Sammanträdesprotokoll. Tekniska nämnden. Kenneth Hedin (S) Sven Leek (S) Thomas Thylén (VF) Göran Lundin (VF) Dag Boborg (C)

Transkript

1 (22) Plats och tid KS-salen; 14,00-17,00 Beslutande Ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Thor-Erik Rydén (VF) ordförande Percy Karlsson (S) Conny Axelsson (S) Daniel Lundström (S) Anders Gustavsson (VF) Pia Lindell (C) Kjell-Åke Nottemark (M) Hans Svensson (KD) Donald Påhlsson (SD) Kenneth Hedin (S) Sven Leek (S) Thomas Thylén (VF) Göran Lundin (VF) Dag Boborg (C) Gunnar Elmeke Sven-Åke Karlsson Ewa Andreasson Gunilla Viberg Pär-Olof Högstedt Jan-Åke Johansson Lennart Samefors Marie-Louise Sollin Conny Lindén Pia Lindell Tekniska kontoret Sekreterare Paragrafer Ewa Andreasson Ordförande Justerare Thor-Erik Rydén Pia Lindell

2 (22) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslagets nedtagande Tekniska kontoret Ewa Andreasson

3 (22) 12 Föregående protokoll har inga synpunkter på föregående protokoll. Ett fel har upptäckts i 155 från nämndens sammanträde i december Beslut togs att sälja fastigheten Eklövet 2 för kronor. Rätt summa är kronor och det rätta belopp finns i köpeavtalet och har även noterats på protokollet.

4 (22) 13 Prognos noterar informationen till protokollet. Bakgrund Gunnar och Gunilla redogjorde för prognosen per den februari 2016 enligt bilaga.

5 (22) 14 Uppföljning internkontroll 2015 Beslut Efter förslag från ordförande beslutar tekniska nämnden - godkänna tekniska kontorets kontroll för 2015 Bakgrund Enligt gällande internkontrollreglemente har kommunstyrelsen ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret och ska anta regler för den interna kontrollen inom sitt eget ansvarsområde. Varje år skall nämnderna anta en intern kontrollplan och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden. I 27/2015 godkände tekniska nämnden intern kontrollplan för Den interna kontrollplanen omfattar 14 punkter. Gunilla redovisade kontrollplanen och gick genom ej verkställda beslut och detaljbudgetar för investeringar enligt bilagor. Pia Lindell (C) framförde önskemål om att i urvalet bör tydliggöras antal stickprov och antal gånger/år. Förslag till beslut - godkänna tekniska kontorets kontroll för Utdrag Kommunstyrelsen Gunilla Viberg

6 (22) 15 Internkontrollplan 2016 Beslut Efter förslag från ordförande beslutar tekniska nämnden - godkänna internkontrollplanen för 2016 för tekniska kontoret samt att - tekniska kontoret får i uppdrag att utarbeta ett större urval i den interna kontrollplanen, som redovisas på nästa sammanträde i nämnden och bifogas protokollet då. Bakgrund Gunilla redogjorde för de föreslagna förändringarna i planen. Detaljbudget för investeringsanslagen tas bort eftersom de redovisas i bokslutet och kontroll av löner görs i fortsättningen av löneavdelningen. Tillkommer gör projektuppföljning, kontroll av riktlinjer för direktupphandling och kontroll av styrdokument och riktlinjer Flera av ledamöterna framförde önskemål om att i urvalet tydliggöra antal stickprov och antal gånger/år. Utdrag Kommunstyrelsen Gunilla Viberg

7 (22) 16 Redovisning Synpunkt Vetlanda 2015 noterar redovisningen av inkomna synpunkter under 2015 till protokollet. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att till nästa sammanträde ta fram information om hur stor del av inkomna synpunkter som är anonyma. Bakgrund Allmänheten kan lämna sina tankar, idéer och klagomål på kommunens service och verksamhet till Synpunkt Vetlanda. Under 2015 har totalt 224 st synpunkter kommit in till tekniska kontoret. Inkomna synpunkter finns på hemsidan; vetlanda.se Utdrag Gunn-Britt Karlsson

