Utbildningsmaterial och användarhandbok för användare av Meddix IT-stöd för vårdplanering

Transkript

1 Utbildningsmaterial och användarhandbok för användare av Meddix IT-stöd för vårdplanering IT-stöd för Samordnad vårdplanering i Halmstads kommun och Halland Gäller f.o.m (reviderad ) Meddix webbadress: Information om samordnad vårdplanering samt länk till Halmstads kommuns Handbok för Hälso- och sjukvård (även kallad MAS-handbok) återfinns på kommunens webbplats under Omsorg & Stöd och Hälso- och sjukvård: I handboken under kapitel Vårdplanering/Samverkan finns denna manual för nedladdning och utskrift.

2 Revisionshistorik : Användarhjälp och stöd, kontaktuppgifter uppdaterade : Användarhjälp och stöd, kontaktperson för Attendo borttagen : Användarhjälp och stöd, kontaktuppgifter uppdaterade : Kompletterat med Trygg hemgång Innehållsförteckning 1 Inloggning Lösenord Användarnamn Huvudbild och rubriker i Meddix Huvudbild Meny Vårdplanering Användaradministration Aktuell patient Inkomna dokument Välj patient Patientöversikt och Detaljinfo Meddelande från kommunen Meddelande från kommunen, Huvudfliken Meddelande från kommunen, ADL-fliken SVAR-fliken Inkomna dokument Inskrivningsmeddelande Patient inskriven på sjukhus Kallelse till vårdplanering Vårdplan Huvudfliken Vårdplan Vårdplaneringsfliken Utskrivningsklar Information om planerad hemgång/generellt meddelande Trygg hemgång/generellt meddelande Utskrivningsmeddelande Generellt meddelande Utskrifter Viktigt att tänka på! Användarhjälp och stöd Sidan 2 av 26

3 1 Inloggning För att logga in i Meddix skriver du in webbadress enligt nedan eller klickar du på Meddix symbol i ditt NAL-fönster: Webbadress: (klicka därefter på Samordnad vårdplanering ) För att logga in i Meddix krävs ett användarnamn och ett tillhörande lösenord. 1.1 Lösenord Om inget annat meddelats är användarens lösenord från början halland. Detta lösenord kommer du att få byta till ett som du själv väljer första gången du loggar in. Lösenordet ska bestå av minst 6 tecken. Klicka på knappen Logga in. Efter 5 misslyckade inloggningsförsök inaktiveras kontot. Ett inaktiverat konto måste aktiveras igen av en systemadministratör, kontakta en av handledarna för ev. frågor. Lösenordet ska bytas var 90:e dag och påminnelse dyker upp vid inloggning. 1.2 Användarnamn Användarnamnet inleds med 1380 följt av de 3 första bokstäverna i ditt förnamn och i ditt efternamn följt av siffran 1 (eller 2 om någon annan råkar ha samma bokstäver osv.). Inom socialförvaltningen används en annan uppbyggnad av användarnamnet, där gäller 1380 följt av so och sedan den första bokstaven i ditt förnamn och de första 2 bokstäverna i ditt efternamn följt av siffran 1 (eller 2 om någon annan råkar ha samma bokstäver). Exempel på användarnamn och lösenord för hemvårdsförvaltningen: Gudrun Karlsson = 1380gudkar1 Lösenord = halland Exempel på användarnamn och lösenord för socialförvaltningen: Gudrun Karlsson = 1380sogka1 Lösenord = halland Du bör logga in i Meddix två gånger per dag för att kontrollera om det har kommit något meddelande som berör dig. Sidan 3 av 26

