Gävle kommun. Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Gävle kommun. Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle"

Transkript

1 Gävle kommun Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle Ernst & Young AB Granskningsrapport

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Uppdraget Granskningens inriktning Processkartläggning Personkontroller Verifikationsgranskning Granskningens genomförande och metodik Avgränsningar Granskningsresultat Budget- och uppföljningsprocessen Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Vilka risker finns i budget- och uppföljningsprocessen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Process för manuella utbetalningar Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut och är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Bakgrundskontroll Verifikationsgranskning Ansvar och styrande dokument Slutsats - Vad behöver göras för att det inte skall hända igen?

3 1 Sammanfattning Under hösten 2012 uppkom misstanke att det hade skett oegentliga utbetalningar vid en av enheterna inom förvaltningen Utbildning och Arbete Gävle (UAG). Baserat på misstankarna om oegentligheter har Gävle kommuns Kommunledningskontor gett Ernst & Young uppdraget att granska förvaltningens rutiner och interna kontroller kopplat till budget- och uppföljningsprocessen samt processen för manuella utbetalningar. Vi har även fått i uppdrag att beskriva ansvarsfördelningen mellan kommunfullmäktige/kommunstyrelse/berörd nämnd och förvaltning avseende de granskade processerna budget och uppföljning samt manuella utbetalningar utifrån skrivningar rörande ansvar i kommunallagen, internkontrollplanen, delegeringar, etc. Vår granskning av UAG visar på att det finns mycket väsentliga brister i den interna kontrollen i de granskade processerna. Utifrån vår granskning är vår slutsats att de utbetalningar som är föremål för en brottsutredning har kunnat ske främst på grund av att: Ansvarsfördelningen inom UAG vad gäller processen för manuella utbetalningar har inte varit ändamålsenlig och därför har samma person kunnat hantera både upplägg och ändring av fasta data i leverantörsregistret samt sammanställa utbetalningsförslag, samt skicka det direkt till utbetalning i kommunens centrala utbetalningsrutin. I processen för manuella utbetalningar saknas upptäckande kontroller exempelvis i form av attester av logglistor med ändringar av fast data i leverantörsregistret. Vid budgetering inom UAG har föregående års resultat använts som en av huvudkomponenterna. Detta har fått till effekt att tidigare års misstänkta felaktiga utbetalningar skapat utrymme för nya felaktiga utbetalningar i kommande års budget. Istället bör budgeten upprättas genom att man börjar med att göra en analys över vilka resurser som kommer att behövas under det kommande året och vad kostnaden för dessa kommer att bli. En viss vägledning kan dock erhållas av tidigare års resultat. Budgetering har inte skett med en strukturerad metod utan har gjorts på olika sätt på olika enheter. Staben för UAG har skrivit om samt anpassat de budgetinstruktioner som skickats ut av Kommunledningskontoret, och tagit bort vissa krav. De budgetinstruktioner som sänds ut från staben inom UAG är vagare och mindre detaljerade än de som Kommunledningskontoret skickar till förvaltningarna. Uppföljning från staben inom UAG har inte skett av att alla budgetdirektiv följts. Analyser av resultat och uppföljning har inte genomförts och dokumenterats på enheterna och rapporterats på ett regelbundet och strukturerat sätt till förvaltningens ekonomistab. Ingen detaljinformation har krävts eller erhållits av förvaltningen på månadsbasis. Kontroller av bland annat manuella fakturor har utförts i enlighet med av nämnden beslutad rutin för uppföljning av intern kontroll. Genomförda kontroller har inte inkluderat kontroll av konteringen i huvudboken mot kontering på verifikatet. Genom att förlita sig på pappersverifikationerna och vad som varit handskrivet på dessa, har denna kontroll till viss del varit satt ur spel. Enheterna under UAG har varit relativt självständiga enheter med fullt ekonomiskt ansvar. Rektorer, med varierande ekonomikunskaper, har betraktats som fullt ut ansvariga för relativt stora organisationer (exempelvis Borgarskolan med en budget om drygt 40 mkr) och till sin hjälp har de en ekonomiassistent. För att kunna styra och kontrollera dessa verksamheter på ett rimligt sätt behöver enheterna konkret stöd i form 3

4 av skriftliga rutiner, arbetsmetoder, mallar, kompetensstöd etc. För att UAG:s ekonomistab ska kunna leverera detta stöd behövs också utbildningsinsatser för staben. Det finns övergripande styrdokument som definierar respektive nämnds ansvar och uppgifter. Vidare finns dokument för hur budget ska tas fram och redovisas samt att ekonomisk uppföljning ska göras. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har inte begärt eller erhållit detaljerade ekonomiska rapporter från UAG på månads- eller tertialbasis. Det har därför inte varit möjligt för nämnden att tillse att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande och effektivt sätt, att räkenskaperna är rättvisande, att den interna kontrollen är tillräcklig samt att budgeten inte överskrids. Vi noterar att Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan saknar väsentliga delar för att kunna uppfylla behovet av ett styrdokument för uppföljning av intern kontroll. Vi har inte erhållit dokumentation på att någon omfattande riskvärderingar har föregått framtagandet av internkontrollplanen. Vidare saknas övergripande tillämpningsanvisningar för hur den interna kontrollen ska skötas samt tydliga definitioner av nyckelbegrepp såsom exempelvis väl underbyggda ekonomiska prognoser och intern kontroll. Vi konstaterar således att det råder omfattande brister i nämndens interna kontroll rörande kontrollmiljö, riskhantering, kontrollaktiviteter och uppföljning. Ovan nämnda brister är också huvudförklaringen till att de misstänkta utbetalningarna kunde pågå under flera år och med stora belopp utan att uppdagas av Borgarskolans rektor, förvaltningen inom UAG, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden eller Kommunledningskontoret. Ovanstående punkter ska läsas utan inbördes rangordning av väsentlighet och gäller endast granskade enheter inom UAG. För att stärka den interna kontrollen och förebygga framtida oegentligheter bör ovanstående punkter tillsammans med övriga synpunkter i denna rapport beaktas. Utöver processgenomgången har Ernst & Young genomfört bakgrundskontroll på två tjänstemän utan väsentliga noteringar. Enligt uppdraget har vi dessutom genomfört en verifikationsgranskning av Borgarskolans manuella verifikationer mellan år 2009 och år 2012 i syfte att komplettera kommunens egen utredning av misstänkta oegentliga utbetalningar. Kommunen har själva funnit misstänkta utbetalningar om 16,8 mkr. Vid vår genomgång har vi identifierat ytterligare ett antal utbetalningar om 3,7 mkr, vilket Gävle kommun ansett kunna utgöra oegentliga utbetalningar. Totalt 20,5 mkr har av Gävle kommun identifierats och polisanmälts. Det har inte varit vårt uppdrag att identifiera storleken på de misstänkt oegentliga utbetalningarna. Vi kan inte utesluta att oegentliga transaktioner har förekommit även före

5 2 Uppdraget Den 20 november 2012 kontaktade Kommunledningskontoret Ernst & Young med anledning av att misstänkta oegentligheter uppdagats vid gymnasieskolan Borgarskolan, som ingår i förvaltningen UAG. Misstanke fanns att stora summor av gymnasieskolans medel har utbetalats direkt eller via andra konton till en anställd under perioden En polisanmälan hade inlämnats av förvaltningschefen på UAG och personen var avstängd från sin tjänst. 2.1 Granskningens inriktning Med anledning av ovanstående önskade Kommunledningskontoret en genomgång av budget- och uppföljningsprocessen samt utbetalningsprocessen för att utreda huruvida nämnda processer fungerar på ett effektivt sätt, samt vad som behöver göras för att den misstänkta förskingring som hänt inom UAG inte händer igen. Dessutom skulle s.k. personkontroller på två anställda inom UAG göras. I syfte att säkerställa att kommunen har hittat så många av de felaktiga utbetalningarna som möjligt kommer en verifikationsgranskning genomföras av verifikationsmaterialet under perioden Processkartläggning Genomgång av befintliga policydokument och rutinbeskrivningar avseende: Process för budgetering Process för uppföljning av resultat från respektive skola Process för kontantutbetalning av exempelvis praktikantarvoden och handledararvoden inkluderande utanordningsrutiner Kartläggningen har skett på fyra enheter. Tre gymnasieskolor: Vasaskolan, Polhemsskolan och Borgarskolan, samt ekonomistaben inom UAG. Följande frågeställningar har utretts på respektive enhet: Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vilka kontroller finns på plats och hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Personkontroller Vi har kontrollerat följande typer av upplysningar för två personer anställda inom UAG: Styrelseuppdrag Inkomstupplysning Skulder till Kronofogdemyndigheten (eventuell personlig konkurs) Skulder till Skatteverket Innehar personen F-Skattsedel Eventuellt näringsförbud/rådgivningsförbud Tviste- och brottmål i tingsrätt eller hovrätt vid hemort eller tidigare mantalsadresser 5

