LÅNGTIDSLAGRING AV ADB -

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "LÅNGTIDSLAGRING AV ADB -"

Transkript

1 Digital långtidslagring LÅNGTIDSLAGRING AV ADB - UPPTAGNINGAR Underlag för framtagning av kravspecifikation för leveranser av data ur ADB - system och rutiner kring långtidsbevarande Vid framtagning av underlaget användes dels gällande föreskrifter i Riksarkivets författningssamling, dels praktisk erfarenhet av bevarande av data levererad under åren till Region- och Stadsarkivet Göteborg. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2005

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanställning över grundkrav...5 Databärare: CD-skivor av typ CD-R (SS-ISO 10149)...5 Arkivfilformat...5 Dokumentation: systemdokumentation och förståelsedokumentation...6 Metadata för långtidsbevarande...6 ADB-system relaterade förutsättningar för bevarande...7 Kategorier av ADB-upptagning...7 Avställning av inaktiva uppgifter och avställning vid avveckling...7 Avställning och migrering till arkivdatabas...7 Handlingar och datamängder vid avställning...8 Datamängder och arkivvolymer, teknisk proveniens...8 Rutiner kring ADB-leveranser och långtidslagring...9 Kontroll av data vid leverans (bilagor 1A 1D)...9 Registrering av digitala leveranser i dataliggaren...9 Konvertering av data...9 Arkivdatabas...9 Rutiner kring ADB-leveranser: SCHEMA...10 Ett praktiskt fall: Elev och betygshistorik f.d. ELIN...11 Bakgrund...11 Arkivering (långtidsbevarande)...11 Arkivdatabas ELIN...11 Bilaga 1A: Leveransexempel (mediatyp: magnetisk media)...12 Bilaga 1 B: Kontroll av arkivfilformat : exportfilen för tabellen BETYG från ELIN...13 Bilaga 1C: Kontroll av datarepresentation i en arkivfil: förekomst av styrtecken...14 Bilaga 1D: Kontroll av dataorganisation i en arkivfil : exportfilen för tabellen SKOLA från ELIN...15 Bilaga 2A: Registrering av dataleverans i leveransliggaren...16 Bilaga 2B: Registrering i dataliggaren...17 Bilaga 3A: ELIN-databaser i Göteborgs kommun, översikt...18 Bilaga 3B: Tabeller i Elin, översikt...23 Bilaga 4A: Databärare, CDR med ELIN-arkivfiler...24 Bilaga 4B: Databärare, biblioteksstruktur på ELIN-arkivcd...25 Bilaga 4C: Arkivfilexempel (arkivfil från ELIN CD)...26 Bilaga 5A: Postbeskrivning : förståelsedokumentation på arkiv-cd...27 Bilaga 5B: Transaktionsbeskrivning för arkivfiler...28 Bilaga 6A: Arkivdatabas ELIN : rekonstruktion från arkivfiler...29 Bilaga 6B: Datastruktur och relationer i arkivdatabasen ELIN...30 Bilaga 7A: Sökbilder i arkivdatabasen ELIN...31 Bilaga 7B: Elev- och betygshistorik i arkivdatabasen ELIN...32 Bilaga 7C: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: avställning...33 Bilaga 7D: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: arkivbildning och förteckning...34 Kravspecifikation för arkivdatafiler Något om arkivterminologin...35 Definition...35 Dataformat (filformat, teckenrepresentation, kodning av tecknens binära mönster)...35 Datastruktur och dataorganisation...36 Metadata och dokumentation...36 Kommentarer...36 Bilaga 1: Arkivfilformat för elektroniska dokument...39 Leverantörsberoende format: 39 Leverantörsoberoende: format (ISO) 39 Dokumentbildformat 40 Standardisering: referenser 40 Bilaga 2: Rekommendation för arkiv-cdr...43 Databärare för långtidsbevarande 44

3 Dataorganisation och namnutrymme i ADB arkivet Hierarkisk och flat dataorganisation Konsekvenser vid datamigrering, mediagenerationsskifte: I online-arkiv skikt kan en systemberoende hierarki tillämpas med fördel Kravspecifikation och namnutrymme i ett ADB-arkiv...46 Avställning av data ur Profdocsystemet, principer Långtidsbevarande av data...47 Funktion för snabb åtkomst av avställda Profdocjournaler...48 Motivering...48 Avställning av räkenskaper Avställningsrutiner steg för steg...49 Kontroll av dataintegritet vid avställning av räkenskaper...50 Bilder: Bild 1: ADB-upptagning och ADB-system, dokument- och process schema...51 Bild 2: Datamängder och arkivvolymer vid avställning...52 Bild 3: Baskategorier av ADB-upptagning och arkivfiler vid avställning...53 Bild 4: Systemkategorier och dokumenttyper vid avställning...54 Bild 5: ORM Model för ett ADB-arkiv...55 Bild 6: Långtidslagring av ADB-upptagningar, Orsak och Verkan Diagram...56 Bild 7: Regionarkivets ADB-Arkiv...57 Bild 8: Regionarkivets arkivserver för räkenskaper...58 Bild 9: Uppbyggnad av långtidslagring, lägesbeskrivning, skiss...59 Bild 10 Schema för arkivdokumenthantering i ADB-Arkivet...60 Bild 11 Handling- och dokumentstruktur vid bevarande i ADB-arkivet...61 Ansvar vid Regionarkivet: Jerzy Misiewicz tel: (direkt) e-post: jerzy.misiewicz@arkivnamnden.goteborg.se Region- och Stadsarkivet Göteborg Box 2154, Göteborg Web: Dokument skapat

4

5 Sammanställning över grundkrav Komplement till Regionarkivets kravspecifikation från (se sid. 35: Kravspecifikation för arkivdatafiler, se även exempel på aktuell tillämpning på sid. 36: Avställning av data ur Profdocsystemet, principer,) Databärare: CD-skivor av typ CD-R (SS-ISO 10149) - data kan bara skrivas en gång på CD-ROM / CD-R media och går ej att radera, det är viktigt att skilja mellan CD-ROM (kräver mastering och en viss upplaga) och CD-R (bränns i valfritt antal) - dataorganisation på CD-ROM och CD-R media regleras av ISO 9660 standard [SS-ISO 9660: 1988 Datadisposition - CD-ROM - Volym- och filstruktur] (bl.a. filnamn får inte vara längre än 8 tecken + 3 för filtypbeteckning och får innehålla endast tecken {A..Z, 0..9, _}, ISO Level 1) - arkivfiler bör förses med unika filnamn vid avställning och ordnas i en flat biblioteksstruktur på databäraren (motivering: se sid. 45, Dataorganisation och namnutrymme i ADB-arkivet) - CD-R som innehåller avställd data bör framställas i flera exemplar (minst två) av godkänd för långtidslagring media (aktuell rekommendation: se sid. 43) Arkivfilformat - teckenpresentation i en arkivfil är systemoberoende och regleras av ISO (Latin 1) standard för 8 bitars teckenuppsättning (får ej förväxlas med DOS Latin1, IBM format, utökad ASCII) - dataorganisation: sekventiell textfil där varje datarad utgör en dataenhet (post) av en viss fast bredd, som består av ett antal dataelement (fält) med fast bredd (kolumner i arkivfilen.) med undantag för dokumentdatabaser där avställning sker på dokumentnivå - styrtecken (tecken i ascii område 0-31 decimalt, 0-1F hexadecimalt) får ej förekomma i arkivfiler då dessa är systemberoende med undantag för nedstegningstecken (eller radbyte, <LF> Line Feed, ascii värde: 0A hexadecimalt, 10 decimalt) och radreturtecken (<CR>, Carriage Return, ascii värde: 0D hexadecimalt, 13 decimalt). OBS: i vissa andra arkivfiler, som t.ex. konverterade bilagor, även tecken för sidbyte <FF>, (Form Feed, ascii värde 0C hexadecimalt, 12 decimalt) - diverse länkade och inbäddade elektroniska dokument / dokumentbilagor i leverantörsberoende format, som saknar fördefinierad logisk struktur (typ DTD), såsom dokument skapade med ordbehandlare, dokumentmallar, blanketter, tabulerade dokument, kalkylblad och liknande bör i första hand konverteras till ISO textfiler. - för att bevara ovan nämnda dokumentens specifika egenskaper, stil, layout, överstrykningar, understrykningar, grafiska logotyper, signaturer m.m. bör dessa även konverteras till dokumentbilder vid sidan om arkivfiler i textformat vilket garanterar att dokument kan läsas i framtiden och skrivas ut i originalskick (autenticitet), och kringgår sådana problem som beskrivning av dokumentets utseende (som style sheet i XML: XLS), arkivbevarande av proprietära, licensierade typsnitt tillsammans med dokument m.m. Ett lämpligt ISO- standardformat för detta är TIFF, undergrupp TIFF group 4 (TIFF CCITT group 4, se sid. 40, Leverantörsoberoende format), ett format som används för lagring av stora volymer av inskannade dokument av standard A4 format som journaler, fakturor och liknande. 5

