Verksamhetsplan med utblick mot 2014

Transkript

1 Verksamhetsplan med utblick mot 2014 Svenska Kryssarklubben arbetar med att utveckla service och hjälpmedel till medlemmarna. Under de kommande åren är satsningen på webben av stor vikt. Ambitionen är att webbplatsens ska bli Sveriges bästa webbsida för turist- och långfärder i närliggande vatten. För att uppnå det ska webbsidan ge det mesta av den information som behövs vid planering eller genomförande av färden. Bland information kan nämnas sjökort med bland annat medlemstips och fakta om de vatten som medlemmarna frekventerar mest. En viktig grupp för framtiden är våra ungdomar. Webbsidan i kombination med nya och redan fungerande aktiviteter ska erbjuda fler aktiviteter till våra yngre medlemmar. Kryssarklubben utvecklas med våra funktionärer och de närmaste åren kommer att användas åt att förbättra funktionärsstödet genom att erbjuda utbildningar och utveckla stödfunktioner för att underlätta genomförandet av funktionärsuppdragen. Aktiva och effektiva nämnder som utvecklar verksamheten inom sina områden är en del av funktionärsstödet och viktig för Kryssarklubbens utveckling. Satsningen på nämndverksamheten har utökats under senare tid och nämndernas verksamhet ska under den kommande treårsperioden utvecklas än mera. I slutänden är det medlemmarna som genom sina röster och genom sitt agerande berättar om satsningarna är de rätta och utvecklingen går åt rätt håll. En viktig del är kommunikationen med medlemmar och kommande medlemmar. Den kommunikationsplan som klubben enats om ska under de kommande åren genomföras. Torbjörn Berg Ordförande Svenska Kryssarklubben 1(9)

2 Kryssarklubbens informationskanaler och publikationer Kryssarklubbens webbsida Arbetet med att vidareutveckla den nya webbsidan ska fortsätta. Syftet med satsningen är att göra Kryssarklubbens webbsida till Sveriges attraktivaste och mest använda webbplats för de som är intresserade av turist och långfärder till sjöss. Webbplatsen ska både kunna användas för planering inför färden och innehålla information som är värdefull när man är ute i båten. Övergripande målsättningar för webbsidan Webbplatsen skall ha en form som attraherar alla åldersgrupper. Erbjuda tips, utbildning eskadrar, rådgivning, hjälpmedel aktiviteter, kartor, guider och medlemskap för att stärka lusten till långfärder till sjöss och underlätta sådana färder. Utformas så att vi uppnår ett ökat deltagande i olika aktiviteter och utbildningar. Erbjuda stödfunktioner för förtroendevalda så att förtroendeuppdragen underlättas. Visa upp Kryssarklubben som en organisation. Utformas så att delar av webben endast är tillgänglig för medlemmar eller funktionärer. Ska lätt kunna kopplas till andra system. Till exempel medlemssystem, Eniros sjökort, Google maps, Facebook, YouTube, Forum etc. Ska kunna använda geokodad information för placering av på kartor och sjökort Möjlighet för medlemmar att bidra med innehåll För de kommande två åren ska behov och måluppfyllelsen regelbundet ses över i takt med den snabba utvecklingen. Det innebär att vi under arbetar efter ovanstående målsättningar men att årliga uppdateringar kommer att ske september 2012 och september Webbstyrgruppens leder den övergripande planeringen och utvecklingen av webben. Gruppen består av representanter för styrelsen, informationsnämnden, kanslichefen och webbredaktören. Ansvarig: Webbstyrgruppen Kostnader: kr På Kryss Medlemstidningen På Kryss har utvecklats genom samarbetet med Allers Custom Publishing. Arbetet ska fortsätta. Läsarpanelen ska uppdateras och stärkas med fler yngre och