4 2 Huvudbild och rubriker i Meddix 2.1 Huvudbild Meddix huvudbild (se bild nedan) är den sida som du alltid möts av efter inloggning och som du utgår ifrån. På huvudsidan kan du se menyval, ev. aktuell patient som man för tillfället jobbar med och inkomna dokument av olika slag. Dessa tre delar är inringade i bilden och beskrivs nedan. På huvudsidan gör man sina val och går vidare i systemet. Navigering På alla sidor man kommer till så finns olika symboler (se bild nedan för exempel) synliga uppe till höger på respektive sida. De vanligaste symbolerna är HEM, BACKA, HJÄLP och LOGGA UT. Om man klickar på HEM så kommer man tillbaka till huvudsidan, knappen BACKA för dig tillbaka till föregående bild, knappen HJÄLP öppnar hjälpsidan som beskriver allt man kan göra i Meddix. Knappen LOGGA UT låter dig logga ut ur Meddix direkt. Sidan 4 av 26

5 2.2 Meny I menyrutan kommer du att arbeta utifrån några delrubriker: Efter varje delrubrik finns kortkommandon inom parentes. Dessa kan användas istället för att klicka med musen och för att ta sig snabbare mellan de olika bilderna. Man behöver då inte backa tillbaka till menyn Vårdplanering Välj patient (Alt +P) - Används om du söker en viss patient. Välj enhet - (Alt +E) - Användare som har behörighet till flera enheter t ex flera kommuner kan byta enhet under denna delrubrik. Patientöversikt (Alt +O) - Här kan man se en viss patients alla vårdkedjor med historik. Man kan skriva ut allt eller valda delar av patientens vårdkedjor. Inneliggande patienter (Alt +I) - Här visas alla patienter som för tillfället är inskrivna inom slutenvården. Patienter kommer upp på denna lista först då inskrivningsmeddelandet är kvitterat. Inkomna dokument (Alt +D) - Här visas alla patienter som har ett meddelande som inte är kvitterat. Utgående dokument Här visas skickade Meddelande från Primärvård/Kommun/Psyk Öppenvård/Annan part och generella meddelanden Användaradministration Här kan du byta lösenord och här loggar du ut ur Meddix. Det går även att logga ut från övriga sidor i Meddix via knappen LOGGA UT. 2.3 Aktuell patient I den rutan ser man om man har någon patient aktuell. Här visas också vem som är inloggad och i vilken kommun man är inloggad. 2.4 Inkomna dokument Här visas alla inkomna dokument i aktuell kommun som inte är kvitterade. Sidan 5 av 26

6 3 Välj patient Sök patient genom att ange personnummer och klicka sedan på knappen Sök patient. 4 Patientöversikt och Detaljinfo Patientöversikt Patientöversikten är en översikt per patient och där visas patientens alla vårdtillfällen, både pågående och avslutade. Från patientöversikten kan man t ex skriva ut alla dokument för ett vårdtillfälle. Vid utskrift anges mottagare och orsak till utskriften. Tryck på knappen Meddelande PV/Kommun/Psyk ÖV/AP i Patientöversikten för att skicka ett meddelande. I samband med att kommunens sjuksköterska skickar in en patient till slutenvården ska sjuksköterskan skicka ett meddelande med aktuell information. Syftet med detta är att sjukhuset ska få rätt information och vi uppdaterar information kring exempelvis boende eller omsorgsområde. Akutmottagningen har en egen inkorg, viktigt att skyndsamt skicka meddelandet med aktuell information till slutenvården. Sidan 6 av 26

7 Detaljinfo Längst upp till höger i Patientöversikten finns knappen Detaljinfo. Klicka på knappen så öppnas ett nytt fönster (se bild nedan) med information om patienten. Här kan man läsa, fylla i och ändra patientuppgifter, närståendeuppgifter och vistelseadress. Patientens vårdcentral syns i ett av fälten och är den vårdcentral som patienten valt via vård valet. Det ligger i allas intresse att denna är korrekt ifylld så att rätt personer får meddelande i Meddix för sin patient. I rutan boende ska man ange vilket boende en patient bor på eller vilket omsorgsområde patienten tillhör. Dessa uppgifter är viktiga att underhålla. Fält med * är obligatoriska. Ansvarsfördelning för att Detaljinfon är aktuell för hemvårdförvaltningen: PROV ansvarar för att alla nya kunder är registrerade i rätt omsorgsgrupp efter utförd SVP på sjukhuset Biståndshandläggare ansvarar för att alla nya kunder är registrerade i rätt omsorgsgrupp efter nytt biståndsbeslut Sidan 7 av 26

