OFFICESKOLAN INNEHÅLL

Transkript

1 OFFICESKOLAN MACWORLD OFFICESKOLAN INNEHÅLL Word Smart innehållsförteckning...del 1 Snyggare tabeller...del 2 Digital korrekturläsning direkt på skärmen...del 3 Så skapar du snyggare brevmallar...del 4 Sök och ersätt den totala guiden...del 5 Digitala formulär...del 6 Öka textens läsbarhet...del 7 Egna adressetiketter...del 7 Klippt och klistrat...del 8 Excel Få toppbetyg i formelskolan...del 1 Så skapar du snyggare diagram...del 3 Så hanterar du listor...del 4 Fräscha upp kalkylbladet...del 5 Räkna med scenarier...del 6 Så slänger du ihop ett Ganttschema...Del Entourage Kom igång med Entourage...Del 1 Vi hjälper dig att komma igång med projekthantering...del 2 Mailboxen din nya sekreterare...del 7 Så skapar du ett digitalt visitkort...del 8 Powerpoint Så skapar du en egen formgivningsmall...del 2 Maxa presentationen...del 3 Interaktiv kioskpresentation...del 4 Snygga utskrifter...del 5 Infoga diagram i din presentation...del 6 Coolt bildspel på nolltid...del 7 Presentation på webben...del 8 Office Så optimerar du dina snabbkommandon...del 6

2 OFFICESKOLAN DEL 1 Få ut mer av Office Nu har du chansen att verkligen lära dig programmen du jobbar med varje dag. Det är lätt hänt att man inte utnyttjar programmens hela potential utan bara krusar lite på ytan. Fram till nästa sommar kommer du att i MacWorld hitta våra bästa tips och skolor för Word, Excel, Entourage och Powerpoint. Frågor & svar Vad är Officeskolan? Offi ceskolan är en redaktionell produkt från MacWorld och fi nansierad av Microsoft för att snabbt nå många Macbaserade Offi ceanvändare. Hur många delar består skolan av? Skolan består av totalt åtta delar om fyra sidor vardera som kommer att fi nnas med i MacWorld fram till och med nästa sommar. Vilka riktar den sig till? Till alla som idag arbetar med Offi cepaketet och vill få ur mer av det, samt till den som är nyfi ken på produkten och att lära sig mer om den. Vad kommer jag att lära mig? Vi kommer grundligt att gå igenom funktioner i såväl Entourage och Powerpoint som Word och Excel och lära dig saker du inte visste att programmen kunde göra. I detta nummer lär du dig bland annat mer om Excels kraftfulla formler, hur du gör snygga innehållsförteckningar i Word samt kommer igång med Entourage. Bläddra vidare och utforska! Men vad får jag som inte har Office ut av detta? Med de fl esta Macar som säljs medföljer en 30-dagars prova på-version av Offi cepaketet. Denna fi nns även tillgänglig på Microsofts webbplats. Adressen är Kommer man att kunna ladda ned Officeskolan? Jajamän! Innan jul kommer höstens delar att samlas i en PDF-artikel som alla kan ladda ned helt gratis från vår sajt. Innan nästa sommar kommer dessutom höstens och vårens skolor att slås ihop till en enda stor PDF. Även denna helt gratis. Glöm alltså inte att hålla koll på vår webbplats, NÄSTA SIDA: LÄR DIG MER OM EXCELS FORMLER

3 OFFICESKOLAN DEL 1 EXCEL: FÅ TOPPBETYG I FORMELSKOLAN Som Excelrookie skriver man gärna in alla värden i kalkylbladets celler för hand. Men kalkylprogrammens verkliga styrka uppenbarar sig först när man låter programmen själva räkna ut vad cellerna ska innehålla. Dina formler bygger du antingen upp för hand med de fyra räknesätten eller tillsammans med några av de hundratals färdiga funktionerna i programmet. Men låt oss börja med det allra enklaste. EXCEL: FORMELSKOLA ARBETA MED RÄKNESÄTTEN I EXCEL Plus och minus 01 Öppna ett nytt och fräscht Excelark och välj någon av de oändligt många cellerna. Lämpligen den längst uppe till vänster, A1. Dubbelklicka på cellen för att få upp inmatningsfönstret. För att tala om för Excel att den ska utföra en beräkning skriver du ett lika-med-tecken. Alla funktioner och formler måste alltid inledas med just detta tecken. Efter = knappar du in det som ska beräknas, = och bekräftar med enter. Klart, du har just gjort din första beräkning. Excel visar inte funktionen utan resultatet talet elva. Testa att dubbelklicka på cellen för att ändra i funktionen till = varpå Excel omedelbart visar det nya resultatet. Multiplikation och division 02 Beräkningarna i Excels celler fungerar som en hederlig miniräknare. Ersätt den gamla formeln med =10*2 för att genomföra en enkel multiplikation. Vid division och multiplikation är det viktigt att tänka på i vilken ordning beräkningarna utförs. =10*2+2 är till exempel inte samma sak som =10*4. Använd parenteser för att markera vilka räkneoperationer som hör ihop. Skriv därför =10*(2+2) för att markera att tvåorna ska adderas innan summan multipliceras med tio. Division fungerar på motsvarande sätt, men med / istället för *. Knappa in följande i cellen =100/(5+5)+10 innan du går vidare. TIPS AVANCERAT Öka farten lär dig funktionstangenterna Här har du en lathund över några viktiga tangenter som är gemensamma för alla program i Officepaketet. F1: Ångra F2: Klipp ut F3: Kopiera F4: Klistra in F5: Gå till F6: Gå till nästa fönster F7: Stavning F8: Utöka markering F12: Spara som

