INNEHÅLL Kapitel 11 Anläggningstillgångar. Ekonomiavdelningen

Transkript

1 Ekonomiavdelningen INNEHÅLL 11 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Universitetets anläggningsmodell Anläggningsregister Leverantörsfakturor avseende anläggningar Specifikation av vissa anläggningstillgångar och inventarier Förbättringsutgifter på annans fastighet Kulturtillgångar och övrig konst Immateriell anläggningstillgång Egentillverkade anläggningstillgångar Pågående nyanläggning Korttidsinvesteringar Kostnadsförda investeringar av mindre värde Anläggningsgrupper och rekommenderade avskrivningstider Korrigeringar av anläggningar Märkning av datorer och andra apparater Stöldmärkning Inventering och avregistrering av anläggningar och inventarier Vägledning vid inventering Försäljning externt Avskrivningsbar anläggning i anläggningsregistret Anläggningen är kostnadsförd och därefter inventarieförd i anläggningsregistret eller finns inte i anläggningsregistret Flyttning av utrustning i samband med att forskare flyttar sin verksamhet till annat lärosäte Anvisningar för försäljning av inventarier till anställd Internförsäljning och internköp Internförsäljning av avskrivningsbar anläggning i anläggningsregistret Anläggningen är kostnadsförd och därefter inventarieförd i anläggningsregistret eller finns inte i anläggningsregistret Internköp av anläggning Förluster efter inbrott m.m Utrustning utanför arbetslokalen Sakförsäkringar Investeringsbudget för anläggningstillgångar Finansiering av investeringar Bakgrund Internbanksfunktionen vid Göteborgs universitet Handläggningsordning för investeringsärenden Leasing Bilaga 1: Kontering vid anskaffning av anläggningar/inventarier Sid 1-21

2 11 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR 11.1 Universitetets anläggningsmodell Universitetets anläggningsmodell är avsedd att ge bra förutsättningar för institutioners, nämnders och styrelsens planering, bokföring och uppföljning när det gäller anläggningar och inventarier. Med en anläggning menar vi utrustning och inredning som utgör en anläggningstillgång i balansräkningen och som genererar avskrivningar i kostnadsredovisningen, och med inventarier sådan utrustning och inredning som kostnadsbokförs direkt utan att balansräkningen är berörd. Gemensamt är att anskaffningarna finns uppförda i ett anläggningsregister. Modellens olika delar och de redovisningshändelser som sker finns förenad i en anläggningsreskontra i ekonomisystemet. Tre grundläggande begrepp i modellen är ägande, nyttjande och finansiering. Nyttjande är detsamma som kostnad. Varje anläggning har en koppling till dessa begrepp men det är inte nödvändigt att var och en av begreppen hör till samma ansvarsställe i redovisningen. Den praktiska hanteringen i ekonomisystemet av anläggningar är beskrivet i manualer och lathundar till anläggningsreskontran. En anläggningstillgång registreras i leverantörsreskontran eller i omföringsrutinen genom konto eller Konto används då en verksamhet periodvis (månatligen) ska belastas med avskrivningskostnaden för en anläggning. Val av verksamhet bestäms genom nyttjandekonteringen i anläggningsreskontran. Kontot ska alltid användas då inköp av en anläggning görs inom anslagsfinansierad verksamhet, verksamhetsgrupp för grundutbildningen och för forskning och forskarutbildning. När konto har valts ska alltid finansiering ske genom lån. Konto används då en bidragsverksamhet ska belastas i bokföringen med hela anskaffningsutgiften direkt. Vilka förutsättningar som måste gälla för att kontot ska få användas och när lån eller inte behöver tas, beskrivs i avsnitt och i en sammanställning i bilaga 1. Sammanfattningsvis gäller att för användning av kontot krävs att bidraget erhålls i förskott eller i tolftedelar och för att det inte ska behöva tas lån, att det handlar om en icke statlig givare där bidraget erhålls i förskott och det av kontraktet framgår att medlen kan avse investering. Det finns två andra konton som är aktuella när det är fråga om inventarier. De ska användas vid bokföring av utrustning och inredning som inte är föremål för avskrivning, men där man ändå vill ha med anskaffningarna i anläggningsregistret. Närmare beskrivning finns i avsnitten Korttidsinvesteringar och Kostnadsförda investeringar av mindre värde. Det avgörande här är att det som anskaffats inte uppfyller kriterierna för en anläggningstillgång. Inköpet bokförs antingen på konto 5610 Korttidsinvestering till anläggningsregistret (minst 500 EUR och under 20 tkr) eller på konto 5660 Kostnadsfört till anläggningregistret (under 500 EUR). I menyvalet Skapa anläggningar från fakturor i anläggningsreskontran anges anläggningsgrupp utifrån vilken typ av anläggning och inventarie som köpts in, t.ex. datorutrustning eller kontorsinredning. Anläggningsgrupperna är indelade efter valt konto. Första tecknet i anläggningsgruppen ska överensstämma med första positionen i kontot. Detta är nödvändigt för att avskrivningarna ska ske på rätt sätt. I menyvalet anges även avskrivningstid. I samband med registrering av leverantörsfakturor avseende anskaffning av anläggning och kontering på kontona och 39941, skapas poster för bokning av anskaffningsvärdet på tillgångskonton i kontoklass 1. Detta moment kallas för aktivering och sker automatiskt var 10:e minut. Sid 2-21

