Uppdrag i budget 2013 Ta fram närvaro över inskrivna barn i förskola och fritidshem. (AU 101) KS

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Uppdrag i budget 2013 Ta fram närvaro över inskrivna barn i förskola och fritidshem. (AU 101) KS KF Beslut Kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1 I det av kommunfullmäktige lämnade uppdraget till barn- och utbildningsnämnden om förskoleplan, arbeta in, hur lämnade förslag om utformning och lokalisering av förskolor, kan innebära en bättre anpassning av närvarande barn/personal. 2 Barn- och utbildningsnämnden ska pröva att hitta ett enkelt sätt att mäta närvaro på en förskola och ett fritidshem under en försöksperiod om ett år. Rapport om plan för försöket ska lämnas före Anteckna att barn- och utbildningsnämnden redovisat uppdragen. Beslutsunderlag Beslutsförslag från strategienheten BUN 3, Tjänsteskrivelse Uppdrag i budget 2013 Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem, KS , KF 153, Tjänsteskrivelse KS 19, Uppdragsbeskrivning budget, Sammanfattning av ärendet När uppdraget Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem redovisades för kommunfullmäktige fick barn- och utbildningsnämnden tre tilläggsuppdrag. 1. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med en fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan olika enheter. 2. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem.

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Forts Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att, i enlighet med uppdraget, återkomma under 2013 med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. I samråd med kommunstyrelseförvaltningen har redovisning av uppdragen flyttats till januari 2014 och har nu redovisats. Ekonomi Beslutet i sig påverkar inte kommunens ekonomi. Övervägande 1. På uppdraget att återkomma med fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan de olika enheterna, svarar barn- och utbildningsförvaltningen att barngruppens sammansättning, barnens ålder och barnens behov, ger utslag på variationen av antalet närvarande barn per personal. Nämnden framhåller också att storleken på förskolor och fritidshem påverkar personalflexibiliteten, förskolor med fler avdelningar och större fritidshem har generellt en högre andel närvarande barn per personal. 2. På uppdraget att återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem, svarar barn- och utbildningsnämnden, att man vill fortsätta att arbeta för att öka andelen större förskolor och fritidshem. Dessa har utrymme att använda befintliga resurser mer flexibelt. Andra sätt att bättre anpassa närvarande barn/personal har inte barn- och utbildningsnämnden angett och ser därmed ingen möjlighet att utifrån nuvarande lokaler för förskola och fritidshem öka anpassningen. I budget 2014 fick barn- och utbildningsnämnden ett uppdrag att ta fram en förskoleplan. En av punkterna i uppdraget är att redovisa möjlig lokalisering och utformning av förskolor efter behov. Detta kan även innefatta avveckling av förskolor som inte är optimala. Denna punkt i förskoleplanen bör också innehålla hur förslagen kan innebära en bättre anpassning av närvarande barn/personal. 3. På uppdraget att återkomma med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering, svarar barn- och utbildningsnämnden, att det i dagsläget inte finns några ändamålsenliga verktyg för detta. Nämndens mål är att skaffa ett digitalt verktyg men det måste uppfylla krav från Datainspektionen som har haft invändningar mot existerande system. Nätuppkopplingen behöver också stärkas på flera enheter.

3 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Forts. 100 Nämnden bör ändå pröva om man kan hitta ett enkelt sätt att mäta närvaro, t.ex. via ett Excelblad, för att se hur närvaro varierar under året. Detta kan vara en försöksverksamhet på en förskola och ett fritidshem under ett år. Yrkande, propositionsordning och beslut Jan Dickens (S) yrkar att beslutssats två ska strykas, i övrigt bifall till förslaget. Ordföranden ställer proposition på yrkandet gentemot arbetsutskottets förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Reservation Jan Dickens (S) reserverar sig mot beslutet. Anteckning Johny Kronwall (V) antecknar avvikande mening. Vid protokollet Henrik Lundahl Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande

4 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Uppdrag i budget Ta fram närvaro över inskrivna barn i förskola och fritidshem. KS KS,KF Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1 I det av kommunfullmäktige lämnade uppdraget till barn- och utbildningsnämnden om förskoleplan, arbeta in, hur lämnade förslag om utformning och lokalisering av förskolor, kan innebära en bättre anpassning av närvarande barn/personal. 2 Barn- och utbildningsnämnden ska pröva att hitta ett enkelt sätt att mäta närvaro på en förskola och ett fritidshem under en försöksperiod om ett år. Rapport om plan för försöket ska lämnas före Anteckna att barn- och utbildningsnämnden redovisat uppdragen. Beslutsunderlag Beslutsförslag från strategienheten BUN 3, Tjänsteskrivelse Uppdrag i budget Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem, KS , ^ KF 153, Tjänsteskrivelse KS 19, Uppdragsbeskrivning budget, Sammanfattning av ärendet När uppdraget "Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem" redovisades för kommunfullmäktige fick barn- och utbildningsnämnden tre tilläggsuppdrag. 1. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med en fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan olika enheter. 2. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem. 3. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att, i enlighet med uppdraget, återkomma under 2013 med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering.