6 Dokumentation: systemdokumentation och förståelsedokumentation Ur Riksarkivets leveransbok: : (Kapitel 4.3) Annan dokumentation För ADB-upptagningar gäller att ett representativt urval av den dokumentation som har upprättats under driften av systemet eller sammanställts, och en dokumentation över framställningen av ADB-upptagningarna skall bifogas. I praktiken krävs: - systemdokumentation: från det ursprungliga ADB-systemet: pärmar, manualer, användarhandböcker med beskrivning av in- och utdata, beskrivning av rutiner för registrering- och uttag (formulär, rapporter, skärmbilder mm), sökrutiner mm - förståelsedokumentation på arkiv-cd: tabellöversikt, postbeskrivning med förklaring för varje kolumn/fält i klartext, transaktionsbeskrivning Metadata för långtidsbevarande När det gäller metadata så saknas det i leveransböcker rekommendationer på detaljnivå likvärdig den som gäller arkivhandlingar på papper och mikrofilm. Om man bortser från SGML, som är gällande standardformat för bevarande av strukturerad information, då majoriteten av befintliga ADB-system saknar implementering av datauttag i SGML-format, finns det ingen annan standard för metadata för långtidsbevarande. (XML, som är mera lätthanterlig och således kostnadsmässigt mera realistisk substandard av SGML, är inte riktigt etablerad än). Däremot finns ett antal de facto industristandarder som huvudsakligen utvecklades i praktisk databashantering och för migrering av information i samband med systemgenerationsskifte. Av dessa är SQL-standarden den mest kraftfulla men samtidigt i högt grad leverantörsberoende. (numera ISO-standard, se sid.40: Standardisering: referenser) Vad som återstår är ett antal leverantörsoberoende tekniker som utvecklades vid export och import av data mellan olika databasmiljöer (export och import i ASCII textformat). För att kunna bevara struktur, sammanhang och mening i datamängder avställda från ADBsystem till arkivfiler krävs det att kvarlevor av dessa system (arkivdata) kompletteras med någon form av metadata och förståelsedokumentation som skulle lagras digitalt tillsammans med arkivfiler på CD-R. I det första fallet handlar det om information som möjliggör maskininläsning av arkivfiler (transaktionsbeskrivning) och återskapande av information på ett strukturerad och sammanhängande sätt (datastruktur- / postbeskrivning, relationer, indexering) vilket gör i sin tur återinförande av strukturerad sökbarhet möjligt. I det andra fallet gäller det dels att ha tabell- och kolumnöversikter för alla avställda tabeller som metadata på arkiv-cd, men även att all slags yrkes- och verksamhetsorienterad kodning av information (förmodligen helt obegriplig i framtiden) kan läsas i klartext och tolkas rätt. (värdelistor /tabeller för dessa koder bör finnas i avställd datamängd som separata arkivfiler och följaktligen även tabell- och kolumnöversikter för koddelar med förklaringar i klartext). 6

7 ADB-system relaterade förutsättningar för bevarande Kategorier av ADB-upptagning Beroende på det ursprungliga systemets specifika egenskaper kan olika kategorier av ADB-upptagning urskiljas: - Enkelt dataregister, en helt flat struktur och ingen normalisering. Kräver ingen strukturering av information som skall arkiveras, d.v.s. bevaras i sin helhet. Avställd data ligger i en datafil med en posttyp. Exempel: Rosinante (register över utbetalad socialhjälp m.m., tidigt 1980-tal) - Hierarkiskt dataregister: hierarkisk datastruktur av typ Parent-Child (Huvudpost-Delpost). I det ursprungliga systemet binds data med fysiska pekare. Enda sättet att ställa av data är att dumpa hela strukturen i en arkivfil där huvudposter ligger sekventiellt ordnade med alla tillhörande delposter, m.a.o. arkivfilen innehåller två olika posttyper. Posttypen kan tex. urskiljas tack vare etikettmärkning (label-märkning) av huvudposter och delposter. (Exempel: Socialförvaltningens diarium Albert eller PÄR- diarium för Skaraborgs läns landsting, Mariestad) - Enkel relationsdatabas. Ett fåtal tabeller med få relationer mellan tabellerna. En sådan databas är skräddarsydd för sitt ändamål och innehåller endast relevant information, skall därför bevaras på samma sätt som enkelt dataregister, i sin helhet. (exempel: Ärendehanteringssystem ÄHSV i Vänersborg (diarium för Älvsborgs läns landsting) eller Göteborgs stads grundskoleelevregister ELIN. - Stora, komplexa (anpassningsbara) relationsdatabaser med en stor mängd (hundratals) tabeller och relationer. Dessa kräver analys och förstudier, strukturering av arkivinformation, provleveranser, och gallring av uppgifter som ej skall bevaras. Kräver kvalificerad expertis och konsulthjälp då risken för informationsförlust uppstår när urval för arkivering genomförs. (Exempel: Göteborgs stads system för studiedokumentation inom vuxenutbildning GERDA) Avställning av inaktiva uppgifter och avställning vid avveckling Vidare behöver man skilja på bevarande av information från ADB-system som tas helt ur drift (tex. nedlagda föråldrade ADB-system) och ställs av i sin helhet och datasystem som ställs av delvis genom periodiskt datauttag och under fortsatt drift. I det andra fallet måste den delen av data som tas med i avställningen vara strukturerad på ett sådant sätt att kontinuiteten av information kan bevaras mellan avställningarna och så att inga informationsförluster uppkommer. Hantering av urvalsfrågor som tas till hjälp vid en sådan avställning ligger på expertnivå och kräver konsulthjälp. En bred kunskap om relationsdatabaser krävs även hos arkivarier för att strukturera information som skall arkiveras på ett rätt sätt (kunskap om normalisering, indexering, relationer m.m.) Generellt arkivering utav äldre datasystem kan vara arbetsmässigt omfattande och tidskrävande. Datasystem som installerades på 90-talet har däremot, tack vare tex. inbyggd stöd för ODBC (Open database connectivity) bättre förutsättningar för långtidsbevarande rent tekniskt, då data kan tas ut / ställas av från en annan plattform, även via fjärruppkoppling. Således uppstår möjlighet för direkt migrering av data till en arkivdatabas. Avställning och migrering till arkivdatabas Migrering till en arkivdatabas borde ses som ett komplement till avställning och inte som ett alternativ till långtidsbevarande på ett arkivmässigt korrekt sätt, d.v.s. anpassning och långtidslagring av data i ett leverantörsoberoende arkivfilformat (ISO) och med hjälp av standardiserad och arkivbeständig media. Däremot bör åtkomsten till arkiverade datamängder alltid upprättas genom en arkivdatabas som fullständigt baserar på den ordningen som skapades vid avställning. 7

