Marks kommun. Rutiner för statsbidrag inom flyktingmottagandet

Transkript

1 Rutiner för statsbidrag inom flyktingmottagandet Revisionsrapport Marks kommun Henrik Bergh November 2016 Rutiner för statsbidrag inom flyktingmottagandet

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat KOMMUNSTYRELSEN Övergripande ansvarsfördelning Organisation för flyktingverksamhet Skriftliga rutiner och anvisningar Vår kommentar Automatiskt utbetald schablonersättning år Fördelning av erhållen schablonersättning Total periodisering av ersättningar i bokslut år Periodisering av ersättningar - kommunstyrelsen Vår kommentar Intern kontrollplan- kommunstyrelsen Vår kommentar ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Övergripande ansvarsfördelning Skriftliga rutiner och anvisning för ansökan om ersättning Vår kommentar Ansökan om ersättning år Vår kommentar Periodisering av ersättning år 2015 Överförmyndar-nämnden Intern kontrollplan - överförmyndarnämnden Vår kommentar BARN OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Övergripande ansvarsfördelning Organisation för flyktingverksamheten Skriftliga rutiner och anvisningar för ersättningar Vår kommentar Ansökan om ersättning år Ansökan om statsbidrag från skolverket Periodisering av ersättning år av 45

3 Vår kommentar Intern kontrollplan barn-och utbildningsnämnden Vår kommentar SOCIALNÄMNDEN Övergripande ansvarsfördelning Organisation för flyktingverksamheten Skriftliga rutiner för ansökan om ersättning Vår kommentar Automatiskt utbetald schablonersättning år Ansökan om ersättning år Övriga ersättningar inom flyktingverksamheten Vår kommentar Periodisering av ersättning år socialnämnden Vår kommentar Redovisning av osäkra fordringar Vår kommentar Intern kontrollplan- socialnämnden Revisionell bedömning GRANSKNINGSBILAGOR Granskningsbilaga Granskningsbilaga Granskningsbilaga Granskningsbilaga Granskningsbilaga Granskningsbilaga Granskningsbilaga av 45

4 1. Sammanfattning När det gäller det praktiska mottagande av nyanlända så arbetar kommunen tillsammans med ett antal Sjuhäradskommuner via Boråsregionens etableringscenter (BREC) baserat ett samverkansavtal som godkänts av kommunstyrelsen. Delar av kommunens schablonersättning från Migrationsverket, går till att finansiera BREC och eventuellt överskott skall betalas tillbaka till kommunen. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för flyktingverksamheten och det kommunala samordningsansvaret vid mottagandet av flyktingar ligger organisatoriskt under kommunstyrelsen. Kommunens nämnder inklusive kommunstyrelsen är ansvariga för att driva verksamheten och ansvarar också för att upprätta ansökan om statsbidrag från Migrationsverket inom sina ansvarområden. De berörda nämnderna är i detta sammanhang överförmyndarnämnden, socialnämnden samt barn och utbildningsnämnden. Revisionsfråga Granskningen syftar till att pröva om berörda nämnder har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningarna inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till. Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att den interna kontrollen i Marks kommun vad gäller ansökan om statsbidrag inom flyktingmottagandet i allt väsentligt fungerar bra men den kan förbättras på vissa områden. Bedömningen är baserad på nedanstående kontrollmål som mer i detalj redovisas i revisionsrapporten under rubriken granskningsresultat. Kontrollmål: Finns det skriftliga rutiner och anvisningar för statsbidrag inom flyktingmottagandet Kommunens nämnder har arbetat med att ta fram skriftliga rutiner för ansökan om statsbidrag från Migrationsverket. Vår övergripande bedömning är att det i flera fall saknas skriftliga anvisningar och arbetsinstruktioner som samlat beskriver hela rutinkedjan för varje enskilt statsbidrag från bevakning och ansökan till bokföring och diarieföring samt arkivering. Socialnämndens delegationsordning är otydlig gällande vem som formellt har ansvaret för att upprätta och skriva under en ansökan om ersättning. 3 av 45

5 Kontrollmål: Finns det rutiner för periodisering av statsbidrag inom flyktingmottagandet Kommunens nämnder har rutiner för att periodisera statsbidrag inom flyktingmottagandet men vår övergripande bedömning är att det finns områden där det finns skäl att ytterligare förbättra rutinerna. Kommunstyrelsen har en kortfristig skuld om cirka 7,5 mkr avseende utbetald schablonersättning från Migrationsverket som är hänförlig till år 2012 och tidigare år och som ännu inte har resultatredovisats. Barn- och utbildningsnämnden har i bokslutet år 2015 inte fordringsbokfört en ansökan om ersättning från Migrationsverket för år 2015 som uppgår till kr. Socialnämnden har i bokslutet år 2015 inte fordringsbokfört en ansökan om ersättning från Migrationsverket för år 2015 som uppgår till kr. Socialnämnden tillämpar en försiktighetsprincip som innebär att man redan innan uppbokning tar bort osäkra poster i ansökan om statsbidrag från Migrationsverket. Rekommenderad princip är att man bokar upp hela det ansökta beloppet och sedan bokar bort alla osäkra fordringar. I socialnämndens bokslutsbilaga så finns det inte heller någon samlad förteckning över summan osäkra inte uppbokade statsbidrag från Migrationsverket och enligt ekonom så finns det inte heller någon avstämd förteckning på socialförvaltningen. Vi har vid granskning av socialnämnden funnit exempel på osäkra inte uppbokade statsbidragsfordringar om kr som är hänförliga till ansökan om ersättning från Migrationsverket för år Av detta belopp hade vid granskningstillfället kr utbetalts under år Överförmyndarnämnden bokför kostnader och ansökan om ersättning för sista kvartalet först på nästkommande verksamhetsår. Detta beror på att gode män lämnar in sina kostnadsanspråk för kvartal 4 i efterhand Kontrollmål: Finns området rutiner för statlig ersättning inom flyktingmottagandet med i nämndernas interna kontrollplaner Kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden samt barn- och utbildningsnämnden har hittills inte haft med rutiner för statlig ersättning inom flyktingmottagandet i sina interna kontrollplaner. Rekommendationer Vi rekommenderar att det upprättas skriftliga rutiner och arbetsinstruktioner för varje enskilt statsbidrag där man kan följa hela rutinkedjan från bevakning och ansökan till bokföring och diarieföring samt arkivering. 4 av 45

