LÅNGTIDSLAGRING AV ADB -

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "LÅNGTIDSLAGRING AV ADB -"

Transkript

1 Digital långtidslagring LÅNGTIDSLAGRING AV ADB - UPPTAGNINGAR Underlag för framtagning av kravspecifikation för leveranser av data ur ADB - system och rutiner kring långtidsbevarande Vid framtagning av underlaget användes dels gällande föreskrifter i Riksarkivets författningssamling, dels praktisk erfarenhet av bevarande av data levererad under åren till Region- och Stadsarkivet Göteborg. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2005

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanställning över grundkrav...5 Databärare: CD-skivor av typ CD-R (SS-ISO 10149)...5 Arkivfilformat...5 Dokumentation: systemdokumentation och förståelsedokumentation...6 Metadata för långtidsbevarande...6 ADB-system relaterade förutsättningar för bevarande...7 Kategorier av ADB-upptagning...7 Avställning av inaktiva uppgifter och avställning vid avveckling...7 Avställning och migrering till arkivdatabas...7 Handlingar och datamängder vid avställning...8 Datamängder och arkivvolymer, teknisk proveniens...8 Rutiner kring ADB-leveranser och långtidslagring...9 Kontroll av data vid leverans (bilagor 1A 1D)...9 Registrering av digitala leveranser i dataliggaren...9 Konvertering av data...9 Arkivdatabas...9 Rutiner kring ADB-leveranser: SCHEMA...10 Ett praktiskt fall: Elev och betygshistorik f.d. ELIN...11 Bakgrund...11 Arkivering (långtidsbevarande)...11 Arkivdatabas ELIN...11 Bilaga 1A: Leveransexempel (mediatyp: magnetisk media)...12 Bilaga 1 B: Kontroll av arkivfilformat : exportfilen för tabellen BETYG från ELIN...13 Bilaga 1C: Kontroll av datarepresentation i en arkivfil: förekomst av styrtecken...14 Bilaga 1D: Kontroll av dataorganisation i en arkivfil : exportfilen för tabellen SKOLA från ELIN...15 Bilaga 2A: Registrering av dataleverans i leveransliggaren...16 Bilaga 2B: Registrering i dataliggaren...17 Bilaga 3A: ELIN-databaser i Göteborgs kommun, översikt...18 Bilaga 3B: Tabeller i Elin, översikt...23 Bilaga 4A: Databärare, CDR med ELIN-arkivfiler...24 Bilaga 4B: Databärare, biblioteksstruktur på ELIN-arkivcd...25 Bilaga 4C: Arkivfilexempel (arkivfil från ELIN CD)...26 Bilaga 5A: Postbeskrivning : förståelsedokumentation på arkiv-cd...27 Bilaga 5B: Transaktionsbeskrivning för arkivfiler...28 Bilaga 6A: Arkivdatabas ELIN : rekonstruktion från arkivfiler...29 Bilaga 6B: Datastruktur och relationer i arkivdatabasen ELIN...30 Bilaga 7A: Sökbilder i arkivdatabasen ELIN...31 Bilaga 7B: Elev- och betygshistorik i arkivdatabasen ELIN...32 Bilaga 7C: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: avställning...33 Bilaga 7D: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: arkivbildning och förteckning...34 Kravspecifikation för arkivdatafiler Något om arkivterminologin...35 Definition...35 Dataformat (filformat, teckenrepresentation, kodning av tecknens binära mönster)...35 Datastruktur och dataorganisation...36 Metadata och dokumentation...36 Kommentarer...36 Bilaga 1: Arkivfilformat för elektroniska dokument...39 Leverantörsberoende format: 39 Leverantörsoberoende: format (ISO) 39 Dokumentbildformat 40 Standardisering: referenser 40 Bilaga 2: Rekommendation för arkiv-cdr...43 Databärare för långtidsbevarande 44

3 Dataorganisation och namnutrymme i ADB arkivet Hierarkisk och flat dataorganisation Konsekvenser vid datamigrering, mediagenerationsskifte: I online-arkiv skikt kan en systemberoende hierarki tillämpas med fördel Kravspecifikation och namnutrymme i ett ADB-arkiv...46 Avställning av data ur Profdocsystemet, principer Långtidsbevarande av data...47 Funktion för snabb åtkomst av avställda Profdocjournaler...48 Motivering...48 Avställning av räkenskaper Avställningsrutiner steg för steg...49 Kontroll av dataintegritet vid avställning av räkenskaper...50 Bilder: Bild 1: ADB-upptagning och ADB-system, dokument- och process schema...51 Bild 2: Datamängder och arkivvolymer vid avställning...52 Bild 3: Baskategorier av ADB-upptagning och arkivfiler vid avställning...53 Bild 4: Systemkategorier och dokumenttyper vid avställning...54 Bild 5: ORM Model för ett ADB-arkiv...55 Bild 6: Långtidslagring av ADB-upptagningar, Orsak och Verkan Diagram...56 Bild 7: Regionarkivets ADB-Arkiv...57 Bild 8: Regionarkivets arkivserver för räkenskaper...58 Bild 9: Uppbyggnad av långtidslagring, lägesbeskrivning, skiss...59 Bild 10 Schema för arkivdokumenthantering i ADB-Arkivet...60 Bild 11 Handling- och dokumentstruktur vid bevarande i ADB-arkivet...61 Ansvar vid Regionarkivet: Jerzy Misiewicz tel: (direkt) e-post: Region- och Stadsarkivet Göteborg Box 2154, Göteborg Web: Dokument skapat

4

5 Sammanställning över grundkrav Komplement till Regionarkivets kravspecifikation från (se sid. 35: Kravspecifikation för arkivdatafiler, se även exempel på aktuell tillämpning på sid. 36: Avställning av data ur Profdocsystemet, principer,) Databärare: CD-skivor av typ CD-R (SS-ISO 10149) - data kan bara skrivas en gång på CD-ROM / CD-R media och går ej att radera, det är viktigt att skilja mellan CD-ROM (kräver mastering och en viss upplaga) och CD-R (bränns i valfritt antal) - dataorganisation på CD-ROM och CD-R media regleras av ISO 9660 standard [SS-ISO 9660: 1988 Datadisposition - CD-ROM - Volym- och filstruktur] (bl.a. filnamn får inte vara längre än 8 tecken + 3 för filtypbeteckning och får innehålla endast tecken {A..Z, 0..9, _}, ISO Level 1) - arkivfiler bör förses med unika filnamn vid avställning och ordnas i en flat biblioteksstruktur på databäraren (motivering: se sid. 45, Dataorganisation och namnutrymme i ADB-arkivet) - CD-R som innehåller avställd data bör framställas i flera exemplar (minst två) av godkänd för långtidslagring media (aktuell rekommendation: se sid. 43) Arkivfilformat - teckenpresentation i en arkivfil är systemoberoende och regleras av ISO (Latin 1) standard för 8 bitars teckenuppsättning (får ej förväxlas med DOS Latin1, IBM format, utökad ASCII) - dataorganisation: sekventiell textfil där varje datarad utgör en dataenhet (post) av en viss fast bredd, som består av ett antal dataelement (fält) med fast bredd (kolumner i arkivfilen.) med undantag för dokumentdatabaser där avställning sker på dokumentnivå - styrtecken (tecken i ascii område 0-31 decimalt, 0-1F hexadecimalt) får ej förekomma i arkivfiler då dessa är systemberoende med undantag för nedstegningstecken (eller radbyte, <LF> Line Feed, ascii värde: 0A hexadecimalt, 10 decimalt) och radreturtecken (<CR>, Carriage Return, ascii värde: 0D hexadecimalt, 13 decimalt). OBS: i vissa andra arkivfiler, som t.ex. konverterade bilagor, även tecken för sidbyte <FF>, (Form Feed, ascii värde 0C hexadecimalt, 12 decimalt) - diverse länkade och inbäddade elektroniska dokument / dokumentbilagor i leverantörsberoende format, som saknar fördefinierad logisk struktur (typ DTD), såsom dokument skapade med ordbehandlare, dokumentmallar, blanketter, tabulerade dokument, kalkylblad och liknande bör i första hand konverteras till ISO textfiler. - för att bevara ovan nämnda dokumentens specifika egenskaper, stil, layout, överstrykningar, understrykningar, grafiska logotyper, signaturer m.m. bör dessa även konverteras till dokumentbilder vid sidan om arkivfiler i textformat vilket garanterar att dokument kan läsas i framtiden och skrivas ut i originalskick (autenticitet), och kringgår sådana problem som beskrivning av dokumentets utseende (som style sheet i XML: XLS), arkivbevarande av proprietära, licensierade typsnitt tillsammans med dokument m.m. Ett lämpligt ISO- standardformat för detta är TIFF, undergrupp TIFF group 4 (TIFF CCITT group 4, se sid. 40, Leverantörsoberoende format), ett format som används för lagring av stora volymer av inskannade dokument av standard A4 format som journaler, fakturor och liknande. 5