kvinnliga panellister. Läsarmätningarna ses över för att kunna användas som underlag för en vidareutveckling av På Kryss alla åldersgrupper. På Kryss ingår i medlemskapet men är också en stark kanal för att nå ut med Kryssarklubbens budskap till potentiella medlemmar. På Kryss finansieras till stor del av annonsintäkter och konkurrerar därmed med andra kommersiella båttidningar och kanaler om båtbranschens annonsbudgetar. Under året ska annonsverksamheten ses över. Kryssarklubben behöver exponera På Kryss på ett bättre sätt på mässorna framförallt för att nå båtbranschen men också nå nya prenumeranter och medlemmar. Utvecklingen av På Kryss på webben kommer att fortsätta under de två kommande åren och även hur vi kan återanvända artikel material i olika webbmoduler. En långsiktig målsättning vi jobbar efter är att få annonsförsäljningen att helt finansiera tidningen. 2(9)

3 Ansvarig: Redaktionsrådet /redaktionen Kostnader: kr Intäkter: kr Årsboken 2012, Österled Under juni 2012 kommer årsboken som i år kommer att handla om Östra och södra delen av Östersjön. Den kommer att vara en kombination av guidebok till hamnar och reseskildringar från St Petersburg mot Travemünde. För år 2013 planeras en årsbok med inriktning på farleder, kronleder och skutleder i Svenska vatten. Ansvarig för 2013 års årsbok är Hamn- och Farledsnämnden. Ansvarig: Redaktionsråd/ Kostnader: kr Matrikel Under året ska en stor matrikel produceras. Matrikeln ska innehålla kretskarta, medlemsavgifter, litet SXK lexikon, förteckning över samtliga medlemmar och deras båtar. Förteckning SXK nummer, kretsar, nämnder, kommittéer, övriga samarbetsorganisationer, ombud, nya utmärkelser. Beräknat omfång ca 420 sidor. Kostnader: kr Intäkter: kr Medlemsvärvning Ett fåtal nya förmånserbjudanden till medlemmarna ska tas fram inom något av de områden där störst intresse finns såsom rabatt på båttillbehör, försäkringar eller gästhamnsavgifter. I övrigt ska en värvningsaktivitet tas fram för att få nya medlemmar. Kostnader: kr Gästhamnsguiden Gästhamnsguiden som beskriver över 480 gästhamnar skickas ut till alla medlemmar med registrerad båt. En översyn av behov och intresse från medlemmarna att få Gästhamnsguiden i postlådan ska ske under året med anledning av att allt fler internetbaserade tjänster erbjuds. Allt fler använder också smarta mobiler med utökad täckning i Svenska vatten som gör webbaserade lösningar tillgängliga och säkra. Kostnader: kr Profilvaror Profilvaror stärker varumärket, ökar identitet, gemenskap och samhörighet inom Kryssarklubben. Varuförsäljningen är viktig med hänsyn tagen till att sprida varumärket och ge utökad service och klubbkänsla till medlemmarna. En översyn av varuförsäljningen pågår med syfte att titta på olika distributionsformer och dess konsekvenser för service och gemenskap. Ett tänkbart resultat kan bli att sortimentet utvecklas ytterligare för att göras ännu mer attraktivt för medlemmarna. Kostnader: kr Intäkter: kr 3(9)

4 Medlems- och funktionärsservice Kryssarklubbens kansli Kryssarklubbens kansli sköter idag kontakter med medlemmar i medlemsärenden och funktionärer. Kansliet arbetar även med aviseringar, påminnelser, upphandlingar, verksamhetsplanering, information, tryckmedia, webbsidan, ekonomi, varuförsäljning, marknadsföring och varumärkesfrågor. På längre sikt behöver Kryssarklubben ständigt utvecklas och förändras för att vara attraktiv för dagens och morgondagens medlemmar. Information är ett genomgående tema i mycket av verksamheten. Information om verksamheten, om resmål, om teknik, om juridik, om kompetens, om hamnar, bojar