8 (22) 17 Skaderapportering 2015 noterar informationen om skaderapportering för 2015 till protokollet. Bakgrund I samarbete med Höglandets Räddningstjänst och samtliga förvaltningar i kommunen gör tekniska kontoret skaderapportering. Marie-Louise från fastighetsavdelningen redogjorde för skaderapportering Hon visade bilder från några av skadetillfällena och informerade att Landsbro skola, Njudungs gymnasieskola, Stensåkra förskola och Withalaskolan varit mest utsatta. Under sommaren anmäldes mycket klotter på kommunens fastigheter. Under 2015 har totalt anmälts 102 skador vilket är färre än tidigare år, 114 st anmäldes 2014 och 148 st Kostnaden för skadegörelsen 2015 var nästan kr. Utdrag Marie-Louise Sollin

9 (22) 18 Budget 2017 beslutar att - underlaget ligger till grund för vårens budgetarbete med tillägg för ett eventuellt inkomstbortfall av parkeringsavgifter på kr. Bakgrund och ärendebeskrivning Gunnar, Pär-Olof, Jan-Åke och Lennart redovisade förvaltningens förslag till budget 2017 enligt följande punkter: Driftbudget behov av förstärkt budget - Underhåll gator 7,5 mkr - Underhåll fastigheter 5,0 mkr - Rekrytering GIS 0,6 mkr - Rekrytering Plan 0,3 mkr - Bostadsanpassning 2,0 mkr Investeringsplan - Översikt - Bilar och maskiner - Mindre investeringar fastigheter - Gator, parker och torg Underlaget är en uppdatering av förra årets äskanden och tar också stöd i de mål som nämnden har beslutat. Kompletteringar kommer att ske under våren. Percy Karlsson (S) påpekar att det beräknade inkomstbortfallet på kr om parkeringsavgifterna slopas bör vara med i underlaget. Förslag till beslut - underlaget ligger till grund för vårens budgetarbete. Utdrag Gunnar Elmeke

10 (22) 19 Dnr 2015TK Detaljplan Brunnsgård 6:1 Beslut Efter förslag från tekniska nämndens utskott beslutar tekniska nämnden - att inget erinra mot samrådshandlingen Brunnsgård 6:1 m.fl. Bakgrund Fastigheterna Vetlanda-Byestad 1:22, Fönstret 1, Fönstret 2 och Väggblocket 5 vill utöka sina industrifastigheter. Den mark som önskas förvärvas är planlagt för allmän plats, park. Syftet med planen är att pröva möjligheten till att medge utvidgning av industriändamål inom del av område planlagt för allmän plats, park. Kvartersmarken utökas med ca 7400 kvm. Planområdet är beläget i den östra delen av Vetlanda centralort. Planområdet begränsas i söder av fastigheterna Fönstret 2 och Väggblocket 5, i väst av fastigheten Väggblocket 1 och Vetlanda Byestad 1:4 i öst. Planområdet omfattar cirka 1 hektar. Samråd sker t.o.m. 12 april Utdrag Mohamad Al-Hindi

11 (22) 20 Dnr 2013TK Detaljplan Caroline 5 och del av Bäckseda 1:3 Beslut Efter förslag från tekniska nämndens utskott beslutar tekniska nämnden - att inget erinra mot samrådshandlingen Caroline 5 och del av Bäckseda 1:3 Bakgrund Vetlanda kommun har förvärvat fastigheten Caroline 5 med syftet att tillsammans med del av Bäckseda 1:3 utveckla ett nytt område för bostadsbebyggelse i Bäckseda. Byggnaden som tidigare stod på Caroline 5 byggdes ursprungligen som ICA-butik men den närmsta tiden innan kommunens köp har den använts som butik och lager för en rörmokerifirma. Den berörda delen av Bäckseda 1:3 är obebyggd. En återvinningsstation som kommer att omlokaliseras finns inom området. Det bedöms finnas en stor efterfrågan på bostäder i Bäckseda. Platsen är lämplig för bostadsbebyggelse vilket skapar möjligheter för nya bostäder i ett attraktivt läge. Samråd sker 29 februari t.o.m. 29 mars Utdrag Jan-Åke Johansson

