Grontmijs Uppförandekod

Transkript

1 Grontmijs Uppförandekod Code of Conduct

2 En presentation av vår uppförandekod Grontmijs verksamhet bedrivs genom företagets medarbetare. Våra medarbetare har en central betydelse för företaget. Därför har alla som arbetar på Grontmij ett ansvar för att se till att vi som företag tillämpar vissa etiska värderingar och yrkesnormer på ett sätt som återspeglas i vår dagliga verksamhet. Vår uppförandekod ger dig vägledning om hur du förväntas agera och om när du förväntas avstå från att agera. Syftet är att värna om företagets integritet. Det är din skyldighet att följa och agera enligt uppförandekoden. I uppförandekoden förklaras de grundläggande reglerna i fråga om förväntat agerande och våra affärsprinciper. Dessutom beskrivs de övriga regler som styr agerandet inom vårt företag. Texten om våra affärsprinciper finns på vår webbplats och vårt intranät. Din inställning till integritet Du måste alltid följa och agera enligt uppförandekoden Fundera över ditt eget sätt att agera. Läs noggrant igenom uppförandekoden och anpassa ditt agerande om så är nödvändigt. Alla överträdelser av företagets uppförandekod, affärspolicy eller affärsprinciper och/eller lokala affärsprinciper kan leda till påföljder.. Avstå från att agera på ett sätt som kan skada Grontmij eller vårt goda rykte Om du känner dig tveksam till hur du ska hantera en viss situation ska du fråga dig vad en kund eller kollega skulle tycka om ditt uppförande. Diskutera öppet frågor om företagets integritet Vi uppmanar dig att diskutera frågor om Grontmijs affärspolicy och affärsprinciper, uppförandekod och/eller lokala affärsprinciper med dina kolleger, din chef och med företagets eller koncernens integritetsansvarige. Om dina kolleger inte känner till vissa bestämmelser i uppförandekoden eller tolkar dem på ett felaktigt sätt ber vi dig att diskutera detta med dem och hjälpa dem att agera med integritet. Rapportera (misstänkta) överträdelser SpeakUp! förfarandet finns för att rapportera överträdelser av företagets uppförandekod, affärspolicy samt affärsprinciper och/eller lokala affärsprinciper. Your Genom att rapportera överträdelser hjälper du ledningen att vidta lämpliga åtgärder mot överträdelser och de personer som är inblandade, liksom att se till att liknande överträdelser inte inträffar på nytt. Genom att rapportera överträdelser hjälper du ledningen att vidta lämpliga åtgärder mot överträdelser och de personer som är inblandade, liksom att se till att liknande överträdelser inte inträffar på nytt. Grontmijs Uppförandekod 2

3 Ansvar Intressenter Våra kunder, affärspartner och andra konsultföretag Behandla våra kunder, affärspartner och kolleger med respekt. Lyssna uppmärksamt på kunderna när de beskriver sina önskemål och gör ditt yttersta för att hjälpa dem att uppnå sina affärsmål. Var lojal mot kunderna, agera professionellt och med integritet. Delta gärna i initiativ vars syfte är att förbättra branschen och vårt sätt att arbeta. Se till att ditt agerande eller din underlåtenhet att agera när åtgärder krävs inte leder till att Grontmij, eller teknikkonsulter i allmänhet, utsätts för någon risk eller till att deras rykte skadas. Uppmana våra kunder att i sina avtal med entreprenörer och leverantörer införa krav avseende affärsintegritet, miljö och samhälle, mänskliga rättigheter och arbetsvillkor samt hälsa och säkerhet, och hjälp dem om så behövs att utforma sådana krav och kontrollera att de följs. Dina kollegor Utgå från dina medarbetares meriter och resultat samt Grontmijs policy för mänskliga rättigheter och lika möjligheter när det gäller anställning, befordran och ersättning. Svärta inte ned en kollegas (eller före detta kollegas) goda namn eller rykte. Ta ansvar för såväl din egen som dina kollegers fysiska och mentala hälsa och säkerhet. Du förväntas alltid agera på ett lämpligt sätt. Detta innebär bl.a. följande: - Sexuella trakasserier och andra typer av hot accepteras inte. - Det är strängt förbjudet att bruka eller vara påverkad av alkohol eller narkotika på arbetsplatsen och under arbetstid. Under affärsmiddagar och andra affärsrelaterade evenemang är det tillåtet att bruka alkohol i rimliga mängder. Ekonomiska intressenter