Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 2 från 2014

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 2 från 2014"

Transkript

1 Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 2 från 2014 Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: ,0 KN Suzanne Sandberg Kulturförvaltningen Malmö stadsarkiv

2 2 Innehållsförteckning Arkivhandbok för Malmö stad Handbokens syfte och innehåll Vad är styrande och stödjande verksamheter?... 4 Klassificeringsstruktur Hur ska handlingar bevaras? Hur ska arkivhandboken läsas? Dokumenthanteringsplan över styrande och stödjande verksamheter Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Upprätta och följa upp styrdokument (policys, riktlinjer, strategier mm) Verksamhetsledning Dialog mellan arbetsgivare och medarbetare Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) Ekonomiprocesser HR-processer Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Upphandling Hantera verksamhetens allmänna handlingar Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Besvara yttranden, remisser och samråd Hantera överklaganden Handlingstyper ordnade alfabetiskt... 47

3 3 1. Handbokens syfte och innehåll Denna handbok är avsedd att fungera som ett stöd för den dagliga dokumenthanteringen inom de styrande och stödjande verksamheter som förekommer inom hela kommunen. 1 Uppdelningen i verksamhetsområden (processer) är anpassad efter det nya verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv (Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter RA-FS 2008:4). Det innebär att den numrering och indelning som presenteras väljs vid utformning av klassificeringsstruktur. Den översiktliga struktur som redovisas här innebär inte att de kärnverksamheter som är unika för varje förvaltning, ska beskrivas lika översiktligt utan i dessa kan det vara befogat att skapa fördjupningar. Handboken kommer att utvärderas och justeras vid behov. Alla synpunkter på dokumentet uppskattas. Till handboken finns en kommentar i vilken bevarande- och gallringsbeslut förklaras djupare. Kommentaren och annan information om arkivvård finns tillgänglig via Malmö stadsarkivs hemsida. Delar av denna arkivhandbok ersätter: Bevarande och gallring av räkenskapsinformation inom Malmö kommun Dnr KS-KOM Bevarande/gallringsplan rörande personaladministrativa handlingar inom Malmö kommun Dnr KS-KOM I den andra versionen från år 2014 har verksamhetsområden för HR och upphandling förändrats i stora delar. För övriga delar finns bara mindre förändringar och tillägg. 1 Med hela kommunen menas alla nämnder med tillhörande verksamheter samt i tillämpliga fall de kommunala bolagen.

4 4 2. Vad är styrande och stödjande verksamheter? Under de senaste tio åren har svenska myndigheter mer och mer gått mot att beskriva verksamheter utifrån processer. Utgångspunkten i att identifiera processer är brukaren (för ett företag kunden) och att den verksamhet som utförs ger ett mervärde åt brukaren. Malmö stad ger service åt malmöborna och besökarna i kommunen. Exempel på service som är viktig är skola, socialtjänst och vård. Dessa är att betrakta som kärnverksamheter. Styrande verksamheter är de verksamheter som ställer krav på och anger ramar för hur förvaltningarna ska arbeta. Policys, riktlinjer, strategier mm, här kallade styrdokument, anger viljeriktningar för verksamheten inom kommunen. Politiska församlingar styr genom finansiell tilldelning och olika uppdrag delegeras till tjänstemän på verksamhetsledande funktioner. Revisorer med flera tillsynsorgan granskar sedan följsamhet av lagar och kan på så vis påverka styrning. Stödjande verksamheter fokuserar på att allt som behövs runt omkring kärnverksamheten fungerar. Den stödjer verksamheten med resurser, medarbetare, material, kontor, IT-tjänster eller annan service. Stödjande verksamheter kan också vara en kärnverksamhet för förvaltningar, exempelvis inom Serviceförvaltningen, LiMa och Malmö stadsarkiv. Verksamhetsbaserad arkivredovisning innebär att man anlägger ett processsynsätt på informationshanteringen. Allmänna handlingar som upprättas och inkommer förklaras utifrån de verksamheter som de tillhör. 2 Tankarna baserar sig på den internationella standarden ISO som ligger till grund för Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 2008:4. Tanken är att handlingsslag ska kopplas till processer (kan vara ärenden) och redovisas samlat även om de inte nödvändigtvis förvaras samlat. Systemet är tänkt att fungera bättre i dagens samhälle, där ett och samma ärende kan innehålla både elektroniska handlingar, ljud/bildupptagningar och papper, jämfört med det traditionella allmänna arkivschemat som var uttänkt för en pappersbaserad informationshantering. 2 Se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) med tillhörande vägledning: Redovisa verksamhetsinformation.

5 5 Klassificeringsstruktur Nr Namn på verksamheten 1 Styrande verksamheter 1.1 Politisk styrning Den politiska beslutsprocessen Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Ta beslut på delegation 1.2 Upprätta och följa upp styrdokument 1.3 Verksamhetsledning Organisation av arbete Dialog mellan arbetsgivare och medarbetare Samverka och förhandla Skapa en bra arbetsmiljö Löneöversynsprocessen Dialog mellan enskild medarbetare och chef Omställningsprocessen 1.4 Granskning av kommunens verksamhet Revision Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) 2 Stödjande verksamheter 2.1 Ekonomiprocesser Löpande bokföring och fakturering Sälja vidare investeringsvara Bokföra EU-projekt Hantera ekonomisk statistik 2.2 HR-processer Rekrytering Hantera lön och arbetstid Hantera anställning Administrera pensioner Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar Hantera andra arvoden och ersättningar 2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service Hantera lokalförsörjning Administrera inventarier och bibliotek Administrera säkerhet av lokaler och information Hantera anmälningar rörande skada och stöld på egendom Administrera fordon 2.4 Upphandling 2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar Registrera allmänna handlingar Hantera allmänna handlingar som inte bildar ärenden Arkivering av handlingar Hantera begäran av utlämnande av allmänna handlingar 2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Kommunicera Representation, evenemang och övergripande samarbeten Föra medborgardialog 2.7 Besvara yttranden och remisser 2.8 Hantera överklaganden