6 Vi rekommenderar att det upprättas en kommungemensam checklista över vilka moment som bör ingå i en skriftlig rutin för statsbidragsansökan. Vi rekommenderar att det upprättas en samlad förteckning över alla flyktingbidrag i kommunen där det också finns en hänvisning till aktuella skriftliga ansökningsrutiner. Vi rekommenderar att det upprättas en samlad förteckning över vilka som ansvaret för att bevaka nytillkommande statsbidrag samt uppdatera skriftliga rutiner för ansökan om statsbidrag. Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att om möjligt periodisera alla ersättningsberättigade kostnader och intäkter för flyktingverksamhet till rätt verksamhetsår i syfte att uppnå en mer rättvisande redovisning. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att resultatredovisa den kortfristiga skulden för schablonersättning från Migrationsverket om kr hänförlig till år 2012 i likhet med vad som tidigare skett med motsvarande utbetalda schablonersättningar från och med år Vi rekommenderar berörda nämnder att finna rutiner som säkerställer att samtliga ansökta bidrag inom flyktingverksamheten blir rätt periodiserade och fordringsbokförda i bokslut. Vi rekommenderar socialnämnden att boka upp alla ansökta bidrag samt därefter boka bort den del som man av försikthetskäl bedömer som osäkra samt i bokslutsbilaga tydligt ange summa som skiljer mellan ansökt och fordringsbokfört belopp. Vi rekommenderar av försiktighetsskäl både socialnämnden samt överförmyndarnämnden och barn- och utbildningsnämnden att säkerställa att nämndernas delegationsordningar och tillämpade rutiner är korrekta vad gäller det formella ansvaret att upprätta en ansökan om statsbidrag. Vi rekommenderar kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden samt barn- och utbildningsnämnden att ta med kontrollområdet ansökan om bidrag från Migrationsverket i sina kommande interna kontrollplaner. 5 av 45

7 2. Inledning 2.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har gett i uppdrag att granska rutiner och intern kontroll för ansökan om statsbidrag för flyktingverksamhet. Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter 1 december 2010, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter medan andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Ersättningar som rör kommunmottagna personer med uppehållstillstånd (inklusive anhöriga och ensamkommande barn) regleras i den så kallade nya ersättningsförordningen om statlig ersättning för vissa utlänningar. (Ny ErsF). Den gäller samtliga personer som tagits emot efter den 1 december När det gäller ersättning för personer som tagits emot dessförinnan gäller fortfarande den förra ersättningsförordningen (ErsF). Ersättningar som rör asylsökande (inklusive ensamkommande barn i kommunen) regleras i den så kallade asylersättningsförordningen avseende statlig ersättning för asylsökande med flera (Asyl ErsF9) Revisionsfråga Granskningen syftar till att pröva om berörda nämnder har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningarna inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till Revisionskriterier För att kunna besvara den övergripande revisionsfrågan har följande revisionskriterier utarbetats: Finns det ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grundersättning och schablonersättning inom flyktingmottagandet. Finns det ändamålsenliga rutiner för ansökan om ersättning för ersättningsberättigade kostnader inom flyktingmottagandet. Omfattas statliga ersättningar inom flyktingmottagandet av nämndernas interna kontrollplaner. 6 av 45

8 2.4. Metod och avgränsning Frågor om rutiner har översänds till berörda förvaltningar och intervjuer samt genomgång av dokument och ekonomisk redovisning har genomförts med berörda tjänstemän. Granskningen har avgränsats till att översiktligt beskriva de rutiner som tillämpas för ansökan om statlig ersättning från Migrationsverket. Vi har inte kontrollerat och verifierat om man ansökt om ersättning för samtliga bidragsberättigade kostnader. Granskningen har inriktats mot tillämpade rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket för år 2015 och granskningen har påbörjats under april månad år 2016 och har i allt väsentligt avslutats under augusti månad år av 45

9 3. Granskningsresultat 3.1. KOMMUNSTYRELSEN Övergripande ansvarsfördelning Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för flyktingverksamheten och det kommunala samordningsansvaret vid mottagandet av flyktingar ligger organisatoriskt under kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret har det kommunala samordningsansvaret kring mottagandet av nyanlända som bosätter sig i kommunen och mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar, detta utifrån helhetsperspektivet. Kommunens nämnder och bolag är ansvariga för att driva verksamheten Organisation för flyktingverksamhet Kommunstyrelsens arbetsutskott har det samlade politiska ansvaret för flyktingmottagande och integration. Arbetsutskottet bjuder in samtliga presidier till regelbundna samverkansträffar för intern kommunikation, dialog och information kring dessa frågor. Koncerngruppen ansvarig för att samverka, medverka och följa upp organisering och genomförande av insatserna på förvaltnings-, bolags- samt verksamhets nivå. Utifrån ett helhetsperspektiv är kommunledningskontoret den förvaltning som har samordningsansvar för det kommunala flyktingmottagandet och integrationen, såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt. Det gäller nyanlända (så kallade EBO, ABO, Kvot och anhöriginvandring samt sekundärer) under etableringstiden samt asylsökande ensamkommande barn och barn med uppehållstillstånd. Överförmyndarverksamheten ligger under överförmyndarnämnden men verksamheten drivs av kommunledningskontoret. Boråsregionens etableringscenter (BREC) När det gäller det praktiska mottagande av nyanlända så arbetar kommunen tillsammans med ett antal Sjuhäradskommuner via Boråsregionens etableringscenter (BREC) baserat på beslut i kommunstyrelsen samt ett tillhörande samverkansavtal som undertecknats av kommunchef. I samverkansavtal framgår bland annat att rutiner och policys och andra styrdokument för personalen skall upprättas och de finns fastställda av Borås kommun. Ekonomiska frågor sköts av respektive kommun. Ett nytt samverkansavtal som ersätter det gamla har upprättas att gälla från och med år 2016 och tillsvidare. I avtalet framgår bland annat att kommunen åtar sig att genom detta avtal följa upp verksamheten genom representanter i det politiska etableringsrådet samt i BREC:s beredningsgrupp. 8 av 45