Se till att du håller dig uppdaterad när det gäller Grontmijs förfaranden och verktyg för ekonomisk projektledning och hantering. Följ förfarandena och använd verktygen. Spara in på kostnader när så är möjligt och bidra till att vårt mål om långsiktiga vinster uppnås. Miljö och samhälle Betona vikten av att ta ansvar för miljön och samhället. Bidra till att förbättra Grontmijs ekologiska fotavtryck genom att t.ex. köpa miljövänlig utrustning och miljövänliga produkter, minska avfall samt energi- och vattenförbrukning, begränsa resandet och välja lämplig transport vid resor. Uppmana våra kunder och affärspartner att göra detsamma. Ta reda på vilken miljö- och samhällsstrategi våra kunder tillämpar och se till att våra tjänster i största möjliga utsträckning överensstämmer med denna. Beakta hur våra tjänster påverkar miljön och informera våra kunder och affärspartner om detta. Diskutera rimliga möjligheter att förbättra ett projekts hållbarhet eller att förhindra eller minimera ett projekts skadliga effekter på miljön och samhället. Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor Respektera mänskliga rättigheter och agera i enlighet med Grontmijs policy för mänskliga rättigheter och lika möjligheter. Några exempel på mänskliga rättigheter är personlig säkerhet, förbud mot slaveri och träldom samt förbud mot tortyr och grym, omänsklig eller förnedrande behandling eller bestraffning. Främja i tillämpbara fall internationellt erkända mänskliga rättigheter. Var särskilt noga med detta vid arbete i länder där det inte är självklart att mänskliga rättigheter respekteras. Vid arbete i länder där det inte är självklart att mänskliga rättigheter respekteras, eller om ditt arbete kommer att påverka verksamheten eller användas i sådana länder, bör du vara mycket försiktig så att de råd du ger eller den arbetsmetod du rekommenderar inte leder till en ökad risk för tvångsarbete, annat påtvingat arbete eller barnarbete. Hälsa och säkerhet SHåll dig uppdaterad när det gäller Grontmijs och våra kunders hälso- och säkerhetskrav samt lagstadgade krav och se till att du följer dessa. Minimera hälso- och säkerhetsriskerna för dem som är involverade i de projekt du arbetar med och uppmana våra kunder och affärspartner att göra detsamma. Beakta hur våra tjänster påverkar hälsa och säkerhet och informera våra kunder om detta. Kom med förslag till hur skadliga effekter på hälsa och säkerhet kan förhindras eller minimeras och hur hälsa och säkerhet kan förbättras för dem som är involverade i ett projekt. Grontmijs Uppförandekod 3

4 Kompetens Kunskap Be kolleger om hjälp när det gäller frågor som är utanför din kompetens eller ditt specialområde. Det kan handla om tekniska, ekonomiska och juridiska aspekter eller andra frågor. Du kan även överväga att be kolleger utomlands om hjälp om det krävs för att Grontmij ska tilldelas ett affärsuppdrag eller för att få nödvändig kunskap. Se till att du håller dig uppdaterad när det gäller den senaste utvecklingen på ditt område, både i fråga om tekniska och juridiska krav samt kundkrav. Dela kunskaper, bästa praxis och erfarenheter med dina kolleger. Förvärva ny kunskap från kunder, kolleger, utbildnings- och forskningsinstitut, branschorganisationer, interna och externa yrkesnätverk osv. Håll dig uppdaterad när det gäller Grontmijs affärer. Sakkunskaper Avstå från att erbjuda och utföra tjänster som du inte har lämplig utbildning och kompetens för och om det inte finns några kolleger eller tredje parter tillgängliga som kan erbjuda lämplig kompetens. Anlita rätt person för uppgiften. Se till att det aktuella projektteamet har all kompetens och alla erfarenheter som krävs för att kundens krav och produktkraven ska kunna tillgodoses. Om Grontmij inte har de resurser och sakkunskaper som krävs och inte heller kan tillhandahålla detta genom tredje part måste du i god tid och på ett tydligt sätt informera kunden om detta. Hanteringssystem och andra verktyg Följ alltid gällande marknads- och affärsrutiner och normer samt Grontmijs hanteringssystem i det projekt du arbetar med. Föreslå, ta initiativ och bidra till utveckling och förbättring av befintliga hanteringssystem, t.ex. när det gäller kvalitet, risker, hälsa och säkerhet