PERIODISK RAPPORTERING. Handledning. Rapportering APRIL 2016

Transkript

1 PERIODISK RAPPORTERING Handledning Rapportering APRIL 2016

2 INNEHÅLL Sammanfattning 3 Rapporteringsfunktionen 4 Uppkoppling 4 Inloggning 4 Val av företag, period och rapport 5 Kontaktuppgifter 5 Meddelande 6 Uppkopplingstid 7 Inrapportering 8 Inrapportering via bifogad fil 9 Valideringsregler 11 Revidering av värden 12 Inrapportering i gränssnittet 13 Revidering av värden 14 Teknisk information 16 FI:s ansvar 16 Företagets ansvar 16 Tekniska krav 16 Kortläsare 16 Upplåsning av kort 17 Net ID 18 Kontakt 19 2

3 SAMMANFATTNING Det periodiska inrapporteringssystemet är egenutvecklat och webbaserat. Tjänsten periodisk rapportering är endast tillgänglig för finansiella företag som står under FI:s tillsyn. Syftet är att uppnå en rationell och säker tjänst för elektronisk hantering av periodisk rapportering till FI. Vid rapporteringen sker en säker identifiering av rapportören och mottagaren med inrapporteringskort/elektroniskt ID-kort. Inrapporteringskort är ett neutralt icke-personligt kort som kan användas av flera rapportörer, till skillnad från det elektroniska IDkortet, som är personligt. Kryptering görs av all information som transporteras via Internet. 3

4 Rapporteringsfunktionen UPPKOPPLING För att kunna utnyttja denna tjänst måste din dator ha en kortläsare som FI distribuerar. Du måste även vara kopplad som behörig rapportör till ditt kort. INLOGGNING Inloggning görs från Finansinspektionens hemsida alternativt direkt via länken För att logga in, börja med att sätta in rapporteringskortet i kortläsaren. Välj därefter Logga in och denna bild visas. Välj här rapportör och klicka sedan på ok, varpå denna bild visas: 4

5 I detta fönster uppmanas du att ange din PIN-kod. Accepteras kortet sker uppkoppling till FI som kontrollerar för vilka institut kortinnehavaren är godkänd att rapportera för. Finns inte kortinnehavaren i FI:s databas som behörig rapportör får du ett felmeddelande i inloggningsbilden. Godkänd anslutning bekräftas av FI. VAL AV FÖRETAG, PERIOD OCH RAPPORT Den första bilden som du ser när du loggat in i Periodisk inrapportering är Rapportplanen. Här ser du vilka rapporter som finns tillgängliga att rapportera för: Färgerna grön, gul och röd anger vilken status rapporterna har: Grön innebär inrapporterad och godkänd rapport Gul innebär att det är tid kvar till tillhandadag Röd innebär att tillhandadag har passerat/försenad rapport Sök fram en rapport genom att ange rapportdagens datum i fälten fr.o.m. och t.o.m. enligt bilden ovan. Är du behörig att rapportera för flera institut, välj institut under rullistan för institut. Det går även att filtrera på Institut/Filial/Fond i de fall man är behörig för flera av dessa typer men endast vill visa en typ. KONTAKTUPPGIFTER Det är obligatoriskt att ange kontaktuppgift vid inrapportering men redan innan rapportering påbörjas är det bra att registrera kontaktuppgift. För att registrera en ny kontaktuppgift, klicka på fliken Kontaktuppgifter. 5

6 Fyll i dina kontaktuppgifter och klicka för rutan Skicka kom ihåg epost om du önskar få meddelanden från FI om kommande rapporteringar. Du kan även välja svenska eller engelska i denna vy samt klicka för borttagen om du inte önskar ha kvar kontaktuppgiften. MEDDELANDE För att se meddelanden från Finansinspektionen, klicka på flik Meddelanden, då möts du av denna bild: Om du vill visa meddelande för ett specifikt institut kan du välja vilket instituts meddelande du vill titta på i rullgardinslistan. Exempel på meddelanden som visas kan vara: 6

7 Klicka på Välj till vänster om meddelandet för att kunna läsa meddelandet. UPPKOPPLINGSTID Uppkopplingstiden mot FI är tidsbegränsad till 20 minuter. Efter 20 minuters inaktivitet loggas användaren ut och värden som inte har sparats kommer att försvinna. 7