8 Handlingar och datamängder vid avställning När handlingar som diarieförda ärenden, betyg, journaler, räkenskaper blir bundna till ADB-teknik förvandlas dessa via systemteknisk bearbetning såsom objekt- och datamodellering, normalisering och programmering till datamängder därvid handlingen blir uppdelad i diverse dataobjekt. Ett betyg t.ex. ligger uppdelat i flertal relaterade tabeller, eftersom ämne, kurs, elev, tentamen, kursmall är olika objekt i systemet och representerar information som kan samlas och sammanställas endast av själva programmet i ett dokument som betyg eller betygskatalog. Det är en utpräglad ADB-teknisk ordning som gäller i datasamlingen i ett IT-system. I arkivhanteringen däremot ordnar man kompletta handlingar i enlighet med proveniens efter arkivbildare, serier och volymer då dessa skall sparas för alltid såsom ordnade dokument. Eftersom det är i programskiktet som handlingar återskapas från underliggande datamängder i ett ADB-system, och programskiktet går ej att långtidsbevara, måste datamängder anpassas för långtidslagring, struktureras på ett särskilt sätt, konverteras, dokumenteras o.s.v. Datamängder blir föremål för avställning, överföring till en ordning och format särskild anpassade för långtidslagring. Datamängder som ställs av skall dels bevaras i sin strukturerad form som arkiverat registerdata för att bevara ADB-tekniska informationsegenskaper, framför allt strukturerad sökbarhet och även i form av dokumentuttag (såsom vid utskrift) om det vid avställning går att genomföra ett dokumentuttag till datafiler. (Se sid.47 Avställning av data ur Profdocsystemet, principer). Således säkras både handlingarnas sökbarhet och autenticitet vid avställningen. Datamängder och arkivvolymer, teknisk proveniens Datamängder i ett ADB-system genererar arkivvolymer på liknande sätt som handlingar på papper även om de digitala volymer kan rymma flera hundra hyllmeter av papper och även om digitala volymer p.g.a. framtida förflytningar mellan databärare ej kan fixeras på samma sätt jämförelsevis. Förteckningsmässigt innehåller volymen av data avställd t.ex. från sociala tjänstens informationssystem, en årlig tömning av inaktiva uppgifter från alla ärende, som var avslutade vid tidpunkten fem år före avställningen alternativt, att inga nya handlingar har tillförts ärende under de fem år som föregått avställningen (se Bild 2. Datamängder och arkivvolymer, sid. 52) Normalt åtföljs avställningen av data från socialtjänstens informationssystem med utplockning och motsvarande avställning och leverans till arkivmyndigheten av den pappersbundna delen av socialakten som finns hos den berörda sociala myndigheten. Digitala media, t.ex. CD-R skivor, har till skillnad från papper och papperskartonger en begränsad beständighet och variabelt kapacitet (utrymme). Ett digitalt medium typ CD-R, som används idag har plats för data som för 15 år sedan krävde flera hundra 3.5 tums disketter. För att kunna hålla sig till begreppet volymer på ett arkivmässigt korrekt sätt vid förteckning av handlingar i det digitala beståndet bör man betrakta volymer i beståndsregistret såsom luftvolymer, då endast en hänvisning görs i arkivförteckningen till ett annan liggare som definierar och avgränsar de egentliga fysiska digitala volymer, förtecknar dessa, följer upp mediamigrering och annan behandling samt anger plats där media bevaras (dataliggare) (se även Bilaga 7D- ELIN-arkivprojekt, sammanfattning: arkivbildning och förteckning, sid.34). En annan viktig faktor vid den digitala arkivbildningen är teknisk proveniens. Det är ganska vanligt idag att ett IT-system omfattar data från flera olika arkivbildare och att själva systemet förvaltas och administreras av en annan myndighet, organisation eller företag (som sköter systemets drift men även kontrollerar och säkerställer den egentliga arkivbildningen). Detta återspeglas i arkivförteckningen med en hänvisning till den arkivbildande myndighetens /organisationens arkiv (arkivnummer) från samtliga berörda arkivbildare. (se bilaga 7D- ELINarkivprojekt, sid.34) Vid avställning av data från ett sådant IT-system som omfattar flera arkivbildare bör handlingar tillhörande respektive myndighet skiljas åt och datamängder som tas ut anpassas efter detta. 8

9 Rutiner kring ADB-leveranser och långtidslagring Kontroll av data vid leverans (bilagor 1A 1D) - kontroll av media (mediaformat och läsbarhet) - säkerhetskopiering av media (ofta levereras i ett exemplar) - kontroll av arkivfilformat, datarepresentation och dataorganisation - kontroll av förekomst av styrtecken i arkivfiler - kontroll av metadata / dokumentation Registrering av digitala leveranser i dataliggaren - för innehåll se bilaga 2A och 2B - observera att journal för bevakning av avställda ADB-upptagningar är inbyggd i dataliggaren (behandlingsjournal och omlagringshistorik) där all behandling och utlåning registreras. Konvertering av data - teckenrepresenation i 7-bitars ASCII och 8-bitars utökad ASCII format kräver konvertering av levererade filer till ISO och framställning av nya arkivfiler/ nya CD-R skivor i efterhand med korrekt teckenrepresentation för långtidsbevarande. Om det ursprungliga systemet saknar stöd för export i fast bredd filformat kan data först ställas av tex. som koma avgränsade poster med citationstecken för fältdata (utan transaktionsbeskrivning) och sedan läsas in på nytt (tex. i Access ) och exporteras på nytt i fast bredd format (korrekt arkivfilformat) därvid transaktionsbeskrivning skapas och sparas med på arkiv-cd-r. (se bilagor 5B, 6A) - data levererad i leverantörsberoende format (program och datafiler) p.g.a. att det ursprungliga systemet saknar helt exportfunktioner kan i vissa fall tas ut med hjälp av utskriftsrutiner (t.ex., totalutskrift) och en omdirigering av utskriftsdata till en textfil i pc-dos format, som sedan kan konverteras till en arkivfil i ISO format - metadata levererat såsom Microsoft Word- eller Excel-filer bör konverteras till utökad ASCII textformat ISO Arkivering på CD-R (cd-bränning) - media som väljs skall vara CD-R-media av känd, och väl uttestad typ (tex. Kodak gold) - filstrukturen och filnamn på arkiv-cd måste följa ISO-9660 standard för data CD-ROM - alla arkivfiler skall brännas under samma pass / CDR-session som följaktligen måste vara stängd för tillägg - minst två exemplar av arkiv-cd skall brännas (original och kopia) med helst två olika mediafabrikat, för att garantera att minst ett exemplar går att läsa i framtiden - en rutin för omlagring / duplicering av arkiv-cd skall utarbetas Arkivdatabas När det tekniska arbetet med långtidsbevarande är avslutad bör en arkivdatabas skapas för att möjliggöra snabb framtagning av data/information i samband med förfrågningar från allmänheten eller i samband med forskning. Huvudfördelen med en arkivdatabas / arkivserver är att data från många tekniskt olika plattformer rekonstrueras i en och samma systemmiljö på en arkivplattform (arkivserver) med ett likformigt gränssnitt mot användare (forskare och arkivarier) där internationellt standardiserat frågespråk (SQL.) används för sökning i olika arkivdatabaser (se skärmbilder, bilaga 7A och 7B). Då data inte längre ligger i så många tekniskt olika miljöer kan även WEB- gränssnitt implementeras. Arkivdatabaser med sekretess belagda uppgifter kan tillgängliggöras i arkivverksamheten via en terminal server. Behandlingsjournal, motsvarande den som finns i dataliggaren kopplas till samtliga arkivdatabaser såsom arkivserverlogg. 9

10 Rutiner kring ADB-leveranser: SCHEMA Nedan presenterad schema ger en förenklad bild av rutiner kring ADB-leveranser och dess hantering. T.ex. begreppet arkivering på CD-R omfattar alla specifika moment vid cd-arkivering, såsom duplicering av media, märkning och registrering av fysiska cd-volymer m.m. 10

11 Ett praktiskt fall: Elev och betygshistorik f.d. ELIN (ELevINformation) Bakgrund Fram till december 1997 fanns ingen databas med uppgifter för centrallagring inom Göteborgs kommun. Alla grundskolor hade sina egna lokala Elin-databaser med säkerhetskopior (backup) på disketter som skulle bevaras i tio år (inget bevarande/gallringsbeslut fanns, det var en internt påhittad regel) levererades till regionarkivet 84 st. 3.5 tums disketter med Elin databasfiler från respektive rektorsområde med tillhörande grundskolor (sammanlagt 214 skolor från 71 rektorsområde) för åren plus en IBM/PS2 PC med Elin-programmet samt 2 st. dokumentationspärmar. Arkivering (långtidsbevarande) För att kunna bevara uppgifter från Elin för framtiden återinstallerades Elin-databaser skola för skola i sin ursprungliga miljö på en IBM/PS2 med OS-2 operativsystem och samtliga 27 tabeller ställdes av i koma avgränsat textformat (med citationstecken för fältdata) till arkivfiler, 27 filer för varje rektorsområde. Bevarande av data i koma avgränsat textformat rekommenderas inte bl.a. därför att det förekommer citationstecken och komma i själva fältdata vilket orsakar att datarader kan ej tolkas entydigt (fältordningen inom dataposter bryts). Därför lästes arkivfiler för respektive rektorsområde in i en tom Access-databas, tabell för tabell enligt postbeskrivning i Elin-dokumentationen och exporterades på nytt till arkivfiler såsom flata textfiler med fastbredd både för post och datafält inom en post därvid en transaktionsbeskrivning för varje tabell avställd till arkivfil sparades i textformat såsom metadata gemensam för alla rektorsområde. Arkivdatabas ELIN En arkivdatabas i Access-format (mdb) konstruerades där uppgifter från nyckeltabeller (Elev, Klass, Lärare, Betyg, Nybetyg, Skolgång) sammanfogades och elev- och betygshistorik för hela Göteborg för åren har åstadkommits med möjlighet at få fram betyg och skolgång för ca registrerade elever med personnummer som nyckel och klasslistor med läsår, årskurs och skolnamn som nyckel. Vidare migrerades Access-databasen med elev- och betygshistorik till en arkivserver (SQL-server) såsom skrivskyddad arkivdatabas. 11

12 Bilaga 1A: Leveransexempel (mediatyp: magnetisk media) OBS: media ej lämplig för långtidsbevarande Grundskoleelevregister ELIN : 3.5 tums FD-disketter (floppy disk) Dataliggare: media Socialtjänstens register över utbetalt stöd ROSINANTE: 8mm magnetband Dataliggare: media 12

13 Bilaga 1 B: Kontroll av arkivfilformat : exportfilen för tabellen BETYG från ELIN De ursprungliga ELIN-filer levererades såsom databasens backupfiler på disketter. Databasen för respektive rektorsområde återinstallerades på en OS/2 maskin och därefter exporterades alla tabeller såsom koma avgränsade dataposter till ascii-filer då databasen saknade stöd för export i fast bredd format, och följaktligen blev datarader i arkivfiler av olika längd. Observera att data representeras i exempelfilen med IBM dos-latin 1 och inte ISO

