Vad innebär punkten Enligt FFU del 1 1.5, Vad innebär: Antagen leverantör står för ev. förlust av uppdraget i alla delar.

Transkript

1 Id Fråga/Svar Läst 1 Fråga: 1. Upphandlingen avser en kongressorganisatör om jag förstått saken rätt. Är det också denna organisatör som sedan tar in anbud kring lokal för eventet? DSAB har reserverat lokaler för kongressen på Quality Hotel Friends 2 Fråga: Vad innebär punkten Enligt FFU del 1 1.5, Vad innebär: Antagen leverantör står för ev. förlust av uppdraget i alla delar. Om kongressen går med förlust får kongressbyrån stå för hela förlusten men om kongressen går med vinst får kongressbyrån 75 % av vinsten. Detta framgår av FFU del 2 Reglering av det ekonomiska utfallet 6.2 p1 och 2 3 Fråga: avser anbudsgivaren, alltså företaget och avser projektledaren 4 Fråga: Enligt FFU så ska sponsorer och utställare teckna avtal med antagen leverantör. Hur gör vi med de eventuella sponsorer/utställare som är medlemmar i LIF som skall skriva avtal direkt med DSAB? Se punkt i FFU del 2 5 Fråga: Enligt FFU så ska sponsorer och utställare teckna avtal med antagen leverantör. Hur gör vi med de eventuella sponsorer/utställare som är medlemmar i LIF som skall skriva avtal direkt med DSAB? Se punkt i FFU del 2 6 Fråga: Enligt förfrågningsunderlaget så ska antagen leverantör stå den ekonomiska risken vid ett eventuellt ekonomiskt underskott. Vem har den slutgiltiga beslutanderätten gällande program och kostnader tillhörande kongressen? Detta sker i samråd mellan kongresssbyrån och DSAB. 7 Fråga: Hur många inbjudna talare är berättigade till gratis anmälningsavgift, betald resa, middag och uppehälle? Ca 25 8 Fråga: 1/9

2 Eventuellt ekonomiskt överskott ska delas 25/75 där 75 % tillfaller antagen leverantör. Skulle läkemedelsföretag som är medlemmar i LIF kontrakteras som sponsorer och/eller utställare så har dessa företag rätt till proportionerlig återbetalning av erlagda sponsormedel till kongressen. Hur fördelas denna eventuella kostnad för återbetalning mellan parterna? Reglerat i avtalet som är tecknat mellan DSAB och utställare/sponsorer 9 Fråga: Ska anbudsgivaren även stå den ekonomiska risken vid en eventuell inställelse av kongressen? Se p 6.4 stycke 1 i FFU del 2 10 Fråga: Då Quality Friends redan är bokat för kongressen skulle vi gärna vilja att detta avtal offentliggjordes då detta är en mycket stor del av budgetens totalkostnad. Quality Hotel Friends är reserverat och det är kongressbyrån som tecknar avtal med hotellet. 11 Fråga: Punkt beskriver att anbudsgivaren ska ansvara för registrering, sammanhållning och hantering av all inkommande och utgående dokumentation i samband med konferensen, som t ex abstract och posterhantering. Hur många abstract är det som ska hanteras och göras tillgängliga för bedömning? Uppskattat antal är ca Fråga: Vilken typ av dokument skulle stryka referens? Vilken typ av dokument skulle stryka referens? 4.1 Ni uppskattar 500 timmar gäller de endast för beräkningsmodellen eller antar ni att det är en korrekt arbetsuppskattning för planering och genomförande av uppdraget. Hur har ni kvalificerat räknat fram detta? 4.4 Då det i står att anbudsgivaren ansvarar själv för hotellbokningsservice vem står för risken? Om det är kongressbyrånsom försväntas stå för risken, kan vi då förusätta att kongressbyrån beslutar om storlek på rumsblocket? Hur ersätts kongressbyrån för hotellochrumsbokning om denne står för risken? Vem hanterar abstracts? 4.7 Då det ofta är sena deltagarinbetalningar och resekostnader som tillkommer senare än tre månader efter avslutad kongress hur hanteras detta? 5.3 punkt 3 Här står angivet att anmälningsformuläret ska finnas på engelskaeller svenska. I punkt 4 står att formuläret ska sättas upp på svenskaoch engelska. Vad gäller? 2/9

3 3.4.1 styrks med namn på ex sjukhus, myndighet eller intresseorganisation som anlitat anbudsgivaren styrks med namn på kontaktperson som anlitat den för anbudet dedikerade projektledaren. 4.1 Endast för beräkningsmodellen. 4.4 Kongressbyrån står för risken avseende hotellbokningsservice. Beslut om storlek på rumsdblocket sker i samråd mellan kongressbyrån och DSAB genom regelbundna avstämningsmöten. Hur kongressbyrån ersätts sker i dialog mellan Quality Hotel Friends och övriga hotell som kongressbyrån reserverar för kongressen Tidskriften Journal of Rehabilitation Medicine. De kommer att ha en portal på hemsidan där de hanterar abstracts. De trycker även abstractsbok. 4.7 Det är upp till kongressbyrån att tillse så att inbetalningar och resekostnader inkommer i tid. 5.3 I bägge fall gäller svenska och engelska 13 Fråga: Vilken typ av dokument skulle stryka referens? Vilken typ av dokument skulle stryka referens? 4.1 Ni uppskattar 500 timmar gäller de endast för beräkningsmodellen eller antar ni att det är en korrekt arbetsuppskattning för planering och genomförande av uppdraget. Hur har ni kvalificerat räknat fram detta? 4.4 Då det i står att anbudsgivaren ansvarar själv för hotellbokningsservice vem står för risken? Om det är kongressbyrånsom försväntas stå för risken, kan vi då förusätta att kongressbyrån beslutar om storlek på rumsblocket? Hur ersätts kongressbyrån för hotellochrumsbokning om denne står för risken? Vem hanterar abstracts? 4.7 Då det ofta är sena deltagarinbetalningar och resekostnader som tillkommer senare än tre månader efter avslutad kongress hur hanteras detta? 5.3 punkt 3 Här står angivet att anmälningsformuläret ska finnas på engelskaeller svenska. I punkt 4 står att formuläret ska sättas upp på svenskaoch engelska. Vad gäller? Styrks med namn på ex sjukhus, myndighet eller intresseorganisation som anlitat anbudsgivaren Styrks med namn på kontaktperson som anlitat den för anbudet dedikerade projektledaren. 4.1 Endast för beräkningsmodellen. 3/9

4 4.4 Kongressbyrån står för risken. Beslut om storlek på rumsblock sker i samråd mellan kongressbyrån och DSAB genom regelbundna avstämningsmöten Tidskriften Journal of Rehabilitation Medicine. De kommer att ha en portal på hemsidan där de hanterar abstracts. De trycker även bok. 4.7 Det är upp till kongressbyrån att tillse så att inbetalningar och resekostnader inkommer i tid 5.3 punkt 3 I bägge fall gäller svenska och engelska. 14 Fråga: avser anbudsgivaren, alltså företaget och avser projektledaren 15 Fråga: avser anbudsgivaren, alltså företaget och avser projektledaren 16 Fråga: Frågor och svar avseende DS Upphandling av kongressbyrå för Postpoliokongress 7 9 juni Vilken typ av dokument skulle styrka referens? Ge exempel Vilken typ av dokument skulle styrka referens? Ge exempel. 4.1 Ni uppskattar 500 timmar gäller de endast för beräkningsmodellen eller antar ni att det är en korrekt arbetsuppskattning för planering och genomförande av uppdraget. Hur har ni kvalificerat räknat fram detta? 4.4 Då det i4.4.1 står att anbudsgivaren ansvarar själv för hotellbokningsservice vem står för risken? Om det är kongressbyrån som försväntas stå för risken, kan vi då förusätta att kongressbyrån beslutar om storlek på rumsblocket? Hur ersätts kongressbyrån för hotell och rumsbokning om denne står för risken? Vem hanterar abstracts? 4.7 Då det ofta är sena deltagarinbetalningar och resekostnader som tillkommer senare än tre månader efter avslutad kongress hur hanteras detta? 5.3 punkt 3 Här står angivet att anmälningsformuläret ska finnas på engelska eller svenska. I punkt 4 står att formuläret ska sättas upp på svenska och engelska. Vad gäller? Styrks med namn på ex sjukhus, myndighet eller intresseorganisation Styrks med namn på kontaktperson som anlitat den för anbudet dedikerade projektledaren. 4.1 Endast för beräkningsmodellen 4.4 Kongressbyrån. Beslut om storlek på rumsblock sker i samråd mellan kongressbyrån och DSAB genom regelbundna avstämningsmöten Tidskriften Journal of Rehabilitation Medicine. De kommer att ha en portal på hemsidan där de hanterar abstracts. De trycker även bok 4/9

