Stratsys Manual. Stratsys - En Introduktion. Styrmodell

Transkript

1 Stratsys Manual Stratsys - En Introduktion Följande introduktionstext är tänkt som internt stöd för att förstå grunderna i Stratsys. Utgångspunkten är de fem stegen i Stratsys snurra (se figur nedan), som är uppbyggd utifrån vanligt förekommande arbetsprocesser. I introduktionstexten presenterar varje arbetsprocess och därefter stödet som Stratsys erbjuder i denna, samt var i administrationen som inställningar görs. Löpande i texten finns hänvisningar till Stratsys systemmanual som, utifrån ett systemtekniskt perspektiv, utförligt behandlar de avsnitt som berörs. Stratsys systemmanual vänder sig både till vanliga användare och till administratörer och introduktionstexten hänvisar till båda roller. Figur 1: Styrmodell De flesta kommuner har en styrmodell som visar hur kommunens politiker och tjänstemän ska nå den långsiktiga visionen. Styrmodellerna ser olika ut för olika kommuner, vår uppgift är att tolka och översätta den till en styrmodell i Stratsys. Styrmodellen speglar verksamhetens målnedbrytningsstruktur, det vill säga de nivåer som övergripande mål bryts ned på. Målnedbrytningsstrukturen varierar givetvis beroende på verksamhet, exemplet nedan visar hur vi tolkar en styrmodell i vår Kommundemo och den vanligaste modellen som vi ofta förespråkar till nya kunder. Kommuner kallar ofta olika mål för resultatmål, effektmål, strävansmål mm. som skapas på olika nivåer i organisationen. Vi förenklar det i vår kommundemo enligt modellen nedan. Figur 2: Exempel på en styrmodell. När organisationens målnedbrytningsstruktur är känd, kan denna byggas upp som en styrmodell i Stratsys. De olika nivåerna, t.ex. Kommunfullmäktiges mål, Nämndmål etc., benämns som kolumner i systemet. När en kolumn skapas, anges huruvida den är tänkt 1

2 att innehålla text, mått eller aktiviteter. Alla mål, mätetal och aktiviteter som läggs in i Stratsys kallas på tekniskt språk för noder, till exempel så är ett mätetal uppbyggt av nodtypen mått. I den styrmodell som skulle ha skapats för att illustrera målnedbrytningsstrukturen i figuren ovan, hade Område, Kommunfullmäktiges mål, Nämndmål och Verksamhetsmål varit av nodtyp text, Mätetal av nodtyp mått och Aktiviteter av nodtyp aktivitet. Grundläggande skillnad på de tre olika nodtypernas innehåll: Textnoder - Bara textfält Måttnoder - Textfält och datakolumner Aktivitetsnoder - Textfält, start- och slutdatum Kopplingar inom Styrmodellen När en styrmodell skapas, väljs även hur de ingående kolumnerna ska kopplas till varandra på så sätt säkras en tydlig röd tråd genom strukturen. Figuren nedan visar ett typexempel på hur ett sådant kopplingsschema kan se ut. Figur 3: Exempel på kopplingar inom en styrmodell Notera att både Mätetal och Aktiviteter kopplas till Verksamhetsmål. Detta på grund av att både Mätetal och Aktiviteter är verktyg som syftar till att ett mål uppfylls. Mätetal är ofta kopplade till olika målnivåer och ovanstående bild är enbart ett exempel. Vyer Styrmodellen i Stratsys kan liknas vid ett ramverk som illustrerar hela verksamhetens målnedbrytningsstruktur. Nästa steg är att lyfta ut samtliga eller utvalda kolumner från målnedbrytningsmodellen och synliggöra dessa i en vy. I Stratsys är en vy den gränsyta som användaren arbetar mot, då information läggs in och följs upp i styrmodellens olika kolumner. Vidare kan olika vyer skapas utifrån samma styrmodell; en vy kan till exempel visualisera endast kolumnen Mätetal (se figur 4), medan en annan vy visualiserar målnedbrytningskedjan i sin helhet. Man kan säga att en vy är som ett fönster på ett hus där huset föreställer en styrmodell, man kan titta in i huset från olika fönster och på så sätt få olika bilder av hur huset ser ut, likadant fungerar det med vyer av styrmodeller. Figur 4: 2

3 Olika Vytyper Det finns olika utseende på vyer, nedan visas tre kolumner upp i olika vyformat. De används ofta för olika syften, drag-and-drop är vanligast i planeringsfasen då det är lätt att se kopplingar, den tar däremot väldigt mycket plats i vyn och därför rekommenderas en annan typ av vy för uppföljningen. Vytyper: Träd - Drag and Drop Tabell - Trädstruktur Tabell 3

4 Stående Kontrollrum Hjälpmedel i vyn Det tillfälliga filtret hittar du i verktygsfältet. Verktygsfältet hittar du längst till höger i varje vy och det följer med när du scrollar ner på sidan. Ikonerna för ändra- och rapporterafönster dyker upp när du för muspekaren över en nod. Läs mer: Verktygsfältet 4

