WHITE PAPER Dokument Blodsystemet i ditt företag? INLEDNING. Beställt av: Xerox. Jamie Snowdon Oktober 2003

Transkript

1 Global Headquarters: 5 Speen Street Framingham, MA USA P F WHITE PAPER Dokument Blodsystemet i ditt företag? Beställt av: Xerox Jamie Snowdon Oktober 2003 INLEDNING Dagens affärsklimat drivs av lönsamhet, produktivitet, återköpsfrekvens, viljan att stärka sin position gentemot konkurrenterna samt kostnadskontrol. För att möta dessa utmaningar har många funktioner inom organisationen satts under press i en strävan att höja lönsamhet och produktivitet. De funktioner som främst kommit i fråga är HR, inköp, kundtjänst, tillverkning, ekonomi, logistik och IT. Man vänder sig främst mot lösningar som Process Reengineering eller mot olika former av outsourcing för att säkerställa kvaliteten, främja effektiviteten och hålla utgifterna under kontroll. För att uppnå detta har man behövt förändra och utveckla verksamheten. I en nyligen genomförd studie bland ca 1000 stora företag i Europa uppgav över 70% att de hade vidtagit betydande förändringar under de senaste 12 månaderna. I dagens affärsklimat är förändring emellertid väsentligt för företagen, och något som måste pågå kontinuerligt. Trycket på företagen att öka vinsten, förbättra produktiviteten, spara pengar och samtidigt höja återköpsfrekvensen och konkurrensförmågan är fortfarande centrala frågeställningar i dom flesta företagsledningar. Frågan är om fokus nu riktas mot någon ny variabel i kampen om att förbättra sin position gentemot konkurrenterna. Man kan möjligen uppnå en viss effektivitetsvinst genom att återigen kritiskt granska och förändra centrala affärsprocesser, risken är dock att vinsten inte uppväger aktivitetens kostnad. Många företag har redan tagit steget att begränsa personalens befogenheter och infört rigorösa attestprocesser där ledningsbeslut krävs i alla ekonomiska frågor. Man får hoppas att sådana åtgärder är kortsiktiga, eftersom de får konsekvenser för organisationskulturen; de påverkar medarbetarnas moral och motivation, och om de får fortgå begränsar dom innovationsförmågan. Samma observation gjordes i det tredje numret av McKinsey Quarterly "Det är vanligt att företag försöker öka intäkterna genom att begränsa personalens budgetar i sådan utsträckning att potentiellt produktiva långsiktiga investeringar förhindras". Så vilka andra områden som rör en organisations processer eller praxis kan man granska för att se om det går att höja effektiviteten, sänka kostnaderna och öka produktiviteten utan att företagets kärnvärderingar och smidighet hotas? Det finns fortfarande områden på ett företag, särskilt beträffande sysslor som traditionellt går över avdelningsgränserna, som hittills undgått ingående granskning från ekonomiavdelningen. I detta White Paper, som tagits fram av IDC och stöder sig på resultat från en omfattande paneuropeisk undersökning av stora företag, genomlyses ett område som hittills har försummats, nämligen styrning av dokumentprocessen eller DPM (Document Process Management). Här undersöks hur viktigt organisationer anser att DPM är, hur de mäter kostnaderna för dokument och vilka processer som tillämpas. Här förklaras också varför det är viktigt att DPM-processerna ständigt förändras, och hur området DPM kan hanteras på ett mera effektivt sätt. Därmed vidgas det område som IDC granskar där stora organisationers kostnadsstyrning och effektivitet undersöks. Arbetet bygger vidare på undersökningen av kostnadsstyrning inom ITavdelningar och inom individuella affärsprocessområden. Öka vinsten, förbättra produktiviteten, spara pengar vad mer krävs för att hålla konkurrenterna på avstånd.