6 Mål i förvaltningsrätt eller kammarrätt Ägda fastigheter Familjeförhållande Make/maka (nuvarande/tidigare) Fordon registrerade på den anställde Sökning på sociala medier Allmän sökning med hjälp av sökmotorer Verifikationsgranskning Ovanstående granskningsmoment har kompletterats med en genomgång av verifikationer under vid Borgarskolan med fokus på de utbetalningsverifikationer som identifierats av kommunen. Detta har gjorts för att kontrollera om underlag för transaktionerna finns kvar i pärmarna, vilka ekonomiska händelser som representeras samt att om möjligt kontrollera att Kommunledningskontoret, vid sin egen granskning, upptäckt samtliga felaktiga utbetalningar. Vidare har även kontroll av att korrekt underlag avseende transaktionerna sitter i verifikationspärmarna. 2.2 Granskningens genomförande och metodik Granskningen har utförts genom en analys av erhållen dokumentation och genom intervjuer med relevant personal inom Gävle kommun. För en specifikation över intervjuad personal, se Bilaga 1. Uppdraget avrapporteras genom denna rapport samt genom en presentation för kommunstyrelsen den 29 januari Avgränsningar Eftersom den misstänkta tjänstemannen är anmäld försvunnen har intervju med vederbörande inte kunnat genomföras. 6

7 3 Granskningsresultat 3.1 Budget- och uppföljningsprocessen Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Förvaltningarna, inklusive UAG får budgetdirektiv och anvisningar från Kommunledningskontoret. Staben för UAG skriver om samt anpassar dessa instruktioner och lämnar i sin tur dessa till de olika enheterna inom förvaltningen. Vid vår granskning av UAG:s budget- och uppföljningsprocess konstaterar vi att förvaltningen saknar en dokumenterad processbeskrivning och/eller en ekonomisk handbok som mer detaljerat beskriver hur processen ska fungera inom förvaltningen. Ingen dokumenterad beskrivning finns heller av de risker för felaktigheter som finns inom processen och de interna kontroller som ska hantera riskerna. Istället för en egen 1 övergripande processbeskrivning arbetar förvaltningen utifrån tidigare års rutiner, vilka inte är dokumenterade, utan är baserade på erfarenheter hos de anställda. Förvaltningen har som nämnts ovan att förhålla sig till ett antal direktiv och anvisningar från Kommunledningskontoret. Exempelvis får förvaltningen årliga anvisningar om hur de ska upprätta grundkalkyl till preliminära ekonomiska ramar och en tidplan. I anvisningen beskrivs det bl.a. hur förvaltningen centralt ska arbeta fram en grundkalkyl (budgetmodell) som tar hänsyn till föregående års utfall, volymförändringar och rationaliseringskrav. Efter att grundkalkylen är färdigställd ingår den i kommunens budget som bereds av kommunstyrelsen och beslutas av kommunfullmäktige. Efter att budgetramen är fastställd får förvaltningen direktiv kopplat till arbetet med att skapa den årliga budgeten, den s.k. internbudgeten. Den beslutade budgetramen som förvaltningen har att följa fördelas ut på respektive enhet som i sin tur ska upprätta en budget för sin enhet (internbudget). Arbetet med fördelningen görs av förvaltningens administrativa chef. Inte heller denna del i budgetarbetet är dokumenterad hos förvaltningen. Fördelningen av ramen görs utifrån gymnasieskolornas storlek och utbildningstyper. I mallen Internbudgeten fördelas kostnaderna utifrån utbildningskostnader och övriga kostnader. För utbildningskostnaderna används schablonmässiga lärarkostnader utifrån vilken typ av utbildning som genomförs. Finns det rammedel kvar fördelas dessa ut på gymnasieskolorna utifrån antal elever. I och med att det finns en residualpost som inte är knuten till skolornas faktiska behov finns det en risk att tidigare års felaktiga utfall följer med in i budgeten för det nästkommande året. När ramen är färdigställd för respektive enhet skickas dessa till respektive enhet som i sin tur ska dels göra en ytterligare fördelning av ramen, dels dokumentera budgeten i webbmodulen, Budget och prognos. Till enheternas hjälp skickar förvaltningens stab ut direktiv till respektive enhet i hur arbetet ska genomföras. Det finns inget krav på återrapportering till UAG:s stab om att de har tagit emot direktivet; däremot ska de återapportera till staben när budgeten ligger inlagd i webbmodulen. I direktivet till enheterna, som i sin tur baseras på direktivet från Kommunledningskontoret, finns det krav på enheterna att de ska fördela ut ramen på; ansvar, verksamhet, konto (slag). Budgeten ska ligga utfördelad på minst tre positioners konto och för vissa särskilda intäkter och kostnader ska fördelningen göras på fyra positioners konto. Detta för att 1 Då Gävle kommun består av många olika verksamheter är det inte relevant med en av Kommunledningskontoret centralt upprättad processbeskrivning vid enheternas budgetering. 7

8 möjliggöra en tillräcklig detaljnivå för att styra och följa upp verksamheten. Det görs dock ingen dokumenterad kontroll av att samtliga enheter fördelar sin budget i enlighet med direktivet och ingen uppföljning sker av enheter som inte följer instruktionen. Vid vår granskning konstaterades att Borgarskolan inte följde detta direktiv utan hade för år 2012 lagt in budgeten i klumpsummor, vilket försvårar uppföljning av budget mot utfall. Internbudgetarbetet skiljer sig inte nämnvärt mellan skolorna. Vid samtliga granskade enheter skickas exempelvis underlag ut för äskande av medel till personal med ekonomiskt ansvar. Underlagen som används vid äskandet skiljer sig dock mellan enheterna. Vid Polhemsskolan skall personer med ekonomiskt ansvar äska på en särskild blankett där de behöver beskriva konto (slag), kompletterande text avseende vad äskandet avser och äskat belopp. Vid Borgarskolan får personer med ämnesansvar (budgetansvar) fylla i en blankett där de endast behöver beskriva vad de äskande pengarna ska gå till samt det äskade beloppet. Avsaknaden av konto (slag) försvårar spårbarheten vid budgetläggningen och uppföljning. När enheterna har tagit emot äskandena granskas dessa av gymnasieskolans rektor och i vissa fall av skolornas ledningsgrupper. Vid samtliga granskade enheter används olika former av Excel-dokument för att sammanställa budgeten. När budgeten är klar skall den på totalnivå överensstämma med den givna budgetramen. Gymnasieskolornas budget fastställs i samverkan med facken på ett så kallat samverkansmöte. Det är dock rektorn som formellt beslutar om budgeten. Under vår granskning av de kommunala gymnasieskolornas budgetprocess noterade vi att samtliga skolor förutom Borgarskolan hade dokumenterat sitt samverkansmöte för budgetåret Personalkostnad är gymnasieskolornas största kostnadspost. För att beräkna budgetårets personalkostnad använder enheterna olika former av kalkylblad i Excel. En svårighet som enheterna upplever vid budgetarbetet är att beräkna personalkostnaden kalenderårsvis. Anledningen till detta är att Gävle kommuns budgetår överensstämmer med kalenderåret, medan verksamheten och därmed organisationen i gymnasieskolorna sätts till läsåret, som startar i augusti och avslutas i juli. Samtliga gymnasieskolor beräknar personalbudgeten utifrån befintlig personal per oktober innevarande år. Därefter görs nödvändiga justeringar så som lönerevision. Under senaste åren har Borgarskolans framräknade personalkostnad blivit för hög jämfört med budgetramen och därför har skolan minskat ner kostnaden till en nivå som gör att skolans budget balanseras till noll. I och med denna form av balansjustering vet skolan om att de kommer att få en negativ resultatavvikelse jämfört mot budget givet att personalstyrkan bibehålls under räkenskapsåret. Nästa steg i processen är att budgeten ska stansas in i webbmodulen Budget och prognos. Enligt anvisningarna som enheterna fått från UAG:s stab skall budgeten läggas på minst tre positioner och för vissa poster skall fyra positioner användas. Förvaltningen följer inte upp att enheterna lägger in budgeten korrekt. Vid granskningen av 2012 års instansade budgetar noterade vi att Borgarskolan inte hade följt anvisningarna utan istället lagt klumpsummor. Till exempelvis användes konto 6460 Förbrukningsmaterial för att lägga ut samtliga övriga verksamhetskostnader på drygt 7 mkr förutom 15 tkr som lades på kontot Böcker. Utifrån anvisningarna, borde kostnaderna istället ha specificerats på ett flertal övriga kostnadskonton. 8

