STADSBYGGNADSBENCHEN SLUTRAPPORT BOVERKET. Sweco Management AB. Sweco

Transkript

1 SLUTRAPPORT BOVERKET Sweco Management AB Sweco

2 Innehåll Förord 2 1 Stadsbyggnadsbenchen Presentation av Stadsbyggnadsbenchen Syfte Sammanfattning aktiviteter under Status och resultat Byggherreenkäten Självskattning Fördjupningsworkshop Brukarenkät Projektdatabas Tidsavikelseanalys Samarbete med högskolor, universitet och näringsliv Erfarenhetsutbyte Metoder 16 3 Ekonomisk redovisning 18 4 Kontakt 19 5 Bilaga 1 Ledtider i detaljplaneprocessen 20 1 (20)

3 Förord Stadsbyggnadsbenchen bildades 2010 av åtta Stockholmskommuner, som ett nätverk för ömsesidigt erfarenhets- och utvecklingsarbete. Målet var att genom datainsamling och jämförelser kommunerna emellan åstadkomma effektiviseringar och mer enhetliga arbetssätt etc. Allt med respekt för den kommunala självstyrelsen och det faktum att medverkande kommuner har olika förutsättningar i olika avseenden. En tydlig ambition har också varit att tydliggöra stadsbyggnadsprocessen, såväl internt som externt, samt att informera om de utmaningar som processen rymmer. Inte minst har Benchen varit angelägen om att visa att ansvaret för processen delas av alla inblandade aktörer även av staten och byggbranschen. En bättre stadsbyggnadsprocess kan bara uppnås i samarbete aktörerna emellan. Med tiden har de åtta kommunerna blivit nio och förutom ett grundläggande arbete med kontinuerlig insamling och bearbetning av data om planprocessen i benchkommunerna, har Benchen bl a kompletterat sin verksamhet med återkommande byggherreenkäter, som legat till grund för ett fördjupat branschsamarbete. Ihop med branschen har även Benchens arbete och resultat redovisats externt i olika sammanhang. Målet med ansökan till Boverket 2014 var bl a att få stöd för dessa ökade ambitioner, samt att få tillfälle att sprida resultatet vidare. Resultatet av Benchens arbete sammanfattas i denna slutrapport. Därutöver finns möjlighet att ta del av omfattande data avseende såväl kommunernas planprocesser, som byggherrarnas syn på saken. Till de slutsatser som generellt kan dras av materialet hör att det finns stor spännvidd mellan kommunerna både vad avser plandata och byggherrarnas åsikter. Allmänt kan sägas att tidsåtgången får låga betyg, samtidigt som man säger att det ofta är viktigare att tidplanen håller än att de angivna tiderna är korta men orealistiska. Bättre veta säkert vad som gäller. Detta gäller även processen i allmänhet ur byggherreperspektiv: man önskar sig i alla skeden, men särskilt i inledningsfasen, ökad tydlighet från kommunernas sida. Något som med fördel kan förbättras genom mer utvecklad dialog aktörerna emellan, vilket varit ett av Benchens viktigaste områden. Med stöd av beviljade projektmedel har benchsamarbetet kunnat breddas och fördjupas. Det är de nio kommunernas bestämda vilja att gå vidare med detta angelägna arbete för en bättre stadsbyggnadsprocess. Tumba i maj 2016 Magnus Andersson Ordförande i Stadsbyggnadsbenchen Samhällsbyggnadschef Botkyrka kommun 2 (20)

4 1 Stadsbyggnadsbenchen 1.1 Presentation av Stadsbyggnadsbenchen Stadsbyggnadsbenchen är ett uppdrag från kommundirektörerna i nio Stockholmskommuner med syfte att få en effektivare stadsbyggnadsprocess. Med stadsbyggnadsprocessen avses hela kedjan från initiativ om ändrad eller utvecklad markanvändning till i drift tagen förändring. Genom en effektiv process skapas bättre förutsättningar för att tillgodose det stora behovet av bostäder och övrig infrastruktur för en snabbt växande befolkning. Med begreppet effektivitet avses såväl kvalitativa aspekter som t ex god livsmiljö, hållbarhet, förankring och service/bemötande, som produktivitet med dimensionerna tid och kostnad. 1.2 Syfte Benchen har som övergripande syfte att: 3 (20)

5 1.3 Sammanfattning aktiviteter under Stadsbyggnadsbenchen bildades 2010 och under åren har Stadsbyggnadsbenchen utvecklat gemensamma forum och plattformar i syfte att identifiera möjlighet till effektiviseringar inom kommunerna och lära av varandra, se nedan. Ambitionen har samtidigt varit att i olika sammanhang föra ut resultatet av detta arbete. De huvudaktiviteter som genomförts inom Stadsbyggnadsbenchen under är: 1. Framtagande och genomförande av byggherreenkät Inrapportering i en projektdatabas och analys av ledtider för planprocessen 3. Tidsavvikelseanalys för projekt som tagit längre tid än den utlovade 4. Fördjupningsintervjuer med byggherrar och fördjupningsworkshop inom kommunerna utifrån resultatet från byggherreenkäten 5. Två gemensamma workshops med Stockholms byggmästareförening 6. Samarbete med KTH och deltagande på valda forum för att sprida kunskapen om Stadsbyggnadsbenchens arbete 7. Erfarenhetsutbyte inom projektet, bl a genom gemensamma tematräffar, i syfte att utbyta erfarenheter, förankra projektet och resultatet samt utveckla nätverket mellan och inom kommunerna. 2 Status och resultat Nedan redovisas statusen för respektive aktivitet som genomförts inom Stadsbyggnadsbenchen under samt resultat och slutsatser. 2.1 Byggherreenkäten Om byggherreenkäten Under hösten 2014 genomförde Stadsbyggnadsbenchens nio kommuner en kundundersökning i syfte att kartlägga hur byggherrar uppfattar kontakter och samarbete med kommunerna i stadsbyggnadsprojekts tre olika faser: Förstudie/idéfas, planeringsfas och genomförandefas. 4 (20)

6 Målgrupp för enkäten var de byggherrar som varit verksamma, det vill säga haft projekt i respektive kommun under senare tid, från 2012 fram till hösten Motsvarande undersökning gjordes även 2012 bland de åtta kommuner som då var med i Benchen. Undersökningen samlades in med hjälp av webbenkäter. Ambitionen är att göra enkäten återkommande vartannat år framöver. För att mäta kundnöjdheten användes Nöjd Kund Index (NKI) som måttstock. NKI baseras på svaren från tre frågor: Hur nöjd var du med xxx kommuns handläggning av stadsbyggnadsprojektet i sin helhet? Hur väl uppfyllde xxx kommuns handläggning av stadsbyggnadsprojektet dina förväntningar? Tänk Dig ett perfekt stadsbyggnadsprojekt. Hur nära ett sådant ideal kom xxx kommun? Om de som svarat Andelen svarande byggherrar för 2014 års enkät blev 65 %. Svarsandelen är markant högre än 2012, då mycket tid satsades på uppföljning per telefon. I tabell 1 redovisas antal svar per kommun samt andel svarande. 5 (20)

