Rekryteringsguide Övergripande process Behovsanalys Kravprofil Kravprofilen är den måttstock som styr det kommande urvalsarbetet

Transkript

1 Rekryteringsguide Övergripande process Förmågan att rekrytera och behålla kompetenta medarbetare är en av Mittuniversitetets viktigaste framgångsfaktorer. Våra lärare och forskare är avgörande för vår verksamhet, utbildning och forskning, men även när det gäller utveckling och att trygga finansieringen av verksamheten. Mittuniversitetet behöver förutom våra lärare och forskare, även duktiga medarbetare inom administration, tekniskt stöd och bibliotek. Tillsammans skapar vi vår framtid vid Mittuniversitetet med Närhet, Nytta och Nyfikenhet. Här finner du information om rekryteringsprocessens olika steg såsom behovsanalys, kravprofil, annons, intervju och referenstagning. Behovsanalys Rekryteringsprocessen börjar med att ett behov av arbetsresurser identifieras, t ex på grund av underbemanning, behov av ersättare för någon som slutar eller att en viss kompetens saknas. Första steget är att undersöka om behovet går att uppfylla med de personalresurser som redan finns inom organisationen. Stäm av med personalavdelningen om företrädesrätter och om krav på omplaceringar finns. Undersök och diskutera möjligheterna att frigöra resurser inom avdelningen/ verksamheten på annat sätt än genom nyrekrytering. Är det t ex möjligt att: Ändra arbetssätt/metoder, omfördela eller rotera arbetet, kompetensutveckla befintlig personal, köpa in tjänsten från annan avdelning/ verksamhet? Vid rekrytering av professor, universitetslektor och universitetsadjunkt ska förslag till inrättande av anställning inlämnas från berörd institution till fakultetsnämnd. Innan en anställning kungörs ledig till ansökan ska fakultetsnämnd fatta beslut om inrättande av anställning. För mer information se Mittuniversitetets anställningsordningar. Kravprofil Nästa steg är att i en kravprofil beskriva de kunskaper, färdigheter och egenskaper som behövs för att bidra till resultat och utveckling. Kravprofilen är den måttstock som styr det kommande urvalsarbetet. Här formuleras formella utbildningskrav, praktisk erfarenhet samt personliga egenskaper för befattningen. Det ska tydligt framgå vad som är ett absolut krav och vilka kompetenser som är önskvärda. Önskvärd kompetens förbättrar och ger mervärde men är inte helt avgörande för att utföra arbetsuppgifterna. Ta fram en kravprofil genom att gå igenom vilka arbetsuppgifter som ingår i befattningen. För att få en fullständig bild av arbetsuppgifterna samlas information in från nyckelpersoner som har anknytning till befattningen, gärna på olika nivåer i organisationen. Undersök även hur könsfördelningen ser ut. Granska kravprofilen ur ett diskrimineringsperspektiv. Finns det krav som är onödiga och kan leda till direkt eller indirekt diskriminering?

2 Annons Kravprofilen ligger till grund för skapandet av annonsen. Annonsformuleringen bör utgå ifrån kravprofilen så att det tydligt framgår vilken kompetens vi söker. Annonsutformning för webb se annonsmall, denna annons skall vara en fulltextannons. Alternativ för platsannons se den grafiska profilen, platsannonsen utformas som en hänvisning till hemsidan där annonsen ligger i fulltext. Annonseringskanaler vi vanligtvis använder oss utav är Mittuniversitetets webb, AMS.se, lokalpress och olika branschtidningar. Ansökningstiden skall vara minst åtta veckor för professorsanställning. För lektorsanställningar, adjunktsanställningar och doktorandanställningar skall ansökningstiden vara minst fyra veckor.