9 Uppföljningen av resultatet vid skolorna skiljer sig åt. Vid Polhemsskolan skickar administratören ut resultaträkningar tagna direkt utifrån ekonomisystemet till respektive ekonomiskt ansvarig. Polhemsskolans rektor granskar kontinuerligt resultatet och vid behov granskar rektorn även transaktioner på kontonivå. Vid Borgarskolan har ekonomiadministratören stansat in ekonomiska utfallet i en egen uppföljningsmall i Excel. Mallen har sedan skickats till rektorn och till de ekonomiskt ansvariga. Rektorn, som har det övergripande ansvaret, har inte säkerställt att de rapporterade siffrorna stämmer mot bokföringen. På så sätt har ekonomiadministratören kunnat manipulera rapporterna. Ett exempel som belyser hur ekonomiadministratören manipulerat både redovisningen i huvudboken och i uppföljningsrapporten i Excel är redovisningen av lönekostnader. I vår granskning över vad som hade blivit bokfört i huvudboken kopplat till personalkostnader under 2012, har vi noterat att det finns ett stort antal bokningar med leverantörsfakturauppgifter som hänvisning. De bokförda kostnaderna avsåg transaktioner kopplade till oegentliga utbetalningar och de var inte riktiga personalkostnader. Bokningarna kunde ha upptäckts om det hade funnits en kontroll där överordnad eller annan ekonomipersonal i förvaltningens stab genomförde kontoanalyser tagna direkt från huvudboken. I fallet med personalkostnader sticker de oegentliga utbetalningarna ut då det i normala fall endast ska finnas bokningar utifrån personalsystemet, Personec. I månadsuppföljningsrapporten, som ekonomiadministratören tagit fram, överensstämmer inte huvudbokens personalkostnader med vad som finns återgivet i rapporten. Det totala nettoresultatet överensstämmer dock med huvudboken i de fall vi kontrollerat. De ekonomiskt ansvariga (exempelvis ansvarig ämneslärare) inom enheterna har inte haft kravet på att rapportera resultatavvikelser internt. Månadsrapporteringen från enheterna till förvaltningen startar varje år från och med aprilbokslutet (T1). Samtliga enheter ska efter bokslutet skicka en prognos på årets resultat till staben. Vi har tagit del av stabens uppföljning och noterat att samtliga gymnasieskolor utom Borgarskolan har under 2012 skickat in prognoser till staben efter aprilbokslutet. Borgarskolan startade sin rapportering en månad senare, dvs. vid maj månads bokslut. Vidare har det enligt gymnasieskolorna inte funnits några formella krav på hur rapporteringen skulle se ut, det har t.ex. räckt att de ringt in till staben och muntligen meddelat årsprognosen för totalresultatet, utan att detaljerat och skriftligen behövt redovisa och analysera avvikelser mot fastslagen budget. Vi har kunnat notera att det finns brister i kvaliteten på uppföljningen av avvikelser mellan budget och utfall inom Borgarskolan. Olika antaganden, såsom att IT-kostnaderna stiger och att ett minskat elevunderlag väsentligt påverkar resultatet har tagits som sanningar, utan att kritiskt ha ifrågasatts. 9

10 3.1.2 Vilka risker finns i budget- och uppföljningsprocessen? Vad kan gå fel? Vid vår granskning av staben på UAG och gymnasieskolorna har vi noterat bl.a. följande risker i budget- och uppföljningsprocessen. 1. Budgetposter beräknas på ett felaktigt sätt Risken är främst att ansvariga för framställandet av budgeten använder felaktiga underlag, och beräkningar görs felaktigt. 2. Tidigare års felaktiga resultat bäddas in i nästkommande års budget Väsentliga avsiktliga eller oavsiktliga redovisningsfel som inte upptäcks, kan ligga till grund för nästkommande års budget, vilket gör att systematiska fel inte upptäcks när utfall jämförs mot budget. Detta möjliggör att felaktiga kostnader inte upptäcks eftersom uppföljning försvåras. 3. Budgeten upprättas inte på en tillräckligt detaljerad nivå/ felaktiga budgetposter läggs in När budgeten dokumenteras på en för övergripande nivå, försvårar detta en relevant uppföljning mot utfall. Detta möjliggör att felaktiga kostnader kan redovisas under räkenskapsåret eftersom uppföljning försvåras. 4. Uppföljning av utfall genomförs inte Risken med att utfall inte analyseras och dokumenteras på ett strukturerat sätt, t.ex. mot budget, gör att verksamhetens finansiella resurser inte kan styras på ett ändamålsenligt sätt. Det finns även en risk att väsentliga fel eller oegentligheter redovisas och inte upptäcks i tid. Dokumenterade bokslut med tillhörande analyser bör ske varje månad. 5. Budget- och uppföljningsrutinerna är inte tillräckligt formaliserade och anpassade till verksamhetens styrning Det finns risk att verksamhetens samtliga delar inte styrs på ett optimalt sätt om budgetoch uppföljningsrutinerna inte är tillräckligt formaliserade och dokumenterade Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut? Är kontrollerna effektiva? Vid vår granskning har vi noterat att UAG inte dokumenterat budget- och uppföljningsprocesserna och identifierat risker samt vilka kontroller som finns för att minska riskerna i processen. För att få en förståelse för de verkliga processerna har vi istället besökt och dokumenterat enheternas budget- och uppföljningsprocess för förvaltningens stab, Vasaskolan, Polhemsskolan och Borgarskolan. Nedan beskrivs de kontroller som vi har noterat genomförs vid enheterna och som beaktar riskerna som finns beskrivet ovan. De har delats upp i kontroller som förebygger risker alternativt i efterhand upptäcker fel. 1. Grundkalkylen för förvaltningens ram räknas fram utifrån fastställda mallar (förebyggande kontroll) Vid staben beräknas en ram fram för förvaltningen. Beräkningen görs utifrån en Excelmall från kommunens ekonomiavdelning. Beräkningen görs på ett konsekvent sätt. Vi har dock noterat att föregående års utfall är en väsentlig komponent i grundkalkylen. I 10

11 och med detta finns det en risk att systematiska felaktigheter rullas fram i nästkommande års budget, vilket i sin tur försvårar en uppföljning av faktiskt utfall mot budget. Eftersom de misstänkta oegentligheterna på Borgarskolan pågått under ett flertal år har dessa kostnader rullats in i nästkommande års budget och försvårat identifiering av eventuella oegentligheter. Därför bedömer vi kontrollen som ineffektiv. 2. Årliga direktiv för hur budgetarbetet ska genomföras finns och har tagits emot hos samtliga av de granskade enheterna Direktivet är en förebyggande kontroll som säkerställer att samtliga enheter får information om hur budgetarbetet ska genomföras. Kontrollen är ineffektiv på grund av att förvaltningen inte följer upp och säkerställer att direktivet genomförs hos enheterna. På grund av att kontrollen är ineffektiv har Borgarskolan kunnat lägga upp felaktigt/ otillräckligt specificerade budgetar. 3. Månatliga resultatuppföljningar sker inom respektive enhet (upptäckande kontroll) Kontrollen bedöms som ineffektiv baserat på att kontrollen genomförs i olika utsträckningar vid respektive enhet. Vidare har vi noterat att det på samtliga skolor saknas en strukturerad rutin för att analysera utfallet mot budget. För vissa skolor skickas det ut utfallsrapporter till de ekonomiskt ansvariga, men de har inte haft kravet på att genomföra och/eller återrapportera avvikelseanalyser. Vi har även noterat att kontrollen vid Borgarskolan inte fungerat ändamålsenligt, då ekonomiassistenten byggt en uppföljningsmall i Excel för att där manuellt stansa in månadens resultat. Det har inte skett några kontroller att det som redovisas i uppföljningsrapporten överensstämmer med bokföringen. Dessutom har strukturen i rapporten inte överensstämt med uppdelningen i ekonomisystemet, vilket i sin tur försvårat en relevant analys. Uppföljning skall göras månatligen från enheterna till förvaltningens stab (upptäckandekontroll). Kontrollen bedöms som mycket ineffektiv då enheterna endast rapporterar periodens nettoresultat, utan detaljer och analyser. En anledning till att de felaktiga utbetalningarna kunde utföras under en lång period är att denna kontroll var ineffektiv. De felaktiga utbetalningarna har varit relativt stora i förhållande till Borgarskolans verksamhet och storlek. Därför borde de felaktiga utbetalningarna ha upptäckts i ett tidigare skede om uppföljningsrutinerna varit tillräckliga. Borgarskolan hade under år 2011 en budgeterad omsättning om 42,8 mkr och utfallsavvikelsen mot budget var 6,6 mkr. De misstänkt felaktiga utbetalningarna var cirka 5 mkr under UAG:s stab ställer inget krav på att enheterna inom UAG ska följa upp och rapportera utfallet mer detaljerat, t.ex. på kontonivå med avvikelsenoteringar till förvaltningen. Rutinen bör formaliseras så att förvaltningschefen kan säkerställa att samtliga enheter rapporterar på samma sätt och på tillräcklig detaljnivå. 11