6 6 3. Hur ska handlingar bevaras? Utgångspunkten är att alla handlingar ska bevaras på ursprungligt medium. Det innebär att handlingar som skapas elektroniskt (digitalt) i normalfallet ska bevaras elektroniskt. Handlingar som inkommer på papper ska i normalfallet bevaras på papper även om en skannad kopia tillförs ett verksamhetssystem, exempelvis Platina. Handlingar där underteckning har ett betydande bevisvärde ska bevaras på papper. 3 Dessa handlingar ska skrivas ut på åldersbeständigt papper i godkända skrivare. Samtidigt får en elektronisk kopia ligga kvar i ärendehanteringssystemet om det underlättar i arbetet. Protokoll från politiska beslutsprocessen ska skrivas ut på arkivbeständigt papper minst 80 gram. Nämndsprotokoll och protokoll från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska dessutom bindas in. Handlingar som kommer in ska bevaras i det format de inkommit. Undantag kan göras om formatet är så dåligt att en skyddskopiering är befogad för att handlingen ska kunna vara läsbar på lång sikt. 4 För alla verksamhetssystem/databaser som förvarar allmänna handlingar ska en gallringsutredning ske innan handlingar gallras i systemen. 5 Alla handlingar ska skyddas mot brand, fukt, skadlig miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. För pappershandlingar innebär det att handlingar ska förvaras i godkända arkivlokaler eller arkivskåp. 6 För elektroniska handlingar innebär det att Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad följs. 4. Hur ska arkivhandboken läsas? Varje verksamhet beskrivs först översiktligt i text eller i graf. Efter detta redovisas handlingsslag med tillhörande handlingstyper. I fältet handlingstyper anges inte alltid alla handlingstyper utan ibland bara exempel på handlingstyper. Handlingstyperna kan även finnas definierade i kommentarsfältet. Förvaring av handlingar sker oftast elektroniskt i verksamhetssystem. För handlingar som ska diareföras i ärendehanteringssystem anges systemet Platina. Detta då Platina är det övergripande systemet i Malmö stad. Om handlingstyperna förvaras i ett annat verksamhetssystem än Platina, ange då korrekt system i er tillämpning av arkivhandboken. 3 Det som menas här är exempelvis avtal och intyg. 4 Vad som är godkända skrivmedel regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2006:1 till RA-FS 2006:4. 5 Hantering av verksamhetssystem ur arkivsynpunkt regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2. 6 Arkivolkalers utforming och vård regleras i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2013:4.

7 7 Alla handlingar som inte ska eller får gallras ska bevaras. I tabellen anges gallring och gallringsfrister antingen som att gallring ska ske eller får ske. Om gallring får ske får ett bevarandebeslut göras. I fältet sekretess anges ordet nej om bedömningen är att det inte ska sekretess i den handlingstypen (ärendetypen). Om ni är osäkra på om detta stämmer kontakta juridiskt kunnig medarbetare och rapportera till Malmö stadsarkiv. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras i enlighet med Kommunstyrelsens beslut KS-KOM Exempel på handlingar som ryms under benämningen tillfällig eller ringa är: Mottagningsbevis, postböcker, följesedlar, ordererkännande Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom (tryck av intresse tillförs lämpligen avdelningens referensbibliotek) Utkast till beslut eller skrivelser Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior Mail med meningslöst eller obegripligt innehåll Felsända handlingar Särskilt om sekretess I tabellerna finns en kolumn som anger huruvida det kan sekretessreglerade uppgifter i handlingstyperna. Kolumnen är med eftersom det är ett grundkrav från Riksarkivet i RA-FS 2008:4. Kommunstyrelsen beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Var uppmärksamma på att det kan sekretess även om fältet i arkivhandboken anger nej meddela då detta till stadsarkivet.

8 8 5. Dokumenthanteringsplan över styrande och stödjande verksamheter Förslag till punkter inkommer Dagordning förbereds Ledamöter kallas till sammanträde Sammanträde Protokoll skrivs justeras och anslås Den politiska beslutsprocessen Processen kan beskrivas som att underlag till sammanträden inkommer i form av tjänsteskrivelser och förslag till beslut från tjänstemän, politiska förslag, rapportering av delegationsbeslut och förslag och skrivelser, protester mm från allmänheten. De samlade förslagen till dagordning förebereds och ordning på punkter samt eventuell återföring till tjänstemän sker innan dagordning sätts samman och skickas till ledamöter. Sammanträdet hålls och protokoll sammanställs som sedan granskas av ordföranden och ofta av justerare. När protokollet godkänns anslås det på kommunens anslagstavla. Anslagsbevis skrivs som bevis på att protokollen anslagits. Både kallelser och protokoll publiceras på malmo.se. Dessa handlingar ska ses som kopior och får gallras vid. 7 I Ärendehandboken, som är tillgänglig på Komin, återfinns en mer detaljerad beskrivning av processen. Nummer p å handlingsslag, används nds i arkivredovisningen Namn p å handlingsslag ärä r ö övergripande för r verksamheten Gallringsfrister fö f örekommer bå b åde ska och får f å r Nr 2.7 Namn p å handlingsslag (exempelvis Yttranden och remisser) Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretess reglering Kommentarer Handlingstyper anger enskilda handlingar och ibland grupper av handlingar. Logisk och fysisk ö förvaring. f vara både på p åpapper och elektroniskt. Platinaär r det vanligaste ärendehanteringssystemet.ä Ändra om ni har ett annat system Om det inte fö f ö rekommer sekretess stå å det nej som markering att kontroll har gjorts. Förklaring av de olika fälten i tabellerna nedan 7 Kallelser och protokoll från socialutskott och liknande med främst sekretessärenden publiceras inte på hemsidan.

9 9 Nr Handlingsslag tillhörande politiska beslutsprocessen Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Anslagsbevis/ Papper på kungörelse av respektive protokoll förvaltning Bilagor som gallras pga. udda format, massprotestlistor, föremål, modeller eller liknande Olika när de inkommer bevaras i Platina Se kommentar, gallras senast efter 2 år Sekretessreglering Kommentarer Sätts med fördel samman med protokollet. Får gallras efter att de har fotograferats av och/eller beskrivits i tjänsteanteckning. Modeller får bevaras om de anses tillföra arkivet mervärde. Föredragningslistor, kallelser, dagordningar Elektroniskt Får gallras vid senast efter 2 år utgöra bra innehållsförteckningar till möten men får gallras efter 2 år. Enkel fråga Platina Gäller kommunfullmäktige. Motioner Platina (bildar Arkiveras med ärendet med ärenden) protokollsutdrag. Protokoll från arbetsutskott och beredningar Ej sekretessbelagda uppgifter Protokoll från i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder Ej sekretessbelagda uppgifter Protokoll som innehåller sekretessbelagda uppgifter Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram) behöver inte bindas in. Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram), binds in. Platina och på arkivbeständigt papper (80 gram) Lägg en kopia där sekretessbelagda uppgifter har maskats med övriga protokoll för att förklara varför paragrafen saknas. Sekretessbeslut i original förvaras separat. Lägg en kopia där sekretessbelagda uppgifter har maskats att bindas in med övriga protokoll. Original till separat volym. Sekretessbeslut i original förvaras separat. Ja Lägg sekretessbelagda beslut i separat volym/arkivbox med tydlig markering om sekretess och paragraf i OSL som styr sekretessen. Protokollsanteckningar Reservationer Särskilda yttranden Omröstningslistor (Voteringslistor) Tjänsteskrivelser med förslag på beslut Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina och på papper som bilaga Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. bindas in med protokollen men ligger också i ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. bindas in med protokollen. Sekretessparagraf beror på ärendet. Åldersbeständigt papper räcker. vara del av protokoll eller fristående bilaga. Följer ärendets gallringsfrist Arkiveras med ärendet med protokollsutdrag. Sekretessparagraf beror på ärendet. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.

