Rapport Årlig kontrollrapport Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg IV A Sverige-Norge CCI 2007 CB 163 PO 016 ESV 2015:9

Transkript

1 Rapport Årlig kontrollrapport 2014 Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg IV A Sverige-Norge CCI 2007 CB 163 PO 016 ESV 2015:9

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum: Dnr: /2014 ESV-nr: 2015:9 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren

3 FÖRORD Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också revisorn Nicklas Rangne deltagit. Stockholm, den 21 januari 2015 Årlig kontrollrapport enligt artikel 62.1 d i) i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 gällande Europeiska regionala utvecklingsfonden - Interreg IV A Sverige-Norge (CCI2007CB163PO016) Till: Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för regional utveckling Kopia: Övervakningskommittén Attesterande myndighet Förvaltande myndighet Internrevisionen på Länsstyrelsen i Jämtlands län Riksrevisionen Näringsdepartementet 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Inledning Revisionsperiod och referensperiod Förberedelser Analyser Ingen revisorsgrupp Grund för yttrandet Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet Förändringar av revisionsstrategin Revision av system Riskanalys Bedömning av resultaten från systemrevisionerna Sammanfattande bedömning av den förvaltande myndigheten Sammanfattande bedömning av den attesterande myndigheten Granskning av insatser Granskningarnas omfattning Motivering till vald urvalsmetod Parametrar som har använts vid urvalet Urvalets omfattning Underlagen till ansökningarna om mellanliggande betalning Resultatet av utförda granskningar Iakttagna avvikelser Bedömning om det föreligger systemfel Granskning av negativa belopp i underlaget till ansökan om mellanliggande betalning Slutsats från granskningar av insatser Uppföljning av oegentligheter Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Uppföljning av föregående års revisioner Övriga uppgifter Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden Tabell med parametrar för urval och felberäkning

5 INLEDNING 1 Inledning Denna årliga kontrollrapport för Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) Interreg IV A Sverige-Norge, programperiod , har upprättats i enlighet med rådets och kommissionens förordningar 1. Kommissionens vägledande meddelande om årliga kontrollrapporter och yttranden 2 har varit styrande för arbetet. I övrigt har god revisionssed beaktats i samband med upprättandet av denna rapport. Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats av Ekonomistyrningsverket som är utsedd till revisionsmyndighet i Sverige för programperioden Inga andra organ har bidragit i detta arbete. Rapporten har upprättats i enlighet med bilaga VI till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 samt enligt kommissionens vägledande meddelande om årliga kontrollrapporter och yttranden 4. Länsstyrelsen i Jämtlands län är förvaltande- och attesterande myndighet för programmet Interreg IV A Sverige-Norge inom ERUF. 1.1 Revisionsperiod och referensperiod Rapporten omfattar revisionsperioden 1 juli 2013 till 30 juni 2014 samt referensperioden 1 januari 2013 till 31 december Förberedelser De förberedelser som har gjorts beskrivs i kapitel Analyser Rapporten sammanfattar resultaten av det revisionsarbete som har utförts under året. Detta innefattar en kvalitativ analys av feltyper och tänkbara orsaker, till exempel om det kan vara så kallade systemfel. Vidare ingår en finansiell analys där en felprocent anges för granskat urval av utgiftsdeklarationerna. 1 Artikel 62.1 d i) rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.2 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/ COCOF Förordning (2007:14) om förvaltning av EU:s strukturfonder, 8a 4 COCOF

6 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS- OCH KONTROLLSYSTEMET 1.4 Ingen revisorsgrupp Eftersom Sverige är den enda medlemstaten som ingår i detta program har ingen revisorsgrupp skapats. 1.5 Grund för yttrandet Yttrandet baseras på genomförd analys av revisionsperiodens granskningar av insatser samt tidigare genomförda systemrevisioner. Föreliggande årlig kontrollrapport har utarbetats och fastställts av revisionsmyndigheten. 2 Ändringar i förvaltnings- och kontrollsystemet Beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet fastställdes och godkändes av kommissionen den 9 januari Revisionsmyndigheten har inte iakttagit att några väsentliga förändringar har skett i förvaltnings- och kontrollsystemet under den nu rapporterade perioden. 3 Förändringar av revisionsstrategin Revisionsstrategin enligt artikel 62 1 c) i rådets förordning (EG) 1828/2006 godkändes av kommissionen den 9 januari Revisionsstrategin uppdaterades inför det bilaterala samarbetsmötet den 5 juni Uppdateringen avsåg den indikativa revisionsplanen för perioden den 1 juli 2014 till den 30 juni Revisionsplanen har reviderats och planen beslutades den 7 april Därmed säkerställs att revisionsstrategin kommer att genomföras fullt ut före programperiodens utgång och att samtliga nyckelkrav täcks i tillräcklig utsträckning. 4 Revision av system Ekonomistyrningsverket är ensamt nationellt revisionsorgan för samtliga operativa program som genomförs under delad förvaltning i Sverige. Under revisionsperioden den första juli 2013 till den 30 juni 2014 har inga systemrevisioner utförts. 6