2 FIGUR 1 DE FRÄMSTA AFFÄRSUTMANINGARNA Q. Inför vilka betydande utmaningar står Ert företag för tillfället? Var vänlig rangordna de tre viktigaste. (Endast utmaning nummer 1) 30% 25% 26% (% of respondents) 20% 15% 10% 5% 18% 16% 0% Höja produktivitet/vinst Förbättrad kundservice Bibehållen konkurrenskraft Källa: IDC, 2003 VIKTEN AV DOKUMENT Dokument, elekroniska eller i formen av papper, är för ett företag som blodet är för kroppen. De förser kroppen (företaget) med syre (information) som gör det möjligt för kroppen/företaget att leva och arbeta. Men vikten av dokument sträcker sig långt utanför företaget. De är också livsviktiga för kommunikationen med kunder, prospekt, leverantörer och partners. Användning av dokument inom organisationer, kanske i form av PM som informerar om en ny produkt eller tjänst, eller som fakturor eller direktreklam, fyller många funktioner. Intervjuobjekten i IDC:s undersökning var eniga om vikten av dokument inom sin organisation: 82% ansåg att dokument var avgörande för framgångsrikt arbete i deras organisation. Ytterligare 70% angav att dåliga DPM-processer kunde påverka organisationens effektivitet. Det står klart att förmågan att kommunicera snabbt och korrekt kan skadas om rätt processer inte finns på plats. Det stämmer alldeles särskilt om det finns ett glapp mellan att en företagspolicy ändras till dess att ändringen införs, förmedlas och tillämpas i en organisations dokument. Det är något som IDC kallar dokumenthastigheten. I en recession får en organisations varumärke en särskilt viktig roll. Det är avgörande för överlevnaden att företagen noga bevakar sina varumärken och agerar konsekvent oavsett kommunikationsmedia. I och med den dramatiska ökningen av antalet kanaler och metoder att kommunicera med marknaden - elektroniskt, TV, digitalt eller på papper - har det blivit än viktigare att ett företags budskap presenteras på ett konsekvent sätt. På ett grundläggande plan är all extern spridning av informations en hjälp i att skapa intresse hos potentiella kunder och att se till att intäkter genereras. Allt skriftligt och elektroniskt material måste därför ha ett gemensamt ursprung och därmed överensstämma med företagets övergripande varumärkesregler. 82% ansåg att dokument var avgörande för framgångsrikt arbete i deras organisation. Ytterligare 70% angav att dåliga DPMprocesser kunde påverka organisationens effektivitet. 2 #CG25K 2003 IDC

3 Dokument är fortfarande en viktig del av ett modern företag. Under de senaste tio åren har dokumentflödet snarare ökat än minskat. Undersökningen som föregick detta White Paper visar att en ledningsperson tillbringar i snitt 45% av sin tid med dokument. De elektroniska filformaten har dock ändrat hur organisationen arbetar med information. Den ökade användningen av dokument i form av webbsidor, e-post, SMS, fax etc verkar i många fall ha förstärkt dokumentens roll. En ledningsperson tillbringar i medeltal 45% av sin tid med dokument. Företag som nu mejlar en faktura till en kund i stället för att skriva ut och posta dokumentet är fortfarande i behov av en process som genererar dokumentet, registrerar transaktionen och sänder räkningen. I många fall samexisterar denna elektroniska process med pappersbaserade processer som fungerar som en fysisk säkerhetsbackup eller som arkiv. Att bryta detta beroende av pappersdokument är en utmaning som inte kommer att övervinnas i första taget. På ett vidare plan kan sägas att ingen av alla de olika teknologier och lagringsmetoder som tillämpas har ännu lyckats med att få fram en bra ersättning för papprets alla användningsområdena. Det är nära nog omöjligt att bryta den känslomässiga inställningen till pappersdokument som många människor har, särskilt vad gäller att göra anteckningar. VAD ÄR ETT DOKUMENT? Vilken inverkan dokument har och vilken betydelse dokument kommer att ha i framtiden beror på vad vi menar med dokument. Dokumentprocessen har fått ökad vikt med användningen av elektroniska affärssystem, och det är därför rimligt att utvidga betydelsen av dokument så att även