10 Av samordningsavtalet framgår också att delar av kommunens schablonersättning, som fastställs av Migrationsverket, går till att finansiera BREC. Storleken på ersättningen till BREC fastställs av Arbetslivsnämnden i Borås efter förslag från etableringsrådet som bygger på självkostnadsprincipen. Ersättningens beräkning framgår av årligen fastställd verksamhetsplan och eventuellt överskott betalas tillbaka till kommunen Skriftliga rutiner och anvisningar Vi har efterfrågat men inte erhållit någon fastställd skriftlig rutin och anvisning för kontroll av automatiskt utbetalda schablonersättningar. Enligt kommunledningskontoret så tillämpas följande kontrollrutin: I samband med att Migrationsverket en gång i månaden förser kommunledningskontoret med ett utbetalningsunderlag matas informationen in i ett Excel ark. Erhållet belopp kontrolleras av kommunledningskontoret medan BREC stämmer av att individerna som kommunen fått ersättning för är i etablering. BREC stämmer också av uppgifterna i Excel arket med sitt verksamhetssystem och vid eventuella avvikelser rapporterar BREC det till Marks kommun, som i sin tur kontaktar Migrationsverket Vår kommentar Vi rekommenderar kommunstyrelsen att upprätta och fastställa skriftliga rutiner och arbetsinstruktioner för uppföljning av utbetald ersättning för varje typ av aktuell schablonersättning från Migrationsverket Automatiskt utbetald schablonersättning år 2015 J. Grundersättning för nyanlända personer med uppehållstillstånd Marks kommun erhöll under år 2015 sammanlagt kr i grundersättning för nyanlända med uppehållstillstånd. Grundersättningen gick oavkortat till BREC. K. Schablonersättning för etablering och introduktion Marks kommun erhöll under år 2015 sammanlagt kr i schablonersättningen för etablering och introduktion. Den särskilda schablonersättningen för flyktingmottagande utbetalas automatiskt av Migrationsverket månadsvis under en tvåårsperiod med ett visst fastställt belopp för respektive mottagen flykting. Ersättningen skall finansiera kommunens etableringsinsatser för de anlända flyktingarna praktiskt mottagande, introduktion i skolan, SFI och samhällsorientering, m.m. M. Prestationsbaserad ersättning Från år 2014 utbetalas en prestationsbaserad ersättning och för Marks kommun uppgick denna ersättning under år 2015 till kr. 9 av 45

11 L. Grundersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd Marks kommun erhöll under år 2015 sammanlagt kr som en schablonersättning för initiala kostnader för introduktion eller så kallad glappersättning. Den schabloniserade grundersättningen skall täcka kommunernas initiala kostnader för ekonomiskt bistånd innan etableringsinsatser kommer igång Fördelning av erhållen schablonersättning Verksamheten vid Boråsregionens Etableringscenter (BREC) finansieras bland annat genom att man erhåller del av schablonersättningen vilket regleras genom avtal med BREC I september beslutade kommunstyrelsen om principer för fördelning av schablonersättning. Därefter har procentsatsen enligt kommunledningskontoret ändrats i samband med att verksamhet flyttats mellan olika delar i organisationen. Fördelad schablonersättning för år 2015 innefattar schablonersättning för etablering och introduktion ( kr), Prestationsbaserad ersättning ( kr), Grundersättning för initiala kostnader ( kr). Under år 2015 har fördelningen av schablonersättningar skett enligt följande tabell. Tabellen skall läsas så att av Marks kommuns andel så fördelas detta vidare till respektive nämnd med viss angiven procentandel av kommunens belopp. Redovisning i procent BREC Mark BUF SOC KLK Ensamkommande barn, PUT 1 60 % 40 % Nyanlända flyktingbarn 0,05 0,95 90 % 10 % Nyanlända vuxna 0,25 0,75 65 % 25 % 10 % Nyanlända äldre 0,25 0,75 90 % 10 % Glappersättning 100 % Under 25 % 1 90 % 10 % ABO Prestation vuxen 0,25 0,75 10 % ABO Prestation barn 0,05 0, % Konteringssträng 2015 men kodsträngen kan ha förändrats löpande under år KLK: /-/-/-/63 BUF, grundskola: /-/6412/-/63 BUF, SFI: /-/6362/-/63 SOC: /-/7415/-/63 Extra statsbidrag för flyktingmottagande I december månad erhöll Marks kommun 26,3 mkr i extra statsbidrag för flyktingmottagande. Bidraget har huvudsakligen periodiserats till år 2016 vilket är i enlighet med gällande rekommendationer och 1 mkr har resultatförts på år Kommunstyrelsen har beslutat om hur 25,3 mkr som periodiserats till år 2016 skall disponeras. 10 av 45

12 Total periodisering av ersättningar i bokslut år I bokslutet år 2015 finns följande bokförda skulder och fordringar avseende ersättning från Migrationsverket. För skulder har vi även tagit med IB poster Balansposter IB 2015 UB 2015 Konto Kommentar Bonusar från Migrationsverket med anledning av ett högt mottagande (KLK) förutbetalda intäkter Förordning (2010: 1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar 14 m.fl. Motiveringen till periodiseringen är att dessa pengar ska komma verksamheten till gagn vilket ännu inte av olika anledningar har kunnat ske. Återbetalning från Borås Regionensetablerings center (BREC) (KLK) "Gamla" ersättningar från Migrationsverket hänförliga från 2012 och tidigare förutbetalda intäkter Statsbidrag flyktingverksamhet Överskott från tidigare år i Borås Regionenetableringscenter(där Mark är medlemmar). Medlen har bland annat använts till en tjänst som etableringssamordnare, vars syfte är att underlätta arbetet med mottagandet. Under flertalet år balanserades mottagna medel från Migrationsverket och intäkterna resultatfördes i den mån kostnader uppstod. Detta tillvägagångssätt resulterade i att balanskontot växte för varje år. År 2013 ändrades hanteringen av erhållna medel från Migrationsverket till att direkt resultatbokföras. Schablonersättning BUN (se F) Utredningar ensamkommande barn Inkomstförskott Ink.förs SN Summa skuld Upplupna intäkter flyktingbidrag (SN) Grundersättning PUT + asylplatser (SN) Summa fordran Fordran Fordran av 45

13 Till ovanstående summa fordringsbelopp om kr skall också läggas de kr som överförmyndarverksamheten har fordringsbokfört i bokslutet år 2015 för ansökan om ersättning från Migrationsverket för ersättningsberättigade kostnader för god man Periodisering av ersättningar - kommunstyrelsen För att uppnå rättvisande räkenskaper så skall fordringar och skulder hänföras till rätt år. Kommunledningskontoret har ingen fordran på Migrationsverket eftersom december månads ersättning inbetalades och redovisades på år Bland kommunens kortfristiga skulder finns en schablonersättning från Migrationsverket om kr som är hänförlig till år 2012 eller tidigare år. Denna skuldpost avser schablonersättning som utbetalas under en tvåårs period från det flyktingen anlänt till kommunen i syfte att under denna period användas för etablering och introduktion Vår kommentar Vi rekommenderar kommunstyrelsen att resultatredovisa den skuldbokförda schablonersättningen för år 2012 om kr på samma sätt som tidigare skett med utbetald schablonersättning från år Intern kontrollplan- kommunstyrelsen Hittills har området kontroll av ansökningsrutiner för statsbidrag inte funnits med i kommunstyrelsens interna kontrollplan. Ekonomichef vill i detta sammanhang ändå framhålla att kommunstyrelsens arbetsutskott begärt att få månadsrapporter över den totala ekonomiska situationen vad gäller flyktingmottagning och det inkluderar då även redovisning över ansökan om statsbidrag för flyktingverksamhet från Migrationsverket Vår kommentar Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar med kontrollområdet rutiner för ansökan om statsbidrag i kommande interna kontrollplaner ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN Övergripande ansvarsfördelning Överförmyndarnämnden ansvarar för verksamheten med gode män och kan därför också söka ersättning från Migrationsverket för gode mäns kostnader för ensamkommande barn Skriftliga rutiner och anvisning för ansökan om ersättning I Marks kommun använder överförmyndarsekreteraren återsökningsfunktion och manual i verksamhetssystemet Wärna vid ansökan om ersättning för flyktingverksamhet. Det finns däremot vad vi kunnat utläsa däremot inte någon samlad skriftlig instruktion för ansökan om ersättning från Migrationsverket. 12 av 45

14 Vår kommentar Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att upprätta och fastställa skriftliga rutiner för varje typ av aktuell ersättning från Migrationsverket där man kan följa hela kedjan från ansökan och påskrift till uppföljande kontroll och diarieföring och arkivering Ansökan om ersättning år 2015 U. Ansökan om statlig ersättning för kostnader för god man till ensamkommande barn. Ansökan om ersättning baseras på verksamhetens ersättningsberättigade kostnader som finns tillgängliga för respektive kvartal avseende god man till ensamkommande barn samt tolkfakturor. Då gode män lämnar in sina kostnadsanspråk i efterhand så har överförmyndanämnden inte bokfört ersättningsberättigad kostnad och tillhörande ansökan om ersättning för kvartal 4 på verksamhetsår Istället tillämpas en rutinen där ansökan ersättningar från Migrationsverket för kvartal 4 år 2015 tas med i ansökan för år Under 2015 har överförmyndarverksamheten således bokfört intäkter från Migrationsverket för ersättningsberättigade kostnader som har uppkommit under kvartal 4 år 2014 till och med kvartal 3 år Under år 2015 redovisade överförmyndarnämnden intäkter från flyktingverksamheten om totalt kr för perioden kvartal 4 år 2014 till kvartal 3 år Av detta belopp utgör cirka kr överförmyndarnämndens ansökan om ersättning från Migrationsverket. Resterande belopp om avsåg fakturering till andra kommuner som också kan kopplas till flyktingverksamheten. Vi har i detta sammanhang inte granskat om det finns någon skriftlig rutin och anvisning för den fakturering som sker till andra kommuner kopplat till ersättningar för flyktingverksamheten och som i bokslutet år 2015 är fordringsbokfört med sammanlagt kr Vår kommentar Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att om möjligt periodisera både kostnader och intäkter för kvartal 4 till rätt verksamhetsår Periodisering av ersättning år 2015 Överförmyndarnämnden I bokslutet år 2015 har överförmyndarverksamheten fordringsbokfört intäkter om totalt kr. Av detta belopp är kr direkt eller indirekt hänförliga till flyktingverksamheten enligt följande: kr avser fakturering till andra kommuner kopplade till ersättning från Migrationsverket och avser kvartal 4 år 2014 samt kvartal 1-2 år 2015). 13 av 45