10 Beskriva uppdraget (budget och bokslut) Verksamhetsplanering, budget och bokslut, är styrande verksamheter kopplade till ekonomiprocesserna. För den stödjande löpande bokföringen och faktureringen se stödverksamheten, ekonomiprocesser. Utifrån ett mycket övergripande perspektiv kan ett räkenskapsår beskrivas på följande sätt: Planeringen inleds redan året före verksamhetsåret genom att en verksamhetsplanering och en budget arbetas fram. I början av året upprättar respektive nämnd en budgetskrivelse. Kommunstyrelsen lämnar därefter ett budgetförslag till kommunfullmäktige som före sommaren fastställer budgeten för det kommande året. Under hösten upprättar nämnden sin internbudget med verksamhetsplan. Nämnden ska ha fastställt budgeten innan årsskiftet. 8 Beslutsunderlagen till respektive nämnd samt till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har olika innehåll och bevaras därför som ärenden på alla tre nivåerna. Under räkenskapsåret följs den ekonomiska utvecklingen upp och i delårsbokslut och prognoser. Bokföringsåret avslutas med ett årsbokslut. Detta granskas av kommunens revisorer. I den mån verksamhetsplaner skrivs i andra sammanhang än själva årshjulet bevaras även dessa. När nämnder begär in uppgifter om det ekonomiska läget utanför delårsboksluten bevaras även dessa. 8 Undantaget valår då tidsplanen ser annorlunda ut.

11 Handlingsslag rörande budget och bokslut Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Budgetskrivelse Platina Verksamhetsplaner/ åtagandeplaner Platina Gäller både ekonomiska verksamhetsplaner och beskrivande Budgetramar Platina vid KF och KS övergripande verksamhetsplaner Beslutas av kommunstyrelse eller kommunfullmäktige, bevaras där. Kopior vid nämnd gallras vid Detaljbudget på Platina kostnadsställe Budget Platina Förlagor i Stratsys får gallras när de överförts till Platina. Delårsrapport Platina DR 1 och 2 bildar ärende i respektive nämnd i vissa fall kan nämnder begära redovisning även utanför tertialrapporterna dessa bildar då ärende i nämnd och bevaras. Prognoser Platina Utfallsprognoser 1 och 2 bildar ärende på respektive förvaltning, arbetsexemplar i stratsys kan gallras vid. Årsredovisning Platina Delårsbokslut Raindance Årsbokslut Raindance Bokslutspärm Papper Innehåll enl. stadskontorets bokslutsanvisningar (bland annat Finansieringsanalys, Kontinuitetsrapport,) När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.

12 Ta beslut på delegation Delegationsbeslut tas inom alla ärendetyper och kan ses som en aktivitet som ingår i många ärenden mer än som en egen process. Målet med verksamheten är att avlasta den politiska beslutsprocessen. Hanteringen finns beskriven i Malmö stads ärendehandbok. En förenklad beskrivning av processflödet är att det inkommer önskemål om beslut och kontroll görs att beslutet kan tas enligt delegationsordning. Den som ska ta beslutet låter pröva förutsättningarna och skriver ett beslut. Efter att beslut tagits meddelas detta den som begärt beslut och en rapportering (ofta lista över tagna beslut per delegation) sker även till den politiska församling som givit delegationsrätt Handlingsslag rörande att ta beslut på delegation Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretessbevarande reglering Delegationsordning Platina Kommentarer Delegationsbeslut Platina Följer ärendets Redovisning av delegationsbeslut till politiska beslutsprocessen gallringsfrist Får gallras efter 5 år Sekretessparagraf beror på ärendet. förvaras separat i pärm. Kallas även föranmälan till nämnd. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.

13 Upprätta och följa upp styrdokument (policys, riktlinjer, strategier mm) Ett styrdokument i kommunal förvaltning fattas antingen genom politiskt beslut eller genom beslut av behörig tjänsteman i enlighet med någon form av nedskriven och formellt beslutad viljeriktning. Styrdokument kan röra sig om policys, riktlinjer, strategier mm. Styrdokument kan beslutas antingen i enlighet med generell eller i en detalj styrd viljeriktning. Ett styrdokument kan vara framtaget i fullmäktige/nämnd, på ledningsgrupp och/eller i samverkan genom APT. Det innebär att en policy inte per definition är ett styrdokument om den inte i realiteten styr verksamheten. Först när en policy är en del av utformning av, förändring av eller prioritering i en verksamhet, blir en policy ett styrdokument. Själva arbetsprocessen med att ta fram och följa upp styrdokument är svår att beskriva i form av flöden. Arbetet ingår ofta som handläggning och bevakning av en eller ett par personer och följer den generella ärendehanteringen som beskrivs i ärendehandboken. Om styrdokumentet är levande och uppdateras med smärre ändringar flera gånger om året räcker det med att bevara ett arkivexemplar årligen och vid stora förändringar. Exempel på styrdokument som upprättas i Malmö stad: Likabehandlingsplaner Diskrimineringslagen (2008:567). I lagen finns krav på att planer ska upprättas och arbete ska utföras för kontroll av jämställd lönesättning och att likabehandling sker på inom skola och på arbetsplatser. Miljöledningssystem Miljöledningsverksamheten baseras på ISO Inom Malmö stad finns miljöledningsdatabaser och miljöpolicy både centralt och lokalt. Syftet med verksamheten är att arbeta för en bättre miljö och detta sker på olika sätt. Krisplaner Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och under höjd beredskap är kommunen skyldig att förbereda sig på, och ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Därför har krisplaner tagits fram inom kommunens olika verksamheter

14 14 Nr 1.2 Styrdokument med bilagor och uppföljning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Förvaltningsövergripande styrdokument, exempelvis vägledningar, handböcker, policys och riktlinjer Platina Alla styrdokument bör också finnas tillgängliga på intranätet och gärna också på Malmö stads externa hemsida. Dessa är att anses som kopior. Redovisning, uppföljning, utvärdering av förvaltningsövergripande styrdokument Lokala anpassningar till förvaltningsövergripande styrdokument med utvärdering och uppföljning Platina Platina Övergripande styrdokument som har antagits i sin helhet utan justeringar behöver inte dubbelarkiveras lokalt. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.