5 4.7 Det är upp till kongressbyrån att tillse så att inbetalningar och resekostnader inkommer i tid 5.3 I bätte fall gäller svenska och engelska 17 Fråga: 1. Vilken möjlighet har antagen leverantör att påverka beslutet om eventuellt inställande av kongressen om tex deltagandet blir för lågt. 2. Menar ni att materialkostnader skall inkluderas i punkten , deltagarmaterial. Kan ni då specificera till exempel: namnskylt: enkel skylt med nål/klämma, svartvitt tryck eller hängande skylt med band, i färgtryck. program: tryckt bok eller kopierat översiktsprogram, papperskvalitet. papper: format på block, antal sidor penna: blyerts/bläck 3. Menar ni att materialkostnader gåvorna skall inkluderas i punkten Gåvor till föreläsare. 4. Ni anger att deltagaravgifter skall tas in i SEK medan utställarintäkter skall tas in i annan valuta, stämmer detta? Vilken valuta isåfall? 1.Beslutet tas i samråd mellan leverantör och DSAB 2. Förslag tas fram av leverantören och beslut tas i samråd mellan leverantör och DSAB De valutor som blir aktuella. 18 Fråga: avser anbudsgivaren, alltså företaget och avser projektledaren 19 Fråga: avser anbudsgivaren, alltså företaget och avser projektledaren 20 Fråga: Enligt FFU så ska sponsorer och utställare teckna avtal med antagen leverantör. Hur gör vi med de eventuella sponsorer/utställare som är medlemmar i LIF som skall skriva avtal direkt med DSAB? Se punkt i FFU del 2 21 Fråga: Enligt förfrågningsunderlaget så ska antagen leverantör stå den ekonomiska risken vid ett eventuellt ekonomiskt underskott. Vem har den slutgiltiga beslutanderätten gällande program och kostnader tillhörande kongressen? 5/9

6 Detta sker i samråd mellan kongressbyrån och DSAB. 22 Fråga: Hur många inbjudna talare är berättigade till gratis anmälningsavgift, betald resa, middag och uppehälle? Ca Fråga: Eventuellt ekonomiskt överskott ska delas 25/75 där 75 % tillfaller antagen leverantör. Skulle läkemedelsföretag som är medlemmar i LIF kontrakteras som sponsorer och/eller utställare så har dessa företag rätt till proportionerlig återbetalning av erlagda sponsormedel till kongressen. Hur fördelas denna eventuella kostnad för återbetalning mellan parterna? Reglerat i avtalet som är tecknat mellan DSAB och utställare/sponsor 24 Fråga: Ska anbudsgivaren även stå den ekonomiska risken vid en eventuell inställelse av kongressen? Se 6.4 punkt 2 i FFU del 2 25 Fråga: Då Quality Friends redan är bokat för kongressen skulle vi gärna vilja att detta avtal offentliggjordes då detta är en mycket stor del av budgetens totalkostnad. Quality Hotel Friends är reserverat och det är kongressbyrån som tecknar avtal med hotellet. 26 Fråga: Punkt beskriver att anbudsgivaren ska ansvara för registrering, sammanhållning och hantering av all inkommande och utgående dokumentation i samband med konferensen, som t ex abstract och posterhantering. Hur många abstract är det som ska hanteras och göras tillgängliga för bedömning? Uppskattat antal är ca Fråga: Vilken typ av dokument skulle stryka referens? Vilken typ av dokument skulle stryka referens? 4.1 Ni uppskattar 500 timmar gäller de endast för beräkningsmodellen eller antar ni att det är en korrekt arbetsuppskattning för planering och genomförande av uppdraget. Hur har ni kvalificerat räknat fram detta? 4.4 Då det i står att anbudsgivaren ansvarar själv för hotellbokningsservice vem står för risken? Om det är kongressbyrånsom försväntas stå för risken, kan vi då förusätta att kongressbyrån beslutar 6/9