5 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Forts. 101 I samråd med kommunstyrelseförvaltningen har redovisning av uppdragen flyttats till januari 2014 och har nu redovisats. Ekonomi Beslutet i sig påverkar inte kommunens ekonomi. Övervägande 1. På uppdraget att återkomma med fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan de olika enheterna, svarar barn- och utbildningsförvaltningen att barngruppens sammansättning, barnens ålder och barnens behov, ger utslag på variationen av antalet närvarande barn per personal. Nämnden framhåller också att storleken på förskolor och fritidshem påverkar personalflexibiliteten, förskolor med fler avdelningar och större fritidshem har generellt en högre andel närvarande barn per personal. 2. På uppdraget att återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem, svarar barn- och utbildningsnämnden, att man vill fortsätta att arbeta för att öka andelen större förskolor och fritidshem. Dessa har utrymme att använda befintliga resurser mer flexibelt. Andra sätt att bättre anpassa närvarande barn/personal har inte barn- och utbildningsnämnden angett och ser därmed ingen möjlighet att utifrån nuvarande lokaler för förskola och fritidshem öka anpassningen. I budget 2014 fick barn- och utbildningsnämnden ett uppdrag att ta fram en förskoleplan. En av punkterna i uppdraget är att redovisa möjlig lokalisering och utformning av förskolor efter behov. Detta kan även innefatta avveckling av förskolor som inte är optimala. Denna punkt i förskoleplanen bör också innehålla hur förslagen kan innebära en bättre anpassning av närvarande barn/personal. 3. På uppdraget att återkomma med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering, svarar barn- och utbildningsnämnden, att det i dagsläget inte finns några ändamålsenliga verktyg för detta. Nämndens mål är att skaffa ett digitalt verktyg men det måste uppfylla krav från Datainspektionen som har haft invändningar mot existerande system. Nätuppkopplingen behöver också stärkas på flera enheter. Nämnden bör ändå pröva om man kan hitta ett enkelt sätt att mäta närvaro, t.ex. via ett Excelblad, för att se hur närvaro varierar under året. Detta kan vara en försöksverksamhet på en förskola och ett fritidshem under ett år.

6 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Forts. 101 Yrkande Jan Dickens (S) yrkar i enlighet med barn- och utbildningsnämndens förslag att på att punkt två i beslutsförslaget tas bort. Ordföranden ställer proposition på Jan Dickens yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med liggande förslag från strategienheten. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utd ragsbestyrkande

7 Barn- och utbildningsnämnden Kommunledningskontcvet Kanslionhclen &>20i*>-7' 63 Dnr Dpi Uppdrag i budget Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem, KS Beslut Bam- och utbildningsnämnen beslutar lämna följande svar till kommunstyrelsen Uppdrag 1: Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med en fördjupad analys varför när-varande barn/personal varierar mellan olika enheter: - Barngruppens sammansättning, barnens ålder och barnens behov, ger utslag på variationen av antalet närvarande bam per personal. Uppdrag 2: Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika forskolor och fritidshem. - Fortsätta det arbeta utifrån intentionen att öka andelen större förskolor och fritidshem i kommunen eftersom de har utrymme att använda befintliga resurser mer flexibelt Uppdrag 3: Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att, i enlighet med uppdraget, återkomma under 2013 med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. - Bedömningen är att det inte idag finns några ändamålsenliga verktyg för en enkel rapportering. Målet är att skaffa ett digitalt verktyg. Förvaltningen kommer att följa utvecklingen av digitala verksamhetssystem. De måste uppfylla både praktiska krav och säkerhetsmässiga krav från Datainspektionen. Syftet med uppföljningen behöver tydliggöras. Dessutom behöver nätverksuppkopplingen stärkas på flera enheter. Beslutsunderlag Beslutsförslag, Tjänsteskrivelse Uppdrag i budget Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem, KS , KF 153, Tjänsteskrivelse, KS 19, Uppdragsbeskrivning budget, Sammanfattning av ärendet Uppdrag 1: Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med en fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan olika enheter: Antalet faktiska barn och barntimmar/personal varierar mellan större och mindre förskolor och fritidshem, men också mellan enheter av samma storlek, vilket påvisar komplexiteten i frågan. Faktorer som påverkar andelen närvarande barn/personal är barngruppens 5(20) Utdragsbestyrkanflc