15 Verksamhetsledning Verksamhetsledningen kan utövas av chefer, projektledare eller andra delegerade ledningsfunktioner. Uppgifter och ansvarsfördelning framgår av arbetsordning och delegationsordning. Både ekonomiprocesser och HRprocesser är knutna till verksamhetsledningen Organisation av arbete Oavsett om verksamhet sker som projekt eller som löpande verksamhet skapas direktiv, slutrapporter och utvärderingar samt mer detaljerade planer över hur arbete läggs upp. Ofta sker verksamheten i form av möten, exempelvis ledningsgruppsmöten och arbetsmöten. För projekt finns direktiv som beskriver själva arbetssättet och utfall av arbetssätt. Ett sätt att styra arbete är genom beställningar. I en beställning anges ett särskilt uppdrag. Det definieras tydligt vad som ska utföras, hur detta ska finansieras och följas upp Handlingsslag rörande att organisera arbete Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretessreglering Protokoll med bilagor från Platina ledningsgruppsmöten och liknande Kommentarer Sekretessparagraf beror på ärendet. Handlingsplaner och internbudget på arbetsplatser, Interna rutiner och checklistor för arbetsflöden Minnesanteckningar från informella arbetsmöten Handlingar rörande projektledning senast efter 2 år senast efter 2 år senast efter 2 år Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Om sekretess förekommer ska handlingen registreras enligt OSL. Här inbegrips handlingar som: projektdirektiv, projektdokumentation, projektförslag, projektplan, leveransprotokoll, slutrapport. Sekretessparagraf beror på ärendet. Beställningar med Platina uppföljande rapporter Rapporter och utredningar om intern organisation och verksamhetsutveckling Platina Ex. systematiskt kvalitetesarbete. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente.

16 Dialog mellan arbetsgivare och medarbetare Samverka och förhandla Flera medarbetare är organiserade i arbetstagarorganisationer (fackförbund) som för medarbetarnas talan i förhandlingar om arbete, lön och arbetsmiljö. Vid varje arbetsplats ska det hållas arbetsplatsträffar (APT), vilket framgår av samverkansavtalet. Till dessa kallas alla medarbetare även de som inte är anslutna till någon arbetstagarorganisation Handlingsslag rörande samverkan och förhandling Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Samverkansavtal Malmö stad Platina och papper Förvaras på Stadskontoret Förhandlingsprotokoll Platina och Samverkansprotokoll, papper Exempelvis MBL-protokoll. 9 Förvaltningsrådsprotokoll OSL 18, 21 och 39 kap Protokoll från Platina arbetsplatsträffar (APT) Förvaltningens Platina Vid tvist. förhandlingsfullmakt Dokumentation från överläggningar Överenskommelse om arbetstidsmodell Anmälan av fackligt förtroendevald inklusive skyddsombud Rapport från facklig organisation med namn och fördelning av tid Platina och papper Platina och papper OSL 21, 39 kap m.fl. Exempelvis protokoll utifrån AB och LOK 10 Gäller lokala avvikelser till centrat tecknade avtal., senast 2 år efter avslutat uppdrag, senast 2 år efter avslutat uppdrag Förvaras på stadskontoret. Anmälningar som finns på förvaltningarna kan gallras så fort de rapporterats till HRstrategiska För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 9 MBL står för lag om medbestämmande i arbetslivet (1976:580). 10 AB står för allmänna bestämmelser, LOK står för Lokalt avtal.

17 Skapa en bra arbetsmiljö Arbetsmiljö är en av åtta processer inom HR-området som beskriver ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt i Malmö stad. Samtliga arbetssätt/processer har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). Ett gemensamt arbetssätt innebär att de vanligaste nde arbetsuppgifterna inom HR-området utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad. Samtliga processer/arbetssätt beskrivs ingående på Komin, Vårt gemensamma arbetssätt - Komin Handlingar rörande arbetsmiljöprocessen Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Arbetsmiljöfördelningen Platina/ papper utgöra en del av delegationsordningen Skyddsrondsprotokoll med bilagor Platina Enligt SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete) Riskbedömningar Platina med vissa undantag se kommentar Enligt SAM, riskbedömningar av tillfällig betydels får gallras vid inakutaliet och behöver inte tillföras Platina så länge incident inte uppstår. Handlingsplaner Platina Enligt SAM Utskickade enkäter till medarbetare rörande arbetsmiljön Samanställningar av enkät på arbetsplatsnivå - Förvaltningsövergripande sammanställningar av medarbetarundersökningar/ enkäter rörande arbetsmiljö Rapporter om tillbud/händelser/incidenter/ olyckor med bilagor (innefattar anmälan till försäkringskassan) Kemikalieförteckning, eller motsvarande bevakning över arbetsmiljörisker Årlig systemuppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) senast efter 2 år senast efter 2 år Platina Platina eller incontrol senast efter 2 år med vissa undantag se kommentar Ja Platina Häri ingår medarbetarenkäter Gäller exempelvis kemikalier i skola och omsorg. För verksamheter med omfattande hantering kan krav på bevarande finnas, hör med miljöförvaltningen om ni är osäkra. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente.

18 Löneöversynsprocessen Löneöversyn är en av åtta processer inom HR-området som beskriver ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt i Malmö stad. Samtliga arbetssätt/processer har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). Ett gemensamt arbetssätt innebär att de vanligaste nde arbetsuppgifterna inom HR-området utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad. Samtliga processer/arbetssätt beskrivs ingående på Komin, Vårt gemensamma arbetssätt - Komin Handlingar rörande löneöversyn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering AGU:s avsiktsförklaring Platina Förvaras på stadskontoret Inhämtande av förvaltningars förslag till prioriteringar i löneöversynen, senast efter 2 år Förhandlingsfullmakt Platina Utgör underlag till AGU:s beslut om inriktning. 11 Resultat/ statistikuttag ur förvaltningens löneöversyn som fungerar som förhandlingsunderlag Löneöversynsprotokoll kallas även överläggningsprotokoll Beslut på inriktning vid löneöversyn senast efter 2 år Sköts till viss del av modulen Förhandla i Personec P Platina och papper På förvaltningsnivå, resultat av traditionell förhandling. Platina Beslutas av AGU. på stadskontoret Lönekartläggning Platina på stadskontoret. Anteckningar vid lönesamtal Justering av löner och ersättningar med korrigeringar Uppföljande utvärderingsrapporter senast efter 2 år Anteckningarna kan normalt gallras så fort justerad lön är inne i HR-system. Personec P Justeringarna ligger i HRsystemen. En gallringsutredning av informationen ska ske senast före avställning. Platina Resultat/statistikuttag från löneöversyn, senast efter 2 år För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 11 AGU står för Arbetsgivarutskottet och är Malmö stads kommunstyrelses utskott.