3 Bokföringsavlämning från anläggningsreskontran till redovisningen sker första gången under räkenskapsåret i mars och därefter varje månad. Då bokförs avskrivningar, värdeminskningar och andra former av bokföringar som anläggningsreskontran genererar. Andra former kan vara bokföringstransaktioner i samband med avregistrering av anläggning. För att knyta ihop flera anläggningar kan metoden med huvudanläggning användas. En huvudanläggningen binder samman flera anläggningar i anläggningsregistret. Metoden är användbar exempelvis då man gör en anskaffning till ett gemensamt utrymme och där ingående utrustning och inredning har olika anläggningsgrupper, t.ex. datorer och möbler. Om man vill knyta ihop anläggningar som är införskaffade olika budgetår kan metoden med huvudanläggning också tillämpas. Genom olika rapporter ur ekonomisystemet erhålls information om vilka anläggningar och inventarier som ägs av ett visst ansvarsställe, den fysiska placeringen, nyttjande och finansiering m.m. I ekonomisystemet finns även rapporter som kan visa simuleringar av avskrivningskostnader. Se vidare lathundar och övrigt utbildningsmaterial i AGRESSO Anläggningsregister Enligt ESV:s föreskrifter till bokföringsförordningen ska varje myndighet föra register över de anläggningar och inventarier som är i bruk. Registret ska innehålla tillgångar vars anskaffningsvärde uppgår till lägst kr exkl. moms, men även innehålla övriga tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga eller av andra skäl anses behöva finnas i anläggningsregistret. Exempel på stöldbegärlig egendom är datorer, videprojektorer, kameror, mobiltelefoner, designade möbler Leverantörsfakturor avseende anläggningar Hantering av leverantörsfakturor som gäller anläggningar och inventarier följer samma regler som övriga leverantörsfakturor. Följande föreskrifter ska därutöver tillämpas vid bokföring av leverantörsfakturor avseende anläggningar och inventarier. Generell regel Utrustning och inventarier med ett anskaffningsvärde på minst kr exkl. moms ska bokföras som en anläggningstillgång. Dessutom måste anläggningstillgången ha införskaffats för stadigvarande bruk och med en ekonomisk livslängd om minst 3 år. Den ekonomiska livslängden är den period som det är ekonomiskt fördelaktigt att använda anläggningstillgången. Den funktionella livslängden kan mycket väl vara längre för en anläggning än den ekonomiska livslängden. Utrustning som inte uppfyller dessa kriterier kostnadsbokförs i kontoklass 5. Följande ska räknas som anläggningstillgång: I fråga om uppsättningar eller grupper av utrustning och inredning med funktionellt samband, t.ex. datorer (inkl. skärm, tangentbord, mus etc.), ser man till anskaffningsvärdet totalt för gruppen. Det gäller även om enstaka komponenter ej uppgår till kr. Observera att datorprogram som uppfyller kriterierna för anläggningstillgång ska bokföras på särskild anläggningsgrupp, se vidare 11.5 Anläggningsgrupper och rekommenderade avskrivningstider. Samma synsätt gäller exempelvis möblemang som köps till ett rum. Rummet räknas då som en fungerande enhet. Möblerna ses i det här fallet som en anläggning om det totala anskaffningsvärdet uppgår till minst kr. Vid upprustning och då exempelvis ett antal datorer eller möbler köps in, och där varje dators eller möbels anskaffningspris inte uppgår till kr, ses denna upprustning ändå som en anläggningstillgång, under förutsättning att det totala inköpet uppgår till minst kr och att inköpen sker vid samma beslutstillfälle. Sid 3-21

4 Senare komplettering av enstaka inventarier, t.ex. datorer eller möbler, och som inte uppgår till kr får inte räknas som en anläggningstillgång. Kostnader för planering och projektering, importavgifter, tull, transport- och installationskostnader samt övriga kostnader som avser att göra tillgången brukbar för avsedd verksamhet, ska räknas in i anskaffningsvärdet.utbildning av personal i samband med att anläggning tas i bruk kostnadsförs dock och läggs inte in i anläggningstillgångens värde. Vid eventuell direktimport av anläggningstillgång från tredje land ska tullfrihetsnummer registreras. Anledningen är att om anläggningen säljs till part utanför universitetet ska tull redovisas, se vidare Försäljning externt Specifikation av vissa anläggningstillgångar och inventarier I det följande ges en beskrivning av några speciella typer av anläggningstillgångar och inventarier Förbättringsutgifter på annans fastighet Universitet äger två fastigheter: Ågrenska villan och Studenternas hus. Övriga fastigheter som universitetet bedriver verksamhet i räknas som annans fastighet. Som förbättringsutgift på annans fastighet redovisas ny-, till- och ombyggnationer på fastigheten. Hit räknas även reparations- och underhållsutgifter som uppgår till väsentliga belopp (minst kr). Den förväntade nyttjandeperioden och den ekonomiska livslängden ska uppgå till minst tre år för att redovisning som förbättringsutgift på annans fastighet ska kunna tillämpas. Mark- och byggnadsinventarier samt installationer på fastigheten ska också redovisas som förbättringsutgift på annans fastighet. Byggnadsinventarier utgörs av sådana delar och tillbehör som är avsedda att direkt tjäna driften, t.ex. varuhissar, speciella vatten- och avloppsledningar, särskilda elektricitets- och ventilationsinstallationer, väggfasta skåp och kontorshyllor etc Kulturtillgångar och övrig konst Kulturtillgångar såsom konstföremål (tavlor och skulpturer etc.) redovisas enligt samma principer som övriga materiella anläggningstillgångar. Även museiföremål som normalt inte omsätts på en marknad redovisas enligt dessa principer, under förutsättning att värdet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Statens konstråd har tillsyn över myndigheternas vård av konst som tillhör staten (SFS 1990:195). Varje myndighet som innehar konst som tillhör staten, ska upprätta en förteckning över innehavet samt vårda konstverken väl. Myndigheten ska också årligen inventera de statliga konstverken och lämna uppgift om innehavet till Statens konstråd. Vid universitetet registreras innehavet av konstföremål av fastighetsavdelningen i den nationella konstdatabasen. Fakulteterna ansvarar för inventeringen av konstföremålen och redovisar årligen resultatet till fastighetsavdelningen. Konstföremål definieras enligt Statens konstråd som unika föremål, vanligen men inte alltid signerade av konstnären. Till denna kategori räknas målningar, grafik, skulpturer, fotografier och konsthantverk, som t.ex. keramik, glas och textilier. I regel ska inte affischer eller fotoreproduktioner av konst räknas som konstföremål. Vid osäkerhet om vad som räknas som konstföremål bör Statens konstråd konsulteras. Följande anskaffningstyper ska registreras i konstdatabasen: Sid 4-21