8 Inrapportering Rapporteringskalendrar med sista datum för rapportering finns på FI:s webbplats, under Rapportering, Periodiskt och respektive verksamhetsområde. Beroende på typ av rapportering finns det olika sätt att rapportera i det webbaserade inrapporteringssystemet. Bifogad XML-fil. Gäller till exempel vid rapportering av AIF och AIFM Bifogad XBRL-fil. Gäller till exempel vid rapportering kvantitativ rapportering av Solvens 2 och COREP/FINREP. Bifogad PDF-fil. Gäller till exempel vid kvalitativ rapportering av Solvens2. Manuell inmatning. Detta gäller rapportering enligt nationella föreskrifter. Tillvägagångssättet för rapportering enligt bifogad fil är samma oavsett om det är en XML-, XBRL- eller en pdf-fil som bifogas i inrapporteringssystemet. Däremot skiljer sig tillvägagångssättet för rapportering via inmatning i webbgränssnittet. 8

9 Inrapportering via bifogad fil I detta avsnitt beskrivs hur man rapporterar in en bifogad fil i det webbaserade inrapporteringssystemet. Tillvägagångssättet är lika även om filtyperna skiljer sig. De filtyper som idag används är XML för AIF/AIFM, XBRL för kvantitativ rapportering enligt Solvens 2 och COREP/FINREP samt PDF för kvalitativ rapportering enligt Solvens 2. I Rapportplanen visas vilka rapporter som finns tillgängliga att rapportera för. Genom att klicka på Välj vid önskad rapport visas denna bild med följande alternativ: Valet Inget att rapportera kommer endast vara möjligt i de fall FI har beslutat att det ska vara möjligt och där det framgår i föreskrifter eller på annat sätt för vilka typer av institut och rapporter besluten gäller. Valet Visa rapport kommer generera en PDF-fil av blankettens utseende i de fall det finns ett manuellt gränssnitt för inmatning (gäller ej rapportering via bifogad fil). Klickar du på Övrigt kan du sedan välja Visa historik/rapporthändelser. Detta visar om rapporten har korrigerats och vilket datum det har skett. När ingenting är ifyllt eller rapporterat står som default statusen Ej klar. 9

10 För att påbörja rapportering välj: Fyll i rapport. I nästa vy väljer man sedan Lägg till fil. Bifoga sedan filen genom valen Bläddra och Bifoga. Man kommer då vidare till vyn nedan, här har en fil med filnamnet QRT_kvartal.xbrl bifogats: För att komma till steget där rapporten ska skickas in till Finansinspektionen måste man här klicka på <<Tillbaka till aktuell rapport och sedan i nästa vy välja Skicka till FI. 10

11 Den kvantitativa rapporteringen (bifogad XML- eller XBRL-fil) kommer i nästa steg att valideras av Finansinspektionen enligt gällande valideringsregler. Rapporten blir låst tills dess att meddelande om valideringsresultat skickas ut. För den kvalitativa rapporteringen (bifogad PDF-fil) sker ingen validering, där kan rapportören direkt se i Rapportplanen att rapporten blivit godkänd. När validering av rapporten är klar kommer ett mejl att skickas ut till den som står angiven som kontaktperson i systemet. Mejlet som skickas ut talar om att det finns ett nytt meddelande. Valideringsresultatet finns att läsa i inrapporteringssystemet under fliken Meddelanden. För att kunna läsa meddelanden från FI måste rapportören logga in i rapporteringssystemet. Detta kräver samma behörighet och inloggning som vid inrapportering. Om valideringen inte är godkänd måste rapportören rätta de fel som pekas ut i meddelandet och sedan skicka in rapporten på nytt. När valideringen gått igenom utan valideringsfel är rapporten klar. Rapporten får då status Klar (samt grönmarkering) i Rapportplanen. Det är institutets ansvar att se till att rapportera i tid och att kontrollera att rapportstatusen ändras. VALIDERINGSREGLER Beroende på rapporteringstyp följer FI EBAs, EIOPAs respektive ESMAs valideringsregler för inrapportering. Ett fåtal valideringskontroller har lagts till dessa. Mer information om valideringsregler för respektive rapporteringstyp finns på hemsidan fi.se under avsnittet Om periodisk rapportering som man hittar under Rapportering/Periodiskt samt under respektive område. 11