och mycket mer. Annan information riktas mot media och externa organisationer och berör båtpolitiska frågor och lobbying. Mycket av arbetet sker av många ideellt arbetande funktionärer. Kryssarklubbens kansli ska stärka kompetens och resurser inom områdena kommunikation, webb och kvalificerad utredning/handläggning. Kommunikation: Opinionsbildning, båtpolitik och intern kommunikation. Vår största utvecklingspotential har vi att utveckla arbetet med att påverka media och myndigheter. Vi arbetar med att under hösten upprätta en databas som både innehåller nordisk media, myndighetspersoner och politiker. Webben, sociala media. Vi har upprättat en ny webbsida samt satt upp en ny Facebook sida. Kansliet har utökat kompetens och resurser för att uppdatera riks sidor och vara support till kretsar, nämnder och medlemmar. Webbens utveckling beskrivs på annan plats. Utredning/handläggning: Vi lämnar idag underlag till styrelsen inom en mängd varierande områden. Exempelvis medlemsanalyser, ekonomiska analyser. Förutom det bör vi ha kapacitet att utföra andra typer av analyser och utredningar. Kostnader: kr Intäkter: kr Medlems- och Båtregistret Medlems- och båtregistret innehåller över medlemmar och över båtar. Dessutom omfattar registret ca 1500 prenumeranter. Medlemsregistret uppdateras dagligen och totalt blir det närmare ändringar per år. Registret är underlag för alla utskick och debiteringar. Under året ska hanteringen av registreringar och ändringar utvecklas så att större delen av medlemmarna ska kunna utföra sina ändringar själva på webbsidan. På längre sikt kommer allt fler av medlemmarna att utföra sina medlemshanteringsärenden själva vilket ger möjligheter för en utökad service inom andra områden. Kostnader: kr Intäkter: kr 4(9)

5 Medlemskommunikation och medlemsrekrytering Kommunikationsplan Konkurrensen om människors intresse är omfattande och det innebär att Kryssarklubben måste bli tydligare på att förmedla budskapet och nyttan av att vara med i Kryssarklubben. En förankrad kommunikationsplan har utarbetats. Kommunikationsplanen ska underlätta planering och genomförande av marknadsförings och kommunikation med medlemmar och kommande medlemmar. I arbetet ingår att ta fram en modell för att mäta varumärkets utveckling. En kommunikationsgrupp bildades förra året med uppdrag att utveckla, förankra och implementera kommunikationsplanen i verksamheten. Planen är utvecklad och förankrad vid Forum i mars Ett första steg i implementeringen är att samordna Kryssarklubbens mässdeltagande. Syftet är att enas om gemensamma budskap, erbjudanden och se vilka synergier som kan finnas. Ett annat område är att implementera kommunikationsplanen i opinionsbildningsarbetet. Gruppen består av representanter från styrelsen, från informationsnämnden och kanslichefen. Marknadsföring Hur ska vi på effektivaste sättet använda våra begränsade marknadsföringsresurser för att sprida budskapet om Kryssarklubben. Vi använder idag mässorna som en mötesplats för att möta medlemmar och potentiella medlemmar. Andra mötesplatser som blir allt viktigare är webbsidan, Facebook, Google och andra mötesplatser på webben men också sökmotorer för webb och mobil. Kryssarklubbens kostnader för att lätt hittas av båtintresserade via de olika kanalerna har ökat snabbt de senaste åren. Medlemmarna informerar även andra om Kryssarklubben både på sjön och land, men även via olika Forum och i sociala media. I vilken grad det genererar nya medlemmar vet vi inte riktigt men en nöjd medlem är den bästa ambassadören för Kryssarklubben. Under året ska medlemmarnas egna värvningsinsatser