4 OFFICESKOLAN DEL 1 TIPS Zooma med rullningshjulet Relativa referenser 03 Dags att trissa upp svårighetsgraden något. Dubbelklicka nu på cell B1, strax till höger om den föregående. Plita ner följande =5+ och klicka på den föregående cellen med musmarköreren. Funktionen kompletteras nu med cellens nummer: A1 och formeln är nu =5+A1. Bekräfta med enter och se hur Excel ögonblickligen visar resultatet, fem plus den förra cellens värde tjugo. Laborera med att ändra värdet i ursprungscellen för att se hur resultatet ändras. Referenser använder du för att slippa skriva in ett tal som du redan har nerskrivet i en cell. Funktioner 04 I nästa cell kan vi testa med att addera de två föregående cellernas värden. Detta kan göras på två sätt. Det intuitiva att skriva =A1+B2 fungerar visserligen, men genom att använda en färdig funktion kan det göras på ett snyggare sätt. Skriv istället =SUMMA (markera cell A1, håll muspekaren nertryckt och dra den över B1. Det så kallade argumentet A1:B1 fylls nu i automatiskt och du stänger funktionen med ett avslutande parentestecken. Har du gjort rätt står följande att läsa i cellen =SUMMA(A1:B1). Men vad innebär detta? Jo, i cellen kommer summan av alla celler mellan A1 och B2 att visas. Kika Om din mus inte är utrustad med ett rullningshjul kan du hoppa över det här tipset. I annat fall bör du testa att hålla ctrl-tangenten nertryckt samtidigt som du snurrar på rullningshjulet. Funkar allt som det ska zoomar du in och ut i Exceldokumentet. Tricket fungerar även i de andra Officeprogrammen. Fler funktioner 05 Styrkan i summafunktionen ligger i att man inte behöver skriva in varje enskild cell för hand, det räcker med två celler på var sin ände av ett intervall. På samma sätt förenklar andra funktioner komplicerade beräkningar. Du hittar alla funktioner under»funktion «i»infoga«-menyn överst. Bland de hundratal funktionerna som du hittar där finns medelvärdesfunktionen. Prova den genom att byta ut summa mot medel i den senaste formeln så att innehållet blir =MEDEL(A1:B1). Kanske inte så användbart för bara två tal, men behöver du ett medelvärde av hundra olika Om-funktionen 06 Den så kallade»om«- funktionen förekommer i de flesta programmeringsspråk, så även i Excel. Funktionen används för att returnera olika värden beroende på om ett påstående är uppfyllt eller inte. Om-funktionen definieras OM(villkor;värde om sant;värde om falskt). Testa att skriva =OM(1+1=2;1;0) i en cell. Tycker Excel att ett plus ett är två bör cellen visa en etta, i annat fall visas en nolla. Funktionens fulla potential utnyttjar du genom att kombinera den med cellreferenser. Ta formeln =OM(A1>A2;A1;A2) som ett exempel. Om värdet i A1 är större än A2 returneras värdet av (A) (B) (C) Automatiska serier 07 När du väl behärskar den grundläggande formelhanteringen börjar det bli dags att skapa mer gedigna beräkningar. En enkel multiplikationstabell är ett utmärkt sätt att visa hur kolumner och rader kan användas. Stäng det gamla kalkylarket och öppna ett nytt. (A) Pränta ner en tvåa i cell A1 och markera cellen. (B) Titta nu noga i cellens nedre högra hörn, ser du den lilla kvadraten? Ta tag i den med muspekaren och dra ner markeringen över rad två till tio i arket. (C) Tvåan kopieras nu till de valda cellerna. Vi ska testa att göra en serie också. Skriv en etta i cell B1 och en tvåa i B2 strax under. Markera båda cellerna och ta tag i kvadraten markeringens nedre hörn. Dra sedan ut markeringen på samma sätt som innan över de tio första raderna. Om allt gick som det skulle har du just skapat en automatisk sifferserie. Lika enkelt skapar du fullständiga serier över veckodagar, månader och mycket mer. Upprepade beräkningar 08 Låt oss färdigställa multiplikationstabellen. Markera den första raden i c-kolumnen och skriv en formel som multiplicerar a- och b-kolumnerna. Har du snappat upp något från de tidigare stegen bör följande stå i din cell =A1*B1. Nu till det magiska. Markera cellen och dra ut den över de tio raderna precis som innan. Formeln kopieras ner och den relativa referensen uppdateras på varje ny rad: =A2*B2, =A3*B3 och så vidare. I c-kolumnen har du nu de tio första talen i tvåans multiplikationstabell. Försök att byta ut tvåorna i den första kolumnen mot exempelvis femmor för att se hur beräkningarna uppdateras. Absoluta referenser 09 I vissa lägen kan det vara önskvärt att låsa cellreferensen till en specifik cell, som inte uppdateras när formeln kopieras över flera rader eller kolumner. Radera alla celler utom A1 i a-kolumnen. Eftersom vi med en absolut referens kommer att låsa formeln till just A1 behöver vi inga fler siffror i kolumnen. Dubbelklicka på C1 för att redigera multiplikationen. Lägg till två dollartecken i den första cellreferensen så formeln blir =$A$1*B1. Nu är formeln låst till cell A1 oavsett om den kopieras till andra celler. Vill du bara låsa referensen i en riktning räcker det med att sätta ett dollartecken framför antingen bokstaven eller siffran i referensen, exempelvis =$A1*B1 eller =A$1*B1. Uppdatera nu formlerna i c-kolumnen genom att»dra-ut«den från den första raden till de övriga. Nu baseras alla beräkningar i kolumnen på siffran som står i A1-cellen. Namnge konstanter 10 Räknar du med konstanter? Då kan de absoluta referenserna vara ett bra sätt att behöva slippa skriva in konstanten gång på gång. Skriv istället in konstanten i en cell som du senare refererar till vid behov. Men istället för att behöva skriva in cellens position $B$34, $H$629 etc., kan du ge dem ett namn. Markera cellen med din konstant och välj Infoga > Namn > Definiera. Ge konstanten ett namn och stäng rutan. Nu behöver du inte längre komma ihåg vilken cell du lagrat din konstant i, skriv istället ut vad den heter, exempelvis =pi, =ljudhastighet+800 och så vidare. Namngivningen fungerar naturligtvis lika bra för variabler som för konstanter.

5 OFFICESKOLAN DEL 1 WORD: SMART INNEHÅLLSFÖRTECKNING Ett flersidigt Worddokument kan många gånger vara bra att inleda med någon form av innehållsförteckning. Innan jag lärde mig använda Word riktigt ordentligt kunde jag sitta och sammanställa dessa innehållsförteckningar för hand. Rubrik för rubrik kopierades samman till en snygg översikt. Arbetet var tidsödande och när en ny sida senare tillkom fick hänvisningarna till de olika sidorna göras om från grunden. Men det finns ett mycket bättre sätt, som jag tänkte dela med mig av till dig. WORD: FORMATMALLAR SKAPA EN INNEHÅLLSFÖRTECKNING AUTOMATISKT MEDEL Skapa en ny sida 02 Dags att förbereda platsen för din innehållsförteckning. Skapa förslagsvis en tom sida någonstans i början av dokumentet genom att infoga en sidbrytning. Hitta på en passande rubrik och glöm inte att förse även denna med rätt formatmall. TIPS Snabbare tabeller För att skapa tabeller i ett Worddokument behöver du bara växelvis skriva ett antal plusoch minustecken. Knappa in följande och tryck på enter så börjar Word rita en tabell med två kolumner. Behöver du fler kolumner? Lägg på ytterligare några minus- och plustecken. För att få fler än en rad stegar du ner med tab-tangenten. Generera innehållsförteckning 03 Dags för det magiska! Ställ markören där du vill ha innehållsförteckningen och välj»index och förteckningar «från Infogamenyn. Klicka på Innehållsförteckning för att få fram den rätta inställningspanelen. Till höger kan vi välja bland ett antal förinställda utseenden. Bestäm dig för ett som passar och välj också om du vill ha någon tabbutfyllnad eller inte. Har du inte använt Words färdiga rubrikformatmallar, Rubrik 1, Rubrik 2 etc så måste du klicka på Alternativknappen och ange vilken annan formatmall du vill ha med i innehållsförteckning- Skapa korrekta rubriker 01 Word sammanställer den automatiska innehållsförteckningen utifrån de rubriker du har i ditt dokument. Kravet för att det ska fungera är att rubrikerna är tydligt märkta med Words så kallade formatmallar. Markera en rubrik i texten och välj någon av rubrikformatmallarna i formateringspaletten. Om du har olika nivåer på rubrikerna väljer du Rubrik 1 för huvudrubrikerna och Rubrik 2 eller 3 för textens underrubriker. Hittar du ingen som passar? Det går lika bra att skapa en egen genom att klicka på Nytt Format. TIPS Infoga en avgränsare Avgränsa två fristående stycken i ett textdokument med en tunn linje. Ställ inmatningsmarkören på en tom rad där du vill ha linjen. Knappa in tre bindestreck --- följt av returtangenten så får du en enkel linje rakt över ditt dokument. Formatera förteckningen 04 När innehållsförteckningen är skapad har du fria händer att utforma din egen kreativa talang. De olika rubriknivåerna i innehållsförteckningen är precis som de ursprungliga rubrikerna knutna till specifika formatmallar Innehåll 1, Innehåll 2 och så vidare. Genom att redigera dessa mallars utseende behöver du inte ändra varje rad för hand. Uppdatera registret 05 Det fina med den automatiska innehållsförteckningen du just skapat är att den är busenkel att uppdatera. Programmet håller själv koll på vilka sidor de olika rubrikerna finns på. Tänk dock på att uppdateringen av sidnummer inte sker kontinuerligt medan dokumentet växer. Högerklicka på innehållsförteckningen och välj»uppdatera fält«. Programmet frågar om det bara är sidnummer eller hela registret inklusive rubriker som ska uppdateras. Välj ett alternativ och klicka på OK.

6 OFFICESKOLAN DEL 1 ENTOURAGE: KOM IGÅNG MED ENTOURAGE I OS X ingår e-postprogrammet Mail, adressboken Adressbok och kalenderprogrammet ical, tre program för att hantera personlig information. Microsoft har i sin tur bakat in alla dessa funktioner i ett och samma program Microsoft Entourage. Är du sugen på att byta? Vi visar hur du går till väga utan att förlora vare sig gamla e-postmeddelanden eller kontakter. ENTOURAGE: ORGANISERA DIG BÄTTRE SÅ HÄR KOMMER DU IGÅNG MED ENTOURAGE LÄTT Skapa e-postkonton 01 Konfigurering av e-postkontot är ett lämpligt hörn att sätta igång i. Starta Entourage och välj Kontoinställningar från Entouragemenyn överst till vänster. Se till att E-postfliken är markerad i kontoöversikten innan du klickar vidare på Nytt för att få fram Kontoinstallationsassistenten. Guiden ber dig först om e-postadressen och försöker därefter på egen hand gissa vissa av inställningarna. I de flesta fall går inte gissningen hem, du får istället klicka vidare till vyn där inställningarna skrivs in manuellt. Fyll i inställningsfälten enligt de anvisningar du fått från din e-postleverantör. Klicka därefter vidare för att kontrollera inställningarna. Om verifieringen är framgångsrik kan du slutföra processen genom att ge det nya e-postkontot ett namn. Importera gamla e-postmeddelanden 02 Om det inte blivit allt för mycket knas kan du nu både skicka och ta emot e-post. Men vad händer med de tusentals gamla meddelanden som du kanske har sparat i ditt gamla e-postprogram. Kommer de att gå upp i rök? Givetvis inte. Använder du tidigare versioner av Entourage, Outlook, Eudora, Apple Mail, Claris er eller Netscape Communicator kan du med hög sannolikhet importera dina gamla brev till Entourage. Kör du något annat e-postprogram? Misströsta inte. Ditt program kanske kan exportera brevlådor i mbox-format, som Entourage i sin tur kan importera. Oavsett vilket börjar du med att välja Importera från Arkivmenyn. Programmet frågar vad du vill göra. Har du något av de nyss nämnda programmen markerade du»importera information Importera kontakter 03 De flesta adressboksprogram inklusive Entourage hanterar så kallade vcard-filer. Dessa digitala visitkort är numera standardiserade och fungerar därför utmärkt för att föra över adressboksinformation mellan olika program. Att kopiera alla dina kontakter från Apples Adressbok till Entourage är därför inte svårare än att dra ett gäng kontakter från ett fönster till ett annat. Enklast är att markera alla kontakter i Adressbokens lista på en och samma gång och dra dem till adressboksdelen i Entourage. Enkelt eller hur?