6 Dokumentation: systemdokumentation och förståelsedokumentation Ur Riksarkivets leveransbok: : (Kapitel 4.3) Annan dokumentation För ADB-upptagningar gäller att ett representativt urval av den dokumentation som har upprättats under driften av systemet eller sammanställts, och en dokumentation över framställningen av ADB-upptagningarna skall bifogas. I praktiken krävs: - systemdokumentation: från det ursprungliga ADB-systemet: pärmar, manualer, användarhandböcker med beskrivning av in- och utdata, beskrivning av rutiner för registrering- och uttag (formulär, rapporter, skärmbilder mm), sökrutiner mm - förståelsedokumentation på arkiv-cd: tabellöversikt, postbeskrivning med förklaring för varje kolumn/fält i klartext, transaktionsbeskrivning Metadata för långtidsbevarande När det gäller metadata så saknas det i leveransböcker rekommendationer på detaljnivå likvärdig den som gäller arkivhandlingar på papper och mikrofilm. Om man bortser från SGML, som är gällande standardformat för bevarande av strukturerad information, då majoriteten av befintliga ADB-system saknar implementering av datauttag i SGML-format, finns det ingen annan standard för metadata för långtidsbevarande. (XML, som är mera lätthanterlig och således kostnadsmässigt mera realistisk substandard av SGML, är inte riktigt etablerad än). Däremot finns ett antal de facto industristandarder som huvudsakligen utvecklades i praktisk databashantering och för migrering av information i samband med systemgenerationsskifte. Av dessa är SQL-standarden den mest kraftfulla men samtidigt i högt grad leverantörsberoende. (numera ISO-standard, se sid.40: Standardisering: referenser) Vad som återstår är ett antal leverantörsoberoende tekniker som utvecklades vid export och import av data mellan olika databasmiljöer (export och import i ASCII textformat). För att kunna bevara struktur, sammanhang och mening i datamängder avställda från ADBsystem till arkivfiler krävs det att kvarlevor av dessa system (arkivdata) kompletteras med någon form av metadata och förståelsedokumentation som skulle lagras digitalt tillsammans med arkivfiler på CD-R. I det första fallet handlar det om information som möjliggör maskininläsning av arkivfiler (transaktionsbeskrivning) och återskapande av information på ett strukturerad och sammanhängande sätt (datastruktur- / postbeskrivning, relationer, indexering) vilket gör i sin tur återinförande av strukturerad sökbarhet möjligt. I det andra fallet gäller det dels att ha tabell- och kolumnöversikter för alla avställda tabeller som metadata på arkiv-cd, men även att all slags yrkes- och verksamhetsorienterad kodning av information (förmodligen helt obegriplig i framtiden) kan läsas i klartext och tolkas rätt. (värdelistor /tabeller för dessa koder bör finnas i avställd datamängd som separata arkivfiler och följaktligen även tabell- och kolumnöversikter för koddelar med förklaringar i klartext). 6

7 ADB-system relaterade förutsättningar för bevarande Kategorier av ADB-upptagning Beroende på det ursprungliga systemets specifika egenskaper kan olika kategorier av ADB-upptagning urskiljas: - Enkelt dataregister, en helt flat struktur och ingen normalisering. Kräver ingen strukturering av information som skall arkiveras, d.v.s. bevaras i sin helhet. Avställd data ligger i en datafil med en posttyp. Exempel: Rosinante (register över utbetalad socialhjälp m.m., tidigt 1980-tal) - Hierarkiskt dataregister: hierarkisk datastruktur av typ Parent-Child (Huvudpost-Delpost). I det ursprungliga systemet binds data med fysiska pekare. Enda sättet att ställa av data är att dumpa hela strukturen i en arkivfil där huvudposter ligger sekventiellt ordnade med alla tillhörande delposter, m.a.o. arkivfilen innehåller två olika posttyper. Posttypen kan tex. urskiljas tack vare etikettmärkning (label-märkning) av huvudposter och delposter. (Exempel: Socialförvaltningens diarium Albert eller PÄR- diarium för Skaraborgs läns landsting, Mariestad) - Enkel relationsdatabas. Ett fåtal tabeller med få relationer mellan tabellerna. En sådan databas är skräddarsydd för sitt ändamål och innehåller endast relevant information, skall därför bevaras på samma sätt som enkelt dataregister, i sin helhet. (exempel: Ärendehanteringssystem ÄHSV i Vänersborg (diarium för Älvsborgs läns landsting) eller Göteborgs stads grundskoleelevregister ELIN. - Stora, komplexa (anpassningsbara) relationsdatabaser med en stor mängd (hundratals) tabeller och relationer. Dessa kräver analys och förstudier, strukturering av arkivinformation, provleveranser, och gallring av uppgifter som ej skall bevaras. Kräver kvalificerad expertis och konsulthjälp då risken för informationsförlust uppstår när urval för arkivering genomförs. (Exempel: Göteborgs stads system för studiedokumentation inom vuxenutbildning GERDA) Avställning av inaktiva uppgifter och avställning vid avveckling Vidare behöver man skilja på bevarande av information från ADB-system som tas helt ur drift (tex. nedlagda föråldrade ADB-system) och ställs av i sin helhet och datasystem som ställs av delvis genom periodiskt datauttag och under fortsatt drift. I det andra fallet måste den delen av data som tas med i avställningen vara strukturerad på ett sådant sätt att kontinuiteten av information kan bevaras mellan avställningarna och så att inga informationsförluster uppkommer. Hantering av urvalsfrågor som tas till hjälp vid en sådan avställning ligger på expertnivå och kräver konsulthjälp. En bred kunskap om relationsdatabaser krävs även hos arkivarier för att strukturera information som skall arkiveras på ett rätt sätt (kunskap om normalisering, indexering, relationer m.m.) Generellt arkivering utav äldre datasystem kan vara arbetsmässigt omfattande och tidskrävande. Datasystem som installerades på 90-talet har däremot, tack vare tex. inbyggd stöd för ODBC (Open database connectivity) bättre förutsättningar för långtidsbevarande rent tekniskt, då data kan tas ut / ställas av från en annan plattform, även via fjärruppkoppling. Således uppstår möjlighet för direkt migrering av data till en arkivdatabas. Avställning och migrering till arkivdatabas Migrering till en arkivdatabas borde ses som ett komplement till avställning och inte som ett alternativ till långtidsbevarande på ett arkivmässigt korrekt sätt, d.v.s. anpassning och långtidslagring av data i ett leverantörsoberoende arkivfilformat (ISO) och med hjälp av standardiserad och arkivbeständig media. Däremot bör åtkomsten till arkiverade datamängder alltid upprättas genom en arkivdatabas som fullständigt baserar på den ordningen som skapades vid avställning. 7

