SLUTRAPPORT AV GENOMFÖRT PROJEKT MED STÖD FRÅN DEN EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN

Transkript

1 Enheten för internationellt Utvecklingssamarbete SLUTRAPPORT AV GENOMFÖRT PROJEKT MED STÖD FRÅN DEN EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN För Migrationsverkets anteckningar Protokollserienummer: Beslutsdatum: Föredragande: Arrangerande organisation Namn: Uppsala kommun Arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildning Adress: Kungsgatan Uppsala Organisationsnummer: Postgiro (nytt): Kontaktperson Namn: Lars Jansson Telefonnummer: arbete , mobil lars.v.jansson@uppsala.se Projekt för vilken stöd beviljats (Projektnamn) samt projektets löptid: INTROSAM (ERF 206/2002, N ), löptid: Att uppgifterna i denna redovisning och i den bifogade ekonomiska redovisningen är korrekta intygas: Uppsala Underskrift av projektansvarig projektledare projketledare Lars Jansson Kikki Tiestö Louise Norrman Migrationsverket Huvudkontoret, Enheten för internationellt utvecklingssamarbete, NORRKÖPING Besöksadress Tegelängsgatan 19A Telefon Telefax E-post migrationsverket@migrationsverket.se Organisationsnr Postgiro

2 Fyll i uppgifterna. Fortsätt gärna på separat blad om utrymmet inte räcker till. Ge en kort sammanfattning av mål, syfte, aktiviteter, effekter och målgrupp såsom de planerades i projektansökan: SYFTE Att projektets målgrupp parallellt med svenskundervisning ska få nödvändigt stöd för att på ett realistiskt sätt kunna planera sitt inträde på den svenska arbetsmarknaden. Att asylsökande under väntetiden på beslut ska få möjlighet att tillägna sig kompetens som underlättar integration i Sverige eller i annat land. Att berörda myndigheter och utbildningsanordnare efter projektets slut samverkar på ett sådant sätt att individen hela tiden är i fokus och upplever sig vara ansvarig för sin egen framtidsplanering. Att snabbt matcha asylsökande och nyanlända flyktingar och invandrare mot den efterfrågan som finns på arbetsmarknaden MÅL: Att berörda myndigheter hittar juridiskt godkända former för sekretess gällande anställda inom projektet. Att berörda myndigheter och utbildningsanordnare utvecklar gemensamma mallar för kartläggning, handlingsplan och samtycke för deltagare i projektet. Att berörda myndigheter och utbildningsanordnare under projekttiden i samverkan kartlägger och upprättar handlingsplaner för alla som tillhör INTROSAMs målgrupp. Att vid upprättandet av handlingsplan utgå från varje individs särskilda behov av kompetensutveckling och tillsammans med individen besluta om lämplig insats. Att inom INTROSAM samordna och utveckla ett differentierat utbud av arbetsmarknadsinsatser som svarar mot individens behov och mot den efterfrågan och de krav som ställs på svensk arbetsmarknad. Att vid uppföljning av handlingsplan utveckla metoder för samverkan mellan berörda myndigheter och utbildningsanordnare, t.ex. trepartssamtal. Att deltagare i projektet ska erbjudas arbetsmarknadsinformation i form av individuell service och gruppinformationer. EFFEKTMÅL: Att minska samhällets kostnader genom att förkorta tiden från inflyttning till dess att den nyanlände blir självförsörjande. MÅLGRUPPER: Kärnmålgrupp: Personer som är inskrivna i eget boende inom Migrationsverket; som går C-gruppen i Migrationsverkets svenskundervisning, som deltar i Nyby Visions verksamhet eller som har eller vill ha praktik. Volym: ca 50 personer under projekttiden. Introduktionsdeltagare vid kommunens introduktionsbyrå, IBFI; personer som av flyktingssekreterare bedömts vara lämpliga att gå på arbetsmarknadsintroduktion. Volym: Ca 150 personer under projekttiden. 2