dessa system innefattas i definitionen. Om vi vill granska kostnadsstrukturen och effektiviteten i en organisations DPMprocesser måste vi också förstå vad termen "dokument" betyder för den enskilda organisationen. Vad definieras som ett "dokument"? Det kan få konsekvenser för en gemensam DPM-policy om man inom en och samma organisation har olika uppfattning av vad som utgör ett dokument. När är ett dokument ett dokument? Man inser alltmer att ett dokument kan ha många olika former, se figur 2. Bl. A ansåg en minoritet av intervjuobjekten att ordet "dokument" inte omfattar fax, e-post, elektroniska dokumentfiler och webb- eller multimediainnehåll. FIGUR 2 VAD ÄR ETT DOKUMENT? Q. Vilka av följande anser Ni vara ett dokument? (% of respondents) 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 76% Elektroniska filer (PDF, MS Word etc.) 78% 82% E-post Fax Multimediainnehåll 46% 48% Webbsidor Källa: IDC, IDC #CG25K 3

4 IDC:s undersökning visar att organisationer skiljer sig åt i vad de anser vara ett dokument. Skilnaden är också markant vad gäller länder. I Storbritannien uppfattar 90% e-post, fax och dokumentfiler som dokument och 72% respektive 68% för webboch multimediainnehåll. Motsvarande siffra för Spanien var i snitt 26% lägre än i resten av Europa. I detta White Paper använder IDC följande definition för dokument: "information som registrerats och lagrats i hämtningsbar form. Det omfattar papper, fax, e-post, webbsidor, elektroniska filer (PDF, MS Word etc) och multimediainnehåll. På grundval av detta bör organisationerna ompröva sin definition av dokument och granska de DPM-processer de har för styrning av sina dokument. Frågan uppstår hur man går till väga för att integrera information i olika format risken för många organisationer är att det sker på ett alltför splittrat och ostrukturerat sätt. Utmaningen att hantera informationen inom en organisation är inte ny. Lew Platt, före detta vd på HP, uttryckte följande: "Om HP visste vad HP vet skulle vi vara tre gånger så lönsamma". Det är alltså inte information som sådan utan förmågan att komma åt och utnyttja informationen som är viktig. IDC anser att det första syftet med en DPMprocess är att göra det enkelt att assimilera och förmedla information. IDENTIFIERA KOSTNADEN (VET MAN INTE VAD DET KOSTAR, VET MAN INTE OM DET ÄR EFFEKTIVT) Svårigheten att definiera vad ett dokument är, är ingenting emot svårigheten att identifiera kostnaderna för dokumenthanteringen. Föreställningen bland företag är att kostnaderna för att hantera dokument är höga och det är underligt att man normalt inte klarlagt vilka kostnadsbesparingar och produktivitetsvinster som en gemensam DPM-policy skulle medföra. Det brister i kunskaperna om vad hantering av dokument kostar. Det framkom i IDC:s undersökning att bara 10% av de tillfrågade företagen kunde uppskatta hur mycket de spenderade på dokument. Två tredjedelar tillstod att de inte hade någon som helst bevakning av den totala kostnaden. Denna brist på kunskap är slående, särskilt med tanke på att företagen i samma enkät uppgav att deras dokumentprocess var centraliserad. De som hade en centraliserad process var något säkrare på att de kände till alla kostnaderna, men skillnaden var liten: endast 40% av företagen med centraliserade processer uppgav att de kände till alla kostnaderna, jämfört med 35% för samtliga tillfrågade. Det är även svårt att bedöma en dokumentpolicys allmänna effektivitet om den totala kostnaden för dokument inte mäts och det gör det väsentligt svårare att mäta förbättringar, bedöma framgången hos specifika insatser och berättiga ytterligare investeringar på området. Ett område där potentiella förbättringar kunde identifieras var slöseri med dokument. IDC:s enkät avslöjade att i medeltal 19% av utskrivna dokument aldrig användes. Med tanke på din organisations utgifter för utskrivna dokument, hur stor andel oanvända dokument skulle vara acceptabelt? Hur många dokument motsvarar 19%? Hur stor är kostnaden för det? Har ni råd att inte undersöka detta? Det kanske är bara toppen på isberget? Tror