utvärderas och eventuellt nya värvningserbjudanden och premier utvecklas. Mässor Mässorna lockar över båtlivsintresserade besökare och är en viktig kanal för att komma i kontakt med nuvarande och nya medlemmar. Under året kommer vi att delta vid de stora mässorna i Sverige och en mässa i Bella Center i Köpenhamn. Förutom mässdeltagande genomförs ett antal mindre aktiviteter i pressbyråerna, i båtklubbar och andra platser. Öppet Varv Orust september 2011 Scandinavian Boat Show, Stockholm november 2011 Båtmässan i Göteborg februari 2012 Allt För Sjön, Stockholm mars 2012 Bella Center, Köpenhamn mars (9)

6 Förra årets goda medlemsrekrytering ska utvecklas vidare. Kommunikationsgruppen tillsammans med mässansvariga ska se hur mässdeltagandet ska kunna kan utvecklas ytterligare. På några års sikt kommer spelplanen för hur vi når ut till potentiella medlemmar att fortsätta ändras. Hur mycket är svårt att spekulera i men det finns anledning att analysera kostnad per rekryterad medlem inom alla de områden vi idag arbetar med men även de nya möjligheter som redan finns och de som kommer. Opinionsbildning En inriktning mot att öka Kryssarklubbens arbete med opinionsbildning pågår. Syftet är att stärka Kryssarklubbens varumärke genom ökad närvaro i det offentliga rummet - mot myndigheter, medier, politiker och andra opinionsbildare och positionera oss som den naturliga samtalspartnern och kunskapskällan i båtlivssammanhang. Att se över arbetet med opinionsbildning ingår som en del i implementeringen av den kommunikationsplan som tagits fram under 2010/2011 och trappas upp stegvis med hänsyn tagen till de resurser som kan avsättas för arbetet. Under hösten 2011 börjar vi använda en databas över media och myndighetspersoner. Pressmeddelanden kommer sändas ut systematiskt med avsikt att testa responsen hos mottagarna, och resultatet i relation till insatserna kommer att mätas. Miljöarbetet inom Kryssarklubben leds på uppdrag av styrelsen av en miljörepresentant som också har ansvaret att leda ett miljönätverk med representanter från nämnder och kretsar. Miljönätverket fungerar som rådgivande organ till styrelsen. Medlemsundersökning Vi behöver höra med våra medlemmar hur de upplever utvecklingen av verksamheten. Det gäller På Kryss, varumärket och utvecklingen av webbsidan. En medlemsundersökning planeras till hösten Ansvarig: Kommunikationsgruppen/kansliet/mässgrupper Kostnader: kr Mötesplatser och funktionärsträffar Funktionärs- och medlemsmöten Under året genomförs Kryssarklubbsdagarna och Forum där föreningens funktionärer från hela landet diskuterar verksamheten och planerar framtiden. Andra funktionärsmöten förutom styrelsemötena är skattmästarmötet där samtliga kassörer/skattmästare ska diskutera gemensamma frågor, valberedningen som träffas för att nominera kandidater till styrelsen, revisionsmöte som går igenom samtliga styrelsemöten och årsredovisningen. Dessutom samlas olika arbetsgrupper som under en kortare eller längre tid diskuterar olika sakfrågor. Exempel är Kommunikationsgruppen, Webbstyrgruppen och Beredningsgruppen. Funktionärsstöd - och utbildning Under vintern har flera arbetsgrupper arbetat med olika frågor som initierats av Samverkansgruppen (9)