5 Egna inköp oavsett belopp Konstföremål från Statens Konstråd Gåvor Kopia av underlag som beskriver konstföremålen skickas till ekonomiavdelningen. Lån får inte upptas för kulturtillgångar då de används för utsmyckning. Eftersom kulturtillgångar inte sjunker i värde, oftast tvärtom, sker ingen avskrivning Immateriell anläggningstillgång En immateriell anläggningstillgång kan definieras som en identifierbar tillgång utan fysisk substans, t.ex. programvaror, licenser för programvaror (grundavgift vid köp av nytt system) och egenutvecklade IT-system. Enligt 5 kap. 2 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Exempel på en immateriell anläggningstillgång är utveckling av stora administrativa datorsystem. Detsamma gäller utgifter för koncessioner, patent, licenser och liknande rättigheter. Utgifter för forskning får dock inte tas upp som anläggningstillgång. För ytterligare information, se Ekonomistyrningsverkets webbplats publikationer, immateriella anläggningstillgångar. För att aktivering till egenutvecklad immateriell anläggningstillgång ska kunna göras måste blanketten Beslutsunderlag för aktivering av egenutvecklade immateriella anläggningstillgångar användas. Blanketten finns på universitetets webbplats på följande länk: blanketter.gu.se/ekonomi Egentillverkade anläggningstillgångar När utveckling av anläggningstillgångar sker i egen regi vid universitetet, ska dessa utgifter bokföras på ett speciellt sätt. Löpande sker bokföring av utgifterna på ordinarie kostnadskonton som då utgörs av löner, materialkostnader etc. Även eventuella internfakturor bokförs på ordinarie konton. När projektet är klart, anläggningen ska tas i bruk och avskrivningar påbörjas, ska de samlade utgifterna bokföringsmässigt omföras till egenutvecklad anläggningstillgång via särskilda periodiseringskonton i resultaträkningen Pågående nyanläggning I vissa fall ska en anläggningstillgång som är under uppbyggnad bokföras löpande som pågående nyanläggning. För att detta ska kunna ske måste uppbyggnaden uppgå till minst 10 miljoner kronor och tidsmässigt vara över ett budgetårsskifte. Detta gäller oavsett hur anläggningstillgången finansieras. Kontakta även i dessa fall ekonomiavdelningen Korttidsinvesteringar Som korttidsinvestering redovisas kostnader för anskaffning av sådan utrustning som har en ekonomisk livslängd överstigande ett år och med ett inköpspris på minst 500 EURO exkl. moms (ca kr), men inte utgör en avskrivningsbar anläggningstillgång. Exempel på sådana kan vara möbler, standarddatorprogram, verktyg och mindre kontorsmaskiner. Korttidsinvesteringar ska konteras på konto 5610 Korttidsinvesteringar till anläggningsregistret, och ska sedan i menyvalet Skapa anläggning i anläggningsreskontran registreras på anläggningsgruppen 5KOSTN. Balansräkningen påverkas inte eftersom det är ett kostnadskonto som används Sid 5-21

6 Kostnadsförda investeringar av mindre värde Stöldbegärlig utrustning och inventarier av mindre värde och som man vill ha med i anläggningsregistret, men som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgång eller korttidsinvestering, ska vid inköpet kostnadskonteras och sedan inventarieföras i anläggningsregistret. Kontering sker i dessa fall på konto 5660 Kostnadsfört, till anläggningsregistret och ska sedan i menyvalet Skapa anläggningar från fakturor i anläggningsreskontran registreras på anläggningsgruppen 5KOSTN. Vid inköp som inte bedöms behöva ingå i anläggningsregistret, ska något av de övriga kontona i 566- gruppen användas Anläggningsgrupper och rekommenderade avskrivningstider Rekommenderade avskrivningstider och anläggningsgrupper för olika typer av anläggningar och inventarier finns i lathund för anläggningsgrupper under anläggningsreskontran på ekonomiavdelningens hemsida. Anläggningsgrupper finns således även för utrustning och inredning som ej uppfyller kriterierna för anläggningstillgång, men som ändå ska registreras i anläggningsregistret (inventarier). Det handlar om det som beskrivits i tidigare avsnitt som korttidsinvestering eller kostnadsförda investeringar av mindre värde Korrigeringar av anläggningar Om en anläggningsfaktura i leverantörsreskontran bokförts felaktigt finns det korrigeringsrutiner för detta. Se vidare lathund över omföring och övrigt utbildningsmaterial till utbildning i AGRESSO manualer och lathundar Märkning av datorer och andra apparater För att underlätta inventering bör anläggningsnumret markeras på alla datorer och andra apparater. Detta gäller då även stöldbegärlig utrustning av mindre värde som ingår i anläggningsregistret Stöldmärkning Information om var man kan köpa utrustning och material för stöldskyddsmärkning hittar man på universitetets säkerhetswebb Innan anskaffning av stöldskyddsutrustning för fastlåsning m.m. av stöldbegärlig utrustning, kontakta universitetets säkerhetsfunktion för råd om lämplig utrustning Inventering och avregistrering av anläggningar och inventarier Institutionerna ska inventera sina anläggningar enligt 22 i Förordning om myndigheters bokföring. Inventeringen ska ske minst en gång per år och ska protokollföras, vilket sker genom att en rapport (inventeringsprotokoll) tas ut ur ekonomisystemet som visar samtliga anläggningar i registret. I inventeringsprotokollet antecknas inventeringens resultat, t.ex. om utrustning fortfarande är i bruk, om den är stulen, kasserad etc. Inventeringsprotokollet skrivs under av prefekt och arkiveras på respektive institution. Kopia på inventeringsprotokollet ska lämnas till fakultetskansliet. De anläggningar som inte längre av olika orsaker finns kvar inom institutionen ska avregistreras. Orsak till avregistreringen anges på raden för inventeringsresultat. Fakultetskansliet vidarebefordrar uppgifter om de anläggningar som ska avregistreras till ekonomiavdelningen för åtgärd. Sid 6-21

7 Det är lämpligt att respektive fakultetskansli ser till att inventering inom deras område sker under en gemensam avgränsad period. Institutionen måste meddela sitt fakultetskansli när en anläggning försålts, stulits eller utrangerats. Med utrangering menas att anläggningen inte längre finns kvar i verksamheten genom att den förstörts, kasserats, skrotats eller liknande. Är en anläggning stulen måste kopia av polisanmälan av stölden lämnas till respektive fakultetskansli, för att avregistrering i anläggningsregistret ska kunna göras. Anläggningsnummer måste också anges. Om en anläggning säljs till ett lägre värde än det bokförda, så ska detta motiveras. Avregistrering kan ske löpande under året genom att fylla i blanketten Anmälan avregistrering av anläggningstillgång, som kan hämtas från ekonomiavdelningens hemsida: blanketter.gu.se/ekonomi. Enligt bokföringsförordningen ska en inventeringsförrättare utses. Varje institution utser därför en person som ansvarar för inventeringen. Person som är ansvarig för anläggningstillgångarna får inte även förordnas som inventeringsförrättare. För att genomföra inventeringen tas inventeringsprotokoll fram ur ekonomisystemet. Denna rapport används som underlag för att pricka av de anläggningtillgångar som finns. För att underlätta framtida inventeringar är det lämpligt att notera placering för varje anläggningsnummer i anläggningsregistret. Inventeringsprotokollet kan sorteras på begreppet placering. Efter inventering sätter inventeringsförrättaren sin signatur vid varje anläggningsnummer. Prefekten undertecknar inventeringsprotokollet. som inte kan återfinnas tas bort ur anläggningsregistret. Anledningen till att de saknas måste klargöras. Underlag för att ta bort anläggningar ur anläggningsregistret ska attesteras av prefekt. Inventeringsprotokollet kan användas som underlag för att avregistrera anläggningar. Om en sådan anläggning har ett kvarstående restvärde, uppkommer i så fall en kostnad för berört ansvarsställe Vägledning vid inventering Datorer och övrig utrustning (ej inredning) Datorer och övrig utrustning inventeras per fysisk placering, t.ex. rum, vid resp. institution (= ansvar i ekonomisystemet). Inredning Inredning t.ex. bord, stolar och bokhyllor, inventeras per ansvar, dock ej nödvändigtvis per rum (eftersom de inte alltid återfinns i de rum där de ursprungligen placerades vid inköpstillfället) Försäljning externt Om universitetet har lös egendom som inte längre behövs för den egna verksamheten eller har blivit obrukbar, är det tillåtet med försäljning eller byte av egendomen enligt förordning (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom. Med lös egendom menas förbrukningsvaror, utrustning etc. Försäljning ska ske till marknadsmässigt pris och lägst till det bokförda värdet av anläggningstillgången. Då försäljning av anläggning sker till kund utanför universitetet eller till anställd ska institutionen registrera en kundfaktura på sedvanligt sätt i kundreskontran och konteras på sätt som beskrivs nedan. Moms ska inte påföras fakturan vid försäljning av begagnade anläggningstillgångar. Vid försäljning av anläggningstillgångar hänvisas på fakturan till 3 kap. 24 i ML (1994:200). Ett förtydligande till detta finns i RSV:s skrivelse daterad Statliga myndigheters försäljning av vissa tillgångar (finns på Skatteverkets webbplats rättsinformation, skrivelser). Sid 7-21

