MA-Skåne Inköpare Jan-Åke Persson

Transkript

1 MA-Skåne Inköpare Jan-Åke Persson Datum (8) janake.persson@skane.se Diarienr MA/ AVTAL DENTALT ORTODONTIMATERIAL Avtalsnr: MA/ Leverantör: Beställare: West Consult AB Box LJUNGSKILE Organisationsnummer: Region Skåne MA-Skåne KRISTIANSTAD Organisationsnummer: Malmö Högskola Odontologiska fakulteten MALMÖ Organisationsnummer: Mellan Leverantören och Beställaren har följande avtal slutits. 1. Omfattning I avtalet ingår Region Skånes och Odontologiska fakulteten vid Malmö Högskolas behov av dentalt ortodontimaterial till sjukvården. 2. Leverantörens åtagande Leverantören åtager sig att efter avrop leverera varor till Beställaren i enlighet med nedanstående avtal. Specifikation av i avtalet ingående detaljer framgår av Upphandlingscirkulär, bilaga Avtalsvillkor För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande rangordning: 1. Detta avtal inkl bilaga/or (Upphandlingscirkulär) 2. ALOS Avtalsperiod , med rätt till förlängning upp till 2 år, med högst ett år i taget, för delar av eller hela det upphandlade sortimentet. MA-Skåne Region Skånes organisation för upphandling och varuförsörjning Postadress: CSK, Hus 19, KRISTIANSTAD Besöksadress: Ambulansvägen, Hus 19 Telefon: Växel Fax: Organisationsnummer: Webbadress:

2 MA-Skåne MA/ (8) Härmed avses att under avtalsperioden inkommande beställningar regleras enligt detta avtal. Avtalet upphör att gälla utan vidare uppsägning. För avtalsförlängning fordras skriftlig överenskommelse härom mellan parterna. Senast meddelas om avtalet kommer att förlängas med maximalt 1 år. Nästföljande eventuella förlängningsperiod meddelas senast 3 månader innan respektive periods utgång osv. 5. Leveranstid Leveranstiden startar samma dag som leverantören mottagit beställarens beställningsskrivelse. Leveranstiden är högst 2 arbetsdagar efter avrop för lagervaror. 6. Leveransvillkor Leverans skall ske fraktfritt Folktandvården Skånes tandkliniker och Odontologiska fakulteten, Malmö Högskola enligt DDP Incoterms 2000, vid ett ordervärde över 3000 kr. 7. Volym De i sortimentsförteckningen angivna volymerna är beräknad årsförbrukning och är således endast att betrakta som riktvärden, vilka kan såväl över- som underskridas. Skulle avropad kvantitet under avtalsperioden över- eller underskrida angiven kvantitet, skall detta inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida. Leverantören är skyldig att leverera Beställarens verkliga behov. Även metodförändringar under avtalsperioden kan påverka förbrukningen, varför även detta ej skall anses som avtalsbrott från Beställarens sida. Möjlighet skall finnas att under avtalsperioden prova nya och alternativa produkter. Rätt att använda andra produkter än de som upphandlas skall även finnas vid exempelvis forskning och kliniska prövningar. 8. Statistik Leverantören är skyldig att utan kostnad upprätta statistik på levererade produkter och översända denna till beställarens kontaktperson enligt följande: Leverantören skall efter anmodan till beställaren insända statistik på levererade produkter enligt: a) Totalt för Folktandvården Skåne b) Totalt för Odontologiska fakulteten, Malmö Högskola c) Per ortodontiklinik inom Folktandvården Skåne Dessutom ska leverantören insända 12-månadersstatistik på levererade produkter enligt a) och b) till beställaren, räknat från avtalsstart eller i dess närhet. Statistiken kan skickas via elektronisk E-post med exempelvis en bifogad Xcel-fil (Windows 2000, Office 2000) eller i utskrivet skick via vanlig post till: janake.persson@skane.se alternativt:

3 MA-Skåne MA/ (8) MA-Skåne Jan-Åke Persson Centralsjukhuset, Hus KRISTIANSTAD 9. Avrop Avrop sker successivt under avtalsperioden genom beställningsskrivelser som tillställes leverantören. 10. Priser och prisändringar För leveranser enligt detta avtal gäller priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, specificerade i bifogade upphandlingscirkulär. Priserna skall vara fasta 12 månader räknat från Begäran om prisändring skall framställas senast 30 dagar före den dag då det justerade priset önskas börja gälla och godkännas av Beställaren innan justeringen får ske. Vid begäran om prisändring skall upphandlingscirkuläret användas som underlag och innehålla motivering och beräkning av prisändringen. Överenskommen prisändring skall gälla minst 12 månader. Om överenskommelse om prisändring inte träffas, äger Beställaren rätt att säga upp avtalet till upphörande vid tidpunkten för den begärda prisändringen. Fram till denna tidpunkt gäller oförändrat pris. Alla fakturerings-, småorder- och/eller expeditionsavgifter ingår i angivna priser. 11. Valuta Valutajustering av avtalet skall inte äga rum under avtalets sex (6) första månader. Valutajustering får begäras vid valutaförändringar motsvarande ± 5% jämfört med anbudsdatum alternativt senaste ändringsdatum. Respektive produkts koppling till valutaslag, gällande valutakurs samt %-andel av varans pris som är valutaberoende är angiven i avtalets upphandlingscirkulär. Begäran om valutaförändring skall framställas senast 30 dagar före den leveransdag då det justerade priset skall börja gälla och godkännas av beställaren innan justering får ske. Åberopar leverantören valutajustering enligt valutaklausulen skall tydlig beräkning redovisas. Valutajustering enligt denna punkt skall vara fast i minst sex (6) månader, i övrigt gäller vad som ovan sägs om priser och prisändring i punkt Betalningsvillkor För betalning gäller 30 dagar netto från fakturans ankomstdatum och godkänd leverans. Betalning sker i svenska kronor (SEK). 13. Fakturering

4 MA-Skåne MA/ (8) Beställaren faktureras för utförd leverans. På beställningen angiven fakturaadress skall därvid användas. Faktura skall vara logisk uppställd och innehålla alla de uppgifter som krävs i Mervärdesskattelagen. Inga faktureringskostnader eller expeditionsavgifter får förekomma. Eventuell dröjsmålsränta får debiteras tidigast 30 dagar efter fakturans ankomstdag och godkänd leverans. I övrigt gäller Räntelagen. Folktandvården Skåne har infört ett system för elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Scanning och tolkning av fakturor utförs av Atos Origin AB. Oavsett vilken folktandvårdsklinik som gör inköp skall nedanstående postnummer (storkundsnummer) och ort anges som fakturaadress. Fakturaadress till samtliga kliniker inom Folktandvården Skåne är: MALMÖ Kontrollera också att ni har uppdaterat vår organisatoriska benämning enligt följande exempel: Folktandvården Linero Lund, Specialisttandvård Ortodonti Ystad. På fakturan skall finnas: Benämning och adress på mottagaren enligt bifogat adressregister Namn och adress på utställaren Fakturabelopp Er referens i form av 6 siffrigt RS-id nummer eller namn På fakturan bör finnas: Organisationsnummer, eller skrivet att F-skattsedel finns/ VAT-nummer Momsbelopp Fakturadatum Fakturanummer Kundens referens på fakturan skall anges med Er referens samt ett RS-id nummer. RS-id nummer är ett sätt att identifiera vem inom Folktandvården Skåne som skall attestera och betala fakturan. Som Er referens kan alternativt anges hela namnet i ordning Förnamn Efternamn. Förnamn kan vara kompletterat med eventuella initialer för att namnet skall vara unikt inom Region Skåne (ex Eva A Persson). Observera att RS-id nummer och namn får inte anges samtidigt. Om referens saknas eller är felaktig så måste fakturan hanteras manuellt i systemet. (Frågor ang scanning besvaras i första hand av Monica Persson, Folktandvården Skåne, tel ) 14. Leveransförsening Leveransförsening regleras enligt ALOS 81, punkterna 17 och 18, dock skall rätt till skadestånd enligt punkt 18, fjärde stycket, föreligga även om hävning inte sker enligt första stycket.

5 MA-Skåne MA/ (8) Om leverantören inte levererar inom överenskommen tid utgår vite med 5% av beställningssumman för den del av beställningen som ej levererats. Detta vite uttages i maximalt fem (5) veckor, varefter beställaren har rätt att häva beställningen. Vid långdragna leveransproblem bör leverantören erbjuda ersättningsprodukt, godkänd av Region Skåne, varvid eventuell merkostnad debiteras antagen leverantör. 15. Kvalitet och utförande Levererade varor skall vara i full överensstämmelse med gällande normer och föreskrifter, lämnade anbudsprover samt i förfrågningsunderlaget uppställda krav. Konstruktion, utförande, material eller förpackning får ej ändras under avtalstiden utan beställarens skriftliga godkännande. 16. Lagar / förordningar Gällande svenska lagar, förordningar och allmänna råd skall följas i tillämpliga delar. 17. Standarder Produkterna skall vara godkända enligt europeisk standard. I de fall sådana standars saknas skall gällande svensk standard eller godtagen internationell standard gälla. Produkterna skall i förekommande fall vara CE-märkta. 18. Förpacknings- / märkningskrav Produktnamn och artikelnummer samt i förekommande fall batchnummer, antal per förpackning, datum och hållbarhet skall finnas på produktförpackningen såväl som på transportförpackningen. Kemiska produkter skall vara märkta på svenska enligt Kemikalieinspektionens föreskrifter o klassificering och märkning av kemiska produkter. (KIFS 1994:12 med omtryck 1999:3). De olika förpackningarna skall vara anpassade till respektive användningsområde, framförallt vad gäller sterila produkter. 19. Hållbarhet / Sterilitet För produkter med begränsad hållbarhet och som omfattas av krav på sista förbrukningsdag, skall vid leveranstillfället minst ett år återstå. För produkter med kortare hållbarhet än ett år gäller att återstående hållbarhetstid inte får understiga 80 %. För sterila produkter skall hänsyn tas till Läkemedelsverkets föreskrifter om godkännande, märkning, respektive renhetsgrad.av fabrikssteriliserade engångsartiklar för hälso och sjukvårdsändamål. För sterila produkter gäller att minst 75 % av hållbarhetstiden skall återstå vid leveranstillfället. 20. Förvaringssätt Uppgifter om förvaringssätt t ex skydd för ljus, svalt, i kylskåp skall medfölja produkten vid leverans.