du att kostnaden för dokumentation är en småsak som inte är värd att undersökas? Eller är det en strategisk aktivitet där vinster kan göras i både lägre kostnader och högre produktivitet. Det handlar om att förstå processen och styra den på rätt sätt? Den enda ledning vi kan ge är att den uppskattade medelkostnaden årligen för dokument i de tillfrågade organisationerna var över 1 miljon euro, vilket motsvarade 5-15% av deras intäkter. Om vi sedan uppmärksammar att 45% av ledningens tid tillbringades med dokument kan vi med säkerhet påstå att en genomlysning av hur företagets hantering av dokument sker har goda chanser visa sig vara ett lönsamat projekt. Lew Platt, före detta vd på HP: "Om HP visste vad HP vet skulle vi vara tre gånger så lönsamma". Det är alltså inte information som sådan utan förmågan att komma åt och utnyttja informationen som är viktig. Svårigheten att definiera vad ett dokument är, är ingenting emot svårigheten att identifiera kostnaderna för det totala dokumentflödet. 90% av de tillfrågade organisationerna kunde inte uppskatta företagets kostnad för dokumenthantering. IDC uppskattar att medkostnaden årligen för hantering av dokument ligger mellan 5% och 15% av en organisations intäkter. 4 #CG25K 2003 IDC

5 DEN AKTUELLA DOKUMENTPROCESSEN Som tidigare nämndes är dokumenten organisationernas syre, men de flesta företag har ingen bestämd uppfattning om varken flödena eller kostnaderna. Vad är det som gör DPM så svårt att förstå? En anledning är att processen är sammansatt av flera aktiviteter. IDC har identifierat följande flöden som inverkan på eller stöder dokumentprocessen:! Skapandent av dokument! Nedladdning av dokument! Styrning av dokument/innehåll! Produktionsstyrning! Utskrift/produktion av dokument! Distribution/sändning av dokument! Indexering av innehåll/dokument! Sökning/hämtning av dokument! Stöd/hantering av skrivare, kopiatorer, scanners etc! Arbetsflöde Alla dessa aktiviteter är ingående komponenter i en DPM-process. IDC:s undersökning visar att det är en blandning av centraliserade, decentraliserade och ad hoc processer. FIGUR 3 AKTUELL DOKUMENTORGANISATION Q. Styrs Era dokumentprocesser på ett centraliserat eller decentraliserat sätt eller görs det ad hoc? Don't know (10%) Do not have a process for this (2%) Ad hoc (9%) Centralised (47%) Decentralised (32%) Källa: IDC, IDC #CG25K 5

6 Figur 3 visar att nära 80% av uppgiftslämnarna uppgav sig ha en fastlagd process för flertalet DPM-aktiviteter, men styrningen av dess processer var oklara. Detta illustreras av att nära hälften av intervjuobjekten inte kunde uppskatta kostnaden för de centralt styrda processerna. Det visar återigen hur komplicerat och svårt många ledningspersoner tycker det är att styra och granska dokumentkostnaderna i sin organisation. Det är viktigt att komma ihåg att DPM inte består av ett antal separata processer, utan många av aktiviteterna är starkt beroende av varandra. Som exempel kan nämnas att dokument som har laddats ner måste lagras och indexeras för att kunna sökas och hämtas, vilket innebär att lagrings- och hämtningsprocesserna måste vara väl avstämda mot varandra. Det är också viktigt att notera att processerna dels hämtar information och dels skickar information till andra element såsom CRM och logistikdata samt eventuellt löne- och personalinformation. Beroende på situation kan man bygga upp en invecklad matris av sinsemellan sammanhängande relationer som noga måste koordineras. Det är alltså av avgörande betydelse att man inför definierade policies för dokumentstyrning. Utöver att definiera regler krävs även att man övervakar och mäter processerna. Nästan två tredjedelar av organisationerna ansåg att en policy för dokumentstyrning höjer effektiviteten, hälften trodde att kostnaderna kan sänkas genom införandet av en policy. En majoritet (65%) erkände dock att de idag inte bevakar den totala kostnaden för dokumentprocessen. Vilket annat område inom företaget med en årlig kostnad på 1 miljoner skulle kunna klara sig undan ekonomichefens uppmärksamhet, särskilt i det