8 Vid försäljning av utrustning ska institution se till att programlicenser eller uppgifter på datamedia inte sprids på obehörigt sätt. På nedanstående länk till IT-säkerhet vid 5 Skydd för IT-utrustning och system (5.5 Omhändertagande av IT-media och utrustning som ska lämna universitetet) finns bl.a. uppgifter om hur överskrivning av lagrad information ska gå till. www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/itsakerhetsreglersammanslm%20forsbl pdf. Anvisningar och rekommendationer för försäljning till anställda finns i avsnittet Anvisningar för försäljning av inventarier till anställd. Vid eventuell direktimport av en anläggningstillgång från tredje land ska tullfrihetsnummer registreras. Anledningen till det är att om anläggningen säljs till part utanför universitetet ska tull redovisas, se vidare kap Leverantörsfakturor avseende anläggningar, sista stycket Avskrivningsbar anläggning i anläggningsregistret Anläggningar som är avskrivningsbara har ett anläggningsnummer som börjar på 1, 2, 3 eller 4. Vid kontering i kundreskontran av försäljningen anges: Konto eller försäljning av maskiner och inventarier används för anläggningar som är anslagsfinansierade (1 och 2) och används för anläggningar som är bidragsfinansierade (3 och 4). Ansvar Verksamhet, där vinst/förlust ska bokföras Belopp Aktuellt anläggningsnummer; numret inleds med 1, 2, 3 eller 4 Vid delförsäljning ska procentandel anges i texten, annars betraktas hela anläggningen som såld Försäljningen ska också medföra att anläggningen avregistreras i anläggningsregistret helt eller delvis, beroende på hur stor andel av anläggningen som säljs. Via kontot och anläggningsnumret får ekonomiavdelningen kännedom om försäljningstransaktionen och startar de automatiska konteringar som beskrivs nedan. För att få uppgift om aktuellt bokfört värde hänvisas till manualer för anläggningsreskontran. Om försäljningspriset för en anläggningstillgång understiger det bokförda värdet ska blanketten Anmälan avregistrering av anläggningstillgång fyllas i och motivering till försäljningspriset anges. Därefter sändes blanketten till ekonomiavdelningen. Blanketten finns att hämta på blanketter.gu.se/ekonomi. För en korrekt hantering i anläggningsreskontran och avregistrering i anläggningsregistret krävs följande uppgifter om anläggningen: Avregistreringsorsak, i detta fall försäljning/avyttring Om hela eller del av anläggningen ska avregistreras, dvs. i det här fallet om hela eller en del av anläggningen har sålts/avyttrats Ersättningsbelopp konterat i kundreskontran Dessa uppgifter får ekonomiavdelningen kännedom om via försäljningskonteringen i kundreskontran. Anläggningsreskontran beräknar vinst eller förlust med dessa uppgifter som underlag. Om försäljningspriset är högre än anläggningens aktuella bokförda värde uppstår en vinst och om försäljningspriset understiger aktuellt bokfört värde, uppstår en förlust. I redovisningen kommer kontona för Sid 8-21

9 anskaffningsvärdet och ackumulerad värdeminskning att backas och vinst eller förlust kommer att beräknas och bokföras Anläggningen finns inte i anläggningsregistret eller är kostnadsförd och införd i anläggningsregistret Då en anläggning inte finns med i anläggningsregistret, t.ex. om anskaffningsvärdet understiger kr eller kr från 2009, ska ovanstående metod inte användas vid försäljning. Istället används konto 3437 Försäljning kostnadsförda inventarier, förutom ansvar, verksamhet, ev. fritt fält och belopp. Denna metod används också då anläggningen är kostnadsförd och finns med i anläggningsregistret; anläggningsnumret börjar i dessa fall på 5. Blanketten Anmälan avregistrering av anläggningstillgång ska användas för avregistrering i anläggningsregistret. Blanketten finns att hämta på: blanketter.gu.se/ekonomi Flyttning av utrustning i samband med att forskare flyttar sin verksamhet till annat lärosäte Då en forskare eller annan anställd vid universitetet flyttar sin verksamhet till annat lärosäte och vill överföra utrustning dit, ska i princip denna utrustning försäljas av universitetet till det nya lärosätet. Vid flyttning av utrustning till annat lärosäte ska institutionen se till att programlicenser eller uppgifter på datamedier inte sprids på obehörigt sätt (se 11.10). Följande hanteringsordning gäller. Steg 1: Följ något av de förfaringssätt som beskrivits ovan i avsnitt Försäljning externt. Observera att förfaringssättet är olika beroende på om anläggningsnumret börjar på 1, 2, 3 eller 4 (avskrivningsbara anläggningar) eller om anläggningsnumret börjar på 5 (kostnadsförda anläggningar), alternativt inte finns med i anläggningsregistret. Steg 2: Försäljningstransaktionen bokförs i ekonomisystemet och vinst eller förlust beräknas och bokförs (gäller anläggningsnummer som börjar på 1,2, 3 eller 4 och som inte är fullt avskrivna) på respektive forskares verksamhetskod i ekonomisystemet. Resterande medel på verksamhetskoden kan sedan överföras till det nya lärosätet och verksamhetskoden avslutas i ekonomisystemet. Om en avskrivningsbar anläggningstillgång är färdigavskriven och saknar bokfört värde, tas normalt inget försäljningspris ut och någon registrering sker inte heller i kundreskontran. Det kan dock förekomma fall där det är rimligt att en ersättning tas ut även om utrustningen är avskriven. Det kan gälla utrustning som använts av fler än den berörde forskaren och där institutionen måste ersättningsanskaffa den överförda utrustningen. Avregistrering av den överförda utrustningen ska göras och som motivering anges att utrustningen har överförts till annat lärosäte Anvisningar för försäljning av inventarier till anställd Vid försäljning till anställda gäller att samtliga anställda inom myndigheten ska ha samma möjlighet att köpa inventarier som inte längre kan användas inom myndigheten. Erbjudandet bör därför gå ut till alla, åtminstone inom institutionen. Beträffande prissättning av dessa inventarier gäller att universitetet måste uppträda affärsmässigt. Sid 9-21

