SLUTRAPPORT 10MILA 2011

Transkript

1 SLUTRAPPORT 10MILA 2011 Tullinge flygfält, Botkyrka kommun Skarpnäcks OL, Tullinge SK

2 Innehåll 1. Bakgrund 2. Möten 3. Organisation 4. Sponsorer 5. Markägarproblem 6. Arena 7. Skogen 8. Tävlingsadministration 9. Logistik & Stöd 10. Slutord BILAGOR 1. Ekonomi_10MILA_ Skogen bilagor(zip-fil) 3. 10MILA_2011_TCskiss 2

3 1. Bakgrund När 10MILA arrangerats av ägarföreningarna har det varit många möten på fel sida av stan. Vissa saker har lösts i sista minuten och ägarföreningarnas klubbmedlemmarna har inte riktigt haft känslan att det är klubben som arrangerar. Mer att man är inhyrd som funktionär. En annan faktor som känts jobbig har varit de långa avstånden till arrangemangen. Mycket tid har tagits för att bara åka fram och tillbaka vid möten/planering/bygge etc och en tredje faktor är det ekonomiska utfallet som generellt varit lågt. Detta gjorde att tankar väcktes hos mig, Björn Axelsson Tullinge SK att man skulle vara färre föreningar som tog hand om arrangemanget samt att man skulle göra det i klubbens närhet. I Tullinges närhet ligger ju gamla F18 med optimala hårdgjorda ytor för TC i nära anslutning till bra och utmanande terräng. Dessutom en kommun, Botkyrka som värdesätter kultur/fritid och goda relationer med markägare gav goda förutsättningar. Vem/vilka klubbar skulle man då fråga om de var intresserade av att hänga på. Skarpnäck OL hade ju visat att de hade duktiga och engagerade funktionärer vid tidigare 10Mila arrangemang så jag frågade Stefan Gustafsson som jag jobbat med förut om de var intresserade av att hänga på. Båda föreningarna förankrades beslutet hos tänkbara huvudfunktionärer samt hos respektive styrelse. I Skarpnäcks OL fall var styrelsen till att börja med lite skeptiskt, men under loppets gång insåg styrelsen vilket uppsving det kunde bli för klubben, både ekonomiskt samt arrangörsmässigt. När det visade sig att man 2011 hade lite svårt att hitta arrangörer till 10Mila 2011 så erbjöd vi oss att arrangera på Riksten som ett internt utlokaliserat arrangemang med färre klubbar inblandade (ett framtida framgångsrecept tror jag!). Vi fick då en accept på detta våren 2008???? och satte igång arbetet med att bemanna huvudfunktionärerna. Målen vi satte upp var: -God ekonomisk avkastning kr -Vi skulle ha så roligt att vi skulle vilja göra det igen 3

4 2. Möten Tävlingsledarna samt Joel Ahlqvist träffade 10MILA-föreningen för att förhandla om avtalet mellan arrangörsklubberna samt 10MILA-föreningen. En liten mindre krets med endast tävlingsledare, banläggare samt huvudansvariga träffades ett antal gånger för att lägga grunderna för arrangemanget. Efter dessa första mötet inbjöd vi även ansvariga i underliggande områden att delta i mötena. Dessa möten förlades omväxlande TSK resp. SOL klubblokaler. Från våren 2010 hölls dessa möte ca. en gång per månad förutom under sommarmånaderna. Rapporter från dom olika ansvarsområdena gjordes. 4

5 3. Organisation Vi delade upp organisation lite annorlunda jämfört med vad tidigare arrangörer har gjort. Tävlingsledare blev två stycken, en från vardera arrangörsklubb. Avsikten var att man skulle dela upp ansvaret mot underorganisationens huvudområden så att man kunde ha bättre fokus/engagemang. Givna huvudområden var Arena, Tävlingsadministration, Skogen allt övrigt samlade vi under namnet Logistik&Stöd. I huvudorganisation satt även Ekonomi funktionen med och Avtal&juridik mot slutet när avtalen började skrivas. En funktion som inte blev tillsatt eftersom igen kände sig manad var sponsor ansvarig. Vi fick dela på det inom organisationen vilket bedömdes som good enough. Nedan redovisas huvudansvariga Tävlingsledare: Arena: Tävlingsadmin: Skogen: Logistik&Stöd: Ekonomi: Avtal&juridik: Björn Axelsson TSK, Arena och skogen som fokus. Stefan Gustagsson SOL, Tävlingsadmin samt L&S som fokus. Joel Ahlqvist SOL, huvudansvarig samt all byggnation Stig Johansson SOL, markaansvarig Samuel Henriksson SOL Tomas Hultqvist TSK Per-Arne Forsberg TSK Henrik Dufberg TSK Lina Karlberg TSK Finn Karlsson TSK Eva Lindmark-Molén SOL Stefan Myrefelt SOL 5

6 4. Sponsorer Då förhandlingarna med 10MILA-föreningen startade hoppades båda parter på att skulle kunna komma någon huvudsponsor. Under tiden som gick insåg båda parterna att det inte skulle bli fallet utan vi som arrangörer var ensamma om att försöka ragga sponsorer. Nu blev det än viktigare för oss att försöka hitta någon som kunde marknadsföring och jaga sponsorer. Det var dock den post som vi ej lyckades besätta. Dock hade vi sedan tidigare uppvaktat kommunen och hade deras helhjärtade stöd. Botkyrka kommun gav tävlingen ett kontantstöd om kr fri tillgång till skollogi mm. I avsaknad av övriga kontantsponsorer var tjänstesponsorerna viktiga. Tack vare goda kontakter inom de båda arrangörsföreningarna samt ett gott samarbete med Försvarsmakten tjänade arrangemanget mycket på de så kallade tjänstesponsorerna. 6

7 5. Markägarproblem Alla kontakter med markägare och jakträttsinnehavare gick planenligt fram till senhösten Efter diskussioner med en markägares utvald kontakt personer angående hänsynstagande till djur och naturvärden kom vi överens om ett ytterligare möte innan julen 2010 för att spika fredade områden. Ingen kontakt ficks innan jul och efter jul mottogs vi av beskedet, via dödsannons i tidning att vår kontaktperson hastigt avlidit i mitten av December. E-post/brev/telefon kontakt togs med av markägaren utsett ombud för att få en ny skoglig kontaktperson. Beskedet var att en ny kontaktperson skulle utses. Eftersom vi hade en muntlig överenskommelse med den tidigare kontaktpersonen om huruvida arrangemanget skulle utnyttja dess marker inväntade vi bara en ny kontaktperson. Den 10/3 mottogs ett E-post från den nya markkontaktpersonen som markägaren utsett att arrangemanget inte var välkommet på markägarens marker pga naturvärden. Detta blev ju ganska jobbigt pga. av att markägarens mark gick som en kil genom det tänkta tävlingsområdet. Efter mycket förhandlande kom vi överens med markägarens att dess mark mark fick utnyttjas norr om Lida vägen samt att sex sträckor av herrkavlen fick springa genom dennes mark på en stig. Detta innebar en allvarlig störning av banläggningen som betydde att vi ca ett år innan fick ändra vårt tävlingsområde (utöka norr om lida). Herrbanorna fick totalt göras om, damerna smärre ändringar och Ungdomsbanorna i stor sätt inga ändringar. Denna ändring som först var så himla jobbig blev tillslut riktigt bra! En lärdom är att alltid ha en skriftlig överenskommelse av vad man kommit överens om!!! 7

8 6. Arenan Byggnation Byggnadsställning modell HaKi användes till gångbro och portaler för fållnumrering och för fållräknare. Portalerna utfördes även för uppsättning av reklam. Podiet för speakerbåset och kameraplattform byggdes också med HaKi-ställning. Resultattavla byggdes av reglar, brädor och plyfaskivor. En fotställning för uppsättandet av resultat byggdes av plank. Startställningen byggdes med reglar, brädor och linor som kartorna hängdes i medelst gummiband. Staket -avspärrningar- utfördes med metallstaket typ CombiSafe, mellan publika ytor och tävlingsområde. Avgränsningar för löpare utfördes av plaststängsel, typ slalomstaket, och plastband - snitsel. Elmontörer fick hjälp att bygga stolpar för upphängning av kablar. Dessa utfördes av reglar och brädor. Med material på plats och arbetet något planerat, byggdes HaKi-ställningarna på en arbetsdag av en handledare och 6 man utan erfarenhet av byggnadsarbete. Trapporna som användes krävde anpassning mot mark, vilket tog en halvdag för en snickare. CombiSafe metallstaket är lättbyggt och uppskattades av ungdomar och kvinnor. En "skara" personal byggde 450 meter på någon timme. Resultattavlan byggdes av en snickare med medhjälpare på mindre än en arbetsdag. Ungefär samma byggtid för startställningen. Plaststaket och avspärrningar med snitsel får bedömas på respektive TC. Detsamma gäller bygget för elinstallationer. El Vi hade två separata system. Ett på varje sida landningsbanan. Det kom att visa sig att de elverk vi till slut kom att använda, lån från Telge nät eller möjligen Telge energi, var kraftigt överdimensionerade. Speciellt det på norra sidan. Mycket beroende på högst skiftande uppgifter om vad serveringen behövde för ström. Elverket på denna sida var på 400 kva, det hade nästan räckt med en 10 del!! Men i övrigt fungerade allt väldigt bra under tävlingen. Det lär ha uppstått ett jordfel på natten på tävlingssidan. Det avhjälptes snabbt och inget väsentligt påverkades. En stor eloge till våra elektriker för arbetet både före, under och efter tävlingen. 8

9 Toaletter Vi hyrde toaletter, eller bajamajor från Sanifix. 100 st vanliga, 2 pissoarer och en handikapstoa. Vi placerade huvuddelen i två u-formationer. Vi hade sen 4 toaletter vid duschen samt 8 st i växlingsfållan. Framåt natten lör-sön blev ett antal fulla. Dock var det väldigt påtagligt att de närmsta toaletterna blev fulla, medan de aningen längre bort var näst intill oanvända. Vi tog dock ut servicebilen tidigt sön. morgon och servade 50 st. Denna service hade kunna undvikas om vi haft någon med uppgiften att peta, fördela i muggarna. Den personen fanns dock inte! Sopor Tidigt togs beslut om att inte källsortera annat än pant. Vi blev sponsrade med 100 st papperskorgar av wellpapp med 10 MILA logga på. Dessa förseddes med 1-2 stenar i botten för att inte blåsa bort samt ordinär svart sopsäck på typ liter. Vi hade sen 3 st. 30 m3 containrar placerade i ett speciellt funktionärsområde. 2 man hade sedan under tävlingen konstant till uppgift att tömma, byta sopsäckar. De flesta låg på gångavstånd, men emellanåt användes 4- hjuling med kärra. Vi tömning applicerades strapp, buntband på säcken. De tre containrarna räckte inte utan en 4:e fylldes efter tävlingen. Alltså genererades 120 m3 sopor. Då är intersports sopor samt alla tävlingskartor inräknade. Sophanteringen upplevdes som bra fungerande! Dricksvatten På grund av arenans läge fanns inget rinnande vatten framdraget. Vi hade en 8 m3 tank samt 8 st. 1 m3 tankar. Dessa fördelades jämt över arenan. Den första 1 m3 tanken tog slut redan på lör. fm. Tidigt sön. morgon var vattnet slut i de flesta av småtankarna. En viss stress uppstod då kranbilen som fanns på ring inte svarade. Det löstes med användning av hjullastare framförd av en kanske inte helt behörig person... Dock kom inga högre klagomål på vattnet. Måste betraktas som bra fungerande. 9

10 Serveringen I år utlagd på entreprenad till SFAB (Svenska Försvarsrestauranger AB) Givetvis minskar våra intäkter i och med detta, men samtidigt köpte vi oss fria från massa problem såsom serveringstillstånd, kassahantering etc. Vi tillhandahöll ett 30 tal människor för arbete. I övrigt stod SFAB för resten. Biljetter för mat såldes i ett separat tält utanför serveringstältet. Dock skulle detta tält ha legat närmare ingången. Nu uppstod en viss förvirring innan folk lärde sig att köpa biljetter. Tyvärr tog de mest populära maträtterna slut strax efter att herrstarten. Det skulle inte få hända men hände likväl. Fullt utbud kunde åter erbjudas fram på natten. Dusch och bastu Fick flyttas från ursprungligt läge på grund av att Botkyrka sa nej till att släppa vattnet i våtmarken NV om TC. Nu blev det ganska långt att gå ned till bankorset där det fanns en pumpstation som vi kunde släppa vattnet i. Fördelen blev att det blev betydligt närmare att dra fram vattnet. Dock fortfarande en sträcka på ca. 700 m. Halvvägs leddes vattnet genom en portabel värmare som kopplades på från fjärrvärmenätet. Detta fungerade utmärkt. Fjärrvärmeväxlaren sponsrades av Södertörns fjärrvärme. Alltså, perfekt tryck och värme fram till duscharna. Ett 40 tal munstycken användes. Räckte mer än väl! Bastun byggdes av väggsektioner som 10MILA föreningen äger. Dock behövdes en del komplettering, främst i form av stomme, och lavar. 2 nya bastuaggregat införskaffades på moderföreningens bekostnad. De gamla var slut. Bastubiljetter såldes för 20 SEK. Dryga 500 biljetter såldes. Från början var det tänkt med en liten sattelitmarka vid duschen. Nu blev det inte så. Dock borde man sålt dricka. Det efterfrågades av många. Utöver detta satte vi upp 3 värmetält. 2 större och ett mindre. Dessa värmde vi mha. gasolsvampar, samma modell som gick att hyra till topptälten. Ytorna disponerades olika med hjälp av en mellanvägg beroende på om det var herr eller damkavel. Överlag fungerade duschen och bastun mycket bra! 10

11 Tält Tent for Event Som tältleverantör valdes T4E (Tent for Event). Kan enkelt sammanfattas som bra, serviceinriktade men dyra. Slutnotan är ej reglerad i skrivandets stund. Dock är det påtagligt att ett tält inte är speciellt dyrt, men allt det andra är, såsom belysning, golv etc. T4E monterade alla tält utom de 70 tal topptält som vi hyrde ut till föreningarna. Här var dealen att vi skulle sätta upp och ta ned dessa med T4E som arbetsledning. Här underskattades dock arbetsinsatsen kraftigt. Många trodde nog att det var att jämföra med att montera ett militärtält. Det var dock betydligt mer jobb än så. Även om vi tjänat bra pengar på detta förfarande är det klart tveksamt om det var mödan värt. En klar varningsflagga för detta arbete! Sportförsäljning Jobersport har varit med förr och vet hur de vill ha det. Inga konstigheter med att tillmötesgå deras önskemål såsom egen toalett, ström, tältplacering mm. Det enda orosmoln var att de hellre vill ha en annan tältleverantör. Det fick till följd att vi satt med två mot varandra motstridiga avtal. Det löstes med lite medlande mellan Jobersport och T4E. Vi fick betala en mellanskillnad på 5000 kr. 11

12 7. Skogen Uppdrag Chefen för skogen ska planlägga, genomföra och utvärdera tävlingsmomentet av 10-mila 2011, viket omfattar markkontakter, banläggning, kontroller, kartor och service i skogen. I ett tidigt skede beslöts att Skogens ansvar sträcker sig från startpunkt till sista kontrollen med ett fåtal undantag såsom sjukvård i skogen, SI-radioenheter och skogspeaker/skogs-tv. Denna avgränsning var oerhört värdefull att stödja sig på då det vid ett flertal möten framkom både den ena och den andra uppgiften tenderade att hamna under Skogen. Organisation Två år innan tävlingen när organisationen för Skogen sattes upp var målsättningen att varje funktion skulle ha två ansvariga och lika könsfördelning. Vad gäller andra punkten misslyckades vi kapitalt för samtliga damer som tillfrågades (och det var många) tackade nej. Så här i efterhand borde vi ha varit tydligare med rollfördelning ansvarig och ställföreträdande, blev ibland oklarheter och då kände ingen riktigt ansvar fullt ut. I ett tidigt skede ingick även 12

13 Sjukvård i Skogen under Skogens hatt men flyttades till Logistik & Stöd/Sjukvård vilket med facit i hand var ett riktigt beslut. Gruppen Media i Skog jobbade väldigt nära Press- och VIPgruppen under Logistik & Stöd och borde nog ha tillhört dem. Funktionsbeskrivning Skogen, se bilaga 1. Möten och Information Tidigt i förberedelserna genomfördes möten med hela Skogen. Känslan var dock att en del funktioner upplevde att det var så långt kvar till tävlingen att det var svårt att få ett riktigt engagemang. Mötesformen ändrades då till mera riktade möten ex. banläggning/bankontroll och ett fåtal allmänna informationsmöten. Arbetsmöten med banläggarna och bankontrollanterna var mycket givande. Löpande uppföljning skedde med hjälp av en s.k. Framdrivningsplan, se bilaga 2. Personalbehov Personalgruppen under Logistik & Stöd önskade tidigt respektive grupps behov av personal under tävlingsdygnet. Det var svårt att få respektive grupp att grovt uppskatta sitt personalbehov. Slutsatsen är att det är bättre att tidigt uppskatta personalbehovet grovt och sedan hålla en tät dialog med personalfunktionen. Antal Skogen funktionärer tävlingsdygnet: 113 st, se Bemanning SKOGEN bilaga 3. Kartpolicy Var beredd på att önskemål om kartor/banor kommer från många håll, vissa är befogade och andra mera tveksamma. Sätt upp en policy över vilka som behöver få tillgång kartor och när. PM På Skogens initiativ gjordes en uppdelning PM; tävlings-pm, Info-PM och PM för direktbanor. Skogen fick ansvar för tävlings-pm, se bilaga 4. Tips för framtida arrangörer är att starta i tid och var tydlig med när remiss svar önskas. Att få fram namn, från StOF, på vilka som skall ingå i tävlingsjuryn tog tid. Tipset är att ragga dessa personer själv. Översättning och publicering av PM hanterades av Logistik & Stöd. 13

14 Lida Skogens samlingsplats Lida friluftsgård som ligger centralt i tävlingsområdet hyrdes tidigt av Skogen. Alla Skogens samlingar/kontrollutsättningar etc. utgick ifrån Lida. Kändes bra att jobba med dessa aktiviteter skilt från arenan. På friluftsgården finns en vandrarhemsdel med tillhörande minikök dit skogsfunktionärer kunde dra sig undan för fika och vila. Tre damer skötte denna servering som var mycket uppskattat, bifogas inhandlingslista till skogsserveringen bilaga 5. Militärbron På grund av markägarproblem var vi tvungna att runda sjön Getaren. Vid sjöns utlopp var avståndet 54 m men genom samverkan av Ing2 i Eksjö byggdes en stridsvagnsbro vid Lida badplats och bogserades sedan på plats. Räddningskarta En specialkarta anpassad till A3 storlek (skala 1:22 500) med ett koordinatsystem a la schackbräde togs fram. Räddningskartan trycktes i 125 exemplar och delades ut till kontrollbevakare, sjukvården, kommunens räddningstjänst, krisgruppen, tävlingsledare med flera. På kartan var alla bommar inom området markerade med grönt respektive rött streck. Grönt markerade öppen bom alt låst med kodlås med kod som alla funktionärer kunde öppna, rött betydde låst bom. På kartans baksida fanns en instruktion för kontrollvakter tryckt samt en begränsad telefonlista och räddningsinstruktion, se bilaga

15 Krishantering Under tävlingsdygnet inträffande ett antal incidenter som hanterades i samarbete med Info- /krisgruppen. Stressövningen med Lars Gerhardsson och Fred Strömsten innan tävlingen var väldigt nyttig: 1. Två timmar innan ungdomsstarten rapporterar en förlöpare om att en militärklädd man med vapen smyger omkring i terrängen ca 1 km efter startpunkten. Polisen kontaktades och ett antal personer ur Mark-/viltgruppen skickades ut i terrängen. Polisen var väldigt kallsinnig till anmälan och personen i fråga syntes inte till vid genomsökning så klartecken till ungdomsstart gavs. Senare framkom att det finns en militärfixerad person i kommunen som dock anses fredlig. 2. Under ungdomstävlingen är en flicka från en norsk klubb ute väldigt länge på sin bana och klubben vill ut och söka själva. Klubben lugnas och vi förberedde skallgång men flickan dök upp innan sökandet startade. 3. Mellan dam- och herrtävlingen när en radioenhet ska flyttas av en yngre funktionär blir denne skrämd av att ett antal person i skogen som rusar iväg. Skogenchefen gör då funktionären sällskap till kontrollen och då upptäcks att det eldats på en berghäll och i anslutande vitmossa. Det pyr ganska mycket och räddningstjänsten kontaktas och de säkrar eldplatsen genom att sparka upp glöden på berghällen. Eldningsplatsen ligger precis där sista sträckans första del passerade. 4. Tidigt på söndagsmorgonen när täten är ute på sträcka 6 anmäler en norsk klubb att deras andra sträcks löpare inte kommit tillbaka. Samtliga kontrollvakter informerades och annan efterforskning påbörjades. Skallgångskedja samlas ihop av chefen för Mark & Vilt. Precis när skallgångskedjan skall bege sig ut i skogen dyker löparen upp vid förvarningen. Han hade tagit samtliga kontroller men märkligt nog kunde hans stämplingar inte ses vid radiokontrollerna. Norrmannens sluttid blev 5 timmar 35 minuter och 38 sekunder. Sportradion En tidig dröm var att få Sportradions återkomst med sina viskande nattsändningar. På Tiomilaföreningens höstmöte 2010 fick Skogen -chefen kontakt med Anders Gärderud som lovade att vara behjälplig med kontakter gentemot Radiosporten. Även Info-chefen Lennart Agens idoga uppvaktande av Radiosporten resulterade i att de ställde upp med starkt team. Två rekognoseringsdagar krävdes och ett antal möten där bevakning av olika sträckor diskuterades. 15

16 Två funktionärer, en per skogsteam, avdelades för att hjälpa Radiosporten med att ta sig fram i terrängen. Själva resultatet av sändningen blev inte riktigt vad Radiosporten planerat eftersom deras sändningsutrustning krånglade på tok för mycket. 16