samt miljö. Håll dig uppdaterad och läs företagets intranät och verksamhetssystem för medarbetare, vetenskapliga handböcker, principer, anvisningar och alla andra dokument som hjälper dig att utföra ditt arbete. Kundens krav och förväntningar Samla in information om kunderna och dela denna information med dina kolleger. Avsätt tid till att sätta dig in i kundens situation, utmaningar och behov och beakta dessa när du utarbetar offerter och avtal för dina tjänster. Var öppen och ärlig i din dialog med kunder och intressenter och påtala potentiella problem och möjliga risker. Informera om alternativa lösningar och följderna av beslut eller bristen på beslut. Utmana kundens antaganden, förhandsvillkor och förslag till lösningar på ett konstruktivt och respektfullt sätt för att uppnå bästa möjliga resultat. Följ upp hur val kundens krav och förväntningar tillgodoses under projektets gång och utvärdera kontinuerligt kundnöjdheten i fråga om projektets genomförande och de tjänster sam utförs. Grontmijs Uppförandekod 4

5 Aktsamhet Lagar och förordningar Följ lagar och förordningar, däribland för upphandling och konkurrens, och erbjud kunderna kompatibla lösningar. Se till att du känner till vilka lagar, förordningar och myndighetskrav som gäller för varje projekt. Vid behov bör du kontakta företagets jurist eller en extern jurist. Hjälp kunderna att följa lagar, förordningar och myndighetskrav. Ansök i god tid om licenser, tillstånd eller andra godkännanden som krävs enligt lagen eller av myndigheterna så att du har dem innan den verksamhet som godkännandet krävs för påbörjas. Var noga med att följa interna förordningar, förfaranden, normer och riktlinjer. Se till att du även agerar i enlighet med reglernas anda. Ingen regel är uttömmande. Även om ditt fall inte uttryckligen omfattas av någon specifik bestämmelse förväntas du agera i enlighet med reglernas allmänna syfte. Risker Utför riskbedömningar och vidta åtgärder för att förhindra eller begränsa de bedömda riskerna. Rekommendera även kunder och affärskontakter att vidta sådana åtgärder. Var noga med att informera om följderna av att inte vidta åtgärder eller fatta beslut i tid. Risker som inte kan förebyggas eller begränsas bör förutses, och försäkringar i fråga om dessa bör tecknas. Kontakta företagets försäkringsansvarige innan du tackar ja till ett uppdrag, såvida det inte täcks av en befintlig försäkring. Avtal Upprätta ett register över avtal och ändringar av dessa. Om du muntligen diskuterar en viktig fråga med en kund eller affärspartner ska du bekräfta diskussionens innehåll i skrift. Arbeta i enlighet med de avtal som upprättas. Inkludera tydliga och ömsesidigt överenskomna tjänstebeskrivningar och tjänstebestämmelser i avtalet. Se till att Grontmij och uppdragstagaren, samt du och din kontaktperson, förstår och är överens om villkoren i avtalet. På så sätt undviks missförstånd, falska förespeglingar och diskussioner om vilka rättigheter och skyldigheter som avtalet innebär. Beskriv dina överväganden och antaganden tydligt så att alla berörda parter får en så korrekt bild av ditt arbete och avtalet som möjligt. Andra personer, kolleger eller tredje parter, måste förstå vad de avtal som upprättas innebär, och alla transaktioner måste vara identifierbara och spårbara och överensstämma med det skriftliga avtalet. Gör ditt yttersta för att komma överens med kunderna och andra avtalsparter om att begränsa Grontmijs ansvar och risker till en rimlig och godtagbar omfattning. Informera kunden i god tid om extraarbete, extrakostnader eller fördröjningar som du förutser. Se till att det finns en skriftlig överenskommelse eller ett godkännande om hur du ska hantera en sådan situation innan du utför något extraarbete, tar ut extrakostnader eller förlänger en tidsfrist. Följ reglerna för delegering av befogenhet och skaffa nödvändiga befogenheter innan du agerar, distribuerar rapporter, brev eller andra dokument, förhandlar eller ingår avtal. Kommunikation I kommunikation om Grontmij, ditt arbete, dina kolleger eller våra kunder och affärspartner ska du vara ärlig, respektfull och professionell, och undvika att skada Grontmij och andra. Detta gäller oavsett om kommunikationen sker under arbetstid