8 Kommunsjuksköterskan ansvarar för att kontrollera att kända kunder är registrerad i rätt omsorgsgrupp/äldre boende Områdeschefen ansvarar för att kontrollera att kända kunder med praktiskhjälp eller service är registrerade i rätt omsorgsgrupp Ansvarsfördelning för att Detaljinfon är aktuell för socialförvaltningen: LSS sjuksköterska ansvarar för att kunder på gruppboende och boendeenheter är registrerade på rätt boende Ansvarig person på socialförvaltningen ansvarar att kunder på HVB-hem är registrerade på rätt boende Ansvarig person på socialförvaltningen ansvarar för att personer med personlig assistans är registrerade Sidan 8 av 26

9 5 Meddelande från kommunen Meddelandet från Kommunen består av tre flikar. Huvud, Adl och Svar. 5.1 Meddelande från kommunen, Huvudfliken Börja med att fylla i att patienten samtycker till att information lämnas. Fyll i övriga uppgifter. Obligatoriska uppgifter har en asterisk (*) efter rubriknamnet. I rutan uppgiftslämnare skrivs namn samt telefonnummer på den person som skickar in patienten. I rutan kontaktperson skrivs namn samt tel nr till ansvarig sjuksköterska. Fyll i rutorna med ansvarig personal. I fältet skickas till, välj LIH Akutmott. Sidan 9 av 26

10 5.2 Meddelande från kommunen, ADL-fliken Fyll i uppgifterna. Under hälsohistoria - Hänvisa till tidigare vårdtillfälle alternativt kopiera från tidigare vårdtillfälle Slutenvården kan inte läsa det för ifyllda meddelandet. Meddelandet måste sändas varje gång patienten åker in till slutenvården. Sänd meddelandet med knappen Sänd Slutenvården får nu meddelandet som de kan läsa när patienten anländer till sjukhuset. Efter varje vårdtillfälle försvinner för ifylld information, tänk på att skriva in nytt. Sidan 10 av 26

11 5.3 SVAR-fliken Här har slutenvården möjlighet att lämna ett svar på meddelande från kommunen. Kvittering av svar på Meddelande från PV/Kommun/Annan part görs av ansvarig sjuksköterska. OBS! Endast då kvittering är aktuellt syns knappen Kvittera svar. Meddelandet återfinns under Inneliggande patienter och Patientöversikt efter kvittering med ett kuvert längst ut till höger. Sidan 11 av 26

12 6 Inkomna dokument Alla meddelanden som sjukhuset skickar hamnar i Inkomna dokument. Gå till inkomna dokument och tryck på knappen Visa. Har sjukhuset skickat ett meddelande som gäller aktuell patient finns det här. Under kolumnen Dokument visas de meddelanden som inkommit på respektive patient. Klicka på aktuellt meddelande för att komma vidare. Sidan 12 av 26

13 7 Inskrivningsmeddelande Patient inskriven på sjukhus Läs inskrivningsmeddelandet. Därefter kvitteras inskrivningsmeddelandet enligt nedan. Ansvar för kvittering av inskrivningsmeddelande: Områdeschef ansvarar för kvittering på redan kända kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan ansvarar för kvittering av kunder på äldre boende. Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen ansvarar för kunder inskrivna på avd 19,26,51. PROV ansvarar för kvittering av nya kunder. LSS sjuksköterska ansvarar för kvittering för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för kunder på HVBhem Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för personer med personlig assistans Tryck på knappen Kvittera. Sidan 13 av 26

