Varför kvalitetsutveckla FRG och hur gör vi?

Transkript

1 Varför kvalitetsutveckla FRG och hur gör vi? Arbetsgrupp Leni Björklund, v.ordf. SCF Jan Alsander, utbildningschef Pekka Kaukonen, verksamhetsledare Göran Lindqvist, verksamhetsledare Anders Lundin, verksamhetsledare Kent-Ove Strömstedt, FRG-ansv. Lennart Palm, FRG-ansv. Marita Vennberg, FRG-ansv. Staffan Gröndahl, beredskapssamordn. Jan-Åke Holmdahl, beredskapssamordn. Patrik Vuorio, verksamhetsutvecklare

2 Kvalitetsutveckling - Varför? Civilförsvarsförbundet har tagit fram konceptet FRG. FRG har funnits i 6 år. FRG finns i 132 av landets kommuner. Civilförsvarsförbundet är navet i FRG-verksamheten. FRG ska fungera i svåra och utsatta lägen. FRG består av frivilliga och behöver övas för att klara uppgiften. Gruppmedlemmar omsätts.

3 Fler goda skäl.. Kommunernas kris-och riskhantering är under utveckling. Samhällets kunskap om krishantering förnyas ständigt. Vi får statsbidrag för att utbilda gruppernas medlemmar och ledare. Kommunerna stödjer också arbetet Förbundet betalar också en del utbildning genom att använda organisationsstödet. Ytterst är Civilförsvarsförbundet, dess föreningar och distrikt ansvariga för att verksamheten håller god kvalitet.

4 Allt detta kräver att vi kontrollerar att de olika FRG:erna kan lösa sina uppgifter, att grupperna ständigt utvecklas, att vi använder alla resurser - särskilt de personella - rätt,

5 Fördelar Väl fungerande FRG ger stolta medlemmar Ökar medlemmarnas engagemang och underlättar rekrytering FRG blir användbart i fler situationer Vi kan redovisa för våra uppdragsgivare att vi kontrollerar kvaliteten i FRG Vi kan ge en samlad bild av FRG-verksamheten i landet. Vi kan få uppslag till hur samhällets krishantering kan bli ännu bättre.

6 Kvalitetsutveckling Hur? Systematisk självvärdering Externa utvärderare Möjliggöra jämförelser Får inte bli för krångligt Varje grupp ska utvärderas systematiskt minst var tredje år! Utvärderingen ska visa på varje grupps utvecklingsmöjligheter i närtid och på sikt. Och det ska tydligt framgå vad man behöver ändra på direkt!

7 Dessa uppgifter ska gruppen själv plocka fram: Antal medlemmar i FRG uppdelat på kön och ålder? Överenskommelser, avtal Utbildning och utrustning? Ledarresurser? Sidokunskaper i gruppen? Hur många träffar har gruppen genomfört? Genomförda övningar och uppdrag

8 Grupperna ska också tänka igenom och ange: Vilka uppdrag har man ev tvingats tacka nej till och i så fall anledningen till detta? Årets mål för verksamheten, vilka mål är prioriterade? Hur har verksamheten levt upp till målen? Hur stor budget har man? Är den specificerad? I så fall hur? Övrigt? Egna noteringar av vikt

9 Vad visar verksamhetsstatistiken? Tillsammans tittar man i gruppen på hårda siffror och försöker svara på följande frågor: Har verksamheten varit mer eller mindre intensiv i år än förra året? Vad beror förändringarna på? Hur ser det personella läget ut idag jämfört med tidigare år? Vad beror förändringarna på? Hur mycket kostar verksamheten i år jämfört med tidigare? Vad beror ev. skillnader på?

10 Enbart statistik räcker inte. Man behöver mer för att kunna se om verksamheten är i linje med samhällets utveckling. Varje FRG ska ha ett årligt 30-minuterssamtal med kommunledningen Det ska förberedas väl så att 30 minuter räcker. Samtalet ska dokumenteras systematiskt. Mall kommer att tillhandahållas av förbundet

11 Vad framkom vid 30-minuterssamtalet med kommunen? Vad sa man om FRG? Vad var man nöjd med? Vad ville man att FRG skulle bli bättre på? Var man direkt missnöjd med något FRG gjorde? Hur såg man på utvecklingen av kommunens krishanteringsförmåga? Skulle något ske som kan komma att påverka FRG? Hur såg man på kostnaderna för krishantering? Skulle något ske som påverkar FRG? Hur såg kommunen på det regionala krishanteringssamarbetet? Ger det utrymmer för den lokala FRG:n att samverka med FRG:er i andra kommuner? Hur ser den kommunala övningsverksamheten ut? Vad planeras för kommande år? Övrigt?

12 När man gått igenom statistik och intervjuer så gör gruppen en SWOT-analys SWOT-analysen ska ta fram FRG:s starka sidor (Strenghts) FRG:s svagheter (Weaknesses) Möjligheter för FRG-verksamheten (Opportunities) Hot mot FRG-verksamheten (Threats) Varje deltagare gör först en egen SWOT-analys på post-it-lappar som sedan sätts upp på väggen. Sedan går man tillsammans igenom helheten och ser om man hittar vissa mönster. Uppriktighet och klarsyn krävs!

13 Åtgärdsplan När SWOT-analysen är gjord föreslår man åtgärder som: Vidmakthåller styrkorna Åtgärdar svagheterna Tar vara på möjligheterna Eliminerar hoten Till åtgärderna kopplas en tidsplan. Och sedan är det bara att sätta igång med förbättringarna! Och helst be förbundet om extern granskning!

14 Extern utvärdering Grupp med externa utvärderare. FRG väljer en utvärderare och distriktets verksamhetsledare tillsammans med utbildningschefen väljer en. Statistik- och verksamhetsanalys, rapporten från 30-minuterssamtalet med kommunen och SWOT-analys samt åtgärdsplan skickas till utvärderarna i förväg. Utvärderarna träffar FRG och går igenom materialet. Utvärderarna ges tillfälle att följa ett kvalificerat utbildnings-/övningspass. Utvärderarna ger FRG-ansvarig och ev hela gruppen sin preliminära bedömning. FRG-ansvarig, verksamhetsledare och utbildningschefen får sedan ett skriftligt utlåtande. Där kan åtgärdsplanen föreslås modifieras. Det blir erfarenhetsmässigt bättre resultat med extern granskning. Förbundet vill därför stimulera det och står för kostnaderna för den.

15 Tidplan Mars Framtagning av material och utbildning av verksamhetsledare ska vara klart. April Utbildning av externa bedömare genomförs Augusti Möjligt att få extern granskning av FRG-grupper