12 (22) 21 Dnr 2015TK Detaljplan Stora Snärle 2:1 m.fl. Beslut Efter förslag från tekniska nämndens utskott beslutar tekniska nämnden - att inget erinra mot samrådshandlingen Stora Snärle 2:1 m.fl. Bakgrund Det huvudsakliga syftet med planen är att möjliggöra byggnation av ny bostadsbebyggelse på del av fastigheten Stora Snärle 2:1. Med bostadsbebyggelse avses enfamiljsbostäder i form av friliggande villor och/eller parhus. Syftet är också att säkerställa markanvändningen för befintlig bebyggelse inom planområdet. Planområdet är beläget i Vetlanda ca 6 km söder om Vetlanda centrum. Planområdet avgränsas av sjön Grumlan i väst. Planområdet omges av skogsmark. Samråd sker tom 13 april Utdrag Mohamad Al-Hindi

13 (22) 22 Dnr 2015TK Detaljplan Skönberga 1:23, Skirö Beslut Efter förslag från tekniska nämndens utskott beslutar tekniska nämnden - att inget erinra mot samrådshandlingen Skönberga 1:23, <Skirö Bakgrund Ägaren till fastigheten Skönberga 1:23 önskar planlägga området i syfte att bebygga denna del av fastigheten med enbostadstomter. Planområdet ingår bland de områden som i översiktplan anges som områden för landsbygdsutveckling i strandnära läge (LIS-område). Bostadsbyggande i det idag obebyggda planområdet i LIS-området Skirö 1 bedöms medföra positiva effekter för bibehållandet och utvecklingen av samhällsservicen i Skirö. Utpekandet av landsbygdsutvecklingsområden i strandnära lägen ger möjligheter att skapa attraktiva tomter i kommunens landsbygdsområden. Redovisningen av lämpliga områden för strandnära boende är ett kommunalt ställningstagande att vara positiv till lokala engagemang för landsbygdsutvecklande åtgärder i kommunens mindre orter. Initiativ till utveckling av LISområdena kan komma från privata markägare och intressenter. Planprogrammets syfte är att utgöra underlag för detaljplanering samt att ge övergripande riktlinjer bland annat gällande byggnadstyp och expolateringsgrad. Samråd sker 14 mars tom 11 april Utdrag Jan-Åke Johansson

14 (22) 23 Tomtförsäljning Cumulus 5, Himlabackarna Beslut Efter förslag från ordföranden beslutar tekniska nämnden - sälja tomten Vetlanda Cumulus 5 (1 324 kvm) till Witalabostäder AB, xx-x, Storgatan 7A, Vetlanda för en köpeskilling om kronor. Utdrag Witalabostäder AB Sven-Åke Karlsson Ekonomi

15 (22) 24 Tomtförsäljning Cumulus 6, Himlabackarna Beslut Efter förslag från ordföranden beslutar tekniska nämnden - sälja tomten Vetlanda Cumulus 6 (1 200 kvm) till Witalabostäder AB, xx-x, Storgatan 7A, Vetlanda för en köpeskilling om kronor. Utdrag Witalabostäder AB Sven-Åke Karlsson Ekonomi

16 (22) 25 Tomtförsäljning Nimbus 3, Himlabackarna Beslut Efter förslag från ordföranden beslutar tekniska nämnden sälja tomten Vetlanda Nimbus 3 (1 083 kvm) till OBOS Mark AB, xx-x, Stationsvägen Myresjö, Vetlanda för en köpeskilling om kronor. Utdrag OBOS Mark AB Sven-Åke Karlsson Ekonomi

17 (22) 26 Pågående projekt noterar informationen till protokollet. Bakgrund Lennart informerade att upphandlingen pågår av konsult för högstadieskolorna, ombyggnationen av Bäckseda skola fortgår enligt plan och Hans Svensson (KD) tog upp det ökande elevantalet på Landsbro skola. Önskemål finns att till nästa gång bjuda in barn & utbildning för en genomgång av beräknat antalet elever och tillsammans med fastighetsavdelningen redogöra för aktuella planer för skolorna. Utdrag Lennart Samefors Joakim Öhman

18 (22) 27 Delgivningar Beslut beslutar - notera informationen till protokollet, samt - godkänna delegationsbesluten i medföljande pärm

