kommunfullmäktige/kommunstyrelse/berörd nämnd och förvaltning avseende de granskade processerna budget och uppföljning samt manuella utbetalningar utifrån skrivningar rörande ansvar i kommunallagen, internkontrollplanen, delegeringar, etc. Vår granskning av UAG visar på att det finns mycket väsentliga brister i den interna kontrollen i de granskade processerna. Utifrån vår granskning är vår slutsats att de utbetalningar som är föremål för en brottsutredning har kunnat ske främst på grund av att: Ansvarsfördelningen inom UAG vad gäller processen för manuella utbetalningar har inte varit ändamålsenlig och därför har samma person kunnat hantera både upplägg och ändring av fasta data i leverantörsregistret samt sammanställa utbetalningsförslag, samt skicka det direkt till utbetalning i kommunens centrala utbetalningsrutin. I processen för manuella utbetalningar saknas upptäckande kontroller exempelvis i form av attester av logglistor med ändringar av fast data i leverantörsregistret. Vid budgetering inom UAG har föregående års resultat använts som en av huvudkomponenterna. Detta har fått till effekt att tidigare års misstänkta felaktiga utbetalningar skapat utrymme för nya felaktiga utbetalningar i kommande års budget. Istället bör budgeten upprättas genom att man börjar med att göra en analys över vilka resurser som kommer att behövas under det kommande året och vad kostnaden för dessa kommer att bli. En viss vägledning kan dock erhållas av tidigare års resultat. Budgetering har inte skett med en strukturerad metod utan har gjorts på olika sätt på olika enheter. Staben för UAG har skrivit om samt anpassat de budgetinstruktioner som skickats ut av Kommunledningskontoret, och tagit bort vissa krav. De budgetinstruktioner som sänds ut från staben inom UAG är vagare och mindre detaljerade än de som Kommunledningskontoret skickar till förvaltningarna. Uppföljning från staben inom UAG har inte skett av att alla budgetdirektiv följts. Analyser av resultat och uppföljning har inte genomförts och dokumenterats på enheterna och rapporterats på ett regelbundet och strukturerat sätt till förvaltningens ekonomistab. Ingen detaljinformation har krävts eller erhållits av förvaltningen på månadsbasis. Kontroller av bland annat manuella fakturor har utförts i enlighet med av nämnden beslutad rutin för uppföljning av intern kontroll. Genomförda kontroller har inte inkluderat kontroll av konteringen i huvudboken mot kontering på verifikatet. Genom att förlita sig på pappersverifikationerna och vad som varit handskrivet på dessa, har denna kontroll till viss del varit satt ur spel. Enheterna under UAG har varit relativt självständiga enheter med fullt ekonomiskt ansvar. Rektorer, med varierande ekonomikunskaper, har betraktats som fullt ut ansvariga för relativt stora organisationer (exempelvis Borgarskolan med en budget om drygt 40 mkr) och till sin hjälp har de en ekonomiassistent. För att kunna styra och kontrollera dessa verksamheter på ett rimligt sätt behöver enheterna konkret stöd i form 3

4 av skriftliga rutiner, arbetsmetoder, mallar, kompetensstöd etc. För att UAG:s ekonomistab ska kunna leverera detta stöd behövs också utbildningsinsatser för staben. Det finns övergripande styrdokument som definierar respektive nämnds ansvar och uppgifter. Vidare finns dokument för hur budget ska tas fram och redovisas samt att ekonomisk uppföljning ska göras. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har inte begärt eller erhållit detaljerade ekonomiska rapporter från UAG på månads- eller tertialbasis. Det har därför inte varit möjligt för nämnden att tillse att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande och effektivt sätt, att räkenskaperna är rättvisande, att den interna kontrollen är tillräcklig samt att budgeten inte överskrids. Vi noterar att Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan saknar väsentliga delar för att kunna uppfylla behovet av ett styrdokument för uppföljning av intern kontroll. Vi har inte erhållit dokumentation på att någon omfattande riskvärderingar har föregått framtagandet av internkontrollplanen. Vidare saknas övergripande tillämpningsanvisningar för hur den interna kontrollen ska skötas samt tydliga definitioner av nyckelbegrepp såsom exempelvis väl underbyggda ekonomiska prognoser och intern kontroll. Vi konstaterar således att det råder omfattande brister i nämndens interna kontroll rörande kontrollmiljö, riskhantering, kontrollaktiviteter och uppföljning. Ovan nämnda brister är också huvudförklaringen till att de misstänkta utbetalningarna kunde pågå under flera år och med stora belopp utan att uppdagas av Borgarskolans rektor, förvaltningen inom UAG, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden eller Kommunledningskontoret. Ovanstående punkter ska läsas utan inbördes rangordning av väsentlighet och gäller endast granskade enheter inom UAG. För att stärka den interna kontrollen och förebygga framtida oegentligheter bör ovanstående punkter tillsammans med övriga synpunkter i denna rapport beaktas. Utöver processgenomgången har Ernst & Young genomfört bakgrundskontroll på två tjänstemän utan väsentliga noteringar. Enligt uppdraget har vi dessutom genomfört en verifikationsgranskning av Borgarskolans manuella verifikationer mellan år 2009 och år 2012 i syfte att komplettera kommunens egen utredning av misstänkta oegentliga utbetalningar. Kommunen har själva funnit misstänkta utbetalningar om 16,8 mkr. Vid vår genomgång har vi identifierat ytterligare ett antal utbetalningar om 3,7 mkr, vilket Gävle kommun ansett kunna utgöra oegentliga utbetalningar. Totalt 20,5 mkr har av Gävle kommun identifierats och polisanmälts. Det har inte varit vårt uppdrag att identifiera storleken på de misstänkt oegentliga utbetalningarna. Vi kan inte utesluta att oegentliga transaktioner har förekommit även före