10 Vid försäljning till personalen av andra tillgångar än omsättningstillgångar, bör dock myndigheten beakta reglerna om skattepliktiga förmåner vid prissättningen. Alla förmåner i tjänsten som inte är personalvårdsförmåner eller särskilt angivna skattefria förmåner är i princip skattepliktiga. Skattepliktiga förmåner värderas som regel till marknadsvärdet, dvs. det värde som den anställde skulle ha fått betala på orten om den anställde själv skaffat motsvarande vara eller tjänst mot kontant betalning (61 kap. 2 inkomstskattelagen). Om priset som en anställd får betala understiger marknadsvärdet är förmånen skattepliktig från första kronan. Vid prissättning gentemot den egna personalen bör alltså en bedömning göras av marknadspriset för tillgången, inklusive moms eftersom den anställde i de allra flesta fall hade varit tvungen att betala moms om den anställde hade köpt motsvarande vara själv. Även om myndigheten vid prissättning av andra tillgångar än omsättningstillgångar som säljs till personalen ska räkna in moms, ska dock ingen utgående moms specificeras, redovisas och betalas till Skattemyndigheten i samband med försäljning av anläggningstillgång. Hela intäkten tillfaller universitetet. Det belopp som tas ut ska vara lika med marknadsvärde, så att inte konkurrensfördel uppstår. Regelverk: Momslagen 3 kap. 24, RSV:s skrivelse 13/ Följande beskrivning kan ses som en vägledning: Lösöre av mindre värde, som är registrerat i anläggningsregistret får inte säljas till lägre pris än oavskrivet restvärde. I de fall inventariet är fullt avskrivet, alternativt inte är införd i anläggningsregistret, får bedömning göras av prefekt om lämpligt pris. Datorutrustning får säljas till lägst restvärde. I de fall restvärdet understiger kronor men utrustningen kan antas ha ett högre marknadsvärde, sätts priset till kronor. I de fall som värdet kronor kan anses vara orimligt högt bör en bedömning göras av IT-avdelningen. För utrustning och inredning av större värde ska värdering ske med hjälp av en oberoende värderingsman. Ett värderingsintyg ska då upprättas och försäljning kan därefter ske till fastställt värde. Vid försäljning av större värden gäller dock i första hand att inbyte ska ske gentemot leverantören vid nyanskaffning och ingen försäljning till anställd. Vid försäljning av utrustning ska institution se till att programlicenser eller uppgifter på datamedia inte sprids på obehörigt sätt. På nedanstående länk till IT-säkerhet vid 5 Skydd för IT-utrustning och system (5.5 Omhändertagande av IT-media och utrustning som ska lämna universitetet) finns bl.a. uppgifter om hur överskrivning av lagrad information ska gå till. www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/itsakerhetsreglersammanslm%20forsbl pdf Internförsäljning och internköp Internförsäljning av avskrivningsbar anläggning i anläggningsregistret Avskrivningsbar anläggning har ett anläggningsnummer som börjar på siffrorna 1, 2, 3 eller 4. Vid en internförsäljning ställs en internfaktura ut. Eftersom det inte är tillåtet med intern motpart i anläggningsreskontran så får inte anläggningskonton användas vid registrering av internfakturor, i stället används konto I texten hänvisas till aktuellt anläggnings nummer samt vilken leverantörsmotpart anläggningen har. När internfakturan är gjord ska en omföring göras från konto 3177 till (anslagsfinansierad) eller (bidragsfinansierad) med extern motpart. Använd den leverantörsmotpart som den berörda anläggningen har. I texten anges aktuellt anläggningsnummer och vid delförsäljning ska procentandel också anges. Sid 10-21

11 Försäljningen ska också medföra att det angivna anläggningsnumret avregistreras i anläggningsregistret helt eller delvis beroende på hur stor andel av anläggningen som säljs. Via konto eller och anläggningsnumret får ekonomiavdelningen kännedom om försäljningstransaktionen och startar de automatiska konteringar som beskrivs nedan. För att få uppgift om aktuellt bokfört värde hänvisas till manualer för anläggningsreskontran. Om försäljningspriset för en anläggningstillgång understiger det bokförda värdet ska blanketten Anmälan avregistrering av anläggningstillgång fyllas i och motivering till försäljningspriset anges. Därefter sändes blanketten till ekonomiavdelningen. Blanketten finns att hämta på blanketter.gu.se/ekonomi. För en korrekt avregistrering i anläggningsregistret krävs följande uppgifter om anläggningen: Avregistreringsorsak, i detta fall försäljning/avyttring Om hela eller del av anläggningen ska avregistreras, i det här fallet om hela eller en del av anläggningen har sålts/avyttrats Ersättningsbelopp Ovanstående uppgifter får ekonomiavdelningen kännedom om via försäljningskonteringen på konto eller Anläggningsreskontran beräknar vinst eller förlust med dessa uppgifter som underlag. Om försäljningspriset är högre än anläggningens aktuella bokförda värde uppstår en vinst och följaktligen om försäljningspriset understiger aktuellt bokfört värde uppstår en förlust. I redovisningen kommer kontona för anskaffningsvärdet och ackumulerad värdeminskning att backas och vinst eller förlust kommer att beräknas Anläggningen finns inte i anläggningsregistret eller är kostnadsförd och inventarieförd i anläggningsregistret Då anläggningen inte finns med i anläggningsregistret, t.ex. om anskaffningsvärdet understiger kr, eller kr från 2009, ska ovanstående metod inte användas. Istället konterar man på konto 3437 Försäljning kostnadsförda inventarier förutom ansvar, verksamhet, ev. fritt fält och belopp ifyllas. Denna metod används även då anläggningen är kostnadsförd, inventarieförd i anläggningsregistret och har erhållit anläggningsnummer som börjar på 5. Blanketten Anmälan avregistrering av anläggningstillgång ska användas för avregistrering i anläggningsregistret. Blanketten finns att hämta på blanketter.gu.se/ekonomi Internköp av anläggning Vid internköp av anläggning mottages en internfaktura från säljande institution. Eftersom det inte är tillåtet med intern motpart i anläggningsreskontran, får inte anläggningskonton användas vid kontering av internfakturor utan konto 5697 ska användas. När internfakturan är attesterad och klar ska en omföring göras från konto 5697 till 5610, 5660, eller med extern motpart. Använd den leverantörsmotpart som den köpta anläggningen hade. Anläggningsregistrering sker sedan från Skapa anläggningar från fakturor. Sid 11-21