8 Barn- och utbildningsnämnden sammansättning - barnens ålder och barnens behov. Förskolor och fiitidshem tar emot barn oavsett behov och eventuella funktionshinder. I och med detta kommer det alltid att vara en differens mellan förskolor vad gäller både planerad och faktisk närvaro. Uppdrag 2: Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem. Varje förskola och fiitidshem analyserar om rätt schema (planerad tid) finns på enheten. Om någon i personalgruppen är sjuk och barnantalet är lägre än planerat tillsätts vanligtvis inte vikarie för sjuk personal. På förskolan, med åldersgruppen 1-5 år, är barn mer sjuka än barn i högre åldrar. "Bortfallet" av barn på fritidshem beror på andra faktorer t.ex. är det vanligt att äldre bam går till kompis eller går hem själv innan den planerade tiden för hemgång. En viktig faktor för fiitidshemsbarnen är att de ska bli "utskolade" till att klara sig själva före och efter skoldagen under kontrollerade former. Vårdnadshavare har också möjlighet att minska sin arbetstid p.g.a. föräldraledighetslagen när barnen är i de lägre åldrarna. Enligt statistik från Försäkringskassan togs fler dagar ut för vård av sjuka bam i februari 2013 än samma månad året innan. Då barngruppen minskar temporärt på en förskola och fritidshem, kan av naturliga skäl inte platserna återbesättas med andra barn. Det ligger i sakens natur att det faktiska baratalet varierarar i förhållande till det planerade. Personal på en mindre enhet samt enheter med barn som har särskilda behov har större svårigheter att anpassa närvarande barn med närvarande personal. Bam- och utbildningsnämnden har som mål att öka andelen större förskolor i kommunen. Fritidshem finns på varje skola, där barn i åldern 6-12 har sin skolgång. Uppdrag 3: Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att, i enlighet med uppdraget, återkomma under 2013 med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. Närvarouppföljningen har skett under åtta veckor under år 2013, vilket innebär att det är en ögonblicksbild av verksamheten under en viss tid av detta år och ger inge bild över tid. Idag finns inte adekvata datorer och tillfredställande nätuppkoppling på våra förskolor och fritidshem, som möjliggör att registrera digitalt. Endast då det finns fullgoda datorer och stabil nätuppkoppling på alla avdelningar kan detta ske. De system för närvarouppföljning, som finns på marknaden idag är hårt kritiserade av bl.a. datainspektionen, både vad gäller oklara syften och verktygens säkerhet. Behovet av uppföljning måste vara tydligt enligt datainspektionen. Säkra och administrativt enkla närvarosystem efterfrågas av många kommuner, men finns inte än på marknaden. I och 6(20) U i cl ra <isb esl v rk a ii cl c

9 Bam- och utbildningsnämnden med osäkert system och hög inköps- och driftskostnader bör kommunen avvakta mer tillförlitliga system. Ekonomi Budget för sammanslagning och byggnation av nya och större enheter samt nätverk och datorer. Övervägande Då barngruppen minskar temporärt på en förskola respektive fritidshem, kan av naturliga skäl inte platserna återbesättas med andra barn. Det ligger i sakens natur att det faktiska bamtalet varierarar i förhållande till det planerade, bam är sjuka och temporärt lediga. På mindre förskolor och fritidshem är personaltätheten generellt högre p.g.a. att öppettiderna är samma på alla enheter, oavsett stor eller liten, men det finns ingen möjlighet till samordning med annan avdelning vid öppning och stängning. Möjligheten att täcka upp för varandra mellan förskolor och fritidshem utesluts p.g.a. att personalen inte är känd av barnen på samma sätt, som inom en förskola. Förskole- och fritidshemsverksamheterna behöver resursplaneras för att skapa mest möjliga nytta och erbjuda en stimulerande miljö för barnen att vara och utvecklas i. Personaltäthet baserat på antal barn i förskolan respektive fritidshemmen och utgår från barnens planerade närvaro. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelseförval tingen inklusive tjänsteskii velse Skolledare på grundskola Förskolechefer 7(20)