7 OFFICESKOLAN DEL 2 POWERPOINT: SÅ SKAPAR DU EN EGEN FORMGIVNINGSMALL När man gör en presentation i Powerpoint kan man välja mellan att antingen bygga presentationen från scratch eller att använda en färdig formgivningsmall. Powerpoint levereras med ett stort antal mallar i skiftande färgskalor, men ska du vara riktigt originell måste du testa att skapa en egen. Men varför ska man ha en mall? För att slippa göra en liknande design mer än en gång. Med enhetliga presentationer blir det lättare att ge ett elegant och professionellt intryck. POWERPOINT: LAYOUT SKAPA EN EGEN FORMGIVNINGSMALL MEDEL Skapa ett nytt dokument 01 En formgivningsmall består förutom av ett färgschema också av ett antal bildlayouter med så kallade platshållare. Dessa markerar var rubriker, brödtext och grafik bör placeras, samt vilken typografisk formgivning dessa element ska ha. Utgå ifrån en ny presentation med en tom formgivningsmall. Redigera typografin 04 Efter bakgrunden kan textens storlek och utseende anpassas. Markera ett textstycke i taget och välj typsnitt, storlek, radavstånd etc. med hjälp av den flytande formateringspaletten. En försiktig skugga bakom texten mjukar upp helheten något. Gå till redigeringsläget 02 För att kunna redigera bildlayouten måste du ställa dig i bildens redigeringsläge. Dit kommer du genom att välja Bildbakgrund under Bakgrund i Visa-menyn. Spara mallen 05 När du är nöjd med mallens utformning är det dags att spara. Innan du gör det bör du dock återgå till normalläget genom att välja Normal från Visamenyn eller genom att klicka på Stäng i den minimala verktygspalett som dykt upp. Välj Spara som och spara mallen som Formgivningsmall. Redigera bakgrunden 03 Börja redigeringen med att byta ut den monotont vita bakgrundsfärgen. Inställningen finner du i Bildbakgrund under Formatmenyn. Välj en solid färg eller skapa en effektfull toning genom att välja Fyllningseffekter. I exemplet använder vi ett diskret kritstrecksmönster som lagrats i en bildfil. Klart! Mallen är klar att använda. Har du sparat 06 den på rätt ställe hittar du den i Projektgalleriet under Mina mallar. TIPS 10 tips 1. Fundera igenom vilka du ska presentera för och vad du vill förmedla. 2. Välj en diskret formgivning som inte stjäl uppmärksamhet från innehållet. 3. Använd ett lättläst typsnitt och håll dig till det. 4. Korta ner, korta ner! Skriv ut det viktigaste, säg resten. 5. Använd bilder och illustrationer, gärna som ersättare för text. 6. Visa inte för mycket information på enstaka bilder. Dela upp på flera. 7. Skippa de flashiga övergångarna, de stjäl fokus från det du vill säga. 8. Fimpa specialeffekterna, i varje fall de som har ljudeffekter. 9. Använd diagram och tabeller när det är möjligt. 10. Repetera och testa utrustningen innan du ger dig ut i hetluften.

8 OFFICESKOLAN DEL 2 WORD: SNYGGARE TABELLER WORD: LAYOUT SKAPA SNYGGARE TABELLER MEDEL Trots att det egentligen är Excel som är det officiella tabellprogrammet, går det att skapa riktigt trevliga tabeller direkt i dina Worddokument också. Låt oss visa hur du blir kretsmästare i grenen»tabeller i Word«. Infoga tabell 01 Det enklaste sättet att komma igång är att använda den dynamiska»infoga tabell«-knappen i Words standardverktygsfält. Ställ inmatningsmarkören på den platsen i dokumentet där du vill ha din tabell. Klicka sedan på knappen i verktygsfältet. I rutmönstret som dyker upp kan du med musmarkören dra markeringen så att tabellen får så många kolumner och rader som behövs. Undertecknad väljer en 4 x 3-tabell, grejar du också det? Ändra bredd och höjd 02 En tabell med rätt antal rutor skapas i sin allra enklaste form. Håll muspekaren över tabellens nedre högra hörn. En liten kvadrat dyker upp efter någon sekund. Ta tag i den och ändra tabellens bredd och höjd enligt bilden. Testa också att hålla pekaren över det översta vänstra hörnet. Med den rutan kan du flytta tabellen i dokumentet. Infoga spalter och kolumner 03 Ibland missbedömer man hur många rader och kolumner som behövs. Vi behöver ytterligare en spalt. Inga problem. Ställ markören någonstans i tabellen och välj»infoga«från Tabell-menyn. I undermenyn som poppar upp släpper du musknappen över valet»kolumner till höger«. Slå samman celler 04 Det händer att man ibland vill ha rader som går över flera kolumner eller att en kolumn på motsvarande sätt sträcker sig över flera rader. Du skapar den effekten genom att markera de rader eller kolumner som ska sammanfogas och sedan välja»sammanfoga celler«från Tabell-menyn i menyraden överst. Testa att slå samman de fyra cellerna i översta raden. Hoppa med tab-tangenten 05 Tabellen kan nu börja fyllas på med innehåll. Ta för vana att använda tangentbordets tab-tangent för att hoppa till nästa cell. Varför? Det märker du när du kommer till den sista raden och fortsätter klicka på tab. Nya rader dyker upp. Hur smidigt som helst. Minska radhöjden 06 Tab-tangenten har använts flitigt och tabellen har vuxit sig över två sidors längd. Radernas höjd måste minskas. Lösningen är att antingen följa steg två eller att markera tabellens samtliga celler och välja»tabellegenskaper «i Tabell-menyn. Klicka på»rad«-knappen och ange en fast höjd i centimeter för de markerade raderna. Justera tabelltexten 07 Fortsätt med att formatera texten. Välj typsnitt och storlek precis som vanligt. Se också till att justera texten som du vill ha den. Till skillnad från vanliga vänster-, center- och högerjusteringen tillkommer också en höjdparameter beroende på om du vill ha din text i överkant, mitten eller underkant av cellerna. Valet får du bland annat upp när du högerklickar på de markerade cellerna. Snygga kantlinjer 08 Nu börjar det likna något, men lite färger måste till innan det ser helt bra ut. Lättast är att använda formateringspaletten. Har du inte den uppe väljer du»formateringspalett«från Visa-menyn. Lägg till färger och byt kantlinjer genom att markera de celler du vill ändra på och därefter ställa in de nya uppgifterna under»kantlinjer och fyllning«i formateringspaletten. Klart! Nu har du skapat en snygg och prydlig tabell som du inte behöver dra dig för att ställa upp i kretsmästerskapet med.