5 2 Uppdraget Den 20 november 2012 kontaktade Kommunledningskontoret Ernst & Young med anledning av att misstänkta oegentligheter uppdagats vid gymnasieskolan Borgarskolan, som ingår i förvaltningen UAG. Misstanke fanns att stora summor av gymnasieskolans medel har utbetalats direkt eller via andra konton till en anställd under perioden En polisanmälan hade inlämnats av förvaltningschefen på UAG och personen var avstängd från sin tjänst. 2.1 Granskningens inriktning Med anledning av ovanstående önskade Kommunledningskontoret en genomgång av budget- och uppföljningsprocessen samt utbetalningsprocessen för att utreda huruvida nämnda processer fungerar på ett effektivt sätt, samt vad som behöver göras för att den misstänkta förskingring som hänt inom UAG inte händer igen. Dessutom skulle s.k. personkontroller på två anställda inom UAG göras. I syfte att säkerställa att kommunen har hittat så många av de felaktiga utbetalningarna som möjligt kommer en verifikationsgranskning genomföras av verifikationsmaterialet under perioden Processkartläggning Genomgång av befintliga policydokument och rutinbeskrivningar avseende: Process för budgetering Process för uppföljning av resultat från respektive skola Process för kontantutbetalning av exempelvis praktikantarvoden och handledararvoden inkluderande utanordningsrutiner Kartläggningen har skett på fyra enheter. Tre gymnasieskolor: Vasaskolan, Polhemsskolan och Borgarskolan, samt ekonomistaben inom UAG. Följande frågeställningar har utretts på respektive enhet: Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller finns på plats och hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Personkontroller Vi har kontrollerat följande typer av upplysningar för två personer anställda inom UAG: Styrelseuppdrag Inkomstupplysning Skulder till Kronofogdemyndigheten (eventuell personlig konkurs) Skulder till Skatteverket Innehar personen F-Skattsedel Eventuellt näringsförbud/rådgivningsförbud Tviste- och brottmål i tingsrätt eller hovrätt vid hemort eller tidigare mantalsadresser 5

6 Mål i förvaltningsrätt eller kammarrätt Ägda fastigheter Familjeförhållande Make/maka (nuvarande/tidigare) Fordon registrerade på den anställde Sökning på sociala medier Allmän sökning med hjälp av sökmotorer Verifikationsgranskning Ovanstående granskningsmoment har kompletterats med en genomgång av verifikationer under vid Borgarskolan med fokus på de utbetalningsverifikationer som identifierats av kommunen. Detta har gjorts för att kontrollera om underlag för transaktionerna finns kvar i pärmarna, vilka ekonomiska händelser som representeras samt att om möjligt kontrollera att Kommunledningskontoret, vid sin egen granskning, upptäckt samtliga felaktiga utbetalningar. Vidare har även kontroll av att korrekt underlag avseende transaktionerna sitter i verifikationspärmarna. 2.2 Granskningens genomförande och metodik Granskningen har utförts genom en analys av erhållen dokumentation och genom intervjuer med relevant personal inom Gävle kommun. För en specifikation över intervjuad personal, se Bilaga 1. Uppdraget avrapporteras genom denna rapport samt genom en presentation för kommunstyrelsen den 29 januari Avgränsningar Eftersom den misstänkta tjänstemannen är anmäld försvunnen har intervju med vederbörande inte kunnat genomföras. 6

7 3 Granskningsresultat 3.1 Budget- och uppföljningsprocessen Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Förvaltningarna, inklusive UAG får budgetdirektiv och anvisningar från Kommunledningskontoret. Staben för UAG skriver om samt anpassar dessa instruktioner och lämnar i sin tur dessa till de olika enheterna inom förvaltningen. Vid vår granskning av UAG:s budget- och uppföljningsprocess konstaterar vi att förvaltningen saknar en dokumenterad processbeskrivning och/eller en ekonomisk handbok som mer detaljerat beskriver hur processen ska fungera inom förvaltningen. Ingen dokumenterad beskrivning finns heller av de risker för felaktigheter som finns inom processen och de interna kontroller som ska hantera riskerna. Istället för en egen 1 övergripande processbeskrivning arbetar förvaltningen utifrån tidigare års rutiner, vilka inte är dokumenterade, utan är baserade på erfarenheter hos de anställda. Förvaltningen har som nämnts ovan att förhålla sig till ett antal direktiv och anvisningar från Kommunledningskontoret. Exempelvis får förvaltningen årliga anvisningar om hur de ska upprätta grundkalkyl till preliminära ekonomiska ramar och en tidplan. I anvisningen beskrivs det bl.a. hur förvaltningen centralt ska arbeta fram en grundkalkyl (budgetmodell) som tar hänsyn till föregående års utfall, volymförändringar och rationaliseringskrav. Efter att grundkalkylen är färdigställd ingår den i kommunens budget som bereds av kommunstyrelsen och beslutas av kommunfullmäktige. Efter att budgetramen är fastställd får förvaltningen direktiv kopplat till arbetet med att skapa den årliga budgeten, den s.k. internbudgeten. Den beslutade budgetramen som förvaltningen har att följa fördelas ut på respektive enhet som i sin tur ska upprätta en budget för sin enhet (internbudget). Arbetet med fördelningen görs av förvaltningens administrativa chef. Inte heller denna del i budgetarbetet är dokumenterad hos förvaltningen. Fördelningen av ramen görs utifrån gymnasieskolornas storlek och utbildningstyper. I mallen Internbudgeten fördelas kostnaderna utifrån utbildningskostnader och övriga kostnader. För utbildningskostnaderna används schablonmässiga lärarkostnader utifrån vilken typ av utbildning som genomförs. Finns det rammedel kvar fördelas dessa ut på gymnasieskolorna utifrån antal elever. I och med att det finns en residualpost som inte är knuten till skolornas faktiska behov finns det en risk att tidigare års felaktiga utfall följer med in i budgeten för det nästkommande året. När ramen är färdigställd för respektive enhet skickas dessa till respektive enhet som i sin tur ska dels göra en ytterligare fördelning av ramen, dels dokumentera budgeten i webbmodulen, Budget och prognos. Till enheternas hjälp skickar förvaltningens stab ut direktiv till respektive enhet i hur arbetet ska genomföras. Det finns inget krav på återrapportering till UAG:s stab om att de har tagit emot direktivet; däremot ska de återapportera till staben när budgeten ligger inlagd i webbmodulen. I direktivet till enheterna, som i sin tur baseras på direktivet från Kommunledningskontoret, finns det krav på enheterna att de ska fördela ut ramen på; ansvar, verksamhet, konto (slag). Budgeten ska ligga utfördelad på minst tre positioners konto och för vissa särskilda intäkter och kostnader ska fördelningen göras på fyra positioners konto. Detta för att 1 Då Gävle kommun består av många olika verksamheter är det inte relevant med en av Kommunledningskontoret centralt upprättad processbeskrivning vid enheternas budgetering. 7

