Riskanalys (Tekniska nämnden - Fastighetskontoret)

Transkript

1 Riskanalys (Tekniska nämnden - Fastighetskontoret) Riskkategori Risk Sannolikhet Risker kopplade till mål och åtaganden Risk att gemensamt åtagande mellan SBK/FK att planlägga nya verksamhetsområden inte kan uppfyllas om SBK inte har tillräckliga resurser för att ta fram detaljplaner. Risk att åtagande om försäljning av tomtmark i Norra hamnen ej kan genomföras om den långsiktiga hamnnyttan ej kan säkras vid försäljning (i stället för tomträttsupplåtelse). Befolkningsprognosen dec Risk för att utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen inte kommer att kunna genomföras Risk föreligger för att fastighetsägare inte är villiga att teckna avtal med lägenhetsenheten p.g.a. bristande teknisk tillsyn som ska utföras av stadsområdena Risk för att lokaler i Torup inte upplåts till ändamålsenlig verksamhet Risk för att avsaknad av beslut från fritidsförvaltningen 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Befintliga 4. Allvarligt 8 Befintliga Målområde 2 - en stad för sysselsättning och näringsliv: FK:s samarbete med SBK avseende detaljplaner beskrivs i målstyrningsarbetet under målområde 2. Risken för att SBK bl.a. p.g.a. resursbrist blir försenade med leverans av de olika detaljplanerna är dock stor, varför detta lyfts särskilt i riskanalysen. Målområde 2 - en stad för arbete och näringsliv: 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Direktåtgärder Ja Målområde 3 - en stad för barn och unga: 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Befintliga 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga Målområde 5 - en stad för alla: FK:s samarbete med fastighetsägare för att ta fram övergångslägenheter beskrivs i målstyrningsarbetet under målområde 5. Revisionsrapport avseende den bristande tekniska tillsynen lades fram under 2014 och FK avvaktar stadskontorets åtgärder utifrån den rapporten. Målområde 7 - En kreativ stad: 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Accepteras Målområde 7 - en kreativ stad:

2 avseende ny ridanläggning, innebär ekonomisk risk för FK avseende tom anläggning Befolkningsprognos dec risk för att berörda nämnder har olika målbild avseende behov av bostadsbyggande 4. Troligt 2. Kännbart 8 Direktåtgärder Ja Målområde 8 - en ekologisk stad: Risk att fastighetskontoret inte uppnår sina åtaganden om exploateringsprojekt, byggklar mark, kommunal service och bostadsproduktion på grund av att detaljplanearbetet på SBK blir försenat 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Befintliga Målområde 8 - en ekologisk stad: FK:s samarbete med SBK avseende detaljplaner beskrivs i målstyrningsarbetet under målområde 8. Risken för att SBK bl.a. p.g.a. resursbrist blir försenade med leverans av de olika detaljplanerna är dock stor, varför detta lyfts särskilt i riskanalysen. Risk för att byggherrarna inte har de höga miljöambitioner som kontoret eftersträvar då FK inte längre har möjlighet att ställa högre krav än vad lagstiftningen kräver 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga Målområde 8 - en ekologisk stad: Risk för att den nya strategin för att stimulera hållbart byggande blir försenad Risk för att den ekologiska odlingen inte ökar på Malmö stads mark på grund av arrendatorerna inte är intresserade av ställa om till ekologisk odling 3. Möjlig 1. Knappt kännbart 3. Möjlig 1. Knappt kännbart 3 Accepteras Målområde 8 - en ekologisk stad: 3 Accepteras Målområde 8 - en ekologisk stad: Verksamhet Förvalta mark och byggnader Risk för dumpning av skrot och sopor på kommunal mark 4. Troligt 1. Knappt kännbart 4 Befintliga Risk för vattenförorening på Almåsa koloniområde

