Styrelsen den

Transkript

1 KALLELSE Ha rmed kallas styrelsen till möte: Den: 14 mars, klockan Plats: Konsul Perssons Villa, va ning 2 A rende till mötet anmälas senast fredag 11 mars, klockan I tja nsten, dag som på ovan på Villan Andreas Christensson Ordfo rande Stampus MÖTESTEKNISKA BESLUT 01 Mötets öppnande 02 Närvarande 03 Val av mötesordförande 04 Val av justerare, tillika rösträknare 05 Val av sekreterare 06 Adjungerade 07 Fastställande av dagordning ORGANISATORISKA PUNKTER OCH BESLUT 08 Föregående mötesprotokoll 09 Beslut a)! Inköp av marknadsföringsmaterial 10 Diskussion a)! Invigningstorsdag b)! motkandidater 11 Information a)! Helsingborgenavtalet b)! HSF c)! Årsmöte d)! Öppet hus 12 Postgenomgång ÖVRIGT 13 Mötets avslutande MÖTESHANDLINGAR 1)! Beslutsunderlag

2 2)! Motioner 3)! Informationspunkter (Ha med allting utom bilagor)

3 01 Mötets öppnande Mötet öppnades 02 Närvarande NÄRVARO Namn Carl Röckert Anna Lindholtz Sara Ericsson Viktor Huang Michael Sundblom Madeleine Andersson Amanda Nyhlén Fredric Tapper Linnéa Persson Andreas Christensson Joacim Hedman Martin Grandelius Post Pubmästare Pubmästare Näringslivsansvarig Ekonomiansvarig Stationschef Utskottsansvarig Marknadsföringsansvarig IT-ansvarig Vice ordförande Ordförande Vice stationschef Ekonomiassistent Adjungerade Anmäld frånvaro Joacim Argelius Fastighetsansvarig 03 Val av mötesordförande Mötet beslöt att välja Madeleine Andersson. 04 Val av justerare, tillika rösträknare Mötet beslöt att välja Viktor Huang och Martin Grandelius. 05 Val av sekreterare Mötet beslöt att välja Linnéa Persson. 06 Beslut om adjungeringar

4 07 Fastställande av dagordning Mötet önskar att tillägga diskussionspunkt 10 c) Kontorsmöbler och 10 d) Sittningar. Informationspunkt 11 e) Containern. Mötet beslöt att fastställa dagordningen med dess ändringar. ORGANISATORISKA PUNKTER OCH BESLUT 08 Föregående mötesprotokoll Godkännes till handlingarna. 09 Beslut a)! Inköp av marknadsföringsmaterial (se bilaga 1) Vi har nu logo och profil och därmed är det relevant att införskaffa nytt material med den nya logotypen. Styrelsen önskar att beställa samtligt material som är med i beslutsunderlaget eventuellt kan flaggan bytas ut mot något annat material som kan vara mer behövligt. Styrelsen föreslås besluta att godkänna inköp av marknadsföringsmaterial för SEK. Styrelsen beslutar att godkänna förslaget. 10 Diskussion a)! Invigningstorsdag är det öppet för engagerade medlemmar AW Linnéa medlemmar övriga medlemmar om att Stampus kan jobba till 24.00, vill de andra föreningarna ha ett längre event får de jobba längre. b)! Motkandidater Styrelsen kommer under årsmötet att yrka på att det ska ske individuella röstningar om exempelvis pubmästarna har motkandidaturer. En votering sker. c)! Kontorsmöbler Diskussion om vi ska köpa in nya möbler till kontoret. Det finns delade åsikter, en del anser att det inte är funktionellt och behöver köpas in nytt. En del anser att det finns fungerande möbler idag, möjligtvis kan stolar bytas ut. Viktor och Martin ordnar ett beslutsunderlag till nästa vecka där samtliga möbler som vill köpas in står med. d)! Sittningar

5 -! Har inkommit en förfrågan om en sittning 6 maj. Det är redan en sittning inbokad 7 maj och pubmästarna har inte tid med en till. Alternativ är att någon annan än pubmästarna är serveringsansvariga för sittningen 6 maj. Styrelsen bestämmer att förfrågan ska gå vidare till ING eller AGORA eftersom arbetsbelastningen är hög hos oss flesta för tillfället. -! 15-16/4 är Tandemsittning inbokad. AGORA kommer att hålla i sittningen. -! 18/5 önskar Novischeriet boka en sittning, pubmästarna har framfört till AGORA att de hålla denna festen eftersom det är AGORAS projektgrupp. -! Ingenjörssektionen önskar att låna bord och stolar till en sittning på lördag. Kontrakt måste skrivas under för utlåning men styrelsen väljer att inte ta betalt för utlåningen då vi har fått mycket hjälp av dem det senaste. -! Anna och Carl ska se om vi kan köpa in ljushållare och dukar. Invigningsgruppen kan låna ljushållare i sådana fall men inte dukar. -! Tillståndsenheten godkänner en hoppborg inför Epic HouseWarming, men de är skeptiska eftersom det ökar risken för skador. Styrelsen föreslås besluta att godkänna eller inte godkänna hoppborg under Epic Housewarmingeventet. Styrelsen beslutar att hoppborg inte ska hyras in till eventet. 11 Information a)! Helsingborgenavtalet -! Osäkert om vi juridiskt är firmatecknare. Viktor och Andreas kollar upp om vi är det. b)! HSF -! Invigningsgruppen önskar att få hjälp under öppet hus med guidning och någon som är placerad i furutorpsparken Andreas och Sara kan hjälpa till med guidning. -! Kören har vårkonsert 20 maj. -! Anna, Carl och Linnéa lägger schema för den gemensamma festen under invigningsveckan. -! Utbildning 21/3 av nyckelsystem i Helsingborgen måste minst en från Stampus närvara. -! Rasmus Andersson är konferencier under galamiddagen. Linnéa meddelar att Andreas kan hålla tal. Serveringspersonal är också klart för eventet. -! Samtliga föreningar måste hjälpa till med städning efter öppet hus, för att Epic Housewarming ska kunna förbereda inför kvällen. -! Efter flytt in i Helsingborgen kommer staden att bjuda in till en arbetsgrupp. Arbetsgruppen kommer att diskutera frågor kring området söder och furutorpsparken, hur området kan göras mer attraktivt och säkert. c)! Årsmöte -! Styrelsen kommer att föreslå att har densamma medlemsavgift även nästa år på 250kr. -! Styrelsen kommer att yrka på att ändra om i dagordningen. Flytta fram revisorer, motioner och hedersmedlemmar. -! Revisorer styrelsen kommer att föreslå är Anna Lindholtz och Andreas Christensson.

