Strategisk Planering I Utveckling och Tillväxt. Rapport. till Mistra. avseende. Utvärdering anbud kommunikationstjänster Mistra

Transkript

1 Strategisk Planering I Utveckling och Tillväxt Rapport till Mistra avseende Utvärdering anbud kommunikationstjänster Mistra Projekt: Mistra Dnr INT 2011/1 Stockholm 16 juni 2011 tony.carlsson@spiut.se Spiut Skeppsbron Stockholm

2 Innehållsförteckning INLEDNING...1! KONSULTATION...1! UPPHANDLINGEN...1! Inkomna anbud...1! ANBUDSUTVÄRDERING...2! STEG 1 - KRAVUPPFYLLELSE (SKALL-KRAV)...2! STEG 2-6 GRAFISK FORM OCH PRODUKTION...2! Steg 2 Anbudsvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens...2! Steg 3 Anbudsutvärdering - arbetsprover...2! Steg 4 Anbudsutvärdering - pris...3! Steg 5 Anbudsutvärdering - referenser...4! Sammanställning efter steg 5...5! Steg 6 Anbudsutvärdering - intervjuer...5! STEG 2-6 SKRIBENT...5! Steg 2 Anbudsvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens...5! Steg 3 Anbudsutvärdering - arbetsprover...6! Steg 4 Anbudsutvärdering - pris...6! Steg 5 Anbudsutvärdering - referenser...7! Sammanställning efter steg 5...8! Steg 6 Anbudsutvärdering - intervjuer...8! STEG 2-6 WEBBREDAKTÖR...8! Steg 2 Anbudsvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens...8! Steg 3 Anbudsutvärdering - arbetsprover...9! Steg 4 Anbudsutvärdering - pris...9! Steg 5 Anbudsutvärdering - referenser...9! Sammanställning efter steg ! Steg 6 Anbudsutvärdering - intervjuer...11! RESULTAT...11! UTFALL GRAFISK FORM OCH PRODUKTION...11! UTFALL - SKRIBENT...11! UTFALL - WEBREDAKTÖR...11!

3 INLEDNING Mistra har genomfört en upphandling med syfte att teckna avtal angående kommunikationstjänster. Tjänsterna är uppdelade i tre områden; grafisk form och produktion, skribent samt webbredaktör. KONSULTATION Till sin hjälp har Mistra anlitat Spiut med konsulten Tony Carlsson för att utforma anbudsunderlag, utvärdera inlämnade anbud, skriva slutrapport samt bistå i samband med avtalstecknande. UPPHANDLINGEN Upphandlingen har genomförts som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Annonsering har skett i Allego den 4 april och på Mistras webbplats Sista dag för inlämnande av anbud var satt till den 28 april Tjugoåtta (28) anbud inkom, varav ett anbud efter anbudstiden. Detta anbud diskvalificerades därför direkt. I förfrågningsunderlaget erbjöds möjlighet att lämna anbud på ett, två eller alla tre av upphandlingens områden. Åtta av de tjugoåtta anbudsgivarna har lämnat anbud på alla tre tjänsteområden medan femton av anbuden endast lämnat anbud på ett av de tre områdena. Inkomna anbud Grafisk form o produktion Skribent Webbredaktör A4 text & form A4 text & form Appelberg publishing group Typoform Appelberg publishing group Capito Anna Marekvärn grafisk form Capito Frank Kommunikation Appelberg publishing group Frank kommunikation Geelmuyden.Kiese. Bigg annonsbyrå i Stockholm Capito Geelmuyden.Kiese. Global Reporting Sweden Global Reporting Sweden Hallvarsson & Halvarson Coller / Andersson & Jourdan Goodpoint Informedia Communications Designavdelningen Grace Communication Intellecta Corporate Frank kommunikation Hallvarsson & Halvarson Trossa Geelmuyden.Kiese. Global Reporting Sweden Sweden Goodpoint IMCG Sweden Informedia Communications Intellecta Corporate Sid 1