17 Highlights Framdrivningsplanen Räddningskartan med koordinatsystem. Lida som samlingspunkt. Lida fikat, socialt viktig samlingspunkt. Två ansvariga per grupp. Diplom till markägare/sponsorer, se bilaga 6. Var generös med utdelning av kartor till markägare etc. efter tävlingen. Välj bankontrollanter själva och låt dem vara med från början. Sportradions återkomst. Samarbetet med Info-/krisgruppen. Stresshanteringsövningen med Gerhardsson och Strömsten Tfn-listan på alla huvudfunktionärer som i ett tidigt togs fram och underhölls av Logistik & Stöd, se bilaga 7. Vad kan förbättras Förtydliga vem som är chef respektive stf. Flera kvinnor som gruppansvariga. Svårt att få in tidrapporter och slutrapporter från grencheferna. Sportradions tekniska utrustning. Ta fram och sprid en policy över vilka som skall ha (och när) kartor/banor. Nummerlappar med olika bottenfärger ihopgafflade sträckor, ex sträcka 5-6 i herrtävlingen. Underlättar för funktionärer, skogsspeaker-teamet med flera. 17

18 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Banläggning Ungdomskavlen Uppdelning Under 10MILA 2011 hade varje kavle sin egen banläggare varför det är en slutrapport avseende banläggning för varje kavle. Exakt varför det bestämdes att varje kavle skulle ha sin egen banläggare vet jag inte, men det gav som resultat ett oinskränkt fokus från respektive banläggare på just sin uppgift. Allmänt Botkyrka kommun är den kommun vari 10MILA 2011 hölls och Botkyrka kommun var även huvudsponsor. Vad har då detta med ungdomskavlen att göra? Jo, Botkyrka kommun har en devis: Lång ifrån lagom, vilken valdes att vara konceptuell utgångspunkt för banläggningen. Detta skulle manifestera sig i att det på varje sträcka i ungdomskavlen finnas något som var just långt ifrån lagom, mer om det senare. Området Som framgår av andra rapporter så ändrades det området för kavlarna under tiden för banläggningstiden. Tanken var initialt att ett markområde ganska rakt söderut från TC skulle vara primärområde för ungdomskavlen, med undantag för den gula sträckan. Nu ändrades förutsättningarna och ungdomskavlen använde istället i huvudsak området västerut från TC istället. Med facit hand så var detta inte till nackdel för kavlen som sådan där ingen sträckas orienteringsvärde försämrades. Området var företrädesvis närområdet kring F18s flygplats i utsträckning söder och västerut, samt närområdena öster och norr om Lida friluftsgård. Just dessa områden i kombination gav möjligheter för att få varierade banor som passade alla nivåer i kavlen: gul, orange och violett. Kavlen Kavlen valdes att ha följande sträckor; orange, gul, orange och violett och i övrigt i stort av vad som ges av den påbjudna dispositionen (se appendix). Stäcka 2, gul, var rak, medan de övriga var gafflade. Måhända lite oortodoxt att ha stäcka 4 gafflad, men ambitionen var att få en så stor spridning som möjligt på stäcka 1, där en 3-gaffling, över sträcka 1, 3 och 4 löste just detta. Stäcka 1 och 3 kom att bli samma bana. Se även appendix för utfall avseende banlängder och gaffling. 18

19 På den inledande 3-gaffeln för sträcka 1, 3 och 4, lades mycket möda på att få varje gaffel orienteringsmässigt rättvis och att alla gafflar skulle vara lika långa. På samma sätt lades stor vikt på att kontrollpunkter och dessas numrering per gaffel inte lätt skulle kunna förväxlas i tävlingsfart och dito hets. Tidsberäkningen för kavlen lades mycken tid och möda på i ett nära samarbete med bankontrollanterna. Den ansats som löptidsberäkningen baserades på var resultaten från en referenstävling, DM 2010 Långdistans 11/9 och Medeldistans 12/9. Utgångsvärdet för km-tid i respektive klass var medelvärdet för segrarna för respektive disciplin, lång- och medeldistans. Där till lades justeringar/viktningar för att lyfta fram det lagtaktiska. Just vid viktningen så var bankontrollantens erfarenhet ovärderlig. 19

20 Sträcka 1 baserades på resultatet i H14 (orange). Sträcka 2 baserades på ett viktat medelvärde av segrarna i HD12 (gul). Sträcka 3 baserades på ett viktat medelvärde av segrarna i HD14 (orange). Sträcka 4 baserades på resultatet i H16 (violett). Givet resultatet var denna strategi framgångsrik. De beräknade löptiderna visade sig stämma mycket bra överens med verkliga löptiderna. Ledare Beräknat, minuter Ledartid, minuter Ledartid, minuter diff. Banlängd, km Min/km, ledarlaget Sträcka 1 32:00 30:19-01: :06:04 Sträcka 2 25:00 22:03-02:57 3,4 00:06:29 Sträcka 3 36:00 32:07-03: :06:25 Sträcka 4 41:00 38:40-02:20 6,4 00:06:02 Segrarlaget 02:15:00 02:22:05 +07:05 19,8 00:07:11 Segrarlaget Beräknat, Segrarlag, Segrarlag, Banlängd, Min/km per sträcka minuter sträcka sträcka, diff km Sträcka 1 32:00 34:49 +02: :06:58 Sträcka 2 25:00 26:26 +01:26 3,4 00:07:46 Sträcka 3 36:00 39:19 +03: :07:52 Sträcka 4 41:00 41:31 +00:31 6,4 00:06:29 Betraktas respektive sträck segrare så var de beräknade tiderna lite i överkant. För segrarlaget var situationen den motsatta, de beräknade tiderna var genomgående lite i underkant. Sträckorna Som tidigare nämnts valdes att Botkyrka kommuns devis: Lång ifrån lagom skulle appliceras på banläggningen, med något utmanande inslag på varje sträcka. Genomgående för arbetet med banläggningen är att den gjordes i nära samarbete med bankontrollanterna, inbegripande diskussioner från koncept till detaljer, likväl som besök av alla kontrollpunkter tillsammans. Sträcka 1 & 3 Sträcka 1 och 3 var orangea och var samma sträcka i sig men med olika kombination av gafflar för respektive lag. Sträckans inledande del bestod av en 3-gaffel gemensam för sträcka 1, 3 och 4, med två kontroller följt av en samlingskontroll. Efter det följe en rak avledningskontroll för att 20

21 få till en bra utgångspunkt för den följande 2-gaffeln företrädesvis gick över lättlöpt skog över Gruvberget, för att skilja stäcka 1 och 3 åt. 2-gaffeln hade två gemensamma kontroller mitt på, för att leda löparna förbi en TV-kontroll. Avslutningen efter 2-gaffeln var rak, via en förvarning, in till växling. Vad var lång ifrån lagom? På sträcka 1 och 3 var tanken att inledningen, det vill säga de första kontrollerna i den inledande gaffeln skulle vara ganska svåra. Detta för att den inledande tjurrusningen från den gemensamma starten skulle ta ut sin rätt med krav på orienteringsskärpa på en gång. Sedan skulle ett tänkt lättlöpt parti över Gruvberget ge en fysiks utmaning med en temposänkning med grönområde och en stigning upp till TV-kontrollen. Avlutningen, skulle inte bara vara springa rakt i mål, utan även där skulle en sista stigning till publikkontrollen och en efterföljande kontroll där man fortfarande var tvungen att orientera, framförallt med fokus på riktning och kontrollpunkt. Sträcka 2 Sträcka 2 var gul och rak. Givet området så kunde banan bara gå runt flygrakan, vilket inte kanske låter så utmanande. Sträcken inleddes med vägval till kontroll 1, som på grund av ett nytillkommet hygge, gav möjlighet till ytterligare alternativ än vad som från början var tänkt. De två därefter följande kontrollerna var rakt på/gena, för att komma fram till sträckans långsträcka. En långsträcka på en gul bana med flera bra och realistiska gula vägval hör till ovanligheterna. Ytterligare en vägvalssträcka tog löparen in till förvarning och en enklare löpning till varvning. Vad var lång ifrån lagom? Långsträckan på den gula sträckan var tänkt att vara just lång ifrån lagom. Mycket roligt för denna sträcka var att det var den som användes för vägvalsdiskussionen i Lilla Sportspegeln, med Helena Jansson och de två följda lagens löpare baserat på GPStracking. Sträcka 4 Sträcka 4 är traditionellt rak, men i denna kavle är den samgafflad 1 och 3, i sin inledning. Efter den inledande gaffeln är banan rak som reglementet föreskriver. Efter den inledande gafflingen följer en till synes enkel kontroll i kanten på ett grönområde, efter vilken en lång vägvalsstäcka tar vid. Ett vänstervägval på stig, ackompanjeras med springa på strecket och ett långsammare högervägval. Efter det är det ett besök i ett tätt grönområde, följt av en avledningskontroll före ytterligare en långtsträcka, denna gång över lättlöpt skog över Gruvberget mot TV-kontrollen. Ytterligare en lite lurig kontroll vid en Gotlandshöjd, möts löparen efter en förvarning innan publikkontroll och löpning i mål. Vad var lång ifrån lagom? Inledande gaffling med sträcka 1 och 3. 21

22 En långsträcka med flera vägval, varav ett på stig, inte direkt uppenbart, men snabbt. Ett besök i ett ordentligt grönt område. En på kartan enkel kontroll, men i verkligheten desto lurigare, detta fall Gotlandshöjd i kanten på ett grönområde. Avlutningen, skulle inte bara vara springa rakt i mål, utan även där skulle en sista stigning till publikkontrollen och en efterföljande kontroll där man fortfarande var tvungen att orientera, framförallt riktning och kontrollpunkt. Samordning Som initialt nämndes hade respektive kavel sin egen banläggare, men det förekom givetvis även samordning banläggarna emellan. Bland det som samordnades var nummerserier för kontroller, se bilaga 8. Fördelningen av nummerserien gjorde att en kontroll enkelt givet dess kontrollnummer kunde identifieras som en ungdoms, dam eller herrkontroll. Respektive banläggare var alltså ansvarig för kontrollen givet dess nummer enligt fördelningen, även om den förkom på en annan kavel. 22

23 Respektive banläggare körde sitt eget race i den inledande banläggningsfasen. När banorna började nå sin konceptuella slutform gjordes ett större arbete för samordning (och utrensning) av kontrollpunkter. En ledstjärna i denna kontrollpunkts samordning var att inte försämra orienteringsvärdet. Sammanställningen av de olika kavlarna till en masterbanfil skedde, först när respektive kavle var konceptuellt klar. Efter sammanställningen bestämdes ett tydligt utpekat ägarskap av masterbanfilen, och tydliga revisionsrundor. Herrbanläggaren hade i vårt fall ägarskapet av masterbanfilen och skickade då det överenskoms ut den på revisions och revideringsrundor till övriga banläggare. Detta betydde att det bara var en i taget som editerade banfilen. På samma sätt definierades ägarskapet för kartan och dess olika utsnitt. I detta fall föll även det på herrbanläggaren. Varje banläggare hade dock ansvaret att göra tryckoriginal för sina respektive banor på de för ändamålet gjorda utsnitten. Den stora delen av samordning är framför allt i olika typer av dokument för allehanda syften. Konstrollsammanställning Beskrivning, bild, löpriktning, inkommande och utgående, ställnings typ, enheter, annat Kontrollutsättningsdokument Fördelning kontroller i utsättningsområden, material, enheter, annat Tidsschema Löp- och passertider för TV/Radio, skogsspeaker, förvarning etc. (se appendix) Genomförande Förutom själva banläggningsarbetet och själva tävlingshelgen genomfördes en rad aktiviteter för att nå fram till slutresultatet. Naturjustering Det anordnandes en naturjusteringsdag där naturen justerades att passa kartan och de lagda banorna. Några stigar behövde förtydligas. Stora delar av ungdomskavlens tävlingsområde genomkorsades av ett staket från F18s aktiva dagar, med en överliggare av taggtråd. Taggtråden togs bort varigenom staketet blev passerbart och nya öppningar gjordes. I övrig var det en hel del göromål för att säkra löparnas säkerhet så som täckande av gamla värn och eliminering av kabel dragen genom naturen men även röjning av ris kring kontrollpunkter. Provlöpning En provlöpning genomfördes för att testa banorna och få en indikation på löptider och vägval. Löparna var representativa för respektive sträcka och nivå. 23

24 Förlöpning En förlöpning genomfördes för att väcka och verifiera alla enheter på tävlingsdygnets första morgon (lördag). För ändamålet hade speciella förlöpningsbanor med information om antalet enheter att stämpla per kontroll, för att kunna verifiera dessa till funktion och antal. Erfarenheter Här följer en listning av erfarenheter, högt som lågt inom och kring ansvarsområdet Banläggare ungdomskavlen. Highlights Ett välfungerande samarbete med bankontrollanterna. Inviga bankontrollanterna tidigt i banläggningen. En banläggare per kavle. Att varje banläggare initialt körde sitt race med sin kavle, med samordning efteråt. Möten med diskussioner kring respektive bana. Värdefull konstruktiv kritik. Tydlig ansvarsfördelning, vem ansvarar för vad. Kartor, banor, utsnitt etc. På förlöpningsbanorna använda kontrolldefinitionen för att markera antalet enheter per kontrollpunkt för enkel avstämning. Provlöpningen gav intressanta svar avseende vägval. Vad kan förbättras Utbyte av OCAD-filer över , något verktyg så som Projektplatsen eller liknade bör användas som kart- och banbas. Viktigt att lösningen är säker, så obehöriga inte kan komma åt informationen. Alla markkontakter måste vara klara tidigt. Papper på allt! En till synes bra idé om att fotografera varje kontrollpunkt med förslag på ställningsplacering, föll på att det blev ohanterligt stora dokument, men idén med ställningsförslag på kort, skulle ha minskat antalet felbyggda ställningar (som dock inte var så många). Att använda sig av den tidsberäkningsmodell som finns i banläggningshandboken fungerade inte alls. Ansatsen att basera beräkningen på ett referenslopp och krydda med erfarenhet visade sig vara en mer framkomlig väg. Provlöpningen gav inga svar avseende löptider. 24

25 Appendix Disposition av ungdomskavlen enligt 10MILA-föreningen UNGDOMAR. DH-16. Sträcka Gaffling Svårighetsgrad Banlängd 1 Ja Orange Nej Gul Ja Orange Nej Violett 6000 Lagets totala ålder fick under 2009 inte överstiga 58 år. Laget måste innehålla minst två flickor. Disposition av ungdomskavlen utfall 10MILA 2011 UNGDOMAR. DH-16. I banlängden ingår ca m snitsel vid arenan. Sträcka Gaffling Svårighetsgrad Banlängd 1 Ja Orange 5000**) 2 Nej Gul 3400**) 3 Ja Orange 5000**) 4 Ja*) Violett 6400**) *) Sträcka 4 samgafflad med sträcka 1 och 3 **) Banlängderna något längre än påbjudet 25

26 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Banläggning Damkavlen Instämmer med ungdoms- och herrbanläggarnas fullödiga rapporter vad gäller: - Uppdelning - Allmänt - Område - Samordning - Genomförande - Erfarenheter - Mark & Vilt Instämmer även med bankontrollanternas synpunkter om damkavlen. Jag spenderade inte så mycket tid på att uppskatta bästa tiden på damkavlen men sluttiden stämde ändå bra (4-5 min längre än beräknat) p.g.a. gynnsamt väder och underlag. Highlights Att vi banläggare redan när vi träffades första gången delade upp banläggningen på varsin kavle visade sig vara helt lyckat när jag nu ser tillbaka på den tid som varit. 26

27 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Banläggning Herrkavlen Upplägg Tävlingsområdet blev, pga. markägar problem, ett knappt år före tävlingen avdelat i två områden med passager mellan. Anledningen till detta var att förvaltaren på Rikstens gård, som gett ett muntligt godkännande, avled. Innan dödsfallet så var det klart med förvaltaren förutom en viltzon, men då det kom upp hos markägaren så blev det nej, nej och nej. Till slut fick vi tillstånd att passera igenom området på en stig. En annan nyckelfaktor blev att vi fick tillstånd att bygga en temporär bro (ca 50 m) över Getarens västra spets. Detta minskade "dödsträckorna" där med någon kilometer. Detta gjorde att banorna som gick runt Getaren var svåra att få kortare än 12 km (men då med ca 1 km snitslad passage). Att göra en kortare sträcka skulle bara innebära en massa transport för att bara toucha det fina området. Med det i baktanke tillsammans med att gafflingen skulle vara klar inför Långa Natten så blev det tre långa sträckor i början följt av Långa Natten. Optimalt skulle vara att en av dessa sträckor var kortare, men jag önskade få rejäl gaffling på de första sträckorna och då är "tregafflat" en fördel. Vidare ville jag få långdistanskaraktär på dessa sträckor. Andra sträckan fick en extraslinga för att få lite variation och att speakern kunde sända GPS-tracking tidigt i tävlingen. Långa Natten försökte jag få till många längre sträckor och inledde med att gå i ett lättare område i början för att sedan gå ner i det tuffa området efter långa natten. Sträcka 5-6 ville jag ha mycket gaffling och finorientering, men lyckades bryta av sträckan med en långsträcka med ett flertal varianter på. Sträcka 7 var rak och lades så kort som möjligt, men ändå för att innehålla orientering. Sträcka var första tanken att alla tre skulle gå Söder Getaren, men då tävlingen riskerade att bli för lång så valde jag att flytta sträcka 9 till Norr Getaren. Sträckan blev då i princip rak och med medeldistanskaraktär, men med gafflad kontroll i början och på slutet. För att inte få för kort löptid (över 40 minuter) så blev sträckan ändå ca 9 km. Sträcka 8 och 10 gick Söder Getaren och på dagen så blev sträckorna ganska lätta trots att det gick igenom detaljrikt område. Sträcka 10 fick samtliga lag kartbyte ute på banan så att de icke omstartande lagen fick mer orientering i det fina området. Sträcklängder och beräkning av tider finns i bilaga 9. Man kan konstatera att metoden med att estimera tid på varje sträcka fungerade väl. Sluttiden var enbart 4 minuter ifrån tippad tid. De sträckor som gick mest fel var sträcka 5 och 6 som tippades ca 3 min för snabbt samt att sistasträckan gick 7 minuter snabbare än beräknat. 27

28 Gaffling Av tävlingsprogramsadministrativa skäl användes en metod som innebar minsta gemensamma nämnare som sedan upprepades i tävlingsprogrammet. Detta för att slippa mata in alla gafflingar för samtliga lag, nu behövdes det bara knappas in 24 lag och sedan kopiera detta. Även kartplockningen blir mycket lättare med detta system. Eftersom Sträcka hade 27 teoretiska alternativ och sträcka 5-6 hade 16 och sträcka hade 12 alternativ, så bestämdes det att minsta gemensamma nämnaren skulle vara 24. Tre alternativ på sträcka användes inte. På sträcka 5-6 användes 8 alternativ och på sträcka alternativ och stäcka 9 användes 6 alternativ. Gafflingen blev utslagsgivande och lyckad framförallt på natten. De sammanflätande gafflingarna särade på löparen och man såg på ett flertal ställen att löpare kommit ihop efter en gafflingskontroll och hängt på till fel andra gafflingskontroll. Halden tappade tätkontakten på detta på sträcka 6. På slutet av tävlingen var det mindre gafflat, då är det ju mindre klungor. Men största anledningen var att sträcka 9 inte gick söder om Getaren. Av resultatet så kan det nog konstateras att lag nr 25 Järla som hade samma alternativ som 1 (Kalevan Rasti) har klart tjänat på gafflingen. Vidare hade lag 9 (SNO) nästan samma alternativ efter långa natten (samma på sträcka 5-6 och bara första kontrollen skillnad på sträcka ). För att undvika detta så borde fler än 24 lag ha olika gaffling. Vidare så bör man om möjligt variera gafflingarna mera så att 1 och 9 inte hade så lika gaffling. Att de har samma 5-6 kan man inte göra något åt, men de kunde ha olika på sträcka Men hur man gör det kräver eftertanke. Mark och vilt De inledande markkontakterna sköttes av tävlingsledningen. Sedan när mark och vilt ansvariga hade utsågs så låg nyckelkontakterna kvar hos tävlingsledningen medan mark och vilt tog de övriga kontakterna. Detta system blev tyvärr otydligt, som banläggare hade jag flera kontaktpersoner internt och det kändes som att de inte hade koll på varandra. Bland annat detta tror jag ledde till att markkontakterna blev alldeles för sent inpå tävlingen. Sista markkontakten som var avgörande för tävlingen blev inte klar förrän i augusti året innan tävlingen och herrbanläggningen kunde inte starta på detaljnivå förrän detta datum. Givetvis var dödsfallet på förvaltaren på Rikstens gård och efterföljande dödläge anledning att det blev så sent, men hade markkontakterna (inklusive Rikstens gård) kommit längre hade vi varit mer förberedda även om det troligtvis inte hade påverkat slutresultatet. Jag anser att en mark och vilt ansvarig måste utses och börja jobba samtidigt som banläggaren och ha ett helhetsansvar (kan givetvis dela upp arbetet till andra), så banläggarna kan ha en kontaktperson och inte känna oro över att någon markkontakt hamnar mellan stolarna. 28