7 om storlek på rumsblocket? Hur ersätts kongressbyrån för hotellochrumsbokning om denne står för risken? Vem hanterar abstracts? 4.7 Då det ofta är sena deltagarinbetalningar och resekostnader som tillkommer senare än tre månader efter avslutad kongress hur hanteras detta? 5.3 punkt 3 Här står angivet att anmälningsformuläret ska finnas på engelskaeller svenska. I punkt 4 står att formuläret ska sättas upp på svenskaoch engelska. Vad gäller? styrks med namn på ex sjukhus, myndighet eller intresseorganisation som anlitat anbudsgivaren styrks med namn på kontaktperson som anlitat den för anbudet dedikerade projektledaren 4.1 Endast för beräkningsmodellen Kongressbyrån står för risken. Beslut om storlek på rumsblock sker i samråd mellan kongressbyrån och DSAB genom regelbundna avstämningsmöten. Frågan om ersättning sker i dialog mellan Quality Hotel Friends och övriga hotell som kongressbyrån reserverat för kongressen. 4.8 Tidskriften Journal of Rehabilitation Medicine. De kommer att ha en portal på hemsidan där de hanterar abstracts. De trycker även abstractbok. 4.7 Det är upp till kongressbyrån att tillse så att inbetalningar och resekostnader inkommer i tid 5.3 I bägge fall gäller svenska och engelska 28 Fråga: 1. Vilken möjlighet har antagen leverantör att påverka beslutet om eventuellt inställande av kongressen om tex deltagandet blir för lågt. 2. Menar ni att materialkostnader skall inkluderas i punkten , deltagarmaterial. Kan ni då specificera till exempel: namnskylt: enkel skylt med nål/klämma, svartvitt tryck eller hängande skylt med band, i färgtryck. program: tryckt bok eller kopierat översiktsprogram, papperskvalitet. papper: format på block, antal sidor penna: blyerts/bläck 3. Menar ni att materialkostnader gåvorna skall inkluderas i punkten Gåvor till föreläsare. 4. Ni anger att deltagaravgifter skall tas in i SEK medan utställarintäkter skall tas in i annan valuta, stämmer detta? Vilken valuta isåfall? 1 Beslutet tas i samråd mellan leverantör och DSAB 2 Förslag tas fram av leverantören och beslut tas i samråd mellan leverantör och DSAB /9

8 4 De valutor som blir aktuella 29 Fråga: 4.1 Priser. Förstår vi rätt att alla anbudsgivare skall ange timpris x 500 timmar? Vill säga anbudsgivaren har inte rätt att multiplicera sitt timpris med ett annat uppskattat antal timmar än de 500 timmar som DSAB har uppskattat? 30 Fråga: Hur har intäkterna på tidigare internationella och Europeiska kongresser inom ämnet sett ut? Sponsorer, utställare, deltagare etc? ca Euro 31 Fråga: Fråga på referenser 3.4 Hur definierar ni "liknande vetenskapliga kongresser" då ni inte efterfrågar abstracthantering vilket är den största skillnaden mellan vetenskaplig kontra "vanlig" kongress? Godkänns det som referens om vi genomfört kongresser för förbund och statliga verk som haft ett vetenskapligt huvudämne? Fråga på referenser 3.4 Efterfrågar ni 6 olika referenser eller får de 3 referenserna för projektledare resp. anbudsgivaren var de samma? Fråga på prissättningen Hur har ni kommit fram till 500 timmars tidsåtgång för projektet? vi bedömer det som mycket lågt räknat med tanke på allt förarbete med marknadsföring, utställare/sponsor/bidrag, är det en dokumenterad tidsåtgång från tidigare genomförda europeiska kongresser? Vad har dom tidigare europeiska kongresserna inom ämnet haft för deltagaravgifter? Fråga 3. Marknadsföring Kommer vi att få information från DSAB om vilka utställare/sponsorer som ska kontaktas eller ska vi hitta dom själva genom research? Fråga 6.1 Bidrag Ska anbudsgivaren agera med fullmakt från DSAB för att kunna söka EU bidrag och övriga bidrag? 8/9

9 3.4 En vetenskaplig kongress anordnas av akademiker för akademiker och i detta fall polio och postpoliodeltagare., det godkänns som referens att ni genomfört kongresser för förbund och statliga verk som har haft ett vetenskapligt huvudämne avser anbudsgivaren, alltså företaget och avser projektledaren styrks med namn på ex sjukhus, myndighet eller intresseorganisation som anlitat anbudsgivaren styrks med namn på kontaktperson som anlitat den för anbudet dedikerade projektledaren. Ang prissättningen; 500 timmar är endast för beräkningsmodellen Deltagaravgifter: Danmark 2011 var deltagaravgifte 400 Euros för early birds och 470 Euros för late birds. Marknadsföring: Här hjälps DSAB och kongressbyrån åt. Bidrag: Anbudsgivaren behöver endast fullmakt från DSAB om anbudsgivaren ska agera i DSAB s namn alternativt om anbudsgivaren agerar i eget namn men bidragen är avsedda att hamna hos anbudsgivaren. Antal: /9