eller på fritiden och oavsett vilket kommunikationssätt du använder. Använd heller inte kommunikation om Grontmij, kolleger eller kunder för att diskutera personliga problem. Följ lämpliga principer eller riktlinjer för kommunikation. Kom överens med kunder och affärspartner om vilka kommunikationssätt som ska användas för varje projekt eller affärsförbindelse. Om vissa kommunikationssätt krävs, exempelvis vid upphandlingsförfaranden, ska du vara noggrann med att följa gällande krav. Registrering, rapportering och fakturering Upprätta ordentliga register över de projekt du arbetar med och registrera arbetstimmar och kostnader noggrant och i enlighet med tillämpliga förfaranden för att se till att registren ger en sann bild av omständigheterna. Var ärlig när det gäller ditt arbete och (resultatet av) de projekt du arbetar med. Vid fel, allvarliga problem med kunder, bristande lönsamhet eller förluster i samband med ett projekt eller andra relevanta frågor ska du omedelbart informera din chef. Fakturera utförda tjänster i tid och i enlighet med de skriftliga avtal som upprättats. Fakturera inte tjänster som inte utförts eller innan de utförts såvida det inte tydligt anges att förskottsbetalningar är tillåtna. Grontmijs Uppförandekod 5

6 Begära ekonomisk ersättning Var ärlig när du begär ekonomisk ersättning. Begär endast ersättning för affärsrelaterade faktiska kostnader. Bifoga kvitton för att styrka utgifterna. Begränsa de affärsrelaterade kostnaderna så långt det är möjligt. Kontrollera med din chef om och i vilken utsträckning du har rätt att begära ersättning för affärsrelaterade kostnader. Det är strängt förbjudet att begära ersättning för kostnader som inte är affärsrelaterade. Sekretess Behandla Grontmijs och kundens information med sekretess om informationen rimligen kan betraktas som eller är avsedd att vara konfidentiell. Även om inget sekretessavtal har ingåtts är det din skyldighet att behandla känslig information med sekretess. Tillgång till känslig information bör endast ges till berört projektteam och de anställda som behöver den för att utföra sina uppgifter. Ta inte del av eller använd information om Grontmij eller kunden som inte är avsedd för dig. Om så är lämpligt bör du och kunden diskutera huruvida det är nödvändigt att ingå ett sekretessavtal och komma överens om bestämmelser i fråga om kundinformation, uppgifter och dokument. Om ett sekretessavtal ingås ska du vara noga med att följa det. Fråga kunderna om de godkänner att Grontmij refererar till deras projekt i affärsrelaterade syften, t.ex. i pressmeddelanden, publikationer, fallstudier eller presentationer vid evenemang. Kravet på sekretess fortsätter att gälla även efter att din anställning på Grontmij har upphört. Om du har insiderinformation eller annan känslig information, t.ex. om möjligheten att tilldelas ett stort projekt, ska du behandla informationen med sekretess och inte använda den för transaktioner av värdepapper, t.ex. Grontmijaktier. Du ska inte heller rekommendera andra personer att genomföra sådana transaktioner. Följ noggrant bestämmelserna för insideraffärer. Om din befattning eller anställning innebär att du har tillgång till information om andra medarbetare, t.ex. om deras löner eller andra personuppgifter, ska du endast utnyttja detta i den omfattning som krävs för att utföra ditt arbete. Behandla informationen med sekretess. Grontmijs och kundens tillgångar och resurser Använd Grontmijs och kundens tillgångar och resurser, t.ex. bilar, datorer, telefoner, projektorer, kopiatorer, papper och annat kontorsmaterial med försiktighet och för lämpligt syfte. Använd dem enbart för att uppnå Grontmijs eller kundens affärsmål. De får inte användas utanför arbetet, såvida inte detta har överenskommits i dina anställningsvillkor eller du har fått din chefs tillåtelse att göra detta. Användning av Internet, e-post och Grontmijs andra informations- och kommunikationssystem Det är ditt ansvar att använda Grontmijs informations- och kommunikationssystem på lämpligt sätt. Här ingår användningen av personliga IT-system såsom Grontmijs stationära och bärbara datorer. Du får endast använda Internet, e-post eller våra andra system i privat syfte om användningen är