VAsamverKan. mehan Esbv och VA SYD. ,s()) p». ESLÖVS KOMMUN

Transkript

1 VAsamverKan mehan Esbv och VA SYD ESLÖVS KOMMUN p».,s())

2 VA-samverkan mellan Eslöv och VA SYD 1 Inledning 4 2 Arbetsmodell för anslutning av nya kommuner 5 3 Eslövs kommun, lite bakgrundsfakta 6 4 Sammanfattning av konsekvenser för Eslövs kommun vid samverkan med VA SYD Möjligheter och utmaningar Miljö och samhällsbyggnad VA-avdelningen Verksamhetsområden Organisation och arbetsuppgifter Beredskap Ekonomi och VA-taxor Marknad, kommunikation och kundservice System för personal, ekonomi och fakturering IT-system Arkivfrågor Fastigheter för VA-verksamheten Gällande avtal Procordia Sydvatten AB Avfallshantering 21 5 Sammanfattning av konsekvenser för VA SYD vid samverkan med Eslöv Allmänna för- och nackdelar för VA SYDs tillväxt Möjligheter och utmaningar VA-taxor och ekonomi Kundservice, tillgänglighet, kommunikation och information Beredskapsorganisation Erforderliga initiala åtgärder 25 6 Personal och integration Eslövs medarbetares synpunkter Hantering av en verksamhetsövergång 28 7 VA-verksamheten i Eslövs kommun - en nulägesbeskrivning Miljö och Samhällsbyggnad VA-avdelningen Verksamhetsområden Fakta i siffror Organisation och arbetsuppgifter Beredskap Ekonomi och VA-taxor Marknad, kommunikation och kundservice System för personal, ekonomi och fakturering IT-system Arkivfrågor Fastigheter för VA-verksamheten Gällande avtal Procordia Sydvatten AB 52 2

3 7.16 Avfallshantering 52 8 Kommunalförbundet VA SYD en nulägesbeskrivning Modell för VA SYD Verksamhetsområden Fakta i siffror Organisation och arbetsuppgifter Beredskap Ekonomi och VA-taxor Marknad, kommunikation och kundservice System för personal, ekonomi och fakturering IT-system Arkivfrågor Fastigheter för VA-verksamheten Sydvatten AB Avtal och upphandling 73 9 En jämförelse av några nyckeltal Förhållande mellan hemkommunerna och VA SYD Rättsliga aspekter Styrningsrelaterade aspekter Organisatoriska aspekter Möjlighet till stärkt ägarroll inom kommunalförbundets ram Val till politisk organisation i VA SYD Den politiska representationen i VA SYD vid Eslövs inträde Åtaganden inför ett medlemskap Några tankar kring VA SYDs organisation idag och då det ingår 10 kommuner Nuvarande organisation Några tankar och i&er om VA SYDs framtida organisation 85 3

4 1 Inledning VA SYD bilades genom en sammanslagning av VA-verksamheterna i Lund och Malmö och förbundets verksamhet startade Diskussioner om VA-samverkan fördes under flera år på uppdrag av kommunledningarna i Malmö och Lund. Förbundet har sedan starten utökats med Burlöv, som blev ny medlem i VA SYD För att framgångsrikt kunna möta de förändrade krav som i framtiden kommer att ställas på VA-branschen är det nödvändigt att satsa på ökad effektivitet och långsiktighet i verksamheten. För att lyckas med detta måste organisationerna i framtiden vara stora nog för att kunna upprätthålla den kompetens som krävs för att klara viktiga framtidsfrågor. Mindre organisationer har knappast samma möjligheter i detta som stora. För att bygga upp en beredskap inför framtiden är det naturligt att undersöka möjligheterna till en fördjupad VA-samverkan över kommungränserna, vilket är en utveckling som växer fram generellt i landet. Under de senaste decennierna har förutsättningarna för samhällets vatten- och avloppsförsörjning successivt förändrats och kraven och förväntningarna på verksamheten har skärpts. Detta gäller krav från såväl myndigheter som kunder och övriga intressenter i verksamheten. Bland drivkrafterna för den pågående utvecklingen kan speciellt pekas på ökade kompetenskrav i en alltmer komplex verksamhet, svårigheter att rekrytera kompetent personal, att branschen är mitt i ett generationsskifte, ökade miljö- och kvalitetskrav, krav på begränsning av kostnadsutvecklingen, behov av en gemensam beredskap för akuta insatser, förändrad hotbild vad gäller sabotage, m.m., förändrade krav vad gäller tillgänglighet och utökad service till våra kunder VA SYDs vision är att öka helhetstänkandet i regionens VA-försörjning, att vara en effektiv organisation, att vara en attraktiv arbetsplats, att bli starkare i relationerna med omvärlden, att synliggöra VA-frågorna och att vara med och leda utvecklingen. Genom ett engagemang för miljön, en hög kompetens och kostnadseffektivitet vill VA SYD vara en attraktiv samarbetspartner och en organisation som fler kommuner vill vara en del av. 4

5 2 Arbetsmodell för anslutning av nya kommuner En översiktlig arbetsmodell vid utvidgning av VA SYD med nya kommuner har tagits fram. Inledningen kan vara en intresseanmälan eller ansökan från ny kommun. VA SYD tar i samverkan med den nya kommunen fram ett beslutsunderlag, som bland annat omfattar en inventering av förhållandena i den nya kommunen och en beskrivning av konsekvenserna för såväl den nya kommunen som för VA SYD vid ett samgående. Framtaget beslutsunderlag kommer att ligga till grund för den nya kommunens ställningstagande om man vill inleda en fördjupad VA-samverkan genom att bli medlem i VA SYD. Underlaget presenteras även för VA SYDs förbundsstyrelse för ställningstagande. Om förutsättningar finns skickas underlaget på remiss till hemkommunerna inom VA SYD, som har att ta ställning till och godkänna beslutsunderlaget med konsekvenser och förslag till ändring av förbundsordning, samarbetsavtal, m.m. Efter ett positivt besked till den nya kommunen erfordras ett formellt beslut i den nya kommunen. Därefter följer en beredning av ärendet i VA SYDs förbundsstyrelse. Slutligen erfordras ett beslut i förbundsfullmäktige för VA SYD. Efter ett politiskt beslut är det viktigt att det finns erforderlig tid för arbetet med överföringen av verksamheten i den nya kommunen. Här måste all personal få medverka på olika sätt och erforderlig samverkan och kommunikation ges tillräcklig tid. Tidsomfattningen har bedömts till 9 månader. Styrgrupp och arbetsgrupp för VA-samverkan med Eslövs kommun Vid möte under hösten 2010 mellan VA SYD och Eslöv beslutades att ta fram erforderligt beslutsunderlag för VA-samverkan mellan VA SYD och Eslövs kommun. En politisk styrgrupp inrättades bestående av två representanter från VA SYD och 5 representanter från Eslövs kommun. Från VA SYD ingår ordförande resp. vice ordförande i förbundsstyrelsen i VA SYD, som är Emmanuel Morfiadakis och Tomas Avenborg ersatt fr.o.m av Ronny Johannesen. Från Eslöv ingår kommunstyrelsens arbetsutskott, som består av Cecilia Lind, ordförande, Henrik Wöhlecke, vice ordförande samt ledamöterna Tony Hansson, Karin Reimisch och Anette Linander. Arbetet från VA SYDs sida leds av Anders Ledskog, förbundsdirektör för VA SYD, och Bengt Andersson, vice förbundsdirektör och tillika projektledare. En arbetsgrupp har bildats där Bengt Andersson är ansvarig för VA SYDs del och Annika Sevrell, VA-chef, är ansvarig för Eslövs del. Till gruppen kopplas de personer från VA SYD och Eslöv som erfordras för att genomföra arbetet. Följande personer utgör kärnan i arbetsgruppen. Bengt Andersson, VA SYD Mafi Segerberg, VA SYD Bertil Larsson, VA SYD Ulf Nyberg, VA SYD Annika Sevrell, Eslöv Göran Johnsson, Eslöv Lars Rosål, Eslöv Omfattningen av gruppens arbete är att göra en nulägesbeskrivning och konsekvensbeskrivning. 5

6 3 Eslövs kommun, lite bakgrundsfakta Eslöv kommun består av 12 tätorter, där Eslöv är centralort (flgur 3.1). Ända sedan slutet av 1880-talet har Eslöv varit en livlig handelsort, där jordbruk och matproduktion varit basen för handeln. De mindre tätorterna började växa upp då järnvägen utvecklades och drogs fram över Skåne och flera industriföretag etablerades i orterna. Efter hand som järnvägen lades ner minskade de mindre tätorternas betydelse. Bland de mindre orterna i kommunen är Flyinge, Löberöd, Marieholm och Stehag centra i var sin kommundel. Figur 3.1. Karta över Eslövs kommun Eslövs kraftigaste utveckling kom i anslutning till andra världskriget och 1950-talet blev en glansperiod för Eslövs stad, då stadens befolkning fördubblades på tio år. Livsmedelsindustrin fick ordentligt fäste genom ett allt mer mekaniserat jordbruk och utvecklingen av Felix AB var stark under denna period. Verkstadsindustrin var även betydande. Idag finns flera livsmedelsindustrier etablerade i Eslöv. De mest betydande är Nordic Sugar med sockerbruket i Örtofta, Druvan i Eslöv med tillverkning av olika smaksättare inom livsmedelsanvändning och Procordia i Eslöv där Felix produkter ingår. Procordia och företagets samverkan med Eslöv vad gäller rening av avloppsvattnet från fabriken utgör en särskilt viktig del för VA-verksamheten i Eslöv. Antalet kommuninvånare i Eslövs kommun uppgick till Knappt invånare finns i Eslövs tätort. Landarealen i kommunen uppgår till 422 km2, vilket innebär 75 invånare per km2. Omkring 73 % av arealen utgörs av åkermark. 6

7 Enligt tillgängliga befolkningsprognoser fram till år 2020 antas den årliga ökningen av befolkningen uppgå i medeltal till cirka 300 personer per år. Eslöv ingår i SSSV, vilket står för Samverkan Skåne SydVäst. Ingående kommuner i SSSV framgår av figur 3.2. Flera av kommunerna i SSSV har framfört intresse av VA-samverkan i VA SYDs regi. Inom SSSV-området bor drygt invånare, där Eslöv är den femte största kommunen sett till invånarantaiet efter Malmö, Lund, Trelleborg och Vellinge. Eslöv är den näst största kommunen sett till arealen efter Lund. Figur 3.2. anfattning av och ingående kommuner i SSSV. Den politiska organisationen i Eslöv framgår av figur 3.3. Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande församling och beslutar i frågor av större vikt och i frågor av principiellt intresse, t ex budget, skatt, hur kommunen ska organiseras samt mål och riktlinjer för verksamheten. Kommunstyrelsen ser till att kommunfullmäktiges beslut blir verkställda. Till kommunstyrelsen är bl.a. knutet ett arbetsutskott. Under kommunfullmäktige arbetar övriga nämnder, vars ledamöter och ersättare utses av kommunfullmäktige. Kommunens verksamhet är uppdelad i 8 olika facknämnder. Varje nämnd ansvarar för olika sakområden. Under varje nämnd finns en förvaltning, som ser till att den dagliga verksamheten fungerar. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för de uppgifter som enligt lag ankommer på kommunen inom miljö- och hälsoskyddsområdet, vatten- och avloppsverksamhet, gatu- och trafikfrågor samt plan- och bygglagen. Nämnden ansvarar även för Agenda 21-arbetet, naturvårdsfrågor, översiktlig planering (infrastruktur), trafiksäkerhetsarbetet och för kommunens mätningstekniska verksamhet. Nämnden ansvarar för anläggningar inom gator, vägar, trafik och parker där kommunen är huvudman samt för allmänna vatten- och avloppsanläggningar. 7