12 3.1.4 Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? Det saknas en dokumenterad processbeskrivning kopplat till budget- och uppföljningsprocessen. Förvaltningen bör kartlägga processen och dokumentera samtliga risker som kan leda till att väsentliga fel inträffar, nyckelkontroller som ska täcka in beskrivna risker och tydliga ansvarsroller. Kontrollen av att den ekonomiska ramen till enheterna är korrekt beräknad är ineffektiv, då vi har noterat att väsentliga felaktigheter från tidigare års resultat rullats in i nästkommande års budget. I rutinerna för budgetering bör inte tidigare års resultat vara en av grundkomponenterna för framtida budgetar utan att ifrågasättas. Det bör utredas om budgetmodellen behöver förändras. Inom förvaltningen bör det finnas en upptäckande kontroll som säkerställer att enheternas inlagda budget i webbmodulen Budget och prognos dels överensstämmer med den tilldelade ramen, dels med budgetdirektivet som skickats ut till respektive enhet. En förebyggande kontroll som bör implementeras, som säkerställer att budgetposter blir korrekt klassificerade och registrerade i budgetmodulen, är att respektive budgetansvarig använder en enhetlig mall vid budgetäskandet, detta med anledning av att budgetäskandet ligger till grund för enheternas slutgiltiga budget. Mallen behöver minst innehålla följande information: konto, ansvarig, förklaring, belopp och signatur samt datum. Personalkostnader är den största kostnadsposten hos enheterna. Med anledning av att respektive enhet budgeterar kostnaden utifrån olika mallar finns det en risk att samtliga aspekter inte beaktas vid budgetarbetet. Med anledning av detta bör budgetarbetet formaliseras såtillvida att samtliga enheter arbetar och dokumenterar beräkningen av budgeterade personalkostnader på samma sätt. Dokumentet bör innehålla, förutom beräkningsunderlaget; detaljinstruktioner om hur personalbudgeten skall användas samt även spårbarhet att dokumentet har granskats och godkänts av enhetschef. Eftersom detta är den största kostnadsposten hos enheterna bör personalbudgeten möjligen också distribueras till förvaltningen som ett underlag. Uppföljning av resultat på kontonivå bör dokumenteras och sparas. Samtliga budgetansvariga bör regelbundet rapportera utfallsavvikelser mot budget till ekonomiadministratör som sammanställer rapporter och analyser till enhetschefen. För att säkerställa att kontrollen är effektiv bör samtliga dessa rapporter sparas. Kravspecifikation över vad som skall rapporteras bör formaliseras så att relevant information tas upp i rapporten. Uppföljning av enheternas utfall som skall rapporteras vidare till förvaltningsledningen, bör struktureras så att ledningen får korrekt och tillräcklig information. Det bör tydliggöras att rapporten har granskats av enhetschefen och att rapporten innehåller tillräckligt med information för att förvaltningen kan ska kunna presentera förklaringar till redovisade budgetavvikelser. 12

13 För att enhetschefen ska kunna genomföra en korrekt analys och rapportera ett korrekt resultat till förvaltningsledningen bör enhetschefen få kvalificerat konkret stöd från förvaltningens stab. Ansvarsfördelningen för redovisning mellan förvaltningsledningen och enhetschefen bör tydliggöras. 3.2 Process för manuella utbetalningar I likhet med budget- och uppföljningsprocessen saknas det en framtagen processbeskrivning med identifierade risker och kontroller för manuella utbetalningar. Den främsta anledningen till att kontanta utbetalningar görs vid UAG är att gymnasieskolorna betalar ut matersättning till ett stort antal elever. En annan anledning som har förts fram är att betalningsmottagaren inte alltid skickar sina fakturor till den korrekta adressen (vilken går till det företag som administrerar inskanning av leverantörsfakturor), vilket medför att de inte hanteras i den normala processen för leverantörsfakturor. Processen startar med att en person vid respektive enhet inom UAG ges behörighet av chef att i ekonomisystemet manuellt lägga upp fast data i form av att registrera nya leverantörer. Att personen ska tilldelas behörighet i systemet beställs av förvaltningen på särskild blankett som ska vara underskriven av ansvarig chef. När personen getts behörighet i systemet kan den även registrera förändringar på befintliga leverantörer som är upplagda i reskontran som t.ex. ett nytt Plusgiro- eller bankkontonummer. Samma person har även behörighet att initiera manuella betalningar genom leverantörsreskontran. Registreringen av betalningen ska dock föregås av att underlaget till betalningen granskats och attesterats utifrån Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden antagna attestordning. Underlaget kan vara en lista på elever som ska få matersättning eller kvitton från en lärare som har gjort utlägg. Det finns ingen kontroll som säkerställer att de instansade betalningarna och uppgifterna kring betalningsmottagaren överensstämmer med underlaget, alternativt att det för varje utbetalning finns verifierande underlag. När betalningsförslaget är slutregistrerat är det klart för utanordning vilket sker centralt på kommunledningskontoret som genomför betalningen. Detta innebär att det bara krävs en person för att genomföra en manuell utbetalning, i stället för två, som är minimikravet för god internkontroll. Det sker inga efterkontroller som säkerställer att gjorda utbetalningar är korrekta och rörelsegilla. År 2005 genomförde revisionsbyrån PwC på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gävle kommun en granskning av ekonomisystemet som införts samma år. 2 En del av kritiken gällde kommunens hantering av leverantörsfakturor som registrerades i den pappersbaserade leverantörsreskontran medans några förvaltningar övergått till system med fakturaskanning. De menade att skanningsystem ger bättre förutsättningar för leverantörsupplägg och utbetalningar än den pappersbaserade registreringen i reskontran. Deras rekommendation var därför att prioritera övergång till skanning för de förvaltningar där detta inte var gjort. 2 Revisionsrapport. Fördjupad granskning av ekonomisystemet

14 Kommunledningskontoret bemötte rapporten med ett svar 3. I Kommunledningskontorets svar noterar vi att de instämmer med att inskannade leverantörsfakturor minskar risken för fel och att samtliga förvaltningar ska införa systemet. Vid utgången av 2006 hade skanning av leverantörsfakturor införts på samtliga förvaltningar. Behörigheten att lägga upp leverantörer till skannade fakturor kan bara göras centralt. Det betyder att det idag finns en rutin som möjliggör skanning av samtliga inkommande leverantörsfakturor. Däremot går det fortfarande att göra manuella utbetalningar via leverantörsreskontran. För att även minska risken för missbruk härvidlag har, som en följd av revisionsgranskningen, antalet behöriga till den modul där manuella leverantörsbetalningar registreras setts över. Förvaltningarna uppmanades att se över sitt behov av behörigheter till att registrera manuella verifikationer/leverantörsfakturor/kvitton. I princip minskade antalet personer med behörighet ner till två per förvaltning med undantag för UAG som valde att fortfarande tillåta att varje enhet behöll behörighet till att registrera manuella utbetalningar. Utbetalningsprocessen saknar helt effektiva interna kontroller, vilket utnyttjats för att göra de utbetalningar som utreds av Ekobrottsmyndigheten. Rutinens utformning har möjliggjort att en och samma person kan registrera en leverantör, alternativt ändra betalningsinformation på befintlig leverantör och ensam genomföra utbetalningar genom att skicka betalningsförlaget till Kommunledningskontoret som hanterar utbetalningen i kommunens ordinarie utbetalningsrutin Fungerar processen som den är beskriven på samtliga skolor? Efter genomförd processgenomgång hos de granskade enheterna kan vi konstatera att processen, i allt väsentligt, ser likadan ut för samtliga enheter inom UAG Vilka risker finns i processen? Vad kan gå fel? Vid vår genomgång har vi identifierat fyra kritiska risker: 1. Fiktiva leverantörer läggs upp i leverantörsreskontramodulen Fiktiva leverantörer blir registrerade i leverantörsreskontran, vilket innebär att ej godkända/fiktiva leverantörer kan få betalningar från kommunen. 2. Utbetalning görs till felaktig mottagare Utbetalningar görs inte till den beslutade leverantörens bankkonto utan till en annan leverantör alternativt privat person. 3. Utbetalning görs till ett annat belopp än som godkänts Betalningsbeloppet överensstämmer inte med underliggande dokument eller beslut eftersom inga kontroller sker av att registreringen gjorts med rätt belopp. 4. Dubbla utbetalningar genomförs Det finns en risk att flera utbetalningar registreras baserat på samma underlag t.ex. en betalningspåminnelse eller fakturakopia. 3 Svar på revisionsrapport , Dnr 05KS