7 2.1.3 Om resultatet Det generella resultatet av byggherrenkäten sammanfattas i tre huvudrubriker nedan: 1. Förstudiefasen: Framgång i förstudiefasen uppfattas efter byggherreenkäter, dialoger och fördjupningar som den absolut mest avgörande fasen för en framgångsrik stadsbyggnadsprocess i sin helhet. 2. Förutsägbarhet: Hellre korrekta om än långa tidplaner än drömbilder, som vi vet att vi sviker. 3. Projektledarkompetens: Kommunikativ projektledare med rätt sakkunskap och ett lösningsorienterat förhållningssätt. Kommunerna i Stadsbyggnadsbenchen har beslutat att införa Nöjd-kund-index i respektive kommuns verksamhetsplan för att lyfta upp frågan ytterligare. Nedan presenteras det samlade medelvärdet för samtliga nio kommuner per fas inklusive service. Sist redovisas resultatet av självskattningen per kommun. 6 (20)

8 Figur 2 visar resultatet för förstudie/idéfas. Alla poster, förutom två, har ett ökat NKI från år 2012 till De två poster som stagnerar på samma medelvärde är: Handlingarnas innehåll och kvalitet (planbesked, ev förstudier/start PM etc.) Det sätt som ställningstagande och beslut motiveras NKI ligger mellan 4,6 6,6 av (20)

9 Figur 3 redovisar det samlade resultatet inom planeringsfasen. I jämförelse med NKI från 2012 har det skett en förflyttning till höger i matrisen, om än en liten sådan. De tre poster som redovisar ett sämre resultat än från 2012 är följande: Kommunikation med sakägare och allmänheten Det sätt som ställningstaganden och beslut motiveras Samordning mellan olika enheter/förvaltningar inom kommunen NKI varierar ifrån 4,9-6,6 av 10. Figur 4 redovisar det samlade resultatet från fas tre, genomförandefasen. Resultatet redovisar att alla poster har ett högre NKI än från år Den post som stagnerar sitt gamla resultat är: Kommunens utbyggnadstakt av infrastruktur (gata, VA, övriga ledningar, el, tele, fiber med mera) NKI varierar mellan 5,7 6,8 av (20)

10 Figur 5 redovisar medelvärdet från samtliga 9 kommuner gällande service från kommunen och dess handläggare års resultat är något högre än 2012 års värden. De poster som ligger kvar på samma NKI är följande: Handläggarnas attityd och bemötande Handläggarnas yrkeskompetens Handläggarnas kompetens som projektledare NKI varierar ifrån 5,3 7,2 av Självskattning Byggherranas synpunkter och omdömen om kommunernas service kompletterades med en självskattning bland ett antal handläggare. I självskattningsenkäten fick handläggarna ange hur de själva bedömer kontakter och service till byggherrarna. Syftet var att se var, om någonstans, som bedömningarna skiljde sig mest påtagligt. Finns en samsyn om vad som fungerar bra och mindre bra? Enkäten besvarades av 119 personer, eller 74 %. 9 (20)

11 2.2.1 Om resultatet I många avseenden gör handläggarna samma bedömning av vad som fungerar bra och mindre bra, om än på en högre nivå i svarsskalan. Handläggarnas bild är, som väntat, mer positiv än byggherrarnas. Även handläggarna menar dock att de aspekter som handlar om handläggningstid, att hålla överenskomna tidplaner och undvika dröjsmål är det som fungerar mindre bra. 2.3 Fördjupningsworkshop Efter redogörelsen av byggherreenkäten har varje kommun haft chans att planera in en fördjupad workshop för att diskutera de resultat som byggherreenkäten påvisade. De kommuner som valt att inte gå vidare med en fördjupad workshop är Nacka, Södertälje och Upplands Väsby. Orsaken till utebliven workshop är i de flesta fallen tidsbrist från kommunernas sida. Den modell som användes under fördjupningsworkshopen benämns Kanomodellen och är en modell utvecklad för att förstå de externa kundernas behov. Modellen innehåller tre typer av behov; bas-, uttalade-, och outtalade behov Om resultatet Bland de kommuner som valde att genomföra fördjupningsworkshopen var det tydligt att man har en ovana av att diskutera byggherrar utifrån ett kundperspektiv, samtidigt som de fann övningen mycket nyttig. Mellan kommunerna var resultatet av workshopen i sin helhet entydigt: den främsta förbättringspotentialen ligger inom den egna organisationen 10 (20)

12 där de behovshypoteserna som lades fram från en sida av verksamheten ofta sa emot en annans. Utöver fördjupningsworkshopen har även några kommuner valt att göra djupintervjuer med sina byggherrar för att förstå resultatet bättre. Exempelvis genomförde Sollentuna djupintervjuer för att diskutera orsaken till ett lågt NKI i förstudiefasen. I intervjuerna deltog stadsbyggnadschefen, exploateringschefen samt planchefen och en handlingsplan togs sedan fram med nedanstående punkter: Byggherrarna bjuds in i tidiga skeden för en förutsättningslös diskussion om olika projektidéer. Tidig avstämning och respons från kommunen skall lämnas så att den fortsatta processen skall bli effektiv och tydlig. Byggherrarnas önskemål om direktanvisningar kommer att hanteras genom det budgetuppdrag som avdelningen redan har. Enligt uppdraget kommer en arbetsprocess att tas fram för att se över hur önskemål om direktanvisningar kan hanteras. Detta beräknas vara klart I förstudiefasen skall avdelningen bli bättre på att förklara förutsättningarna så att byggherrarna ges möjlighet att omarbeta sin idé på ett ändamålsenligt sätt. 2.4 Brukarenkät Brukarenkäten var tänkt att mäta/jämföra kvalitén med resultatet i byggherreenkäten. På grund av att fördjupningsanalyserna fick större utrymme 2015 valde benchens styrgrupp att avstå från denna aktivitet. 2.5 Projektdatabas Benchens kommuner har under 2015 rapporterat in detaljplaner som har vunnit laga kraft i databasen. I databasen finns planer från samtliga kommuner med information om ledtider för planoch genomförandeprocessen. Planer antagna fr o m 2009 har rapporterats in i projektdatabasen. Utöver tid ska även kund, markägare, ändamål, antalet bostäder och utlovad tidsåtgång vid projektstart rapporteras in. Projektdatabasen ger underlag för att se hur lång tid olika delar i processen tar, samt hur det skiljer sig mellan kommuner och år. Se bilaga 1 för ledtider från databasen. 11 (20)