3 Yttre målgrupp: Nyanlända invandrare som har för avsikt att bosätta sig i Sverige och som har behov av arbetsmarknadsinformation; personer som vänt sig till AF och som läser SFI eller personer som finns på någon av SFI-skolorna och som vänt sig till INTROSAM. Volym: Går inte att fastställa. AVGRÄNSNING: Till målgruppen hör inte: Personer som uppnått SFI D-nivå, högsta nivå inom SFI. Personer som inte står till arbetsmarknadens förfogande på heltid. Personer från Introduktionsbyrån som fått en handlingsplan innan projektet startades omfattas ej av momenten "kartläggning" och "handlingsplan". Till projektets arbetsområden hör inte: Att utveckla yrkesspåren inom SFI. Att ansvara för kommunens valideringsprojekt. Vilka aktiviteter har genomförts? INTROSAMs AKTIVITETER Gemensamt arbetslag Projektet har sedan start haft ett gemensamt arbetslag för tidig arbetsmarknadsintroduktion i gemensamma lokaler som letts av två projektledare. Bemanningen har varierat lite över tiden men som mest har projektet haft 11 personer i arbetslaget. Uppsala kommun: 0,5 projektledare, 2,0 arbetsmarknadssekreterare, 2x0,5 lärare sfi Arbetsförmedlingen i Uppsala: 0,5 projektledare, 3x0,5 arbetsförmedlare Migrationsverket i Uppsala: 2x0,5 handläggare Reception/ telefontid, måndag-torsdag, (Ca 700 besök sedan jan-03) Öppen Måndag/ Öppen torsdag, (från 10/4-03 måndagar för hela målgruppen) Tillgång till KAP, (Kundarbetsplats), informationstavla, datorer Praktisk hjälp med jobbsökeri, leta jobb, skriva personliga brev, meritförteckning, etc. Praktisk hjälp med informationssökning på nätet, utbildningar, yrkesinfo/utb.krav, etc. Individuella samtal, återkommande besök för fördjupat stöd Flerpartssamtal Sfi-vägledning, slussning till inskrivningssamtal Praktiksamtal Vid behov gruppinformationer om t.ex. praktik, AT-UND, etc. Bokning av kartläggningstider Bokning till aktiviteter via INTROSAM, yrkesinfo, JSA, etc. 3

4 Inskrivning på Af, uppföljningssamtal, individuell vägledning, frågor om A- kassa, etc. Handläggning av Afs åtgärder, anställningsstöd, praktik, etc. Översättning av betyg Hjälp med värdering av betyg till HSV/VHS, kontakt med Språnget Hjälp med kontakt med C-Vux och yrkesvalidering Arbetsmarknadskurs, obligatorisk för IBFIs deltagare Yrkesinformationer, obligatorisk för IBFIs deltagare, öppen för hela målgruppen Ca 40 personer ur den övriga målgruppen har deltagit (asylsökande, Sfi-elever, Afs sökande och Komvux-studerande). Dessutom har lärare från Vägval, Sfi-spår, Migrationsverkets svenskundervisning deltagit. Af-info för asylsökande inom Migrationsverkets svenskundervisning Af-info, rundvandring och internetgenomgång Totalt 75 personer. (Vägvalsklasser, asylsökande, ingår i Jobbsökarkurser för Sfiklasser) Jobbsökarkurser på INTROSAM och för Sfi-klasser, Ca 80 deltagare. Jobbsökarkurser för asylsökande Grundläggande datakurs för asylsökande Grundläggande datakurser integrerat med jobbsökeri, IBFI/Af-deltagare och Sfi-elever. Totalt antal deltagare i datakurser: 81 Alla aktiviteter passar för hela målgruppen Tack vare samarbete och flexibilitet inom projektgruppen har INTROSAMs aktiviteter kunnat genomföras på olika nivåer samtidigt. En anpassning av nivån har skett löpande efter deltagarnas kunskapsnivå och behov. Kurser och aktiviteter har bl a fungerat som marknadsföring för Öppen Måndag Kvantitativa resultat: Hur många personer har aktivt medverkat i genomförandet av projektet? 1) Anställda: 11 anställda 2) Frivillig medarbetare (utan lön): Ca 15 gästföreläsare bl.a på våra yrkesinformationer 3) Målgrupp (asylsökande, personer med tillstånd) - män: kvinnor: barn: 0 4

