RegistRatoRsfoRum 2013

Transkript

1 RegistRatoRsfoRum 2013 inbjudan till konferens i Stockholm den oktober 2013 moderator Jenny Broberg-kudryk Tjörns kommun VårA talare uppsala universitet Lars Bejstam kungälvs kommun Marie Flodin stockholms stads fastighetskontor Fatima Sikiric länsstyrelsen norrbotten Stig Wikberg fortifikationsverket Marcus Eriksson region gotland Gunnel Johansson sida Per Granath utvecklingspoolen Jens Hector riksarkivet Torbjörn Hörnfeldt nacka kommun Jenny Lagebjörk landstinget gävleborg Anders Tollmar rikspolisstyrelsen Fredrik Bergh Helsingborgs stad Ingrid Segersten Lindell Västerås stad Anna Björkvall fördjupning governo Olof Junesjö, Carin Forest Ale kommun Mattias Lundin, Bengt Wassenius, May Herlin Landstinget Gävleborg Lyft din roll till den nivå du förtjänar! på konferensen får du lära dig: e-arkiv för registratorer de senaste juridiska uppdateringarna framtidens krav på dokumentkontroll Samarbetspartner: Software Innovation Juridik dokumentkontroll framtid

2 RegistRatoRsfoRum 2013 Stockholm den oktober 2013 registratorn i framtiden så var det återigen dags för årets största mötesplats för dig som arbetar som registrator. Årets program ger dig fler talare än något annat år. Du får 12 praktikfall, flera spår, 2 experter, en inspiratör och 2 fördjupningar! Många undrar vad som händer med PuL och det nya EU-direktivet, det kommer du att få svar på, precis som att vi kommer att ta upp frågan kring e-arkiv och din roll i framtiden. Missa inte att boka in årets nyhet! Ni är många som har önskat att vi ska anordna en gemensam middag under konferensen. Detta har vi självklart lyssnat på och är väldigt glada att kunna erbjuda i år. Boka din plats redan idag för att vara säker på att inte missa chansen att nätverka med kollegor från hela landet samtidigt som du får en ordentlig uppdatering inom juridik, yrkesroll, e-arkiv och utvecklat dokumenthanteringsarbete. du får lära dig: Riksarkivets riktlinjer för e-arkiv Registratorns roll och framtidens krav Processbaserad diarieplan så funkar det! du får Bl.A. lyssna till: e-arkiv vad behöver du som registrator hålla reda på? Torbjörn Hörnfeldt, enhetschef, utveckling och e-förvaltning, Riksarkivet registratorns nya och kvalificerade uppgifter kanske krävs en ny uppdragsbeskrivning? Jenny Lagebjörk, registrator, Nacka kommun utveckling av ärendehanteringsstöd på länsstyrelsen Stig Wikberg, registrator/processledare för mallutveckling och ärendestöd, Länsstyrelserna Varmt välkommen på konferens! nominera din kollega till priset årets registrator Lina Bylund Projektledare Maila namn och motivering till lina.bylund@conductive.se registratorsforum 2013 bokning@conductive.se

3 RegistRatoRsfoRum 2013 Stockholm, oktober 2013 Tisdag 15 oktober :00 Registrering med kaffe och smörgås Program 09:30 09:35 10:15 10:40 10:50 Projektledare Lina Bylund, Conductive, och moderator Jenny Broberg Kudryk, Tjörns kommun, hälsar välkommen Juridiken som styr ditt arbete Offentlighet och sekretess Utlämning av handlingar hur gör man i de krångliga fallen? De senaste domarna som du behöver känna till Lars Bejstam Jur dr, docent Uppsala universitet gruppdiskussion Deltagarna delas upp i grupper om 4-6 personer för att diskutera de frågor som rör deras vardag mest, exempelvis: Hur hanterar jag nyfikna journalister? Vart kan jag vända mig om jag inte vet om jag får lämna ut en handling? Egna erfarenheter av svåra fall Bensträckare med frukt Kort uppföljning av gruppdiskussioner 11:00 11:30 PuL i framtiden vad kommer att hända? Den nya EU-förordningen. Vad innehåller den och hur påverkar den ditt arbete? Lars Bejstam fortsätter Lunch spår 1: KommuN Välj vad du vill lyssna på: spår 2: stat & myndighet 12:30 13:00 Digitaliserat arbetssätt i flexkontor med aktivitetsbaserade arbetsplatser Förberedelser för övergång till det nya arbetssättet vad kommer det att innebära för registratorn? Möjligheterna och utmaningarna som det nya arbetslivet innebär för människan och tekniken Marie Flodin Administrativ chef Kungälvs kommun Processbaserad diarieplan på fastighetskontoret i stockholm Så har vi förbättrat våra dokumenthanteringsprocesser Processbaserat i praktiken tips och trix för dig som är i startgroparna Fatima Sikiric Registrator Stockholms stads fastighetskontor utveckling av ärendehanteringsstöd på Länsstyrelsen Förbättrade mallar och mallsystem Ärendehandläggningsstöd som fungerar! Stig Wikberg Registrator/processledare för mallutveckling och ärendestöd Länsstyrelserna så byter man motstånd till handling att få alla att arbeta i systemet Därför går all ingående post via registrator till handläggarna via Platina Funktionerna som säkerställer att alla handlingar registreras på ett korrekt sätt Marcus Eriksson Arkivarie, chef dokumentationsenheten Fortifikationsverket

