Årsrapport Årets kvalitetspristagare: äldreboendet Riddaren

Transkript

1 ON 2012/ Årsrapport 2011 Årets kvalitetspristagare: äldreboendet Riddaren Marite Hultberg, Ann Englund Beijerstam, Katrin Thydén och Mona Malmgren mottog priset.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ON 2012/ Sid 1 Inledning Ekonomi totalt Myndighet Verksamhet SoL (insatser enligt socialtjänstlagen) omfattande verksamhetsområde Norr, Söder och Gemensam verksamhet 5 Verksamhet hälso- och sjukvård Personalbokslut Mål och kvalitet Framtida prioriteringar 27-29

3 ON 2012/ Inledning Omsorgsnämnden och förvaltningen ansvarar, för de uppgifter som kommunen har inom socialtjänst, för hemtjänst, särskilt boende och andra stödinsatser till äldre personer. Nämnden ansvarar också för insatser inom socialtjänstlagen till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar. Dessutom ansvarar nämnden för hemsjuk-vården i kommunen och utövar ledningsansvar för den kommunala hälso- och sjukvården. Kommunerna i länet har tillsammans med regionförbundet uppdragit åt Kalmar kommun att agera som värdkommun för den länsomfattande hjälpmedelsverksamhet som tas över från landstinget 1/ Förberedelser inför starten har skett under Flertalet av de ca 25 personer som skall bemanna verksamheten i Kalmar och Västervik, har kommit från landstinget via verksamhetsövergång. De väl genomförda förberedelserna har gjort att vi står bra rustade inför starten Kommunal Hjälpmedelssamverkan i Länet (KHS) fullbordar hemsjukvårdsreformen. Året har präglats av förberedelser planering och utbildning inför ett flertal stora strukturförändringar som väntar förvaltningen under Den diskussion om fördelning av resurser till olika boendeformer som pågick under våren, resulterade i att ett helt nytt resursfördelningssystem togs fram. Oberoende av boendets inriktning skall resurser fördelas efter omsorgstagarens behov. Särskild beprövad bedömningsmall ligger till grund. Provmätning gjordes under våren. Erfarenheterna från den mätningen togs tillvara och låg till grund för fastställande av den resursfördelning som nu gäller från o med 2012 års verksamhetsbudget. För att klara 2012 års budget, med tio miljoner i minskad ram, lägger vi stort fokus på budgetefterlevnad. Bättre rutin för uppföljning och redovisning på teamnivå, skall göra hanteringen mer anpassningsbar till omsorgstagarens behov. Förvaltning o nämnd tog under slutet av 2012 beslut om hur och i vilken takt Önskad sysselsättningsgrad skall införas. Tidplanen följer KFs intentioner och genomförs teamvis fram till o med Team 4 (ca 150 medarbetare) var först ut och startade vid årsskiftet. Mer än hälften av medarbetarna i teamet önskade högre sysselsättning. Stor energi läggs på att hitta smarta lösningar för att kombinera denna högre sysselsättningsgrad med behov av insatser och nya scheman. Modeller kommer att utvecklas över tid. Särskilda medarbetare är avdelade för att leda och implementera denna process. Respektive team påverkar och sätter sin egen prägel och sina spelregler på sitt arbetssätt. Verksamheten har genomlysts av externt företag (Ensolution) för att få jämförelse på brukarnivå. En värdefull benchmarking som skall fortsätta och genomföras årsvis. Personal har utbildats i bemanningsekonomi, för att öka förståelsen och hitta bra lösningar på relationen omsorgsbehov och bemanning. Andra verktyg som implementerats under året är schemasystemet Time Care plan, och Laps Care för insatsplanering. Det har kostat mycket utbildningstid, men vi menar att det är väl investerat inför Palliativregistret och Senior alert är hjälpsystem för att öka kvaliteten för den enskilde och deras anhöriga. Ett antal kvalitetsutvecklande insatser har startats. Projektet för att ta fram värdighetsgarantier genomförs med statliga stimulansmedel. Sociala innehållet på särskilda boenden har inventerats. Nämnden har tagit inriktningsbeslut, som skall verkställas under Nutrition och nattfasta är andra angelägna områden som kräver förbättringsarberte.

4 ON 2012/ Ett tillfälligt bakslag i renovering och nybyggande av vård och omsorgsboende har ställt till bekymmer. Byggstopp på Varvsholmen och framskjuten investering på Smedängen och Norrlidshemmet gör att förvaltningen kan behöva hitta tillfälliga lösningar för utökning av bostäder. Under slutet av 2012 har behovet av fler bostäder blivit påtagligt. Nämnden har formulerat och beslutat hur leverans av kost skall fungera i förvaltningen framöver. Förberedelser har gjorts för att vid halvårsskiftet 2012, överlämna kostproduktionen till serviceförvaltningen. Utblick mot I årsredovisningen redovisas också de behov som förvaltningen prioriterar framöver. Det kommer att behöva göras stora satsningar inom äldreboendena de närmaste åren. Dels behöver de befintliga äldreboendena en rejäl ansiktslyftning och dels behövs ett nytillskott. Den under 2011 genomförda genomlysningen av våra kostnader redovisade att Kalmar kommun har ett stort antal sk ytterfall, dvs kostnader betydligt över genomsnittskostnaden för jämförbara kommuner i Sverige. Detta berodde bl a på att det saknas ett antal äldreboenden i Kalmar. För den kommande planeringsperioden föreslås därför en rejäl satsning avseende äldreboendena. Detta kan också ses helt i linje med Attraktiva Kalmar : Varvsholmen Här planeras ett äldreboende med 38 nya platser. Dessutom planeras en träffpunkt och en hemtjänstlokal i direkt anslutning till boendet. Driftstart så fort alla överklaganden är avklarade, preliminärt under Smedby För Smedängen finns sedan länge ett framtaget förslag till ombyggnad. Förhoppningen är ombyggnationen snarast kan starta och att det blir klart under Antalet platser blir oförändrat ca 65 platser. Smedängen ingår i det paket av kommunala fastigheter som skall bjudas ut till försäljning. Norrliden Förslag till ombyggnad av Norrlidshemmet finns sedan lång tid tillbaka. Det är angeläget att det snarast kan ske antingen en ombyggnad eller att det blir ett äldreboende någonstans i Norrliden som kan stå klart under Antalet platser blir oförändrat ca 75 platser. Norrlidshemmet ingår i det paket av kommunala fastigheter som skall bjudas ut till försäljning. Norra centralorten Ett helt nytt äldreboende planeras om 40 platser. Det är ytterst angeläget att detta kan uppföras och stå klart under Anbudsförfarande är på gång i februari. Jungmansgården Idag finns 25 platser vid Jungmansgården(i Norrliden). Platsantalet gör att det är stora svårigheter att klara ekonomin. Därför planeras en utbyggnad om 16 platser. Kalmarhem och omsorgsförvaltningen är helt överens och det gäller att samhällsbyggnadskontoret också är positiva. Om alla kan vara överens så kan bygget stå klart under 2013 och till att börja med kanske användas som evakueringsboende eftersom det är flera boendeprojekt på gång samtidigt. Hyra från 2014 och övriga driftskostnader och en utökning av antalet platser fr o m 2015.

5 ON 2012/ Södra centralorten Det planeras ett nytt äldreboende i södra centralorten. Det finns ex vis lämplig tomtmark på Stensberg där Dahmska stiftelsen är välvilligt inställda till planeringen. Boendet skulle kunna inrymma 40 platser och uppföras i två plan som mest med tanke på omgivningen. Det kan finnas en möjlighet att man genom detta boende skulle kunna lösa lokalproblemen för några av våra nuvarande entreprenörer. Nytt äldreboende Det är stort fokus på äldreboendefrågorna i Kalmar. Det är bra. En anledning till att en del äldreboenden inte får ihop bemanning och budget beror på antalet platser. För att få en lösning på det problemet föreslås ytterligare ett boende. Det kan vara öppet exakt hur många platser men någonstans mellan 40 upp till 60 platser. Av dessa skulle ett 30-tal omfördelas från mindre boenden. Siffersammanställningar, se sid Ekonomi - totalt Driftskostnader Verksamhet Netto- Bokslut Resultat tkr Budget Kostnader Intäkter Netto Förvaltningsgemensamt Administration Volymer SoL övergripande Verksamhet Norr Verksamhet Söder Verksamhet Gemensamt HSL TOTALT Omsorgsförvaltningen förbrukade netto 607 Mkr (drift) år 2011 och detta utgjorde 20,2 % av kommunens totala nettodriftkostnader