6 MA-Skåne MA/ (8) 21. Nickel I de fall nickel ingår skall det anges på förpackningen. 22. Säkerhetsdatablad (fd. Varuinformationsblad) Leverantören skall i förekommande fall tillhandahålla säkerhetsdatablad när Beställaren så önskar. Om antagen produkts 16 punkters säkerhetsdatablad ej finns registrerad på websajten: DentMR skall aktuell leverantör arbeta för att registrering sker snarast möjligt. 23. Miljö I de fall då kliniken ställer krav på uppgift om innehåll i en produkt bör leverantören/ tillverkaren tillhandahålla en fullständig innehållsdeklaration. 24. Information / utbildning Alla informations- och utbildningsinsatser för personal i Region Skåne skall planeras och genomföras i samråd mellan leverantören och beställare. För att på bästa sätt sprida information om upphandlingsresultatet skall leverantören bistå med produktblad i den omfattning som beställaren begär. Likaså bör leverantören tillhandahålla länk till elektroniskt produktblad innehållande bild/bilder samt relevanta uppgifter för avtalad produkt, i format lämpligt för publicering på Region Skånes intranät. Länkning till utvalda och anpassade delar av leverantörens hemsida kan också bli aktuellt. Information- och utbildningsinsatser, produktblad, bruksanvisningar m m skall tillhandahållas kostnadsfritt av leverantören. Bruksanvisningar skall i förekommande fall vara på svenska och bifogas produkten vid leverans. 25. Överlåtelse av avtal Ingen av parterna äger rätt att överlåta avtalet på tredje man utan skriftligt godkännande. 26. Beredskap Leverantören skall med alla till buds stående medel verka för att klara av sina leveranser vid beredskaps- och krigsförhållanden samt i katastrofsituationer. Force majeure-klausulen nedan träder ikraft först när leverantören fullgjort sina skyldigheter enligt ovan. 27. Befrielsegrunder (force-majeure) Parterna är befriade från åtagande om parts respektive åtagande förhindras av force majeurekaraktär. Som force majeure räknas krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal.

7 MA-Skåne MA/ (8) Arbetskonflikt som har sin grund i brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motpart skall omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 28. Omförhandling vid ändrade förutsättningar Avtalsparterna har var för sig rätt till omförhandlingar av avtalet om sådana förhållanden inträffar som väsentligt påverkar eller förändrar förutsättningarna för detta avtal, häri inbegripet men icke begränsat till politiska beslut eller volymförändringar. Meddelande om tid och plats för sådan omförhandling skall vara motparten tillhanda senast fyra (4) veckor innan förhandling. 29. Hävning Beställaren äger rätt att med omedelbar verkan häva ingånget avtal om: antagen leverantör i väsentligt hänseende underlåter att utföra sina åtagande om rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran antagen leverantör begärs eller försätts i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse Hävande av avtal skall ske skriftligt. Om avtalet upphör för någon av Beställarna, se punkt 1, innebär inte detta att avtalet upphör för de övriga. 30. Intrång Leverantören skall hålla Beställaren skadeslös för alla skadeanspråk, ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i eventuella patent-, upphovs-, mönster- och varumärkesrätter eller andra skydda rättigheter tillhörande tredje man. 31. Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och som ej kan lösas av parterna gemensamt skall avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk lag. 32. Korrespondens Vid korrespondens avseende detta avtal skall avtalsnumret alltid anges. 33. Ändring och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall ske skriftligen och undertecknas av båda parter för att vara gällande. 34. Kontaktpersoner Region Skåne Jan-Åke Persson Inköpare West Consult AB Lars Romander Tel: Fax: E-post: Tel: Fax: E-post: janake.persson@skane.se (98) com@westconsult.se

8 MA-Skåne MA/ (8) Detta avtal med bilagor är upprättat i tre (3) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Lund Region Skåne, MA-Skåne Ljungskile West Consult AB Lars-Erik Lindström Inköpsdirektör Malmö Malmö Högskola. Lars Romander Malmö Malmö Högskola Lars Matsson Dekanus. Gabriella Manieri Upphandlingskoordinator Bilaga 1. Upphandlingscirkulär