29 Naturreservat och nyckelbiotoper Stor del av tävlingsområdet ligger i naturreservat som innehåller 36 nyckelbiotoper. Många av dessa skulle inte märkas av på en mindre tävling men orsakar givetvis mer skada när 10MILAspringer över. En bra dialog med markägarna och hänsyn gjorde att vi kunde passera en del nyckelbiotoper och andra markerades med förbjudet område. I en sluttning (ner mot den temporära bron) så passerade alla löpare igenom nyckelbiotopen genom en smal passage, där vi bedömde att slitage skulle vara så litet som möjligt. Med dessa justeringar så påverkades inte banorna nämnvärt av den stora mängden förbjudna områden. De områden som påverkade mest var den stora viltzonen mitt på den södra delen som var krav från markägarna och jakt samt givetvis Rikstens gårds mark söder om vägen. Snitsling Den stora mängden förbjudna områden innebar stora mängder snitsling och det konstaterades snabbt att allt inte gick att snitsla. En prioritering gick ut på att: Alla områden som var farliga för löpare snitslades. Exempel där järnvägen saknade staket, gruvhål samt extrasnitslig där det var brant ner mot sista kontrollen. Alla områden som markägaren önskade att skulle snitslas snitslades. Exempelvis gärden samt hyggen norr om Norrga Kvarn. Alla områden som det bedömdes att löparna kunde tjäna på att springa igenom förbjudna områden snitslades. Här snitslades ett antal områden som inte var markerade på tävlingskartan. Övriga områden snitslades inte och markerades inte heller med heldraget på tävlingskartan. Detta innebar ca 1,5 mil snitsel och 300 stagkäppar användes. Att sätta upp snitseln gick dock snabbare än förväntat. Det som var i skogen sattes upp en vecka innan tävlingen och det på åkrar och nära spår sattes upp på fredagen. Dock förstörde kraftig blåst snitslingen ett flertal gånger på åkrarna, vilket fick kompletteras. En person sprang igenom all snitsel på tävlingsdagen för att komplettera ifall det behövdes. Löpare kom in i förbjudna områden i minst två fall. Dels på damsträckorna väster om vätskan där löpare kom in i det södra förbjudna området söderifrån. Dels på sträcka 8 och 10 så kom ett antal löpare in i den stora frizonen. Med facit i hand skulle även dessa områden snitslas av, men det kan konstateras att inget av områdena var känsliga för den ringa mängden löpare som passerade så snitslingen skulle vara av rättviseskäl. Ingen löpare tjänade heller på vägvalet. 29

30 Karta Kartan reviderades av två olika kartritar Norr respektive Söder om Getaren. Kartan höll mycket bra kvalité Söder om Getaren medan vi Norr om Getaren kontrollerade vid alla kontroller samt övriga saker som upptäcktes under tävlingen. Totalt sätt blev kartan mycket bra, även om några hyggen och stigar nog skulle bort på området Söder Getaren, detta hans dock inte med pga snön. Karttryck Karttryck gjordes på Affärstryckeriet i Västerås med mycket gott resultat. Få kartor fick kasseras och det var bra dialog mellan oss och tryckeriet. Provtryck gjordes och utifrån det så förbättrade tryckeriet loggor så de blev rätt. Kontroller Kontrollpunkter märktes med SOFT:s märklapp och med en röd plastsnitsel (köpt på Panduro Hobby). Fungerade bra med snitseln. Alla snitslar klarade vintern och gjorde det dessutom lättare att se märklappen för kontrollbyggarna. Bygget fungerade bra, dock bör man på förhand fundera på hur reflex och skärm ska sättas upp. Nu satte vi dem ovanpå varandra med reflexen överst. Det resulterade i att skärmen hamnade lågt och i ett flertal fall klämd på marken. Vi hade två ställningar i början på sträcka 1 och 2-3 ställningar vid gemensamma kontroller. Två enheter per ställning, se bilaga 10, i övrigt en ställning. Det kan konstateras att ingen trängsel var någonstans. Förmodligen kan man ha färre ställningar. Vätska Som banläggningen utvecklades med stark tidspress så blev vätska nedprioriterat. D.v.s. plan gjordes först då alla banor var lagda. Detta ledde till att det blev många vätskebord då vätskan Söder Getaren låg mitt på långsträckorna. Dessutom var det svårt att förespå exakt vilket vätskebord som skulle användas. Dock kan man beräkna vilka bord som var aktuella, tyvärr redovisades inte detta tillräckligt tydligt för vätskeansvariga. Detta ledde till panik då ett vätskebord användes på hela Sträcka 1. Det optimala är givetvis att använda passager där alla passerar och dimensionera rejält istället för att ha många bord att täcka upp med väldigt sned och svårförutsedd fördelning. 30

31 Bankontroll Fungerade suveränt med aktiva bankontrollanter som var med redan från början och granskade allt som gjordes. Kändes verkligen bra som en kvalitetskontroll. Många bra förslag kom även från kontrollanterna varav en hel del användes. Sammanfattning Highlights Banläggningen med långdistanskaraktär (men inte utan medeldistanskaraktär på vissa sträckor och delar) blev lyckad och många vägval användes. Gafflingen blev även lyckad med rejäl gaffling på natten. En tävling som inte innehöll några banläggningstekniska missöden eller panikutryckningar. Tidsuppskattningen med ett fel på bara fyra minuter med 11 timmars segrartid, se bilaga 9. Samarbetet i banläggningsgruppen fungerade perfekt med banläggare, kontrollanter, skogenansvariga och markansvariga. Kartbytet på sista sträcka ej vid arenan gav bättre banor. Kodsiffror tryckta på kartan. Skilda områden för olika sträckor, bra för skogsspeakrarna. Vad kan förbättras Otydligt markansvar mellan tävlingsledning och mark/viltansvarig. Till sist blev marken klar alldeles för sent vilket orsakade mig mycket stress och jäkt att hinna med allt på hösten (mörkret kom allt tidigare och tidigare). Vätskan borde planerats tidigare och bättre samt bättre överföring av information till vätskeansvariga. Speciella, enkla, kontrollpunkter för press/vip besök. 31

32 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Bankontroll Vad gick bra Vi fick uppdraget som bankontrollanter 1.5 år före tävlingen. Därigenom har vi varit med i banläggningsprocessen från början. Detta är viktigt, kommer bankontrollen in sent kan det mesta redan vara klart. Det har varit ett mycket bra samarbete med banläggarna med gehör för varandras synpunkter. Genomgående bra banor och gafflingar. Det blev bra spridning i samtliga klasser och det var orienteringskunnande som avgjorde. Möjligen var de oranga banorna i ungdomsklassen lite för svåra där en del missade mycket. Dambanorna gick i det lättare partiet norr om Getaren men genom bra gaffling (som var mer omfattande än rekommendationen) blev det bra spridning. För herrbanorna blev det en bra variation av terräng mellan det mer löpbetonande norra partiet och den orienteringskrävande terrängen söder om Getaren. Vid studier av GPSrutter och inlagda löpvägar på RunOway framgår att många av de tänkta vägvalen har utnyttjats. Vi bankontrollanter har bara hört positiva omdömen om banorna. De beräknade löptiderna stämde mycket bra för alla klasser. Ungdoms- och dambanorna var klara i god tid och med märkning av kontroller. En del av herrbanorna kom i tidsnöd (se nedan). Bropassagen väster om Getaren blev en bra lösning. Varvningen på herrarnas slutsträcka i det bästa partiet var en utmärkt lösning. Med TV- och radiokontroller fungerade det ändå bra att följa tävlingen. Vad kunde ha förbättrats Markförhandlingarna blev klara alldeles för sent p.g.a. oklarheter om Rikstens marker och hur passagen väster om Getaren skulle ske. Planeringen av de längre herrbanorna kom därför i tidsnöd och märkning av kontroller skedde sent på hösten. Ställningsbyggandet kom därför igång sent och blev inte riktigt klart innan snön kom ( rekordtidigt i slutet av november). Viss revidering av kartan behövde göras. Den kom igång väl sent, det sista fick göras i djup snö. Men kartan blev bra till slut. Ett par hyggen borde med facit i hand ha reviderats söder Getaren, liksom några tunna stigar, någon sankmark samt vissa grönområden, om tid hade funnits. Nu gick det skapligt ändå. Det var nog mest nattlöpare som bommade och fick svårigheter att läsa in sig som märkte av detta. De nämnda hyggena blev närmast osynliga på natten. Vi bankontrollanter kunde själva se löparnas problem med hygget nära TV kontrollen på startsträckan. 32

33 Det var en omfattande snitsling av förbjudna områden m.m. Tyvärr snitslades inte en del av ett viltområde som berörde str. 8 och 10. Ett av topplagen var inne i området (enl. GPS) vilket utlöste en livlig diskussion på nätet och viss kritik att arrangören inte snitslat. Man bör nog snitsla alla förbjudna områden där det finns risk att löparna kommer in. Även vid damkavlens gafflingar längst västerut förekom en del ofrivilligt spring in i det förbjudna området. Det blev kaos vid en vätskestation på herrar str. 1. Det låg många vätskestationer efter en väg och det var omöjligt att veta var löparna skulle passera. Med denna lösning borde samtliga stationer som betjänar str 1s löpare vara bemannade för att kunna betjäna drygt 300 löpare på några minuter. Detta hade varit alltför personalkrävande. Det hade nog varit bättre att lägga vätskan lite senare på vägen efter TV- kontrollen (nr 243) där löparna passerade på ungefär samma ställe. En erfarenhet att ta till sig för kommande arrangörer. Ungdomskavlen str 1 (och även str 3 o 4), näst sista kontrollen var en sten. 50 m söder därom fanns en mycket större sten som str 2 hade. En massa lag på str 1 var på väg att stämpla vid fel kontroll och Gert P räddade situationen genom att lägga sig över enheterna. Man skulle inte ha valt två stenar så nära varandra, i stressen glömmer många att checka koden. De oranga banorna på ungdomskavlen str 1 och 3, var nog i svåraste laget. Det var en hel del lag som hade väldigt långa tider. Då man studerar löpvägar på RunOway är det många missar i början och på Gruvberget. Hörde också från vår egen klubb att det var en del ungdomar som var ledsna vid målgång. I efterhand kanske det hade varit bättre att utnyttjat partiet längre österut i början och sedan inte gå så långt upp på gruvberget. TV- bevakningen kunde ha gjorts bättre. Vi kontrollanter kunde på plats vid flera kontroller konstatera att kameramannen satt alldeles för nära kontrollerna för att få en bra överblick av löparna. Gafflingar Ungdomsklassen 3- gafflades på sträckorna 1, 3 och 4. Sträcka 4 var rak på slutdelen och str 2 var rak. Damklassen 4- gafflades på str 1, 2, 4, och 5. Avslutande slinga på str 5 var rak liksom hela str 3. Herrklassen 3- gafflades på de tre första sträckorna. Str 4 långa natten var rak. Str 5 och 6 gafflades medan str 7 var rak. De tre avslutande sträckorna var gafflade med varandra med en lång rak del på str. 9 och rak slutdel på str. 10. Vi bankontrollanter gick igenom alla gafflingsalternativ och kunde vid kontroll inte hitta några fel. 33

34 Beräknade löptider De beräknade löptiderna stämde mycket bra överens med verkliga löptider för alla klasserna. Beräknat Segrartid Banlängd Segrarlaget minuter minuter km min/km Ungdom (+7.05) Damer (+3.39) Herrar (+4.12) I banlängden ingick m snitsel vid arenan. Dessutom ingick 900 m snitsel ute på de längre herrbanorna. För ungdomarna var det str 3 som tog 5 min längre tid än beräknat, övriga sträckor stämde bra. För damerna tog str fem 3 min längre tid än beräknat, övriga stämde bra. I herrklassen tog de kortare sträckorna 5 och 6, 3-4 min längre tid än beräknat, bergen på norra delen av dessa banor var tuffare än väntat på natten. Str 10 gick 7 min fortare än beräknat, men vem trodde att de bästa skulle springa på 5 min/km på den banan? Tid efter segrande lag Herrar Damer Ungdom 50:e lag 116 min 29 min 16 min 100:e lag 191 min 51 min 29 min 117:e lag (sedan omstart herrar) 218 min 150:e lag 72 min 42 min 200:e lag 90 min 73 min 34

35 247:e lag (sedan omstart ungdom) 128 min 296:e lag (sedan omstart damer) 183 min Antal startande lag Antal fullföljande lag Antal ej godkända lag I samtliga klasser var spridningen något större än vid förra årets 10MILA i Finspång. Kontrollställningar Kontrollställningarna byggdes enligt anvisningarna med mellan en till tre bockar med vardera två stämplingsenheter. Allt material till ställningarna transporterades ut i skogen. Det gick ut noggranna instruktioner hur ställningarna skulle byggas och i allra flesta fall blev det bra. Några ställningar hade förstörts under vintern och några måste flyttas p.g.a. felaktig placering. Veckorna innan tävlingen kontrollerades alla ställningar av banläggarna och några felaktigheter rättades till. Vi kunde på plats i skogen iaktta att vid TV- kontrollen för damerna där det fanns tre kontrollställningar, användes i själva verket bara en. Detta redan på str. 1. Av detta kan man konstatera att spridningen var bra och att man kan se över antalet kontrollenheter till kommande år. TV- bevakningen (ligger kanske utanför bankontrollanternas ansvarsområde) Vi tycker att TV-bevakningen kunde ha skett på ett bättre sätt. Kameramannen satt vid damernas TV- kontroll helt synlig och i vårt tycke alldeles för nära kontrollen för att få en bra överblick. Vid herrarnas TV- kontroller S Getaren kunde man vid bägge ställena ha placerat kameran på bättre ställen och fått en mycket bättre överblick över inkommande löpare. Vi tycker att banläggarna ska ha en nära dialog med mediabevakarna om var och hur kamerorna ska placeras för att få till bästa exponering av de tävlande utan att röja kontrollens placering. Något att tänka på för kommande arrangörer. Det är även viktigt att 10MILA har kontroll över vad som visas på storbildsskärmen från trackingen så att inte orättvisor mellan lagen uppstår. Enligt vår uppfattning fungerade det bra i år. 35

36 Sammanfattning En mycket bra banläggning med ett upplägg som gav en bra spridning (men inte alltför stor) i samtliga klasser. Omdömena om banorna har varit genomgående positiva från de tävlande som vi uppfattat det. Samarbetet med banläggare och hela Skogengruppen har varit väldigt bra och det har hela tiden varit en känsla av att vilja lösa alla detaljer på bästa sätt. Årets tävling visade igen vikten av att vara klar i god tid (minst ett år, gärna ännu tidigare) med markägare, jakträttsinnehavare, naturhänsyn samt berörda lantbrukares odlingsplaner. Detta för att skapa arbetsro åt banläggarna, kontrollanter och kartritare för ev. revideringar av tävlingskartan. Nu blev det onödigt pressande mot slutet, framför allt för P-O Kivisäkk som fick en hektisk höst och vinter. Men trots vissa motgångar i tillträde till marker löste man det med snitslingar och en militärbro över Getarens utlopp och fick till en mycket bra, varierad och utslagsgivande tävling i alla klasser. Bra jobbat Tullinge SK och Skarpnäcks OL! 36

37 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Karttryck/-plock Planering av bemanning Bemanningsbehov kartplock bör meddelas samordnare i november. Behov av personer i två kvällar mellan samt ev. även en reservkväll. Personalbehov För 2011 års 10MILA upparbetades 505 timmar för kartplock, inkluderat förberedelser som vissa inköp, leta kartplockningslokal, sortera lagnummerlappar enligt gafflingsmall. Två ansvariga lade ned ca 40 timmar på inlärning samt tillverkning och sortering av lagnummerlappar enligt gafflingstabeller. Tilläggas kan att första dagen kom över 90 personer vilket var för många då alla inte hann få en arbetsuppgift. Ta fram offerter för karttryck (offset) Offerter tas fram under januari-februari där antalet kartor baseras på föregående år. I år valdes Affärstryckeriet i Västerås. Vi frågade även Älvsbytryck och fick i stort sett samma prislapp men det kortare avståndet till Västerås för ev. expresstransporter fällde avgörandet till Affärstryckeriets fördel vilket vi är väldigt nöjda med. Provtrycket av kartan skedde i början på mars och då fanns tid att utföra några smärre justeringar innan slutligt kart-/bantryck skedde. Eftersom man vid uddaformat måste specialbeställa plastfickor till kartorna är det viktigt att poängtera för tryckeriet att respektive kartas skurna mått inte får överstiga det som angetts i beställningen. Ett tips är att räkna fram när kartorna senast måste tryckas och i inbjudan anges ett datum 14 dagar innan som sista anmälningsdag. Om man som 2011 års arrangör upptäcker att det saknas många lag när ordinarie anmälan gått ut kan anmälningstiden förlängas med 14 dagar och man får då med även dessa lag i kartbeställningen. Leverans senast i början april om stafetten går månadsskiftet april/maj års stafett var upplagd med kartbyte i herrstafetten på sista sträckan för samtliga lag samt kartbyte i damstafetten för icke omstartande lag på sista sträckan. I herrstafetten beställdes 300 st av båda slutdelarna för herrarna, vilket räckte med råge. Det beställdes 300 kartor sträcka 5b för damer I år missbedömdes antalet omstartande damlag vilket medförde att ca 12 lag fick gå ut på sista sträckans slutdel med begagnad karta. 37

38 Följande beställdes baserat på ett antagande om 300 ungdomslag, 360 damlag och 360 herrlag. A4 ungdom & damer enkelsidi gt A3 damer & herrar enkelsidi gt A2 herrar enkelsidi gt A4 dubbelsidigt "Efterloppskarto r" med gafflingsnyckel på baksidan A3 dubbelsidigt "Efterloppskarto r" med gafflingsnyckel på baksidan A2 dubbelsidigt "Efterloppskarto r" med gafflingsnyckel på baksidan (10% extra) (10% extra) (10% extra) (15% extra) (15% extra) (15% extra) antal banor antal kartor Viktigt att komma ihåg att beställa minst 6 uppsättningar av samtliga banor (3 till kartvagnen, bankontrollanten, banläggaren samt 1 reservuppsättning). Antalet anmälda blev till slut 300 ungdomslag, 346 damlag och 351 herrlag. Till speakerfunktionen användes Efterloppskartor där sträckvarianterna ritades in. Kartor ska levereras från tryckeriet inslagna i buntar per gaffel. Anskaffning av plastfickor Leverantör av plastfickor var Polypack. Ett bra förslag från leverantören var att beställa tjockare (9/100 mm mot normalt 7/100 mm) plastfickor för A3 och A2 storlekarna. Tänk på att lägga till mm relativt kartstorleken: Ex Plastficka Karta 405x x x x x x297 Följande antal beställdes (10-15% extra): A st A st A st Glöm ej remsa, ca 30 mm, för häftning på kartplanket. 38

39 Kartsortering Bör ske med god tidsmarginal fram till tävlingsdygnet. I år skedde detta tre veckor innan tävlingen. Instruktioner kartplock upprättas. Gå igenom banornas utseende. Det är viktigt att lagnummer placeras rätt. Olika kartstorlekar kan behöva olika sätt att hanteras. Kontrollera att rätt antal reservkartor finns, minst 3 kartor av varje gaffel till kartvagnen. Plocka presskartor. Kartsortering av tävlingskartor och reservkartor. Kartsortering omstartande lag om kartbyte skall ske. Kartsortering av lagkartor till efter tävling. Önskvärt är att gafflingar är periodiska. Det underlättar sortering lagnummerlappar. Under kartplocket gjordes även kontroller av trycket med fokus på fyrfärgstrycket och passmärken. Det fanns i år mycket få tryckfel. Tips till kartplockningen Lämpligt att jobba i par (behövs minst 30 par). En lägger i kartor medans den andralägger i lapp och häftar sköter kvalitetsgranskning och mellansortering. Rätt karta till rätt nr och kavle kan bli en flaskhals vid felplock vilket antagligen kommer att ske. 2-3 st agerar materialutlämnare (kartor/plastfickor). Om det som i vårt fall kom drygt 90 personer kommer behövs det flera materialutlämnare. Dessa personer tar också hand om överblivna kartor som sedan sorteras till reservkartor. Vänta med sträcka 1 på alla kavlar till sist, då alla övriga måsta var klara för att kunna göra mellan och slutsortering. När första kvällen närmar sig kl kan det vara dags att börja plocka Lag & Press kartor för att hålla igång de snabbaste personer som plockat sitt klart. Märk färdigsorterade kartonger noga. Utrustning Kartfodral och kartor till en 10MILA tävling väger tillsammans ca kg. Det behövs därför hjälpmedel för transport till/från förråd. Pallyft och pall alt. vagn samt pirra är bra att ha till hands kartonger behövs för mellanlager/lager av kartor. Viktigt att det är stadiga kartonger så att de ej kalvar. Ca 50 st Häftapparater för antimagnetiska häftklammer samt minst antimagnetiska klammer. 39

40 Lokal för kartplock Torr kontors eller lagerlokal med lås för ca kartonger, ca 2-3 m 3 kartonger För kartplocket behövs: ca 60-70st 4manna-bord ca 30 till bord kartplock (d.v.s. för 60 man) ca 8 för kartutlämning bord för kartinlämning och granskning ca 8-10 bord för mellansortering, kartplock av press och lagkartor. Personalmatsal som utnyttjades i år är perfekt. Viktigt att också kartorna förvaras säkert fram till tävlingsdagen. Slutkontroll kartplanket Trots alla tidigare kontroller kan det ända uppstå fel. Vid uppsättning kolla varje kartbunt att varje lags kartor ligger i ordning str 2, str 3, str 4 osv. Specialgranska gafflingarna på kartplanket för de 50 lägsta numren i varje klass. Kartplanket Kartplanket var i år utlejt till IFK Enskede som även bistod med råd till kartplocket. Hantering av kartbytet och kartjour sköttes av Tullinge/Skarpnäck. Samla ihop och makulera överblivna kartor från tävlingen om så är överenskommet. Highlights Antalet personer som kom till kartplocket. Inga plockfel som upptäcktes på tävlingen. Lokalen som användes till kartplocket. 40