rådande affärsklimatet? Vilket annat affärsområde med en årlig kostnad på 1 miljoner skulle klara sig undan ekonomichefens uppmärksamhet, särskilt i det rådande affärsklimatet? Det är avgörande att kostnaderna bevakas, men detta kan inte göras isolerat. Dokument tas fram för att användas, och processerna måste anpassas till verkligheten. För att mäta denna anpassning undersökte IDC hur organisationerna uppfattade hur viktiga de olika processerna var som ingick i företagets dokumentstrategier, och hur tillfredställande de utfördes. I figur 4 framkommer att de aktiviteter som ansågs som viktigast inte fick högsta betyg för tillfrdeställande utförande. 6 #CG25K 2003 IDC

7 FIGUR 4 HUR VIKTIG ÄR RESPEKTIVE DOKUMENTPROCESSER OCH HUR TILLFREDS ÄR NI MED UTFÖRANDET? Låg Viktighet Hög Dokumenthantering Innehållshantering Arbetsflöde Dokumentdistribution Dokumentskapande Dokumentutskrift/ produktion Låg Tillfredställelse Hög Källa: IDC, 2003 Det är viktigt att notera att det var större diskrepans mellan hur viktig en aktivitet var och hur tillfreds man var med hur den utfördes. Slutsatsen är att organisationerna inte tilldelar resurser till en process i proportion till hur viktiga de enskilda DPMaktiviteterna är. Några av de mera omfattande aktiviteterna, såsom dokumentproduktion och dokumentskapande, fick högsta betyget för tillfredställande utförande. De viktiga uppgifterna innehållsstyrning, dokumentstyrning och arbetsflöde, som styr hur information lagras och sprids, fick lägre betyg. Nyckeln till en framgångsrik DPM är att tillse att den information som stöder affärsprocessen kan flöda fritt. Det är därför av högsta vikt att de uppgifter som direkt stöder detta flöde ges tillräckligt med uppmärksamhet och resurser. Tyvärr ser det ut som om detta inte är fallet på de flesta företag idag IDC #CG25K 7

8 VAD KAN MAN GÖRA ÅT SAKEN? Förnärvarande befinner sig företagen i konstant förändring, och det nya honnörsordet i affärsvärlden är business agility Att förändra affärsprocesserna för att på uppnå kostnadsbesparingar och samtidigt höja effektiviteten och produktiviteten är en vanlig aktivitet i dom flesta företag. IDC anser att företag bör rikta sin uppmärksamhet mot DPM-processerna, där man kan se snabbt genomslag, framför allt vad gäller produktivitet, kostnadsbesparingar och inom förbättrad kundservice. Frågan måste altså upp på företagsledningens dagordning. Återigen, det inte enkelt att skapa effektiv DPM-process. IDC har därför dokumenterat ett antal steg som kan hjälpa företagen att granska sina DPM-kostnader, och som kan hjälpa dig att dra full nytta av dina nya processer:! Ta reda på vilka kostnader som idag bevakas och vilka som är mätbara! Höj medvetenheten om dokumentkostnaden och granska områden med dolda kostnader! Skaffa dig insikt i vilka av de dolda områdena som kan kvantifieras! Granska processerna för dokumentinköp och logistikprocessen kring dokument! Undersök om det är en fördröjning mellan affärsförändringar, dokumentförändringar och informationsförändringar! Försök förstå hur de enskilda processerna är beroende av varandra hur de samverkar inbördes och som del av andra system! Ta reda på vilka dokument som måste arkiveras/hämtas regelbundet och vilken inverkan detta har på verksamheten! Där så är möjligt, ställ upp benchmarks för kostnader och processeffektivitet! Avgör vilka åtgärder som kan vidtas för att styra kostnader och förbättra effektiviteten inom dessa områden! Avgör om det skulle vara fördelaktigt att ta in extern personal för att hjälpa till med förändringen Det faktum att företagsledningarna har så pass lite information om kostnaderna för dessa processer gör att dessa steg är särskilt värdefulla i upptäckten och förståelsen av nivån och värdet av de aktuella kostnaderna för dokument. Om man inte kan redogöra för alla eller de flesta av dessa kostnader är det troligt att en påföljande DPM-policy bara leder till ytterligare ineffektivitet eller missade möjligheter till kostnadbesparingar. Tänk på att när det handlar om bortkastade pengar och dålig effektivitet hjälper det inte att skylla på okunnighet. De flesta organisationer kämpar för att hålla jämn takt med de förändringarna som ständigt sker i deras affärsmiljö och måste samtidigt hålla sina kunder informerade. I de flesta fall går det inte att undvika en viss fördröjning mellan genomförd förändring och kundinformation, men det är viktigt att du vet om det är en acceptabel fördröjning innan dina kunder gör det. I det klimatet anser IDC att företagen måste ägna allvarlig uppmärksamhet på DPM-processerna, eftersom det är där man kan göra vinster inom produktivitet, kostnader och kundtjänst. 8 #CG25K 2003 IDC