8 möjliggöra en tillräcklig detaljnivå för att styra och följa upp verksamheten. Det görs dock ingen dokumenterad kontroll av att samtliga enheter fördelar sin budget i enlighet med direktivet och ingen uppföljning sker av enheter som inte följer instruktionen. Vid vår granskning konstaterades att Borgarskolan inte följde detta direktiv utan hade för år 2012 lagt in budgeten i klumpsummor, vilket försvårar uppföljning av budget mot utfall. Internbudgetarbetet skiljer sig inte nämnvärt mellan skolorna. Vid samtliga granskade enheter skickas exempelvis underlag ut för äskande av medel till personal med ekonomiskt ansvar. Underlagen som används vid äskandet skiljer sig dock mellan enheterna. Vid Polhemsskolan skall personer med ekonomiskt ansvar äska på en särskild blankett där de behöver beskriva konto (slag), kompletterande text avseende vad äskandet avser och äskat belopp. Vid Borgarskolan får personer med ämnesansvar (budgetansvar) fylla i en blankett där de endast behöver beskriva vad de äskande pengarna ska gå till samt det äskade beloppet. Avsaknaden av konto (slag) försvårar spårbarheten vid budgetläggningen och uppföljning. När enheterna har tagit emot äskandena granskas dessa av gymnasieskolans rektor och i vissa fall av skolornas ledningsgrupper. Vid samtliga granskade enheter används olika former av Excel-dokument för att sammanställa budgeten. När budgeten är klar skall den på totalnivå överensstämma med den givna budgetramen. Gymnasieskolornas budget fastställs i samverkan med facken på ett så kallat samverkansmöte. Det är dock rektorn som formellt beslutar om budgeten. Under vår granskning av de kommunala gymnasieskolornas budgetprocess noterade vi att samtliga skolor förutom Borgarskolan hade dokumenterat sitt samverkansmöte för budgetåret Personalkostnad är gymnasieskolornas största kostnadspost. För att beräkna budgetårets personalkostnad använder enheterna olika former av kalkylblad i Excel. En svårighet som enheterna upplever vid budgetarbetet är att beräkna personalkostnaden kalenderårsvis. Anledningen till detta är att Gävle kommuns budgetår överensstämmer med kalenderåret, medan verksamheten och därmed organisationen i gymnasieskolorna sätts till läsåret, som startar i augusti och avslutas i juli. Samtliga gymnasieskolor beräknar personalbudgeten utifrån befintlig personal per oktober innevarande år. Därefter görs nödvändiga justeringar så som lönerevision. Under senaste åren har Borgarskolans framräknade personalkostnad blivit för hög jämfört med budgetramen och därför har skolan minskat ner kostnaden till en nivå som gör att skolans budget balanseras till noll. I och med denna form av balansjustering vet skolan om att de kommer att få en negativ resultatavvikelse jämfört mot budget givet att personalstyrkan bibehålls under räkenskapsåret. Nästa steg i processen är att budgeten ska stansas in i webbmodulen Budget och prognos. Enligt anvisningarna som enheterna fått från UAG:s stab skall budgeten läggas på minst tre positioner och för vissa poster skall fyra positioner användas. Förvaltningen följer inte upp att enheterna lägger in budgeten korrekt. Vid granskningen av 2012 års instansade budgetar noterade vi att Borgarskolan inte hade följt anvisningarna utan istället lagt klumpsummor. Till exempelvis användes konto 6460 Förbrukningsmaterial för att lägga ut samtliga övriga verksamhetskostnader på drygt 7 mkr förutom 15 tkr som lades på kontot Böcker. Utifrån anvisningarna, borde kostnaderna istället ha specificerats på ett flertal övriga kostnadskonton. 8

9 Uppföljningen av resultatet vid skolorna skiljer sig åt. Vid Polhemsskolan skickar administratören ut resultaträkningar tagna direkt utifrån ekonomisystemet till respektive ekonomiskt ansvarig. Polhemsskolans rektor granskar kontinuerligt resultatet och vid behov granskar rektorn även transaktioner på kontonivå. Vid Borgarskolan har ekonomiadministratören stansat in ekonomiska utfallet i en egen uppföljningsmall i Excel. Mallen har sedan skickats till rektorn och till de ekonomiskt ansvariga. Rektorn, som har det övergripande ansvaret, har inte säkerställt att de rapporterade siffrorna stämmer mot bokföringen. På så sätt har ekonomiadministratören kunnat manipulera rapporterna. Ett exempel som belyser hur ekonomiadministratören manipulerat både redovisningen i huvudboken och i uppföljningsrapporten i Excel är redovisningen av lönekostnader. I vår granskning över vad som hade blivit bokfört i huvudboken kopplat till personalkostnader under 2012, har vi noterat att det finns ett stort antal bokningar med leverantörsfakturauppgifter som hänvisning. De bokförda kostnaderna avsåg transaktioner kopplade till oegentliga utbetalningar och de var inte riktiga personalkostnader. Bokningarna kunde ha upptäckts om det hade funnits en kontroll där överordnad eller annan ekonomipersonal i förvaltningens stab genomförde kontoanalyser tagna direkt från huvudboken. I fallet med personalkostnader sticker de oegentliga utbetalningarna ut då det i normala fall endast ska finnas bokningar utifrån personalsystemet, Personec. I månadsuppföljningsrapporten, som ekonomiadministratören tagit fram, överensstämmer inte huvudbokens personalkostnader med vad som finns återgivet i rapporten. Det totala nettoresultatet överensstämmer dock med huvudboken i de fall vi kontrollerat. De ekonomiskt ansvariga (exempelvis ansvarig ämneslärare) inom enheterna har inte haft kravet på att rapportera resultatavvikelser internt. Månadsrapporteringen från enheterna till förvaltningen startar varje år från och med aprilbokslutet (T1). Samtliga enheter ska efter bokslutet skicka en prognos på årets resultat till staben. Vi har tagit del av stabens uppföljning och noterat att samtliga gymnasieskolor utom Borgarskolan har under 2012 skickat in prognoser till staben efter aprilbokslutet. Borgarskolan startade sin rapportering en månad senare, dvs. vid maj månads bokslut. Vidare har det enligt gymnasieskolorna inte funnits några formella krav på hur rapporteringen skulle se ut, det har t.ex. räckt att de ringt in till staben och muntligen meddelat årsprognosen för totalresultatet, utan att detaljerat och skriftligen behövt redovisa och analysera avvikelser mot fastslagen budget. Vi har kunnat notera att det finns brister i kvaliteten på uppföljningen av avvikelser mellan budget och utfall inom Borgarskolan. Olika antaganden, såsom att IT-kostnaderna stiger och att ett minskat elevunderlag väsentligt påverkar resultatet har tagits som sanningar, utan att kritiskt ha ifrågasatts. 9