19 Dialog mellan enskild medarbetare och chef Utöver övergripande frågor som hanteras via fackliga organisationer och arbetsplatsträffar sker en enskild dialog mellan medarbetare och chef. I samverkansavtalet definieras särskilt medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalen ska dokumenteras och innehålla en utvecklingsplan. Lönesamtalets dokumentation är del av löneöversynsprocessen Handlingsslag rörande dialog enskild medarbetare och chef Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretessreglering Kommentarer Utvecklingsplan, eller motsvarande från medarbetarsamtal Får gallras efter 2 år OSL 21, 39 kap så länge det behövs för uppföljningsarbete. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente.

20 Omställningsprocessen Omställning är en av åtta processer inom HR-området som beskriver ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt i Malmö stad. Samtliga arbetssätt/processer har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). Ett gemensamt arbetssätt innebär att de vanligaste nde arbetsuppgifterna inom HR-området utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad. Samtliga processer/arbetssätt beskrivs ingående på Komin, Vårt gemensamma arbetssätt - Komin Handlingar rörande omställning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredningar om arbetsbrist med förslag till beslut och tjänsteskrivelse Platina Beslutas oftast på politisk nivå. Om det rör mycket små personalgrupper kan beslutet ske på tjänstemannanivå. Riskanalys rörande omställningen Platina Register över tillgängliga kompetenser med omställningsbehov Protokoll vid facklig förhandling enligt MBL Elektroniskt Platina och papper Gallras vid Innehåller uppgifter över pågående omställningsarbeten med HR-personal att kontakta inga uppgifter om enskilda medarbetare läggs ut. Se verksamhetsområde Underhandskorrespondens mellan förvaltningar för att förflytta medarbetare Varselbesked till enskilda medarbetare Platina/ personalakt Gallras vid Elektronisk version i Platina och av chef påskriven pappersversion i berörd medarbetares personalakt. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 1.4 Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) Kommunen kan utföra egenkontroll eller bli utsatt för kontroll från extern tillsynsmyndighet. Processen inleds med att granskningsorgan antingen skickar ut ett aviseringsbrev, beslutar om möte muntligt eller kommer oaviserat. Granskningen pågår och eventuellt får granskningsorganet kopior eller tillgång till allmänna handlingar, resultatet redovisas i rapporter. Om granskningsorganet vill att verksamheten gör förändringar eller på andra sätt svarar på granskningen sker ytterligare återkoppling.

21 Revision Revisionen pågår varje år och har särskild fokus på ekonomisk styrning, måluppföljning och intern kontroll. Nr Handlingar rörande revision Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Revisionsberättelser Platina med bokslut. Underlag till revision Ska gallras vid senast efter 5 år. Uppföljning av revision, revisionsplaner Platina När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) Tillsyn kan ske för all form av verksamhet och behöver inte ha samma återkommande cykel som revisionen. Exempel på tillsyn är arbetsmiljötillsyn. Tillsynen kan hantera sekretesskyddade uppgifter, exempelvis inom socialtjänst. En slags tillsyn är egenkontroll. Den kräver inte alltid rapportering till tillsynsmyndighet utan kan ske på initiativ från den egna förvaltningen. Nr Handlingar rörande tillsyn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Aviseringsbrev Platina Tillsynsrapport Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Svar på tillsyn Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Svar på enkät Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Statistik för tillsyn Platina Uppföljning av tillsyn Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Underlag till tillsyn Ska gallras vid, senast Sekretessparagraf beror på ärendet. efter 2 år Rapport från internkontroll Platina Sekretessparagraf beror på ärendet. Underlag är att betrakta som arbetsmaterial och får gallras vid. När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente.

22 Ekonomiprocesser Ekonomiprocesserna beskrivs ingående i ekonomihandboken. Kommunala redovisningslagen (1997:614) styr gallringsfrister för det som ska gallras. 12 Vid tvetydligheter mellan detta dokument och ekonomihandboken är det ekonomihandboken som ska följas. Budget, uppföljning, prognoser och bokslut redovisas under styrande verksamheter. Verksamheterna häri utgör den stödjande delen av ekonomihanteringen Löpande bokföring och fakturering Löpande under räkenskapsåret uppstår en rad olika händelser. Som underlag till dessa händelser upprättas verifikationer som ska beskriva innehållet i transaktionerna, t ex. kund- och leverantörsfakturor, in- och utbetalningar, rättelser, uppbokningar etc. Alla transaktioner bokförs i kommunens övergripande ekonomisystem. Det finns också verksamhetssystem som skapar bokföringstransaktioner vilka sedan integreras till det kommunövergripande ekonomisystemet. Stadskontoret ansvarar för kommunövergripande elektroniska system medan respektive nämnd ansvarar för övriga elektroniska system Löpande bokföring och fakturering (sid 1 av 2) Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Grund- och huvudbokföring, kodplan samt elektroniska attester i verksamhetssystem och ekonomisystem Systemdokumentation, väsentliga ändringar och behandlingshistorik Sekretess- Kommentarer reglering Raindance Raindance förvaras centralt på stadskontoret. Papper Förvaras centralt på stadskontoret. Leverantörsfakturor Elektroniskt Får gallras efter 10 år Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivningar Betalningspåminnelser och inkassoärenden Elektroniskt Elektroniskt Får gallras efter 10 år Får gallras 2 år efter betalning eller avskrivning Lönetransaktioner Elektroniskt Får gallras efter 10 år/ se kommentar Övriga verifikationer Elektroniskt Får gallras efter 10 år Sekretessparagraf beror på ärendet. Sekretessparagraf beror på ärendet. Sekretessparagraf beror på ärendet. 2-års fristen gäller själva påminnelsen. Sekretessparagraf beror på ärendet. Gallring får endast ske om det på annat vis går att bevisa pensionsgrundad inkomst. Sekretessparagraf beror på ärendet. Övriga verifikationer kan vara: Kvitton från kontantutlägg, Eurocardkvitton För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 12 I övrigt gäller arkivlagen (1990:782). En fördjupning rörande ekonomiprocesserna är planerad.