41 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Kontroller Upplägg Tävlingsområdet indelades i 12 områden för byggande av ställningar, utsättning av skärmar/reflexer samt kontrollbevakning. Varje område bestod av 9-22 kontrollpunkter och kontrollställningar. Ett bra dokument i Excel skapades av banläggarna där information om kodsifffror, antal ställningar per kontroll, vilken klass som nyttjar kontrollen mm framgick, se bilaga 10. Byggande av kontrollställningar Byggande av kontrollställningar utfördes av Tullinge och Skarpnäcks veteraner, 2 till 3 personer per område. Arbetet utfördes i slutet av oktober början av november med kompletterande arbete under vårkanten. Två samlingar med ställningsbyggarna genomfördes under höstkanten, en samling där områden delades in och en samling inför själva byggandet. Eftersom tävlingen till stor del avgjordes i ett naturreservat användes sågat virke till kontrollställningarna. Nordströms trä sponsrade oss med skruv och virke som var sågat i rätta längder, spetsat och buntat i hanterliga paket. Varje ställning bestod av 2 stolpar (gran 50x25 OH) vardera 1 meter lång och spetsad i änden samt en överliggare (gran 50x25 OH) 0,6 meter lång. Skruvades med trallskruv, glöm ej att skicka med rätt sorts bits. Där inte stolparna kunde slås ned fick specialare i form av bockar byggas. Varje ställning var dimensionerad för två SI-enheter samt en kontrollnummer- bricka. I terrängen hade de tre banläggarna märkt ut kontrollpunkterna med märklapp (SOFTs) fastknuten i plastband från Panduro, en färg per tävlingsklass (ungdom/dam/herr). Detta gav en extra signal om vilka klasser som skulle besöka kontrollen. Uppgiften till kontrollbyggarna var att skriva kontrollnumret, med blyertspenna (bleks ej bort) på ställningen när den var färdigbyggd. Om flera ställningar byggdes på en kontrollpunkt skrevs siffran 1 på den ställning som byggdes närmast märklappen. En annan viktig information var att inte flytta/ta bort märklappen. Antal kontrollpunkter: 164 Antal kontrollställningar:

42 Kontroll av ställningar Kontroll av ställningarnas placeringar genomfördes av banläggare och bankontrollanter. Några veckor innan tävlingen kontrollerades ställningar med avseende på stabilitet ty vinterns tjäle hade gjort en del ställningar rangliga. Informationsträff Informationsträff genomfördes med kontrollutsättare/utsättare av SI-enheter/förlöpare och kontrollbevakare 3 veckor innan tävlingen. Information om tävlingen i allmänhet genomfördes samt information om respektive arbetsuppgift. Till denna träff var ett antal PM framtagna delades ut och förklarades. Se bilaga Material 10-milaföreningen skulle enligt inventarielistor förfoga över en mängd SI-plattor vilka förvarades i en container. Det visade sig att dessa SI-plattor hade hamnat i fel container och antalet var drygt 300 st. Efter löfte från föreningen införskaffades 200 st SI-plattor. Efter tävlingen har dessa plattor sorterats och lämnats till 10-milaföreningens lokal vid Gullmarsplan. Efter utsortering av trasiga plattor finns det ca 480 st plattor. Vad som var förvånande var att 10- milaföreningen inte äger skärmar och reflexstavar vilka vi fick låna ihop. Plattor i plast med kodsiffror togs fram och dessa är skicka till 2012 års arrangör. Antal skärmar: Antal reflexstavar: Antal SI-enheter: 164 st + reservskärmar + skärmar vi målet etc 104 st + reserver till bevakningsgrupperna 458 st Utsättning av skärmar/reflexer/si-platta/kodsiffra Samma grupper som byggt ställningarna fick uppdraget att sätta ut skärmar/reflexer/siplatta/kodsiffra veckan innan tävlingen. Denna utrustning fördelades i påsar märkta med områdesnummer. Utsättning av SI-enheter Samma grupper som byggt ställningarna fick uppdraget att placera ut Samtliga SI-enheter på lördagsmorgonen. SI-enheterna var märkta med vinyletikett (vatten- och rivtålig) på undersidan 42

43 och parade (hopknutna med snöre) per kontroll och lagda i tygpåsar (plastpåsar kan gå sönder med påföljd att enheter tappas i skogen) per område. Speciellt PM framtagen för utsättning av SI-enheter, bifogas. Förlöpning Ett par timmar innan varje kavle skedde en förlöpning, väckning av enheter, se speciellt PM bilaga Bevakning av kontroller För ungdoms- och damtävlingen indelades terrängen i 6 bevakningsområden och för herrtävlingen 11 områden. Fyra till fem personer per bevakningsgrupp/område, se bilaga 16. Ett PM, se bilaga 17, utarbetades för kontrollbevakningen och varje grupp fick en reservdelspåse, se bilaga 19,innehållande extra skärm, extra reflex, tejp, skruvar, skruvmejsel, snitsel, första förband, räddningskarta mm. Målsättningen var att besöka varje kontroll och provstämpla en gång per timme. I ett sent skede uppkom behovet av tidsschema och banupplägget (det som är tryckt på baksidan av efterloppskartan) för att bara besöka aktuella kontroller (ex kontroller för slutsträckan behöver besökas förrän någon timme innan slutsträckan startar). Noterbart är att ingen SI-enhet fallerade under tävlingen däremot byttes ett par enheter ut vid förlöpningen. Ett antal SI-plattor reparerades (med tejp)/byttes ut under tävlingen. Noterbart är att en tömenhet krävs för varje bevakningsgrupp eftersom antalet stämplingar per SI-pinne är begränsade. Viktigt att denna tömenhet ej blandas ihop med jokerenheten (tejpas på en pinne). Inplockning Samtliga skärmar/reflexer/si-platta/kodsiffra plockades in direkt efter tävlingen. Ställningsbyggarna fick 14 dagar på sig att riva sina ställningar. Eftersyn Veckan efter tävlingen arrangerade Skogen en trevlig efterloppsträning där uppgiften var att besöka så många kontroller/stråk och rapportera markslitage och nedskräpningar. Efter träning/dusch/bastu bjöds alla på hamburgare. Markeftersyn av kommunens representant skedde veckan innan midsommar och förhoppningsvis också ett år efter tävlingen. 43

44 Sammanfattning Highlights Färdigsågat och buntat virke till kontrollställningar. Kontrollställningsdokumentet. Samtliga kartor kontrollbygge/utsättning i skala 1: Snyggt tryckta kodsiffror, plastbrickor. Efterloppsträningen. Vad kan förbättras Börja ställningsbyggandet tidigare än oktober-november. Vi hann, med Guds försyn, precis klart innan snön kom. Banläggningen behöver inte vara 100% klar ty ändringar kommer oavsett man vill eller ej Telefonlistor för alla kontrollvakter även till Krisgruppen 44

45 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Mark & Vilt Markägarkontakter De inledande markkontakterna sköttes av tävlingsledningen innan Mark & vilt tog vid. Kontakter/förhandlingar med Rikstens gård och Rikstens Friluftsstad (arenan) fortsatte tävlingsledningen dock med. I sort sett alla markägarkontakter, förutom Rikstens gård, fungerade på ett utomordentligt sätt. Avsnitsling Totalt snitslades en sträcka på 12 km i skogen och på ängar med blå/gul heldragen snitsel. På ängarna använde vi ca 300 stavkäppar att fästa snitsel på. Där syftet med snitslingen var att hindra löpare drogs snitseln i midjehöjd. Där syftet var att skapa en frizon för viltet drogs snitseln ca 50 cm ovanför marken. Ett stort problem var att det blåste kraftigt och på öppna ytor fick snitslingen repareras flera gånger. All Snitsling var borttagen på mindre än 3 timmar efter sista målgång. Viltavdrivning Jaktlaget söder om sjön Getaren (berördes av 6 herrsträckor) ansåg att ett viltdrev skulle göra större skada än nytta. Detta dokumenterades utifall diskussioner skulle uppkomma. På norra delen genomfördes tre viltdrev i samråd med jägarnas representant: 1. stort drev kl 06:45 på lördagsmorgon med utgångspunkt från Arenan riktning mot Lida. 2. drev med 6 personer på ett älgsäkert berg strax innan skymningen på lördagskvällen. 3. drev, fyra kontrollvakter, strax innan skymningen på berget strax innan broövergången. Skallgång Innan tävlingen fick varje grenchef uppdraget att under hela tävlingen vara beredd att ställa upp med resurser till en eventuell skallgångskedja. Två tillbud om saknade löpare inträffade. Vid ungdomskavlen var en norsk flicka ute väldigt länge på sträcka 2 men precis när en skallgångsgrupp skulle kallas ihop dök flickan upp. Under herrtävlingen, när täten var ute på sträcka 6, kom larmet om en saknad sträcka 2 löpare från norska Fredrikstads SK. I första skedet gick larmet till kontrollvakterna och parallellt började 45

46 en skallgångsgrupp samlas ihop. Precis när skallgångsgruppen utrustad och klar att ge sig ut, 90 minuter efter larmet, kommer norrmannen till förvarningen. 46

47 Viltrapporter Viltrapportering var placerad i sekretariatets informationstält och bemannades i stort sett hela tiden av Mark & vilt -gruppens två ansvariga. Följande 7 viltrapporter inkom: Lördagsmorgonens viltavdrivning upptäcker två älgar ( fjolingar?) vilka sannolikt återkommer under tävlingen, se nedan. Två älgar vid kontroll kod 34, drevs bort av kontrollvakter. Ett viltsvin kontroll kod 162, gick lugnt. Rådjur kontroll kod 100 (sista kontrollen) Rådjur söder om kontroll kod 123, springande. Rådjur kontroll kod sprang lite uppskrämt. Rådjur i området för Öppna banor, ej stressat. Inga rapporter från söder Getaren trots/tack vare ingen avdrivning, se ovan. Bra med en stor vilt zon i detta område. Uppskattning till markägare/jägare Diplom med kartan som bakgrund delades ut till samtliga markägare samt även kartor över området. Sammanfattning Highlights Snitslingen, 12 km, var borttagen mindre än 3 timmar efter sista målgång. Överenskommelsen med jaktlaget Söder Getaren om att inte driva vilt. 47

48 Vad kan förbättras Samordning/överlämnande av markägarkontakter till Mark & vilt i ett tidigare skede. 48

49 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Vätska Vätska serverades vid 6 olika platser på 10mila 2011: 1. Arenan efter målgång 2. Arenan damer sträcka 5, varvning 3. Branta backen norr om Lida 4. Lida-ängen 5. Svarvartorp (dam vätska) 6. Råby Vätskan bestod av vatten och Maxim sportdryck. Arenan efter målgång Vatten och sportdryck serverades till löpare som gick i mål. Detta jobb utfördes av Tureberg (inlejd klubb). Arenan damer sträcka 5, varvning Cirka 300 muggar vätska serverades vid varningen. Fördelningen mellan sportdryck och vatten var 50/50. Branta backen norr om Lida Branta backen bestod av 3 st vätskebord och bemannades av 4 personer. Bordet längst norrut belastades mest. Då endast sträcka 4,5,6 gick förbi här så var förbrukning av vätska och sportdryck mindre än 400 muggar. Löpare kom snett in till borden. Dom som jobbade där saknade en karta som visade tänkta löpvägar. Då denna plats ej var nåbar med bil så en motordriven 4-hjuling till mycket hjälp vid transport till och ifrån Lida, en sträcka på ca 4 kilometer. En del sjuktransporter gick även härifrån. En brist var att ha enklare sjukvårdsmaterial, typ första förband plus en varm filt att kunna ge till skadade löpare i väntan på sjuktransport. I övrigt fungerade denna station bra då bara sträcka 4,5,6 passerade här. 49

50 Lida-ängen En nästintill idealisk station. Totalt sett passerade 6 sträckor detta bord. Både sträckor ut från TC och in mot TC. De allra flesta som passerade drack en mugg. Vi var 5 vuxna funktionärer, 1 ungdom (vars uppgift bestod i att plocka slängda muggar, vilket var en lagom arbetsuppgift). Endast ett bord, vilket var lagom för antalet löpare som passerade. Vid något tillfälle på första sträckan när stora klungan kom klarades precis att ge vätska till alla. Ingen blev utan, dock fanns vid detta tillfälle ingen marginal. Stationen var placerad så att det endast fanns en löpväg, d.v.s. funktionär visste varifrån löparna skulle komma. Dessutom var det fri sikt tvåhundra meter vilket gjorde att man såg löparna komma in till stationen. Då stora klungor sågs komma kunde personal vara extra vaksamma. Närhet (ca 10 m) till vattenkärl samt vattentermosar var mycket bra. Personal kunde snabbt hämta mer vätska vid behov. Ingen lång framförhållning krävdes. Stationen låg alldeles vid en bilväg (och nära Lida) vilket gjorde att personal lätt kunde ta sig till och från stationen. Detta var av vikt vid ett tillfälle då fler muggar behövdes, dessa kunde då hämtas med bil från Lida. Under natten var 3-4 st. personer i tjänst samtidigt. De övriga två kunde då vila. Åtgång: Muggar: ca 2500 Vätska: 250 L vatten, 250 L sportdryck Svarvartorp (damvätska) Stationen var placerad på en bred stig/väg som var körbar med bil. Tre bord var utspridda på ca 150 meter från varandra. Stort vätskekärl på 800 liter placerad på en släpvagn. Endast kall vätska serverades. Åtgång: Muggar: ca 1500 Vätska: 150 L vatten, 150 L sportdryck (cirka) Råby Vid Råby passerade löparna på sträcka 1,2,3,4,8,10 samt vid omstarten. Vi hade 9 st vätskebord på en stäcka som var ca 1300 meter lång. Vi hade av utrymmesskäl placerat en 800 liter tank ca 900 meter från det bord som var längst bort. Vi hade förvärmt (ca 90 grader) vatten i ca 12 st. 18 liters termoskärl. Dessa placerades ut vid respektive bord. Ca lika många 25 litersdunkar med kallvatten fylldes på tappstället och kördes ut med 4-hjuling och senare under natten med bil. Löpare på stäcka 1 kom nästan alla till ett bord (bord 5). Vi var bara 7 personer till en början, på grund av diverse sena avhopp, och tvingades därför låna in folk från sjuktältet som hade sin bas alldeles intill. Det blev en ordentlig rusning till ett bord som naturligtvis inte 50

51 klarade att serva alla löpare med vätska. Under natten som gick gjorde vi en prioritering och lämnade bord 1 resp. bord 9 utan permanent personal. På bord 9 var förbrukning mindre än 10 muggar totalt på hela herrtävlingen. Vid 24:00 fick vi ytterligare en person tillsänt oss. Vid 02:00 fick vi ytterligare 2 personers till hjälp. Bara vid denna vätske- station hade vi nog haft behov av ca 20 personer. Natten var kall med minusgrader, vilket gjorde att vätska och sport dryck frys till is på borden som var längst bort placerade från vatten-tanken. På sista sträckan efter kartbytet var vägvalet återigen svårbedömt för personal på vätskan. De allra flesta löpare kom förbi samma bord. Sammanfattning Tips 1) Banläggare och vätskeansvariga bör ha en diskussion innan banor läggs för att underlätta för vätskan. Eventuellt bör man göra avkall på vägval till och från vätskan för att underlätta för vätskan. 2) Begränsad sträcka och borden bör ej vara för utspridda. Ej för många bord såvida man inte massor med personal som kan jobba. Det senare viktigt under herrkavlen då tempererad dryck är önskvärt. Detta kan ej erbjudas om borden inte är bemannade hela tiden. 3) Stationernas placering i skogen bör möjliggöra fri sikt mot den tänkta löpvägen (se Lidaängen). 4) Banläggaren delar ut karta med kontroller samt tänkta sträcktagningar före och efter vätskekontroller. Utnyttja ev. förvarning om att tätklunga och stora klungor är på väg in. 5) Som vätskekärl användes 800 liters stora tankar med engångsplastpåse som kan transporteras på släpkärra med personbil. Mycket smidigt att montera, fylla med brandslang, och sedan efter tävling plocka isär. Militärtermosar med kokhett vatten samt 25 liters vattendunkar med kallt vatten. Värm vatten i god tid innan tävling (start senast kl. 14 lördag) helst med 51

52 gasolbrännare samt komplettera med vattenkokare. Funktionär ges denna uppgift. Transport av kärl ut till station(er) bör ske fortlöpande. 6) Sportdryck kan beredas vid stationen vid behov med viss framförhållning beroende på passertider. Under herrkavlen blandas sportdryck med 1 del kokhett vatten och 2 delar kallt vatten. Detta ger en lagom temperad dryck åtminstone under en begränsad tid. Funktionärer bör dock utprova detta innan tävlingen. 7) Val av funktionärer. Ungdomar (<18 år) bör inte engageras vid herrkavlen, dock kan de hjälpa till vid damkavlen under dagen. 8) I god tid innan tävlingen (minst ett par månader) bör man säkerställa att lämpliga vätskekärl finns. När det gäller stora vätskekärl, termosar, samt övrigt material bör man se över möjlighet att värma vatten på ett effektivt/snabbt sätt. 52

53 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Media / VIP i skogen Förberedelser Förberedelserna gick ganska bra, dock några småsaker som kan förbättras. Osäker på hur marknadsföringen har gått till för detta men betydligt fler borde vara med. På ungdomskavlen respektive damkavlen var det kanske 15 st besökare varav alla utom en var inbitna orienterare alternativt från Skogssport. På förstasträckan var det ca 40 st ute i skogen men då serverades även ärtsoppa vilket säkert lockade några. Så gott som alla var inbitna orienterare. Borde vara flera journalister respektive sponsorer med här. På långa natten var valet av kontrollpunkt bra och ca 15 st var med, i princip samma gäng som på dagen. Vi var osäkra på hur många som skulle dyka upp. Vet ej heller vilka som blev inbjudna. Listan borde tas fram gemensamt och speciellt markera vilka sponsorer som var bjudna. Val av platser för besök bör samordnas med skogspeaker teamet, blev lite muttrande på en kontroll Besöken bör ske vid kontroll. Vid ärtsoppebesöket på herrarnas sträcka 1 stod vi längst med en åkerkant. Kartor och banor bör delas ut till de som är värdar så förberedelser kan ske och beskrivningar kan förberedas av banor och vad löparna är ute på. Uppskattat med information på bussresorna om tävlingen och gamla Tiomila historier. Under skogsbesöken Möjlighet till onlinebevakning bör ordnas så att rapporter kan ges på plats. Tror att det skulle vara bättre med kontroller närmare mål så det hela inte behöver ta så lång tid. Tror fler följer med då. Det bör inte göra så mycket att man syns vid kontrollbesöken. Något får man offra/planera om vi ska nå ut. 53

54 Under tävlingen (löpande) Organisation för personliga besök med enskilda journalister som vill ut bör möjliggöras. 54

55 10MILA 2011 Slutrapport Skogen Väg- och broövergång Erfarenheter från vägövergången: Allt fungerade mycket bra vid bropassagen, inga som helst incidenter förutom en kille som skadat ena knäet strax innan men inte ville till sjukvård utan prompt skulle halta vidare, samt en annan som slagit sönder sin kompass, han fick låna min (fick faktiskt tillbaka den efteråt). Det enda negativa jag kan komma på var att vi hängde upp skärm + reflex i vardera änden av bron och det var ett flertal som blev lite konfunderade och undrade om de skulle stämpla där (ingen stor grej direkt). Annars kan jag ju konstatera att tätlagen/eliten är så fokuserade att jag undrar om de överhuvudtaget märkte vad de sprang på, de reagerar ju inte ens på hejarop. Annat är det med lagen som är lite efter, de tackade och hejade tillbaka. En del tom stannar och snackar lite (tar väl varje chans till vila). Flera kommenterade också vilket mastodontbygge bron var. Kan också nämna att det på söndag förmiddag dök det upp en "civil" gubbe som sa att han bodde i Norrga och var markägare i området. Han verkade mycket intresserad av vad som pågick och ställde många frågor om hur 10MILA fungerar. Han skulle sen hem och hämta kamera för att fota bron. Erfarenheter från vägövergången: Var förberedda att en del bilar inte respekterar sänkning av hastighet trots skyltar och markeringar. Bygg tydliga hinder om det behövs för att tvinga fram hastighetssänkning. 55

56 Bilagor: Se bilaga 2 med ZIP-fil 56

57 8.Tävlingsadministration Detta block innefattade allt som har med teknik att göra, dvs Arenaproduktion inkluderat storbild, onlinekontroller, websändniingar, speaker mm, det rent tävlingstekniska i form av anmälningshantering, in/ut-checkning, tidtagning, resultat, tävlingsexpedition mm samt att vi även stod för internet och IT-infrastrukturen på TC. Vi organiserade oss på tre ben, ett för Arenaproduktionen, ett för Sekretariatet (tävlingstekniska) samt ett ben för Utrustning (datorer, nätverk, internet). Organisation Samuel Henriksson (SOL) Tomas Hultqvist (TSK) Arenaproduktion Göran Längheim (TSK) Sekretariat Johan Tallhage (SOL) Utrustning Anders Johansson (TSK) Dessa tre ben har sedan organiserat sig själva efter behov och löst sina uppgifter tillsammans med Samuel och Tomas och andra berörda personer/grupper. Samuel och Tomas har följt upp hur arbetet fortskridit och stämt av läget/problem. Teknikskiften Ganska tidigt började diskussionerna kring hur vi kunde sänka kostnaderna för, samt förenkla TV-produktionen. Även frågan huruvida vi skulle gå över och använda OLA istället för SITimec diskuterades redan under 10MILA-konferensen I april 2010 tog vi ett inriktningsbeslut om att använda OLA. Vi hade diskuterat detta med Niklas Wrane på SOFT samt hade Tiomilaföreningen bakom oss. Vi började även sikta in oss på CLTmedia som produktionsbolag. Efter att ha följt deras produktion av U10Mila 2010 träffade vi dem under hösten med goda resultat. Efter detta möte blev målet att använda tekniken som de använder för att skicka tv-signalerna även för att skicka hem onlinestämplingarna ifrån skogen. Deras teknik bygger på ett trådlöst IP-nätverk bestående av i vårt fall 8 master sprida över tävlingsområdet med åtminstone 1 mast i anslutning till online/kamera kontroller. Allt var dessutom batteridrivet och kamerorna för natten var av IR typ så varken ljud eller ljus avslöjade kontrollerna (i webbsändningen kan ses löpare stå meter ifrån kontrollen och grubbla över var de är.) Det var naturligtvis en stor risk med dessa två stora teknikbyten, men det var ingalunda några förhastade beslut. CLT var väldigt positivt att jobba tillsammans med. Tekniken med trådlöst gjorde att vi sparade fruktansvärt mycket jobb på att slippa dra ut kilometervis med kabel i skogen. När vi dessutom kunde spara in radioutrustning för 57