10 3.1.2 Vilka risker finns i budget- och uppföljningsprocessen? Vad kan gå fel? Vid vår granskning av staben på UAG och gymnasieskolorna har vi noterat bl.a. följande risker i budget- och uppföljningsprocessen. 1. Budgetposter beräknas på ett felaktigt sätt Risken är främst att ansvariga för framställandet av budgeten använder felaktiga underlag, och beräkningar görs felaktigt. 2. Tidigare års felaktiga resultat bäddas in i nästkommande års budget Väsentliga avsiktliga eller oavsiktliga redovisningsfel som inte upptäcks, kan ligga till grund för nästkommande års budget, vilket gör att systematiska fel inte upptäcks när utfall jämförs mot budget. Detta möjliggör att felaktiga kostnader inte upptäcks eftersom uppföljning försvåras. 3. Budgeten upprättas inte på en tillräckligt detaljerad nivå/ felaktiga budgetposter läggs in När budgeten dokumenteras på en för övergripande nivå, försvårar detta en relevant uppföljning mot utfall. Detta möjliggör att felaktiga kostnader kan redovisas under räkenskapsåret eftersom uppföljning försvåras. 4. Uppföljning av utfall genomförs inte Risken med att utfall inte analyseras och dokumenteras på ett strukturerat sätt, t.ex. mot budget, gör att verksamhetens finansiella resurser inte kan styras på ett ändamålsenligt sätt. Det finns även en risk att väsentliga fel eller oegentligheter redovisas och inte upptäcks i tid. Dokumenterade bokslut med tillhörande analyser bör ske varje månad. 5. Budget- och uppföljningsrutinerna är inte tillräckligt formaliserade och anpassade till verksamhetens styrning Det finns risk att verksamhetens samtliga delar inte styrs på ett optimalt sätt om budgetoch uppföljningsrutinerna inte är tillräckligt formaliserade och dokumenterade Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vid vår granskning har vi noterat att UAG inte dokumenterat budget- och uppföljningsprocesserna och identifierat risker samt vilka kontroller som finns för att minska riskerna i processen. För att få en förståelse för de verkliga processerna har vi istället besökt och dokumenterat enheternas budget- och uppföljningsprocess för förvaltningens stab, Vasaskolan, Polhemsskolan och Borgarskolan. Nedan beskrivs de kontroller som vi har noterat genomförs vid enheterna och som beaktar riskerna som finns beskrivet ovan. De har delats upp i kontroller som förebygger risker alternativt i efterhand upptäcker fel. 1. Grundkalkylen för förvaltningens ram räknas fram utifrån fastställda mallar (förebyggande kontroll) Vid staben beräknas en ram fram för förvaltningen. Beräkningen görs utifrån en Excelmall från kommunens ekonomiavdelning. Beräkningen görs på ett konsekvent sätt. Vi har dock noterat att föregående års utfall är en väsentlig komponent i grundkalkylen. I 10

11 och med detta finns det en risk att systematiska felaktigheter rullas fram i nästkommande års budget, vilket i sin tur försvårar en uppföljning av faktiskt utfall mot budget. Eftersom de misstänkta oegentligheterna på Borgarskolan pågått under ett flertal år har dessa kostnader rullats in i nästkommande års budget och försvårat identifiering av eventuella oegentligheter. Därför bedömer vi kontrollen som ineffektiv. 2. Årliga direktiv för hur budgetarbetet ska genomföras finns och har tagits emot hos samtliga av de granskade enheterna Direktivet är en förebyggande kontroll som säkerställer att samtliga enheter får information om hur budgetarbetet ska genomföras. Kontrollen är ineffektiv på grund av att förvaltningen inte följer upp och säkerställer att direktivet genomförs hos enheterna. På grund av att kontrollen är ineffektiv har Borgarskolan kunnat lägga upp felaktigt/ otillräckligt specificerade budgetar. 3. Månatliga resultatuppföljningar sker inom respektive enhet (upptäckande kontroll) Kontrollen bedöms som ineffektiv baserat på att kontrollen genomförs i olika utsträckningar vid respektive enhet. Vidare har vi noterat att det på samtliga skolor saknas en strukturerad rutin för att analysera utfallet mot budget. För vissa skolor skickas det ut utfallsrapporter till de ekonomiskt ansvariga, men de har inte haft kravet på att genomföra och/eller återrapportera avvikelseanalyser. Vi har även noterat att kontrollen vid Borgarskolan inte fungerat ändamålsenligt, då ekonomiassistenten byggt en uppföljningsmall i Excel för att där manuellt stansa in månadens resultat. Det har inte skett några kontroller att det som redovisas i uppföljningsrapporten överensstämmer med bokföringen. Dessutom har strukturen i rapporten inte överensstämt med uppdelningen i ekonomisystemet, vilket i sin tur försvårat en relevant analys. Uppföljning skall göras månatligen från enheterna till förvaltningens stab (upptäckandekontroll). Kontrollen bedöms som mycket ineffektiv då enheterna endast rapporterar periodens nettoresultat, utan detaljer och analyser. En anledning till att de felaktiga utbetalningarna kunde utföras under en lång period är att denna kontroll var ineffektiv. De felaktiga utbetalningarna har varit relativt stora i förhållande till Borgarskolans verksamhet och storlek. Därför borde de felaktiga utbetalningarna ha upptäckts i ett tidigare skede om uppföljningsrutinerna varit tillräckliga. Borgarskolan hade under år 2011 en budgeterad omsättning om 42,8 mkr och utfallsavvikelsen mot budget var 6,6 mkr. De misstänkt felaktiga utbetalningarna var cirka 5 mkr under UAG:s stab ställer inget krav på att enheterna inom UAG ska följa upp och rapportera utfallet mer detaljerat, t.ex. på kontonivå med avvikelsenoteringar till förvaltningen. Rutinen bör formaliseras så att förvaltningschefen kan säkerställa att samtliga enheter rapporterar på samma sätt och på tillräcklig detaljnivå. 11