15 kr avser ännu inte utbetalda ansökningar om ersättning från Migrationsverket för år Av de kr utgör kr resterande ännu inte utbetalt belopp för ansökan avseende kvartal 3 år 2015 och kr utgör resterande ännu inte utbetalt belopp för ansökan avseende kvartal 1-2 år Därtill kommer kr som avser ansökan av äldre belopp från Migrationsverket innefattande kvartal 4 år 2014 samt kvartal 1-2 år 2015 (vilka tidigare inte varit uppbokade i delårsbokslutet år 2015). Överförmyndarverksamheten anger att återsökning sker på utbetalt arvode till gode män. När dessa inte har inkommit med kvartalsräkningar finns inga underlag att göra uppbokningar på Intern kontrollplan - överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden har fastställt interna kontrollplaner i sin nämndplan men denna innehåller inga kontroller av ansökan om ersättning från Migrationsverket Vår kommentar Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att ta med kontrollområdet rutiner för ansökan om statsbidrag i kommande interna kontrollplaner BARN OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Övergripande ansvarsfördelning Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för bland annat förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasie- och gymnasiesärskola samt Vuxenutbildning och SFI (där det är möjligt att söka statlig ersättning för asylsökandes skolgång). Verksamheten bedrivs inom barn- utbildningsförvaltningen på uppdrag av nämnden Organisation för flyktingverksamheten Barn- och utbildningsförvaltningen har vid vår granskning meddelat att organisationen för flyktingverksamheten inte skiljer sig organisatoriskt och ansvarsmässigt från övrig verksamhet Skriftliga rutiner och anvisningar för ersättningar Barn- och utbildningsförvaltningen har fram till år 2015 inte haft någon tydlig rutin för exempelvis när ansökan om schablonersättning för asylsökande barn och ungdomar senast skall upprättas och inlämnas till Migrationsverket. Vid vår granskning under år 2016 så har vi fått ta del av tre olika exempel på rutinbeskrivningar (se bilaga 3, 4 och 5). 14 av 45

16 Rutiner kring flyktingmottagande, ersättningar (granskningsbilaga 3) Det finns nu en uppdaterad skriftlig rutinanvisning Rutiner för flyktingverksamhet innefattande flera typer av statsbidrag inom flyktingverksamheten som övergripande anger vilka rutiner som skall tillämpas vid ansökan om statsbidrag. Av de upprättade rutinerna framgår som exempel bland annat följande: Från och med år 2016 så skall ansökan om schablonersättning ske vid utgången av det kvartal som ansökan avser och förvaltningsekonom har fått ansvar för att bevaka att ansökan upprättas. Rektor och förskolechef är ansvarig för att ansökan upprättas för schablonersättning för asylsökande barn och ifyllnad av ansökan upprättas av skolans/förskolans assistenter. Rektor som tror sig ha extraordinära kostnader för flyktingverksamheten skall kontakta förvaltningsekonom som gör en ansökan om ersättning. Förvaltningschef har delegation på att ansöka om ersättning från Migrationsverket. Detta ansvar har förvaltningschef vidaredelegerat till rektor för SFI som har ansvar för att ansöka om ersättning och statsbidrag inom skolområdet. Därutöver finns det även andra ersättningar där ansvaret för upprättande av ansökan exempelvis kan åvila förvaltningschef men där själva ansökan upprättas av administrativ chef tillsammans med förvaltningsekonom. Processkartläggning (granskningsbilaga 4) Barn-och utbildningsförvaltningen har genomfört en processkartläggning som i olika steg och på ett tydligt sätt anger olika steg i hur arbetet skall bedrivas vad gäller nyanlända flyktingbarn och det finns också länkar till information om aktuella statsbidrag. Generell kartläggning av rutiner för statsbidrag (granskningsbilaga 5) Barn-och utbildningsförvaltningen har också upprättat en generell kartläggning och mall för rutiner avseende samtliga statsbidrag som varit aktuella under 2015/2016 inom barn-och utbildningsförvaltningen. Denna mall för statsbidrag innehåller många av de delar som bör finnas med i en skriftlig instruktion för ansökan om statsbidrag. Här anges vem som är ansvarig för bevakning av vilka statsbidrag som ska påföras listan är en namngiven utvecklingsledare. I mallen anges också vem som är ansvarig för ansökan, datum för ansökan/rekvirering/utbetalning/när beslut förväntas, ansvarig för kontroll av inbetalning och bokföring, belopp, period, datum för eventuell återredovisning, risk för eventuell återbetalningsskyldighet. 15 av 45

17 Enhetschef på central förvaltning har vid faktakontroll lämnat följande kommentar: Det finns en färdigställd processkartläggning plus information på intranätet med skriftliga rutiner som finns digital. Alltså inte på papper enbart även om de förstås går att skriva ut och sen gör vi hela tiden justeringar i våra rutiner om det visar att behov finns Vår kommentar Vår samlade bedömning är att barn och utbildningsförvaltningen skulle vara betjänt av mer enhetliga skriftliga rutiner och arbetsinstruktioner för varje enskilt statsbidrag där man i ett enda dokument från ax till limpa kan följa vilka rutiner som skall tillämpas från ansökan till diarieföring och arkivering, mm Vi rekommenderar barn och utbildningsnämnden att upprätta och fastställa enhetliga skriftliga rutiner och arbetsinstruktioner för varje enskilt statsbidrag där man kan följa hela kedjan från ansökan och påskrift till uppföljande kontroll och diarieföring och arkivering Ansökan om ersättning år 2015 R. Schablonersättning för asylsökande barn och ungdomar. Enligt utbildningsförvaltningen uppgår ansökta och utbetalade schablonbeloppet för asylsökande barn under år 2015 till cirka kr. Den ansökta ersättningen har enligt utbildningsförvaltningen utbetalats av Migrationsverket under år 2015 varför någon uppbokning av inkomstrest inte har behövt göras i bokslutet år Vi har efterfrågat en uppställning av ansökt belopp per skolform fördelat på vårtermin och hösttermin år 2015 och har då erhållit följande svar. FÖRSKOLA: Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum GRUNDSKOLA: Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Uppgift ansökan saknas Utbetalt: kr Datum Summa kr 16 av 45