19 (22) 28 Delgivningar kommundelsprotokoll Beslut beslutar - notera informationen till protokollet, samt - godkänna delegationsbesluten i medföljande pärm

20 (22) 29 Inköp grävmaskin Beslut Efter förslag från ordförande beslutar tekniska nämnden föreslå - kommunfullmäktige att utöka investeringsanslaget med 2,2 mkr för inköp av en mindre grävmaskin. Bakgrund och ärendebeskrivning Inom Tekniska kontorets Gatu-Parkavdelning har vi idag en inhyrd grävmaskin inom verksamheten som körs av en anställd maskinförare. Vi har full beläggning på denna maskin och gör uppdrag både inom Tekniska kontorets verksamhetsområden och mot våra kommunala bolag. Denna grävmaskin är bara en del av de totala grävmaskinresurser som organisationen kräver, men är en förutsättning för att kunna hålla en god beredskap med kvalitativ och ekonomiskt god driftverksamhet samt för att möta de ökande krav som ställs på de uppdrag vi utför. Hyresavtalet går snart ut och en diskussion har förts med inköpsorganisationen och med ekonomichefen om den ekonomiska fördelen att äga maskinen istället för att hyra den. Den maskin vi ser är aktuell för inköp är en hjulburen grävmaskin på 18 ton med en bedömd kostnad på 2,2 mkr. Vår bedömning är att det är en ny maskin som ska köpas in för att undvika driftsstörningar och höga reparationskostnader. Förvaltningens ståndpunkt Det är en drivkraft för vår organisation att hitta de ekonomiskt bästa lösningarna med hög kvalité för verksamheten inom de uppdrag vi är satta att utföra. Affärsmässighet och jobba med ett tydligt entreprenörskap är ett av våra egna verksamhetsnära mål. Att förvaltningen själva kan äga de fordon och maskiner som blir billigast i vår driftsbudget och bäst ur drift- och kvalitetssynpunkt anser vi är en självklarhet. Ekonomi/finansiering Genom det hyresavtal vi idag har kostar grävmaskinen, över hela hyrestiden, kr per månad. Service- och reperationskostnader har inte ingått. Alltså ekonomiskt helt jämförbart med att äga den i egen regi. Vid inköp av en jämförbar grävmaskin blir kostnaden första året kr per månad vid en internränta på 2,4 %. Därefter sjunker månadskostnaden allt eftersom maskinen betalas av, vilket inte hyreskostnaden gör. Avskrivningstid beräknad till 10 år. Att hyra en grävmaskin som vi hittills gjort har gett en faktisk besparing på c:a kr per år jämfört med de entreprenadavtal vi har upphandlade. Att köpa en egen grävmaskin ger en större besparing och där får vi dessutom 2 års garantitid.

21 (22) forts. 29 Att äga grävmaskinen ger en större besparing och ger oss en stor flexibilitet i verksamheten som är värd mycket för oss och för våra uppdragsgivare. VETAB, som är vår stora uppdragsgivare inom anläggningssidan, har ett stort reinvesteringsbehov i det kommunala VA-nätet och ger oss garantier för full täckning av en egen grävmaskin. Skulle förutsättningarna ändras kan alltid grävmaskinen säljas. Konsekvenser Att gatu-parkavdelningen har en egen kompetent anläggningsverksamhet med egna resurser vad gäller bilar och maskiner mixat med en stor andel lokala entreprenörer som vi idag har, är en styrka. Vi har därtill idag en mycket kompetent grävmaskinförare i organisationen som våra uppdragsgivare efterfrågar, inte minst vid driftstörningar i VA-nätet. Han är en tillgång för vår verksamhet och med rätt maskin kan han utvecklas ytterligare. Förslag till beslut föreslår kommunfullmäktige att utöka investeringsanslaget med 2,2 mkr för inköp av en mindre grävmaskin. Utdrag Pär-Olof Högstedt Kommunfullmäktige

22 (22) 30 Arbetsmiljö tekniska kontoret Anders Gustavsson (VF) tog upp frågan om hur arbetsmiljöarbetet fortgår. Besöket som Henrik Tvarnö och Jan Johansson nyligen gjort på fastighetsavdelningen var uppskattat.