23 Löpande bokföring och fakturering (sid 2 av 2) Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Leverantörsreskontran elektroniskt Får gallras efter 10 år Kundreskontran elektroniskt Får gallras efter 10 år Attestförteckning Papper Får gallras efter 10 år Leverantörsfakturor som Papper Får gallras efter inkommit på papper 3 år Momsredovisning Elektroniskt/ Får gallras efter papper 10 år Inventarieförteckning Elektroniskt/ Får gallras efter papper 10 år Investeringsplan Elektroniskt/ Får gallras efter papper 10 år Utbetalningsorder Raindance Får gallras efter 10 år Fakturaunderlag och Elektroniskt/ Får gallras efter granskningsmaterial papper 2 år se kommentar Sekretessreglering Kommentarer Sekretessparagraf beror på ärendet. Redovisas årligen till nämnd Undantag se not. 13 Sekretessparagraf beror på ärendet. Skickas till stadskontoret. Handlingar som kan behövas för att säkerställa att korrekt hantering har skett men som inte utgör annat räkenskapsmaterial. Om underlagen behövs för att man ska kunna förstå verifikation behöver den bevaras med verifikationen i 10 år. Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Sälja vidare investeringsvara Under förutsättning att kommunen haft rätt till ersättning för ingående mervärdesskatt vid anskaffningstillfället föreligger från och med 1 maj 2008 skyldighet att justera erhållen ersättning när man inom viss tid från inköpet säljer investeringsvara. Detta innebär att underlaget för rätt till ersättning i kommunkontosystemet ska för investeringsvara bevaras under 4 år efter utgången av det kalenderår som korrigeringstiden löpte ut, det vill säga arkiveras i 14 år. 13 Ingår bland verifikationer åtkomst- (äganderätts-) handlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom eller donationshandlingar bevaras kopia i tillhörande ärende. Om verifikation bevisar garantitid som är längre än 10 år bevaras den vid avtalsärendet. Ingår verifikationer avseende anslutningsavgifter och gatukostnadsersättningar bevaras kopia i tillhörande ärende.

24 Handlingsslag rörande investeringsvara som sålts vidare Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Verifikation från Får gallras efter investeringsvara som 14 år sålts vidare Sekretessreglering Kommentarer Gäller exempelvis försäljning av fastigheter. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Bokföring från EU-projekt Bokföra EU-projekt EU-projekt kan ha längre preskriptionstid än svensk lag ofta 15 år men det kan variera. Förvara bokföring från EU-projekt särskilt och/eller hör er för innan ni lägger upp bokföring av EU-medel för att försäkra er om att kraven tillgodoses. En särskild dokumenthanteringsplan ska skapas. Notera vidare att kraven på räkenskapsinformation kan vara utökat. Se kommentar till arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter i Malmö stad för en längre förklaring. Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Räkenskaper från Se text ovan EU-projekt (15 år) Sekretessreglering Kommentarer Sekretessparagraf beror på ärendet. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente Statistik Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Statistikrapporter, elektroniskt ekonomiska senast efter 2 år Ekonomisk statistik Riksbanken, Statistiska centralbyrån m.fl. begär årligen ut statistik från kommunens ekonomisystem. Då skapas sammanställningar som är anpassade till de frågeställningar som mottagaren är intresserad av. Sekretessreglering Kommentarer För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente.

25 HR-processer Rekrytering Rekrytering och Rekrytering av chefer är två av åtta processer inom HRområdet som beskriver ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt i Malmö stad. Samtliga arbetssätt/processer har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). Ett gemensamt arbetssätt innebär att de vanligaste nde arbetsuppgifterna inom HR-området utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad. Samtliga processer/arbetssätt beskrivs ingående på Komin, Vårt gemensamma arbetssätt - Komin Ofta används särskilt anpassade verksamhetssystem vid rekryteringar, exempelvis Aditro recruit. De handlingar som får gallras behöver inte överföras även till Platina men de handlingar som ska bevaras läggs in i Platina då vi på så vis centrerar bevarande till ett system och inte behöver bevara dubbla system på lång sikt. Ibland sker rekrytering utanför Aditro, exempelvis vid korttidsbemanning. Det underskrivna anställningsavtalet bildar med fördel första handlingen i en personalakt som sedan kan följa medarbetaren under arbetstiden i Malmö Handlingar rörande rekrytering del 1 av 2 Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering 14 Behovsanalys Platina Behöver inte alltid formuleras skriftligt. Uppdrags-beskrivning Platina Gäller för chefstjänster Kravprofiler Platina, se kommentar Om kravprofilen framgår av annonsen räcker det att utdrag av annons bevaras. Utdrag av annons Platina Exemplaret i Aditro recruit och andra webbplatser och trycksaker gallras vid. Original överförs till Platina Lista över sökande till tjänst Platina 14 I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person.

26 Handlingar rörande rekrytering del 2 av 2 Ansökningshandlingar från personer som ej rekryterats. Ansöknings-handlingar från person fått tjänst (Ansökningsbrev och CV) Meddelande till sökanden om att intresseanmälan till tjänst inkommit Anteckningar vid intervjuer och samtal med referenspersoner Protokoll från fackliga förhandlingar Meddelanden om att tjänst tillsatts av annan sökande Anställningsavtal Beslut om att avbryta rekryteringsprocess Meddelande om lön till tillfälligt anställd Aditro recruit Får gallras efter 2 år OSL 21, 39 kap Platina och ibland i personalakt se kommentar, se kommentar Får gallras direkt OSL 21, 39 kap 10 OSF Ligger i Aditro recruit i minst två år. Ansökningsbrev och CV samt intyg på bevaras alltid inskannad i Platina. Utdrag från registerkontroll se fotnot. 15. Får gallras efter 2 år Gallras när överklagandetiden gått ut. Platina och papper Se verksamheten förhållande arbetsgivare och fackliga organisationer Får gallras direkt Platina och på papper i personalakt Inskannad kopia på underskrivet anställningsavtal läggs till Platina. Arbetsgivarens pappersoriginal av avtal läggs i personalakt. Till personalakt kan intyg ur belastningsregistret eller annat viktigt intyg föras. Platina Om rekryteringen inte genomförs ska även detta dokumenteras innan ärendet avslutas. Platina och i personalakt Spontanansökningar med svar senast efter 2 år OSL 21, 39 kap När det står Platina menas Platina eller motsvarande ärendehanteringssystem. I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente. 15 I Platina och på papper om det inkommit på papper bevaras: Intyg på legitimerad utbildning, Utdrag från registerkontroll som begärs enligt: Skollagen (2010:800) lag (2007:171) om registerkontroll av personal vid sådana hem för vård eller boende som tar emot barn, lag (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder, ska kopieras och läggas i personalakten. Utdrag från registerkontroll som begärs enligt: -lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn Notering ska göras om att utdrag uppvisats. Någon rätt att kopiera utdraget finns ej.

