Information/kommunikation - verksamhetsplan för informatörernas förening 2012

Transkript

1 Datum Beteckning Verksamhetsplan 2012 Information/kommunikation - verksamhetsplan för informatörernas förening 2012 Regeringen har höjt takten i det förvaltningspolitiska förändringsarbetet och särskilt pekat ut begreppen rättssäkerhet, effektivitet och medborgarorientering som ledstjärnor. Regeringen har även starkt betonat vikten av att alla myndigheter fortsätter sin utveckling inom e- förvaltning. Detta pågående förändringsarbete genomsyrar länsstyrelserna och alla dess verksamheter. Kraven på att samarbeta och att ensa system och processer har ökat. Det råder en mycket stark efterfrågan på informatörer i samband med länsstyrelsegemensamma projekt. Länsråden och Landshövdingarna ger informatörernas förening allt fler uppdrag i olika arbetsgrupper med krav på att stå för nationella och samordnade informationsinsatser. För att möta denna efterfrågan, så behöver vi en bra mottagarorganisation med tydlig styrning och ledning. Det är samtidigt glädjande att se att informatörernas förening har varit föregångare i detta koncern -tänkande. I början på 1990-talet togs det första gemensamma informationsmaterialet om länsstyrelserna fram. År 2002 fastställde landshövdingarna en gemensam strategi för information och kommunikation och 2007 antogs vår första gemensamma kommunikationsplan. Webbsamarbetet påbörjades 2003 och det har lett till ett gemensamt webbsamarbete som nu inbegriper samtliga 21 län samt Vattenmyndigheten beslutades om att samtliga län skulle bygga sina nya externa webbplatser i en gemensam plattform. Under 2010 beslutade landshövdingarna om en gemensam kommunikationspolicy för det länsstyrelsegemensamma arbetet och i januari 2011 beslutade länsråden om förvaltningsorganisation för kommunikation och webbsamordningen, samt fastställde styrdokument för den nationella webbförvaltningen. 1. Organisation, styrning och ledning Samtliga informatörer är medlemmar i informatörernas förening. Föreningens arbete leds av en styrgrupp, vars ordförande och ledamöter väljs på föreningens årsmöte. Länsråd och landshövdingar ger styrgruppen uppdrag, oftast i form av att delta i nationella projekt och där stå för nationella och samordnade informationsinsatser. Informatörernas förening och dess styrgrupp tar även själva initiativ till att bilda arbetsgrupper för att hantera stora frågor som är av strategisk betydelse. Det gemensamma arbetet bedrivs igenom en distribuerad organisation, där informatörer vid olika tidpunkter går in i olika projekt. För information om medlemmar i olika uppdrag, projekt och arbetsgrupper, läs mer i bilaga 1. Förslag till budget för Kommunikations- och webbsamordningen 2012 finns med i bilaga 2.

2 1.1. Ansvarsfördelning Styrgrupp Ordförande (ledning och styrning) Arbetsledning Avtal och upphandling (juridiskt ansvarig) Budgetansvar Styrgruppens ledamöter (samordning av) Kommunikationsprojektet Webbsamordning Kriskommunikation Projekt Kommunikationsstrategiskt arbete (gemensamt mediearbete, sociala medier, mässor och utställningar) Arbetsgrupper Webbsamordningen Webbutvecklingsledare (samordning, beställare gentemot konsult) Rutiner och riktlinjer Supportorganisation Budget Upphandling Utveckling, nya gemensamma funktioner Samordna och samarbeta IT-enheten Tillgänglighetsfrågor Redaktionellt ansvarig Textansvar, skriva och beställa texter Förankra, granska Publicera Presentationsmaterial Design Funktionsansvarig Funktionsönskemål, samla in och prioritera Kravspecifikationer Testrutiner Testning Supportansvarig Organisering av webbsupporten/användarstöd Framtagning av stöd för webbredaktörer och supportansvariga Kompetensutveckling för supportansvariga och webbredaktörer Strukturansvarig Målgruppsanalyser Utvärdering av webbplatsernas informationsstruktur, navigering och funktioner Användartester

3 2. Kommunikation för länsstyrelserna i samverkan Hösten 2010 fastställde landshövdingar och länsråd en gemensam kommunikationspolicy och kommunikationsstrategi för länsstyrelserna i samverkan. Målet är att Länsstyrelserna i samverkan ska uppfattas som en samlande kraft i svensk statsförvaltning och att alla målgrupper ser att länsstyrelserna aktivt samverkar för ökad effektivitet. Det gemensamma informationsarbetet föreslås vidareutvecklas under Det finns skäl att överväga en nyutveckling av länsstyrelsernas gemensamma logotyp. Den nuvarande logotypen, med ordet Länsstyrelserna under en heraldisk krona, riskerar att leda tankarna till uppfattningen att Länsstyrelserna är en samlad organisation. Genom att bygga en logotyp utifrån begreppet Länsstyrelserna i samverkan markeras att länsstyrelserna är många självständiga myndigheter som här gör något tillsammans. Det vore också fördelaktigt att utveckla logotypen för gemensamma kommunikationsinsatser till en modern logotyp, som även är anpassad för digitala medier. Följande insatser kan därefter bli aktuella 2012: Ta fram ett grafiskt profilprogram för länsstyrelsernas gemensamma kommunikation, dels för samarbeten som ekonomiadministration, löneadministration och IT, dels för gemensamma projekt, trycksaker, mässor etc Ta fram nytt gemensamt presentationsmaterial i olika kanaler och former. Det kan vara folder, film etc Medverkan i Energiutblick på Svenska mässan i Göteborg, mars 2012 där länsstyrelsernas arbete med energi- och klimatfrågor lyfts 3. Nationell webbsamordning Det övergripande syftet med den nationella webbsamordningen är att på bästa möjliga sätt tillgodose våra användares behov samtidigt som vi driver en kostnadseffektiv förvaltning och utveckling av länsstyrelsernas webbplatser. Alla länsstyrelser deltar i det nationella webbsamarbetet sedan ett par år. Den dagliga förvaltningsorganisationen består av webbsamordningsgruppen och i dagsläget fem arbetsgrupper med olika ansvarsområden, t.ex. funktionsutveckling, support och teknik. År 2012 kommer att bli ett intensivt år för webbsamordningen med fortsatt utveckling av den relativt nya drift- och förvaltningsorganisationen för våra externa webbplatser samt driva det nya intranätsprojektet. Länsstyrelsernas gemensamma portal lansstyrelsen.se lanseras i MOSS under hösten Portalen ska vara en ingång till respektive länsstyrelse och huvudsyftet är att slussa vidare till respektive länsstyrelse för att besökaren lätt ska få tag på rätt information och kontaktuppgifter. Gemensamma tjänster kommer också presenteras på portalen, ofta genom att (automatiskt) sammanställa/länka till information som redan finns, som till exempel: publikationer blanketter (bidrag och tillstånd) olika områden (skapade med områdesmallen) författningar (lagrummet.se)

4 e-tjänster diariet lediga jobb (offentliga jobb) samarbetsprojekt mellan länsstyrelser och andra myndigheter samhällsinformation som rör länsstyrelsens verksamhetsområden nyheter (både länsstyrelsegemensamma och regionala) Samarbetet mellan webbsamordningen och IT-enheten är nu en naturlig del av förvaltningen och kommer att utvecklas än mer under året som kommer. Under hösten 2011 upphandlas en ny extern konsult som ska bistå länsstyrelserna och IT-enheten med utveckling av våra MOSS-webbar. Med ny samarbetspar behöver nya rutiner och arbetsformer tas fram. Intranätsprojektet Länsstyrelsernas nya stora samarbetsprojekt, intranätsprojektet, ska ta fram en gemensam teknisk plattform med gemensam innehållsstruktur för länsstyrelserna. Projektet kommer att kräva samordning mellan verksamheterna och arbetsinsatser i samband med utvecklingsarbetet. Framförallt handlar det om stöd från IT-organisationen för att införliva den nya plattformen i befintlig infrastruktur och delta i utvecklingsarbete och testning av nya funktioner. Även medarbetare på övriga avdelningar, såväl med webbkompetens som vanliga användare, behöver engageras för att ta fram och sedan testa konceptet. Den huvudsakliga arbetsinsatsen förväntas inträffa med start i början av 2012 och sträcka sig fram till lansering på hösten samma år. Intranätsprojektets huvudmål är att med en gemensam teknisk plattform uppnå effektivisering och kvalitetshöjning genom samordning och kompetensöverföring, på såväl ett nationellt som regionalt plan. Effektivare sammankoppling av befintliga verktyg, enklare att hitta information, effektivare bokning av resurser, möjlighet till dialog och gemensamma arbetsytor, är några av de förbättringsönskemål som har identifierats. Webbsamordningens organisation, ansvarsfördelning och riktlinjer för det gemensamma webbsamarbetet finns att läsa om i Webbsamordningens förvaltningsplan, se bilaga 3. Förslag till budget för Kommunikations- och webbsamordningen 2012 finns med i bilaga 2. Förslag till budget för MOSS intranätsprojektet finns med i bilaga Information för lika rättigheter och möjligheter 2010 fastställdes Länsstyrelsernas handlingsplan för lika rättigheter och möjligheter En särskild informationsgrupp ska under bidra till att genomföra de åtgärder som återstår i den gemensamma handlingsplanen genomfördes utbildning för informatörerna med fokus på tillgänglig information. För 2012 återstår arbetet med att ta fram checklistor för hur man skriver samt använder bilder utan att diskriminera, samt rutiner för att erbjuda alternativa informationsformat. 5. Kompetensutveckling Under 2012 ska en gemensam kompetensutvecklingsinsats genomföras i samband med den gemensamma informatörskonferensen i vår. Utöver detta sker en mängd kompetensutvecklingsinsatser inom de många olika arbetsgrupper och projekt som informatörer deltar i, exempelvis inom webbsamordningens alla arbetsgrupper.

5 6. Kriskommunikation - samverkan på nationell nivå I kriskommunikationssammanhang har Marie Månsson, Stockholm och Ann-Nina Finne, Skåne, utsetts till vår mottagarorganisation. De är kontaktpersoner för länsstyrelserna gemensamt i kriskommunikationssammanhang, och de representerar samtliga länsstyrelser i nationella samverkansgrupper och liknande. 7. P4 Länsstyrelserna driver ett gemensamt strategiskt verksamhetsutvecklings- och e- förvaltningsarbete, som hålls samman i ett projekt kallat P4. Projektet syftar till att uppnå korta handläggningstider, effektivare och enklare ärendehantering samt att underlätta för medborgarnas och företagens kontakter med Länsstyrelserna. Detta är ett mycket stort projekt som kräver samordning och god kommunikation. En person kommer att finansieras nationellt för att arbeta som kommunikationsstrateg i projektet. Styrgruppen har i uppdrag att tillsätta/utse denna person. Delprojekt Mallutveckling Mallutvecklingsprojektet är ett av flera delprojekt inom P4-projektet, och fr.o.m. augusti 2011 finns en arbetsgrupp tillsatt med olika kompetenser som omfattar, juridik, diarie och arkivering, Platina, IT, klarspråk samt information. Kerstin Alvinge Västmanland och Erik Wangel Kalmar är informatörernas representanter, och arbetar aktivt i gruppen. Till deras hjälp för utökade diskussioner finns ytterligare två informatörer, Amelie Wintzell Västra Götaland och Maud Edhager Södermanland. Dessa fyra informatörer kommer att fungera som kontaktpersoner mellan informatörsnätverket och mallprojektet/it. Informatörerna har fått ansvaret för att ta fram underlag till verksamhetsövergripande mallar som ska vara ensade för samtliga län.

6 Bilagor Bilaga 1. Medlemmar i olika uppdrag, projekt och arbetsgrupper Informatörernas styrgrupp Mariethe Larsson, Östergötland ordförande Ulrika Kjellström, Örebro vice ordförande Annika Braide, Västra Götaland Jessica Rönnberg, Norrbotten Anders Rosén, Dalarna Niklas Glans, Halland Kommunikationsprojektet Styrgruppen. Annika Braide är projektledare. Övriga samarbetsuppdrag Antidiskrimineringsgruppen Kontaktpersoner i kriskommunikationsfrågor Nationella pandemigruppen P4 Mallutvecklingsprojektet Annika Braide, Västra Götaland, Anders Rosén, Dalarna Ewelina Axell, Jönköping Marie Månsson, Stockholm Ann-Nina Finne, Skåne Marie Månsson, Stockholm Ann-Nina Finne, Skåne Ej utnämnd än Kerstin Alvinge, Västmanland Erik Wangel, Kalmar Amelie Wintzell, Västra Götaland Webbsamordningsgruppen Maria Oscarsson, Örebro Ewelina Axell, Jönköping Peo Olsson, Stockholm Michael Hedlund, Skåne Jonas Mattebo, Västerbotten Roger Larsson, Gotland, IT-enheten Jonas Gunnarsson, IT-enheten Webbutvecklingsledare Redaktionellt ansvarig Ordf. Support Ordf. Funktion Ordf. Struktur och innehåll IT-enheten Ordf. Teknik

7 Bilaga 2. Budget för Kommunikations- och webbsamordningen 2012 Budget 2012 Kommunikation och webbsamordning Budget Finansiering Ingående balans ca Personal Styrgruppen att fördela Avgift 22 x = Webbsamordningsgruppen Webbutvecklingsledare 0,75åa Redaktionellt ansvarig 0,75 åa Funktionsansvarig 0.50% åa Supportansvarig 0.25% åa Strukturansvarig 0,25% åa Support och utveckling Support Moss Talande webb Utveckling, förbättring av mallar och funktioner, språköversättningar,certifieringar Resor och möten Utbildning Övrigt Summa

8 Bilaga 3. Förvaltningsorganisation för kommunikations- och webbsamordningen för Länsstyrelserna i samverkan Samt Riktlinjer för länsstyrelsernas webbsamordning Finns att läsa på vår gemensamma sharepoint-yta under informatörernas förening. Bilaga 4. Förslag till budget för MOSS intranätsprojektet 2012 Kompletteras snart.