lämplig och inte påverkar din eller dina kollegers produktivitet på ett negativt sätt. Olämplig användning omfattar, men är inte begränsad till, att hämta eller sprida diskriminerande, stötande, hotfull, oanständig eller pornografisk information, att spela hasardspel eller andra spel och att lyssna till musik. Vid misstankar om olämplig användning eller användning som strider mot ovanstående regler har Grontmij rätt att övervaka och kontrollera din användning av våra system. Upphovsrätt Innan du använder eller kopierar andra parters arbete, design, idéer, förslag osv. ska du kontrollera att du har rätt att göra detta. Om du har rätt att göra det ska du alltid hänvisa till ägaren eller upphovsmannen. Du får inte kopiera eller överföra programvara utan att först ha fått bekräftat att du har rätt att göra det i enlighet med tillämpliga licensavtal. Du får endast hämta data, däribland artiklar, böcker, bilder osv. i yrkesrelaterat syfte och i enlighet med tillämpliga IT- och kommunikationsförfaranden. Om hämtningen medför kostnader måste din chef först godkänna den. Grontmijs Uppförandekod 6

7 Opartiskhet Grontmijs opartiskhet är ytterst viktig för vår verksamhet. Vår opartiskhet kan äventyras om det finns en risk för att en intressekonflikt föreligger. Intressekonflikt En intressekonflikt är en situation som kan leda till att din eller Grontmijs opartiskhet undergrävs. Den kan t.ex. utgöras av en konflikt mellan dina personliga och yrkesrelaterade intressen eller mellan olika yrkesrelaterade intressen. Om alla parter är medvetna om de olika intressen som föreligger är en intressekonflikt oftast inte något problem. Därför bör du vara ärlig från början för att undvika situationer där din eller Grontmijs opartiskhet kan ifrågasättas. Om det föreligger en intressekonflikt när det gäller någon av våra kunder eller affärspartner ska du komma överens med din chef om hur och när kunden eller affärspartnern ska informeras. Det kan uppstå en konflikt mellan dina intressen och Grontmijs intressen om du t.ex. inte har tillräckligt med arbete och skulle vilja erbjuda dina tjänster till ett lägre pris, vilket skulle leda till en förlust för Grontmij. I en sådan situation ska du alltid sätta Grontmijs intressen först och komma överens med din chef om lämpligt sätt att agera. Om du eller någon av dina kolleger har olika roller i eller deltar i olika faser av ett projekt, kan det innebära (eller uppfattas som) att partiskhet eller intressekonflikt föreligger. Det kan handla om att Grontmij har mer information än andra konkurrenter (p.g.a. att företaget deltagit i en tidigare projektfas) eller att vi måste bedöma kollegers arbete. I en sådan situation ska du informera din chef och komma överens om lämpligt agerande. Om du upplever att ditt oberoende äventyras, exempelvis om en kund ber dig om en tjänst, t.ex. sponsring, eller om någon utsätter dig för påtryckningar ska du omedelbart informera din chef om detta. Sponsring är endast tillåten om ledningen godkänt den i förväg. Värna om ditt oberoende, i synnerhet om du deltar i ett upphandlings- eller anbudsförfarande, förhandlar om ett avtal, har fått i uppdrag att övervaka konstruktion eller är ansvarig för att godkänna fakturor för arbete som har utförts av en entreprenör eller ett annat konsultföretag. I sådana situationer ökar risken för att parterna försöker påverka dig och din bedömning eller att parterna utgår från att din bedömning har påverkats. Du ska alltid vara opartisk och erbjuda våra kunder trovärdiga lösningar. Det är oacceptabelt att erbjuda en partisk lösning i syfte att uppnå ekonomiska eller andra fördelar, oavsett om det gynnar Grontmij eller dig personligen. Uppdrag utanför tjänsten Du uppmanas att engagera dig i det lokala samhället. Om du överväger att tacka ja till betalda eller obetalda uppdrag utanför tjänsten, som du utför utöver ditt arbete på Grontmij och som (delvis) kommer att utföras under arbetstid eller som kan leda till att ditt eller Grontmijs oberoende äventyras eller på annat sätt strider mot villkoren för din anställning på Grontmij, såsom att bli styrelseledamot, måste din chef godkänna detta innan du tackar ja. Var öppen när det gäller vilka uppgifter du utför eller befattningar