SVENSKA DANSSPORTFÖRBUNDET Styrelseprotokoll nr

Transkript

1 SVENSKA DANSSPORTFÖRBUNDET Styrelseprotokoll nr Plats: Quality Hotel, Nacka Datum: Tid: Närvarande: Adjungerade: Lena Arvidsson, Jochen Römling, Yvonne Sollenberg, Jan Falk, Erik Hellners, Jimmy Karlsson, Håkan Rönnqvist 188c)-207, Jonny Svensson, Anna-Lena Holgersson, Charlotta Schenholm Thomas Claesson, Alexandra di Zazzo, Gunilla Palmgren 188 MÖTETS ÖPPNANDE a) Ordföranden Lena Arvidsson öppnade mötet och hälsade alla Närvarande ledamöter välkomna. Tjänstgörande suppleanter: Anna-Lena Holgersson för Charlotta Schenholm 188a-c) samt Jochen Römling för Håkan Rönnqvist 188a-b). b) Till sekreterare valdes Alexandra di Zazzo, till justeringsman Jonny Svensson. c) Föredragningslistan godkändes och lades till handlingarna. Sekreterare och justeringsman Föredragningslistan 189 Föregående protokoll a) Föregående protokoll gicks igenom och godkändes. Enligt FS-protokoll 11 beslut i protokoll 11 har Erik Terenius tillfrågats om att bli nominerad till RF:s Digitaliseringsråd samt Kristian Gunnarsson tillfrågats om att bli nominerad till RF:s Elitråd. Båda har sagt jag till nomineringarna, vilka har skickats in till RF. b) Kort genomgång av vad som beslutades på arbetshelgen i augusti. Arbetshelg augusti 190 Personal och kansli Alexandra di Zazzo gav en kort rapport. 191 Ekonomi a) Charlotta Schenholm föredrog budgetuppföljningen för Budgetuppföljning september september. Allt ser bra ut hittills. b) Ett förtydligande gjordes angående DSF:s internationella domares deltagande på internationella kurser, utbildningar och liknande. I de fall deltagandet behövs för att kunna behålla sin internationella licens, gäller samma regler som för internationella domarseminarier, d v s DSF står för resa och boende med maximalt kr + deltagaravgift. Är deltagande inte nödvändig för behållande av licens, kan domaren ansöka om ersättning för resa och boende med maximalt kr + deltagaravgift. Samtliga regler gäller även för chairman. Ersättning för deltagande på kurser och seminarier

2 c) WDSF DanceSport Academy erbjuder möjligheten att få kvalificerade tränare och nationella examinatorer inom det nya bedömningssystemet. Vi kan skicka kvalificerade tränare till en WDSF Technical Examiner s Certification Course. Dessa får efter godkännande en WDSF Examiner s License. Dessa kan sedan i sin tur nationellt utbilda och licensiera WDSF Trainers. FS beslutade att samma ersättningsregler gäller som för kurser och domarseminarier, d v s resa och boende maximalt kr + deltagaravgift. Ersättning för kostnader för att bli examinator 192 Anmälda ärenden a) FS beslutade att Lena Arvidsson + eventuellt en till person Deltagande NEC deltar på möte i samband med North European Championships i Riga i december. b) Pågående diskussioner om karens vid övergång från annan dansorganisation. VO Juridik instämmer med FS inställning. c) Folkdansringen är intresserade av ett hängavtal. VO Juridik fortsätter kommunikationen med dem. En diskussion fördes om möjligheter och konsekvenser av att bli fler medlemmar. Diskuterades också möjligheten att ha en differentierad medlemsavgift eftersom medlem med hängavtal inte tar lika mycket resurser i anspråk som ordinarie medlem, såvida de inte köper tjänster av oss. Diskuterades även om vi kan ha samma, men lägre medlemsavgift för alla om vi får in många nya föreningar. Uppdrogs åt kansliet att utreda olika frågor vid hängavtal, dels vad en förening och medlem kan vara värd, dels möjligheten att ha differentierad medlemsavgift eller sänkt avgift för alla medlemmar. VOJ tittar på vad som kan hända stadgemässigt samt hanterar eventuellt avtal. Karens övergång från annan organisation Folkdansringen Eventuella hängavtal 193 VO Tiodans Ingen rapport fanns. 194 VO BRR a-b) VO-protokoll 10 och 11 gicks igenom och lades till Protokoll 10 och 11 handlingarna. c) FS beslutade, på förslag från VO BRR, att förordna Madelene Zackrisson till Tävlingsledare steg 1. Ny Tävlingsledare; dnr 270: VO Linedance a) Ingen rapport fanns. b) Kenneth Nilsson har inkommit med en begäran om entledigande som ledamot i VO Linedance. FS accepterar Kenneths begäran och tackar för hans arbete inom VO Linedance. Entledigande; dnr 258:2015