10 Tjänsteskrivelse Zövv^/bo Datum FALKENBERG Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Karin Delin Uppdrag i budget Ta fram närvarograd över inskrivna barn i förskola och fritidshem, KS Uppdrag Barn- och utbildningsnämnden har under hösten 2013 redovisat närvarograd över tid för barn inskrivna i förskola och fritidshem utifrån närvarouppföljning under åtta veckor våren Kommunfullmäktige har beslutat att 1. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med en fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan olika enheter 2. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem. 3. Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att, i enlighet med uppdraget, återkomma under 2013 med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. 1 samråd med kommunkansliet har tiden för redovisning av uppdraget flyttats fram till januari Uppdraget redovisas utifrån de tre punkter enligt ovan med början av närvaro på förskola, närvaro på fritidshem och slutligen möjlighet till kontinuerlig uppföljning. Närvarouppföljningen har skett under åtta veckor under år 2013, vilket innebär att det är en ögonblicksbild av verksamheten under en viss tid av detta år och ger inge bild över tid. Närvarande barn/personal varierar mellan olika forskolor Resultat Enligt Skolverkets statistik för 2012, som publicerades september 2013, är snittet i förskola för samtliga kommuner 5,4 inskrivna barn per årsarbetare, vilket är i stort sett detsamma som för Falkenberg (5,3 inskrivna barn per årsarbetare) i samma statistik. Under perioden för närvaroundersökningen var 5,0 planerat inskrivna barn per årsarbetare snittet på förskolorna i Falkenberg. Den faktiska inskrivningen under perioden var 4,6 barn. I de nationella undersökningarna finns ingen siffra för planerat antal barn per dag och/eller faktiskt antal barn per årsarbetare att jämföra med Falkenberg. Telefon växel; Fax: e-posl: kommun@ralkenberg.se wmv.falkenbcrg.se

11 Utifrån den genomförda undersökningen av antal barn och personal i s förskolor framgår att det faktiskta antalet barn under undersökningsperioden uppgick till 78% av planerat antal barn och 86% av planerat antal personal. Detta innebär att även om det finns en diskrepans mellan antal faktiskt närvarande barn och antal planerade så sker även en viss utjämning av personalantal. Det faktiska antalet barn per faktiskt antalet personal är 92% av det planerade i snitt i. Variationen mellan olika förskolor är mellan 73% och drygt 100% av det planerade antal barn/personal. Det faktiska antalet barntimmar/personal är i snitt 94% av det planerade. Variationen mellan olika förskolor är mellan 78% och över 100%. Analys I sammanställningen per förskola av faktiskt antal barn/personal samt faktiskt antal barntimmar per personal finns några förskolor med fler faktiska barn och timmar än planerat. Det kan finnas olika orsaker till detta, som respektive förskola analyserar Är rätt schema inlämnat - planerat antal barn och tider? Finns det många barn, som är placerade på 15h/vecka, där vårdnadshavare utökar tiden för arbetsintervju eller liknande? Undviker/kan inte förskolor tillsätta vikarie om någon är sjuk/ledig trots att barngruppen är som planerat? Om någon i personalgruppen är sjuk och barnantalet är lägre än planerat tillsätts vanligtvis inte vikarie för sjuk personal. Det är svårare att vikariera för varandra på mindre enheter. Personal på en fleravdelningsförskola har större möjligheter över huvud taget att samordna arbetet än på en enavdelningsförskola. Faktiska barn och barntimmar/personal är närmre det planerade på större förskolor än på de mindre. Antalet faktiska barn och barntimmar/personal varierar inte bara mellan större och mindre förskolor utan även mellan förskolor av samma storlek, vilket påvisar komplexiteten i frågan. Faktorer som också påverkar andelen faktiska barn och barntimmar per personal är barngruppens sammansättning - barnens ålder och barnens behov. I skolan anpassas organisationen efter barns funktionshinder, som t.ex. grupper för Asperger, ADHD och utvecklingsstörning. Förskolans organisation har inga liknande grupper, utan alla förskolor tar emot barn oavsett behov och eventuella funktionshinder. Det innebär att barngrupper och personal varierar mellan olika förskolor och olika avdelningar, för att erbjuda en kvalitativt bra förskola för alla barn oavsett behov. I och med detta kommer det alltid att vara en differens mellan förskolor vad gäller både planerad och faktisk närvaro. De förskolor, som har barn med särskilda behov kan ha förre barn inskrivna och/eller mer personal anställd samt har en begränsad möjlighet till samverkan med andra avdelningar p.g.a. barngruppens behov. Möjlighet att anpassa närvarande barn med närvarande personal i förskolan Resultat Undersökningen visar att 24 förskolor av 32 har 90% eller mer av planerat antal barntimmar/personal. Av de förskolor, som ligger lägre vad gäller faktiska barntimmar i förhål-

