Byggledning introduktion

Transkript

1 Byggledning introduktion

2 Agenda Kursintroduktion Ledning av byggprojekt Gruppindelning Genomgång av projektarbetet Social riskanalys

3 Syfte Kursens syfte är att belysa helhetsbilden av byggprocessen och kopplingen mellan dess olika skeden, samt ge kunskaper om det arbete som utförs av en byggledare. Kursen syftar även till att träna studenterna i att leda och arbeta i byggprojekt med målformulering, ledarskap, mötesteknik samt kvalitetssäkring av det egna arbetet. Studenterna ska i kursen utveckla sitt personliga förhållningssätt till byggledning och efter kursen känna trygghet i sin egna kompetens.

4 Genomförande Kursen genomförs med fokus på tre delar: byggprojektledningsprocessen utbildningsprocessen, och utvärderingsprocessen. Byggprojektledningsprocessen behandlas i ett rollspel där studenterna agerar som byggledningskonsulter på uppdrag av en beställare. Utbildningsprocessen, som pågår parallellt med rollspelet, består av att studenterna utbildas i de olika moment och färdigheter som är relevanta vid genomförandet av ett byggprojekt i dess tidiga skeden. Utvärderingsprocessen är det moment där det egna arbetet följs upp genom kontinuerliga utvärderingsmoment. Avseende bland annat att följa upp ledningsoch utvecklingsfrågor utifrån arbetet i den egna gruppen.

5 Scenario Arbetet startar med att byggledarna har kontaktats av en beställare för att leda ett nybyggnadsprojekt. Projektet är ett flerbostadshus som skall uppföras i Lund. En detaljplan finns och denna tillhandahålls av beställaren. Uppdraget går ut på att ta fram ett beslutsunderlag för beställarens styrelse för beslut om huruvida projektet skall genomföras eller inte.

6 Roller Konsulter Studenterna bildar byggledningsföretag, i grupper om ca fem studenter. Varje grupp kommer under kursen att fungera som byggledningskonsulter på uppdrag av en beställare. Beställare Som beställare agerar personal från avdelningen. Varje konsultgrupp tilldelas en egen beställare som, utanför rollspelet, dessutom fungerar som handledare åt gruppen. Observera att även beställaren spelar en roll. Detta kan innebära att beställaren i rollspelet kan verka okunnig om sådant som denne har goda kunskaper om i funktionen som handledare.

7 Projektmöten (1) Möten mellan beställare och konsulter hålls kontinuerligt under kursen. Det är upp till grupperna själva att kontakta och avtala tidpunkt med beställaren. Inför projektmötena skall grupperna vara väl förberedda och beställaren skall ha fått dagordning, föregående mötesprotokoll och andra aktuella dokument senast 24 h före mötet. Observera att det är konsulterna som kallar till och leder mötena.

8 Projektmöten (2) Funktionen som mötesordförande och sekreterare roterar inom konsultgruppen. En av gruppmedlemmarna (olika vid varje tillfälle) tilldelas rollen som observatör. Som observatör deltar man inte i själva mötet, utan skall iaktta och notera hur mötet genomförs och hur deltagarna agerar i sina roller. Efter själva mötet framför observatören sina synpunkter, vilka sedan diskuteras i gruppen. För att följa upp gruppens utveckling skrivs, vid varje projektmöte, ett speciellt observatörsprotokoll, som skall bifogas slutrapporten.

9 Anbudsprövning För att genomföra en anbudsprövning skall konsultgrupperna lämna ett förfrågningsunderlag till två potentiella byggentreprenörer (dessa representeras av kursledningen). Detta underlag består av en inbjudan att lämna anbud, administrativa föreskrifter, ritningar (skisser) samt rambeskrivning (här redogörs för tekniska funktions-, miljö- och kvalitetskrav). Entreprenörerna kommer sedan att lämna anbud som noga granskas av konsultgruppen. Efter mottaget anbud skall ett förslag till beställning skrivas för byggnadsentreprenaden. Detta förslag skall även bifogas till projektrapporten.

10 Slutredovisning Vid slutredovisningen ska alla grupper närvara. Varje grupp presenterar sina förslag för sin beställare och dennes styrelse (övriga lärare som är närvarande vid redovisningen). Vid respektive presentation agerar en grupp observatör. Observatörsgruppen ska iaktta redovisningen och reflektera över denna under en gemensam diskussion. Som observatörsgrupp agerar byggledningsföretagen växelvis enligt ett separat redovisningsschema som utdelas i slutet av kursen. Redovisningen skall genomföras på ett professionellt sätt, vilket kräver att alla i gruppen är pålästa och att presentationsmaterialet är tydligt och säljande. Vid bedömningen läggs stor vikt vid trovärdigheten och presentationsteknik.