3 Risk för skador på vegetation 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Befintliga Risk för markföroreningar i upplåten mark (arrende, odling, lantbruk) Nya föroreningar på upplåten mark Risk för oklar fördelning av skötselansvar och möjligheten att arrendera ut mark, FK - GK. Om tillbud/olycka på "upplåten" mark sker, där avtal inte finns mellan nyttjare och FK, kan FK stå risken. Odränerad mark kan innebära att marken blir obrukbar Risk för vandalisering av och olaga intrång på koloniområden, odlingslotter, publika anläggningar som Torup och Katrinetorp Ej infört systematiskt brandskydd innebär att FK står 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga 3. Möjlig 1. Knappt kännbart 5. Nästintill säkert 3 Befintliga 2. Kännbart 4 Direktåtgärder 2. Kännbart 10 Befintliga 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Direktåtgärder Ja Kontroll av att besiktning görs av upplagsområden vid överlåtelse gjordes Följsamhet av rutiner för besiktning av upplagsområden vid överlåtelse bedömdes föreligga. Behov av utveckling av mall för besiktningsprotokoll rörande framförallt dokumentation av historik bedömdes däremot föreligga. Kompletterad mall för besiktningsprotokoll ska vara klar senast februari 2016.

4 all risk vid tillbud och olyckor Verksamhet Exploatering Risk för befintliga markföroreningar i exploateringsprojekt som kan föranleda stora saneringskostnader 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Befintliga Exploatering: Risk för att rutiner och anvisningar i exploateringshandboken inte följs Rutiner för prissättning av tomtmark i exploateringsprojekt samt dokumentation av godkännande kontrollerades Medarbetarnas kännedom om rutinerna bedömdes som tillräcklig, medan efterlevnaden av framförallt kravet på fastighetsdirektörens skriftliga godkännande bedöms som inte tillräcklig. Muntlig information om rutinerna och kravet på fastighetsdirektörens skriftliga godkännande gavs vid APT Verksamhet Lokalförsörjning Befolkningsprognosen dec Risk för att mark till tillfälliga boenden inte kan tas fram i den takt som krävs 5. Nästintill säkert 4. Allvarligt 20 Direktåtgärder Ja Risk för att åtgärder, kopplade till EY:s revisionsrapports förbättringsförslag avseende lokalanskaffningsprocessen, inte görs 4. Allvarligt 8 Befintliga Arbetet med de åtgärder som tekniska nämnden angav i samrådsyttrandet över EY:s rapport kontrollerades Åtgärderna har, i vissa delar, tagit annan form allteftersom kommunstyrelsen, berörda nämnder och förvaltningar strävat efter en helhetssyn på lokalförsörjningen. Handlingsplanen som kommunstyrelsen beslutade i våras har tagits med i utvecklingsplanen för lokalförsörjningen. Utvecklingsarbetet för lokalanskaffningen ska vidareutvecklas i samarbete med investeringsstyrningsprojektet och

5 med PLASMA, Felaktiga uppsägningar av hyresavtal Förtroende Mutor och jäv 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Befintliga Kontroll av att förvaltningens rutiner för mutor och jäv är kända i förvaltningen gjordes Chefernas kännedom om instruktionen bedöms som tillräcklig, medan medarbetarnas kännedom bedöms som inte tillräcklig. Åtgärd: 1. Omarbetning av instruktionen. Genomgång av den omarbetade versionen på förvaltningens APT:er. 2. Introduktionschecklistan avseende nyanställda uppdateras med punkten att genomgång av instruktionen ska ske. 3. Ska ske senast den 31 mars Bristande följsamhet avseende regler för representation 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Kontroll av att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnader för maträtter och drycker gjordes Åtgärd Ledningsgruppen ska behandla ärendet senast hösten Muntlig genomgång av rutinerna för intern och extern representation vid förvaltningens APT:er, vilket ska ske senast den 31 december 2015.