9 OFFICESKOLAN DEL 2 ENTOURAGE: VI HJÄLPER DIG KOMMA IGÅNG MED PROJEKTHANTERING ENTOURAGE: PROJEKTHANTERING SKAPA ETT NYTT PROJEKT TIPS Använd projektpaletten MEDEL Officeskolans förra avsnitt visade hur man smidigast kommer igång med Entourage Nu går vi både ett och två steg längre och kikar på projekthanteringsbiten. Programmets nya funktioner hjälper dig på traven oavsett om ditt projekt är megastort med fet budget eller om det rör sig om mer vardagliga saker som att planera semester, fixa ett kalas eller sammanställa en Officeskola. MacWorld har detaljgranskat Projektcentret i Entourage 2004 och presenterar här en snabbguide för dig som inte har tagit dina första stapplande steg ännu. Projektcentrets integration i hela Officepaketet gör det möjligt att komma åt viktig information från såväl Excel, Word som Powerpoint. Oavsett vilket av programmen du använder kan du få fram den sammanfattande projektpaletten från Verktyg-menyn. Projektcentret 01 Projektcentret som Microsoft har valt att baka in i Entourage 2004 är navet i Officepaketets projekthantering. Starta programmet och klicka på knappen Projektcentret bland de sex funktionsknapparna uppe till vänster. Än så länge är det ganska tomt här, men det ska det bli ändring på. Nytt projekt 02 Välj»Nytt projekt«i verktygsfältet överst i fönstret. Entourages guide för att skapa nya projekt startar. Ge projektet ett namn och knappa ner datumet när allt ska vara klart. Det senare är inget krav, men med slutdatum får du en fräck nedräkning som sätter lite extra press när deadlinen närmar sig. Klicka på högerpilen för att fortsätta. Välj rätt mapp 03 I det följande steget utser du en mapp där filer med anknytning till projektet ska sparas. Välj antingen en befintlig mapp eller låt Entourage skapa en ny automatiskt. I det här steget kan du också importera filer från tidigare projekt. Men det lämnar vi därhän och klickar vidare. Allt på samma ställe 04 Styrkan med projektcentret är att all e- post, filer och kalenderhändelser knutna till ett projekt samlas på ett ställe. För att programmet ska veta vilka brev som hör till just detta projekt måste några regler ställas in. Standardinställningen är att e-post från projektets kontakter väljs. Men du kan också lägga till nyckelord som finns i ämnesraden på den relevanta e-postkorrespondensen. Vi ändrar inget utan klickar framåt.

10 OFFICESKOLAN DEL 2 TIPS Arkivera gamla projekt Projektet är skapat 05 Klappat och klart! Entourage vill inte ha mer uppgifter än så. Tryck en sista gång på högerpilen för att skapa projektet. När guiden är klar försvinner den och du slussas in ett än så länge läskigt tomt projektcenter. Låt oss börja fylla på. Lägg till personer 06 Börja påfyllningen med att koppla samman projektet med de personer som har en anknytning till arbetet. Växla till kontaktvyn genom att klicka på motsvarande knapp i fönstrets övre del. Klicka sedan på plustecknet»lägg till«nere till höger och välj de personer som är involverade i projektet. Undertecknad markerar hela gänget på Mac- Worldredaktionen och klickar på lägg till. Importera e-post 07 Du kanske redan har fått e-post från personerna i fråga som du gärna vill ska dyka upp i projektcentret. Klicka på den bolliknande knappen»egenskaper«i projektcentrets underkant. I guiden som dyker upp väljer du»bibehåll«och klickar sedan på»tillämpa regler på befintliga meddelanden«. Entourage söker nu igenom hela din inbox i jakt på e-post från projektkamraterna. Släng inte gamla projekt! Ta istället för vana att arkivera dem. Välj»Exportera «från Arkiv-menyn för att exportera ett fullständigt projekt med tillhörande händelser, uppgifter, kontakter, e-postmeddelanden och filer till ett gemensamt Entouragearkiv. Smidigt om du någon gång i framtiden vill damma av de gamla mapparna. Skapa nya händelser 08 Vad är ett projekt utan en massa aktiviteter och göromål? Dessa uppgifter finns samlade i Schema-vyn som dyker upp vid klick på motsvarande knapp. Skapa nya händelser och uppgifter genom att klicka på»nytt«-knappen. Vill du istället lägga till objekt som du redan har i Entourages vanliga kalender använder du»lägg till«-funktionen. Frågor & svar Fyll Filervyn med info 09 Gör dig bekant med de övriga delarna i Projektcentret. Titta exempelvis på Filervyn. Här lägger du till alla bilder, diagram, Worddokument etc. med anknytning till projektet. Vad är fördelen med att lägga filerna här, de ligger bra som de ligger kanske du tycker. Visst är det så. Styrkan hos projektcentrets gemensamma filbibliotek visar sig dock om du tillämpar nästa steg delning av projektet. Dela ut projektet till dina kolleger 10 Delad glädje är dubbel glädje. Att arbeta flera mot samma mål i ett och samma projekt är dubbelt så kul och det roligaste av allt är att Entourage har exakt den funktionen inbyggd. Välj själv vad du vill dela med dig av: utvalda händelser, uppgifter, kontakter, anteckningar, filer eller rent av hela rubbet. Starta delningen från Dela-knappen nere till vänster. Funktionen kräver antingen en AppleShare-filserver eller WebDAV-server. Apples idisk hör till det sistnämnda och fungerar utmärkt för ändamålet. Välj idisken eller din AppleShare-plats och slutför guiden. Personer som vill ansluta till det delade projektet väljer på motsvarande sätt»prenumerera på projekt «från Arkiv-menyn i sin kopia av Entourage Lycka till med projektet! Vad är Officeskolan? Offi ceskolan är en redaktionell produkt från MacWorld och fi nansierad av Microsoft för att snabbt nå många Macbaserade Offi ceanvändare. Hur många delar består skolan av? Skolan består av totalt åtta delar om fyra sidor vardera som kommer att fi nnas med i MacWorld fram till och med nästa sommar. Vilka riktar den sig till? Till alla som idag arbetar med Offi cepaketet och vill få ut mer av det, samt till den som är nyfi ken på produkten och att lära sig mer om den. Vad kommer jag att lära mig? Vi kommer grundligt att gå igenom funktioner i såväl Entourage och Powerpoint som Word och Excel och lära dig saker du inte visste att programmen kunde göra. I del 2 av Offi ceskolan får du lära dig skapa en egen formgivningsmall i Powerpoint, skapa snygga tabeller med Word och starta ett nytt projekt i Entourage. Men vad får jag som inte har Office ut av detta? Med de fl esta Macar som säljs medföljer en 30-dagars prova på-version av Offi cepaketet. Denna fi nns även tillgänglig på Microsofts webbplats. Adressen är Kommer man att kunna ladda ned Officeskolan? Jajamän! Innan jul kommer höstens delar att samlas i en PDF-artikel som alla kan ladda ned helt gratis från vår sajt. Innan nästa sommar kommer dessutom höstens och vårens skolor att slås ihop till en enda stor PDF. Även denna kommer att vara gratis.

11 OFFICESKOLAN DEL 3 WORD: DIGITAL KORREKTUR- LÄSNING DIREKT PÅ SKÄRMEN Lek med tanken att en kollega eller vän ber dig att korrekturläsa ett dokument. Hon skickar en Wordfil som du skyndsamt skriver ut och går loss på med rödpennan. Sakta i backarna! Varför inte använda Words inbyggda granskningsfunktion? Tag dig an ändringar och skriv kommentarer direkt på skärmen istället. WORD: DIGITAL KORREKTURLÄSNING MEDEL Be om en Wordfil Fråga efter att få dokumentet som en 01 Wordfil nästa gång någon ber dig granska ett arbete. Öppna dokumentet och plocka fram verktygsfältet för granskning. Välj Visa -> Verktygsfält -> Granska. Aktivera pennan Det nya verktygsfältet dyker upp strax under 02 standardmenyn i fönstrets överkant. Klicka på knappen»spåra ändringar«för att aktivera den digitala rödpennan. Hitta alla fel Dags att leta fel! Gör på samma sätt som du redigerar vanliga Worddokument. Lägg till och ta 03 bort ord eller stycken. Rätta stavfel och korrigera typsnitt. Ändringarna du gör färgläggs och utrustas med en informationsbubbla. Föredrar du papper? Infobubblan avslöjar Infobubblan avslöjar vad som ändrats samt 04 när och av vem modifieringen är utförd. Om dokumentet skickas runt till flera granskare markeras de olika granskarnas ändringar med olika färger. Lägg till kommentarer Som granskare vill du säkert lägga till kommentarer åt författaren. Markera ett stycke som du vill 05 anmärka på och klicka på»ny kommentar«. Knappa in din kommentar i den nya bubblan som ploppar upp. Granska dokumentet När alla ändringar är gjorda är det bra att flukta 06 på hur det slutliga dokumentet, utan bubblor och streck, kommer att se ut. Överst i»granska«-verktygsfältet kan du växla mellan att se slutgiltig och ursprunglig version med eller utan markeringar. Mejla till författaren Känner du dig klar med korrekturläsningen? Utmärkt! Slå av»spåra ändringar«07 och spara dokumentet. Leta upp»skicka till e-postmottagare«-knappen och klicka på den. Word startar ditt favoritmejlprogram, skapar ett nytt brev och förser det med en bilaga av det granskade arbetet. Färgglada infobubblor Författaren får tillbaka sitt dokument med ändringar och en massa färgglada infobubblor. Med 08 bocken och krysset överst i varje inforuta kan ändringen godkännas eller strykas. Oavsett vilket man väljer försvinner både inforutan och färgmakeringen i texten. Acceptera ändringarna Om författaren litar på dig kan hon också välja 09 att köpa alla dina ändringar med en enda knapptryckning. Det finns flera sätt att göra detta på. Ett av dem är att välja»acceptera alla«i fönstret som dyker upp när man väljer Verktyg -> Spåra ändringar -> Granska ändringar. Uppskattar du fysiska dokument bättre än elektroniska? Word kan göra snygga utskrifter av dina redigeringar och kompletteringar. Välj»Skriv ut«, programmet väljer automatiskt en förstoringsgrad som gör att infobubblor får plats på papperet.