4 13:30 Bensträckare 13:45 14:30 en väg in på kommunen gotlands centraliserade registratur Kommunen blev en region och införde ny ärendeprocess Effekter av att ha en centraliserad registratur Gunnel Johansson Systemförvaltare Region Gotland eftermiddagsfika Den nya tidens arbetssätt sida:s dokumentcontrollers är papperslösa All registrering och dokumentkontroll sker online från Visby Från registrator till dokumentcontroller så har vi lyft både rollen och kunskapen Per Granath Verksarkivarie SIDA 15:00 16:30 17:00 18:00 09:00 10:00 10:30 Den som vill mest vinner Att leda sig själv för att nå inspiration Motiverad varje dag, hur blir man det? Framgångsformeln IQ *EQ *Kcal=resultat och varför dessa komponenter är så viktiga i dagens förtroendesamhälle Värdetänkets betydelse både internt och externt Jens Hector Föreläsare och inspiratör Utvecklingspoolen mingel och utdelning av priset Årets Registrator Konferensens första dag avslutas middag på Hotel Birger Jarl! En möjlighet för dig som vill stanna kvar och njuta av en god middag och umgås med dina kollegor. (Separat bokningsbar, se bokningsinfo på baksidan) Onsdag 16 oktober 2013 e-arkiv vad behöver du som registrator hålla reda på? Från specifikation till fungerade tjänst Organisationens nödvändiga förberedelser, bl.a. övervägande rörande bevarande och gallring E-arkiv och informationssäkerhet vad är viktigt att ta i beaktande? Torbjörn Hörnfeldt Enhetschef, utveckling och e-förvaltning Riksarkivet förmiddagskaffe Registratorns roll och framtidens krav Lyft blicken och se vad som förväntas av dig i framtiden Registratorns nya och kvalificerade uppgifter kanske krävs en ny uppdragsbeskrivning? Jenny Lagebjörk Registrator Nacka kommun Välj vad du vill lyssna på: att införa ett nytt dokument och ärendehanteringssystem Stora komplexa system vän eller fiende? Pudelns kärna: Kvalitetssäkring så hur lätt kan det vara? Anders Tollmar Samordningsdirektör Landstinget Gävleborg 11:10 11:40 11:50 Lean dokumenthantering på Polisen En utvecklad registratorsroll har gett förkortade handläggningstider och bättre service till allmänheten Så hanterar vi en ökande mängd inkommande e-post Fredrik Bergh Informationssekreterare Rikspolisstyrelsen Bensträckare Årets Registrator 2012 berättar: från registrator till ärendecontroller Webbdiarium 10 års erfarenhet från Helsingborg Vilka uppgifter får vara med, och vad ska utelämnas? PuL och sekretess två viktiga lagar att ta hänsyn till Ingrid Segersten Lindell Kanslichef Helsingborgs stad