du innehar, framför allt när du har olika roller och det kan uppstå konflikter mellan dessa, eller om det kan upplevas så. På så sätt säkerställer du att andra kan beakta detta när de förhandlar eller arbetar med dig. Ett exempel är om du är styrelseledamot i en organisation som överväger att anlita Grontmij. Det är förbjudet för dig att konkurrera med Grontmij, t.ex. genom att bedriva verksamhet inom samma verksamhetsområde som Grontmij, såvida inte Grontmij skriftligen har godkänt detta. Separera privatliv från arbete Försök att separera ditt privatliv från ditt arbete så mycket som möjligt. Om du t.ex. känner eller lär känna en kund eller affärspartner privat bör du vara öppen när det gäller huruvida du agerar i din yrkesroll eller i egenskap av privatperson. Om du vet eller misstänker att andra, kolleger eller externa parter, betvivlar att du är opartisk, ska du diskutera frågan på ett öppet sätt. Politiskt engagemang Det är inte tillåtet att ge bidrag till politiska partier eller organisationer och inte heller att delta i deras politiska verksamhet när du representerar Grontmij eller agerar i din roll som medarbetare på Grontmij. Du får naturligtvis delta i evenemang som anordnas av politiska organisationer om evenemanget har ett affärsrelaterat syfte och är kopplat till vårt kompetensområde. Om gränsen mellan vår verksamhet eller vårt specialområde och den politiska dagordningen är otydlig ska du vara försiktig med vilka uttalanden du gör: Håll dig till vår verksamhet och vårt specialområde och avstå från politiska uttalanden när så är möjligt. Grontmij är inte politiskt engagerat och därför ska du i dina affärsförbindelser avstå från att uttrycka personliga politiska åsikter eller engagemang. Grontmijs Uppförandekod 7

8 Rättvisa Rättvis konkurrens Konkurrera inte med andra konsultföretag på ett orättvist sätt. Exempel på orättvis konkurrens är att sprida felaktig information om kvaliteten på ett annat konsultföretags tjänster eller att försöka att övertala en kund att bryta ett avtal som tidigare ingåtts med ett annat konsultföretag. Om du har mer information om ett projekt eller en kund än konkurrenterna, exempelvis för att Grontmij deltagit i en tidigare projektfas eller för att vi har anlitat en person som tidigare varit anställd hos kunden, ska du vara öppen när det gäller detta. Skada inte avsiktligen konkurrenters verksamhet eller rykte. Svärta inte ned ett annat konsultföretags goda namn eller rykte. Vid kommunikation om andra konsultföretag ska du vara respektfull. Använd enbart rättvisa metoder när du försöker få uppdrag, även om du upplever att en offert avslås på ett orättvist sätt eller att ett annat konsultföretag tilldelades ett uppdrag på ett sätt som strider mot principen om rättvisa. Om detta sker ska du rapportera det till din chef så att denne kan bestämma vilka åtgärder som ska vidtas eller om ni ska försöka få beslutet omprövat. Om vår kund ber Grontmij ta över ett annat konsultföretags uppdrag ska du informera din chef så att denne kan bestämma om Grontmij kan tacka ja till uppdraget och hur situationen ska hanteras. Försök övertyga kunden att hantera uppsägningen av det andra konsultföretagets avtal på ett professionellt sätt. Bedömning av arbete När du ombeds bedöma någon annan persons arbete ska du så långt det är möjligt engagera alla berörda parter så att du kan göra en objektiv bedömning där alla relevanta omständigheter och all relevant information beaktas. Utforma den skriftliga bedömningen på ett professionellt och respektfullt sätt och använd dig av relevanta fakta och omständigheter. Låt inte sekundära intressen påverka din bedömning. Om Grontmijs arbete ska bedömas av ett annat konsultföretag eller om ditt arbete ska bedömas av en kollega ska du samarbeta på bästa möjliga sätt. Ta ansvar för och var ärlig när det gäller ditt arbete, dina beslut, ditt agerande eller din underlåtenhet att agera. Tillhandahåll den information och de förklaringar som begärs, såvida informationen inte är irrelevant eller konfidentiell. Grontmijs Uppförandekod 8