14 8 Kallelse till vårdplanering Läs kallelsen. Därefter kvitteras kallelsen enligt nedan. Ansvar för kvittering av kallelse: PROV ansvarar för kvittering på samtliga kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan ansvarar för kvittering av kunder på äldre boende Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen ansvarar för kunder inskrivna på avd 19,26,51 LSS sjuksköterska ansvarar för kvittering för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för kunder på HVBhem Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för personer med personlig assistans under 65 år Kvittera kallelsen genom att trycka på knappen Kvittera. Återtag av kallelse: Används av slutenvården om vårdplanering inte är aktuell omgående (1 dygn). Vid behov skickas en ny kallelse till SVP av slutenvården. Sidan 14 av 26

15 9 Vårdplan Huvudfliken Vårdplanen är inget meddelande utan ett gemensamt dokument där varje part skriver sin egen del och kan läsa vad de andra parterna har skrivit. Kommunen tar kontakt per telefon med slutenvården för att bestämma datum och tid för SVP enligt nedan. Ansvar för att kontakt tas med slutenvården: PROV ansvarar för kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan ansvarar för kunder på äldre boende Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen ansvarar för kunder inskrivna på avd 19,26,51 LSS sjuksköterska ansvarar för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kunder på HVB-hem Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för personer med personlig assistans under 65 år Sidan 15 av 26

16 Bocka i rutan Kommunen och skriv in ditt namn Skriv in datum och tid för SVP i rutan Mötesdatum-klockslag Skriv in datum i rutan justeras senast, ett dygn efter angivet datum för SVP, lördag, söndag och helgdag borträknad Tryck på knappen Spara 10 Vårdplan Vårdplaneringsfliken De yrkeskategorier som deltagit i vårdplaneringen dokumenterar i respektive ruta för kommunen. Två aktörer från kommunen kan skriva i vårdplanen samtidigt. Följ anvisning som kommer upp på skärmen. Spara uppgifterna med knappen Spara. Markera kryssrutan Klar när alla uppgifter är ifyllda. När vårdplanen är klarmarkerad av båda parter sker justeringen. Omgående justering. Justera genom att klicka på knappen Justera. Ansvarig yrkeskategori från kommunen justerar vårdplanen enligt nedan/följande. Sidan 16 av 26

17 Ansvar för justering av vårdplanen: PROV justerar för kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan justerar för kunder på äldre boende Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen justerar för kunder inskrivna på avd 19,26,51. LSS sjuksköterska justerar för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen justerar för kunder på HVB-hem Ansvarig person på Socialförvaltningen justerar för personer med personlig assistans under 65 år Genom att klicka på rubriken för Slutenvård, Kommun, Primärvård eller Psyk ÖV / AP ser man vad de andra parterna har skrivit. Sidan 17 av 26

18 11 Utskrivningsklar Läs utskrivningsklar. Därefter kvitteras utskrivningsklar enligt nedan. Ansvar för kvittering av utskrivningsklar: PROV kvitterar för kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan kvitterar för kunder på äldre boende Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen kvitterar för kunder inskrivna på avd 19,26,51 LSS sjuksköterska kvitterar för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen kvitterar för kunder på HVB-hem Ansvarig person på Socialförvaltningen kvitterar för personer med personlig assistans under 65 år Kvittera utskrivningsklar genom att trycka på knappen Kvittera. Återtag av utskrivningsklar: Används av slutenvården om patientens tillstånd försämras. Ny kallelse till SVP kommer att skickas av slutenvården. Sidan 18 av 26

19 12 Information om planerad hemgång/generellt meddelande Slutenvården ska skicka ett generellt meddelande med information om planerad hemgång. Meddelandet ska skickas senast kl 15 dagen innan utskrivning, lördag, söndag och helgdag borträknad. Information om planerad hemgång Ansvar för kvittering av information om planerad hemgång/generellt meddelande: Områdeschef ansvarar för kvittering på redan kända kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan ansvarar för kvittering av kunder på äldre boende Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen ansvarar för kunder inskrivna på avd 19,26,51 PROV ansvarar för kvittering för okända kunder LSS sjuksköterska ansvarar för kvittering för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för kunder på HVBhem Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för personer med personlig assistans Kvittera information om hemgång/generellt meddelande genom att trycka på knappen Kvittera. Sidan 19 av 26

