Utbildning för planerare

Transkript

1 Utbildning för planerare Orbit 5 Projektgruppen för Orbit 5 i Region Skåne, Lena Nordholm Kron - 1 -

2 Innehållsförteckning Inställningar sid. 3 Listor, allmänt sid. 4 Väntelistor för operationer och besök sid. 7 Associerade besök i väntelistan sid. 9 Planering från väntelista sid. 9 Ta bort bokning sid. 11 Kalla patient sid. 12 Skriv ut sid. 13 Veckoprogram sid. 14 Funktioner i högerpanelen sid. 15 Reservera tid på opsal sid. 15 Patientöversikten sid. 16 Varning sid. 19 Byt operationsavdelning sid. 19 Ordinerad utredning sid. 20 Störning sid. 21 Kallelser/brev sid. 22 Referensmaterial och Rutindokument sid

3 Inställningar Genom att klicka på pilen i Välkommen rutan, under Mina inställningar väljer du vad du vill se när du öppnar Orbit och vilka planeringsmappar du vill ha. Under fliken Inställningar i Operationsprogrammet väljer du vilka operationssalar, anestesimottagning, dagar och klockslag du vill se. Glöm inte att spara under Orbit symbolen högst uppe till vänster Sök patient genom att skriva namn eller personnummer i rutan Sök patient. För att se patienten i gantt-schemat, högerklicka på raden och välj Visa bokningstidpunkten i gantt-schemat - 3 -

4 LISTOR I OPERATIONSPROGRAMMET, ALLMÄNT (sid. 45 i användarmanual) Under Gantten finns flera listfunktioner i Orbit 5 Akutlistan Dagens operationer Schemats operationstillfällen Vänte- och besökslistor För listorna finns flera funktioner i en toolbar (här visas väntelistans): Klicka här för att gruppera listan. En extra list öppnas och dit drar man fälten man vill gruppera på Klicka här om du vill att listan ska visa en, 3 eller alla rader. d d Refresh av listan Söker på allt i listan, ex personnummer Klick här för att skriva ut listan. Man förhandsgranskar först. Layouten är den som bestämts för utskrift i listdesignern På dessa ikoner klickar man för att skriva ut dokument/ brev eller kalla markerade patienter. Skillnaden är att man samtidigt sätter status Kallad på patienten med telefon ikonen. Notera! Systemlistorna Akutlista, Dagens operationer och Schemats optillfällen uppdateras hela tiden med automatik. Övriga listor ska man refresha för att få in senaste data. Vid dubbelklick på listraderna hamnar man normalt i patientöversikten på aktuell behandling. För alla listor finns det höger musmenyer om man klickar på en viss rad. Dessa varierar beroende på behandlingens status eller listans funktion. Tooltipen på alla rader visar innehållet i fältet användbart speciellt om raden klipps. Samma gäller rubrikerna i listan

5 Alla listor har en tooltip med patientdata. Denna visas längst till vänster. Den lilla info-ikonen, som finns till varje lista, visar vilket urval listan har: Längst till vänster i listorna finns ytterligare information: Varningsdata (från uppmärksamhetssynbolen) Skyddad identitet Associerade besök - 5 -

6 Listor med parameterurval öppnas tomma. Vissa parametrar kan ha standarvärden ifyllda, t.ex. Opererande enhet och Operationsavdelning. Om påloggad användare ingår i ett parameterurval på operatörer så visas användaren i comboboxen som parameter. Ange befintliga parametrar och klick och Sök Detaljdelen i listorna ligger till höger och kan visa information som inte behöver vara sökbar eller sorteringsbar eller om den består av längre textfält: - 6 -

7 Sortering av listor görs genom att man klickar på en kolumnrubrik och då sorterar den först stigande och sedan fallande (visas med liten pil) Sortering kan göras på flera kolumner samtidigt genom att hålla ner Shift-tangenten och klicka på rubrikerna. Filtrering av listor görs genom att klicka på den lilla tratten i kolumnrubrikens högra hörn. Den visas när man sätter muspekaren på rubriken. Här kan man filtrera på befintliga värden i tabellen. Väntelistor för operationer och besök (sid. 51 i användarmanual) Väntelistorna byggs upp i listdesignen och gäller för alla, för vissa kliniker eller specifika användare

