Granskningspromemoria 2012

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 5 Februari 2013 DNR /2013 Granskningspromemoria 2012 MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN REVISIONSKONTORET INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Trygghetsboenden Systematiskt brand- och säkerhetsarbete (SBA) Systematiskt säkerhetsarbete Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 7

4 STADSREVISIONEN 1(9) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj Vid planeringsmötet den 12 juni 2012, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Micasa Fastigheter i Stockholm AB. På samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 4 oktober Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 7 februari Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning Trygghetsboenden Stockholms Stadshus AB beslutade att godkänna anmälan av kommunfullmäktiges beslut att på sikt avveckla servicehusen och att inrätta trygghetsboenden för äldre. Micasa Fastigheter i Stockholm AB fick uppdraget att tillhandahålla stadens nya boendeform, trygghetsboenden. I enlighet med kommunfullmäktiges fattade beslut 1 ska 13 av 33 servicehus omvandlas till trygghetsboenden. Ombyggnationen av servicehus till trygghetsboende har förskjutits i tiden i linje med kommunfullmäktiges äldreplan. Revisionskontoret har genomfört en granskning av ägardirektivet att tillhandahålla stadens trygghetsboenden. Iakttagelser från årets granskning redovisas nedan. 1 Utlåtande 2009:186 RVI (Dnr /2009) och KF:s budget 2012 (beslut nov 2011)

5 STADSREVISIONEN 2(9) Då staden saknar en avvecklingsplan för servicehus, finns inga tydliga kriterier för hur valet av servicehus som omstruktureras till trygghetsboende ska genomföras. I praktiken blev det stadsdelsnämnderna och äldrenämndens bedömningar som stod för urvalet av de tio ombyggnadsprojekten till trygghetsboenden. Vidare fick äldrenämnden och stadsdelsnämnderna även kommunfullmäktiges uppdrag år 2012 att välja ut ytterligare tre servicehus för omstrukturering till trygghetsboenden. Valet föll på tre servicehus som hade förelägganden från Arbetsmiljöverket. Hittills har åtta trygghetsboenden byggts om eller är under ombyggnad. För fyra av servicehusen har kommunstyrelsen föreslagit ombyggnation till andra ändamål alternativt försäljning. Ett av servicehusen kommer inte att byggas om utan kvarstår tillsvidare som servicehus. Stockholms Stadshus AB och bolaget har låtit konsulter från Sweco utreda de tekniska och ekonomiska förutsättningarna för kvarvarande servicehus. Utredningen visar att det finns goda tekniska förutsättningar för att kunna ombilda 11 av de kvarvarande 20 servicehusen. I oktober 2012 fanns inga ytterligare förslag/beställningar av omstruktureringar till trygghetsboenden. För att minska kostnaderna för outhyrda lägenheter har bolaget beslutat att hyresgäster som tecknar hyresavtal vid Långbrobergs trygghetsboende från oktober 2012 och under år 2013 får rabatt på månadshyran med 50 % under hela år Bolaget har efterhand förstärkt sin organisation med bland annat upphandlade Micasavärdar och en evakueringsansvarig. Förstärkning av informationsverksamheten för att förbättra bolagets kontakter med stadsdelsförvaltningarna och de boende har också gjorts. Trygghetsboenden betraktas som en gemensam resurs för staden och lägenheterna förmedlas av Stockholms Stads Bostadsförmedling AB. För närvande administreras ingen särskild kö till trygghetsboenden vilket kan försvåra planeringen av stadens äldreboenden och Micasa Fastigheter i Stockholm AB:s planering. I samband med granskningen av omstruktureringen till trygghetsboenden har Revisionskontoret noterat att det också finns en viss problematik med Micasa Fastigheter i Stockholm AB:s ägardirektiv. Enligt direktiven ska bolaget bistå nämnderna i arbetet med att utveckla vård- och omsorgsbostäder i Stockholm samt delta i den regionala och samlade äldreboendeplaneringen och samtidigt tillhandahålla vårdoch omsorgsboende, senior- och trygghetsboenden, dvs bolaget har både en beställar- och utförarroll.