6 Risk för att obehörig person tecknar avtal/fattar beslut 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Granskning Ja Ekonomisk/ Finansiell Felaktig förmögenhetsredovisning i exploateringsprojekt 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga Kontroll genom stickprov av att det fanns tillräckliga beräkningsunderlag för resultatföring av köpeskilling, anskaffningsvärde för såld mark samt avsättning till gatukostnadsersättning gjordes under Tillräckliga beräkningsunderlag gällande anskaffningsvärde för såld mark och avsättning till gatukostnadsersättning bedömdes finns för kontrollerade köpeskillingar. Risk för att attestinstruktion inte följs Kontroll genom 10 stickprov av upplagda attester i Raindance mot attestinstruktionen. De flesta avvikelserna var av mindre betydelse, så bedömningen var att det råder en god efterlevnad av attestintruktionen. Emellertid upplevs modellen för beslutsattestanter inom exploateringsverksamheten som invecklad samt administrativt tungt. Åtgärd Ledningsgruppen ska ta ställning till om modell för beslutsattest inom exploateringsverksamheten bör ses över. Frågan ska behandlas Bristfällig eller felaktig inregistrering av avtal i avtalssystem 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Granskning Ja Korrekt inregistrering av interna markupplåtelseavtal, lantbruksavtal, arrendeavtal i avtalssystemet Momentum gjordes Fel och avvikelser på sammanlagt över en tredjedel av de kontrollerade avtalen under året, även om de är av mindre betydelse, är en indikation på att förvaltningen bör förbättra den interna kontrollen avseende inregistrerade uppgifter på avtalen. Korrekt inregistrering av avtal

7 bedöms därför som inte tillräcklig. Åtgärd: Fortsatt utbildning av avtalsadministratörerna i egenkontroll av inlagda avtalsuppgifter. Avtalsadministratörer bör dessutom själva göra manualer utifrån sina respektive avtalstyper och verksamheter. Punkten kontrolleras vidare i intern kontrollarbetet under Budgetöverskridande Risk för att FK:s egendomar delvis är oförsäkrade 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Granskning Ja HR Felrekrytering 4. Troligt 4. Allvarligt 16 Granskning Ja Risk för sänkt kvalitet (kompetens och genomförande) i arbetsutförande vid hög personalomsättning Rekrytering och bibehållande av medarbetare med rätt kompetens. 4. Troligt 3. Påtagligt 12 Befintliga 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga Nyckelpersoner/tjänster Ofullständiga personalakter Ofullständig introduktion av Kontroll av att samtliga nyanställda

8 nyanställda under 2015 genomgått ett introduktionsprogram gjordes Bedömning gjordes att åtgärd inte behövdes. Bristande förståelse för beslut 5. Nästintill säkert 3. Påtagligt 15 Granskning Ja Riskkategori Risk Sannolikhet Kommunikation Informationssäkerhet Bristande serviceskyldighet 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Granskning Ja Driftavbrott i FK/GK-SAN Stöld eller förlust av mobil enhet 4. Troligt 2. Kännbart 8 Befintliga Kontroll av att lösenkod krävs för att få åtkomst till information i enheten samt av kännedom om rutiner vid förlust av mobil enhet gjordes Följsamhet avseende regler för skydd av tillgång till information i mobil enhet på fastighetskontoret bedöms som tillräcklig. Kännedomen om rutinerna bedömdes som inte tillräcklig. Åtgärd: Rutinerna ska läggas ut på Komin med nyhetsnotis senast mars Ineffektiv informationsåtkomst - svårt att hitta information i system och på filytor 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Befintliga Eftersläp i registrering i diariet Platina och fastighetsregistret JAFIR samt ritande i FKKartan 4. Troligt 2. Kännbart 8 Direktåtgärder Upphandling/ Inköp Bristande avtalstrohet 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Granskning Följsamhet mot Malmö stads ramavtal inom områdena Kommunikation och Information, Arbetskläder och skyddsutrustning, IT, telefoni och kopiatorer

9 Betydande förseningar i leveranser, gäller både kommungemensamma som förvaltningsspecifika upphandlingar Risk för bristande följsamhet till regelverk för direktupphandlingar 3. Möjlig 2. Kännbart 6 Accepteras 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Granskning Ja Arbetsmiljö Risk för hot och våld 3. Möjlig 4. Allvarligt 12 Befintliga Befolkningsprognos dec Risk för ökad arbetsbelastning för framförallt LiMa, lägenhetsenheten och exploateringsavdelningen 3. Möjlig 3. Påtagligt 9 Direktåtgärder Ja kontrollerades Bedömning gjordes att följsamhet förelåg för dessa områden.