9 Det är viktigt att inse hur de olika processerna är beroende av varandra, och det kan vara en utmaning att uppnå detta med de resurser och färdigheter som finns på företaget. Att jämföra och sätta upp benchmarks för de interna prestationerna gentemot externa normer är ofta enda sättet att få en sann bild av huruvida prestationerna är acceptabla och samtidigt identifiera var omedelbara insatser kan ge bäst resultat. Det finns visserligen en del data publicerade i ämnet, men de är normalt formulerade på för hög nivå för att kunna tillämpas direkt. Detta är ett område där hjälp utifrån kan vara till stor nytta. Många tjänsteleverantörer kan göra jämförelser av kostnader, effektivitet och prestationer inom enskilda och kombinerade processer som äger giltighet i olika industrier, utifrån sin erfarenhet från arbete med tidigare kunder. När man väl har avgjort på vilka områden som dokumentprocessen och affärsprocessen inte är samstämda, vilka konsekvenser har det och vilka åtgärder kan man vidta? IDC anser att konsekvenserna och åtgärderna är följande:! Om kostnaderna uppskattas att vara relativt blygsamma och en förändring inte skulle resultera i en betydande höjning av organisationens lönsamhet och produktivitet. Ingen ytterligare åtgärd krävs.! Om kostnadsbesparingarna och/eller produktivitetsvinsterna bedöms vara tillräckliga. IDC rekommenderar att de olika processerna måste prioriteras alltefter hur viktiga de är och hur enkla de är att ändra. Sedan ska man inrikta sig på de områden som har störst inverkan.! Nästa steg är rapportering och tilldelning av ansvar för de enskilda områdena (eller områdesgrupperna). Det är mycket viktigt om processen ska ge en långsiktig lösning.! Den slutliga åtgärden är att klart tänka genom hur en förändring kan genomföras och styras på bästa sätt. IDC rekommenderar att man noga överväger om det är lämpligast att dessa uppgifter styrs internt eller om vissa av uppgifterna eller hela processen lämpar sig för outsourcing. Outsourcing har blivit ett populärt alternativ, och nära 60% av alla organisationer antingen använder sig av outsourcing eller undersöker fördelarna med outsourcing inom organisationen. På sista tiden har den ekonomiska situationen fått många att tänka sig outsourcing som ett seriöst alternativ för att hålla kontroll på kostnaderna. I enkäten angav 37% av intervjuobjekten att en viktig orsak till att de kunde tänka sig oursourcing var att minska och hålla kontroll över kostnaderna. Men kostnaderna var inte den enda anledningen. Syftet att frigöra interna resurser för andra ändamål visar att många organisationer ser outsourcing som ett sätt att uppnå bredare produktivitets- och effektivitetsvinster. Denna trend får stöd i IDC:s omfattande pågående undersökning av marknaden för outsourcing, som visar att denna marknad från år till år får en allt bredare geografisk spridning över allt fler näringslivsgrenar IDC #CG25K 9

