Vård- och omsorgsförvaltningen. Projekt Kontaktmannaskap inom

Transkript

1 Vård- och omsorgsförvaltningen Projekt Kontaktmannaskap inom äldreomsorgen Slutrapport Mölndals stad December 2012 Emelie Sundberg Projektledare

2 Projekt Kontaktmannaskap inom äldreomsorgen Vad är problemet som skall åtgärdas och vad vill vi uppnå? Inom Vård och omsorg i Mölndals stad arbetar man sedan tidigare med kontaktmannaskap, men i detta uppdrag har funnits tydliga förbättringsområden. De största områdena som behövts utvecklas återfinns kring själva utformningen av uppdraget då detta uppfattats som uppgiftsorienterat och otydligt, samt i att utveckla den enskildes delaktighet och öka det sociala innehållet i vardagen. Det är vård- och omsorgsnämndens mål att utveckla uppdraget i enlighet med visionen, Kvalitet i varje möte, och att det salutogena synsättet genomsyrar uppdraget och att det genomförs med ett relationsorienterat arbetssätt. Att utveckla rollen som kontaktman och tydliggöra detta uppdrag är av största vikt för äldreomsorgen då det i framtiden kommer att ställas ytterligare krav på den upplevda kvaliteten för de boende där kontaktmannen utgör en viktig kugge. De personer äldreomsorgen har kontakt med har även rätt till personal med både adekvat kompetens och gott bemötande för att de ska kunna känna sig trygga och uppleva god kvalitet. Kontaktmannaskapet är för äldreomsorgen grundbulten i verksamheten och genom ett väl fungerande kontaktmannaskap kan kvaliteten för individens omsorg och vård säkras och det sociala innehållet stärks. Målen för projektet kontaktmannaskap har delats upp i tre delar beroende på vilken utbildningsnivå omsorgspersonalen genomgår. Det som dock genomsyrat hela utbildningen är att kontaktmannaskapet ska utvecklas så att de tre rollerna som relationsskapare, länk och administratör ska bli tydligt och drivas i enlighet med verksamhetens mål. Utbildningen har delats upp i tre Steg. All omsorgspersonal ingick i det som kallades Steg 1, alla som idag är kontaktmän i Steg 2 och i Steg 3 utbildades kontaktmannaskapshandledare vars syfte är att ha en stödfunktion till sitt arbetslag och till enhetscheferna i frågor kring rollerna som relationsskapare, länk och administratör. KM-handledarna har genom pedagogiska, teoretiska och praktiska kunskaper en spetsutbildning i områdena kring områdena relationsskapare administratör och länk. 2. Vad har vi gjort? Under hösten 2009 genomfördes all efterforskning inför utbildningarna och projektet tog form. Under 2010 genomfördes all utbildning som planerats och efter avslutad utbildning så har nätverken för KM-handledarna startats upp. Under 2011 har vi haft två nätverksträffar och en utbildning för KM-handledarna. Här nedan följer en kort redovisning av de vilka aktiviteter som genomförts och hur de har genomförts. Samtliga moment i utbildningarna har inneburit en hög grad av delaktighet bland personalen med mycket diskussion och med verklighetsbaserad infallsvinkel. Under 2012 har vi haft två nätverksträffar för kontaktmannaskapshandledarna. Syftet har varit att utifrån olika teman reflektera kring rollen som kontaktmannaskapshandledare samt att genom information och föreläsningar uppdatera kontaktmannaskapshandledarna med nyheter och utvecklingsmöjligheter inom området. 1