11 Förhandlingsspel Under kursen kommer det att genomföras ett förhandlingsspel som ligger utanför projektuppgiften. Detta tar sin form av ett praktikfall där studenterna spelar olika roller. Spelet genomförs den 4/12 med en introduktionsföreläsning den 2/12.

12 Föreläsningar Under kursen kommer ett antal föreläsningar och seminarier att hållas. Föreläsningar, studiebesök och seminarier som är markerade med fet stil i kursprogrammet är obligatoriska. Eventuella förhinder anmäls till kursledningen innan det aktuella föreläsningstillfället.

13 Informationssökning Grupperna ansvarar för att själva efterfråga och söka relevant information som behövs för att lösa uppgiften. För hantering av myndighetskontakter spelar kursledningen rollen som kommun och frågor ställs hit. Detta innebär inte att alla uppgifter automatiskt kommer att förmedlas till alla grupper, utan det krävs att man själv vänder sig till kursledningen och efterfrågar detta.

14 Konsultation För att ge möjlighet för grupperna att dels ställa kvalificerade frågor, dels få konstruktiv kritik på sitt utförda arbete finns möjlighet att boka tid för konsultation hos någon av avdelningens experter. Experterna är: Anne Landin miljö- och kvalitetssystem Stefan Olander entreprenadjuridik Stefan Olander kalkylering & investeringsbedömningar Inför dessa konsultationer skall gruppen lämna in underlag i förväg för att ge möjlighet för experten att läsa igenom och analysera materialet.

15 Utvärderingsprocessen Utvärdering är ett viktigt stöd för den kontinuerliga utvecklingen av gruppens arbete. Utvärderingsprocessen löper därför genom hela kursen och omfattar såväl kursinnehållet som det egna arbetet och grupprocessen. Vid projektmötena under kursens gång, diskuteras gruppens arbete och utveckling med handledarna i samband med observatörsdiskussionen. Utöver detta ska varje student skriva en personlig projektdagbok om vad denne gjort de dagar som hen arbetat med kursen.

16 Litteratur Kursen bygger huvudsakligen på kunskaper från tidigare kurser inom avdelningen. Kursmaterial från dessa kurser utgör förkunskapskrav och betraktas därför som kurslitteratur. Kurslitteratur specifikt för denna kurs är: Graham Winch, Managing Construction Projects, Wiley-Blackwell.

17 Projektrapporten (1) Projektrapporten skall ha följande innehåll: Sammanfattning av rapporten med rekommendation av beslut till styrelsen. Konceptanalys (minst tre stycken) med övergripande alternativkalkyler för investering och årskostnad samt en rekommendation av bästa förslag. Kalkyl på total produktionskostnad, som del av denna ska det ingå en entreprenadkalkyl på byggdelsnivå. Gjorda anatagenden ska tydligt redovisas. Investerings- och årskostnadskalkyl, fastighetsekonomisk investeringskalkyl baserad på en cash-flow analys. Gjorda antaganden ska tydligt redovisas.

18 Projektrapporten (2) Fortsättning: Tidplan för byggprojektets övergripande genomförande samt betalningsplan med kreditivkostnad. Förfrågningsunderlag för entreprenaden med administrativa föreskrifter, ritningar samt rambeskrivning (här redogörs för tekniska funktions-, miljöoch kvalitetskrav). Beställningsskrivelse (förslag) samt protokoll av anbudsprövning.