15 3.2.3 Vilka kontroller finns på plats, hur ser dokumentationen ut och är kontrollerna effektiva? Följande kontroller har identifierats och genomförs hos respektive enhet: 1. Endast behöriga personer kan lägga upp fast data i leverantörsregistret Vi har tagit del av en lista över samtliga anställda inom Gävle kommun som har behörighet att lägga upp betalningsmottagare och genomföra manuella utbetalningar genom leverantörsreskontran. Vi har noterat att 28 personer har behörighet att registrera och utföra manuella utbetalningar. Behörigheterna tilldelas av Kommunledningskontoret. Denna förebyggande kontroll bedömer vi som ineffektiv då behörigheten inte är avgränsad till att endast avse uppläggning av leverantörer alternativt endast till rätten att genomföra/förbereda utbetalningar. Kommunen bör säkerställa att behörigheterna fördelas så att en person inte kan lägga upp leverantörer samt genomföra/förbereda utbetalningar. 2. Varje utbetalning skall föregås av ett attesterat och godkänt betalningsunderlag Denna förebyggande kontroll bedömer vi som ineffektiv då den som godkänner underlaget för betalning inte säkerställer att betalningen sker till ett annat konto än beslutat eller att betalningen inte görs till ett annat belopp än beslutat, eftersom teknisk justering av betalningsförslaget kan ske efter att attest genomförs. Attestanten kan endast kontrollera informationen på pappersunderlaget, vilket inte är tillräckligt för att förebygga en felaktig utbetalning. 3. Enheterna granskas i enlighet med antagen intern kontrollplan En gång per år granskar personer vid staben enheternas representationskostnader, inköp kopplat till inköpskort och att attester på manuella fakturor, utanordningar och bokföringsorder stämmer mot delegationsordningen. Utifrån granskningen upprättas en rapport som UAG:s nämnd får ta del av. Även denna kontroll bedöms som ineffektiv då personerna som granskat verifikationerna endast har granskat pappersverifikationerna och inte utgått från den faktiska redovisningen i ekonomisystemet. Vid vår granskning av verifikationer har dessutom verifikationer med bristfälliga underlag, dubbla verifikationsnummer, otydliga verifikationsnummer etc. upptäckts. Vi har noterat ett flertal tillfällen där verifikationer har bokförts på ett annat sätt än vad konteringen på verifikationen visat. Exempelvis har en större utbetalning bokförts på ett verifikat där pappersverifikationen visar ett mindre inköp alternativt en betalningspåminnelse. I och med att en felaktig granskningsmetod använts har de felaktiga utbetalningar som genomförts inte heller upptäckts. Vi har även noterat bokföringar som utförts på andra konton än de som framgår av verifikationen Vilka ytterligare kontroller skulle behöva finnas på plats? För att en behörighetskontroll ska vara effektiv i den manuella utbetalningsprocessen behöver behörigheter separeras så att de endast gäller ett eller fåtal moment i processen. Exempelvis borde en tjänsteman endast ha behörighet att lägga upp nya leverantörer alternativt endast kunna registrera utbetalningsförslag. Om en person måste ha behörighet att genomföra båda momenten i processen behöver en eller helst flera upptäckande kontrol- 15

16 ler finnas på plats. En sådan kontroll kan vara att enhetschefen regelbundet tar ut och granskar logglistor över samtliga gjorda förändringar av fasta data i leverantörsreskontran alternativt att det införs en dualitet vid godkännandet av betalningsförslaget, dvs. att minst två personer i förening godkänner betalningsförslaget. Om samtliga faktiska manuella utbetalningar dessutom attesteras av enhetschefen i efterhand, kan det säkerställas att rätt belopp betalats ut. Granskningen som ska ske utifrån internkontrollplanen behöver genomföras ändamålsenligt för att förebygga de risker som identifierats. För att detta ska kunna ske behöver tjänstemän som har ansvar att organisera och genomföra den interna kontrollen/internrevision kontinuerlig utbildning inom intern kontroll och intern revision. Kunskaper inom intern revision innefattar bland annat riskanalyser, granskningsmetodik, urvalstekniker och att arbetet dokumenteras på ett strukturerat sätt. 3.3 Bakgrundskontroll Två personkontroller har genomförts enligt plan. Vid våra sökningar har vi funnit att: De taxerade inkomsterna inte är uppseendeväckande. Personerna inte har några pågående styrelseuppdrag i aktiebolag. Personerna har inte haft några inkomster från näringsverksamhet under taxeringsår Personerna finns inte med i Kronofogdemyndighetens register. De har inga registrerade skatteskulder hos Skatteverket. Vi har inte funnit några tvister eller brottmål i Tingsrätten eller Hovrätten. Inget anmärkningsvärt har framkommit vid sökningar på sociala medier. Vi har inte funnit några indikationer på att de två personerna har haft ekonomiska relationer med varandra. 3.4 Verifikationsgranskning Vid granskningens start hade Kommunledningskontoret upprättat en lista över misstänkta oegentliga utbetalningar. De misstänkta utbetalningarna summerades till 16,7 mkr, gjorda på 596 transaktioner. Betalningarna var gjorda till sju olika bankkonton som den misstänkta troligen disponerar. Kommunledningskontoret hade också noterat att ett stort antal av de oegentliga transaktionerna saknade verifikat i verifikationspärmarna. Kommunledningskontoret misstänker att verifikaten stulits/förstörts i syfte att försvåra utredningen. Utifrån syftet att säkerställa att Kommunledningskontoret identifierat så många av de felaktiga utbetalningarna som möjligt har vi i vår utredning granskat samtliga verifikat för manuella utbetalningar perioden Eftersom ett stort antal av de misstänkt oegentliga verifikaten saknas, har vi sökt efter ytterligare saknade verifikat. Utifrån vår genomgång av verifikationspärmarna noterade vi att det saknades totalt 246 pappersverifikationer. Vi har granskat dessa utifrån information från redovisningssystemet och noterat att flertalet kan avse oegentliga utbetalningar. Flertalet av dessa hade identifierats av kommunen. 16

17 Vid ovanstående granskning noterade vi även att vissa utbetalningar hade registrerats på leverantörer som inte fanns med på Kommunledningskontorets lista över oegentliga betalningar och där det heller inte fanns några verifikationer som stödjer utbetalningarna. De leverantörsnamn som vi noterade återkom på kvittenslistorna av gjorda utbetalningar men där det saknades verifikationer, var bl.a. Entercard, Enter c, SKT INR och Borgis cafeteriaförening. Efter intervjuer med personal vid kommunen kunde vi konstatera att den misstänkte personen varit styrelseordförande i Borgis Cafeterias ekonomiska förening och att personen även kunde disponera ytterligare fyra konton. Dessa noteringar föranledde att vi informerade Kommunledningskontoret om att det kunde finnas fler transaktioner som var oegentliga. Kommunledningskontoret upprättade efter våra uppgifter en justerad lista över misstänkta oegentliga utbetalningar som uppgick till 20,5 mkr genom cirka 850 betalningar till 11 olika konton. Vid vår granskning av 2012 års misstänkt oegentliga utbetalningar noterade vi att samtliga utbetalningar inte hade blivit kostnadsförda i resultaträkningen. Vissa utbetalningar har istället blivit konterade mot balanskonton, exempelvis har utbetalningar inte kostnadsförts utan bokförts som förutbetalda kostnader och dessutom har utbetalningar bokförts mot ingående mervärdeskatt istället för kostnader. Sannolikt har förvaltningen, i enlighet med kommunens rutiner, begärt återbetalning från Skatteverket avseende dessa belopp. För att säkerställa att Borgarskolan redovisat korrekta periodiseringar bör avstämningsunderlag granskas och godkännas av enhetschef/ekonomichef. Vidare bör Kommunledningskontoret genomföra en utredning av skolans rutiner avseende ingående moms. Gävle kommun har informerat Skatteverket avseende den utredning som pågår på Borgarskolan och att man eventuellt felaktigt begärt återbetalning av ingående mervärdeskatt. Eventuella felaktiga utbetalningar som konterats mot ingående moms kommer inte ytterligare belasta kommunens resultat, utan endast likviditet. 17