58 onlinestämplingarna blev det ju ännu bättre. Sedan blev prislappen dessutom lägre än tidigare år. Att byta till OLA kände jag (Samuel) mig personligen väldigt trygg med. Det hade redan under 2009 och 2010 anordnats flera stafetter med OLA, bland annat U10Mila Under hösten 2010 skrev jag ihop en simulator som testade OLA med simulerade 10MILA-tävlingar samt lade även till en Kiosk och rullande förvarninigs-vy mm i OLA. Bägge dessa teknikskiften känns efteråt väldigt bra att vi gjorde, visst fanns det fortfarande några buggar i OLA och TV-produktionen kan säkert bli ännu bättre och smidigare, men totalt sett känns det som ett steg i rätt riktning för 10MILA. Gällande OLA och 10MILA 2011 finns en separat rapport. Problem som uppstod under tävlingen Online-kontroller: Vi hade problem med två online-kontroller (vid lidavägen). Problemet var att CLT:s mast inte fungerade som den skulle (Wilsson bröderna besökte den under natten utan att kunna avhjälpa problemet), det gick inte att få någon kontakt med den. Johan Wilsson sa efter tävlingen att det varit något med antennen på den. Någon av förvarningarna dog i slutet av tävlingen, antagligen pga batteri i samlingsboxarna. Datorn/nätverket där förvarningarna kom in hickade till en liten stund under damkaveln och gjorde att vi missade några förvarningar. Websändning: Under cirka 45 minuter natten mot söndagen var websändningen nere pga ett strömavbrott i vagnen där produktionen skapades. Online-resultat: Det som ledde till störst diskussion på webben var ju att vi inte fick ut de online-resultat som vi hade tänkt oss under Ungdomskaveln och damkaveln. Vi fick inte upp den nätverkstunnel som skulle användas för att replikera ut databasen utanför arenan. Mellan Ungdomskaveln och Damkaveln kopierades databasen ut på nätet. Under damkaveln lade Henrik Persson upp statiska resultatlistor var 5:e minut. Vi fick igång en ny linux-server i Amazon-molnet för webbresultat och databas dit vi sedan även fick igång replikeringen av databasen. Både SmartPhone-apparna och webbresultaten gick sedan under Herrkaveln mot denna databas. Databasen gick på knäna i samband med Herrarnas första och sista sträckor trots att vi trimmade cache mm, men funkade iallafall. Min telefon vibrerade varje gång Kalevan passerade någon online-kontroll och har hört flera som följde sina lag via SmartPhones under natten. 58

59 Pappers-resultat: Utskriften av resultat buggade. I början kom listorna ut i startnummer ordning, efter första buggfixen kom de ut i bokstavsordning, sedan blev det i korrekt ordning. Utskriftsrutinen är gjord så att endast uppdaterade sidor ska skrivas ut, här hittades ytterligare en bugg som gjorde att en del lag inte kom med och utskrifterna fick startas om. Till och från skrev vi även ut resultatlistor i annat format. Detta var en del som inte hade testats i samband med simulering tidigare. Alla dessa nya utskrifter gjorde att vi fick brist på papper. Felaktiga tider: Två problem med tider i systemet uppstod under natten. Först var det en bugg i OLA i samband med måndasskifte. Lag som startade före midnatt fick stämpeltider/måltider eftermidnatt satta till 1 april istället för 1 maj och fick då en negativ tid och sedermera alldeles för lång tid på nästa sträcka. Detta buggrättades efter en stund. Under tiden satt Henrik Persson och rättade tiderna on-the-fly! Nästa fel med tiderna inträffade i samband med att vi var ute och letade efter Fredriksstads löpare klockan Vi glömde sätta om nolltiden i OLA, skulle ha gjorts innan klockan men skedde cirka Tiderna som kom in däremellan fick manuellt uppdateras. SI-8: Ett flertal, framförallt finska lag hade SI-8 pinnar, vilket inte OLA stödjer (I inbjudan hade vi skrivit SI 5,6,9). Dessa pinnar fick vi läsa av manuellt med SportIdents kvittoskrivare och godkänna manuellt. Efter tävlingen fördes dessa splittider in manuellt för att få en komplett resultatlista i WinSplits. Framgångar Incheckningen: Funkade mycket enklare en vi hade kunnat hoppas. Genomflödet var större än väntat. (De trodde i samband med ungdomsstarten att flera lag gått in direkt utan att passera incheckningen pga att det gått så snabbt och smidigt, men så var det inte.) Många positiva kommentarer på detta! Dock var det flera lag som inte hade koll på vilka pinnar de använt utan kom dit med en hel påse för att testa sig fram. Några fåtal lag som hade knutits fel, men de upptäckte det själva i kioskerna och gick tillbaka till incheckningen. Orsaken var att någon antagligen var lite för snabb med scanningen av nästkommande nummerlapp. 59

60 Kioskerna: Inga kända problem. Lagom långa (korta) köer. Förvarningsmonitorer: Inga kända problem. Ingen trängsel, löparna sprang förbi och tittade till och från. Webbradio: Inga kända problem. Läste på TSK:s sida att de hade någon i Thailand som lyssnade på detta mellan dopp i poolen. Fållaräknarna: Tror aldrig de har funkat så bra som de gjorde i år! Helt problemfritt (nåja två av räknarna vägrade visa mellersta 0:an i slutet av herrkaveln, fuktproblem? De funkade någon dag senare). Grafik: Funkade fint. Såg riktigt snyggt ut! Real-tid vid tv-stämplingarna som var minst lika bra eller bättre än vad SVT ofta erbjuder på skidtävlingar mm! I samband med ungdomskaveln såg kom tiden för stämplingen upp i grafiken innan ungdomarna hunnit dra upp pinnen ur enheten. GPS: Funkade fint. Man hittade ju en tappad GPS mha trackingen =) IT: Nätverk/datorer funkade strålande under tävlingen. De problem som dök upp löstes snabbt. Killarna jobbade suveränt! Alla datorer plockades in vid midnatt på fredagen efter test. På lördag morgon började de sättas ut och startas upp igen klockan 06.00! SI-Enheter: Ingen enhet behövde ersättas med någon joker-enhet under tävlingen. En byttes ut i samband med utsättning innan herrkaveln där man tyckte det var för dåligt/inget ljud. 60

61 Websändninig för nedladdning: Hela websändningen fanns för nedladdning något dygn efter tävlingen! WinSplits och Runoway: Resultaten finns i WinSplits och Runoway Resultat: Efter lite uppdateringar av OLA kom resultat inklusive växlingsplaceringar ut. Omstartande lag hamnade automatiskt efter ej omstartande lag. Arenaproduktion (Göran Längheim, TSK) Storbildsskärmarna Den skärmen vi hade genom CLT var på 9,5 kvm. Vi var tvungna att placera den i skogskanten pga det stora vindfång den utgjorde. Min tanke var annars att den skulle ha stått så nära fållorna som möjligt. Min uppfattning från samtal med CLT var att skärmen satt monterad i ett släp. Men det visade sig att vi var tvungna att hänga den i en rigg. Skärm nr. 2 var på 15kvm och var inte planerad från början. Den var ett bonuslån från det företag som hyrt den skärmen på ett år. Webb-TV, onlineresultat Att replikeringen av databaserna inte gick igång under den tidiga tävlingen är bara att beklaga. Systemet var i funktion dagarna innan tävlingen och problemen med databasen inte förutsägbara. Vad det gäller webb-tv hade jag önskat en kanal där vi kunde visa släpande kamera från den senaste TV kontrollen. CLT hade med sig en sådan dator men jag hade brustit i kommunikationen med webb-tv ansvarig om den extra kanalen. Det blev aldrig tid att sätta upp den dagen innan tävlingen. Vad jag förstår hade vi kunnat snäppa upp kvaliteten på sändningen då vi hade alla signaler i HD hela vägen. CLT Media Lätta att samarbeta med. Det var aldrig några problem med att lösa de problem som uppstod pga missförstånd i kommunikationen veckorna innan tävlingen. 61

62 Övrigt Värt att nämna där är den finska speakern. Den finskspråkiga radiokanalen uppskattades av den finska publiken. Tyvärr visade det sig att många av dem lyssnade på sändningen på webben och inte via FM-bandet vilket gav dem en fördröjning mellan bild och ljud vilken de hade sluppit om de lyssnat på FM radion. Där hade vi kunnat sålt in FM radion lite bättre. Tyvärr fick vi inga signaler om problemet av de finska lyssnarna under tävlingen. TV-produktion (Ingemar Åkerman, TSK) Personal Lars-Göran (bild)producent Ingemar Åkerman Scripta, assisterande producent Jimmy Ljud Per Teknik Två kameramän Ulf Fjärrstyrande kameraman Bosse Inspelare Andreas Aasa och Björn Normark Grafik Henrik & c:o Skogskameror Ola Jodal Speaker Rudolf Hersén GPS Ola Fransson Ljud Sammanfattning TV-sändningen blev OK trots en hel del tekniska brister inledningsvis. Ungdomsstafetten och även i viss mån damstafetten blev pilotstudier inför herrstafetten. Kommunikationen mellan speaker, produktion och grafik fungerade bra. Det är av största vikt att ha en erfaren orienterare i produktionsteamet för att låta speakern fokusera på att referera. Viktigt att tidigt varsko speaker eventuella tekniska brister i förberedande syfte. Damtävlingen är så intensiv att det är svårt att få med breddrapporteringen, medan det finns mer utrymme för detta under herrtävlingen. I princip alla bilder som visades var live och en förbättringspunkt är att utnyttja mer inspelat material. Detta är dock svårt med avseende på främst grafik. Allmänt om täckning av tävlingen Två fjärrstyrda kameror samt två kameramän vid själva arenan. Ett antal TV-kontroller, varav några var fastmonterade och fjärrstyrda medan andra var bemannade. Onlinekontroller som till stor del överensstämde med TV-kontroller. Två 62

63 skogsspeakerpatruller. Fokus på en TV-kontroll per sträcka är fullgott, undantaget de 2-3 längsta sträckorna, där tidsschemat tillåter ytterligare bevakning. Jag tycker exempelvis att man som web-tittare ska kunna få välja att se produktionen eller en skogskamera efter eget val. Grafik Grafikgänget gjorde en bra insats och var uppdaterade med tidsschema. Förberedelserna kunder dock varit bättre. Grafiken bör ha orienterarerfarenhet. Viktigt att innan tävlingen sätta sig ner och resonera hur man vill visualisera ett fåtal standardbilder. Förslagsvis: Innan start, skogskontroller, skogsspeaker, växling, resultat, intervju, prisutdelning mfl. Hela tävlingen: Fröken Ur-tid högst upp i ett av hörnen. Innan start: text i nederkant Start damer 14:00, att lägga in med jämna mellanrum. Under tävling: text i nederkant med aktuell sträcka och sträcktid (ej tävlingens totaltid). Bör synas så mycket som möjligt. Ex: Herrar sträcka 2 28:25 Skogskontroller: Antingen kompletteras texten med aktuell sträcka och sträcktid med en kilometerangivelse, ex: Herrar sträcka 4 6,7 km 33:15, alternativt en kilometerangivelse i överkant. När första lag stämplar så förstoras denna angivelse och de tre senaste lagen visas med tid efter första stämpling. Skogsspeaker: Bild eller inte? Kilometerangivelse? Här borde man passa på att lägga in gamla resultat, helsida med tio lag per sida från exvis senaste växling/skogskontroll. Växling: Se skogskontroll Resultat: Tydlig rubrik i still med Damer sträcka 2 3,5 km eller Herrar sträcka 8 växling. 10 lag per sida. Intervju: Snabb åtkomst till tävlingssystemet för att få upp namn och klubb. Kanske även en kommentar i stil med: Gustav Bergman OK Ravinen först till växling på sträcka 8 En del av ovanstående saknades i år, och fick antingen utelämnas eller lösas under tävlingens gång. Några exempel: Under ungdomstävlingen och damtävlingen visades den totala tävlingstiden rullande vid inväntan till passering, växling och målgång. Detta är en ointressant tid att visa (eventuellt undantaget själva målgången). Åtgärdades till herrtävlingen. Ungdomslagen hade fyrsiffriga nummerserier, vilket ledde till fula radbrytningar i resultatlistan. Åtgärdades under ungdomstävlingen. Till detta kom en del strul i själva OLA-systemet vilket ledde till att vi inte alltid hade korrekta resultat att visa. Hellre då inte visa något. 63

64 Bildproduktion Undertecknad tog delvis över som producent och Lars-Göran agerade mer underordnad bildproducent. Samarbetet var mycket bra. Tidsschema från samtliga banläggare fungerade också mycket bra. Detta var min första erfarenhet av TV-produktion överhuvudtaget, men jag har desto större erfarenhet av att vara åskådare och vet vad som är intressant att visa. Jag har dessutom flera års erfarenhet som speakerchef/speakerstöd och förstår vikten av att underlätta speakerns arbete så mycket som möjligt, antingen genom att agera proaktivt och ligga steget före, alternativt att tidigt meddela när någon teknik riskerar att inte fungera. Den största bristen jag själv upplevde (och detta var först i efterhand) är kunskapen att tänka i mer än en tidsdimension. Sändningen var nästan uteslutande live, men det uppstår under en sådan tävling som tiomila flera krockar där man borde arbeta mer med inspelat material och visa detta så fort tillfälle ges. Till detta kommer ännu en utmaning hur man tydliggör detta med grafik vid sådana tillfällen. GPS Liksom för grafiken är det viktigt att sätta sig ner innan och samråda hur man ska jobba mer GPS. Minst en erfaren person borde hela tiden följa GPS-trackningen. Mer fokus borde läggas på att återuppspela äldre tracking gentemot att ligga live. Exempelvis återuppspelning av större misstag, återuppspelning av två skilda vägval där man simulerar gemensam start från föregående kontroll (vet ej om programmet stöder detta). Trackningen hade dessutom nästan en minuts fördröjning, vilket gjorde det olämpligt att redovisa online-kontroller och skogsspeakerpasseringar live. Dessutom bör man fundera över upplösningen på GPS-kartan, då den i år var oläslig på storbildsskärmen. Metoden för att tilldela GPS fungerade inte heller bra då flera tätlag saknade GPS långt in på tävlingen. Halvvägs in i herrtävlingen bytte även markörerna förkortningar. Skogskameror Så vitt jag förstod så var det delvis ny teknik med obemannade fjärrstyrda kameror, vilket delvis fungerade mycket bra. Vissa kamerapositioner borde kanske ha granskats i detalj av någon med orienterarerfarenhet. Tekniken brast ibland, men över det stora hela mycket bra. Särskilt bra var de mörkerseende kamerorna som användes under nattsträckorna. Den stora bristen låg i bemanningsplaneringen, vilken inte riktigt var genomtänkt från början. 64

65 GPS-tracking (Rudolf Hersén, TSK) I sändningsvagnen behövdes 2 datorer; en för utsignal till mediesystemet och en för att kunna köra admingränssnittet etc. Antal personer i sändningsvagnen: 1 ordinarie och en avbytare. Naturligtvis krävdes en hel del samarbete med orienteringsförbundets GPSansvarige, Henrik Skoglund. Den största missen var att inte synka inkopplingen till mediesystemet innan tävlingsdagen. Enligt Henrik Skoglund skulle Mediatech kunna beskära bilden från trackingdatorn så att man kan ändra zoom och andra parametrar under sändning utan att det syns på sändningen. Vid studiebesöket på IKHP:s elitserietävling fungerade det också precis så, men när jag försökte förklara detta för producenten på 10mila sa han bara: "jag kan inte zooma i den bilden". Resultatet blev att 720p-bildsignalen (som såg väldigt bra ut i mediesystemet) skalades ner brutalt på storbildsskärmarna, och det krävdes en hel del justeringar innan det gick att se något överhuvudtaget på skärmarna. Dessutom såg det förmodligen ganska oprofessionellt ut när jag jobbade med användargränssnittet mitt i live-sändningen. Något att tänka på för kommande tävlingar är att man inte har många sekunder på sig att definiera vilka lag som ska ha GPS när löparna är ute på en kort sträcka. GPS-utlämning/inhämtning (Rikard Imark, TSK) 1. Kändes lite överbemannad (typ en person för mkt), men det berodde kanske på att familjen Cavanagh jobbade hela vägen :-) Gränssnittet för att knyta GPS-enhet till lag/sträcka är i princip textfilsbaserat och kan förbättras så att risken för fel minskar. Lag som ska ha GPS ändras ju från sträcka till sträcka. 3. Löpare glömde ibland lämna tillbaka GPS, speciellt om man gått igenom intervju och smet ut annan väg. En annan placering av utstämpling och GPS-återlämning kanske kan underlätta. Webb-TV (Henrik Persson, TSK) Statistik Qbrick Maximalt antal tittare under sändningen var: 952 stycken Total mängd distribution ( ): 5.89TB* o *Dag 1 = 1,77TB (30% av totala tittarna under helgen) o *Dag 2 = 4,12TB (70% av totala tittarna under helgen) 65

66 o o Sändningen visades i kvalitén 520 kbit varav ca 450 kbit var bild och 70 kbit ljud. Upplösningen var 480 * 272 pixlar. Statistik användare/betalningar hos Payson Kostnaden för att se sändningen var 90 kr Antalet betalande användare: 2919 st o Betalande 2010: 3491 st o Betalande 2009: 3174 st o Betalande 2008: 3622 st (olika avgifter/sändningar) Ekonomi Intäkter via Paysons betaltjänst 2919 betalande á 90 kr ,49 kr Återbetalningar (9 st) kr Till arrangemanget , 49 kr Kostnader Qbrick Fast kostnad: kr Rörlig kostnad: kr Moms: kr Totalt kr Prel netto kr Utrustning, webbsida och teknik Innan tävlingen Leverantören CLT Media med underkontrakterade bröderna Wilsson hade streamingdator med sig. De körde Flash Media Encoder för att ta in den digitala signalen i datorn och göra om den till sändbart format för att skicka upp till Qbricks servrar. Vi ställde in programvaran så att den också sparade ner hela sändningen till hårddisk utöver att den skickade allt till Qbrick. Detta för att kunna lägga ut hela sändingen efter tävlingen. Från Qbrick hade vi tecknat avtal om att använda 3TB data och sedan överskjutande trafik på rörlig kostnad. Qbrick sköter om själva distributionen av videoströmmen. Qbrick kontakter Patrik Töllborg, avtal m.m. - patrik.tollborg@qbrick.com Christina Fox, teknisk kontakt - christina.fox@qbrick.com 66

67 På TC hade vi fyra internetuppkopplingar och valde att använda den snabbaste uppkopplingen (ca mbit/sek) för streamingen. Webb-TV sidan Henrik Persson kodade en helt ny Webb-TV sida att använda för användare och betalning. Tidigare år hade denna tjänst köpts in externt och medfört kostnad men vi gjorde den nu själva. Användarna skapade en egen inloggning och gick sedan vidare med betalning hos Payson. Den tekniska lösningen bygger på att sidan för Webb-TV skickar användarna vidare till Payson där betalning sker och så skickas man från Payson automatiskt tillbaka till Webb- TV. Adressen till sidan var webtv.10mila.se och den flyttades också från 10MILAs huvudserver till en tillfällig server i Amazons moln för att sprida lasten. Så mycket last och trafik genererar inte webbtv för 10MILA men mest för att vara på den säkra sidan. Antalet registrerade användare var ca 3300 men betalande bara 2919 personer. Under tävlingen Registreringen via webbsidan fungerade bra. Enda plumpen är att många råkar skriva in fel mailadress vid registrering så det blir fel inloggningsnamn och en massa mailstudsande. Man ska ha dubbla inmatningsfält för mailadresser för kommande år så att detta problem minimeras. Registreringssidan öppnas på onsdagen och det räcker gott och väl. En del användare hade trots enkelheten i Paysons betalning och tydliga instruktioner på sidan problem med att hitta länkar och förstå hur man betalade. Är man ovan med internetbetalningar uppstår detta problem men vi använde samma typer av nomenklatur som man brukar använda. Några användare fick också något strul med betalningen hos Payson och dirigerades tillbaka till 10MILAs sida som ej betalande trots att de hade betalat. Exakt var problemet ligger har inte gått att utreda. Vid alla tester av 10MILA har betalningarna aldrig strulat, men tydligen så är systemet inte felfritt. De personer som dubbelbetalat eller mailat och sagt att de hade problem med betalningarna fick godkännas manuellt. Detta manuella handpåläggande tar förstås lite tid, men måste göras. Till årets tävling hade också en speciell supportmailadress gjorts i ordning. webtv_support@10mila.se var adressen och dit kom det väldigt många olika frågor. Alltifrån att påståenden som att det inte fungerar och någon som hade problem med bilen och hackande webb-tv. Några användare hade också problem med att komma igång eller inte få sina lösenord att fungera. Då fick man helt enkelt generera ett nytt lösenord till dem så fungerade det. Lösenorden är krypterade när de lagras så det går inte att se en användares lösenord utan 67