14 Bilaga 1C: Kontroll av datarepresentation i en arkivfil: förekomst av styrtecken Förhandsgranskning av innehåll i exportfilen ELEV.TXT från ELIN-databasen för rektorsområde SDF-ÄLVSBORG (OS2-operativsystem, DB2 databas) Kontroll av teckenrepresentation (ASCII-text), förekomst av styrtecken: Styrtecken markerad på bilden nedan (en högerpil, hexadecimal kod 1A, decimal 26 ) betecknas som SUB (substitute) och upfattas av till exempel Windows OS som filslutmarkering. Detta orsakar trunkering (avkortning) av arkivfilen vid konvertering till ISO-format och dataförlust (arkivfilen innehåller efter konvertering endast tecken fram till styrtecknet där filen blir avkortad). Ett annat styrtecken av det här slaget är nedåtpil (hexkoden 19, decimal 25) vilket betecknas som EM (End of Medium) OBS: Programmet som används för granskning är en binär editor (redigeringsprogram för stora binära filer) 14

15 Bilaga 1D: Kontroll av dataorganisation i en arkivfil : exportfilen för tabellen SKOLA från ELIN 15

16 Bilaga 2A: Registrering av dataleverans i leveransliggaren (se Acc.nr 120/2001 och 121/2001) Leveranskvitto: 16

17 Bilaga 2B: Registrering i dataliggaren OBS: ett underformulär för bevakning av det digitala arkivet (registrerade arkiv-cd) är inbyggd i dataliggaren (se under fältrubrik Bevarande historik ). Detta förutsätter att det finns en teknisk rutin för omlagring av arkivskivor. 17

18 Bilaga 3A: ELIN-databaser i Göteborgs kommun, översikt Översikt över ELIN (ELevINformation) databaser i Göteborg Databasen kommer ifrån Skolor i databasen Elin Skolkod SCB kod Kommentar Gårdstensskolan Gårdstensskolan GÅGÅ Långmosseskolan GÅLÅ Nya Lövgärdesskolan Nya Lövgärdesskolan LÖLÖ Räveberget skola LÖRÄ Tretjärnsskolan LÖTR Rannebergen Centrumskola Rannebergen Centrumskola RCRC Rannebergen Södra RCRS Vättleskolan Gunnaredsskolan VÄGU Vättleskolan VÄV Trädgårdsgärdet VÄTG Bläseboskolan Bläseboskolan BBB Bergsgårdsskolan Bergsgårdsskolan BDB Bergums skola Bergums skola BGBS Gunnilseskolan BGG Björsaredsskolan BGBJ Eriksboskolan Eriksboskolan ERE Hammarkullsskolan Hammarkullsskolan HAH Hjällbo Gård HAHG Skoldaghemmet HASK Bredfjällsskolan HABG Hammarkullsskolan L-M HAHK Röseredsskolan HARÖ Terapiskolan HATE Hjällboskolan Hjällboskolan HJH Nytorpsskolan Nytorpsskolan NYNY Gamlestadsskolan Gamlestadsskolan H GAGH Gamlestadsskolan LM GAGA Heldagsskolan LK GALK Strändängsledet GAST Ramsdalsskolan Ramsdalsskolan KSRA Utmarksskolan Utmarksskolan K4UT Talldungeskolan Talldungeskolan TATA Lövåsskolan TALÅ Fjällboskolan Fjällboskolan UTFJ Utbynässkolan UTUT

19 Bergsjöskolan Bergsjöskolan H BEB Kometskolan BEK Bergsjöskolan LM BEBS Backegårdsskolan BEBM Gärdsmosseskolan Gärdsmosseskolan GÄ Sandeklevsskolan Sandeklevsskolan SN Solbackeskolan Solbackeskolan SO Kålltorpsskolan Kålltorpsskolan, L M KÅK Parkskolan KÅRE Rosendalsskolan KÅR Fräntorpsskolan KÅÄ Vidkärrsskolan KÅÄ Ättehögsskolan KÅÄ Klinikskolan BUP "DUVAN" KÅD Kålltorpsskolan H KÅK Nya Lundenskolan Nya Lundenskolan ÖRLN Gamla Lundenskolan ÖRGL Bagaregårdsskolan ÖRBA Kärralundsskolan ÖRK Skårsskolan ÖRS Ånässkolan ÖRÅ Buråsskolan Buråsskolan BSBS Guldhedsskolan Guldhedsskolan GU Mossebergsskolan GU Landalaskolan GU Gustaviskolan GU Johannebergsskolan Johannebergsskolan JOJO Nordhemsskolan Nordhemsskolan NON Gamla betygstabellen är skadad går ej att läsas in Annedalsskolan NOA Östra Hagaskolan NOÖH Västra Hagaskolan NOVH Oscar Fredriksskolan Oscar Fredriksskolan OFOF Stigbergsskolan OFST Gathenhielmsskolan OFGA Mossbergska friluftsskolan OFMF Flexgruppen OFFL Fjällskolan OFFJ Karl Johansskolan Karl Johansskolan H KJKJ Karl Johansskolan M KJKM Djurgårdsskolan M KJDJ Djurgårdsskolan L KJDL Karl Johansskolan L KJKL Småbarnsskolan KJKS Lilla Karl Johansskolan L KJLK Fyrhuset KJFY Karl Johansskolan L KJK Karl Johansskolan L KJKK

20 Kungsladugårdsskolan Kungsladugårdsskolan KUK Kungsladugårdsskolan år 0-3 KUK Sannaskolan Chapmansskolan SACH Kennedyskolan SAK Sannaskolan år 4-9 SAS Sannaskolan år 0-3 SAS Flatåsskolan Flatåsskolan FLF Högsboskolan FLH Kavåsskolan FLKÅ Skytteskolan FLS Västerhedsskolan FLV Särskolan Eriksboskolan GSER Klaraskolan GSGA Glöstorpsskolan, grundsär GSGG Gamlestadsskolan/H GSGH Glöstorpsskolan; träning GSGL Gamlestadsskolan/LoM GSGM Grevegårdsskolan GSGR Gustafskolan GSGU Högsboskolan GSHS Högsbogårdsskolan GSHÖ Individintegrerade elever GSII Kannebäcksskolan GSKA Kvibergsnäs GSKV Kärralundsskolan GSKÄ Lundbyskolan GSLU G.a Långedragsskolan GSLÅ Rannebergen Centrumskola GSRC Rebeckaskolan, Högsbo GSRH Rebeckaskolan/Skytte GSRM Renströmska Sjukhuset GSRS Rebeckaskolan, Torslanda GSRT Skytteskolan GSSK Spinettskolan GSSS Svartedalsskolan GSSV Toleredsskolan GSTO Trädgårdsgärdesskolan GSTR Utmarksskolan GSUT Specialpedagogik Högsboskolan, G-klass SPH Kannebäcksskolan SPKN Kronängsskolan SPKÄ Nordhemsskolan SPNO Älvsborgs skolkontor Dalaskolan ÄLDA Fiskebäcksskolan ÄLFI G Påvelundsskolan ÄLGP Hagenskolan ÄLHA Långedragsskolorna ÄLLÅ Nya Påvelundsskolan ÄLNP Nya Varvets skola ÄLNV Järnbrottsskolan Björkåsskolan JÄB Järnbrottsskolan M H JÄJ Järnbrottsskolan L JÄJL Slottsbergsskolan JÄSL

21 Askimsskolan Askimsskolan AMA Sisjöskolan AMS Trollängsskolan Hultskolan ASH Lilla Trollängsskolan 1-4 ASLT Trollängsskolan AST Nygårdsskolan Nygårdsskolan ND Sandåsskolan ND Skinteboskolan ND Lindåsskolan Lindåsskolan NGLS Hovåsskolan Hovåsskolan Åkeredsskolan Näsetskolan ÅNN Åkeredsskolan ÅNÅ Ängåsskolan Ängåsskolan ÄNÄ Önneredsskolan L M Högenskolan Ö1HÖ Önneredsskolan L M Ö1Ö Önneredsskolan H Önneredsskolan H Ö2Ö Grevegårdsskolan Grevegårdsskolan 1-3 GRG Grevegårdsskolan 4-9 GRG Österöd Österöd ÖSÖS Tynneredsskolan Tynneredsskolan TYT Vättnedalsskolan Kannebäcksskolan VDK Vättnedalsskolan VDVÄ Styrsöskolan Brännö skola ST Asperö skola ST Styrsöskolan ST Donsö skola ST Vrångö skola ST Kalvhagsskolan ST Björlandagården Björlandagården BLBL Lillebyn Lillebyn LBLN Noleredsskolan Noleredsskolan NRNR Skutehagen Skutehagen SH Hällsviks Bycenter SH Hjuviksgården SH Torslandaskolan Torslandaskolan TL Sjumilaskolan Sjumilaskolan L BISL Sjumilaskolan M BISM Landamäreskolan Landamäreskolan LALA Landamäreskolan L LALL Landamäreskolan M LALM