12 lande till planerade är de flesta små enheter. Vad gäller barn per personal har drygt hälften, 18 av 32 förskolor, 90% eller mer faktiska barn/personal av det planerade. När närvaroundersökningen genomfördes var förskolorna organiserade så att 24 förskolor av 32 var en- eller tvåavdelningsförskola. Detta har senare förändrats då andelen små förskolor har minskat. Analys De barn som är inskrivna i förskolans verksamhet är i åldersgruppen 1-5 år. I denna ålder är barn mer sjuka än barn i högre åldrar. Enligt statistik från Försäkringskassan togs fler dagar ut för vård av sjuka barn i februari 2013 än samma månad året innan. Fortsatt närvarouppföljning får visa hur mycket detta kan ha påverkat undersökningens utfall. Vårdnadshavare har också möjlighet att minska sin arbetstid p.g.a. föräldraledighetslagen när barnen är små. Då barngruppen minskar temporärt på en förskola, kan av naturliga skäl inte platserna återbesättas med andra barn. Det ligger i sakens natur att det faktiska barntalet varierarar i förhållande till det planerade. Bland de större och medelstora förskolonia är diskrepansen mellan antal barntimmar per personal samt antal barn per personal mindre. På dessa förskolor ligger man i genomsnitt närmre det planerade snittet, eller något högre, än vid de mindre förskolorna som i genomsnitt har både lägre barntimmar/personal samt barn/personal än planerat. På mindre förskolor är personaltätheten generellt högre p.g.a. att öppettiderna är samma på alla förskolor, oavsett stor eller liten förskola, men det finns ingen möjlighet till samordning med annan avdelning vid öppning och stängning. Flexibiliteten för personalen att ersätta en kollega vid t.ex. personalsjukdom, är mindre på små enheter. Möjligheten att täcka upp för varandra mellan förskolor utesluts p.g.a. att personalen inte är känd av barnen på samma sätt, som inom en förskola. En möjligheten att anpassa faktiska barn per faktisk personal är att andelen större förskolor, fyra till fem avdelningar, ökar. Närvarande barn/personal varierar mellan olika fritidshem Resultat Enligt Skolverkets statistik för 2012, som publicerades september 2013 är snittet för samtliga kommuner 12,5 inskrivna barn per anställd på fritidshem, vilket ska jämföras med Falkenbergs 11,7 inskrivna barn per anställd i samma statistik. Observera att i denna statistik redovisas anställd, inte årsarbetare, vilket kan innebära deltidsanställd personal och säger inget om personaltätheten. Antalet inskrivna barn per avdelning i samma statistik ligger riksgenomsnittet på 40,1 och Falkenberg ligger på i stort sett samma 40,2 barn per avdelning. Under perioden för närvaroundersökningen var 23,5 planerat inskrivna barn per årsarbetare snittet på fritidshemmen i Falkenberg. Den faktiska inskrivningen under perioden var 21,1 e-post: komnuin@ralkenberg.se

13 barn per årarbetare. I de nationella undersökningarna finns ingen siffra för planerat antal barn per dag och/eller faktiskt antal barn per årsarbetare att jämföra med. Utifrån den genomförda undersökningen av antal barn och personal i s fritidshem framgår att det faktiskta antalet barn under undersökningsperioden uppgick till 79% av planerat antal barn och 83% av planerat antal personal. Detta innebär att även om det finns en diskrepans mellan antal faktiskt närvarande barn och antal planerade så sker även en viss utjämning av personalantal. Det faktiska antalet barn per faktiskt antalet personal är 94% av det planerade i snitt i. Variationen mellan olika fritidshem är mellan 75% och drygt 100% av det planerade antal barn/personal. Det faktiska antalet barntimmar/personal är i snitt 92% av det planerade, variationen mellan olika fritidshemmen är mellan 75% och över 100%. Analys Om någon i personalgruppen är sjuk och barnantalet är lägre än planerat tillsätts vanligtvis inte vikarie för den sjuka personalen. Personal på ett större fritidshem har större möjligheter att samordna arbetet vid sjukdom bland personal samt vid öppning och stängning. I sammanställningen per fritidshem av faktiskt antal barn/personal samt faktiskt antal barntimmar per personal finns några fritidshem med fler faktiska barn och timmar än planerat. Det kan finnas olika orsaker till detta, som respektive fritidshem analyserar Är rätt schema inlämnat - planerat antal barn och tider? Undviker/kan inte fritidshem tillsätta vikarie om någon är sjuk/ledig trots att barngruppen är som planerat? Används fritidspersonal som vikarie i skolan och påverkar den faktiska personalen på eftermiddagens fritidsverksamhet? I en jämförelse mellan fritidshemmen inom framgår det att de större samt medelstora fritidshemmen i snitt hamnar närmre det planerade antalet barntimmar/personal samt barn/personal än de mindre, som har lägre barntimmar/personal samt barn/personal. "Bortfallet" av barn på fritidshem beror på andra faktorer än inom förskolans verksamhet. Vanligt är att äldre barn går till kompis eller går hem själv innan den planerade tiden för hemgång. En viktig faktor för fritidshemsbarnen är att de ska bli "utskolade" till att klara sig själva före och efter skoldagen under kontrollerade former. Denna "utskolning" är ett samarbete mellan hemmet och fritidshemmet. Målet är att rusta barnen att klara sig själva utan tillsyn av vuxen, men ändå ha en reträtt under "utskolningstiden". Antalet faktiska barn/personal varierar inte bara mellan större och mindre fritidshem utan även mellan fritidshem av samma storlek, vilket påvisar komplexiteten i frågan. Faktorer som också påverkar andelen faktiska barn och barntimmar per personal är barngruppens sammansättning, barnens ålder, barnens behov samt hur närsamhället ger möjligheter till egna aktiviteter/kompisar att leka med utanför fritidshemmet. De fritidshem, som har barn med särskilda behov kan ha färre barn inskrivna och/eller mer personal anställd samt har en begränsad möjlighet till samverkan med andra avdelningar p.g.a. barngruppens behov. e-post: komniun@falkenberg.se