8 Isonn,rrityloyAkin.hgo 'Apika iffik Figur 3.3. Den politiska organisationen i Eslövs kommun. 8

9 4 Sammanfattning av konsekvenser för Eslövs kommun vid samverkan med VA SYD 4.1 Möjligheter och utmaningar En sammanställning av de möjligheter och utmaningar som kan identifieras för Eslövs VAverksamhet i och med ett samgående med VA SYD är sammanfattade i en lista. En närmare förklaring till analysen av konsekvensema finns i den följande texten i detta kapitel. MÖJLIGHETER Miljö- och samhällsbyggnadsnänmden och miljöavdelningen kan återta tillsynen av VA-verksamheten eftersom jävsituationen försvinner. (Kap 4.2) Mer specialiserade arbetsuppgifter bör kunna leda till större effektivitet. (Kap 4.5.4) Inom VA SYD finns betydligt större resurser för ledningsnätsarbeten exempelvis egna spolbilar, utrustning för filmning av ledningsnät och resurser för att utföra ledningsnätsarbeten i egen regi. (4.5.4) Inom VA SYD finns en större organisation och god kompetens inom dricksvattenområdet, samt ett eget laboratorium för dricksvattenanalyser. (Kap 4.5.5) Möjlighet att samordna nödlägesberedskap och möjlighet att distribuera vatten i en situation då vattenförsörjning är satt ur spel. (Kap 4.5.5) Det är lättare att fördela ansvar för alla krav som lagar, tillstånd och myndigheter ställer på vår verksamhet och som ständigt ökar. (Kap 4.5.6) Större flexibilitet inom beredskapsorganisationen. (Kap 4.6) VA SYD bör ha god potential att kunna dra nytta av stordriftsfördelar, vilket kan begränsa kostnadsutvecklingen för Eslövs VA-kollektiv. (Kap 4.7.1) Inom VA SYD finns goda resurser och en uppbyggd organisation för information och kommunikation samt kundtjänst. (Kap 4.8) Ett samgående bör medföra att Eslöv får större tillgång till el- och automationspersonal som har VA som specialområde. (Kap 4.10) 9

10 UTMANINGAR VA-verksamheten kommer längre ifrån Eslövs kommuns övriga verksamheter. Detta leder till att man måste förändra sättet att mötas mellan personal inom VA-verksamheten och kommunens verksamhet i övrigt. Nya former för samarbetet och behov för att formalisera detta kommer att krävas. (4.5.1) Gemensamma kommunala upphandlingar görs inom t ex el och underhållsmaterial. Om VA-verksamheten inte längre ingår i upphandlingarna ger det andra förutsättningar, vilket eventuellt kan påverka priset för Eslövs kommuns övriga verksamheter. (Kap 4.5.1) Det ställs höga krav på kunskapsöverförandet gällande dricksvattenanläggningar vid övergången till VA SYD då den mesta kunskapen om Eslövs anläggningar kommer att finnas hos personer som ska tillhöra avloppsavdelningen. (Kap 4.5.5) Att ordna beredskapsstyrkan i Eslöv på ett bra sätt, med rimliga inställelsetider och utan att förlora lokal förankring, eftersom underlaget för beredskapsstyrkan är betydligt mindre i Eslöv.(Kap 4.6) Eslövs kommun måste hantera kostnader för Eslövs övriga verksamheter p g a bortfall av finansiering och minskade volymer. (Kap 4.7) Att begränsa kostnadsutvecklingen för Eslövs VA-kollektiv, genom effektiviseringar och rationaliseringar. (Kap 4.7.1) Det finns en oro och ett motstånd från delar av personalen inom Eslövs kommun. Detta riskerar att försvåra övergången och det finns också en risk att personal slutar och att kunskap går förlorad. (Kap 6) 10

11 4.2 Miljö och samhällsbyggnad VA-avdelningen står för ca 40 % av personalstyrkan inom Miljö och Samhällsbyggnad. Om VA-avdelningen flyttas från förvaltningen återstår ca 40 medarbetare på de övriga avdelningarna. En konsekvens av att VA-verksamheten flyttas till en annan organisation bör vara att tillsynen av VA kan återtas av Eslövs miljöavdelning eftersom jävsituationen försvinner. Det innebär också att Miljö och samhällsbyggnadsnämnden kan ta över tillsynsfrågorna gällande VA från Kommunstyrelsen. 4.3 VA-avdelningen Övergången till VA SYD skulle innebära att ingen VA-personal kommer att vara fast stationerad på stadshuset i Eslöv. VA SYD hyr för närvarande en arbetsplats i varje kommun. Platsen är tänkt att kunna användas av VA SYDs personal med möjlighet till uppkoppling mot VA SYDs nätverk. Ellingeverket kommer att vara kvar som en arbetsplats i Eslöv. Troligtvis kommer driften i det geograflska närområdet att utgå härifrån. VA-avdelningen har en god åldersfördelning på personalen och medelåldern är förhållandevis låg; under 45 år. Generationsskiftet, som är ett stort problem för många organisationer inom branschen, är här redan genomfört. Det har heller inte hittills varit några problem att rekrytera kompetent personal till verksamheten. 4.4 Verksamhetsområden Verksamhetsområdena för den allmänna VA-anläggningen förändras inte vid samgående med VA SYD. Verksamhetsområden beslutas av VA SYDs fullmäktige med stöd av Eslövs ägarnämnd. Eslövs ägarnämnd bestämmer även fortsättningsvis om omfattningen av verksamhetsområden. 4.5 Organisation och arbetsuppgifter Kommunövergripande samarbeten VA-verksamheten i Eslöv utnyttjar ett flertal kommungemensamma funktioner. Kostnaderna för dessa fördelas mellan kommunens förvaltningar och funktioner som overheadkostnad. De ekonomiska konsekvenserna för kommunens övriga verksamhet om VA-verksamheten flyttas beskrivs i kap 4.7. Samarbetet mellan VA-verksamheten och flera av de övriga kommunala verksamheterna är viktigt. I och med korta avstånd och naturliga mötesplatser i Eslöv sker samarbetet ofta smidigt och informellt. Om VA-verksamheten i Eslöv samordnas med VA SYDs och flyttar till andra arbetsplatser förändras sättet att mötas mellan personal inom VA-verksamheten och kommunens verksamhet i övrigt. Nya former för samarbetet och behov för att formalisera detta kommer att krävas. Möjligheten att ha en arbetsplats på Eslövs stadshus kan underlätta det lokala mötet mellan VA-verksamheten och kommunens verksamhet i övrigt. 11

12 Gemensamma kommunala upphandlingar görs för exempelvis el och underhållsmaterial. Om VA-verksamheten inte längre ingår i upphandlingarna ger det andra förutsättningar, vilket eventuellt kan påverka priset för Eslövs kommuns övriga verksamheter. VA-verksamheten använder idag Service och Tekniks tjänster inom exempelvis städning, fastighetsskötsel och ombyggnader. Med hänsyn till Lagen om offentlig upphandling och Konkurrenslagen är det inte tillåtet att fortsätta att utnyttja dessa tjänster då man gått in i en annan organisation. Gata, trafik, park VA-avdelningen hjälper, mot ersättning, Gatuavdelningen med drift av dagvattenpumpstationer. Rännstensbrunnar sköts redan idag av den entreprenör som är inhyrd för att sköta gatuoch parkunderhåll. Det finns olika beredskapsstyrkor för gata, trafik, park och VA. Därmed påverkas de delarna av verksamheten inte nämnvärt av att VA-verksamheten byter huvudman. Skillnaden kommer framfdr allt att märkas exempelvis investeringsprojekt där VA och gatuavdelningen arbetar tillsammans. I sådana projekt samt i den dagliga planeringen av underhåll av gator och VA-ledningsnät måste nya rutiner hittas för ett effektivt arbete. Miljöavdelningen Miljöavdelningen och VA-avdelningen samarbetar framför allt när det gäller uppströmsarbete, d v s information till abonnenter och tillsyn av verksamheter som är anslutna till det allmänna VA-nätet. Om VA SYD tar över huvudmannaskapet innebär det att Miljöavdelningen kan ta tillbaka tillsynen på VA-verksamheten som för tillfället ligger på Höörs kommun. Det innebär också att Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden kan ta över tillsynsfrågorna från Kommunstyrelsen. Miljöavdelningen har också hand om tillsyn inom vattentäkternas vattenskyddsområden. Tillsynsansvaret för detta kommer att ligga kvar hos kommunens miljöavdelning. Stadsbyggnad Idag finns en väl fungerande och kontinuerlig dialog mellan VA-verksamheten och planavdelningen, både vad gäller detaljplaner och översiktsplaner. Detta samarbete är viktigt att bevara. För att det ska uppnås krävs aktivt deltagande i planarbetet och många möten, redan i tidiga skeden, för att fånga upp ide.er och synpunkter. I bygglovsärenden skickas inkomna ärenden på remiss till VA-avdelningen för att kontrollera om de påverkar VA-anläggningarna. Detta är en god service till medborgarna och nödvändigt även fortsättningsvis för att undvika problem med VA-anslutningarna. Stadsbyggnadsavdelningen har även en mätavdelning som gör inmätningsarbete för VAavdelningens räkning. VA SYD har egen mätkompetens varför kommunens mättjänster inte behövs för sådana inmätningar. Administration och stab Minskade arbetsuppgifter på administrativa avdelningen motsvarar ca en tjänst. 12

13 Förvaltningens controller fungerar som ett stöd till VA-avdelningen i ekonomiska frågor såsom framtagande av taxor, budget och kontinuerligt uppföljnings- och prognosarbete. Ca 50% av controllerns arbetsuppgifter försvinner om VA-avdelningens verksamhet flyttas Verksamhetsledning VA SYDs större reningsverk är certifierade enligt REVAQ, precis som Ellingeverket är. Arbetet med REVAQ kommer att kunna fortsätta även om Eslöv går in i VA SYD. Eslövs VA-verksamhet är certifierad enligt ISO 14001:2004. VA SYD arbetar för en certifiering av sin verksamhet. De två systemen bör så småningom kunna integreras. Samtliga laboratorier är ackrediterade enligt ISO Administration och förvaltningsledning Om VA-verksamheten flyttas över till VA SYD kommer förvaltningsadministrationens uppgifter att minska i omfattning. Framför allt gäller det debitering och ekonomi, men även diarieföring och posthantering påverkas. En person, som huvudsakligen arbetar med VA-frågor inom administrationen, kommer att erbjudas anställning inom VA SYD vid en verksamhetsövergång Ledningsnät I Eslöv arbetar två VA-ingenjörer mycket brett med allt från kundkontakter till planering av framtida exploateringsområden. Detta upplevs ofta som stressande och det kan vara svårt att koncentrera sig på en uppgift och exempelvis driva ett projekt framåt. Ofta blir VAverksamhetens egna projekt för förbättring av ledningsnätet lidande till förmån för andra arbetsuppgifter som måste prioriteras, t ex abonnentärenden eller deltagande vid utbyggnad av exploateringsområden. Det finns ett stort behov av förnyelse i Eslövs ledningsnät och för att klara en offensiv investeringsbudget kommer det att krävas utökade personalresurser. Inom VA SYD är de olika arbetsuppgifterna inom ledningsnät uppdelade och man arbetar mer specialiserat. Det bör kunna leda till en större effektivitet när man kan koncentrera sig på en typ av projekt. En fördel med att arbeta med olika typer av projekt är att man får en helhetsbild över verksamheten. Eslöv har, trots en hög arbetsbelastning, en god förnyelsetakt av ledningsnätet. Risken med den större organisationen är att medarbetarna får svårt att se helhetsbilden inom verksamheten och att beslutsvägarna blir längre. Det är också viktigt att gränsdragningarna mellan ledningsnätsavdelningens olika enheter är tydliga så att inga projekt hamnar "mellan stolarna". Vad gäller drift- och underhåll av ledningsnät har Eslöv en relativt liten grupp som sköter detta. Eslöv har ingen anställd grävmaskinist utan dessa tjänster hyrs in vid behov. I VA SYD finns betydligt större resurser, med egna spolbilar, möjligheter till filmning av ledningsnät och att utföra ledningsnätsarbeten i egen regi. Det skulle vara en fördel för Eslöv att kunna ta del av detta och inte behöva handla upp externa entreprenörer i samma utsträckning. 13

14 4.5.5 Dricksvatten Dricksvattenproduktion är en liten del av Eslövs VA-verksamhet. Kraven på egenkontroll och uppföljning är höga inom dricksvattenområdet. Inom VA SYD finns en större organisation och god kompetens inom dricksvattenområdet. Säkerhet och beredskap vad gäller dricksvattenproduktion och distribution kräver mycket resurser och ett samarbete mellan flera kommuner kan ge stora fördelar. Nödlägesberedskap och möjlighet att distribuera vatten i en situation då vattenförsörjning är satt ur spel är en sådan situation där Eslöv har mycket att vinna på att gå in i VA SYDs organisation. I dagsläget är det ett stort problem att de laboratorier som utför analyser av dricksvatten är få. Konkurrensen inom marknaden är liten och kommuner i hela landet upplever problem med kvalitet och säkerhet på analysema och med leveranssäkerhet. VA SYD har ett eget laboratorium för dricksvattenanalyser vilket ger möjlighet till större kontroll över analysernas kvalitet och en bättre kontakt med laboratoriet. Detta kan vara mycket värdefullt i händelse av problem med dricksvattenkvaliteten. Samverkan medför dock att man kommer att arbeta över ett stort geografiskt område med för Eslövs del relativt små produktionsenheter. All personal i Eslöv som idag arbetar med dricksvatten arbetar även till en större del med avlopp. Om verksamheten skall anpassas till VA SYDs nuvarande form måste personalen placeras inom någon av avdelningama vatten eller avlopp. Merparten kommer antagligen att placeras inom avloppsavdelningen. Det ställer initialt krav på kunskapsöverförandet vid övergången till VA SYD då den mesta kunskapen om Eslövs dricksvattenanläggningar kommer att finnas hos personer som skall tillhöra avloppsavdelningen. Eslövs produktionsenheter för dricksvatten är små och för VA SYDs del innebär det en spridning på ett större geografiskt område, vilket kan ge längre resor och transporter Avloppsvattenrening Avloppsverksamheten i Eslöv är stor i förhållande till kommunens storlek med anledning av samarbetet med Procordia. Eslöv håller en hög kompetens inom avloppsområdet och har en bra åldersprofil på sin personal. Man arbetar med väldigt breda ansvarsområden och varje medarbetare har god kännedom om hela verksamheten. Man har byggt en organisation där alla utgår ifrån Ellingeverket vilket gör att man skapat väldigt goda förutsättningar för utbyte av kunskaper, erfarenheter och förbättringsåtgärder. En samverkan med VA SYD kan ge ytterligare förstärkning av resurser och kompetenser. Den större organisationen inom VA SYD gör att man kan arbeta med snävare ansvarsområden och mer specialiserat. Detta ger en större möjlighet att snabbt möta krav på omställningar och utökningar. Det är dessutom lättare att fördela ansvar för alla krav som lagar, tillstånd och myndigheter ställer på vår verksamhet och som ständigt ökar. För att Eslöv skall fa ett positivt utbyte av samarbetet inom VA SYD krävs dock att man får tillräckligt stor tillgång till organisationens resurser och att man klarar av att organisera arbetet över ett så pass stort och långsträckt geografiskt område. Man måste klara av att fortsatt lyckas med den goda kunskapsöverföringen och erfarenhetsutbytet mellan drift-, planeringoch projektpersonal, trots att man utgår ifrån eller är placerad på geografiskt skilda ställen. 14

15 Det gäller även att man fortsatt får varierande och stimulerande arbetsuppgifter så att varje medarbetare känner en vilja att vidareutvecklas inom sitt arbete Laboratorium Ellingeverket har ett ackrediterat laboratorium. Laboratorieverksamheten inom VA SYD är också ackrediterad för olika typer av analyser, både på dricksvatten och avlopp. Eventuellt kan en samordning av ackreditering göras framöver vilket bör vara en fördel. Samgående med VA SYD kan leda till att olika analyser fördelas mellan laboratorierna vilket kan ge en rationellare verksamhet, det kan dock innebära längre transporter av prover Biogas Ellingeverket har en stor biogasverksamhet och egen uppgradering av biogas till fordonsgas. Ett samgående med VA SYD bör effektivisera och underlätta arbetet med lag- och säkerhetsuppföljning inom detta område då detta kan samordnas med både Lunds och Malmös biogasverksamhet. För REVAQ-arbetet och speciellt uppströmsarbetet gäller det att samarbetet med övriga avdelningar vid Miljö och Samhällsbyggnad anpassas till den nya VA-organisationen så att det blir lika effektivt som idag. 4.6 Beredskap Inom beredskapen bör VA SYD kunna erbjuda en större flexibilitet jämfört med vad Eslövs VA-verksamhet kan ge. I den mindre organisationen med färre anställda kan det vara svårt att täcka upp beredskapen. För Eslövs del gäller detta framför allt rörnätsgruppen där samtliga medarbetare inklusive arbetsledaren måste ingå i beredskapen. En lokal förankring hos dem som ingår i beredskapen är viktig. Kunskapen om de anläggningar man ska sköta under sin beredskap är mycket viktig för säkerheten, både för verksamhetsresultat och för personal. Därför bör beredskapen ändå knytas till ett begränsat geografiskt område eller ett begränsat antal anläggningar. Hur beredskapen ska organiseras för dricksvattenanläggningar återstår att utreda. Dricksvattenanläggningarna i Eslöv utgör inte ett underlag för en egen beredskapsstyrka. Antingen måste beredskapen för dricksvatten samordnas med t ex Lunds beredskapsstyrka vilket kan ge större bemanningsunderlag, men antagligen längre insatstider och transporter. Alternativt samordnas dricksvattenberedskapen med avloppsberedskapen för Eslöv, men då måste man se till att beredskapspersonalen har tillräcklig kännedom och kunskap om anläggningarna, då de flesta enbart arbetar med avlopp under ordinarie arbetstid. Detta gäller även för beredskapen för avloppspumpstationer. Beredskapen inom rörnät skiljer sig mycket åt mellan Eslöv och VA SYD. I Eslöv är endast en rörläggare i beredskap. Enbart mycket akuta fel åtgärdas nattetid. Så långt som möjligt avvaktar man med att laga läckor på vattenledningsnätet till dagen efter. I VA SYD består varje beredskapslag av fem personer. Läckor lagas alltid direkt, oavsett tid på dygnet. De olika angreppssätten beror på skillnaderna i storlek på städerna. Om Eslöv går in i VA SYD måste man ta ställning till hur beredskapen ska ordnas på olika platser inom VA SYD- 15

16 området. Olika förutsättningar mellan större och mindre städer gör att de kanske kan hanteras på olika sätt även fortsättningsvis. 4.7 Ekonomi och VA-taxor Om Eslövs VA-verksamhet blir en del av VA SYD kommer detta att medföra ekonomiska konsekvenser både för Eslövs VA-kollektiv och för Eslövs kommun. För VA-kollektivets del är konsekvenserna svåra att förutse och värdera medan konsekvensema för Eslövs kommun är tämligen lättöverskådliga Konsekvenser Eslövs VA-kollektiv Det finns ett antal svårskattade variabler att ta hänsyn till vid en ekonomisk konsekvensanalys av ett samgående mellan VA SYD och Eslövs VA-verksamhet. På ett initialt stadium rör det sig främst om skillnader i organisation och resursfördelning men man bör även ta hänsyn till framtida utveckling, variationer mellan år och den inneboende osäkerheten i budgetar. Vid ett samgående med VA SYD kommer Eslövs VA-verksamhet att bli en del av VA SYD. I nuläget är det ganska stor skillnad på hur Eslövs VA-verksamhet och VA SYD organiserar sin verksamhet och fördelar kostnader. Som en naturlig följd av detta är det därför svårt att prognostisera ett utfall för Eslövs VA-kollektiv. Tabellen nedan visar en simulering av hur det skulle ha sett ut om Eslövs VA-verksamhet var en del av VA SYD från och med januari Bud et 2011 (Mkr) Bruknin sav ifter Övriga intäkter Summa intäkter Övriga kostnader Gemensamma kostnader Kapitalkostnad Summa kostnader Summa Tabell 4.1 Jämförelse Eslövs Utanför VA SYD 60,5 3,3 63,8-33,3-18,8-11,7-63,8 0 VA-verksamhet i eller I VA SYD 60,5 3,3 63,8-33,3-20,7-11,7-65,7-1,9 utanför VA SYD. Som synes skulle ett samgående enligt simuleringen medföra en kostnadsökning för Eslövs VA-kollektiv med 1,9 miljoner. Vid värderingen av denna siffra får man dock även beakta förutsättningama för simuleringen. Ett centralt begrepp i VA SYDs resursfördelningsmodell är de gemensamma kostnadema och att bedöma storleken på Eslövs gemensamma kostnader har visat sig vara svårt. Siffrorna togs fram genom att utifrån utfall 2010 och budget 2011 försöka definiera Eslövs kostnader som antingen gemensamma eller kollektivspecifika samt att placera dem inom VA SYDs olika verksamhetsdelar. Förfarandet var ganska översiktligt och i många fall saknar Eslövs budget den detaljnivå som krävs för att på förhand avgöra om en kostnad är gemensam eller ej. Ett mer detaljerat förfarande var med hänsyn till tids- och resursaspekter inte möjligt att genomföra. För att sammanfatta så bör man vid värderingen av de 1,9 miljonerna beakta dels osäkerheten i definieringen av kostnader och dels budgetens osäkerhet. Då utfallet 2010 användes för delar av simuleringen spelar även variabeln årsvariation in, 2010 gjorde VA-verksamheten i Eslöv 16

17 ett överskott på 0,9 miljoner, vilket kan jämföras med ett underskott på 1,0 miljoner Detta betyder att de gemensamma kostnaderna kan vara över- eller underskattade på grund av förhållande som varierar mellan åren. Den slutsats man kan dra från simuleringen är att det är en låg sannolikhet för att kostnaderna för Eslövs VA-kollektiv efter ett inträde i VA SYD blir lägre. Simuleringen ger en bild av förhållandena för ett år, baserat på den information som var känd vid simuleringstilifliulet. För att ta ställning till ett samgående med VA SYD eller ej bör man vidga horisonten något och fundera över framtida ekonomisk utveckling. Ett av huvudsyftena med bildandet av VA SYD är att begränsa den framtida kostnadsutvecklingen. VA SYD är en ung organisation som dessutom växer i takt med att nya kommuner inlemmar sin VAverksamhet i organisationen. Detta borde medföra konsekvenser för kostnadsbilden, det vill säga att kostnaden i nuläget ligger på en högre nivå än vad som kommer vara fallet när organisationen mognat. Om så är fallet bör det eventuella underskottet för Eslövs VA-kollektiv, som simuleringen tyder på, att krympa i framtiden. För att kostnadsbilden ska utvecklas enligt logiken ovan är det dock av yttersta vikt att VA SYD klarar av att utnyttja de ökade förutsättningarna för stordriftsfördelar som följer med en större organisation. Kostnadsreduceringar med hjälp av stordriftsfördelar uppstår nödvändigtvis inte av sig själv bara för att en organisation uppnår större volymer. Tvärtom krävs det ofta ett medvetet och fokuserat arbete att identifiera och kapitalisera på eventuella stordriftsfördelar genom effektiviseringar och rationaliseringar. Utan detta arbete är risken påtaglig att begränsningen av kostnadsutvecklingen uteblir. Det är viktigt att tydligt fokusera på kostnadsreduceringar redan nu, annars riskerar respektive VA-kollektiv att belastas med en förhöjd kostnadsnivå under ett flertal år. Med fler kommuner i VA SYD ökar antalet viljor vilket kan medföra att den politiska ledningen blir splittrad. Detta förhållande kan riskera att inverka negativt på förmågan att fokusera tillräckligt på kostnadsreduceringar. Denna problematik kan bli särskilt påtaglig om det kommer krävas stora kommunövergripande investeringar för att uppnå effektiviseringsvinster. Som tidigare nämnts är den simulerade siffran på 1,9 miljoner osäker, det är möjligt att kostnadsbilden för Eslövs VA-kollektiv ej förändras så mycket jämfört med nuläget. Därmed skulle ovan nämnda behov av effektiviseringar och rationaliseringar ej vara överhängande ur beslutshänseende. I Eslövs kommun fmns för närvarande planer på att införskaffa egna vindkraftverk. Med elproduktion i egna vindkraftverk kommer elpriset att minska med åtminstone 30 öre/kwh. Om man tar i beaktande att VA-verksamheten kvar i Eslövs kommuns regi genom en kommande vindkraftssatsning sänker sin kostnad för elenergi med en miljon per år förändras förutsättningarna för ett beslut. Med en reell kostnadsbesparing i ena vågskålen ökar kravet på påvisbara effektiviserings- och rationaliseringsvinster inom VA SYD. Med detta sagt får man inte glömma att om VA-verksamheten blir kvar i Eslövs kommun kommer det att krävas personalförstärkningar för främst projektledning, med påföljande kostnadsökning För att mildra kostnadsökningen kan man anta att VA-verksamheten börjar belasta investeringsprojekt med personalkostnad, något som ej sker idag. Med denna förändring bör kostnadsökningen på grund av ökad personal kunna begränsas till cirka 0,5 miljoner. 17

18 Sammanfattningsvis bör man vid ett beslut om anslutning till VA SYD för Eslövs VAkollektivs del inte stirra sig blind på kostnadssimuleringen för 2011 utan istället beakta VA SYDs framtida potential. Kommer man att kunna dra nytta av sina stordriftsfördelar? Kommer man att kunna genomföra nödvändiga effektiviseringar och rationaliseringar samtidigt som organisationen växer? Kommer man att kunna förena en ökad kvalitet med en begränsning av kostnadsutvecklingen? Konsekvenser Eslövs kommun De ekonomiska konsekvenserna för Eslövs kommun är lätta att skatta på kort sikt medan de långsiktiga konsekvenserna är något svårare, då dessa är beroende av vilka beslut som fattas efter ett samgående med VA SYD. VA-verksamheten i Eslövs kommun använder resurser inom kommunen som inte direkt sorterar under VA-avdelningen. Det rör sig främst om köp av olika stödfunktioner och tjänster. De ekonomiska konsekvenserna för Eslövs kommun uppkommer när resurser som VAavdelningen köpt eller på annat sätt finansierat mister denna finansiering. I tabellen 4.2 nedan presenteras de viktigaste posterna. Tabell 4.2 Jämförelse kostnader för kommunala stödfunktioner och tjänster med och utan VAverksamheten. Kolumnen "Kostnad idag" visar hur mycket VA-verksamheten idag ersätter övriga delar av kommunen med. Kolumnen "Kostnad utan VA" visar vilka kostnader som inte direkt försvinner från Eslövs kommun vid ett samgående med VA SYD och som kommunen då måste finna alternativa finansieringssätt för. Dessa kostnader är deriverade ur andelar av kostnaden för nuvarande personal och funktioner vilket innebär att de inte på ett enkelt sätt går att rationalisera bort. På kort sikt blir konsekvensen enligt ovan, en kostnadsökning för Eslövs kommun på 1,7 miljoner i form av ramutökning till Kommunledningskontoret och Miljö och Samhällsbyggnad. Vad konsekvensen blir på längre sikt är svårt att bedöma i nuläget, men utan insatser för att rationalisera verksamheten kommer kostnadsökningen på 1,7 miljoner att bestå under överskådlig tid. En annan konsekvens som är svår att kvantifiera är pensionsskulden för personal anställd före VA SYDs nuvarande medlemmar överförde inte denna skuld från respektive kommun till VA SYD. Med samma förfaringssätt innebär det att om VA-kollektivet försvinner ur Eslövs kommun försvinner även denna del av finansieringen vilket medför att skattekollektivet får ta denna kostnad. 18

19 En ytterligare möjlig konsekvens för Eslövs kommun är att en kommande vindkraftssatsning får bli mindre än med VA-verksamheten kvar inom kommunen. Detta medför ett högre elpris för övriga verksamheter än vad som annars hade varit fallet Konsekvenser VA-taxa Eslövs nuvarande taxekonstruktion är framtagen i samarbete och påminner mycket om Malmös. Vid ett samgående med VA SYD finns ingen anledning att genomföra några större förändringar. Simuleringen av 2011 visade på ett underskott på 1,9 miljoner för Eslövs VAkollektiv vid samgående med VA SYD. Denna siffra är som tidigare nämnts osäker varför taxenivån kan hållas oförändrad av denna anledning, särskilt med tanke på att VA-kollektivet har ett positivt ackumulerat resultat. 4.8 Marknad, kommunikation och kundservice Information är ett område som blir viktigare och viktigare. Kundema ställer allt högre krav på tillgänglighet och VA-verksamheten ser arbete med att informera abonnenter och medborgare som en viktig del i arbetet för en bättre miljö. Information är också en viktig del i REVAQarbetet. Eslövs kommun har begränsade resurser för information och kommunikation. Mycket arbete som rör information angående VA till medborgare och abonnenter sköts av VA-avdelningens medarbetare. Eftersom detta inte är deras huvudsakliga arbete är det svårt att hitta tid till detta. Inom VA SYD kan informationen samordnas för samtliga VA SYD-kommuner och informatörer som är specialiserade på dessa frågor kan arbeta med det. Detta gäller utskick, information via hemsida mm. Servicen till medborgama bör bli bättre genom att VA SYD har en kundtjänst som specifikt hanterar VA- och avfallsfrågor. Det ger en ökad tillgänglighet för medborgarna och avlastar medarbetarna inom organisationen. Kundema kan direkt få svar på sina frågor eller hänvisas till rätt person. Merparten av kundtjänst och marknadsfrågor inom VA SYD ligger idag inom avfallshanteringen. 4.9 System för personal, ekonomi och fakturering Eslövs kommun och VA SYD har samma leverantörer av system för ekonomi och VAdebitering. Det bör inte vara några problem att överföra data mellan systemen vid ett samgående IT-system Eslövs kommuns IT-avdelning tillhandahåller drift och support till alla förvaltningar. Om Miljö och Samhällsbyggnads VA-avdelning väljer att gå över till VA SYD kommer support för 28 användare och ungefår 20 datorer att försvinna. Inkomstbortfallet på support och licenser av dessa användare och deras datorer blir ca kr. Därutöver sköts drift av systemen Winvas, Wilab och Geosecma åt VA-avdelningen. Geosecma är ett kommungemensamt GIS verktyg. Winvas och Wilab används endast av VAavdelningen men kostnaden för hårdvara finns kvar hos Eslövs kommun då servrarna används 19

20 även för andra system i kommunen. Driftkostnaden för Winvas och Wilab kommer att försvinna. Mellan Stadshuset och Ellinge reningsverk hyrs en fiberförbindelse av Kraftringen till en kostnad på kr/år. Kostnaden finns kvar till avtalet går ut Det kvarstår att utreda hur IT-systemen skall kopplas ihop mellan Eslöv och VA SYD samt hur eventuella kostnader ska fördelas. Det är av stor vikt att respektive enhet på ett enkelt och säkert sätt kan få tillgång till varandras IT-system. Eftersom ett nytt processövervakningssystem ska handlas upp till Eslöv kan detta anpassas till VA SYDs system. Dock har Eslöv en egen standard för programmering och benämning av objekt i PLC-systemen. Ska detta anpassas till en VA SYD standard kommer det medföra kostnader för omprogrammering och omstrukturering. Detta område måste utredas vidare vid ett samgående med VA SYD. Ett samgående bör medföra att Eslöv får större tillgång till el- och automationspersonal som har VA som specialområde, dock måste man se till att man inte förlorar tillgång till personal med lokalkännedom Arkivfrågor Eslövs kommun använder GIS-verktyget Geosecma. VA SYD använder DP/WaW, Digpro/water and wastewater. Även om VA-verksamheten flyttas över till VA SYD måste Eslövs kommun samarbeta med VA SYD för att information gällande ledningsnät och övriga funktioner i kommunen ska kunna samordnas. Det är viktigt för samarbetet att detta fungerar på ett bra sätt. En del av Eslövs VA-ledningsnät finns inte inlagt i ledningsnätsdatabasen. En hel del av det som är inlagt måste också redigeras. Med tillfällig extra förstärkning av resurser för detta arbete beräknas att hela kartan vara komplett år I Eslövs kommun finns mycket arkiverat material som rör VA-verksamheten. Efter hand kommer en del handlingar att flyttas över till VA SYD Fastigheter för VA-verksamheten Vid ett samgående överlåts alla anläggningar på VA SYD. Marken på vilka anläggningarna ligger ska även fortsättningsvis ägas av Eslövs kommun. Frågan om eventuellt arrende kvarstår att utredas Gällande avtal Frågan om hur gällande avtal ska hanteras vid ett samgående behöver utredas vidare. Dels frågan om det är juridiskt möjligt att överlåta nu gällande avtal till VA SYD och dels hur gällande avtal kan avslutas. Särskilt känsliga kan de avtal vara som berör både VAverksamheten och andra verksamheter i Eslövs kommun, exempelvis avtalet för skötsel av grönytor som hanteras av Gata, Trafik, Park-avdelningen med hjälp av en upphandlad entreprenör. 20