10 DAGS FÖR BESLUT Bränslet för beslutfattande är information. En förutsättning för att man ska kunna fatta ett bra beslut om vilket affärsområde som skulle dra fördel av en omstrukturering, i form av enkla kostnadsbesparande insatser eller kanske outsourcing, är att man har information på rätt nivå och av rätt kvalitet. Trycket att få fram kostnadsbesparingar på alla upptänkliga områden blir allt starkare, och IDC anser att alla företagsledare bör ställa sig frågorna i tabell 1, som är IDC:s checklista för dokumentprocessen. TABELL 1 CHECKLISTA FÖR DOKUMENTPROCESSEN Vilken är den verkliga kostnaden för dokument i min organisation? Finns det något enkelt sätt att ta reda på det? Vem i min organisation vet det, och vad är det som hindrar att jag får den informationen? Är det någon större fördröjning mellan hastigheten på affärsförändringar och dokumenthastigheten? Hur påverkar det min organisation? Går mitt företag på dokumenthastighet i stället för affärshastighet? Finns kunnande från alla företagets aktiviteter lagrat på ett sätt som är enkelt att komma åt? Är kommunikationen med våra kunder konsekvent, och stöder den vårt företags budskap/utvecklingsriktning? Hanteras mina dokumenttillgångar på ett effektivt sätt? Skulle det vara bättre att låta dem hanteras externt? Passar mina aktuella dokumentprocesser min företagsstrategi? Är min dokumentprocess välbalanserad? Ägnas de viktigaste uppgifterna mest uppmärksamhet och mest resurser? Källa: IDC, #CG25K 2003 IDC

11 SLUTSATS Det kan hända att du slösar pengar, arbetar ineffektivt, sänker produktiviteten, ger dålig kundtjänst och förlorar säljmöjligheter helt enkelt på grund av sättet som dokumenten hanteras inom organisationen. Men det värsta är att du kanske inte ens inser att det är så. Med rätt integrering av uppgifter och klargöring av de olika dokumentprocesserna kan du märkbart höga produktiviteten och effektiviteten. De kostnadsbesparingar som du gör genom att undvika dubbelarbete kan exempelvis lösgöra resurser som kan användas inom de områden i organisationen där de ger mest avkastning. Det är viktigt att påpeka att utmaningarna och fördelarna förbundna med att granska och förbättra dokumentprocesserna varierar enormt mellan olika organisationer. Men allt som ökar förmågan att utnyttja kunnandet inom organisationen, allt som förser ledningen med bättre underlag för beslut och allt som ger information som kan läggas fram för kunden bidrar till att höja en organisations produktivitet och effektivitet och ge nöjdare kunder. Det är inte möjligt att generalisera om de kostnadsbesparingar som man kan göra genom att granska och åtgärda dokumentstyrningen, men andra former av kostnadsbesparingar såsom omorganisation av IT-processerna, däribland outsourcing, har sett inbesparingar på mellan 10% och 50%. Det är möjligt, ja troligt, att man kan uppnå liknande inbesparingar på området dokumentstyrning. Om effektiv dokumentstyrning är en organisations blodbanor som ger det syre som behövs för att organisationen inte bara ska överleva utan också växa, kanske du borde fråga dig hur friskt ditt företag är idag? METODOLOGI Detta White Paper från IDC har tagits fram genom en kombination av sekundär forskning baserad på en blandning av IDC:s egna data från marknadsundersökningar och extern information och en omfattande enkät som gjorts med 956 ledningspersoner som deltar i beslutfattandet för dokument- och informationsintensiva aktiviteter inom sin organisation. Enkäten omfattade hela Europa och gjordes september 2003 med organisationer med mer än 500 anställda. Länder som ingick var Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Italien, Österrike, Schweiz, Belgien, Nederländerna, Spanien, de nordiska länderna och Tjeckien. Dessutom använde man sig av befintliga publicerade forskningsresultat från IDC, däribland:! Top 100 European Outsourcing Deals 2002 (IDC #RI06K, april 2003)! US Document Management Outsourcing Forecast and Analysis (IDC #28634, december 2002)! Worldwide and US Content Management Services: Bringing Order to Content Chaos (IDC #28980, mars 2003) COPYRIGHTMEDDELANDE Extern publicering av information och data från IDC För all användning av information från IDC i reklam, pressmeddelanden eller publicitetsmaterial måste först skriftligt tillstånd erhållas från motsvarande vice president eller landschef för IDC. Ett utkast till det föreslagna dokumentet ska medfölja ansökningen. IDC förbehåller sig rätten att av vilken orsak som helst neka godkännande till extern användning. Copyright 2003 IDC. Återgivande utan skriftligt tillstånd är helt förbjudet IDC #CG25K 11