Brf Stjärnhusen Stockholm

Transkript

1 Kallelse till Årsstämma 2014 Datum: Onsdagen den 14 maj 2014 Tidpunkt: Plats: Blommensbergsskolans matsal Dagordning: 1. Stämmans öppnande 2. Godkännande av dagordning 3. Val av ordförande vid stämman 4. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare 5. Val av en justeringsman tillika rösträknare 6. Fråga om stämman blivit i behörig ordning utlyst 7. Fastställande av röstlängd 8. Föredragning av styrelsens årsredovisning 9. Föredragning av revisorernas berättelse 10. Beslut om fastställande av resultat och balansräkning 11. Beslut om resultatdisposition 12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna 13. Beslut om arvoden åt styrelsen, revisorer och valberedning för nästkommande verksamhetsår 14. Val av styrelseledamöter och ev. suppleanter 15. Val av revisorer och ev. suppleanter 16. Val av valberedning 17. Av styrelsen till stämman hänskjutna frågor samt av föreningsmedlem anmält ärende 1. Motion rörande installation av portlås 2. Motion 1 rörande målning och renovering av trapphusen 3. Motion 2 rörande målning och renovering av trapphusen 4. Motion rörande trädgårdarna 5. Motion rörande information i föreningen 18. Övriga frågor 19. Stämmans avslutande

2 Bilagor: Bilaga 1. Valberedningens förslag till årsstämman 2014 Bilaga 2. Motion rörande installation av portlås med styrelsens kommentar Bilaga 3. 2 st. motioner rörande målning och renovering av trapphusen med styrelsens kommentar Bilaga 4. Motion rörande trädgårdarna med styrelsens kommentar Bilaga 5. Motion rörande information i föreningen med styrelsens kommentar

3 Bilaga 1 Valberedningens förslag till årsstämman 2014 Arvode för nästkommande verksamhetsår Valberedningen föreslår oförändrade arvoden till styrelseledamöter, revisorer och valberedningen för nästkommande verksamhetsår. Styrelseledamöter - Omval: Valberedningen i Brf Stjärnhusen föreslår att: Per-Ola Skrifvare väljs om för en period av 2 år Simon Mossnelid väljs om för en period av 2 år - Nyval: Henrik Mandén ( tidigare suppleant ) väljs för en period av 2år -Ledamöter med 1 år kvar Lars-Erik Grip Helena Löfgren Sara Magnusson Anna Landin Suppleant - Nyval: Bo Ericsson 54 år, bor på Sjöbjörnsvägen 44 (bott här i 6 år) Intresserad av trädgård och utemiljö, gillar att fixa. Operativt lagd, har arbetat med fastighetsförvaltning, projektledare och som informatör. Väljs för en period av 1 år Internrevisor Tomas Merio 1 år Väljs för en period av 1 år Valberedningen har bestått av Gunilla Ardsjö, Gunilla Olsson och Mikael Kolthoff