13 2.5.1 Om resultatet I bilaga 1 kan vi bland annat se att Nacka utifrån ett medianvärde har flest antal dagar i detaljplaneprocessen och att Upplands Väsby har kortast ledtid. Resultatet har diskuterats inom Stadsbyggnadsbenchen och inom kommunerna och några slutsatser som dragits är: Nacka kommun har identifierat att de har fler nämndbeslut i planprocessen i jämförelse med de andra kommunerna och har sett över sin beslutsprocess och minska antalet nämndbeslut för vissa ärenden. Flera kommuner har sett över sin projektstyrningsmodell och en viktig aspekt som identifierats för ett effektivt projekt är att vara tydlig med vem som är beställare av projektet och att ha en projektledare som tar ett helhetsansvar. Upplands Väsby har lagt mer tid i ett tidigt skede av planprocessen vilket fått effekt i den totala ledtiden, se bilaga 1, diagram 2. De har bl a haft en tidig dialog med sakägare och byggherrar och genom olika aktiviteter involverat dem tidigt. 2.6 Tidsavikelseanalys Syftet med tidsavvikelsanalysen är att öka kunskapen om vilka de vanligaste orsakerna är till längre detaljplaneprocesser än planerat, och hur vi kan förbättra processerna för att bli effektivare. Inrapporteringen och uppföljningen av tidsavvikelseanalysen har påbörjats men behöver bearbetas vidare. Samtliga kommuner kommer åt databasen och har 12 (20)

14 möjlighet att dra egna slutsatser utifrån eget resultat i jämförelse med övriga kommuner. Det ska även ses som ett verktyg för att underlätta erfarenhetsåterföring. Analysen görs för de planer som tagit 5 månader eller längre än utlovad tidsåtgång för planen. För att underlätta analysen har ett antal kategorier definierats för att täcka in de vanligaste orsakerna till tidsavvikelse och de är indelade i huvudkategorier med ett antal underkategorier. En huvudkategori samt underkategori (för att specificera ytterligare) ska väljas för respektive plan (med tidsavvikelse > 5 mån) och det finns även möjlighet att välja en ytterligare orsak (kategori) ifall det är aktuellt. Definierade kategorier 1) Resurser a) Bemanning/arbetsbelastning (resursstyrning i organisationen, belastning/prioritering hos enskild medarbetare) b) Olika prioriteringar av projekt bland deltagande resurser (resursrelaterat) 2) Komplext projekt, ändrade förutsättningar a) Planerat lång tidsåtgång (ex komplex plan) b) Oförutsett utredningsarbete c) Kommunala intresseavvägningar (i sakfrågor) d) Omprövning under processen (t.ex. ny information som framkommit vid medborgardialog) e) Avsaknad av eller brister i styrande dokument (vilket får negativ påverkan på projektet) f) Samverkan (ex. samplanering, samfinansiering) med externa aktörer 3) Remissinstanser m fl a) Externa aktörer (ex. Trafikverket, SL, Länsstyrelsen, angränsande kommuner, intresseorganisationer) b) Remissinstanser (ex. Länsstyrelsen) c) Invänta dispens (ex. strandskydd, markavvattning) 4) Byggherrerelaterat a) Byggherre (ex. vill avvakta, svårt fatta beslut/delegationsordning, försenade utredningar) b) Förhandling mellan byggherre och kommun 5) Politisk påverkan a) Politisk process (återremiss, bordläggning) b) Förändrade politiska direktiv Om resultatet Utifrån den påbörjade tidsavvikelseanalysen kan vi identifiera att de vanligaste orsakerna för de flesta kommunerna är: 13 (20)

15 2.b - Komplext projekt med oförutsett utredningsarbete 4.a Byggherrerelaterat 4.b - Förhandling mellan byggherre och kommun Resultatet visar på att en ökad förståelse mellan byggherrar och kommuner är viktig för en effektiv process och att man har samsyn kring förutsättningar och förväntningar med projekten. För att öka förståelsen för varandras roller har Stadsbyggnadsbenchen bland annat initierat ett samarbete med Stockholms byggmästareförening, för mer information om det se Samarbete med högskolor, universitet och näringsliv Position 2015 Den mars hölls Position 2015 landets största kongress och mässa inom samhällsbyggnadsområdet med inriktning på geografisk informationsteknik för ökad samhällsnytta. Under mässan höll representanter från Stadsbyggnadsbenchen ett föredrag om samarbetet mellan de nio kommunerna Almedalsveckan 2015 Stadsbyggnadsbenchen fanns på plats under Almedalsveckan för att sprida kunskap om benchens arbete. Tillsammans med Stockholms Byggmästarföreningen genomfördes en paneldebatt där de deltagande diskuterade hur sammarbetet mellan byggherrar och kommuner kan bli mer effektivt, med fokus på tidiga skeden Business Arena 2015 Den september arrangerades Business Arena Stockholm och liksom 2014 hade Stadsbyggnadsbenchen en egen programpunkt i form av ett moderatorlett seminarium. Benchens medverkan under Business Arena syftade till att synliggöra verksamheten för aktörer inom stadsbyggandet och lyfta fram ambitionen att samverka med byggbranschen genom SBF m fl (se mer under punkt 2.8.2) Mex-dagarna 2015 Den november hölls de återkommande Mex-dagarna (mark & exploatering), varvid Benchen deltog med ett föredrag, liknande det på Position 2015 ovan Forskning vid Kungliga Tekniska Högskolan Tillsammans med byggbranschen finansierar Benchen ett forskningsprojekt vid KTH på temat: Samspelet mellan kommun och byggherre i plan- och byggprocessen. Forskaren är Torbjörn Glad, som under sitt pågående forskningsprojekt bl a medverkar vid flera av Benchens aktiviteter, bl a styrgrupp och temadag. 14 (20)

16 2.8 Erfarenhetsutbyte Tematräffarna genomförs i projektet med syfte att utbyta erfarenheter, förankra projektet och resultatet samt utveckla nätverket mellan och inom kommunerna. Nedan presenteras de aktiviteter som utförts Temadagen: Kommunikation Framgång inom stadsbyggnad Temadagen hölls den 6 oktober 2015 med Botkyrka kommun som värd. Det var den sjätte temadagen och den samlade ca 70 personer från benchens alla nio kommuner. Under dagen fick deltagarna lyssna till fyra presentationer med anknytning till temat. Först ut var Nils Rundqvist från Södertälje kommun som berättade om ett projekt mellan Södertälje och Kiruna, finansierat av Boverket. Nästkommande talare var Mariah ben Salem Dynehäll som delade med sig av hur Drivhusets metod Loopa skapat framgång för Älvstranden Utveckling AB. Tredje presentatör för dagen var Alarik von Hoften som berättade om nya angreppssätt för utvecklingen av centrala Väsby. Sist ut var Ewa Wåhlin, Stockholms stad, som talade om dialogprocessen kring utbyggnaden av Kärrtorp. Temadagen innehöll också ett antal gruppdiskussioner där de deltagande delades upp i små grupper för att samtala om nyckelorden: ökat förtroende, tydligt mandat, fördelaktig opinion och transparent kultur. Dessa fyra ämnen skulle diskuteras utifrån följande två frågeställningar: Vad är framgångsrik kommunikation? och Finns det utrymme till förbättring? Temadagen avslutades med en inspirationsföreläsning av Erik Herngren, Kairos Future. Erik Herngren är senior partner och strategisk rådgivare till såväl näringsliv som offentliga och idéburna organisationer. Föreläsningen kom bl a att kretsa kring morgondagens krav och förväntningar på offentlig sektor och offentlig service, det vill säga vilka krav kommer Benchens kommuner att möta i framtiden? Byggherreworkshops Stadsbyggnadsbenchen har under 2015 inlett ett samarbete med Stockholms Byggmästareförening (SBF). Samarbetet syftar till att skapa ett forum för direkt kommunikation med byggherrarna. Workshopsserien har hittills innefattat tre mötestillfällen med SBF. Två workshops har genomförts under 2015 och en tredje i april Workshop 1 Generellt om planeringsfasen. Workshopen syftade till att utveckla samarbetet samt förståelsen och förväntningarna på varandras roller kommun och byggherre i stadsbyggnadsprocessen. Workshopen ansågs även vara ett avstamp för att inleda ett fördjupat samarbete med fler träffar mellan Benchen och SBF. Workshop 2 Fokus på förstudiefasen. Ämnet som deltagare från Benchen och SBF workshopade kring var Hur skapar vi samsyn kring vad en förstudiefas bör innehålla? 15 (20)