68 bara göra ett nytt. Det är svårt att kunna avgöra vad sådana fel exakt beror på. För tekniska problem med själva sändningen hänvisar man till omstart av webbläsare och dator. För betalproblem får man rota djupare i frågan och i de allra flesta fallen löser det sig. På webbtv-sidan fanns det även en hjälpsektion jag tror att flera användare tittade på innan de kontaktade oss på supportadressen. Från ca hade vi ett elavbrott som drabbade streamingdatorn. Det gjorde att webbsändningen helt stannade och fick en hel bunt med mail om detta. Det tog ett tag att starta upp allt igen men när elen kom tillbaka kom sändningen igång snabbt. Vi informerade om elavbrottet både på 10MILA.se och på webbtv-sidan. Resten av tiden flöt sändningen på bra. Sändningen startade ca på lördagen och avslutades ca på söndagen. Efter tävlingen Efter tävlingen har ett antal återbetalningar gjorts på folk som gjort dubbla inbetalningar. Endast en person yrkade på att få tillbaka pengar för sändningen när det var strömavbrott men det betalades aldrig tillbaka. Qbrick hade förordat att vi skulle köpa 3TB data för att förra året användes ungefär 3,5 TB och då var det mer lönsamt att köpa 3TB och lägga till resten på rörlig kostnad. Nu blev den totala datamängden hela 5,89 TB vilket gör att det blir ganska dyrt för den datatrafik som vi inte räknade med. Till 2012 bör man kanske göra upp avtal om att köra 5TB redan från början. På måndagen efter tävlingen publicerade vi även filerna från sändningen som en Torrentfil på Pirate Bay med länkar från både Alternativet.nu och 10MILA.se. Detta var mycket uppskattat och är något som ska göras följande år. Spelar ingen roll att sändningen är i lågupplöst kvalité. Huvudsaken är att den finns tillgänglig. Plus och minus vad kan göras bättre till Enkelt att betala via Payson. Ytterst få av 2900 betalande hade problem. Kanske 1% av användarna. + Avgiften 90 kr var inga problem att betala för 24 timmars orienteringsunderhållning. + Bröderna Wilsson hade full koll på streamingdatorn. + Inga problem med drift förutom vid strömavbrottet. + Snabba svar på supportmailen uppskattades. En person ska vara avsatt för detta. + Att hela sändningen sedan lades ut på nätet. Bra för de som var på plats och inte kunde följa sändningen live. - Fortfarande lite småstrul med en del Payson-betalningar. Inte konstaterat var problemet ligger utan det drabbade ca 25 användare. - Många registrerade sig med fel mailadresser och kunde sedan inte logga in. Förtydliga/dubblera formuläret för mailadress till

69 - Datatrafikmängden blev mycket större än förväntat. Qbricks kalkyler borde varit bättre. Supportmailen Under helgen inkom en hel del mail till webtv_support gällande dels problem, men även en hel del bitska och inte så roliga kommentarer. Henrik Persson svarade på allt nästan med studsande svar. Onlinekontroller Dessa började sättas ut under fredagen. Att lägga ut seriekabel ifrån stämplingsenheterna till samlingsboxarna och sedan vidare till CLT:s master tog betydligt mycket mer tid än planerat. Dessutom visste vi inte alltid var vi skulle koppla in oss då CLT:s utrustning inte var på plats. Här skulle vi tillsammans med dem planerat mer i detalj var och hur vi skulle koppla ihop oss. Batterier till samlingsboxarna sattes ut i nära anslutning till att de första löparna skulle passera respektive kontroll. En tanke för framtiden är att kunna använda batterierna som CLT ändå har ute för sin utrustning. De kan ju även aktivera dessa via ett telefonsamtal! Enheten vi kopplade in oss i kunde cacha upp till cirka 400 stämplingar ifall nätverket skulle försvinna. Stämplingarna gick sedan in i OLA via virtuella serieportar på en dator som var kopplad till både CLT:s nätverk och vårat tävlingsnätverk. Vi skulle haft någon personal som var dedikerad att ha koll på onlinekontrollerna inklusive målkontrollerna under tävlingen. Någon av förvarningskontrollerna strulade mot slutet. Sekretariat (Johan Tallhage, SOL) Gruppen Sekretariatet omfattade - Sekretariat - Incheckning - Utstämpling - Tävlingsexpedition - Röd utgång - Resultatplank - Kartinsamling vid målgång Konstateranden, tyckanden, saker som gjordes bra, kunde gjorts bättre: - Chefen för gruppen bör ha god erfarenhet från OL-tävlingsarrangemang. (Bättre än årets). - Bra att vi var 4 i sekretariatets styrgrupp, helst utsedda ett år i förväg. - Gruppen borde gemensamt gått igenom förra årets erfarenhetsdokumentation. 69

70 - Gruppen måste vara förberedd på att lägga minst 100 arbetstimmar/person exkl tävlingshelgen. Sista veckan innan tävlingen beroende av minst en person på heltid och flera personer tillgängliga samtliga kvällar (hämta och köpa prylar, fixa med pinnar och enheter, lagkuvert mm) - De PM, rutiner och blanketter som producerades av Fanny var mkt värdefulla. Nästa års arrangörer bör få dessa. Finns tillgängliga genom Fanny eller Samuel. - Sekretariatet bör ha mer kunskaper generellt i OLA, inte bara i de rutiner/funktioner man gör när allting funkar. - Sekretariatet alltför beroende av få personers kunskap i OLA. - Sekretariatsboden var alltför mkt soptipp. Förutsättningarna inte klargjorda innan, vilka som skulle vara där och hur mkt plats de behövde. - Bristfälliga genomgångar och schemaläggning INNAN av vad som ska ske EFTER tävlingen, vem som ansvarar för vad (montera ner utrustning, ta hand om utrustning, restkartor, avstämning pengar, arbetsfördelning av efterarbete, utskick kartor etc) - Oklart vem som ansvarade för att lösa problemen (främst resultatutskrifterna) och vad status var. - Oklar rollfördelning mellan info-gänget och tävlingsexpeditionen. - Tydligare styrning och ordergivning vid kris. Det tog två timmar vid konstaterande att person var försvunnen innan personal var färdiga att gå ut på skallgång. - Bättre framförhållning på vilka som skulle ingå i skallgångsgrupp. Bokades upp sista veckan. Tävlingssekretariat (Fanny Deckner, SOL) Slutrapporten för sekretariatet för 10MILA 2011 är upprättad av Fanny Deckner med hjälp och synpunkter från de personer som arbetade i sekretariatet under tävlingsdygnet. Rapporten är uppdelad i utrustning, personal, saker som fungerade bra samt saker som fungerade dåligt. Utrustning I tabellen nedan (tabell 1) listas den utrustning som användes i sekretariatet. I första kolumnen listas den utrustning som fanns på platsen, i efterföljande kolumn den utrustning som verkligen användes och i den tredje kolumnen ges kommentarer till vissa utrustningspunkter. Tabell 1. Utrustning för sekretariatet 10MILA

71 Utrustning på plats 5 st datorer med OLA Utrustning som Kommentar verkligen användes 4 st datorer med OLA 4 st datorer som enbart används i sekretariatet kändes som ett lagom antal datorer. Dessa kunde med fördel ha varit utrustade med internet. Gärna minst en av dessa bör också vara utrustad med office-paketet (Word, Excel, m.m.) 2 st skrivare 2 st skrivare Det verkade dock vara strul med att få båda att fungera (se mer nedan rörande resultatutskrifterna). 2 st skrivare är nog ett bra antal, en som endast skriver ut resultat och en som skriver ut övrigt. 1 låda skrivar-papper (2500 ark) Ca 4000 ark Skrivarpapper fick fyllas på under tävlingens gång på grund av strulet med resultatutskrifter. Det verkliga behovet om resultatutskrifterna fungerat som de skulle är dock inte känt. 1 st loggbok 1 st loggbok I denna loggbok registrerades alla ändringar som gjordes i OLA. Den var värdefull att ha speciellt då det blev mycket problem med SI8-pinnarna (se mer info om detta nedan) 3 bord (två med datorer och ett med skrivarna) Alla användes Det bör finnas plats för samtliga datorer samt gärna lite utrymme att placera papper och pärmar. Det efterfrågades mer arbetsytor kring datorerna. 4 stolar 4 stolar 1 sträcktidsskrivare 1 sträcktidsskrivare Denna användes flitigt då det dök upp frågetecken rörande stämplingar, SI-pinnar m.m. 1 uppsättning med samtliga kartor 1 uppsättning med samtliga kartor Dessa användes också en hel del för att bland annat kontrollera eventuella felstämplingar. 10 st pärmar 2 st pärmar En pärm användes till lagändringsblanketter och en pärm användes till papper rörande hyrpinnarna. 10 st pennor 5 st pennor Pennor används och kommer lätt bort, varför det är bättre att ha för många. 2 st hålslag 1 st hålslag Användes främst för att göra hål i 71

72 4 st skrivblock 1 st skrivblock lagändringsblanketter. Personal Sekretariatet var under tävlingsdygnet bemannat enligt tabell 2. Tabell 2. Bemanning i sekretariatet under 10MILA Sekretariat Ansvarig: Fanny Deckner fredag lördag kl kl kl kl kl Fanny Deckner Fanny Deckner Gunnar Johansson Fanny Deckner Björn Lönne Edvin Lindmark Monika Larsson Björn Lönne Gunnar Johansson Anders Friström Edvin Lindmark Anders Friström Katarina Sahlsten Gunnar Johansson Fanny Deckner Edvin Lindmark söndag kl kl kl kl kl Lars Segerman Katarina Sahlsten Gunnar Johansson Björn Lönne Fanny Deckner Edvin Lindmark Björn Lönne Björn Lönne Edvin Lindmark Catarina Rolén Katarina Sahlsten Gunnar Johansson Edvin Lindmark Fanny Deckner Fanny Deckner Anders Friström Personalbemanningen bedöms ha varit tillräcklig hela tiden. Bedömningen är att ingen kunde ha tagits bort även om det var lugnt för vissa personer vissa tider så är det svårt att veta när det kommer in saker som behöver behandlas. Saker som fungerade bra Nedan listas några olika funktioner och arbetsmoment som fungerade bra i sekretariatet under 10MILA Till varje rubrik finns en kort beskrivande text av vad som fungerade bra och varför. Ändra laguppställningar Lagändringblanketterna för lag som ej hunnit ändra laguppställningen på internet lämnades in i tävlingsexpeditionen varifrån de sedan lämnades vidare till sekretariatet. Därefter utfördes ändringen i OLA under funktionen ändra laguppställning. När laguppställningen var ändrad signerades blanketten och sattes in i en pärm. Hela denna arbetsgång fungerade smidigt och i stort sätt utan några som helst problem. Den enda egenheten var att för att ändringen skulle tas i OLA var man tvungen att byta rad, inte bara trycka på spara. För att underlätta hantering för samtliga inblandade bör utskrivna blanketter användas i så stor mån som möjligt, exempelvis för lagändringar, uthyrning av SI-pinnar m.m. Det möjliggör att rätt information fås in och sparas till efterarbetet. För att ytterliggare underlätta arbetet bör dessa blanketter vara utskrivna på hålat papper för att undvika momentet med hålslagning. 72

73 Samarbetet med kartplanket Samarbetet med kartplanket (IFK Enskede) fungerade utmärkt i samband med starter, omstarter och i de fall då vi hade frågor under tävlingens gång. Efter varje start lämnade de en lista på lag som ej startat och efter varje omstart lämnades en lista på lag som omstartat samt lag som ej startat vid omstarten. Dessa listor var enkla att förstå och föra in i OLA. OLA-systemet i stort Visst innehöll systemet en del mindre buggar men på det stora hela fungerade OLA mycket bra för ändamålet. I framtiden kan layout och funktioner göras ännu enklare och användarvänliga och buggar rättas till, men i stort fungerade systemet bra. Exempel på funktioner som fungerade bra; godkänna löpare med SI8-pinnar, ändra laguppställning, felande löpare samt lägga in ej start. Saker som fungerade mindre bra Nedan listas några olika funktioner och arbetsmoment som fungerade dåligt eller mindre bra i sekretariatet under 10MILA Till varje rubrik finns en kort beskrivande text av vad som fungerade dåligt och eventuellt varför. Resultatutskrifter Utskriften av resultat fungerade dåligt eller inte alls under hela tävlingen. Tanken var att resultaten kontinuerligt skulle skrivas ut var 15:e minut och då endast skriva ut de sidor som förändrats sedan senaste utskriften. De kontinuerliga utskrifterna kom aldrig igång ordentligt utan resultat skrevs ut på lite olika sätt under tävlingens gång. Dessutom blev det problem i samband med månadsskiftet natten mellan lördagen och söndagen. Detta ledde till att en hel del lag fick negativa tider i resultaten, vilket var tvunget att hanteras manuellt. Även vid omstarterna så dröjde det ett tag innan lagen fick korrekta tider. För att undvika liknande problem i framtiden bör resultathanteringen vara väl testad innan tävlingen. Sedan bör en skrivare allokeras för endast utskrift av resultat till resultatplanket och inget annat bör skrivas ut på den skrivaren. Eventuellt ska också en dator allokeras till detta, denna dator ska då inte användas till något annat än att skriva ut resultat och det ska då vara den enda datorn som är kopplas till resultatskrivaren. På det stora hela kan vi säga att resultathanteringen och utskriften av resultat ej var tillräckligt testad och planerad i förväg, vilket ledde till att de problem som dök upp under tävlingsdygnet, med den stress som då finns, tog lång tid att lösa eller inte löstes alls. 73

74 SI8-pinnar Att SI8-pinnar överhuvudtaget existerade var det ingen i sekretariatet som visste och att de då inte heller fungerade i OLA var väl ingen överraskning. Löpare med SI8-pinnar lyckades checka in i incheckningen utan problem, men när de sedan kom till utläsningen efter loppet syntes inte en enda stämpel i OLA. Detta löstes på bästa sätt under tävlingens gång med hjälp av sträcktidsskrivaren och manuell stämpelkontroll och sedan manuell godkänning i OLA. För att undvika dessa problem i framtiden bör beredskap finnas för samtliga SI-pinnar som finns på marknaden i hela världen. I möjligaste mån bör dessa fungera i OLA, men i de fall då de inte gör det bör en rutin finnas för hur dessa hanteras. En annan lösning är att tydligt skriva i både inbjudan och PM vilka pinnar som är tillåtna (nu stod det bara i inbjudan) så får löpare som kommer med ej tillåtna pinnar hyra pinnar. Kommunikation i förhand med exempelvis speaker och press/vip Under tävlingens gång kom personal från speaker och press/vip flertalet gånger till sekretariatet då de var i behov av främst start- och resultatlistor. Detta behov hade fallit mellan stolarna och när de nu kom under tävlingens gång och ville ha start- och resultatlistor på en gång var det svårt för sekretariatet att producera dessa. Det skulle ha funnits en dialog på förhand med ungefär vad de skulle vilja ha utskrivet under tävlingens gång. På så sätt kunde rutiner för detta ha tagits fram och sekretariatspersonalen utbildats i att få fram snygga och funktionella start- och resultatlistor som passade för ändamålet. För att underlätta detta behov ytterligare skulle åtminstone en av sekretariatsdatorer, helst alla, ha haft internetanslutning för att möjliggöra för exempelvis utskrifter från hemsidan. Småbuggar i OLA-systemet Systemet innehöll en del småbuggar. Exempel på funktioner som fungerade dåligt; koppla oparade brickor (det verkade som om man var tvungen att gå in och koppla brickorna två gånger för att de verkligen skulle kopplas), fönster som låste sig samt att gafflingsalternativet för de som omstartade ändrades under ändra uppgifter för deltagare men ej under felande löpare. Vidare så fanns det även problem vid lagändringar; för att ändringen skulle ta var man tvungen att byta rad, inte bara trycka på spara. Dessa småbuggar bör rättas till eller i alla fall vara kända innan systemet används för en stor stafett igen. Rörigt i sekretariatsboden Vissa delar av natten blev det lite väl mycket av en tv-studio inne i sekretariatsboden. Detta ledde till att de två viktiga sysslorna sekretariatsarbete och felsökning i OLA kom i kläm. Efterhand som folk blev trötta blev webbsändningar och diskussioner kring dessa 74

75 viktigare. För att undvika liknande problem i framtiden skulle två separata bodar kunna användas istället för en stor. Då skulle rena sekretariatssysslor kunna utföras i en bod och onlinebevakning och övrig teknikhantering utföras i den andra boden. Sedan kan påpekas att en stor del av utrymmet inne i sekretariatsboden användes som upplagsyta för diverse mer eller mindre viktiga prylar. Denna förvaring kunde ha funnits på något annat ställe för att frigöra utrymme inne i boden och på så sätt skapa en trevligare arbetsmiljö med fler arbetsytor. Incheckning /utcheckning (Edvin Lindmark, SOL) - Vi hade överdimensionerat antalet datorer/stationer, vi hade 10 incheckning och 4 utcheckning och använde som mest 8 incheckning och 2 utcheckning. - Arbetspassen var för långa, både med hänsyn till kyla under natten och koncentration. Max 2 timmar borde varit mer rimligt. - Utbildningen innan i OLA av alla som skulle arbeta vid incheckning/utcheckning var avgörande för att det fungerade så bra. Röd utgång (Edvin Lindmark, SOL) - Vi hade väldigt bra funktionärer där, var viktigt med lugna personer för de som kom dit var i vissa fall väldigt förkrossade och ledsna. - Viktigt med den utbildning vi hade innan för de som skulle sitta vid Röd utgång - Hade räckt med en person i röd utgång, två personer var oftast överdimensionerat Nummerlappar Vi använde SportIdent som leverantörer av nummerlappar. Nummerlapparna togs fram under våren. Funkade utmärkt, vi fick pdf-er med utkast ifrån Gunnar Larsson som vi kunde kontrollera och testa streckkoden mot. När vi godkänt dem så trycktes de på bara några dagar. SportIdentutrustning Vi hyrde stämplingsenheter (BSF7) 270 stycken, Masterenheter (BSM7) 55 stycken, samlingsboxar 8 stycken, seriekablar av blandade längder samt SportIdentpinnar modell SI-5 och SI-6 drygt 2000 stycken ifrån SportIdent. De kontrollerade även de enheter vi skulle använda ifrån klubbar (SOL, TSK och Tumba). Den hyrda sportidentutrustningen skulle vi ha fått senast onsdag innan tävlingen. Vi fick 75 % onsdag eftermiddag, resten fick vi hämta torsdag eftermiddag, vilket gjorde att vi vart lite försenade med programmeringen av allt. Det visade sig även att vi hade problem att kommunicera med 3-4 masterenheter (minst 1 hade dåligt batteri, andra hade gissningsvis kabelbrott, IKHP hade enligt hörsägen haft samma strul helgen innan) och vi fick då hastigt låna in ytterligare ifrån grannklubbar. 75

76 Ytterligare 4 samlingsboxar hyrdes in ifrån Linköpings OK (dessa hade fastnat på posten efter SM på Gotland, hämtades med bil på torsdagen). Hade något problem i samband med att jag kopplade in 4:a masterenheter i dessa, då slutade den sista masterenheten funka, den reagerade inte på stämplingar alls. LOK hade aldrig varit med om något liknande. Kan eventuellt haft med batteri att göra, men är inte säker. Fick det dock att fungera i skogen när det väl gällde. SI-Enheter (Planerat): Leverantör BSM7 BSM7- USB BSF7 BSF8 SportIdent StOF SOL TSK Tumba Enskede 2 Totalt BSM 78 BSF 545 Vi hade räknat lite för snålt på masterenheter, hade inte tagit höjd för att de inte skulle fungera. SI-Enheter (Behov) Tävling Uppgift BSM7 BSM7- USB BSF[7,8] Öppen Tävling Anmälan 2 Öppen Tävling Avläsning 2 Öppen Tävling Kontroller 51 Öppen Tävling Töm 2 Öppen Tävling Check 2 Öppen Tävling Start 2 Öppen Mål 2 76

77 Tävling Kavle Incheckning 8 Kavle Avläsning 4 Kavle Avläsning vid mållinje 1 Kavle Röd utgång 2 Kavle Töm 10 Kavle Kiosk 4 Kavle Sekretariat 2 Kavle Målstämpling 5 Kavle Radiokontroller 48 Kavle Kontroller 410 Kavle Resever i skogen 11 Kavle Nollning i skogen 11 Kavle Reserver TC Totalt BSM 78 BSF I skogen behövde ingen enhet bytas under tävling. 1 enhet beslutades att bytas ut direkt i anslutning till utsättning pga dåligt ljud. SI-Programmering Påbörjades direkt under onsdag eftermiddag när vi fick tillgång till enheterna. SportIdent programvara SI-Config användes. Enheterna programmerades i de grupper utsättarna skulle ha dem. Man kan i SI-Config använda sig av en text-fil för att få rätt kodsiffra, men det går inte ha samma kodsiffra mer än en gång. Efter varje grupp stämplade vi igenom alla enheter och verifierade kodsiffror/klocka vid avläsning mot utsättningslistorna. Alla enheter märktes med en etikett med kodsiffran på undersidan, enheter med samma kodsiffra knöts ihop, samt alla för samma utsättningsbana packades i en kasse. På torsdag eftermiddag programmerades alla vanliga kontroller klart och lämnades över till Skogen. De sista online-kontrollerna programmerades klart på fredag förmiddag. Sedan började de genast sättas ut. Online-enheterna programmeras med autosend, 4800 bps. Observera ett extended protocol ej fungerar tillsammans med samlingsboxarna. Avläsningsenheterna programmeras med extended protocol för att hantera SI-9. Satte hastigheten på dessa till bps. Fick även sätta autosend av någon anledning för att kunna läsa av SI-9. Återställning av SI-utrustning Detta var hade vi inga riktiga rutiner för. Alla var trötta efter helgen men allt skulle tillbaka till SportIdent, StOF och klubbarna de närmsta dagarna. Alla enheter kom visserligen in ifrån skogen men vi prickade inte av dem innan vi plockat bort etiketterna. Sedan råkade någon enhet hamna i någon skrivarväska och fick eftersöktas ett tag. Med hjälp av loggarna som 77

78 skrivs av SI-Config kan man ganska enkelt se vilka enheter som programmerats och hur. På detta sätt kunde vi reda ut vilken enhet vi saknade. Alla dök till sist upp. VIP/Press/Speaker-resultat Detta var något vi inte hade tänkt på under planeringen. Det skulle planerats tillsammans med dessa grupper vad och när de ville ha ut olika listor. Nu fick det lösas ad-hoc, mellan andra uppgifter. Rättningar efter tävling Även detta borde förberetts bättre, dock är det svårt att veta vad man ska förbereda sig på. Framförallt när vi använde ett nytt tävlingsadministrationssystem. Mycket av de rättningar vi fick göra berodde främst på missarna med nolltiden och månadsskiftet samt SI-8. Annars borde rättningarna främst bestå i att se till att ingen är kvar i skogen eller som preliminär samt att sätta Ej start på de som ej startat. Mycket av detta kan göras kontinuerligt under tävlingen. Min förhoppning är att kommande arrangörer kan presentera slutgiltiga resultatlistor i samband med att protesttiden går ut. Brickuthyrningen Vi hade inte full koll på vilka SI-Brickor vi hade hyrt ut och till vem, vilket medförde att vi hade lite svårt att säkerställa var några brickor försvunnit. Det mesta löste sig tillslut ändå, men vi kunde haft bättre rutiner för detta, framför allt de brickor vi hyrde ut akut under tävlingen. Utrustning (Anders Johansson) Förvarningsskärmarna Min känsla var att förvarningsskärmarna vad uppskattade av löparna och fungerade klockrent under natten. Det kom dock under herrkaveln in (upprörda) åsikter om att det var en stor nackdel att förvarningen visades endast in mot växlingsfållan. Eftersom vi heller inte hade någon förvarningsröst innebar detta (till vissa lagledares förskräckelse) att lagledarna inte fick motsvarande information kring förvarningarna. Det här är kanske något att ta med till kommande arrangemang som tänker sig liknande lösningar. Elinstallationer för nätverk och datorer Trots att de mesta av behovet av ström på olika platser för nätverk och datorer hade annonserats i förväg blev det här under uppbyggnaden lite av en trång sektor, eftersom bemanningen kring el inte var överdimensionerad (...) och systemet inte kunde sättas upp och testas fullt utan innan elen fanns på plats. Något som man kan tänka på att stämma av ett par 78