4 Bilaga 2 Motion: Installerande av portlås. Motion uppförd av Helena Holmgren och Henrik Sandberg på Sjöbjörnsvägen 34. För närvarande är det väldigt enkelt att ta sig in i portarna i föreningen Stjärnhusens flerfamiljshus. Det enda som skiljer den som ska ta sig in i porten från utsidan från att ta sig in är en enkel knapptryckning. Detta kan leda till att de som inte ska vara i porten eller i trapphuset lätt tar sig in. Under de två åren vi bott i föreningen har det vid tre tillfällen varit inbrott i vårt källarförråd. Då har tjuvarna tagit sig in via dörren till källarförråden genom att slå sönder rutan. Nästa gång kanske inbrottstjuven väljer att ta portvägen och bryter sig in i någons lägenhet. Vid några andra tillfällen har någon/några eldat på väggen och klottrat på väggen inne i port 34. Kostnaden för sanering och obehaget detta för med sig hade man kunnat slippa om man gjort det svårare för dessa personer att ta sig in i våra portar. Fördelen med att installera portkod med bricksystem är att man eventuellt kan koppla ihop systemet med tvättstugesystemet. I så fall innebär det att alla hushåll redan har i alla fall en bricka. Vidare behövs ytterligare en bricka per hushåll, Fler fördelar är att det leder till en tryggare miljö för de boende i föreningen och gör husen ännu mer attraktiva att bo i. Dessutom behöver man inte lära sig en kod som dessutom kan komma på villovägar. Att denna motion ska genomföras innebär en ökad trygghet för de boende i föreningen, att föreningen blir ännu mer attraktiv att bo i samt att det blir svårare för de som inte hör hemma i trapphusen och portarna att ta sig in. /Helena Holmgren & Henrik Sandberg Styrelsens kommentar: Styrelsen har för några år sedan undersökt möjligheten till ett bricksystem integrerat med tvättstugebokningen, och även upplåsning av gästlägenheten, men fann då att tekniken inte var tillräckligt utvecklad för att vara ekonomiskt intressant. Sannolikt har dock tekniken utvecklats varför nya lösningar nu kan finnas. Vi har genom vår tekniska förvaltare beställt framtagande av en ny underhållsplan. Underhållsplanen syftar till att kartlägga behovet av renoverings, ombyggnads och nyinstallationarbeten i fastigheterna samt upprätta en tid och ekonomisk plan för genomförande av åtgärderna. Arbetet med underhållsplanen kommer att inledas inom några dagar efter årsstämman. Frågan om säkrare portlåsning kommer då också att lyftas tillsammans med frågan om möjligheten att byta ut eller renovera hela portpartierna, vilket p.g.a. k märkningen tidigare mött motstånd vid förfrågan hos Stadsbyggnadskontoret. Styrelsen anser därmed motionen besvarad.

5 Bilaga 3 Motioner: Måla och renovera i trapphusen. Motion 1 Motion uppförd av Helena Holmgren och Henrik Sandberg på Sjöbjörnsvägen 34. Nedanstående motion gäller främst port 34 eftersom det är den porten vi har erfarenhet av då det är där vi bor. För närvarande är det i vissa trapphus slitna ledstänger, väggar och trappräcken. I vissa portar är det renoverat och fräscht. För att inte husen ska bli nergångna och mer slitna bör det fräschas upp genom att måla, se över trappräcken, ledstänger och främst belysning i portarna. Att genomföra en uppfräschning av trapphusen leder till en förbättrad och tryggare boendemiljö, dessutom kan det leda till att föreningen blir mer attraktiv att bo i. /Helena Holmgren & Henrik Sandberg Motion 2 Ang Målning av trapphusen Flera av trapphusen i BRF Stjärnhusen behöver målas om. Jag föreslår att behovet av ommålning och reparation av trapphusen ses över och att en budgetberäkning görs för kostnaderna så att beslut kan tas till nästa årsmöte. Margareta Svensson Sjöbjörnsvägen 30 Styrelsens kommentar Styrelsen hänvisar även i detta fall till den kommande underhållsplanen. Trapphusen målades senast vid den omfattande renoveringen och stambytet som genomfördes av den tidigare fastighetsägaren år Styrelsen anser därmed båda motionerna besvarade.

6 Bilaga 4 Ang Trädgårdarna På förra årsmötet 2013 var det en fråga som väckte störst diskussion den om skötslen av trädgårdarna. Det påpekades framför allt att buskarna sällan eller aldrig klipps och skymmer utsikten och stänger ute solljuset. Trots diskussionen och löften om att se över frågan, har buskarna inte heller klippts under det senaste året. Till exempel bör syrenbuskar klippas varje år för att ge rikligare blomning och vackrare buskar. Skötseln måsta alltså bli bättre, det gäller såväl, klippning av gräs, buskar som ogräsrensning. Jag föreslår att trädgårdsskötsen prioriteras högre och att den ska sköts professionellt. Det bör också tydliggöras för medlemmarna vem som har ansvar för trädgårdsskötseln och var vi kan vända oss med synpunkter. Stockholm Margareta Svensson Sjöbjörnsvägen 30 Styrelsens kommentar I samband med bytet av förvaltare vid årsskiftet har även entreprenören för trädgårdsskötseln bytts ut. Skötseln av våra trädgårdar och övriga markytor kommer enligt kontrakt med den nya entreprenören att ske enligt en detaljerad skötselplan som utarbetats av den konsult som föreningen anlitade som projektledare i samband med trädgårdsrenoveringen. Styrelsen anser att detta borgar för att erhålla erforderlig kvalitet. Ansvarig inom styrelsen för trädgårdsfrågor kommer att anges då den nya styrelsen konstituerat sig. Styrelsen anser därmed motionen besvarad.

