Byt/Konvertera kontoplan

Transkript

1 Byt/Konvertera kontoplan I Hogia Audit/Bokslut kan man byta/konvertera kontoplan. Normalt vill man konvertera från Aktiebolag BAS (gamla kontoplanen) till Aktiebolag EU (nya kontoplanen). För att konverteringen skall fungera måste man ha en översättningsfil (kopplingstabell) för att programmet skall veta vilka konton som skall byta kontonummer respektive kontotext. Det finns en Kp9597ab.knv som omvandlar gamla konton till nya EU- BAS konton och en Kp9795eu.knv som omvandlar från nya konton till gamla bifogade med programmet. Översättningsfilerna ligger i programkatalogen för Hogia Audit/Bokslut, som standard är sökvägen C:\Program\Hogia\Hogia ABK. Filerna är textfiler och går att öppna och redigeras i bla Anteckningar och Word PAD. Nedan följer ett kort utdrag ur en av de medföljande översättningsfilerna som översätter från Aktiebolag Bas till Aktiebolag EU, kp9597ab.knv: 100????? 190? 101????? 191? 102????? 192? 103????? 193? 104????? 193? 105????? 194? 106? Checkräkningskonto, koncernkonto (mfl) 196? 107? Övriga banktillgodohavanden 197? 108? Övriga banktillgodohavanden 198? 109? Övriga banktillgodohavanden 199? 110? Värdepapper 180? 111? Värdepapper 180? Frågetecken innebär att siffra/bokstav blir samma efter översättning. Fyra frågetecken på kontonamn innebär att det gamla kontonamnet behålls. Börja med att stämma av den befintliga kontoplanen mot den nya kontoplanen, öppna och redigera vid behov översättningsfilen så att den anpassas till just din kontoplan. Glöm inte att spara filen i ett annat namn så att du har kvar den ursprungliga översättningsfilen. När du konverterar en kontoplan så skapas det en ny kund och den ursprungliga kunden behålls orörd i ett nytt namn, (programmet föreslår namnet ÖÖÖ kundens namn Gammal kontoplan.) 1

2 Starta konverteringen Öppna kunden, i vårt exempel har företaget kontoplan av typen Bas 96 eller tidigare. Gå sedan till Arkiv och välj Byt/Konvertera kontoplan Välj nästa i kommande ruta. I nästa ruta föreslås ett nytt namn på lagringsmappen för kunden med den gamla kontoplanen. Namnet får tillägg med ÖÖÖ före företagsnamnet samt Gammal kontoplan efter (se bild nedan). Det ursprungliga företagsnamnet får den nya lagringsmappen som innehåller företaget med den nya kontoplanen. 2

3 Välj sedan vilken malluppsättning kunden ska ha fortsättningsvis. I vårt fall Aktiebolag EU. I nästa ruta ska du ange vilken översättningsfil du vill använda (filerna ligger som standard i C:\Program\Hogia\Hogia ABK). Klicka på knappen med tre prickar i för att leta upp filen, i vårt fall väljer vi filen Kp9597ab.knv. I kommande ruta föreslår programmet att konvertera även övriga matriser (förutsatt att det finns flera matriser på kunden). Den föreslår även att kopiera mapparna Grundakt och Dokument med undermappar. Klicka på Slutför om du är nöjd med valen. Nu startas konverteringen. 3

4 Om ett konto inte kan återfinnas i den översättningsfil som är vald kommer du att få nedanstående ruta där du själv får fylla i vilket kontonummer du vill föra över det saknade kontot till. När konverteringen är klar har Saldomatrisen konverteras, valde du att kopiera Dokument mappen så har du även fått med dig alla dokument inklusive Bokslutsprocessen och Revisionsprocessen. Specifikationer och Inventarieregistret får du dock inte med dig automatiskt. För att få över Inventarieregistret går du till Utforskaren där dina kunder ligger (sökvägen till dina kunder ser du i programmet under Arkiv Inställningar Inställningar och fliken Lagringsmappar), leta upp ursprungskunden och öppna mappen, där ligger filen InvReg.idb, kopiera den och klistra in den i den nya kundmappen. När du går in i specifikationerna första gången på den nya kunden får du frågan om du vill skapa en Ny fil eller utgå från ett annat företag. Vill du börja från början klickar du på Ny fil. För att få med dig specifikationerna från ursprungskunden klickar du på Bläddra och söker upp ursprungskunden (sökvägen till dina kunder ser du i programmet under Arkiv Inställningar Inställningar och fliken Lagringsmappar), öppna aktuell årsmapp och välj filen Bilan.hbx. 4

5 De specifikationer du får över ligger dock fortfarande kvar på de ursprungliga kontona. För att detta skall bli rätt måste du gå in på alla specifikationer och ändra till rätt konton genom att högerklicka uppe vid konton i specifikationen och välja Lägg till/ta bort konton. När det gäller inventarieregistret så ligger det även här felaktiga konton på alla inventarier och för att korrigera detta går du in och redigerar varje inventarie och lägger till korrekt konto. När du därefter stänger ned inventarieregistret så uppdateras inventarieregistrets specifikationer med rätt konto. 5