3 Intervjuguide Före intervjun: Bestäm vilka som skall delta under intervjun från arbetsgivaren, samt om eventuellt någon fackligrepresentant skall delta. Kom överens om ett antal datum som kan avsättas till intervjuer. Se till att de som skall delta i intervjun från arbetsgivarens sida får ansökningshandlingarna i god tid innan. Bestäm innan intervjun vem som skall vara intervjuledare. Bestäm också vilka roller de andra skall ha. Man kan ex dela in frågorna efter ämnesområde, någon frågar om personliga saker, någon om yrke osv. Det skall vara en grundstruktur på frågorna så att alla sökande får samma frågor och blir lika behandlad. Det underlättar även när man skall sammanfatta intrycken. Kallelse: Det spelar ingen roll om kallelsen till intervjun sker skriftligen eller per telefon. Kom överens om eventuell reseersättning eller dylikt. Intervjutillfället: Avsätt ordentligt med tid för varje intervju (1-2h max). Den tiden inbegriper allt mellan jackavhängning till dörrstängning när den sökande gått. Själva intervjun bör inte ta mer än max 1,5h. Varken den sökande eller de som intervjuar orkar hålla koncentrationen längre än så. Det är inte att rekommendera fler än max 4 till 5 intervjuer på en och samma dag. Det kan vara svårt att hålla isär de sökande till slut. Självklart är mobiler avstängda och telefoner kodade. Erbjud gärna en kopp kaffe el liknande så att den sökande känner sig välkommen. Intervjun: Intervjun fungerar dels som informationsinsamling för dig rörande den sökandes överensstämmande med kravprofilen, dels som marknadsförare av Mittuniversitetet och arbetet inför den sökande. Inled intervjun genom att presentera er och vilka funktioner ni har och gärna varför ni sitter med på intervjun. Presenterar intervjuns upplägg och beskriv organisationen och verksamheten samt värdegrunden. Det är viktigt att alla sökande får en bra inblick i och bild av Mittuniversitetet. Presentera sedan vad jobbet går ut på. Det är troligare att rekryteringen blir framgångsrik om den sökande vet vad som krävs av anställningen och vad som präglar organisationen. Ge därför en beskrivning av befattningen idag och hur den kommer att se ut i framtiden samt vad organisationen förväntar sig och erbjuder anställda. Hur bra den sökande motsvarar kravprofilen undersöks genom att ställa frågor kring kompetenskraven relaterade till arbetslivserfarenhet, motivation och mål i arbetslivet samt hur personen arbetar och fungerar i olika situationer. Tänk på att utforma frågorna beteendeinriktat. Ställ många tillbakablickande frågor rörande den sökandes beteenden i olika situationer då bästa förutsägaren för framtida beteenden är tidigare beteenden. Avdramatisera, så den sökande känner sig bekväm och avslappnad. Undvik inte tystnaden under intervjun, ta inte över. En mått stock kan vara att den som intervjuar bör vara den som talar 30 % av tiden och den sökande 70 %. Innan intervjun avslutas: Berätta om när i tiden man tror att rekryteringsprocessen är klar, tala om för den sökande hur man meddelar beslut m.m. Fråga efter kandidatens referenser, det är inte alltid de finns med i ansökan.

4 Efter intervjun: Efter intervjun gör arbetsgivarrepresentanterna en spontan värdering av den sökande. Den kan sedan behöva revideras när intervju, referenser och övriga meriter ställs mot kravprofilen. Kom överens om vem som skall kolla referenser. Referenstagning: Var väldigt noggrann i genomförandet av detta steg, då man genom referenstagningen kan utesluta eller bekräfta viktiga faktorer som är avgörande för om den sökande kommer att fungera i anställningen eller inte, här har du möjlighet att räta ut frågetecknen. En bra referens är en person som verkligen haft insyn i hur den sökande fungerat på sin tidigare arbetsplats, och inte har någon social eller annan anledning att vara partisk och uppge svar till favör för den sökande. Be i första hand om referenser som haft en arbetsledande ställning (men även kolleger och andra kan vara av värde) till den sökande och inte alltför många år tillbaka i tiden. Detta är viktigt eftersom vi bland annat vill ställa frågor kring prestation och måluppfyllelse. En optimal referenstagning liknar intervjusituationen, på så vis att det finns en förutbestämd struktur och frågeteknik. Använd gärna strukturerade frågor utifrån kravprofil, intervju och frågor som uppkommit under intervjun som du vill ha svar på. Sträva efter ett öppet samtal där det ges möjlighet att säkerställa om vi uppfattat personen rätt men också att söka ny information för att komplettera vår bild. Det är viktigt att höra flera referenspersoner, då risken att få missvisande information minskar. Två till tre personer brukar vara ett hanterbart antal. Boka gärna telefontid med referenspersonen, då har personen möjlighet att vara bättre förberedd. Referenspersonens omdöme ska inte vara avgörande, men bör självklart vara en del av bedömningen. Referenser inhämtas först i slutskedet av rekryteringsprocessen. Summering Gör en strukturerad genomgång av kravprofilen i förhållande till det ni kommit fram till genom intervju, referenser och genomgång av sökandens övriga meriter. För detta kan man använda sig av meritöversikten. Denna mall anpassas efter de kriterier som ställts för den aktuella tjänsten. Detta verktyg skall inte ses som ett matematiskt hjälpmedel, utan som en check på att man värderat de olika kriterierna som ställts och efter dess betydelse för anställningen. Samt inte låtit sig påverkas av andra faktorer såsom karisma. Beaktande av grunderna för lika villkor Vid Mittuniversitetet benämns arbetet som genomförs relaterat till följande diskrimineringsgrunder för arbete för lika villkor; Diskrimineringslagen, SFS 2008:567, vad gäller kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Bli medveten om din egen roll, i mötet med andra människor lägger du ofta märke till det som är avvikande, det som inte liknar dig själv. Som intervjuare påverkas din tolkning av olika beteenden, av din egen bakgrund, omedvetna fördomar lagras i hjärnan. Genom att vara observant på de begränsningar som finns hos dig själv i mötet med andra människor kan du minimera felkällorna i rekryteringsprocessen. Innan du börjar göra omedvetna tolkningar utifrån dina fördomar, stanna upp och tänk efter varför du reagerar på sättet du gör inför personen. Reflektera och eliminera dig själv som felkälla så långt det går. Se över eventuella informella, känslomässiga bedömningsgrunder som intuition och magkänsla.