12 3.1.4 Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Det saknas en dokumenterad processbeskrivning kopplat till budget- och uppföljningsprocessen. Förvaltningen bör kartlägga processen och dokumentera samtliga risker som kan leda till att väsentliga fel inträffar, nyckelkontroller som ska täcka in beskrivna risker och tydliga ansvarsroller. Kontrollen av att den ekonomiska ramen till enheterna är korrekt beräknad är ineffektiv, då vi har noterat att väsentliga felaktigheter från tidigare års resultat rullats in i nästkommande års budget. I rutinerna för budgetering bör inte tidigare års resultat vara en av grundkomponenterna för framtida budgetar utan att ifrågasättas. Det bör utredas om budgetmodellen behöver förändras. Inom förvaltningen bör det finnas en upptäckande kontroll som säkerställer att enheternas inlagda budget i webbmodulen Budget och prognos dels överensstämmer med den tilldelade ramen, dels med budgetdirektivet som skickats ut till respektive enhet. En förebyggande kontroll som bör implementeras, som säkerställer att budgetposter blir korrekt klassificerade och registrerade i budgetmodulen, är att respektive budgetansvarig använder en enhetlig mall vid budgetäskandet, detta med anledning av att budgetäskandet ligger till grund för enheternas slutgiltiga budget. Mallen behöver minst innehålla följande information: konto, ansvarig, förklaring, belopp och signatur samt datum. Personalkostnader är den största kostnadsposten hos enheterna. Med anledning av att respektive enhet budgeterar kostnaden utifrån olika mallar finns det en risk att samtliga aspekter inte beaktas vid budgetarbetet. Med anledning av detta bör budgetarbetet formaliseras såtillvida att samtliga enheter arbetar och dokumenterar beräkningen av budgeterade personalkostnader på samma sätt. Dokumentet bör innehålla, förutom beräkningsunderlaget; detaljinstruktioner om hur personalbudgeten skall användas samt även spårbarhet att dokumentet har granskats och godkänts av enhetschef. Eftersom detta är den största kostnadsposten hos enheterna bör personalbudgeten möjligen också distribueras till förvaltningen som ett underlag. Uppföljning av resultat på kontonivå bör dokumenteras och sparas. Samtliga budgetansvariga bör regelbundet rapportera utfallsavvikelser mot budget till ekonomiadministratör som sammanställer rapporter och analyser till enhetschefen. För att säkerställa att kontrollen är effektiv bör samtliga dessa rapporter sparas. Kravspecifikation över vad som skall rapporteras bör formaliseras så att relevant information tas upp i rapporten. Uppföljning av enheternas utfall som skall rapporteras vidare till förvaltningsledningen, bör struktureras så att ledningen får korrekt och tillräcklig information. Det bör tydliggöras att rapporten har granskats av enhetschefen och att rapporten innehåller tillräckligt med information för att förvaltningen kan ska kunna presentera förklaringar till redovisade budgetavvikelser. 12

13 För att enhetschefen ska kunna genomföra en korrekt analys och rapportera ett korrekt resultat till förvaltningsledningen bör enhetschefen få kvalificerat konkret stöd från förvaltningens stab. Ansvarsfördelningen för redovisning mellan förvaltningsledningen och enhetschefen bör tydliggöras. 3.2 Process för manuella utbetalningar I likhet med budget- och uppföljningsprocessen saknas det en framtagen processbeskrivning med identifierade risker och kontroller för manuella utbetalningar. Den främsta anledningen till att kontanta utbetalningar görs vid UAG är att gymnasieskolorna betalar ut matersättning till ett stort antal elever. En annan anledning som har förts fram är att betalningsmottagaren inte alltid skickar sina fakturor till den korrekta adressen (vilken går till det företag som administrerar inskanning av leverantörsfakturor), vilket medför att de inte hanteras i den normala processen för leverantörsfakturor. Processen startar med att en person vid respektive enhet inom UAG ges behörighet av chef att i ekonomisystemet manuellt lägga upp fast data i form av att registrera nya leverantörer. Att personen ska tilldelas behörighet i systemet beställs av förvaltningen på särskild blankett som ska vara underskriven av ansvarig chef. När personen getts behörighet i systemet kan den även registrera förändringar på befintliga leverantörer som är upplagda i reskontran som t.ex. ett nytt Plusgiro- eller bankkontonummer. Samma person har även behörighet att initiera manuella betalningar genom leverantörsreskontran. Registreringen av betalningen ska dock föregås av att underlaget till betalningen granskats och attesterats utifrån Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden antagna attestordning. Underlaget kan vara en lista på elever som ska få matersättning eller kvitton från en lärare som har gjort utlägg. Det finns ingen kontroll som säkerställer att de instansade betalningarna och uppgifterna kring betalningsmottagaren överensstämmer med underlaget, alternativt att det för varje utbetalning finns verifierande underlag. När betalningsförslaget är slutregistrerat är det klart för utanordning vilket sker centralt på kommunledningskontoret som genomför betalningen. Detta innebär att det bara krävs en person för att genomföra en manuell utbetalning, i stället för två, som är minimikravet för god internkontroll. Det sker inga efterkontroller som säkerställer att gjorda utbetalningar är korrekta och rörelsegilla. År 2005 genomförde revisionsbyrån PwC på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gävle kommun en granskning av ekonomisystemet som införts samma år. 2 En del av kritiken gällde kommunens hantering av leverantörsfakturor som registrerades i den pappersbaserade leverantörsreskontran medans några förvaltningar övergått till system med fakturaskanning. De menade att skanningsystem ger bättre förutsättningar för leverantörsupplägg och utbetalningar än den pappersbaserade registreringen i reskontran. Deras rekommendation var därför att prioritera övergång till skanning för de förvaltningar där detta inte var gjort. 2 Revisionsrapport. Fördjupad granskning av ekonomisystemet