12 OFFICESKOLAN DEL 3 POWERPOINT: MAXA PRESENTATIONEN Visst är det roligt att snickra samman en presentation med Powerpoint? Men det allra roligaste är tiden i rampljuset, när man får presentera sitt verk för publiken. För att du ska kunna prestera max under de minuter som presentationen pågår finns ett utmärkt hjälpmedel i Powerpoint det så kallade presentatörsverktyget. Åhörarna ser bara dina slides, men på en separat skärm kan du se mycket mer än bara den aktuella bilden. POWERPOINT: BEHÄRSKA PRESENTATÖRSVERKTYGET MEDEL Koppla ihop prylarna Koppla in din externa skärm eller projektor. Denna kommer att visa bilden som du vill att åhörarna ska se, med- 01 an du på din vanliga skärm kommer att kunna följa en annan bild, bilden över Presentatörsverktyget. För att få det att fungera måste du ha en Powermac eller en Powerbook. Konsumentmodeller som ibook och imac duger inte. Ingen skärmdubblering Öppna Systeminställningar och välj»bildskärmar«. 02 Klicka sedan på»uppställning«och se till att alternativet»skärmbildsdubblering«inte är markerad. Har du en Powerbook kan du göra samma inställning genom att trycka på F7-tangenten tills bildskärmarna visar olika bilder. Kolla att menyraden syns Se till att menyraden överst i OS X syns på den skärm som 03 du vill se presentatörsverktyget på. Syns menyraden på åhörarskärmen? Dra då den avlånga vita fyrkanten som representerar menyraden, från den ena blå rutan till den andra. Genom att göra detta ställer du om vilken av skärmarna som ska vara huvudskärmen. Visa presentationen Starta Powerpoint och släng ihop en dunderpresentation. Starta presentationen som vanligt genom att väl- 04 ja»visa bildspel«från visa-menyn eller genom att klicka på projektorduken nere till vänster. Kommer rätt bild upp på rätt skärm? Om inte, hoppa tillbaka till det föregående steget för att ändra inställningen. Kommentarer och stödord Bekanta dig också med det vita fältet längst ner. Här skriver du kommentarer och stödord med koppling till den 07 bild som visas. Stödkommentarerna förbereder du innan bildspelet, men det går också bra att knappa ner anteckningar under tiden föredraget pågår. Håll koll på informationen Låt oss titta lite mer på informationen på föredragshållarens skärm. Överst till vänster finns en klocka som vi- 05 sar hur länge presentationen pågått. Strax under har du en rullgardinsmeny med alla bilder som presentationen består av. Rulla ner lite och klicka på någon av bilderna. Snabbkommandon du kan använda under presentationen W Gör åhörarskärmen vit B Gör åhörarskärmen svart H Hoppa till nästa dolda bild esc Avsluta presentationen S Stoppa och starta automatiskt bildspel Hoppa till rätt bild Både den stora bilden på din skärm och bilden på åhörarskärmen växlar nu till den du just klickat på. Det är ut- 06 märkt att kunna hoppa till en specifik bild utan att behöva rulla igenom hela presentationen. Bilder som är dolda i presentationen visas halvtransparent. Det är bara att klicka om du trots allt vill visa dem för publiken. Markera detaljerna Vill du peka på intressanta detaljer i någon av dina bilder? 08 Dra musmarkören antingen till åhörarskärmen eller till den aktuella bilden i mitten på din egen skärm. Med markören på åhörarskärmen kan du också högerklicka och välja Pekaralternativ -> Penna, för att extra tydligt kunna markera intressanta detaljer.

13 OFFICESKOLAN DEL 3 EXCEL: SKAPA SNYGGARE DIAGRAM Kolumner och spalter med siffror i all ära, men när det gäller att åskådliggöra data effektivt finns det inget som slår ett diagram. Snygga och prydliga stapeldiagram, ett cirkeldiagram eller rent av ett fiffigt ytdiagram är i många fall slagkraftigare än både löpande text och trista tabeller. Men hur får man till det? Hur gör man ett snyggt kondiagram? Och vilken typ av diagram passar bäst till just den informationen du ska presentera? Vi har svaret, välkommen in i diagrammens invecklade värld! EXCEL: BEMÄSTRA ALLA SORTERS DIAGRAM SVÅR Soltimmarna i Lund Vi börjar med att skapa ett enkelt diagram som månad för 01 månad visar antal soltimmar i Lund. Börja med att skriva månaderna i den första kolumnen och motsvarande soltimmar i b- kolumnen bredvid. Infoga diagram Känner du dig nöjd med siffrorna i kolumnerna? Bra. Då 02 markerar du det område som du vill ha som underlag för ditt diagram. Diagrammet över soltimmarna ska omfatta årets alla tolv månader så vi markerar området mellan cell a1 till och med b12 och väljer»diagram...«från Infoga-menyn. Krångla inte till det Programmet presenterar sin digra palett över olika diagramtyper. Här finns allt man kan tänka sig, både i två och tre di- 03 mensioner. En god grundregel är att inte krångla till det mer än nödvändigt. Därför faller valet på ett enkelt linjediagram utan brytpunkter. Leta upp detta alternativ innan du klickar på nästa-knappen. Förhandsgranska Förhandsgranskningen som ploppar upp ser rätt vettig 04 ut. Det verkar vara rätt dataområde som är markerat. Om din förhandsgranskning ser felaktigt ut klickar du på den lilla triangeln till höger om inmatningsfältet och väljer sedan återigen de kolumner som innehåller diagrammets dataunderlag. Fixa förhandsgranskningen Får du fortfarande inte ordning på förhandsgranskningen? Klicka på»serie«överst i diagramguiden. Här kan du 05 i detalj styra vilka data som ska ingå i diagrammet. Klicka på triangeln vid»etiketter för kategoriaxeln«och markera sedan de värden i Excelarket som du vill ha på x-axeln. Välj på motsvarande sätt y-axelns värden till fältet»värden«. Ser grafen ut som du tänkt dig? Klicka på nästa. Lägg till stödlinjer I diagramguidens näst sista steg kan diagrammets rubrik, 06 x- och y-axelns namn ställas in. Här väljer du också om du vill ha stödlinjer, förklaringsrutor, dataetiketter med värden i anslutning till linjen eller en siffertabell under diagrammet. För varje ändring ser du direkt resultatet i förhandsgranskningen. Gå vidare när du känner dig nöjd. Skapa diagrammet Vi har kommit till guidens sista steg och får frågan var diagrammet ska skapas. Antingen som ett objekt i det ur- 07 sprungliga arbetsbladet eller i ett eget arbetsblad. Valet faller på det sistnämnda. Varför? Jo, för att bilden blir större och tydligare om den får ligga för sig själv. Lägg till extra data Diagrammet ser kanonbra ut, men vi har ju glömt två städer. Dags att lägga till mer data! Markera diagrammet 08 och välj»källdata...«från»diagram«-menyn. Välj»Serie«överst i fönstret. Serien»Lund«finns redan. Klicka på»lägg till«för att skapa en ny serie. Vi kallar den nya serien för»östersund«, namnet på staden vars soltimmar som ska läggas till. Östersunds soltimmar Nu lägger vi in soltimmarnas värden. När»Östersund«09 är markerad i listan över serier klickar du på triangeln intill»värden«-fältet. Bli inte förvånad när fönstret rullas ihop, utan klicka istället på det arbetsblad där värdena finns uppradade. Markera de tolv raderna i kolumnen som innehåller Östersunds soltimmar och klicka på retur.