6 STADSREVISIONEN 3(9) Revisionskontorets bedömning och kommentar Revisionskontoret bedömer att utifrån de förutsättningar som har funnits har bolaget genomfört fullmäktiges/stockholms Stadshus AB:s uppdrag. Fyra av de av kommunfullmäktige utvalda servicehusen har dock visat sig vara olämpliga för ombyggnation till trygghetsboenden. Det tyder på att valen av dessa omstruktureringsprojekt inte varit tillräckligt underbyggda och till stor del byggt på bedömningar av efterfrågan på servicehuslägenheter och trygghetsboenden. De fastighetsekonomiska bedömningarna och tekniska förutsättningarna för fastigheterna har kommit i andra hand. Omvandlingen av servicehus till trygghetsboenden har en stor påverkan på bolagets ekonomi. För den långsiktiga fortlevnaden är det viktigt att valet av ombyggnadsprojekten blir optimalt vad gäller tekniska och ekonomiska förutsättningar. Bolaget har därför tillsammans med Stockholm Stadshus AB utrett de tekniska och ekonomiska förutsättningarna för de 20 kvarvarande servicehusen som inte ännu har ombildats. I stadens äldreplanering finns en viss problematik med nuvarande ägardirektiv där bolaget både har en beställar- och utförarroll. Bolaget bör tillsammans med Stockholms Stadshus AB förtydliga bolagets roll Systematiskt brand- och säkerhetsarbete (SBA) SBA innebär ett arbete för att både förebygga brand och att minska konsekvenserna vid en eventuell brand. Revisionskontoret har genomfört en granskning av bolagets brandskyddsarbete utifrån Lagen om skydd mot olyckor och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk. Vid den senaste uppföljning år 2009 rekommenderades bolaget att kartlägga brandriskerna samt upprätta brandskyddsbeskrivningar. Iakttagelser från årets granskning redovisas nedan. Bolaget har en fastställd brandpolicy och en brandskyddsorganisation. Vidare finns en dokumenterad ansvarsfördelning mellan stadsdelsnämnderna (hyresgästen) och bolaget. Arbetet med att dokumentera samtliga 129 fastigheters brandskyddsbeskrivningar har pågått sedan år De återstående 50-tal fastigheter som inte har dokumenterats ska enligt brandskyddsledaren vara klara Under år 2014 planeras all dokumentation, sk brandskyddsredogörelser, för samtliga fastigheter överlämnas till Räddningstjänsten.

7 STADSREVISIONEN 4(9) År 2009 genomfördes en generell riskanalys och rapporteringsrutiner, checklistor mm upprättades. Uppföljningsdokumentationen lades därefter in i ett gemensamt system för olika myndighetsbesiktningar (REQs). Bolaget har numera valt att inte upprätta generella riskanalyser utan följer upp varje fastighet för sig genom en särskild SBA-rutin i REQs. Uppföljningsdokumentationen i REQs har flyttats över till ett ritningsarkiveringssystem, Hyperdoc. Fastighetsägaren är skyldig att leverera handlingar till hyresgästen för att dessa i sin tur ska genomföra egna SBA-kontroller. Arkitekt-, brand- och ventilationskonsulter tar fram brandskyddsbeskrivningar, en pärm per fastighet, för bolagets räkning. I brandskyddsdokumentationen ingår även en brandskyddsinventering med åtgärdsplan. Pärmarna har överlämnats till bolagets hyresgästs lokalansvarig (stadsdelsnämndens verksamhet). Bolagets saknar numera information om att hyresgästerna har genomfört egenkontroller t ex utrymningsövningar. Hyresgästernas lokalansvarige använder inte heller REQs SBA modul för uppföljning av SBA-arbetet/system för olika myndighetsbesiktningar, då utbildningsinsatser från bolaget blir för stora. Räddningstjänstens tillsyn av stadsdelsnämndernas verksamheter rapporteras inte till bolagen annat än när det behövs vidtas åtgärder från bolagets förvaltare. Bolaget har heller ingen information om hur många tillsyner som skett hos hyresgästen under året. Revisionskontorets bedömning och kommentar Granskningen visar att bolaget under åren har vidtagit en rad åtgärder i syfte att förbättra brandskyddsarbetet. Det är dock viktigt att brandskyddsbeskrivningar tas fram för de återstående fastigheterna. Vidare bör bolaget hålla sig bättre underrättad om hyresgästerna har genomfört sina egenkontroller av brandskyddet och vilka tillsyner som har genomförts av Räddningstjänsten Systematiskt säkerhetsarbete Revisionskontoret har genomfört en granskning av bolagets säkerhetsarbete. Granskningen syftar till att bedöma bolagets säkerhetsarbete. Iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Det finns en uppdaterad krisplan, krisledning och en brandskyddsorganisation. Under år 2012 har en krisledningsövning och en utrymningsövning genomförts i bolagets kontorslokaler. Bolaget använder de rutiner som beskrivs i stadens program för säkerhetsarbete och incidentrapportering RISK. Därtill har bolaget tagit fram tele-

8 STADSREVISIONEN 5(9) fonlistor och egna checklistor för säkerhetsarbetet, vilka bland annat återfinns i bolagets krispärm. Bolaget har genomfört en risk- och sårbarhetsanalys (RSA) under år Ärendet till bolagsstyrelsen beräknas bli klart under februari Redovisningen av störningar och allvarligare händelser sker i RISK och rapporteras till St Eriks Försäkring AB. Försäkringsbesiktningar sker i ca 10 av bolagets fastigheter per år. Informationen från RISK och RSA används bland annat för att uppdatera fastigheternas underhållsplaner. Bolagets trygghetsarbete beskrivs i verksamhetsplan och årsredovisning. Bland annat har belysningsprojekt, trygghetsinventeringar, låssystem mm beskrivits. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Med utgångspunkt av resultatet från granskningen bedömer revisionskontoret att bolagets systematiska säkerhetsarbete är tillfredställande. Dock bör bolaget kontinuerligt följa upp att rapportering sker till incidentrapporteringssystemet. 2.2 Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har i samband med beslut om verksamhetsplan, fastställt en internkontrollplan för år En sammanfattning av iakttagelser redovisas nedan. Bolaget har i sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat 14 generella riskområden och vad som kännetecknar god intern kontroll inom respektive område. I internkontrollplanen har fyra kontrollområden har valts ut för särskild granskning. Dessa områden är upphandling, investeringsprocessen, felanmälan och kommunikation. Merparten av granskningen genomförs i början av år Bolagsledningen har för avsikt att till styrelsen avrapportera uppföljningen av internkontrollplanen efter avslutad granskning. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att rutinerna för uppföljning av den interna kontrollen är tillräcklig. Dock bör bolaget genomföra internkontrollgranskningen löpande under året och avrapportera resultatet till styrelsen senast i samband med redovisningen av årsredovisningen.

9 STADSREVISIONEN 6(9) Bolagets ekonomiska prognoser och verksamhetsmässiga resultat Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2012; mnkr KcS reviderad budget 1) Prognos T1 PrognosT2 Bokslut ) ) Stockholms Stadshus AB beslutade att justera kommunfullmäktiges budget -511 mnkr till -221 mnkr. Justeringen beroende på att omvandlingen av servicehus till trygghetsboende har förskjutits i tiden, vilket är i linje med kommunfullmäktiges beslut om äldreplan. Avvikelsen mellan bokslut och prognos T2 avseende resultatet, uppgår till 62 mnkr. Resultatet efter finansnetto blev -133 mnkr, vilket är 88 mnkr lägre än budget. Bolagets kostnader inkl finansiella kostnader uppgår till 1100 mnkr och intäkterna till 965 mnkr. Kostnaderna för drift och underhåll har minskat till 700 mnkr varav reparationer och underhållsarbeten uppgick till 317 mnkr. Enligt bolaget har vissa investeringar skjutits på framtiden och vissa ombyggnadsprojekt har kommit igång senare än planerat, då bolaget önskat evakuera så många som möjligt till en ny bostad inom den fastigheten de bor i sedan tidigare. Vidare har vissa projekt försenats på grund av upphandlingsproblem. Investeringar 2012; mnkr Bolagets reviderade Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 451 1) ) Stockholms Stadshus AB beslutade att justera kommunfullmäktiges budget 730 mnkr till 451 mnkr. Justeringen beroende på att omvandlingen av servicehus till trygghetsboende har för skjutsits i tiden. Bruttoinvesteringarna uppgår till 309 mnkr, vilket är 142 mnkr lägre än budget. Avvikelsen beror i huvudsak på att vissa ombyggnadsprojekt kommit igång senare än planerat och att stadens verksamheter inte har fullföljt sedan tidigare aviserade beställningar av ombyggnader. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av fram-