6 ON 2012/ Investeringar Verksamhet Netto- Bokslut tkr Budget Kostnader Intäkter Netto Investeringar Omsorgsnämnden investerade enligt 2011 årsbokslut 2 mkr vilket utgör 0,6 % av kommunens totala nettoinvesteringar. Sammanfattande kommentar till större avvikelser Driftskostnaderna redovisar ett överskott på totalt 0,3 mkr. Avvikelserna mot budget kan sammanfattas som följer och kommenteras även under respektive verksamhets redovisning: Förvaltningsgemensamt (+ 4,8 Mkr) Redovisar ett överskott om 4,8 Mkr som till största delen beror på lägre kapitaltjänstkostnader och mindre kostnader för utbildningar jämfört med budget. Administration (+ 0,1 Mkr) Administrationen redovisar ekonomisk balans. Volymer Under volymer har följts utvecklingen av hemtjänsttimmar under året, se bilaga 1. Avvikelser mot budget redovisas under SoL övergripande. SoL (insatser inom socialtjänstlagen) övergripande (10,3 Mkr) Här redovisas bland annat avvikelser avseende budgeterade hemtjänsttimmar vilket till stor del förklarar överskottet (4,5 mkr). Andra orsaker till överskottet är ökade avgiftsintäkter och effekter av minskning av korttidsplatser.

7 ON 2012/ Verksamhet norr (-6,3 Mkr) Verksamhet norr består av 14 enheter och redovisar ett stort underskott. Det är varierande resultat mellan enheterna. Hemtjänsten i området har varit något mera ansträngd jämfört med särskilt boende. Den enskilt största förklaringen till underskottet är enheternas svårigheter att ställa om personalresurser efter resursfördelning. Verksamhet söder (-6,6 Mkr) Verksamhetsområde söder som består av 11 enheter redovisar ett stort underskott. Det är varierande resultat enheterna emellan. De särskilda boendenas ekonomi har varit något mera ansträngda jämfört med hemtjänsten. Den enskilt största förklaringen till underskottet är enheternas svårigheter att ställa om personalresurser efter resursfördelning. Verksamhet gemensamt (-0,5 Mkr) Verksamhetsområde gemensamt består av 6 enheter med olika ansvarsområden och redovisar ett mindre underskott. Verksamheterna är kost, teknik, nattpatruller, dagverksamhet, träffpunkter, bemanningsservice och anhöriganställda. Resultatet varierar mellan enheterna. HSL (insatser inom hälso- och sjukvårdslagen) (-1,6 Mkr) Avvikelsen avser kostnader för hjälpmedel. Dessa kommer förhoppningsvis att minska när kommunerna sköter hanteringen själva fr o m Investeringar Redovisade investeringar uppgår till 2 mkr vilket är lika med budget. 3 Myndighet Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Hemteam Att arbeta med hemteam har under 2011 varit ett bra arbetssätt för många yrkesgrupper. På veckomötet där myndighetshandläggare, enhetschef, baspersonal, sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast gemensamt planerar för att omsorgstagaren ska få en optimal tillvaro när det gäller vård och omsorg. Syftet med hemteamsmöten är att nå en helhetssyn för omsorgstagaren Detta innebär för myndighetshandläggaren ett bättre sätt att både få information samt att förmedla information till berörda deltagare i teamet.. Hemteamen gör att samarbetet utvecklas och effektiviseras mellan alla professioner i hemtjänstområdet. Överrapportering mellan landstinget och kommunen Cosmic Link är ett digitalt system för informationsöverföring mellan landstinget och länets kommuner. Information via fax är nu helt borttagen och fr.o.m våren 2011 sker all information via detta system. Datasystemet ska underlätta informationsflödet och gör att myndighetshandläggarna inte ska behöver ringa till respektive avdelning på sjukhuset utan

8 ON 2012/ sköter kommunikationen via datorn. From våren 2011 har detta systemen börjats använda fullt ut. Källsortering Under 2011 infördes källsortering på handläggarnas kontor. Eco-driving Handläggarna har fått utbildning i Eco-driving. En utbildning som ger kunskap i ekonomisk bilkörning. Det är främst handläggarna som arbetar gentemot ytterområdena i Kalmar som nästan dagligen kör bil i tjänsten. I övrigt förekommer cykel som transportmedel. Förändring i socialtjänstlagen kom en lagförändring i socialtjänstlagen som klargör ansvarsfördelningen mellan bosättningskommun och vistelsekommun I detta arbete är Kalmar kommuns handläggare samordnare/beslutsfattare för beslut som berör personer som vistas i Kalmar kommun eller för invånare från Kalmar kommun som vistas i annan kommun. Under sommaren och hösten 2011 var det fler Kalmarbor som vistades i andra kommuner med hemtjänstinsatser än besökande till kommunen. Resultatredovisning och analys Kostnader för betalningsansvar tkr 253tkr 435tkr 252tkr 454tkr 107tkr 239tkr Länssjukhuset kortar sina vårdtider och minskar vårdplatser efterhand vilket innebär att kommunen får ta allt större vård och omsorgsansvar. I kommunen arbetar vi efter att möjligheten att erbjuda stöd i hemmet. I vissa fall kan detta vara svårt då den enskilde behöver mera återhämtning och rehabilitering innan det är möjligt att återgå till den egna bostaden. Vid dessa tillfällen kan det vara aktuellt med en kortare vistelse på ett korttidsboende. Anledningen till att vi fortfarande har kostnader för betalningsansvar beror oftast på olika smittor som kommunen behöver mera information om för att kunna säkerställa vården och omsorgen i hemmet. Sökande från annan kommun-särskilt boende SoL Enligt socialtjänstlagen har personer bosatta i andra kommuner rättighet att ansöka om särskilt boende i annan kommun. Den främsta anledningen till att man ansöker är att närstående bor i Kalmar kommun och man vill komma lite närmare de. Under 2011 var det 22 ansökningar från annan kommun. Utav dessa blev det endast 13 ansökningar till beslut eftersom de andra av olika anledningar återtog sina ansökningar. Antalet ansökningar om särskilt boende, personer från annan kommun Årtal Antal ansökningar Bifall Avslag

9 ON 2012/ Uppföljning utav beslut Under året har ett aktivt arbete med uppföljningar av beslut pågått. Alla beslut följs upp med ettårs-intervall och där beslut om dagliga insatser föreligger följs beslutet upp inom 2-4 veckor Framtiden FOU-nätverk Under 2012 kommer ett FOU-nätverk att startas upp. I det nätverket kommer en handläggare från varje kommun att delta. Syftet med nätverket är att stärka myndighetshandläggarnas roll och att förmedla mera kunskap. Inriktningen är att börja med diskussion kring etiska dilemman. Nationella riktlinjer En demenshandläggare från Kalmar kommun deltar i länsövergripande arbete med Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom. Uppdraget är att utforma - vård och omsorgsprogram vid demenssjukdom i Kalmar län - en modell med mått och indikationer för kvalitetssäkring/uppföljning av vård och omsorg inom demensområdet. Uppdrag-översyn utav biståndshandläggningen Att förenkla biståndshandläggningen och ge den enskilde mera möjligheter till delaktighet och påverkan utifrån regeringens proposition värdigt liv i äldreomsorgen. Ett uppdrag som kan innebära att myndighetshandläggarnas till viss del kan frigöra tid från enklare utredningsarbete och istället lägga den tiden på de mera komplicerade utredningarna. Det behövs också mera tid till uppföljningar utav tidigare beslut Jämställdhetsperspektivet gällande biståndsbeslut I olika sammanhang kommer handläggargruppen att arbeta med jämställdhetsfrågorna inom biståndshantering. Att medvetengöra det jämställda perspektivet genom kartläggningar m.m. Ensolution Insatsen tillsyn Utifrån ensolutionsrapporten som speglade att vi i Kalmar kommun har mera tillsyns besök i hemtjänsten än övriga jämförelsekommuner sker en översyn. Idag är det inte alltid renodlad tillsyn som sker utan även praktiska inslag kan förekomma. Vid sådana tillfällen är det viktigt att handläggarna inte använder insatsen tillsyn utan mera fokusera på det praktiska innehållet.