22 Ryaskolan Ryaskolan, Profil Bild/Slöjd RYRB Ryaskolan, Idrott RYRH Ryaskolan RYRY Treröseskolan 1-6 RYTR Svartedalsskolan Jättestensskolan L SVJL Jättestensskolan M SVJM Jättestensskolan SUG SVJU Svartedalsskolan H SVSH Svartedalsskolan L SVSL Svartedalsskolan M SVSM Svartedalsskolan SUG SVSU Klarebergsskolan Klarebergsskolan KLKL Klockareskolan KLKS Kärraskolan KLKÄ Lillekärrskolan KLLK Bjurslättsskolan Bjurslättsskolan BJBJ Bräckeskolan Bräckeskolan BRBR Lerlyckeskolan Kärrdalsskolan LEK Lerlyckeskolan LEL Rambergsskolan Rambergsskolan RARA Toleredsskolan Toleredsskolan TOT Glöstorpsskolan Bärbyskolan/Humlelyckan TUBÄ Glöstorpsskolan TUGH Glöstorpsskolan TUGL Gunnestorpsskolan TUGU Tångenskolan TUTÅ Backaskolan Backaskolan BAB Brunnsboskolan Brunnsboskolan BOB Brunnsbo Musikklasser BOBM Skogomeskolan BOS Erikslundsskolan Erikslundsskolan ELE Skälltorpsskolan Skälltorpssk/Brudbergssk SKBH Brudbergets rektorsområde SKBR Bäckebols rektorsområde SKBÄ Skälltorpsskolan SKS Skälltorp/Svenska Balettskolan SKSD Framnässkolan Framnässkolan FRFR Ingen databas kom från Bräcke Östergårdsskolan Bräcke Östergårdsskolan BÖS Elin maskinen på Bräcke Östegård gick sönder under vecka Ingen backup fanns av databasen. Önneredsskolan BÖÖN

23 Bilaga 3B: Tabeller i Elin, översikt ELIN - Tabellöversikt Tabellnamn Kommentar Kolumnantal AMNE Ämnestabell 6 AVIS Aviseringstabell 33 BETYG Gamla Betygtabell 16 CTLELEV Tabell för Central lagring 77 ELEV Elevtabell 76 ELEVTPL Elevens timplan 24 FASTTPL Timplan fastställd av 5 GRPTILLH Grupptillhörighetstabell 8 GRUPP Grupptabell 13 HEMSPR Hemspråkstabell 4 HSPR_ELV Hemspråk/Elev 20 KLASS Klasstabell 12 KOMMUN Kommuntabell 3 LARARE Lärartabell 4 NATION Nationstabell 3 NYBETYG Ny Betygtabell 38 PRIMOMR Primärområdestabell 3 REGKOD Registreringskodstabell 21 REKTOMR Rektorsområdestabell 11 SDN SDN-tabell 8 SKOLA Skolenhetstabell 12 SKOLGNG Skolgångstabell 12 SKOLTPL Skolans timplan 14 STDPARAM Standardparametrar 19 TPLAMNE Timplansämne LPO94 4 UOMR Upptäckningsområdestabell 20 VAL Valtabell 12 23

24 Bilaga 4A: Databärare, CDR med ELIN-arkivfiler (OBS: för cd-volymmärkning användes särskild märkpenna med permanent bläck. PENOL) Under senare projekt (efter ELIN) märktes alla CDR-skivor med arkivbildarnamn och arkivnummer (leveransnummer) inhämtat från dataliggaren t.ex.: Göteborgs Stad, ADB-Kontoret 27: 01 Arkiv-cd för ELIN brändes i 3 exemplar (två olika CDR fabrikat, Kodak och Fujitsu) Original ex: Kopia 24

25 Bilaga 4B: Databärare, biblioteksstruktur på ELIN-arkivcd (arkivfiler ligger ordnade per rektorsområde enligt nedan) Arkivfiler består av textfiler motsvarande 27 tabeller i databasen för respektive rektorsområde 25

26 Bilaga 4C: Arkivfilexempel (arkivfil från ELIN CD) Förhandsgranskning av innehåll i arkivfilen BETYG.TXT (tabellen BETYG i databasen ELIN) Älvsborgs rektorsområde OBS: filen är konverterad till ISO textformat /94VTBI /94VTBL 83Bild /94VTENA 82Engelska allmän /94VTFY /94VTGE /94VTHA T83Hantverk /94VTHI /94VTHK /94VTID /94VTMAA 82Matematik allmän kurs /94VTRE /94VTSH /94VTSL /94VTSV /94VTTK /95HTBI /95HTBK 9UBarnkunskap /95HTBL 9UBild /95HTENA 92Engelska allmän /95HTFY /95HTGE /95HTHA T93Hantverk /95HTHI /95HTHK /95HTID /95HTKE /95HTMAA 92Matematik allmän kurs /95HTMU /95HTRE /95HTSH /95HTSL 9U /95HTSV /95HTTK /95VTBI /95VTBK 93Barnkunskap /95VTBL 93Bild /95VTENA 92Engelska allmän /95VTFY /95VTGE /95VTHA T93Hantverk /95VTHI /95VTHK /95VTID /95VTKE /95VTMAA 92Matematik allmän kurs /95VTMU /95VTRE /95VTSH /95VTSL /95VTSV /95VTTK /94VTBI

27 Bilaga 5A: Postbeskrivning : förståelsedokumentation på arkiv-cd (tabellen BETYG i ELIN) (OBS: sparas på cd-n i leverantörsoberoende format d.v.s. en ISO-formaterad textfil) Postbeskrivningen utgör en del av metadata (se även transaktionsbeskrivning, bilaga 5B) 27

28 Bilaga 5B: Transaktionsbeskrivning för arkivfiler (arkivfiler BETYG.TXT och NYBETYG.TXT, export av Elin-databastabeller BETYG och NYBETYG i fastbreddformat) Tabellnamn Fältnamn Börja Bredd BETYG PNR 1 10 SEKEL 11 1 LASAR 12 7 TERMIN 19 2 AMNESKOD 21 4 TYP 25 1 ARSKURS 26 1 BETYG 27 1 BETYGTXT SORTFLT 58 1 REGDAT REGSIGN 69 3 FTERMIN 72 2 FARSKURS 74 1 FBETYG 75 1 TIDSTMP Tabellnamn Fältnamn Börja Bredd NYBETYG PNR 1 10 SEKEL 11 1 LASAR 12 7 TERMIN 19 2 BLD 21 1 HEM 22 1 IDR 23 1 MUS 24 1 SLD 25 1 SVE 26 1 ENG 27 1 MAT 28 1 SO 29 1 GEO 30 1 HIS 31 1 REL 32 1 SAM 33 1 NO 34 1 BIO 35 1 FYS 36 1 KEM 37 1 TEK 38 1 SV SPR 40 1 SPRAMNESKOD 41 4 SPRAMNESTXT CSP 75 1 CSPAMNESKOD 76 4 CSPAMNESTXT HSP HSPRKOD HSPRTXT LRENAMN LRENAMN TIDSTMP

29 Bilaga 6A: Arkivdatabas ELIN : rekonstruktion från arkivfiler Transaktionsbeskrivning för arkivfilen utgör ett underlag vid rekonstruktion: alla arkivfiler läses in i en arkivdatabas Kontroll och import av arkivfil BETYG.TXT (tabellen BETYG i databasen ELIN) Älvsborgs rektorsområde till en arkivdatabas Transaktionsbeskrivning / import specifikation: Tabellnamn Fältnamn Börja Bredd BETYG PNR 1 10 SEKEL 11 1 LASAR 12 7 TERMIN 19 2 AMNESKOD 21 4 TYP 25 1 ARSKURS 26 1 BETYG 27 1 BETYGTXT SORTFLT 58 1 REGDAT REGSIGN 69 3 FTERMIN 72 2 FARSKURS 74 1 FBETYG 75 1 TIDSTMP /94VTBI /94VTBL 83Bild /94VTENA 82Engelska allmän /94VTFY /94VTGE /94VTHA T83Hantverk /94VTHI /94VTHK /94VTID /94VTMAA 82Matematik allmän kurs /94VTRE /94VTSH /94VTSL /94VTSV /94VTTK /95HTBI /95HTBK 9UBarnkunskap /95HTBL 9UBild /95HTENA 92Engelska allmän /95HTFY /95HTGE /95HTHA T93Hantverk /95HTHI /95HTHK /95HTID /95HTKE /95HTMAA 92Matematik allmän kurs /95HTMU /95HTRE /95HTSH /95HTSL 9U /95HTSV /95HTTK /95VTBI /95VTBK 93Barnkunskap /95VTBL 93Bild /95VTENA 92Engelska allmän /95VTFY /95VTGE /95VTHA T93Hantverk /95VTHI

