Kommunrevisionen i Åstorp ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV ÖVERFÖRMYNDAREN

Transkript

1 ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV ÖVERFÖRMYNDAREN Bengt Sebring JANUARI 2000 Sida: 1 Ordförande

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehåll...2 Sammanfattning och slutsatser...2? 4? Beskrivning Arvode Tillsyn...6? 6? Arvodesbeslut Årsräkning Övrigt...8? 8 Dokument...8 Övrigt...8 Sammanfattning och slutsatser Vår granskning av överförmyndarverksamheten s Kommun tyder på att verksamheten fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det finns dock alltid utrymme för förbättringar. Följande synpunkter och slutsatser har framkommit vid granskningen: vi bedömer att budgeterade kostnader är rimliga med hänsyn till verksamhetens omfattning och att erhållna anslag ej överskrids JANUARI 2000 Sida: 2

3 de arvoden och kostnadsersättningar som utbetalas och belastar driften ett år avser ersättning för föregående års arbete och borde således periodiseras i boksluten. Då beloppet är relativt litet (ca 50 tkr) anser vi dock inte att frågan är av väsentlig betydelse. vi anser att en dokumenterad rutin bör införas med fastställda regler för hur en god man/förvaltare skall utses och vilka krav som skall ställas på honom/henne. i de fall arvodet skall betalas av huvudmannens egna medel är det huvudmannen som skall stå för sociala avgifter och göra skatteavdrag. Vi kan dock konstatera att några sociala avgifter ej belastat de årsräkningar som vi sett. Om kontrolluppgifter upprättats och avlämnats för huvudmannens räkning känner vi inte till och det granskas ej heller av överförmyndaren. Kontrolluppgifter skall, enligt vår uppfattning, upprättas av den gode mannen/förvaltaren för huvudmannens räkning eftersom det är den gode mannen/förvaltaren som svarar för huvudmannens förvaltning. Vi anser också att det borde vara överförmyndarens uppgift att kontrollera att kontrolluppgifter upprättas och avlämnas samt att sociala avgifter betalas. vi bedömer att verksamheten fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Enligt vår uppfattning borde dock någon form av uppföljning av verksamheten ske för att ytterligare effektivisera och förbättra verksamheten framgent. JANUARI 2000 Sida: 3

4 1. Inledning På uppdrag av kommunrevisionen s Kommun och inom ramen för 1999 års revisionsplan har en granskning skett av överförmyndaren. Målsättningen med granskningen har varit att kartlägga överförmyndarens verksamhet samt att bedöma verksamheten ur ett administrativt perspektiv. Granskningen har inriktats på att kartlägga de regler och rutiner som tillämpas för att sedan jämföra med lagstiftning mm. Granskningen har genomförts genom intervju med överförmyndaren samt genom granskning av ett urval av de personakter som förvaras hos överförmyndaren. Överförmyndaren, som s kommun ligger under kommunstyrelsekontoret, är verksam på deltid och heter Ulf Söderström med Lena Johansson som ersättare. Överförmyndarens verksamhet är ekonomiskt sett en relativt liten verksamhet i kommunens budget. För 1999 uppgår det totala anslaget till kronor. 2. Verksamheten 2.1 Beskrivning Överförmyndaren är en kommunal myndighet som har till uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode män. En förmyndare, förvaltare eller god man är en ställföreträdare för någon som inte själv kan sköta sina angelägenheter (huvudman). Dess verksamhet regleras i Föräldrabalken (FB). En förmyndare är en person som företräder ett barn under 18 år (en underårig) i frågor som gäller barnets egendom. Normalt är det en eller båda föräldrarna tillsammans som är barnets förmyndare. För att en förmyndare skall stå under överförmyndares överinseende krävs att den omyndiges tillgångar överstiger åtta basbelopp. En god man är en man eller kvinna som t ex har till uppgift att hjälpa en äldre, sjuklig eller psykiskt störd person med att sköta ekonomin, bevaka personens rätt i olika situationer eller sörja i övrigt för personen. Den som får en god man förordnad för sig bibehåller sin egen rättshandlingsförmåga. Till god man förordnas vanligtvis lekmän. Förvaltare förordnas för de personer som på grund av sjukdom eller psykisk störning är ur stånd att själva sköta sina angelägenheter. Den som får en förvaltare förordnad för sig mister i motsvarande mån sin egen rättshandlingsförmåga. Att förvaltare utses är relativt ovanligt. Istället försöker man lösa det genom att utse en god man. Överförmyndaren väljs av kommunfullmäktige för en period av fyra år. Kommunen kan även bestämma att det i stället för en ensam överförmyndare skall finnas en överförmyndarnämnd. En sådan nämnd skall då bestå av minimum tre ledamöter. I Åstorps kommun har man sedan 1999 övergått från överförmyndarnämnd och i stället valt att organisera överförmyndaren direkt under kommunstyrelsekontoret. JANUARI 2000 Sida: 4