20 13 Trygg hemgång/generellt meddelande Trygg hemgång Halland är en arbetsmodell för Hallands sjukhus, vårdval Halland och Hallands kommuner. Information om att patienten omfattas av Trygg hemgång sker genom ett generellt meddelande från slutenvården, Trygg hemgång/generellt meddelande. Trygg hemgång Ansvar för kvittering om Trygg hemgång/generellt meddelande: Kommunsjuksköterskan ansvarar för att ta del av och kvittera på kända kunder i ordinärt boende/servicehus och äldre boende PROV ansvarar för att ta del av och kvittera för okända kunder LSS sjuksköterska ansvarar för att ta del av och kvittera för kunder på gruppbostäder och boendeenheter, HVB-hem och för personer med personlig assistans Kvittera information om Trygg hemgång/generellt meddelande genom att trycka på knappen Kvittera. Sidan 20 av 26

21 14 Utskrivningsmeddelande Läs utskrivningsmeddelandet. Därefter kvitteras utskrivningsmeddelandet enligt nedan. Ansvar för kvittering för utskrivningsmeddelande: Områdeschef ansvarar för kvittering på redan kända kunder i ordinärt boende/servicehus Kommunsjuksköterskan ansvarar för kvittering av kunder på äldre boende Biståndshandläggare på Hemvårdsförvaltningen ansvarar för kunder inskrivna på avd 19,26,51 PROV ansvarar för kvittering för okända kunder LSS sjuksköterska ansvarar för kvittering för kunder på gruppbostäder och boendeenheter Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för kunder på HVBhem Sidan 21 av 26

22 Ansvarig person på Socialförvaltningen ansvarar för kvittering för personer med personlig assistans Kvittera utskrivningsmeddelandet genom att trycka på knappen kvittera. För att se ev. bilagor som skickas med vid utskrivning, tryck på knappen Bilagor. Avbruten vårdplanering: Används av slutenvården, om behov av vårdplanering inte föreligger eller för att meddela om en person är avliden. 15 Generellt meddelande Generella meddelande kan skickas ang. patient som är inneliggande i slutenvården. Exempel på generella meddelande är omvårdnadsepikris, meddelande om planerad hemgång ett dygn före utskrivning från sjukhuset, avdelningsbyte eller information ang. patient till berörd profession i kommun eller slutenvård. Generella meddelanden finns under inkomna dokument. Meddelandet återfinns också under Inneliggande patienter och patientöversikt efter kvittering med ett kuvert längst ut till höger. Kvittering av generella meddelande Kvitteras av berörd yrkeskategori såsom områdeschef, kommunsjuksköterska, rehabpersonal, biståndshandläggare eller ansvarig person på socialförvaltningen. Sidan 22 av 26

23 16 Utskrifter Gå till patientöversikten via huvudmenyn och visa aktuell patient. I patientöversikten kan man se alla vårdtillfällen som en egen rad med en ruta till vänster om raden. Bocka för den rad du är intresserad av och klicka på Skriv ut (se bild nedan). En ruta visas (se följande bild) och du får välja vilka dokument du behöver skriva ut. Bocka för de dokument du vill skriva ut. I rutan fyller man i vem som ska ha utskriften samt orsaken till utskriften. Klicka på knappen Skriv ut. Därefter öppnas rutan filhämtning och Meddix har skapat en pdf-fil som du väljer att öppna genom att klicka på knappen Öppna (se bild nedan). Detta dokument skriver du sedan ut på skrivaren. Sidan 23 av 26