30 Bilaga 6B: Datastruktur och relationer i arkivdatabasen ELIN Elev- och betygshistorik för grundskolor inom Göteborgs kommun - Arkivdatabasen består av nyckeltabeller från Elin och vyer (hjälptabeller som skapades i arkivdatabasen med uppgifter sammansatta från flera olika Elins arkivtabeller), KLASS_vy tex innehåller uppgifter om varje klass med namn på klassföreståndare och skapades genom sammansättning av tabeller KLASS och LÄRARE från ELIN. - Relationer utgör ett skelett för ELIN- arkivdatabas, med hjälp av relationer går det att visa hela skolgången (från låg- och mellan- till högstadieskola) för en vald elev och samtliga grundskolebetyg på en och samma arkivregisterbild, bläddra och söka snabbt i arkivdatabasen. Arkivdatabasens funktionalitet kan m.a.o. endast åstadkommas genom skicklig rekonstruktion och hantering av relationer mellan arkivtabeller då det ursprungliga systemets funktioner går ej att bevara med arkivfiler (de försvann i samma ögonblick som data ställdes av). Det som man lyckas återskapa med hjälp av relationer i arkivdatabasen är sammanhang och sökbarhet i arkiverad datamängd, viket är huvuduppgift i den digitala arkiveringen förutom bevarande av själva data. I alla väl normaliserade datasystem är relationsstrukturen klar och lätt att genomskåda vilket gör arbete med långtidsbevarande betydligt lättare än i sådana fall där själva programmet stod för informationens integritet och sammanhang. 30

31 Bilaga 7A: Sökbilder i arkivdatabasen ELIN Sökning av klasslista med Läsår, Årskurs / Klass och Skolnamn som nyckel: 31

32 Bilaga 7B: Elev- och betygshistorik i arkivdatabasen ELIN (skapad från samtliga ELIN-arkivfiler, databasen omfattar åren ) För varje registrerad elev visas både skolgång och betyg från gamla respektive nya betygssystemet; nya betyg registrerades sedan 1997, höstterminen. Arkivserver: skrivskyddad arkivdatabas ELIN (Read Only format) 32

33 Bilaga 7C: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: avställning 33

34 Bilaga 7D: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: arkivbildning och förteckning 34

35 REGIONARKIVET Jerzy Misiewicz tfn Kravspecifikation för arkivdatafiler Något om arkivterminologin Gallring innebär att handlingar eller uppgifter (datamängder) förstörs definitivt på ett sådant sätt att de aldrig kan återskapas. Avställning innebär att handlingar eller uppgifter (datamängder) uttages (exporteras) från t ex ett närarkiv eller från en databas för att långtidsarkiveras i t ex ett centralarkiv eller i en arkivdatabas. Om man gallrar i en databas förstör man uppgifter. Om man avställer uppgifter förstörs inte dessa utan överförs först till arkivformat och sedan till arkivmedia för långtidsbevarande. Åtkomsten till data bevaras i form av en särskild arkivdatabas som baserar på informationsurvalet genomförd vid avställning. Definition Gallring, rensning, avställning m.m. 17 arkivförordningen Med avställning menas att handlingarna överförs till en ordning (ett format) som är särskilt avpassad för slutlig långtidslagring. Först och främst är det databaser som oftast behöver avställas innan leverans. Data i en avställning består således av registerdata, metadata och / eller elektroniska dokument konverterade till ett leverantörsoberoende format (ISO -, ISO/IEC -, SS-ISO standard) Dataformat (filformat, teckenrepresentation, kodning av tecknens binära mönster) Data bör (enligt Riksarkivets rekommendationer) avställas såsom flata textfiler i 8-bitars textformat enligt ISO standard. I det tidigare vanliga ascii (IBM/PC-Dos) formatet för textfil kodas landspecifika (diakritiska) tecken på ett annat sätt och det är operativsystemets inställningar som avgör hur tecknen tolkas, d.v.s. först när man har deklarerat vilken utökad ASCII tabell (Code Page) som används blir tolkning av tecken entydig. ISO 8859 formatet däremot åstadkommer leverantörsoberoende och entydig teckenkodning genom att dela upp teckenuppsättningar i så kallade Latin-grupper (Latin1=8859-1, Latin2= o.s.v.). Dos-Latin1 (Code Page 850) och ISO Latin-1 avser samma språkgrupp men behandlar olika tecken som ligger utanför 7-bitars ascii (0-127) teckenuppsättning där de landspecifika tecknen lagras. Elektroniska dokument och dokumentbilagor som lagras i ett leverantörsberoende format i sin helhet i ett IT-system (tex. Word dokument eller Excel kalkylblad) bör konverteras till ISO textformat (en arkivfil per dokument). Dessa dokument och bilagor bör även konverteras till dokumentbilder i TIFF format (lämpligen TIFF CCITT Group 4 undergrupp för standard A4 svart-vit dokument). 35

36 Datastruktur och dataorganisation Poster som avställs (registerdata) skall ligga i flata textfiler med en posttyp per arkivfil och fast postlängd, d.v.s. om databasen innehåller flera olika tabeller (relationsdatabas) bör avställning ske på tabellnivå och tabellerna lagras separat, var i sin textfil. Fältlängden inom en post i arkivfilen kan variera men de skall ha fast bredd och följaktligen blir postlängden samma för alla poster av en viss posttyp i en arkivfil. Det är transaktionsbeskrivning som bestämmer postlängden i en arkivfil. Arkivfiler skapade enligt ovan bör vid avställning överföras till en arkivbeständig digital media (i två exemplar) ordnade i en flat biblioteksstruktur med unika filnamn. Digital långtidslagring förutsätter omkopiering av media och migrering av arkivdata vilket är tekniskt lättare att genomföra med flat dataorganisation och unika filnamn (högre säkerhet vid automatisk databehandling). Transaktionsbeskrivning är en postbeskrivning av en post såsom den har lagrats i arkivfilen d.v.s. namn på alla fält inom en post, offset (relativ position i dataraden) och antal tecken (fältlängd). Transaktionsbeskrivning skiljs således från postbeskrivningen i den ursprungliga databastabellen endast i det avseende att packade (typade) fält får en annan datalängd efter konvertering till text. Metadata och dokumentation Dokumentationen bör följaktligen innehålla både fullständig postbeskrivning för alla posttyper i det ursprungliga dataregistret och en fullständig transaktionsbeskrivning för avställda poster (datarader i en arkivfil). Tabell- och kolumnöversikt med förklaring i klartext för varje kolumn (datafält) bör skapas för alla tabeller som ingår i arkivurvalet (förståelsedokumentation). Förklaringar bör ges för alla beräknade fält, koder och förkortningar. Om koder finns lagrade i det avställda systemet såsom separata tabeller eller värdelistor bör dessa obligatoriskt ingå i arkivurvalet för avställd registerdata (exempelvis i ett ekonomisystem: kontoplan med kontonummer och kontonamn eller motpartskoder med motpartsnamn, vidare på samma sätt ansvarskoder, leverantörs- och kundlistor med nummer /kontonummer och namn med värden specifika för angivet räkenskapsår). Fullständig relationsbeskrivning (relationer / länkar mellan tabeller) skall finnas i dokumentationen. Detaljnivån skall vara tillräcklig för att man skall kunna återskapa bindningar mellan tabeller lagrade i arkivfiler när de läses in i arkiv-/forskardatabas. Kommentarer I ett hierarkiskt dataregister, vanligt i äldre system, är poster länkade med pekare i en parentchildpost struktur och användning av ovan beskrivna modell för avställning innebär vissa svårigheter. Ett enkelt exempel för detta är ett diariesystem av följande typ: Parent (postlayout): ärendeid, fält2, fält3..fält-n child1 (postlayout): händelse(datum),fält2,fält3.fält-n child2 (postlayout): händelse(datum),fält2,fält3.fält-n child3 (postlayout): händelse(datum),fält2,fält3.fält-n.. child-n (postlayout):händelse(datum),fält2,fält3.fält-n I en relationsdatabas skulle det innebära att det finns två tabeller med en explicit en till många relation och att ärendeid identifierar unikt en ärendepost, samtidigt som ärendeid används i den andra tabellen för att binda samman alla händelser som hör till ett visst ärende. 36

Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan

Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan 2013-03-15 Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass 2013-03-15 I denna rapport redovisas uppgifter avseende grund- och

Läs mer

Nationell uppföljning. Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan

Nationell uppföljning. Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan Nationell uppföljning Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan 2010-10-15 Nationell uppföljning Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass 2010-10-15 Statistiska