10 STADSREVISIONEN 7(9) går av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag anger årsmål för sina indikatorer. Rapporteringen av målen och måluppfyllelsen sker i stadens planerings- och uppföljningsverktyg ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Sammanfattande iakttagelser från granskningen redovisas nedan. Bolaget redovisar 41 indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret har noterat att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Nedan redovisas större avvikelser från indikatorernas målvärden. Under målet Stockholms livsmiljö ska vara hållbar, finns flera indikatorer varav en avser att bolaget ska åtgärda 27 hissar under år Enligt bolaget har endast 19 hissar åtgärdats, då det inte längre finns statliga krav på att montera innerdörrar. För en annan indikator som avser energieffektivisering vid större ombyggnationer redovisas inget utfall eftersom inga större ombyggnationer har genomförts under året. Bolaget redovisar att i samtliga övriga ombyggnationer där energieffektivisering varit möjlig, har detta genomförts. Elanvändning och energianvändning per kvadratmeter når inte helt de fastställda målvärdena. Under målet Det ska byggas många bostäder i Stockholm redovisas att 213 nya studentlägenheter har tillkommit istället för 250 (målvärdet). Vissa planerade studentlägenheter har istället omprioriterats till annan verksamhet, bland annat verksamheter för ungdomar och ensamkommande flyktingar. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets ekonomiska prognosarbete kan förbättras. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvisningar Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Ett urval av ägardirektiv har följts upp särskilt.

11 STADSREVISIONEN 8(9) Tillhandahålla och utveckla seniorboenden Bolaget äger och förvaltar ca 790 seniorlägenheter. Under år 2012 har renoveringar av seniorboenden åter upptagits och ett 20-tal lägenheter har renoverats. Därtill har beslut fattats om att Rio och Axelsbergs servicehus byggs om till seniorboenden. Under år 2012 har bolaget ansökt om markanvisningar för bland annat senior- och trygghetsboende. I tertialredovisning 2 redovisas att erfarenheten av Micasavärdarnas arbete vid Trygghetsboendena är mycket god och bör införas vid seniorboendena. Omfattningen av antal värdar planeras då utifrån de behov som finns för respektive fastighet. Åtgärda det eftersatta underhållet i de fastigheter som långsiktigt kommer att nyttjas för äldreboende och omsorg med extramedel sk Äldrelyftet och Stimulans för Stockholm Flera av bolagets vård- och omsorgsbostäder har upprustats med extramedel från Äldrelyftet de senaste tre åren. Fortfarande finns det dock kvar vård- och omsorgsfastigheter som har ett eftersatt underhåll. För år 2012 har 20 projekt planerat att åtgärdas varav fem påbörjades år 2011 och har avslutas. De åtgärder som har genomförts är bland annat renovering av fasader, fönster och omläggning av tak samt översyn av belysning och ventilation. Av de extra budgetmedlen från Stimulans för Stockholm har 61 mnkr använts till att öka takten på upprustningen av bolagets fastighetsbestånd. Tre fastigheter har upprustats varav en är kulturskyddad. I bolagets tertialredovisning 2 redovisas att två ytterligare fastigheter som konverterat från olja till bergvärme har kunnat rymmas inom samma budgetram. Vissa takarbeten som inte hann åtgärdas före vintern kommer att avslutas under år Arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring fastigheterna För att höja säkerheten och bidra till en trygg boendemiljö har fastigheternas skalskydd förbättrats. Ett nytt låssystem har upphandlats under året. Även belysningen i fastigheterna har förbättrats. Under året har också trädgårdar vid fyra fastigheter byggts om enligt gestaltningsprogrammet för utemiljö. Bolaget har också arbetat med att rusta/föryngra befintliga trädgårdarna för ökad trivsel och trygghet.

12 STADSREVISIONEN 9(9) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägaren lämnade direktiven och uppdragen. Staffan Moberg Stadsrevisor Annelie Wikland Certifierad kommunal revisor