17 Workshop 3 Genomförs i april Projektmöten Under år 2015 har benchen haft ett flertal projektmöten bland annat har arbetsgruppen träffats fem gånger. Följande ämnen har diskuterats: Möte 1: Redogörelse och reflektioner av resultat från byggherrenkät med syfte att synliggöra och diskutera de likheter/skillnader som resultatet från byggherreenkäten påvisade. Möte 2: Projektstyrningsmodeller med syfte att genomlysa och diskutera alla kommuners projektstyrningsmodeller samt att kartlägga kommunernas nuläge och behov av erfarenhetsutbyte. Möte 3: Intern och extern kommunikation för projekten med syfte att jämföra interna kommunikationsprocesser, lära av varandras styrkor och utbyta erfarenheter kring eventuella svagheter samt identifiera minsta gemensamma nämnare. Möte 4: Lagändringar i PBL vad innebär det i praktiken? med syfte att diskutera om den nya lagstiftningen skapar nya möjligheter i det dagliga arbete eller om de bara anses som kosmetika. Möte 5: Förstudiefasen, byggherreperspektiv och självskattning med syfte att bena ut varför kommunerna och byggherrarna ser så olika på deras respektive arbete. Styrgruppen har träffats fyra gånger under året för att diskutera inriktning för kommande verksamhetsår. Kommundirektörerna träffades under hösten för att bestämma fortsatt inriktning och få återkoppling kring de aktiviteter som utförts. Mötet resulterade i flera inspel som ska inarbetas i Benchens projektplan för kommande år. 2.9 Metoder Under årets gång har projektledarna för Benchen arbetat med ett antal olika metoder för att inspirera deltagarna till nya arbetssätt. Nedan presenteras de metoder som Benchen arbetat med: Webbaserade enkäter Metoden användes för att samla in så många svar som möjligt från byggherrar och kommunanställda för Byggherreenkäten Vid förra enkätundersökningen, år 2012, var svarsfrekvensen låg vilket gav upphov till att testa en webbaserad enkät Pecha Kucha En presentationsmetod för att inspirera deltagarna att presentationer inte alltid behöver vara i ett och samma format. Metoden visar på att korta anföranden tillsammans med ett antal bilder rullandes i bakgrunden blir en minnesvärd presentation för åhörarna Work Breakdown Structure (WBS) Metoden har använts för att bryta ner Benchens fortsatta arbete i delpaket det vill säga vilka actions som ska hanteras under vilken tidsperioder. 16 (20)

18 2.9.4 Kanonmodellen Metoden användes som en fördjupning av byggherreenkäten vid workshops med respektive kommun. Modellen syftar till att kommunerna ska rannsaka sig själva och bli medvetna om hur deras erbjudande gentemot byggherrana ser ut Business Model Canvas & Value Proposition Canvas Business Model Canvas metoden tillåter workshop deltagarna att beskriva och utmana den arbetsmodell som de i dagsläget själva arbetar med. Value Proposition Canvas tydliggör hur deltagarna skapar värde för deras kunder, i detta fall byggherrarna. Metoden är ett verktyg för att hjälpa deltagarna att designa de produkter och tjänster som byggherrarna önskar. 17 (20)

19 3 Ekonomisk redovisning Nedan redovisas kostnadsposterna för Stadsbyggnadsbenchen mellan perioden och Poster Kostnad Innehåll Kommentar Byggherreenkät 2014 Fördjupningsworkshop med kommunerna utifrån byggherreenkäten Processledning Sweco Kommunernas deltagande på projektmöten Kommunernas deltagande på styrgruppsmöten Lokalkostnader mm för temadagen den 21/ Total kostnad kr Framtagning webbenkät Utskick och uppföljning för ökad svarsfrekvens Framtagning och utskick av enkät för självskattning inom kommunerna Sammanställning resultat och framtagning av kommunrapporter samt gemensam för Stadsbyggnadsbenchen kr Planera, moderera och dokumentera resultatet av workshoparna. Totalt 5 st (Botkyrka, Sollentuna, Haninge, Huddinge och Stockholm) kr Processledningen har innefattat planering, genomförande och uppföljning av de olika mötesforumen inom projektet (projektmöten, styrgruppsmöten och kommundirektörsmötet) samt för de olika kommunikationsaktiviteterna (temadag, almedalen, Business arena, byggherreworkshops). Det innefattar även administration och dokumentation inom projektet och hantering av projektdatabasen kr 5 st projektmöten i workshopform (inkl förberedelse) som hölls den: 08 dec 2014, 06 feb 2015, 09 mar 2015, 13 apr 2015, 08 maj kr 4 st styrgruppsmöten (inkl förberedelse) som hölls den: 05 dec 2014, 06 mar 2015, 06 maj 2015, 23 jun kr Hyra för lokal, lunch och fika kr Kommunernas deltagande i workshoparna ingår ej i denna kostnad. Två personer har i huvudsak varit aktiva i processledningen 9 kommuner* 5st*8h*500kr/h = kr 9 kommuner* 4st*8h*500kr/h = kr 18 (20)

20 4 Kontakt Kontakt angående Stadsbyggnadsbenchen: Magnus Andersson (Ordförande) Telefon: Telefon (mobil): E-post: Stina Oja (projektledare) Telefon: Telefon (mobil): E-post: 19 (20)

21 5 Bilaga 1 Ledtider i detaljplaneprocessen 20 (20)

22 KOMMUNER I SAMVERKAN FÖR UTVECKLAT STADSBYGGANDE BYGGHERREENKÄTEN I FOKUS Bilaga till Boverkets slutrapport

23 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Introduktion till byggherreenkäten Syfte Bakgrund Metod Webbaserad byggherreenkät Kanomodellen Enkäten Sweco analys Summering 4 2. Resultat av byggherreenkäten per kommun Botkyrka kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Haninge kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Huddinge kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Stockholm stad Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Sollentuna kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Nacka kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Södertälde kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Täby kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Upplands Väsby kommun Allmänt Resultat från Trendspaning Utmaningar Sammanställning av kommunernas 15 Nöjd-kund-index 4. Workshop och analys av byggherreenkäten Tillvägagångssätt Om resultatet Exempel från en deltagande kommun Helhetsbedömning Framtidsutsikter Förstudiefasen Planeringsfasen Genomförandefasen Service från kommunen och dess 16 handläggare 5.2 Fortsatta problem Förstudiefasen Planeringsfasen Genomförandefasen Service från kommunen och dess 16 handläggare Rapportförfattare: Thobias Nilsson, Sweco Management AB Sara Hedenskog, Sweco Management AB 2