8 Väntelistan består av de operationstillfällen eller besök som finns registrerade i systemet, endast de operationstillfällen som finns på användarens klinik eller kliniker kommer att visas i väntelistan (styrs av behörigheten). Kolumnrubrikerna kan flyttas om under aktuell inloggning, kan även sorteras genom att klicka på rubriknamnet. Det går att ha flera listor öppna samtidigt genom att öppna en ny flik. Klicka på fliken Ny väntelista och välj en lista i comboboxen till höger. Man kan lägga upp de listor man vill ha tillgängliga genom att klicka på Ny väntelista och välj en ny lista i comboboxen. När alla listor är framme, spara inställningar via Orbitikonen uppe till höger. Från väntelistan kan du planera operationer genom drag-drop. Läs mer under planering. Via höger musmeny i listan kan olika funktioner göras på markerad behandling - 8 -

9 Associerade besök i väntelistan (sid. 55 i användarmanual) De operationstillfällen som har associerade besök visar ett plustecken längst till vänster i väntelistan, klicka på detta för att öppna listan med besök. Besök kan planeras/bokas från väntelistan genom att dra in ett operationstillfälle från väntelistan på en besöksenhet, t.ex. Anestesimottagning. Bokningen visas då i gantten som en stapel och i väntelistan visas ett plustecken till vänster i listan Planering från väntelista (sid. 56 i användarmanual) Man kan planera från väntelistan med drag drop eller via Planeringsguiden (som då visar förslag på möjliga tider). Preliminärbokning är också möjlig. Denna tid är den exakta tiden för bokningen Om du klickar i knappen, Fäst mot behandlingar under fliken inställningar så limmar den ihop den nya operationen med den föregående så att man lätt kan släppa och få operationerna utan mellanrum. Vill du kunna planera behandlingar med överlappning ska den inte vara iklickad

10 Regler finns som kontrolleras och meddelande visas om dessa bryts, om du är behörig att bryta regler är denna knapp aktiv. Om alla resurser inte finns eller alla regler inte är uppfyllda på den tiden man släpper operationen, så kommer det upp en varning: Om man svara Nej, måste man ha behörighet att bryta regler, då går bokningen igenom med de resurser som kunnat bokas och eventuella regelbrott. Svara man Ja, får man upp följande dialog: Här kan man välja en annan resurs än den som inte är tillgänglig och komplettera med assistenter eller artiklar

11 Ta bort bokning Om man tar bort en bokning som kompletterats med assistenter och/eller artiklar så får man upp en dialogruta där man kan markera de resurser man vill spara tills det att patienten ska bokas på nytt. Om man tar bort en bokning med att bokat besök visas denna ruta där man kan välja om man vill avboka även detta besök eller behålla bokningen Som default är det valt att man inte ska göra något med dessa besök. Man kan Avboka besöket eller Ta bort det helt; dvs. det ska även försvinna från patientdokumentet. Ta bort rekommenderas i normalfallet för att inte ha kvar oplanerade besök. Väljer man Gör inget är bokningen kvar

12 Kalla patient Man kan kalla en eller flera patienter från väntelistan. Man kan kalla utan att skriva ut kallelse/brev och vice versa. Man kan också kalla patienter från patientdokumentets Brevkontroll. Markera den eller de patienter som ska kallas i listan, markera flera genom att hålla shift-tangenten nertryckt och klicka på flera patienter i listan. Klicka på Kalla-ikonen eller välj Kalla patienten på höger musmeny. Följande bekräftelse visas: Svara Ja och en fråga kommer upp om kallelse ska skrivas ut Svara Ja och välj kallelse i följande dialog: Varje kallad patient ligger i en lista under varje brev, markera vilket brev som ska skrivas ut. Brevet kan redigeras enskilt för de olika patienterna och sparas på patienten. Kopior av den redigerade kallelsen kan skrivas ut i Brevkontrollen i patientdokumentet