18 Vi har inte kunnat erhålla uppgift om ansökt belopp för vårtermin och hösttermin fördelat på de olika skolformerna för år Utbildningsförvaltningen har i sitt svar bifogat följande kommentar: - Under år 2015 behölls ansökningarna på berörda skolar varför vår efterfrågade information gällande ansökningsperiod (VT och HT) och belopp inte kan lämnas utan att särskilt efterfråga detta på respektive skola. - Enligt de nya rutinerna som gäller från år 2016 så skall alla ansökningar diarieföras vilket då kommer att underlätta sökning av de uppgifter som vi efterfrågat gällande det belopp som angivits i ansökan till Migrationsverket. Vid vår granskning har det också framkommit att utbildningsförvaltningen har ansökt om ersättning för Fritsla grundskola om 280 tkr samt gymnasiet om 235 tkr (som båda avser år 2015) och som inte är uppbokad som en inkomstrest i bokslutet år Exempelvis upprättades ansökan om ersättning för 4 kvartalet år 2015 avseende Fritslaskolan först i mars år 2016 (istället för direkt efter kvartal 4) vilket medfört att beloppet inte blev fordringsbokfört bokslutet år S. Ersättning för extraordinära utbildningskostnader för asylsökande barn. Granskning i andra kommuner har i flera fall visat att man inte haft några extraordinära kostnader vilket man angivit ofta har berott på att det inte har funnits några tydliga instruktioner kring vem som har ansvar för att bevaka detta. Barn- och utbildningsförvaltningen har vid vår granskning meddelat att man inte upprättar någon ansökan om ersättning för extraordinär utbildningskostnader då man hittills inte har haft några sådana kostnader. Enligt förvaltningsekonom så kommer utbildningsförvaltningen däremot från och med år 2016 att upprätta en ansökan om extraordinära utbildningskostnader avseende lokalkostnader inklusive IT. Enligt förvaltningsekonom så skall ansvarig rektor meddela förvaltningsekonom om extraordinära kostnader varefter ekonom sedan upprättar själva ansökan. Eftersom verksamheten kring flyktingmottagande ändras och utökas snabbt så har man också genom påminnelser och information till rektorerna kontrollerat att rektorerna bevakar detta. Förvaltningsekonom uppger också att det gjorts uppföljande kontroller av hur verksamheten fungerat under tidigare år jämfört med Migrationsverkets definition av extraordinära kostnader. 17 av 45

19 Skolskjutsar Det finns möjlighet att söka ersättning för asylsökande barn som går i grundsärskola och som nyttjar skolskjuts. Utbildningsförvaltningen har meddelat att man inte har haft några asylsökande elever i grundsärskola varför någon ansökan om ersättning inte har upprättas under år Ansvarig för att bevaka ersättning är ekonom på utbildningsförvaltningen. S. Ersättning för SFI för anläggningsboende med uppehållstillstånd. Kommuner kan få ersättning för SFI-utbildning till en person med uppehållstillstånd i de fall personen, är inskriven vid en mottagningsenhet och bor på ett av Migrationsverkets anläggningsboenden och har fått uppehållstillstånd den 1 april 2014 eller senare. Utbildningsförvaltningen har vid granskning meddelat att man inte haft SFI för personer med uppehållstillstånd som bor kvar på anläggningsboende. Rektor är ansvarig att meddela förvaltningens ekonom om eventuella ersättningsberättigade kostnader varefter ekonom upprättar ansökan om ersättning Ansökan om statsbidrag från skolverket Vi har vid vår kontroll valt att inte granska ersättning för flyktingverksamhet från annan statlig myndighet än Migrationsverket. Vi vill ändå kort beskriva hur barn- och utbildningsförvaltningen hanterat möjligheten att söka statliga ersättning som kan erhållas från skolverket för så kallat papperslösa elever. Ersättning från skolverket med stöd av förordningen (2013:361) om statsbidrag för barn som vistas i landet utan tillstånd Någon ansökan om ersättning för VT 2015 har inte upprättas då utbildningsförvaltningen uppger att man inte har haft kännedom om att statsbidraget fanns att söka hos skolverket. För HT år 2015 har däremot ansökan om 44 tkr i ersättning upprättats till skolverket i september år 2015 och ersättningen har betalts ut av skolverket i oktober år Det finns inte någon skriftlig rutin för ansökan om ersättning utan instruktionen från Skolverket har bedömts vara tillräcklig. Utbildningsförvaltningen uppger att skolverket skickar ut mail som påminnelse när ansökningstiden närmar sig. Administratör på utbildningsförvaltningens centrala kansli har till uppgift att ansöka varje termin för papperslösa elever utifrån utdelad i delegation från förvaltningschef. 18 av 45

20 Periodisering av ersättning år 2015 Barn och utbildningsnämnden har inte bokat upp några inkomstrester för flyktingverksamhet i bokslutet under år 2015 då samtliga under år 2015 upprättade ansökningar om ersättningar från Migrationsverket har betalts ut under år Utbildningsförvaltningen har som tidigare nämnts i rapporten meddelat oss att ansökan om ersättning för Fritsla grundskola om 280 tkr samt gymnasiet om 235 tkr (och som båda avser år 2015) inte är uppbokad som en inkomstrest i bokslutet år 2015 beroende på att ansökan om ersättning upprättats först under år Från och med mars år 2016 så har man infört en rutin som innebär att beräknade statsbidragsfordringar bokas upp varje månad av ekonom på förvaltningen varefter detta stäms av mot faktisk ansökan och utbetalning Vår kommentar Vi rekommenderar barn- och utbildningsnämnden att bevaka att det finns rutiner som säkerställer att ansökningar om bidrag upprättas och fordringsbokförs på aktuellt verksamhetsår Intern kontrollplan barn-och utbildningsnämnden Hittills har kontrollområdet ansökningsrutiner till Migrationsverket inte funnits med i barn- och utbildningsnämndens interna kontrollplaner Vår kommentar Vi rekommenderar barn- och utbildningsnämnden att ta med kontrollområdet rutiner för ansökan om bidrag från Migrationsverket i kommande interna kontrollplaner SOCIALNÄMNDEN Övergripande ansvarsfördelning Socialnämnden ansvarar för uppgifter inom socialtjänstlagen som inte ombesörjs av äldreomsorgsnämnden. Inom verksamheterna kan förekomma ärenden som ger upphov till kostnader möjliga att söka statlig ersättning för, t.ex. när det gäller placeringar av barn och unga, insatser för ensamkommande barn, ekonomiskt bistånd, personlig assistans m.m. Socialnämnden ska ge kommuninvånare med funktionsnedsättning det stöd och den hjälp de behöver för sin dagliga livsföring. Stödet ska utgå ifrån de individuella behoven. Verksamheten enligt LSS ska främja jämlikhet i levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet med målet att den enskilde får möjlighet att leva som andra. Vidare ska socialnämnden ge barn och vuxna som vistas i kommunen stöd, hjälp och behandling för att kunna leva under trygga och goda förhållanden samt delta i samhällets gemenskap. Socialnämnden ska även ansvara för mottagandet av ensamkommande barn och unga. Nämnden ska tillgodose vård och boende, skapa trygga och goda förhållanden samt möjliggöra deltagande i samhällets gemenskap. 19 av 45

21 Stöd och insatser ska anpassas individuellt och utgå ifrån ett rättssäkert och kunskapsbaserat arbetssätt. Socialnämnden skall ge äldre personer, som bor eller vistas i kommunen, det stöd och den hjälp de behöver för sin dagliga livsföring för att tillförsäkra dem en skälig levnadsnivå. Insatserna ska utformas så att de stärker den enskildes möjligheter att leva ett tryggt och självständigt liv. Då behovet av omsorg och vård inte kan tillgodoses i den ordinarie bostaden ska nämnden erbjuda vård- och omsorgsboende. Inom verksamheterna kan förekomma ärenden som ger upphov till kostnader möjliga att söka statlig ersättning för, t.ex. när det gäller hemtjänst och hemsjukvård. Socialnämnden ska bedriva och utveckla rehabilitering och habilitering avseende arbetsterapi, sjukgymnastik och hjälpmedel för den som drabbats av skada eller sjukdom. Nämnden ska också medverka i förebyggande och hälsofrämjande arbete Organisation för flyktingverksamheten Myndighetsutövning med fyra handläggare för ensamkommande flyktingbarn finns organiserad inom familjeenheten och enhetschef har ansvaret för utredningar inom flyktingärenden. Hanteringen av ekonomiskt bistånd gällande flyktingar sköts av handläggare inom enheten för försörjningsstöd. Enhetschef för vuxenenheten ansvarar för administrativ personal som är riktad mot flyktingverksamhet och sköter återsökningar från Migrationsverket. Kommunen driver fem boenden i egen regi med en enhetschef för varje boende. Övergripande ansvar för vård, omsorg och boende har verksamhetschefen för flyktingverksamheten Skriftliga rutiner för ansökan om ersättning Det förekommer personliga lathundar inom olika delar av verksamheten och för vissa statsbidrag saknas det skriftliga ansökningsrutiner. Det finns en skriftlig instruktion för ansökan om ersättning för ensamkommande barn som enligt svar från socialförvaltningen ännu inte bearbetats eller antagits av ansvariga chefer (se granskningsbilaga 6 samt ersättningsform C i vår rapport). Det finns också en skriftlig rutin Rutin kring socialtjänstens handläggning av ensamkommande barns ärenden som antagits av ansvariga chefer. Inom socialförvaltningen pågår också en processkartläggning gällande flyktingverksamhet som ska mynna ut i skriftliga rutiner för förvaltningens alla delar i syfte att kvalitetssäkra och säkerställa att kommunen inte går miste om ersättningar. Det finns en särkontering av kostnader hänförliga till flyktingverksamheten vilket gör att socialförvaltningen exempelvis kan ta fram flyktingrelaterade personalkostnader i sin ansökan om bidrag från Migrationsverket. Från och med år 2016 så har det skett ändringar i kodplanen jämfört med år av 45

22 Socialnämndens delegationsordning är otydlig gällande vem som formellt har ansvaret för att upprätta en ansökan om ersättning Vår kommentar Den nuvarande skriftliga arbetsinstruktionen bör erhålla en bättre rubriksättning för varje moment i rutinkedjan för att bättre kunna tjäna som underlag vid uppföljande interna kontroller och det bör också tydligt anges under särskild rubrik för vilka typer av statsbidrag som den skall användas. Vi rekommenderar socialnämnden att uppdatera och förtydliga sin delegationsordning vad gäller det formella ansvaret att upprätta en ansökan om ersättning Automatiskt utbetald schablonersättning år 2015 Följande schablonersättningar har utbetalats med automatik från Migrationsverket till socialförvaltningen under år M. Prestationsbaserad ersättning (upphör efter år 2015) Denna ersättning har inte varit aktuell för socialförvaltningen år P. Prestationsbaserad ersättning Denna ersättning har inte varit aktuell för socialförvaltningen år A. PUT ersättning Migrationsverket utbetalar en engångsschablon om kr för barn som beviljats uppehållstillstånd. För år 2015 erhöll socialförvaltningen kr och intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. Socialförvaltningen har i svar angivit att det inte finns någon fastställd bevakningsrutin för att kontrollera att kommunen har fått schablonersättningen för varje barn. I praktiken sker bevakning på följande sätt: När beloppet betalas in till kommunen läggs uppgiften in i dokumentet på respektive barn och kan på så sätt följas upp. Administratör lägger in ersättningen i dokumentet för att synliggöra förväntade och mottagna intäkter för varje barn och period (se granskningsbilaga 6). En överföring till överförmyndarenheten motsvarande kr gjordes i bokslutet år 2015 för att ersätta tolkkostnader som överförmyndaren har haft för barn med permanent uppehållstillstånd. B. Ersättning för boendeplats ensamkommande barn För år 2015 erhöll socialförvaltningen kr och intäkten bokförs med följande kontosträng 72214/600/ av 45