5 Hur många personer har nåtts av projektet och/eller dess effekter 1) Anställda: svårt att uppskatta antal. Bl. a. har två gemensamma informationer arrangerats för våra kollegor från Af, Migrationsverket, Introduktionsbyrån och Sfi-undervisningen med ett 70-tal deltagare varje gång. Därutöver har regelbunden återkoppling/information angående projektet hållits på respektive arbetsplats för kollegor. På ledningsnivå har INTROSAM löpande avrapporterats hos respektive partner. 2) Frivillig medarbetare: 0 3) Målgrupp- se ovan. Utöver de som besökt INTROSAM har arbetslaget genom det utåtriktade arbetet nått fler än deltagarna genom jobbsökarkurser i sfiklasser, seminarier och informationer i olika sammanhang. Svårt uppskatta antal personer. - män: - kvinnor: - barn: Hur ofta har projektets målgrupp deltagit i projektarbetet med avseende på: - projektplanering: - genomförande - uppföljning/utvärdering Deltagarna har inte medverkat i projektplanering, genomförande och uppföljning/utvärdering på annat sätt än genom de trepartssamtal m. fl. kontakter som hållits tillsamman med varje medverkande. Arbetslaget har arbetat utifrån open mind och löpande tagit med sig synpunkter och frågeställningar från kontakterna med projektets målgrupper som lyfts in i planeringen framåt. Eftersom syftet med projektet bl.a. varit att utveckla samverkansmetoder mellan myndigheter/sfi-undervisning utgör arbetsgruppen också målgrupp. Arbetsgruppen har deltagit fullt ut i både planering, genomförande och uppföljning/utvärdering. Kvalitativa resultat: Har de kvalitativa målen/syften som sattes upp i projektbeskrivningen förverkligats? INTROSAMs PROJEKTMÅL Att berörda myndigheter hittar juridiskt godkända former för sekretess gällande anställda inom projektet: Nyckeln för samarbetet är den samtyckesblankett som projektdeltagaren skriver under och som ger de anställda inom projektet möjlighet att 5

6 kommunicera om projektdeltagarna. Samtyckesblanketten har godkänts av jurister från Uppsala kommun, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. För att vara eniga om vilka uppgifter som kan lämna till utomstående har alla i arbetslaget tagit del av och skrivit under Uppsala kommuns och Migrationsverkets sekretessinformation. Att berörda myndigheter och utbildningsanordnare utvecklar gemensamma mallar för kartläggning, handlingsplan och samtycke: Arbetslaget har tagit fram mallar för kartläggning, handlingsplan och samtycke. Materialet fungerar för alla parters olika deltagare inom projektet. Projektet har en gemensam databas för registrering av kartläggningar och handlingsplaner. Att berörda myndigheter och utbildningsanordnare under projekttiden i samverkan kartlägger och upprättar handlingsplaner för alla som tillhör INTROSAMs målgrupp: IBFIs, deltagare och Afs sökande/ Sfi-elever kartläggs via INTROSAM. Alla som kartläggs får en handlingsplan. IBFIs sökande registreras i INTROSAMs databas. Afs målgrupp registreras vid behov i Afs datasystem, AIS, annars i INTROSAMs databas. Asylsökande kartläggs på Migrationsverket men deltar på INTROSAMs öppna verksamhet. Att vid upprättandet av handlingsplan utgå från varje individs särskilda behov av kompetensutveckling och tillsammans med individen besluta om lämplig insats: Vid kartläggningssamtalen dokumenteras individens studie- och yrkesbakgrund, önskemål om arbete i Sverige, kunskaper om svensk arbetsmarknad, personliga förutsättningar och planerar därefter tillsammans en lämplig introduktion. Att inom INTROSAM samordna och utveckla ett differentierat utbud av arbetsmarknadsinsatser som svarar mot individens behov och mot den efterfrågan och de krav som ställs på svensk arbetsmarknad: Se sammanställning av INTROSAMs aktiviteter. Att vid uppföljning av handlingsplan utveckla metoder för samverkan mellan berörda myndigheter och utbildningsanordnare, t. ex. trepartssamtal: Alla parter har möjlighet att boka in trepartssamtal via INTROSAMs gemensamma databas. Regelbunden återkoppling till flyktingsekreterare/ekonomihandläggare på IBFI Återkoppling till Sfi-lärare angående Sfi-elever som deltar i INTROSAMs aktiviteter. Att deltagare inom projektet ska erbjudas arbetsmarknadsinformation i form av individuell service och gruppinformationer: Se sammanställning av INTROSAMs aktiviteter. 6

