Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi Sundsvalls kommun Maj 2013

Transkript

1 Margaretha Larsson Analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi Sundsvalls kommun Maj 2013 Karin Magnusson Olle Nilsson Johan Skeri

2 Innehållsförteckning Avsnitt Innehåll Sida 1 Bakgrund 3 2 Genomförande 6 3 Jämförelser av verksamheten 9 4 Socioekonomiska indikatorer 14 5 Strukturella indikatorer 18 6 Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna ? 7 Analys av enkäter och intervjuer 51 8 Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar? 9 Sammanfattande analys

3 Avsnitt 1 Bakgrund 3

4 Bakgrund och syfte Bakgrund Socialtjänsten i Sundsvalls kommun har de senaste åren erhållit uppdraget att anpassa kostnadsmassan och verksamheten till en reducerad ram, beslutad av kommunfullmäktige. Socialförvaltningen gör bedömningen att det samlade besparingsuppdraget inför år 2014 är, enligt uppgift 127 mkr. Till detta tillkommer framtida krav på förändringar i verksamheten. Kommundirektören har med anledning av detta ställt förfrågan till om en extern analys av socialtjänstens verksamhet och ekonomi. Syfte Syftet med analysen är dels att beskriva effekten av de senaste årens åtgärder inom socialtjänsten för att anpassa verksamheten till de beslutade ramarna samt att beskriva de framtida förutsättningarna för att bedriva verksamheten inom planerade ramar både på kort och lång sikt. 4

5 Uppdraget Frågeställningar Analysen ska ge svar på följande frågeställningar. Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna ? Vilka kostnadsminskningar har genomförts? Hur har produktiviteten utvecklats? Hur har effektiviteten utvecklats? Vilka metoder för uppföljning och utvärdering finns i socialförvaltningen? Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden? Vilka är förutsättningarna för socialtjänsten att bedriva verksamheten inom planerade ramar? Under åren ? I ett längre perspektiv? 5

6 Avsnitt 2 Genomförande 6

7 Genomförande Analysens delar Uppdraget har genomförts i tre moment; Kartläggning Analys - Rapportering. Delarna beskrivs enligt följande. Del 1 Del 2 Del 3 Kartläggning Av socialtjänstens organisation, ekonomi och verksamhet Analys Analys av socialtjänstens hittillsvarande förmåga att anpassa verksamheten till beslutade ramar åren Analys av socialtjänstens förutsättningar att bedriva verksamheten inom beslutade ramar Åren I ett längre perspektiv Analys av socioekonomiska förutsättningar Rapportering Rapporteringen sker i skriftlig rapport i Power Point-format. Rapporten presenteras vid ett tillfälle för uppdragsgivaren 7

8 Genomförande Kartläggningen Kartläggningen har genomförts genom följande aktiviteter: Inledande träff med Koncernstaben och ledningen för socialtjänsten. Dokumentstudier av styrdokument och beskrivning av rutiner för socialtjänsten Web-baserad enkät; har genomförts internt till medarbetare inom socialtjänsten. Syftet med enkäten är att identifiera problemområden inom verksamheten, vilket ger oss bättre förutsättningar att forma intervjuerna. Områden som berörs i enkäten kan exempelvis vara: Ansvar och roller, daglig styrning förbättringsarbete, kompetens, samarbete, standardiserade arbetssätt och processer och stödprocesser Intervjuer har utförts i samråd med ledningen för socialtjänsten. Totalt har ett trettiotal intervjuer genomförts. Jämförelser av indikatorer i verksamheten samt socioekonomiska indikatorer med likande kommuner Omvärldsbeskrivning; utveckling av behovet, rättstillämpning trender 8

9 Avsnitt 3 Jämförelser av verksamheten 9

10 Vi jämför indikatorer eller nyckeltal Nyckeltalens uppgift är bidra till presentationen av det läge, mål och resultat för verksamhet och ekonomi som en kommun eller del av kommun befinner sig i. Nyckeltalen kan stärka beslutsunderlaget för ledningen i syfte att vidta förändringar. Det är viktigt att nyckeltal: Är anpassade till uppdraget och verksamheten. Fokuserar på det väsentliga. Är förankrade i organisationen och enkla att förstå. Möjliggör jämförelser (mellan bra och dåliga värden, eller med andra kommuner). Uppgifter om nyckeltalen hämtas från officiell statistik som utgår ifrån kommunens räkenskaper och antals uppgifter om brukare etc., och finns för samtliga kommuner. Det är viktigt att välja officiella och heltäckande nyckeltal. Nedan ges några exempel på varför jämförelser är bra att göra: Ger ett signalsystem som speglar avvikelser: jämfört med andra kommuner över tid i den egna kommunen Kan förklara skillnader: påverkbara och icke påverkbara faktorer kan användas för att lära och utveckla verksamheten lära sig av goda exempel ge underlag för bra uppföljning och prognoser Kan leda till att den egna redovisningen förbättras det vill säga höja statusen på statistik och räkenskapssammandrag Analys av socialtjänstens verksamhet oc 10

11 Det är viktigt att jämföra med rätt kommun Att jämföra en kommuns kostnader med en annans utan att ta hänsyn till varje kommuns strukturella förutsättningar ger en begränsad indikation på om en kommun är dyr eller inte. Vid en jämförelser är det viktigt att ta hänsyn till bakgrundsfaktorer som kan förklara delar av skillnader i konsumtion av och kostnader för socialtjänst. Exempel på bakgrundsfaktorer som kan påverka är: Åldersstrukturen Geografi (bebyggelsetäthet) Socio-ekonomi Rådet för främjandet av kommunala analyser (RKA) har utvecklat en metod att ta fram de mest lika kommunerna ur ett strukturellt perspektiv. Dessa kommuner har samma förutsättningar att bedriva den aktuella verksamheten. Eventuella skillnader ska inte bero på strukturella faktorer utan vara påverkbara och ett resultat av kommunens prioritering. När man söker de mest lika kommunerna för en jämförelse med den egna verksamheten är strukturens vikt, det vill säga åldersstrukturen, geografin och socioekonomi, satt till 70 procent. Befolkningsstorlekens vikt är satt till 30 procent. Befolkningsstorleken vägs in för att storleken på kommunen ska ha betydelse när liknande kommuner väljs. Jämförelsen med liknande kommuner tar sin utgångspunkt i standardkostnaden enligt den kommunalekonomiska utjämningen. De kommuner vi jämför socialtjänsten i Sundsvall med redovisas på sidan 22 vad avser äldreomsorg och sidan 31 vad avser individ- och familjeomsorg. Analys av socialtjänstens verksamhet oc 11