Läs mer

Yttrande angående ärende 4.3 Yttrande över ansökan från Elita Education AB

Yttrande angående ärende 4.3 Yttrande över ansökan från Elita Education AB Yttrande MP, S, V Kommunstyrelsen 2018-04-11 Ärende 4.3 Yttrande angående ärende 4.3 Yttrande över ansökan från Elita Education AB Personalen på skolan är den viktigaste faktorn för kvaliteten i verksamheten

Läs mer

Yrkande gällande ärende 4.4 Yttrande över ansökan från Internationella Engelska skolan

Yrkande gällande ärende 4.4 Yttrande över ansökan från Internationella Engelska skolan Yrkande MP, S, V Kommunstyrelsen 2018-04-11 Ärende 4.4 Yrkande gällande ärende 4.4 Yttrande över ansökan från Internationella Engelska skolan Skolinspektionen har 2018-03-02 remitterat ansökan från Internationella

Läs mer

Nationell uppföljning

Nationell uppföljning GÖTEBORGS STAD Datum STADSKANSLIET 2000-08-16 Kanslistaben Statistikgruppen Nationell uppföljning Avgångsbetyg från grundskolan åk 9 vt 2000 Bakgrund I denna rapport redovisas avgångsbetyg för Göteborgs

Läs mer

Skolfördelning

Skolfördelning Skolfördelning 2013-2014 Angered Förening Bergsgårdsskolan Bergums skola Björsaredsskolan 2013-2014 Bläseboskolan Emmaskolan Eriksboskolan Gunnilseskolan Hammarkullsskolan Kristinaskolan Långmosseskolan

Läs mer

Nationell uppföljning. Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan

Nationell uppföljning. Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan Nationell uppföljning Elevstatistik för grundskolan inklusive förskoleklass samt särskolan 2009-10-15 Jämförelser med oktober 2007 och 2008 Nationell uppföljning Elevstatistik för grundskolan inklusive

Läs mer

Skolsköterskor i Göteborg LÅ 2012-2013

Skolsköterskor i Göteborg LÅ 2012-2013 Skolsköterskor i Göteborg LÅ 2012-2013 MOTT SKOLA TELEFON Agardh, Maria X Torpaskolan/Fräntorpskolan 031-3655410/0725 314389 Torpaskolan Billerudsgatan 1-3 X Torpaskolan/Fräntorpskolan 416 75 Göteborg

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2013-02-08 INNEHÅLL Inledning... 3 Kontorsdokument... 3 E-postmeddelanden...

Läs mer

KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2010

KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2010 SKOLHÄLSAN KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2010 Amhult Berthling Hillevi Melander Anders Angeredsgymnasiet Lingefjärd Hedqvist, Susanne Grufman, Mariann Angeredsgymnasiet Peterson, Margita Grufman,

Läs mer

KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2011

KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2011 Skolhälsan KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2011 Amhultsgården Berthling, Hillevi Sköld, Bengt Amhultsgården Palmeborn, Mona Sköld, Bengt Angeredsgymnasiet Lingefjärd Hedqvist, Susanne Grufman,

Läs mer

Dokumenttyp Checklista för digital arkivering Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Dokumenttyp Checklista för digital arkivering Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2 1 (8) CHECKLISTA FÖR DIGITAL ARKIVERING Bilaga 5 Thomas Lindkvist, Mariestad Pelle Gertow, Trollhättan Marie Skarin, Uddevalla Jan Christer Wahlbäck, Mariestad Monica Eriksson, Norrköping Caspar Almalander,

Läs mer

Arrangemangslista 2018 Uppdaterad

Arrangemangslista 2018 Uppdaterad Arrangemangslista 2018 Uppdaterad 2018-04-10 ÖVERNATTNINGSARRANGEMANG from 2018-04-10 Observera att detta är en preliminär lista, såväl arrangemang som antal skolor, matsalar och kök kan både tillkomma

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Arkivkrav vid införande av nytt IT-system

Arkivkrav vid införande av nytt IT-system Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för digital information Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-07-31 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.0 Arkivkrav vid införande

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Enkät om hur man beskriver elektroniska dokument: Sverige

Enkät om hur man beskriver elektroniska dokument: Sverige Riksarkivet PM M Geber 2006-04-19 Enkät om hur man beskriver elektroniska dokument: Sverige Finska Riksarkivet gör en enkät om hur man beskriver elektroniska dokument och andra elektroniska informationsmaterial

Läs mer

Svenska kyrkans bestämmelser

Svenska kyrkans bestämmelser Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen

Läs mer

Antal obehöriga på höstterminsbetyget 2005 i svenska, Matematik och engelska uppdelat per kommun

Antal obehöriga på höstterminsbetyget 2005 i svenska, Matematik och engelska uppdelat per kommun Antal på höstterminsbetyget i svenska, tematik och engelska uppdelat per kommun -- Läsår / Skolkommun: ALE Aroseniusskolan Bohusskolan Kyrkbyskolan Ledetskolan -- Läsår / Skolkommun: ALINGSÅS Gustav Adolfsskolan

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Riksmästerskap RM1, GF Kennedy, april 2017 ny Burgåden, + kök o matsal Katrinelund Munkebäck C-Hus

Riksmästerskap RM1, GF Kennedy, april 2017 ny Burgåden, + kök o matsal Katrinelund Munkebäck C-Hus 2017-02-23 utgåva 46 Ungdoms SM Brottning 3 5 mars 2017 Burgården + frukostkök o matsal avbokad 20/2 Student SM Simning 7 9 april 2017 Hvitfeldtska N GothCon 13 17 april 2017 Future Cup 15 17 april 2017,

Läs mer

Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version Författare Datum V 1.0 Anne Lamér 2014 09 09 V 2.0 Anne Lamér 2016 05 24 V 2.1 Anne Lamér 2016 09 26 1 Arkivkrav för IT

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

Statistik över obehöriga per skola.

Statistik över obehöriga per skola. -- Läsår / Skolkommun: ALE Ahlafors fria skola Aroseniusskolan Bohusskolan Himlaskolan Kyrkbyskolan -- Läsår / Skolkommun: ALINGSÅS Gustav Adolfsskolan Gustavssons skola Linnéskolan Montessoriskolan Globen

Läs mer

ESSArch vid Riksarkivet i Sverige

ESSArch vid Riksarkivet i Sverige NorDig 2014 2014-06-03 ESSArch vid i Sverige Mats Berggren / 1 ESSArch vid i Sverige s digitala bevarande - bakgrund RADAR och ESSArch Erfarenheter och planer 2 1 ESSArch vid i Sverige s digitala bevarande

Läs mer

IT ur arkivperspektiv

IT ur arkivperspektiv IT ur arkivperspektiv Henrik Landtmanson Arkivarie Kommunarkivet, Karlstads kommun Två delar Digitalisering Att göra något som tidigare varit analogt, t.ex. i pappersform, digitalt. Bevarande i digital

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017 1(5) Landstingsarkivet 2018-05-24 LA 2018 0100 Kompletterande frågor - Regler för informationshantering och arkivering i IT-system/applikationer 1 Inledning och bakgrund Vid upphandling, avrop, utveckling

Läs mer

Statistik över obehöriga per skola.

Statistik över obehöriga per skola. -- Intagningsår Hemkommun: ALE Ahlafors fria skola Aroseniusskolan Bohusskolan Himlaskolan Kyrkbyskolan -- Intagningsår Hemkommun: ALINGSÅS Gustav Adolfsskolan Linnéskolan Montessoriskolan Globen Nolhagaskolan

Läs mer

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Typ av dokument: Regel Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli

Läs mer

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.

Läs mer

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

Innehåll 1. Mediafakta... 3 2. Disketter, CD-skivor, DVD-skivor och USB-minnen 3. Kassetter... 7 4. Svarsmedier vid förfrågningar...

Innehåll 1. Mediafakta... 3 2. Disketter, CD-skivor, DVD-skivor och USB-minnen 3. Kassetter... 7 4. Svarsmedier vid förfrågningar... Mediefakta Innehåll 1. Mediafakta... 3 1.1 Produkter... 4 1.2 Tekniska beskrivningar... 4 2. Disketter, CD-skivor,.DVD-skivor och USB-minnen 5 2.1 Gemensamma specifikationer... 5 2.2 Operativsystemberoende

Läs mer

Riktlinjer till arkivregler

Riktlinjer till arkivregler Riktlinjer till arkivregler Gäller fr.o.m. 2019-01-01 Antagen av kommunstyrelsen 2018-11-07, 156 Riktlinjer till arkivregler 2018-11-01 Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 2. Syfte... 1 3. Tillämpning...