5 Filter Efter att en vy har skapats, går det att via en funktion som kallas filter välja vilka kolumner, vilken period, egenskaper mm. som ska synas i vyn. Ett filter ställs in stegvis per vy, först väljer man vilka filterinställningar som ska finnas för vyn (vad man ska kunna filtrera på) och därefter kan man göra ett standardfilter (låst filtrering). Man kan som användare även göra tillfälliga filtreringar i vyn styrt av de val administratören gjort i filterinställningarna. När man har valt vilka kolumner från styrmodellen som ska vara synliga i vyn, kan man även styra att olika enhetsgrupper ska få se olika vyer. Anledningen till det är att det kan bli trångt i vyn att visa alla kolumner hela tiden, då kan man styra så att till exempel aktiviteter inte syns på Kommunfullmäktigenivån (KF arbetar exempelvis sällan med aktiviteter). Vad man gör då är att skapa enhetsgrupper med egna filter av vyn. Vanligast är att man skapar en grupp per organisationsnivå. Meny När en styrmodell har synliggjorts i en vy, skapas en meny i vilken vyn synliggörs. En meny kan innehålla flera olika vyer och det går att styra vilka användargrupper som får se en viss meny. Figuren nedan visar en menyrad som bland annat innehåller vyerna Verksamhetsplan, Uppföljning och Analys. Samtliga av dessa är baserade på en och samma styrmodell, det vill säga den som presenterades ovan. Menyflikarna Min startsida och Rapporter finns som färdiga alternativ när man skapar en meny och är inte uppbyggda på samma sätt som vanliga vyer. Dessa förklaras utförligare i senare avsnitt (Operativt arbete och Rapporter). Rapportering Rapportering Olika organisatoriskaenheter har ofta olika uppföljningsperioder för rapporter, de vanligaste är kvartal, tertial, delår och helår. Rapporten är slutprodukten i Stratsys. En rapport skapas på en viss nivå i enhetsträdet och därefter knyts rapporterande enheter till denna. Figuren nedan visar en skiss av exempelrapporten Verksamhetsplan 2012, skapad på enhetsnivån Barn- och utbildningsnämnden. Till rapporten har två verksamheter knutits, Grundskoleverksamhet och Förskoleverksamhet, och under dessa har det knutits tre grundskolor respektive förskolor. 5

6 Rapportmallsstruktur Rapportmallstruktur Begreppet rapportmallstruktur innefattar rapportens grundläggande ramverk. I detta läge definieras rubrikföljd, textavsnitt, tabeller och rapportdelar (innebörden av rapportdelar behandlas senare). I rapportmallstrukturen anges även vilka rubriker som är obligatoriska, respektive möjliga att dölja för underliggande rapporterande enheter. Figuren nedan visar hur delar av rapportmallstrukturen till rapporten Nämndernas verksamhetsberättelse 2012 är uppbyggd. De blåa flaggorna indikerar att rapporterande enheter som är knutna till rapporten får dölja rubrik 4 och 5, alternativt enbart underrubriker till dessa. Rapportdel Då uppföljning av mål, mätetal och aktiviteter har skett, är den nedanstående målnedbrytningsmodellens kolumner fyllda med information. Beroende på vilken rapport som ska skapas, kan information från olika kolumner lyftas in i denna. Till exempel kan information från nedanstående kolumner behövas (se figur nedan), för att åstadkomma en nämndplan. Begreppet rapportdel innefattar just denna process. En rapportdel anges i rapportmallstrukturen och det specificeras här även under vilken rubrik som information ska hämtas in i rapporten, samt hur den ska vara utformad. 6

7 Enhetsanpassat läge Efter att rapportmallstruktur har angetts, är det upp till respektive rapporterande enhet att anpassa rapporten, efter hur de önskar att den ska se ut; det vill säga dölja eller lägga till rubriker, textavsnitt eller tabeller. Den ursprungliga rapportmallstrukturen anpassas helt enkelt efter respektive rapporterande enhets behov. Figuren till vänster nedan, visar delar av rapportmallstrukturen för rapporten Nämndernas verksamhetsberättelse De två blåa flaggorna indikerar att en rapporterande enhet får dölja rubrik 4 och 5. Figuren till höger nedan, visar rapporten i enhetsanpassat läge, där rubriken Nämndmålsuppföljning nu har dolts. 7

8 Rapporteringsläge Då (1) rapportmallstrukturen är skapad och (2) enhetsanpassningarna är gjorda, kan rapporten skickas till rapporteringsläge. Det är i detta läge som den faktiska inrapporteringen av text och siffror sker. Om en rapportdel har skapats i rapportmallstrukturen, under ett särskilt rapportavsnitt, är det i detta läge som information från styrmodellen hämtas in. Figuren nedan illustrerar hur det kan se ut i rapporteringsläget, då information från kolumnen mätetal har hämtats in. Notera att det även framgår vilka mål som mätetal är kopplade till. 8

9 Analyser Stratsys Analysstöd Målnedbrytningsarbetet, visualisering av den röda tråden, uppföljning och uniformt samt effektivt rapportskapande, är alla faktorer som bidrar till att frigöra tid, som istället kan ägnas åt att analysera rapporternas innehåll. Resultatet av detta, är bland annat bättre förutsättningar inför nästa års planeringsarbete. Du kan göra en rad olika analyser av data i Stratsys bland annat via Kotrollrummetsmätare för hur väl olika enheter har uppfyllt sina mål, till Diagram och sammanställningar av olika enheters rapporter med hjälp av Sökmotorn. Kontrollrum Kontrollrummet visualiserar, på ett grafiskt tilltalande sätt, hur verksamheten har presterat kring olika mål. Genom att klicka på ett specifikt mål, kan användaren gå djupare och se detaljerad information kring underliggande mål, mätetal och aktiviteter som är kopplade till detta. Figuren nedan visar en sammanställning av övergripande mål som i det här fallet är definierade av Kommunfullmäktige. Diagram I Stratsys är det enkelt att sammanställa information i diagram av olika slag. I figuren nedan syns ett spindeldiagram, som visar måluppfyllnad av olika mått. 9

10 Sökmotorn för Rapporter Sökmotorn Sökmotorn i Stratsys används för att söka fram särskild information från rapporter. Till exempel går det att söka fram vad olika rapporterande enheter har skrivit under samma rubrik i sin respektive rapport. Detta gör att verktyget lämpar sig bra, när en sammanfattning av uppföljningen ska göras på kommunövergripande nivå. 10