19 Projektrapporten (3) Rapporten ska även innehålla dessa bilagor: Avtal mellan konsultgrupp och beställare. Projektledningsplan för det egna arbetet. Innehållande beskrivning av omfattning (WBS), budget, tidplan, kommunikationsplan samt en riskanalys. Mötesprotokoll och tidplan för konsultarbetet med gjorda avstämningar och revideringar. Observatörsprotokoll kompletterade med beskrivning av det egna arbetets utveckling under kursen. Social riskanalys

20 Individuell inlämning Projektdagböcker (via e-post till:

21 Betygssättning (1) Bedömning görs efter följande modell: Projektadministration (15 poäng): Föreberedelser inför möten, mötesgenomförande, mötesprotokoll, observationsprotokoll, social riskanalys. Konceptanalys (10 poäng): Motivering av rekommenderat förslag, inklusive övergripande investerings- och alternativkalkyl Produktionskostnadskalkyl (15 Poäng): Noggrannhet, kunskap och säkerhet. Investerings- och årskostnadskalkyl (10 poäng): Antaganden, rimlighet och säkerhet. Tidplan (10 poäng): Struktur, aktivitetsindelning, deltider, totaltid och resursfördelning. Förfrågningsunderlag (20 poäng): Innehåll, olämpliga och/eller saknade delar.

22 Betygssättning (2) För bilagorna läggs vikt vid: Avtal (5 poäng): Utformning och innehåll. Projektledningsplan (15 Poäng) Förutom ovanstående delar bedöms: Närvaro vid projektmöten samt projektdagböcker, individuellt (20 poäng)

23 Ledning av byggprojekt

24 Projekt i syfte att skapa nya värden Nya värden skapas genom projekt för att uppnå sociala, kulturella, ekonomiska och ekologiska ändamål. Financial resources Human resources Profits Firm Firm Firm Learning New value New value creation

25 Osäkerheter vid informationshantering Det fundamentala problemet för informationshantering är osäkerhet. Det vill säga brist på nödvändig information för beslutsfattande vid en given tidpunkt. Skillnad mellan nödvändig information och tillgänglig information.» Komplexitet, information finns tillgänglig men för resurskrävande att ta fram.» Förutsägbarhet, dåtid är ingen tillförlitlig källa för att bedöma framtiden.

26 Projektledning och ledning av projekt Byggprojekt har blivit ledda i alla tider. Projektledning som koncept började utvecklas på 20-talet i Amerikansk flygplansindustri. Mognade under talet (försvars- och rymdprogram). Projektledning kan ses som en organisatorisk innovation. Ansvaret för någon att effektivt leverera det som beställaren vill ha (projektuppgiften). Hanterar hela processen inte bara tid, kostnad och kvalitet.

27 Ett teoretiskt perspektiv på byggprojektledning Projekt är temporära organisationer med sina specifika egenskaper. Projekt har en distinkt livscykel med en mer eller mindre tydlig slutpunkt. Projektledare har för avsikt att vara rationella beslutsfattare, men på grund av osäkerheter ibland tvungna att agera på impuls. Rutiner är ett väsentligt element i ledningsaktiviteter, dock med en inbunden motsägelse då de både möjliggör och begränsar. Projekt befinner sig i både en organisatorisk och institutionell kontext.

28 Projektuppgiften

29 Projektdirektiv Projektet, som detta projektdirektiv markerar starten på, omfattar arbetet med att ta fram ett färdigt koncept för hur fastigheten ska utvecklas för att uppnå lönsamhet för företaget på lång sikt, samt ett förfrågningsunderlag för upphandling av en totalentreprenad. Utöver detta ska inkomna anbud prövas och rekommendation av entreprenör ska göras.

30 Projektdirektiv

31 Projektdirektiv Till projektmöte 1 ska: Förslag på tre olika konceptlösningar med övergripande analys av ekonomiska förutsättningar tas fram. Dessa ska baseras på riktlinjer från er beställare (se utdelat projektdirektiv).

32 Projektdirektiv Projektet skall resultera i ett koncept för hur den aktuella fastigheten ska kunna utvecklas till en, för företaget, lönsam investering på lång sikt. Resultatet av projektet ska presenteras i form av ett beslutsunderlag där det framgår hur fastigheten ska utvecklas. Med projektresultatet som underlag ska det vara möjligt för företaget (beställaren) att direkt påbörja projekteringen.

33 Social riskanalys

34 Social riskanalys Tillvägagångssätt: 1. Alla presenterar inför gruppen sitt synsätt, sin person, sina värderingar etc. 2. Därefter skall gruppen gemensamt försöka finna presumtiva friktionsområden mellan olika personer vid olika tillfällen. 3. Sedan skall gruppen finna lämpliga strategier för att handskas med dessa friktionsområden. Exakt vad man skall presentera och exakt hur man väljer att analysera och finna förebyggande strategier, är starkt beroende av individerna och gruppens uppgift. 4. Gruppen skall efter inledande riskanalys avsätta återkommande tid för att göra avstämningar mot analysen.