24 1. INTRODUKTION TILL BYGGHERREENKÄTEN 1.1 SYFTE Incitamentet till den fördjupade byggherrenkäten kom från Stadsbyggnadsbenchens styrgrupp vilken består av stadsbyggnadsdirektörer från respektive kommuner. Initiativet till den fördjupade byggherreenkäten innebar en utökad budget för 2015 för att kunna genomföra fördjupningsstudierna. Byggherrenkäten genomfördes i samtliga kommuner och efter att resultatet sammanställts synliggjordes att det fanns aspekter för varje enskild kommun att arbeta med. Efterföljande steg blev således en fördjupad workshop med respektive kommun för att presentera, tolka och analyser de resultat som enkäten påvisade. Syftet med den fördjupade byggherreenkäten var att kartlägga hur byggherrar uppfattar kontakten och samarbetet med kommunerna i samband stadsbyggnadsprojektens tre olika faser; (1) förstudiefas, (2) planeringsfas och (3) genomförandefas. Som sista del i byggherreenkäten fanns ett självskattningsavsnitt. I avsnittet fick handläggarna på plan- och exploateringsavdelningarna ange hur de själva bedömer kontakter och service till byggherrarna. Självskattningsenkäten är en bra jämförelse mellan vad byggherrana och handläggarna tycker om samma tjänster. Ytterligare är det ett bra sätt att synliggöra var bedömningarna skiljer sig mest påtagligt samt att skapa en medvetenhet om vad som fungerar bra och mindre bra. Byggherrarna får även ge ett omdöme om kommunens service som helhet. Varje kommun får ett värde mellan vilket presenteras i ett Nöjd-kund-index (NKI). 1.2 BAKGRUND Enkäten riktade sig till de byggherrar som varit verksamma i respektive kommun under åren Under 2012 genomfördes motsvarande undersökning bland de åtta kommuner som då var med i Stadsbyggnadsbenchen. 1.3 METOD Nedan presenteras de metoder som Benchen arbetat med under perioden. Efter att resultatet från byggherreenkäten kommunicerats ut till respektive kommun fick kommunerna chansen att deltaga i en fördjupningsworkshop. Under workshopen arbetade deltagarna med Kanomodellen med syfte att synliggöra och diskutera de likheter/skillnader som resultatet från byggherreenkäten påvisade. Nacka-, Täby-, Upplands Väsby- och Södertälje kommun valde att inte gå vidare med den fördjupade workshopsmodellen på grund av tidsbrist eller andra stora organisatoriska förändringar inom kommunen. 1.4 ENKÄTEN Byggherreenkäten var indelad i fyra delar, se figur 1. De tre första delarna fokuserade på förstudiefas, planeringsfas och genomförandefas. Autonomt från de delarna fick byggherrarna svara på frågor som gällde kommunernas service under de olika faserna i ett stadsbyggnadsprojekt. Bedömningen gjordes på en tiogradig skala där 1=inte alls nöjd och 10=i högsta grad nöjd. Byggherrarna kunde även kryssa för om de saknade åsikt. FÖRSTUDIE/IDÉFAS - Idé - Idébeskrivning - Förhandsbedömning - Planbesked (PBL) - Principöverenskommelse - Utredningsbeslut - Förstudie/Start-PM - Markanvisning(Ramavtal) - Planuppdrag KS, beslut (PBL) GENOMFÖRANDE - Detaljprojektering - Upphandling - Fastighetsbildning - Bygglov (PBL) - Genomförande - Kommunalt anl - Genomförande - Enskilt - Slutbesiktning PLANERINGSFAS - Program, vid behov (PBL) - Programsamråd (PBL) - Godkänna program - Beslut - Gå vidare DP - Beslut - Detaljplanarbete (PBL) - Plansamråd (PBL) - Ställningstagande/Beslut - Granskning (PBL) - Exploateringsavtal - Gatukostnadsutredning (PBL) - Genomförandebeslut - Beslut exploateringsavtal - Beslut - DP - Antagande (PBL) SERVICE Figur 1. Byggherreenkätens fyra fokusområden inklusive dess definitioner. Enkäten sändes inledningsvis ut till 400 personer angående 448 kommunkontakter. Några menade att de inte haft kontakt med den aktuella kommunen, andra att kontakten precis var inledd och att de därför inte hade någon uppfattning. Vissa kontaktpersoner hade slutat på företaget eller var långtidslediga/sjukskrivna. I tabell 1 redovisas antal svar per kommun samt andel svarande Webbaserad byggherreenkät 2012 års byggherreenkät genomfördes över telefon vilket mynnade ut i en låg svarsfrekvens eftersom det var svårt att nå byggherrarna. Tillvägagångssättet inför 2014 års byggherreenkät ändrades och istället för manuell uppringning användes webbenkäter. Andelen svarande för 2014 års byggherrenkät var 65% vilket kan jämföras med andelen svarade från 2012 som var 53% Kanomodellen Kommun Antal svarande Andel svarande Botkyrka 14 74% Haninge 14 74% Huddinge 36 62% Nacka 26 68% Sollentuna 16 53% Stockholm stad 40 70% Södertälje 12 57% Täby 65 68% Upplands Väsby 49 63% Samtliga % Tabell 1. Antal svarande/andel svarande per kommun. 3

25 1.5 SWECO ANALYS I figur 2 presenterars de steg som styrgruppen och projektledningen arbetade utefter att byggherreenkäten var genomförd i varje kommun. Aktivitet för styrgrupp Aktivitet för uppdragsledarna Figur 2. Processen för styrgruppen och uppdragsledarna. 1.6 SUMMERING Resultaten från byggherreenkäten är i många avseenden viktiga att diskutera för kommunerna. Dels för att få självinsikt i hur organisationen fungerar inom varje fas och dels hur arbetet med service och handläggning fungerar mot byggherrarna. Under workshopen gavs kommundeltagarna tillfälle att uppleva stadsbyggnadsprocessena utifrån ett byggherreperspektiv. I slutet av övningen sammanställde varje kommun vilka behov som bör vara uppfyllda per nivå för att byggherrarna ska vara nöjda med kommunens insats. Av workshopen att döma visade det sig att många handläggare först och främst arbetar med att tillgodose de uttalade behoven, innan de ens uppfyllt basbehoven. En lärdom som drogs av många handläggare under workshopen var att det inte hjälper att tillgodose byggherrarnas outtalade behov om inte de nödvändigaste behoven redan är uppfyllda. I kapitel 4. Workshop och analys av byggherreenkäten beskrivs hur workshopen genomfördes. Ytterligare redovisas ett exempel på vad en av kommunerna ansåg vara basbehov, outtalade-, och uttalade behov. 4