27 Hantera lön och arbetstid Anställning och lön och arbetstid är två av åtta processer inom HR-området som beskriver ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt i Malmö stad. Samtliga arbetssätt/processer har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). Ett gemensamt arbetssätt innebär att de vanligaste nde arbetsuppgifterna inom HR-området utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad. Samtliga processer/arbetssätt beskrivs ingående på Komin, Vårt gemensamma arbetssätt - Komin Handlingar rörande lön och arbetstid Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Schema, avvikelse Personec P se från schema genom kommentar tidsredovisning och löneredovisning med lönespecifikationer Blanketter och webbformulär som skickas till HRservice för att utföra ändring i löneutbetalning. Underlag för utlägg, ersättning och avdrag som påverkar utbetald lön Får gallras efter 2 år Får gallras efter 10 år Gallras efter år 5 år där Får gallras efter 10 år Sekretessreglering 16 OSL 21, 39 kap Kommentarer med exempel på handlingstyper Verksamhetssystemen ska bevaras i sin helhet i väntan på gallringsutredning. vid HR-service. vara ersättning, avdra, rättelser mm och är ofta blanketter då HR-service vill ha underskrifter på flera dokument. på respektive förvaltning. För att kunna stämma av och ha kontroll ska handlingarna bevaras på ett och samma ställe inom varje förvaltning. Exempelvis utlägg i samband med resor, friskvård och avdrag för privat användning av telefon. på HR-service eller stadskontoret. Underlag till kronofogden och skatteverket Timlistor för medarbetare som ej redovisar i HRsystem För handlingar som gallras är det upp till förvaltningen att själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte strider mot kommunens arkivreglemente I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för förföljd person.

28 Hantera anställning Anställning och lön och rehabilitering är två av åtta processer inom HRområdet som beskriver ett gemensamt kvalitetssäkrat arbetssätt i Malmö stad. Samtliga arbetssätt/processer har beslutats på politisk nivå (arbetsgivarutskottet). Ett gemensamt arbetssätt innebär att de vanligaste nde arbetsuppgifterna inom HR-området utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad. Samtliga processer/arbetssätt beskrivs ingående på Komin, Vårt gemensamma arbetssätt - Komin Personalakt en stark rekommendation I den mån handlingarna rörande en enskild medarbetare ska bevaras på papper så rekommenderas det att dessa samlas i en personalakt, även kallat anställningsakt eller personaldossier. Akten ska förvaras inlåst i arkivskåp eller i arkivlokal och kan följa med medarbetaren om hen byter tjänst inom Malmö stad. Handlingar som upprättats eller inkommit och där underskriften har ett juridiskt värde ska dessutom diarieföras i Platina för att underlätta sökbarhet. För läkarintyg som gallras men innehåller sekretess och därför behöver diarieföras, kan med fördel bevaras i en särskild pärm med ett enkelt pappersdiarum, se bilaga till arkivhandboken Handlingar rörande anställning del 1 av 2 Handlingstyper Förvaring Gallring/ bevarande Sekretessreglering 17 Kommentarer Ansökan om arbetshjälpmedel med beslut Beslut att tillåta användande av egen bil i tjänsten Beslut om avstängning eller disciplinär åtgärd Anmälan och beslut om bisyssla Beslut om omplacering Platina och papper i personalakt 18 Platina och papper i personalakt Platina och papper i personalakt Platina och papper i personalakt Platina och papper i personalakt Ja, OSL 21, 39 kap Ja, OSL 21, 39 kap Ja, OSL 21, 39 kap I den mån ansökan om arbetshjälpmedel sker inom ramen för rehabilitering hanteras dokumentation i Adato I extraoridinära fall, kan det sekretess på vissa uppgifter även om handlingarna generellt är offentliga. Exempelvis adressuppgifter för person med skyddad adress. 18 Personalakt kallas även anställningsakt eller personaldossier.

Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 3

Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 3 Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter, version 3 Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Avdelning: 2018-02-07 KN 2017-3708 Susanne Ullstad Kulturförvaltningen Malmö

Läs mer

Arkivhandbok för Malmö stad

Arkivhandbok för Malmö stad Arkivhandbok för Malmö stad Styrande och stödjande verksamheter Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2013-10-21 MSA 113/2011-2387 1,06 Suzanne Sandberg Kulturförvaltningen Malmö stadsarkiv

Läs mer

Arkivredovisning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret TN 2015-898

Arkivredovisning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret TN 2015-898 Arkivredovisning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret TN 2015-898 Historisk arkivbeskrivning för Tekniska nämnden/fastighetskontoret Den 16 december 1954 beslöt stadsfullmäktige att den nämnd som fr

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dnr KS 2018/0104 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 05. Fastställd av kommunstyrelsen den 5 mars 2018 97. Ersätter

Läs mer

Arkivfrågor när en myndighet startar

Arkivfrågor när en myndighet startar Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30

Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30 Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad 2013-05-30 Välkomna! suzanne.sandberg@malmo.se olle.nordquist@malmo.se Kursens mål Öka förståelse för nya sättet att redovisa arkiv Ge förutsättningar

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten

1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten HANTERINGSANVISNINGAR - STYRANDE VERKSAMHETSPROCESSER 1 - styrande verksamhetsprocesser 1.1 - styra och planera verksamheten 1.1.1 - fatta politiska beslut 1.1.2 - upprätta kommunplan 1.1.3 - ta fram översiktsplan/fördjupad

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 1.1.4 Verksamhetsledning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad 1.1.4 Hantera verksamhetsledning Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområ de Beskrivning

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20110316 Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 62 Diarienummer KS 494/2010 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 16 mars 2011, 11. Enligt

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning

Läs mer

Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras

Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personal Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen 1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.2 Kompetensförsörjning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten. 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument

Läs mer

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN 2017-12-06 Sophia Dahlgren Innehåll Tillämpningsområde... 2 Ansvar för arkivbildning och arkivvård...2 Kommunarkivet...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2011/2014 Sida 1 (7) 2014-06-02 SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret:

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-16296/12 SID 1 (5) 2012-10-09 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för

Läs mer

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper 2018-01-25 Diarienummer: AN-6138/17 Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper (För styrande verksamheter i Västra Götalandsregionen) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154,

Läs mer

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för ekonomi och styrningskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 126 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20050301 Dokumenthanteringsplan för SBK, gemensam/ledning/verksamhetsservice, Norrköpings stadsarkivs beteckning 111 A Diarienummer SPN 75/2005 004 Fastställd av stadsplaneringsnämnden

Läs mer

1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta?