12 Den kommunalekonomiska utjämningen Kostnadsutjämningen, som är en del av vårt kommunala skatteutjämningssystem, syftar till att utjämna för kostnader som kommunen inte själv kan påverka. Med hjälp av mätbara och objektiva faktorer beräknas ett strukturellt mått på skillnaderna i förutsättningar och behov mellan landets kommuner. En grundprincip är att endast utjämna för strukturella skillnader som kan uppstå i verksamheter som är obligatoriska för kommunerna. Vidare ska kostnadsutjämningen endast gälla för kostnads- och behovsskillnader i kommunal verksamhet och inte för skillnader i invånarnas privata konsumtion. Följande verksamheter och strukturer som det utjämnas för i kostnadsutjämningen: Förskola och pedagogisk omsorg Grundskola inklusive förskoleklass Gymnasieskola Individ- och familjeomsorg Äldreomsorg Barn med utländsk bakgrund Befolkningsförändring Bebyggelsestruktur Lönekostnader Kollektivtrafik 12

13 Standardkostnad i den kommunalekonomiska utjämningen Den kommunalekonomiska kostnadsutjämningen är utformad enligt den så kallade standardkostnadsmetoden. Den innebär att kostnadsutjämningen byggs upp av ett antal delmodeller. De olika delmodellerna avser verksamheter som till exempel individ- och familjeomsorg eller äldreomsorg. Skillnaderna i standardkostnad ska spegla de strukturella kostnadsskillnaderna mellan landets kommuner, det vill säga sådana kostnader som kommunen inte själva kan råda över. Kostnadsutjämningen tar inte och ska inte ta hänsyn till kommunens faktiska kostnader. Standardkostnaden är den kostnad som kommunen skulle ha om man bedrev verksamheten till en genomsnittlig kostnadsnivå och med hänsyn tagen till de egna strukturella faktorerna enligt kostnadsutjämningen. Att utgå ifrån den genomsnittliga kostnaden i landet innebär att utjämningen sker till genomsnittlig servicenivå, kvalitet, avgiftsnivå och effektivitet. Har en kommun högre kostnader på grund av att de håller en högre servicenivå än genomsnittet ska detta finansieras genom en högre skatt, effektivare verksamhet eller en högre avgiftsfinansiering. Vid lägre kostnader gäller det motsatta. Ingen kommun bestraffas eller gynnas av systemet om den har en annan kostnadsnivå än den genomsnittliga. 13

14 Avsnitt 4 Socioekonomiska indikatorer 14

15 Befolkningsstruktur Sundsvalls kommun, år Antalinvånare Källa: SCB Befolkningsstrukturen i Sundsvall kännetecknas av tydliga generationstoppar. En kommuns struktur är viktig att känna till vid en nulägesbedömning och vid uppskattningar av olika framtidsscenarios inom socialtjänstens område. Befolkningsstrukturen är en viktig del vid beräkningen av kommunens standardkostnad. 15

16 Befolkningsförändring, Sundsvalls kommun har en positiv befolkningsförändring de senaste åren. En förändring av befolkningen inom vissa åldersgrupper, innebär, som sagts, effekter på kommunens standardkostnad och därmed nivån på ersättningen från skatteutjämningssystemet. Inflyttning från andra länder påverkar också ersättningen. I Sundsvall är den största delen av befolkningsförändringen immigrationsnettot, d v s in- och utflyttning av utrikesfödda. Detta kan ha påverkan på utvecklingen av det ekonomiska biståndet om inte de som flyttar till kommunen har blivit självförsörjande inom två år. Källa: Kolada 16

17 Arbetslöshet år %, Sundsvall har en arbetslöshet som är i genomsnitt med de kommuner som har likartade förutsättningar vad avser ekonomiskt bistånd enligt Öppna Jämförelser 2012,. Gävle har en något högre andel. Trollhättan avviker markant, vilket säkert beror på utvecklingen av arbetsmarknaden och särskilt SAABs konkurs. % Sundsvall Gävle Järfälla Norrtälje Trollhättan Västerås Örebro Källa: Arbetsförmedlingen/SCB mars

18 Avsnitt 5 Strukturella indikatorer 18

19 Standardkostnadsanalys 2011 År Sundsvalls kommun Äldreomsorg IFO Summa Avvikelse procent 6,0 0,7 4,5 Nettokostnad, kr per inv Standardkostnad, kr per inv Skillnad Skillnad, mnkr ,7 Källa: Kolada För verksamhetsåret 2011 hade Sundsvalls kommun totalt 54,7 mnkr högre nettokostnader för individ- och familjeomsorg samt äldreomsorg jämfört med standardkostnaden enligt kostnadsutjämningssystemet. 19

20 Standardkostnadsanalys år Utvecklingen inom äldreomsorg Utvecklingen inom IFO Kr/inv Kr/inv Källa: Kolada Nettokostnad ÄO Standard kostnad ÄO Nettokostnad IFO Standard kostnad IFO Källa: Kolada Standardkostnaden för äldreomsorg i Sundsvalls kommun har under åren uppräknats snabbare än nettokostnadsökningen. Det innebär att kommunen har kompenserats för strukturförändringar. Som vi visat på föregående sida är nettokostnaderna 2011 högre än standardkostnaden. Den är cirka 500 kr per invånare. Under 2008 fick kommunen en kraftig uppräkning av sina strukturella förutsättningar, vilket innebar att standardkostnaden för individ- och familjeomsorg ökade kraftigt. Samtidigt som nettokostnadsutvecklingen avtog. Detta har inneburit att från och med år 201o har Sundsvalls kommun en kostnadsnivå som är i nivå med standardkostnaden. 20

21 Mest lika kommuner ur ett strukturellt perspektiv inom äldreomsorg Rang Kommun Folkmängd Standardkostnad Sundsvall Eskilstuna Gävle Karlstad Halmstad Borås Växjö Solna Riket Källa: Kolada Här redovisas de sju kommuner som har mest liknande åldersstruktur, socioekonomisk och geografisk struktur samt folkmängd. Sundsvalls kommun har en lägre standardkostnad än genomsnittet i riket. Det innebär att kommunen bidrar till kostnadsutjämningsystemet. 21