23 Tjänsteskrivelse Prognos per februari 2016 Prognoskommentarer Drift En avvikelse från budget är prognosticerad i årets första prognos med ett underskott på 1200 tkr. Vinterväghållningen har kostat mer än budgeterad för den första delen på året. Ett mindre underskott på 50 tkr är bedömt i helårsprognosen. Planavdelningen ser en stor belastning på verksamheten framöver och behöver resursförstärka med en projektanställning som orsakar ett överskridande mot budget med 100 tkr under Gatudriftbudgeten bedöms överskridas med 200 tkr. Underskottet orsakas av åtgärder på trafiksignaler. Fastighetsdriften ser idagsläget att det varit en kall inleding på året, med ökade energikostnaderna. Bedömningen är att detta inte kommer orsaka något underskott i budgeten utan kan hanteras inom förvaltningen. Bostadsanpassningsbidragen går inte att förutse, godkända inkomna ärende har vi skyldighet att åtgärda. Jämfört med samma period 2015 har fler ansökningar redan kommit in och kostnadsutfallet överstiger fjolåretsutfall under samma period. Ett större projekt pågår därför har ett underskott prognosticerats med 850 tkr. PROGNOS TEKNISKA NÄMNDEN Drift Belopp i tkr. Avvikelse P1- budget Verksamhet Idrotts- och fritidsanläggningar Miljö, hälsa och hållbar utveckling 0 28 Arbetsmarknadsåtgärder Belysning, parkering, dagvatten, renhållning Enskilda vägar, samfälligheter Fastighetsavdelningen adm & service Fastigheter Fordon Skötsel gator Gatu- och trafikunderhåll Lokaler, mark och skog Skötsel parker Fysisk och teknisk planering Uppdragsverksamhet 41 Vinterväghållning Övrigt teknisk förvaltning Funktionshinderomsorg, övrig verksamhet Avvikelse 2015 utfall- budget 2016 Avvikelse förföregående

24 Investeringar Ingen avvikelse från budget är prognosticerad i årets första prognos. Prognosen är lagd med förutsättningen att ombudgetäskanden inte ligger inlagda i systemet ännu. PROGNOS TEKNISKA NÄMNDEN Belopp i tkr. INVESTERING Avvikelse P1- budget Avvikelse 2015 utfall- budget 2016 Avvikelse förföregående Alla projekt 0, ,0 Nedan är några projekt särredovisade 1007 Skolfastigheter Trafikmiljöåtgärder Fastighetsdatanät Budgetprojekt: Energieffekt., mynd.krav o invest.prog Centrumåtgärder Budgetprojekt: Förskolor Budgetprojekt: Gator, parker och torg Parker Gång-/cykelväg Banvallen/lokstallarna Inventarier övriga Tekniska kontoret 0 50

25 Bilaga TN 14/ Intern kontroll redovisning Enligt gällande internkontrollreglemente har kommunstyrelsen ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret och ska anta regler för den interna kontrollen inom sitt eget ansvarsområde. Varje år skall nämnderna anta en intern kontrollplan och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden. I 27/2015 godkände tekniska nämnden intern kontrollplan för Den interna kontrollplanen omfattar 14 punkter. Följande noteringar enligt bilaga kan göras föreslås besluta att godkänna tekniska kontorets kontroll för Gunilla Viberg Förvaltningsekonom Vetlanda kommun, Tekniska kontoret Vetlanda Telefon Fax tk@vetlanda.se Organisationsnummer Postgiro Bankgiro