14 Möjlighet att anpassa närvarande barn med närvarande personal i fritidshem Resultat Av alla förskolor i undersökningen har 10 av 18 fritidshem 90% eller mer av planerat antal barntimmar/personal. Av de fritidshem, som ligger lägre vad gäller faktiska barntimmar i förhållande till planerade är de flesta små enheter. Vad gäller barn per personal har 11 av 17 fritidshem, 90% eller mer faktiska barn/personal av det planerade. Analys Enligt statistik från Försäkringskassan togs fler dagar ut för vård av sjukt barn i februari 2013 än samma månad året innan. Fortsatt närvarouppföljning får visa hur mycket detta kan ha påverkat undersökningens utfall. Då barngruppen minskar temporärt på ett fritidshem, kan av naturliga skäl inte platserna återbesättas med andra barn. Det ligger i sakens natur att det faktiska barntalet varierarar i förhållande till det planerade, barn är sjuka och temporärt lediga. På mindre skolors fritidshem är personaltätheten generellt högre p.g.a. att öppettiderna är samma på alla fritidshem, oavsett stor eller liten skola, men det finns inte samma möjlighet till samordning vid öppning och stängning. En liten skola med få elever innebär ett litet fritidhem. Fritidshemmet måste vara öppet från till om det finns barn. Det är inte ovanligt att en pedagog öppnar och stänger med något enstaka barn. På ett större fritidshem har man fler barn i början och slutet av dagen, men genererar inte mer personalresurser. Detta är en orsak till att små enheter har en högre planerad och faktiskt barntal/personal. Flexibiliteten för personalen att ersätta en kollega vid t.ex. personalsjukdom, är också mindre på små enheter. Möjligheten att täcka upp förvarandra mellan fritidshem utesluts p.g.a. att personalen inte är känd av barnen på samma sätt, som mellan avdelningar på samma enhet. Möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. För att möjligöra kontinuerlig mätning med enkel rapportering fodras någon form av digitalt stöd. Nuvarande mätningsform är oerhört tidskrävande samt tar en stor mängd personal i anspråk. Dessutom är den inte fullt tillförlitlig, då mycket manuell hantering erfordras. I rapporten Registrering av faktisk närvaro i förskolan - vem berörs?' problematiseras det kring syftet med närvarouppföljningen. Är syftet att sänka/tillrättalägga föräldraavgiften? Är syftet att förenkla administrationen? Annat syfte? Enligt Datainspektionens dom 2 i februari 2013 kan man inte registrera barns närvaro om man inte har ett syfte. Om man inte har något syfte med registreringen är den ett onödigt intrång i den personliga integriteten anser Datainspektionen. ' Erik Löfbom, Umeå Universitet Diarienummer , Datainspektionen, Falkenberg. Telefon växel: F ax: e-post: komnuin@ralkenberg.se www. falken berg.se

15 har en beslutad hel -/deltidstaxa för förskola och fritidshem. Ett system för registrering av närvaro är beroende av hur avgiftstaxan är konstruerad. Sker debitering per närvarande timme kan föräldrar se en fördel med systemet. Betalar föräldrar däremot hel- eller deltidstaxa, kan det vara svårt att motivera föräldrar att registrera faktisk tid. I sådana fall blir det förskolepersonalens uppgift att ombestyra registreringen. Detta kommer att innebära administrativ belastning för personalen samt kan innebära förtroendeproblematik mellan föräldrar och personal om personalen har fyllt i rätt tid, något som i längden går ut över barnen. Förskole- och fritidshemsverksamheterna behöver resursplaneras för att skapa mest möjliga nytta och erbjuda en stimulerande miljö för barnen att vara och utvecklas i. Personaltäthet baseras på antal barn i förskolan respektive fritidshemmen och utgår från barnens planerade närvaro. Den största kostnaden i verksamheterna är personalkostnader, vilket innebär att ett planerat schema per barn måste finnas som underlag för personalplaneringen. Faktisk tid finns inte förrän i efterhand och då är den obetydlig för personalplaneringen. Datorer på förskolor och fritidshem möjliggör att registrera digitalt. Detta kan ske när förskolor och fritidshem har fullgoda datorer och stabil uppkoppling på alla avdelningar samt ett system som är kopplat till aktuellt verksamhetssystem, där barnen och dess scheman finns registrerade. Idag finns inte adekvata datorer och tillfredställande uppkoppling på våra förskolor och fritidshem. Administration ska inte öka, så att det tas av personalens tid med barnen. De system som finns på marknaden idag är hårt kritiserade, både vad gäller syfte och säkerhet. Behovet av säkra och administrativt enkla närvarosystem efterfrågas av många kommuner, men finns inte än på marknaden.