6 -! Linnéa kommer att nomineras till mötessekreterare. -! Justerare, tillika rösträknare ska bestämmas. Meddela Andreas om vi har några förslag. -! Under mötet vill styrelsen lyfta huvudsakliga händelser som; flytten, izettle, välgörande ändamål, medlemsrekord, gemenskap mellan föreningar, snapchat, testat nytt husbandet, AW. -! Styrelsen kommer att yrka på begränsad frågetid på 10 minuter för kandidaturer till styrelse 16/17. -! Logistik: Madeleine och Amanda skriver ner alla närvarande Sara hyr bil och hämtar Carl och Anna. Resterande väntar på skolan. d)! Öppet hus - Joakim Hedman och Joacim Argelius kommer att stå vid montern. - På torsdag får vi stå på U1, eftersom det är fullbokat på U2. e)! Containern Kommer klockan onsdag och försvinner torsdag. Alla föreningar ska närvara för att slänga skräp. 12. Postgenomgång 12.1 Ordförande - 4 april kommer Andreas och ordförande från ING att ha pressvisning i nya huset. - Tillståndsansökan är inte ännu klar. - Inväntar uppdatering om att hålla festivaler. - Hyreskontraktet ska omförhandlas. Stampus ska skriva på det eftersom vi hyr i andra hand, resterande föreningar tredje hand. - Stipendieansökningarna är ivägskickade. & 12.2&Vice ordförande - Nästa vecka har vi ingen verksamhet på U2 då det är skärtorsdag. Linnéa återkommer om vilka som sitter på U2 till nästa gång. - Har mailkontakt med Anje från tillståndsenheten om en upplärningskväll i Helsingborgen. Tar mer ingående information med pubmästarna efter mötet. 12.3&Ekonomiansvarig - Ekonomin är stabil 12.5&Pubmästare - Sista temalördagen på lördag. &&&&&&&&&&&&&12.6 Fastighetsansvarig 12.7&Marknadsföringsansvarig - Har börjat att spela in de olika utskotten för filmen.

7 - Ska lägga ut bilder med temat att engagera sig efter inflyttningsveckan IT-ansvarig - Inget att tillägga Näringslivsansvarig - Ska träffa andra näringslivsansvariga i möte för att diskutera sponsorer till Helsingborgen. - Ska beställa de marknadsföringsmaterial vi önskar. - AGORA önskar att låna kamera och diktafon av oss till deras styrelsefilm Utskottsansvarig Stationschef - Ska ha möte med medlemmarna vid flytten och bestämma vad som ska köpas in. - Mötet lyfter en önskan om att marknadsföra radion vid flytten eftersom övriga utskott också ska marknadsföras. ÖVRIGT -! Housewarming: kan behöva hjälp att duka inför sittningen. Anna hör med serveringspersonalen om de kan hjälpa till. -! Mötet lyfter frågan om en DJ-workshop kommer att genomföras, vilket Joakim H svarar att det kommer att ske efter påsken. 12 Mötets avslutande Mötet avslutas. Madeleine Andersson Mötesordförande Linnéa Persson Mötessekreterare Viktor Huang Justeringsperson Martin Grandelius Justeringsperson

8 BILAGA!1! I fas med omprofileringen uppstår ett behov av att investera i nytt marknadsföringsmaterial för att kunna kommunicera den nya profilen som kommer att representera Stampus som studentförening. De material som behöver införskaffas snarast är:! Två nya roll-ups! En dubbelsidigt tryckt flagga! En bordsduk! En banderoll till utomhusevenemang! Metallpins med logotypen! Klistermärken! Ny hemsida Investeringen har beräknats att uppgå till sek baserat på tidigare beställningar och prisläget hos leverantörer. Ett stipendie på beloppet har ansökts den 8 mars 2016 vilket innebär att investeringen kan komma att bli medfinansierad. Styrelsen föreslås besluta att godkänna en investering i nytt marknadsföingsmaterial för sek. I tjänsten, dag som på ovan på Villan Sara Ericsson Näringslivsansvarig Stampus!