7 Bilaga 5 Ang Informationen i föreningen Sen förra årsmötet har medlemsbladet som tidigare sattes upp i trapphusen dragits in. Det innebär att det har blivit svårare att få information om vad som händer i föreningen. Information på hemsida och Facebook läggs inte ut med regelbundenhet och det gör att man lätt missar viktig information när den väl finns där. Det är ett problem när till exempel inbetalningskorten från den nye förvaltaren kom i brevlådan innan medlemsinformationen om förvaltarbyte kom ut. Information om sista datum för motionsinlämning bara lagts ut på hemsidan och därmed är lätt att missa, särskilt som informationen dessutom las ut bara sju dagar innan sista motionsdatum det signalerar att styrelsen inte är intresserad av medlemmarnas motioner. Dessutom verkar den nya styrelsen inte prioritera mejl från medlemmarna, undertecknad har ringt och mejlat utan att få svar på frågor. Jag föreslår att styrelsen bättre prioriterar informationsutbytet med medlemmarna Jag föreslår att antingen 1. All viktig info skickas ut per mejl till medlemmarna när det händer något aktuellt. 2. Nyhetsbrevet återuppstår och skickas ut på samma datum en gång per månad (det kan innehålla mycket eller lite information, det viktiga är regelbundenheten) 3. All viktig information sätts upp på samtliga anslagstavlor. Jag föreslår att beslutet fattas via omröstning på årsmötet. Stockholm Margareta Svensson Sjöbjörnsvägen 30 Styrelsens kommentarer Självklart har den som kontaktar styrelsen i någon fråga rätt att få kontakt eller svar inom rimlig tid. Dock kan mängden frågor och synpunkter genom mail och på annat sätt tidvis vara stor och risk finns då att någon fråga inte blir uppmärksammad i tid. Styrelsen arbetar kontinuerligt med att se över rutinerna för att fördela inkommande frågor och synpunkter bland styrelsens medlemmar för att

8 besvara dessa, och vi anser också att svarstiderna har kortats under det senaste året. I och med att felanmälan numera sker till förvaltaren Storholmen minskar också mängden mail till styrelsen vilket ger ökad möjlighet till snabbare svar. Tidpunkt för sista inlämningsdag för motioner framgår av föreningens stadgar 40 och är före februari månads utgång. Styrelsen brukar dock senarelägga inlämningstiden då så är möjligt. Användningen av informationsblad på anslagstavlorna i portarna har minskats p.g.a. att det är tidskrävande att producera och distribuera dessa. Samtidigt strävar vi efter att bibehålla dem för information om särskilt viktiga händelser, även om regelbundenhet inte kan utlovas. Styrelsens uppfattning är också att våra medlemmar numera följer föreningen via hemsidan eller Facebook och att för medlemmarna relevant information enklare och snabbare publiceras där. Utskick per mail till samtliga medlemmar torde enligt styrelsens uppfattning inte medföra något mervärde jämfört med detta. Styrelsens telefon har avvecklats beroende på väldigt liten efterfrågan/användning från medlemmarna. När det gäller de första utskicken av inbetalningskorten från Storholmens Förvaltning skedde ett misstag som får betraktas som ett inkörningsproblem vid bytet av förvaltning. Styrelsen anser därmed motionen besvarad och rekommenderar således stämman att avslå yrkandet.