3 196 VO Elit a) VO-protokoll 6 gicks igenom och lades till handlingarna. Protokoll 6 b) VO Elit föreslår FS att utse Linnéa Aronsson till tillförordnad fysiologiskt ansvarig samt att utse Linnéa till ledamot i VO. FS beslutade enligt förslaget. Tf Fys-ansvarig samt ledamot; dnr 265: VO Utbildning a) Anna-Lena Holgersson gav en muntlig rapport. Det är dåligt med anmälningar till socialdanskurserna. Vi behöver bli tydligare om konceptet. Ett uppehåll görs för att se till att materialet blir klart. 198 VO Juridik a) VO-protokoll 7 gicks igenom och lades till handlingarna. Protokoll 7 b) Förelåg ett dokument som beskriver ansvarsfördelningen vad gäller avtal inom DSF. FS beslutade godkänna dokumentet (se bilaga). c) Diskuterades frågan om att kunna representera flera klubbar då dansare vill träna flera grenar men klubben man har licens hos inte har denna gren. Ärendets bordäggs och uppdrogs åt Thomas Claesson att göra en konsekvensutredning. Avtal inom DSF Roller och Ansvar Ändring TR licenser; dnr 264: VO Marknad och Kommunikation a) Håkan Rönnqvist gav en muntlig rapport. b) erades att årsboksgruppen nu startar upp, om än lite sent. Gruppen består av Håkan Rönnqvist, Jochen Römling, Mattias Emanuelsson, Josefin Warg och Alexandra di Zazzo. c) Förslag på nya ledamöter till VOMK har kommit, David Eriksson och Johnny Nyberg. FS beslutade utse David och Johnny till nya ledamöter. Årsbok Nya ledamöter 200 Aktivas kommitté Ingen rapport fanns. 201 Idrottslyftet a) Jonny Svensson gav en kort rapport. Det finns kvar ca kr ej utdelade medel. Lista på hittills beviljade bidrag bifogas som bilaga. b) Thomas Claesson föredrog förslag på redogörelse över hur DSF planerar använda IL Redogörelsen ska lämnas in till RF senast 25/10. Idrottslyftet Projekt och uppdrag a) Yvonne Sollenberg informerade om status angående arbetet Riktlinjer status instruktioner med instruktionerna.

