REGLER FÖR ELEKTRONISK POST. Regler för elektronisk post för Stockholms stad

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "REGLER FÖR ELEKTRONISK POST. Regler för elektronisk post för Stockholms stad"

Maj Lindqvist
för 7 år sedan
Visningar:

1 REGLER FÖR ELEKTRONISK POST Stockholms stads Bostadsförmedling AB har beslutat att anta Regler för elektronisk post för Stockholms stad såsom sina egna med tillagda förtydliganden och kommentarer. Nedanstående regler gäller även för styrelseledamöterna i bostadsförmedlingens styrelse när de mottar eller skickar e-post som rör bostadsförmedlingens verksamhet. Regler för elektronisk post för Stockholms stad Meddelanden som sänds eller tas emot via elektronisk post ska behandlas enligt de regler som gäller för allmänna handlingar i fråga om bl.a. diarieföring och arkivering. Med allmänna handlingar avses handlingar som förvaras hos en myndighet och som enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen är att anse som inkomna till eller upprättade hos myndigheten. E-posten lyder under samma regler som vanlig post, i första hand tryckfrihetsförordningen (2 kap.), offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. En närmare beskrivning av vad som är allmän handling och om hur sådan ska hanteras på bostadsförmedlingen finns i Policy för utlämnande av allmän handling. ALLMÄNT 1 Dessa regler gäller för all användning av e-post inom Stockholms stads nämnder. Bolag och stiftelser i vilka staden har ett rättsligt bestämmande inflytande skall fatta beslut att följa reglerna. 2 En stor del av e-posten är eller blir allmänna handlingar. Syftet med reglerna är att staden skall uppfylla offentlighets- och arkivlagstiftningens krav.

2 ANSVAR 3 Varje nämnd har ett ansvar för att de allmänna handlingar som uppstår i verksamheten hanteras enligt regelverket. Den har också ansvar för att alla anställda har kännedom om gällande regler. 4 Alla som använder e-post skall regelbundet kontrollera sin brevlåda. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR I E-POSTSYSTEMET 5 E-post som är allmän handling ska registreras enligt föreskrifterna i offentlighets- och sekretesslagen. Undantag gäller e-posthandlingar som uppenbart är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet och för e-posthandlingar som på annat sätt görs sökbara och tillgängliga för utomstående. Vad som hos bostadsförmedlingen anses som handling av ringa betydelse framgår av Stadsarkivets gallringsbeslut 2007:12. Övriga handlingar får gallras ur e-brevlådan sedan de registrerats och arkiverats i elektronisk form i BOSTOC, ediarium i Outlook eller i pappersform i förmedlingens centrala arkiv enligt lokalt gallringsbeslut 2006:1. 6 Uppgifter för vilka sekretess gäller ska inte hanteras i system för e-post. Meddelanden som innehåller uppgifter som bedöms kunna omfattas av sekretess skall registreras om det inte finns ett undantag i offentlighets- och sekretessförordningen (1980: :641). De skall tas ut på papper och därefter raderas ur systemet. Kopplas meddelandet till ett ärende i BOSTOC ska det inte tas ut på papper. Meddelandet får inte sparas i ediariet i Outlook. Skickat respektive mottaget meddelande innehållande krypterad sekretessbelagd information (se 13 ) ska raderas ur systemet när det hanterats. Med systemet menas här e-postsystemet. 7 Handlingar i ett ärende skall alltid kunna presenteras tillsammans. Detta innebär att handlingar som kommit in eller upprättats elektroniskt bör tas ut på papper, om myndighetens aktsystem i övrigt är pappersbaserat.

3 Handling som kan kopplas till ett ärende i BOSTOC registreras genom att kopplas till detta ärende. Handlingar som inte kopplas till BOSTOC ska tas ut på papper och lämnas till registrator för diarieföring och arkivering eller arkiveras i ediariet i Outlook. 8 De uppgifter om meddelandena som finns i loggar och andra förteckningar som genereras av systemet är allmänna handlingar och kan därmed bli tillgängliga för alla. ARKIVERING 9 Bestämmelser om bevarande och gallring av allmänna handlingar finns i arkivlagen samt i stadens arkivregler. 10 Meddelanden som uppenbart är av ringa betydelse för nämndens verksamhet skall så snart som möjligt gallras (raderas) enligt nämndens tillämpningsbeslut med stöd av stadens allmänna gallringsregler. För gallring av övriga meddelanden krävs beslut av arkivmyndigheten. Se kommentaren till 5. HANTERING VID TJÄNSTEMANS FRÅNVARO 11 Tjänsteman som i sin tjänst får meddelanden från allmänheten, företag, organisationer eller andra myndigheter har skyldighet att vid frånvaro sörja för att eventuella inkomna e-postmeddelanden tas om hand enligt de rutiner som beskrivs ovan. Ett automatiskt svarsmeddelande om frånvaron är inte tillräckligt. Allmänna handlingar måste tas om hand enligt reglerna även om den tjänsteman till vilka de adresserats är frånvarande. FÖRVALTNINGSADRESS 12 Varje förvaltning skall ha en officiell e-postadress. Denna adress publiceras externt, bl.a. på hemsidan. Post till denna adress öppnas av registrator (eller motsvarande). Brevlådan skall vara tillgänglig för allmänheten, t.ex. hos registrator. Vid korrespondens med allmänheten skall eftersträvas att denna adress används som avsändaradress. Det kan i många fall vara lämpligt att enheter/avdelningar eller särskilda verksamheter har en egen adress/brevlåda.