3 2.1 Utbildningsinsatser under Steg 1 All omsorgspersonal inom äldreomsorgen i Mölndals stad Introduktion Kontaktmannaskapsutbildningen 2010 består av tre olika steg. Nedan beskrivs innehållet i det första steget. Syftet med steg 1 är att få mer kunskap om kontaktmannaskapet i sig och få ny kunskap och nya perspektiv kring vad det innebär att vara kontaktman samt att all omsorgspersonal ska besitta gemensam kunskap och värderingar kring kontaktmannaskapet. Innebörden av kontaktmannaskap kan illustreras med tre ben där man innehar rollen som relationsskapare, länk och administratör. Denna utbildning var på en halvdag. Resan genom äldreomsorgen bildspel Ett bildspel visas, som handlar om hur resan kan se ut då Mölndals stad stöttar sina invånare då behov av stöd och hjälp uppstår på ålderns höst. Hela kedjan från att en äldre person behöver stöd och hjälp, ända tills man kanske flyttar in till ett äldreboende. KASAM Känsla av sammanhang Kvalitetsutvecklare Eva Lindskog Johansson inledde med att upplysa om Vård och Omsorgs vision och ställer frågan: Vad innebär då visionen för oss som arbetar i förvaltningen och hur kan vi integrera den i kontaktmannaskapet? Social dokumentation inom äldreomsorgen Varför dokumenterar vi, vad står i SoL och vad är skillnaden mellan SoL och HSL, vad är genomförandeplan och vad är löpande arbetsanteckningar? En dialog fördes kring den sociala dokumentationen och om vikten av individens delaktighet och självbestämmande kring genomförandeplanen. Anhörigperspektiv inom äldreomsorgen Anhörigkonsulent Maria Halvarsson berättade om anhörigas livssituation samt kring möten och bemötande av anhöriga. Hon tog även upp kontaktmannens roll när det gäller att kommunicera med anhöriga. Förmågan att se och bekräfta de anhörigas känslor och att se anhöriga som en samarbetspart och ta tillvara på deras kunskap om den enskilde. POCKET-teater Den interaktiva teatern vid namn POCKET-teater spelar upp olika scener från hemtjänsten. Deltagarna får vara med och påverka och ge förslag på lösningar i situationer där konflikter uppstår. Här lyfts hur man bemöter och förhåller sig till olika relationer som uppstår inom både äldreomsorg och hemvård mellan de enskilda, personal och närstående Steg 2 Utbildning för de som idag är kontaktmän I denna del av utbildningen gick vi in ännu mer på djupet gällande det sociala och salutogena förhållningssättet och genomfördes i samarbete med KUI- Kompetens Utvecklings Institutet. Denna utbildning var på en halvdag. Vi försökte mycket att konkretisera kontaktmannaskapet och hur vi ska kunna göra detta salutogent, vilka verktyg har vi idag. Genomförandeplanen, reminiscens, taktil 2

4 beröringsmassage och levnadsberättelsen togs bl.a. upp som sådana verktyg och personalen fick diskutera detta. Att arbeta salutogent är att ta vara på det friska och kontinuerligt söka dessa friskfaktorer och vi pratade mycket om hur man ska kunna göra detta och hur individuellt det är med vad som är meningsfullt för olika människor. KUI talade även om det sociala innehållet ur tre dimensioner: Inplanerade större aktiviteter, Social samvaro på varje enhet och Du & Jag mötena och att det är i de sista där meningsfullheten verkligen skapas. Under hela dagen får omsorgspersonalen diskutera i smågrupper och göra utbildningsdagen till deras och så givande och meningsfull som möjligt för dem Steg 3 Kontaktmannaskapshandledarna I denna del av utbildningen medverkade 100 omsorgspersonal. För de medverkande i Steg 3 utbildades KM-handledare under 6 halvdagar. Halvdagarna kommer att genomfördes enligt följande beroende på antal halvdagar: halvdag 1-4 under tidig vår 2010 och halvdag 5 och 6 cirka 4-5 månader efter utbildningstillfälle 4. Detta för att få tid till reflexion kring uppdraget samt att se över vad de behöver ytterligare stöd i. I Steg 3 anlitades KUI för 3 av de 5 halvdagarna och 3 st kommer vi att driva i egen regi. För att sammanfatta innehöll Steg 3 1) Handledarrollen 2) Bemötande och värdegrund, 3) Lärande 4) Anhörigstöd 5) Social dokumentation 6) Utbildning i Procapita. KUI ansvarade för delarna kring 1-4 och vi själva i 5-6. En dialog fördes med KUI kring hur vi kunde skräddarsy dessa tre delar att passa våra behov. Steg 3 genomfördes på ett sådant sätt att de medverkande avslutningsvis ska känna att de har tillräckliga verktyg för att kunna agera mentorer för sina arbetskamrater gällande kontaktmannaskapet. Del 4 som handlade om anhörigstöd genomförde vi tillsammans med ett annat projekt som använde km-handledarna för att nå ut med sitt budskap. Efter Steg 3 så har KM-handledarna börjat arbeta ute på enheterna och agerar mycket som värde- och kunskapsbärare för sina arbetskamrater. Inom vissa verksamheter har de haft en framträdande roll i planeringen och utförandet av planeringsdagar och annat verksamhetsutvecklande arbete. Hur arbetet ser ut på respektive enhet/arbetslag skiljer sig självklart åt beroende på många variabler, men det är beslutat att de ska ha en framträdande roll i kvalitetssäkringen av verksamheterna. 2.2 Utbildningsinsatser under Steg 4 Vidareutveckling av kontaktmannaskapet och rollen som KM-handledare Påminnelse, bekräftelse och påfyllning av sin kunskap är fundamentalt i en lärande organisation och i Steg 4 har KM-handledarna fått just detta. Det har inneburit en fördjupning av det salutogena kontaktmannaskapet och stärkandet av rollen som KMhandledare. Vi har haft två nätverksträffar med KM-handledarna där vi utvärderade och tog fram förslag på hur vi kan förbättra den sociala dokumentationen. Vi diskuterade även hur rollen som KM-handledare kändes och delade erfarenheter och tips med varandra. 3