24 17 Viktigt att tänka på! Ta för vana att gå in i Meddix två ggr/dag för att kontrollera om det inkommit något meddelande som berör din enhet. Glöm inte att kvittera i Meddix enligt rutiner i användarhandboken. Viktigt att fylla i under Detaljinfon. Ordinärt/hemtjänstområde eller särskilt. Gäller för nya kunder eller när kunden flyttar inom kommunen, (till särskilt boende eller till och från korttidsboende). Allt för att kunden ska hamna rätt i Meddix. Har kunden omsorg och service från olika utförare skall omsorgsgruppen meddela serviceutföraren var i vårdkedjan kunden befinner sig. För att se om en kund är inlagd kan man titta både på inneliggande patienter samt under inkomna dokument. Är inte inskrivningsmeddelandet kvitterat från kommunen så finns inte kunden under inneliggande patienter. Ett icke kvitterat meddelande blir inte med automatik kvitterat för att man går in och tittar. I meddelandet PV/Kommun/Psyk öppenvård/ Annan part försvinner för ifylld information efter varje vårdtillfälle. Viktigt att fylla i aktuell information på nytt. Slutenvården kan inte läsa ett för ifyllt meddelande, meddelandet måste alltid skickas på nytt då kunden åker in till slutenvården. Akutmottagningen har en egen inkorg, viktigt att skyndsamt skicka meddelandet med aktuell information till slutenvården. Omvårdnadsepikrisen bifogas som en bilaga i ett generellt meddelande. Meddelande om planerad hemgång skickas som ett generellt meddelande dagen före kunden skrivs ut från sjukhuset Meddelande om Trygg hemgång skickas som ett generellt meddelande, kvitteras av ansvarig sjuksköterska Generella meddelande kvitteras av berörd personal såsom områdeschef, kommunsjuksköterska, rehabpersonal, biståndshandläggare eller ansvarig person på socialförvaltningen. Ring och påminn eller skicka ett generellt meddelande till slutenvården om de glömmer att skriva ut kunden vid hemgång. Avlidna kunder försvinner från inneliggande patienter efter 24 timmar. För att hitta dessa, gå in på välj patient, bocka i rutan avlidna, fyll i personnummer och tryck på sök patient. Loggning i Meddix skall följa de loggningsrutiner som gäller för HSL dokumentationen i kommunen. Sidan 24 av 26

25 Då något brister, blir fel i Meddix kontakta er meddixhandledare samt skriv en avvikelse. Avvikelsen kan skrivas som ett mail i Lotus Notes och skickas till MAS. Sidan 25 av 26

26 18 Användarhjälp och stöd En grupp medarbetare fungerar som Meddixhandledare och kan hjälpa dig om något är oklart eller om du fastnat i användandet. Du kan kontakta någon av nedanstående personer för att ställa frågor. Hemvårdsförvaltningen Namn Funktion Telefonnummer Eva Johansson (end. Bist.handl.)Biståndshandläggare Lotta Johnsson Sjuksköterska PROV Thomas Wollentz Utvecklingsledare IT , Kim Oskarsson Sjuksköterska , Ulrika Hubner Kommunikatör Maria Ljungnér Sjukgymnast Lillemor Nilsson Utvecklingsledare ÄO , Vakant (Attendo) - - Socialförvaltningen Namn Funktion Telefonnummer Susanne Stehn Handläggare Hans Olsson IT - ansvarig I utbildningssyfte och tester finns det en testversion av Meddix som nås via webadressen test.meddix.se/testmeddix. För att använda denna version krävs särskilda konton. Information om samordnad vårdplanering samt länk till Halmstads kommuns Handbok för Hälso- och sjukvård (även kallad MAS-handbok) återfinns på kommunens webbplats under Omsorg & Stöd och Hälso- och sjukvård: I handboken under kapitel Vårdplanering/Samverkan finns denna manual för nedladdning och utskrift. Sidan 26 av 26