14 OFFICESKOLAN DEL 3 De olika diagramtyperna Soltimmarna i guiden intill presenteras i ett linjediagram. Hur skulle samma data se ut om man valde en annan typ? Jo, såhär: Diagrammet är komplett På samma sätt lägger vi in alla serier som ska ingå i diagrammet. Med Lund, Östersund och Kiruna känns dia- 10 grammet komplett. Lägg märke till att»etikett för kategoriaxel«lämnas orörd när nya data läggs till. Detta fält representerar x-axelns värden (månaderna) som är ju gemensamma för alla tre städer. Vi behöver alltså inte på nytt tala om för programmet vilka månaderna är. Linjediagram Det finns en hel uppsjö varianter på linjediagram. I exemplet intill visade vi en sort, här är en annan. Formatet används oftast för att visa utvecklingen över tiden. Ritar man ut brytpunkterna blir det enklare att jämföra värden mellan olika dataserier. Tvådimensionellt stapeldiagram I ett stapeldiagram visar höjden på staplarna värdet på olika faktorer. Diagrammet är utmärkt för att visa hur saker och ting förändras över tiden. Stapeldiagram används också för att jämföra storleken av olika grupper. Tredimensionellt stapeldiagram Den tredimensionella varianten av stapeldiagrammet gör det möjligt att ha olika dataserier bakom varandra, istället för som i 2D-alternativet, bredvid varandra. Nackdelen med 3D-diagrammet är att det är svårt att jämföra staplarnas höjd. Dags att finslipa Börjar det inte se klart ut? Nej, långt ifrån. Nu är det hög tid att 11 finslipa utseendet. Dubbelklicka på den text, linje eller bakgrund du vill ändra på. Med formateringspaletten som ploppar fram kan du ändra det mesta, så låt den egna kreativiteten frodas. Polärdiagram Närmare ett spindelnät än såhär kan man inte komma. Polärdiagram används vanligen för att visa hur olika saker förändras i jämförelse till en jämviktspunkt. Det verkar vara mer soligt på sommarmånaderna, eftersom dataområdet verkar dra åt just åt det hållet från mitten. Tredimensionellt cirkeldiagram Cirkeldiagram används i regel för att visa hur stor bit en del bidrar med till en helhet. Hur stor del av Sveriges befolkning som använder Mac etc. Som du förmodligen ser är diagramtypen helt värdelös för att visa soltimmarna i de tre svenska städerna. Tvådimensionellt ytdiagram Ytdiagram visar hur storleken av olika faktorer ändras över tiden. Staplas faktorerna ovanpå varandra kan ytdiagram användas som en kombination av cirkeldiagram och stapeldiagram och visa hur olika delar i en helhet ändras över tiden. Frågor & svar Vad är Officeskolan? Offi ceskolan är en redaktionell produkt från MacWorld och fi nansierad av Microsoft för att snabbt nå många Macbaserade Offi ceanvändare. Hur många delar består skolan av? Skolan består av totalt åtta delar om fyra sidor vardera som kommer att fi nnas med i MacWorld fram till och med nästa sommar. Vilka riktar den sig till? Till alla som idag arbetar med Offi cepaketet och vill få ut mer av det, samt till den som är nyfi ken på produkten och att lära sig mer om den. Vad kommer jag att lära mig? Vi kommer grundligt att gå igenom funktioner i såväl Entourage och Powerpoint som Word och Excel och lära dig saker du inte visste att programmen kunde göra. I del 3 visar vi hur du kan korrekturläsa direkt på skärmen med Word, hur du maximerar din Powerpointpresentation och allt om att skapa diagram i Excel. Men vad får jag som inte har Office ut av detta? Med de fl esta Macar som säljs medföljer en 30-dagars prova på-version av Offi cepaketet. Denna fi nns även tillgänglig på Microsofts webbplats. Adressen är Kommer man att kunna ladda ned Officeskolan? Jajamän! Innan jul kommer höstens delar att samlas i en pdf-artikel som alla kan ladda ned helt gratis från vår sajt. Innan nästa sommar kommer dessutom höstens och vårens skolor att slås ihop till en enda stor pdf. Även denna kommer att vara gratis.

15 OFFICESKOLAN DEL 4 WORD: SÅ SKAPAR DU SNYGGARE BREVMALLAR Med hjälp av snyggt formgivna brevmallar kan du på ett förvånansvärt smidigt sätt höja nivån på dina analoga snigelbrev. Varför ödsla tid med att manuellt lägga till logotypen, datumet och sidnumreringen varje gång du ska skriva ett brev? Det räcker ju att göra jobbet en gång. Vi visar hur du på nolltid skapar en enkel brevmall i Word. WORD: SKAPA SNYGGA BREVMALLAR ENKELT Huvudet först 01 Vår brevmall kommer att bestå av två delar, ett brevhuvud överst och en brevfot längst ner. Vi börjar med brevhuvudet. Öppna ett nytt tomt Worddokument och välj»sidhuvud och sidfot«från Visa-menyn. Dit med loggan 02 Sidhuvudet och sidfoten är de delar av dokumentet som ser likadana ut på dokumentets samtliga sidor. De skapas bara en gång och dyker sedan upp överst, respektive underst på alla sidor. Infoga företagets eller din personliga logotyp överst till vänster i sidhuvudet. Infoga datum 03 Brev brukar dateras överst till höger. Ställ inmatningsmarkören till höger om logotypen och använd tabb-tangenten för att hoppa till det färdiga tabbstoppet i högermarginalen. Klicka sedan på knappen»infoga datum«i verktygsfältet. Trimma datumet 04 Ett dynamiskt datumfält som alltid visar rätt datum har just skapats. Datumet är rätt, men årtalet skulle se bättre ut om det skrevs ut med fyra siffror. Högerklicka på datumet och välj»växla fältkoder«i popup-menyn. Svensk standard 05 Fältkoden beskriver hur utskriften av det dynamiska datumet ska se ut. Redigera textsträngen så det står»yyyy-mm-dd«istället för som tidigare»yy-mm-dd«. Högerklicka därefter på fältkoden och välj»uppdatera fält«. Huvudet är klart 06 Varför inte skriva datumet manuellt? Jo, för att slippa trassel i framtiden. Ett dynamiskt datumfält visar automatiskt rätt datum när brevmallen används. Sidhuvudet är klart. Växla till sidfoten med knappen i verktygsfältet.

16 OFFICESKOLAN DEL 4 Frågor & svar Vad är Officeskolan? Offi ceskolan är en redaktionell produkt från MacWorld och fi nansierad av Microsoft för att snabbt nå många Macbaserade Offi ceanvändare. Hur många delar består skolan av? Skolan består av totalt åtta delar om fyra sidor vardera som kommer att fi nnas med i MacWorld fram till och med nästa sommar. Kontaktuppgifter 07 Sidfoten innehåller vanligtvis dina kontaktuppgifter. Knappa in adress, telefonnummer, e-post och andra intressanta fakta om dig eller firman. Lägg märke till att även sidfoten har färdiga tabbstopp i mitten och till höger. Nu närmar vi oss Visst börjar det kännas klart? Gå då ur sidhuvudets och sidfotens redigeringsläge genom att klicka på»stäng«i verktygsmenyn eller genom att dubbelklicka någonstans mitt i det tomma dokumentet. Sidnumrering 08 I sidfoten kan också numrering av sidor läggas in. Självklart inte manuellt utan dynamiskt, precis som datumet. Välj verktygspalettens»infoga sidnummer«. Vill du vara lite extra snitsig infogar du också det totala sidantalet med knappen intill. Spara på rätt sätt 10 För att mallen du skapat ska fungera som en dokumentmall måste den sparas på ett lite speciellt sätt. Välj»Spara som «och därefter»dokumentmall«i formatmenyn. Hitta på ett lämpligt namn och spara filen i mappen»mina mallar«. Vilka riktar den sig till? Till alla som idag arbetar med Offi cepaketet och vill få ut mer av det, samt till den som är nyfi ken på produkten och att lära sig mer om den. Vad kommer jag att lära mig? Vi kommer grundligt att gå igenom funktioner i såväl Entourage och Powerpoint som Word och Excel och lära dig saker du inte visste att programmen kunde göra. I del 4 visar vi hur du kan korrekturläsa direkt på skärmen med Word, hur du maximerar din Powerpointpresentation och allt om att skapa diagram i Excel. Men vad får jag som inte har Office ut av detta? Med de fl esta Macar som säljs medföljer en 30-dagars prova på-version av Offi cepaketet. Denna fi nns även tillgänglig på Microsofts webbplats. Adressen är Kommer man att kunna ladda ned Officeskolan? Jajamän! Innan jul kommer höstens delar att samlas i en PDF-artikel som alla kan ladda ned helt gratis från vår sajt. Innan nästa sommar kommer dessutom höstens och vårens skolor att slås ihop till en enda stor PDF. Även denna kommer att vara gratis. Hitta din mall 11 Mallen är redo för användning. Istället för att välja ett tomt dokument när du skriver nästa brev öppnar du»projektgalleriet «från arkivmenyn. Därefter klickar du på»ny«och väljer»mina mallar«i listan över tillgängliga grupper. Öppna slutligen din mall. Nu är det klass på breven 12 Det nya dokumentet som öppnas har automatiskt utrustats med sidhuvud, sidfot, datum och sidnummer. Sidhuvudet och sidfoten är uttonade, men vid utskrift kommer allt att få samma svarta kulör. Grattis, din korrespondens har äntligen fått ett enhetligt utseende!