14 Kommunledningskontoret bemötte rapporten med ett svar 3. I Kommunledningskontorets svar noterar vi att de instämmer med att inskannade leverantörsfakturor minskar risken för fel och att samtliga förvaltningar ska införa systemet. Vid utgången av 2006 hade skanning av leverantörsfakturor införts på samtliga förvaltningar. Behörigheten att lägga upp leverantörer till skannade fakturor kan bara göras centralt. Det betyder att det idag finns en rutin som möjliggör skanning av samtliga inkommande leverantörsfakturor. Däremot går det fortfarande att göra manuella utbetalningar via leverantörsreskontran. För att även minska risken för missbruk härvidlag har, som en följd av revisionsgranskningen, antalet behöriga till den modul där manuella leverantörsbetalningar registreras setts över. Förvaltningarna uppmanades att se över sitt behov av behörigheter till att registrera manuella verifikationer/leverantörsfakturor/kvitton. I princip minskade antalet personer med behörighet ner till två per förvaltning med undantag för UAG som valde att fortfarande tillåta att varje enhet behöll behörighet till att registrera manuella utbetalningar. Utbetalningsprocessen saknar helt effektiva interna kontroller, vilket utnyttjats för att göra de utbetalningar som utreds av Ekobrottsmyndigheten. Rutinens utformning har möjliggjort att en och samma person kan registrera en leverantör, alternativt ändra betalningsinformation på befintlig leverantör och ensam genomföra utbetalningar genom att skicka betalningsförlaget till Kommunledningskontoret som hanterar utbetalningen i kommunens ordinarie utbetalningsrutin Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Efter genomförd processgenomgång hos de granskade enheterna kan vi konstatera att processen, i allt väsentligt, ser likadan ut för samtliga enheter inom UAG Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vid vår genomgång har vi identifierat fyra kritiska risker: 1. Fiktiva leverantörer läggs upp i leverantörsreskontramodulen Fiktiva leverantörer blir registrerade i leverantörsreskontran, vilket innebär att ej godkända/fiktiva leverantörer kan få betalningar från kommunen. 2. Utbetalning görs till felaktig mottagare Utbetalningar görs inte till den beslutade leverantörens bankkonto utan till en annan leverantör alternativt privat person. 3. Utbetalning görs till ett annat belopp än som godkänts Betalningsbeloppet överensstämmer inte med underliggande dokument eller beslut eftersom inga kontroller sker av att registreringen gjorts med rätt belopp. 4. Dubbla utbetalningar genomförs Det finns en risk att flera utbetalningar registreras baserat på samma underlag t.ex. en betalningspåminnelse eller fakturakopia. 3 Svar på revisionsrapport , Dnr 05KS

15 3.2.3 Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut och är kontrollerna effektiva? Följande kontroller har identifierats och genomförs hos respektive enhet: 1. Endast behöriga personer kan lägga upp fast data i leverantörsregistret Vi har tagit del av en lista över samtliga anställda inom Gävle kommun som har behörighet att lägga upp betalningsmottagare och genomföra manuella utbetalningar genom leverantörsreskontran. Vi har noterat att 28 personer har behörighet att registrera och utföra manuella utbetalningar. Behörigheterna tilldelas av Kommunledningskontoret. Denna förebyggande kontroll bedömer vi som ineffektiv då behörigheten inte är avgränsad till att endast avse uppläggning av leverantörer alternativt endast till rätten att genomföra/förbereda utbetalningar. Kommunen bör säkerställa att behörigheterna fördelas så att en person inte kan lägga upp leverantörer samt genomföra/förbereda utbetalningar. 2. Varje utbetalning skall föregås av ett attesterat och godkänt betalningsunderlag Denna förebyggande kontroll bedömer vi som ineffektiv då den som godkänner underlaget för betalning inte säkerställer att betalningen sker till ett annat konto än beslutat eller att betalningen inte görs till ett annat belopp än beslutat, eftersom teknisk justering av betalningsförslaget kan ske efter att attest genomförs. Attestanten kan endast kontrollera informationen på pappersunderlaget, vilket inte är tillräckligt för att förebygga en felaktig utbetalning. 3. Enheterna granskas i enlighet med antagen intern kontrollplan En gång per år granskar personer vid staben enheternas representationskostnader, inköp kopplat till inköpskort och att attester på manuella fakturor, utanordningar och bokföringsorder stämmer mot delegationsordningen. Utifrån granskningen upprättas en rapport som UAG:s nämnd får ta del av. Även denna kontroll bedöms som ineffektiv då personerna som granskat verifikationerna endast har granskat pappersverifikationerna och inte utgått från den faktiska redovisningen i ekonomisystemet. Vid vår granskning av verifikationer har dessutom verifikationer med bristfälliga underlag, dubbla verifikationsnummer, otydliga verifikationsnummer etc. upptäckts. Vi har noterat ett flertal tillfällen där verifikationer har bokförts på ett annat sätt än vad konteringen på verifikationen visat. Exempelvis har en större utbetalning bokförts på ett verifikat där pappersverifikationen visar ett mindre inköp alternativt en betalningspåminnelse. I och med att en felaktig granskningsmetod använts har de felaktiga utbetalningar som genomförts inte heller upptäckts. Vi har även noterat bokföringar som utförts på andra konton än de som framgår av verifikationen Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? För att en behörighetskontroll ska vara effektiv i den manuella utbetalningsprocessen behöver behörigheter separeras så att de endast gäller ett eller fåtal moment i processen. Exempelvis borde en tjänsteman endast ha behörighet att lägga upp nya leverantörer alternativt endast kunna registrera utbetalningsförslag. Om en person måste ha behörighet att genomföra båda momenten i processen behöver en eller helst flera upptäckande kontrol- 15