10 ON 2012/ För många omsorgstagare innebär tillsyns besöket en extra trygghet i hemmet. Flertalet omsorgstagare har trygghetslarm men behöver vid vissa tillfällen ytterligare stöd av trygghet i form utav tillsyn. Ibland kan tillsynsbesöken verkställas i form utav telefonkontakt. Denna insats kommer att följas upp under Boenderutiner I Ensolutionsrapporten framgick även att vi har lite lägre beläggning på våra särskilda boende jämfört med övriga kommuner i undersökningen. Därför pågår ett arbete med att se över och säkerhetsställa de rutiner vi har i samband med in och ut flyttning från särskilt boende. Detta med syfte att påskynda processen i samband med erbjudande utav ledig lägenhet/rum. 4 Verksamhet SoL (insatser enligt socialtjänst-lagen) omfattande verksamhetsområde Norr, Söder och Gemensam verksamhet Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Övergripande Under 2011 har omsorgsförvaltningen infört ett nytt schemaläggningsprogram - Time Care Planering - som inte bara har inneburit att alla medarbetare lärt sig ett avancerat IT-program utan också ställer krav på ett helt nytt sätt att lägga schema. Nu läggs scheman i kortare perioder, utifrån de aktuella verksamhetsbehoven och av medarbetarna själva. Time Care Planering är genomfört i samtliga arbetsgrupper och har tagit mycket tid i anspråk, i genomsnitt har varje enhet avsatt omkring 0,5 årsarbetare under det gångna året och än återstår en hel del arbete för att systemet ska fungera fullt ut. Det administrativa arbetssättet i omsorgsförvaltningen koncentreras mer och mer på enhetschefsteamen. Uppföljning och arbetsmöten genomförs på teamnivå och införandet av önskad sysselsättningsgrad sker också på denna nivå. Team 4 har under året varit pilotområde för att arbeta fram en hållbar metod att fortsättningsvis implementera önskad sysselsättningsgrad. Enhetschefsrollen har tydliggjorts i ett dokument som arbetats fram i samråd med de fackliga organisationerna. Dokumentets innehåll och mål har tagits i omsorgsnämnden. En upphandling av totalentreprenad av arbetskläder för omsorgspersonal har slutförts. Avtalet innebär att fortsättningsvis ska tvätt, lagning, klädbyten och förråd skötas av ett externt företag. Förvaltningen uppfyller därmed Socialstyrelsens krav på basala hygienrutiner och tid som tidigare lagts på tvätt av arbetskläder blir omsorgstid. Under året har alla omsorgstagare erbjudits att vara med och svara på en enkät om hur de upplever sin omsorgskvalité den s.k. Kvalitetsbarometern. Svaren har sammanställts enhetsvis och utifrån de resultat enheterna har fått har handlingsplaner arbetats fram i syfte att öka kvaliteten.

11 ON 2012/ En ny handläggningsprocess när det gäller avvikelser, missförhållanden/lex Sarah är genomförd, denna process är kopplad till de lagändringar som trädde i kraft 1juli Under året har 15 lex Sarah rapporter inlämnats varav 3 har gått vidare till Socialstyrelsen. Vi har arbetat mycket med att förebygga smitta, särskild oro finns för att få in multiresistenta bakterier. Riktlinjer har arbetats fram och information har genomförts på bred front. Våra särskilda boende har deltagit i SKL:s nationella mätning av följsamhet till basala hygienrutiner och resultaten visade att det fanns en del förbättringar att göra. Ett kvitto på att hygienrutinerna nu fungerar är att i de fall vi har fått in någon smitta har vi i samtliga fall lyckats stoppa smittspridningen. I september genomfördes två ledardagar för alla chefer i omsorgsförvaltningen. Dessa dagar fylldes av arbete med utveckling och förbättring, aktuella frågor och mål för verksamheten. Dagarna utvärderades med gott resultat. Ensolution har under 2011 genomlyst hela förvaltningen och jämfört oss med övriga kommuner. Med utgångspunkt från de resultat vi fick har ett särskilt handlingsprogram tagits fram i syfte att minska våra kostnader med bibehållen eller ökad kvalitet. Kalmar Kommun är värdkommun för den kommunala hjälpmedelsverksamheten med ett samordningsansvar för länets 11 kommuner. Verksamheten kallad KHS har byggts upp under hösten och har startats från årsskiftet. Särskilda boenden Under året har förvaltningen arbetat fram en modell för rörlig resursfördelning inom särskilda boende. Metoden bygger på att en undersköterska, enhetschefen och vid behov även en sjuksköterska gör en vårdtyngdsmätning baserade på validerade ADL instrument. Utifrån denna vårdtyngdsmätning görs sedan resursfördelning. För att säkra kvaliteten på mätningen följer en biståndshandläggare och en arbetsterapeut specialiserad på ADL upp resultaten ute i verksamheten. Syftet med att införa rörlig resursfördelning är att fördela resurser efter omsorgstagarens behov. I systemet för resursfördelning har vi byggt in en lägstanivå, man kan inte hamna för lågt utan måste ha möjlighet att få ihop fungerande scheman, och en högstanivå eftersom vi har ett budgettak. Utöver detta finns en pott för extraordinära händelser som man kan ta till när extrema situationer uppstår. Innan modellen genomfördes bildades en grupp som gjorde en konsekvensanalys utifrån omsorgsperspektivet, detta för att förebygga risker. I takt med att hemteamen hittat sina arbetsformer har vi reducerat antalet korttidsplatser inom förvaltningen. Översynen av särskilda boendeplatser kopplat till effektivitet och kvalitet som ingick i Ensolutions genomlysning resulterade i att Smedby Gård avvecklades och platserna flyttades till Smedängen. Behovet av demensplatser har ökat vilket har inneburit att vi har omvandlat två befintliga äldreenheter på Oxhagshemmet och Norrlidshemmet till demensenheter, sammanlagt 20 platser är konverterade.

12 ON 2012/ Under 2011 har en särskild arbetsgrupp inom förvaltningen arbetat med att kvalitetsäkra delegeringsprocessen i SÄBO, Bryggaren och Bärnstenen. Processen är sårbar eftersom det finns många svaga länkar där det kan gå fel. Med utgångspunkt från Socialstyrelsens föreskrifter och det genomförda arbetet har förvaltningen tagit beslutet att timanställda inte ska ha delegering. En undersköterska kan få en personlig delegering på arbetsuppgifter från sjuksköterkan, arbetsterapeuten eller arbetsterapeuten, denna delegering gäller inom ett bestämt verksamhetsområde. Kostverksamheten har under hösten påbörjat planeringen för överflytt till serviceförvaltningen. Planering av ombyggnation av kök på Enliden har påbörjats. Förslag på förändringar av Oxhagshemmets kök är under framtagande. Det pågår diskussioner med gymnasieförbundet om en flytt av verksamheten till Jenny Nyström skolans kök. Planeringen av det nya vård och omsorgsboendet på Varvsholmen har tyvärr stannat upp på grund av överklagande och det gör att den planerade utbyggnaden av vård och omsorgsboendeplatser är försenad, vilket leder till problem med att lösa behovet av boendeplatser. Hemtjänstverksamhet Hemtjänstverksamheten har under 2011 klarat av att verkställa samtliga beviljade beslut om insatser. Hemteamsmöten, där samtliga yrkesfunktioner runt omsorgstagaren deltar, har hittat sina former och har även följts upp under året. Det är mycket positivt ur både omsorgstagarperspektiv och medarbetarperspektiv att en god samplanering sker. Alla yrkeskategorier bidrar för att underlätta och förbättra omsorgstagarnas situation. Resursfördelningssystemet för hemtjänsten har justerats för att säkerställa att enheter med större andel dubbelbemanning och besvarande av trygghetslarm får litet mera resurser till de insatserna. Under året har det också förts en diskussion angående skillnaden mellan resursfördelad tid och utförd tid i enheterna. Tester har genomförts med två olika metoder för att mäta utförd tid, Mobipen och Intraphone. Testerna har utvärderats, men ingen av metoderna gav önskat resultat. Under våren rekryterades samordnare till hemtjänstgrupperna och dessa ansvarar för den dagliga planeringen och logistiken med hjälp av planeringsprogrammet Laps Care. Samordnarna är även ett visst stöd till enhetscheferna i detaljarbete. Nattpatrullerna har varit ansträngda under året och en extra patrull har varit nödvändig för att tillgodose omsorgstagarnas beviljade insatser. Den nattpersonal som arbetade på Smedby Gård har efter förändringen av boendeplatser på Smedby Gård blivit en ny nattpatrull och ersatt den extra patrullen, inom budgetram. Samordnare finns också för nattpatrullerna för att kvalitetssäkra kontakterna mellan nattpatruller och hemtjänstpersonal. Det har under året varit en del problem med de analoga trygghetslarmen och möjligheterna att snabbt få reparationer utförda vid tekniska avbrott. En upphandling är påbörjad för att hitta moderna tekniska lösningar för trygghetslarm i ordinärt boende, som klarar framtida behov och teknik.

