Cloud Portal Office MOLNBASERAD DOKUMENTHANTERING

Transkript

1 Cloud Portal Office MOLNBASERAD DOKUMENTHANTERING Optimering av din dokumenthantering kan öka effektiviteten med upp till 30 % /This is Why företag och organisationer använder Cloud Portal Office för att skapa en lönsam tillväxt.

2 Cloud Portal Off ice Ju mer du vet, desto bättre presterar du /This is Why Cloud Portal Office ger dig snabb tillgång till all din information. Välkommen till Cloud Portal Office vårt prisbelönta molnbaserade dokumenthanteringssystem med vilket du säkert och tryggt kan scanna, lagra, hantera, dela och hämta alla dina affärsdokument. Cloud Portable Office är prisvärt, skalbart och lättanvänt, och ger små och medelstora företag en övergripande dokumenthanteringslösning som optimerar arbetsflödet och: Gynnar tillväxt Ökar effektivitet Minskar kostnader Optimerat arbetsflöde Cloud Portal Office ger en strukturerad och aktuell lagringsplats för alla dina affärsdokument, oavsett om de har skapats digitalt eller scannats från pappersdokument. Använd det för att lagra information om dina produkter, tjänster, kunder, marknader, konkurrenter, avtal, redovisningsdata, marknadsföringskampanjer eller något annat. Men Cloud Portal Office är avsett för mer än enbart dokumentlagring. Betrakta den som ett kraftfullt, mångsidigt informationsnav. Alla behöriga gruppmedlemmar har alltid och oavsett var de befinner sig tillgång till allt de behöver för effektivt beslutsfattande och smidigt samarbete. Hur hämtar jag dokument? På vilket sätt du vill! Allt du behöver är en giltig prenumeration och en valfri webbanpassad enhet såsom stationär eller bärbar dator, surfplatta, smartphone, Sharp multifunktionssystem eller, för teammöten, vår interaktiva skärm BIG PAD. Samarbeta på plats eller på distans, med en kollega eller hela arbetsgruppen; allt är möjligt. Dessutom är Cloud Portal Office helt integrerat med våra populära lösningar för ett optimerat arbetsflöde, som ger maximal produktivitet inom alla sorters organisationer. 2

3 Kostnadsminskningar Bortslösad tid är förlorad produktivitet /This is Why de mest framgångsrika föredrar Cloud Portal Office. Marknadsundersökningsföretaget Gartner rapporterar att de flesta anställda ägnar upp till 30 % av arbetstiden åt att leta efter information. Det betyder timmars förlorad produktivitet varje arbetsvecka för varje anställd, orsakad av ostrukturerade data och dokument som arkiveras i utspridda, isolerade och dåligt indexerade dokumentlager. Med sin avancerade indexeringskapacitet återställer Cloud Portal Office produktiviteten i hela företaget, genom att ge hela din arbetsgrupp möjlighet att organisera, hitta, hämta och dela den senaste versionen av varje dokument. Allt börjar med bra indexering. När du lagrar eller scannar ett dokument ombeds du välja en beskrivning från en rullgardinsmeny, t.ex. faktura, inköpsorder eller kundnamn. Och självklart kan du själv lägga till upp till fem egna beskrivningar i menyn och ange om de är valfria eller obligatoriska. Dokument som saknar indexeringsinformation markeras med en tydlig varningsikon, så att du snabbt kan korrigera dem. Här kommer den inbyggda dokumentvisningsfunktionen väl till hands. Lägre driftkostnader Cloud Portal Office kan även minska kostnaderna. En vidare användning av digitala dokument betyder färre utskrifter, mindre papper och färre pärmar och arkivskåp. Eftersom allt är säkert lagrat i molnet behövs heller inga externa dokumentarkiv eller kostnadskrävande tjänster för återställning efter haveri. Och eftersom Cloud Portal Office tillhandahålls i form av en SaaS-tjänst ( program som en tjänst ), krävs inga omedelbara kapitalinvesteringar och inga nya servrar. FÖRETAG SPENDERAR I GENOMSNITT 6 % AV INTÄKTERNA PÅ DOKUMENTHANTERING. (INFOTRENDS) Med dokumentvisningsfunktionen kan du visa ett dokument i applikationsfönstret utan att ladda ner det. På så sätt kan du kontrollera att allt ser ut som det ska och snabbt lägga till eller rätta indexeringsinformation. Med Cloud Portal Office råder inga tvivel, ingen förvirring och inget kommer bort. I stället får du ögonblicklig onlinetillgång till alla dokument du behöver, oavsett var du råkar befinna dig och hur du föredrar att arbeta. 3