4 b) FS tog beslut om en organisationsöversyn. Arbetsgrupp: Yvonne Sollenberg, Lena Arvidsson, Erik Hellners, Charlotta Schenholm och Håkan Rönnqvist. c) Ingen rapport fanns. d) Ingen rapport fanns. e) Ingen rapport fanns. f) Ingen rapport fanns. g) Ingen rapport fanns. h) Ingen rapport fanns. i) Bordlades. j) Jimmy Karlsson informerade om status angående SM i Piteå. Ändrad organisation IT-samordning Sport Campus Sweden West Coast Swing Dans i skolan och fritids Internationellt arbete Föreningar och Distrikt Stimulansbidragsprojekt Barndanskonceptet SM i Dans 203 Inkomna skrivelser FS beslutade lämna in en nominering för Årets prestation till Svenska Idrottsgalan Svenska Idrottsgalan Åtgärdslistan Bordlades. Genomgång 205 Övriga ärenden a) Det är dags att börja ansökningsprocessen avseende Årets Årets förening förening. Uppdrogs åt kansliet att informera i nyhetsbrevet och på hemsidan. Sista ansökningsdag är 20 december. b) Sista dag för ansökan om medel från DSF:s Utvecklingsstipendium är 1 februari. Uppdrogs åt kansliet att informera i nyhetsbrevet och på hemsidan. c) Sista dag för ansökan om DSF:s Förtjänsttecken är 1 februari. Uppdrogs åt kansliet att informera i nyhetsbrevet och på hemsidan. Stipendiefonden Förtjänsttecken 206 Nästa möte Måndag 2 november kl Skype Onsdag 9 december kl Skype Lördag-söndag februari 2016 (arbete FM-handlingar)

5 207 Mötets avslutande Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Vid protokollet Ordförande Justeras Alexandra di Zazzo Lena Arvidsson Jonny Svensson

6 Avtal inom DSF Roller och Ansvar Fastställd FS Inledning Ett avtal är en juridiskt bindande överenskommelse mellan två eller flera parter och benämns i detta dokument som Avtal. Det finns olika former av Avtal inom DSF. En del rör avtal med leverantörer av tjänster eller produkter. Andra handlar om avtal för mästerskap eller andra större tävlingar. Dessutom finns det avtal med domare, utbildare, funktionärer, anställda och andra uppdragstagare samt en del övriga avtal, t ex samarbetsavtal med andra förbund. För en del avtal såsom t ex mästerskap och domare finns mallar. I andra fall används ibland existerande eller förutvarande avtal som utgångspunkt. Detta dokument beskriver ansvarsfördelningen vad gäller Avtal inom DSF. Förvaring & Arkiv Samtliga avtal skall arkiveras hos kansliet i original. I det fall en offert accepteras genom underskrift av densamma är den underskrivna offerten att betrakta som Avtal. Samtliga avtal bör skannas in till PDF och lagras även elektroniskt på avsedd plats i de av DSF administrerade server-mapparna. Ansvar för förvaring och arkivering av originalavtal ligger på Kansliet. Ansvar för att förvara avtalsmallar ligger formellt hos VO Juridik, men av praktiska skäl bör de givetvis förvaras även hos kansliet. Verksamhetsansvar Förbundsstyrelsen (FS) är ytterst ansvarig för alla avtal. Det betyder inte att FS skriver och/eller granskar alla avtal, men affärsmässiga eller verksamhetsmässiga beslut måste fattas av DSF s ledning. Detta betyder också att initiativ och direktiv skall komma från FS eller i förekommande fall från aktuellt VO. Detta gäller såväl nya som befintliga avtal. På uppdrag av FS kan och bör VOJ bistå med granskning, avtalsskrivning och även förhandling. När det gäller förhandling bör den verksamhetsmässigt ansvarige delta. Är inte detta möjligt kan VOJ själva genomföra förhandling, men i sådant fall måste VOJ s förhandlingsmandat vara klart definierat. Sammanfattningsvis: Själva verksamheten och ytterst FS ansvarar alltid för avtalstecknande och affärsmässiga villkor. Attestregler för ekonomiskt åtagande skall följas så att avtal skrivs under av behöriga personer. VO Juridik bistår med granskning, skrivande och förhandling på uppdrag av FS. Mallar och exempel Vissa typer av avtal är av återkommande karaktär. Det gäller t ex mästerskap, internationella tävlingar, samarbetsavtal med förbund eller organisationer, domare, utbildare och anställda. I sådana fall kan mallar eller exempelavtal användas. Det är VO Juridiks ansvar att underhålla mallar och exempelavtal på ett sådant sätt att de följer verksamhetens utveckling. Leverantörsavtal När DSF köper en tjänst eller en produkt externt baseras detta normalt på en offert från leverantören. Erfarenhetsmässigt är dessa offerter, särskilt från mindre företag, bristfälliga och i många fall ensidigt förmånliga för leverantören, där friskrivningar är mycket vanliga. I de flesta fall vill leverantören att kunden helt enkelt godkänner offerten och om så sker förvandlas offerten till avtal. I enklare