7 GRANSKNING AV INSATSER 4.1 Riskanalys Riskanalysen underhålls kontinuerligt och har uppdaterats i samband med det bilaterala mötet den 5 juni Riskanalysen är upprättad för det program som omfattas, den organisation som ska genomföra det och det regelverk som gäller för genomförandet. 4.2 Bedömning av resultaten från systemrevisionerna Revisionsmyndigheten har gjort nedanstående sammanfattande bedömningar med utgångspunkt i kommissionens nyckelkrav. Revisionsmyndighetens bedömningar baseras på tidigare års genomförda systemrevisioner Sammanfattande bedömning av den förvaltande myndigheten Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskningar av den förvaltande myndighetens arbete är att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera, men vissa förbättringar behövs Sammanfattande bedömning av den attesterande myndigheten Den samlade slutsatsen utifrån revisionsmyndighetens granskningar av den attesterande myndighetens arbete är att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera, men vissa förbättringar behövs. 5 Granskning av insatser Revisionsmyndigheten har genomfört granskning av insatser under den period som den aktuella rapporten omfattar. Revisionerna har utförts av egen personal, inga andra organ har genomfört revisioner inom den aktuella perioden. Granskningarna har skett på plats hos stödmottagarna. 5.1 Granskningarnas omfattning Programmet Interreg IVA Sverige-Norge genomförs i två länder varav endast Sverige är en medlemsstat. Revisionsmyndigheten granskar projektens genomförande i Sverige. Urvalet har gjorts på projektnivå vilket innebär att flera av insatsgranskningarna omfattar mer än ett utbetalningsbeslut. 7

8 GRANSKNING AV INSATSER Vid granskningarna har revisionsmyndighetens fastställda checklistor för projektgranskning använts. Vid respektive projektgranskning kontrolleras samtliga utgifter som ingår i de utbetalningsbeslut som den förvaltande myndigheten har fattat, utifrån projektets ansökningar om utbetalning, under den aktuella tidsperioden. Granskningen av utgifterna omfattar bland annat att: - Ansökan om utbetalning och utbetalningsbeslutet är formellt korrekta. - Underliggande fakturor/kvitton finns och är korrekta. - Fakturorna överensstämmer med underliggande avtal. - Utgifterna är betalda av stödmottagaren. - Utgifterna har uppkommit efter korrekt upphandling. 5 - Personalkostnader styrks av tidrapporter och lönespecifikationer med mera. - Utgifterna hör till projektet och aktuell period. - Utgifterna är bokförda i projektets bokföring. - Utgifterna är nödvändiga för projektets genomförande. Förutom kontrollerna ovan görs även ett flertal generella kontroller av projekten. Dessa kontroller omfattar bland annat att: - Projektets verksamhet är förenligt med det operativa programmet. - Projektbeslutet är giltigt. - Projektet särredovisar sina kostnader. - Projektet inte bryter mot statsstödsreglerna. - Eventuell modell för indirekta kostnader är korrekt beräknad och endast innefattar stödberättigande kostnader. - Observationer på plats styrker att verksamheten har bedrivits på det sätt som projektet uppger. I de fall en iakttagelse om felaktighet görs som revisionsmyndigheten bedömer även kan påverkar andra utbetalningar än de granskade lämnar vi en rekommendation till den förvaltande myndigheten att åtgärda även dessa. Sådana eventuella fel innefattas dock inte i det redovisade och projicerade felbeloppet i denna rapport. 5.2 Motivering till vald urvalsmetod Utifrån tidigare års genomförda granskningar av insatser och genomförda systemgranskningar bedömdes tillförlitligheten i systemet som medel. 5 För kostnader som omfattas av upphandlingsreglerna görs en fördjupad kontroll med hjälp av en särskild checklista. Denna granskning omfattar alla stegen i upphandlingen och upphandlingar både under och över tröskelvärdet i upphandlingsdirektivet. 8