4 Lön sam tillväxt Information är fröet till framgång /This is Why arbetsgruppen ska ansluta till Cloud Portal Office. Första steget till en lönsam tillväxt är att anställa de största talanger som går att uppbringa. Som steg två ger du dem all information de behöver för att ta de bästa besluten för företaget. Det är därför du behöver Cloud Portal Office. Med Cloud Portal Office kan du ersätta en fragmenterad och ofta mycket utspridd dokumentmiljö med ett säkert, centraliserat dokumentlager. Det betyder att personalen kan ägna betydligt mindre tid åt att leta efter information och mer tid åt att använda den. Faktabaserade beslut Tillgång till viktig affärsinformation när som helst oavsett var du befinner dig möjliggör bättre affärsbeslut som främjar verksamhetens tillväxt och snabbare reaktioner på marknadssvängningar och nya affärsmöjligheter. Detta resulterar på ett naturligt sätt i lönsam tillväxt. Det är dessutom en tillväxt som är hållbar. Eftersom arbetsgruppen är bättre informerad och mer produktiv är den ekonomiska risken liten och budgeten mindre belastad. Data lagras genom att filerna sparas direkt i dokumentlagret eller scannas från ett Sharp multifunktionssystem. Användarna uppmanas att lägga till en beskrivning av dokumentet, så att du kan använda Cloud Portal Office för att bygga upp ett robust och effektivt index som gör det enkelt att hitta och hämta dokument. Fulltextsökning är också inkluderad. ENLIGT VISSA UNDERSÖKNINGAR ÄR SÅ MYCKET SOM 80 % AV ALLA AFFÄRSDATA OSTRUKTURERADE. 4

5 Lön sam tillväxt Lägre kostnader leder till högre lönsamhet /This is Why Cloud Portal Office ger dig kontroll. Genom att använda ett Sharp multifunktionssystem för scanning av fakturor och andra pappersdokument till Cloud Portal Office kan manuella processer rationaliseras. Det förbättrar produktiviteten och exaktheten och ger smidig åtkomst till lagrad information. Men det är bara början. En lösning som växer med din verksamhet Tack vare att Cloud Portal Office är skalbar behöver du bara köpa det antal prenumerationer som behövs för tillfället, och du behöver aldrig slösa pengar på outnyttjade prenumerationer. Om en person inte längre behöver använda Cloud Portal Office avbryter du helt enkelt prenumerationen och debiteringen*. Vid behov av ytterligare prenumerationer beställer du enkelt fler. Du har alltid full kontroll över prenumerationer och kan hantera dem via en säker webbplats. Cloud Portal Office kan användas som allt från ett ovärderligt verktyg för arbetsgruppen till ett globalt informationssystem för hela företaget. Börja i liten skala eller tänk stort du väljer. Pålitlig säkerhet Om du är noga med säkerheten kan du lita på att de servrar vi använder för att lagra dina data finns enbart i Europa och efterlever EU-bestämmelserna för datasäkerhet. Cloud Portal Office är utvecklat för företag och gör det möjligt för företaget att bibehålla kontrollen över sina immateriella rättigheter genom hantering av användaråtkomst via modulen för prenumerationshantering. Alla data är skyddade av behörighetskontroller, kraftfulla brandväggar, den senaste krypteringstekniken och robusta felsäkra system. Lösenordspolicy kan fastställas i enlighet med de krav som gäller för företagets egen interna säkerhetspolicy. Med Cloud Portal Office är dina data alltid säkra och trygga. Administratören kan på några ögonblick konfigurera, ändra eller återkalla behörigheter efter användare eller arbetsgrupp och dela exakt så mycket information som bedöms lämpligt. Cloud Portal Office ger företaget kontroll över sina informationstillgångar. SCANNA DOKUMENT TILL CLOUD PORTAL OFFICE FRÅN ETT SHARP MULTIFUNKTIONSSYSTEM. * Gäller eventuellt inte tidsbegränsade avtal. Kontrollera gällande villkor. 5