18 4 Ansvar och styrande dokument Enligt kommunallagen består kommunfullmäktiges uppgifter i huvudsak att besluta i ärenden av principiell beskaffenhet. I första hand rör detta mål och riktlinjer för verksamheten, budgetoch skattefrågor samt nämndernas organisation och verksamhetsformer. Vidare hanteras i fullmäktige frågor som rör årsredovisning och ansvarsfrihet. Kommunfullmäktige tillsätter kommunstyrelse och de nämnder som behövs för att fullgöra kommunens uppgifter. Fullmäktige bestämmer nämndernas verksamhetsområden och inbördes förhållanden. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen ska vidare uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens ekonomiska ställning. Det åligger en kommunstyrelse bland annat särskilt att ansvara för den ekonomiska förvaltningen i kommunen. De av fullmäktige inrättade nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen av det verksamhetsområde fullmäktige beslutat att nämnden ska ansvara för. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ansvarar också för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kommunfullmäktige har att utfärda reglementen för respektive nämnd med närmare föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. I Gävle kommun framgår av reglementet för kommunstyrelsen bland annat att styrelsen ansvarar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning samt kommunens kvalitetsarbete. Kommunstyrelsen ansvarar för att leda arbetet, ta initiativ och samordna utformningen av mål, riktlinjer, direktiv, ekonomiska och andra ramar för styrning av den kommunala verksamheten. Vidare framgår av reglementet att kommunstyrelsen ska utfärda föreskrifter och anvisningar till nämnderna rörande budgetförslag, uppföljning, delårsrapporter och årsredovisning. Kommunstyrelsen ansvarar för att sammanställa årsredovisning för kommunen enligt lagen om kommunal redovisning. I reglementet för Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden fastslås att nämnden svarar för den del av det offentliga skolväsendet för ungdomar och vuxna som rör kommunal gymnasieskola och gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, vuxenutbildning för utvecklingsstörda och svenskundervisning för invandrare. Bland annat framgår vidare att nämnden ska utarbeta budget, avge delårsrapport, årsredovisning och verksamhetsberättelse samt följa upp, utvärdera och säkra verksamhetens kvalitet. Det fastslås vidare att nämnden ska tillse att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande och effektivt sätt, att räkenskaperna är rättvisande, att den interna kontrollen är tillräcklig samt att budgeten inte överskrids. Under nämnden ska finnas en förvaltning. Nämnden ska utfärda erforderliga instruktioner för förvaltningen. 18

19 Nämnden har möjlighet att delegera till ett utskott, enskild ledamot eller en anställd tjänsteman hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Beslut som fattats på delegation ska anmälas till nämnden. Om en nämnd uppdragit åt en förvaltningschef att fatta beslut får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd i kommunen att besluta i dennes ställe. Respektive nämnd har årligen att anta en verksamhetsplan där de nämndmål och den planerade inriktningen utifrån de kommunövergripande styrperspektiven ska presenteras. I verksamhetsplanen för Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden för 2012 framgår att väl underbyggda ekonomiska prognoser ska redovisas månatligen samt vid tertialuppföljningar. I verksamhetsplanen framgår vidare att i enheternas verksamhets- och arbetsplaner redovisas en fördjupad version av verksamhetens inriktning i form av operativa och konkreta mål. Förvaltningens ekonomiavdelning har brutit ner verksamhetsplanen i ett styrkort som gäller för innevarande år. I styrkortet framgår att ekonomiavdelningen bland annat ska arbeta med kvalitetsuppföljningar, bokslut, prognoser och uppföljningar. Vidare anges att ekonomiavdelningen ska stödja enheterna med rambudget, underlag för prognoser, kontoplanfrågor, redovisningsfrågor, ekonomiska rapporter samt frågor rörande inköp med mera. Det anges också att uppföljning ska göras av attester samt ajourhålla attestförteckningen. Det finns också en arbetsfördelning vid avdelningen där det framgår vem som har förstahands- respektive andrahandsansvaret för olika arbetsuppgifter. I respektive enhets styrkort, som fungerar som verksamhetsplan anges inom området ekonomi att verksamheten ska ha en god ekonomisk hushållning avseende ett verksamhetsmässigt perspektiv. I kommunen finns ett reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige. I reglementet framgår bland annat att syftet med den interna kontrollen är att stödja organisationen i strävan att upprätta en riktig och fullständig redovisning av ekonomiska transaktioner. I reglementet fastslås vidare att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, vilket innebär att nämnden ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. De lokala regler och anvisningar för den interna kontrollen som ska gälla nämnden ska antas av respektive nämnd. Det är förvaltningschefens ansvar att regler och anvisningar utformas för att upprätta en god intern kontroll. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Reglementet tydliggör vidare att det är de verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen som är skyldiga att följa de antagna regler och anvisningar om intern kontroll som finns. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Vad gäller uppföljning av den interna kontrollen ansvarar nämnden för att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Vidare ska nämnden årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 19

20 Uppföljning av den interna kontrollen ska löpande rapporteras skriftligt till nämnden. En årlig rapportering av uppföljningen ska i samband med årsredovisningens upprättande göras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har i uppgift att, med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs föranstalta om sådana. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan för 2012 utgörs av totalt sju punkter. Tre av dessa rör ekonomi. I en av dem anges att uppföljning av attester mot utfärdade delegationer ska göras stickprovsvis två gånger per år. Ansvarig för kontrollen är den administrativa chefen, dvs. chefen för UAG.s ekonomiavdelning. Rapportering ska enligt planen göras till förvaltningschefen. Uppföljningen genomförs enligt uppgift tre gånger per år enligt ett rullande schema. Kontrollen sker utan enheternas vetskap. Rapportering av kontrollerna sker i samband med delårsrapportering och årsbokslut. UAG:s ekonomiavdelning har en rutinbeskrivning rörande uppföljning av den interna kontrollen. Häri anges att det är ekonomiavdelningen som ansvarar för uppföljningen av den interna kontrollen för de delar som rör ekonomi. Vid vår granskning har vi noterat att det finns övergripande styrdokument som definierar respektive nämnds ansvar och uppgifter. Vidare finns dokument för hur budget ska tas fram och redovisas samt att ekonomisk uppföljning ska göras. Enligt uppgift förekommer dock inga månatliga rapporteringar av budgetuppföljning till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Vi noterar att UAG:s internkontrollplan saknar väsentliga delar för att kunna uppfylla behovet av ett styrdokument för uppföljning av intern kontroll. Vi har inte erhållit dokumentation på att någon omfattande riskvärderingar har föregått framtagandet av intern kontrollplanen. Vidare saknas övergripande tillämpningsanvisningar för hur den interna kontrollen ska skötas samt tydliga definitioner av nyckelbegrepp såsom exempelvis väl underbyggda ekonomiska prognoser och intern kontroll. Vi konstaterar således att det råder omfattande brister i nämndens interna kontroll rörande kontrollmiljö, riskhantering, kontrollaktiviteter och uppföljning. 20

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor

Granskning av intern kontroll. Söderhamns kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Granskning av intern kontroll Söderhamns kommun Revisionsrapport Februari 2011 Micaela Hedin Certifierad kommunal revisor Robert Heed Revisionskonsult Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1. Inledning...

Läs mer

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av fakturahanteringen Emelie Lönnblad Revisionskonsult 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse

Läs mer

Botkyrka kommun. Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10

Botkyrka kommun. Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10 Botkyrka kommun Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom Samhällsbyggnadsförvaltningen Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10 Innehållsförteckning 1 Uppdraget... 2 1.1 Granskningens

Läs mer

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Malin Kronmar Revisionskonsult Cecilia Fehling Revisionskonsult Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Läs mer

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Malin Kronmar Revisionskonsult Cecilia Fehling Revisionskonsult Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

REGLEMENTE INTERN KONTROLL

REGLEMENTE INTERN KONTROLL REGLEMENTE INTERN KONTROLL Dokumentbeskrivningar Policy En policy ska ange viljeinriktningen för ett specifikt område. Den ska vara vägledande för beslut och styrning. En policy som är av principiell beskaffenhet

Läs mer

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL I YSTADS KOMMUN Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande

Läs mer

Trelleborgs kommun Revisorerna

Trelleborgs kommun Revisorerna Revisorerna 2013-09-10 Kommunstyrelsen Granskning av kommunens faktura hantering har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborg kommun genomfört en granskning av om styrelsens och nämndernas interna

Läs mer

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Riktlinje 2011-05-30 Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS-584/2010 Detta reglemente gäller från och med den 1 januari 2005.