13 ON 2012/ En uppföljning har skett gällande användandet av id-bricka i tjänsten. Det är obligatoriskt för alla tillsvidareanställda att bära sin id-bricka synligt numera. Tidigare har kravet varit att kunna visa id-brickan vid förfrågan. När arbetskläder märkta med kommunens logga införs, blir det en förstärkning av identifikationen. Dagverksamheterna för personer med demens har jobbat för att hitta nya rutiner i arbetssätt och kontakter med handläggare. Målet är ett effektivt användande av de platser som finns på dagverksamheterna. Träffpunkterna har ökat antalet besökare under året vilket är glädjande. Resultatredovisning och måluppfyllelse Målet att alla omsorgstagares gemomförandeplaner ska följas upp var tredje månad är delvis genomfört, men en gemensam tydligare rutin ska arbetas fram och den ska gälla oavsett verksamhet. Genomförandeplanen får en allt viktigare roll även när det gäller den nya lagstiftningen gällande värdighet och välbefinnande. Formen för boendeteam, där samtliga yrkesfunktioner samplanerar med omsorgstagarna i fokus, är framarbetad och ska starta under april Bildandet av ett resursteam med spetskompetens i demenskunskap är i slutfasen och teamen beräknas kunna starta under mars-april Nattfastemätning har genomförts med varierande resultat. Ett antal enheter har inte klarat målet med högst 11 timmars nattfasta för omsorgstagarna. Dietist ska konsulteras för ytterligare krafttag för att hitta rutiner som är hållbara. Kvalitetssäkringen av den dagliga planeringen i hemtjänstverksamheten är genomförd på det sätt att samordnare är rekryterade och att samtliga använder samma planeringsprogram, Laps Care. Miljömålet med att källsortera vid varje arbetsplats kräver mera insatser. Många arbetsgrupper klarar detta på ett bra sätt, medan andra inte har utrymmen för sortering eller en miljöstation att tillgå i närområdet. Miljömålet att fortsätta utbilda personal i eco-driving har uppnåtts. Satsningen har skett i ytterområdena där bil används mest i hemtjänsten. Några antalsuppgifter Platser i äldreboende egen regi Platser i äldreboende enskild regi Korttidsplatser äldre Platser i demensboende egen regi

14 ON 2012/ Platser i demensboende enskild regi Korttidsplatser demens Omsorgstagare hemtjänst Antal trygghetslarm Beslut om matdistribution Procapita Antal personer i dagverksamhet Procapita Antal besök uppsökande verksamhet Framtiden Den största utmaningen kommande år är att med minskad budgetram hitta en exakthet i resursfördelningssystemet, ha detaljkontroll på kostnader och framför allt kunna ge en god omsorg till omsorgstagarna med en bra kontinuitet. Ny lagstiftning trycker ännu mera på att den enskildes önskemål, inflytande och delaktighet ska tillgodoses. Balansen mellan effektivitet, budget i balans och ovanstående kräver en kraftsamling av alla medarbetare. Det gäller att hitta arbetsformer och bemanningstal som både kan tillgodose omsorgstagarnas behov samt medarbetares arbetsmiljö och samtidigt kunna vara en attraktiv arbetsgivare. Under införandet av önskad sysselsättningsgrad kommer många förändringsprocesser igång samtidigt i personalgrupperna. Samtliga chefer måste vara beredda på att både oro och motstånd kan uppstå hos medarbetarna. Det blir ett nytt krav på att vara flexibel och att kunna byta arbetsplats när verksamheten behöver. Genom att införa önskad sysselsättningsgrad har vi dock stora förhoppningar om att kunna förbättra personkontinuiteten hos omsorgstagarna. Detta sker med automatik när kända medarbetare ersätter varandra vid frånvaro. Införandet av boendeteam ska leda till en bättre samplanering för omsorgstagare i vård och omsorgsboenden. Förhoppningsvis kan förbättringsbehov upptäckas snabbare och avvikelser kan förebyggas eller undvikas. När kvalitetsregistret Senior Alert införs blir frågor runt fallrisk, nutrition och risk för trycksår naturliga samtalsämnen under boendeteamsmötena. Två resursteam för demensomsorg, Norr och Söder, införs under våren Deras uppdrag är att stötta personalgrupper vid svåra situationer som uppstår och där det behövs specialistkompetens. Vår förhoppning är att resursteamen ska kunna komma in i ett tidigt skede och därmed kunna förebygga oro och våldstendenser hos omsorgstagare. När önskad sysselsättningsgrad är genomförd 2013 har vi en nödvändig uppgift framför oss att digitalisera omsorgstagarnas sociala dokumentation Det är en stor satsning där alla medarbetare berörs och planeringen för detta behöver därför påbörjas under Behovet av ökat antal vård och omsorgsboende är en viktig fråga för framtiden, liksom fördelningen mellan demens- och äldreplatser.

15 ON 2012/ Verksamhet hälso- och sjukvård Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Hälso- och sjukvårdsverksamheten ansvarar för all vård upp till sjuksköterskenivå som utförs i hemmen, även rehabiliterings- och hjälpmedelsinsatser för patienter oavsett ålder. Huvuddelen av sjuksköterskornas insatser riktas mot särskilt boende, inskrivna hemsjukvårdspatienter och till samtliga med behov av hälso- och sjukvårdsinsatser inom LSS-boende, daglig verksamhet, boendestöd och personlig assistans. För arbetsterapeuter och sjukgymnaster är insatserna i högre grad än för sjuksköterskorna inriktade till personer som inte är inskrivna i hemsjukvården. Varje patient inom särskilt boende och inskrivna hemsjukvårdspatienter har en utsedd patientansvarig sjuksköterska samt utsedd arbetsterapeut och sjukgymnast. Sjukvårdsinsatser i särskilt boende, hemsjukvårdspatienter och akuta hembesök har legat relativt konstant från de mätningar som gjorts under 2010 och Behovet av avancerade hälso- och sjukvårdsinsatser inom hemsjukvård och särskilt boende har ökat under perioden. Antalet inskrivna hemsjukvårdspatienter ligger på mellan personer. Akuta hembesök initierade från landstinget uppgår till drygt 70 per månad. För sjukgymnaster och arbetsterapeuter riktas hembesöken i lika hög grad till personer i särskilt boende och hemsjukvårdspatienter som till personer som inte är inskrivna i hemsjukvården. En del av insatserna består av stöd och råd efter en sjukhusvistelse och hjälpmedelförskrivning. Under 2010 utvecklades teamarbetet inom samtliga hemtjänstgrupper. Hemrehabilitering har utvecklats i hela Kalmar kommun och vi följer effekterna av dessa insatser genom mätning med ADL-trappan, som mäter omsorgstyngd. Vid varje nytt ärende av sjukgymnast och arbetsterapeut görs en mätning av ADL-nivå före och efter insatt rehabiliteringsinsats. Under 2011 visar sammanställningen med ADLtrappan att insatserna medfört en minskad omsorgstyngd/ ökad självständighetsnivå med 23%. Medelåldern var 78 år och könsfördelningen var 62% kvinnor och 38% män. Under året har hälso- och sjukvårdsenheten arbetat med att utveckla ett gemensamt dokumentationssystem enligt ICF (internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa). All hälso- och sjukvårdspersonal dokumenterar nu i en gemensam journal. Under 2011 har vi också infört ett digitaliserat överrapporteringssystem, cosmic link, mellan landstinget och kommunerna. Kommunens hälso- och sjukvårdspersonal har nu tillgång till att läsa om det senaste vårdtillfället vid utskrivning från sjukhuset. Under 2011 har arbetet med registreringar i svenska palliativregistret genomförts och uppgår nu till drygt 60% registrerade. Palliativregistret innebär ett vårdpreventivt arbete som syftar till att säkra kvaliteten för omsorgstagarna vid vård i livets slut. Palliativa ombud har utsetts i samtliga sjuksköterskegrupper. Arbetet med senior alert registreringar påbörjades under hösten 2011 och fortsätter under I samband med införandet av senior alert införs också boendeteam i särskilda boenden.