23 Marks kommun har tecknat överenskommelse med Migrationsverket om boendeplatser och för dessa platser erhålls med automatik 1600 kronor per dygn och plats och ersättningen kommer kvartalsvis. Ekonom på förvaltningen bevakar att intäkten kommit in och noterar ersättningen i ett separat dokument upprättat för att synliggöra och kontrollera mottagna intäkter under året. D. Grundersättning för ensamkommande asylsökande barn: För år 2015 erhöll socialförvaltningen kr och intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. Migrationsverket betalar ut en årlig ersättning på kronor per kalenderår till de kommuner som har en överenskommelse om mottagande av asylsökande ensamkommande barn och ersättningen kommer med automatik. Ekonom på förvaltningen bevakar att intäkten kommit in genom en kontoavstämning. E. Ersättning för stödinsatser till asylsökande barn För år 2015 erhöll socialförvaltningen kr och intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. De kommuner som har asylsökande barn under 18 år boende inom kommunen får en särskild ersättning från staten för stödinsatser av förebyggande karaktär enligt socialtjänstlagen. Det totala ersättningsbeloppet är 50 miljoner kronor. Fem miljoner av dessa delas lika mellan kommunerna. Fördelningen av de resterande pengarna till kommunerna beror på hur många asylsökande barn som per den 30 april varje år är registrerade hos Migrationsverket och som bor i respektive kommun. Utbetalningen sker i maj varje år. Ekonom på förvaltningen bevakar att intäkten kommit in och noterar ersättningen i ett separat dokument upprättat för att synliggöra mottagna intäkter under året Ansökan om ersättning år 2015 I följande fall har ansökan om ersättning från Migrationsverket upprättas för år C. Ersättning för belagd boendeplats ensamkommande flyktingbarn För år 2015 erhöll socialförvaltningen kr och intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. Marks kommun har rätt till ersättning per belagd plats med 300 kr per plats och dygn och i motsats till övriga schablonersättningar så upprättas här en särskild ansökan om ersättning och hanteras likt ersättning vård och boende (se G1). 22 av 45

24 Tillämpad ansökningsrutin: Administratör lägger in ersättningen i ett Excel dokument upprättat för att hålla reda på förväntade och mottagna intäkter för varje barn och period. Efter varje kvartal har administratörer och ekonom på förvaltningen en genomgång av antal barn i kommunen och vilken typ av ersättning som ska sökas för varje barn. I förteckningen stäms även av vilka intäkter som kommunen har fått (beloppet markeras grönt) och vilka som ännu saknas. I förekommande fall kontaktas Migrationsverket för avstämning att tidigare inskickade ansökningar är korrekta. Underlag till återsökningarna skickas in enligt anvisningar från Migrationsverket. Ansökningarna attesteras hos enhetschef för familjeenheten. Kopia på inskickade ansökningar förvaras i en pärm hos administratör. Förteckningen över placerade barn som används i återsökningen uppdateras vid förändringar av socialsekreterare och handläggare inom myndighetsutövningen. Ekonom på förvaltningen stämmer månadsvis av inkomna intäkter. Intäkter som kommit in och avser föregående år justeras mot föregående års uppbokningspost. Ekonom på förvaltningen noterar även inkomna ersättningar i ytterligare ett separat dokument för att synliggöra mottagna intäkter under året F. Ersättning för utredningskostnader ensamkommande barns placering. För år 2015 ansökte socialförvaltningen om kr och socialförvaltningen har under år 2015 erhållit kr och resterande belopp om kr har fordringsbokförts på balanskonto Intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. Återsökningen av kostnaderna görs enligt samma rutin som beskrivs under C. G 1. Ersättning för vård och boende för ensamkommande barn. För år 2015 ansökte socialförvaltningen om kr och socialförvaltningen har under år 2015 erhållit kr och resterande belopp om kr har fordringsbokförts på balanskonto Intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. Avser tolkning: Familjehem/Asyl utanför avtal. Återsökningen av kostnaderna görs enligt samma rutin som beskrivs under C. G2. Ersättning för ensamkommande barn i HVB utöver avtal. För år 2015 ansökte socialförvaltningen om kr och socialförvaltningen har under år 2015 erhållit kr och resterande belopp om kr har fordringsbokförts på balanskonto Intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/ av 45

25 Återsökningen av kostnaderna görs enligt samma rutin som beskrivs under C. * Det kan tilläggas att förvaltningsekonom vid samtal uppgivit att det vid årsskiftet 2015 också fanns kr inom denna ersättning som man ansökt om för kvartal 2 under år Detta belopp om kr har inte tagits med som en uppbokning i bokslutet år 2015 på grund av osäkerhet kring om ersättningen skulle erhållas på grund av felaktig redovisning till Migrationsverket. Hela det ansökta beloppet har nu utbetalts under år Därutöver finns det i ansökan för kvartal 4 ett fall där man inte genomfört 18 års utredning i tid. Detta har inneburit att det varit osäkert om ansökan beviljas för månaderna november ( kr) och december ( kr). Därför att har dessa belopp om totalt kr inte heller bokats upp som en fordran då man bedömt de ansökta posterna som osäkra. Någon utbetalning för ansökt belopp har ännu inte erhållits. H. Ersättning för resa till anvisningskommun för ensamkommande barn. För år 2015 ansökte socialförvaltningen om kr och socialförvaltningen har under år 2015 erhållit 375 kr och resterande belopp om kr har fordringsbokförts på balanskonto Intäkten bokförs med följande kontosträng 72213/600/7434. Återsökningen av kostnaderna görs enligt samma rutin som beskrivs under C. I Ersättning för placeringskostnader Ersättning för vård av asylsökande barn i annat hem än det egna inte aktuell under år Ansökan om ersättning för placeringskostnader inte aktuell då det inte finns några kostnader år I. Ersättning för vård och boende i annat hem än barnets eget (gäller inte ensamkommande barn) Ersättningen har inte varit aktuell under år 2015 då det inte har uppstått några kostnader. Rutin för bevakning av eventuella ersättningsberättigade kostnader är under bearbetning. En kommun kan få ersättning för kostnader för vård av ett barn i de fall kommunen har fattat beslut om vård för barnet med stöd av socialtjänstlagen (2001:453) eller lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU). N. Ersättning för äldre och sjuka med funktionshinder för ankomna före 1/ och avser ekonomiskt bistånd. Ersättningen är inte aktuell för socialförvaltningen. 24 av 45