7 Redovisa kortfattat hur Ert projekt har bidragit till att: - öka målgruppens deltagande i verksamheten - öka sysselsättningsgraden för målgruppen ( OV/arbete för asylsökande, praktik/arbete för utlänningar med tillstånd) - förbättrad service till målgruppen- (ex. förkortad handläggningstid, bättre hälsoundersökningar, kvinnor/barns behov uppmärksammas etc.) Tillgänglighet Enkelt för alla deltagare med ett ställe att gå till Generösa telefon/ öppettider (mån-tors, ) Tidsvinst Ingen väntetid för arbetsföra "nya puttar", direktservice genom INTROSAM Tidig kartläggning även för övriga ur målgruppen, t. ex. Sfi-elever med behov att av att träffa Af snabbt Snabb hantering av översättning av betyg för validering av HSV/VHS Tidig info om Språnget/ C-Vux yrkesvalidering Tidig info om INTROSAMs serviceutbud (asylsökande, Sfi-elever) Kvalitetsvinst Snabbt starta processen angående arbete i Sverige Tidig individuell vägledning Tidig arbetsmarknadsinsikt tack vare tidig information om svensk arbetsmarknad Helhetsperspektiv; myndigheterna och svenskundervisningen/sfi samarbetar och ger samma info om krav och möjligheter på svensk arbetsmarknad Brett kontaktnät för alla ur målgruppen, deltagarna träffar handläggare från olika myndigheter på samma ställe, snabbt kontakt med Migra, Sfi, IBFI och Af Språkkompetensen inom INTROSAMs projektgrupp har uppskattas av deltagarna, ofta kan informationen och samtalen föras direkt utan att behöva boka tolk. INTROSAMs projektgrupp hanterar tillsammans åtta olika språk. Hur har de kvalitativa resultaten som uppnåtts kunnat utnyttjas i organisationens verksamhet? Projektet som upphörde sista sept-03 är nu en ordinarie del i verksamheten för respektive parter. Samverkanstanken mellan Uppsala kommun, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen manifesteras av att samlokaliseringen förlängts 6 månader t o m i avvaktan på att det lokala avtalet om överenskommelse om utveckling av introduktionen för flyktingar och andra invandrare 7