5 Resan från administrativ assistent till ärendecontroller 10 år i yrket reflektioner kring roll, funktion och yrkets framtid Ärendecontroller på stadsledningskontoret vad innebär det egentligen? Anna Björkvall Ärendecontroller Västerås stad 12:30 12:30 Konferensen avslutas. Deltagarna lämnar in sina utvärderingar Lunch för de som fortsätter på eftermiddagen Separat bokningsbar Fördjupning & workshop Onsdag 16 oktober 13:30-17:00 Som avslutning på din konferens har du möjlighet att välja mellan en fördjupning eller en workshop. Passa på att i mindre grupp få en grundlig genomgång och praktisk kunskap att ta med dig tillbaka till din egen verksamhet. fördjupning implementeringen av e-arkiv Vad krävs av dig och din organisation för en lyckad implementering? I anslutning till det som du har lärt dig under konferensen får du på denna fördjupning praktiska verktyg för hur du kan implementera ett e-arkiv i din kommun. I den digitala ärendehanteringen är det viktigt att Registratorn är insatt och involverad i e-arkivsprojektet. Eftermiddagen ger dig en fördjupad insikt i vad som krävs av dig och din kommun för att ni ska lyckas med er implementering. Du får lära dig: Förstudie & målbild Processkartläggning Informationssäkerhet Kravställning Införande frågor som kommer att tas upp under fördjupningen är: Praktisk implementering av e-arkiv ta del av framgångsfaktorer och undvik fallgroparna Så kartlägger du verksamhetens processer och bygger upp klassificeringsstruktur enligt Riksarkivets föreskrifter Praktiska verktyg för att ta fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och en plan för informationssäkerheten Vilka regler finns för hur länge olika typer av information ska lagras? Så anpassar du ditt e-arkiv tekniskt för att ta hänsyn till regler som t.ex. PUL och sekretesslagen Vilken e-arkivlösning passar din organisation bäst? Så kan du påvisa verksamhetsnyttan av ett e-arkiv Undvik överbelastning på längre sikt så strukturerar och avgör du vilken information som ska lagras Lyckas med kravställningen och upphandlingen mot leverantörer Hur leder du din organisations e-arkivprojekt och säkerställer att utfallet blir som planerat? WoRKsHoP mot en modern organisation med högkvalitativa processer att framgångsrikt byta dokument- och ärendehanteringssystem I moderna organisationer utgör dokument- och ärendehanteringsprocessen en viktig grund för kvalitet. För att kunna upprätthålla den kvaliteten i en föränderlig tid är det nödvändigt med moderna och användarvänliga verktyg. I det sammanhanget är det ohållbart att bibehålla föråldrade arbetssätt och system. Välkommen till en workshop där vi genom inkluderande och interaktiva arbetsformer tillsammans bygger kunskap kring utveckling i praktiken. Vi kommer att ta utgångspunkt i tre faser; kritikfas, visionsfas och konkretiseringsfas. Syftet med halvdagen är att ge dig verktyg för att på hemmaplan påbörja den förändringsresa som byte av dokument- och ärendehanteringssystem är. Du får lära dig: Konkreta verktyg för hur man riggar ett framgångsrikt projekt Förändringsledning med utgångspunkt i medarbetaren Kunskap om hur man kartlägger och utvecklar processer Dokument- och ärendehanteringsprocessens koppling till kvalitetsarbete Vikten av god kommunikation och förankring Under ledning av Olof Junesjö och Carin Forest Olof Junesjö och Carin Forest har båda omfattande erfarenhet av dokument- och ärendehanteringsprocessen och förändringsledning. Olof ansvarade för införandeprojektet då Sundbyberg 2012 bytte sitt dokument- och ärendehanteringssystem och Carin har gedigen erfarenhet av förändringsledning och processutveckling i såväl offentlig som privat sektor. Under ledning av Mattias Lundin, Bengt Wassenius och May Herlin Mattias Lundin, kommunarkivarie och projektledare för kommunens e-arkiv. Bengt Wassenius, bygglovshandläggare. May Herlin, it-strateg. Alla tre kommer från Ale kommun som är en av de få kommuner som faktiskt har ett fungerande e-arkiv idag. Vi reserverar oss för eventuella ändringar RegistRatoRsfoRum 2013 bokning@conductive.se

6 Avsändare: Conductive AB Karlavägen Stockholm B Felaktiga uppgifter? Vänligen returnera till avsändare. RegistRatoRsfoRum 2013 inbjudan till konferens i Stockholm den oktober 2013 Juridik dokumentkontroll fra mtid 5 AnledningAr till Att gå på årets registratorforum: Ett fullspäckat program som ger dig alla uppdateringar du behöver Inspiration att utveckla din roll till en ny nivå 12 praktikfall från hela landet Ny lokal, nya talare och en kul middag Flera spår, ämnesval och fördjupningar nominera till årets registrator! Maila din nominering och motivering: lina.bylund@conductive.se tid & plats konferens oktober 2013 fördjupning 16 oktober 2013 middag 15 oktober 2013 Birger Jarl konferens Birger Jarlsgatan 61A Stockholm pris före 24 maj före 20 sept efter 20 sept konferens kr kr kr fördjupning kr kr kr middag 485 kr 485 kr 485 kr (2-rätters inkl. 2 glas vin) AnmÄlAn telefon Bokningslinje internet mail bokning@conductive.se telefax Konferenskod Con565 I konferenspriset ingår kaffe, lunch och dokumentation. För deltagare på workshop/fördjupning ingår även lunch dag två. Obs! Alla priser är exkl. moms. Angivna rabatter kan ej kombineras med andra erbjudanden. Förbehåll Vi reserverar oss för förändringar i programmet, prisändringar och möjlighet att ställa in planerad konferens. Avbokning och överlåtelse Om du får förhinder och inte kan deltaga kan du alltid över låta din plats till en kollega. Du kan också få pengarna tillbaka för redan betald deltagarplats förutsatt att din skriftliga avbokning är oss tillhanda senast 3 veckor före konferensdatum. För fullständiga avbokningsregler se vår hemsida Besök vår hemsida för erbjudanden om hotell till förmånliga priser. Con565 Copyright AB Conductive. Detta material är författat och producerat av AB Conductive. Upphovsrätten till produkten ägs av AB Conductive i enlighet med Upphovsrättslagen 1960:729. Vi på Conductive har mångårig erfarenhet av att arrangera konferenser och utbildningar. Med fokus på dig och din fortsatta kompetensutveckling jobbar vi för att skapa Sveriges bästa konferenser och utbildningar. Vill du veta mer om oss på Conductive och våra övriga arrangemang? Gå in på eller maila oss på info@conductive.se. Vill du tala med oss personligen kan du ringa