16 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunfullmäktige i Falkenberg FALKENBERG Uppdrag i budget Ta fram närvarograd över för inskrivna barn i förskola och fritidshem. (AU 276, KS 208) KS Beslut Kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag. Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker kommunfullmäktige besluta 1 Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med en fördjupad analys varför närvarande barn/personal varierar mellan olika enheter. 2 Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att under 2013 återkomma med ett förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan kommunens olika förskolor och fritidshem. 3 Uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att, i enlighet med uppdraget, återkomma under 2013 med en utredning om möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. 4 Uppdra åt strategienheten att i kommande budget- och prognosarbete beakta redovisat uppdrag. 5 Anteckna att redovisning av uppdraget har skett. Beslutsunderlag Uppdrag i budget fastställande av uppdragshandlingar. Dnr KS Tjänsteskrivelse från barn- och utbildningsförvaltningen Tjänsteskrivelse från strategienheten Sammanfattning av ärendet I budget 2013 fick barn- och utbildningsnämnden i uppdrag att redovisa närvarograd över tid för inskrivna barn i förskola och fritidshem, även personalbemanningen ska redovisas. Uppdraget omfattar: - Samtliga fritidshem i egen regi. - Ett urval förskolor i egen regi. Urvalet ska vara representativt beträffande antal avdelningar, geografiskt läge mm. - Faktisk närvaro för inskrivna barn ska redovisas per dag och förskola/fritidshem under minst två månader.

17 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunfullmäktige i Falkenberg FALKENBERG forts I samma redovisning per dag och förskola/fritidshem ska antal schemalagd personal redovisas. Här ska också anges vilken personalkategori som avses. - Uppdraget ska redovisas så att det enkelt går att matcha faktisk närvaro för barn med personalredovisning för varje förskola/fritidshem och dag. - Utreda möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering. Barn- och utbildningsförvaltningen har mätt närvarograd för inskrivna barn och personalbemanning under 2 månader våren Samtliga kommunala förskolor och fritidshem är redovisade förutom 2 fritidshem. Ekonomi Rapporten i sig påverkar inte kommunens ekonomi men i kommande budget- och prognosarbete bör hänsyn tas till underlaget. Övervägande Enligt rapporten går det nationellt 5,3 barn per årsarbetare i förskolan, i Falkenberg är genomsnittet 4,6 faktiskt närvarande förskolebarn per årsarbetare men 5,0 barn per årsarbetare för planerat antal barn. I genomsnitt var 78 % av de planerade förskolebarnen närvarande och 86 % av den planerade personalen var närvarande. Man konstaterar att både närvarande barn och närvarande personal är lägre än planerat vilket gör att frånvaron i viss mån tar ut varandra. När man procentuellt jämför antal närvarande barn med närvarande personal ser man att talet varierar mellan 81 % och 117 % på de redovisade förskolorna. Förvaltningen för ett resonemang varför variationen mellan förskolorna är så pass stor men någon klar slutsats finns inte. Enligt rapporten är det nationella snittet för fritidshemmen 19,7 barn per årsarbetare, i Falkenberg är genomsnittet 21,1 faktiskt närvarande barn per årsarbetare men 23,5 barn per årsarbetare planerat för antal barn. I genomsnitt var 79 % av de planerade barnen närvarande och 84 % av den planerade personalen var närvarande. Man konstaterar även här att både närvarande barn och närvarande personal är lägre än planerat vilket gör att frånvaron i viss mån tar ut varandra. När man procentuellt jämför antal närvarande barn med närvarande personal ser man att talet varierar mellan 69 % och 152 %. Förvaltningen för även här ett resonemang varför variationen mellan fritidshemmen är så pass stor men någon klar slutsats finns inte. I uppdraget ingick att utreda möjligheten till kontinuerlig mätning för enkel rapportering men förvaltningen nöjer sig med att konstatera att ett enkelt digitalt verktyg vore önskvärt.