16 ler finnas på plats. En sådan kontroll kan vara att enhetschefen regelbundet tar ut och granskar logglistor över samtliga gjorda förändringar av fasta data i leverantörsreskontran alternativt att det införs en dualitet vid godkännandet av betalningsförslaget, dvs. att minst två personer i förening godkänner betalningsförslaget. Om samtliga faktiska manuella utbetalningar dessutom attesteras av enhetschefen i efterhand, kan det säkerställas att rätt belopp betalats ut. Granskningen som ska ske utifrån internkontrollplanen behöver genomföras ändamålsenligt för att förebygga de risker som identifierats. För att detta ska kunna ske behöver tjänstemän som har ansvar att organisera och genomföra den interna kontrollen/internrevision kontinuerlig utbildning inom intern kontroll och intern revision. Kunskaper inom intern revision innefattar bland annat riskanalyser, granskningsmetodik, urvalstekniker och att arbetet dokumenteras på ett strukturerat sätt. 3.3 Bakgrundskontroll Två personkontroller har genomförts enligt plan. Vid våra sökningar har vi funnit att: De taxerade inkomsterna inte är uppseendeväckande. Personerna inte har några pågående styrelseuppdrag i aktiebolag. Personerna har inte haft några inkomster från näringsverksamhet under taxeringsår Personerna finns inte med i Kronofogdemyndighetens register. De har inga registrerade skatteskulder hos Skatteverket. Vi har inte funnit några tvister eller brottmål i Tingsrätten eller Hovrätten. Inget anmärkningsvärt har framkommit vid sökningar på sociala medier. Vi har inte funnit några indikationer på att de två personerna har haft ekonomiska relationer med varandra. 3.4 Verifikationsgranskning Vid granskningens start hade Kommunledningskontoret upprättat en lista över misstänkta oegentliga utbetalningar. De misstänkta utbetalningarna summerades till 16,7 mkr, gjorda på 596 transaktioner. Betalningarna var gjorda till sju olika bankkonton som den misstänkta troligen disponerar. Kommunledningskontoret hade också noterat att ett stort antal av de oegentliga transaktionerna saknade verifikat i verifikationspärmarna. Kommunledningskontoret misstänker att verifikaten stulits/förstörts i syfte att försvåra utredningen. Utifrån syftet att säkerställa att Kommunledningskontoret identifierat så många av de felaktiga utbetalningarna som möjligt har vi i vår utredning granskat samtliga verifikat för manuella utbetalningar perioden Eftersom ett stort antal av de misstänkt oegentliga verifikaten saknas, har vi sökt efter ytterligare saknade verifikat. Utifrån vår genomgång av verifikationspärmarna noterade vi att det saknades totalt 246 pappersverifikationer. Vi har granskat dessa utifrån information från redovisningssystemet och noterat att flertalet kan avse oegentliga utbetalningar. Flertalet av dessa hade identifierats av kommunen. 16

17 Vid ovanstående granskning noterade vi även att vissa utbetalningar hade registrerats på leverantörer som inte fanns med på Kommunledningskontorets lista över oegentliga betalningar och där det heller inte fanns några verifikationer som stödjer utbetalningarna. De leverantörsnamn som vi noterade återkom på kvittenslistorna av gjorda utbetalningar men där det saknades verifikationer, var bl.a. Entercard, Enter c, SKT INR och Borgis cafeteriaförening. Efter intervjuer med personal vid kommunen kunde vi konstatera att den misstänkte personen varit styrelseordförande i Borgis Cafeterias ekonomiska förening och att personen även kunde disponera ytterligare fyra konton. Dessa noteringar föranledde att vi informerade Kommunledningskontoret om att det kunde finnas fler transaktioner som var oegentliga. Kommunledningskontoret upprättade efter våra uppgifter en justerad lista över misstänkta oegentliga utbetalningar som uppgick till 20,5 mkr genom cirka 850 betalningar till 11 olika konton. Vid vår granskning av 2012 års misstänkt oegentliga utbetalningar noterade vi att samtliga utbetalningar inte hade blivit kostnadsförda i resultaträkningen. Vissa utbetalningar har istället blivit konterade mot balanskonton, exempelvis har utbetalningar inte kostnadsförts utan bokförts som förutbetalda kostnader och dessutom har utbetalningar bokförts mot ingående mervärdeskatt istället för kostnader. Sannolikt har förvaltningen, i enlighet med kommunens rutiner, begärt återbetalning från Skatteverket avseende dessa belopp. För att säkerställa att Borgarskolan redovisat korrekta periodiseringar bör avstämningsunderlag granskas och godkännas av enhetschef/ekonomichef. Vidare bör Kommunledningskontoret genomföra en utredning av skolans rutiner avseende ingående moms. Gävle kommun har informerat Skatteverket avseende den utredning som pågår på Borgarskolan och att man eventuellt felaktigt begärt återbetalning av ingående mervärdeskatt. Eventuella felaktiga utbetalningar som konterats mot ingående moms kommer inte ytterligare belasta kommunens resultat, utan endast likviditet. 17