12 REVIDERING AV VÄRDEN Klicka på Välj vid önskad blankett i Rapportplanen. Eftersom det är en revidering kommer tidigare inskickad fil att ligga synlig här. Filen syns i blått och är klickbar. Klicka på filnamnet. Det är nu möjligt att för denna rapport välja: Hämta filen, Ersätt filen eller gå Tillbaka till aktuell rapport. Vid revidering ska filen ersättas med ny, korrigerad, fil. Välj Ersätt och bifoga ny fil. Välj sedan Tillbaka till aktuell rapport och därefter Skicka till FI. Det är först när Skicka till FI valts som den nya filen skickas. När validering av rapporten är slutförd kommer återigen ett mejlmeddelande att skickas ut till den som står angiven som kontaktperson. Meddelandet med valideringsresultatet går sedan att läsa i Meddelande-fliken. Statusen på rapporten kontrolleras i Rapportplanen. Observera, för att data ska vara inlämnad till FI krävs det att den har genomgått FI:s validering utan fel. Rapporten får då status Klar (samt grönmarkering) i Rapportplanen. 12

13 Inrapportering i gränssnittet I detta avsnitt beskrivs hur man rapporterar genom manuell inmatning i webbgränssnittet. Detta gäller för rapportering enligt nationella föreskrifter. I Rapportplanen visas vilka blanketter som finns tillgängliga att rapportera för. Genom att klicka på Välj vid önskad blankett visas denna bild med följande alternativ: Valet Fyll i rapport klickar man på för att påbörja rapportering. Valet Visa rapport genererar en PDF-fil av blankettens utseende. Valet Inget att rapportera kommer endast vara möjligt i de fall FI har beslutat att det ska vara möjligt och där det framgår i föreskrifter eller på annat sätt för vilka typer av institut och rapporter besluten gäller. Klickar du på Övrigt kan du sedan välja Visa historik/rapporthändelser. Detta visar om rapporten har korrigerats och vilket datum det har skett. Visa senaste kvitto genererar ett pdfkvitto med inrapporterade värden. 13

14 För att påbörja rapportering välj: Fyll i rapport. Nu visas blankettens utseende där inmatning sker manuellt. När rapportören har matat in siffror i blanketten ska den valideras. Detta görs genom att välja Validera. Valideringen görs mot Finansinspektionens kontroller för den specifika blanketten. Innan valideringen är godkänd kan rapporten inte skickas in till FI. Valideringsresultatet presenteras inom en kort stund i ett eget fönster. Om valideringen är godkänd väljer man i nästa steg att Skicka till FI. Om valideringen inte är godkänd ska de fel som anges rättas upp och sedan ska rapporten valideras på nytt. En rapportör kan fylla i en del av en blankett och sedan välja Spara/uppdatera för att vid senare tillfälle återgå till aktuell rapportering och fortsätta. Valet Ladda från fil kommer att vara tillgängligt inom kort. När blanketten är ifylld och validerad ska rapporten skickas till FI. Detta görs genom att klicka på Skicka till FI. Observera, för att data ska vara inlämnad till FI krävs det att den har genomgått FI:s validering utan fel samt att rapporten är inskickad till FI. Rapporten får då status Klar (samt grönmarkering) i Rapportplanen. REVIDERING AV VÄRDEN Klicka på Välj vid önskad blankett i Rapportplanen. Man kommer nu vidare till samma sida som vid första rapporteringstillfället men med den skillnaden att rubriken visar Rapport skickad till FI. 14

15 Klicka på alternativet Fyll i rapport, då visas den rapport med de ifyllda värden som tidigare skickats in. Ändra de värden som ska revideras och välj sedan återigen Validera och därefter, vid godkänt valideringsresultat, Skicka till FI. 15