Läs mer

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013 Växjö Kommun Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2013 Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 2 1.1 SYFTE OCH METOD... 2 2. ALLMÄNNA REVISIONSÅTGÄRDER...

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten

Läs mer

Reglemente för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll Reglemente för intern kontroll Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2014-06-17 För revidering av reglementet ansvarar: Kommunfullmäktige För

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se

Läs mer

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Revisionsrapport Cecilia Axelsson Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Gästrike Räddningstjänst Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Delårsrapport

Läs mer

Reglemente för internkontroll

Reglemente för internkontroll Kommunstyrelseförvaltningen REGLEMENTE Reglemente för internkontroll "Dubbelklicka - Infoga bild 6x6 cm" Dokumentnamn Fastställd/upprättad av Dokumentansvarig/processägare Reglemente för internkontroll

Läs mer

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING Attestreglemente Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt

Läs mer

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Malin Kronmar Revisionskonsult Cecilia Fehling Revisionskonsult Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Tekniska nämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se www.komrev.se Sammanfattning

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med anvisningar

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med anvisningar Antaget av/ansvarig Syfte God styrning och kontroll av Trollhättans Stads ekonomi och verksamhet. Gäller för Samtliga nämnder och förvaltningar. Referensdokument Kommunallagen. Kommunal redovisningslag

Läs mer

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Hörby kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse och nämnders fakturahantering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrelsens och nämndernas

Läs mer

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare

Läs mer

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning. 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16

Reglemente. Administrativa kontoret Ekonomiavdelning. 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Administrativa kontoret Ekonomiavdelning 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Reglemente Intern kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2006-01-23 Kommunstyrelsen 2006-02-06 Kommunfullmäktige 2006-02-27

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med

Läs mer

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Besöksadress: Postadress: Telefon: Webb: www.ange.se Datum: 2015-02-03 Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Antaget av kommunstyrelsen den 3 februari 2015 Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro

Läs mer

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Revisionsrapport Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Nynäshamns kommun December 2010 Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Syfte och revisionsfråga... 1 1.2 Avgränsning

Läs mer

Granskning av leverantörsfakturor

Granskning av leverantörsfakturor Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor Ängelholms kommun December 2009 Anna Eriksson Karin Andersson Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och genomförande... 3

Läs mer

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter 1 Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Statens Servicecenter granskat den interna styrning och kontroll i myndighetens

Läs mer

Attestreglemente för Orsa kommun

Attestreglemente för Orsa kommun Orsa kommun 2007-01-01 1(6) för Orsa kommun 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagt

Läs mer

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva februari 2006 6:1 REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL Inledning 1 Syftet Detta reglemente syftar till att säkerställa att såväl den politiska som den professionella

Läs mer

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013. Alingsås kommun. Löpande granskning 2013

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013. Alingsås kommun. Löpande granskning 2013 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013 Alingsås kommun Löpande granskning 2013 Innehåll 1. Inledning...2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte... 2 2. Iakttagelser och förslag

Läs mer

Katrineholms kommuns författningssamling

Katrineholms kommuns författningssamling Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige

Läs mer

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER antaget av kommunfullmäktige den 31 maj 2007, 88. 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 201211 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the ABCD Arvika

Läs mer

Tillämpningsanvisning

Tillämpningsanvisning Tillämpningsanvisning Varbergs Kommuns attestreglemente Antagen av kommunstyrelsen 2014-10-28 215 Ägare, Kommunstyrelsen Förvaltarskap, Ekonomidirektör TILLÄMPNINGSANVISNING TILL ATTESTREGLEMENTE 1 Omfattning

Läs mer

Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige 2001-01-31, x.

Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige 2001-01-31, x. KUNGÄLVS KOMMUN eller hur vi klarlägger att uttalade och outtalade regler efterlevs, dvs att den interna kontrollen fungerar som det var tänkt. Ekonomgruppen i Kungälvs kommun oktober 1999 Antagen av kommunfullmäktige

Läs mer

Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet

Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet Reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2004-11-25 (Formalia reviderad 2014-06-02) Ansvarig för revidering: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman:

Läs mer

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL POLICY 1 (5) Datum Bertil Wiman 2006-05-29 0589-87020, 073-7657020 bertil.wiman@arboga.se REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL Antaget av Kommunfullmäktige 2006-08-31, 81 Syfte med reglementet 1 Syfte Detta

Läs mer

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun Antaget av kommunfullmäktige 2012-11-26--27, 182 Innehållsförteckning Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun...1 Inledning...1 Internkontroll...1 Organisation

Läs mer

Intern kontroll avseende fakturahantering

Intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2

Läs mer

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013 Uppsala kommun Fredrik Hellström Nicklas Samuelsson Klara Tengstrand Innehållsförteckning 1. Sammanfande revisionell bedömning...

Läs mer

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse STYRELSEN SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 30 (36) Sammanträdesdatum Paragraf Kommunstyrelsen 30 januari 2012 19 Diarienummer KS-2011/1 036.912 Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse Kommunstyrelsens

Läs mer

Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar

Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar Reglemente för intern kontroll med tillämpningsanvisningar Antagen av kommunfullmäktige 2005-04-25 53 VIMMERBY KOMMUN REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL Antaget av kommunfullmäktige 2005-04-25, 53. Syfte

Läs mer

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63.

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras,

Läs mer

GRANSKNINGSRAPPORT FÖR HÅLLBARHETSNÄMNDEN ÅR 2013

GRANSKNINGSRAPPORT FÖR HÅLLBARHETSNÄMNDEN ÅR 2013 GRANSKNINGSRAPPORT FÖR HÅLLBARHETSNÄMNDEN ÅR 2013 Sammanfattning Vår bedömning är att Hållbarhetsnämnden i stort bedrivit verksamhet utifrån fullmäktiges mål och beslut. Bedömningen är att årets bokslut

Läs mer

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler.

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler. 1 ATTESTREGLEMENTE 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig

Läs mer

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts

Läs mer

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun Bilden på omslaget är en vy över Trossö och Borgmästarkajen. Foto: Matz Arnström Innehållsförteckning 1. Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Läs mer

GNESTA gh i KOMMUN -X

GNESTA gh i KOMMUN -X GNESTA gh i KOMMUN -X Gnesta kommun Ink: 2014-10 - 2 9 Dnr För handläggning: 2014-10-29 Revisionsskrivelse Barn- och utbildningsnämnden För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Revisionsrapport:

Läs mer

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010. Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010. Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010 Haninge kommun Granskning av säkerhet i löneutbetalningar Innehåll 1. Sammanfattning och slutsatser...2 2. Inledning...2 2.1.

Läs mer

Kommunal Författningssamling

Kommunal Författningssamling Kommunal Författningssamling Dokumenttyp Dokumentnamn Nämnd Förvaltning Reglemente Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen Kommunfullmäktige 2015-09-14 Paragraf 77/2015 Ansvar Ekonomichef / Kanslichef Antagen

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Revisionsrapport Bokslutsprocessen

Revisionsrapport Bokslutsprocessen www.pwc.se Revisionsrapport Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor Bokslutsprocessen Skellefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd.

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Rapport Granskning av försörjningsstöd. Härjedalens kommun Socialnämnden 13 November 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer...

Läs mer

System och rutiner 2009

System och rutiner 2009 Revisionsrapport System och rutiner 2009 Smedjebackens kommun April 2010 Robert Heed Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.1 Revisionsfråga...4 2.2 Metod och avgränsning...4 3 Leverantörsfakturahantering...6

Läs mer

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad HAPARANDA STAD 01-05-02 ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Detta reglemente gäller för Haparanda stads samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som staden

Läs mer

Offentlig sektor KPMG AB 2014-06-10 6 sidor

Offentlig sektor KPMG AB 2014-06-10 6 sidor Avesta Kommun Rapport avseende granskning av hantering av moms Offentlig sektor KPMG AB 6 sidor Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Avgränsning 2 6. Genomförande 2 7. Avdrag

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun 1(8) Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun 1 Omfattning - attestreglemente Detta reglemente gäller för kommunen och de kommunala bolagens ekonomiska transaktioner, inklusive interna

Läs mer

Hallstahammars kommun

Hallstahammars kommun Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Intern kontroll Hallstahammars kommun Utarbetad av Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas

Läs mer

Granskning av fakturahantering

Granskning av fakturahantering www.pwc.se Revisionsrapport Malin Kronmar Revisionskonsult Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Granskning av fakturahantering Lessebo kommun April 2015 Innehållsförteckning 1. Inledning...