18 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunfullmäktige i Falkenberg FALKENBERG forts 151 Förvaltningen har inte redovisat något resonemang eller förslag hur man bättre kan anpassa närvarande barn med närvarande personal för att utjämna differensen mellan de olika förskolorna och fritidshemmen. Man gör inte heller någon närmare analys varför närvarande barn/personal varierar mellan enheterna. Vid protokollet Henrik Lundahl Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Barn- och utbildningsnämnden Strategienheten

19 Tjänsteskrivelse Datum FALKENBERG Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Cecilia Kjellgren 0346-CK Närvarograd för inskrivna barn på fritidshem och förskolor i relation till schemalagd personalbemanning Uppdrag Barn- och utbildningsnämnden har fått i uppdrag att redovisa närvarograd över tid för barn inskrivna i förskola och fritidshem, där även personalbemanningen ska redovisas. Data för närvarograd över inskrivna barn samt personalbemanning skedde mellan v. 4 och v (med undantag av v. 8) på samtliga förskolor och fritidshem i Falkenbergs kommun. Notera att data för Årstadsskolans och Schubergstorpskolans fritidshem saknas. Barn och personal på förskolorna Enligt nationell statistik går det fler barn än någonsin tidigare i förskolan. I nationellt genomsnitt går det 5,3 barn per årsarbetare i förskolan, ett antal som har ökat sedan För undersökningsperioden ligger nära detta snitt med 4,6 barn per personal, där dock antalet planerade barn är 5. Utifrån den genomförda undersökningen av antal barn, personal samt antal barntimmar på samtliga förskolor i framgår det dels att det faktiskta antalet barn under undersökningsperioden uppgick till 822 medan det planerade antalet var 1048, det vill säga 78% av planerat antal barn. Inte bara barnantalet är lägre än planerat, även personalantalet går ner; då antalet planerad personal under undersökningsperioden låg på 209,3 var det faktiska personalantalet enbart 179,6. Detta innebär att även om det finns en diskrepans mellan antal faktiskt närvarande barn och antal planerade så sker även en viss utjämning av personalantal. Det kan därmed sägas att det på förskolorna verkar finnas en någon form av anpassning för att den faktiska närvaron för inskrivna barn ska matcha personalbemanningen. Det finns dock tendenser till skillnader mellan större förskolor med fler avdelningar och mellan de mindre med bara en till två avdelningar. Bland de större och medelstora förskolorna är diskrepansen mellan antal barntimmar per personal samt antal barn per personal mindre. På dessa förskolor ligger man i genomsnitt närmre det planerade snittet, eller något högre, än vid de mindre förskolorna som i genomsnitt har både lägre barntimmar/personal samt barn/personal än planerat. Detta kan bero på att det är högre personaltäthet på mindre förskolor generellt. En möjlig förklaring är även att samordningsmöjligheterna underlättas på större enheter. Flexibiliteten för personalen att hoppa in på en annan avdelning vid t.ex. personalsjukdom eller vid andra tillfällen då en utjämning kan behövas kan ofta vara högre på större enheter. Det är dock viktigt att poängtera att det även finns enheter som sticker ut åt motsatt håll på både mindre och större enheter, vilket visar på komplexiteten i frågan www. falkenberg. se

20 och att det troligtvis är flertalet varierande faktorer som spelar in på antal barntimmar/personal och antal barn/personal på de olika enheterna. Figur 1 Förhållandet mellan planerat och faktiskt barntimmar/personal förskolor % Barn och personal i fritidshemmen Nationellt sett har antalet fritidshem inklusive personal under flera år minskat medan antalet inskrivna elever stadigt ökat, vilket också gäller för. Falkenbergs kommun ligger relativt nära riksgenomsnittet; för riket ligger snittet på 19,7 barn per årsarbetare medan Falkenberg för undersökningsperioden har 21,5 barn per personal. Dessutom är diskrepansen mellan antal planerat inskrivna barn och antalet faktiskt inskrivna liksom antalet planerad personal och det faktiska antalet ungefär lika stor som hos förskolorna. Statistiken från undersökningsperioden visar att antalet planerat inskrivna barn låg på 982 medan den faktiska siffran var 777. En minskning i antal är också tydlig på personalsidan, där antal planerad personal var 41,8 och faktisk antal låg på 35,1. I en jämförelse mellan fritidshemmen inom framgår det att det finns en variation bland de större fritidshemmen vad gäller barntimmar/personal. Det framgår dock att de större samt medelstora fritidshemmen i snitt hamnar närmre det planerade antalet barntimmar/personal samt barn/personal än de mindre, som har lägre barntimmar/personal samt barn/personal. "Bortfallet" av barn på fritidshem kan bero på andra faktorer än på förskolorna. Exempelvis händer det att större barn går hem tidigare från fritidshemmen själva eller med kompisar och därmed inte stannar planerad tid.