7 Områden som kommer att jobbas vidare med är: Administrativa system och rutiner inom SXK. Utarbeta nyckeltal som ger en tydlig bild av resursfördelning och resursanvändning. Översyn av nämnder, kanslier och resursfördelningen inom SXK och stödet till kretsarna. Utveckla system för funktionärsstöd. Särskild diskussion för krets- och nämndsordförande om uppföljning och utbyte av erfarenheter av samverkansformerna inom SXK. Analysera hur SXK:s marknadsförings-, lobby- och opinionsbildningsverksamhet skall utvecklas såväl på riksförenings- som kretsnivå. Beredningsgruppens uppdrag är att föreslå nya principer för kretsstöd och kretsbidrag. Gruppen består av ledamöter från styrelsen, representanter för kretsarna och kanslichefen. Ansvarig: Styrelsen, kansli och ansvariga Kostnader: kr Krets och nämndverksamhet Kretsbidrag De 14 kretsarna är egna ideella föreningar som genomför aktiviteter inom sina intresseområden. Förutom kretsavgiften och den verksamhet som är budgeterad av nämnderna så får kretsarna kretsbidrag för sin föreningsverksamhet som motsvarar minst 30 kr per fullbetalande medlem. I övrigt finansieras kretsen av kretsavgifter och deltagaravgifter. Ansvarig: Respektive krets Kostnader: kr Nämndverksamheten Nämndernas uppgift är att vara styrelsens stöd i utveckling och förvaltning av för medlemmarna viktiga verksamheter. Nämnderna med representanter från kretsarna, utvecklar och främjar medlemsnytta inom sina områden. Eskaderverksamheten Eskadernämnden delar erfarenheter och tar fram underlag för att stärka kretsarnas eskaderverksamhet. Under året planerar eskadernämnden via kretsarna närmare 40 eskadrar i svenska och utländska vatten. Kostnader: kr Båttekniska frågor Båttekniska nämnden arbetar med tekniska frågor som inkommer från medlemmarna. Genom nysatsningen på På Kryss och Webben ska intressanta frågor och svar som Båttekniska nämnden arbetar med lyftas fram. Under året ska en del tester av utrustning utföras som kommer att publiceras i På Kryss. Kostnader: kr Hamn och Farled Hamn och Farledsnämnden har under lång tid byggt upp vår omfattande bojverksamhet med ca 160 bojar på 120 olika ställen. Under året bedrivs fortlöpande kontroll och underhåll av bojar samt ersättning och nyutläggning av bojar. Arbetet med att få tillstånd för utläggning av nya SXK-bojar fortsätter. Under året planeras fortlöpande underhåll av farledsutmärkning och underhåll och siktröjning av enslinjer. 7(9)

8 Under verksamhetsåret planeras följande aktiviteter: - Ett nämndmöte i samband med Allt för Sjön i Stockholm (mars 2012). - Inköp och leverans av svajbojar till behövande kretsar (april.maj 2012) - Inköp av dekaler med texten SXK alt SXK FOR MEMBERS för distribution till behövande kretsar (april 2012). - Ny informationstext för svajbojarnas utnyttjande ska tas fram (mars 2012). - Arbete med årsboken 2013 pågår (Hela året). I övrigt löses ålagda uppgifter genom telefonsamtal och e-post-konversation mellan nämndens ledamöter. Kommande verksamhetsberättelse kommer att begränsas till att omfatta nämndens egen verksamhet, men ambitionen är dessutom att förteckna det totala antalet uthamnar, svajbojar, sjösäkerhetsanordningar m.m. som ägs/förvaltas av SXK. Kostnader: kr 24 timmars 24-timmarsnämnden har under några år arbetat för skapa ett förnyat intresse för 24 timmars seglingar. Under förra verksamhetsåret har en svag uppgång visat sig men arbetet behöver fortsätta. Målet för året är att det ska gå att segla 24-timmars längs hela kusten, i Vänern och Mälaren och att antalet deltagare och aktiva funktionärer ökar. För att nå dit har nämnden satsat på att enas kring Ett 24-timmars och vitalisera funktionärsarbetet. Arbetsgrupper ska jobba med punkt/distans, verktyg och marknadsföring. Nämnden vill samordna insatser för att hitta uppslag och skriva artiklar i båttidningar. Nämnden samordnar 24-timmarswebben så materiel hålls levande. På webbplatsen finns anmälningsformulär för alla kretsar, diskussionsforum och gastbank. Planer finns för att integrera verktygsstöd för deltagarhantering, loggbok, resultat och maratonlistor. Kostnader: kr Utbildning Nämnden planerar att träffas tre gånger under året utöver telefonmöten. 1 Centrala uppdrag. Från Riksföreningens styrelse har ett uppdrag överlämnats till Utbildningsnämnden. Utbildning för funktionärer, både nationellt och regionalt, skall skapas. Ta fram utbildning för SXK funktionärer, nationellt och lokalt, med innehåll, upplägg, mm. Funktionärshandboken skall uppdateras och vara en del i utbildningen. 2 Aktiviteter utanför SXK som påverkar Utbildningsnämnden och SXK. Besked om att det för tillfället inte är aktuellt med ett Båtkörkort har lämnats i mars Detta innebär att en markant ökning av utbildningsbehoven inte kan väntas. Detta innebär också att kretsarnas möjlighet att växa inom utbildning blir små. Kretsarna kan fortfarande hjälpa till så att föreningen lever upp till värderingarna kring utbildning. 3 Utbildningar. Utbildningar i kretsarnas regi kan utvecklas. Det blir en fråga som nämnden ska behandla under året. 4 Utbildningspärmen ska uppdateras. Utbildningsnämnden kommer att gå igenom SXK:s Utbildningspärm. Utbildningspärmen innehåller korta sammanfattningar av olika 8(9)

9 utbildningar. Här redovisas t.ex. innehåll, omfattning, läromedel, utrustning, mm som kan användas vid planering inför samma eller liknande utbildning. En uppdaterad version kommer att skannas och delas ut till kretsarnas utbildningskontakter. Kostnader: kr Kvinna ombord Nämnden vill stötta och inspirera kretsarnas ansvariga så att en fungerande verksamhet ska kunna drivas i varje krets. Nämnden planerar ett möte där utveckling av kretsarnas kvinna ombord verksamhet ska diskuteras. Målet är att alla kretsar ska ha en fungerande kvinna ombord verksamhet. Kostnader: kr SXK-Ung Nämnden arbetar för att få en livaktig verksamhet för unga vuxna i kretsarna. En verksamhet som skapar lustfylld gemenskap kring sjölivet, ger starka upplevelser av natur, spänning och gemenskap, utvecklar ett gott sjömanskap och väcker insikt och förståelse för vikten av att visa hänsyn. Nämnden är viktig för att få fart på ungdomsverksamheten i kretsarna. Den ungdomsverksamhet som finns idag kretsar runt Seglarskolan, seglarlägret på Malma Kvarn kretsar och de IF båtar som används för ungdomssatsningar. Målet för året är att genomföra ett nämndmöte med intresserade kretsar och ta fram förslag till hur ungdomsverksamheten ska kunna utvecklas. Ett verksamhetsstöd till Kryssarklubbens ungdomsverksamhet kommer att äskas från Svenskt Friluftsliv. Om äskandet beviljas kommer en större satsning på ungdomsverksamheten ske under året. Kostnader: kr Informationsnämnden Eftersom nämndens medlemmar i huvudsak är informationsansvariga i kretsarna är en viktig roll att samordna och utveckla kretsens tidningar och webbinformation. Nämnden är inblandad i webbutvecklingen och utvecklingen av På Kryss samt genomförandet av kommunikationsplanen. Nämnden planerar att hålla ett möte på Malma Kvarn den oktober för att bland annat behandla informationsfrågor rörande webbsidan, På Kryss och kretstidningarna. Inom nämnden kommer att formas en mindre grupp som ska arbeta med att ta fram rekommendationer och regelverk för innehåll inom de olika "ytorna" på Gruppen kommer att samlas en gång i ett fysiskt möte samt dessutom i några telefonmöten. Nämnden i sin helhet kommer att hålla 5-6 telefonmöten under verksamhetsåret för att behandla aktuella frågor. Kostnader: kr Totala kostnader för nämndverksamheten Ansvarig: Respektive nämnd Budgeterade kostnader: kr 9(9)