5 Under 2011 hade vi en vidareutbildning för KM-handledarna kring bemötande. En utbildning i mindre grupp för att kunna reflektera och diskutera kring hur man kan bemöta i känsloladdade situationer. Att kunna förstå vad som sker i mötet mellan människor och hur man kan bemöta professionellt. För denna utbildning anlitades Annica Johansson, leg psykolog och leg psykoterapeut som undervisar på institutionen för socialt arbete, Göteborgs universitet. Under 2012 kommer vi fortsätta att anordna nätverksträffar för KM-handledarna för att utvärdera kontaktmannaskapet och utbyta erfarenheter. Det har inkommit förslag från KM-handledarna att de behöver påfyllning i social dokumentation och hur man som KM-handledare stödjer sina kollegor utan att ta över. Vi behöver även arbeta med hur genomförandeplanerna blir ett aktivt arbetsredskap i vardagen för alla undersköterskor. Denna del är fortfarande i planeringsstadiet. 2.3 Utbildningsinsatser under Steg 5 Utveckling av handledarskapet och den sociala dokumentationen För att bevarandet och utvecklandet av kunskap ska genomsyra och ständigt vara levande i en organisation krävs regelbunden handledning och reflektion. Under 2012 har vi därför genomfört två nätverksträffar med KM-handledarna utifrån syftet att utveckla KM-handledarrollen och den sociala dokumentationen. Det har under samtliga två nätverksträffar funnits stort utrymme för reflektion kring olika områden mellan olika äldreboenden för att belysa goda exempel och dilemman. Under nätverksträffen som genomfördes i juni 2012 hade vi miniföreläsningar kring följande områden: Stadens Ledningssystem för kvalitet som utgår från riktlinjer inom 10 områden som sedan bryts ner i rutiner som lokalanpassas på varje äldreboende. Ett av områdena belystes speciellt Handläggning och dokumentation som innehåller information, vägledning och checklistor avseende den sociala dokumentationen. Handledning och möjlighet att stödja övriga kontaktmän/kollegor utan att ta över. Under samma nätverksträff genomfördes även olika workshops med syfte att utifrån föreläsningarna reflektera i smågrupper kring följande områden: Hur arbetar vi med genomförandeplanen som ett dagligt verktyg? Vad och hur ska vi dokumentera i genomförandeplanen och i arbetsanteckningarna? Efter sammanställning av utvärderingarna utifrån junis nätverksträff genomfördes nedanstående reflektionsövningar under nätverksträffen i november 2012: Reflektionsövningar utifrån temat coachande medarbetarskap Reflektion kring utformning av genomförandeplan genom att personal (två och två) intervjuade varandra och skrev personliga genomförandeplaner utifrån vägledande dokument. 4