5 Överförmyndaren utser de personer som kan vara god man eller förvaltare, en uppgift som tidigare låg på Tingsrätten. Några detaljerade regler för hur det skall gå till att utse en god man/förvaltare finns ej utan avgörs av överförmyndaren efter eget omdöme. Vi anser att man bör införa en rutin för vilka krav man skall ställa för att kunna utses till god man/förvaltare. Att vara god man/förvaltare innebär ett stort ansvar att agera enligt vissa bestämda regler varför det är väsentligt, för att den nye gode mannen/förvaltaren skall komma in i sina arbetsuppgifter på bästa sätt, att alla instruktioner ges både muntligen och skriftligen vilket också enligt uppgift sker idag. I Åstorps kommun finns idag 55 gode män/förvaltare och 82 huvudmän. Den gode man s kommun som idag har flest huvudmän har 6 stycken. Några regler som begränsar hur många uppdrag en god man/förvaltare får ha finns ej utan avgörs i varje enskilt fall. Förordnande av god man p g a sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande (FB 11:4) sker hos Tingsrätten. Vid övriga fall av förordnanden är det överförmyndaren som svarar för detta. 2.2 Arvode För uppdraget som förmyndare utgår, då föräldrarna är förmyndare för sina omyndiga barn, som regel ingen ersättning. För uppdraget som god man eller förvaltare har man däremot alltid rätt till ett skäligt arvode. Arvodets storlek bestäms av överförmyndaren med tillämpning av reglerna i FB 12:16. Den gode mannen eller förvaltaren har rätt att få arvode för såväl ekonomisk förvaltning som personlig omvårdnad. Det gäller också rätt till ersättning för sådana utgifter och utlägg som godmanskapet/förvaltarskapet medfört. Utlägg kan avse resekostnader, telefon, porto etc. Det finns dock en begränsning som säger att alla utlägg överstigande två basbelopp per år måste godkännas av överförmyndaren i förväg. Utan sådant godkännande blir den gode mannen/förvaltaren själv betalningsskyldig. Det är överförmyndaren som bestämmer arvodet för ekonomisk förvaltning 1 och personlig omvårdnad 2 enligt de grunder som fastställes av kommunfullmäktige. Även beslut om ersättning för utlägg fattas av överförmyndaren och uppgår i normalfallet till max 2% av basbeloppet. För att få 1 Kategori 1: 2-8% av basbeloppet. Huvudmannens pension går direkt in på servicekonto hos bank som p g a erhållen fullmakt handhavs av institutionspersonal. Ansvarig personal sköter alla betalningar och handhar huvudmannens löpande ekonomiska transaktioner. Gode mannen förutses företa viss kontroll av den ekonomiska förvaltningen, har hand om något bankkonto med innestående medel, ansöker om pension, bostadstillägg och dylikt. Ombesörjer deklaration och årsredovisning till överförmyndaren. Kategori 2: 6-20% av basbeloppet. Gode mannen har hand om huvudmannens hela ekonomiska förvaltning, ansöker om pension, bostadstillägg och dylikt, förvaltar några bankkonton, utbetalar fickpengar till huvudmannen ett par gånger per månad, ombesörjer deklaration. 2 Kategori 1: 2-8% av basbeloppet. Ett par besök under året, kontakt per telefon med huvudman och/eller institution, á jourhållning om personlig situation. Kategori 2: 6-20% av basbeloppet. Gode mannen har kontakt med huvudmannen/institutionen en till två gånger i månaden, är i viss mån personligt engagerad vid klädinköp och dylikt, flera telefonsamtal varje månad. JANUARI 2000 Sida: 5