6 Organisationseff ektivitet Inspiration kan du få var som helst /This is Why Cloud Portal Office följer dig överallt. Utöver att scanning av dokument och arkivering görs snabbt och effektivt med Cloud Portal Office, så kan du också synkronisera Cloud Portal Office med din dator. Denna funktion säkerställer att du alltid arbetar med den senaste versionen av dina dokument, till och med om du växlar mellan din stationära dator, din bärbara dator och datorn i hemmet. Enkel fildelning När du behöver dela innehåll med andra kan du ge varje person eller grupp full åtkomst till dina dokument eller endast visningsbehörighet. Du bibehåller kontrollen och kan enkelt hålla koll på vad du har delat och med vem samt vilka tillstånd du har gett. Effektivt lagarbete och samverkan Samarbets- och aviseringsfunktionerna i Cloud Portal Office säkerställer att alla arbetsgrupper eller avdelningar i organisationen kan kommunicera snabbt och effektivt. Du kan till exempel prenumerera på fil- och mappaviseringar så att du alltid informeras om den senaste versionen av, eller ändringar i, ett dokument. Du kan också lägga till egna anteckningar för filer och mappar för att avsluta projekt, bidra med ny information eller göra en ändringsbegäran. Aviseringar och meddelanden kan också användas för att skapa smidiga arbetsflöden för användning inom avgränsade avdelningar eller mellan företagets projektgrupper. Om filer är för stora att skicka via e-post kan du använda Cloud Portal Office-funktionen för att skicka länkar från Cloud Portal Office-webbplatsen eller din mobila enhet när du vill dela information med Cloud Portal Office-användare och externa mottagare. Enkel kontroll Så snart du öppnar hemsidan har du total kontroll. Olika områden kan utvidgas eller förminskas för enkel tillgång till dina och dina kollegors dokument och mappar, alla dokument som du har delat och alla filer som behöver indexeras. Du kan också hålla ordning på vilka länkar till filer som du har skickat till utomstående och ange när länkarna ska förfalla. Med Cloud Portal Office är det enkelt att dela med sig. SAMARBETS- OCH AVISERINGSFUNKTIONER SOM HÖJER ORGANISATIONENS EFFEKTIVITET. 6

7 Organisationseff ektivitet Uppkopplade arbetsgrupper är mer effektiva /This is Why ditt företag behöver Cloud Portal Office. Nuförtiden använder vi alla surfplattor och smartphones, även om vi har tillgång till bärbara datorer. De är helt enkelt mycket mer portabla och praktiska. På Sharp är vi övertygade om att den här typen av utrustning bör integreras med dokumenthanteringssystem och samverkansinfrastruktur för att mobil personal ska bli maximalt effektiv. Med ett standardiserat gränssnitt för mobil personal känner alla igen sig oavsett vilken plattform de använder. Du kan dessutom konfigurera tillfälliga gästkonton exempelvis när du behöver arbeta närmare en kund eller leverantör och därmed göra Cloud Portal Office tillgänglig för ännu fler användare. Möjligheter för den mobila arbetsstyrkan Ingen behöver befinna sig på kontoret för att vara uppdaterad. Det är enkelt att bidra med idéer oavsett var du får inspirationen: hemma, på vägen, på hotellet var som helst. Från kontoret får du tillgång till molnet direkt från ett Sharp OSA-multifunktionssystem*. Om du till exempel vill ha den senaste versionen av en fil går du bara dit, loggar in, bläddrar och skriver ut. Allt ligger klart och väntar. Du kan visa, överföra, hämta, hantera och skriva ut filer från din telefon eller surfplatta, skapa nya mappar, samarbeta och dela. Med hjälp av Cloud Portal Office kan du ta med dig din arbetsgrupp vart som helst, vilket sparar pengar och minskar mötesrestid. Allt som behövs är en internetanslutning och en webbanpassad enhet. *Multifunktionssystemet måste ha Sharp OSA 4.0 eller senare. 7