26 2. RESULTAT AV BYGGHERREENKÄTEN PER KOMMUN RESULTAT FRÅN 2014 FÖRSTUDIEFASEN 2.1. BOTKYRKA KOMMUN ALLMÄNT Kommunens (K) resultat för förstudiefasen ligger något högre än Benchens medelvärde (Bm). K 2014: 6,0 Bm 2014: 5,9 De poster som redovisar ett lägre resultat än Benchens medelvärde är: Hur tydligt kommunen motiverat hur allmänna intressen vägts mot enskilda intressen. K: 5,0 Bm: 5,6 Kommunens öppenhet för att lyssna och diskutera byggherrars idéer och förslag K: 6,0 Bm: 6,6 Den post som presenterar ett starkare resultat än Benchens medelvärde är: Kommunens förmåga att hålla överenskommen tidplan. K 2014: 5,1 Bm 2014: 4,8 PLANERINGSFASEN På det hela taget är kommunens resultat bättre i jämförelse med Benchens medelvärde. K: 6,1 Bm: 5,8 Största ökningen görs inom posten Kommunens förmåga att hålla överenskommen tidplan. K: 6,1 Bm: 4,9 Botkyrka kommun presenterar ett lägre värde för posten Hur kostnader fördelas mellan kommun och byggherre. K: 4,0 Bm: 5,1 GENOMFÖRANDEFASEN Botkyrka kommun deltog inte i 2012 års byggherreenkät och har därför inte något resultat att jämföra sig med. I enkäten för 2014 svarade 16 byggherrar vilket motsvarar 53% av de tillfrågade. De responderade byggherrarna fördelades jämt mellan stora och små bolag där 80% av de svarande har haft 3 eller fler ärenden med kommunen. Det gemensamma resultatet för genomförandefasen visar att kommunen har presterat något bättre i jämförelse med Benchens medelvärde. K: 6,7 Bm: 6,5 Kommunens förmåga att hålla överenskommen tidplan är den post som ligger högst över Benchens medelvärde. K: 6,8 Bm: 5,9 Den post som ligger lägre än Benchens medelvärde är Kommunens utbyggnadstakt av infrastruktur. K: 4,5 Bm: 5,6 SERVICE FRÅN KOMMUNEN OCH DESS HANDLÄGGARE Nedan redovisas de poster som presenterar ett bättre resultat än Benchens medelvärde: - Handläggarnas attityd och bemötande. K: 7,3 Bm: 7,2. - Handläggarnas kompetens som projektledare. K: 6,5 Bm: 6,3. - Handläggarnas förmåga att hålla överenskommen tidplan. K: 6,4 Bm: 5,8. KOMMUNENS HELHETSOMDÖME (NKI): Byggherrarna lämnade dessutom ett helhetsomdöme på kommunen. Omdömet bygger på tre delfrågor rörande kommunens handläggning av stadsbyggnadsprojekt. Botkyrka kommun landade på NKI 54 av 100, se figur TRENDSPANING Ingen jämförelse med sig själva då de saknar resultat från Resultatet från 2014 kan förhoppningsvis sporra till att sträva efter bättre resultat i nästa omgång av byggherreenkäten. Kommunens medelvärde/fas redovisar att Botkyrka kommun har en del aspekter att arbeta med inom alla faser UTMANINGAR Botkyrka kommun har en del utmaningar att arbeta med inför nästkommande år. Bland annat behöver kommunen arbeta med följande aspekter; Förstudiefasen: - Motivering av ställningstaganden och beslut (5,6 av 10). - Handläggningstid (4,3 av 10). - Hålla överenskommen tidplan (5,1 av 10). Planeringsfasen: - Kommunikation med sakägare och allmänhet (6,0 av 10). - Kostnadsfördelning mellan kommun och byggherre (4,0 av 10). - Handläggningstid (5,4 av 10). Genomförandefasen: Figur 3. NKI för Botkyrka kommun. - Kommunens utbyggnadstakt (4,5 av 10). - Handlingarnas innehåll och kvalitet (6,1 av 10). Service från kommunen och dess handläggare: - Tillgänglighet till information och handlingar via internet (4,7 av 10). - Återkoppling från handläggare (5,3 av 10). 5

27 2.2.2 RESULTAT FRÅN 2014 FÖRSTUDIEFASEN Kommunen visar upp starka siffror inom fasen. I jämförelse med 2012 års enkät har kommunen ökat från 5,8 till 7,2. Kommunen presterar också över Benchens medelvärde på 5,9. Alla aspekter inom fasen har presterat bättre i jämförelse med enkäten från år De två aspekter som ökat mest är: - Det sätt som ställningstagande och beslut motiveras. 2012: 6,1 2014: 7,2 - Handlingarnas innehåll och kvalitet. 2012: 6,7 2014: 7,4 PLANERINGSFASEN På det hela taget är resultatet inom fasen (6,1) nämnvärt högre än resultatet från år 2012 (5,9). Den enda aspekten som presterar sämre än Benchens medelvärde är: Hur tydligt kommunen motiverat hur allmänna intressen vägts mot enskilda intressen. K: 5,4 Bm: 5,6 GENOMFÖRANDEFASEN 2.2 HANINGE KOMMUN ALLMÄNT Haninge kommun fick in 14 svar från byggherrar vilket motsvarande 74% av de tillfrågade. Majoriteten av byggherrarna som svarade tillhör företag med 101 eller fler anställda (43%) och företag med 1-5 anställda (36%). 71% av byggherrarna har varit i kontakt med kommunen vid 1-2 tillfällen tidigare. På grund av en låg svarsfrekvens inom genomförandefasen (21%) har det inte gjorts någon bedömning för fasen. Inget resultat på grund av låg svarsfrekvens. SERVICE FRÅN KOMMUNEN OCH DESS HANDLÄGGARE Gällande handläggare och service fick kommunen höga poäng än Benchen i följande aspekter: - Handläggarnas tillgänglighet. K: 8,0 Bm: 6,6. KOMMUNENS HELHETSOMDÖME (NKI): Byggherrarna lämnade dessutom ett helhetsomdöme på kommunen. Omdömet bygger på tre delfrågor rörande kommunens handläggning av stadsbyggnadsprojekt. Haninge kommun landade på NKI 65 av 100, se figur TRENDSPANING I 2012 års byggherreenkät redovisade kommunen ett bättre resultat i alla delfaser gentemot Benchens medelvärde. I förhållande till 2014 års enkätresultat ser den positiva trenden ut att hålla i sig. Kan inte analysera genomförandefasen på grund av för få inkomna svar UTMANINGAR Följande aspekter bör ses som utvecklingspotential för Haninge kommun; Förstudiefasen: - Förmåga att hålla överenskommen tidplan (5,2 av 10). - Faktisk handläggningstid (5,5 av 10). Planeringsfasen: - Motivering av hur allmänna intressen vägs mot enskilda (5,7 av 10). - Samordning mellan olika enheter/förvaltningar (5,2 av 10). Genomförandefasen: - Inget resultat Service från kommunen och dess handläggare: Figur 4. NKI för Haninge kommun. - Att undvika dröjsmål mellan processens olika faser (värde 5,6 av 10). - Handläggarnas förmåga att hålla överrenskommens tidplan (värde 5,8 av 10). - Attityd och bemötande. K: 7,4 Bm: 7,2. - Tillgänglighet till information och handlingar via internet. K: 7,3 Bm: 6,8. 6

28 2.3.2 RESULTAT FRÅN HUDDINGE KOMMUN ALLMÄNT 36 stycken byggherrar deltog i byggherreenkäten vilket ger en svarsfrekvens på 64 % av de tillfrågade. Av byggherrarna som deltog var 58% av bolagen större än 101 anställda. Majoriteten av byggherrarna (58%) har haft kontakt med kommunen vid 3 eller fler tillfällen. Gentemot 2012 års byggherreenkät redovisar kommunen starkare siffror inom förstudie- och genomförandefasen under Kommunen redovisar även starka siffror inom planeringsfasen i jämförelse med Flyttningen är dock inte lika markant inom planeringsfasen som i förstudie och genomförandefasen. Nedan presenteras de poster som bidragit till Huddinge kommuns positiva utveckling: FÖRSTUDIEFASEN På det hela taget har det skett en ökning från 4,7 till 6,2. Specifika poster som redovisar ett högre värde är: - Handlingarnas innehåll och kvalité. En ökning från 5,9 till 6,8 - Det sätt som ställningstaganden och beslut motiveras. En ökning från 4,6 till 5,7. - Rimlighet i avgift för hantering av ärenden. En ökning från 4,8 till 6,5. - Faktisk handläggningstid. En ökning från 3,6 till 5,6. PLANERINGSFASEN Även här har det skett en förflyttning mot starkare siffror. Från ett värde på cirka 5,2 (2012) till 6,3 (2014). Nedan redovisas de poster som har varit en bidragande faktor till utvecklingen: - Kostnadsfördelningen mellan kommun och byggherre. Från 4,5 till 6,2. - Faktisk handläggningstid. Från 4,8 till 5,9. - De sätt som ställningstaganden motiveras. Från cirka 5,2 till 6,3. GENOMFÖRANDEFASEN På det hela taget har kommunen ökat sina siffror från cirka 5,8 till 6,9. Följande poster har gjort positiva förflyttningar: - Samordning mellan berörda byggherrar. Från 5,0 till 7,4. - Tydlighet kring utbyggnadskostnader som byggherren ska stå för. Från 6,0 till 7,0. - Kommunikation och möten. Från 6,3 till 7,4. SERVICE FRÅN KOMMUNEN OCH DESS HANDLÄGGARE Gällande handläggning och service redovisar kommunen positiva resultat för alla poster, det vill säga ett bättre resultat än gentemot år Huddinge kommun presterar även bättre än Benchens medelvärde. KOMMUNENS HELHETSOMDÖME (NKI): Byggherrarna lämnade dessutom ett helhetsomdöme på kommunen. Omdömet bygger på tre delfrågor rörande kommunens handläggning av stadsbyggnadsprojekt. Huddinge kommun landade på NKI 59 av 100, se figur TRENDSPANING I resultaten från 2012 års enkät synliggörs att förstudieresultatet är något lägre än Benchens medelvärde. Resultaten från planeringsfasen och genomförandefasen under samma Figur 5. NKI för Huddinge kommun. år redovisar att kommunen placerade sig något bättre än i förstudiefasen men fortfarande under Benchens medelvärde års enkät redovisar att Huddinge kommun är en av kommunerna som redovisar allra starkast resultat. Den största förflyttningen har kommunen gjort i samband med kommunikation och möten med byggherrar i genomförandefasen. En positiv utveckling kan ses inom förstudiefasen där kommunen nu ligger över medelvärdet. K (2012): 4,7 K (2014): 6,2 Bm: 5, UTMANINGAR Trots de positiva resultat som kommunen redovisar i byggherreenkäten från år 2014 finns det aspekter som kommunen bör beakta. För att inte falla tillbaka i 2016 års byggherreenkät bör fokusområdena inom varje fas vara följande; Förstudiefas: - Se över den faktiska handläggningstiden (5,6 av 10). - De sätt som ställningstaganden och beslut moti veras (5,7 av 10). Planeringsfas: - Faktisk handläggningstid/kommunens ledtid (5,9 av 10). - Samordning mellan olika enheter/förvaltningar inom kommunen (6,1 av 10). Genomförandefas: - Kommunens utbyggnadstakt av infrastruktur (värde 6,2 av 10). - Kommunens förmåga att hålla överenskommen tidplan (6,3 av 10). Service från kommunen och dess handläggare: - Samspelet mellan politik och tjänstemän (6,1 av 10). - Undvika dröjsmål mellan processens olika faser (6,2 av 10). 7

29 2.4.2 RESULTAT FRÅN 2014 FÖRSTUDIEFASEN 2.4 STOCKHOLM STAD ALLMÄNT Stockholm stad var en av de kommuner som till antalet fick in flest svar från byggherrarna. Totalt var det 40 stycken byggherrar som responderade vilket ger en andel på 70% av de tillfrågade. Majoriteten av företagsstorleken bland de svarande tillhör klassen 101 eller fler. De stod för 49% av svaren. 80% av byggherrarna har varit i kontakt med staden vid 3 tillfällen eller fler. På det hela taget redovisar kommunen ett starkare värde från 4,7 (2012) till 4,9 (2014). I jämförelse med Benchens medelvärde (5,9) ligger Stockholm stad lägre än medel i flera av posterna. Följande poster placerar sig dock under Benchens medelvärde: - Faktisk handläggningstid/kommunens ledtid. K: 3,3 Bm: 4,6 - Kommunens förmåga att hålla överenskommen tidplan. K: 3,1 Bm: 4,8 PLANERINGSFASEN På det hela taget faller Stockholm stad tillbaka något planeringsfasen från värde 4,8 (2012) till 4,7 (2014). Jämförelsevis med de andra kommunerna hamnar Stockholm stad på ett lägre värde än Benchens medelvärdet (5,8). Trots ett lägre värde för hela fasen ökar posten Faktisk handläggningstid från 2,5 till 3,4. GENOMFÖRANDEFASEN Stockholm stads starkaste siffror redovisas i denna fas. På det hela taget redovisar staden en ökning från 5,5 till 5,7. Följande poster har gjort en ökning: - Faktisk handläggningstid (till dess att mark blir tillgänglig för husproduktion). Från 3,8 till 4,7. - Krav på material från byggherren i form av utredningar, kartor och illustrationer. Från 5,5 till 5,7. Resterande poster inom fasen har överensstämmande värden med 2012 års byggherreenkät eller har inte något värde från föregående år. SERVICE FRÅN KOMMUNEN OCH DESS HANDLÄGGARE Gällande service från kommunens handläggare redovisar Stockholm stad ett lägre resultat gentemot Benchens medelvärde vid så när som alla poster. Den post som ligger över Benchens medelvärde och som ökat gentemot 2012 års resultat är tillgänglighet till information och handlingar via webben. K (2012): 6,7 K (2014): 7,0 Bm: 6,8 Följande poster har ökat från föregående år (men placerar sig under Benchens medelvärde): Återkoppling och information från din handläggare/kontaktperson under årets gång K (2012): 5,7 K (2014): 6,0 Bm: 6,7 Handläggarnas kompetens som projektledare K (2012): 5,2 K (2014): 5,3 Bm: 6,2 KOMMUNENS HELHETSOMDÖME (NKI): Byggherrarna lämnade dessutom ett helhetsomdöme på kommunen. Omdömet bygger på tre delfrågor rörande kommunens handläggning av stadsbyggnadsprojekt. Stockholm stad landade på NKI 46 av 100, se figur TRENDSPANING Planeringsfasen och service från kommunen presterar sämre i jämförelse med resultatet från Genomförandefasen och förstudiefasen har ökat något i jämförelse med 2012 års byggherreenkät UTMANINGAR Stockholm stad har en del utmaningar att arbeta med inför 2016 års byggherreenkät. Alla tre faser ligger i underkant av Benchens medelvärde vilket möjliggör ett fortsatt arbete för bättre siffror. Den största utmaningen inom planeringsfasen blir att förkorta den faktiska handläggningstiden (K: 3,4 Bm: 4,8) och förmågan att hålla överenskommen tidplan (K: 3,5, Bm: 4,9). Dessa två aspekter har ett flertal byggherrar pekat ut som en av stadens svagheter. I jämförelse med Benchens medelvärde placerar sig Stockholm stad på låga siffror när det kommer till service från kommunen och dess handläggare. Handläggarnas tillgänglighet, handläggarnas förmåga att hålla överenskommen tidplan och dröjsmål mellan processens olika faser är tre aspekter som sticker ut och är lågt rankade jämfört med de andra kommunerna. Handläggarnas tillgänglighet K: 5,1 Bm: 6,6 Handläggarnas förmåga att hålla överenskommen tidplan K: 4,6 Bm: 5,8 Dröjsmål mellan processens olika faser K: 4,0 Bm: 5,3 Figur 6. NKI för Stockholm stad. 8

30 2.5.2 RESULTAT FRÅN 2014 FÖRSTUDIEFASEN 2.5 SOLLENTUNA KOMMUN ALLMÄNT Under 2014 års byggherrenkät responderade 16 stycken byggherrar, vilket motsvarar 53% av de tillfrågade. Majoriteten av byggherrarna som verkade inom Sollentuna kommun tillhörde företagsklassen 101 eller fler. 80% av byggherrarna har haft kontakt med kommunen vid 3 tillfällen eller fler. Sollentuna kommun visade upp den lägsta svarsfrekvensen utav Benchens alla nio kommuner. Sollentuna faller tillbaka i värde från 5,1 till 4,3 inom förstudiefasen (på det hela taget). De aspekter som kommunen faller tillbaka på är: - Det sätt som ställningstaganden och beslut motiveras. Från värde 5,8 till 4,3. - Faktisk handläggningstid/kommunens ledtid. Från värde 4,3 till 3,2. Ytterligare presenterar kommunen något sämre gentemot Benchens medelvärde gällande kommunens öppenhet för att lyssna och diskutera byggherrarnas idéer och förslag. K (2014): 4,3 Bm: 6,6 PLANERINGSFASEN Likt förstudiefasen, redovisar kommunen något lägre siffror inom planeringsfasen gentemot 2012 års enkät. K (2012): 6,1 K (2014): 5,1 Bm: 5,7 De poster som faller tillbaka mest är: - Planhandlingarnas innehåll och kvalitet. Från 7,8 till 6,5. - Krav på material från byggherren. Från 7,3 till 6,5. GENOMFÖRANDEFASEN Kommunens värde för genomförandefasen tangerar Benchens medelvärde (6,4). Kommunens resultat från 2012 är något starkare (7,0) än 2014, vilket gör att kommunen redovisar ett lägre resultat gentemot 2012 års enkät. Nedan redovisas de poster som presterat sämre än 2012 års resultat: - Kommunikation och möten. Från 8,0 till 6,9. - Handlingarnas innehåll och kvalitet. Från 7,8 till 6,6. - Kommunens utbyggnadstakt av infrastruktur. Från 7,8 till 6,3. SERVICE FRÅN KOMMUNEN OCH DESS HANDLÄGGARE På det hela taget redovisar Sollentuna kommun lägre siffror i alla poster inom fasen i jämförelse med 2012 års resultat. Kommunens resultat ligger även lägre än Benchens medelvärde. De poster som presenterar låga resultat är: - Återkoppling och information från din handläggare/kontaktperson under årets gång. K (2012): 7,6 K (2014): 5,8 Bm: 6,6 - Att undvika dröjsmål mellan processens olika faser. K (2012): 5,9 K (2014): 4,0 Bm: 5,3 KOMMUNENS HELHETSOMDÖME (NKI): Byggherrarna lämnade dessutom ett helhetsomdöme på kommunen. Omdömet bygger på tre delfrågor rörande kommunens handläggning av stadsbyggnadsprojekt. Sollentuna kommun landade på NKI 48 av 100, se figur TRENDSPANING Från år 2012 till 2014 har Sollentuna kommun erfarit en nedåtgående trend inom alla faser UTMANINGAR Sollentuna kommun står inför utmaningen att vända byggherreenkätens låga siffror till något positivt. För att inte falla tillbaka ytterligare i nästkommande enkät bör kommunen arbeta vidare med att förbättra kvalitén i alla faser. Förstudiefasen var den fas som redovisade de lägsta värdena och där finns potential att utveckla sig till nästa byggherreenkät. K (2012): 5,2 K (2014): 4,3 Bm (2014): 5,9 Resultatet för planeringsfasen är inte lika lågt som för förstudiefasen, men kommunen backar dessvärre på det hela taget inom fasen. K (2012): 6,1 K (2014): 5,1 Bm (2014): 5,7 Inom planeringsfasen bör Sollentuna kommun fokusera på arbetet med planhandlingarnas innehåll och kvalitet från 7,7 till 6,5 och faktisk handläggningstid från 4,5 till 3,7. I genomförandefasen bör fokus ligga på: - Kommunikation och möten. Från 8,0-6,9. - Handlingarnas innehåll och kvalitet. Från 7,8 till 6,6. - Krav på material från byggherren. Från 7,5 till 6,5. Service från kommunen och dess handläggare: Sollentuna kommun redovisar låga siffror i alla poster. Den enda posten som befinner sig någorlunda nära Benchens medelvärde är Handläggarnas attityd och bemötande. Jämförs samma post med resultatet från 2012 års enkät tappar kommunen rejält. K (2012): 8,6 K (2014): 7,1 Bm: 7,2 Figur 7. NKI för Sollentuna kommun. Även posten Handläggarnas kompetens som projektledare redovisar lägre värden i jämförelse med 2012 års enkät. K (2012): 7,6 K (2014): 6,0 Bm: 6,2 9