6 arvode och ersättning för utgifter måste en särskild ansökan upprättas och lämnas in tillsammans med årsräkningen. Åstorps kommun tillämpar de arvodesnivåer som föreslagits av Svenska Kommunförbundet. I de fall huvudmannens inkomster för året överstiger två basbelopp eller hans tillgångar överstiger två basbelopp är det huvudmannen själv som betalar den gode mannen/förvaltaren med egna medel. I annat fall kan arvodet utgå ur kommunala medel. I de fall kommunen betalar ut arvodet går utbetalningen via kommunens ordinarie lönesystem varvid kommunen betalar sociala avgifter och skatt samt upprättar kontrolluppgifter. I de fall arvodet skall betalas av huvudmannens egna medel är det huvudmannen som skall stå för sociala avgifter och göra skatteavdrag. Detta framgår också av det cirkulär som gått ut från Svenska Kommunförbundet daterat och som ställts till överförmyndarnämnder och överförmyndare. Där sägs det också att i de fall arvodet överstiger kronor så är det huvudmannen som skall betala arbetsgivaravgifter samt även göra källskatteavdrag. Vi kan dock ej konstatera att några sociala avgifter belastat de årsräkningar som vi sett. Om kontrolluppgifter upprättats och avlämnats för huvudmannens räkning känner vi inte till och det granskas ej heller av överförmyndaren. Kontrolluppgifter skall, enligt vår uppfattning, upprättas av den gode mannen/förvaltaren för huvudmannens räkning eftersom det är den gode mannen/förvaltaren som svarar för huvudmannens förvaltning. Vi anser också att det borde vara överförmyndarens uppgift att kontrollera att kontrolluppgifter upprättas och avlämnas samt att sociala avgifter betalas, en kontroll som alltså ej görs idag. 2.3 Tillsyn Länsstyrelsen har övertagit Tingsrättens tillsynsroll och utövar kontinuerlig tillsyn över överförmyndarna i länet. I tillsynen ingår att granska överförmyndarens verksamhet. Detta sker genom regelbundna tillsynsbesök hos överförmyndarna men kan också ske genom utredning av eventuella klagomål från enskilda personer. Ett stickprov av personakterna väljs ut för granskning vid varje granskningstillfälle. Senaste inspektionen som utförts av Länsstyrelsen beträffande Åstorps kommun genomfördes den 23 februari 1998 med översänd rapport daterad Totalt fem ärenden granskades. De anmärkningar som noterades där var flera och av skiftande karaktär såsom: årsräkningen ej avgiven på heder och samvete felaktig överklagandetid för arvodesbeslut arvode uttagna innan årsräkningen godkänts tjänsteanteckningar har gjorts på ett icke arkivbeständigt sätt (blyerts) försäljning av fastighet utan värdering mm Svar från överförmyndaren har avgivits varvid förklaringar lämnats att rättningar har gjorts. JANUARI 2000 Sida: 6