6 Miniföreläsningarna och reflektionsövningarna under årets nätverksträffar har fallit mycket väl ut enligt utvärderingarna. KM-handledarna upplever att de blivit stärkta i sin roll kring social dokumentation och i sin handledande funktion gentemot kollegor. De upplever även att de genom reflektionsövningar utvecklat sina färdigheter kring formulering och utförandet av tydliga individanpassade genomförandeplaner. 3. Vilket resultat har vi uppnått? Rollen som kontaktmän har stärkts, fördjupats och förtydligats och därigenom har det sociala innehållet förbättras då omsorgen blivit ännu mer individualiserad. Detta har skett genom utbildningarna, men också genom att rollen har uppmärksammats ute i verksamheterna och att betydelsen av denna har lyfts fram. Riktlinjerna som framtagits för kontaktmannaskapet är antagna och efterlevs till stor grad ute i verksamheterna. Under steg 1 deltog ca 580 personer. Under steg 2 deltog ca 500 personer och under Steg 3 ca 100 personer under 6 tillfällen. Vid utbildningen i Steg 4 deltog 85 personer och vid nätverksträffarna ca 45 personer. Tillsammans med den externa utbildaren har muntliga och delvis skriftliga utvärderingar gjorts av de olika delmomenten. Dessa har skrivits mer som en sammanfattning till projektledaren och under steg 3 gjordes även utvärdering för KUIs räkning. Vidare är det av största vikt att upprätthålla KM-handledarens roll som relationsskaparen, länken och administratören. Med hjälp av nätverket kommer kontinuerliga utbildningsinsatser kunna genomföras vilket bidrar till verksamhetsförbättring och utveckling. Som ett delmoment i de regelbundna nätverksträffarna sker utvärdering både av projektet som sådant, men även av hur den nya kunskapen används ute i våra verksamheter. Denna utvärdering sker av projektledaren eller den person som håller i nätverken. Första utmaningen blir att få detta nätverk att leva vidare i verksamheten med målet att det ska ses som en naturlig del i vårt kvalitetsarbete. När nätverket fungerar kommer självskattning och utvärdering vara en naturlig del i arbetsprocessen. 4. Vilken nytta har vi haft av projektet? Det redan existerande kontaktmannaskapet har utvecklats genom påminnelse av tidigare kunskap, påfyllning av nya insikter och bekräftelse av sitt pågående arbete. En utveckling av det salutogena kontaktmannaskapet har redan idag visat sig bära frukt genom en mer individualiserad äldreomsorg där fokus ligger på möjligheter och resurser istället för hinder och problem. De som idag är kontaktmän är tryggare och säkrare i sin roll och de vet mycket mer tydligt vad som förväntas av dem i relationen till den enskilde. Detta går båda vägar och de som är ansvariga för verksamheterna kan idag också ställa större krav på sin personal. Ett välfungerande kontaktmannaskap är ett av de viktigaste kvalitetssäkringssystemen vi har inom äldreomsorgen idag och denna utbildning har redan nu förstärkt detta arbete avsevärt. 5

7 5. Hur går vi vidare efter att projektet är avslutat? Under hela utbildningstiden så har vi poängterat att projektet ska ses som startskottet för utvecklandet och fördjupandet av kontaktmannaskapet. Hur man använt utbildningen varierar mycket beroende på verksamhet och enhetschef, men projektledaren arbetar vidare med att hålla grupperna samman och kunskapen levande. KM-handledarna träffas i regelbundna nätverk ca 2 gånger per år. Syftet är att de ska bli självutvärderande och kunna identifiera vilka behov som finns ute i verksamheten, vara som en temperaturmätare så att de kan fångas upp och behandlas. Under 2012 kommer de medel som finns kvar från stimulansmedlen att användas för att ytterligare utbilda KM-handledarna för att stärka deras roll som värdebärare och kunskapskällor ute i verksamheterna. För nyanställda bör en plan framarbetas för att även de ska få en likvärdig utbildning som de som genomgått Steg 2 i detta projekt. Här rekommenderas att ny personal erbjuds en halvdags utbildning gällande kontaktmannaskap och social dokumentation. Detta är en önskan som framförts till ledningen, men hur detta blir i framtiden är fortfarande ovisst. En annan viktig kugge i fortlevnaden av kontaktmannaskapet är innehållet i den basutbildning som ges alla nyanställda inom Vård och Omsorg i Mölndals stad. Innehållet i denna utbildning håller på att ses över och utvecklas till att bli med SoLinriktad där det salutogena synsättet får en alltmer framträdande roll. Att föredra hade även varit att presentera de tre benen (relationsskapare, länk och administratör) i kontaktmannaskap och utveckla dessa under utbildningen så att de nyanställda i ett tidigt skede får kunskap i hur vi arbetar här i Mölndal. KM-handledarnätverken inom område äldreboende kommer efter avslutat projekt att fortleva genom nätverksträffar två gånger per år under ledning av utsedd ledare. Samtliga nätverksträffar har enligt sista utvärderingen varit mycket uppskattade och ett måste för en utveckling och bevarande av KM-handledarrollen. Område äldreboende kommer fortsätta att arbeta med KM-handledarrollen på varje enskilt äldreboende men även genom erfarenhetsutbyte mellan de olika äldreboendena. För att säkra kvaliteten för individens omsorg och att det sociala innehållet stärks måste KM-handledarna ständigt få påfyllning och arenor för att mötas och byta erfarenheter och processen måste alltid ses som pågående utan avslut. 6