8 Erfarenheter Redovisa positiva erfarenheter av projektet samt i vilken utsträckning de mål/syften som sattes upp projektbeskrivningen har förverkligats. Mål/ syfte- se ovan. Samverkan Kunskapsöverföring: Kunskapsöverföringen inom projektet har inneburit en kontinuerlig kompetensutveckling för alla i arbetslaget En större förståelse och respekt för ingående myndigheters olika verksamheter Kunskapsöverföringen har lett till utveckling av den egna verksamheten inom respektive myndighet/ skola Samsyn: Ökad samsyn angående förhållningssätt och arbetsmetoder; samma info till kollegor och deltagare Effektivare arbetssätt: Bättre och snabbare vägledning för ingående myndigheters respektive målgrupper, vi vet vart vi ska vända oss med olika frågor Kortare kommunikationsvägar Bredare kontaktnät Möjlighet till flerpartssamtal med deltagare Möjlighet att samordna och tillsammans genomföra aktiviteter Större flexibilitet, möjlighet till särskilda insatser för olika grupper Samlokalisering: Effektivt för arbetslag, ledning, kollegor och deltagare Enkelt för kollegor, målgrupperna och "övriga intresserade" med ett ställe att hänvisa till Gemensamma öppettider, Reception/ tel-tider Gemensamt bokningssystem för kartläggning, flerpartssamtal och aktiviteter Möjlighet till studiebesök för kollegor, sfi-klasser, andra intresserade Spar resurser Ökad och samlad kompetens Samlad kompetens, personal från Migra, Af, IBFI och Sfi på ett och samma ställe Kunskapsbank när det gäller frågor om asylsökande, nyanlända flyktingar/invandrare, Sfi-studier, validering av yrke/studier, kontaktnät inom området introduktion Effektiv mottagning och servicebedömning för individen, bättre utnyttjande av resurser Kortare kommunikationsvägar för både arbetslag och ledning Resursförstärkning, mindre sårbart Samarbete med Sfi-intagningen; Snabb väg från INTROSAM till Sfi-intagning och tvärtom 8

9 Ökat info-flöde mellan Sfi-intagningen och INTROSAM om elevernas handlingsplaner Kompetensutveckling/ Nätverk Kunskapsöverföring inom arbetslaget och mellan myndigheterna, projektutbildning, intern datautbildning, deltagit i seminarier, varit på olika studiebesök. Nätverk med andra kommuner som har liknande projekt på gång; Botkyrka, Västerås, Gimo, Gävle. Inom kommunen pågår en uppbyggnad av ett kontaktnät med bl. a. C-Vux och valideringen, Lak/Ame/Amk, Vägval, Språnget, Sfi-spåren. Redovisa de negativa erfarenheterna av projektet. (problem eller svårigheter som uppstått under projekttiden. Vilka och varför?) Sekretessfrågan Arbetsgruppen fick inledningsvis ägna mycket tid åt att lösa sekretessfrågan mellan ingående myndigheterna och för dess olika målgrupper. Andra frågor kom i bakgrunden. Jurister från Migrationsverket, Uppsala kommun och Arbetsförmedlingen har varit involverade i processen och slutligen godkänt arbetssättet. Olika administrativa system och rutiner: Trots ett nära samarbete innebär ingående myndigheters olika interna administrativa system fortfarande en hel del dubbelarbete. Olika arbetskulturer: 50%: Inget stort problem men respektive myndighets olika syn på sekretess när det gäller att ta emot och prata med deltagare, olika syn på när och var man beviljar praktik, hur mycket stöd man ska ge, etc. har krävt en del tid för arbetslaget att hantera. Det har varit svårt att fördela tiden för alla som arbetat 50% i projektet och 50% i ordinarie verksamhet. Fördelning mellan ordinarie verksamhet och projektet: Både personal och ledning från respektive myndighet gick in i projektet utan att ha gjort tydliga avgränsningar om vad som var projektdel och vad som var ordinarie arbete. Oklarheterna har orsakat en hel del överbelastning och otydlighet för projektpersonal och kollegor i ordinarie verksamhet 9