9 GRANSKNING AV INSATSER Populationen består av 140 utbetalningar fördelade på 79 projekt. Då populationens storlek är liten (mellan enheter), gällande både projekt och utbetalningar, är ett icke statistisk urval mest lämpligt som urvalsmetod 6. Analys av populationen visar att inga projekt har avsevärt högre värde än populationen generellt. Ingen stratifiering har därför gjorts på högre värden. Revisionsmyndigheten har baserat urvalet på professionellt omdöme. Vi har tillämpat tumregeln att minst 10 procent av projekten ska granskas 7. Urvalet har skett genom ett slumpmässigt urval och vid urvalet har registeranalysprogrammet ACL använts. Den valda metoden är i överenstämmelse med revisionsstrategin. 5.3 Parametrar som har använts vid urvalet Med utgångspunkt från ovanstående bedömning har vi i det slumpmässiga urvalet använt följande parametrar: - Population i antal (N): 79 projekt - Population i belopp: ,25 euro - Konfidensnivå: Inte tillämpligt vid icke statistiskt slumpmässigt urval - Materialitet: 2 procent - Urvalets storlek i antal (n): 8 projekt - Urvalets storlek i belopp: ,67 euro Sammanfattande tabell redovisas i avsnitt Urvalets omfattning Populationen för urvalet består av de projekt som omfattas av utbetalningar som är tillkommande i ansökan om mellanliggande betalning nummer sju som attesterades den 12 december Populationen för urvalet består sammantaget av ,25 euro fördelat på 79 projekt (enheter). Åtta projekt har fallit ut för granskning i urvalet vilket motsvarar 10,13 procent av populationen. De åtta projekten omfattar sammantaget fjorton utbetalningar och ,67 euro, vilket motsvarar 6,49 procent av den beloppsmässiga populationen. 6 Guidance note on sampling methods for Audit Authorities COCOF 08/0021/03-EN 7 Guidance note on sampling methods for Audit Authorities COCOF 08/0021/03-EN 9

10 GRANSKNING AV INSATSER Underlagen till ansökningarna om mellanliggande betalning Ansökningarna om mellanliggande betalning bygger på ett underlag som är framtagna av den förvaltande- och attesterande myndigheten. Underlaget består av samtliga utbetalningar till projekt som finns registrerade i den förvaltande myndighetens datoriserade ärendehanteringssystem. I underlaget finns även poster där den förvaltande- eller den attesterande myndigheten har valt att lyfta bort belopp från utgiftsdeklarationen. 8 Underlaget för det aktuella urvalet består av: utbetalningar som hör till 79 projekt där summan av utbetalningarna blir positiv. - 2 utbetalningar som hör till 2 projekt där summan av utbetalningarna blir negativt. - 3 utbetalningar som hör till projekt med nollutbetalningar Omräkning från svenska kronor till euro För att valutaomräkningen ska bli så rättvisande som möjligt görs den av den förvaltande myndigheten med EU-kommissionens officiella valutakurs som gäller det datum som den förvaltande myndigheten fattar respektive utbetalningsbeslut. Denna metod har tillämpats under hela programperioden och är avstämd med EU-kommissionen. I likhet med tidigare år har revisionsmyndigheten, inför beräknandet av den projicerade felprocenten, räknat om det konstaterade felbeloppet till euro med hjälp av EU-kommissionens officiella valutakurs som gällde det datum som ansökan om mellanliggande betalning attesterades i SFC Verifiering av underlagen Vid varje urval gör vi ett flertal kontroller av de underlag vi ska göra urvalen från för att försäkra oss om att underlagen är korrekta och överensstämmer med det som har registrerats i SFC2007. Analyserna av underlagen görs bland annat med hjälp av registeranalysprogrammet ACL. Vi gör bland annat följande kontroller: - Att de ackumulerade beloppen i euro i underlagen är samma belopp som har registrerats i SFC Att formlerna i summeringsfälten i underlagen omfattar rätt poster i filerna för att försäkra oss om att vi jämför rätt värden med det som är registrerat i SFC Se avsnitt