16 ON 2012/ Senior alert innebär ett systematiskt arbetssätt med att identifiera och bedöma risker i syfte att förebygga undernäring, fall och trycksår. Ett systematiskt och vårdpreventivt arbete innebär att det ska vara lätt att göra flera saker rätt från början och att det är möjligt att tydligt följa effekterna av insatta åtgärder. Utvecklingen av demensvården pågår både i en länsövergripande arbetsgrupp, men också inom omsorgsförvaltningen genom bildandet av en arbetsgrupp med representanter från både SOL och HSL samt framtagande av underlag för två resursteam inom demens som planeras starta under början av Samarbetet med landstingets och de privata hälsocentralerna har stärkts upp genom återkommande träffar där aktuella frågor i verksamheten diskuteras. Arbetet med att förebygga avvikelser mellan landsting och kommun underlättas genom införandet under hösten av ett digitalt avvikelsesystem LISA, som redan idag används internt inom landstinget. Hjälpmedelsverksamheten går vid årsskiftet 2012 över i kommunal regi med en länsövergripande hjälpmedelsenhet KHS (kommunal hjälpmedelssamverkan). Från att tidigare hyrt större och dyrare hjälpmedel från landstinget äger nu varje kommun sina hjälpmedel och vid behov inköps nya hjälpmedel, antingen begagnat från andra kommuner i länet, eller via KHS och gemensamma avtal från hjälpmedelsföretag. Varje kommun har ett separat buffertförråd med mindre hjälpmedel upp till rollator-nivå. Retur av hjälpmedel fortsätter som tidigare i hjälpmedelförrådet på Rigavägen. Kommunerna i länet samverkar avseende riktlinjer vid förskrivning av hjälpmedel, men varje kommun har också egna förtydligande rutiner angivet i riktlinjer för medicinteknisk utrustning. Samarbetet med Linnéuniversitet har förstärkts där utsedd huvudhandledare inom hälsooch sjukvårdsenheten samarbetar med klinisk adjunkt från Linnéuniversitetet. Varje år tar vi emot drygt 50 sjuksköterskestudenter i termin 5 och 6 samt ett antal studenter från termin 2 på en kortare praktik. Vi har också arbetsterapeut- och sjukgymnaststuderande på praktik, men då utbildningsorterna är närmast i Linköping och Lund är antalet studenter inom dessa utbildningar färre. Statistik över avvikelser Vid årsskiftet kom den nya Patientsäkerhetslagen. Syftet med den nya lagen är att främja hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvård och därmed jämförlig verksamhet genom att minska antalet vårdskador, oavsett om bristerna består av systemfel hos vårdgivaren eller av att hälso- och sjukvårdspersonalen har begått misstag. Patientsäkerhet definieras i lagen som skydd mot vårdskada. Med vårdskada avses lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall. Avvikelse för läkemedelshantering är indelade i: Fel hantering, Förväxlad dos, Dubbel dos, Utebliven medicin, Förväxling av omsorgstagare. Vanligaste orsaken till avvikelserapportering för läkemedel är Utebliven medicin. Av de 289 läkemedelsavvikelser som är registrerade 2011 ( 0,05% av samtliga läkemedelshanteringar under året) har sjuksköterskan varit i kontakt med läkare vid 11 tillfällen för att det funnits risk för omsorgstagarens allmäntillstånd.

17 ON 2012/ Avvikelser Läkemedel Läkemedel Kontakt med läkare Fallskador: Totalt har 1248 fall registrerats under fall av dessa har fått åka till akuten för undersökning/behandling varav 10 diagnostiserades som höftfraktur. Avvikelser Fall Fall Transport till sjukhus Höftfraktur Omsorgsförvaltningens mål att minska avvikelserna för fall har uppnåtts medan avvikelserna för läkemedelshanteringen har ökat något under Fortsatt arbete med att minska avvikelser måste genomsyra hela verksamheten för alla yrkeskategorier. Detta sker bland annat genom gemensamt systematiskt arbete med senior alert. Resultatredovisning Fördelat Resultat Personal +629 Övrigt, varav merparten tekniska hjälpmedel Intäkter +105 Totalt Det ekonomiska resultatet för verksamheten blev ett underskott på drygt 1,5 Mkr. Personalbudgeten redovisar balans och den enda anledningen till underskottet var kostnaderna för tekniska hjälpmedel. Dessa har varit underbudgeterade ända sedan övertagandet från landstinget fr. o m Förklaringen är att kommunerna i hela länet fick över alldeles för litet pengar i skatteväxlingen för att klara dessa kostnader. På intäktssidan var det avgifterna

18 ON 2012/ som blev högre än budgeterat. Framtiden I samarbetet med övriga verksamheter inom äldreomsorgen fortsätter arbetet med införandet av kvalitetsregistret Senior alert och boendeteam inom samtliga boendeenheter. Utvecklingsgruppen för hemteam fortsätter arbetet med att utveckla och effektivisera det interna samarbetet. Resursteam med specialkompetens inom demens bildas under början av En fortsatt årlig läkemedelsgenomgång genomförs med patientansvarig sjuksköterska och läkare. Utbildning till undersköterskor och vårdbiträden avseende läkemedelskörkort fortsätter enligt plan Utbildning i förflyttningsteknik planeras för semestervikarier med även grundutbildning vid 3 tillfällen à 3 timmar för nyanställda. 6 Personalbokslut Kompetensutveckling Vid årets slut finns totalt 942 tillsvidareanställda undersköterskor med formell kompetens i förvaltningen. Gruppen vårdbiträden, som saknar utbildning till yrket, uppgår till 166 personer och av dessa är 113 personer under 60 år och 46 personer är i pågående studier till undersköterska. Det har skett en minskning av vårdbiträdesgruppen tack vare deltagande i LPA-projektet som Kunskapsnavet har varit projektägare till. Projektet avslutades i oktober. Det totala antal personer som i projektet läst in undersköterskekompetens (1400 gymnasiepoäng) är 110 personer. Studiemodellen har varit framgångsrik och används nu i Omvårdnadslyftet som startades upp under hösten. I samma projekt har även spetsutbildningar i geriatrik, palliativ vård, psykiatri samt taktil massage genomförts som 195 undersköterskor tagit del av. Utbildningsplanen har genomförts. Se bilaga Förvaltningen har tillgodosett olika vårdutbildningars behov av praktikplatser under året. Totalt har 381 placeringar gjorts inom olika verksamheter. Varje placering omfattar en 4- veckorsperiod. Det är ett viktigt uppdrag i syfte att kunna rekrytera ny personal med kompetens. Arbetsmiljö En medarbetarenkät genomfördes i förvaltningen under oktober. Resultatet har redovisats och analyserats på respektive arbetsplats och vid behov har handlingsplaner upprättats gällande arbetsmiljön. Svarsfrekvensen var tyvärr relativt låg, runt 50 procent. Här finns nog en del att göra i förberedelsearbetet för att få upp denna siffra. Jämställdhet Ledningsgruppen har under året påbörjat en utbildning i jämställdhet (JGL).

19 ON 2012/ Nyckeltal 2011 Tillsvidareanställda personer Kvinnor 1289 Män 117 Årsarbetare 1 184,8 årsarbetare Heltidsanställda Totalt Kvinnor 36% Män 57% Totalt 38% Genomsnittliga sysselsättningsgrader Totalt Kvinnor 83,7% Män 89,7% 84,2% Arbetade timmar(timavlönade) mätt i Kvinnor 118,1 Män 27,6 Totalt 145,7 årsarbetare (1 700 tim/år) Mertid: Övertid (1 700 tim år) Kvinnor tim Män Årsarbetare 4,6 0,7 Fyllnadstid ( tim år) Kvinnor 30, 356 tim Män Årsarbetare 17,9 1,3 Arbetade timmar (timavlönade) mätt i Kvinnor 118,1 Män 27,6 Totalt 145,7 årsarbetare ( 1700 tim år) Tidsbegränsade anställningar Kvinnor 105 Män 26 Medelålder tillsvidareanställda Kvinnor 45,0 Män 43,3 Sjukfrånvaro i % av arbetstid Totalt 6,9 Kvinnor 7,2 Män 4,4 Sjukfrånvaro mer än 59 dagar i % av total sjukfrånvaro januari-december 37,77 Kvinnor 39,36 Män 15,70 Åldersfördelning < 20 år 0,2% år 28,3% år 11, år 28,3% år 19% >60 år 14% Önskad sysselsättningsgrad Under verksamhetsåret har införandet av önskad sysselsättningsgrad utökats från tre enheter med ett team bestående av ca 150 medarbetare. Teamet arbetar med en modell där avancerad resursplanering bidrar till att den rörliga tiden kan planeras ut till stor del innan schemat färdigställs. Kvarstår gör då endast ett fåtal tider som inte är planerade. All rörlig tid görs inom teamet vilket ökar kontinuiteten för omsorgstagarna och personalen lär känna de olika grupperna vilket minskar oro för att gå utanför sin ordinarie arbetsplats. Behovet av vikarier från bemanningsservice minskar betydligt allt eftersom önskad sysselsättningsgrad införs i teamen. Under året har ca 100 personer gått en utbildning i bemanningsekonomi under 5 dagar. Utbildningen är i ett databaserat mätverktyg och ger en kontinuerlig dialog i bemanningsfrågor. Tillsammans ger det en mer verksamhetsbaserad helhetsbild av bemanningsekonomin i verksamheten. Under året har 74 schemaansvariga utbildats i Time Care planering som är det nya schemaläggningsverktyget. Dessa har i sin tur lärt upp sina arbetskamrater så

20 ON 2012/ att alla medarbetare nu har möjlighet att lägga ett schema som både tillgodoser bemanningsbehovet i verksamheten och, till större del än tidigare, deras önskemål om arbetsdagar. Rörlig arbetstid, årsarbetstid och önskad sysselsättningsgrad har prövats i projektform under 2010 och fortsätter till mars Projektet genomförs på Stenberg, Jungmansgården och i Norrlidens hemtjänst. Det positiva resultatet av införandet kommer att bli väldigt tydligt då fler involveras i önskad sysselsättningsgrad. Resultatet blir att de 300 timanställda som jobbar i verksamheten idag kan minskas rejält. Detta är bra eftersom en timanställning inte ger någon långsiktig trygghet till den anställde. I deltidsprojektet ingår ett par hundra anställda. Personer som ingår där har anställning som är lägre än vad personen önskar jobba. Deltidsprojektet läggs ned om all personal istället kan arbeta den sysselsättningsgrad som man önskar. Grundidén är att den ordinarie personalen finns kvar i sin ordinarie arbetsgrupp eller i dess närhet. Då höjer vi kontinuiteten för omsorgstagarna och detta kommer att skapa en större trygghet för både omsorgstagarna och personalen. Bakgrund Omsorgsförvaltningen har sedan 1999 i olika etapper försökt att möjliggöra för alla medarbetare att önska sin sysselsättningsgrad. Från början är det ett förslag från Kommunal som driver frågan heltid en rättighet, deltid en möjlighet. Det är ca 75% som har deltidsanställning i omsorgsförvaltningen, den stora gruppen är bland undersköterskor och vårdbiträden. Att få möjlighet att höja sin sysselsättningsgrad från t ex 50% till 100% innebär en inkomsthöjning på ca 9 500:- brutto för en nyanställd, utbildad undersköterska. När alla får önska sin sysselsättning har det hittills visat sig att ca 40% önskar en högre sysselsättningsgrad och ca 6% en lägre sysselsättningsgrad. Detta innebär ett överskott på personalresurser vilket gör att vi måste planera arbetstiden på ett annat sätt än tidigare. Kommunfullmäktige har anmodat förvaltningarna i flera år att ge alla möjlighet att önska sin sysselsättningsgrad upp till 100%. I november togs följande beslut: Före den 31 december 2013 ska alla förvaltningar tillämpa önskade sysselsättningsgrader fullt ut. Införandet av önskade sysselsättningsgrader sker inom befintliga budgetramar.(kommunfullmäktige ) Nuläge Idag är har medarbetare på sex enheter möjlighet att önska sin sysselsättningsgrad. Jungmansgården, Stensberg och Norrlidens hemtjänst har arbetat med detta mer än ett år och sedan de gick in i önskad sysselsättningsgrad har modellen utvecklas. Team 4 Oxhagshemmets båda enheter, Bärnstenen och Diamantens hemtjänst arbetar med avancerad resursplanering vilket har bidragit till att fler arbetar mot egen grupp och enhet. Ingen behöver göra någon rörlig tid utanför teamet och många rörliga tider planeras ut redan innan schemat fastställs. Inför varje uppstart i önskad görs en arbetsmiljökonsekvensbeskrivning där arbetsplatsombud och enhetschefer deltar tillsammans med projektledaren för att analysera eventuella psykiska eller fysiska risker som kan uppstå i samband med förändringar på arbetsplatsen. Finner man några risker, upprättas en handlingsplan för hur man kan hantera

21 ON 2012/ förändringen för att bemöta riskerna så att dessa förminskas eller uteblir helt. Handlingsplanen upprättas av samma personer och diskuteras utifrån ett arbetsskyddsperspektiv. Idag finns endast möjlighet att önska upp till 90 % Framtid För att omsorgsförvaltningen ska klara av att erbjuda alla en önskad sysselsättningsgrad har en plan upprättats som beskriver när varje team ska starta. I vår ska team 7 och team 3 börja och arbetet inför detta har redan påbörjats. Varje uppstart behöver ca 6 månaders förberedelser och under dessa 6 månader får alla medarbetare information i storgrupp samt gruppvis efter behov. Enhetschefer och schemaadministratörer får utbildning i resursplanering så de kan stötta medarbetarna. Schemaplanerare tillsätts som har en lokal kännedom om enheterna och medarbetarna så att schemat blir så bra planerat som möjligt efter de bemanningskrav som enhetschefen lagt efter de resurser och omvårdnadskrav som är aktuella. En gång om året kommer alla att få önska om sin sysselsättningsgrad, detta görs samtidigt på enheterna och i samband med det räknas också den rörliga tiden ut som ska gälla kommande år. Under det kommande året ska förvaltningen arbeta med att hitta lösningar så att det är möjligt för alla deltidsanställda att önska upp till 100% Samtidigt sker hela tiden en översyn och uppföljning på resultatet av införandet av önskad sysselsättningsgrad i de olika teamen. Förbättringsåtgärder är en del av det ständiga arbetet och förslag på hur man kan förbättra är alltid välkomna. Årsarbetstid Årsarbetstid är den tid som varje medarbetare ska göra under ett år. Tiden regleras i årsarbetstidsavtalet t ex ska en undersköterska som arbetar 37-timmarsvecka arbeta 1931 timmar per år. Avstämning sker den 31 mars varje år. Vid avstämningen får man ta med sig mellan 20 minustimmar upp till 50 plustimmar till nästa årsarbetstidsår. Under året kan timbanken vara såväl mer som mindre beroende på hur önskemålet av schema och personalresurskravet har lagts. Rörlig tid För att målet ska nås i omsorgsförvaltningen, att alla ska få önska sin sysselsättningsgrad, berörs all baspersonal. En effekt blir att alla måste hjälpa till med schematekniska lösningar och att en viss del av den totala sysselsättningsgraden ska vara rörlig och användas till att täcka frånvaro som uppstår. I första hand täcker man frånvaro i egen enhet men det kan även förekomma tider då man täcker frånvaro på andra enheter inom teamet. Rörlig tid beräknas när alla önskningar lämnats in, det som ligger till grund för beräkningarna är den budgeterade resurstilldelningen och omsorgsbehovet i förhållande till den överkapacitet av personalresurser som finns i enheten. Förväntad frånvaro under det kommande året kan också vara en grund till beräkning av den rörliga tiden. Liksom det faktum att ingen ska ha mer än 25% rörlig tid av sin sysselsättningsgrad. Kalmar kommun personaldelegation fattade följande beslut För att målet med önskad sysselsättningsgrad ska uppnås berörs all baspersonal inom omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och Södermöre

22 ON 2012/ kommundelsförvaltning. En effekt blir att all personal solidariskt måste medverka till schemaläggningar som innebär att viss del av arbetstiden ska man finnas till förfogande för att täcka frånvaro på annan arbetsplats än den egna arbetsplatsen än den egna basplaceringen (så kallad rörlig tid). Timavlönade Att arbeta på timmar (så kallad intermittent anställning) är det mest otrygga man kan ha. Man blir inkallad tillfälligtvis och däremellan har man ingen anställning. Det finns ingen inkomstgaranti och därmed heller inget bidrag till pension. Man har inga arbetskamrater och har inte möjlighet till A-kassa eller samma semesterförmåner som tillsvidareanställda och visstidsanställda. Omsorgsförvaltningen erbjuder hellre tryggare anställningsförmåner som bidrar till att alla anställda får möjlighet att försörja sig själv och sin familj samt kunna leva på sin pension. I och med den nya arbetsplaneringen och att tryggheten ska öka för de tillsvidareanställda kommer timanställningarna att minska. Det nya sättet att arbeta innebär också att behovet av bemanningspersonal minskar då medarbetare täcker frånvaron i stor utsträckning. Ingen av våra tillsvidareanställda medarbetare kommer att bli arbetslös när bemanningsenheten minskar, berörda medarbetare kommer att erbjudas arbete ute i verksamheten. Det pågår en handlingsplan för bemanningsservice. Rekrytering Personalavdelningen samornar central rekrytering, övertalighet, nyplaceringar, lagen om anställningsskydd(las), arbetsrotationer och så vidare. I central rekrytering har 1422 tjänster samordnats. Detta gäller bland annat intern rörlighet, övertalighet, vikariat. Semesterrekrytering Varje år genomför omsorgsförvaltningen en gigantisk rekrytering. Sommaren 2011 anställdes 474 semestervikarier. Den ordinarie personalen har semester första eller andra semesterperioden. Detta innebär att det alltid finns ordinarie personal i tjänst under sommaren. Under våren genomförs rekryteringsarbetet med anställningsintervjuer, introduktionsutbildningar, delegationer och anställningsavtal med lönesättning. Innan semestervikariatet kan påbörjas ska alla introduceras i arbetet på de olika arbetsplatserna. Planeringen av semesterrekryteringen görs i samarbete med socialförvaltningen och Södermöre kommundel. Totalt anställs cirka 1000 vikarier, 1537 ansökningar. De senaste åren har det administrativa arbetet underlättats genom datorsystemet offentliga jobb. Rehabilitering Alla chefer har fått utbildning i praktisk rehabilitering följer en kommunövergripande rehab process. Processen är ett bra stöd i rehab ärenden och vägleder cheferna i arbetet.

23 Antal personer Antal personer ON 2012/ Sjukfrånvaro 2010 Antal dagar Sjukfrånvaro 2011 Antal dagar Redovisning genomförd utbildning 2011 Följande utbildningsinsatser har genomförts enligt utbildningsplanen. Område Riktad till Antal personer Tid/pers Förflyttningsteknik: Grundutbildning Undersköterskor 38 9 tim Önskad sysselsättningsgrad: Projektledare Timecare Planering Avancerad resursplan. Bemanningsekonomi PA-avdelningen 1 Representant/enhet Represent/team 4 Represent/arbetslag Heltid 2 dagar 2 dagar 5 dagar Introduktion nyanställda: Läkemedelskörkort Förflyttningsteknik Semestervikarier tim 3 tim

24 ON 2012/ Organisationsinformation Nya tv-anställda i omsorgsförvaltningen 16 1 dag Brandskydd: Grundutbildning Säkerhetsutbildning Personal på boenden Personal i hemtjänst tim 4 tim Handledare till praktikplatser Undersköterskor 35 1 dag Livsmedelshygien Personal i boenden 59 2 tim LPA Praktikdagar Vårdbiträden 60 2 dagar 7 Mål och kvalitet Viktiga händelser och ändrade förutsättningar De nationella och lokala målen för äldrepolitiken och äldreomsorgen är styrande för kvalitetsarbetet tillsammans med Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter samt ISO standarder för kvalitet och miljö är det första året som omsorgsförvaltningen varit certifierad verksamhet för hela verksamheten. Prioritet har ägnats åt att arbeta med kunskap om verksamhetshandboken, ständiga förbättringar och viktiga arbetsprocesser. Viktiga händelser som utvecklar kvalitetsarbetet är - Nya bestämmelser från 1 juli 2011 kring handläggning och rapportering av Lex Sarah. - Den 1 januari 2012 träder nya föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i kraft. Nu samordnas informationen om föreskrifterna om ledningssystem med informationen om tillämpningen av de nya regelverken om lex Sarah och lex Maria. - Socialstyrelsen har utbetalt till omsorgsförvaltningen kronor för att ta fram och införa lokala värdighetsgarantier inom äldreomsorgen. Kommer att införas under Socialstyrelsen har utbetalt till omsorgsförvaltningen kronor för att utveckla äldreomsorgen. Medlen har använts till utveckla sociala innehållet i särskilt boende samt dietisttjänst. Resultatredovisning, måluppfyllelse och analys ISO certifierad verksamhet för kvalitet och miljö Internrevision har genomförts under året. Dels inom ramen för utbildning till internrevisor och dels vid den gemensamma internrevisionen i förvaltningen i september. Utgångspunkt

25 ON 2012/ för internrevision var hela ledningssystemet samt de kommunövergripande områdena avfallshantering, energi och arbete med synpunkter och klagomål. Förvaltningschef och åtta enheter besöktes under internrevisionen. Resultatet var 16 avvikelser på kvalitet och 16 på miljö. Vanligast förekommande var avfallshantering och brand, nödläge. Extern revison har genomförts hos ledningen samt två enheter. Revisionen resulterade i två avvikelser. Dessa var avsaknad av dokumentation av analys av samtliga avvikelser för verksamheten och lagefterlevnadskontroll inte gjorts vid samtliga enheter. Revisionsföretaget konstaterar att verksamheten bedrivs enligt de rutiner och fastställda arbetssätt som finns i ledningssystemet. Avvikelserna är åtgärdade. Utöver förvaltningens två avvikelser lämnades 14 avvikelser för hela kommunen. Kommunen är fortsatt certifierad verksamhet. Jämförelsestudier KKKVH I kommunnätverket med Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad har följande gemensamma studier genomförts eller påbörjats: Jämförande studie av äldreguiden och öppna jämförelser 2010 Brukarundersökning Kvalitetsbarometern 2011 Kvalitetsbarometern visar fortsatt på att omsorgstagarna eller deras anhöriga har mycket god tillit till personalen, personalen har gott bemötande och god kompetens samt att man är nöjd med kommunens hälso- och sjukvård. Det man inte är nöjd med är personkontinuiteten, delaktigheten, flexibiliteten, möjlighetet till utevistelse och samtalskontakt med personalen. Samtliga har upprättade handlingsplaner för sitt förbättringsarbete med anledningen av undersökningen. Öppna jämförelser Socialstyrelsen och Sveriges kommuner och landsting har sammanställt öppna jämförelser inom vård och omsorg om äldre, Rapporten innehåller jämförande studier över kvalitetsområden inom äldreomsorgen. Rapporten innehåller 31 indikatorer som belyser vård och omsorg om äldre. Indikatorerna speglar kvalitet utifrån bemötande och delaktighet, trygghet, mat och aktivitet, fall, undernäring, trycksår, tillgänglighet, stöd i särskilda situationer, läkemedelsgenomgångar och riskfylld behandling, de äldres bedömning om omsoregn som helhet, personal och kostnader. Nöjd kundindex Kalmar Medelvärde Riket KKKVH Hemtjänsten som helhet Särskilt boende som helhet Omsorgsnämndens kvalitetspris Med omsorgsnämndens kvalitetspris lyfter nämnden fram och uppmärksammar mycket av det bra som görs i verksamheten och samtidigt sprids goda exempel utdelades två priser. Första pris gick till Riddaren och andra pris till Sillåsen.

26 ON 2012/ Kvalitativ uppföljning av multisjuka äldre. Kalmar deltar tillsammans med Nybro och Torsås samt sjukhuset och landstingets hälsocentraler i projekt för att få ytterligare kunskaper om hur vård och omsorg fungerar för äldre med omfattande behov (multisjuka). Slutrapport kommer under våren Resultatet visar på att de flesta äldre och deras anhöriga är nöjda med den vård och omsorg som getts men de upplever existentiella problem med ensamhet, förlust av autonomi, fysiska och psykologiska förmågor. Både de äldre själva och deras anhöriga känner avsaknad av helhetssyn och samarbete mellan vårdgivare och bristande information om vad som hänt eller planeras. Projektet samordnas av Sveriges kommuner och landsting. Lokala värdighetsgarantier För att tydliggöra vilka förväntningar omsorgstagare och omgivningen kan ställa på verksamheten har arbete påbörjats med att utforma lokala värdighetsgarantier. Garantierna syftar till att lyfta fram på vilket sätt verksamheten arbetar med den enskildes delaktighet, självbestämmande, integritet och inflytande. Värdighetsgarantierna planerar man ta i bruk efter sommaren Dessa kommer att ge ytterligare stöd i kvalitetsarbetet. Synpunkter, klagomål och Lex Sarah rapporter Totalt inkom 46 synpunkter eller klagomål och 15 Lex Sarah rapporter under året. Särskild redovisning av dessa finns i bilaga till årsrapporten. Måluppföljning Mål Måluppfyllelse Nöjd kundindex för äldreomsorgen ska ligga Målet är uppfyllt för hemtjänsten. Särskilt över genomsnittet för riket boendes NKI ligger exakt på rikssnittet Sjukfrånvaron ska minska till max 5 % Målet är inte uppfyllt Verksamhet vid träffpunkter och Målet är delvis uppfyllt. Arbetet fortsätter dagverksamheter ska anpassas till under målgrupperna ur ett jämställdhetsperspektiv Under 2011 påbörja analysarbete av Målet är inte uppfyllt. jämställdhetsperspektivet i biståndsbedömningen Minska avvikelsen mot standardkostnaden Målet är delvisuppfyllt. Avvikelsen mot med 5 % jämfört med avvikselsen standardkostnad har minskat med 2,5 %. Målet ska vara uppfyllt Öka inköp av etanol i leasingbilar Ej kunnat mätas på ett bra sätt. Andelen leasade miljöbilar har dock ökat. Minst 20 anställda ska genomgå utbildning i Målet är uppfyllt eco-driving Andelen inköp av ekologiskt framställda Målet är uppfyllt råvaror ska öka med 5 % Läkemedelsavvikelser ska minska med 5 % Antalet fall ska minska med 5 % 80 nya platser i särskilt boende fram till 2015 Målet förväntas uppfyllas Minska kostnader med hjälpmedel med 10 Målet är uppfyllt %