1.2 Är handlingarnas benämningar aktuella, begripliga och relevanta? ERIK PETERSSON RÄTTSAVDELNINGEN Svar på remissfrågor Nedan följer svar och synpunkter per process i förslaget till RA-FS, i enlighet med remissfrågorna. Avseende processen Rekrytera personal har en rubrik

Läs mer

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunövergripande dokumenthanteringsplan Handlingstyp Nämndernas, styrelsernas och kommunfullmäktiges protokoll Papper Diarieförs Närarkiv 2 år/5 år Skickas årligen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.1 Samverkan och Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 20161128 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Version: 1.4 Dnr: 1-411/2016 Fastställd: 2016-06-15 Giltig fr. o.m 2016-07-01 Detta dokument anger hur

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-03-06 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen...

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Arkivreglemente för Motala kommun

Arkivreglemente för Motala kommun Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSMO-TORÖ FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSMO-TORÖ FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-12-18 DNR 9.3-15053/08 SSA 2009:24 Ösmo-Torö församling Att: Bertil Flodin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-12-09 DNR 9.3-19393/08 SSA 2009:22 Ljusterö-Kulla församling Att: Anna Nedergård INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.3 Övriga nämnder Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 141 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1693/2015 Sida 1 (7) 2015-04-22 SSA 2015:03 Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Närvarande från Kulturförvaltningen:

Läs mer

Löpande rutiner. Antagen av styrelsen

Löpande rutiner. Antagen av styrelsen Löpande rutiner Antagen av styrelsen 2016-11-18 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID Innehåll 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen... 3 4 Redovisning

Läs mer

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning INSTRUKTION DATUM DNR SARK 2017:9 HANDLÄGGARE MAGDALENA NORDIN VERKSAM BESKRIVNING Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Vad är processorienterad arkivredovisning?

Vad är processorienterad arkivredovisning? Vad är processorienterad arkivredovisning? Software Innovation product summit 5 oktober 2010 Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: Finansinspektionen Naturvårdsverket Stockholms stadshus AB AB

Läs mer

Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik Hansson (C)

Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik Hansson (C) Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid sammanträde Kungsbackarummet, stadshuset Klockan 08.30 10.25 Beslutande Ledamöter Per Ödman (M), ordförande Hans Forsberg (M) Fredrik

Läs mer

Riktlinje för ekonomistyrning

Riktlinje för ekonomistyrning Riktlinje 2015-03-30 Riktlinje för ekonomistyrning KS 2015/0144 Beslutad av kommunfullmäktige den 30 mars 2015. Denna riktlinje ersätter, tillsammans med Riktlinje för intern styrning och kontroll, det

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument 1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering Styrdokument 2(7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-22 36 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområde 2. Stödjande

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062. Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen Elin Adén MISSIV 1 (1) 2014-01-23 Dnr 140062 Till Landstingsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av ekonomihandlingar Dokumenthanteringsplanen är ett stöd och ger generella riktlinjer

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-15502/12 SID 1 (5) 2012-11-22 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:22 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Stockholms stads bostadsförmedling

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Arkivreglemente för Region Kronoberg

Arkivreglemente för Region Kronoberg Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-23 DNR 9.3-15931/08 SSA 2008:18 Svenska kyrkan i Sundbyberg Att: Christer Larsson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VAXHOLMS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VAXHOLMS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-19391/08 SSA 2009:4 Vaxholms församling Att: Kristina Sätterström INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 201506 08 Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Bilaga A till skrivelse 2005-05-16 MSA dnr 919/2005-2024 2005-05-16. Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun

Bilaga A till skrivelse 2005-05-16 MSA dnr 919/2005-2024 2005-05-16. Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun Bilaga A till skrivelse 2005-05-16 MSA dnr 919/2005-2024 2005-05-16 Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun I den koml11unala redovisningslagen ( SFS 1997:6 14) definieras i 1

Läs mer

Förhandlingsordning Vårdförbundet Avdelning Uppsala

Förhandlingsordning Vårdförbundet Avdelning Uppsala Förhandlingsordning Vårdförbundet Avdelning Uppsala Antagen av styrelsen 2017-01-19 Inledning Förhandlingsordningen är utformad utifrån gällande arbetsrättsliga lagar och kollektivavtal. Vårdförbundets

Läs mer

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189 Författningssamling i Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen 2016-10-04, 189 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan - kommunstyrelsen Dokumenttyp Plan

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN

Läs mer

Riktlinjer. Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m Antagen av Kommunstyrelsen , xx

Riktlinjer. Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m Antagen av Kommunstyrelsen , xx Riktlinjer Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m. 2016-06-08 Antagen av Kommunstyrelsen 2016-06-08, xx Administration, dokument- och ärendehantering Innehållsförteckning Inledning...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun

Dokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun Trelleborg2000, v 1.0, Diarienummer KS 2017/1148 Dokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-04-23 93 Gäller från med 2018 Trelleborg2000, v 1.0, Diarienummer

Läs mer

Anvisning om dokumenthantering vid KTH

Anvisning om dokumenthantering vid KTH ANVISNING Gäller från och med 2013-04-03 Anvisning om dokumenthantering vid KTH Gäller fr o m 2008-06-01 Reviderad 2013-04-03 Anvisningen grundar sig på: Syfte Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets-

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation ; beslutade den 21 maj

Läs mer

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Stadsarkivet DNR 9.4-14336/14 Sida 1 (5) 24-09-29 Arkivmyndighetens beslut 24:22 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd/Bolag/Stiftelse Rådet till skydd för Stockholms skönhet Beslutets

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Regler för dokument- och ärendehantering

Regler för dokument- och ärendehantering Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan

Läs mer

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 2014.TS0347 Beställare: Jessica Dahl, biträdande samhällsbyggnadschef/planeringschef

Läs mer

Kultur-, idrotts- och fritidsnämnden Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Kultur-, idrotts- och fritidsnämnden Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt Stadsarkivet 2013-01-01 Redovisning av allmänna handlingar Översikt Sida Ansvar och av handlingar 1 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning 2 Hantering och registrering av vissa handlingstyper

Läs mer

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att: TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(5) Sektor kommunstyrelsen Diarienummer: KS.2019.11 Datum: 2019-03-03 Handläggare Mattias Lundin E-post: mattias.lundin@ale.se Kommunstyrelsen Generellt gallringsbeslut för gallring efter

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra

Läs mer

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet. Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,

Läs mer

Arkivreglemente för Götene kommun

Arkivreglemente för Götene kommun 1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal PROTOKOLL MBL-protokoll SvA 80 Närarkiv resp. Handlingsplaner/skyddsrondsprotokoll SvA 80 Närarkiv resp. Centrala arbetsmiljökommittén protokoll med handling Papper Sekretera re 1 (7) Allmänna frågor.

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019 April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer