ETISK GUIDE. för att ställa sig själv rätt frågor SIDA 2 LEDARE SIDA 3 INLEDNING SIDA 4 VÅRA PRINCIPER SIDA 6 VÅR PRAXIS. Phil Boorman - Getty

Transkript

1 ETISK GUIDE för att ställa sig själv rätt frågor SIDA 2 LEDARE SIDA 3 INLEDNING SIDA 4 VÅRA PRINCIPER SIDA 6 VÅR PRAXIS Phil Boorman - Getty

2 REXELS SEX KÄRNVÄRDEN Leverera den bästa kundnyttan Samarbeta för framgång Uppmuntra innovationer Inspirera människor att utveckla sin talang Lita på varandra Finn glädje i att göra skillnad Michel Labelle Rexel har utvecklat sin strategi utifrån ett ambitiöst projekt kallat Energy in Motion och vi har tagit fram sex nyckelvärden som förkroppsligar vår identitet. Som en del i detta nya kapitel i Rexels historia är det viktigt att dokumentera den nya kulturen i vår etikguide. Koncernens etiska förhållningssätt grundar sig på vår affärsverksamhet och det bidrar till att bevara vårt goda rykte, öka våra intressenters förtroende för oss och att göra vår tillväxt långsiktig. Varje medarbetare måste följa de principer och praxis som beskrivs i denna guide. Läs den noggrant och ha den till hands för regelbunden genomläsning. Om du funderar över hur du ska bete dig, tveka inte att vända dig till din chef eller till lokala etikansvariga som finns tillgängliga för dig. Det är viktigt att alla engagerar sig för att detta hållningssätt ska bli framgångsrikt. Vi vill därför uppmuntra dig att ställa dig själv rätt frågor. Ledningsgruppen LEDARE ETISK GUIDE SIDA 2

3 INLEDNING Rexel förutsätter att de anställda alltid agerar med integritet och på ett etiskt korrekt sätt. Detta för att bevara det ömsesidiga förtroendet och respekten från kunder, aktieägare, leverantörer, medarbetare, samarbetspartners och samhället. Rexels guide kommer att utvärderas internt varje år, för att mäta resultatet och för att behålla drivkraften för att ständigt utveckla den. 2Till vem ska du ställa dina frågor? Frank Artuso 1Hur känner man igen en svår situation? Den etiska guiden tar inte upp alla konkreta situationer som du kan komma att konfronteras med. Följande frågor kan dock hjälpa dig att känna igen och undvika svåra situationer: 1- Är denna situation beskriven i etikguiden? 2- Kommer mitt beslut att få negativa följder för Rexel? 3- Är detta val helt fritt? 4- Vad skulle min omgivning tycka om mitt handlande? Ställ dina frågor till din närmaste chef. Om du så önskar kan du även ställa frågorna till företagets Etikansvarige. Du hittar fullständiga kontaktuppgifter för den etikansvarige på webbplatsen: 3Dialog och sekretess Era frågor kommer att behandlas under sekretess. Rexel uppmuntrar uppriktiga diskussioner och förbjuder påföljder mot någon som anmärker på eller försöker ta upp ett etiskt problem. Ni kommer att få svar på alla era frågor. ETISK GUIDE SIDA 3

4 VÅRA PRINCIPER Våra principer är en del av Rexels policy och tillämpas på alla nivåer i koncernen. De utgör ramen för relationerna såväl internt som externt till våra aktieägare, kunder, material- och tjänsteleverantörer och lokalsamhällen. Alla, internt och externt, har möjlighet att kontakta en etikansvarig, vid ett dotterbolag eller på moderbolaget, genom ett formulär som finns tillgängligt på webbplatsen: 5Bundenhet av och respekt för lag och rätt Rickard Kilstrˆm 4Riktlinjernas tillämpningsområde De etiska riktlinjerna gäller i samtliga länder där Rexel finns etablerad och för alla dess medarbetare, utan åtskillnad beroende på tjänst eller befattning. De kan i respektive land kompletteras med särskilda bestämmelser med hänsyn till lokal lagstiftning. Rexel respekterar principerna i den allmänna förklaringen om mänskliga rättigheter och agerar enligt de principer som erkänns i ILO:s konventioner och i nationell lagstiftning i sociala, ekonomiska, tekniska och miljörelaterade frågor. Rexels intressen får aldrig användas som en ursäkt för att en medarbetare ska kunna bryta mot lagar eller lokala bestämmelser. Om en medarbetare har frågor rörande olika lagars och bestämmelsers tillämpning ska denne samråda med sin närmaste överordnade eller lokal etikansvarig. Rexel har även åtagit sig att handla på ett socialt ansvarstagande sätt i sin verksamhet och stödjer sedan december 2011 Global Compact, ett världsomspännande fördrag grundat på FN:s initiativ. ETISK GUIDE SIDA 4

5 VÅRA PRINCIPER Huntstock - Getty 7Värdighet, mångfald och personlig respekt 9Öppenhet Rexel respekterar alla sina medarbetares värdighet och tolererar vare sig någon form av trakasserier eller diskriminering av något slag. Rexel säkerställer lika möjligheter i fråga om rekrytering, utbildning, ersättning, tjänstetillsättning och karriärutveckling beroende på vilka krav som respektive befattning ställer och vars och ens personliga kompetens och färdigheter. Rexel säkerställer att tillförlitlig och relevant information om dess verksamhet, struktur, finansiella ställning och resultat kommuniceras regelbundet och i tid. Rexel tillämpar likaså höga kvalitetsnormer avseende publicering av information som inte är av finansiell natur, bland annat avseende dess styrning och riskhantering samt social policy och miljöpolicy. 6Ansvar och intern kontroll Rexel kräver av sina dotterbolag att de bidrar till en effektiv och kontrollerad användning av resurser, för att bedriva verksamheten på ett hållbart sätt. Rexel tar hänsyn till miljön och medarbetarnas hälsa och säkerhet. Rexel eftersträvar ständigt att identifiera och hantera risker i anslutning till sin verksamhet. Rexel upprätthåller ett internt kontrollsystem som ska säkerställa att dess verksamhet bedrivs enligt gällande bestämmelser och enligt ledningens riktlinjer och detta bidrar även till ett utbyte av god praxis mellan Rexels dotterbolag. Bolagen inom Rexel tillämpar praxis som främjar ett ömsesidigt förtroendeförhållande mellan koncernen och dess aktieägare. 8Yttrandefrihet och social dialog Rexel främjar medarbetarnas yttrandefrihet, respekterar rätten att tillhöra en facklig organisation och utvecklar en konstruktiv dialog med de anställda kring frågor av gemensamt intresse. Rexel ställer information och nödvändiga resurser till förfogande för att de anställdas företrädare ska kunna fullgöra sina uppdrag. 10 Konkurrens Rexel respekterar principerna om fri och ärlig konkurrens. Rexel utbildar sina medarbetare i praxis som strikt följer gällande konkurrenslagstiftning. Företaget konkurrerar på ett rättvist sätt som inte styrs av försäljningsstrategier. ETISK GUIDE SIDA 5

6 VÅR PRAXIS Den är specifik för Rexel och preciserar tillvägagångssätt och beteende som kan hjälpa alla att hitta rätt svar i svåra situationer. 11 Inköp Inköp som görs för Rexels räkning ska svara mot legitima verksamhetsmässiga behov, vara målinriktade och ha tydliga villkor gentemot leverantörerna. De ska göras enligt villkor som främjar transparens, konkurrens mellan offerter och avtalsreglerade åtaganden. 12 Gåvor Medarbetare får varken erbjuda eller ta emot gåvor som strider mot lagen eller som riskerar att direkt eller indirekt påverka Rexel negativt. Gåvor ska vara rimliga, ha ett marginellt och symboliskt värde och får inte vara av ett slag som skulle kunna påverka omdömet hos den person som tar emot dem. Vid kampanjerbjudanden får inte gåvorna vara kopplade till försäljningen. Oavsett värdet på gåvan som ges eller tas emot ska närmast överordnade informeras i förväg. Gåvor får slutligen aldrig vara i form av kontanter eller något som är att jämställa med kontanter. Kim Holte ETISK GUIDE SIDA 6

7 Kim Holte 13 korruption och otillbörliga utbetalningar Rexel förkastar korruption i alla dess former och förbinder sig att inte använda sig av otillbörligt förfarande eller agerande i syfte att tillskansa sig förmån eller undantag som inte stadgas i lokal lagstiftning. Otillbörlig utbetalning eller överlämnande av annat föremål av värde, gåva, lån, rabatt eller oskälig representationskostnad, bruk av medel eller egendom som tillhör juridisk enhet som ingår i Rexel och som medges i avsikt att påverka ett beslut av vad slag det vara må är strängt förbjudet. VÅR PRAXIS 14 Kunder Kundernas förtroende för Rexel har hög prioritet. Rexel lyssnar till sina kunders behov för att öka deras nivå av tillfredsställelse. Det är Rexels policy att upplysa sina kunder om villkor och bestämmelser vid försäljning av varor och tjänster och att klart och tydligt avtala om åtaganden. Rexel hanterar reklamationer och tvister snabbt och kostnadseffektivt, utan att väcka talan i domstol. 15 Konkurrens Rexel följer marknadens regler. Det är bland annat förbjudet att avtala om, eller agera med syftet, att komma överens med en konkurrent om priset, eller en del av priset, för sålda varor, att begränsa tillgången till marknaden för utomstående konkurrenter eller att dela upp marknader eller inköpskällor mellan sig. Rexel behandlar alla kunder och/eller leverantörer rättvist. Medarbetarna använder legala medel för att få information om konkurrenterna. När medarbetare deltar i yrkeorganisationer upprättar de, eller låter upprätta, en dagordning och minnesanteckningar från mötet. De lämnar mötet om verksamhetsinformation utbyts. 16 Intressekonflikter Medarbetarna undviker alla intressekonflikter, både faktiska och skenbara, i sin yrkesutövning. Med intressekonflikt förstås varje situation eller arrangemang som medför att en medarbetares verksamhet eller personliga intressen kommer i konflikt med dennes åligganden hos Rexel. Medarbetare sätter alltid Rexels intressen före sina egna och försöker inte uppnå personlig vinning. Medarbetare ska undvika situationer där någon medlem av hans eller hennes familj eller någon honom eller henne närstående eller han eller hon själv skulle kunna gynnas eller ge intryck av att gynnas personligen av koncernens relationer med sina kunder eller leverantörer. Hans eller hennes närmaste överordnade, eller lokal etikansvarig, ska informeras om varje situation som skulle kunna tolkas som en potentiell eller framtida intressekonflikt. ETISK GUIDE SIDA 7

8 Laurent Zylberman VÅR PRAXIS 18 Leverantörer Rexel främjar utvecklingen av partnerskap med de leverantörer som gör att företaget kan erbjuda sina kunder ett produktsortiment som är så väl anpassat som möjligt samt bästa möjliga service. Rexel förhåller sig obundet i sina relationer med leverantörer och strävar efter att ta allas intressen i beaktande. Rexel förväntar sig att dess affärspartners och leverantörer rättar sig efter de erkända etiska principer som dessa riktlinjer hänvisar till. 20 Lojalitet och hövlighet medarbetare emellan Alla medarbetare ska i umgänget med sina kollegor vara lojala och hövliga. Varje medarbetare ska, utan åtskillnad beroende på tjänst eller befattning, vara ärlig och uppriktig i sitt umgänge med andra och inte avsiktligt missleda sina kollegor. Alla förväntas använda ett språk som är korrekt, öppet och professionellt, vare sig det gäller skriftlig eller muntlig kommunikation. 17 Miljö 19 Vederhäftig bokföring 21 Företagets egendom Rexel ska inom ramen för sin verksamhet sträva efter att minska sin miljöpåverkan och, viktigast av allt, sin förbrukning av resurser (energi, papper, förpackningsmaterial), skapandet av sopor och utsläpp av växthusgaser (som huvudsakligen skapas i distributionsledet). Rexel främjar även utvecklingen av och distributionen av lösningar som ökar energieffektiviteten i kundernas byggnader och industrier. Rexel-koncernen fäster stor vikt vid att ha en vederhäftig bokföring och vid att den finansiella information som sprids håller hög kvalitet och är tillförlitlig. Alla åtgärder som medför att bokföringen inte blir tillförlitlig är förbjudna. Koncernens medarbetare får inte göra, godkänna eller medge utbetalning i koncernens namn då hela eller del av utbetalningen avser annat ändamål än det som anges i dess verifikation. Företagets egendom får endast användas för legitimt arbetsrelaterat syfte. Bland företagets egendom finns dess firma, information rörande företaget, dess lokaler, dess varor, materiel, datorer, programvaror samt företagets fordon. Var och en ska säkerställa att arbetsrelaterad materiel som ställs till hans/ hennes förfogande används och underhålls väl. ETISK GUIDE SIDA 8

9 22 Sekretess 24 Datautrustning VÅR PRAXIS Medarbetarna förfogar över information om Rexel som förblir koncernens egendom. Alla ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att den information de förfogar över under sin yrkesutövning förblir konfidentiell. Var och en ska se till att reglerna om spridning, återgivning, bevarande och förstörande av dokument respekteras. Ingen konfidentiell eller förtrolig information får röjas eller nyttjas för personlig vinning. Rexel-koncernens data- och kommunikationsutrustning ställs till medarbetarnas förfogande för att användas i tjänsten. Rimligt bruk i privat syfte kan godtas i den mån lag och intern praxis respekteras. Rexels internetanslutning och datorer får aldrig användas för att granska, överföra eller ladda ned innehåll som är opassande eller strider mot allmän ordning, mot god sed eller mot dessa etiska riktlinjer. I sociala medier bör den anställde vara lojal mot sin arbetsgivare och kommentarer i ett privat sammanhang kan aldrig binda Rexel. Fotolia 23 Hälsa och Säkerhet Alla inom Rexel-koncernen ska följa bestämmelser och praxis rörande hälsa och säkerhet. I händelse av identifierad risk ska alla så långt möjligt vidta nödvändiga åtgärder och omedelbart uppmärksamma sin närmast överordnade på potentiell fara och på eventuella möjligheter att förbättra praxis avseende hälsa och säkerhet. Förbud råder för medarbetare att utöva sin tjänst under inflytande av ämne som skulle kunna skada deras hälsa, mentala tillstånd, omdömesförmåga eller som skulle kunna påverka företaget negativt. 25 Personlig utveckling Rexel erbjuder inom ramen för sin verksamhet sina anställda lockande karriärmöjligheter. Rexel uppmuntrar till och underlättar intern rörlighet, satsar på utbildning av sina anställda och främjar balans mellan arbets- och privatliv. ETISK GUIDE SIDA 9

10 26 Ersättning 27 Diskriminering All form av diskriminering mot anställda i fråga om anställning eller sysselsättning på grund av etniskt ursprung, hudfärg, kön, religion, politisk åsikt, härkomst eller socialt ursprung är förbjuden. Beslut om rekrytering, karriär och befordringsförutsättningar grundas uteslutande på de krav och den kompetens tjänsten kräver. 29 Offentliga uttalanden För att säkerställa att koncernen och dess image framställs på ett enhetligt sätt (överensstämmelse med värden, koncernstrategi, visuell och grafisk identitet) ska all kommunikation riktad till media ske med Rexels kommunikationsavdelning som förmedlare eller med dennas godkännande. Anställda som inte har utsetts till att representera koncernen ska före varje offentligt uttalande om koncernen klargöra att de uttrycker sina personliga åsikter. Rexel grundar sin ersättningspolicy på skälighet, baserat på: befattningens krav och nivå, befintlig ersättningsnivå internt och 30 de lokala förhållandena på marknaden utanför företaget samt individuella prestationer och företagets resultat. VÅR PRAXIS 28 Trakasserier För att kunna fullgöra företagets uppgifter väl krävs att alla anställda i Rexelkoncernen utvecklas inom ramen för en positiv miljö som är fri från trakasserier, i synnerhet av moralisk eller sexuell natur. Rexel vidtar nödvändiga åtgärder för att förebygga varje beteende av detta slag. Deltagande i politisk verksamhet och föreningsliv Rexel respekterar sina medarbetares enskilda engagemang i politisk verksamhet eller föreningsverksamhet. Sådant engagemang får emellertid inte inverka negativt på Rexels image och får inte på något sätt inverka på Rexels offentliga position. Bland annat har ingen anställd hos eller företrädare för Rexel behörighet att direkt eller indirekt engagera koncernen i stödverksamhet för ett politiskt parti eller använda sig av sin anknytning till Rexel i sin politiska verksamhet. ETISK GUIDE SIDA 10

11 Ställ dina frågor till din närmaste chef, eller den ansvarige som är mest lämplig att hjälpa dig att lösa ett etiskt problem. Om du så önskar kan du även ställa frågorna till den etikansvarige. Du hittar kontaktuppgifterna för den etikansvarige på webbplatsen REXEL Direction des Ressources Humaines 13, boulevard du Fort-de-Vaux Paris France TEl. +33 (0) Fax +33 (0) ETHICS_SE Fotolia