27 Antal ON 2012/ Framtiden Det systematiska kvalitets- och miljöarbetet inom förvaltningen fortsätter att utvecklas. ISO standarden bidrar till detta. Det är en styrka. Resultatet av brukarundersökningar och måluppfyllelse efterfrågas i större utsträckning och blir en naturlig del av kvalitetsuppföljning. Vi finns i en verksamhet som öppet redovisar kvalitetsresultat genom öppna jämförelser, Kvalitetsbarometern, kommunens kvalitet i korthet och äldreguiden. Detta kommer att fortsätta. I takt med att kvalitetsjämförelser och användningsområden ökar så ställer det ökade krav på tillförlitlighet och validitet. I detta finns ett ansvar i kommunen men också att uppgiftsutlämnarna främst Sveriges kommuner och landsting samt Socialstyrelsen att de förbättrar sig. 8 Framtida prioriteringar I redovisad ekonomisk planering för åren förutsättes ekonomisk ingående balans år Ekonomiska planeringsförutsättningar 2012 De ekonomiska planeringsförutsättningarna för år 2013 är att ett ytterligare sparbeting om 10 mkr är beslutat. Demografi I nedanstående tabell beskrives den demografiska utvecklingen i äldreåldrarna under planeringsperioden. Avser endast ökning i antal(exkl. Södermöre). Demografisk förändring År w I nedanstående tabell redovisas förändrade behov inom äldreomsorgen kopplat till de demografiska förändringarna fram till 2014(exkl. Södermöre). SoL Behov kopplat till demografi Omräkning efter ny prognos -Tidigare beslut Total ökade eller minskade behov efter demografi jmf beviljad ram enligt ek plan Justerad budget jämfört med

28 Antal ON 2012/ I nedanstående tabell redovisas den demografiska förändringen i äldreåldrarna under perioden i hela kommunen Demografisk förändring i hela kommunen År Prioritet SoL Händelser som kräver prioritet, (tkr), text sid 3-4 -Varvsholmen, nytillskott 38 platser -Smedby nybyggnad alt ombyggnad - ökad nettohyra, oförändrat antal platser -Äldreboende Norrliden, ombyggt eller nytt oförändrat antal platser Oförändrad budget -Nytt äldreboende norra centralorten, 40 platser nytillskott, driftstart halvårsskiftet Jungmansgården, utbyggnad 16 platser, inget nettotillskott 2014(evakueringsboende 2014) Nytt äldreboende södra centralorten omfördelning ca 40 platser Oförändrad budget -Nytt äldreboende platser, omfördelas 30, nytillskott ca platser Totalt nettotillskott i platser enligt ovan ca Behov omprioriteringar

29 ON 2012/ Investeringar Investeringar (tkr) Befintlig verksamhet HSL-dyra hjälpmedel special Varvsholmen utrustning/inventarier Smedängen utrustning efter ombyggnad Äldreboende Norrliden efter om/nybyggnad Nytt äldreboende i norra centralorten, upphandl pågår Jungmansgården tillbyggnad Nytt äldreboende södra centralorten Nytt äldreboende platser Totalt tkr per år Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner årsrapporten för Thomas Tryggvesson Förvaltningschef Bilagor Volymutveckling hemtjänst 2011 jmf 2010 bilaga 1 Sammanställning synpunkter o klagomål 2011 bilaga 2 Sammanställning av lex Sarah-rapporter 2011 bilaga 3

30 Tim/mån ON 2012/ Bilaga 1 Beviljade hemtjänsttimmar 2011 jmf med år Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månad

31 Bilaga 2 Handläggare Datum Kerstin Ivarsson Sammanställning synpunkter/klagomål 2011 Totalt 46 inkomna synpunkter/klagomål under År 2010 inkom 31 synpunkter/klagomål. Synpunkterna har inkommit genom Tyck till-broschyr, blankett för klagomål/synpunkt (muntligt mottagna), diarieförda brev, e-post samt synpunkter från Kalmar.se. 12 inkomna gällande kost och maten på Stensberg som är registrerade under kvalitetsfliken. Åtgärdade genom möte med allmänheten i matsalen på Stensberg. Under rubrik kvalitet finns också två klagomål på städning, utförd av hemtjänst. Synpunkter gällande kontinuitet har lämnats i samband med neddragningar i personalstyrka. Oro för att kontinuiteten försämras när personal måste arbeta på fler enheter och över gränser. När det gäller kontinuitet har samtliga också påpekat att inte all personal använder ID-kort. Åtgärder har vidtagits genom att informera personal på möten och återkoppling har skett i de flesta fall genom telefonsamtal.

32 Registrerat under Annat är till exempel klagomål på entreprenör (aktiviteter), felparkering av kommunens bilar, dåligt bemötande från privat hyresvärd, felaktig information från administrativ assistent, synpunkter på enhetschefsrollen och omsorgen i framtiden. Åtgärdade genom samtal med och information till personal. 4 Tyck till inkomna med beröm till engagerad och duktig personal med gott bemötande, trots nedskärningar. 28 av 46 inkomna synpunkter/klagomål har redovisat åtgärder. 13 synpunkter lämnade gällande män. Samma siffra, 13, för kvinnor. Under hösten 2011 har samtliga enhetschefer och verksamhetschefer fått information om avvikelsemodulen i Procapita och vår interna process för hantering av synpunkter och klagomål. Från och med den 1 januari 2012 kommer alla inkomna synpunkter, oavsett hur de lämnas, att registreras i Procapita med orsak och åtgärder beskrivna. Sammanställningar kommer att lämnas till ledningsgruppen var tredje månad samt till nämnd en gång per år. De synpunkter/klagomål som bedöms vara kommunövergripande redovisas av förvaltningschef till den övergripande ledningens genomgång.

33 Bilaga 3 Sammanställning av lex Sarah-rapporter lex Sarah-rapporter har inrapporterats och registrerats i avvikelsmodulen Procapita under rapporter avser händelser i särskilt boende och 7 rapporter avser händelser i hemtjänst. Vad inrapporterade händelser har handlat om, illustreras i ovanstående diagram. I några rapporter har mer än en brist angivits. Händelser som angivits som Annat är obesvarat larm och att avliden omsorgstagaren låg kvar i hemmet i sju dagar efter konstaterat dödsfall, eftersom ingen meddelat dödsfallet till anhöriga. (Vid analysen bedömdes denna händelse som HSL-avvikelse och rapporterades därefter enligt den rutinen.) 8 händelser har varit misstänkta allvarliga händelser. Besluten i utredningarna av dessa händelser har visat att 2 händelser har varit allvarliga missförhållanden och 1 händelse har varit påtaglig risk för allvarligt missförhållande.

34 Åtgärder som angivits som Annat finns dokumenterat för både omedelbara åtgärder, åtgärder på kort sikt och åtgärder på längre sikt. Exempel på Annat är kontakt med hyresvärd, riskbedömning om fall-risk, förbättra kommunikationen om etiska frågor inom och mellan olika yrkeskategorier, förbättra dokumentationen av muntliga överenskommelser, splittra arbetsgrupper, arbeta med hur man som enhetschef kan upptäcka tidiga signaler om att en arbetsgrupp inte fungerar, förslag om att förse nödutgångar med larm på demensboende, genomgång och underskrift av medarbetarkontrakt. Uppföljningen av vidtagna åtgärder är bristfälligt/inte dokumenterade i de flesta registrerade händelserna. Endast tre registrerade händelser är avslutade.