Teknikinformatören. FTI:s årsmöte 2008

Transkript

1 Teknikinformatören Tidning för och av medlemmar i Föreningen Teknisk Information, FTI GRUNDAT /2008 juni Björn Karlsson presenterade Populär Kommunikation Få men intresserade mötesdeltagare FTI:s årsmöte 2008 Onsdagen den 12 mars var det dags för FTI:s årsmöte, vårmötet. Mötet avhölls hos företaget exopen på Kungsholmen i Stockholm. Tyvärr hade bara 8 medlemmar utöver styrelsen hittat dit. Inledningstalare på mötet var Björn Karlsson, redaktör för den bland FTI-medlemmar kända tidskriften Populär Kommunikation < I år är det tionde året som Populär Kommunikation ges ut och Björn berättade om arbetet med tidningen. Tidningen delar ut Svenska Publishingpriset, i år för 16:e året i rad. Layouten i tidningen är noga genomtänkt, berättade Björn. Så ligger lättare material och notiser i början och slutet av tidningen och lite mer omfattande artiklar i mitten. De olika typerna av innehåll markeras med olika typografi. Så är notisrubrikerna satta i ett annat teckensnitt än mellanrubriker i längre artiklar, allt för att läsaren ska få en känsla av att det är olika typer av material. På en fråga om tillgängligheten av tidningsmaterialet på webben svarade Björn att artikelrubriker ligger där idag och verksamhet pågår att göra artiklarna sökbara. På bokmässan i Göteborg i höst kommer Populär Kommunikation att ha en stor monter i samarbete med Bild och Ord Akademin och Grafiska företagens förbund. Bild och Ord Akademin blir 25 år i år. Medlemskapet ger ett antal förmåner < Efter Björns kåseri vidtog årsmötesförhandlingarna. Mötet beslutade att inte genomföra den av styrelsen föreslagna stadgeändringen, utan bibehålla det ursprungliga antalet styrelseledamöter, sju. Till ny ordförande valdes Olle Humble och den övriga styrelsen består nu av Staffan Westbeck, Jerker Thorell, Anna-Karin Andersson, Ingrid Nelsson och Paul Wouters. Jerker Thorell jerker.thorell@telia.com I detta nummer: FTI:s årsmöte Nya FTI-styrelsen uppe på banan 2 Styrelsemedlemmar och andra funktionärer 3 Är det svårt att hitta i manualer? 4 Tio som kan bli fler 8 Ny KY-utbildning inom teknikinformation 8 Uppdragsavtal Praktiska tips för dig som konsult och egenföretagare 9 En lärobok i teknikinformation 11 Handbok i engelska 12 Det svenska språket 12 TCeurope 13

2 AKTUELLT Nya FTI-styrelsen uppe på banan På årsmötet den 12 mars valdes den nya styrelsen för FTI. På vidstående sida finns en kort presentation av styrelsemedlemmarna. Sedan årsmötet har styrelsen haft tre mycket produktiva styrelsemöten och omfattande annan kommunikation för att snabbt komma igång med aktiviteter som styrelsen tror ska kunna hjälpa dig på olika sätt i din roll som teknikinformatör. FTI:s inriktning och mål Med Paul Wouters som mentor har styrelsen startat en process för att med jämna mellanrum utvärdera om inriktning och mål som styrelsen satt upp fortfarande är relevanta och att uppsatta mätbara mål är på väg att uppfyllas. Första sessionen inom den processen resulterade i följande fokuserade områden: Vad förväntar sig medlemmarna av medlemskapet? Hur kan FTI bidra till effektivt inhämtande och utbyte av kunskap? Hur kan FTI utvecklas till att bli en bra kanal för olika frågeställningar kring rollen som teknikinformatör? Hur kan FTI agera så att föreningen blir en bra kanal för företag? Ny FTI-hemsida Styrelsen identifierade snabbt att en interaktiv webb är ett måste för att komma framåt på flera av fokusområdena. När Helén Alseby, vår nya webbredaktör, kom med förslaget att hitta och utvärdera en populär plattform för interaktiva webbplatser accepterade styrelsen genast detta. Nu finns FTI:s nya hemsida tillgänglig på <teknikinformatoren.se>. Den gamla adressen <fti.org.se> kommer så småningom att att pekas om. I webbens diskussionsforum har styrelsemedlemmarna startat ett antal diskussionsämnen som alla kan haka på, eller självklart ta upp nya frågeställningar. Ditt och andra medlemmars utbyte av FTI-webben kommer att i hög grad vara beroende på aktiviteten på hemsidan. Det är fritt fram att delta i olika diskussionsforum, lägga till intressanta länkar, skriva artiklar, och tipsa om böcker, kurser eller seminarier. Kunskapsöverföring via FTI Rollen som teknikinformatör innebär ökade krav på såväl breddad kompetens som helt ny kompetens inom flera områden. Effektiv hantering av produktdokumentation är en allt viktigare framgångsfaktor för företag som verkar på en internationell marknad. Hur påverkar det mitt arbete och hur kan jag effektivt bidra i diskussioner om nya strategier för teknisk dokumentation? Kunskapsutbyte i form av lämpliga kurser och kontakter mellan företag och medlemmar är ett område där styrelsen tror att FTI kan vara ett effektivt nav. Rabatter på seminarier via FTI Under våren kunde FTI erbjuda sina medlemmar kraftig rabatt på ett antal seminarier kring teknisk dokumentation. Styrelsen kommer att verka för liknande erbjudanden även framöver. FTI:s vår- och höstmöten Redan nu har styrelsen satt tisdagen den 7 oktober som ett preliminärt datum för höstmötet. Vi jobbar på att kunna erbjuda ett intressant och välmatat program för oss medlemmar. Passa på att boka in denna dag för kompetensutveckling! Mer information om innehållet och om praktiska detaljer kommer senare. Styrelsen har sagt JA till att tillsammans med våra systerorganisationer i Norden vara värd för TCeurope Colloquium våren Detta är en endagskonferens med inbjudna föreläsare. Konferensen hålls på engelska, och deltagarna kommer från övriga medlemsorganisationer i TCeurope. Vårmötet 2009 planeras att ske i anknytning till detta arrangemang. Medlemsavgift Inbetalningskort för medlemsavgiften är på väg ut och har kanske redan nått din brevlåda när detta läses. Teknikinformatören Tidningen Teknikinformatören som av olika skäl haft ett uppehåll i sin utgivning är nu tänkt att komma ut med två nummer per år och som en viktig del sammanfatta FTI:s vår- och höstmöte. Som alltid välkomnas bidrag från er läsare. Om du har material och idéer som du tror kan intressera FTI:s medlemmar, skicka gärna in underlaget. Det kan vara en kortare eller längre artikel inom vårt fackområde, en rapport från en intressant kurs, en bokrecension, eller kanske bara en notis om något intressant som du har snappat upp. Från och med nästa nummer kommer publicerade bidrag att belönas med trisslotter, förutom naturligtvis äran att synas i Teknikinformatören! FTI har ny postadress Brev och paket ska i fortsättningen skickas till: Föreningen Teknisk Information c/o Thorell Storgatan UPPSALA tcworld FTI:s medlemmar får tills vidare tidningen tcworld som utges i samarbete med tecom, den tyska föreningen för teknikinformation. 2 Teknikinformatören 1/2008 är tryckt på miljövänligt papper av Elanders Berglings, Malmö.

3 AKTUELLT Styrelsemedlemmar och andra funktionärer Olle Humble, Lidingö, ordförande Numera en aktiv pensionär med arbete i en enskild ingenjörsfirma och med två helägda aktiebolag som äger rättigheterna till några uppfinningar. Kontoret har jag hemma i en villa belägen i Lidingö. Sedan snart tre år är jag änkeman efter det att min hustru drabbades av en stroke. Två barn och fem barnbarn tar upp en stor del av min fritid. Såväl barnbarnen och jag är mycket förtjusta i datorspel vilket resulterat i att vi bildat en Måndagsklubb med endast häftiga spel på dagordningen. Efter studentexamen 1956 och två års reservofficersutbildning inom Kustartilleriet blev jag civilingenjör KTH 1962 inom Väg och Vatten med inriktning på byggnadskonstruktioner. Redan efter fem år med konstruktioner gled mitt intresse över till teknikinformation och utbildning. Informationsintresset kombinerades ofta med organisationsutveckling såväl inom de företag jag var anställd i, som i form av konsultuppdrag. Staffan Westbeck, Spånga, sekreterare <staffan.westbeck@excosoft.se> Mina första riktiga kontakter med projekt kring teknikinformation, och speciellt lokaliseringsproblematik var på dataföretaget Digital Equipment när detta i början på 80-talet introducerade kontorsinformationssystemet All-in-1, och all dokumentation skulle finnas på lokala språk. Innan dess var jag tidvis involverad i publicering av tekniska rapporter på KTH. Sedan 1999 är jag verksam på Excosoft AB som utvecklar produkter och systemlösningar för hantering av teknikinformation med konfigurationsstyrning, single sourcing och översättning till många språk som specialitet. På senare tid har mina uppdrag fokuserat på konvertering och publicering av teknikinformation inom försvaret och att ta fram verktyg för dessa ändamål. Idag är konverteringsproblematik i olika former min specialitet, t.ex. från MS Word, PDF, XML till olika former av XML-baserad information. Jag bor i Spånga och är en friluftsmänniska med fokus på skärgård (segling och långfärdsskridsko) samt fjäll (Telemark). Jerker Thorell, Uppsala, kassör och ansvarig för medlemsregistret <jerker.thorell@telia.com> Banan inom informationsverksamheten inleddes under början på 1980-talet då jag arbetade som översättare, främst av datalitteratur. I slutet på decenniet var jag bokförlaggare och delägare i Columna Förlags AB, numera helägt av mig. Under 1990-talet arbetade jag inom förlagsvärlden, som informatör och som chefredaktör för en förbundstidning inom verkstadsindustrin. Sedan 2002 arbetar jag som konsult inom försvarssektorn, med Försvarets Materielverk, där jag tar fram dokumentation av olika slag, främst inom ledningssystemområdet. Boende i Uppsala är mina fritidsintressen det egna fritidshuset, golf och släktforskning. Anna-Karin Andersson, Linköping, styrelsemedlem <anna-karin.andersson@telia.com> Jag har jobbat som teknikinformatör sedan Innan dess jobbade jag som systemutvecklare och användbarhetskonsult. Jag har jobbat i 10 år på Ericsson i Linköping i ett litet team som ansvarade för all dokumentation för ett testverktyg som användes inom Ericsson för att lasttesta växlar i mobilsystem. Vi tog även fram utbildningsmaterial och jag höll också kurser för användarna av testverktyget. Sedan knappt ett år jobbar jag på Saab i Linköping med publikationer för Gripen. Jag jobbar huvudsakligen med produkter som finns runt flygplanet, t.ex. förarutrustning och mätutrustning. Jag delar min tid mellan att dels skriva, dels planera och koordinera publikationsframtagningen för dessa produkter. Jag bor i Linköping och ägnar min mesta fritid åt familjen och tränar en del, för bl.a. Vasaloppet och Stockholm maraton. Fortsättning på sidan 15 Teknikinformatören 1/2008 3

4 INFORMATIONSSÖKNING Är det svårt att hitta i manualer? Av Jonatan Lundin Denns fråga tas upp i en empirisk studie från Linköpings universitet (se länk till D-uppsats i slutet av artikeln). Denna artikel tar upp resultatet från studien och för en diskussion kring ämnet informationssökning och teknikinformation. Kan en orsak till att folk inte läser bruksanvisningar vara att de inte hittar den information de är ute efter? Forskning om informationssökning och strategisk läsning Innan resultatet av studien redovisas och efterföljande diskussion tar vid är det på sin plats att definiera begrepp som informationssökning och strategisk läsning. Informationssökning är ett brett forskningsfält (Library and information science, Information Retrieval och Information Processing är exempel på forskningsområden) där man studerar hur människor söker efter information, som ska lösa ett individuellt informationsbehov, i framförallt stora samlingar av information som bibliotek, elektroniska databaser och Internet. Forskning om informationssökning belyser i stort hur en individ hittar en informationsartefakt (t.ex. en bok, tidning eller manual) men studerar inte hur sökning går till inne i en informationsartefakt. Forskning om sökprocesser i en informationsartefakt utförs av utbildningspsykologer där de främst riktar in sig på information som används i utbildningssammanhang, t.ex. skolböcker och encyklopedier. Utbildningspsykologerna kallar denna typ av sökning för strategisk läsning (strategic reading). Väldigt lite forskning har fokuserat på hur användare söker i manualer. Mycket av forskningen om teknikinformation fokuserar på hur text och bild ska utformas så att de blir lätta att läsa och förstå. Detta är bra, men den synen implicerar att en manual är liktydig med en koherent text. Så är inte fallet och synen kanske bottnar i att vi har dåliga kunskaper om hur användarna verkligen går till väga när den använder en manual. Att kunna utforma bra teknikinformation måste därför bygga på förståelse och kunskap om hur användare bl. a. söker i information. Om man inte hittar det man är ute som användare efter spelar det ingen roll hur bra en viss textsida är skriven. Forskningen inom informationssökning visar att läsare av bruksprosa ägnar mycket tid åt att söka efter information och läser då inte i egentlig mening. Vissa menar att av all den tid som spenderas på att använda bruksprosa går hälften åt till att söka. Resultat från studien vid Linköpings universitet Den kvalitativa fallstudien från Linköpings universitet beskriver om det är svårt eller lätt att hitta i en pappersmanual till en mobiltelefon, hur användare söker i en pappersmanual, vilka likheter och skillnader det finns mellan användare och om faktorer som teknik- och läsvana påverkar sökeffektiviteten. För att få svar på frågeställningarna samlades data in via enkäter, deltagande observationer och semistrukturerade intervjuer. Åtta försökspersoner observerades var för sig när de sökte i en pappersmanual till en modern mobiltelefon. Varje försöksperson fick sex uppgifter som vardera gick ut på att hitta information i manualen i syfte att lösa ett informationsbehov, t.ex. hur man aktiverar röstuppringning. Uppgifterna var formulerade så att de skulle variera i svårighetsgrad. Resultaten visar att det var svårt att hitta i den manual som användes i testerna, då vissa försökspersoner inte kunde hitta rätt information eller inom skälig tid kunde peka ut den sida som innehöll den information som skulle lösa informationsbehovet. De flesta hade alltså svårigheter att hitta rätt information, speciellt för de uppgifter som antogs var de svåraste. Med svårighet menas att sökandet krävde många upprepningar (söksekvenser), där försökspersonen ibland läste i fel kapitel eller ibland slog upp den sida, som innehöll svaret, men ändå inte kunde avgöra att det var rätt. Med svårighet menas också att det ibland tog oskäligt lång tid att hitta rätt svar (över 10 minuter i vissa fall). Alla försökspersoner använde någon gång något av söksystemen (innehållsförteckning eller index) i manualen och slog sedan upp en sida att skumläsa. Om försökspersonen upplevde att rätt information inte fanns på den valda sidan så påbörjades en ny söksekvens (upprepning) där t.ex. en annan sida slogs upp via ett söksystem. Alla försökspersoner uppvisade ett likartat sökmönster där t.ex. varje söksekvens tog ungefär lika lång tid (ca två minuter) oberoende av försöksperson och antagen svårighetsgrad på uppgifterna. Kunskap om teknikanvändarens beteende För att kunna utforma bra teknikinformation krävs bl.a. en förståelse och kunskap om användarens utgångspunkt och beteende. Viktiga frågor är att förstå hur en användare använder dokumentation, vad som är viktigt för dem och vilka mål de har o.s.v. Detta kan kartläggas i en klassisk målgruppsanalys, men denna bör bygga på en grundläggande syn som kan sägas gälla för alla användare av teknikinformation (alla användare är ju trots allt människor). Forskning inom 4 Teknikinformatören 1/2008

5 INFORMATIONSSÖKNING Användarens verklighet i utgångssituationen A F Innehållsförteckning Index Söksystem i manual B Textsida i manual C Nej D Ja E Bild 1: Modell av sökprocessen i en någorlunda omfattande pappersmanual. t.ex. inom informationssökning och människamaskininteraktion (HCI - och specifikt minimalismen) ger en grundläggande kunskap. Följande beskrivningar är hämtade från dessa forskningsfält och kan sägas gälla för många typer av teknik och användare, men kanske inte för alla. Användaren vill hantera tekniken och inte läsa om den Det är ofta teknikhanteringen och ej teknikläsningen som står i användarens fokus. Det är troligt att väldigt många användare inte läser all den information som finns tillgänglig för en produkt, från första till sista ord, innan produkten börjar användas eller varje gång ett informationsbehov uppstår (vissa excentriska användare kanske gör på detta sätt). Användaren är aktiv Användaren är aktiv och har mål med sin produktanvändning. Användaren har någon form av mental modell över tekniken och produkten som ska användas. Detta innebär att användaren utgår från sin lagrade kunskap om tekniken och omvärlden och börjar använda produkten utifrån denna. Inom minimalismen pratar man om assimilationsparadoxen och produktionsparadoxen (min översättning) som orsaker till att teknikhanteringen kan te sig problematisk. När användaren kör fast används manualen i något skede och manualen behöver då hjälpa användaren att komma på rätt spår (error recovery information). Vidare kan en felaktig mental modell leda till att användaren söker efter fel saker i manualen. Användaren har mål Användare har också mer eller mindre uttalade mål med sin manualanvändning. Målen beror på bl. a. produktens roll i användarens vardag eller yrke, på vilken kunskap och närhet användaren har till tekniken o.s.v. Man kan urskilja tre mål och beteenden; inlärningsbeteendet, orienteringsbeteendet och fokuseringsbeteendet. Inlärningsbeteenden innebär att användaren metodiskt studerar manualens innehåll i syfte att lära sig produktens egenskaper och dess handhavande. Manualen läses troligtvis inte från pärm till pärm som en roman, utan vissa delar selekteras metodiskt. Orienteringsbeteendet innebär att användaren bläddrar mer eller mindre osystematisk i en eller flera manualer och målet är att bilda sig en uppfattning om bl.a. omfång, innehåll och struktur. Målet är inte att hitta specifik information och orienteringsbeteendet sker troligtvis oftare i början av produktanvändningen och oftare av nya användare. Fokuseringsbeteendet innebär att användaren fokuserar och söker efter något specifikt som ska lösa informationsbehovet i en given situation. Detta inträffar t.ex. när användaren kört fast. Användaren vill kanske få information om man verkligen kan göra det som användaren försöker att utföra, hur man gör något eller en beskrivning över prestanda, produktmått e.dyl. En grov schablonmässig beskrivning av fokuseringsbeteendet består då grovt av två delar; att (1) söka efter en text som man tror ska innehållet svaret och (2) läsa texten man hittat i hopp om att den också innehåller svaret. Olika individer har olika beteende och det finns troligtvis inte två människor som har samma beteende. Vissa är metodiska och lugna medan andra är otåliga, irrationella och osystematiska. Olika människor använder också olika sökbegrepp och sökstilar beroende på ålder, kunskap om tekniken, intresse och erfarenhet m.m. Beskrivning av sökprocessen i en manual I den empiriska studien från Linköpings universitet beskrivs hur de försökspersoner som deltog i studien utförde sina sökningar i en pappersmanual till en mobiltelefon. Beskrivning kan säkert gälla för många typer av manualer och produkter, men kanske inte för all teknikinformation. Nedan följer en sammanfattning. Processen bygger på ett antal delprocesser (se bild 1) och utgår från fokuseringsbeteendet. I utgångssituationen (A) har användaren kört fast och har ett behov av information för hur man t.ex. utför ett visst arbetsmoment. Användaren har då skapat en förväntning vilken aktiverat en föreställningsbild om hur detta moment skulle kunna utföras. Användaren börjar leta i något av manualens söksystem, t.ex. i innehållsförteckningen eller i ett index (B), eller gör en direkt sökning (d.v.s. hoppar Teknikinformatören 1/2008 5

6 INFORMATIONSSÖKNING över (B)). När användaren hittat och slagit upp den textsida som han eller hon tror ska beskriva det som svarar mot förväntningen börjar han eller hon skumläsa i syfte att bygga upp en bild av vad texten handlar om (C). När användaren bildat sig en uppfattning om textens innehåll matchas den (D) mot förväntningen i utgångssituationen. Om textens innehåll motsvarar förväntningen (ja) kan en djupare bearbetning av texten ta vid (E) vilket resulterar i handling (F). Om textens innehåll inte motsvarar förväntningen (nej) börjar användaren om (ny söksekvens) genom att söka i något av manualens söksystem eller utföra en direkt sökning (B). Om en användare tvingas utföra för många iterationer (söksekvenser) mellan B, C och D utan att hitta rätt är det troligt att användaren ger upp och försöker söka information via andra källor än dokumentationen. Hur ska manualer utformas för att vara lätta att hitta i? Hur ska då informationen till en produkt utformas för att passa det sökbeteende som beskrivs ovan? Dokumentationen bör vara modulariserad. Varför? Jo därför att det i många fall endast är viss information som är av intresse i en viss situation. Det måste därför vara lätt att hitta just den informationen och också kunna förstå den utan att behöva ha läst annan information som användaren inte vill läsa eller har behov av i det tillfälle dokumentationen konsulteras. Minimalismen är en grund för det modulariserade synsättet. John Carroll, en av grundarna till minimalismen, skapade 1982 en manual som bestod av ett antal moduler - Guided Exploration Cards. Sedan dess har det modulariserade synsättet växt. Robert Horns Information mapping (IMAP) är också en föregångare. Många verksamma inom teknikinformationsvärlden har byggt vidare på detta koncept, bl. a. Edmond Weiss. Modulariserad dokumentation är något som det ofta pratas om i XMLsammanhang och idag ser vi att DITA bygger på modulärt tänkande och minimalism. Med följande tankeexperiment vill jag ge en bild av hur en modulariserad dokumentation skulle kunna se ut för att stödja det sökbeteende som redogörs för ovan. Inga likheter eller olikheter med The minimalist manual görs här, dock kan sådana finnas. En manual ska bestå av textmoduler All användarinformation till en produkt är organiserad i textmoduler (se bild 2). Varje modul kan ses som en manual i sig och bör inte vara längre än t.ex. en (1) A4-sida. En produktdokumentation kan då t.ex. bestå av ett hundratal moduler. Det ska tydligt framgå för användaren var en modul börjar och slutar via textuella och typografiska Modulariserad manual Startsida Exempel på söksystem Textmoduler Förteckning över alla moduler som beskriver vad man kan göra med produkten Relation Relation Förteckning över alla moduler som beskriver en viss funktion i produkten Förteckning över alla moduler som beskriver hur man utför ett visst moment Relation Relation Relation Bild 2: Exempel på komponenter i en modulariserad manual. 6 Teknikinformatören 1/2008

7 INFORMATIONSSÖKNING markörer. Jämför med hur en dagstidning är uppbyggd med artiklar. En viss modul innehåller viss information som enbart svarar på en (1) av de möjliga sökfrågor en användare kan ha. En sökfråga kan t.ex. vara Kan man överföra data från en enhet till en annan via bluetooth?. Teknikinformatören måste alltså ställa sig på användarens sida, titta på produkten och analysera användarnas informationsbehov i form av sökfrågor för att se vilka moduler som behövs. Analysen resulterar i en lista med sökfrågor i vilken man t.ex. kan ange vilken målgrupp som kan tänkas ställa frågan. I arbetet med att analysera sökfrågor måste man ta med sådana sökfrågor som behandlar handhavande och nyutvecklade funktioner som en användare omöjligt kan känna till, men vill bli upplyst om. Att skapa moduler för alla tänkbara frågor är kanske ej heller möjligt p.g.a. kostnader och tid. Relationer mellan textmoduler ska synliggöras Varje modul ska vara självständig. Varje modul ska också tydligt explicit tala om sin relation till andra moduler (dessa ska inte vara implicita och förutsätta att man läst tidigare moduler). Om en modul talar om hur man sorterar om TVkanaler på sin TV ska modulen ge användaren vägledning till vilka moment som måste ha utförts innan man kan sortera om kanalerna, genom att referera till de moduler som talar om hur man t.ex. lagrar TV-kanaler (eftersom man på vissa TV-apparater måste lagra kanaler innan man kan sortera om dem). Dessa relationer mellan uppgifter och mål kan analyseras med hjälp av Hierarchical Task Analysis (HTA) som är en vanlig metod för uppgiftsanalys. En modul ska också tydligt tala om, som metatext, vad den innehåller för information, till vilken manual, produkt och funktion den kan kopplas till. Textmoduler ska ha en tematisk rubrik Textmodulens rubrik är mycket viktig. Rubriken måste koppla till användarens mål och byggas med sådana ord som användaren kan tänkas känna igen och söka efter. En rubrik i stil med Att använda insert-menyn är introvert och dålig. Bättre är att se på produkten med användarens ögon (extrovert perspektiv) och koppla till det användaren vill göra (och kanske har köpt produkten för), t.ex. Gruppera ritade objekt. Att man sedan grupperar objekt genom att välja ett kommando i Insert-menyn är sekundärt. Alla, av tillverkaren, skapade egennamn på funktioner e.dyl. borde bannlysas i titlar. T.ex. en titel som säger How to use the SRCommunication function är förkastligt om inte namnet SRCommunication function är mycket vedertaget i en viss bransch. Manualen ska ha många olika söksystem Användaren hittar en modul via ett antal söksystem (söksidor). Den klassiska innehållsförteckningen är ett exempel på söksystem, men den blir mindre viktig eftersom ordningen modulerna är paketerade på i en manual är mindre viktig. Den modulariserade manualen ska ha fler söksystem än bara en innehållsförteckning och ett nyckelordsindex. Detta därför att olika användare söker på olika sätt och använder olika sökbegrepp. Ett söksystem kan lista alla moduler, som talar om hur man utför ett visst moment, i alfabetisk ordning och ett annat lista alla funktioner eller delar på produkten och sedan peka alla moduler som på något sätt kopplar till en viss funktion eller del (se fler exempel på söksystem i studien från Linköpings universitet se länk i slutet av artikeln). Söksystemen blir mer en bara en förteckning över vilka moduler som finns i manualen; söksystemen hjälper också användaren att förstå produkten. Man kan säga att söksystemen är moduler i sig. Hur man sedan ska paketera söksidor och textmoduler till en levererbar enhet (papper, CD eller webbplats) är inte helt självklart. Ska alla moduler placeras i en manual eller ska det finnas flera? Hur man gör beror på bl.a. antalet målgrupper, omfattning och typ av information. Faktorer som hur ofta en viss modul förväntas bli läst eller hur snabbt den behöver hittas kan medföra att vissa moduler behöver placeras tidigt i manualen (viktighetsprincipen). Relationer mellan moduler har också betydelse för hur paketeringen ska göras. Lärobok eller uppslagsbok En modulariserad manual kan läsas linjärt (som lärobok ), d.v.s. från pärm till pärm, men en manual som är utformad enligt ett linjärt flöde är svår att använda som uppslagsbok, då förståelsen av en text mitt i manualen kan bygga på det tidigare sagda. En effekt av det linjära flödet är t.ex. att referenter som introduceras i texten (t.ex. den stora displayen ) kanske inte förklaras i det textparti som användaren slår upp mitt i manualen eftersom de har förklarats i början av manualen (vilket användaren då inte har läst). Detta kan försvåra förståelsen. Makrostrukturer De olika söksystemen är egentligen exempel på makrostrukturer. Traditionellt brukar man dela in makrostrukturer i teknikinformation i två klasser ; uppgiftsorienterade strukturer och funktionsinriktade strukturer. Makrostrukturen i en manual som är uppgiftsorienterad är organiserad efter de uppgifter man kan eller ska utföra med produkten för att uppnå ett visst mål. ULA:s viljestruktur, prioritetsstruktur, valstruktur och sekvensstruktur (se tidigare nummer av teknikinformatören) är då exempel på uppgiftsorienterade strukturer. Makrostrukturen i en manual som är funktionsorienterad är uppbyggd enligt de funktioner och delar som produkten består av; t.ex. chassi, kaross, transmission och motor, (för ett fordon). En funktionsorienterad struktur är oftast en nivåstruktur med ULA:s terminologi. Manualer med beskrivande information (t.ex. funktions- och konstruktionsbeskrivningar) organiseras ofta enligt det funktionsorienterade synsättet. I många sammanhang är det ej lämpligt att organisera instruktioner (uppgiftsorienterad information) i en funktionsorienterad struktur eller att blanda uppgiftsorienterade och funktionsorienterad strukturer i samma manual. Verktyg och standarder för modulariserade manualer Att skapa en manual enligt ovan resonemang är egentligen inget problem eller revolutionerande. FTI-medlemmar kan säkert peka på bra exempel. Dock är de verktyg och defacto -standarder som finns enligt min mening begränsande. Teknikinformatören 1/2008 7

8 INFORMATIONSSÖKNING Darwin Information Typing Architecture (DITA) bygger på att informationen delas in i moduler (topics) och att ett godtyckligt antal topics samlas ihop i en bestämd ordning i en mapp (DITA map build manifest) för publicering på ett visst media. DITA (utan specialisering) innehåller ej metoder eller byggstenar för att kunna skapa olika typer av söksystem, utan söksystemen, som en innehållsförteckning, skapas vid publicering via t.ex. XSLT-FO eller annan formateringsmotor. DITA är i fokus i teknikinformationsbranschen. Enligt många är DITA ett nytt sätt att tänka, men egentligen är det gammal skåpmat förpackat i nya kläder (d.v.s. nya akronymer). DITA fokuserar på att man ska identifiera de uppgifter som användaren ska eller kan utföra (task topics) för att nå vissa mål (med t.ex. Hierarchical Task Analysis). Sedan bör man för varje uppgiftsorienterat topic identifiera vilken stödjande beskrivande information som användaren behöver för att kunna utföra uppgiften tillfredsställande. T.ex. behöver installatören produktens mått om produkten ska installeras i en 19"-rack. I DITA finns två typer av stödjande beskrivande information: concept och reference. Till dessa tre informationstyper finns en DTD som reglerar innehållet i respektive topic. DITA ger ingen vägledning till hur man kan analysera hur många topics man behöver eller hur de ska paketeras i en manual. Detta är upp till varje teknikinformatör. Fördelen med DITA är att man börjar i rätt ände, d.v.s. att fokusera på vad användaren ska kunna eller måste göra och sedan på vilka beskrivningar som behövs istället för att, som jag tror är väldigt vanligt, börja med att ta fram en massa beskrivningar över produkten. Med DITA får man också en frihet att kunna återanvända information mellan produkt- och manualtyper. Men, som sagt detta är inget nytt. Ett alternativ till att använda DITA-mappar är att istället använda topic maps. Med topic maps kan man bygga olika typer av söksystem utifrån en given informationsmängd. I detta perspektiv kan man hoppa över att använda DITAmappen om vi tänker oss en elektronisk utgåva av en modulariserad manual. Alla DITA topics i form av enskilda XML-filer läggs i en folderstruktur och de hittas av användaren via ett antal olika topic maps. Till sist frågan som varje teknikinformatör bör ställa sig: Varför strukturerar jag innehållet i min manual så att den får kapitel och sektioner med rubriker m.m. och vad är det som vägleder mig i detta arbete? Referenser Uppsatsen kan hämtas via: Jonatan Lundin Jonatan har arbetat som teknikinformatör, informationsdesigner och projektledare i snart 15 år och fokuserar på frågor som rör teknikinformationens användbarhet utifrån ett makrostrukturellt perspektiv. Genom åren har han studerat och använt metoder och teorier inom områden som informationssökning, användbarhet, textlingvistik, minimalism (utgångspunkten för bl. a. DITA), IMAP, Hierarchical Task Analysis (HTA) och content management (SGML/XML). Skicka gärna återkoppling på artikeln till Jonatan.lundin@citec.se eller jonatan.lundin@se.abb.com Tio som kan bli fler Tio FTI-medlemmar som är egenföretagare har sedan en tid bildat ett nätverk med syfte att komplettera varandras kompetens, hjälpa varandra när den egna kapaciteten inte räcker till samt ge tips på kontakter och förbättringar som kan hjälpa oss i våra arbeten. Vi kallar oss TeknikInfoGruppen (TIG-gruppen) och träffas informellt i Stockholm någon timme varannan månad över en kopp te/kaffe och en macka. I övrigt håller vi kontakt via Internet.Vi kan tänka oss att ta in några till i detta nätverk. Är du intresserad, kontakta någon av följande: Stellan Abramson, infokonsult@grinden.se Mats Edvardsson, stockholm@ti.se Bertil Håkansson, bertil.hakansson@infocom.se Carl Rising, calle.rising@mediasmedjan.se Mario Salutskij, mario@illustrerad.se Dag Sandell, dag@illtek.se Håkan Westlund, hakan@teknikinformatoren.com Ulf Idesten, ulf@interaktiv.nu Kjell Samuelsson, kjell@kjellsam.se Mikael Eklund, mikael@pixelochco.com Ny KY-utbildning inom teknikinformation Nordic Business Institute < kommer att starta en KY-utbildning till teknikinformatör. Utbildningen är 1-årig på heltid. Den kommer att utbilda tekniker inom kommunikation, information och dokumentation. Nuläget på arbetsmarknaden visar på ett uppdämt behov där företagen ofta får lösa personalbehovet genom att anställa teknikutbildade personer som sedan får internutbildas. Utbildningen, som kommer att bedrivas i Växjö, erbjuder 27 platser med start i september KY-utbildning (Kvalificerad yrkesutbildning) är en eftergymnasial utbildningsform som startade som försöksverksamhet 1996, för att 2002 bli en del av det reguljära svenska utbildningsystemet. KY-utbildning bygger på ett nära samarbete mellan arbetsgivare och olika utbildningsanordnare (gymnasieskola, komvux, högskola och utbildningsföretag). KY-utbildning ska svara mot ett verkligt behov på arbetsmarknaden. Därför är arbetsgivare aktiva i både utformningen av utbildningen och genom att ta emot studerande på arbetsplatsen för LIA (Lärande i arbete) under utbildningstiden. Läs mera på < 8 Teknikinformatören 1/2008

9 Uppdragsavtal Praktiska tips för dig som konsult och egen företagare Av Helén Alseby JURIDIK Du har fått drömkontraktet att gå som underkonsult i ett uppdrag för företaget X. Ni har just undertecknat avtalet, och tagit varandra i hand. Vet du vad du skriver på, eller hoppas du på att allt ordnar sig ändå? Många företag vill ha ett visst antal anställda, och ett antal underkonsulter att kunna ta in som resurs vid arbetstoppar. Om förutsättningarna finns för ett bra samarbete I ett avtalsförfarande finns följande gyllene regler som du bör hålla i minnet: Gyllene regel 1: Innan du skriver på ett avtal, kontakta alltid en jurist för att granska det. Alltså, förlita dig inte på ett avtal som en bussig kompis skickade med e-post till dig. Ett avtal som du tänkte använda som mall, kanske inte ens motsvarar din bransch. Gyllene regel 2: Förutsättningen för ett bra samarbete är att ni har en relation där båda är vinnare. Det kanske verkar självklart, men många förhoppningar om ett långt samarbete har grusats just på grund av att denna förutsättning inte uppfyllts. För många intressekonflikter mellan uppdragsgivaren och dig kan leda till irritation och samarbetssvårigheter. Det kan vara några paragrafer i avtalet som gör att någon part förlorar lite mer än den andre. Den som förlorar mest, brukar så småningom försöka bryta sig loss ur avtalet. Det här brukar uppdragsgivare förlora på i längden, och det drar ner det egna varumärket. Gyllene regel 3: Båda parter behöver ha en bra kommunikation, och bygga upp förtroendet. Berätta för uppdragsgivaren om väsentliga saker som händer i uppdraget, och var tydlig om du har andra uppdrag på gång. Om ni båda tjänar på att arbeta ihop och bygger upp ett förtroende, är det troligt att ni får ett långsiktigt samarbete. Ett bra avtal är viktigt, men kan aldrig ersätta en bra kommunikation. En öppen dialog kan förhindra mycket missförstånd och irritation. Ta tempen på hur kommunikationen har fungerat hittills. Ingå aldrig avtal under tidspress! Du behöver skälig tid för att läsa igenom avtalet, och låta en jurist granska det. Ta reda på hur företaget X behandlar sina andra underkonsulter. Informerar företaget X dem om viktiga saker, och betalar dem i tid? Ta kreditupplysning: har företaget X några betalningsanmärkningar? Så läser du ett uppdragsavtal Alla uppdragsgivare är måna om att få sina avtal så vattentäta som möjligt, så det gäller att du som underkonsult svarar upp mot detta. Frågan är om avtalet är rimligt, eller skriver du på ett slavkontrakt? Följande saker är viktiga att granska i ett uppdragsavtal: Avtalets giltighet. Om ramavtalet refererar till uppdragsavtalet, kan till exempel formuleringen se ut på följande sätt: Underkonsulten åtar sig att utföra specifika konsultuppdrag åt företaget X på löpande basis enligt separata uppdragsavtal. I detta fall betyder det alltså, om X erbjuder dig ett uppdrag men att ni inte undertecknat ett separat uppdragsavtal, så existerar inget avtalsförhållande mellan er för just detta uppdrag. Läs också ramavtalet noga. Refererar ramavtalet till ett branschavtal, eller är det företaget X som själv skrivit det? Rätten till andra uppdragsgivare och uppdrag. Här finns en intressekonflikt inbyggd mellan er parter redan från början. Säger avtalet att du inte har rätt till andra uppdrag, är det rimligt att uppdragsgivaren betalar ersättning medan du väntar på uppdrag. Då detta är ganska ovanligt, betyder detta i praktiken att det inte kostar uppdragsgivaren något alls att ha en resurs i reserv. Det i sin tur kan betyda att det dröjer länge innan du får ett uppdrag, och då har du inget att leva på under tiden. Många företag vill inte heller att deras underkonsulter jobbar för konkurrerande företag. Se Konkurrens. Ansvarsförsäkring. En del uppdragsgivare skriver in i avtalet att du måste ha en ansvarsförsäkring. Se då till att du har en. Om du inte har försäkring, måste du betala själv om det händer något oavsett om du klarar det eller inte. Immaterialrätt. Vems egendom blir det i avtalet om du som underkonsult kommer på en god idé, eller gör en ny konstruktion? Väldigt ofta blir det uppdragsgivarens egendom, alltså företag X. Det kan också vara så att uppdragsgivaren i sin tur har ett avtal med sina kunder om detta. Om du går in som upphovsman av en idé eller konstruktion (uppfinnare), så se upp med detta! Förväxla ej detta med lagen om upphovsrätt vid konstnärligt arbete, här gäller andra regler. Det är vanligt att uppdragsgivare skriver in att det som produceras tillfaller dem. Teknikinformatören 1/2008 9

10 JURIDIK Sekretess. Avtalsbrott mot sekretess kan leda till ett vite som blir mycket dyrt, särskilt om det vållar uppdragsgivarens kund stor skada i en konkurrenssituation. Skada. Läs noga igenom villkoren för din företagsförsäkring vad det innebär för dig som företagare om skadan skulle vara framme, till exempel om du råkar radera en hel kunddatabas. Vad täcker din försäkring? Utbetalning av ersättning. Förutom timarvodet, hur ser dina betalningsvillkor ut? Om din uppdragsgivare har 60 dagar, kanske du måste vänta i 70 dagar eller mer på att få betalt för din faktura. Har du dessutom ett par anställda i ditt företag, behöver du en bankkredit för att kunna betala ut löner. Konkurrens. Detta ser uppdragsgivare hårt på. Det är inte fint att sno andras kunder! Här är bra att vara tydlig, kontrollera med uppdragsgivaren vilka företag du får arbeta för. Överträdelse mot konkurrens är en vanlig anledning till tvist. Avtalsbrott kan leda till vite som blir mycket dyrt. Exempel på en tuff formulering: Underkonsulten äger inte rätt att utföra uppdrag inom motsvarande produktområde för annan kund som konkurrerar med företaget X eller kund till X inom en period av 6 månader från att uppdraget avslutas. Vad ska du då leva på under dessa 6 månader? Se Rätten till andra uppdragsgivare och uppdrag. Uppsägning. Läs noga vilken uppsägningstid som gäller, och hur uppsägning ska gå till. Klausul om tvist. Det är vanligt att vitesbelopp och typ av skiljedomsförfarande står i avtalet. Se upp med detta, det kan bli mycket dyrt. Exempelvis kan rättsskyddet i din företagsförsäkring vara begränsat om du skulle hamna i skiljedomsförfarande. Har du enskild firma, finns också en risk att du går i personlig konkurs. Skulle skadan vara skedd och uppdragsgivaren inleder tvist, så kontakta jurist. Se faktarutan om skiljedomsförfarande nedan. Fotnot: Artikeln innehåller endast praktiska tips, grundat på egna och andras erfarenheter (egna företagare, beställare och kunder). För rådgivning och granskning av juridiska dokument såsom avtal, anlita alltid auktoriserad jurist. Vad skiljedomsförfarande kostar Följande räkneexempel gäller ett Skiljedomsförfarande för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut, med valuta i euro: Förutsättningar Tvisteföremålets värde: euro Antal skiljemän: 3 Ordförandens arvode Minimum euro Median euro Maximum euro Arvode baserat på medianen Ordförande euro Medskiljeman* euro Medskiljeman* euro Förskottsbelopp (exkl. ev. moms) Arvode till skiljenämnden euro Administrativ avgift till Institutet euro TOTAL euro * Arvoden till medskiljeman bestäms för envar av dem till belopp motsvarande 60 procent av ordförandens arvode, om inte Institutet med beaktande av i målet förekommande särskilda omständigheter bestämmer annat. OBS! Omkostnader och eventuell moms för skiljenämnden och Institutet tillkommer. Den part som förlorar målet skall för skiljeman som inte är näringsidkare också betala sociala avgifter. Länkar Skiljedomsinstitut: < Helén Alseby Helén är teknikinformatör och driver företaget Alseby och Co AB. Hon har e-postadressen <helen@alseby.se>. Sedan i våras är hon ansvarig för FTI:s hemsida. Uppdragsavtal Som egen företagare kan du gå in som underkonsult åt ett annat företag. Då är det vanligt att underteckna ett uppdragsavtal. Ett avtal är i grunden en skriftlig överenskommelse mellan två (och i vissa fall fler än två parter), och i det här fallet är företaget X uppdragsgivare och du uppdragstagare. Ibland består det enbart av ett uppdragsavtal, och ibland av både ett ramavtal och separat uppdragsavtal. Ramavtalet utgör basen, och uppdragsavtalet gäller för själva uppdraget. På så sätt kan nuvarande uppdrag enkelt förlängas med ett nytt uppdragsavtal. Detsamma gäller vid ett nytt uppdrag. Skiljedomsförfarande Skiljedom bygger på en särskild lag om skiljedom och är lika juridiskt bindande som en dom i en allmän domstol. En skiljedom kan dock inte överklagas. Skiljedom kan utnyttjas såväl i affärer mellan företag i Sverige som mellan företag i olika länder. Alla mål i Skiljedomsinstitutet är hemliga, det vill säga bara de berörda företagen känner till att det pågår ett mål. Det är ofta viktigt för företagen att inte skylta med att företaget är inblandat i en tvist med ett annat företag. Det finns i huvudsak två typer av skiljedom: Förenklat skiljedomsförfarande. Den tvistande parten kan inte välja antal skiljemän. Skiljedomsförfarande för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Den tvistande parten kan välja antal skiljemän (ofta 3). Du kan beräkna hur mycket ett skiljedomsförfarande kommer att kosta på < 10 Teknikinformatören 1/2008

11 BÖCKER En lärobok i teknikinformation Det var bokens titel som lockade. Det finns inte så många böcker om teknisk kommunikation (eller om man så vill teknisk information eller teknikinformation, ja kärt barn har många namn), inte på svenska i alla fall. Boken är utgiven som en del av Libers kursläromedel och ingår i serien Liber Teknikutveckling. Det här är inte någon skapelse på fria boliner. Redan i förordet klargörs att boken har sin utgångspunkt i Skolverkets beskrivning av ämnet Teknisk kommunikation. Boken är inte någon tegelsten direkt. Mina gamla kursböcker från grund- och gymnasieskolan är mer omfångsrika. Men å andra sidan behöver man ju inte göra en tegelsten av något som kan beskrivas så här bra så här kortfattat. Det är sammanlagt 96 sidor och det är luftiga sidor med läroboksstor text och många bilder. Det står visserligen ingenstans vilken åldersgrupp eller utbildningsnivå som boken riktar sig till, men jag kan tänka mig att boken lämpar sig mycket väl för undervisning på gymnasienivå och uppåt. Första kapitlet beskriver vad som menas med teknisk kommunikation. Här ges många bra exempel på teknikinformation som finns runt omkring oss alla. Nästa kapitel beskriver val av metod för teknisk kommunikation, t.ex. muntlig respektive skriftlig kommunikation, kommunikation via multimedia och, ej att förglömmas, kommunikation som är inbyggd i produkten. Författaren berör här även marknadskommunikation, ett område som senare tilldelas ett helt eget kapitel. Det tredje kapitlet kallas anspråkslöst för Tips i arbetet med teknisk kommunikation och tar upp de viktiga delar som grafisk formgivning (disposition och layout), språk och stil samt naturligtvis bilder, diagram och tabeller samt andra grafiska element. Tyvärr, måste jag konstatera, finns det personer inom branschen som skulle behöva studera just det här kapitlet närmare. Att åsidosätta välbeprövade grafiska formgivningsregler för att bara leverera text och bild i metervara (som jag själv erfarit i branschen) kan tyvärr förta en av de viktigaste poängerna med teknikinformation, den att teknikinformation ska vara lätt att förstå och ta till sig. De två efterföljande kapitlen behandlar muntliga och skriftliga presentationer. Jag måste erkänna att jag uppskattar att författaren inkluderar teknisk utrustning som skrivtavla, blädderblock, diabildsprojektor och OH-apparat. Teknisk utrustning måste faktiskt inte vara rykande färsk och komma rätt från produktutvecklingskontoret för att vara användbar. Känner man sig mer bekväm med att använda en OH-apparat framför att knappa fram en PowerPointpresentation, så är det kanske bäst att hålla sig till OH-apparaten, då slipper man känna sig osäker och göra ett fumligt intryck vid presentationen. Och som författaren påpekar: En person som inger säkerhet gör en bättre presentation. Sedan följer kapitlet om marknadskommunikation. Det finns folk inom branschen som menar att marknadskommunikation är något av ett perifert område inom teknikinformationen, där användarmanualer och serviceinstruktioner är det som huvudsakligen åsyftas när man talar om teknisk kommunikation. Sjunde kapitlet ägnas lagstiftning som berör teknisk dokumentation. Det kan tyckas som en självklarhet att ta upp just detta område, men jag blir ändå glatt överraskad över att det inte utelämnats. Jag har sett presentationer av teknikinformation som inte omfattat just det här området. Ett helt eget kapitel ägnas teknisk kommunikation med symboler och displayer. Ett viktigt avsnitt med tanke på den ökande mängd symboler vi möts av överallt i samhället (som ett sätt att göra information textbefriad och språkoberoende). Jag är för övrigt inte helt glad för det svengelska uttrycket display. Skulle man inte kunna försöka mynta något motsvarande begrepp på svenska, t.ex. visningsfönster? Det nionde och sista kapitlet ägnas åt extra övningsuppgifter och tekniska system. Kapitlet ägnas bara två luftiga sidor, men övningsuppgifter kan man inte få för mycket av och tekniska system är nog så viktiga att täcka in när man diskuterar teknisk kommunikation. Varje kapitel avslutas med en samling övningsuppgifter som läsaren kan genomföra utan behov av alltför avancerade hjälpmedel. Författaren själv menar att Övningsuppgifterna är centrala i boken. Jag vill hävda att läsaren själv kan göra många övningsuppgifter på egen hand och på så sätt följa boken, även om läsaren inte befinner sig i en etablerad utbildningsmiljö. På så sätt lämpar sig boken även för självstudier eller distanskurser i ämnet teknisk kommunikation. Författaren undviker att göra vetenskap av något som faktiskt inte behöver vara det. Teknisk kommunikation handlar om att förmedla information om teknik (eller annat specialområde) på ett målgruppsanpassat sätt. Hade jag fått önska mig något så hade det varit att öka upplösningen på en och annan bild, de är i vissa fall ganska suddiga. Annars motsvarar boken förväntningarna på en pedagogisk och ändamålsenlig lärobok i teknikinformation. En av de få svenskspråkiga som finns på marknaden. Emma Bayne emma.bayne@telia.com Titel: Teknisk Kommunikation Författare: Yngve Nyberg Förlag: Liber Teknikinformatören 1/

12 BÖCKER Handbok i engelska Den här handboken är inte skriven för nybörjare. Den läsare som bäst kan tillgodogöra sig innehållet bör kunna svenska, ha bra baskunskaper i engelska och viljan att förvärva ett rikare, mera nyanserat och idiomatiskt korrekt engelskt språk. Ovanstående citat är hämtat ur bokens förord och det sammanfattar både vem som är målgruppen för boken och syftet med boken. Det engelska ordförrådet kan delas in tre block: Ett litet antal högfrekventa ord ca 2000 ord som utgör 80 % av orden i allmäna texter. Ett mycket stort antal lågfrekventa ord ofta fackord som förekommer i specialtexter inom olika områden. Ett antal ord i mellanskiktet som är viktiga för den som vill utöka sitt ordförråd efter det att baskunskaperna har inhämtats. Dessa ord har stor betydelse för såväl förståelsen av allmänna texter som för egen produktion på engelska. Det är framförallt ord i denna kategori som tas upp i boken. Ord och uttryck som hör hemma i vissa sammanhang och ämnesområden är samlade under uppslagsord som DATA, MATEMATIK och MUSIK. Vissa engelska ord är bedrägliga eftersom de ligger så nära svenska ord att man lätt förleds att tro att de betyder samma sak; till exempel betyder actually och eventually inte aktuellt och eventuellt. Sådana ord är samlade under uppslagsordet FALSKA VÄNNER (False Friends). Tyvärr är det för få sådana ord som redovisas. Boken tar också upp skillnader som finns mellan brittisk och anerikansk engelska, och den innehåller också många råd om hur man skriver personliga brev, affårsbrev, meritförteckning och platsansökan på engelska. Det här är andra, utökade, upplagan av boken (den första utkom 2001). Det har tillkommit en del ord för nya företeelser som till exempel att skicka ett SMS som på engelska heter send a text message. Det engelska utrycket är mer korrekt eftersom SMS står för Short Messages Service, det vill säga benämningen på den teletjänst som gör det möjligt att skicka textmeddelanden. Några bilagor har tillkommit, bland annat: Svenska och engelska namn på världens länder, deras invånare och huvudstäder. Måttenheter som förekommer i de anglosaxiska länderna med omvandlingstabeller till och från måttenheter som används i Sverige. Det här är en utmärkt bok, som jag verkligen kan rekommendera den intresserade. Jag har bara en större invändning: innehållsförteckningen är för kortfattad. Nu står det endast: Uppslagsord A Ö, sid De olika uppslagsorden borde ha varit förtecknade. Då hade det varit lättare att få en översikt över vilka uppslagsord som finns, och det hade gått fortare att hitta ett visst uppslagsord. Nu blir det ett tidsödande bläddrande bland de 518 sidorna. Visserligen finns det ett svenskt och ett engelskt sakregister men tyvärr saknas det en del ord. Ett exempel är SMS. Det förekommer i bokomslagets baksidestext men finns inte med i sakregistret. Det tog en god stund innan jag hittade det under uppslagsordet TELEFON. Tommy Persson tompa@comhem.se Författare: Jan Svartvik och Rikard Svartvik Titel: Handbok i engelska från A till Ö Förlag: Norstedts Akademiska Förlag ISBN: Det svenska språket Språket i radions P1 är ett program om hur svenska språket används och förändras, om språkvård och om hur språk och samhälle ömsesidigt påverkar varandra. Det har sänts i mer än tio år. Lars-Gunnar Andersson, professor i modern svenska vid Göteborgs universitet, är återkommande gäst i programmet för att svara på lyssnarfrågor om svenska språket. I boken Språket har han och programproducenten Anna Lena Ringarp samlat in och besvarat över 400 brev med språkfrågor som kommit till programmet. Breven har kommit från alla hörn av Sverige och från utlandssvenskar. Några avsändare är nio år, andra har levt i skolans värld hela livet. Tillsammans ger breven en påminnelse om det intresse som vi svenskar har för vår gemensamma egendom, det svenska språket. Det här är en trevlig bok som man kan läsa från pärm till pärm. Till skillnad från Handbok i engelska finns det en fullständig innehållsförteckning. Denna tillsammans med sakregistret gör det enklare att återfinna något man läst tidigare. Efter frågorna och svaren följer en genomgång av ordböcker, nätadresser och annat som kan vara bra för den som vill lösa språkfrågor på egen hand. Tommy Persson tompa@comhem.se Författare: Lars-Gunnar Andersson och Anna Lena Ringarp Titel: Språket. Svenska folkets frågor till radioprogrammet Språket Förlag: Norstedts Akademiska Förlag ISBN: Språket sänds i radions P1 tisdagar kl 13.20, repris onsdag och söndag kl Det finns andra sätt att lyssna till programmet. Läs mer på < 12 Teknikinformatören 1/2008

13 INTERNATIONELLT TCeurope TCeuropes mål TCeuropes mål är bland annat att vara ett forum för teknikinformatörer på europeisk nivå, för att ge medlemmarna möjligheter till utbyte av information, erfarenheter och samarbete och för att få större genomslagskraft i de åtgärder man vill göra för att höja kvaliteten på och medvetenheten om teknikinformation i olika sammanhang. Detta vill man göra genom en satsning på utbildning inom teknikinformationsområdet, en ökad standardisering av teknikinformatörsprofessionen och ett antal riktlinjer och dokument som kan vara till hjälp för teknikinformatörer i olika länder och olika branscher. TCeurope är en paraplyorganisation för teknikinformationsföreningar i hela Europa. För närvarande är det nio länder som är representerade i TCeurope: Portugal, Frankrike, Storbritannien, Finland, Nederländerna, Schweiz, Tyskland, Italien och Sverige. Från TCeuropes årsmöte I främre raden: Leo Adank (ISTC) vice kassör t.o.m 2007, Christina Sjögren (FTI) sekreterare, Tarja Tolvanen (STD) kassör t.o.m 2007, Hanna Risku (tecom) ordförande. I bakre raden: Simon Butler (ISTC), Herbert Herzke (tecom), Ottavio Ricci (COM&TEC). Tidigare samarbetsprojekt Ett av de samarbetsprojekt man drivit är SecureDoc, som är en samling riktlinjer för hur man skriver bruksanvisningar för konsumentprodukter. Dokumentet finns på elva språk. Den svenska versionen, Användbara och säkra bruksanvisningar, finns att beställa på FTI:s webbplats, <fti.org.se>. Den är gratis för FTI-medlemmar och kostar 300 kr för övriga. Ett annat stort projekt är TecDoc-Net, ett dokument som beskriver vad teknikformation är och vad en teknikinformatör gör, samt de olika roller som en teknikinformatör kan ha och vilka kvalifikationer som krävs både av en nybörjare och av den mer erfarne teknikinformatören. Dokumentet finns inte på svenska men kan laddas ner på engelska från TCeuropes webbplats, < Pågående projekt Det projekt som pågår nu började som en broschyr om teknikinformation och teknikinformatörer i mer missionerande syfte. Den skulle vända sig till studenter som inte hade bestämt vilken utbildning de skulle satsa på, samt till universitet och högskolor som har eller skulle kunna erbjuda utbildning inom teknikinformationsområdet. När en arbetsgrupp träffades i Stuttgart i oktober förra året för att arbeta med broschyren kom man snabbt fram till att det finns fler målgrupper än så. Man vill också vända sig till företag som behöver teknikinformatörer kanske framför allt till företag som inte ens själva vet att de har det behovet! Allt eftersom diskussionerna blev intensivare i arbetsgruppen kom man fram till att det var både opraktiskt och otidsenligt att göra en broschyr. Naturligtvis skulle det i stället bli en samling informationsmoduler som kunde växa och förändras allteftersom fakta och behov ändras och som medlemsländerna kunde plocka valda delar ur till sina egna webbplatser, broschyrer, foldrar, m m. Detta arbete pågår just nu. Ett antal personer från de olika medlemsländerna deltar. Colloquium for user-friendly product information I år är det åttonde året som TCeurope arrangerat ett kollokvium för användarvänlig produktinformation. Dessa äger rum i Teknikinformatören 1/

14 INTERNATIONELLT mars eller april i något av medlemsländerna. Ämnena har varit mycket varierade, liksom talarna. Syftet har, förutom att sprida information och utgöra en bas för nätverkande, varit att etablera kontakt med olika intresseorganisationer inom teknikinformationsområdet. I fjol var kollokviet inriktat på själva teknikinformatörsyrket. Man hade bjudit in personer från angränsande yrkesområden; Philippe Wauters från FEANI, Fédération Européenne d Associations Nationales d Ingénieurs, Scott Abel från Content Management Professionals, Britta Glatten från Information Architecture Institute, Regina Bernhaupt från International Federation for Information Processing, Gabriel Sauberer från Termnet, Caroline Diepeveen från Society of Indexers och Leif Sonstenes från GALA, Globalization and Localization Association. Gemensamt för alla dessa arrangemang är att de hållit mycket hög klass. Temat för årets kollokvium var Standardiserade processer på en massmarknad jämfört med användaranpassad dokumentation. Programmet samt flera av presentationerna finns på TCeuropes webbplats < Första föreläsningen hölls av professor Peter Purgathofer från Wiens tekniska universitet. Han talade om behovet av finesser i moderna produkter och om hur otydliga besluten kan vara om vad som ska utvecklas. Om du inte vet hur du ska förbättra din produkt, kan du alltid lägga till fler funktioner och finesser. Han tar exemplet med det talande kylskåpet. Ingen vill ha det, men utvecklarna såg att det skulle gå att utveckla ett sådant och tyckte att det var häftigt att prova. Här visar det sig förstås att det är viktigare än någonsin att ha dokumentation som följer med produkten. Minna Vänskä från Nokia talar i stället om trenden att ha allt mindre dokumentation i produktpaketen. Hon berättar om en studie som Nokia gjorde häromåret bland sina slutanvändare, där man kom fram till att 36% av användarna läser större delen av användardokumentationen, medan 45 % av användarna läser valda delar av den. Det innebär att åtta av tio användare läser dokumentationen! Utifrån det drar man förstås slutsatsen att dokumentationen är viktig. Andra ämnen under dagen var det numera alltid så aktuella single sourcing, ibland med ett content management-system, ibland bara med FrameMaker, och ibland baserat på DITA. Både Miel de Schepper från Trisoft och Martin Böcker talade om detta. Båda var överens när de gav rådet att inte ge sig på ett content management-system om man inte är helt säker på att man verkligen behöver ett. Man kommer väldigt långt med variabler och villkorlig text i FrameMaker. Miel de Schepper berättade om en kund som inte hade en rimlig chans att klara sig med detta; de hade så många olika villkor, över 400, att skribenterna inte kunde komma ihåg ens vad villkoren hette. På frågan om hur många i publiken som använde DITA var det bara ca 1% som svarade ja. DITA är alltså ett inneord som många känner till men inte använder. Dagen avslutades med en givande paneldiskussion som sammanfattades med den gemensamma uppfattningen att ett litet företag med få skribenter och få språk kan klara sig utan ett content management-system. När skribenterna och språken blir fler kan man behöva skaffa ett sådant system. Det allra största steget är då inte själva systemet utan att gå från vanlig text till strukturerad text, vilket är betydligt mer omfattande och arbetskrävande än många föreställer sig. FTI och TCeurope FTI är en av de nio medlemmarna i TCeurope. Senast tillkomna är portugiska APCOMTEC som grundades Arbetet inom TCeurope är fokuserat på några få, väl valda samarbetsprojekt, varav vissa sponsras av EU. Utöver detta har man valt att lägga aktiviteten på en mycket låg nivå. Därför kan man ha en styrelse som bara består av tre personer och som endast i speciella fall behöver träffas vid andra tillfällen än årsmötet, som äger rum i mars eller april varje år. Den kommunikation som behövs inom styrelsen sker i huvudsak via epost och telefon. Vid årsmötet i Bryssel 19 mars 2007 representerade jag FTI och rapporterade vad som hänt i föreningen under föregående år. Vid detta årsmöte blev jag också invald i Tceuropes styrelse som sekreterare. Det innebär att FTI har en direktingång i TCeurope som vi borde kunna ha stor nytta av. Dessvärre har aktiviteten inom FTI under en tid varit mycket låg och det har varit svårt både att rapportera från TCeurope till FTI och att föra fram önskemål och synpunkter från FTI till TCeurope. Efter en del förändringar och krafttag i föreningen på senaste tiden är förutsättningarna nu klart förbättrade och vi ser ljust på både föreningens framtid och det internationella samarbetet. Vid årsmötet i Bologna 19 april i år beslutades att TCeurope ska göra riktade insatser för att öka samarbetet mellan medlemsföreningarna, skicka ut en enkät med frågor om bl.a. lön och utbildning till samtliga medlemmar och inventera vilka teknikinformationsutbildningar som erbjuds i de olika medlemsländerna. Något alla var överens om var att vi ska bjuda in varandra över lands- och föreningsgränserna till konferenser och andra evenemang och att vi ska publicera material på varandras webbplatser. Jag vill här ta tillfället i akt att inbjuda den som vill fråga, föreslå eller diskutera något om TCeurope att ta kontakt med mig. Jag sitter också med som deltagare i den projektgrupp som just nu håller på att ta fram det material som ska tjäna som källa för information till broschyrer och webbinformation om teknikinformatörer. Även här skulle jag gärna komma i kontakt med dig som har åsikter och uppgifter att dela med dig av! Christina Sjögren christina.sjogren@iar.se 14 Teknikinformatören 1/2008

15 AKTUELLT Styrelsemedlemmar och andra funktionärer (fortsättning från sidan 3) Ingrid Nelsson, Linköping, styrelsemedlem Har arbetat med teknikinformation sedan Jobbade 9 år på Ericsson, med dokumentationen till en simulator för test av mobilnät. Sedan 2006 jobbar jag på Cambio Healthcare Systems med användardokumentation till COSMIC är ett datorsystem för sjukvården som innehåller elektronisk journal, remiss- och svarsmodul, tidbokning, ekonomi- och statistikstöd m.m. I dokumentationsteamet står vi just nu inför de utmaningar som förmodligen alltid dyker upp när ett företag eller en produkt växer snabbt: hur underhåller man sin textbas när antalet språk och produktvarianter ökar, samtidigt som nya moduler tillkommer i produkten? Vi hoppas snart kunna gå ifrån en layoutbaserad till en databas-baserad dokumentation, och ser fram emot en intressant tid när vi tar det steget. Ett försök att beskriva mig själv är pedagog och språkmänniska med ett visst tekniskt intresse. Utbildning: adjunkt i svenska och engelska. Har undervisat dels på högstadiet, dels inom vuxenutbildning innan jag halkade in i mjukvarubranschen. Bor i Linköping, är gift, har två söner 12 och 15 år. Största intresse: musik. Gillar också friluftsliv, skidåkning, båtliv och resor. Paul Wouters, Solna, styrelsemedlem <paul.wouters@informator.se> Första gången jag arbetade professionellt med sakprosa var i mitten på 80-talet, som översättare av IT-relaterad text (handböcker, programvaror o.s.v.). Så småningom blev det ökat fokus på rollen som teknikskribent. Idag arbetar jag huvudsakligen med att kartlägga och beskriva arbets- och verksamhetsprocesser, samt projektledning kopplad till detta, och ofta med inslag av både översättning och teknikinformation. Christina Sjögren, Uppsala, kontaktperson gentemot TCeurope <christina.sjogren@iar.se> Jag har arbetat med teknikinformation i över 20 år och satt i FTI-styrelsen , bl.a. som vice ordförande. Numera är jag fast adjungerad i styrelsen som FTI:s kontaktperson gentemot TCeurope, paraplygruppen för teknikinformationsföreningar i Europa, där jag är sekreterare i styrelsen. Jag är också FTI:s representant i ledningsgruppen för den ettåriga KY-utbildningen Teknikinformatör som Nordic Business Institute, NBI, startar i Växjö i höst. Helén Alseby, Stockholm, webbansvarig <helen@alseby.se> Började som nybakad personalvetare med dokumentation på Electrolux genom att skriva nyhetsbrev och handbok som gällde företagets lönesystem. Sedermera personaltidning och manualer inom koncernens andra system, tills jag började som konsult i teknikinformation hos dåvarande Enator Det har varit ett antal olika uppdrag sedan dess: integratörsmanual för en GSM-modul på Ericsson, drifthandbok i interaktiva tjänster för digital-tv på Teracom, integratörsmanual för ett passersystem med RFID-teknik på TagMaster med flera. Driver sedan 2002 eget företag, vilket ombildades till Alseby & Co AB Tommy Persson, Lund, redaktör för Teknikinformatören <tompa@comhem.se> Humanist med stort teknikintresse. Ursprungligen teletekniker och -ingenjör. Arbetade 39 år som teknikskribent, huvudsakligen för Ericsson. Har gjort det mesta från systembeskrivningar för långdistanstelefoni och programmeringsbeskrivningar till användarmanualer för kontorsmaskiner, PC och mobiltelefoner. Numera pensionär. Har varit redaktör för Teknikinformatören (tidigare FTI-nytt) sedan Intressen: fotografi, jazz, språk (inte minst det svenska), Fritiof Nilsson Piraten, typografi, layout och DTP. Teknikinformatören 1/

16 RETUR TILL: Föreningen Teknisk Information c/o Thorell Storgatan UPPSALA B PORTO BETALT Utbildningen startar i september 2008 Att skriva och berätta om teknik Du som idag jobbar med teknik eller har en teknikutbildning samt intresse för kommunikation, varför inte toppa din kompetens med en yrkesinriktad utbildning till teknikinformatör! Teknikinformatör 45 poäng. Ort: Växjö. I höst startar en unik utbildning för dig som vill läsa till teknikinformatör. Du bör vara tekniskt kunnig och gilla att kommunicera och att få andra att föstå, att vara länken mellan tekniken och människan. Vill du jobba i ett expansivt yrke? Då kan denna utbildning verkligen vara en möjlighet och ett lyft för dig. Läsa på distans. För dig som är yrkesverksam men som vill karriärväxla eller vidareutvecklas till en ny yrkesroll kan vi erbjuda möjligheten att läsa utbildningen på distans. På så sätt kan du fortsätta arbeta parallellt med studierna. Mer info/ansökan: info@nbi.se Välkommen! Praktisk kunskap på akademisk grund Nordic Business Insititute (NBI ) är ett företag med mer än 20 års erfarenhet av kompetensutveckling. Vi har idag ett 10-tal kvalificerade yrkesutbildningar och ett 25-tal företagsutbildningar inom främst inköp/logistik, ekonomi/ledning och marknadsföring/kommunikation. Vi finns idag i Växjö (hk), Malmö, Hässleholm, Karlskrona, Stockholm, Sundsvall samt i Norge genom NBI Norge AS. Trevlig sommar! önskar Teknikinformatören Teknikinformatören är främst ett forum där medlemmarna i Föreningen Teknisk Information (FTI) kan utbyta erfarenheter genom att diskutera yrket, språk, illustrationer och andra angelägna ämnen. Teknikinformatören är också en kanal där föreningens styrelse och certifieringskommitté kan informera om t.ex. möten, evenemang och certifieringsfrågor. Innehållet i Teknikinformatören är, förutom material från styrelsen och certifieringskommittén, helt beroende av det som medlemmarna själva bidrar med. Redaktionen välkomnar därför bidrag från medlemmarna. Ansvarig utgivare Olle Humble Täppstigen 4, LIDINGÖ e-post: olle.humble@telia.com Redaktör Tommy Persson Steglitsvägen 3 B, LUND e-post: tommy.persson@fti.org.se Redaktionellt material sänds till tekninfo@fti.org.se Redaktionen ansvarar inte för insänt icke beställt material. Åsikter framförda i signerade artiklar behöver inte delas av Föreningen Teknisk Information (FTI). Innehållet i Teknikinformatören lagras elektroniskt och kan komma att bli åtkomligt via Internet eller på annat sätt. Skribenter och bildskapare måste uttryckligen meddela förbehåll mot att få sitt material tillgängligt på detta sätt. Eventuellt utbetalt arvode inkluderar dock Teknikinformatörens rätt till elektronisk publicering. Copyright 2008 respektive skribent/ bildskapare och Teknikinformatören. För tillstånd om återgivning av artikel eller dylikt, kontakta respektive skribent/bildskapare eller redaktionen. Information såsom medlems namn, adress m.m. behandlas med modern informationsteknik och lagras hos Föreningen Teknisk Information (FTI) som äger Teknikinformatören. Annonser i Teknikinformatören tas emot under antagandet att de överensstämmer med svensk norm beträffande annonspraxis. Det faktum att en annons accepteras för publicering i Teknikinformatören innebär inte att produkten/tjänsten godkänns av FTI. Pris för helsida (180 x 254 mm): kr Pris för halvsida (180 x 125 mm) eller helspalt (88 x 254 mm: kr Pris för kvartssida (180 x 60 mm) eller halvspalt (88 x 125 mm): 750 kr Pris för kvartsspalt (88 x 60 mm): 475 kr Moms tillkommer på dessa priser. Kontakta tekninfo@fti.org.se Det går också att annonsera på FTI:s hemsida, Kontakta webbansvarig@fti.org.se Detta nummer av Teknikinformatören är tryckt på miljövänligt papper av Elanders Berlings AB i Malmö. Typsnitt: Adobe Garamond och Myriad.