79 extra gånger inför att systemet skall sättas upp. Det var också i viss mån en stund en öppen fråga vem som stod för att strömmen kom ända fram till datorer etc (skarvsladdar och grenkontakter mm). Testkörning "på plats" Något som var mycket bra (eller ännu bättre) var att vi beslutade oss för att sätta ut all utrustning inklusive alla datorer redan kvällen innan, även om vi sedan plockade in den igen. Genom att göra det lade vi märke till olika saker som fattades (strömadaptrar, grenkontakter mm) som alla tog en viss tid att få på plats. Det hade blivit mycket tajt om vi hade haft det att rodda i på morgonen på tävlingsdagen. Något som vi dock missade på kvällen innan var att testa även då något går snett. På morgonen på tävlingsdagen blev vi därför varse att en av UPSerna var felinställd vilket gjorde att den inte gjorde vad den borde vid det strömavbrott som skedde då. Att mer testning även av de olika funktionerna som tex onlineresultaten hade varit bra är ju också en lätt slutsats att dra såhär i efterhand (precis som Ricke var inne på). Vakthållning av TC. Jag kände en viss oro då jag fick reda på att Björne ensam skulle sköta vakthållningen under sista natten inför tävlingen. Jag upplevde det lite godtroget att förvara utrustning för X* kr på ett fält där också flera leverantörer litade på våran "nattbevakning". Det gick ju fint den här gången, men min känsla är att man kunde ha vaknat upp till en obehaglig överraskning. Självklart inte en lätt sak att lösa dock. Internetuppkopplingar Internetuppkopplingarna gjordes via boende i Riksten. Vi gick ut med förfrågan om någon ville ställa upp och låna ut sin uppkoppling. Vi uppgraderade sedan deras uppkopplingar. Internet 1 - trådlöst ca 70 mbit Web-TV, onlineresultat, kortbetalningar, speakerljud samt efter herrarnas målgång halva pressnätet Har ingen uppgift på hur mycket som användes, kanske mbit som max Internet 2 - trådlöst ca 10 mbit Press och VIP Bandbredden tog slut på söndagsmorgonen så vi satte även att pressen körde på internet 1. Alltså 10mbit. Internet 3-3G-nätet ca 3 mbit (länk 4 i bilden) Användes ej annat än ping-trafik Internet 4 - trådbunden ca 5 mbit (länk 1 i bilden) 79

80 Till en början kortbetalning och speakerljudet men vi flyttade över de tjänsterna på kvällen eftersom linans utrustning behövde batteribyte som sedan strulade Nätverksdragninig Kabelperspektivet kan kanske komma med i TC-planeringen på ett bättre sätt. Mycket kabel blev det. Vi hade från börjat tänkt på detta till viss del, vi planerade in allt centrala, dvs sekretariat, in/utcheckning, röd utgång, servrar och utskrifter på ett och samma ställe för att slippa långa nätverkskablar för dessa funktioner. Tyvärr blev det ju sedan ganska långt till speaker, internet, öppna banor, men det var tryggt att ha det tävlingsmässiga centrerat. Det kan vara värt att be kommande arrangör, 10-milaföreningen eller SOFT att fundera på vad man kan vinna med trådlöst LAN och vad som krävs för ett standard upplägg för det. Vi lade mycket tid på kabeldragning och dessutom väldigt nära tävlingen. Det slet kanske ut några av er som slet mest, redan innan första start? 80

81 Datorer Vad Antal SI-nheter Anmärkning Mål Dator 1 JA Utstämpling tätlag Incheckning/ Utstämpling Dator 12 JA Kiosker Bildskärmar 8 Datorer 8 JA 4:a med SI-enhet, 4:a med numeriskt tangentbord Siffertangentbord 4 Röd utgång Dator 2 JA Saknade SI-enheter Sekretariat Dator 5 JA Minst 2 med SI-enhet Förvarning i växlingsfållan Bildskärmar 3 32 tum Dator 3 En dator med dubbla nätverkskort, ansluts mot Online registrering (CLT) Dator 1 vårat nätverk samt till CLT:s "radionät". Online registrering (Tråd) Dator 1 Serieport för samlingsbox Online registrering (Seriekabel) Dator 1 Serieport Online registrering mål Dator 1 JA Fållaräknare Dator 1 Serieport för modem Speaker Dator 4 Öppen tävling Dator 3 Servrar Server 4 2 OLA servrar + 2 MySQL-servrar. Behöver ingen större kapacitet. Servrar och switchar hade UPS:er kopplade till sig för att klara ett kortare avbrott. Reservelverk fanns på TC om det skulle behövas. Incheckning/Avläsning sköttes av bärbara datorer med bra batterier. Den ena OLA-servern användes av Incheckning, Avläsning, Röd utgång, Sekretariat. Den andra OLA-servern användes av Speaker, Kiosk och Förvarning. Bägge OLA-servrarna 81

82 82 samt grafik-datorn anslöt mot samma MySQL-server. Den andra MySQL-servern var en replikerad kopia. På detta vis hade vi god redundans ifall något problem skulle uppstå. Servrarna stod i sekretariatsboden i direkt anslutning till incheckning/avläsning så vi hade inga långa nätverkskopplingar för dessa centrala tjänster.

83 Tävlingsstatistik Klass Sträcka Ej start Godkända Felstämplade Diskvalificerade Totalt Damer Damer Damer Damer Damer Herrar Herrar Herrar Herrar Herrar Herrar Herrar Herrar Herrar Herrar Ungdom Ungdom Ungdom Ungdom Totalt: Totalt kom 249, 314 respektive 295 lag i ungdoms-, dam- respektive herrklassen i mål som godkända. Det var 16 lag som inte alls startade, varav 9 lag i ungdomsklassen. Totalt 174 löpare som inte startade. 3 löpare satta som diskvalificerade, varav en löpare i damklassen som gick och målstämplade efter växling, två löpare i herrklassen sprang utan att checka ut i samband med omstarten (laget var sedan tidigare ej godkänt). 40 löpare använde sig av SI-8 brickor SI-pinnar hade bokats innan tävlingen. Dagarna innan tävlingen hörde många klubbar av sig och behövde hyra fler SI-Pinnar. Totalt hyrde vi ut 1690 pinnar (både SI-5 och SI-6). I praktiken användes cirka 1500 av dessa. Gissar att en del inte startade samt att en del klubbar hyrde till hela laget men att en del löpare hade med egen pinne ändå. Knappt 10 av hyrpinnarna försvann under tävlingen och fakturerades klubbarna. 83

84 En liten applikation för att registrera hyrpinnar på ett lagnummer genom att stämpla dem vore önskvärt. Ej godkända Totalt 119 löpare ej godkända, sistasträckorna är överrepresenterade, samt den raka långa natten där flertalet bröt. I ungdomsklassen var det 32 löpare som inte var godkända, varav 11 saknade stämpel (ingen kontroll utmärkte sig), 10 hade stämplat fel (3 löpare har stämplat fel på samma kontroll, 31 istället för 36), 7 verkar ha brutit, 3 verkar ha sprungit med karta ifrån tidigare sträcka och 1 saknar stämpel samt har stämplat fel. I damklassen var det 18 löpare som inte var godkända, varav 8 saknar minst en stämpel, 3 har klivit av vi samernas varvning på sträcka 5, 2 har sprungit med fel karta, 2 har brutit, 1 har stämplat fel (31/26), 1 saknar måltid och följaktligen saknar 1 starttid. I herrklassen var det 68 löpare som inte var godkända, varav 32 bröt, 18 felstämplade (flertalet mellan 115 och 40), 12 saknar minst en stämpel, 4 tog fel karta i omstarten och 2 saknade starttid pga förra sträckan hade brutit och inte målstämplat. Sammanfattningsvis kan sägas att fortfarande är det lite onödigt många som stämplar för snabbt, totalt saknade 31 löpare minst en stämpel, kan ju även bero på att de inte hittat kontrollen. Felstämplingarna gjordes främst på slutberget där 31 och 36 samt 115 och 40 förväxlades. Omstart 263, 311 respektive 126 lag i ungdoms-, dam- respektive herrklassen klarade sig undan omstarten. Klass/Sträcka Ungdom 12 Ungdom, Sträcka 4 12 Damer 21 Damer, Sträcka 4 1 Damer, Sträcka 5 20 Herrar 450 Herrar, Sträcka 5 6 Herrar, Sträcka 6 10 Herrar, Sträcka 7 29 Herrar, Sträcka 8 57 Herrar, Sträcka Herrar, Sträcka Antal omstartande löpare 84

85 Onlineresultat Vi hade två sätt att presentera resultat live under tävlingen. Dels SmartPhone-apparna (Android och iphone) samt på webben. Tyvärr fick vi inte igång detta som tänkt förrän till Herrkaveln. Tanken var att vi skulle replikera ut en databas till både SmartPhone-servern (mobile.10mila.se) och sedan även till Webbresultat-servern (resultat.10mila.se). Eftersom vi körde tävlingen på lokala IP-adresser var vi tvungna att tunnla ut replikeringen och detta skulle göras genom en SSH-tunnel. Detta testades att det fungerade veckan innan, men väl på TC fick vi inte igång trafiken genom tunneln till den server vi skulle använda oss av. Vi fick under damtävlingen upp en annan linux-server mot vilken vi fick igång tunnel-trafiken och kunde replikera ut databasen. Applikationerna körde sedan mot denna databas. Varför inte tunnlandet fungerade mot första servern vet jag inte. Det hade som sagts testats tidigare. Webbresultat Vi ville skapa en sökbar liveresultatlösning där man kunde följa ett lag alternativt se resultatlistor för en vald kontroll/sträcka. Tobias Hultqvist, TSK, tog fram en phpapplikation för detta under våren. Den skulle under tävlingen köras i Amazons moln. Vi märkte när vi lasttestade på slutet att det blev trögt, men hoppades att det skulle fungera bättre i molnet med bättre hårdvara. Vi hade inte heller tid att göra något annat i detta skede. I samband med herrarnas start och målgång blev belastningen alldeles för hör. Strax innan midnatt hade vi cirka 37 requests per sekund till resultat.10mila.se. Varje request resulterade i ett antal SQL-frågor mot databasen, vilket gjorde att MySQL-databasen gick på knäna vid dessa tidpunkter. Vi försökte trimma cache mm så gott vi kunde på både MySQL och Apache-servern. Det pågår arbeten/diskussioner inom orienteringssverige för att skapa nya resultattjänster. Personligen skulle jag kunna tänka mig Tobias webbgränssnitt men att byta ut datalager och istället gå mot webbservisarna som smartphone-apparna använde. Detta tror jag skulle kunna skala bra. Smartphone-appar Ganska tidigt väcktes idén om en resultat-app för Android som skulle kunna presentera motsvarande data som kiosken visar (vi hade tidigare funderat på SMS). Jag fick möjlighet att lägga lite tid på jobbet för detta ändamål och plockade fram en prototyp. Ari Sahlsten, triggade på detta och fick sitt företag att plocka fram motsvarande iphone-app. I OLA-server lade jag till webbservicar för att leverera dessa resultat, dels för ett lag men sedan även för en kontrollpunkt. Server-delen bygger på precis samma komponenter som Kiosken använder. Denna server kördes under tävlingen på mitt kontor och använde samma databas som Webbresultaten, men då OLA-servern håller alla resultat i minnet och 85

86 86 bara ställer en fråga till databasen max 1 gång i sekunden för att hitta nya resultat så blir belastningen knappt märkbar. Klarade lastteser på flera hundra requests i sekunden. Cirka 1500 nedladdningar av ios-appen och knappt 1000 nedladdningar av Androidappen gjordes.

87 9.Logistik & Stöd Inledning och organisation Uppdraget för avdelningen Logistik och stöd var att planera och genomföra de olika stödprocesserna kring själva tävlingen. Ansvaret omfattade trafik/parkering, logi/arenalogi, information, evenemang, sjukvård och personalförsörjning. Under hösten 2009 byggde vi upp strukturen för arbetet, rekryterade chefer för de sex olika ansvarsområdena samt skriva en funktionsbeskrivning. Organisationsschemat syns nedan och funktionsbeskrivningen bifogas i slutet av dokumentet. LOGISTIK & STÖD Lina Karlberg Finn Karlsson Evenemangschef Pia-Lena Putkonen Informationschef Lennart Agén Logichef Lars Sjöberg Trafikchef Leif Tynong Sjukvår dschef Roland Persson Personal försörjning Kerstin Imark Linnea Carlsson VIP-chef Julia Hadmark Ceremo nichef Jenny Aasa Skylt- Samord nare Göran Eklund Press & Media Maria Bratt Webb Henrik Persson Sanna Batz Skollogi Lena Sundqvist Arenalog i Lars Sjöberg Parkeringschef Jan Truedson Sjukvård skogen Anna Perneby Patrik Blomdahl Sjukvård TC Maria Ställberg 87

88 1. Evenemang 1.1 Ceremoni Förberedelsearbetet -hur var det upplagt? Agendadrivna möten med kärntruppen med jämna mellanrum Telefon/mail vid förfrågningar till utomstående personer Möte med styrelsemedelem från 10mila-föreningen för att klargöra detaljer till uppdraget. Statistikuppgifter (tex. antal logibokningar, antal sjukvårdsfall, antal bussar, antal VIP, antal press osv) Utrustning - vilken utrustning använde ni? Var det något ni saknade? Var det något som var onödigt? Problem som dök upp längs vägen. Hur löstes de? Framgångar - vad gick bra, och varför? Bra teamwork ger bra resultat Alla inom kärntruppen hade koll på alla moment, gick igenom exakt tidsschema för tävlingsdagarna --> kunde täcka upp för varandra om det krävdes. Alla hade sitt ansvarsområde under dagarna, sprang inte på samma boll Vad skulle ni göra annorlunda om ni skulle göra det igen? Viktigt att tänka på för kommande arrangör? Se nedan Priser Plaketter och trätavlor (10 bästa lagen) beställs i februari Träbudkavlar (1 per lag) beställs när man vet antal deltagande lag, alternativ schablonantal Övriga priser, sponsrade 88

89 Tips Författare av budskap knuten till bygden på något sätt gör det mer personligt. Beställa fler tackbuketter än vad man tror ska gå åt, kan dyka upp överraskningar som kräver överlämning av bukett. Vid prisutdelningen är det smidigt om 1-2 pers langar priser till de som hjälper till med utdelningen (2-3 ungdomar) samt 1 pers som ser till att pristagande lagen är på plats. Back-uper för alla moment viktigt! Var ute i god tid vid bokningar och beställningar. Ungdomstält populärt Scen uppträdande, nytt för i år, uppskattat 1.2 VIP Förberedelsearbetet -hur var det upplagt? Agendadrivna möten med kärntruppen med jämna mellanrum Telefon/mail vid förfrågningar till utomstående personer Möte med styrelsemedelem från 10mila-föreningen för att klargöra detaljer till uppdraget. Statistikuppgifter Anmälda VIP: 120 st Anmälda VIPmiddagen: 50 st Några dök inte upp och några ytterligare kom till så min uppskattning är att antalet stämde. Utrustning - vilken utrustning använde ni? Var det något ni saknade? Var det något som var onödigt? 89

90 Utrustningsmässigt så var det bra planerat även om det hade varit lyxigt med en kraftigare värmefläkt. Vi fick aldrig datorn i VIP-tältet inkopplad med den var ingen som saknade den vad vi märkte. Det var lagom tilltaget med bord, stolar etc. Tältet var fantastiskt! Bra med golv, riktiga lampkronor och glasväggar mot TC. Problem som dök upp längs vägen. Hur löstes de? Med hjälp av övriga i organisationen så gick alla problem att lösa efter hand. Bra att ha alla man ev. kunde behöva komma kontakt med på en lapp med sig samt mobilen vart man än gick så löstes problemen enkelt. 2. Information 2.2 Press Antal besökande i presstältet (ackrediterade) : 106 st varav 14 nya under 10mila, 19st ackrediterade som aldrig dök upp. Totalt ackrediterade var med de som kom till samma dag : 125 st. Ackrediteringen stängdes 5 dagar innan 10mila. Som mest var ca 30 laptops igång samtidgt - det blev lite trångt stundvis... Åtgång Matbiljetter till press: 99st (funktionärsbiljetter) Kvar funktonärsbiljetter till funktonärer VIP & Press: (vet ej hur många jag fick från början): Kaffe 25 st Mat: : 14st Reflexvästar kvar i obruten förpackning: 5 st Synpunkter från oss i personalen: Mackor i presstältet vore önskvärt värme som räcker hela natten/morgonen. Det blev kallt frammåt småtimmarna när gasolen började ta slut Presstipset hade kunnat hanteras bättre av oss, men samtidigt verkar det inte röna något större intresse bland pressfolk. Endast en person lämnade in tips. 90

91 Fungerade mycket bra m Åsa som skribent och vi fick ut kort referat m bilder inom 1 timme efter målgång i alla stafetter på både svenska och engelska både på webben och per mail till ackrediterade journalister. Vi borde ha haft koll på press/fotograf-fållan i mål innan tävlingen och haft beslut att det var OK att fotografera vid sista kontrollen också innan. Nu togs beslut tillsammans m Björn Axelsson under ungdomstävlingen. Problemen med online-resultat drabbade Press då vi fick förlita oss på detta. Planen var att ha OLA även i presstältet, men pga problem med IT i sekretariatet under fredagen hanns det inte med att få igång OLA i presstältet. Vi hade 2 lånedatorer och 2 printrat, ingen kopiator. Även anvisning för printrarna borde ha varit tillgänglig innan tävlingen. WLAN i presstältet fungerade mestadels OK - det var några tillfälliga stopp. Vi drabbades även av strömavbrott liksom hela 10mila gjorde en stund. förslag på förbättringar runt IT fö: Ackrediterings-forumläret - ta hänsyn till att ett mediaföretag kan vilja anmäla flera personer och ta upp samligas namn och /tel mm. Idag fångas endast en persons uppgifter / inmatning vilken kan avspegla flera personer. Ta bort distriktsuppgifterna - såvida det inte kommer stöd för distriktsresultat. Fanns ej iår. Ta fram möjligheter att ta fram resultat per land - detta ville flera norrmän ha. Nu skickades excel-ark m samtliga resultat till ett par av dessa i efterskott så att de kan sortera resultaten som de vill. Synpunkter som inkommet spontant: Tack från många jounalister innan de lämnade tältet. Fick 2 st O-boken, en svensk och en norsk i present av två journalister. Tack-mail från ett antal efter 10mila. Förfågan om resultat per mail och telefon, främst söndag em/kväll då våra online-resultat ej var kompletta. Mindre bra... synpunkter från SOFT via Annichen: Vad gäller synpunkter på arrangemanget på plats så var det i första hand problemen med resultatservice.vi hörde också någon av mediarepresentanterna som ville ha material på papper, inte bara digitalt.när det gäller fotokontrollerna så upplevde vi att det var dålig planering. Pressen vill fota där det är fint i skogen och helst vid en kontroll. Nu löste man det ändå, men det var inte planerat för detta i förväg. Utbudet på mat i VIP/presstältet tyckte vi var för smalt. Det är helt OK att ta betalt för 91

92 maten men den ska finnas tillgänglig i presstältet. Gärna riktigt mat och mackor att köpa. Någon arrangör hade förra året fryst färdigmat och en micro, det funkade toppenbra. för kallt i tältet Enl SOFTs press-service (retriever) fick 10mila följande utrymme i media: st artiklar el likn st st st st st Värt att notera speciellt var ju utrymmet i radio och TV med bla reportage i lilla sportspegeln måndag kväll. Mycket kul! 2.3 Skyltar samt annat grafiskt material SKYLTBEHOVSFÖRFRÅGAN Som skyltansvarig för 10MILA 2011 gick strax efter nyår ut till områdesansvariga med förfrågan om skyltbehov till tävlingen. Så här skrev jag: Hej alla 10MILA-ansvariga! För att planera och producera skyltar till 10MILA 2011 så vill jag redan nu informera om följande: - Inventera ditt ansvarsområdes skyltbehov så noggrant som möjligt - ta hjälp av dina medarbetare. - Skriv ett worddokument med dina skylttextmanus spalta upp så tydligt som möjligt ange om möjligt önskad storlek. 92

93 - Börja redan nu med ett utkast så kan du komplettera upp vartefter du kommer på fler skyltbehov. - Ett första manusstopp är sista februari, sen kan vi komplettera upp vartefter nya behov uppkommer... - Skyltar kommer att printas på wellplast (lätta/stadiga/lätta att sätta upp/vattenfasta) samma typ av skyltar som mäklarna avvänder sig av, har du andra ideér/behov, hör av dig! - Maila skylttextmanus i word till mig. ÖVERSÄTTNING Översättningen av skyltarna glömde först bort, skyltarna skulle ju vara på Svenska, Finska och Engelska vi löste det efterhand, en del områdeschefer fixade det själva en del fick jag ordna.. Det ska såklart var klart innan vad som ska vara översatt och översättare ska vara tillfrågade. Översättare ska även vara tillgängliga närmare tävling då ströskyltar alla glömt bort ska fixas. SKYLTPRODUKTION Vi gjorde skyltarna i wellplast (lätta styva & vädertåliga) hos Tryckt.se (Ari ) i Bjurholm utanför Umeå, dom tryckte även banderoller och träbudkavlarna, mycket bra service och priser. Jag layoutade skyltarna i InDesign på dokument som var 70 x 100 cm, textkonturerade allt och gjorde pdf:er som mailades till tryckeriet. De färdiga 70 x 100 wellplastarken levererades hela till mig och så skar jag upp dem och monterade de flesta skyltarna på stakkäppar med häftpistol vissa skyltar kunde fästas på plana ytor med häftkuddar. En sista skyltproduktion gjorde jag efter vi byggt upp TC helgen före tävling då vi såg vad som fattades dessa skyltar fick jag levererade dagen innan tävling. Totalt gjordes 41 st 70 x 100 ark med skyltar Skyltar vi glömt bort/nya direktiv under tävling ordnade jag på TC. Jag skrev ut A4:or och laminerade A4:orna. Jag hade en lamineringsmaskin med bra kapacitet så det gick smidigt. 10MILAvägskyltarna (gul botten med grön text) i plåt fanns ej i materialcontainrarna från Finspång så vi gjorde nya i wellplast. ÖVRIG GRAFISK PRODUKTION 93

94 Jag producerade förutom skyltar: - Nummerserie-etiketter till lagkuverten och klubbnamns-etiketter till lagpåsarna. Etiketterna gjordes hos Märko (Ronnie ) bra service. Till etiketttrycket krävdes en 10MILA-logo som inte innehlöll gråskala vill någon ha den kontakta mig se nedan. - 10MILA2011-logo - brevhuvud - flyers och affischer för reklam på 10MILA 2010 i Finspång, Juklola 2010 samt 25- manna 2010 för vårt arrangemang ett år innan. - Banderoller - Nummerlappslayout - VIP & PRESS-inbjudningar & utskick - Evenemangsprogram - Kartbiljetter - Lagändringsblanketter - Parkeringsbiljetter av olika slag - Bil- och busspasserings Pass - Funktionärs-, vip-, presspass etc (tryckta på Tyvek av Tryckt.se, även där levererade jag pdf original i 70 x 100 cm (64 st per ark) 15 st + 1 st med baksidan med viktiga tel nr) - 10MILA reklam för Radioutsändning, Appar etc - etc etc PRINTNING / KOPIERING/ Kopierings/printbehovet är ju mycket stort för 10MILA nu löste det sig för oss genom att vi kunde printa ut i stora mängder på företag där 10MILA funtionärer arbetar, men det hade vi inte kollat upp förrän ca 2 veckor innan tävling. Det skulle vi kollat upp tidigare. Det blir stora volymer. Vi valde att printa allt nedanstående i enfärg, i vissa fall på fäggat papper. Tävlings PM svenska Tävlings PM engelska Info PM svenska Info PM engelska Öppnabanor PM svenska Öppnabanor PM engelska Kvitton Lagändring (tvåspråkig) Kvitton Öppnabanor (tvåspråkig) Lagändring Ungdom (tvåspråkig) Lagändring Dam (tvåspråkig) Lagändring Herr (tvåspråkig) 94

95 Funktionärs informations A4 med TC-karta TC-kartan (laminerades och satts upp på TC) Kartbiljetter Ungdom (tvåspråkig) Kartbiljetter Dam (tvåspråkig) Kartbiljetter Herr (tvåspråkig) TC-KARTOR Ett antal kartor ritades: TC-området (Av funktionär) Hyrtälts-området (Av logichef) Vindskyddsområdet (Av logichef) Militärtältsområdet (Av logichef) Husvagnsområdet (Av logichef) LOGOTYPER Logotyper allt från 10MILA:egen till sponsorer samlade jag på mig. Det var många som behövde dem till olika behov så det krävs att man kan konvertera/leverera dem i olika format. TYPSNITT Opentype typsnittet Myriad Pro använde jag mig av till allt jag producerade (utom 10MILA2011 logotypen) GRAFISK MANUAL 10MILAföreningen har frågat mig om jag kan göra en 10MILA Grafisk Manual jag ska försöka dra ihop en sådan SUMMA SUMMARUM Som skyltansvarig eller som jag blev, grafisk samordnare, är det en hel del att stå i. Som det var år var arbetsområdet ej beskrivet/begränsat så det blev mycket det kan jag ta från min sida eller kan inte du ta det från andras. Den som tar på sig den här uppgiften måste räkna med att kunna ägna dagtid till det här arbetet då man måste ha kontakt med leverantörer etc. Jag jobbar som frilans som grafisk formgivare och har väl under arbetet med detta lagt en hel del dagar på arbetet med 10MILA 2011 men så här i backspegeln är det väl OK men jag vet ej om jag skulle ta på mig det igen då min normala arbete försummades för mycket. Frågor - kontakta mig: Göran Eklund , goran@eklundform.se 95

96 3. Logi 3.1 Arenalogi Innan tävlingsdagarna Förberedelserna började med att besöka arrangören för 10-mila 2010 i Finspång. Målet var att titta på uppbyggnaden av tältområdet, skyltar och informationstavlor för att få tips och idéer. Kontaktade också logiansvarig för att bl. a få anmälningsstatistik. Under hösten påbörjades planeringen av tält- och husvagnsområden. Statistik från tidigare arrangemang användes som underlag. Ytorna ritades och beräknades i Botkyrka kommuns kartsystem för att kunna utnyttja GNSS (GPS) utrustning vid markeringen på arenan. Layoutmallar för skyltar och placeringsskisser ritades under vintern. Efter att anmälan öppnats i januari påbörjades också planeringen av ytor för hyrtält. En sammanställning av bokningar för hyrtält, trägolv, bänkset och gasolvärmare skapades för att som underlag vid monteringen på arenan. I början av april stängdes anmälan för hyrtält i samråd med leverantören. Några efteranmälningar togs emot genom E-post innan transporten skickades till arenan. Beställning av skyltar för tältplatsnummer sammanställdes och skickades till ansvarig person. Tio dagar innan tävling markerades platser för hyrtält, vindskydd och militärtält på arenan. Sex personer markerade 460st platser på fyra timmar. En vecka innan tävling påbörjades montering av hyrtält. Vi hade valt att själva montera tälten med hjälp av montageledare från leverantören. Detta var ett mycket tidskrävande arbete för personer i två hela dagar. Dessutom tog vi ner tälten själva, cirka personer jobbade i 5-6 timmar. Det sista jobbet gjorde uthyrningsfirman. Sista veckan markerades resterande ytor för egna tält och husvagnar. Två personer markerade 120st platserna på 4 timmar. Tre personer häftade totalt 500 tältplatsskyltar på en dag. Tre stycken informationstavlor för platsfördelning och skisser byggdes. Stolpar för skyltar till brandsläckare byggdes för hela tältområdet enligt räddningsverkets allmänna råd. Två dagar innan tävlingen levererades gasolvärmare till hyrtälten. Utplacering, montering och tester av värmare gjordes tillsammans med leverantören på torsdag kväll och fredag förmiddag. En sista genomgång av hyrtält med tillbehör (trägolv, bänkset, värmare) gjordes på fredag eftermiddag innan tävlingsdagen. Under tävlingsdagarna Eftersom vi utnyttjade asfalterade ytor för husvagnar och hade målat platserna med markeringsfärg så hade vi personal för att hjälpa till att hitta sin plats vid uppställning. 96

97 Personal fanns i beredskap på arenan under tävlingsdygnet för att svara på eventuella frågor eller åtgärda önskemål/problem. På fredagen öppnade arenan kl 15. Under fredagskvällen anlände knappt hälften av husvagnarna. De frågade efter tömning av slask och avlopp samt sophantering. Slask fick de hälla ut i duschens avlopp. För sopor hänvisade vi till containers bakom markan. Vi hade inte skrivit dessa saker i PM, så vi fick informera muntligt om det. Framgångar/motgångar Samarbetet mellan arrangörsklubbarna fungerade mycket bra. En stor framgång är att det finns duktiga och arbetsvilliga medlemmar som hjälper till att genomföra arrangemanget. Fördelen att kunna utnyttja dagens teknik med GNSS (GPS) utrustning i samband med markering av tältplatser på tävlingsarenan gav en stor tidsvinst. Tyvärr fick vi ett avhopp från ansvarig för arena login och tillsatt efterträdare bytte arbetsuppgifter i ett sent skede. Detta medförde att arbetsbelastningen för övriga ansvariga personer ökade. Administration, planering och arbetsledning på arenan sköttes av en person vilket inte är att rekommendera. Tips till kommande arrangörer Om hyrtält kommer att erbjudas vid kommande arrangemang så är det en tidskrävande uppgift att montera dem samt ta ner dem. Vi erbjöd trägolv i hyrtälten och plant underlag är en förutsättning för att det skall bli bra. När det gäller vindskyddsplatsernas storlek så är 5x5 meter i minsta laget. Många föreningar har betydligt större vindskydd/tält. Sista veckan innan tävlingen så är det mycket administration. Information skall publiceras på webbplatsen, skapa listor för platsnumrering, kartskisser, efteranmälningar och ombokningar, frågor m.m. Statistik Vindskydd Militärtält Tältyta Husvagn Hyrtält Trägolv Bänkset Gasolvärmare 10x10m 270st 111st 48st 72st 76st 50st 107st 43st 4st Extra gasoltub 3.2 Skollogi Förberedelserna började ett år innan med en kontakt med kommunen om skollokaler. Kommunen tog ett beslut i januari 2011 om att vi fick låna skollokaler utan kostnad men att de skulle dygnet-runt-bevakas (se brev). Jag som ansvarig började genast ta kontakt med skolorna i Tullinge och de två förskolorna som ligger i Riksten med promenadavstånd. Efter några samtal och besök på 97

98 98 varje enhet (6 st.) så var det klart att vi skulle få vara där. Vissa delar av skolorna bokades via kommunen medan den största delen bokades via rektor. Anmälningsförfarandet var inte optimalt. Då alla skolor skulle vara bemannade så var det viktigt att veta om de tävlande skulle komma fredag eller lördag och det framgick inte i ursprungsanmälan (vi hade sagt att det skulle finnas olika alternativ vid anmälan men i anmälningsformuläret var det inte så). Detta ändrades i slutet av februari. Vi fick in väldigt många efteranmälningar vilket försvårade planerandet. Den sista efteranmälan kom in på fredagen vid lunch. Tävlingsledningen hade bestämt att det inte skulle gå buss från login utan egen bil eller kommunala färdmedel skulle användas. Det blev protester mot detta och vi fick igenom att buss skulle köras från login. Nu visste vi dock inte hur många som ville åka buss utan fick ta till i överkant. Behov av transport bör framgå i anmälan. Vi körde buss från lördag till söndag. Det skulle ha gått att köra en timme till på söndagen då behovet fanns. Bussen gick eg. till Det krävdes många besök på förskolor och skolor för att beräkna platser, titta på proppskåp, studera larm och nycklar, se var städmaterial fanns mm. Det blev mellan tre och fem besök per enhet. Sista två veckorna samlades alla nycklar och larmkort in och märkes upp. Jag inhandlade sopborstar och sopskyfflar till de salar som inte hade det, sopsäckar, tvål och toalettpapper. Personalansvariges personal räckte inte till skollogin vilket gjorde att vi tre veckor innan tävlingen fick ordna logivärdar genom kontakter och andra klubbar. Det var inte helt lätt då många har planerat annat. Till slut fanns det personal så det skulle räcka men någon genomgång med all personal som var min tanke blev det aldrig. Brandförsvaret kontaktades och formulär fylldes i. Dagen före träffade jag brandkåren och gick igenom allt. Då fick vi även ett direktnummer till Räddningstjänst så att vi kunde ringa om det gick falsklarm. Det blir väldigt dyrt vid en utryckning, ca kr. Under natten gick två falsklarm pga. att en dusch användes så det var tur vi hade numret. Fredagen innan tävlingen var det väldigt mycket att göra som inte hade gått att göra tidigare. Det skyltades till alla skolorna/förskolorna. Alla rum fick en skylt vilken klubb som skulle bo där. Logiexpeditioner gjordes iordning på varje enhet och alla skolor och förskolor iordningställdes så att det gick att bo där. Mycket av detta måste göras när barnet gått hem samtidigt som login öppnade Förskolorna städade vi själva av medan vi köpte städning till skolorna. Alla enheter har normalt morgonstädning och de går inte att bo i när det vistas flera hundra barn eller ungdomar i lokalerna under dagen. Kl började logivärdarna arbeta och löparna började checka in. För antal mm. se bilaga. Flera av de finska lagen hade väldigt stora luftmadrasser eller andra typer av madrasser, upp till 160cm fanns många som hade. Det skapade utrymmesproblem men de kunde lösas med reservrum.

99 Ett larm gick under kvällen då en vaktmästare inte lyckats stänga av fallskärmen, som går på automatiskt. Två brandlarm gick också (so ovan). Det fungerade annars bra på enheterna. Bussningen flöt perfekt men pga. Att det var väldigt nära att gå från parkeringen på arenan så valde många av de svenska klubbarna att köra fram och tillbaka med minibussar eller bilar (eller sin egen buss). De finska klubbarna valde i stor utsträckning bussen. Det blev en bra bit över 1000 resor. Städningen var ett drygt jobb och tog längre tid än beräknat. Vi skulle ändå bara grovstäda skolorna. Förskolorna skulle städas lite mer. Alla möbler och leksaker skulle tillbaka till ursprungsläge. Jag hade fotograferat varje rum och det var till mycket stor hjälp. I min egen skola fick barnen ställ iordning alla möbler på fredagen och ställa tillbaka alla möbler på måndagen. Det kostade en fotboll och en basketboll per klassrum. Sammanlagt blev det tre släpkärror sopor från skollogin. Den vill inte skolan betala extra sophämtning för utan den kördes till arenas sophantering. På varje enhet ställdes tårtor som tack till personalen. Det uppskattades när de kom på måndagen och om allt inte stod perfekt förläts det. Två täcken försvann från en förskola men jag återställde dessa genom att köpa nya. Veckan efter tävlingen lämnades alla larmkort och nycklar tillbaka. Kommande arrangörer: Anmälan: Fredag-söndag Fredag-lördag Lördag-söndag Ska det kosta lika mycket för en och två nätter. Det ska inte gå att efteranmäla sig dagen före. Login måste vara klar en vecka innan och senast onsdag måste den spikas. Det ska vara dyrare att efteranmäla och man måste betala innan sista anmälningsdag annars blir det efteranmälningsavgift. Nu betalade de föranmälda senare än de som efteranmält. I anmälan borde finnas altnativ (vi hade inte kunna ha det då kommunen krävde bemanning) Hel förskola Skolsal Busstransport Jag gjorde alldeles för mycket själv som skollogichef men det berodde delvis på att jag inte fick någon personal från personalavdelning men också på att det var jag som hade alla kontakterna. Det kan delegeras till underchefer: Transportchef P-chef 99

100 Platschef för en enhet Städchef I övrigt se bilagor. Jag själv arbetar i kommunen och på en av skolorna som vi använde till skollogin. Det är nästan en förutsättning för att det ska fungera. Man har många kontakter och vet hur allt fungerar. Om det finns några frågor ställer jag gärna upp och hjälper till med det jag kan. Nås lättas per mail: lena.sundqvist@edu.botkyrka.se 4. Trafik-parkering Bemanningen i projektet har varit Leif Tynong, Trafikchef och Jan Truedson, Parkeringschef. Därutöver deltog ca 25 personer som funktionärer under tävlingsdagarna och byggnationen på fredagen. Förberedelser Projektet har deltagit i Logistik och stöds möten sedan i februari Initialt var aktiviteten låg i projektet då trafik och parkeringslösningarna var avhängiga andra, ännu inte slutligt fastlagda lösningar, exempelvis placering av TC mm. 100

101 Projektet fick information från 10-mila 2010 som beaktades, dock var förhållanden väsentligt skilda så det var endast mängduppgifter som var relevanta för projektet, exempelvis antal bilar, bussar etc. Skyltar och p-tillstånd mm togs fram tillsammans med skyltansvarig. Trafikskyltar (gul/gröna) från föregående år var borta varför nya i lite enklare modell tillverkades. Planering De ytor som initialt anvisades för parkering var väl tilltagna, om än på relativt stort avstånd från TC. Planeringen utgick länge från att de hårdgjorda ytorna (fd landningsbanor mm) skulle användas till parkering. Veckan innan 10-mila ändrades detta och parkering fick ske på gräsytorna invid landningsbanorna, väsentligt närmare TC. Den nya placeringen av parkeringen var utmärkt och väl tilltagen. Infart respektive utfart från parkeringen hölls åtskilda och skyltades samt spärrades med koner och snitselband. Bussparkering skedde separat från bilparkeringen och hade infart tillsammans med funktionärer och press. Utfart buss hölls åtskild från utfart bil. Funktionärsparkering, Vip och press anordnades i direkt anslutning till TC. Infart och utfart var avskild från övrig trafik, dock delades infart och utfart med infart buss. Planeringen sköttes mestadels via telefon av Trafikchefen och Parkeringschefen. Platsbesök vid två tillfällen gav värdefull information. Kontakten med Rikstens sköttes av Trafikchefen. Riksten var mycket tillmötesgående och till stor hjälp. Det fanns möjlighet att få assistans av trafikpolis i händelse av trafikstockning mitt på dagen lördag och mitt på dagen på söndag men att detta inte behövdes. Riskanalys för parkering och trafik utfördes, se bilaga. Schemaläggning av funktionärer Schemat täckte in tider enligt nedan: 101

102 Fredag: Lördag: Söndag: Planeringen baserades på att funktionärerna arbetade i fyratimmarpass samt att alla arbetade minst två pass under helgen. Trafikchef och Parkeringschef var extra resurser utanför schemat. Vissa pass var ensamarbete. Fredag 29/4 Parkering och trafiks praktiska förberedelsearbete kunde påbörjas på fredagen. Fram till dess pågick verksamhet i området. Skyltar för infart för respektive trafikslag sattes upp enligt planering och skyltning och avspärrningar sattes upp inom området. Planeringen av skyltning var noggrann och arbetet flöt på väl. Parkeringsytan stakades ut med käppar för att möjligöra raka linjer av bilar och därmed ett effektivt utnyttjande av ytan. Informationsmöte för alla funktionärer inom parkering hölls på fredagen. Under fredagen anlände ca 50 bilar som parkerades, samt ett fåtal bussar. Ett fåtal bussar lämnade av passagerare och åkte sedan. Bemanningen av parkeringen för personbilar avbröts vid Lördag 30/4 Under lördagen anlände bilar i en strid ström från Skyltning mm fungerade bra då endast ett fåtal körde fel. En bussförare följde inte instruktionerna som gavs, med påföljd att bussen åkte ned i diket och blockerade infarten för övriga bilar. Reservinfarten (bussutfarten) öppnades och endast en mindre trafikstockning uppstod. Bussen fick assistans av polis och kom upp ur diket efter ca 30 minuter. Personbilsparkeringen gick utan missöden. Fem personer bemannade och dirigerade parkeringen varje pass. Vid avbröts bemanningen då bilar parkerades sig själva. Luckor fylldes upp av de bilar som kom och behovet av assistans till bilisterna bedömdes 102

103 som litet. Skyltningen kompletterades inför nattens parkering samt avspärrningar mot TC gjordes med bildäck för att inga bilar skulle kunna ta sig in då parkeringen var obemannad. Funktionärs, Vip och pressparkeringen var bemannad hela natten. Söndag Under natten mellan lördag och söndag parkerades bilar på landningsbanan mellan husvagnsparkeringen och duscharna och inte där det var avsett, på gräsytorna, Vildparkering uppstod men det blev aldrig något kaos. Det fanns hela tiden gott om utrymme för gående och biltrafik förbi parkeringen mot främst dusch och busshållplatser. Avfärden skedd lugnt och stilla utan assistans från funktionärer. Utfarterna var bemannade, men de hade väldigt lite att göra. Rivningen av parkeringen (käppar och skyltar) påbörjades direkt efter prisutdelningen. Rivningen var avslutad vid 16 00, då samtliga koner och skyltar var nedtagna och insamlade. Statistik Dag Tid Bilar, ca Bussar, ca Anm Fredag Fåtal Fåtal Ex Vip och Funktionär Lördag Parkerade Lördag Lördag Utrustning Följande utrustning användes: Koner för avspärrning Skyltar Avspärrningsband P-spadar Stakkäppar Bilar med släp 103

104 Mobiltelefoner Bildäck för avspärrning Erfarenheter Generellt gick arbetet mycket bra. Uppgiften var relativt enkel då stora ytor fanns till förfogande. Goda insatser från funktionärerna och god planering gjorde att allt flöt på bra. Några funktionärer som var bokade dök inte upp men det löstes med omprioriteringar och frivilliga som ej var schemalagda som kunde rycka in. Parkeringschefen var även vikarie och rastavlösare. Den incident som skedde löstes smidigt. Inställningen hos funktionärerna säg det med ett leende fungerade bra, och förtroenden delades ut till bilister som vill åka in och lämna tält mm. Möjligtvis skulle även rivning och ihop packning ha schemalagts något tydligare än att alla hjälper till. Planering, schema mm bifogas som en excelfil. Karta över området bifogas. 5. Sjukvård Uppgiften att ta hand om sjukvården för 10mila 2011 genomfördes enlig följande: Planering Deltagare i planeringsarbetet. Maria, ansvarig för sjukvården på Arenan. Anna, ansvarig för sjukvården i Skogen. Patrik ansvarig för transporter och koordination med räddningstjänst och ambulans. Rolle, övergripande ansvar. Vår utgångspunkt var hela tiden att Sjukvården skulle vara en servicestation för de tävlande som fått mindre skador. Närheter till Huddinge Sjukhus gjorde att vi redan från början bestämde oss för att skador av allvarligare art skulle tas om hand på sjukhus. Vårt ansvar skulle i det fallet bli att ta hand om den skadade i väntan på transport till sjukhus 104