12 11.14 Förluster efter inbrott m.m. Vid stöld av anläggning ska avregistrering i anläggningsregistret göras. Detta görs för närvarande på ekonomiavdelningen. Som underlag för avregistrering krävs kopia på polisanmälan, som enligt rektorsbeslut alltid måste göras, se vidare under 6 Polisanmälan på nedanstående länk. www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/sakerhetsregler pdf Avregistrering av anläggningstillgång bör göras löpande under året för försåld och i övrigt utrangerad anläggningstillgång. Blanketten för avregistrering hämtas från ekonomiavdelningens hemsida blanketter.gu.se/ekonomi Utrustning utanför arbetslokalen Det förekommer att utrustning placeras utanför universitetets lokaler t.ex. i en anställds bostad. Sådan placering ska godkännas av prefekten oavsett om det är en tillfällig (dvs. mindre än en månad) eller stadigvarande placering. Prefektens rätt att besluta om stadigvarande placering gäller endast under förutsättning att ett avtal upprättas mellan universitetet och den anställde. Sådant avtal får avse högst ett år och måste därefter förnyas. Bärbara datorer som används på och utanför arbetsplatsen omfattas inte av kravet på avtal. Avtal ska utformas enligt blankett som finns på Göteborgs universitets hemsida på följande länk blanketter.gu.se/ekonomi. Vidare ska det av inventarieförteckning framgå vilken utrustning som stadigvarande är placerad utanför universitetets lokaler. Arkivering av avtalen sker samlat på institutionen i anslutning till det årligen upprättade inventeringsprotokollet. För att utrustning eller inredning ska få placeras i anställds hem eller motsvarande krävs att den anställde påtar sig fullständigt ansvar för inredningen eller utrustningen. Detta ansvar omfattar dock inte fel som uppstår vid normal användning. Om arbetsgivaren anser att arbetstagare måste ha viss utrustning i sitt hem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter uppkommer inte någon skattepliktig förmån Sakförsäkringar I förordning om statliga myndigheters riskhantering (SFS 1300:95) sägs uttryckligen att en myndighet inte får teckna försäkring för statens egendom hos ett enskilt försäkringsbolag, ansvarighet eller i övrigt för skador som staten ska ersätta. Universitetet har sin verksamhetsförsäkring hos Kammarkollegiet med en självrisk på 5 basbelopp. Detaljinformation om universitetets försäkringar finns på I enlighet med gällande delegationsprinciper bär fakulteterna det ekonomiska ansvaret för risk- och skadehanteringen inom respektive område. Fakulteterna får själva bestämma vilka regler som ska gälla för hanteringen av riskkostnaderna inom den egna verksamheten, se vidare Universitetets risk- och skadehantering dnr A /94, Skadeanmälan ska skickas via universitetets kontaktperson mot Kammarkollegiet, säkerhetschef Leif Bouvin, som också kan ge råd vid skadereglering. Fordonsförsäkringar Trafikförsäkring av statens fordon är obligatorisk och detta sker automatiskt vid fordonsregistreringen. Vid registreringen av fordonet ska man uppge sitt filialorganisationsnummer, som finns på Sid 12-21

13 www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/gusfordon.pdf, i annat fall kan inte den enhet vid GU som äger fordonet identifieras.. Respektive fakultet, avdelning eller enhet som inhandlar ett fordon har ansvar att hos Kammarkollegiet göra tilläggsförsäkring (delkasko) och vagnskadeförsäkra sina fordon. Information om Kammarkollegiets försäkringar, anvisningar för skadeanmälan och blanketter finns på www2.gu.se/alf/sakerhet/doc/gusfordon.pdf, där det också finns aktuella länkar till kammarkollegiet Investeringsbudget för anläggningstillgångar Enligt föreskrifterna till kapitalförsörjningsförordningen bör myndigheterna upprätta en långsiktig investeringsplan. Fakulteterna har i uppdrag att ta fram årliga samt treåriga investeringsplaner inom sina nämndområden Finansiering av investeringar Bakgrund Resultatstyrning och finansiell styrning är två centrala begrepp inom statens ekonomistyrning. Resultatstyrning innehåller begrepp som övergripande mål, verksamhetsmål, prestationer, uppföljning och utvärdering. Den finansiella styrningen innebär att statsmakterna sätter upp ekonomiska ramar och regler för hur myndighetens verksamhet ska styras, såsom exempelvis former för finansiering, regler för kassahållning (cash management), riktlinjer för redovisningens utformning etc. Ett flertal förordningar med tillämpningsföreskrifter finns utfärdade inom dessa områden. Vad avser den finansiella styrningen reglerar kapitalförsörjningsförordningen (SFS 1996:1188) bl.a. frågorna kring varje myndighets räntekonto i Rikgäldskontoret (RGK). Syftet med ett räntekonto i RGK är att räntebelägga alla betalningsflöden till och från myndigheterna för att därmed ge incitament till god kassahållning och likviditetsplanering. Kapitalförsörjningsförordningen reglerar vidare formerna för finansiering av investeringar i anläggningstillgångar. Av förordningen framgår att en myndighet ska finansiera sina investeringar i anläggningstillgångar genom lån i Riksgäldskontoret. Med anläggningstillgångar menas vid universitetet utrustning och inredning med ett anskaffningspris på minst kr exkl. moms. De ska också ha anskaffats för stadigvarande bruk och ha en ekonomisk livslängd om minst 3 år. I ESV:s föreskrifter anges att undantag från lånefinansieringen kan göras för enstaka objekt som finansieras med statsanslagsmedel, bidrag från statliga forskningsråd eller annan statlig myndighet, eller medel från avgiftsbelagd verksamhet (uppdragsverksamhet) som myndigheten får disponera. Vad som ska förstås med enstaka objekt får bedömas inom varje myndighet. Den bokföringsskyldiga myndighetens chef ska senast vid budgetårets början ha fattat beslut om huruvida undantagsmöjligheten ska tillämpas av myndigheten, och i så fall under vilka omständigheter. Det framhålls vidare i föreskrifterna att den föreskrivna ordningen kräver planmässighet i fråga om myndighetens investeringsverksamhet. Av ESV:s föreskrifter framgår vidare att en anläggningstillgång som används i verksamheten får finansieras med bidrag som mottagits från en icke statlig givare. Bidraget ska täcka samtliga utgifter Sid 13-21

14 som är förknippade med anskaffningen. Räcker bidraget inte till, ska myndigheten ta upp lån för hela anskaffningen. Bidrag från flera givare kan läggas ihop för att svara för hela finansieringen. Med bidrag från en icke statlig givare avses bidrag från andra än statliga myndigheter. Bidrag från EU, Nordiska ministerrådet, statliga bolag och stiftelser betraktas i detta hänseende också som bidrag från en icke statlig givare. Rektor har med hänvisning till ESV:s föreskrifter, beslutat: Att alla investeringar ska lånefinansieras (med investering avses anläggning vars värde överskrider kronor* och har en ekonomisk livslängd på tre år eller längre. Att undantag från regeln enbart gäller när gåvomedel har erhållits för att finansiera en investering (s.k. egenfinansiering). Att varje fakultetsnämnd ska upprätta investeringsbudget. * ändrat till kr från Låneramen för universitetet beslutas av regeringen för ett budgetår i taget och framgår av regleringsbrevet. Av ESV:s föreskrifter framgår vidare att tillgångarnas bokförda värde bör i bokslutet inte väsentligt avvika från summan av kvarstående lånebelopp och belastat avistakonto. Lån behöver dock inte tas upp förrän påföljande halvår för tillgångar anskaffade efter den 30 november respektive 31 maj. Amorteringarna bör i princip överensstämma med de sammanlagda årliga avskrivningarna på de tillgångar som lånefinansierats. RGK har beslutat om de villkor och rutiner som ska gälla för statliga myndigheters upplåning. Tre olika låneformer tillhandahålls: Avistakonto med fri dragnings- och återbetalningsmöjlighet upp till den totala låneramen. Räntan följer Riksbankens reporänta och justeras vanligen veckovis. Kortfristiga lån upp till ett år med fast ränta. Räntan baseras på statsskuldväxlar. Långfristiga lån med löptid längre tid än ett år men högst 40 år. Räntan kan bindas i tre månader, sex månader eller för helårsperioder upp till 13 år. För längre räntebindning än ett år baseras räntan på statsobligationer. Inkomsterna vid försäljning av inredning/utrustning får - oavsett finansiär - disponeras av universitetet och tillföras dess räntekonto Internbanksfunktionen vid Göteborgs universitet RGK har i sina instruktioner framhållit vikten av att det finns enbart en motpart per myndighet. Det är alltså endast Göteborgs universitet som myndighet som kan ta upp lån i RGK. För ändamålet finns inrättat en internbanksfunktion vid ekonomiavdelningen. Internbankens uppgift är att utforma en lånepolicy för universitetet, samt att agera motpart vid lån i RGK. I den ekonomimodell universitetet tillämpar bokas inga universitetsinterna lån för anläggningstillgångar i redovisningen; gäller fr.o.m Oaktat detta gäller även framgent det regelverk kring finansiering av investeringar i anläggningstillgångar som framgår av kapitalförsörjningsförordningen. Den upplåning som ska ske i RGK hanteras av internbanken, som här är helt beroende av den information som går att utläsa ur anläggningsreskontran i AGRESSO. Det är därför av största vikt att de registrerings- och konteringsregler som beskrivs i detta kapitel och de manualer som finns, efterföljs. Sid 14-21

15 Då inga universitetsinterna lån bokas i redovisningen, interndebiteras följaktligen inte heller någon separat låneränta. Den interna ränteeffekt som uppstår som en följd av anläggningshanteringen får genomslag i de fall där utgiftsmässig belastning ej ska ske av projekt/verksamhet och där lån ska anges (se nedan). I dessa fall minskas beräkningsunderlaget för likvidsaldoräntan för motsvarande verksamhet med anläggningstillgångens kvarvarande bokförda värde Handläggningsordning för investeringsärenden Formerna för behandling av investeringsärenden kan eventuellt skilja sig något mellan de olika fakultetsområdena, men schematiskt ser handläggningsordningen ut som följer: Ett investeringsbehov uppstår på institution. Avser investeringsbehovet en ersättningsanskaffning eller nyinvestering i utrustning eller lös inredning görs en bedömning tillsammans med fakultetskansliet om investeringen ska finansieras med lån enligt föreskrifterna i kapitalförsörjningsförordningen, samt om investeringen ryms inom fakultetsnämndens investeringsram. För att en investering ska kunna finansieras utan lån måste de särskilda förutsättningar som gäller för egenfinansiering vara uppfyllda. Avser behovet en investering i lokalprojekt, alltså projekt som påverkar lokalkostnaderna, ska detta samordnas och hanteras hos fastighetsavdelningen i samråd och samverkan med berörda fakultetsnämnder. Universitetets ramavtal ska i första hand användas. Om ramavtal saknas och inköpet är stort nog för att upphandling ska ske, ska beställning läggas till gruppen upphandling och inköp på ekonomiavdelningen för att utföra upphandlingen. Universitetets inköpspolicy samt EU-avtalets regler om upphandling beaktas. Beställning av investeringsobjektet görs hos den leverantör som utvalts enligt formerna i stycket ovan. Efter leverans registreras anläggningsfakturan i leverantörsreskontran. Vid kontering av anläggningsfakturan måste två ställningstaganden göras som är betingade av hur investeringen är finansierad. Ställningstagandena styr sedan hur finansieringen av investeringen kommer att bokföras. Den första bedömningen som behöver göras är om hela anskaffningsutgiften ska belasta projektet/ verksamheten direkt (utgiftsbelastning) eller inte. Det andra ställningstagandet är om anskaffningen ska lånefinansieras eller ej. Utifrån de olika finansieringsformer som står till buds kan ett antal olika kombinationer av de båda ställningstagandena uppstå. Registrerings- och konteringsregler för dessa framgår av bilaga 1. Nedan beskrivs kombinationerna med utgångspunkt i varifrån, och på vilket sätt, finansieringen har sitt ursprung. Anslagsmedel, dvs. medel som tilldelats universitetet som grundutbildnings- eller fakultetsanslag: Utgiftsbelastning = NEJ Lånefinansiering = JA Finansieringen sker alltid med lån. Någon momentan utgiftsbelastning av verksamheten sker inte. Den kostnadsmässiga belastningen sker istället månadsvis som avskrivningskostnad. Bidrag från forskningsråd eller annan statlig myndighet som erhålles i efterskott: Utgiftsbelastning = NEJ Lånefinansiering = JA Finansieringen sker alltid med lån. Någon momentan utgiftsbelastning av projektet/verksamheten sker inte. Belastningen sker istället månadsvis som avskrivningskostnad. Sid 15-21

16 Bidrag från forskningsråd eller annan statlig myndighet som erhålles i förskott eller i tolftedelar: Utgiftsbelastning = JA Lånefinansiering = JA Finansieringen sker alltid med lån. En momentan belastning av projektet/verksamheten med anskaffningsutgiften sker. Det belopp som projektet/verksamheten utgiftsbelastas med förs som en avsättning till balansräkningen för att därifrån successivt återföras till projektet/verksamhetens resultaträkning för att täcka de månatliga avskrivningskostnaderna. Effekten blir att projektet belastas direkt med anskaffningsutgiften och de månatliga avskrivningskostnaderna täcks med motsvarande belopp. Bidrag från icke statlig myndighet som erhålles i efterskott: Utgiftsbelastning = NEJ Lånefinansiering = JA Finansieringen sker alltid med lån. Någon momentan utgiftsbelastning av projektet/verksamheten sker inte. Belastningen sker istället månadsvis som avskrivningskostnad. Bidrag från icke statlig myndighet som erhålles i förskott men där det ej av kontraktet framgår att medlen kan avse investering: Utgiftsbelastning = JA Lånefinansiering = JA Finansieringen sker alltid med lån. En momentan belastning av projektet/verksamheten med anskaffningsutgiften sker. Det belopp som projektet/verksamheten utgiftsbelastas med förs som en avsättning till balansräkningen för att därifrån successivt återföras till projektet/verksamhetens resultaträkning för att täcka de månatliga avskrivningskostnaderna. Bidrag från icke statlig myndighet som erhålles i förskott där det av kontraktet framgår att medlen kan avse investering: Utgiftsbelastning = JA Lånefinansiering = NEJ Egenfinansieringen sker med de medel som erhållits från bidragsgivaren. En momentan belastning av projektet/verksamheten med anskaffningsutgiften sker. Det belopp som projektet/verksamheten utgiftsbelastas med förs som en avsättning till balansräkningen för att därifrån successivt återföras till projektet/verksamhetens resultaträkning för att täcka de månatliga avskrivningskostnaderna. Uppdragsmedel: Utgiftsbelastning = NEJ Lånefinansiering = JA Finansieringen sker alltid med lån. Någon momentan utgiftsbelastning av uppdraget/verksamheten sker inte. Belastningen sker istället månadsvis som avskrivningskostnad. Fleråriga uppdragsprojekt för en och samma uppdragsgivare där avtal om inköp av utrustning finns för att kunna utföra uppdraget: Utgiftsbelastning = JA Lånefinansiering = JA Sid 16-21

17 Finansieringen sker alltid med lån. En momentan belastning av projektet/verksamheten med anskaffningsutgiften sker. Det belopp som projektet/verksamheten utgiftsbelastas med förs som en avsättning till balansräkningen för att därifrån successivt återföras till projektet/verksamhetens resultaträkning för att täcka de månatliga avskrivningskostnaderna Observera att en projekt-/verksamhetskod ej kan avslutas förrän anläggningstillgången slutavskrivits. Beträffande medel från EU så tillåter kommissionen ej lånefinansiering vid inköp av utrustning, se avsnittet Ej lånefinansiering Leasing Leasing är ett alternativt sätt att finansiera anläggningstillgångar. Det innebär att en leasetagare ges rätt att på avtalade villkor under en avtalad period använda en tillgång i utbyte mot leasingavgift (hyra) till leasegivaren. Ett leasingavtal klassificeras antingen som ett finansiellt eller som ett operationellt leasingavtal. Avtalet är finansiellt om det innehåller villkor som innebär att leasetagaren i allt väsentligt åtnjuter de ekonomiska förmåner och bär de ekonomiska risker som förknippas med ägandet till objektet. Är detta inte fallet klassificeras avtalet som operationellt, dvs. leasegivaren svarar för service och underhåll, står risken för att tillgången minskar i värde m.m. Avtalstiden vid finansiell leasing sammanfaller som regel med tillgångens ekonomiska livslängd, medan den för operationell leasing som regel är kortare. Klassificeringen om det är finansiell eller operationell leasing har betydelse för redovisningen. Enligt 12 kapitalförsörjningsförordningen får en myndighet ingå avtal om hyra eller hyrköp (leasing) av utrustning i de fall avtalet innebär en lägre kostnad för statsverket, sett över utrustningens hela ekonomiska livslängd, än om utrustningen anskaffas genom köp. Observera att förordningen anger att kostnaden ska vara lägre för statsverket och således inte enbart för myndigheten. (Avtal om leasing av fast egendom (byggnader, mark) får bara ingås med regeringens tillstånd.) När den planerade användningstiden sammanfaller med hela den förväntade ekonomiska livslängden - t.ex. vid finansiell leasing - blir leasing av utrustning i regel dyrare än köp. Om myndigheten har möjlighet att köpa utrustningen - t.ex. med lån i Riksgäldskontoret - torde det oftast vara ekonomiskt mer fördelaktigt för myndigheten än att leasa den. Utrustningen bör således köpas i dessa fall. Leasingalternativet kan dock vara fördelaktigt när behovet av utrustning är begränsat i tiden. I de fall man trots allt väljer finansiell leasing gäller speciella regler. Finansiell leasing ska beaktas vid beräkning av utnyttjad låneram. Universitetet ska redovisa objekt som innehas enligt ett finansiellt leasingavtal som anläggningstillgång i balansräkningen. Förpliktelsen att i framtiden betala leasingavgifter redovisas som skuld i balansräkningen (för bokföring kontakta ekonomiavdelningen). Vid leasingperiodens början redovisas tillgången och skulden till leasingobjektets verkliga värde eller till nuvärdet av minimileasingavgifterna om detta är lägre. Nuvärdet beräknas utifrån leasingavtalets ränta om denna är känd. I annat fall används universitetets marginella låneränta. Om råd behövs för att beräkna förmånligaste alternativ lån eller leasing, kontakta internbanken. Vid leasing av fordon ska dessa försäkras hos Kammarkollegiet enligt anvisningar under Sakförsäkringar. Övrig utrustning som är i myndighetens vård är försäkrad inom Sverige genom GU verksamhetsförsäkrings egendomsdel. Detta är aktuellt om egendomen enligt ett avtal mellan ägaren och myndigheten och egendomen finns hos myndigheten och enligt avtalet ska ersättas av myndigheten om den skadas eller går förlorad, eller hållas försäkrad av myndigheten. Med att egendomen finns hos myndigheten avses att myndigheten ska nyttja egendomen i sin verksamhet och ha egendomen i ensambesittning. Egendomen kan vara hyrd, lånad eller deponerad. Sid 17-21