26 Bilaga TN 14/ REDOVISNING AV INTERN KONTROLL Nr Rutin/kontroll- område Kontroll- moment Resultat Kommentar 1. Uppföljning av beslut Se separat redovisning, bilaga 2 2. Målstyrning Styrkortsuppföljning Ingen avvikelse Har redovisats i bokslutsdokument 2ggr/år 3. Invest.anslag Bilar och Maskiner Redovisn. 1ggr/år Se separat redovisning, bilaga 3 4. Invest.anslag Exploateringsområden Redovisn. 2ggr/år Se separat redovisning, bilaga 4 5. Invest.anslag Trafikmiljöåtgärder Redovisn. 2ggr/år Se separat redovisning, bilaga 5 6. Invest.anslag Skolfastigheter Redovisn. 1ggr/år Se separat redovisning, bilaga 6 7. Fakturahantering/priskontroll Stickprov 2 ggr/år Ingen avvikelse 8. Rätt varor enligt ramavtal Stickprov 4 ggr/år En avvikelse Ett par skyddsskor som inhandlats hos annan leverantör då artikeln inte fanns i utbudet hos ramavtalsleverantören. 9. Representation Stickprov 1ggr/år Ingen avvikelse. Kontroll av extern representation klar. Mindre avvikelse vid internkontroll 2014 medförde att aktuell information lagts ut på Vinna. 10. Reseräkningar Stickprov 1ggr/år Ingen avvikelse 11. Löner anställningsbevis Stickprov 1ggr/år Ingen avvikelse Jan Morge anställd tom 25/ Slutlön i april Löner baslön/sysselsättningsgrad Stickprov 2ggr/år Ingen avvikelse 13. Löner frånvaroregistrering Rutin -månadsvis I det löpande arbetet upptäcktes fel sysselsättningsgrad på en anställd och detta är nu åtgärdat. 14. Uppföljning av nyttjandet av bilar & maskiner som sker efter arbetstid Stickprov 1ggr/år Rutinen följs Fastighetsavdelningen; numera få användare

27 Bilaga TN 14/2016 Sammanställning över Ej verkställda beslut för andra halvåret 2015 tekniska nämnden. beslutade att ej verkställda beslut ska redovisas för nämnden två gånger per år. Ref. Beslut Kommentar TN utskott 98/ TN Att ta fram ett förslag till förändring av antal lekplatser till TN sammanträde i december Att tillsätta en ny VS-reparatör Kvarstår sedan Förslag till nytt reglemente uppe som ärende i KF i oktober, lyfter över ansvaret för lekplatser till KoF. Avvaktar, ev omprioritering TN Detaljbudget Att uppdra till förvaltningen att ta fram ett förslag på hur en långsiktig handläggning av bostadsanpassningsbidrag kan hanteras. Kvarstår TN TN utskott 38/ TN TN utskott 69/ TN TN Att uppdra till förvaltningen att återkomma med beslutsunderlag för förstärkt underhållsplanering och undersöka möjligheten till samordning med Witalabostäder. OVK-ventilationstekniker -att rekrytering av en ventilationstekniker till fastighetskontoret får genomföras Upphandling Björköby kommunalhus -avbryta upphandling av värmekälla och återkomma med ärendet Ny accentbelysning på Delfingatan -att köpa in ny accentbelysning till Delfingatan Parkering -att förvaltningen får återkomma inför nästa års budgetarbete med en långsiktig strategi för parkeringsavgifter Parkering -ärendet utgår och återkommer i tekniska nämnden vid ett senare tillfälle Anbud skog -sälja massaved till Södra skog - sälja timmer till Vida skog Pågår Fastighetsavdelningen avvaktar med rekryteringen Ny belysning är inköpt. Upphängningsanordning har korrigerats, monteras under våren. En motion finns om att avskaffa parkeringsavgifter och införa p- skiva. Finansieringen ska beslutas i budgetberedningen våren Se ovan Kontrakt är upprättade med Södra skog och Vida skog. 1(2)

28 Bilaga TN 14/2016 Ref. Beslut Kommentar TN utskott 85/ Frisbee-bana Östanå -ärendet tas upp på tekniska nämndens sammanträde under våren En lokaliseringsutredning är genomförd. KoF har beviljat bidrag till uppförandet. TN Tomtförsäljning Storegården -Sälja tomten Vetlanda Eklövet 2 till Franca bygg AB för kronor. Sålt för kronor enligt köpeavtalet. 2(2)

29 Bilaga 3 TN 14/2016

30 Bilaga 4 TN 14/2016

31 Bilaga 5 TN 14/2016 sid 1(2)

32 Bilaga 5 TN 14/2016 Sid 2(2) 2(2)

33 Bilaga 6 TN 14/2016