7 upphandlingar kan detta vara helt acceptabelt, men det rekommenderas att VOJ får granska offerten innan den godkänns. Om upphandlingen avser en mer komplex tjänst eller produkt rekommenderas att ett separat avtal skrivs. Beroende på situation och leverantör kan avtalet tas fram av leverantören eller av VOJ. Vill man ha fördelarna på sin sida är det klokt att DSF tar fram avtalet. Sammanfattningsvis: Godta aldrig leverantörens offert utan granskning av VOJ Ställ krav på separat avtal om tjänst/produkt är av komplex art Bevakning Alla avtal har en giltighetstid. Den kan förvisso vara oändlig ( tills endera parten säger upp avtalet ), men de flesta avtal skall förlängas årligen. Detta kan ske automatiskt ( om uppsägning inte sker minst 3 månader före avtalets sluttid ) eller genom att kunden aktivt ska förlänga avtalet. Det sistnämnda rekommenderas alltid. Automatisk förlängning är visserligen bekväm, men kan straffa sig för att bevakning uteblir och det blir försent att säga upp. Samma sak gäller omförhandling. Det förekommer ofta att leverantören har rätt att höja priserna årligen eller ännu värre när de har lust. Ibland behövs inte ens en motivering. Detta bör absolut undvikas. Däremot är det okay att ha med en klausul som medger att endera parten kan begära omförhandling, förslagsvis årligen. Sammanfattningsvis: Lägg alltid in bevakning av avtalstid. Lämpligt ansvariga: Kansliet. Använd inte automatisk förlängning av avtal.

8 Förening Inriktning/Projekt Sökt belopp Beviljat Belopp Candanza Dansförening Dansföreningen HV-Dans Dansklubben Nyckeln Dansklubben Swing Dansklubben Swing SDK Varaslättens Buggare SDK Wetternbuggarna ej beslut Solna Sportdansklubb Birka Dansklubb Centrala läger Dansföreningen Dance Port Fjällbacka Centrala läger Dansföreningen Dance Port Fjällbacka Centrala läger Dansföreningen Munkbuggarna Centrala läger Dansföreningen Munkbuggarna Centrala läger Dansföreningen Munkbuggarna Centrala läger Ebba Dansklubb Centrala läger Föreningen Umeå Dansimperium Centrala läger Hammarö Dancing Team Club Centrala läger Hammarö Dancing Team Club Centrala läger SDK Varaslättens Buggare Centrala läger Söderåsens DK Blåa Skor Centrala läger Dansföreningen Munkbuggarna Dans i Skolan och på Fritids Dansföreningen Munkbuggarna Dans i Skolan och på Fritids Dansföreningen Munkbuggarna Dans i Skolan och på Fritids Dansföreningen Munkbuggarna Dans i Skolan och på Fritids Dansföreningen Munkbuggarna Dans i Skolan och på Fritids Dansklubben Bohusbuggarna Dans i Skolan och på Fritids Föreningen Skating o Dance Academy Dans i Skolan och på Fritids SDK Varaslättens Buggare Dans i Skolan och på Fritids SDK Varaslättens Buggare Dans i Skolan och på Fritids Stockholms Internationella Idrottsklubb Dans i Skolan och på Fritids Östersund Bugg o Rock n Rollklubb Dans i Skolan och på Fritids Östersund Bugg o Rock n Rollklubb Dans i Skolan och på Fritids Alemana Dansklubb Föreningsaktivitet Danceclub Team Gothenburg Elite Dance Föreningsaktivitet Dansföreningen Munkbuggarna Föreningsaktivitet Dansföreningen Munkbuggarna Föreningsaktivitet Dansföreningen Munkbuggarna Föreningsaktivitet Dansföreningen Rockringen Föreningsaktivitet Dansföreningen Rockringen Föreningsaktivitet Dansföreningen Rockringen Föreningsaktivitet Dansföreningen Vasadansarna Föreningsaktivitet Dansklubben Impetus Helsingborg Föreningsaktivitet Dansklubben Impetus Helsingborg Föreningsaktivitet ej beslut Dansklubben Nyckeln Föreningsaktivitet Dansklubben Stop And Go Föreningsaktivitet Dansklubben Swing Föreningsaktivitet Hammarö Dancing Team Club Föreningsaktivitet Hammarö Dancing Team Club Föreningsaktivitet Mälardalens Dansklubb Föreningsaktivitet