17 OFFICESKOLAN DEL 4 EXCEL: SÅ HANTERAR DU LISTOR Om det är något Excel är bra på så är det att hantera listor. Stora skrymmande listor med tusentals rader kan enkelt sorteras och filtreras i jakt på intressanta siffror och trender. Den här delen av Officeskolan beskriver dels hur du importerar data från en textfil, dels hur listhanteraren hjälper dig att filtrera och sortera innehållet i den importerade datamängden. EXCEL: IMPORTERA OCH HANTERA LISTOR SVÅR Importera lista 01 Låt oss börja exemplet med att importera en lista. Öppna itunes och klicka på någon av dina favoritspellistor. Välj»Exportera spellista «från itunes Arkivmeny. Välj»Ren text«och spara. Textfilen innehåller nu all information om låtarna i din spellista. Öppna Excel 02 Innan du döljer itunes kan du passa på att dra igång någon skön låt. Till tonerna av ljuv musik kör du igång Excel och öppnar ett nytt arbetsblad. Tomt var det här, men inte länge till. Gå till»hämta externa data«i»data«-menyn och välj att»importera textfil «. Importera rätt fil 03 Excel frågar vilken fil du vill importera. Du svarar med att visa vägen till filen som exporterades från itunes i det första steget. Excel är smart och upptäcker att innehållet i textfilen är någon form av ordnad data. Klicka på»nästa«för att ställa in fältavgränsaren. Fältavgränsaren 04 Fältavgränsaren är det speciella tecken i textfilen som delar upp innehållet på en textrad i separata kolumner. I textfilen från itunes är kolumnerna avskilda med tabbtecken. Testa de olika kryssrutorna för att se skillnaden i förhandsvisningen. Välj rätt datatyp 05 I nästa steg frågar Excel efter vilka datatyper som finns listade i de olika kolumnerna. Väljer du»allmän«omvandlas kolumnerna automatiskt till rätt format. Du kan i detta steg också utesluta kolumner från importen. Klicka på Slutför och välj var listan ska hamna. Nu har vi listan 06 Voilà, eller»boom«som en entusiastisk Steve Jobs skulle ha sagt. Den importerade datan är på plats. Det ser snyggt och prydligt ut, men filtrering, sortering och sökning är fortfarande bökigt. Det råder den smarta listhanteraren i nästa steg bot på. Markera 07 Markera hela dataområdet, från den översta vänstra cellen till den sista högra som innehåller någon data. Välj därefter»lista«från»infoga«-menyn. Om du markerade rätt dataområde är allt redan korrekt ifyllt i Listguidens första steg, klicka vidare. Slutför guiden 08 Listguiden hoppar över steg två, som bara används då man inte har en färdig struktur att bygga listan på. I det tredje och sista steget behöver du bara plita ner ett fyndigt namn och slutföra guiden. Sortering och filtrering 09 Listan i kalkylarket ser nu lite annorlunda ut. Runt listan finns en ram och överst vid varje kolumnnamn finns en liten knapp med två pilar. Det är här du väljer hur innehållet i listan ska sorteras och filtreras. Jag väljer att bara visa Lounge-musik, och sortera låtarna efter artist. Hur gör du? Tips: Smart summeringsrad Listhanteraren kan snabbt och smidigt räkna samman beloppet av alla värden i en kolumn. Ta fram verktygsfältet»lista«från»visa«-menyn. Klicka på knappen»summeringsrad«för att lägga till den snabbräknande raden nederst i listan. Summan räknas inte ut för varje rad, utan bara för de rader som du vill. Ställ musmarkören i den cell som är gemensam för summeringsraden och den kolumn som ska läggas ihop. En knapp dyker upp och du väljer vad som ska räknas ut, summa, medeltal, antal värden eller något helt annat.

18 OFFICESKOLAN DEL 4 POWERPOINT: INTERAKTIV KIOSKPRESENTATION På muséer och mässor finns ofta datorer med interaktiva presentationer uppställda. Besökare kan på egen hand klicka sig runt i presentationen och interaktivt insupa spännande information. Powerpoint kanske inte är det bästa verktyget för att skapa dessa interaktiva alster, men eftersom funktionen finns visar vi hur det fungerar. POWERPOINT: PROFFSIG KIOSKPRESENTATION MEDEL Presentation av MacWorld 01 Interaktiva presentationer kan användas till mycket: presentera företaget, introducera en ny produkt eller skapa en enkel datorbaserad kurs. I detta exempel går vi igenom hur en kioskpresentation som presenterar MacWorld skulle kunna se ut. Öppna Powerpoint och klicka fram en tom presentation. Skapa bakgrundsmall 02 Välj en av Powerpoints färdiga bilddesigner eller skapa en egen bakgrundsmall genom att välja»bildbakgrund«under»bakgrund«i Visamenyn. Redigera färger och typsnitt tills du känner dig nöjd. Stäng därefter bildbakgrundens redigeringsläge genom att klicka på»stäng«i den flytande verktygspaletten. Förstasidan 03 Den färdiga mallen är klar att fyllas med innehåll. Presentationen i exemplet kommer att visa innehållet i fyra av de senare utgåvorna av MacWorld. Presentationens förstasida pryds därför med en rubrik och fyra omslagsbilder. Användaren ska kunna klicka på ett omslag för att få mer information om innehållet i respektive nummer. Skapa undermenyerna 04 Dags att skapa de fyra undermenyerna som ska ploppa upp när man klickar på en bild på första sidan. Skapa fyra nya slides med»ny bild«-knappen och formge dessa efter tycke och smak. Presentationen består nu av fem slides. Det är hög tid att länka samman dem och äntligen få ta del av lite interaktivitet! Välj knapptyp 07 Powerpoint har också färdiga knappar för att navigera mellan presentationens bilder. Testa att plocka fram någon av dessa från»händelseknappar«i»bildspel«-menyn. Du väljer först en knapptyp i menyn och ritar sedan knappen på ett lämpligt ställe i bilden. Slutligen anges knappens händelseinställningar. Välj bild 05 Vi går till presentationens första bild och markerar ett av omslagen. I Powerpoints formateringspalett finns en drös med valbara alternativ. Leta upp»hyperlänk«och välj»bild «i fältet»vid musklickning«. Programmet frågar vilken av de fem bilderna omslagsbilden ska länkas till. Välj en och bekräfta med OK. Dags att testa 08 Testkör presentationen genom att välja»visa bildspel«från»bildspel«-menyn. Testa länkarna och knapparna för att försäkra dig om att man hamnar på den bild du tänkt dig. Ställ också in att bildspelet ska köras i kioskläge. Markera»Informationskiosk«under»Inställningar för bildspel«i»bildspel«-menyn. Lägg till bakåtpil 06 De resterande omslagen länkas på motsvarande sätt till respektive slide i presentationen. Gör detsamma med knapparna i din testpresentation. För att man från undersidorna ska kunna hitta tillbaka till förstasidan lägger vi också till en bakåtpil som på motsvarande sätt länkas till den»första bilden«. Ta emot besökarna 09 Kioskläget innebär att presentationen automatiskt börjar om från början när man kommer fram till den sista bilden. Dit kommer man också ifall bildspelet lämnats orört en tid. Är det klart att placeras i mässmontern eller hotellobbyn nu? Ja, varför inte, men glöm inte att plocka bort tangentbordet för att besökarna inte av misstag ska kunna avsluta din presentation. Tips: Liva upp med filmklipp Filmklipp gör sig inte särskilt bra i tidningar, men desto bättre i kioskpresentationer. Infoga snygga filmer på produkten du vill presentera genom att välja»film- och ljudklipp«från»infoga«-menyn.

