Samverkan i Trafikverkets kontrakt- teori och praktik. Ove Strömberg, Kvalificerad Inköpare Magnus Gilljam, Projektledare IV

Transkript

1 Samverkan i Trafikverkets kontrakt- teori och praktik Ove Strömberg, Kvalificerad Inköpare Magnus Gilljam, Projektledare IV 1

2 Samverkan Tillsammans för framgångsrika projekt Trafikverkets samverkan Basnivå och Hög nivå 2

3 Bakgrund Från FIA till Samverkan Basnivå 90-talet Stora konflikter Negativ spiral FIA i början av 2000-talet Frivillig tillämpning 2013 Förslag Trafikverket, BI och STD Ny riktlinje arbetas fram 2015 Ny riktlinje för samverkan basnivå införs Obligatoriskt arbetssätt Beskriver ett förhållningssätt Gäller från och med 1 januari

4 Effekter av Samverkan Arbetssätt Gemensamma Mål Rätt Attityd 4

5 Hur Samverkan Basnivå går till vilka aktiviteter ingår? Trafikverket definierar Samverkan basnivå Gemensam målstyrning Gemensam riskhantering Konfliktlösningsmetoder Kontinuerlig uppföljning, förbättring och benchmarking Öppenhet i frågor av gemensam art Samlokalisering med upplägg anpassat efter entreprenad/uppdrag 5

6 Hur Samverkan Basnivå går till mer om vad riktlinjen säger Samverkan Basnivå enligt de nya riktlinjerna, ska användas fullt ut i nya kontrakt/projekt, oavsett entreprenad/uppdragsform och ersättningsmodell Från 1 Januari 2015 i investeringsprojekt och från 1 juli 2015 på Underhållssidan. Tillämpning Riktlinjerna definierar Samverkan basnivå med ett antal aktiviteter. Vilka aktiviteter som ska tillämpas anges, anpassade utifrån respektive projekts karaktär och storlek. En samverkansledare ska utses. Det kan vara en extern person, eller lämplig person i projektorganisationen alternativt någon i parternas övriga organisationer. Organisation för samverkan och Samverkansledare ska bestämmas tillsammans av parterna i projektet i samband med Startmöte/n. Eventuella avsteg från del/ar av Samverkan basnivå ska motiveras och godkännas enligt arbetsordning på TRV. 6

7 Samverkan Hög Nivå I grunden handlar det om att ge Samverkan bättre förutsättningar, vilket innebär att vi måste hitta arbetssätt i samtliga underliggande skeden. Tidiga skeden Identifiering av projekt. Tillsättning organisation. Upphandlingsskede/-n Utvärderingsparametrar kvalitet 2 /pris. Kontraktsformer Ersättningsformer Proj.- & Produktionsskede/-n Aktiviteter enligt Samverkan Basnivå med eventuella tillägg anpassat efter projekt t.ex. teamutveckling. Tydlig kommunikationsplan genom alla led. 7

8 Samverkan Hög Nivå Tidiga skeden tidslinjer Idag ABK ABK ABK ABK ABT/AB TG 0 Org. Plan Konsult in Plan fastst. Handlingar(utredningar, systemh., FU, Konsult/er in Prod. Entreprenör in Imorgon Samverkan Hög Org. Beslut Baserat på Komplexitetsbedömning ABK ECI (ABT/ABK) ABT/AB TG 0 Org. Plan Konsult in Plan fastst. Konsortium in Entreprenör/konsult Prod. Prod. 8

9 Projekt Söderhamn - Kilafors Hur gick vi tillväga Vi genomförde en samverkan workshop: Agenda: Gå igenom samverkansplan. Uppföljning samverkan på byggmöte. Ta fram dokumentet I SAMVERKAN genom brainstorming gällande: 1. Övergripande mål 2. Organisation och kultur 3. Tid 4. Ekonomi 5. Kvalitet 6. Arbetsprocessen 7. Miljö 8. Arbetsmiljö 9. Information och Kommunikation 9

10 Projekt Söderhamn - Kilafors Hur gick vi tillväga Vi genomförde en samverkan workshop: 1. Organisation med parternas representanter Gemensam styrgrupp (Tertialvis) Samordningsmöten (Säk o Sam) Byggmöten Teknikmöten vid behov Ekonomimöte (3ggr) Produktionsmöte (15 min) Konsult / BPU Beställare Entreprenör 10

11 Projekt Söderhamn - Kilafors Hur gick vi tillväga Vi genomförde en samverkan workshop: 2. Gemensam målstyrning SMARTA MÅL KPI:er (Nyckeltal) Målvakt? 1. Tidplan 2. Budget 3. Arbetsplatsolyckor 4. Kvalitet kravlista 5. Byggprocessmätning 6. Risker 7. Förbättringsförslag / problemlösning 8. UR/ÄTA 9. etc 11

12 Projekt Söderhamn - Kilafors Hur gick vi tillväga Vi genomförde en samverkan workshop: 3. Gemensam riskhantering hur? Miniriskanalys (gemensam WS) i samband med byggmöte Uppföljning på byggmöte 4. Konfliktlösningsmetoder hur? 8D rapport Taskforce 12

13 Projekt Söderhamn - Kilafors Hur gick vi tillväga Vi genomförde en samverkan workshop: 5. Kontinuerlig uppföljning, förbättring och benchmarking Hur arbetar vi med ständiga förbättringar? 6. Öppenhet i frågor av gemensam art Ingen dold agenda upp med korten på bordet. 13

14 Projekt Söderhamn - Kilafors Övergripande I SAMVERKAN Vi är överens om att utförande av projekt Kilafors Marmaverkan ska baseras på följande gemensamma mål och värderingar I Samverkan Vi samverkar för att nå våra mål Känna stolthet för projektet Inga oplanerade störningar i tågtrafiken Organisation och kultur Tydlig, effektiv och välkänd organisation Engagemang, förtroende och delaktighet Gemensam etablering. Alla på plats efter behov Tydligt ledarskap Öppen och fortlöpande dialog Tid Respekt för tider i alla avseende vi håller vad vi lovar Tydliga och överenskomna milstolpar baserade på en gemensam produktionstidplan Rimliga tidsmarginaler i all tidsplanering Ekonomi Hela arbetsprocessen ska fokusera på kostnadseffektiva lösningar och metoder Alla ska känna förtroende för ekonomiarbetet Kvalitet Säkerställ byggbarheten i bygghandlingarna och leveranser Inga anmärkningar i ibruktagnings- och entreprenadbesiktningar Risker En gemensam risklista på BM (topp 3 risker) Proaktivt arbete gällande risker Arbetsprocessen Skedesplanering som stöttar hög effektivitet Inga "överraskningar" - om de kommer, lyft upp dem direkt Effektiv hantering av Fråga Svar, URB, URE och ÄTA. Miljö Inga olyckor Minimera miljöpåverkan: Vattenskyddsområde, kulturmiljön, 5s, hålla rent, etc. Tillbudsrapportering enligt rutin Arbetsmiljö Alla ska känna trivsel Noll olyckor och allvarliga tillbud Personlig skyddsutrustning ska användas Information och Kommunikation Alla medarbetare ska ha öppen och ärlig information om vad som händer i projektet 3:e man ska ha rätt information i rätt tid 14