18 4 Ansvar och styrande dokument Enligt kommunallagen består kommunfullmäktiges uppgifter i huvudsak att besluta i ärenden av principiell beskaffenhet. I första hand rör detta mål och riktlinjer för verksamheten, budgetoch skattefrågor samt nämndernas organisation och verksamhetsformer. Vidare hanteras i fullmäktige frågor som rör årsredovisning och ansvarsfrihet. Kommunfullmäktige tillsätter kommunstyrelse och de nämnder som behövs för att fullgöra kommunens uppgifter. Fullmäktige bestämmer nämndernas verksamhetsområden och inbördes förhållanden. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen ska vidare uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens ekonomiska ställning. Det åligger en kommunstyrelse bland annat särskilt att ansvara för den ekonomiska förvaltningen i kommunen. De av fullmäktige inrättade nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen av det verksamhetsområde fullmäktige beslutat att nämnden ska ansvara för. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ansvarar också för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunfullmäktige har att utfärda reglementen för respektive nämnd med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I Gävle kommun framgår av reglementet för kommunstyrelsen bland annat att styrelsen ansvarar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning samt kommunens kvalitetsarbete. Kommunstyrelsen ansvarar för att leda arbetet, ta initiativ och samordna utformningen av mål, riktlinjer, direktiv, ekonomiska och andra ramar för styrning av den kommunala verksamheten. Vidare framgår av reglementet att kommunstyrelsen ska utfärda föreskrifter och anvisningar till nämnderna rörande budgetförslag, uppföljning, delårsrapporter och årsredovisning. Kommunstyrelsen ansvarar för att sammanställa årsredovisning för kommunen enligt lagen om kommunal redovisning. I reglementet för Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden fastslås att nämnden svarar för den del av det offentliga skolväsendet för ungdomar och vuxna som rör kommunal gymnasieskola och gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, vuxenutbildning för utvecklingsstörda och svenskundervisning för invandrare. Bland annat framgår vidare att nämnden ska utarbeta budget, avge delårsrapport, årsredovisning och verksamhetsberättelse samt följa upp, utvärdera och säkra verksamhetens kvalitet. Det fastslås vidare att nämnden ska tillse att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande och effektivt sätt, att räkenskaperna är rättvisande, att den interna kontrollen är tillräcklig samt att budgeten inte överskrids. Under nämnden ska finnas en förvaltning. Nämnden ska utfärda erforderliga instruktioner för förvaltningen. 18

19 Nämnden har möjlighet att delegera till ett utskott, enskild ledamot eller en anställd tjänsteman hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Beslut som fattats på delegation ska anmälas till nämnden. Om en nämnd uppdragit åt en förvaltningschef att fatta beslut får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd i kommunen att besluta i dennes ställe. Respektive nämnd har årligen att anta en verksamhetsplan där de nämndmål och den planerade inriktningen utifrån de kommunövergripande styrperspektiven ska presenteras. I verksamhetsplanen för Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för 2012 framgår att väl underbyggda ekonomiska prognoser ska redovisas månatligen samt vid tertialuppföljningar. I verksamhetsplanen framgår vidare att i enheternas verksamhets- och arbetsplaner redovisas en fördjupad version av verksamhetens inriktning i form av operativa och konkreta mål. Förvaltningens ekonomiavdelning har brutit ner verksamhetsplanen i ett styrkort som gäller för innevarande år. I styrkortet framgår att ekonomiavdelningen bland annat ska arbeta med kvalitetsuppföljningar, bokslut, prognoser och uppföljningar. Vidare anges att ekonomiavdelningen ska stödja enheterna med rambudget, underlag för prognoser, kontoplanfrågor, redovisningsfrågor, ekonomiska rapporter samt frågor rörande inköp med mera. Det anges också att uppföljning ska göras av attester samt ajourhålla attestförteckningen. Det finns också en arbetsfördelning vid avdelningen där det framgår vem som har förstahands- respektive andrahandsansvaret för olika arbetsuppgifter. I respektive enhets styrkort, som fungerar som verksamhetsplan anges inom området ekonomi att verksamheten ska ha en god ekonomisk hushållning avseende ett verksamhetsmässigt perspektiv. I kommunen finns ett reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige. I reglementet framgår bland annat att syftet med den interna kontrollen är att stödja organisationen i strävan att upprätta en riktig och fullständig redovisning av ekonomiska transaktioner. I reglementet fastslås vidare att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, vilket innebär att nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. De lokala regler och anvisningar för den interna kontrollen som ska gälla nämnden ska antas av respektive nämnd. Det är förvaltningschefens ansvar att regler och anvisningar utformas för att upprätta en god intern kontroll. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Reglementet tydliggör vidare att det är de verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen som är skyldiga att följa de antagna regler och anvisningar om intern kontroll som finns. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Vad gäller uppföljning av den interna kontrollen ansvarar nämnden för att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Vidare ska nämnden årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 19

20 Uppföljning av den interna kontrollen ska löpande rapporteras skriftligt till nämnden. En årlig rapportering av uppföljningen ska i samband med årsredovisningens upprättande göras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har i uppgift att, med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs föranstalta om sådana. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan för 2012 utgörs av totalt sju punkter. Tre av dessa rör ekonomi. I en av dem anges att uppföljning av attester mot utfärdade delegationer ska göras stickprovsvis två gånger per år. Ansvarig för kontrollen är den administrativa chefen, dvs. chefen för UAG.s ekonomiavdelning. Rapportering ska enligt planen göras till förvaltningschefen. Uppföljningen genomförs enligt uppgift tre gånger per år enligt ett rullande schema. Kontrollen sker utan enheternas vetskap. Rapportering av kontrollerna sker i samband med delårsrapportering och årsbokslut. UAG:s ekonomiavdelning har en rutinbeskrivning rörande uppföljning av den interna kontrollen. Häri anges att det är ekonomiavdelningen som ansvarar för uppföljningen av den interna kontrollen för de delar som rör ekonomi. Vid vår granskning har vi noterat att det finns övergripande styrdokument som definierar respektive nämnds ansvar och uppgifter. Vidare finns dokument för hur budget ska tas fram och redovisas samt att ekonomisk uppföljning ska göras. Enligt uppgift förekommer dock inga månatliga rapporteringar av budgetuppföljning till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Vi noterar att UAG:s internkontrollplan saknar väsentliga delar för att kunna uppfylla behovet av ett styrdokument för uppföljning av intern kontroll. Vi har inte erhållit dokumentation på att någon omfattande riskvärderingar har föregått framtagandet av intern kontrollplanen. Vidare saknas övergripande tillämpningsanvisningar för hur den interna kontrollen ska skötas samt tydliga definitioner av nyckelbegrepp såsom exempelvis väl underbyggda ekonomiska prognoser och intern kontroll. Vi konstaterar således att det råder omfattande brister i nämndens interna kontroll rörande kontrollmiljö, riskhantering, kontrollaktiviteter och uppföljning. 20