9 Korruptionsbekämpning Gåvor och nöjen Gåvor Att ge och ta emot gåvor är ett sätt att stärka en god relation. Du bör dock alltid undvika att erbjuda eller ta emot en gåva som är eller som kan uppfattas som någon form av belöning i utbyte för en viss tjänst. En gåva får därför aldrig påverka mottagarens oberoende eller frihet och bör inte erbjudas eller tas emot om det finns någon risk för att det uppfattas som ett olämpligt sätt att påverka någon. Värdet på gåvan måste vara rimligt, oavsett om den erbjuds eller tas emot, och de befattningar som personen som erbjuder och personen som tar emot gåvan har måste beaktas. Gåvor bör endast erbjudas eller tas emot om de kan betraktas som en gest från ett företag till ett annat. Be aldrig om gåvor eller inbjudningar. Erbjud dig inte att ta emot kontanter eller checkar. Följande tumregler gäller för att erbjuda eller ta emot gåvor. Du bör inte erbjuda eller ta emot gåvor under följande omständigheter: Om du vid den aktuella tidpunkten arbetar med förberedelser eller utvärdering av ett anbud eller förhandlar om ett avtal som rör den berörda kunden eller uppdragsgivaren. Om du har fått i uppdrag att övervaka konstruktion eller är ansvarig för att godkänna fakturor för arbete som rör en gåva från eller till en berörd entreprenör eller en annan konsult. Om erbjudandet görs för att påverka beslutsfattande. Om det hela sker i hemlighet. Om gåvor erbjuds och tas emot orimligt ofta. Om värdet på gåvan är alltför stort i förhållande till givarens eller mottagarens ekonomiska situation eller de omständigheter under vilka den ges. Om det inte finns någon (potentiell) betydelsefull affärsrelation till den berörda parten. Nöjen och evenemang I allmänhet är det tillåtet att delta i yrkesrelaterade evenemang, studieresor och liknande om dessa helt eller delvis betalas av kunder eller affärspartner. Ovanstående tumregler för att erbjuda eller ta emot gåvor gäller även inbjudningar till företagsrelaterade, affärsrelaterade och icke-affärsrelaterade evenemang och nöjen. När du bedömer huruvida värdet på en inbjudan är alltför högt ska du beakta hela värdet på arrangemanget, däribland kostnadsfria resor, logi och måltider. Om värdet på evenemanget är för högt eller om det inte har någon affärsrelaterad eller teoretisk relevans kan du delta på egen bekostnad under förutsättning att det inte finns någon risk för (eller inte förefaller att finnas någon risk för) att du eller den berörda parten påverkas på ett otillbörligt sätt och under förutsättning att din chef godkänner det. Allmänna hänsynstaganden Kom överens med din chef om huruvida du kan erbjuda eller ta emot en gåva, ta emot eller skicka ut inbjudningar till nöjen och andra affärsrelaterade eller icke-affärsrelaterade evenemang, och om så är fallet, i vilken utsträckning. Se till att du följer relevant skattelagstiftning och skattebestämmelser. Se till att erbjudandet eller mottagandet av gåvor eller inbjudningar till nöjen inte leder till att Grontmij tvingas betala orimligt hög skatt. Maka/make, barn, familj eller vänner Gåvor och inbjudningar till mottagarens maka/make, barn, familj eller vänner är endast tillåtna och får endast tas emot om de inte bedöms ha ett för högt värde. Alla relevanta omständigheter, såsom kultur, befattning för såväl den person som skickat som för den som tagit emot inbjudan och ömsesidiga förväntningar ska beaktas. Tänk på att gåvor till släkt och vänner och dessa personers deltagande i evenemang i allmänhet inte har någon relevans för företaget. Inköp Inköp som görs på uppdrag av Grontmij får inte leda till personliga förmåner för dig. Gör inga inköp i syfte att få personliga förmåner. Köp inte heller mer än vad du har fått i uppdrag att göra. Om det bästa alternativet för Grontmij medför vissa förmåner ska du vara öppen när det gäller detta och dela förmånerna med dina kolleger på ett rättvist sätt. Ombud och otillbörliga betalningar Ombud och andra förmedlare får enbart anlitas efter att en bakgrundskontroll av dem har genomförts och de bedömts vara lämpliga. Den ersättning som utbetalas till dem måste stå i rimlig proportion till de tjänster som tillhandahålls och ska överensstämma med lokala lagar, de avtal som ingåtts och skattebestämmelser. Ombudet får inte vidarebefordra någon del av ersättningen i form av mutor till någon statstjänsteman eller annan part. Detta förbud måste uttryckligen anges i det avtal som ingås med ombudet. Otillbörliga betalningar utgörs av (oftast små) betalningar i natura eller i kontanter i syfte att påskynda eller underlätta en offentlig tjänstemans behandling av ett ärende eller en rutinmässig statlig åtgärd som företaget har rätt till utan sådan betalning, och utbetalas inte för att få eller behålla affärsuppdrag eller någon annan otillbörlig fördel. Det är inte tillåtet att göra sådana betalningar. Grontmijs Uppförandekod 9