9 SDK Varaslättens Buggare Föreningsaktivitet Solna Sportdansklubb Föreningsaktivitet Sportdansklubben Laxbuggarna Föreningsaktivitet ej beslut Stockholms Dansklubb Föreningsaktivitet Östersund Bugg o Rock n Rollklubb Föreningsaktivitet Hammarö Dancing Team Club Utbildning Alemana Dansklubb Utbildning Alemana Dansklubb Utbildning Candanza Dansförening Utbildning Candanza Dansförening Utbildning Danceclub Team Gothenburg Elite Dance Utbildning Danceclub Team Gothenburg Elite Dance Utbildning Danceclub Team Gothenburg Elite Dance Utbildning Dansföreningen HV-Dans Utbildning Dansföreningen Rockringen Utbildning Dansföreningen Rockringen Utbildning Dansföreningen Vasadansarna Utbildning Dansföreningen Vasadansarna Utbildning Dansföreningen Vasadansarna Utbildning Dansklubben Glada Hudik Utbildning Dansklubben Impetus Helsingborg Utbildning Dansklubben Mälarbuggarna Utbildning Dansklubben Nyckeln Utbildning Dansklubben Rockrullarna Utbildning Dansklubben Stop And Go Utbildning Dansklubben Swing Utbildning Dansklubben Swing Utbildning DK Rock You 2 Katrineholm Utbildning DK Rock You 2 Katrineholm Utbildning ej beslut Ebba Dansklubb Utbildning Ebba Dansklubb Utbildning Ebba Dansklubb Utbildning Ebba Dansklubb Utbildning Ebba Dansklubb Utbildning Ebba Dansklubb Utbildning ej beslut Föreningen Skating o Dance Academy Utbildning Hammarö Dancing Team Club Utbildning Jivers Dancingclub Utbildning Linköpings Bugg & Rockn Roll Klubb Utbildning Linköpings Bugg & Rockn Roll Klubb Utbildning Linköpings Sportdansklubb Utbildning Linköpings Sportdansklubb Utbildning Mora Dansklubb Utbildning Mölndals Danssportklubb Utbildning Nässjö Sportdansklubb Utbildning SDK Varaslättens Buggare Utbildning SDK Wetternbuggarna Utbildning SDK Wetternbuggarna Utbildning Solna Sportdansklubb Utbildning Solna Sportdansklubb Utbildning Solna Sportdansklubb Utbildning

10 Solna Sportdansklubb Utbildning Solna Sportdansklubb Utbildning Söderåsens DK Blåa Skor Utbildning Söderåsens DK Blåa Skor Utbildning Söderåsens DK Blåa Skor Utbildning Tyresö Danssportklubb Utbildning Tyresö Danssportklubb Utbildning Täby 10-dansklubb Utbildning Täby 10-dansklubb Utbildning Uppsala Bugg o Swing Society Utbildning Uppsala Bugg o Swing Society Utbildning Östersund Bugg o Rock n Rollklubb Utbildning ej beslut