5 Exempel på Intervjufrågor Bakgrund Inled intervjun genom att presentera er och vilka funktioner ni har och gärna varför ni sitter med på intervjun. Berätta om Mittuniversitetet (kort och övergripande, fokusera mer på våra förväntningar på arbetet och den sökande) Avdramatisera, så den sökande känner sig bekväm och avslappnad. Undvik inte tystnaden under intervjun, ta inte över. Släpp fram den sökande, som förhoppningsvis har laddat för detta tillfälle. Be den sökande att berätta om sig själv med egna ord, även om ni alla läst ansökningshandlingarna. Hur ser ditt nuvarande arbete ut? Arbetsuppgifter, ansvarsområden osv. Varför är du intresserad av den här tjänsten? (Söker man sig från något eller till något) Varför tycker du att det här arbetet skulle vara intressant och passa just dig? Vad bedömer du vara de viktigaste kraven för att klara av det här arbetet? Vilka erfarenheter har du som kan tillföra det här jobbet något? Vilka förväntningar har du på det här jobbet? Vilka faktorer i arbetet stimulerar respektive tråkar ut dig? (är man detaljorienterad eller övergripande) Hur är ditt förhållande till ensamarbete respektive samarbete? Vad skulle kunna få dig att tacka nej till jobbet? (hur pass intresserad är den sökande egentligen) Varför slutade du hos din/dina tidigare arbetsgivare? Vad tyckte du var bra/sämre på dina tidigare arbetsplatser? Personlighet Vilka är dina starka sidor? Motivera Vilka är dina svaga sidor/sidor man kan förbättra? Motivera Om någon i din familj eller nära vän skulle beskriva dig med tre ord, hur skulle de beskriva dig? Om en chef/kollega skulle beskriva dig, hur skulle denne beskriva din arbetsinsats och din sociala förmåga? Berätta något som du är riktigt stolt över i arbetslivet och varför? Vad motiverar dig att göra ditt bästa? Stress och konflikt Vad gör dig stressad Hur hanterar du situationen? Hur reagerar du när du ställs inför nya arbetsuppgifter? Hur reagerar du när något plötsligt skall lösas utan att du är förvarnad? Hur reagerar du på kritik? Hur har ditt samarbete varit med tidigare kollegor/chefer? Har du haft svårt att samarbeta med någon? Varför? Beskriv en konflikt du haft under de senaste åren och hur du löste den?

6 Ledarskap Vad kännetecknar en bra ledare för dig? Varför skulle du bli en bra ledare? Be den sökande motivera och beskriva olika scenarion ifrån arbetslivet, (detta jämförs mot referensers beskrivning, visar på den sökandes självinsikt) Tycker du om att leda? Vad har du för roll i en grupp? Fritid och framtid Vad har du för mål och visioner inför framtiden? Hur ser ditt liv ut om fem år? Har du engagerat dig i något utanför studierna/jobbet? Familjesituation? Hur ser livet ut vid sidan om jobbet? (fritidsintressen, föreningsengagemang) Lön och referenser Referenser? Kolla upp att referenserna stämmer och att det är ok att kontakta. Löneanspråk? (ofta vill man inte lämna det förrän man är närmare en anställning, men man kan alltid fråga) Vad har Du för lön idag? Tycker Du att det är rätt betalning för ditt arbete? Slutligen Tycker du vi har fått en rättvis bild av dig? Är det något du vill tillägga? När kan du börja arbeta hos oss? Finns det någon uppsägningstid att ta hänsyn till?

7 Referenstagning Referens: Relation: Sökande: Tjänst: Telefon: Arbetsuppgifter, ansvar och roll (uppmärksamma också vad man inte gjort) Frågetecken och reflektioner från intervjuer som jag vill stämma av med referenserna Yrkeskunskaper Personlighet (starka och svaga sidor, börja med starka) Ledarskapsförmåga (leda, fördela, förmåga att delegera, stimulera, människosyn, beslutsför, social kompetens, konflikthantering, antal medarbetare i gruppen) Utvecklingsmöjligheter (initiativförmåga, arbetskapacitet, nya idéer, förvärva nya kunskaper, stresstålighet) Samarbete (chefer, underställda, kollegor, externa samarbetspartners) Hjälpsamhet (chef/kollegor) Frånvaro (missbruk, sjukfrånvaro, punktlighet) Övrigt att tillägga som vi inte talat om, men som kan vara bra att känna till?/ (Hände något anmärkningsvärt under anställningsperioden som du tycker skulle vara bra om vi kände till?) Varför slutade NN enligt din uppfattning? Kan du rekommendera personen till den sökta tjänsten? Skulle du återanställa NN om det fanns möjlighet, På samma eller annan anställning?

8 Efter avslutat samtal Intryck av referensen Svarade nyanserat & uppriktigt Svarade onyanserat & överdrivet Svarade torftigt men sakligt Svarade undvikande Jag bedömer referensen som Pålitlig Acceptabel räcker inte som bedömning Svarade torftigt men sakligt Namnteckning Namnförtydligande

9 Meritöversikt Övergripande bedömning/värdering av kriterier viktiga för anställningen. Främst för att inte överför goda/dåliga egenskaper till andra områden. 2 normal kunskap/färdighet, 1 under normalt, 3 över normalt Variabler Kommentar: Bakgrund Utbildning Arbetslivserfarenhet Ensamarbete Samarbete Ansvar Programvana Samarbete chefer Samarbete medarbetare Personliga egenskaper Social förmåga Tillbakadragen Noggrann Initiativförmåga Stresstålig Ledaregenskaper Kommunikativ förmåga Förändringsbenägen Referenser SUMMA

10 Mittuniversitetet är en plats med mycket energi där människor möts, inspireras och tänker nytt. Unika utbildningar och forskning med hög vetenskaplig kvalitet har gjort Mittuniversitetet till en resurs för utveckling och tillväxt. Stora delar av vår utbildning och forskning bottnar i närheten till naturen med skog och fjäll. Mittuniversitetet har drygt studenter och campus i Härnösand, Sundsvall och Östersund. Mittuniversitetet omsätter 909 Mkr per år och har närmare anställda, varav 80 professorer och cirka 240 forskarstuderande. Vill du vara en stolt del i det flöde av ny kunskap och nya talanger som vi skapar? Rubrik Mittuniversitetet söker XXX till XXX vilken roll som efterfrågas och inst/avd som rekryterar samt Ref.nr Inledande beskrivning av institution eller avd. Arbetsuppgifter beskrivning av tjänsten, den sökandes roll och funktion Behörighet och bedömningsgrund vad den sökande bör ha för bakgrund och profil Handläggning Beredningen av anställningen följer de former som anges i högskoleförordningens 4 kap. och fortgår i enlighet med den anställningsordning som gäller vid Mittuniversitetet. Anställning och tillträde tillsvidare, vikariat, allmän visstidsanställning, heltid, deltid Anställningsort För mer information om tjänsten/upplysningar Kontaktpersoner Fackliga företrädare Alexander Rad, SACO, tfn och Lollo Ljuslin, fackförbundet ST/TCO, tfn Ansökan Alternativ 1 Välkommen med din ansökan med styrkt meritförteckning senast den xxxxx till registrator@miun.se alternativt till Registrator, Mittuniversitetet, Sundsvall. Ange Ref.nr. MIUN 2012/xxxx på ansökan. Alternativ 2 Till ansökan ska bifogas styrkt meritförteckning, redogörelse för vetenskaplig och pedagogisk verksamhet inkl. intyg över pedagogisk meritering, fullständig publikationslista samt högst 10 vetenskapliga publikationer som den sökande önskar åberopa. Dessa handlingar skickas i tre identiska uppsättningar till Registrator, Mittuniversitetet, Sundsvall. Ange referensnummer MIUN 2011/xxx. Ansökan skall vara Mittuniversitetet tillhanda senast xxx, Välkommen med din ansökan