13 Den normala vägen att ångra en kallelse är att dokumentera en störning t.ex. när patienten lämnar återbud. Om man av misstag råkat sätta patienten till Kallad kan man ångra det genom att klicka på höger musmeny och välja Ångra kallelse, då slipper man planera om patienten. Utskrivna brev ligger alltid kvar i brevkontrollen. Skriv ut Listorna kan skrivas ut från operationsprogrammet, startsida eller Sök behandlingar. Klicka på skrivarknappen. Man kommer då till funktionen Förhandsgranska varifrån man skriver ut listan

14 Veckoprogram En fast lista för veckoprogram finns under rubriken Funktioner längst till vänster Samtliga fält måste fyllas i: Ange datum. Listan startar på måndagen den vecka datumet finns. Ange Organisationsenhet, den operationsavdelning som ska visas. Ange salsgrupp om en begränsning inom opavdelningen ska göras. Klicka Förhandsgranska frö att se listan på skärmen. Klicka Skriv ut veckoprogram för att få en utskriven lista. Listan visar operationerna från måndag till fredag sorterade i första hand på sal, i andra hand på starttid för operationen

15 Funktioner i högerpanelen Registrera störning Gå till opprogram tar med aktiv behandling i arbetslistan i opprogrammet Gå till uvabeläggning tar med aktivt optillfälle i arbetslistan i beläggningsfunktionen. Skriv ut.skriver ut alla sidrapporter för aktivt optillfälle. Skriv ut operationskort Länkar till Melior, Obstetrix etc. ligger längst ner i högerpanelen. Reservera tid på op-sal Man kan reservera tid på en operationssal genom att högerklicka på berörd opsal och välj Lägg till spärrning och skriv anledningen i rutan, denna text syns då på opsalen. Spärren måste tas bort innan man kan planera på tiden för spärren

16 Patientöversikten Patientdokumentet öppnas från alla listor via höger musmeny, man kommer direkt in i patientöversikten för den valda behandlingen. Gör man en sökning på personnummer eller namn, får man en lista med patienter som matchar sökningen och kan välja mellan att redigera patientuppgifter och öppna patientdokumentet. Endast ett patientdokument kan vara öppnat åt gången, söker man fram en annan patient måste man spara den första. Via en lista i Orbits huvudmeny, Tidigare patienter, kan man återgå till den patient man arbetade med tidigare

17 Genom att klicka på pilen uppe till höger, bredvid Uppmärksamhetssymbolen får man fram adress, telefonnummer mm på patienten Patientöversikten öppnas med en lista över optillfällen på användarens opererande enhet/enheter synliga till vänster. Markera i navigeringslisten till vänster vilket optillfälle eller besök det gäller. Listan döljs när man öppnar en sida i patientdokumentet. I navigeringslisten till höger har man en överblick över faserna och vilka sidor som är ifyllda. Listan döljs när man öppnar en sida i patientdokumentet

18 Här visas de optillfällen/besök som tillhör de enheter som är kopplade till användaren För att se andra enheters operationstillfällen måste man klicka på Övriga vårdenheter, då får man en påminnelse om att man loggas med utökad loggning (enl. Patientdatalagen). Om patienten spärrat något vårdtillfälle för obehöriga så ligger dessa under Övriga vårdenheter spärrade. När navigeringslistan till vänster/höger är stängd öppnas den genom att man klickar på pilarna

19 OBS! Om man av misstag sparat en sida kan man återställa fasen till vit genom att ta bort uppgifterna på sidan och spara. Högerklicka på fasen och välj Återgå till ej påbörjad och skriv varför sida ska återgå. Varning Varningarna är indelade i varningsgrupper som styr dem till en viss del i av Uppmärksamhetsikonen, i tooltipen ser man mer information man kan också klicka på ikonen. Byt operationsavdelning Byter man operationsavdelning får man automatiskt upp en lista över den nya operationsavdelningens opkort. Överst visas de opkort som matchar opkortsnamn, primäringrepp och primärdiagnos som redan är valda. Avviker det nya opkortet från det gamla får man en varning. Tänk på att även byta vårdande enhet om platsen är någon annanstans

20 Ordinerad utredning Här lägger man till ny ordination och tar bort kommentarer genom att klicka på plustecknet Under Lab i Skåne skriver man in bokade utredningar, dessa kan även hämtas till kallelsebreven

21 Störning Se Region Skånes direktiv för hantering av störningar i Orbit Ströningsfunktionen öppnas via högerpanelen i patientöversikten, genom att högerklicka på patienten i någon lista eller på operationsprogammet. Störningar registreras vid olika slags avvikelser, t.ex. när patienten lämnar återbud, strykningar i samband med operation. Störningar kan även registreras för besök. Pennan markerar att störning redan finns registrerad på optillfället Genom att klicka på Registrera störning öppnas lista över störningar. Ny störning registreras genom att klicka på raden Lägg till en ny störning Här ser man om det finns störningar på andra optillfällen Denna knapp är tillgänglig när man öppnar störning från lista eller operationsprogram

22 Beroende på vilket status operationstillfället har då störningen registreras, finns det olika åtgärder att välja. Status Anmäld Ingen förändring, Avbryt behandlingen eller Överför till akut. Från akutlistan finns alternativet Överför till elektiv. Status Planerad eller Kallad Ingen förändring, Överför till akut, Avbryt behandlingen och Omplanera. Status Operation pågår Avbryt behandlingen eller Ingen förändring. Status Opererad Ingen förändring Status Avbruten kan man aktivera och då välja Ingen förändring, Överför till akut (till elektiv för akut op) och Omplaneras. Om man väljer Omplaneras måste ev. registrerade tider raderas. Ingen förändring innebär att man inte ändrar ev. bokning eller status på optillfället. Kallelser/brev Det finns möjlighet att designa egna brev och kallelser i Orbit 5 man kan även importera kallelser och brev som man använt i Orbit 4 eller i annat system för att utnyttja stommen av dessa brev.(datafälten måste infogas på nytt) Man utgår från organisationsstrukturen och väljer på vilken nivå brevet ska byggas. Man designar brevet i bilden och väljer bland alla fält i systemet som ska användas i brevet. Därefter väljer man var (i vilka listor och för vilka opkort) brevet ska vara tillgängligt. I exemplet visas ett kallelsebrev från kirurgiska kliniken. Brevet är åtkomligt för användare på alla under- och överliggande nivåer, men inte för sidonivåer såsom andra kliniker

23 Klicka på Design i vänstermenyn Brev/kallelser operation eller Brev/kallelser besök Markera organisationsenhet som ska äga brevet/kallelsen Klicka på Nytt kallelsebrev eller Nytt brev i menyraden. Endast kallelsebrev omfattas av kallelserutinen Namnge brevet under Benämning Leta fram de fält under Urval som ska in i brevet under de egna och de fasta fälten och välj dessa Formulera brevet i Brevets design. Dubbelklicka på brevlayouten för att få fram kallelsen i redigerbart skick Importera kallelser Infoga datafält under Infogamenyn

24 Under Arkiv-menyn kan man Importera befintliga kallelser Om man börjar från början ska man skriva och layouta brevet. Bilder kan infogas (se under fliken Infoga) Placera muspekaren på sidan där ett datafält ska infogas Klicka på Infoga datafält (under fliken Infoga) och välj ett fält i taget bland de fält där data ska hämtas från optillfället. Fältet infogas omedelbart Om Lab i Skåne är valt, radera rubrikerna och välj Inga kantlinjer under Designmenyn för att inte få med dessa i brevet. Man kan Förhandsgranska med testdata under samma flik När brevet är klart Spara under Arkiv-liken och stäng OBS! Det finns flera flikar i menyn med olika funktioner för att redigera brevet Nu återstår att ange vilka filter som ska finnas för brevet: Markera de operationskort för vilka brevet ska visas direkt Markera de listor i vilka brevet ska visas direkt Spara och stäng I väntelistan eller andra listor är brevet tillgängligt när man markerar en eller flera optillfällen och klickar på Brevsymbolen vid listan. Kallelsesymbolen är tillgänglig i väntelistan för planerade operationer/besök

25 Brev som ska vara tillgängliga för denna lista visas under Välj brev. Markera Tillhör listan och Tillhör operationskort för att få fram aktuellt brev Redigera vid behov, annars skriv ut med Skriv ut-knappen eller Exportera till annan brevfunktion

26 Ref.material: Manual för användare Orbit 5 ett system för operationsplanering Rutindokument: Operationsanmälan Hantering av tidstyper i Orbit Hantering av störningar