22 Standardkostnadsavvikelse i Sundsvalls kommun äldreomsorg, , procent 2011 är avvikelsen mellan den faktiska nettokostnaden och standardkostnaden inom äldreomsorgen 6 %. Det motsvarar 52 Mkr i högre kostnader i förhållande till de strukturella förutsättningarna i kommunen var motsvarande skillnad 11,2 %. Mellan åren 2008 och 2009 sjönk den faktiska nettokostnaden i förhållande till standardkostnaden. Det troliga är att vidtagna åtgärder i verksamheten resulterade i en minskad kostnadsnivå i verksamheten Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11 22

23 Jämförelse av standardkostnadsavvikelsen äldreomsorg, 2011 i jämförelse, procent De tre kommuner vars förutsättningar mest liknar Sundsvalls Eskilstuna, Gävle och Karlstad, har en nettokostnad som är lägre än standardkostnaden. 15,0 10,0 5,0 6,0 3,5 11,8 10,0 Genomsnitt Fyra av de sju jämförelsekommunerna bedrivs med lägre nettokostnader än vad som kan förväntas enligt den beräknade standardkostnaden. % 0,0-5,0-10,0-3,6-1,3-3,3-11,4-15,0 Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11 23

24 Jämförelse av befolkningsstrukturen i gruppen 65 år och äldre Andel åringar Andel 80+ % 16,0 15,0 14,0 13,0 12,0 11,0 10,0 Genomnitt % 5,8 5,7 5,6 5,5 5,4 5,3 5,2 5,1 5,0 4,9 4,8 Genomsnitt Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun 2011 I de rapporter som framarbetats av förvaltningen framgår att kommunen har relativt låga kostnader för äldreomsorg fördelat per invånare 65 år och äldre. Vi kan konstatera att Sundsvall i förhållande till jämförelsegruppen har en struktur med många invånare i spannet år. Den åldersgruppen konsumerar vanligtvis mindre äldreomsorg och genererar lägre kostnader än gruppen 80 år och äldre. Fördelat per invånare borde därför Sundsvall ha en, i jämförelse, låg kostnad för äldreomsorg. I analysen bör hänsyn tas till medellivslängden. En lägre medellivslängd skulle kunna orsaka en högre konsumtion av äldreomsorg i lägre åldrar. De mest lika kommunerna har en jämförbar medellivslängd varför detta inte är en parameter som påverkar utfallet. 24

25 Andelen av befolkningen, 65+ år, som har äldreomsorg i liknande kommuner 2012 Invånare 65- år som var beviljade hemtjänst i ordinärtboende (andel %) Invånare 65- år som var beviljade särskiltboende (andel %) 18,0 16,0 14,0 12,0 10,8 13,0 11,9 14,4 13,0 15,5 11,0 14,6 I Sundsvall är det en lägre andel av 65 år och äldre som har hemtjänst än i jämförbara kommuner. Andelen som är beviljade särskilt boende ligger i nivå med genomnittet för de liknande kommunerna. % 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 5,1 4,5 4,8 4,2 6,7 4,2 5,7 5,2 Källa: Kolada 25

26 Andelen med äldreomsorg, 65+ år, i Sundsvall Utvecklingen av andelen personer äldre än 65 år som har hemtjänst eller särskilt boende minskade mellan åren 2009 och ökade andelen som beviljats hemtjänst medan minskningen har fortsatt vad avser särskilt boende. % 12,0 10,0 8,0 6,0 Invånare 65- år som var beviljade hemtjänst i ordinärtboende (andel %) Invånare 65- år som var beviljade särskiltboende (andel %) 9,0 8,7 5,9 7,9 5,7 5,4 10,8 5,1 4,0 2,0 0,0 Källa: Kolada En schablonberäkning gjord på 2011 års kostnader visar att en förändring med en procentenhet skulle innebära att antalet ärenden i hemtjänsten förändras med 200 st vilket schablonmässigt ger en ökning/minskning av kostnaderna med c:a 55 Mkr. Motsvarande för särskilt boende är 187 ärenden vilket skulle ge en ökning/minskning med c:a 100 Mkr. 26

27 Kostnader inom Stöd och omsorg - LSS insatsernas olika delar , kr per inv år Den totala kostnaderna för insatser enligt LSS har ökat mellan Det finns dock variationer mellan de olika delarna och där den största ökningen kan ses inom boende enligt LSS. Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c 27

28 LSS boende och daglig verksamhet , kronor per vårdtagare 270 Brukare LSS-boende Brukare LSS-boende Källa: Kolada Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c Antalet brukare med insats i form av boende enligt LSS har ökat sedan 2006 och en markant ökning kan iakttas Boendekostnaden per brukare har ökat fram till 2010, men 2011 minskade kostnaderna något. Kostnadsredovisningen för 2012 saknas vid analystillfället. Det är därför av stor vikt att följa kostnadsutvecklingen i förhållande till den verksamhetsutveckling som kan ses vad det gäller, framför allt, antalet ökade omsorgstagare i boende enligt LSS 28

29 LSS boende och daglig verksamhet 2011 i jämförelse, kronor per vårdtagare Här redovisas en jämförelse av LSS-kostnaderna utifrån de mest lika kommunerna i strukturen ur ett LSSperspektiv. Sundsvall har i jämförelse en relativt hög boendekostnad per vårdtagare. Eskilstuna som är den mest likartade kommunen har en lägre kostnad, motsvarande ca kr per vårdtagare När det gäller daglig verksamhet enligt LSS har Sundsvall den lägsta kostnaden per vårdtagare i jämförelsegruppen. Kr/brukare Kostnad daglig verksamhet enl. LSS Kostnad exkl lokalkostnader boende enligt LSS Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 8c 29

30 Mest lika kommuner ur ett strukturellt perspektiv inom individoch familjeomsorg Rang Kommun Folkmängd Standardkostnad Sundsvall Nacka Borås Halmstad Gävle Växjö Sollentuna Lund Riket Källa: Kolada Här redovisas de sju kommuner som har mest liknande åldersstruktur, socio-ekonomisk och geografisk struktur samt folkmängd. Sundsvalls kommun har en högre standardkostnad än genomsnittet i riket. Det innebär att kommunen får ersättning i kostnadsutjämningsystemet. 30

31 Sundsvalls strukturella förutsättningar individ- och familjeomsorg För att beräkna de unika strukturella förutsättningarna inom individ- och familjeomsorg tas hänsyn till folkmängd, ensamstående föräldrar, lagförda ungdomar, utrikesfödda, låginkomsttagare och arbetslöshet. I beräkningen ingår även ett index över antalet boendet inom tätort. Vid beräkningarna av standardkostnaden för individ- och familjeomsorg uppvisar de indikatorer som har en koppling till etnicitet att Sundsvall har låga värden både jämfört med riket och de jämförbara kommunerna. Sammantaget antas Sundsvalls kommun i kostnadsutjämningssystemet ha strukturella förutsättningar att bedriva individ- och familjeomsorg som är något sämre än landets kommuner i genomsnitt. 31

32 Standardkostnadsavvikelse individ- och familjeomsorg , procent För individ- och familjeomsorgen berodde trendbrottet primärt på uppräkningen av standardkostnaden för Sundsvall, men det har även varit en tydlig avmattning av den faktiska nettokostnadsutvecklingen. (se sid 21). Från och med år 2010 har Sundsvalls kommun en nettokostnad som nästan är i paritet med standardkostnaden, det vill säga den förväntade kostnaden. Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11 32

33 Jämförelse av standardkostnadsavvikelse individ- och familjeomsorg, 2011 i jämförelse, procent 10,0 Vid jämförelse med de liknande kommunerna inom individ- och familjeomsorgen kan vi se att flertalet kommuner har en nettokostnad standardkostnaden för respektive kommun. Genomnittet för gruppen är -9 %. Endast Gävle har högre kostnader än förväntat jämfört mot Sundsvall. Övriga kommuner har klart lägre kostnader. Nacka har drygt 22 % lägre kostnader än standardkostnaden. % 5,0 0,7 0,0-5,0-10,0 Genomsnitt -15,0-20,0-25,0-22,2-14,9 3,8-5,9-16,7-3,2-13,5 Källa: SCB, Vad kostar verksamheten i Din kommun, tabell 11 33

34 Analys Individ- och familjeomsorgen år 2011 Kostnad övrig vuxenvård, kr/inv Kostnad ekonomiskt bistånd, kr/inv Kostnad familjerätt, kr/inv Kostnad missbrukarvård vuxna, kr/inv Kostnader för ekonomiskt bistånd utgör 41,7 % av Sundsvalls kommuns totala kostnad för individ- och familjeomsorg. Genomsnittet för övriga kommuner är 33,8 %. Om hänsyn enbart tas till strukturer i samhället som påverkar kostnader för ekonomiskt bistånd så är det främst Borås och Gävle i jämförelsegruppen som har en situation som liknar Sundsvalls. Kr/inv Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv Kostnad individ- och familjeomsorg, kr/inv Källa: Kolada 34

35 Ekonomiskt bistånd liknande kommuner, utbetalt per hushåll och antalet hushåll 2011 Med anledning av att kostnaderna för ekonomiskt bistånd utgör en i förhållandevis stor andel av individ- och familjeomsorgens kostnader i Sundsvall har vi valt att titta närmare på detta område. Om hänsyn enbart tas till kommunens socioekonomiska förhållanden vilka enligt Socialstyrelsen påverkar förutsättningarna för ekonomiskt bistånd, så bör Sundsvall jämföras med kommunerna i diagrammet. Kr/hus håll Antal bidragshushåll Sundsvalls kommun avviker inte negativt vad det gäller omfattning av ekonomiskt bistånd eller antalet hushåll som uppbär ekonomiskt bistånd Källa: Socialstyrelsen, Årsstatistik ekonomiskt bistånd, (jämförelsegrupp 6 enligt socialstyrelsen) 35

36 Avsnitt 6 Hur har socialtjänsten lyckats med att anpassa verksamhet och kostnadsmassa till de beslutade ramarna ? 36

37 Utvecklingen budget och verkligt utfall år Under 2010 var budgeten för socialtjänsten högre än det faktiska utfallet. Mellan åren 2010 och 2011 minskades budgeten för socialtjänsten med 2,2 %. Då de verkliga kostnaderna ökade med drygt 3,1 % uppstod ett negativt resultat Inför 2012 erhöll socialtjänsten en budgetförstärkning om cirka 60 mnkr eller 4,1 %. De faktiska nettokostnaderna ökade dock mellan 2011 och 2012 med 55 mnkr. Det medförde att socialtjänsten hade ett negativt resultat i förhållande till budget 2012 om 37 mnkr. De faktiska nettokostnaderna har ökat med 6,4 %, från 2010 till Denna kostnadsökning torde, i stort motsvara löneutvecklingen inom den kommunala sektorn under samma period. Mnkr Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Källa: Årsrapport Socialtjänsten Sundsvalls kommun 37

38 Effekter av åtgärder år Under 2009 genomfördes, enligt uppgift ett omfattande åtgärdsprogram i syfte att få ned nettokostnaderna inom socialförvaltningen. Vi kan se både utifrån utfall i relation till budget och nettokostnadernas utveckling i förhållande till standardkostnaden att åtgärderna som genomfördes har haft effekt på resultatet under åren med fokus på vård och omsorg. Dock kan vi konstatera att de eventuella åtgärder som genomförts under o12 inte har haft någon effekt på verksamhetens totala resultat. Efter 2010 har kostnaderna ökat i princip i samma takt som löneökningarna inom den kommunala sektorn. Vi kan alltså inte se att åtgärder vidtagna efter 2009 har haft effekt på resultatutvecklingen Inför år 2012 hade socialnämnden i MRP ett krav från kommunfullmäktige att minska nettokostnaderna med 32 Mkr. I de månadsrapporter som socialförvaltningen har redovisat till nämnden under året noterar vi att man endast har genomfört några mindre nettokostnadsnerdragningar, vilka inte har haft effekt på resultatutvecklingen. I rapporterna sägs att anledningen till att man inte lyckats med uppdraget är att man har befunnit sig i ett förändringsarbete som syftat till att skapa en ny organisation och att den ska leda till att minskningen av nettokostnaderna kan få genomslag på längre sikt. 38