11 GRANSKNING AV INSATSER - Att de valutakurser som har använts för omräkning till euro är korrekta. Stickprov görs mellan registrerade utbetalningar och EU-kommissionens sammanställning av växelkurserna 9. - Att det inte finns formler i fält i underlagsfilerna som bara ska innehålla fasta värden som är automatiskt hämtade från den förvaltande myndighetens datorsystem. - Datoriserad kontroll att historisk data som hör till tidigare ansökningar om mellanliggande betalning inte har ändrats i underlagen. Denna kontroll görs eftersom det är ackumulerade värden i underlagen och utgiftsdeklarationerna medans urvalet görs på tillkommande utbetalningar sedan föregående års årliga kontrollrapport Förklaring till populationens beloppsmässiga storlek - Skillnaden mellan det som har deklarerats i SFC2007 till och med 2012 och till och med 2013 uppgår till ,37 euro Skillnaden mellan år 2012 och 2013 i den förvaltande myndighetens underlag uppgår till ,42 euro. Det finns med andra ord 0,05 euro mer i den förvaltande myndighetens underlag än de har registrerat i SFC De två negativa posterna i underlaget till ansökan om mellanliggande betalning 2013 uppgår till ,83 euro och dessa förklaras närmare i avsnitt 5.7. Det ger att populationens 11 beloppsmässiga värde uppgår till ,25 euro Resultatet av utförda granskningar Revisionsmyndigheten har gjort bedömningen att kronor inte är stödberättigande vilket motsvarar 6,48 procent av granskat belopp. Felprocenten och felbeloppet har, enligt fastställd metodik 13, projicerats till hela populationen i de granskade utgiftsdeklarationerna och beräknas uppgå till följande: - Estimerat fel i procent (Most likely error - %): 4,01 procent - Estimerat fel i belopp (Most likely error - value): ,43 euro Sammanfattande tabell redovisas i avsnitt 9 och : ,55 euro. 2013: ,92 euro. 11 Populationen är de utbetalningsbeslut med positiva belopp som har tillkommit sedan föregående års årliga kontrollrapport , ,83 13 Guidance on sampling methods for audit authorities (COCOF_ _EN) 11

12 GRANSKNING AV INSATSER Resultatet från de genomförda granskningarna visar på brister i förvaltnings- och kontrollsystemet. I två av de totalt åtta granskade utbetalningarna har revisionsmyndigheten rapporterat avvikelser av finansiell karaktär. Vi har inte iakttagit några fel som inte är finansiella Iakttagna avvikelser I det första projektet har vi iakttagit att inte alla lönekostnader var korrekt bokförda hos projektet. Vi iakttog även att ej stödberättigande mervärdesskatt hade redovisats som utgift i två fall. I det andra projektet har projektägaren inte kunnat styrka att vissa redovisade utgifter tillhör projektet på ett tillfredställande sätt. Vi iakttog även att vissa utgifter inte har uppkommit efter korrekt upphandling. De utgifter som inte kunde styrkas att de tillhör projektet på ett tillfredställande sätt utgör majoriteten av det totala felbeloppet (91 procent). Den förvaltande myndigheten håller på med en utredning gällande dessa utgifter. Revisionsmyndigheten kommer att göra en bedömning av det som framkommer vid denna utredning och om resultatet har en påverkan på felprocenten. 5.6 Bedömning om det föreligger systemfel Den förvaltande myndigheten har brustit i sina förvaltningskontroller vilket har lett till att utgifter har deklarerats trots att det inte på ett tillfredställande sätt är styrkt att de är stödberättigande. Revisionsmyndigheten anser att denna del av systemen inte fungerade på ett sådant sätt att det ger rimlig garanti för att de utgiftsdeklarationer som lämnats till kommissionen är korrekta. Bedömningen är kopplad till det stora fel som har iakttagits i ett enskilt projekt. Inga övriga iakttagelser har gjorts som är att betrakta som system- eller systematiska fel. 5.7 Granskning av negativa belopp i underlaget till ansökan om mellanliggande betalning I underlaget till den aktuella ansökan om mellanliggande betalning finns det två projekt som omfattar negativa belopp. Revisionsmyndigheten har kontrollerat båda dessa poster och har inte iakttagit några felaktigheter. Båda posterna är korrigeringar som har gjorts till följd av tidigare års revisioner av insatser. 12