10 Mutor Mutor innebär att erbjuda, utlova eller tillhandahålla betalning, gåva eller annan fördel direkt eller indirekt till någon offentlig tjänsteman eller privat kund i syfte att på ett otillbörligt sätt påverka dennes agerande eller beslut. Du får inte under några som helst omständigheter ta emot eller betala ut mutor. Utpressning Utpressning innebär att hota en offentlig tjänsteman, privat kund eller affärspartner, dennes familj eller egendom i syfte att påverka hans agerande eller beslut. Du får inte under några som helst omständigheter utöva någon form av utpressning. Undvik risken för att någon misstänker dig för att utöva utpressning. Tänk på att det under vissa omständigheter kan vara svårt att skilja utpressning från normalt affärsbeteende, vid exempelvis förhandlingar. Ett exempel är om du försöker övertala en underkonsult att erbjuda sina tjänster till ett lägre pris i utbyte mot att få mer arbete i framtiden. Ägna dig inte åt utpressning mot våra kunder, affärskontakter eller kolleger. Presentation av uppgifter och fakta Förfalska eller ändra inte namnteckningar. Du får inte kopiera eller återanvända en namnteckning eller använda en elektronisk namnteckning såvida du inte har behörighet att göra detta. Du får inte omdatera uppgifter eller dokument. Ange alltid det faktiska datumet för undertecknandet av det relevanta dokumentet. Presentera uppgifter, fakta, projektreferenser eller meriter på ett ärligt sätt, och ta med all relevant information för att ge en fullständig och korrekt översikt, t.ex. när det gäller att visa i vilken utsträckning urvals- och tilldelningskriterier eller avtalsvillkor är uppfyllda. Du får inte uppge eller antyda att du har utfört tjänster som du (ännu) inte har utfört. Agera på ett ärligt sätt och var pålitlig i utövandet av dina tjänster. Ta hänsyn till alla relevanta uppgifter och fakta. Om en kollega eller kund begär eller föreslår att relevanta eller tillgängliga uppgifter eller fakta inte ska beaktas ska du i din rådgivning eller rapport uttryckligen ange vad som inte beaktats och konsekvenserna av detta. Det är alltid strängt förbjudet att feltolka eller i hemlighet underlåta att beakta relevanta uppgifter eller fakta. Utelämna inte avsiktligen information om detta leder till att andra parter tolkar dina tjänster på ett bättre, felaktigt eller annorlunda sätt än vad de skulle göra om de hade tillgång till informationen. Fri konkurrens och upphandlingslagstiftning Avstå från alla former av agerande som syftar till att hindra fri konkurrens. Prisuppgörelser, karteller såsom avtal med konkurrenter om att (inte) lägga anbud, prissättning, marknadsdelning eller andra former av manipulering av offert-, upphandlings- eller anbudsförfaranden är olagliga, oavsett om de är skriftliga eller muntliga. Dela inte upp avtal eller projekt, och rekommendera inte heller andra att göra detta, i syfte att kringgå lagar eller bestämmelser för upphandling. Vilseled inte avsiktligen offentliga organ och slösa inte med eller missbruka offentliga medel. Frågor Om en utredningsmyndighet (såsom konkurrensmyndigheter, åklagare eller polis) begär information om hanteringen av ett avtal, ett projekts förlopp eller någon annan fråga ska du omedelbart informera din chef och Grontmijs VD i det aktuella landet och diskutera i vilken omfattning och på vilket sätt ni ska samarbeta. Om Grontmij eller en besiktningsman som anlitats av Grontmij begär information om agerande eller försummelser från dig, och det föreligger rimliga skäl för att misstänka överträdelser av affärsprinciperna, uppförandekoden eller de lokala affärsriktlinjerna, ska du alltid samarbeta. Grontmijs Uppförandekod 10

11 Datum för uppförande: 4 oktober 2011 Senast reviderad: 18 november 2014