Läs mer

Revisionsrapport 4 / 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2008. Lidingö Stad Granskning av Intern kontroll 2008

Revisionsrapport 4 / 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2008. Lidingö Stad Granskning av Intern kontroll 2008 Revisionsrapport 4 / 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2008 Lidingö Stad Granskning av intern kontroll 2008 Lidingö Stad Granskning av Intern kontroll 2008 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning...

Läs mer

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium

Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen Bygg- och miljönämnden Humanistiska nämnden Socialnämnden Tekniska nämnden För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport: Revisorerna har uppdragit till

Läs mer

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport Revisionsrapport Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete Region Halland Rebecca Andersson, revisionskonsult Kerstin Sikander, Cert. kommunal revisor Carl-Magnus Stensson, Cert.

Läs mer

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder www.pwc.se Revisionsrapport Anna Carlénius Revisionskonsult Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder Kalix kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc www.pwc.se Revisionsrapport Joanna Hägg Tilda Lindell Granskning av intern kontroll Tierps kommun pwc Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Granskningsbakgrund...

Läs mer

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun Kommunal författningssamling för Östra Göinge kommun Nr 25 Dnr KS 2010/806.003 Antaget av KS 2010-09-08, 124 Reglemente för kontroll av verifikationer 1 Omfattning och målsättning Detta reglemente gäller

Läs mer

Riktlinje för ekonomistyrning

Riktlinje för ekonomistyrning Riktlinje 2015-03-30 Riktlinje för ekonomistyrning KS 2015/0144 Beslutad av kommunfullmäktige den 30 mars 2015. Denna riktlinje ersätter, tillsammans med Riktlinje för intern styrning och kontroll, det

Läs mer

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Vänersborgs kommun Revisionsrapport November 2010 Kerstin Rosendahl Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfråga...

Läs mer

REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR 042-2 OCH INTERN KONTROLL

REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR 042-2 OCH INTERN KONTROLL REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR OCH INTERN KONTROLL Antaget av kommunfullmäktige 1992-05-19, 244. Ändrat av kommunfullmäktige 1993-04-27, 67. Ändrat av kommunfullmäktige 1998-04-23, 53 Ändrat av kommunfullmäktige

Läs mer

Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna

Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna Revisionsrapport* Övergripande granskning av internkontrollarbetet inom kommunstyrelsen och tre nämnder i Eskilstuna kommun Mars 2007 Karin Jäderbrink Håkan Lindahl *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling

BOTKYRKA KOMMUN Författningssamling 1 (8) REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR OCH ATTEST Detta reglemente (tillsammans med Reglemente för internkontroll) ersätter tidigare Reglemente för budgetansvar och intern kontroll från. Syfte med reglementet

Läs mer

Intern kontroll och attester

Intern kontroll och attester Revisionsrapport Intern kontroll och attester Strömsunds kommun Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionskriterier 2.2 Metod

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Kristianstads kommun Januari 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning

Läs mer

Svedala Kommuns 4:18 Författningssamling 1(6)

Svedala Kommuns 4:18 Författningssamling 1(6) Författningssamling 1(6) Reglemente för intern kontroll antaget av kommunfullmäktige 2014-12-08, 160 Gäller från 2015-01-01 1 Syftet med intern kontroll Detta reglemente syftar till att säkerställa att

Läs mer

Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige 13-06-17

Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige 13-06-17 1 Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige 13-06-17 Innehållsförteckning - Syfte med reglemente. 1 Syfte... Sid 3 - Organisation av intern kontroll 2 Kommunstyrelsen... Sid 3 3 Nämnderna... Sid 3 4 Förvaltningschef...

Läs mer

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva november 1992 6:3 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner,

Läs mer

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2009-09-23

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2009-09-23 Reglemente Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2009-09-23 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (10) Reglemente för attest och kontroll av ekonomiska

Läs mer

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 9 Innehåll 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer 1 2. Uppdrag 2

Läs mer

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun

Reglemente för intern kontroll. Krokoms kommun Reglemente för intern kontroll Krokoms kommun Fastställd av: Kommunfullmäktige, dnr Ks 14/344. Datum: 9 dec -14 Författare: Sara Anselmby Innehåll 1 Syfte... 7 2 Organisation av intern kontroll... 8

Läs mer

Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll

Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll Diarienummer: 2015/560-KS-004 Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll Beslutad av kommunstyrelsen 2015 XX - XX program policy handlingsplan riktlinje 1 Riktlinje för Riskanalys och Intern kontroll

Läs mer

Ovanåkers kommun. Uppföljning av genomförda granskningar. Revisionsrapport. KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7

Ovanåkers kommun. Uppföljning av genomförda granskningar. Revisionsrapport. KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7 Uppföljning av genomförda granskningar KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7 Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Bedömning 1 1.1.1 Bisysslor 1 1.1.2 Driftkostnader och investeringar 1 1.1.3 Moms 1 2. Uppdrag

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner 1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF 2009-09-16, 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest

Läs mer

Reglemente för attest

Reglemente för attest Reglemente för attest Antagen av kommunfullmäktige, 2006-10-30, 67 Sidan 1 Attestreglemente för Vara kommun 1 Tillämpningsområde Reglementet omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

Granskning av Intern kontroll. Katrineholms kommun. Datum 2010-11-11. Författare. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson

Granskning av Intern kontroll. Katrineholms kommun. Datum 2010-11-11. Författare. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson Granskning av Intern kontroll Katrineholms kommun Datum 2010-11-11 Författare Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning... 1 2 Bakgrund

Läs mer

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner Revisionsrapport Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner Solna stad April 2010 Josefin Loqvist 2010-04 Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning

Läs mer

Granskning av leverantörsreskontran

Granskning av leverantörsreskontran www.pwc.se Revisionsrapport Linda Yacoub Granskning av leverantörsreskontran Botkyrka kommun 2013-12-04 Linda Yacoub Projektledare Janne Nilsson Uppdragsledare Botkyrka kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012. _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund..

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun 2 December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8 Sammanfattning På

Läs mer

Reglemente för intern kontroll

Reglemente för intern kontroll Datum 2014-03-04 6 Antal sidor Reglemente för intern kontroll Syfte med reglementet Angela Birnstein ekonomichef Ekonomiavdelningen 0560-160 28 direkt 070-697 94 54 mobil angela.birnsein@torsby.se Innehållsförteckning

Läs mer

Revisionsrapport 7/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna november-december 2013. Granskning av Södertälje kommuns utbetalningsrutiner 2013

Revisionsrapport 7/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna november-december 2013. Granskning av Södertälje kommuns utbetalningsrutiner 2013 Revisionsrapport 7/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna november-december 2013 Granskning av Södertälje kommuns utbetalningsrutiner 2013 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...- 2-1. Sammanfattande

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering Kristianstads Renhållnings AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och

Läs mer

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Ersätter Utbytt den Sign 1:8 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Detta reglemente gäller för kommunens externa och interna ekonomiska transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att

Läs mer

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system www.pwc.se Revisionsrapport Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Lotten Lasson, Revisionskonsult Henrik Friang, Risk manager Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Läs mer

Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun

Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Riktlinjer för intern kontroll i Örebro kommun Örebro kommun 2014-09-12 KS114/2012 orebro.se 2 RIKLTLINJER FÖR INTERN KONTROLL I ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker

Läs mer

INTERN KONTROLL GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige 2014-03-31, 47 Dnr: KS 2013/45 Revideras

INTERN KONTROLL GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige 2014-03-31, 47 Dnr: KS 2013/45 Revideras INTERN KONTROLL GULLSPÅNG KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 2014-03-31, 47 Dnr: KS 2013/45 Revideras Kommunledningskontoret Torggatan 19, Box 80 548 22 HOVA Tel: 0506-360 00 www.gullspang.se Innehåll

Läs mer

2014-04- 09. Arvidsjaurs kommun Revisorerna. Arvidsjaurs kommun. Kommunstyrelsen. I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~ Nämnderna

2014-04- 09. Arvidsjaurs kommun Revisorerna. Arvidsjaurs kommun. Kommunstyrelsen. I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~ Nämnderna Arvidsjaurs kommun Revisorerna För kännedom: Fullmäktiges presidium Gruppledarna Datum 2014-04-03 Arvidsjaurs kommun Kommunstyrelsen 2014-04- 09 Dnr '/, }, ~ 1- I 0 / 201'1 --00 7 Kommunstyrelsen~----:/f---~--=-~

Läs mer