Läs mer

komsam Digital långtidslagring/arkivering

komsam Digital långtidslagring/arkivering Digital långtidslagring/arkivering 1 Rapport från KOMSAM 2 Riktlinjer för digital långtidslagring/ arkivering i kommunen 3 Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/ arkivering

Läs mer

ADDML vid Riksarkivet i Sverige

ADDML vid Riksarkivet i Sverige NorDig 2014 2014-06-03 ADDML vid Riksarkivet i Sverige Mats Berggren / Riksarkivet 1 ADDML vid Riksarkivet i Sverige Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Bevarande av databaser Erfarenheter av

Läs mer

Användarhandledning för RALF

Användarhandledning för RALF 2013-10-07 Riksarkivet IT-avdelningen Användarhandledning för RALF RALF står för RiksArkivets LeveransFörberedelse-verktyg och var från början del av en programvara som utvecklades hos Riksarkivet som

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Sammanhållna handlingar i ett ärende.

Sammanhållna handlingar i ett ärende. ARKIVTERMER Akt Allmän handling Allmänna arkivschemat Arkiv Arkivbeskrivning Arkivbildare Arkivbildning Sammanhållna handlingar i ett ärende. Begreppet allmän handling definieras i 2 kap Tryckfrihetsförordningen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Arkivfrågor när en myndighet startar

Arkivfrågor när en myndighet startar Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet

Läs mer

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning ARKIVKRAV FÖR IT-SYSTEM - VÄGLEDNING 1 2014-09-09 Avd. Dokumenthantering Anne Lamér IT-arkivarie Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering

Riktlinjer för digital arkivering Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se

Läs mer

Råd om hur bestämmelserna i RA-FS 2009:1, 5 kap 4-6 ska tolkas och tillämpas - Dokumentationen av elektroniska handlingar

Råd om hur bestämmelserna i RA-FS 2009:1, 5 kap 4-6 ska tolkas och tillämpas - Dokumentationen av elektroniska handlingar Råd om hur bestämmelserna i RA-FS 2009:1, 5 kap 4-6 ska tolkas och tillämpas - Dokumentationen av elektroniska handlingar Dokumentationen ska omfatta ett antal områden som regleras i Riksarkivets föreskrifter

Läs mer

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0 Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Datum Författare Version 2016 05 23 Anne Lamér 1.0 1 Innehåll Sammanfattning... 3 Skydda dina elektroniska handlingar från obehöriga...

Läs mer

Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material. Jens Granlund

Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material. Jens Granlund Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material Jens Granlund Innehåll Lagringsmedier Dokumentformat Långsiktigt Digitalt Bevarande Säkerhet / Säkerhetskopiering Rutiner Papper vs. Digitalt material

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns

Läs mer

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Österåkers kommuns styrdokument

Österåkers kommuns styrdokument Österåkers kommuns styrdokument Riktlinjer arkivkrav IT-system Antagen av Kommunstyrelsen 2019-05-20, 7:15 Dnr: KS 2019/0145-004 Kommentar: Gäller från och med 2019-05-20 Riktlinjer arkivkrav för IT-system

Läs mer

Hantera informationspaket i system för bevarande

Hantera informationspaket i system för bevarande Kompetensutveckling har erbjudits deltagare inom projektet Elektroniskt bevarande i form av en kurs i XML. Kursen har genomförts av Riksarkivet och haft en praktisk inriktning. Ett 10-tal personer deltog

Läs mer

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet INNEHÅLL Bakgrund... 1 Syfte... 1 Definitioner... 1 Ansvar och roller... 2 Bevarande och gallring av allmänna handlingar... 3

Läs mer

Adobe Acrobat 7.0. Få jobbet gjort med kraftfulla intelligenta dokument

Adobe Acrobat 7.0. Få jobbet gjort med kraftfulla intelligenta dokument Adobe Acrobat 7.0 Få jobbet gjort med kraftfulla intelligenta dokument Adobe Acrobat 7.0 Professional Adobe Acrobat 7.0 Standard Adobe Acrobat Elements Adobe Acrobat 7.0 Programmen i Adobe Acrobat-familjen

Läs mer

FALK 06 Sundsvall Från verksamhetsanalys till dokumentplan. T Sahlén

FALK 06 Sundsvall Från verksamhetsanalys till dokumentplan. T Sahlén Direktiv om revidering Utredning Kartläggning Förslag Beslut Revide ring Juste ring Ändrade förutsättningar 1. Bilda projektorga nisation 2. Verksamhetsanalys o processmatris 3. Processbeskrivningar 11.

Läs mer

Reglemente för arkiv

Reglemente för arkiv Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente

Läs mer

Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer)

Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer) 2009-10-09 (reviderad 2011-01-04, 2011-02-14, 2011-10-20, 2012-09-17) Riksarkivet IT-avdelningen Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer) 1 Anvisningar för ifyllning av Excelark

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen

Läs mer

ES = Högskoleförberedande: Estetiska programmet. N,T= Högskoleförberedande: Naturvetenskaps- och Teknikprogrammet

ES = Högskoleförberedande: Estetiska programmet. N,T= Högskoleförberedande: Naturvetenskaps- och Teknikprogrammet -- Statistisk över obehöriga Förklaring till rubrikerna i statistiken, ämnen: = enska/enska = gelska = tematik ES = Högskoleförberedande: Estetiska programmet E,H,S= Högskoleförberedande: Ekonomi- Humanistiska-

Läs mer

Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 )

Format m.m. för de ljud- och videoupptagningar som dokumenterar t.ex. konferenser. (RA-FS 1991:1, ä. 1997:3, 4 kap. 2 ) Inspektionsrapport Dnr RA 231-2008/1819 1(5) Avdelningen för tillsyn P Sivervall Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Verket för innovationssystem (VINNOVA) Inspektionsdatum: 23 maj 2008 Närvarande

Läs mer

Uteklassrummen i Göteborg

Uteklassrummen i Göteborg Park- och naturförvaltningen Uteklassrummen i Göteborg Skolor och förskolor i Göteborg börjar mer och mer att förlägga undervisning och fritidsverksamhet utomhus. Det är av stort värde att ha tillgång

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20050207 Dokumenthanteringsplan för DiWA systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 113 Diarienummer KS 787/2004 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 7 februari 2005, 31. Enligt

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Förteckna och leverera arkiv

Förteckna och leverera arkiv Rutin Process: 2.1.3.0 RGK Leda, styra och organisera Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2018-02-15 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivarie Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions

Läs mer

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

E-arkiv på SLL landstingsarkivet

E-arkiv på SLL landstingsarkivet E-arkiv på SLL landstingsarkivet Martin Olsson, förvaltningsledare E-tjänster för arkivering Stockholms läns landsting Ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och regionplanering samt bidrar

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de

Läs mer

Att upprätta en systemdokumentation

Att upprätta en systemdokumentation Wiktor Lindbom arkivarie Tel. 0470-413 70 Kommunarkiv Version 3.0. Att upprätta en systemdokumentation 1 (10) Innehåll 1. Inledning... 3 1.1. Sammanfattning... 3 1.2. Syfte och mål... 3 1.3. Ansvar och

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna stadsarkiv

Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna stadsarkiv Elektroniskt bevarande Caspar Gielissen Eskilstuna stadsarkiv Ingen ordning, ingen reda Elektroniskt bevarande = Framtidssäkring av information Långsiktigt och hållbart bevarande Offentlighetsprincipen

Läs mer

TAM 4:2010 REKOMMENDATION. Arkivfunktionalitet för IT-system. Version 1.0

TAM 4:2010 REKOMMENDATION. Arkivfunktionalitet för IT-system. Version 1.0 Version 1.0 TAM 4:2010 REKOMMENDATION Arkivfunktionalitet för IT-system Version 1.0 Innehållsförteckning 1 INLEDNING 3 2 KRAV PÅ IT-SYSTEM 4 2.1 ALLMÄNT 4 2.2 ARKIVFUNKTIONALITET 5 2.2.1 VÅRD AV INFORMATION

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2003-09-22, 64 Reviderat av kommunfullmäktige 2007-11-26, 74 Reviderat av kommunfullmäktige 2019-05-27, 30 Förutom bestämmelserna i arkivlagen

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Statistisk över obehöriga

Statistisk över obehöriga -- Statistisk över obehöriga Förklaring till rubrikerna i statistiken = enska/enska = gelska = tematik ES = Högskoleförberedande: Estetiska programmet E,H,S= Högskoleförberedande: Ekonomi- Humanistiska-

Läs mer

Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet

Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet RIKSARKIVET 2010-05-20 Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet Två typer av leveransavgifter tas ut med stöd av 17 arkivförordningen: - Mottagningsavgift som ska täcka Riksarkivets

Läs mer

STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. på it-system. i stockholms stad

STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. på it-system. i stockholms stad STOCKHOLMS STADSARKIV Att ställa arkivkrav på it-system i stockholms stad Att ställa arkivkrav på it-system i stockholms stad Version 1, 2011 Författare: Sara Naeslund Lems Innehållsförteckning INLEDNING...

Läs mer

Lärplattformar och arkivering

Lärplattformar och arkivering Lärplattformar och arkivering Vad innebär arkivering, bevarande och gallring? -Tomas Holmström, arkivarie Malmö universitet Modellförslag för arkivering och gallring av data i Canvas - Tomas Holmström

Läs mer