7 Vår stickprovsgranskning (se nedan) har ej givit anledning till några ytterligare noteringar. 3. Verksamhetsstyrning Någon annan styrning, uppföljning eller utvärdering av verksamheten än den ekonomiska sker ej idag. Ej heller finns några verksamhetsmål beträffande mål eller kvalitet uppsatta. Det som styr är i stället huvudsakligen det lagkrav som finns i Föräldrabalken på att överförmyndare skall finnas i varje kommun. Vi anser att man bör följa upp att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, t ex genom enkäter eller liknande. Budgeten för 1999 uppgår till kronor. Utfallet t o m november uppgår till ca kronor. Kostnaderna utgörs i sammandrag av följande kostnadsslag (belopp i tkr): Lön inkl sociala avgifter överförmyndare 90 Arvoden inkl sociala avgifter gode män/förvaltare 50 Utbildning 10 Resekostnader 7 Övrigt 5 Summa 162 Budgeten för 2000 uppgår till kronor. Vi bedömer att budgeterade kostnader är rimliga med hänsyn till verksamhetens omfattning och att erhållna anslag ej överskrids. De arvoden som utbetalas och belastar driften ett år avser dock ersättning för föregående års arbete och borde således periodiseras i boksluten. Med beaktande av att beloppet som borde periodiseras är litet (ca tkr) och relativt konstant över tiden anser vi dock inte att det är en väsentlig fråga att beakta. 4. Granskning av ärenden 4.1 Inledning Vid vår granskning valde vi slumpmässigt ut fem stycken ärenden. Innan granskning av dessa påbörjades gick vi tillsammans med överförmyndaren igenom de noteringar som Länsstyrelsen gjort vid sin tillsyn Vi kan efter denna inledande diskussion konstatera att överförmyndaren förändrat sina arbetsrutiner. Som ett bevis på detta är att de felaktigheter som Länsstyrelsen fann i sin granskning inte återfanns i vår granskning. 4.2 Arvodesbeslut Överförmyndaren utgår vid arvodesbeslutsfrågor ifrån en beskrivning, Förslag till ersättningsregler för ekonomisk förvaltning och personlig omvårdnad, som erhållits från kommunförbundet. Denna skrift är indelad i olika kategorier, som ovan beskrivits, med olika ersättningsnivåer. Utifrån detta skall överförmyndaren placera varje god man i en av dessa olika kategorier beroende på hans arbetsinsats gentemot huvudmannen. Således blir ersättningsnivåerna tveklöst subjektivt fastställda. JANUARI 2000 Sida: 7

8 4.3 Årsräkningar I vår granskning av årsräkningarna fann vi inga anmärkningsvärda felaktigheter. Det var god ordning i de ärendeakter vi granskade och det var lätt att orientera sig i akterna. De siffror som redovisades i årsräkningarna stöddes med efterföljande material som exempelvis bankbesked. Däremot inskickas inte huvudmannens utgifter under året automatiskt in. Överförmyndaren kan dock begära in detta om så önskas. Överförmyndaren gör istället en jämförelse mellan åren och framstår utgifterna vid jämförelsen som orimligt höga så utreds detta. 4.4 Övrigt I mapparna framgår även material som inte har någon direkt anknytning till ekonomi och årsräkning. Det kan vara underlag som visar att ansökan inlämnats till Tingsrätten, avtal som visar att god man godtar sin uppgift och att huvudman önskar god man utsedd till honom. Vi anser att denna information kompletterar årsräkningen på ett fullgott vis. Helsingborg den 21 januari 2000 Magnus Helmfrid Auktoriserad revisor 5. Källor och referenser Dokument Överförmyndaren Åstorps Kommun Att vara god man eller förvaltare Överförmyndaren Åstorps Kommun Personakter (stickprovsmässigt urval) Svenska Kommunförbundets lagserie (1995) Förmyndare, god man och förvaltare Länsstyrelsen i Skåne Län, Protokoll från inspektion av Överförmyndaren s Kommun Övriga källor Söderström, Ulf, Överförmyndare Åstorps Kommun, personlig intervju JANUARI 2000 Sida: 8