4 Bostadsförmedlingens officiella e-postadress är Den öppnas av kundtjänsten../: Därutöver har bostadsförmedlingen de gemensamma brevlådor, som upptas i bilagan. ÖVRIGT 13 Sekretessbelagd information får inte sändas okrypterad. Detta medför bl.a. att e-post inte får vidarebefordras till externa adresser utan kontroll av förekomsten av sekretess. 14 Om e-postmeddelanden innehåller uppgifter om levande personer, skall personuppgiftslagens (1998:210) bestämmelser beaktas. Det innebär främst att personuppgifter hämtade ut förmedlingens IT-system endast får användas för det ändamål de samlats in, d v s att t ex uppgifterna i BOSTOC endast får användas för bostadsförmedlingsändamål på så sätt det beskrivs på baksidan av bostadsanmälan. 15 E-postsystemet får i begränsad omfattning användas för privata meddelanden. SLUT Användningen skall vara etiskt försvarbar.

5 Bilaga BOSTADSFÖRMEDLINGENS ICKEPERSONLIGA E-BREVLÅDOR Adress Användarnamn Ändamål Öppnas av BFSBOS Bostadsförmedlingens officiella Kundtjänsten brevlåda BFSINF Informationsenhetens brevlåda Informationsenheten BFSKUND Kundtjänstavdelningens brevlåda. Hit går den e-post, som genereras på hemsidorna. Kundtjänsthandläggare enligt roterande schema BFSLOS För support i lösenordsfrågor. Är också mottagare av e-post med länk till lösenordshanteraren för besökare, som saknar egen e-postadress. postmaster@bostad.stockholm.se BFSPOS Meddelanden och klagomål angående mail. En sådan skall alltid finnas webmaster@bostad.stockholm.se BFSWEB Meddelanden relaterade till vår hemsida bevakning@bostad.stockholm.se BFSBEV Från denna skickas nyproduktionsbevakningsmeddelanden till alla som anmält bevakning på projekt. lagenhet@bostad.stockholm.se BFSLAG Gemensam brevlåda för reguljär förmedling. Tar även emot inlämnade lägenheter med ritningar Särskilt utsedda kundtjänsthandläggare IT Informationsenheten, webbansvarig Informationsenheten Förmedlingshandläggare enligt roterande schema. Även registergruppen har tillgång. IT koll@bostad.stockholm.se BFSKOLL Loggar m m avseende tekniska samarbetspartners raindance@bostad.stockholm.se BFSRAIN Loggar avseende Raindance IT, ekonomifunktionen streamserv@bostad.stockholm.se BFSSTREAM För arkivering av inkommen e-post. IT-utvecklare Används endast för tester. formansokan@bostad.stockholm.se BFSFOR Utskick av lösenord till fastighetsägare Ackvisitör, projektledare nyproduktion

6 Adress Användarnamn Ändamål Öppnas av BFSSUP Support till fastighetsägare om webbtjänsten Ackvisitör, projektledare nyproduktion REMISS_BFS Remisser från staden Registrator, styrelsesekreterare DRIFT_DATA_BFS Meddelanden centralt angående data IT DRIFT_TELE_BFS Meddelanden centralt angående IT telefoni Inkommande ediarium BFSDIN För arkivering av inkommande e-post, Admin vid behov allmän handling Utgående ediarium BFSDUT För arkivering av utgående e-post, Admin vid behov allmän handling LAGENHETSTJANST Gemensam brevlåda för förmedlingsavdelningen Förmedlingsavdelningen MINNEOCHVISION Beställning av bok Strategi&Marknad PLANRITNINGAR Skicka och ta emot planritningar som Registergruppen ska snyggas till innan annonsering. BYGGER Brevlåda för förfrågningar kring Strategi&Marknad utställningen, evenemang m m upphandling@bostad.stockholm.se UPPHANDLING Brevlåda för frågor och svar vid annonserat förfrågningsunderlag IT och administrationen

Relevanta dokument

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.