16 Teknisk information FI:S ANSVAR FI ansvarar för att rapporteringsfunktionen fungerar, är korrekt och tillförlitlig samt att överförd information sparas utan åtkomst från andra än behöriga. FÖRETAGETS ANSVAR Företagen ansvarar för hårdvara, internetanslutning och eventuell modemutrustning. Företaget ansvarar också för att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas vid anslutning mot internet. Rapporteringskorten ska hanteras på ett säkert sätt med aktuell PIN-kod som inte förvaras tillsammans med det fysiska kortet. Borttappat kort ska snarast anmälas till Telia Trust Services Customer Service med telefonnummer för spärrning, samt till rapporteringsenheten via Vidare ska företaget anmäla till FI vilka personer som är behöriga att rapportera och även när deras behörighet upphör. Blanketten Ansökan om rapporteringsbehörighet finns att hämta på fi.se. Ansökan fylls i, undertecknas av firmatecknare och skickas per post till FI. TEKNISKA KRAV De tekniska krav som måste uppfyllas för att utnyttja tjänsten är: Standard-PC, Windows baserat (Windows XP, Vista, Windows 7, Windows 8) med uppkoppling mot Internet. (Internet Explorer, aktuell version). Rapporteringskort för rapporterande handläggare fås via FI. Observera att kortet är tidsbegränsat och efter fem år krävs beställning av ett utbyteskort. Personlig e-legitimation på kort för rapporterande handläggare beställs via Telia. Tjänsten är inte förknippad med andra kostnader än vad som framgår under punkten tekniska krav ovan. Nödvändig, kortläsare och inrapporteringskort tillhandahålls av FI. KORTLÄSARE Periodisk inrapportering är testad med kortläsare av märket Windows 7: Gemalto PC USB-TR och GemPCTwin Ej Windows 7: GemPC430(USB) och GemPC410-SL Ett sätt att kontrollera om kortet, kortläsaren och drivrutinen fungerar är att se om den lilla lampan på kortläsaren lyser till med fast sken någon sekund när man sticker in kortet, för att sedan övergå till blinkande sken igen. Är det fortsatt fast sken, försök med följande: Kontrollera att kortet sätts in rättvänt. 16

17 Se till att USB-porten inte är avaktiverad på datorn. Pröva att byta port. Starta om datorn Installera om drivrutinen för kortläsaren. Hjälper ingen av åtgärderna ovan kan det vara fel på kortet eller kortläsaren. Försök att ringa in felet genom att pröva med samma kort på en annan dator, eller ett annat kort på samma dator/kortläsare. Hjälper inte punkterna ovan kan Gemplus program SmartDiag Diagnosis Tool vara till hjälp. UPPLÅSNING AV KORT Behöver kortet låsas upp på grund av att användaren har slagit in fel PIN för många gånger följ instruktionen nedan. Se till att kortet sitter i kortläsaren Högerklicka på Net id-ikonen, id, i meddelandefältet. Välj "Ändra säkerhetskod" eller "Låsa upp säkerhetskod" beroende på om du endast vill ändra PIN-koden eller behöver låsa upp ett låst kort. Välj alternativet identification eller legitimering. Vid ändring av PIN-kod anger du den gamla och den nya koden. För att låsa upp måste du ange PUK-koden. Det är en upplåsningskod som man får tillsammans med PIN-koden. Mer information hittar du genom att högerklicka på Net id-ikonen i meddelandefältet. I menyn som öppnas väljer du Hjälp och på 17

18 Telias webbsida som öppnas kan man följa de instruktioner som finns för hur man låser upp kortet. NET ID Net id eller motsvarande programvara behövs för att läsa certifikaten med hjälp av kortläsaren. Innan felsökning på Net id eller annan programvara görs: Se till att kort och kortläsare fungerar. I sådant fall, ska kortläsaren och certifikaten på kortet visas i Net id:s administrationskonsol om kortet sitter i. Högerklicka på Net id-ikonen, id, i meddelandefältet och välj Administration. Välj fliken Certifikat (under avancerat) och verifiera att certifikaten visas. Om kortläsaren eller certifikaten inte visas pröva: Starta om datorn Se till att den senaste versionen av Net id är installerad. Högerklicka på Net id-ikonen och välj Om Net id. Är det en äldre version än 4.1, uppgradera programvaran. 18

19 Kontakt Rapporteringsavdelningen Telefon: Telefontid: vardagar kl IT-support Tekniska frågor och inloggningsproblem Telefon: Spärrning av förlorade kort Telia Trust Services Customer Service

20 20