4 Grace Communication Hallvarsson & Halvarsson Informedia communications Intellecta Corporate Matador kommunikation Tilder kommunikation Yra Kvadrat Stockholm Magnus Atterfors kommunikation Margareta Andersson Ord och Vetande Rana reportage Rhetikfabriken Trossa Frågor och svar Frågor inkomna skriftligen innan 15 april har besvarats direkt till frågeställaren samt på Mistras hemsida. ANBUDSUTVÄRDERING Anbudsutvärderingen har genomförts separat för tjänstens tre delar i sex steg; 1. Kravuppfyllelse (skall-krav) 2. Anbudsutvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens 3. Anbudsutvärdering arbetsprover 4. Anbudsutvärdering pris 5. Referenstagning 6. Intervjuer STEG 1 - KRAVUPPFYLLELSE (SKALL-KRAV) I första steget kontrollerades att alla ovillkorliga krav i förfrågningsunderlaget var uppfyllda. Detta gällde såväl skall-kraven som ställts enligt förfrågningsunderlaget samt de uppställda avtalsvillkoren. Samtliga leverantörer utom två uppfyllde kraven och blev godkända som presumtiva leverantörer till Mistra. Anbudet från Matjordsinfo och Margareta Andersson diskvalificerades på grund av för sent inkommet anbud respektive ofullständigt anbud. STEG 2-6 GRAFISK FORM OCH PRODUKTION Steg 2 Anbudsvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens Vid utvärdering av dokumenterad erfarenhet och kompetens har främst bifogade CVn granskats. Både formell erfarenhet i form av utbildning och erfarenhet från tidigare uppdrag har värderats. Vikt 25% Steg 3 Anbudsutvärdering - arbetsprover Sid 2

5 Samtliga inskickade arbetsprover har granskats och värderats. I detta steg har arbetsprovernas kreativitet och kvalitet värderats. Vikt 35% Steg 4 Anbudsutvärdering - pris I steg fyra baserades utvärderingen på det offererade maxpriset för det aktuella området. Anbudet eller anbuden med det lägsta priset ges betyget 4,0. Övriga anbud gavs ett lägre betyg enligt formeln (lägsta pris / aktuellt pris)*4. I de fall anbuden innehållit olika prisuppgifter inom upphandlingens områden har det högsta av de angivna priserna utvärderats. Vikt 20% Anbudsgivare 2 Dokumenterad erfarenhet och kompetens 3 Arbetsprover 4 Offererat pris 4 pris A4 text & form kr 1,9 Typoform kr 3,8 Anna Markevärn grafisk kr 3,5 form Appelberg publishing kr 2,2 group Bigg annonsbyrå i kr 3,8 Stockholm Capito kr 3,1 Coller / Andersson & kr 3,1 Jourdan Designavdelningen kr 3,8 Frank kommunikation kr 2,6 Geelmuyden.Kiese kr 4,0 Global Reporting Sweden kr 3,0 Goodpoint kr 2,4 Grace Communication kr 3,1 Hallvarsson & Halvarsson kr 1,9 Informedia kr 2,9 communications Intellecta Corporate kr 2,4 Matador kommunikation kr 3,8 Tilder kommunikation kr 2,3 Yra kr 3,5 Sid 3

6 Steg 5 Anbudsutvärdering - referenser Referenssamtal har hållits med referenser för de anbudsgivare som efter steg 4 fortfarande har en möjlighet att hamna bland de fyra högst rankade anbuden inför intervjuerna. I tabellen nedan redovisas det högsta totalbetyg anbudsgivaren kan få förutsatt att de får högsta betyg i utvärderingen av steg 5. Vikt 20% Referenser har följaktligen inhämtats från följande anbudsgivare: Anbudsgivare Typoform Grace Communication Matador kommunikation Yra Bigg Annonsbyrå i Stockholm Anna Markevärn grafisk form Vid samtalen ställdes följande frågor och referensen ombeddes ge anbudsgivaren ett betyg mellan 1-4 där 4 är utmärkt. A. Samarbete 1. Hur väl fungerar samarbetet med leverantören? 2. Hur lyhörd är leverantören för förslag från beställaren? 3. Är ni nöjda med det bemötande ni erhållit när problem uppstått i något avseende? B. Effektivitet 1. Hur väl hålls överenskomna leveransplaner? 2. Hur väl hålls indikerade/överenskomna kostnadsramar? 3. I hur hög grad präglas leverantörens arbete av god ordning och reda? 4. Hur väl fungerar den interna samordningen hos leverantörens personal? C. Resultat 1. Har resultatet av det genomförda uppdraget visat sig motsvara förväntningarna? 2. Avser ni att anlita leverantören igen? D. Kreativitet/kompetens 1. Hur väl och snabbt har leverantören förstått uppdragets omfattning och syfte? 2. Hur aktiv är leverantören med att föreslå kreativa lösningar och förbättringar? 3. Kan ni rekommendera leverantören till andra? Därutöver ombeddes referensen att med egna ordalag beskriva anbudsgivaren och ge sitt övergripande omdöme. Anbudsgivare referens Högsta möjliga totalbetyg efter Sid 4

7 steg 5 Typoform 4,0 4,0 Grace Communication 3,8 3,5 Matador kommunikation 3,8 3,4 Yra 3,8 3,3 Bigg annonsbyrå i Stockholm 3,7 3,4 Anna Markevärn grafisk form 3,7 3,3 Geelmuyden.Kiese. 2,8 Designavdelningen 2,9 Capito 3,0 Coller / Andersson & Jourdan 2,3 Global Reporting Sweden 3,2 Informedia communications 2,9 Frank kommunikation 2,8 Intellecta Corporate 2,7 Goodpoint 2,2 Tilder kommunikation 1,9 Appelberg publishing group 2,7 A4 text & form 3,0 Hallvarsson & Halvarsson 3,0 Sammanställning efter steg 5 Anbudsgivare Viktat totalbetyg Typoform 4,0 Grace Communication 3,4 Matador kommunikation 3,3 Yra 3,3 Bigg annonsbyrå i Stockholm 3,3 Anna Markevärn grafisk form 3,2 Steg 6 Anbudsutvärdering - intervjuer Typoform och Grace Communication kallades till intervjuer som hölls i Mistras lokaler på Gamla Brogatan i Stockholm den 8 juni Vid intervjuerna fick leverantörerna en (1) timme på sig att presentera sitt anbud samt svara på eventuella kompletterande frågor. Deltagande från Mistras sida var Fredrik Gunnarsson, Tony Carlsson och Malin Lindgren. STEG 2-6 SKRIBENT Steg 2 Anbudsvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens Sid 5

8 Vid utvärdering av dokumenterad erfarenhet och kompetens har främst bifogade CVn granskats. Både formell erfarenhet i form av utbildning och erfarenhet från tidigare uppdrag har värderats. Vikt 25% Steg 3 Anbudsutvärdering - arbetsprover Samtliga inskickade arbetsprover har granskats och värderats. I detta steg har arbetsprovernas kreativitet och kvalitet värderats. Vikt 35% Steg 4 Anbudsutvärdering - pris I steg fyra baserades utvärderingen på det offererade maxpriset för det aktuella området. Anbudet eller anbuden med det lägsta priset ges betyget 4,0. Övriga anbud gavs ett lägre betyg enligt formeln (lägsta pris / aktuellt pris)*4. I de fall anbuden innehållit olika prisuppgifter inom upphandlingens områden har det högsta av de angivna priserna utvärderats. Vikt 20% Anbudsgivare 2 Dokumenterad erfarenhet och kompetens 3 Arbetsprover 4 Offererat pris pris A4 text & form kr 1,9 Appelberg publishing kr 2,5 group Capito kr 3,1 Frank kommunikation kr 2,1 Geelmuyden.Kiese kr 4 Global Reporting Sweden kr 3,0 Goodpoint kr 2,4 Grace communication kr 3,1 Hallvarsson & Halvarsson kr 1,3 IMCG Sweden kr 2,8 Informedia kr 2,9 communications Intellecta corporate kr 2,6 Kvadrat Stockholm kr 3,5 Magnus Atterfors kr 3,8 kommunikation Ord & vetande kr 3,8 Rana reportage kr 2,9 Sid 6

9 Rhetikfabriken kr 3,1 Trossa kr 2,2 Steg 5 Anbudsutvärdering - referenser Referenssamtal har hållits med referenser för de anbudsgivare som efter steg 4 fortfarande har en möjlighet att hamna bland de fyra högst rankade anbuden inför intervjuerna. I tabellen nedan redovisas det högsta totalbetyg anbudsgivaren kan få förutsatt att de får högsta betyg i utvärderingen av steg 5. Vikt 20% Referenser har följaktligen inhämtats från följande anbudsgivare: Anbudsgivare Ord & vetande Rana reportage Global Reporting Sweden IMCG Sweden Vid samtalen ställdes följande frågor och referensen ombeddes ge anbudsgivaren ett betyg mellan 1-4 där 4 är utmärkt. A. Samarbete 1. Hur väl fungerar samarbetet med leverantören? 2. Hur lyhörd är leverantören för förslag från beställaren? 3. Är ni nöjda med det bemötande ni erhållit när problem uppstått i något avseende? B. Effektivitet 1. Hur väl hålls överenskomna leveransplaner? 2. Hur väl hålls indikerade/överenskomna kostnadsramar? 3. I hur hög grad präglas leverantörens arbete av god ordning och reda? 4. Hur väl fungerar den interna samordningen hos leverantörens personal? C. Resultat 1. Har resultatet av det genomförda uppdraget visat sig motsvara förväntningarna? 2. Avser ni att anlita leverantören igen? D. Kreativitet/kompetens 1. Hur väl och snabbt har leverantören förstått uppdragets omfattning och syfte? 2. Hur aktiv är leverantören med att föreslå kreativa lösningar och förbättringar? 3. Kan ni rekommendera leverantören till andra? Därutöver ombeddes referensen att med egna ordalag beskriva anbudsgivaren och ge sitt övergripande omdöme. Anbudsgivare referens Högsta möjliga Sid 7

10 betyg efter steg 5A Ord & vetande 4,0 3,7 Rana reportage 4,0 3,4 Global Reporting Sweden 3,8 3,5 IMCG Sweden 3,7 3,4 A4 text & form 3,2 Capito 3,2 Intellecta corporate 3,1 Rhetikfabriken 3,1 Hallvarsson & Halvarsson 3,1 Magnus Atterfors kommunikation 3,1 Appelberg publishing group 3,1 Goodpoint 3,1 Kvadrat Stockholm 3,0 Trossa 3,0 Grace communication 3,0 Informedia communications 2,9 Geelmuyden.Kiese. 2,8 Frank kommunikation 2,8 Sammanställning efter steg 5 Anbudsgivare Viktat totalbetyg Ord & vetande 3,7 Rana reportage 3,4 Global Reporting Sweden 3,4 IMCG Sweden 3,3 Steg 6 Anbudsutvärdering - intervjuer Ord & vetande, Rana reportage och Global Reporting Sweden kallades till intervjuer som hölls i Mistras lokaler på Gamla Brogatan i Stockholm den 8 samt 10 juni Vid intervjuerna fick leverantörerna en (1) timme på sig att presentera sitt anbud samt svara på eventuella kompletterande frågor. Deltagande från Mistras sida var Fredrik Gunnarsson, Tony Carlsson och Malin Lindgren. STEG 2-6 WEBBREDAKTÖR Steg 2 Anbudsvärdering dokumenterad erfarenhet och kompetens Vid utvärdering av dokumenterad erfarenhet och kompetens har främst bifogade CVn granskats. Både formell erfarenhet i form av utbildning och erfarenhet från tidigare uppdrag har värderats. Sid 8

11 Vikt 25% Steg 3 Anbudsutvärdering - arbetsprover Samtliga inskickade arbetsprover har granskats och värderats. I detta steg har arbetsprovernas kreativitet och kvalitet värderats. Vikt 35% Steg 4 Anbudsutvärdering - pris I steg fyra baserades utvärderingen på det offererade maxpriset för det aktuella området. Anbudet eller anbuden med det lägsta priset ges betyget 4,0. Övriga anbud gavs ett lägre betyg enligt formeln (lägsta pris / aktuellt pris)*4. I de fall anbuden innehållit olika prisuppgifter inom upphandlingens områden har det högsta av de angivna priserna utvärderats. Vikt 20% Anbudsgivare 2 Dokumenterad erfarenhet och kompetens Appelberg publishing 3 Arbetsprover 4 Offererat pris pris kr 2,3 group Capito kr 2,6 Frank kommunikation kr 1,8 Geelmuyden.Kiese kr 4,0 Global Reporting Sweden kr 2,5 Hallvarsson & Halvarsson kr 1,7 Informedia kr 2,4 communications Intellecta corporate kr 2,8 Trossa kr 1,8 Steg 5 Anbudsutvärdering - referenser Referenssamtal har hållits med referenser för de anbudsgivare som efter steg 4 fortfarande har en möjlighet att hamna bland de fyra högst rankade anbuden inför intervjuerna. I tabellen nedan redovisas det högsta totalbetyg anbudsgivaren kan få förutsatt att de får högsta betyg i utvärderingen av steg 5. Vikt 20% Referenser har följaktligen inhämtats från följande anbudsgivare: Sid 9

12 Anbudsgivare Appelberg publishing group Capito Global Reporting Sweden Intellecta corporate Vid samtalen ställdes följande frågor och referensen ombeddes ge anbudsgivaren ett betyg mellan 1-4 där 4 är utmärkt. A. Samarbete 1. Hur väl fungerar samarbetet med leverantören? 2. Hur lyhörd är leverantören för förslag från beställaren? 3. Är ni nöjda med det bemötande ni erhållit när problem uppstått i något avseende? B. Effektivitet 1. Hur väl hålls överenskomna leveransplaner? 2. Hur väl hålls indikerade/överenskomna kostnadsramar? 3. I hur hög grad präglas leverantörens arbete av god ordning och reda? 4. Hur väl fungerar den interna samordningen hos leverantörens personal? C. Resultat 1. Har resultatet av det genomförda uppdraget visat sig motsvara förväntningarna? 2. Avser ni att anlita leverantören igen? D. Kreativitet/kompetens 1. Hur väl och snabbt har leverantören förstått uppdragets omfattning och syfte? 2. Hur aktiv är leverantören med att föreslå kreativa lösningar och förbättringar? 3. Kan ni rekommendera leverantören till andra? Därutöver ombeddes referensen att med egna ordalag beskriva anbudsgivaren och ge sitt övergripande omdöme. Anbudsgivare referens Högsta möjliga betyg efter steg 5A Appelberg publishing group 3,8 3,1 Global Reporting Sweden 3,8 3,1 Intellecta corporate 3,8 3,4 Capito 3,4 3,7 Geelmuyden.Kiese. 2,8 Informedia communications 2,8 Hallvarsson & Halvarsson 2,7 Trossa 2,7 Frank kommunikation 2,4 Sammanställning efter steg 5 Sid 10

13 Anbudsgivare Viktat totalbetyg Capito 3,6 Intellecta corporate 3,4 Global Reporting Sweden 3,1 Appelberg publishing group 3,0 Steg 6 Anbudsutvärdering - intervjuer Capito, Intellecta corporate och Global Reporting Sweden kallades till intervjuer som hölls i Mistras lokaler på Gamla Brogatan i Stockholm den 8 och 10 juni Vid intervjuerna fick leverantörerna en (1) timme på sig att presentera sitt anbud samt svara på eventuella kompletterande frågor. Deltagande från Mistras sida var Fredrik Gunnarsson, Tony Carlsson och Malin Lindgren. RESULTAT Efter summering av de olika utvärderingsstegen och det personliga mötet har Spiut tillsammans med Mistra värderat vilken leverantör samt erbjuden tjänst som passar Mistra som organisation bäst. UTFALL GRAFISK FORM OCH PRODUKTION När resultatet från de olika stegen i utvärderingen summerats rangordnas de två (2) leverantörerna som kallats till intervju enligt nedan. 1. Typoform 2. Grace Communication Spiut rekommenderar således Mistra att teckna avtal med Typoform för grafisk form och produktion. UTFALL - SKRIBENT När resultatet från de olika stegen i utvärderingen summerats rangordnas de tre (3) leverantörerna som kallats till intervju enligt nedan. 1. Rana reportage 2. Global Reporting Sweden 3. Ord & vetande Spiut rekommenderar således Mistra att teckna avtal med Rana reportage gällande skribenttjänster. UTFALL - WEBREDAKTÖR När resultatet från de olika stegen i utvärderingen summerats rangordnas de tre (3) leverantörerna som kallats till intervju enligt nedan. Sid 11

14 1. Intellecta corporate 2. Capito 3. Global Reporting Sweden Spiut rekommenderar således Mistra att teckna avtal med Intellecta corporate gällande webredakörstjänster. Stockholm 16 juni 2011 Tony Carlsson Spiut Sid 12