10 Omorganisation i kommunen och arbetsförmedlingen: Omorganisationer inom både Uppsala kommun och Arbetsförmedlingen har orsakat mycket turbulens och oro under projekttiden. Byte av representanter i styrgruppen: På grund av omorganisationen blev det byte av personer i styrgruppen vilket orsakade en hel del störningar och oro för projektgruppen under en period. Har resultaten och erfarenheterna av projektet kunnat utnyttjas i organisationens ordinarie verksamhet? Hur i så fall? Erfarenheterna från projektet håller nu på att föras in i utvecklingsarbetet av ordinarie verksamhet hos respektive myndighet. Har resultaten och erfarenheterna spridits till andra organisationer, myndigheter, förvaltningar (Migrationsverket, Integrationsverket samt eventuella externa finansiärer undantagna). På vilket sätt? Information har gått ut via artiklar i lokal press, interna personaltidningar. Projektledarna och övrig projektpersonal har deltagit i seminarier, både lokalt och bl. a. på Integrationsdagarna i Tylösand maj-03. Ett nätverk har bildats med andra kommuner som bedriver liknande arbete, t. ex. Gimo, Gävle, Botkyrka, Västerås, Stor-Stockholm. Projektet har tagit emot studiebesök från bl. a. Röda Korset, andra projekt och frivillig organisationer. Finns det en plan för hur resultat och erfarenheter integreras i ordinarie verksamhet? Arbetet pågår med att integrera resultat och erfarenheter i ordinarie arbete. INTROSAM har förlängts 6 månader t o m i avvaktan på att ett lokalt avtal mellan Uppsala kommun, Arbetsförmedlingen i Uppsala, Migrationsverket i Uppsala m. fl. parter avseende Överenskommelse om utveckling av introduktionen för flyktingar och andra invandrare blir framarbetat och undertecknat. INTROSAMs styrgrupp (under ombildning) fortsätter att leda utvecklingen. 10

11 Uppföljning/Utvärdering På vilket sätt har projektets målgrupp deltagit i projektplanering, genomförande och/eller uppföljning/utvärdering? (Ex. regelbundna möten tillsammans med projektansvariga, enkätundersökning efter genomfört projekt/feedback från målgrupp.) Deltagarna har inte ingått i projektplanering, genomförande och/eller uppföljning/ utvärdering. Hur har projektet följts upp och utvärderats? Arbetslaget har löpande dokumenterat verksamheten och haft regelbundna arbetsoch planeringsmöten samt löpande följt upp verksamheten. INTROSAM har haft en styrgrupp bestående av representanter för ingående myndigheter/verksamheter som sammanträtt 12 gånger (i början tätare mötesfrekvens). Projektet har en extern utvärderare, Midhat Medic som löpande följt och utvärderat genomförandet. Rapporten är klar i februari Denna redovisning ska skickas till: Migrationsverket, Enheten för internationellt utvecklingssamarbete, Norrköping senast tre månader efter avslutat projekt. Kom ihåg att även redovisa eventuella negativa erfarenheter av och mindre positiva resultat av projektet. De är minst lika intressanta för Migrationsverket/Integrationsverket som de positiva aspekterna. Till denna blankett ska även en ekonomisk redovisning av projektets intäkter och utgifter bifogas. Bifoga även kopior på eventuella tidningsartiklar med anledning av projektet samt uppgifter om annan massmediebevakning (till exempel inslag i radio, TV, publicering på Internet etc.) Migrationsverket vill inte ha in kvitton utan istället en verifikationslista dvs. utdrag från ert ekonomisystem som tydligt visar projektets namn, revisionsår, specifika kostnader, osv. Vi vill även påminna er om att varje projekt skall spara all ekonomisk dokumentation om projektet i fem års tid efter slutfört projekt enligt beslutet (2000/596/EG) om den europeiska flyktingfonden. EU-kommissionen kan fram till detta datum utföra kontroller av projekt finansierade av den europeiska flyktingfonden. 11

12 Enheten för internationellt Utvecklingssamarbete EKONOMISK REDOVISNING Kostnadsspecificering: Se bilaga 1 utfall inkl verifikationslista INTROSAM 2002/2003 från bilaga 2 justerad budget INTROSAM från TOTALA KOSTNADER kr Finansiering: Egen finansiering: kr Medfinansiär kr Arbetsförmedlingen kr Migrationsverket kr Finansierat från europeisk flyktingfond kr (får vara högst 50% av total finansiering) SUMMA kr Rekvisition: Utbetalt från Europeiska flyktingfonden vid start kr Återstår att rekvirera kr Utbetalas till pg