8 Specif ikationer Allmänt Åtkomstmöjligheter Högsta antal anslutna enheter Nätverkshastighet inklusive ADSL/bredband (Mbit/s) Filstorlek för överföring (max) Webbläsare Mobil-app Scanning-/utskriftsapp för multifunktionssystem 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Filstorlek för hämtning (max) Webbläsare 2 GB Mobil-app Scanning-/utskriftsapp för multifunktionssystem 250 MB BIG PAD/PenSoft Desktop Sync 2 GB Operativsystem som stöds Windows PC Windows 7/8/10 (32- eller 64-bitars) Internet Explorer (v9 eller högre) Firefox (v14 eller högre) Chrome (v18 eller högre) Mac OS X (10.7 eller högre) Mobil enhet Desktop Sync Säkerhet Filkryptering Webbläsare (PC/Mac), mobil enhet (ios/android), multifunktionssystemets manöverpanel, BIG PAD (med/utan PenSoft-programvara), Desktop Sync-programvara Ingen gräns för multifunktionssystem, BIG PAD, mobila enheter, datorer (via webbläsare) 3 Desktop Sync-klienter per prenumeration 5 (minst) Mer än 10 (rekommenderas) Safari (6.0.2 eller högre) Firefox (v14 eller högre) Chrome (v18 eller högre) Apple ios 7.0, 8.X (eller högre) Android 4.0 (eller högre) för smartphone och surfplattor Windows 7/8/8.1 (32- eller 64-bitars) OS X 10.8 (eller högre) Automatisk kryptering av alla överförda dokument 128- eller 256-bitars AES-kryptering Multifunktionssystem som stöds Molnanslutna multifunktionssystem med Sharp OSA 4.0 (eller högre) MX-AMX2 PostScript-stöd (för utskrift av PDF-filer) Utskriftsstöd vid multifunktionssystemet Filformat PDF, TIFF, JPEG, XPS Färgläge Auto Antal kopior (max) 999 Pappersstorlek A4, A3, auto, Legal Orientering Stående, liggande Anpassning till pappersstorlek På Dubbelsidig utskrift Enkelsidig, dubbelsidig (bok), dubbelsidig (block) Häftning Ja Hålslag Ja Förskjutning Ja Sortering Sortera, gruppera Scanningstöd vid multifunktionssystemet Filformat PDF, TIFF, JPEG, krypterad PDF, PDF/A, XPS Förhandsgranskning av scanning Ja (10,1-tumsskärmar och större) Möjlighet att namnge filer Ja Scanningupplösning (dpi) 100, 150, 200, 300, 400, 600 Sv/v komprimering Ingen, MH, MMR, JPEG-färgkomprimeringsförhållande mellan som standard Möjlighet till PDF-lösenord Ja (om filtypen komprimerad PDF har valts) Sändningsstorlek A4, A3, auto, Legal Dubbelsidig scanning Enkelsidig, dubbelsidig Exponeringsläge Text, text-tryck-foto, tryckt foto, foto, karta Exponeringsnivå 0 (auto), 1, 2, 3, 4, 5 Jobbköfunktion Ja Hoppa över tom sida Ja Säker dokumentöverföring Multifunktionssystem Android-appar Apple-appar BIG PAD-anslutning Windows/Mac SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA SSL v3.0/tls v1.2 AES256 SSL v3.0/tls v1.2 AES256 SSL v3.0/tls v1.2 AES256 Beroende på aktuell webbläsares funktioner BIG PAD som stöds BIG PAD lanserade efter mars 2013 med stöd för PenSoft-programvara Programvaran Cloud Portal Office BIG PAD connector krävs Stöd för datorer med Windows 7 (eller högre) Anmärkningar Funktioner och specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. All information var korrekt vid tryckningen. Windows är ett registrerat varumärke tillhörande Microsoft Corporation. Alla övriga företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive innehavare. Sharp Corporation september 2016 Ref: Cloud Portal Office v2.1-broschyr (17711). Alla varumärken tillerkänns. Med förbehåll för eventuella fel och förbiseenden. Sharp Business Systems Sverige AB Box SE Bromma, SWEDEN Tel: +46 (0)