39 Utvecklingen av budget och faktiska nettokostnader per verksamhetsblock Utfall Mnkr Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Stöd o omsorg - 325,9-388,9-358,6-377,1-374,1-387,1-387,9-19,0% IFO - 363,1-301,6-304,1-298,9-316,3-323,3-334,1 8,0% ÄO - 824,7-824,5-812,3-823,6-847,9-850,0-864,9-4,9% Adm - 101,0-98,7-104,5-89,3-90,7-87,3-97,7 3,3% Politik - 2,3-2,2-2,2-2,2-2,8-2,9-2,8-21,7% Summa , , , , , , ,4-4,4% Källa: Årsrapporter Socialtjänsten Sundsvalls kommun Den högsta kostnadsökningen har verksamhetsblocket Stöd och Omsorg haft 19 %, eller 62 Mkr mellan åren Utvecklingen sedan 2010 är dock 7,6%. Det innebär att kostnaderna mellan ökade med 10 %. Nettokostnaden för individ- och familjeomsorg har ökat med 9,8 % sedan Räknat från 2009 har nettokostnaderna minskat Äldreomsorgens nettokostnadsutveckling på 6,4 % mellan åren 2010 och 2012 motsvarar drygt 52 mnkr. Då vi konstaterat att detta, i stort, torde motsvara löneutvecklingen i kommunal sektor kan vi inte se att eventuella åtgärder för nettokostnadsminskningar under dessa år har haft någon större effekt. Kostnaderna för administration sjönk påtagligt mellan 2010 och Dock ökade de igen mellan åren 2011 och Ökningen var då 7,7%. Nettokostnaderna har ökat mest inom Stöd och omsorg medan de har minskat inom individ- och familjeomsorgen. Äldreomsorgens nettokostnader har ökat, i princip i samma takt som löneutvecklingen. 39

40 Prognosutvecklingen per kostnadsslag under 2012 (mnkr) Stor differens! Årsbudget Prognoser redovisade till Socialnämnden 2012 Differens Mnkr 2012 Feb Mar Apr Maj Jul Aug Sep Okt Nov Dec årsbudget Vht intäkter Personalkostn Vht övriga kostn Avskrivning Intern ränta Vht nettokostnad Skattemedel Resultat Källa: Månadsrapporter 2012, årsrapport Socialtjänsten Sundsvalls kommun Redan efter de två första månaderna prognosticerades ett underskott på 28 mnkr. Den negativa prognosen förbättrades något fram till augusti, men under årets fyra sista månader ökade den negativa prognosen. Iögonenfallande är skillnaden mellan prognosen i november och det faktiska utfallet i december. Den skillnaden är 10 mnkr eller 37 %. Anledningen till den kraftigt försämrade prognosen de sista månaderna torde bero på dålig kontroll över personalkostnadernas utveckling och då särskilt vikariekostnaderna inom äldreomsorgen. 40

41 Prognosutvecklingen per verksamhet år 2012 (Mkr) 2012 Stöd o omsorg IFO ÄO Adm Politiskt Summa Jan 1,0-10, , ,0 Feb ,8-0,2-15,8 0,1-27,7 Mar ,1-0,2-16,0 0,1-29,2 Apr ,1-0,2-16,0 0,1-29,2 Maj , ,6 0,1-24,6 Jun , ,0 0,1-24,9 Jul , ,6 0,1-24,6 Aug 1,5-16,4 1,6-7,9 0,2-21,0 Sep 0,9-16, ,2 0,2-22,5 Okt 1,0-18,1-2,2-7,0 0,2-26,1 Nov 1,1-14,7-6,3-7,2 0,1-27,0 Dec - 0,8-10,8-15,0-10,4 0,2-36,8 Källa: Månadsrapporter 2012, årsrapport Socialtjänsten Sundsvalls kommun Stor differens! Den största prognosförändringen under året ligger inom äldreomsorgen och då under årets tre sista månader. Skillnaden mellan prognosen i oktober och utfallet i december är cirka 82 %, vilket måste sägas vara en mycket anmärkningsvärd förändring. 41

42 Hur rapporterar socialförvaltningen verksamhet och ekonomi till Socialnämnden? Förvaltningen redovisar månadsvisa rapporter vad avser verksamhet och ekonomi till socialnämnden. Innehållet under 2012 hade följande rubriker: Verksamhetens resultat och nettokostnad Verksamhetens nettokostnad per verksamhetsindelning Prognos helår Avvikelser och åtgärder Status på handlingsplanen (vissa månader) Informationen i månadsrapporterna har under 2012 var relativt likartade och vi saknar en djupgående analys vad avser avvikelser från budget samt förslag till åtgärder. Avrapporteringen i månadsrapporterna avseende den handlingsplan för nettokostnadsminskningar som socialförvaltningen tagit fram har varit sparsam under Avrapporteringen till socialnämnden under 2013 har ändrat karaktär till att innehålla mer ekonomisk information. 42

43 Analys av prognosarbetet Vi kan konstatera att de metoder som använts för att ta fram prognoser i verksamheten inte har varit tillräckligt bra för att ge såväl förvaltningsledningen som nämnden information så att åtgärder kunnat vidtas med anledning av ett bedömt resultat för verksamheten. Dels tycks kunskapen om vad som skett i verksamheten inte funnits och dels har informationen kommit allt för sent. Detta kan särskilt ses i den stora budgetavvikelse som redovisades under december Den verkar ha varit okänd för förvaltningen innan december. Vi har försökt att ta reda på orsaken till budgetavvikelsen men inte, med säkerhet kunnat fastställa orsaken. Dock har vi kunskap om var i verksamheten avvikelsen har uppstått. Den mest anmärkningsvärda förändringen uppstod inom äldreomsorgen mellan prognosen i november och det verkliga utfallet i december. Prognosen i november var cirka 8 Mkr lägre än utfallet i december. Även inom individ och familjeomsorgen uppstod stora skillnader under det sista kvartalet mellan de upprättade prognoserna och det verkliga utfallet är drygt 7 Mkr. Om förvaltningsledningen och socialnämnden ska kunna hantera och agera utifrån de prognoser som levereras måste de ha en betydligt bättre kvalitet än vad som varit fallet under

44 Äldreomsorg, Verksamhetsutveckling Omfattning Kronor per vårdtagare Antal brukare Brukare hemtjänst Brukare SÄBO Källa: Kolada Källa: Kolada Antalet vårdtagare i hemtjänsten har ökat totalt under perioden Under åren låg antalet brukare på samma eller något lägre nivå. Från 2011 till 2012 skedde en dramatisk ökning. Ökningen omfattar såväl service som omvårdnadsinsatser. Omvårdnadsinsatserna är den del som ökat kraftigast med 9 % mellan åren 2010 och 2011 enligt Socialstyrelsen (Kommunala insatser enligt socialtjänstlagen samt hälso- och sjukvårdslagen). Även kostnaderna per vårdtagare ökar vilket är oroväckande och det kommer att krävas krafttag i ledning och styrning av verksamheten både i den politiska organisationen och i förvaltningsorganisationen. Uppgifter för kronor per vårdtagare 2012 är ännu inte tillgängliga. 44

45 Jämförelse kundrelaterade tidmått och arbetade timmar 2012 TIMMAR Per Nyckeltal - tider hemtjänst månad 2012 Beviljad tid biståndsbeslut Verksamhetens planerade tid Medel arbetad tid Relation biståndsbedömd/arbetad tid 82% Relation biståndsbedömd/planerad tid 75% Relation arbetad tid/planerad tid 62% Källa: Socialtjänsten, mars 2013 Inom hemtjänsten har man under 2012 haft en stor differens mellan arbetade timmar och kundrelaterade timmar. Med kundrelaterad tid avses i detta sammanhang beviljade insatser enligt socialtjänstlagen och den beräknade tidsåtgången samt hur den utförande verksamheten planerat att genomföra insatsen hos vårdtagarna. I samband med vårt arbete kan vi se att det finns brister i uppföljningssystemen bland annat vad det gäller möjligheten att mäta produktivitetsutvecklingen. Uppgifter finns inte som helhet samlat och lättillgängligt och data måste bearbetas manuellt. Insatserna s omfattning i tid motsvarar ca 82 % av den arbetade tiden. Detta är ett rimlig fördelning förutsatt att all beviljad tid planeras och utförs hos vårdtagare. Det bör finnas en viss differens och ett utrymme för exempelvis resor mellan vårdtagare, utbildning o s v.den tid som hemtjänsten planerat i TES* är 75% av den tid som beviljats av handläggare, Det som är mer anmärkningsvärt är differensen mellan arbetad tid och planerad tid som enligt ovanstående uppgifter visar att endast ca 62 % av personalens arbetade tid är planerad hos vårdtagare. Detta är, enligt vår bedömning lågt den utförda tiden hos kund också vanligtvis är ännu lägre på grund av att vårdtagare till exempel är på sjukhus eller av annan anledning inte är föremål för hemtjänstinsatsen. *TES= ett databaserat verksamhetssystem för planering av beviljade insatser inom t.ex hemtjänst 45

46 Personalutveckling Förändring Månadsavlönad personal (antal) - Sundsvalls kommun Anställda inom vård och omsorg om äldre och funktionshindrade ,4% Källa: Kolada Trots att antalet vårdtagare inom äldreomsorgen har ökat med ca 14 % har den månadsavlönade personalen inte ökat i samma omfattning. För att lösa den expanderande verksamheten har timavlönad personal i form av vikarier nyttjats. Ökningen av vikarienyttjandet är anmärkningsvärt stor. En ökning med 45 % inom äldreomsorgen på fyra år är exceptionell. Tkr Utveckling av vikariekostnader Motsvarar en ökning på 45 % på fyra år inom ÄO.en ökning på 30% på fyra inom Stöd och omsorg Källa: Socialtjänsten Sundsvalls kommun Stöd o omsorg IFO ÄO 46

47 Utveckling socialförvaltningens vikariekostnader Stor ökning Tkr Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Källa: Socialtjänsten Sundsvalls kommun Figuren ovan visar utvecklingen av vikariekostnaderna inom socialtjänsten mellan åren 2009 och 2012 för alla verksamheter inom socialtjänsten. Vikariekostnaderna under hösten 2012 är höga i jämförelse, framförallt ökar kostnaderna mellan november och december på ett vis som inte motsvaras av utvecklingen de tidigare åren. Vi har inte kunnat konstatera orsaken till utvecklingen. Det kan bero på retroaktiv löneutbetalning, men också på ökad vikarieanvändning under december. Dock kan vi se att man inte tagit hänsyn till utvecklingen i prognosarbetet inom förvaltningen. Ökningen torde vara en förklaring till de stora differenserna mellan prognos och utfall under

48 Vikarieanskaffning inom äldreomsorgen via Resurs och Planeringsenheten 2012 Äldreomsorg Tillfällen Timmar Andel av totala Timmar Sjukdom ,18 % Personalbrist ,98 % Semester (ej sommarsemester) ,14 % Hemtjänst Källa: Socialtjänsten, mars 2013 Tillfällen Timmar Personalbrist Sjukdom Semester (ej sommarsemester) SÄBO Tillfällen Timmar Sjukdom Semester (ej sommarsemester) Personalbrist De vanligaste orsakerna till enheternas vikariebeställningar är förutom sjukfrånvaro personalbrist (vakanta turer i schema) och semester utanför ordinarie semesterperiod (juni, juli och augusti). 48

49 Vikarieanskaffning inom Stöd och omsorg via Resurs och Planeringsenheten 2012 Stöd och omsorg Tillfällen Timmar Andel av totala timmar Sjukdom ,28 27,7 % Personalbrist ,18 25,2 % Semester (ej sommarsemester) ,25 23,7 % Källa: Socialtjänsten, mars 2013 Personliga assistenter Tillfällen Timmar Sjukdom Semester (ej sommarsemester) Personalbrist Boende Tillfällen Timmar Personalbrist Sjukdom Semester (ej sommar semester) Liksom inom äldreomsorgen är de vanligaste orsakerna till enheternas vikariebeställningar är förutom sjukfrånvaro personalbrist och semester utanför ordinarie semesterperiod (juni, juli och augusti). 49

50 Analys av vikariekostnadernas ökning Utöver den vikarieanskaffning som hanteras av Resurs och planeringsenheten hanterar enheterna själva vikarieanskaffning och enligt bedömning uppgår denna andel till % av den totala vikarieanskaffningen. Utifrån vår analys finner vi att en stor andel av de vikarier som beställs via Resurs och planeringsenheten är av sådan art att de borde vara en del av den dagliga planeringen, då stor del av personalens planerade frånvaro borde gå att planera in i ordinarie bemanning genom flexibla schema- och arbetstidslösningar. Vikariekostnaderna har ökat dramatiskt de senaste åren. En orsak kan vara att de åtgärder vad avser minskningar i bemanning och som beslutats på övergripande nivå inte fått effekt ute i verksamheten. En annan orsak kan vara hur schemaläggningen av personalen hanteras. Det är av största vikt att vikariehanteringen ses över. Det handlar då om hur verksamheterna bemannas, vilka schemasystem som används samt hur delegationen av vikarietillsättning hanteras. Så som vikariekostnaderna har ökat de senaste åren är annars risken att socialförvaltningen helt tappar kontrollen över utvecklingen. Frågan är om man inte redan har gjort det. 50

51 Avsnitt 7 Analys av enkäter och intervjuer 51

52 Analys av enkäter och intervjuer Under vårt arbete med analyser av de enkäter och intervjuer vi har genomfört har vi särskilt noterat uttryck för oro och frustration som kan härledas till det förändringsarbete som genomförts och genomförs i förvaltningsorganisationen. Vi vill påpeka att det inte är ovanligt, snarare tvärt om, att sådan oro uppstår. Det bör läsaren ha i åtanke vid läsning av aktuellt avsnitt. Det är dock viktigt att ledningen för socialförvaltningen har uppsikt över klimatet i förvaltningen och utifrån vad man ser, agerar för att hantera eventuell oro och frustration. Ledning av förändringsarbete kräver en tydlighet som är mer än vad man normalt kan tycka vara behövligt. När det gäller organisationsförändringarna har vi inte, trots efterforskningar, kunnat få en samlad och dokumenterad bild över hur socialförvaltningen för närvarande är organiserad. 52

53 Analys av enkät och intervjuer Vid analysen av socialförvaltningen har sex olika perspektiv särskilt beaktas. Dessa perspektiv har sin utgångspunkt i Weisboards 6-box modell. Modellen kan beskrivas enligt följande. 53

54 Analys av enkät och intervjuer Förvaltningsövergripande Stödfunktioner och administration I enkätundersökningens svar kan vi utläsa att det finns stora variationer vad det gäller uppfattning och kännedom om verksamhetens uppdrag och målsättning. Vi kan se att organisationsförändringarna har tagit stort utrymme i verksamheterna där flera personer berörts vad det gäller roller och funktioner. Att organisationsförändringen inte är slutförd tolkar vi som en bidragande orsak till de oklarheter vad det gäller uppdrag och mål som framkommer i vår analys. Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Instämmer helt Instämmer ihuvudsak Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen inom verksamheten är tydlig Min närmaste chef är engagerad i det dagliga arbetet Min närmaste chef ger mig förutsättningar att utveckla och förbättra inom verksamheten 54

55 Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg ledning och styrning Vi kan konstatera att individ och familjeomsorgens ledningsstruktur har påverkats av vakanta tjänster och tillfälliga lösningar. Ledningens övergripande arbete har under en tid fokuserats på organisationsförändringar inom socialförvaltningen som helhet. Inom individ och familjeomsorgens olika områden består ledningsgruppsdiskussionerna till stor del av operativa frågor kopplade till personal och arbetsmiljö. Fokus för arbetsledningen inom IFO har i relativt hög grad varit att skapa arbetsro i arbetsgrupperna. Vår bedömning är att ledningen saknar önskvärd överblick över individ- och familjeomsorgen olika verksamheter, systematiska diskussioner kring strategiska åtgärder som bör vidtas samt uppföljning av de åtgärder som vidtagits. Vår bedömning är också att nuvarande ledning och styrning till stor del är beroende på person och inte funktion. Konsekvenserna av detta är att resultatet av strategiska satsningar eller gemensamma beslut får mycket varierat genomslag i verksamheten. Ett exempel på detta är arbetet med LEAN. För verksamheten innebär det bristande uthållighet i fattade beslut och därmed en upplevelse av ständiga förändringar i viljeriktning och strategi. På ett högre plan innebär chefernas handlingsutrymme svårigheter att utvärdera resultat av omfattande satsningar som gjorts i verksamheten. Nuvarande ledning och styrning av individ- och familjeomsorgen är till stor del beroende på person och inte funktion 55

56 Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg syfte uppgift och mål Genomförd enkät visar på en relativt god uppfattning om verksamhetens uppdrag samt vad som förväntas av respektive medarbetare. I kommentarerna till enkäten samt vid genomförda intervjuer framkommer att det finns stora förutsättningar att öka samordning mellan de politiska målen, förvaltningens mål samt det som sker i varje arbetsgrupp. Vår bedömning är att det finns utrymme för ett tydligare politiskt ställningstagande avseende målen och viljeriktningen för kommunens individ- och familjeomsorg samt att arbetet i verksamheten behöver kopplas till de mål som finns. Beslut som fattas bör ha bäring på de mål och den inriktning som gäller för verksamheten. Instämmer helt Instämmer ihuvudsak Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig 56

57 Analys av enkät och intervjuer individ- och familjeomsorg struktur vem gör vad och när? Trots att verksamheten under en längre tid har arbetat för att implementera system med syfte att standardisera arbetssätt och metoder så framkommer att det i flera fall är oklart vilka processer som gäller samt att det saknas rutiner för arbetet. Arbetet med processutveckling har avstannat på grund av den omorganisation som sker. Det finns dock en tydlig vilja och drivkraft hos de intervjuade som visar på ambitionen om att hitta förbättrade arbetssätt som ger ökad kvalitet i arbetet. Diskussioner kring kvalitet och resultat av individ- och familjeomsorgens insatser förs i verksamheten, men vi kan konstatera att det idag saknas metoder för att utvärdera kvalitén i genomförda insatser. Vi tror att denna diskussion är mycket viktig för verksamheten och att den kan främjas av att en organisationsförändring sker. Det krävs dock att det prioriteras. 57

58 Analys av enkät och intervjuer äldreomsorgen Vår uppfattning utifrån enkätsvar och genomförda intervjuer är att det finns en kännedom och en relativt god uppfattning om verksamhetens uppdrag och målsättning. Det förmedlas dock en bild som visar på bristande förtroende mellan verksamhetsansvariga och förvaltningsledningen. I organisationen uppfattas det som att tidplanerna för förändringsarbetet har förändrats och att direktiven vad avser organisationsförändringarna med tiden har blivit otydligare. Detta har skapat en stor otrygghet i organisationen. Även upplevelsen av oklarheter i roller och mandat har framförts vad det gäller exempelvis budgetarbetet i verksamheten. Instämmer helt Instämmer ihuvudsak Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig 58

59 Analys av enkät och intervjuer äldreomsorgen Våra respondenter beskriver att man inte i tillräcklig omfattning är delaktig i verksamhetens utveckling. Vid intervjuer och i enkätsvar redogör man att man har en bristande tilltro olika delar av förvaltningen. Brist på tydlighet från ledningen och otrygghet i arbetssituationen kan vara ett uttryck för vad som sker i förändringsarbetet. Ledningsarbetet i förvaltningen har i stor utsträckning fokuserats på förändringsarbetet. Våra respondenter upplever att utveckling av kvalitet och resultat i verksamheten har saknats.. Vår bedömning är att det i stora delar saknas dokumenterad beskrivning av verksamheterna vad det gäller uppföljning på enhetsnivå såsom statistik, personal, bemanning m m. Denna dokumentation är en förutsättning för en rättssäker, kvalitativ och effektiv verksamhet. Instämmer helt Instämmer ihuvudsak Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Jag är delaktig i verksamhetens utveckling Vi har tydliga nedskrivna och fungerande rutiner för verksamheten Vi arbetar utifrån utvärderingsbara metoder för att nå god kvalitet inom kommunens vård och omsorg De regler och policys som styr verksamheten medverkar till ett och effektivt arbetssätt 59

60 Analys av enkät och intervjuer Stöd och omsorg Det finns en god uppfattning av verksamhetens uppdrag och målsättning inom Stöd och omsorg. På samma sätt som inom äldreomsorgen förmedlas en bristande tilltro mellan olika delar inom förvaltningen och en osäkerhet vad avser fördelning av roller och ansvar. Instämmer helt Instämmer ihuvudsak Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete Jag anser att rollfördelningen på enheten är tydlig 60

61 Analys av enkät och intervjuer Stöd och omsorg Inom Stöd och omsorg upplever man i större utsträckning att man är delaktig i verksamhetens utveckling. Man ger en bild av att ledning och styrning fungerar inom verksamhetsblocket, men att det inte motsvaras på förvaltningsledningsnivå. Det framkommer i både intervjuer och i enkätsvar en önskan om mer strukturerad styrning inom förvaltningen. Respondenterna uttrycker viss oklarhet vad avser i vad mån regler och policys medverkar till ett effektivt arbetssätt. Vår bedömning är att det för Stöd och omsorg på samma sätt som för äldreomsorgen behöver utvecklas rutiner för verksamheterna vad det gäller uppföljning på enhetsnivå inom områdena statistik, personal och bemanning. Detta anser vi vara en förutsättning för en rättssäker, kvalitativ och effektiv verksamhet. Jag är delaktig i verksamhetens utveckling Vi har tydliga nedskrivna och fungerande rutiner för verksamheten Vi arbetar utifrån utvärderingsbara metoder för att nå god kvalitet inom kommunens vård och omsorg De regler och policys som styr verksamheten medverkar till ett och effektivt arbetssätt 61

62 Analys av enkät och intervjuer Verksamheterna för Biståndshandläggning och hälso- och sjukvård. Den inledande frågan till dessa verksamheter var : Jag känner till min verksamhets uppdrag och målsättning Biståndshandläggare Sjuksköterskor Vi kan konstatera att det finns en god uppfattning om verksamhetens uppdrag samt vad som förväntas av respektive medarbetare. Vid intervjuer och enkätsvar får vi en bild av att dessa grupper inom förvaltningen inte har påverkats så mycket av den oro som beskrivs i andra delar av förvaltningen. Båda grupperna arbetar ju utifrån respektive lagstiftningsområden, som i huvudsak reglerar arbetsuppgifterna. Det finns dock ett behov av att utveckla verksamhetsuppföljningarna inom dessa områden också liksom inom hela socialförvaltningen. 62

63 Analys av intervjuer på ledningsnivå Intervjuerna på ledningsnivå har genomförts som semistrukturerade intervjuer med en intervjuguide som grund, som har anpassats utifrån utvecklingen av respektive intervju. Intervjuguiden har utgått ifrån de frågeställningar som formulerats i uppdraget. Förvaltningsorganisationen inom socialtjänsten har, som nämnts inledningsvis, de senaste två åren haft ett stort fokus på organisationsförändringar. Det tycks som om frågor rörande ledning och styrning med anledning av de periodvisa prognoser som gjorts har fått stå tillbaka med anledning av aktiviteter med anledning av organisationsförändringarna. Förändringsarbetet har tagit mycket kraft i organisationen, vilket är förståeligt. Under resans gång har också förutsättningarna för organisationsförändringarna förändrats. Framförallt med anledning av beslut om hur den politiska organisationen skulle reorganiseras inför införande av valfrihet och konkurrensutsättning. När vi ska försöka förstå hur socialtjänstens organisation ser ut idag har vi haft svårigheter att få ett grepp om detta. Vi saknar en dokumentation över organisationen och hur fördelningen av ansvar och befogenheter ser ut i den nu gällande organisationen. Socialnämnden tycks inte ha haft någon roll i införandet av ledningen inför en ny organisation, utan man verkar ha nöjt sig med att hållas informerade. Vi får en bild av att såväl ledningen för förvaltningen som socialnämnden har gått från att tidigare varit mera involverade i daglig och operativ styrning av verksamheten till att bli med policyskapande i ledning och styrning. Detta kan ha bidragit till att omgivningen upplever att socialnämnden saknar förmåga att fatta beslut. Här är en viktig fråga vilka underlag som socialnämnden får av förvaltningen inför beslutsfattande och på vilket sätt som förvaltningen vägleder socialnämnden inför beslut. 63

64 Analys av intervjuer på ledningsnivå Särskilt när det gäller ärenden som rör de månadsvisa prognoser som levereras kan vi se att socialnämnden inte under 2012 vidtagit några åtgärder med anledning av dessa. Enligt uppgift har underlagen till socialnämndens behandling av prognoserna lagts direkt på bordet eller kommit i direkt anslutning till sammanträden. Här menar vi att det bör vara förvaltningsorganisationens ansvar att på ett pedagogiskt vis informera och vägleda socialnämnden inför hur åtgärder ska vidtas, om det är nödvändigt. Sett till utvecklingen under såväl 2011 som 2012 borde frågor om åtgärder med anledning av den ekonomiska utvecklingen ha varit på socialnämndens bord. Frågan är om dialogen mellan socialförvaltningens ledning och socialnämnden har varit tillräckligt utvecklad och om synen på hur ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen har utvecklats har delats av aktörerna. Vi kan också iaktta frågor om bristande förtroende och tilltro mellan olika funktioner i socialförvaltningen i relation till förvaltningsledningen. Detta gäller också i viss omfattning relationerna mellan förvaltningsledningen och socialnämnden. Vi kan inte nog understryka vikten av att förtroendefrågor i organisationen hanteras på ett klokt och konstruktivt sätt innan de växer sig för stora. Det saknas en sammanhållen struktur för ledning och styrning i socialförvaltningen. Kopplingen mellan övergripande ledning och styrning i förvaltningen och ledning och styrning i verksamhetsgrenarna saknas. 64