19 OFFICESKOLAN DEL 5 WORD: SÖK OCH ERSÄTT DEN TOTALA GUIDEN Hör du till dem som använder Officepaketet utan att känna till vilken potential sökfunktionen i Excel, PowerPoint och främst Word sitter inne på? Ord som du inte riktigt vet hur du stavat till, eller fullständiga meningar kan på nolltid luskas fram i flera hundra sidor långa dokument. Hundra sidor i all ära, behärskar du sökfunktionen kan du spara både tid och irritation om du så bara har ett enkelsidigt dokument. Ännu mer tid finns att spara om du dessutom kommer igång med att använda»sök och ersätt«-funktionen. WORD: SÖK OCH ERSÄTT DEN TOTALA GUIDEN MEDEL Sökkord och dess betydelse ^p = Nytt stycke ^t = Tabbtecken ^l = Manuell radbrytning ^n = Spaltrbrytning ^m = Manuell sidbrytning ^s = Hårt blanksteg ^~ = Hårt bindestreck ^- = Mjukt bindestreck Den här sökningen markerar alla fraser där»punkt slut.«följs av en manuell sidbrytning. Vi inleder med att bekanta oss med»sök och ersätt«-fönstret. Det finns ett gäng sätt att få fram den på. Välj antingen»sök «från»redigera«- menyn eller tryck in motsvarande snabbkommando»kommando + F«på tangentbordet.»sök och ersätt«-fönstret är uppdelat i tre paneler:»sök«,»ersätt«och»gå till«. Vi börjar med att kika på»sök«-panelen. Vid sökningar har du flera valmöjligheter. Bestäm först vilken del av dokumentet du är intresserad av att söka igenom. Är det hela filen eller bara ett stycke? Om det är ett stycke som är intressant markerar du det med musmarkören. Med kommandotangenten nedtryckt mellan markeringarna kan flera osammanhängande stycken markeras samtidigt. Växla tillbaka till sökfönstret och knappa in ordet eller frasen du letar efter i sökfältet. När du därefter klickar på»sök nästa«markerar programmet den första sökträffen efter inmatningsmarkören, alternativt den första träffen i det markerade området. Ytterligare klick på»sök nästa«visar nästa sökträff tills slutet på dokumentet, eller det markerade området nåtts. Vill du inte behöva klicka fram nästa sökträff manuellt kan du låta Word markera samtliga träffar på en och samma gång. Det gör du genom att bocka för»markera alla poster som hittades i«-rutan och välja antingen»aktuell markering«eller»huvuddokumentet«. Sökningarna kan tas ytterligare ett steg längre genom att blanda in koder för olika specialtecken i sökfrasen. Word har ett dussintal speciella koder för exempelvis rad- och spaltbrytningar, hårda och mjuka bindestreck etcetera. Några av dessa finner du i tabellen. Avancerade sökalternativ När du kommit så här långt klarar du att söka efter enstaka ord och fraser i dina dokument. Men Word har mer att ge, sökfönstret har en rad avancerade verktyg som låter dig förfina sökträffarna ytterligare. Dessa avancerade alternativ ploppar upp om du klickar på knappen med triangeln i sökfönstrets nedre vänstra hörn. I det expanderade sökfönstret finns ett gäng nya valmöjligheter. Menyn för sökriktning är en av dem. Här väljer du om du vill söka uppåt, nedåt eller alla. Utgångspunkten för sökningen är alltid inmatningsmarkörens position. Söker du uppåt eller nedåt kommer alla träffar ovanför, respektive nedanför markören att hittas. Väljer man däremot»alla«startar sökningen neråt, men istället för att stanna på sista raden börjar den från toppen igen, tills hela dokumentet sökts igenom. Kryssrutan»Matcha gemener/ver- SALER«låter dig skilja på exempelvis»anna«och»anna«. Är rutan inte markerad kommer båda alternativen hittas, i annat fall visar Word bara det alternativ där gemener respektive versaler är på exakt samma position. Kryssrutan»Matcha hela ord«ger dig möjligheten att identifiera sökträffar som inte är delar av ett ord. Med en bock Ersätt äpplen med päron.

20 OFFICESKOLAN DEL 5 En sökinställning som inte skiljer på Svenson och Svensson. i rutan får du till exempel inte upp»stanna«när du söker efter»anna«. Använd jokertecken. Ger dig möjligheten att ersätta delar av sökfrasen med specialtecken som motsvarar ett eller flera obestämda tecken. Tabellen intill visar de olika jokrarna, tillsammans med exempel på hur de kan användas. Men hur söker man efter ett frågetecken när»använd jokertecken«är markerad? Vill man söka efter ett tecken som också är ett jokertecken måste ett bakåtvänt snedstreck skrivas innan. Letar du till exempel efter»fråga?«med jokertecken aktiverat, skriv då»fråga\?«för att det avslutande frågetecknet inte ska tolkas som jokertecken. Så lätt byter du»nilsson Anders«mot»Anders Nilsson«. Format. Menyn»format«längst ner i sökfönstret låter dig filtrera ut sökträffar som uppfyller ett visst mönster. Här väljer du exempelvis att bara leta efter ord som står skrivna med typsnittet Garamond, 14 punkter i fetstil. För att nollställa formatsökningen klickar du på knappen»ingen formatering«strax intill. Special. Med hjälp av den här menyn kan du snabbt infoga de speciella sökkoder som motsvarar olika specialtecken. Vi har listat några av dem i tabellerna intill, men från den här menyn har du tillgång till ytterligare några varianter. Om rutan»använd jokertecken«är markerad visas dessutom samtliga jokertecken i den här menyn. Ersätt sökträffar Mycket tid och manuellt arbete kan besparas om man i samband med sökningen också låter Word ersätta sökträffarna med nya fraser. Har man exempelvis en text med där orten»uppsala«finns nämnd ett antal gånger, kan»sök och ersätt«-funktionen på nolltid komplettera texten och byta ut»uppsala«mot»uppsala och Stockholm«. Klicka på»ersätt«i»sök och ersätt«-fönstret för att komma till rätt panel. Tillvägagångssättet är snarlikt en vanlig sökning, men med skillnaden att du i textfältet»ersätt med«knappar in ordet eller frasen som sökträffarna ska bytas ut mot. Klicka på knappen»sök nästa«för att låta Word markera den första träffen. Vill du att den ska ersättas? Klicka då på knappen»ersätt«. Ska ordet inte ersättas på just den här stället klickar du istället på»sök näsa«för att lämna det orört och markera nästa träff. På det här sättet kan du manuellt gå igenom hela dokumentet. Om du inte vill granska varje träff manuellt kan du istället använda knappen»ersätt alla«. Sök, byt ordning och ersätt Precis som i sökfältet kan vissa speciella jokertecken användas i sökfönstrets ersätt-fält. Jokertecknet \n kan användas för att ersätta ett uttryck med ett uttryck där ordningen ändrats. Om du till exempel söker efter»(nilsson) (Anders)«och väljer att ersätta med»\2 \1«, kommer alla Nilsson Anders att ersättas med Anders Nilsson. Jokertecken * Valfritt antal godtyckliga tecken S*k hittar»sök«,»sork«och»sputnik«? Ett godtyckligt tecken S?k hittar»sök«,»sik«och»sak«< Början av ett ord <(res) hittar»restaurang«,»respirator«men inte»intresse«> Slutet av ett ord (ig)> hittar»salig«och»matig«men inte»igor«[] Ett av de uppräknade tecknen S[ai]k hittar»sak«och»sik [-] Ett specifikt tecken inom intervallet [p-z]ipa hittar»pipa«och»ripa«[!] Ett godtyckligt tecken undantaget de uppräknade [!lm]ena hittar»rena«och»sena«, men inte»lena«och»mena«[!-] Ett godtyckligt tecken undantaget de inom intervallet [!n-s]ena hittar»lena«och»mena«, men inte»rena«och»sena«{n} Exakt n upprepningar av föregående tecken Svens{2}on hittar»svensson«men inte»svenson«{n,} Minst n upprepningar av föregående tecken Carls{1,}on hittar både»carlsson«och»carlson«{n,m} Mellan n och m upprepningar av föregående tecken 10{1,3} hittar bara»10«,»100«och»1000«@ En eller flera upprepningar av det föregående tecknet Svens@on hittar både»svenson«och»svensson«