8 Handlingar och datamängder vid avställning När handlingar som diarieförda ärenden, betyg, journaler, räkenskaper blir bundna till ADB-teknik förvandlas dessa via systemteknisk bearbetning såsom objekt- och datamodellering, normalisering och programmering till datamängder därvid handlingen blir uppdelad i diverse dataobjekt. Ett betyg t.ex. ligger uppdelat i flertal relaterade tabeller, eftersom ämne, kurs, elev, tentamen, kursmall är olika objekt i systemet och representerar information som kan samlas och sammanställas endast av själva programmet i ett dokument som betyg eller betygskatalog. Det är en utpräglad ADB-teknisk ordning som gäller i datasamlingen i ett IT-system. I arkivhanteringen däremot ordnar man kompletta handlingar i enlighet med proveniens efter arkivbildare, serier och volymer då dessa skall sparas för alltid såsom ordnade dokument. Eftersom det är i programskiktet som handlingar återskapas från underliggande datamängder i ett ADB-system, och programskiktet går ej att långtidsbevara, måste datamängder anpassas för långtidslagring, struktureras på ett särskilt sätt, konverteras, dokumenteras o.s.v. Datamängder blir föremål för avställning, överföring till en ordning och format särskild anpassade för långtidslagring. Datamängder som ställs av skall dels bevaras i sin strukturerad form som arkiverat registerdata för att bevara ADB-tekniska informationsegenskaper, framför allt strukturerad sökbarhet och även i form av dokumentuttag (såsom vid utskrift) om det vid avställning går att genomföra ett dokumentuttag till datafiler. (Se sid.47 Avställning av data ur Profdocsystemet, principer). Således säkras både handlingarnas sökbarhet och autenticitet vid avställningen. Datamängder och arkivvolymer, teknisk proveniens Datamängder i ett ADB-system genererar arkivvolymer på liknande sätt som handlingar på papper även om de digitala volymer kan rymma flera hundra hyllmeter av papper och även om digitala volymer p.g.a. framtida förflytningar mellan databärare ej kan fixeras på samma sätt jämförelsevis. Förteckningsmässigt innehåller volymen av data avställd t.ex. från sociala tjänstens informationssystem, en årlig tömning av inaktiva uppgifter från alla ärende, som var avslutade vid tidpunkten fem år före avställningen alternativt, att inga nya handlingar har tillförts ärende under de fem år som föregått avställningen (se Bild 2. Datamängder och arkivvolymer, sid. 52) Normalt åtföljs avställningen av data från socialtjänstens informationssystem med utplockning och motsvarande avställning och leverans till arkivmyndigheten av den pappersbundna delen av socialakten som finns hos den berörda sociala myndigheten. Digitala media, t.ex. CD-R skivor, har till skillnad från papper och papperskartonger en begränsad beständighet och variabelt kapacitet (utrymme). Ett digitalt medium typ CD-R, som används idag har plats för data som för 15 år sedan krävde flera hundra 3.5 tums disketter. För att kunna hålla sig till begreppet volymer på ett arkivmässigt korrekt sätt vid förteckning av handlingar i det digitala beståndet bör man betrakta volymer i beståndsregistret såsom luftvolymer, då endast en hänvisning görs i arkivförteckningen till ett annan liggare som definierar och avgränsar de egentliga fysiska digitala volymer, förtecknar dessa, följer upp mediamigrering och annan behandling samt anger plats där media bevaras (dataliggare) (se även Bilaga 7D- ELIN-arkivprojekt, sammanfattning: arkivbildning och förteckning, sid.34). En annan viktig faktor vid den digitala arkivbildningen är teknisk proveniens. Det är ganska vanligt idag att ett IT-system omfattar data från flera olika arkivbildare och att själva systemet förvaltas och administreras av en annan myndighet, organisation eller företag (som sköter systemets drift men även kontrollerar och säkerställer den egentliga arkivbildningen). Detta återspeglas i arkivförteckningen med en hänvisning till den arkivbildande myndighetens /organisationens arkiv (arkivnummer) från samtliga berörda arkivbildare. (se bilaga 7D- ELINarkivprojekt, sid.34) Vid avställning av data från ett sådant IT-system som omfattar flera arkivbildare bör handlingar tillhörande respektive myndighet skiljas åt och datamängder som tas ut anpassas efter detta. 8

9 Rutiner kring ADB-leveranser och långtidslagring Kontroll av data vid leverans (bilagor 1A 1D) - kontroll av media (mediaformat och läsbarhet) - säkerhetskopiering av media (ofta levereras i ett exemplar) - kontroll av arkivfilformat, datarepresentation och dataorganisation - kontroll av förekomst av styrtecken i arkivfiler - kontroll av metadata / dokumentation Registrering av digitala leveranser i dataliggaren - för innehåll se bilaga 2A och 2B - observera att journal för bevakning av avställda ADB-upptagningar är inbyggd i dataliggaren (behandlingsjournal och omlagringshistorik) där all behandling och utlåning registreras. Konvertering av data - teckenrepresenation i 7-bitars ASCII och 8-bitars utökad ASCII format kräver konvertering av levererade filer till ISO och framställning av nya arkivfiler/ nya CD-R skivor i efterhand med korrekt teckenrepresentation för långtidsbevarande. Om det ursprungliga systemet saknar stöd för export i fast bredd filformat kan data först ställas av tex. som koma avgränsade poster med citationstecken för fältdata (utan transaktionsbeskrivning) och sedan läsas in på nytt (tex. i Access ) och exporteras på nytt i fast bredd format (korrekt arkivfilformat) därvid transaktionsbeskrivning skapas och sparas med på arkiv-cd-r. (se bilagor 5B, 6A) - data levererad i leverantörsberoende format (program och datafiler) p.g.a. att det ursprungliga systemet saknar helt exportfunktioner kan i vissa fall tas ut med hjälp av utskriftsrutiner (t.ex., totalutskrift) och en omdirigering av utskriftsdata till en textfil i pc-dos format, som sedan kan konverteras till en arkivfil i ISO format - metadata levererat såsom Microsoft Word- eller Excel-filer bör konverteras till utökad ASCII textformat ISO Arkivering på CD-R (cd-bränning) - media som väljs skall vara CD-R-media av känd, och väl uttestad typ (tex. Kodak gold) - filstrukturen och filnamn på arkiv-cd måste följa ISO-9660 standard för data CD-ROM - alla arkivfiler skall brännas under samma pass / CDR-session som följaktligen måste vara stängd för tillägg - minst två exemplar av arkiv-cd skall brännas (original och kopia) med helst två olika mediafabrikat, för att garantera att minst ett exemplar går att läsa i framtiden - en rutin för omlagring / duplicering av arkiv-cd skall utarbetas Arkivdatabas När det tekniska arbetet med långtidsbevarande är avslutad bör en arkivdatabas skapas för att möjliggöra snabb framtagning av data/information i samband med förfrågningar från allmänheten eller i samband med forskning. Huvudfördelen med en arkivdatabas / arkivserver är att data från många tekniskt olika plattformer rekonstrueras i en och samma systemmiljö på en arkivplattform (arkivserver) med ett likformigt gränssnitt mot användare (forskare och arkivarier) där internationellt standardiserat frågespråk (SQL.) används för sökning i olika arkivdatabaser (se skärmbilder, bilaga 7A och 7B). Då data inte längre ligger i så många tekniskt olika miljöer kan även WEB- gränssnitt implementeras. Arkivdatabaser med sekretess belagda uppgifter kan tillgängliggöras i arkivverksamheten via en terminal server. Behandlingsjournal, motsvarande den som finns i dataliggaren kopplas till samtliga arkivdatabaser såsom arkivserverlogg. 9

10 Rutiner kring ADB-leveranser: SCHEMA Nedan presenterad schema ger en förenklad bild av rutiner kring ADB-leveranser och dess hantering. T.ex. begreppet arkivering på CD-R omfattar alla specifika moment vid cd-arkivering, såsom duplicering av media, märkning och registrering av fysiska cd-volymer m.m. 10

11 Ett praktiskt fall: Elev och betygshistorik f.d. ELIN (ELevINformation) Bakgrund Fram till december 1997 fanns ingen databas med uppgifter för centrallagring inom Göteborgs kommun. Alla grundskolor hade sina egna lokala Elin-databaser med säkerhetskopior (backup) på disketter som skulle bevaras i tio år (inget bevarande/gallringsbeslut fanns, det var en internt påhittad regel) levererades till regionarkivet 84 st. 3.5 tums disketter med Elin databasfiler från respektive rektorsområde med tillhörande grundskolor (sammanlagt 214 skolor från 71 rektorsområde) för åren plus en IBM/PS2 PC med Elin-programmet samt 2 st. dokumentationspärmar. Arkivering (långtidsbevarande) För att kunna bevara uppgifter från Elin för framtiden återinstallerades Elin-databaser skola för skola i sin ursprungliga miljö på en IBM/PS2 med OS-2 operativsystem och samtliga 27 tabeller ställdes av i koma avgränsat textformat (med citationstecken för fältdata) till arkivfiler, 27 filer för varje rektorsområde. Bevarande av data i koma avgränsat textformat rekommenderas inte bl.a. därför att det förekommer citationstecken och komma i själva fältdata vilket orsakar att datarader kan ej tolkas entydigt (fältordningen inom dataposter bryts). Därför lästes arkivfiler för respektive rektorsområde in i en tom Access-databas, tabell för tabell enligt postbeskrivning i Elin-dokumentationen och exporterades på nytt till arkivfiler såsom flata textfiler med fastbredd både för post och datafält inom en post därvid en transaktionsbeskrivning för varje tabell avställd till arkivfil sparades i textformat såsom metadata gemensam för alla rektorsområde. Arkivdatabas ELIN En arkivdatabas i Access-format (mdb) konstruerades där uppgifter från nyckeltabeller (Elev, Klass, Lärare, Betyg, Nybetyg, Skolgång) sammanfogades och elev- och betygshistorik för hela Göteborg för åren har åstadkommits med möjlighet at få fram betyg och skolgång för ca registrerade elever med personnummer som nyckel och klasslistor med läsår, årskurs och skolnamn som nyckel. Vidare migrerades Access-databasen med elev- och betygshistorik till en arkivserver (SQL-server) såsom skrivskyddad arkivdatabas. 11

12 Bilaga 1A: Leveransexempel (mediatyp: magnetisk media) OBS: media ej lämplig för långtidsbevarande Grundskoleelevregister ELIN : 3.5 tums FD-disketter (floppy disk) Dataliggare: media Socialtjänstens register över utbetalt stöd ROSINANTE: 8mm magnetband Dataliggare: media 12

13 Bilaga 1 B: Kontroll av arkivfilformat : exportfilen för tabellen BETYG från ELIN De ursprungliga ELIN-filer levererades såsom databasens backupfiler på disketter. Databasen för respektive rektorsområde återinstallerades på en OS/2 maskin och därefter exporterades alla tabeller såsom koma avgränsade dataposter till ascii-filer då databasen saknade stöd för export i fast bredd format, och följaktligen blev datarader i arkivfiler av olika längd. Observera att data representeras i exempelfilen med IBM dos-latin 1 och inte ISO

14 Bilaga 1C: Kontroll av datarepresentation i en arkivfil: förekomst av styrtecken Förhandsgranskning av innehåll i exportfilen ELEV.TXT från ELIN-databasen för rektorsområde SDF-ÄLVSBORG (OS2-operativsystem, DB2 databas) Kontroll av teckenrepresentation (ASCII-text), förekomst av styrtecken: Styrtecken markerad på bilden nedan (en högerpil, hexadecimal kod 1A, decimal 26 ) betecknas som SUB (substitute) och upfattas av till exempel Windows OS som filslutmarkering. Detta orsakar trunkering (avkortning) av arkivfilen vid konvertering till ISO-format och dataförlust (arkivfilen innehåller efter konvertering endast tecken fram till styrtecknet där filen blir avkortad). Ett annat styrtecken av det här slaget är nedåtpil (hexkoden 19, decimal 25) vilket betecknas som EM (End of Medium) OBS: Programmet som används för granskning är en binär editor (redigeringsprogram för stora binära filer) 14

15 Bilaga 1D: Kontroll av dataorganisation i en arkivfil : exportfilen för tabellen SKOLA från ELIN 15

16 Bilaga 2A: Registrering av dataleverans i leveransliggaren (se Acc.nr 120/2001 och 121/2001) Leveranskvitto: 16

17 Bilaga 2B: Registrering i dataliggaren OBS: ett underformulär för bevakning av det digitala arkivet (registrerade arkiv-cd) är inbyggd i dataliggaren (se under fältrubrik Bevarande historik ). Detta förutsätter att det finns en teknisk rutin för omlagring av arkivskivor. 17

18 Bilaga 3A: ELIN-databaser i Göteborgs kommun, översikt Översikt över ELIN (ELevINformation) databaser i Göteborg Databasen kommer ifrån Skolor i databasen Elin Skolkod SCB kod Kommentar Gårdstensskolan Gårdstensskolan GÅGÅ Långmosseskolan GÅLÅ Nya Lövgärdesskolan Nya Lövgärdesskolan LÖLÖ Räveberget skola LÖRÄ Tretjärnsskolan LÖTR Rannebergen Centrumskola Rannebergen Centrumskola RCRC Rannebergen Södra RCRS Vättleskolan Gunnaredsskolan VÄGU Vättleskolan VÄV Trädgårdsgärdet VÄTG Bläseboskolan Bläseboskolan BBB Bergsgårdsskolan Bergsgårdsskolan BDB Bergums skola Bergums skola BGBS Gunnilseskolan BGG Björsaredsskolan BGBJ Eriksboskolan Eriksboskolan ERE Hammarkullsskolan Hammarkullsskolan HAH Hjällbo Gård HAHG Skoldaghemmet HASK Bredfjällsskolan HABG Hammarkullsskolan L-M HAHK Röseredsskolan HARÖ Terapiskolan HATE Hjällboskolan Hjällboskolan HJH Nytorpsskolan Nytorpsskolan NYNY Gamlestadsskolan Gamlestadsskolan H GAGH Gamlestadsskolan LM GAGA Heldagsskolan LK GALK Strändängsledet GAST Ramsdalsskolan Ramsdalsskolan KSRA Utmarksskolan Utmarksskolan K4UT Talldungeskolan Talldungeskolan TATA Lövåsskolan TALÅ Fjällboskolan Fjällboskolan UTFJ Utbynässkolan UTUT

19 Bergsjöskolan Bergsjöskolan H BEB Kometskolan BEK Bergsjöskolan LM BEBS Backegårdsskolan BEBM Gärdsmosseskolan Gärdsmosseskolan GÄ Sandeklevsskolan Sandeklevsskolan SN Solbackeskolan Solbackeskolan SO Kålltorpsskolan Kålltorpsskolan, L M KÅK Parkskolan KÅRE Rosendalsskolan KÅR Fräntorpsskolan KÅÄ Vidkärrsskolan KÅÄ Ättehögsskolan KÅÄ Klinikskolan BUP "DUVAN" KÅD Kålltorpsskolan H KÅK Nya Lundenskolan Nya Lundenskolan ÖRLN Gamla Lundenskolan ÖRGL Bagaregårdsskolan ÖRBA Kärralundsskolan ÖRK Skårsskolan ÖRS Ånässkolan ÖRÅ Buråsskolan Buråsskolan BSBS Guldhedsskolan Guldhedsskolan GU Mossebergsskolan GU Landalaskolan GU Gustaviskolan GU Johannebergsskolan Johannebergsskolan JOJO Nordhemsskolan Nordhemsskolan NON Gamla betygstabellen är skadad går ej att läsas in Annedalsskolan NOA Östra Hagaskolan NOÖH Västra Hagaskolan NOVH Oscar Fredriksskolan Oscar Fredriksskolan OFOF Stigbergsskolan OFST Gathenhielmsskolan OFGA Mossbergska friluftsskolan OFMF Flexgruppen OFFL Fjällskolan OFFJ Karl Johansskolan Karl Johansskolan H KJKJ Karl Johansskolan M KJKM Djurgårdsskolan M KJDJ Djurgårdsskolan L KJDL Karl Johansskolan L KJKL Småbarnsskolan KJKS Lilla Karl Johansskolan L KJLK Fyrhuset KJFY Karl Johansskolan L KJK Karl Johansskolan L KJKK

20 Kungsladugårdsskolan Kungsladugårdsskolan KUK Kungsladugårdsskolan år 0-3 KUK Sannaskolan Chapmansskolan SACH Kennedyskolan SAK Sannaskolan år 4-9 SAS Sannaskolan år 0-3 SAS Flatåsskolan Flatåsskolan FLF Högsboskolan FLH Kavåsskolan FLKÅ Skytteskolan FLS Västerhedsskolan FLV Särskolan Eriksboskolan GSER Klaraskolan GSGA Glöstorpsskolan, grundsär GSGG Gamlestadsskolan/H GSGH Glöstorpsskolan; träning GSGL Gamlestadsskolan/LoM GSGM Grevegårdsskolan GSGR Gustafskolan GSGU Högsboskolan GSHS Högsbogårdsskolan GSHÖ Individintegrerade elever GSII Kannebäcksskolan GSKA Kvibergsnäs GSKV Kärralundsskolan GSKÄ Lundbyskolan GSLU G.a Långedragsskolan GSLÅ Rannebergen Centrumskola GSRC Rebeckaskolan, Högsbo GSRH Rebeckaskolan/Skytte GSRM Renströmska Sjukhuset GSRS Rebeckaskolan, Torslanda GSRT Skytteskolan GSSK Spinettskolan GSSS Svartedalsskolan GSSV Toleredsskolan GSTO Trädgårdsgärdesskolan GSTR Utmarksskolan GSUT Specialpedagogik Högsboskolan, G-klass SPH Kannebäcksskolan SPKN Kronängsskolan SPKÄ Nordhemsskolan SPNO Älvsborgs skolkontor Dalaskolan ÄLDA Fiskebäcksskolan ÄLFI G Påvelundsskolan ÄLGP Hagenskolan ÄLHA Långedragsskolorna ÄLLÅ Nya Påvelundsskolan ÄLNP Nya Varvets skola ÄLNV Järnbrottsskolan Björkåsskolan JÄB Järnbrottsskolan M H JÄJ Järnbrottsskolan L JÄJL Slottsbergsskolan JÄSL

21 Askimsskolan Askimsskolan AMA Sisjöskolan AMS Trollängsskolan Hultskolan ASH Lilla Trollängsskolan 1-4 ASLT Trollängsskolan AST Nygårdsskolan Nygårdsskolan ND Sandåsskolan ND Skinteboskolan ND Lindåsskolan Lindåsskolan NGLS Hovåsskolan Hovåsskolan Åkeredsskolan Näsetskolan ÅNN Åkeredsskolan ÅNÅ Ängåsskolan Ängåsskolan ÄNÄ Önneredsskolan L M Högenskolan Ö1HÖ Önneredsskolan L M Ö1Ö Önneredsskolan H Önneredsskolan H Ö2Ö Grevegårdsskolan Grevegårdsskolan 1-3 GRG Grevegårdsskolan 4-9 GRG Österöd Österöd ÖSÖS Tynneredsskolan Tynneredsskolan TYT Vättnedalsskolan Kannebäcksskolan VDK Vättnedalsskolan VDVÄ Styrsöskolan Brännö skola ST Asperö skola ST Styrsöskolan ST Donsö skola ST Vrångö skola ST Kalvhagsskolan ST Björlandagården Björlandagården BLBL Lillebyn Lillebyn LBLN Noleredsskolan Noleredsskolan NRNR Skutehagen Skutehagen SH Hällsviks Bycenter SH Hjuviksgården SH Torslandaskolan Torslandaskolan TL Sjumilaskolan Sjumilaskolan L BISL Sjumilaskolan M BISM Landamäreskolan Landamäreskolan LALA Landamäreskolan L LALL Landamäreskolan M LALM

22 Ryaskolan Ryaskolan, Profil Bild/Slöjd RYRB Ryaskolan, Idrott RYRH Ryaskolan RYRY Treröseskolan 1-6 RYTR Svartedalsskolan Jättestensskolan L SVJL Jättestensskolan M SVJM Jättestensskolan SUG SVJU Svartedalsskolan H SVSH Svartedalsskolan L SVSL Svartedalsskolan M SVSM Svartedalsskolan SUG SVSU Klarebergsskolan Klarebergsskolan KLKL Klockareskolan KLKS Kärraskolan KLKÄ Lillekärrskolan KLLK Bjurslättsskolan Bjurslättsskolan BJBJ Bräckeskolan Bräckeskolan BRBR Lerlyckeskolan Kärrdalsskolan LEK Lerlyckeskolan LEL Rambergsskolan Rambergsskolan RARA Toleredsskolan Toleredsskolan TOT Glöstorpsskolan Bärbyskolan/Humlelyckan TUBÄ Glöstorpsskolan TUGH Glöstorpsskolan TUGL Gunnestorpsskolan TUGU Tångenskolan TUTÅ Backaskolan Backaskolan BAB Brunnsboskolan Brunnsboskolan BOB Brunnsbo Musikklasser BOBM Skogomeskolan BOS Erikslundsskolan Erikslundsskolan ELE Skälltorpsskolan Skälltorpssk/Brudbergssk SKBH Brudbergets rektorsområde SKBR Bäckebols rektorsområde SKBÄ Skälltorpsskolan SKS Skälltorp/Svenska Balettskolan SKSD Framnässkolan Framnässkolan FRFR Ingen databas kom från Bräcke Östergårdsskolan Bräcke Östergårdsskolan BÖS Elin maskinen på Bräcke Östegård gick sönder under vecka Ingen backup fanns av databasen. Önneredsskolan BÖÖN

23 Bilaga 3B: Tabeller i Elin, översikt ELIN - Tabellöversikt Tabellnamn Kommentar Kolumnantal AMNE Ämnestabell 6 AVIS Aviseringstabell 33 BETYG Gamla Betygtabell 16 CTLELEV Tabell för Central lagring 77 ELEV Elevtabell 76 ELEVTPL Elevens timplan 24 FASTTPL Timplan fastställd av 5 GRPTILLH Grupptillhörighetstabell 8 GRUPP Grupptabell 13 HEMSPR Hemspråkstabell 4 HSPR_ELV Hemspråk/Elev 20 KLASS Klasstabell 12 KOMMUN Kommuntabell 3 LARARE Lärartabell 4 NATION Nationstabell 3 NYBETYG Ny Betygtabell 38 PRIMOMR Primärområdestabell 3 REGKOD Registreringskodstabell 21 REKTOMR Rektorsområdestabell 11 SDN SDN-tabell 8 SKOLA Skolenhetstabell 12 SKOLGNG Skolgångstabell 12 SKOLTPL Skolans timplan 14 STDPARAM Standardparametrar 19 TPLAMNE Timplansämne LPO94 4 UOMR Upptäckningsområdestabell 20 VAL Valtabell 12 23

24 Bilaga 4A: Databärare, CDR med ELIN-arkivfiler (OBS: för cd-volymmärkning användes särskild märkpenna med permanent bläck. PENOL) Under senare projekt (efter ELIN) märktes alla CDR-skivor med arkivbildarnamn och arkivnummer (leveransnummer) inhämtat från dataliggaren t.ex.: Göteborgs Stad, ADB-Kontoret 27: 01 Arkiv-cd för ELIN brändes i 3 exemplar (två olika CDR fabrikat, Kodak och Fujitsu) Original ex: Kopia 24

25 Bilaga 4B: Databärare, biblioteksstruktur på ELIN-arkivcd (arkivfiler ligger ordnade per rektorsområde enligt nedan) Arkivfiler består av textfiler motsvarande 27 tabeller i databasen för respektive rektorsområde 25

26 Bilaga 4C: Arkivfilexempel (arkivfil från ELIN CD) Förhandsgranskning av innehåll i arkivfilen BETYG.TXT (tabellen BETYG i databasen ELIN) Älvsborgs rektorsområde OBS: filen är konverterad till ISO textformat /94VTBI /94VTBL 83Bild /94VTENA 82Engelska allmän /94VTFY /94VTGE /94VTHA T83Hantverk /94VTHI /94VTHK /94VTID /94VTMAA 82Matematik allmän kurs /94VTRE /94VTSH /94VTSL /94VTSV /94VTTK /95HTBI /95HTBK 9UBarnkunskap /95HTBL 9UBild /95HTENA 92Engelska allmän /95HTFY /95HTGE /95HTHA T93Hantverk /95HTHI /95HTHK /95HTID /95HTKE /95HTMAA 92Matematik allmän kurs /95HTMU /95HTRE /95HTSH /95HTSL 9U /95HTSV /95HTTK /95VTBI /95VTBK 93Barnkunskap /95VTBL 93Bild /95VTENA 92Engelska allmän /95VTFY /95VTGE /95VTHA T93Hantverk /95VTHI /95VTHK /95VTID /95VTKE /95VTMAA 92Matematik allmän kurs /95VTMU /95VTRE /95VTSH /95VTSL /95VTSV /95VTTK /94VTBI

27 Bilaga 5A: Postbeskrivning : förståelsedokumentation på arkiv-cd (tabellen BETYG i ELIN) (OBS: sparas på cd-n i leverantörsoberoende format d.v.s. en ISO-formaterad textfil) Postbeskrivningen utgör en del av metadata (se även transaktionsbeskrivning, bilaga 5B) 27

28 Bilaga 5B: Transaktionsbeskrivning för arkivfiler (arkivfiler BETYG.TXT och NYBETYG.TXT, export av Elin-databastabeller BETYG och NYBETYG i fastbreddformat) Tabellnamn Fältnamn Börja Bredd BETYG PNR 1 10 SEKEL 11 1 LASAR 12 7 TERMIN 19 2 AMNESKOD 21 4 TYP 25 1 ARSKURS 26 1 BETYG 27 1 BETYGTXT SORTFLT 58 1 REGDAT REGSIGN 69 3 FTERMIN 72 2 FARSKURS 74 1 FBETYG 75 1 TIDSTMP Tabellnamn Fältnamn Börja Bredd NYBETYG PNR 1 10 SEKEL 11 1 LASAR 12 7 TERMIN 19 2 BLD 21 1 HEM 22 1 IDR 23 1 MUS 24 1 SLD 25 1 SVE 26 1 ENG 27 1 MAT 28 1 SO 29 1 GEO 30 1 HIS 31 1 REL 32 1 SAM 33 1 NO 34 1 BIO 35 1 FYS 36 1 KEM 37 1 TEK 38 1 SV SPR 40 1 SPRAMNESKOD 41 4 SPRAMNESTXT CSP 75 1 CSPAMNESKOD 76 4 CSPAMNESTXT HSP HSPRKOD HSPRTXT LRENAMN LRENAMN TIDSTMP

29 Bilaga 6A: Arkivdatabas ELIN : rekonstruktion från arkivfiler Transaktionsbeskrivning för arkivfilen utgör ett underlag vid rekonstruktion: alla arkivfiler läses in i en arkivdatabas Kontroll och import av arkivfil BETYG.TXT (tabellen BETYG i databasen ELIN) Älvsborgs rektorsområde till en arkivdatabas Transaktionsbeskrivning / import specifikation: Tabellnamn Fältnamn Börja Bredd BETYG PNR 1 10 SEKEL 11 1 LASAR 12 7 TERMIN 19 2 AMNESKOD 21 4 TYP 25 1 ARSKURS 26 1 BETYG 27 1 BETYGTXT SORTFLT 58 1 REGDAT REGSIGN 69 3 FTERMIN 72 2 FARSKURS 74 1 FBETYG 75 1 TIDSTMP /94VTBI /94VTBL 83Bild /94VTENA 82Engelska allmän /94VTFY /94VTGE /94VTHA T83Hantverk /94VTHI /94VTHK /94VTID /94VTMAA 82Matematik allmän kurs /94VTRE /94VTSH /94VTSL /94VTSV /94VTTK /95HTBI /95HTBK 9UBarnkunskap /95HTBL 9UBild /95HTENA 92Engelska allmän /95HTFY /95HTGE /95HTHA T93Hantverk /95HTHI /95HTHK /95HTID /95HTKE /95HTMAA 92Matematik allmän kurs /95HTMU /95HTRE /95HTSH /95HTSL 9U /95HTSV /95HTTK /95VTBI /95VTBK 93Barnkunskap /95VTBL 93Bild /95VTENA 92Engelska allmän /95VTFY /95VTGE /95VTHA T93Hantverk /95VTHI

30 Bilaga 6B: Datastruktur och relationer i arkivdatabasen ELIN Elev- och betygshistorik för grundskolor inom Göteborgs kommun - Arkivdatabasen består av nyckeltabeller från Elin och vyer (hjälptabeller som skapades i arkivdatabasen med uppgifter sammansatta från flera olika Elins arkivtabeller), KLASS_vy tex innehåller uppgifter om varje klass med namn på klassföreståndare och skapades genom sammansättning av tabeller KLASS och LÄRARE från ELIN. - Relationer utgör ett skelett för ELIN- arkivdatabas, med hjälp av relationer går det att visa hela skolgången (från låg- och mellan- till högstadieskola) för en vald elev och samtliga grundskolebetyg på en och samma arkivregisterbild, bläddra och söka snabbt i arkivdatabasen. Arkivdatabasens funktionalitet kan m.a.o. endast åstadkommas genom skicklig rekonstruktion och hantering av relationer mellan arkivtabeller då det ursprungliga systemets funktioner går ej att bevara med arkivfiler (de försvann i samma ögonblick som data ställdes av). Det som man lyckas återskapa med hjälp av relationer i arkivdatabasen är sammanhang och sökbarhet i arkiverad datamängd, viket är huvuduppgift i den digitala arkiveringen förutom bevarande av själva data. I alla väl normaliserade datasystem är relationsstrukturen klar och lätt att genomskåda vilket gör arbete med långtidsbevarande betydligt lättare än i sådana fall där själva programmet stod för informationens integritet och sammanhang. 30

31 Bilaga 7A: Sökbilder i arkivdatabasen ELIN Sökning av klasslista med Läsår, Årskurs / Klass och Skolnamn som nyckel: 31

32 Bilaga 7B: Elev- och betygshistorik i arkivdatabasen ELIN (skapad från samtliga ELIN-arkivfiler, databasen omfattar åren ) För varje registrerad elev visas både skolgång och betyg från gamla respektive nya betygssystemet; nya betyg registrerades sedan 1997, höstterminen. Arkivserver: skrivskyddad arkivdatabas ELIN (Read Only format) 32

33 Bilaga 7C: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: avställning 33

34 Bilaga 7D: ELIN arkivprojekt, sammanfattning: arkivbildning och förteckning 34

35 REGIONARKIVET Jerzy Misiewicz tfn Kravspecifikation för arkivdatafiler Något om arkivterminologin Gallring innebär att handlingar eller uppgifter (datamängder) förstörs definitivt på ett sådant sätt att de aldrig kan återskapas. Avställning innebär att handlingar eller uppgifter (datamängder) uttages (exporteras) från t ex ett närarkiv eller från en databas för att långtidsarkiveras i t ex ett centralarkiv eller i en arkivdatabas. Om man gallrar i en databas förstör man uppgifter. Om man avställer uppgifter förstörs inte dessa utan överförs först till arkivformat och sedan till arkivmedia för långtidsbevarande. Åtkomsten till data bevaras i form av en särskild arkivdatabas som baserar på informationsurvalet genomförd vid avställning. Definition Gallring, rensning, avställning m.m. 17 arkivförordningen Med avställning menas att handlingarna överförs till en ordning (ett format) som är särskilt avpassad för slutlig långtidslagring. Först och främst är det databaser som oftast behöver avställas innan leverans. Data i en avställning består således av registerdata, metadata och / eller elektroniska dokument konverterade till ett leverantörsoberoende format (ISO -, ISO/IEC -, SS-ISO standard) Dataformat (filformat, teckenrepresentation, kodning av tecknens binära mönster) Data bör (enligt Riksarkivets rekommendationer) avställas såsom flata textfiler i 8-bitars textformat enligt ISO standard. I det tidigare vanliga ascii (IBM/PC-Dos) formatet för textfil kodas landspecifika (diakritiska) tecken på ett annat sätt och det är operativsystemets inställningar som avgör hur tecknen tolkas, d.v.s. först när man har deklarerat vilken utökad ASCII tabell (Code Page) som används blir tolkning av tecken entydig. ISO 8859 formatet däremot åstadkommer leverantörsoberoende och entydig teckenkodning genom att dela upp teckenuppsättningar i så kallade Latin-grupper (Latin1=8859-1, Latin2= o.s.v.). Dos-Latin1 (Code Page 850) och ISO Latin-1 avser samma språkgrupp men behandlar olika tecken som ligger utanför 7-bitars ascii (0-127) teckenuppsättning där de landspecifika tecknen lagras. Elektroniska dokument och dokumentbilagor som lagras i ett leverantörsberoende format i sin helhet i ett IT-system (tex. Word dokument eller Excel kalkylblad) bör konverteras till ISO textformat (en arkivfil per dokument). Dessa dokument och bilagor bör även konverteras till dokumentbilder i TIFF format (lämpligen TIFF CCITT Group 4 undergrupp för standard A4 svart-vit dokument). 35

36 Datastruktur och dataorganisation Poster som avställs (registerdata) skall ligga i flata textfiler med en posttyp per arkivfil och fast postlängd, d.v.s. om databasen innehåller flera olika tabeller (relationsdatabas) bör avställning ske på tabellnivå och tabellerna lagras separat, var i sin textfil. Fältlängden inom en post i arkivfilen kan variera men de skall ha fast bredd och följaktligen blir postlängden samma för alla poster av en viss posttyp i en arkivfil. Det är transaktionsbeskrivning som bestämmer postlängden i en arkivfil. Arkivfiler skapade enligt ovan bör vid avställning överföras till en arkivbeständig digital media (i två exemplar) ordnade i en flat biblioteksstruktur med unika filnamn. Digital långtidslagring förutsätter omkopiering av media och migrering av arkivdata vilket är tekniskt lättare att genomföra med flat dataorganisation och unika filnamn (högre säkerhet vid automatisk databehandling). Transaktionsbeskrivning är en postbeskrivning av en post såsom den har lagrats i arkivfilen d.v.s. namn på alla fält inom en post, offset (relativ position i dataraden) och antal tecken (fältlängd). Transaktionsbeskrivning skiljs således från postbeskrivningen i den ursprungliga databastabellen endast i det avseende att packade (typade) fält får en annan datalängd efter konvertering till text. Metadata och dokumentation Dokumentationen bör följaktligen innehålla både fullständig postbeskrivning för alla posttyper i det ursprungliga dataregistret och en fullständig transaktionsbeskrivning för avställda poster (datarader i en arkivfil). Tabell- och kolumnöversikt med förklaring i klartext för varje kolumn (datafält) bör skapas för alla tabeller som ingår i arkivurvalet (förståelsedokumentation). Förklaringar bör ges för alla beräknade fält, koder och förkortningar. Om koder finns lagrade i det avställda systemet såsom separata tabeller eller värdelistor bör dessa obligatoriskt ingå i arkivurvalet för avställd registerdata (exempelvis i ett ekonomisystem: kontoplan med kontonummer och kontonamn eller motpartskoder med motpartsnamn, vidare på samma sätt ansvarskoder, leverantörs- och kundlistor med nummer /kontonummer och namn med värden specifika för angivet räkenskapsår). Fullständig relationsbeskrivning (relationer / länkar mellan tabeller) skall finnas i dokumentationen. Detaljnivån skall vara tillräcklig för att man skall kunna återskapa bindningar mellan tabeller lagrade i arkivfiler när de läses in i arkiv-/forskardatabas. Kommentarer I ett hierarkiskt dataregister, vanligt i äldre system, är poster länkade med pekare i en parentchildpost struktur och användning av ovan beskrivna modell för avställning innebär vissa svårigheter. Ett enkelt exempel för detta är ett diariesystem av följande typ: Parent (postlayout): ärendeid, fält2, fält3..fält-n child1 (postlayout): händelse(datum),fält2,fält3.fält-n child2 (postlayout): händelse(datum),fält2,fält3.fält-n child3 (postlayout): händelse(datum),fält2,fält3.fält-n.. child-n (postlayout):händelse(datum),fält2,fält3.fält-n I en relationsdatabas skulle det innebära att det finns två tabeller med en explicit en till många relation och att ärendeid identifierar unikt en ärendepost, samtidigt som ärendeid används i den andra tabellen för att binda samman alla händelser som hör till ett visst ärende. 36

Skolsköterskor i Göteborg LÅ 2012-2013

Skolsköterskor i Göteborg LÅ 2012-2013 Skolsköterskor i Göteborg LÅ 2012-2013 MOTT SKOLA TELEFON Agardh, Maria X Torpaskolan/Fräntorpskolan 031-3655410/0725 314389 Torpaskolan Billerudsgatan 1-3 X Torpaskolan/Fräntorpskolan 416 75 Göteborg

Läs mer

KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2011

KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2011 Skolhälsan KATALOG FÖR SKOLHÄLSOVÅRDEN I GÖTEBORG VT-2011 Amhultsgården Berthling, Hillevi Sköld, Bengt Amhultsgården Palmeborn, Mona Sköld, Bengt Angeredsgymnasiet Lingefjärd Hedqvist, Susanne Grufman,

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2013-02-08 INNEHÅLL Inledning... 3 Kontorsdokument... 3 E-postmeddelanden...

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

komsam Digital långtidslagring/arkivering

komsam Digital långtidslagring/arkivering Digital långtidslagring/arkivering 1 Rapport från KOMSAM 2 Riktlinjer för digital långtidslagring/ arkivering i kommunen 3 Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/ arkivering

Läs mer

Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material. Jens Granlund

Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material. Jens Granlund Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material Jens Granlund Innehåll Lagringsmedier Dokumentformat Långsiktigt Digitalt Bevarande Säkerhet / Säkerhetskopiering Rutiner Papper vs. Digitalt material

Läs mer

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

Användarhandledning för RALF

Användarhandledning för RALF 2013-10-07 Riksarkivet IT-avdelningen Användarhandledning för RALF RALF står för RiksArkivets LeveransFörberedelse-verktyg och var från början del av en programvara som utvecklades hos Riksarkivet som

Läs mer

Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer)

Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer) 2009-10-09 (reviderad 2011-01-04, 2011-02-14, 2011-10-20, 2012-09-17) Riksarkivet IT-avdelningen Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer) 1 Anvisningar för ifyllning av Excelark

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.

Läs mer

Innehåll 1. Mediafakta... 3 2. Disketter, CD-skivor, DVD-skivor och USB-minnen 3. Kassetter... 7 4. Svarsmedier vid förfrågningar...

Innehåll 1. Mediafakta... 3 2. Disketter, CD-skivor, DVD-skivor och USB-minnen 3. Kassetter... 7 4. Svarsmedier vid förfrågningar... Mediefakta Innehåll 1. Mediafakta... 3 1.1 Produkter... 4 1.2 Tekniska beskrivningar... 4 2. Disketter, CD-skivor,.DVD-skivor och USB-minnen 5 2.1 Gemensamma specifikationer... 5 2.2 Operativsystemberoende

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Redovisning av bl.a. kontrolluppgifter, näringsuppgifter samt frågor mot centrala. skatteregistret med ADB-medier MEDIE FAKTA.

Redovisning av bl.a. kontrolluppgifter, näringsuppgifter samt frågor mot centrala. skatteregistret med ADB-medier MEDIE FAKTA. Redovisning av bl.a. kontrolluppgifter, näringsuppgifter samt frågor mot centrala skatteregistret med ADB-medier MEDIE FAKTA IT-avdelningen Innehåll 1. MEDIEFAKTA...4 1.1 Produkter...5 1.2 Tekniska beskrivningar...5

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:32 Riksarkivets beslut om gallring hos Myndigheten för radio och tv; den 19 juni 2012. Riksarkivet beslutar

Läs mer

Dagens agenda. Lagring & berarbetning av data. Filer och filformat Metadata Komprimering Kryptering Olika typer av data Filsystem Databaser

Dagens agenda. Lagring & berarbetning av data. Filer och filformat Metadata Komprimering Kryptering Olika typer av data Filsystem Databaser Lagring & berarbetning av data 1IK426 Introduktion till informationsteknik Patrik Brandt Filer och filformat Metadata Komprimering Kryptering Olika typer av data Filsystem Databaser Dagens agenda Filer

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

Designarkivet och det Digitala Arkivet. Anders Gidlöf, arkivarie och ansvarig för Digital arkivering

Designarkivet och det Digitala Arkivet. Anders Gidlöf, arkivarie och ansvarig för Digital arkivering Designarkivet och det Digitala Arkivet Anders Gidlöf, arkivarie och ansvarig för Digital arkivering Vårt case - digitala arkiv i näringslivet» Historien går vidare i digital form» Urval i informationsfloden»

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men

Läs mer

Konverteringsprojekt P47

Konverteringsprojekt P47 Nordisk Elarkivseminar 2011 Konverteringsprojekt P47 Magnus Geber 2011-05-27 P47 (Projekt 47) Migrering av alla born-digital e-arkivfiler på gamla magnetband (9-kanals och 3480) Pågående projekt. Konvertering

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Personalträff 2015-05-26. Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv

Personalträff 2015-05-26. Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv Personalträff 2015-05-26 Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv Vad är arkiv? - Förvaringslokal (fysiskt eller digitalt) Institution Arkivbildare Vård av arkiv Skydd mot: -Brand -Stöld -Vatten

Läs mer

Digital dokumenthantering

Digital dokumenthantering Digital dokumenthantering Skanning av inkommande dokument Lösning: En bordskanner med god arkmatning (80 ark/min). En skanner per registrator Mjukvara som hanterar flera moment i samma skanning (inläsning,

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice LA 9812-0218 Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice Bevaranded- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns lansting (generella regler)

Läs mer

Importera och använda en textdatabas i Excel

Importera och använda en textdatabas i Excel Importera och använda en textdatabas i Excel I denna beskrivning tänkte jag visa hur man kan hantera information från en databas, som är sparad som en semikolonseparerad textfil. Textfilen kommer att behandlas

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren

Läs mer

GUIDE Ansökan planmässigt anstånd

GUIDE Ansökan planmässigt anstånd Sida 1 av 6 GUIDE Ansökan planmässigt anstånd Sidan finns under menyn Verktyg Klientdatabas Förteckning Anstånd Guiden hjälper dig steg för steg att skapa en ansökan för planmässigt anstånd. Ansökan kan

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-05-15 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-05-15 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-05-15 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad kan man förbereda inför e-arkivering INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande

Läs mer

Göteborgs kommun stadsdelen Torslanda

Göteborgs kommun stadsdelen Torslanda Inspektionsrapport från Skolverket 2005:26 Utbildningsinspektion i Göteborgs kommun stadsdelen Torslanda Delbes lut S tads dels rapport S kolrapporter Beslut Göteborgs kommun 404 82 GÖTEBORG 2005-05-11

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

SIE4-läsaren En applikation utvecklad i Excel som läser SIE4 filer

SIE4-läsaren En applikation utvecklad i Excel som läser SIE4 filer SIE4-läsaren En applikation utvecklad i Excel som läser SIE4 filer Bakgrund Sedan länge finns en standard för hur filöverföringen mellan olika ekonomisystem kan åstakommas. Denna standard är SIE formatet

Läs mer

2009-10-09 (reviderad 2011-01-04, 2011-02-14, 2012-09-17) Riksarkivet IT-avdelningen. Anvisningar för ifyllning av Excelark för webbleveranser

2009-10-09 (reviderad 2011-01-04, 2011-02-14, 2012-09-17) Riksarkivet IT-avdelningen. Anvisningar för ifyllning av Excelark för webbleveranser 2009-10-09 (reviderad 2011-01-04, 2011-02-14, 2012-09-17) Riksarkivet IT-avdelningen Anvisningar för ifyllning av Excelark för webbleveranser 1 Anvisningar för ifyllning av Excelark för webbleveranser...

Läs mer

Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen?

Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen? Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen? Verva, Riksarkivet och Skatteverket Kvalitetsmässan 2007-11-21 Vart tar alla e vägen? Mängden elektroniska handlingar ökar lavinartat. Det blir mer och mer akut att

Läs mer

Filbeskrivning Rapportering av lön- och anställningsuppgifter för OPF-KL

Filbeskrivning Rapportering av lön- och anställningsuppgifter för OPF-KL Version 1.7 (Löneår 2015) Filbeskrivning Rapportering av lön- och anställningsuppgifter för OPF-KL Sidan 2 av 9 KRAVSPECIFIKATION FÖR ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER KRAVSPECIFIKATION FÖR ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER...

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Microsoft Office historik. - making IT easier

Microsoft Office historik. - making IT easier Microsoft Office historik Word 1983 September Word 1.0 släpptes Den absolut första versionen av Word. Släpptes till MS-DOS Kunde ha flera dokument öppna på en gång Hade stöd för mus (vilket var ganska

Läs mer

Göteborgs kommun stadsdelen Kärra-Rödbo

Göteborgs kommun stadsdelen Kärra-Rödbo Inspektionsrapport från Skolverket 2005:24 Utbildningsinspektion i Göteborgs kommun stadsdelen Kärra-Rödbo Delbes lut S tads dels rapport S kolrapporter Beslut Göteborgs kommun 404 82 GÖTEBORG 2005-05-11

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Steg 9 Grunder i registerhantering Access 2007 Windows 7/8

Steg 9 Grunder i registerhantering Access 2007 Windows 7/8 Steg 9 Grunder i registerhantering Access 2007 Windows 7/8 Okt -14 Liljedalsdata.se Liljedalsdata Steg 9 W78 Sida 1 Inledning Förkunskaper Steg 1, 2, 3. Registerhantering är en mycket stor del av allt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER. Informationsförvaltning. Version 1.0

TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER. Informationsförvaltning. Version 1.0 TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER Informationsförvaltning Version 1.0 1 Inledning Dessa rekommendationer, TAM 2:2008, togs fram år 2008 inom projektet TAMAD - Förstudie. Syftet med projektet har varit att öka

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

RAPPORT Dnr RA 20-2005/858 2005-06-30. Avställning av räkenskapshandlingar ur AGRESSO för bevarande

RAPPORT Dnr RA 20-2005/858 2005-06-30. Avställning av räkenskapshandlingar ur AGRESSO för bevarande 1 RAPPORT Dnr RA 20-2005/858 2005-06-30 Avställning av räkenskapshandlingar ur AGRESSO för bevarande 2 FÖRORD Myndighetsarkiven bildas enligt arkivlagen av de allmänna handlingar som uppstår i myndigheternas

Läs mer

SIMPLIFYSCAN. För intelligent scanning

SIMPLIFYSCAN. För intelligent scanning SIMPLIFYSCAN För intelligent scanning SIMPLIFYSCAN: FÖR INTELLIGENT SCANNING Med SimplifyScan kan användarna enkelt scanna in och och distribuera dokument vart som helst i nätverket, direkt från ett Sharp

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20030429 Dokumenthanteringsplan för konomiadministration, A Norrköpings stadsarkivs beteckning 04 Diarienummer KS 160/2003 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 29 april 2003, 178.

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

SystemQ affärssystem. Grundkurs

SystemQ affärssystem. Grundkurs SystemQ affärssystem Grundkurs Lära oss att hitta Snabbkommandon Knep Nyttiga funktioner Handboken: www.cyberstore.se/handbok Komma in i SystemQ-tänket Affärsprocesser Order registrering Utleveranser Fakturering

Läs mer

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Framsida. SKV269 Utgåva 21 1 (16)

Framsida. SKV269 Utgåva 21 1 (16) Framsida SKV269 Utgåva 21 1 (16) 2013-12-01 Förord Teknisk beskrivning för elektronisk redovisning av bilagor till inkomstdeklarationerna INK1, INK2, INK3, INK4 enligt den nya Skatteförfarandelagen (SFL).

Läs mer

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV 1 SVENSKT FÖRENINGSLIV ÄR UNIKT! Sverige är det föreningsrikaste

Läs mer

version 2.5 CONTENTO SVENSKA AB Introduktion till Kursbyggarverktyg

version 2.5 CONTENTO SVENSKA AB Introduktion till Kursbyggarverktyg version 2.5 CONTENTO SVENSKA AB Introduktion till Kursbyggarverktyg Introduktion till kursbyggarverktyg Contento Svenska AB Hornsgatan 103 117 28 Stocholm Table of Contents KAPITEL 1 Introduktion 2 Begrepp

Läs mer

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 1 METS

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 1 METS Delrapport DP3 FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 1 METS Karin Bredenberg & Mats Berggren IT/SoU 010-476 71 23 2013-01-14 2.0 1(9) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BILAGA 1: METS...3 1.1 INTRODUKTION...3

Läs mer

Nyheter i KeyDesign & DoorDesign version 1.12

Nyheter i KeyDesign & DoorDesign version 1.12 Sidan 1 av 7 2013-12-01 Nyheter i KeyDesign & DoorDesign version 1.12 Nu finns nya versioner av KeyDesign och DoorDesign tillgängliga på www.doordesign.se Detta dokument kommenterar - nya och ändrade programfunktioner

Läs mer

Insamlingsverktyg - teknisk beskrivning av metadataformuläret

Insamlingsverktyg - teknisk beskrivning av metadataformuläret Digitala leveranser Insamlingsverktyg - teknisk beskrivning av metadataformuläret Innehåll: Allmänt Layout och uppbyggnad Hur man använder programmet Starta Fylla i metadata Skapa metadatafiler och leverera

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Allmänhet Myndighet Riksarkivet Sökning via NAD Riksarkivet och SVAR:s webbplats ARKIS Data Management RALF KRAM Myndighetsverktyg för kontroll och SIP-generering Access Dissemination Ingest Digitala Kedjan

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

Kom igång med TIS-Office

Kom igång med TIS-Office Kom igång med TIS-Office Denna guide hjälper dig att komma igång med TIS-Office, mer information om hur man använder programmet finns i manualer på TIS-Office CD-skivan och i den inbyggda hjälpfunktionen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

kalkylprogram Motsvarande vägledningar för vänstermeny hittar du längre ner i dokumentet

kalkylprogram Motsvarande vägledningar för vänstermeny hittar du längre ner i dokumentet Motsvarande vägledningar för vänstermeny hittar du längre ner i dokumentet Överför data till kalkylprogram I vissa funktioner, t ex Transaktionsöversikt, Kontoöversikt, Saldo- och räntehistorik och Räntesatsförlopp

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Ladda ner en talbok på biblioteket.stockholm.se

Ladda ner en talbok på biblioteket.stockholm.se Ladda ner en talbok på biblioteket.stockholm.se Manual för Stockholms stadsbiblioteks talbokslåntagare STOCKHOLMS STADSBIBLIOTEK den 6 februari 2013 Framtagen av: Stockholms stadsbibliotek Ladda ner en

Läs mer