13 SAMORDNING MELLAN REVISIONSORGAN OCH REVISIONSMYNDIGHETENS TILLSYN 5.8 Slutsats från granskningar av insatser Utifrån resultatet av de granskningar av insatser som har genomförts bedömer revisionsmyndigheten förvaltnings- och kontrollsystemets effektivitet till medel (3). Urvalets projicerade felprocent ligger över kommissionens fastställda toleransnivå på två procent. 5.9 Uppföljning av oegentligheter Revisionsmyndigheten har inte iakttagit några bedrägerier eller misstänkta bedrägerier. Revisionsmyndigheten gör uppföljningar av vilka korrigeringar som görs i utgiftsdeklarationerna utifrån revisionsmyndighetens iakttagelser vid granskning av insatser. För att den förvaltande myndigheten ska hinna göra alla sina utredningar och korrigeringar så görs uppföljningen utifrån underlagen till ansökningarna om mellanliggande betalning som den attesterande myndigheten lämnar till EU-kommissionen i slutet av varje år. Uppföljningen av rättandet av föregående års iakttagelser görs med andra ord i början av år Uppföljningarna sammanställs på samma sätt som de tidigare har redovisats vid kommunikation med EU-kommissionen. Det finns ingen uppdaterad/ändrad felprocent för föregående år. 6 Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Ekonomistyrningsverket är ensamt nationellt revisionsorgan för samtliga operativa program som genomförs under delad förvaltning i Sverige. 7 Uppföljning av föregående års revisioner Inga uppföljningar av tidigare års iakttagelser har varit aktuella under detta revisionsår. 13

14 ÖVRIGA UPPGIFTER 8 Övriga uppgifter Utifrån resultatet av tidigare utförda systemrevisioner och de granskningar av insatser som har genomförts bedömer revisionsmyndigheten förvaltnings- och kontrollsystemets tillförlitlighet till medel (3). 14

15 TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL 9 Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval I nedanstående tabell är alla belopp i euro. Omräkningskursen 8,9301 har använts, i enlighet med kommissionens officiella omräkningskurs för december Fond Referens (CCI-nr) Program Utgifter som deklarerats under referensåret Utgifter under referensåret som ingår i det slumpmässiga urval som varit föremål för revision Oegentliga utgifter i det slumpmässiga urvalet - belopp och procentandel (felprocent) (3) Projicerad felnivå i populationen (1.) (2.) Belopp % % % Övriga utgifter som varit föremål för revision Belopp % (4) Oegentliga utgifter i övrigt urval av utgifter - belopp Sammanlagda deklarerade utgifter (kumulativt) Sammanlagda utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision, i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) ERUF CCI 2007 CB163 PO016 Interreg IVA Sverige- Norge , ,67 6, ,61 6,48 4,01 ET ET ,92 11,96 1. Utgiftsbelopp som varit föremål för revision 2. Procentandel av utgifter som varit föremål för revision i förhållande till de utgifter som deklarerats till kommissionen under referensåret. 3. Om det slumpmässiga urvalet täcker flera fonder eller program skall uppgifterna gälla hela urvalet 4. Utgifter från det kompletterande urvalet och utgifter för det slumpmässiga urvalet (inte under referensåret) 15

16 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER REFERENSPERIODEN 10 Tabell över systemrevisioner genomförda under referensperioden 1. OP (CCI-nr och titel) 2. Revisionsmyndig het 3. Datum för revision 4. Omfattning 5. Sammanfattande iakttagelser och slutsatser 6. Systematiska fel och vidtagna åtgärder (om tillämpligt) 7. Uppskattning finansiell påverkan 8. Status follow-up (öppet/stängt) CCI 2007CB163PO028 ESV ET ET ET ET ET ET 16

17 TABELL MED PARAMETRAR FÖR URVAL OCH FELBERÄKNING 11 Tabell med parametrar för urval och felberäkning Population characteristics Sample size determination Sample results Projection Non-statistical (equal probabilities) Declared expenditure (DE) in the reference period ,25 Size of the population (number of operations) 79 Sampling unit Projekt Confidence level for sampling of operations ET Anticipated error rate for reducing planning materiality Materiality level (maximum 2%; set by the regulation) 2% Tolerable error (TE) ,59 Cut off - Number of operations with BV larger than cut-off 0 Book value of operations with BV larger than cut-off 0 Number of operations in the remaining population 79 Book value of the remaining population (BV_s) ,25 Number of remaining operations to be selected in the remaining population (n_s) 8 Sum of errors of operations with BV larger than cut-off 0 Sum of errors of operations in sampling stratum ,60 Sample average error 5 687,58 Projected error ,43 Projected error rate (%) 4,01% Declared expenditures (DE) motsvarar populationens värde. 17

18 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm