SOCIALNÄMNDEN. Verksamheten vid arbetsmarknadsenheten AME information av enhetschef Per-Henrik Larsson (kl. 8.15)

Transkript

1 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA SOCIALNÄMNDEN Tid och plats: Ordförande: Sekreterare: Onsdagen den 25 maj 2016 kl. 8.15, Borgmästaren, stadshuset, Lysekil Maria Forsberg Anne-Marie Mattsson Öppet sammanträde utom i de punkter som markerats med (sluten del) eller där ordförande så beslutar. ÄRENDEN Upprop samt val av justerare Anmälan av övriga frågor Muntlig information Verksamheten vid arbetsmarknadsenheten AME information av enhetschef Per-Henrik Larsson (kl. 8.15) Nytt LSS-boende i centrala Lysekil information av avdelningschef LSS/socialpsykiatri Camilla Karlsson (kl. 9.00) Nya äldreboendet i Fiskebäck, Lysekil information av Joakim Jacobsson från Riksbyggen (kl ) Allmänna ärenden 1. Genomgång av föregående protokoll 2. Muntliga föredragningar a) Information från förvaltningschefen 3. Rapport beslut om särskilt boende 4. Förtydligande avseende revisionsrapport 5. Ej verkställda beslut enligt SoL och LSS, kvartal 1/2016 Individ- och familjeomsorg 6. Anmälan ordförandebeslut (sluten del) 7. Aktuell situation avseende mottagande av asylsökande/ensamkommande barn muntlig information Lysekils kommun, Lysekil Tel: anne-marie.mattsson@lysekil.se

2 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA SOCIALNÄMNDEN 8. Kontroll av loggar inom vuxenenheten 9. Kontroll av utbetalningar enligt SOSFS 10. Rutin för försörjningsstöd reviderat dokument 11. Nulägesrapport arbetssituationen vid individ- och familjeomsorgens vuxenenhet 12. Överlåtelse av rörelse, Brasseri Sjökanten, Lysekil (delvis sluten del) 13. Serveringstillstånd, Restaurang Sjökanten, Lysekil (delvis sluten del) Ekonomiärenden 14. Ekonomisk uppföljning 15. Budget 2016 nuläge 16. Höjt avgiftstak inom äldre- och handikappomsorgen enligt socialtjänstlagen 8 kap 5 Vård och omsorg / LSS 17. Rutiner för hantering av avvikelser, klagomål och synpunkter samt tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah 18. Beslut från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) muntlig information 19. Mätning av vårdrelaterade infektioner och antibiotikaförbrukning på särskilt boende 20. Ersättning för hemtjänst och hemsjukvård i annan kommun 2016 Rekommendation till kommunerna i Västra Götaland Övrigt 21. Redovisning externa placeringar beslutade av arbetsutskottet 22. Redovisning nämndens uppdrag till förvaltningen kvarstående/nytillkomna 23. Anmälningsärenden 24. Redovisning av delegationsbeslut 25. Övriga frågor Lysekils kommun, Lysekil Tel: anne-marie.mattsson@lysekil.se

3 Kommunstyrelseförvaltningen KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA SOCIALNÄMNDEN Lysekil KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Maria Forsberg / Anne-Marie Mattsson Ordförande Sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: anne-marie.mattsson@lysekil.se

4 Socialnämnden Sammanträdesprotokoll 1/26 Sammanträdestid: kl Ajournering för lunch kl Lokal: Sammanträdesrum Borgmästaren, stadshuset, Lysekil Tjänstgörande ledamöter och ersättare: Maria Forsberg (S) ordförande Ronny Hammargren (LP) vice ordförande Eva Leandersson (S), ersätter Anette Björmander (S) Krister Samuelsson (M), , kl Ann-Charlotte Strömwall (L) Siw Lycke (C) Marie Lindgren (LP) Thor Karlsson (LP) Denis Olausson (LP), ersätter vakant plats (KD) Britt-Marie Kjellgren (K) Henrik Larsson (C), ersätter Pierre Holgersson (SD) Britt-Marie Didriksson Burcher (L), ersätter Krister Samuelsson (M), Tjänstemän: Eva Andersson, förvaltningschef Anne-Marie Mattsson, nämndsekreterare Icke tjänstgörande ersättare: Britt-Marie Didriksson Burcher (L), Maria Ahlström (K) Paragrafer: Sekreterare: Ordförande: Justerare: Anne-Marie Mattsson. Maria Forsberg... Ronny Hammargren ANSLAGSBEVIS: Nämnd: Socialnämnden Sammanträdesdatum: Anslagsdatum: Förvaringsplats: Kommunledningskontoret Justeringsdatum: Anslagets nedtagande: Bevis om tillkännagivande av justering: Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax:

5 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden /26 Övriga medverkande: Anna Nyman Holgersson, folkhälsosamordnare, 116 Mari-Louise Bergqvist, förvaltningschef samhällsbyggnad, 117 Liss-Lott Svendsen, kostchef, 117 Bengt Mattsson, avdelningschef individ- och familjeomsorg, Marina Lindblom, avdelningschef vård och omsorg, Annelie Strand, facklig företrädare för Kommunal, Bengt Mattsson, avdelningschef individ- och familjeomsorg, Justerare: Utdragsbestyrkande:

6 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / VÄLFÄRDSREDOVISNING MUNTLIG INFORMATION Folkhälsosamordnare Anna Nyman Holgersson presenterar Lysekils kommuns Välfärdsredovisning. Socialnämndens beslut Socialnämnden tar del av informationen. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

7 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / STATUSRAPPORT FÖR KOSTVERKSAMHETEN MUNTLIG INFORMATION Marie-Louise Bergqvist, förvaltningschef vid samhällsbyggnadsförvaltningen, presenterar Statusrapport för kostverksamheten. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av informationen. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

8 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / GENOMGÅNG AV FÖREGÅENDE PROTOKOLL Socialnämndens protokoll från den 30 mars 2016 har varit utskickat. Socialnämndens beslut Nämnden har tagit del av protokollet. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

9 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / INFORMATION FRÅN FÖRVALTNINGSCHEFEN Nämnden får information om: I samband med behandlingen av budget 2016 beslutade kommunfullmäktige att uppdra åt kommunstyrelsen att göra en genomlysning av socialnämndens respektive kommunstyrelsens verksamheter samt därefter föreslå förbättringsåtgärder när det gäller styrning, ledning och uppföljning. Med anledning av detta har en analys av kostnaderna för insatser inom socialtjänsten enligt metoden Kostnad per brukare genomförts. Den 3 maj 2016 kl kommer en redovisning av denna genomlysning att ske för kommunstyrelsens och socialnämndens ledamöter och ersättare i kommunfullmäktigesalen. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av informationen. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

10 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / RAPPORT BESLUT OM SÄRSKILT BOENDE Dnr SON Nämnden får muntlig information om antalet lediga rum/lägenheter samt antal beslut om plats i särskilt boende inom vård- och omsorgsavdelningen, per den 19 april Socialnämndens beslut Nämnden tar del av redovisningen. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

11 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / REVIDERING AV SOCIALNÄMNDENS DELEGATIONSORDNING SON Socialnämnden fattade den 30 mars 2016 beslut om nämndens delegationsordning att gälla från och med 1 april Två av punkterna i delegationsordningen behöver revideras. Revideringen avser endast ändring av delegat. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 13 april Socialnämndens beslut Nämnden beslutar att revidera delegationsordningen med de ändringar som redovisas. Beslutet skickas till Förvaltningschef Avdelningschef LSS/socialpsykiatri Avdelningschef vård och omsorg Enhetschef bistånd Utredare Förvaltningens ansvarige handläggare för webbpublicering Justerare: Utdragsbestyrkande:

12 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / YTTRANDE PÅ REMISS OM FÖRSLAG TILL RIKTLINJER FÖR ARKIV SON Lysekils kommuns arkivarie har tagit fram förslag till riktlinjer för arkiv som ska underlätta arbetet med arkivhanteringen inom Lysekils kommun och kommunala bolag. Kommunarkivarien har begärt in synpunkter från samtliga nämnder och bolag. Förvaltningen har granskat kommunarkivariens förslag till riktlinjer och har inga synpunkter på förslaget. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 8 april Förslag till riktlinjer. Socialnämndens beslut Socialnämnden har inga synpunkter på förslaget. Socialnämnden ställer sig för sin del bakom det förslag som presenterats från kommunarkivarien. Beslutet skickas till Kommunarkivarien Lysekils kommun Justerare: Utdragsbestyrkande:

13 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2015 Dnr SON Revisorerna i Lysekils kommun har till socialnämnden översänt revisionsberättelse för år Av rapporten framgår bland annat följande: Revisionen riktar kritik mot socialnämnden som under flera år redovisat stora budgetunderskott. I det avseendet har ekonomistyrningen inte varit tillräcklig. Beslutsunderlag Revisionsberättelse får år 2015, daterad den 15 april Förslag till beslut på sammanträdet Thor Karlsson (LP) föreslår att nämnden bjuder in revisorerna för en dialog kring nämndens verksamhet och budgetläge. Krister Samuelsson (M) och Ann-Charlotte Strömwall (L) bifaller förslag från Thor Karlsson (LP). Beslutsgång Ordföranden frågar om nämnden ställer sig bakom förslag från Thor Karlsson m.fl. och finner att nämnden beslutar enligt förslaget. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av revisionsberättelsen för år 2015 och den kritik som riktas mot nämnden. Nämnden bjuder in revisorerna för en dialog kring nämndens verksamhet och budgetläge. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Justerare: Utdragsbestyrkande:

14 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden /26 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Revisorerna i Lysekils kommun Justerare: Utdragsbestyrkande:

15 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / AKTUELL SITUATION AVSEENDE FLYKTINGMOTTAGANDE / ENSAMKOMMANDE FLYKTINGBARN - INFORMATION Dnr SON Nämndens ledamöter och ersättare får vid dagens sammanträde en nulägesrapport i ärendet. Socialnämndens beslut Socialnämnden tar del av informationen. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

16 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / TILLSTÅND ATT SERVERA ALKOHOLDRYCKER, PELLES RÖKERI, GRUNDSUND Dnr SON Eriksson Mat och Dryck i Sälen AB, organisationsnummer , har hos socialnämnden ansökt om tillstånd enligt 8 kap 2 alkohollagen (2010:1622) om att till allmänheten servera starköl, vin, spritdrycker och andra jästa drycker vid restaurang Pelles Rökeri i Grundsund, Östra hamnen, Grundsund. Serveringstillståndet är avsett att gälla året runt i restaurangen och mellan den 1 maj och den 31 oktober på uteserveringen. Den sökta serveringstiden är mellan kl och kl både avseende restaurang och uteservering. Ansökan avser även tillstånd att bedriva cateringverksamhet med alla slags alkoholdrycker. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 12 april Socialnämndens beslut Med stöd av 8 kap 2 alkohollagen (2010:1622) beviljas Eriksson Mat och Dryck i Sälen AB, organisationsnummer , tillstånd att till allmänheten servera starköl, vin, spritdrycker samt andra jästa drycker vid Pelles Rökeri i Grundsund, Östra hamnen, Grundsund. Tillståndet gäller året runt i restaurangen mellan kl och kl , på uteserveringen under perioden 1 maj till den 1 oktober mellan kl och kl samt att bedriva cateringverksamhet med alla slags alkoholdrycker. Dörrar och fönster ska hållas stängda efter kl om musik spelas i lokalen. Inoch utsläpp av besökare tillåts. Ingen musik får spelas på uteserveringen efter kl Ljudnivåerna måste hållas på en måttlig nivå så att Folkhälsomyndighetens allmänna råd om buller inomhus i närliggande bostäder inte överskrids. Om ljudstörningar från musik eller annat oljud uppstår som innebär olägenhet för närboende kan miljönämnden via miljöbalken begränsa eller förbjuda dessa ljudstörningar och/eller begränsa öppettider för verksamheten. Justerare: Utdragsbestyrkande:

17 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden /26 Beslutet skickas till Eriksson Mat och Dryck i Sälen AB, Västsidan 51, Sälen Pelles Rökeri i Grundsund, Östra hamnen, Grundsund Alkoholhandläggare, SOK Justerare: Utdragsbestyrkande:

18 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / OMFÖRDELNING AV MEDEL FRÅN ANNAN VERKSAMHET TILL VERKSAMHET FÖR ANHÖRIGSTÖD REDOVISNING AV UPPDRAG SON (samband ) Förvaltningen fick den 30 mars i uppdrag av nämnden att i innevarande budget 2016 omfördela 200 tkr från annan verksamhet till verksamhet för anhörigstöd. Vård- och omsorgsavdelningen har utrett uppdraget och kommit fram till att det inte finns möjlighet att inom ram 2016 omfördela 200 tkr till insatser för anhörigvårdare. Inför 2017 föreslås att nämnden prioriterar området anhörigstöd för att verksamheten ska kunna vidareutveckla anhörigstöd för individ- och familjeomsorg, LSS och socialpsykiatri. Beslutsunderlag Förvaltningens utredning daterad den 8 april Socialnämndens beslut Nämnden tar del av redovisning avseende uppdraget. Beslutet skickas till Förvaltningschef Avdelningschef vård och omsorg Justerare: Utdragsbestyrkande:

19 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / RUTIN VID BEGÄRAN OM UTDRAG UR POLISENS BELASTNINGSREGISTER FÖR ARBETE INOM VÅRD OCH OMSORG SAMT LSS/SOCIALPSYKIATRI I LYSEKILS KOMMUN Dnr SON Under 2015 inkom till förvaltningen ett antal lex Sarah-rapporter. Av dessa handlade några om att det saknades läkemedel och någon om att det saknades kontanter. För att förebygga att äldre och/eller funktionshindrade inte utsätts för brott har flera förebyggande åtgärder vidtagits. Som tillägg till det som redan åtgärdats har rutin vid begäran om utdrag ur polisens belastningsregister tagits fram. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 23 mars 2016 inklusive rutinbeskrivning. Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens förslag till verksamhetsrutin vid begäran om utdrag ur polisens belastningsregister för medarbetare som ska nyanställas inom vård och omsorg samt LSS/socialpsykiatri i Lysekils kommun. Beslutet skickas till Avdelningschef vård och omsorg Avdelningschef LSS/socialpsykiatri Justerare: Utdragsbestyrkande:

20 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / FÖRDELNING AV STATLIGA MEDEL FÖR ÄLDREOMSORGEN 2016 REDOVISNING AV UPPDRAG SON Socialnämnden beslutade den 29 februari 2016 att rekvirera de statliga medlen för ökad bemanning inom äldreomsorgen avseende år Nämnden fick då information om hur fördelningen skulle ske. Vid nämndens sammanträde den 30 mars framfördes önskemål om en mer utförlig redovisning av fördelningen. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 7 april Socialnämndens beslut Socialnämnden tar del av redovisningen för hur de statliga stimulansmedlen för ökad bemanning i äldreomsorgen 2016 har fördelats. Beslutet skickas till Avdelningschef vård och omsorg Justerare: Utdragsbestyrkande:

21 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / SOCIAL INTERAKTION MELLAN ANHÖRIGA VIA IT-STÖD EN BRA PLATS DELRAPPORT 4 Dnr SON Anhörigstödet inom socialförvaltningen har sedan 25 mars 2014 introducerat webbtjänsten En bra plats med hjälp av utvecklingsmedel från folkhälsopolitiska rådet. Projektet har löpt på två år och utvecklingsmedel har beviljats för ytterligare ett år, till och med Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 15 mars Socialnämndens beslut Nämnden tar del av redovisningen. Beslutet skickas till Anhörigsamordnare SOK Justerare: Utdragsbestyrkande:

22 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / INVESTERINGSBUDGET 2016 Dnr SON Sedan ett par år tillbaks har kommunen arbetat med en modell där alla pågående och planerade investeringar löpande följs upp i kommunstyrelsens ledningsutskott. Arbetet har utgått ifrån en tioårig investeringsplan. Under 2016 kommer kommunens ekonomistyrningsprinciper att revideras. I dessa inkluderas ny modell av investeringsbudgetprocessen. Denna modell bör vara klar att tillämpas fullt ut från och med budget För budget 2016 har beslutats om en övergångsmodell. De enskilda nämnderna erhåller för 2016 ett totalanslag som nämnden själv fattar beslut om för vidare fördelning till olika enskilda investeringsprojekt. Socialnämnden har fått 447 tkr i ofördelad investeringsram för I samband med att nya lokaler tas i bruk föreslår socialförvaltningen att socialnämnden beviljar att 300 tkr används till inköp av inventarier till de nya lokalerna i bottenvåningen i anslutning till nuvarande socialkontor på Drottninggatan 8 i Lysekil. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 13 april Socialnämndens beslut Nämnden beslutar att avsätta 300 tkr av den ofördelade investeringsramen till inköp av inventarier till de nya kontorslokalerna i anslutning till socialkontoret i Lysekil Beslutet skickas till Förvaltningschef Ekonom för socialförvaltningen (för kännedom) Justerare: Utdragsbestyrkande:

23 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / EKONOMISK UPPFÖLJNING MARS 2016 Dnr SON Förvaltningens ekonomiska resultat per mars månad 2016 med prognos per december månad 2016 redovisas. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 18 april Ekonomiskt resultat med prognos. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av sammanfattande ekonomisk rapport och prognostiserat resultat. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

24 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / KOSTNADER FÖR EXTERNA PLACERINGAR SOM INTE KAN VERKSTÄLLAS INOM EGEN VERKSAMHET I KOMMUNEN - REDOVISNING Dnr SON Arbetsutskottet har begärt att alla beslut som tas avseende individärenden där förvaltningen inte kan verkställa insatsen inom den egna verksamheten ska kostnadsberäknas och redovisas för nämnden samt därefter översändas till kommunstyrelsen för kännedom. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 18 april Sammanställning över beslut. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av redovisningen utifrån arbetsutskottets beslut den 7 april Redovisningen överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Beslut, inklusive handlingar i ärendet, skickas till Kommunstyrelsen Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

25 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / UPPFÖLJNING AV NÄMNDENS UPPDRAG TILL FÖRVALTNINGEN Dnr SON Socialförvaltningen får under åren olika uppdrag av nämnden där resultat och åtgärder ska återrapporteras. Sammanställning över uppdrag till och med 30 mars 2016, med uppgift om vilka som är klara och vilka som återstår, redovisas. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 18 april Sammanställning. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av redovisad sammanställning. Beslut, inklusive handlingar i ärendet, skickas till Förvaltningschef Avdelningschef individ- och familjeomsorg Avdelningschef vård och omsorg Avdelningschef LSS/socialpsykiatri Enhetschef bistånd Medicinskt ansvarig sjuksköterska Utredare SOK Justerare: Utdragsbestyrkande:

26 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / ANMÄLNINGSÄRENDEN Nämnden tar del av följande anmälningsärenden: Konsult 1:e socialsekreterare: Information till nämndens ledamöter gällande myndighetsutövning för ensamkommande barn. Dnr SON Folkhälsopolitiska rådets protokoll från den 8 april 2016 inkl. Välfärdsredovisning Socialnämndens beslut Nämnden tar del av förvaltningens rapport gällande myndighetsutövning för ensamkommande barn samt delar uppfattningen att det är en allvarlig situation som förvaltningen befinner sig. Rapporten översänds till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för kännedom. Nämnden godkänner i övrigt redovisningen av de anmälningsärenden som förtecknas i protokoll, 134, den 27 april Beslut inklusive handlingar i ärende SON skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

27 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / REDOVISNING AV DELEGATIONSBESLUT Med stöd av nämndens beslut om delegationsordning redovisas följande delegeringsbeslut: a) Avgiftsbeslut enligt socialtjänstlagen, perioden b) Beslut enligt socialtjänstlagen (hemtjänst, trygghetslarm, förstärkt hemteam, matdistribution, särskilt boende, färdtjänst, riksfärdtjänst, dagverksamhet, korttidsplats), perioden c) Familjerätt, perioden d) Uppdragstagare, perioden e) Urvalslista, klient, perioden f) Bostadsanpassningsbidrag, perioden g) Arbetsutskottets protokoll från den 30 mars 2016 i 52 i 64 och från den 7 april samt i 65 i 96. Socialnämndens beslut Nämnden godkänner redovisningen av de delegationsbeslut som förtecknas i protokoll, 136, den 27 april Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

28 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / ÖVRIGT Nämndens ledamöter och ersättare delges rapport från besök i verksamheten. De verksamheter som avses är Fjällagården och förvaltningens biståndsenhet. Socialnämndens beslut Nämnden tar del av informationen. Beslutet skickas till Justerare: Utdragsbestyrkande:

29 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämnden / YTTRANDE TILL RIKSDAGENS OMBUDSMÄN, JO Dnr SON Begäran om yttrande har inkommit från Riksdagens ombudsmän avseende anmälan till JO rörande handläggning av individärende (dnr ). Yttrandet ska innehålla en redogörelse för handläggningen i formellt hänseende efter domen om återförvisning meddelad av Kammarrätten i Göteborg och myndighetens bedömning av handläggningen. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse daterad den 21 april Yttrande till JO, Riksdagens ombudsmän, Stockholm. Remiss från JO, dnr Socialnämndens beslut Som yttrande till JO, Riksdagens ombudsmän, i ärende , översänds förvaltningens utredning. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beslut, inklusive handlingar i ärendet, skickas till JO, Riksdagens ombudsmän, Box 16327, Stockholm Beslutet skickas till Förvaltningschef Justerare: Utdragsbestyrkande:

30 ALLM 2 Information från förvaltningschefen Muntlig redovisning på sammanträdet.

31 Lysekils kommun Socialförvaltningen Biståndsenheten Enhet Lysekilshemmet Skärgårdshemmet Stångenäshemmet Skaftöhemmet Antal lediga lägenheter 2 (somatiska avd) 1 (somatisk avd) Delegationsrapport till Socialnämnden enligt 4 kap 1 Rutin: Biståndshandläggare rapporterar på blankett till nämndsekreterare i SON vid det datum då övriga handlingar ska lämnas inför kommande nämndsammanträde. Avser månad maj Område Lysekil/centrum Antal beslut om plats, säbo Orsak till beslut Väntat över 3 månader Väntar på Kompassen Lysekil/centrum väst 1 Demenssjukdom X Lysekil/Slätten Lysekil/Mariedal 4 Demenssjukdom, varav 2 önskar parboende och tackat nej till boende på varsin avdelning på samma boende. Lysekil/Syd Skaftö Brastad Lyse

32 Datum: Namn: Anette Nyfjäll Biståndshandläggare, Biståndsenheten

33 Tjänsteskrivelse Sid 1/1 Datum Dnr SON Kommunstyrelseförvaltningen Anne-Marie Mattsson, Kommunrevisionens revisionsberättelse för år förtydligande Sammanfattning I socialnämndens protokoll från den 27 april 2016 har skrivits att revisionen riktar kritik mot socialnämnden. Det som revisorerna säger är att man riktar anmärkning mot nämnden, vilket inte är detsamma som kritik. Detta bör därför förtydligas. Förslag till beslut Nämnden tar del av revisionsberättelsen för år 2015 och den anmärkning som riktas mot nämnden. Ärendet Revisorerna i Lysekils kommun har till socialnämnden översänt revisionsberättelse för år Av rapporten framgår bland annat följande: Revisionen riktar anmärkning mot socialnämnden som under flera år redovisat stora budgetunderskott. I det avseendet har ekonomistyrningen inte varit tillräcklig. I protokollet från nämndens sammanträde den 27 april, 123, har skrivits att revisionen riktar kritik mot socialnämnden. Då det är skillnad på kritik och anmärkning uppmärksammas nämnden på detta med hänvisning till den revisionsrapport som presenteras. Rättelsen noteras i protokoll den 25 maj 2015 genom att nämnden på nytt tar del av revisionsberättelsen och den anmärkning som riktas mot nämnden. Eva Andersson Förvaltningschef Anne-Marie Mattsson Handläggare Bilaga Revisionsberättelse Beslutet skickas till Revisorerna i Lysekils kommun Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44 IFO 6 Anmälan ordförandebeslut (sluten del) Muntlig redovisning på sammanträdet.

45 IFO 7 Aktuell situation avseende mottagande av asylsökande/ensamkommande barn Muntlig redovisning på sammanträdet.

46 Tjänsteskrivelse Datum Dnr SON Socialförvaltningen Line Legén, Rubrik EGENKONTROLL AV LOGGAR PÅ VUXENENHETEN ENLIGT SOSFS 2011:9 Sammanfattning Kontroll av loggar, d.v.s. kontroll av vem som varit inne i den datoriserade akten på en klient, görs av fem ärenden i halvåret som varit aktuella på Vuxenenheten. Redogjorda kontroller avser period juli-december 2015 och januari till juni Loggen granskas för att se vem som varit i akten under en period av en månad. Förslag till beslut Socialnämnden tar del av skrivelsen avseende egenkontroll av 10 loggar på Vuxenenheten under perioden juli 2015 till juni Ärendet Kontroll av loggar i fem ärenden per halvår görs på Vuxenenheten. Syftet är att se vilka tjänstemän som varit i den datoriserade akten under en period av en månad. Redovisning ska ske till nämnden en gång per år, eller en gång i halvåret. Förvaltningens synpunkter Utredningen visar på att ingen obehörig varit inne i de aktuella akterna under den aktuella perioden. Eva Andersson Förvaltningschef Line Legén Handläggare Bilaga Skrivelse avseende egenkontroll av loggar på Vuxenenheten. Beslutet skickas till Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

47 Lysekil Eva Andersson Förvaltningschef Socialförvaltningen Line Legén Enhetschef, Vuxenenheten IFO Lysekil

48 Tjänsteskrivelse Datum Dnr SON Socialförvaltningen Line Legén, KONTROLL AV UTBETALNINGAR ENLIGT SOSFS 2011:9 Sammanfattning Kontroll av utbetalning av försörjningsstöd görs varje månad. Kontroll har gjorts i 33 ärenden. Redovisning till nämnd ska ske en gång per halvår. Denna kontroll avser perioden november 2015 till mars Förslag till beslut Socialnämnden tar del av redovisad kontroll avseende utbetalning av försörjningsstöd för perioden november 2015 till mars Ärendet Kontroll av utbetalning försörjningsstöd görs av ett ärende per handläggare varje månad. Samtidigt ses handläggningen av ärendet över samt de handlingar som inkommit i ärendet. Redovisning ska ske till nämnd en gång per halvår. Förvaltningens synpunkter Utredningen visar på att handläggning och utbetalningar ser bra ut. De saker som har noterats kommer 1:e socialsekreterare att lyfta med berörd personal i enlighet med de åtgärder som står i dokumentet. Eva Andersson Förvaltningschef Line Legén Handläggare Bilaga Skrivelse avseende egenkontroller av utbetalningar enligt Sofs 2011:9 Beslutet skickas till Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

49 Socialförvaltningen Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Line Legén Telefon: E-post: EGENKONTROLL AV UTBETALNINGAR ENLIGT SOSFS 2011:9 Dnr: SON Bakgrund: Socialnämnden har beslutat att ett visst antal utbetalningar i månaden skall internkontrolleras. Detta utöver den snabbkontroll som görs vid attesten, dvs då pengarna skickas iväg. Ansvar: Arbetsledare för försörjningsstöd gör kontrollerna av utbetalningar som sker utifrån beslut om ekonomiskt bistånd eller försörjningsstöd. Ett ärende per handläggare och månad väljs ut. Frekvens: Kontroll skall egentligen göras en månad efter att utbetalningarna gjort. Aktuell kontroll: I denna skrivelse redovisas kontroller för november och december 2015 och januari, februari och mars Metod: För att göra kontrollerna behövs Grundansökan Den aktuella ansökan, som ligger till grund för beslutet Kontoförteckning eller kontoutdrag Genomgång av handläggningen i datasystemet Kontrollen skall avse att utbetalningen är korrekt i alla delar och omfattar att: Fattat beslut ligger inom beslutsfattarens delegation Ärendet är rätt registerat i verksamhetssystemet Rätt betalningsmottagare har angivits Kontroll av samstämmighet på bankkontonummer och det kontonummer som klienten bett att få utbetalningen till. Att grundansökan finns och att legitimationskontroll är gjord Att ansökan för den aktuella utbetalningen är rätt ifylld och undertecknad Att dokumentation gjorts i verksamhetssystemet. Kontrollerna dokumenteras på särkskild blankett och förvaras hos enhetschef. Dessa skall rapporteras till nämnden två gånger om året.

50 Åtgärdsinstruktion lämnas till den handläggande socialsekreteraren. Detta göra att handläggare för en möjlighet att åtgärda sådant som varit bristfälligt i handlingen. Resultat vid aktuell kontroll: Sammanlagt är 33 kontroller gjorda: I ett ärende saknar grundansökan datum och kontonummer. Det finns heller ingen kontoförteckning ihop med aktuella ansökan. Åtgärd: 1:e socialsekreterare pratar med socialsekreterare om att komplettera ansökan. I ett ärende har upptäckts felaktighet i antalet hushållsmedlemmar. Framkommer att vårt verksamhetssystem ändrar detta varje månad och inte följer inlagd hushållsbild i beräkning. Åtgärd: 1:e socialsekreterare uppmärksammar socialsekreterare på detta i samband med gruppmöte och har felanmält till systemansvarig för Magna Cura. Sammanfattningsvis: Handläggningen ser mycket bra ut i de granskade ärendena. Vi kan se att en del grundutredningar är gamla och nya grundutredningar bör göras. SOCIALFÖRVALTNINGEN Eva Andersson Förvaltningschef, Socialförvaltningen Line Legén Enhetschef, Vuxenenheten

51 Tjänsteskrivelse Datum Dnr SON Socialförvaltningen Line Legén, REVIDERING AV RUTINDOKUMENT FÖR FÖRSÖRJNINGSSTÖD 2016 Sammanfattning Socialnämnden gav den 30 mars 2016 förvaltningen i uppdrag att till nämnden redovisa förslag om skärpta rutiner angående bedömning och utbetalning av försörjningsstöd. I samband med detta uppdrag har förvaltningen valt att revidera hela rutindokumentet. Förslag till beslut Socialnämnden tar del av reviderat rutindokument. Ärendet Socialnämnden gav den 30 mars 2016 förvaltningen i uppdrag att till nämnden redovisa förslag om skärpta rutiner angående bedömning och utbetalning av försörjningsstöd. I samband med detta uppdrag har förvaltningen valt att revidera hela rutindokumentet. Uppdatering av rutindokument bör ske en gång om året. Dokumentet används av socialsekreterare som handlägger försörjningsstöd. Dokumentet rör också samverkan med interna och externa parter. Senast upprättat rutindokument för försörjningsstöd behandlades av nämnden den 24 augusti 2015 (dnr ). Förvaltningens utredning Genomgående justering har gjorts genom att titel arbetsledare ändrats till 1:e socialsekreterare. Uppgift om modulboende har tagits bort då modulboendet är avvecklat sedan årsskiftet 2015/2016. Rutin som förtydligar att underlag måste finnas för att styrka att föregående månads hyra och el har betalats, om bistånd utgått för detta, har skrivits in i rutindokumentet. Rutin kring samverkan mellan vuxenenhet, biståndsenhet, vård- och omsorgsavdelning samt avdelning för LSS/socialpsykiatri är reviderad utifrån nya namn på enheter/avdelningar. Ny bilaga läggs i detta dokument. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

52 Tjänsteskrivelse Bengt Mattsson Avdelningschef IFO Line Legén Handläggare Bilaga Rutindokument för försörjningsstöd inklusive bilagor Beslutet skickas till Enhetschef för verksamheten (f.v.b. till berörd personal) Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax:

53 Socialnämnden RUTINDOKUMENT Individ- och familjeomsorgen Vuxenenheten Försörjningsstöd 2016 Line Legén Enhetschef Vuxenenheten

54 Socialnämnden Innehåll... 1 Bakgrund... 1 Definitioner... 1 Ärende/handläggning... 1 Verkställighet... 1 Myndighetsutövning... 1 Individuell behovsprövning... 2 Grundläggande principer... 2 Tjänsteansvar... 3 Beslutsprocessen... 3 Delegation... 3 Kommunicering... 3 Beslutets innehåll... 3 Delegationsbeslut och biståndsnivåer... 4 Ärenden som skall till nämnden för beslut... 4 Ordförandebeslut... 5 Överklagan... 5 Omprövning av beslut... 5 Verkställighet av rättens beslut... 6 Ärendets gång... 6 Uppgifter vid tidsbeställning... 6 Fördelning... 6 Avsluta aktualisering utan att inleda utredning... 6 Akuta ärenden... 7 Boendeutredning... 7 Unga vuxna och boende... 8 Byte av handläggare... 8 Ärendet avslutas... 8 Utredning och dokumentation... 8 Utredning... 8

55 Socialnämnden Kommunikationsstöd... 9 Skyddade personuppgifter Våldsutsatthet Barnperspektivet Förebygga avhysningar av barnfamiljer När barn misstänks fara illa Utredningsdokumentet Journalanteckning Genomförandeplan/Arbetsplan Akter Inkomst- och beräkningsperiod Utbetalning Räkningar Rekvisition Kontantkort Återkrav och förskott på förmån Misstänkt bedrägeri Insatser utöver ekonomiskt bistånd Förmedlingsmedel Socialt kontrakt och hyresgaranti Kontaktperson Budget och skuldrådgivning Samverkan Intern samordning Samarbete med barn- och ungdomsenheten Samarbete med missbruks-/beroendehandläggare Samarbete med Arbetsmarknadsenhet Samverkan med Individ och myndighetsavdelningen och vård och omsorg Extern samverkan Samverkan med sjukvård Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Klagomål... 19

56 Socialnämnden Bakgrund Detta rutindokument är ingen fullständig handbok över hur ekonomiskt bistånd skall handläggas/administreras men kommenterar några av de viktigaste rutinerna och begreppen. Förutsättningarna för kommunernas arbete med försörjningsstöd och övrigt ekonomiskt bistånd regleras i socialtjänstlagen (2001:453). Socialstyrelsen har till stöd för handläggningen av ekonomiskt bistånd utfärdat Allmänna råd (SOSFS 2013:1). Som komplement till de Allmänna råden har Socialstyrelsen gett ut en handbok Ekonomiskt bistånd Stöd för rättstillämpning och handläggning som innehåller hänvisningar till socialtjänstlagens förarbeten, rättsfallsreferat, beslut från JO samt praktiska råd och exempel. Vidare ska Högsta förvaltningsdomstolens och kammarrätternas prejudicerande domar ligga till grund för tillämpningen. Socialtjänsten ska därför följa utvecklingen av praxis inom området. Vid ärenden rörande personer som vistas i Sverige på EG-rättslig grund kan stöd hämtas från Socialstyrelsens vägledning EG-rätten och socialtjänsten. Definitioner Ärende/handläggning Begreppet ärende kan ha flera olika innebörder. Vi brukar i det dagliga arbetet använda ordet ärende när vi menar en person eller familj som är aktuellt hos socialtjänsten. Den procedur som börjar med att ett ärende aktualiseras och som slutar med dess avgörande kallas för handläggning. Verkställighet Verkställighet är att utföra vad man beslutat om, exempelvis betala ut ett bistånd i form av försörjningsstöd eller inleda en placering på ett HVB. Myndighetsutövning Myndighetsutövning mot enskilda personer är ärenden där myndigheten ensidigt bestämmer om förmån och rättighet. Till myndighetsutövning hör också att ansvara för det samlade utredningsmaterialet, att värdera och sammanställa det och framlägga förslag till beslut. Även att besluta om kommunicering med part, ta ställning till insyn i materialet och att begära in sekretessbelagda uppgifter från annan myndighet är att betrakta som myndighetsutövning. Myndigheterna och deras tjänstemän har därför att iaktta särskilda regler och krav på handläggningen; Ärendet skall mynna ut i ett bindande beslut Beslutet skall vara gynnande eller missgynnande Saken avgörs ensidigt genom beslut av myndigheten Beslut är överklagningsbara och klienten skall upplysas om det Det är viktigt att beakta att den enskilde befinner sig i ett beroendeförhållande till myndigheten och sin handläggare. Ärenden som faller utanför begreppet myndighetsutövning är följande; 1

57 Socialnämnden Ärenden som avgörs genom att myndigheten träffar avtal eller överenskommelser i saken med enskild Ärenden som uteslutande gäller lämnande av råd, upplysningar eller andra oförbindande besked. Verkställighet av beslut som är faktiskt handlande, t ex vård och behandling är inte heller myndighetsutövning. Individuell behovsprövning Det övergripande målet i arbetet med ekonomiskt bistånd är att varje hushåll så snart som möjligt skall bli självförsörjande. I väntan på att detta sker, skall hushållet tillförsäkras en skälig levnadsnivå genom försörjningsstöd. Handläggningen skall ske med bibehållen respekt för den enskildes rättssäkerhet och integritet. Krav på den biståndssökande skall anpassas efter hans eller hennes individuella förmåga och förutsättningar. Enligt socialtjänstlagen skall en individuell behovsprövning alltid göras. Detta innebär att det som bedöms vara skälig levnadsnivå för ett hushåll inte behöver vara skälig levnadsnivå för ett annat. Bedömningen av rätt till ekonomiskt bistånd får aldrig ersättas av enbart ekonomisk prövning. Grund för eventuellt avslagsbeslut är den individuella prövningen, inte att kommunens riktlinjer är utformade på visst sätt. Om den enskilde har medverkat på begärt sätt till utredningen kan ansökan endast avslås om det står klart att hen kan klara sig utan det sökta biståndet eller att behovet tillgodoses eller kunnat tillgodoses på annat sätt. Alla normer och riktlinjer skall ses mot den bakgrunden och är en hjälp i arbetet men får inte tolkas som absoluta regler. Grundläggande principer Följande principer skall prägla handläggning, bedömning och beslut angående ekonomiskt bistånd: Helhetssyn God kvalitet Lex Sarah (se mer info under rutin för Lex Sarah) 1 Samverkan mellan myndigheter För mer information, se Socialstyrelsens Ekonomiskt bistånd handbok för socialtjänsten. Biståndet skall vara i nivå med vad en låginkomsttagare i allmänhet har råd att kosta på sig. Ett undantag från den regeln är umgängesresor, där man skall utgå från vad en familj normalt kan kosta på sig (observera, inte låginkomsttagare). När beslutet rör barn skall särskilt beaktas vad hänsynen till barnens bästa kräver. En helhetsbedömning av den sökandes behov och förmåga skall alltid göras. När det gäller tillgängligheten menas t ex att det alltid skall finas någon tillgänglig på förvaltningen som kan svara på frågor eller göra en akut bedömning samt att väntetiden för besök normalt inte bör vara mer än två veckor. Den enskilde skall alltid bemötas med respekt. 1 Se bilaga 1. Rutin för Lex Sarah 2

58 Socialnämnden Tjänsteansvar Med myndighetsutövning följer tjänsteansvar och man kan ställas till svars för tjänstefel i yrkesutövningen. Det är därför viktigt att man känner till de lagregler i Socialtjänstlagen (SoL), Förvaltningslagen (FL) och Sekretesslagen (SekrL), som styr den dagliga verksamheten. Beslutsprocessen Delegation Med delegation menas en överföring av beslutanderätten från nämnden till tjänsteman. Ett beslut som är fattat på delegation är i alla avseenden att anse som ett beslut av nämnden. Kommunicering Förvaltningslagens 17 reglerar kommunicering och anger att ett ärende inte får avgöras och beslut fattas om den sökande inte har underrättats om en uppgift som tillförts ärendet genom någon annan än personen själv. Myndigheten får dock avgöra ärendet utan att först kommunicera uppgiften om avgörandet inte går parten emot, om uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga, [ ] om det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet i ärendet, eller om avgörandet inte kan uppskjutas. Se också kapitel 4, i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd 2015:5. 2 Således, om klienten vid möte tydligt har informerats om att beslut om avslag kommer att fattas, efter skälig tid, vid avsaknad av vissa handlingar eller specificerat efterfrågad information, kan avslagsbeslut fattas utan kommunicering innan beslut tas. Vidare, om uppgifter tillförts ärendet av annan än personen själv, men det inte går att nå den sökande, på dess uppgivna kontaktuppgifter, inom skälig tid, ska beslut fattas i ärenden för att handläggningstiden inte ska blir för lång. Myndigheten bestämmer om underrättelsen ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Anteckning skall göras i akten om när och hur kommunicering har skett. Beslutets innehåll Varje ansökan skall, efter utredning, avslutas med ett beslut. Beslutet skall vara tydligt, varmed menas att det klart skall framgå vad den enskilde ansökt om och vad som beviljats respektive avslagits. Det skall framgå om ansökan är beviljad i sin helhet eller endast till någon del och i så fall vilken del. Även i den del ansökan avslås skall detta framgå av beslutet. Samtliga beslut skall registreras i IFOs datasystem och underlaget för beslutet skall dokumenteras i utredningsdokumentet. Beslut skall innehålla; Vem beslutet gäller 2 Se bilaga 8. Sosfs

59 Socialnämnden Ansökan i korthet samt eventuell tidsperiod Vad som beslutats vad som bifallits resp avslagits Lagrum för beslutet Motivering av beslutet Datum för beslutet Vem som fattat beslutet Vid avslag, hur man överklagar Vid löpande beslut som gäller flera månader måste omprövningsklausul ingå. Beslutet kan annars inte omprövas under perioden, t ex om omständigheterna som beslutet grundar sig på ändras. En sådan ändring skulle innebära att myndigheten ändrar ett, för den enskilde, gynnande beslut till hans eller hennes nackdel, vilket inte är tillåtet enligt förvaltningslagen. Följande omprövningsklausul skall läggas till alla beslut som gäller mer än en månad; Om grunderna för beslutet väsentligt förändras kan beslutet komma att omprövas Beslut i alla ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild skall innehålla skäl till beslutet. Motiveringen skall vara sådan att den enskilde klart förstår skälen till beslutet, särskilt i de fall ansökan inte beviljas. Vid muntlig underrättelse skall datum för denna antecknas i journalen. Om beslutet innebär avslag skall det alltid meddelas skriftligt tillsammans med en hänvisning om hur man överklagar. Formuleringar till beslutsmeddelande ligger i utredningsdokumentet i Magna Cura och kan kopieras över i beslutet. Beslut får endast överklagas av den person ärendet rör och om beslutet gått denne emot. I vissa fall kan även ett bifallsbeslut uppfattas av den enskilde som om det går hen emot, till exempel då hen menar att en beräkning är fel, eller att man räknat med för låg kostnad för något som man beviljat. Klienten har i detta fall tolkningsföreträde och om hen inte är nöjd med beslutet, finns möjlighet att överklaga. Delegationsbeslut och biståndsnivåer Vilka beslut en handläggare får fatta är reglerat i delegationsordningen. I vägledande bestämmelser där det också regleras nivåer av det aktuella biståndet. Om delegationen är högre, och/eller nivån på biståndet är högre än vad den enskilde handläggaren har befogenheter att fatta beslut om ska beslutsfattare i möjligaste mån skriva på det beslut som skickas till klienten. Ärenden som skall till nämnden för beslut Vissa beslut och vissa biståndsnivåer för individer skall till Socialnämndens Arbetsutskott (AU) för beslut. Det innebär att det ska göras en utredning av ansökan samt ett förslag till beslut som sedan överlämnas till nämnden. Utredningen skall skrivas på av handläggaren och av enhetschef innan det skickas över till nämndens sekreterare. Om enhetschef inte är på plats kan 1:e socialsekreterare signera handlingar och informera enhetschefen inför sammanträde. Datum för inlämnade handlingar finns i dokument för nämndens sammanträdestider. Beslut fattas sedan av nämnden. I nämnden föredras ärenden av enhetschef som alltid ska medverka. Vid dennes frånvaro ska ersättare tas in, ex 1:e socialsekreterare. Handläggare kan komma att inkallas om behov föreligger. 4

60 Socialnämnden Ordförandebeslut Om inte beslut kan avvaktas nästa nämndmöte kan ett så kallat ordförandebeslut göras. En kortare utredning görs och nämnden ordförande rings in för att skriva på handlingarna. Finns inte ordförande att tillgå kan vice ordförande tillkallas eller annan representant av nämnden. Anmälan om ordförandebeslut samt utredningen i sin helhet ska sedan inkomma till nästkommande nämnd. Överklagan En överklagan skall vara skriftlig och lämnas till den myndighet som har fattat beslutet. Om en klient vill överklaga, men har svårt att själv skriva överklagan, skall denne erbjudas hjälp med detta. Klienten måste dock själv underteckna besvärsskrivelsen. När en överklagan inkommit, är det viktigt att den ankomststämplas. En överklagan skall handläggas skyndsamt. Först skall man kontrollera att den har inkommit i rätt tid. Vill den klagande komplettera sitt överklagande vid senare tidpunkt skall kompletteringen lämnas till domstolen som skall pröva överklagan. Besvärsskrivelsen ska därför skickas direkt vidare utan att ev komplettering inväntas. Överklagandet skall ha inkommit till nämnden inom tre veckor från den dag sökanden fick del av beslutet (23 FL). Om skrivelsen kommit in för sent har beslutet vunnit laga kraft och beslut om avvisning av överklagan skall fattas och dokumenteras antingen på skrivelsen eller i särskilt beslut. Datum och beslutsfattare skall anges. Den som överklagat skall underrättas om avvisningsbeslutet och om hur detta kan överklagas (30 FL). Handläggare skall (vid behov tillsammans med närmaste chef) ta ställning till om beslutet skall omprövas eller omgående sändas vidare till förvaltningsrätten, tillsammans med ett yttrande över besväret/överklagan. I yttrandet skall eventuella nya uppgifter och argument från klienten bemötas och det skall framgå att nämnden vidhåller avslagsbeslutet, helt eller delvis. Besväret och yttrandet skall vara förvaltningsrätten tillhanda skyndsamt. Handläggning bör ske prioriteras och översändas till rätten inom en vecka från att överklagan kommit in. Yttrandet skall också innehålla nämnden ställningstagande till överklagande. De handlingar som skall bifogas yttrandet är Överklagan i original Det beslut som överklagan gäller Eventuella andra handlingar som krävs för att klargöra ärendet Aktuell ansökan, kopia. Beslut att ompröva eller sända det vidare till domstol för prövning, skall registreras i datasystemet. När rättens dom inkommer, skall den också registreras i datasystemet av handläggaren. 3 Omprövning av beslut Omprövning av beslut innebär att exempelvis socialnämnden under vissa förutsättningar är skyldig att meddela ett nytt beslut, som upphäver, ändrar eller fastställer det tidigare beslutet. Har en myndighet som första instans fattat ett beslut och senare finner att beslutet är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller någon annan anledning, skall beslutet ändras, om det kan göras snabbt och enkelt, och om det inte är till nackdel för någon enskild part. Om beslutet är 3 Se bilaga 2 Rutiner för överklagande 5

61 Socialnämnden överklagat gör man omprövningen innan ärendet lämnas över till domstolen. Detta framgår av 27 Förvaltningslagen. Verkställighet av rättens beslut Om domstolen bifaller den enskildes överklagande undanröjs nämndens beslut och den enskilde får det bistånd hen har begärt. Förvaltningsrättens dom gäller omedelbart. Nämnden eller motparten kan dock i samband med ett överklagande av domen till nästa insats, Kammarrätten, begära inhibition, dvs att beslutet inte skall gälla förrän det vunnit laga kraft. Ärendets gång Uppgifter vid tidsbeställning När en person kontaktar socialtjänsten, oftast per telefon, inhämtas muntliga uppgifter som förs in i ett aktualiseringsdokument i Magna Cura. Information om grundvillkoren för rätt till bistånd (aktivt arbetssökande/sjukskriven, etc.), normens storlek, hur handläggningen går till etc. bör lämnas, om det inte är uppenbart olämpligt att göra det per telefon (exempelvis vid tolkbehov). Hänvisa också till kommunens hemsida och/eller Socialstyrelsens hemsida. Gör eventuellt en provberäkning och informera den enskilde om vad provberäkningen visar, samt att det bara är ett preliminärt resultat. Informera alltid personen om att denne har rätt att göra en ansökan och få den prövad även om det vid en provberäkning inte förefaller sannolikt att ansökan beviljas. Informera om väntetid och att kallelse och mer information kommer per post. Fördelning Alla socialsekreterare ska skriva sina nybesökstider i nybesökspärmen. Aktualiseringarna av inkomna nya ärenden lämnas till 1:e socialsekreterare som sedan fördelar de nya ärendena vid gruppmötet. Om personen tidigare varit aktuellt hos handläggaren som blir kontaktad kan denne ge personen en besökstid direkt om det inte finns skäl som talar däremot. Då fyller handläggaren själv i besökstiden i bokningspärmen. Den handläggare som får ärendet skickar tid för besök tillsammans med ansökningshandlingar och informationsmaterial (broschyr + blad med förteckning över riksnormen, godtagbara hyror). När utredningen inleds kopplas den till aktualiseringen som gjorts när ärendet inkom till socialtjänsten. Avsluta aktualisering utan att inleda utredning Om klienten inte kommer på nybesök, och/eller inte hör av sig ska beslut fattas att inte inleda utredning. Detta kopplas till aktualiseringen. Detta kan göras ca en vecka efter erbjuden tid. Efter att beslut fattats om detta ska kopia skrivas ut och sättas i slaskpärmen. 6

62 Socialnämnden Akuta ärenden Ansökningar om akut hjälp bedöms och hanteras i första hand av ordinarie handläggare om denne är på plats. Om det inte finns någon handläggare får den socialsekreterare som tagit emot ansökan, eller den som har jouren, handlägga ärendet. Innan ärendet handläggs skall följande bedömningar göras; Är möjligt att avvakta en tid för besök? Finns sjukdom som skulle kunna förvärras om personen inte får hjälp? Känner hen till socialtjänstens normer och beräkningsgrunder och har hen tidigare fått information om dem? Finns medicinska och/eller sociala problem som medför svårigheter för personen att ta eget ansvar för sin situation? Finns det barn i familjen? Saknas mat? När väntas nästa inkomst? Kan personen lösa det på annat sätt? Är behovet återkommande trots egen försörjning? Bistånd till personer som regelmässigt har egna inkomster motsvarande nivån för riksnormen för försörjningsstöd, skall prövas mycket restriktivt och endast beviljas för att avvärja en akut nödsituation. Gällande barnfamiljer i ovanstående situation bör barnperspektivet speciellt uppmärksammas. I ett akut ärende bör det reducerade försörjningsstödet omfatta endast normposten livsmedel. I särskilda fall används posten reducerad norm. Till personer som kan befaras använda beviljat akut bistånd till fel ändamål, kan matrekvisition vara lämpligt bistånd. Denna möjlighet skall tillämpas restriktivt. Vid förlorad plånbok skall den sökande lämna kontoutdrag och polisanmälan vid ansökan. Vid akuta situationer i en barnfamilj, t ex hot om vräkning, avstängning av el, bör detta diskuteras med arbetsledare. Övervägande får då ske om vilka insatser familjen kan bedömas vara i behov av, t ex förmedlingsmedel eller budgetrådgivning samt om en anmälan skall göras till Barn- och ungdomsenheten om oro för barnets/barnens situation. Om möjligt skall hembesök göras i barnfamiljer där nödsituationer kan föreligga. Boendeutredning Vuxenenheten har ansvar för att på olika sätt bistå de som har svårigheter att själv finna bostad med hjälp. Det är viktigt med en utredning avseende behovet både av bistånd till hjälp att hitta bostad samt vilken insats som är adekvat utifrån den enskildes svårigheter. När det inkommer en ansökan om hjälp till boende skall båda frågorna utredas i en så kallad boendeutredning. Se mer information i Rutin för socialt kontrakt. 4 Se också rubrik Socialt kontrakt och hyresgaranti i detta dokument. 4 Se bilaga 13. Rutin för Sociala kontrakt. 7

63 Socialnämnden Unga vuxna och boende Enligt kommunens Riktlinjer/vägledande bestämmelser för ekonomiskt bistånd, skall försörjningsstöd normalt inte utgå till boendekostnad för Unga vuxna under 23 år. Vid ansökan om försörjningsstöd till eget boende gällande ungdomar som går på gymnasiet eller annan jämförbar utbildning är det i första hand Föräldrabalkens regler som gäller. Föräldrarna är i dessa fall underhållsskyldiga för ungdomen tills de fyller 21 år och gäller oavsett om den unge bor hemma eller i eget boende. IFOs Barn- och ungdomsenhet skall när det gäller dessa ungdomar i första hand utreda behovet av eget boende och om det finns behov av eventuella andra stödinsatser. Gällande övriga ungdomar, som är över 18 och inte går på gymnasiet, handläggs ansökningarna hos vuxenenheten. Byte av handläggare Om klienten vill byta handläggare skall detta normalt göras. Bytet bör dock inte ske förrän aktuell utredning och aktuella beslut är slutförda. 1:e socialsekreterare utser ny handläggare och tar kontakt med den sökande för att ta emot eventuellt klagomål gällande bemötande (se separat rutin för klagomålshantering). 5 I undantagsfall, när det finns skäl mot ett handläggarbyte, t ex när klienten tidigare bytt handläggare, anordnas en träff med handläggare, klient och 1:e socialsekreterare för att diskutera frågan. I sådana fall fattar 1:e socialsekreterare beslut om handläggarbyte eller inte. Ärendet avslutas Det ekonomiska biståndsärendet avslutas senast tre månader efter sista beslut/kontakt. Ärenden kan avslutas tidigare om kännedom finns om att de inte kommer bli aktuella igen. Exempel på detta kan vara vid flytt till annan ort eller att någon får arbete och blir självförsörjande. Övriga ärenden, t ex förmedlingsmedel, avslutas när denna insats upphör. Då ska varaktigheten i Magna Cura avslutas och den fysiska aktmappen rensas från ovidkommande papper, exempelvis minnesanteckningar och lägges till arkivet för insortering. Se separat dokument från arkivansvarig assistent. 6 Se även information under rubrik Akter. Utredning och dokumentation Utredning En utredning är all den verksamhet som syftar till att göra det möjligt att fatta beslut i ett ärende. Det handlar om att få en helhetsbild av såväl försörjningshinder som den sökandes resurser och behov. Syftet är i första hand att få fram ett beslutsunderlag så att beslut kan fattas men informationen utgör också en grund för det fortsatta arbetet. Det viktigaste i en utredning är att göra en adekvat bedömning baserat på den information man samlat in. 5 Se bilaga 3 Klagomål synpunkt 6 Se bilaga 4 Akthantering 8

64 Socialnämnden Om personen är arbetslös/arbetssökande handlar det om att göra en noggrann kartläggning av bl.a. bakgrund, utbildning, yrkeserfarenhet. Exempel på frågor kan vara; Hur har tidigare lösningsförsök sett ut? Har personen kontakt med arbetsförmedlingen? Hur söker personen arbete? Vilka arbeten söker personen? Vilken inställning har personen till arbete? Vid sociala eller medicinska problem kan frågor om vilka kontakter som finns med hälso- och sjukvården samt socialtjänsten vara relevanta. Är personen sjukskriven? Finns behov av ytterligare kontakter? Finns alternativa möjligheter till försörjning? Rubriker finns i Magna Cura. Dels finns rubriker för en större omfattande utredning vid nybesök. Det finns också utredningsrubriker för en återansökan. Den som blir föremål för utredning skall få information, såväl muntlig som skriftlig i form av broschyr och normuppgifter. Förtydligande bör också göras gällande klientens godkännande på ansökningsblanketten rörande de kontroller socialtjänsten kan göra. Handläggaren bör aktivt arbeta för att ha en levande genomförandeplan som klienten är väl känd och undertecknad av klienten. Uppgifterna i utredningen skall i första hand lämnas av den enskilde. Ekonomiska uppgifter skall verifieras med kopior på såväl inkomster som utgifter. Socialtjänsten kan dock vara behjälplig med framtagande av uppgifter om det skulle underlätta utredningen. Vid en återansökan ska alltid föregående månads utbetalda bistånd avseende post för boendekostnad (hyra och el), styrkas med underlag för att detta är betalt. En utredning om ekonomiskt bistånd är frivillig och sker helt på den enskildes eget initiativ. Om nödvändiga uppgifter inte kan uppvisas kan det innebära att ett gynnande beslut inte kan fattas. Det är handläggaren som avgör om beslutsunderlaget är tillräckligt eller om ytterligare information behövs. Vid nybesöket informerar handläggaren klienten både muntligt och skriftligt om de allmänna villkoren för försörjningsstöd genom att gå igenom befintlig information. Kommunikationsstöd När socialtjänsten har att göra med någon som inte behärskar svenska, eller som är hörsel- eller talskadad, skall tolk användas om det behövs. Tolk på plats eller per telefon kan användas, sammanhanget och tillgång till tolkar får avgöra från fall till fall. Det är socialtjänsten som avgör om tolk behövs. Vid ärenden av större vikt är en auktoriserad tolk att föredra, om det går att frambringa. Anteckna i journalanteckningen från mötet att tolk har använts. Tolkförmedling är i regel en upphandlad tjänst och den upphandlade förmedlingen skall användas, utom i de fall då den förmedlingen inte kan tillhandahålla rätt sorts tolk vid det valda besökstillfället. 9

65 Socialnämnden Skyddade personuppgifter Då en person har skyddade personuppgifter på grund av en hotbild, skall särskilda försiktighetsåtgärder vidtas, gällande förvaring av adressuppgifter, posthantering osv. Se utökad information kring i Rutinbeskrivning gällande hantering av ärenden som har skyddade personuppgifter. 7 Se också dokument Sekretessmarkeringsblankett 8 som ska användas i dessa ärenden. Våldsutsatthet Socialnämnden skall verka för att den som är utsatt för brott skall få det stöd och det skydd som hen behöver. Ett särskilt ansvar åvilar socialnämnden när det gäller kvinnor utsatta för våld i nära relationer. Detta framgår av 5 kap 11 Socialtjänstlagen: [ ] Socialnämnden ska särskilt beakta att kvinnor som är eller har varit utsatta för våld eller andra övergrepp av närstående kan vara i behov av stöd och hjälp för att förändra sin situation. Socialnämnden ansvarar för att ett barn, som utsatts för brott, och dennes närstående får det stöd och den hjälp som de behöver. Socialnämnden ska också särskilt beakta att ett barn som bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot närstående är offer för brott och ansvara för att barnet får det stöd och den hjälp som barnet behöver. I Socialstyrelsens Våld Handbok om socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens arbete med våld i nära relationer och i Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd 2014:4 9 framgår vilka särskilda hänsyn man bör ta i handläggningen av ekonomiskt bistånd till våldsutsatta. Bland annat skall man inte hänvisa till partners försörjningsskyldighet, om den som utsatts för våld har lämnat sin partner. På samma sätt skall särskilda överväganden göras exempelvis vid bedömningen av om den som utsatts för våld behöver ha bil, för att snabbt kunna lämna sitt hem om förövaren kommer, vid bedömningen av behov av kläder (om den våldsutsatta inte utan risk kan hämta sina kläder i hemmet) osv. Se också Lysekils kommuns särskilda rutiner för ärenden som rör våld i nära relationer. Barnperspektivet Barnkonventionen innehåller fyra grundläggande principer; Alla barn har samma rättigheter och lika värde Barnets bästa skall beaktas vid alla beslut som rör barn Alla barn har rätt till liv och utveckling Alla barn har rätt att uttrycka sin mening och få den respekterad Två av barnkonventionens huvudprinciper, principen om barnets bästa och barnets rätt att få uttrycka sin åsikt och få sin åsikt beaktad i förhållande till sin ålder och mognad, finns införda i Socialtjänstlagen, 1 kap 2 SoL resp 11 kap 10 SoL. Ur propositionen framgår att även om barnets 7 Se bilaga 5. Rutin skyddad identitet 8 Se bilaga 6. Sekretessmarkeringsblankett 9 Se bilaga 7. Sosfs

66 Socialnämnden bästa inte alltid är avgörande för vilket beslut som fattas, ska det alltid beaktas, utredas och redovisas. På handläggarnivå innebär att ha ett barnperspektiv bl a att överväga; Är det barn i en familj som uppburit långvarigt ekonomiskt bistånd (mer än tio månader)? Finns skäl att göra hembesök i familjen där långvarigt ekonomiskt bistånd utgått? Har man i utredningen övervägt eventuellt bistånd till familjen med hänsyn till barnets behov? Bevakas barnets behov inom särskilt viktiga områden, t ex boendeförhållande, umgänge med frånvarande föräldrar och nära anhöriga, hälsa, fritidsaktiviteter och extrakostnader i samband med aktiviteter inom skolan. Finns det oro för barnet, som kan vara skäl att göra en orosanmälan till Barn- och Ungdomsenheten? Se nedan. Dokumenteras det i akten kring försörjningsstöd hur barnets behov har beaktats, vilka överväganden som har skett och hur detta har påverkat besluten? En barnkonsekvensanalys efter strukturerad mall skall göras om behov finns. Förebygga avhysningar av barnfamiljer Innan en person avhyses, skall socialnämnden i kommunen informeras om att personen riskerar att avhysas. När en sådan information/anmälan inkommer till socialtjänsten, skickas ett brev med information om att man kan ta kontakt med socialtjänsten vid behov och vad socialtjänsten kan hjälpa till med. När en anmälan inkommer om att en barnfamilj riskerar avhysning på grund av obetald hyra, kontrolleras om personen/familjen är aktuell hos individ- och familjeomsorgen. Samtliga ärenden aktualiseras. Om familjen är aktuell, läggs en kopia av anmälan hos aktuell handläggare eller hos 1:e socialsekreterare. En kopia går även till 1:e socialsekreterare på Barn och Ungdomsenheten. Handläggaren tar sedan upp frågan på nästa inbokade möte. Om inget möte är inbokat, skall kontakt tas med familjen. Om familjen sedan tidigare är okänd, och inte hör av sig med anledning av informationsbrevet, vidtas inga mer åtgärder innan brev från Kronofogden kommer. Många familjer som ligger efter med en hyra och inte tar kontakt med socialtjänsten löser själva problemet genom att avbetala skulden. När Kronofogdemyndigheten skickar ut brev med beslut om avhysning görs kontaktförsök per telefon. Om man inte når familjen per telefon, görs hembesök. Vid kontakt med familjen, ställs frågor om deras möjligheter att lösa situationen och eventuellt behov av stöd. Efter hembesöket görs en bedömning om huruvida en anmälan om oro för barnet/barnen behöver göras till Barn och Ungdomsenheten. Insatser kan beviljas i form av ekonomiskt bistånd om avhysningshotet beror på skulder. Om det istället beror på störningar, kan bistånd i form av exempelvis familjebehandling eller boendestöd bli aktuellt att erbjuda. När barn misstänks fara illa Om ett barn misstänks fara illa, skall kontakt tas med Barn och Ungdomsenheten och en anmälan göras. I möjligaste mån skall klienten informeras i samband med att anmälan görs. Ett gemensamt möte då socialsekreteraren på Barn och Ungdomsenheten och handläggaren på försörjningsstöd träffar klienten för att prata om oron och anmälan är ofta att föredra. En journalanteckning skall göras i ekonomiärendet, om att en orosanmälan gjorts till Barn och Ungdomsenheten. 11

67 Socialnämnden Utredningsdokumentet Begreppet utredning används också som ett sammanfattande begrepp på den slutliga dokumentation som själva utredandet utmynnar i. Det är viktigt att alla som jobbar i verksamheten har kännedom om Socialstyrelsens föreskrift Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS. 10 Enligt 11 kap 5 SoL är socialtjänsten skyldig att dokumentera de uppgifter som har betydelse för bedömningen och handläggningen av ett ärende. Detta gäller både muntliga och skriftliga uppgifter som den enskilde lämnat i samband med utredningen. En ansökan om ekonomiskt bistånd inleds med att handläggaren sammanställer ett utredningsdokument i datasystemet. Om ärendet pågår under längre tid skall ny utredning göras, helst varje år, där aktuell situation framgår samt vilka insatser som har prövats under ärendets gång. När ett ärende har avslutats skall, vid ny ansökan, nytt ärende öppnas och ny utredning göras. Vid förändringar i familjebilden skall alltid den gamla varaktigheten avslutas och ny öppnas på den nya. Beslut skall endast basera sig på uppgifter som finns dokumenterade. Om uppgiften kommer från någon annan än den sökande, skall den sökande kommuniceras därom och få möjlighet att yttra sig om uppgiften (se SOSFS 2014:5). Journalanteckning Journalanteckningar skall föras såväl under en utredningsfas som under det löpande arbetet. Anteckningarna ska föras i löpande följd, och nedtecknas så snart som möjligt. Vid varje tidpunkt skall det vara möjligt att se vad som har kommit fram i ett ärende. Anteckningarna ska även vara daterade och det skall framgå vem som har skrivit dem. Anteckningarna skall föras på ett sådant sätt att den enskilde kan ta del av dem, det är en del av den enskildes rättssäkerhet. Det är av största vikt att alla uppgifter som är behövliga för ett ärendes bedömning redovisas i akten. Anteckningarna är också en förutsättning för att kunna handlägga ett ärende i ordinarie handläggares frånvaro, få ett betryggande beslutsunderlag och även för att en granskning i ärendet i efterhand skall kunna ske. Journalanteckningarna blir därmed en sammanställning över vad som förekommit i samband med handläggningen, verkställigheten och faktiskt handlande om en enskild eller en familj. Genomförandeplan/Arbetsplan En genomförandeplan är ett hjälpmedel som används för att få till stånd ett målinriktat arbete. Det är en beskrivning av hur målen med insatsen skall nås och vem som ansvarar för vad. Det skall framgå när och hur planen skall följas upp. Den är också ett tydliggörande av vilka villkor som gäller för att rätten till försörjningsstöd skall föreligga. Genomförandeplanen skall göras så omfattande som är nödvändigt utifrån förutsättningarna i det enskilda ärendet och i samtliga ärenden där det inte är uppenbart obehövligt (exempelvis mycket korta insatser). Genomförandeplanen bör upprättas så snart det är möjligt, helst inom tre månader. Den skall följas upp minst var tredje månad. Arbetsplanen skall vara skriftlig och bör helst undertecknas av klienten. 10 Se bilaga 8. Sosfs

68 Socialnämnden Akter För varje person som är föremål för utredning eller en insats skall en personakt läggas upp. Där förvaras de handlingar som tillhör akten; utredningar, brev, intyg mm. Akten förvaras hos handläggaren så länge ärendet är aktuellt och lämnas till arkivet för insortering då ärendet avslutas. Med jämna mellanrum och senast när akten avslutas skall den rensas, d v s ovidkommande papper skall tas bort. De handlingar som skall sparas är; Ansökningshandlingar i original Inkomna brev, skrivelser, intyg mm Övriga handlingar av betydelse för ärendet Beräkningar och utskrifter av beslut behöver inte sparas. Vägledning för detta finns i dokument Akthantering. 11 Inkomst- och beräkningsperiod Normalt används kalendermånad som inkomst- och beräkningsperiod. Till inkomstperioden räknas i normalfallet de inkomster som funnits månaden före den månad som ansökan avser. Om t ex en ansökan avser mars månad (beräkningsperiod) räknas inkomsterna som funnits i hushållet under februari (inkomstperiod). Utbetalning Ekonomiskt bistånd bör i regel betalas ut månadsvis och direkt till den enskilde via något av de vanliga betalningssätten, d v s bankkonto (eller genom plusgiroutbetalningskort om bankkonto saknas). Räkningar Efter överenskommelse med klienten kan beviljat ekonomiskt bistånd användas till att betala räkningar, t ex hyra och el direkt till fordringsägaren. Viktigt att betalning av räkningar inte blir en rutinåtgärd utan att lämpligheten och klientens förmåga att själv betala bedöms varje gång. När klienten tidigare inte använt försörjningsstöd för hyror och el till att betala dessa utgifter eller på annat sätt visat att försörjningsstödet inte används på avsett vis, kan beviljat försörjningsstöd användas till hyres- och elräkningar även om klienten motsätter sig det. Det skall framgå av dokumentationen vilka överväganden handläggaren gjort. Rekvisition Utbetalning via rekvisition skall göras restriktivt och endast i yttersta undantagsfall då detta utbetalningssätt kan upplevas som starkt integritetskränkande. Situationer där det kan bli aktuellt 11 Se under rubrik Ärendet avslutas samt bilaga 4 Akthantering. 13

69 Socialnämnden med rekvisition är vid akuta behov då man inte kan avvakta en kontoinsättning och kontantkort inte är lämpligt. (se avsnitt Kontantkort) Det bör i första hand användas för att säkerställa att biståndet går till avsett ändamål, till exempel då en person med missbruksproblematik behöver pengar till mat. För att kunna använda rekvisition måste klienten kunna legitimera sig, eller ha med en person med sig som kan legitimera sig i dennes ställe. Det kan ibland vara lämpligt att fördela utbetalningarna av beviljat bistånd till flera tillfällen under månaden när det gäller personer som visar stor oförmåga att hantera att få hela månadens norm vid ett tillfälle. Kontantkort Utbetalning via kontantkort görs i undantagsfall när det av olika anledningar inte går att utbetala till vanligt bankkonto. Det kan vara att personen saknar id-handling och därför inte kan få ett bankkonto. Det kan också användas för akuta situationer när det inte finns behov av att rikta pengarna till specifika ändamål. (Se avsnitt Rekvisition) Återkrav och förskott på förmån Rätten till ekonomiskt bistånd enligt SoL är det yttersta skyddsnätet i samhällets trygghetssystem. Huvudprincipen är därför att ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 1 SoL beviljas utan återbetalningsplikt för den enskilde. Undantag från denna princip regleras i lagen om allmän försäkring (AFL) 17 kap 1 och 9 kap 1 och 2 SoL. Beviljat ekonomiskt bistånd med förbindelse om återbetalning kan endast ske enligt reglerna i socialtjänstlagen och endast mot ersättning som den enskilde väntar eller troligen kommer att erhålla. Detta kan vara arbetslöshetskassa, lön eller arv. Bistånd kan också beviljas i väntan på exempelvis sjukpenning. Det beviljas då som förskott på förmån. Beviljat bistånd kan då återsökas hos Försäkringskassan. För att kommunen skall kunna återsöka utbetalt bistånd ur retroaktiv periodisk ersättning (exempelvis förtidspension, sjukbidrag, vårdbidrag, bostadsbidrag, underhållsstöd) får kommunen inte använda fullmakt eller lägga upp återkrav. Biståndet skall enligt AFL ha getts utan villkor om återbetalning för att kommunen skall kunna återsöka beloppet. Återsökning görs på särskild blankett Begäran från socialnämnden. Utbetalning av retroaktivt beviljad ersättning från Försäkringskassan 12 Misstänkt bedrägeri Har någon lämnat oriktiga uppgifter eller förtigit inkomster och på så sätt obehörigen eller med för högt belopp fått ekonomiskt bistånd, kan detta vara en olaglig handling. I princip skall alla misstankar om bedrägeri polisanmälas. Oavsett om polisanmälan görs eller inte skall det belopp den enskilde fått obehörigen eller med för högt belopp återkrävas. Innan polisanmälan övervägs skall en utredning göras. Den skall svara på följande frågor: 12 Se bilaga 9 Framställan försäkringskassan 14

70 Socialnämnden Är det misstänkta bedrägeriet av obetydlig omfattning? Har den sökande varit medveten om konsekvensen av sitt handlande? Finns det något starkt skäl mot polisanmälan? Ytterst är det Socialnämnden som beslutar om polisanmälan skall göras eller ej. En utredning i ärendet tillställes Socialnämnden för beslut. Utredningen skall ge en beskrivning av den sökandes ekonomiska och sociala situation samt förvaltningens bedömning av den sökande och det som hänt. Utredningen skall delges den sökande. Den skriftliga utredningen bifogas efter beslut i nämnden den polisanmälan som görs. Kopior på ansökningsblanketter med sökandes underskrift skall också bifogas. En tablå finns utarbetad av Polismyndigheten i Västra Götaland där det skall framgå vilka belopp som har beviljats och vilka inkomster som har undanhållits. Det kan vara lämpligt att kontakta polisen för att ta reda på aktuella sätt polisen vill att ärendet ska redovisas till dem för att på bästa sätt vara ett underlag för deras utredning. Insatser utöver ekonomiskt bistånd Arbetsgruppens arbete utgår från behovet av försörjningsstöd och de utredningar och beslut som görs i ärendena. I handläggningen av ekonomiskt bistånd ingår ofta andra moment som rådgivning, stödkontakt, motivation mm. Utöver det rådgivande, stödjande, motiverande arbetet som ingår i handläggningen, kan vissa andra stödinsatser erbjudas med det övergripande syftet att öka klienternas möjligheter till egen försörjning och ett självständigt liv. Följande insatser kan beviljas, om behov bedöms finnas: Förmedlingsmedel Förmedlingsmedel syftar till att ge såväl ekonomisk rådgivning som praktiskt stöd och hjälp med ekonomin i hushåll i behov av detta t ex; personer som pga varaktig oförmåga har svårigheter att hantera sin ekonomi och behöver praktisk hjälp och inte kan få tillräcklig hjälp på annat sätt, t ex God Man personer som under kortare tid behöver praktisk hjälp med att hantera sin ekonomi personer där överenskommelse görs att återbetalning skall ske genom förmedlingskonto Utredning om behov av förmedlingsmedel görs av socialsekreterare i samråd med 1:e socialsekreterare som beslutar om insatsen. Ett mål med insatsen skall formuleras och en genomförandeplan skall finnas. Fullmakter 13 och överenskommelser 14 fylles i av handläggaren. En överenskommelse över insatsen görs upp i enlighet med det som framkommit i utredningen. I överenskommelsen/genomförandeplanen bör finnas en beskrivning av syftet/målet med överenskommelsen samt en tidsplan. Förändringar i överenskommelsen dokumenteras kontinuerligt. 13 Se bilga 10 Fullmakt förmedling 14 Se bilaga 11 Överenskommelse förmedling 15

71 Socialnämnden Ett förmedlingskonto öppnas. Om inte målet uppfyllts under insatsperioden ska bedömning göras om förmedlingsmedel ska förlängas och/eller om annan hjälp ska initieras, så som ansökan om god man eller förvaltare. För personer som har regelbundna inkomster som också att boende med särskilt utformade villkor kring andrahandskontraktet, krävs också ett förmedlingsmedel för att garantera att hyran inbetalas. Dock är det inte ett villkor för att få ett så kallat socialt kontrakt på en vanlig bostad utan detta skall bedömas från fall till fall. Socialt kontrakt och hyresgaranti En boendeutredning skall göras som ligger till grund för beslutad insats avseende boende, se rubrik Boendeutredning. Det finns olika insatser inom ramen för hjälp till boende. Stöttning i kontakt med hyresvärdar samt hjälp att finna hyresvärdar att vända sig till. Hyresgaranti under en begränsad period. Detta är att likställa med ett borgensåtagande där nämnden under en, på förhand, beslutad period tar på sig betalningsansvaret för en person om denne ej betalar sin hyra. Uthyrning av bostad i andra hand. I detta fall hyrs bostaden i första hand av nämnden som i sin tur hyr ut till en enskild person eller hushåll. Detta kallas också för sociala kontrakt. Vuxenenheten har som mål att försöka minska antalet sociala kontrakt på enheten. Kontaktperson En kontaktperson kan tillsättas som personlig stöd till personer som bedöms ha behov av denna insats som stöd i sin livsföring. Det kan gälla personer som exempelvis behöver bryta en social isolering eller ha detta stöd för att bryta destruktiva livsmönster och är en frivillig insats. Det är viktigt att överväga, vid bedömning, om behovet kan tillgodoses genom andra insatser som finns på förvaltningen, ex boendestöd, hemtjänst eller kontaktperson via omsorgen. Ha även i beaktande att vuxenenheten har en behandlingsassistent anställd i beroendegruppen. En kontaktperson skall godkännas av socialnämnden, vilket görs efter en utredning av personens lämplighet för uppdraget. Denna utredning görs vid en intervju där personens sociala situation, inställning till uppdraget och personliga lämplighet bedöms. Uppgifter skall inhämtas ur social- och polisens belastningsregister. Personen skall då fylla i en samtyckesblankett. 15 Kontaktpersoner till barn och ungdomar handläggs av Barn och Ungdomsenheten. Arvodesnivå beslutas av socialsekreteraren enligt SKLs cirkulär med rekommendationer för ersättning till kontaktpersoner och kontaktfamiljer. Budget och skuldrådgivning Den som har behov därav, kan hänvisas till budget- och skuldrådgivaren. Budget- och skuldrådgivaren kan lämna råd och hjälp i privatekonomiska frågor. Det kan gälla hjälp med hushållsekonomisk översikt, att se över betalningsmöjligheter för att göra avbetalningsplan vid skulder, att få hushållsekonomiska råd och råd och anvisningar i samband med skuldsanering etc. 15 Se bilaga 12 Samtyckesblankett inhämta uppgifter 16

72 Socialnämnden Samverkan Intern samordning Samarbete med barn- och ungdomsenheten Samarbete på övergripande nivå Varje vecka träffas enhetschef för Vuxenenheten och Barn och Ungdomsenheten tillsammans med avdelningschefen. Vid de träffarna lyfts frågor som rör samarbete mellan enheterna och ärenden där samarbete behöver initieras eller stärkas. Handläggarna på de båda enheterna har ansvar för att lyfta frågor till sina chefer om frågor som rör samverkan mellan enheterna. Samarbete på individnivå När en person som söker försörjningsstöd också har kontakt i Barn och Ungdomsenheten skall handläggarna vid behov samverka. Det är viktigt att inhämta information om aktuella insatser och planer hos familjeenheten, eftersom det kan påverka klientens möjligheter att delta i exempelvis kompetenshöjande praktik. Vårdplan/arbetsplan på respektive enhet skall inte krocka med varandra, så att familjen kommer i kläm. Handläggarna i respektive enhet har ansvar för att ta kontakt med aktuell handläggare i den andra enheten och informera om sina insatser. Innan kontakt tas med Barn och Ungdomsenheten skall samtycke från klienten inhämtas. Uppgifter som behövs vid en barnavårdsutredning skall dock lämnas oavsett samtycke, vid förfrågan från socialsekreterare på Barn och Ungdomsenheten. Samarbete med missbruks-/beroendehandläggare Samarbete på övergripande nivå Två gånger per år skall handläggarna i försörjningsstödsgruppen och handläggare i beroendegruppen träffas för att diskutera gemensamma frågor och hur man samverkar i ärenden. Samarbete på individnivå När en person som söker försörjningsstöd visar tecken på (eller självmant berättar om) problem med alkohol eller droger, kan med fördel frågeformulären Audit och Dudit användas, för att tydliggöra eventuella problem. Om det visar sig att personen ifråga har problem med alkohol eller droger, skall handläggaren informera beroendegruppens arbete. Om den enskilde inte misstycker, kan ett möte hållas tillsammans med en handläggare från beroendegruppen. Om klienten inte vill ha ett gemensamt möte, utan själva vill ta kontakt med beroendegruppen, kan man med klientens medgivande ha ett mindre informationsutbyte med socialsekreteraren i beroendegruppen. Ett sådant informationsutbyte skall begränsas till att omfatta sådant som kan påverka den enskildes förmåga att nå självförsörjning och vilka åtgärder som är lämpliga (exempelvis praktik). Om samverkan i något fall inte fungerat bra, skall det anmälas till enhetschef. Om samarbetsproblemen är av principiellt intresse, skall det lyftas på de gruppträffar som nämns under rubriken samarbete på övergripande nivå ovan. 17

73 Socialnämnden Samarbete med Arbetsmarknadsenhet Samarbete på övergripande nivå Chefenen för Arbetsmarknadsenheten (AME) och avdelningschefen för IFO ingår i samma förvaltningsledningsgrupp och träffas en gång per vecka på ledningsgruppsmöten. Där tas frågor upp som rör AME och IFO där samarbete behöver initieras eller stärkas. Avdelningschefen för IFO och enhetschefen för AME ingår också i LLG, den lokala ledningsgruppen, som träffas sex gånger per år för att diskutera samarbete. Möten sker tillsammans med andra myndigheter så som Arbetsförmedling och Försäkringskassa. I flera frågor, så som utveckling av verksamhet, sker direkt samverkan mellan enhetschef på Vuxenenheten och chefen för Arbetsmarknadsenheten. Samarbete på individnivå När en person som har försörjningsstöd har behov av praktikplats, arbetsträning eller annan typ av sysselsättning som Arbetsmarknadsenheten kan tillhandahålla, så skriver socialsekreteraren ett underlag på klienten och dess behov av praktik. Denna skickas till kontaktperson på AME. Denne återkopplar sedan till socialsekreterare när plats är hittat. Utifrån klientens behov sker också flerpartsmöte när det blir aktuella med insats från AME samt vid uppföljning. En samverkansgrupp, med särskild inriktning mot gruppen Unga Vuxna, finns också med representanter från AME, Socialtjänsten, Arbetsförmedlingen samt kommunens Vuxenutbildning. Detta sker inom ramen för det pågående arbetet med DUA-överenskommelsen. (Delegationen för vuxna i arbete). Samverkan med Individ och myndighetsavdelningen och vård och omsorg Samverkan mellan Vuxenheten, Biståndsenheten, Vård och omsorgsavdelningen och avdelningen för LSS och Socialpsykiatri regleras i särskild rutin 16. Denna rutin reglerar samarbete på chefsnivå, handläggarnivå samt på klientnivå. Extern samverkan Samverkan med sjukvård Samordning på övergripande nivå Verksamhetschefer för individ- och familjeomsorgen träffar regelbundet chefer för vårdcentralerna och för vuxenpsykiatrin, dels i den lokala ledningsgruppen, men också i regelbundna samverkansmöten som sker fyra gånger per år mellan Socialförvaltningen och vården. Här diskuteras frågor som rör bland annat samverkan mellan IFO och sjukvården. Samverkan regleras i övergripande samordningsdokument på regional nivå, mellan Västra götalandsregionen och Västkom, samt i överenskommelsen om samverkan på lokal nivå, mellan vårdcentralerna, vuxenpsykiatrin och socialtjänsten. Samordning på individnivå Sedan 2010 står det i socialtjänstlagen, SoL, och hälso- och sjukvårdslagen, HSL, att för personer som behöver insatser från både socialtjänst och hälso- och sjukvård ska en individuell plan upprättas. Ansvarig för att sammankalla är den som uppmärksammar behovet av en gemensam plan, oavsett om personen arbetar hos socialtjänst eller sjukvård. 16 Se bilaga 14 Rutin samverkan vux,bis,voo,lssomsorg 18

74 Socialnämnden Planen ska innehålla: 1. Insatser den enskilde behöver. 2. Huvudmännens ansvar. 3. Vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommunen och landstinget. 4. Vem av huvudmännen som har det övergripande ansvaret för planen Mer information om SIP, mallar för kallelse och SIP-blanketter finns på Västkoms hemsida, Det finns också en blankett Fråga från Socialtjänsten till läkare om arbetsförmåga. Denna ombeds klienten ta med till sitt läkarbesök för ifyllnad. Denna blankett ska användas när en klient uppger att hen inte kan delta i en sysselsättning och vi vill utröna hur arbetsförmågan ser ut, utifrån den föreslagna sysselsättningen och dess omfattning. Detta är en ny rutin för förbättrad kommunikation mellan socialtjänst och sjukvård. 17 Från och med september 2016 finns avsatta tider för samverkan på individnivå med respektive vårdcentral i Lysekils kommun. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen Samverkan på övergripande nivå Samverkan på övergripande nivå sker regelbundet i den lokala ledningsgruppen, LLG. Där ingår chefer för sjukvård, Arbetsförmedling, Försäkringskassan och IFO samt en representant för FINSAM. I LLG lyfts frågor om samverkan mellan myndigheterna. LLG är också styrgrupp för Samverkansgruppen (se nedan). Samverkan på individnivå Samverkan skall ske i individärenden genom att handläggare i ekonomigruppen tar kontakt med Försäkringskassan för att förhöra sig om aktuella insatser och planer från Försäkringskassans sida och möjlighet att samverka kring den enskildes rehabilitering. Om Försäkringskassan inte är inkopplad, trots att en person är sjukskriven, skall handläggaren av ekonomiärendet ta kontakt med Försäkringskassan för att kassan skall ta sitt samordningsansvar (om rehabilitering inte är uppenbart icke aktuell, exempelvis om en person väntar på en operation). Samverkan sker också i individärenden genom att de lyfts i Samverkansgruppen, där Försäkringskassan, sjukvården, Arbetsförmedlingen och IFO ingår. Handläggare i mottagnings- och ekonomigruppen ansvarar för att lyfta ärenden till samverkansgruppen när behov finns av att i det forumet diskutera hur man kan komma vidare i ärendet. En samtyckesblankett skall undertecknas av klienten innan ärendet kan tas till samverkansgruppen. Samverkansgruppen remitterar också ärenden till FINSAM, för arbetsförmågeutredning mm. Klagomål Att klagomål hanteras på rätt sätt är en viktig del av ett väl fungerande kvalitetsarbete. Klagomål skall tas emot och hanteras enligt upprättad rutin som framgår av dokumentet Rutin för socialförvaltningens gemensamma synpunkts- och klagomålshantering, Se bilaga 15. Fråga från socialtjänsten till läkare om arbetsförmåga 18 Se bilaga 3 Klagomål synpunkt 19

75 Socialnämnden Line Legén Enhetschef Vuxenenheten IFO 20

76 RUTINBESKRIVNING Vård- och omsorgsnämnden Individ- och myndighetsnämnden RUTIN FÖR RAPPORTERING ENLIGT LEX SARAH I SOCIALFÖRVALTNINGEN, LYSEKILS KOMMUN Inledning Anvisningarna gäller för alla som fullgör uppgifter enligt SoL och LSS i Lysekils kommun. Det gäller såväl anställda som uppdragstagare, praktikanter under utbildning och deltagare i arbetsmarknadspolitiska program. Frivilligarbetare omfattas inte av rapporteringsskyldigheten. Vad innebär skyldigheterna i lex Sarah? Skyldigheterna i lex Sarah innebär att alla som fullgör uppgifter inom verksamheten ska medverka till att enskilda får god omsorg, gott stöd, god service och lever under trygga förhållanden rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom verksamheten Hur informeras personalen om sin rapporteringsskyldighet? Enhetschef ansvarar för att informationen ges både muntligt och skriftligt i samband med att en person påbörjar en anställning, ett uppdrag eller en praktikperiod. Enhetschefen ansvarar sedan för att informationen ges fortlöpande, både muntligt och skriftligt, dock minst en gång per år. Information om vem som i verksamheten är utsedd att vara mottagare av rapporter ska också anges vid det första tillfället samt vid senare tillfälle om förändring av mottagare görs. Vad ska rapporteras? Missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom den egna verksamheten ska rapporteras. Det kan gälla utförda handlingar eller försummelser som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska och psykiska hälsa. Med en påtaglig risk för ett missförhållande ska avses att det är fråga om en uppenbar konkret risk för ett missförhållande. Hur görs rapporteringen? Rapporteringen ska göras omedelbart när man får kännedom om missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållandet och bör vara skriftlig. Blankett för rapport kan användas som stöd. Rapporten bör innehålla information om vad det rapporterade missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållande bestod i tänkbara orsaker till missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållande konsekvenser av det inträffade vem som anmäler missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållandet när och hur det upptäcktes

77 2 Rapporten ska lämnas till närmaste chef som är i tjänst. Om rapportören på grund av intressekonflikt eller annat skäl vill gå förbi chefen kan rapportering även göras direkt till respektive avdelningschef eller till förvaltningens kvalitets- och utvecklingschef. Registrering av rapport Varje rapport ska registreras och diarieföras i diariet. Den som mottagit rapporten ansvarar för att rapporten skickas till registrator utan dröjsmål. Kommunens registrator ansvarar för att rapporten registreras och diarieförs. I samband med registrering ska förvaltningschef samt kvalitets- och utvecklingschef informeras i ärendet. Överlämnande av rapport Om mottagaren av rapporten är annan än den enhetschef som ansvarar för verksamheten som berörs ska mottagaren omedelbart överlämna rapporten till denna så att han eller hon kan vidta omedelbara åtgärder. Omedelbara åtgärder Undanröja/avhjälpa Ansvarig enhetschef ansvarar för att omedelbara åtgärder vidtas för att undanröja direkta hot mot den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska och psykiska hälsa förhindra att konsekvenserna för den enskildes liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa förvärras samt tillse att den verksamhet som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Dessa åtgärder ska dokumenteras. Informera Ansvarig enhetschef ansvarar även för att ta ställning till vilka personer i verksamheten som ska informeras om och hur berörd personal ska ges stöd hur den enskilde som berörs ska informeras om rapporten och de åtgärder som har vidtagits med anledning av den om och hur den enskilde som berörs ska ges stöd Avdelningschef ansvarar för att informera ansvarig nämnd samt kvalitets- och utvecklingschef om att en rapport har inkommit. Kvalitets- och utvecklingschef informerar förvaltningschef. Den nämnd som har tagit emot en rapport om ett missförhållande eller en risk för missförhållande bör ge information om den mottagna rapporten till den nämnd som har beslutat om insatsen för den enskilde, om det är en annan nämnd än den som bedriver verksamheten Utredning av missförhållandet Utredningen ska inledas skyndsamt, helst samma arbetsdag som rapporteringen görs. Ansvarig enhetschef ansvarar för utredningen som, vid behov, kan genomföras i samarbete med kvalitetsoch utvecklingschef. Utredningen ska noggrant dokumenteras så att olika riskfaktorer kan identifieras för att undvika framtida missförhållanden. Av dokumentationen ska framgå 1. vad det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande har bestått i och vilka konsekvenser det har fått eller kunde ha fått för den enskilde 2. när den muntliga eller skriftliga rapporten har tagits emot 3. när och hur missförhållandet eller risken för ett missförhållande har uppmärksammats 4. när missförhållandet har inträffat 5. de orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats 6. om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen

78 3 7. bedömningen av om något liknande skulle kunna inträffa igen 8. vilka åtgärder som vidtagits för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet eller risken för missförhållande samt tidpunkt för dessa 9. vad som i övrigt har framkommit under utredningen 10. vilka beslut eller ställningstagande som utredningen har avslutats med För varje uppgift som dokumenteras under utredningen ska det framgå o vilket datum uppgiften dokumenterades o varifrån uppgiften kommer o vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar o vem (namn och befattning eller titel) som har dokumenterat uppgiften De åtgärder som har vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållanden eller risker för missförhållanden uppkommer igen ska dokumenteras. För ytterligare information om vad som ska ingå i utredningen, se SOSFS 2011:5, kapitel 5. Vad händer när utredningen är klar? Utredningen avslutas med ett beslut eller ett ställningstagande. Om utredningen avslutas med ett konstaterande att det rör sig om ett allvarligt missförhållande eller påtagliga risker för allvarliga missförhållanden ska en anmälan göras till Socialstyrelsen snarast. Anmälan till Socialstyrelsen Om en rapport avser ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska en anmälan göras till Socialstyrelsen. I Lysekils kommun fattar kvalitets- och utvecklingschef tillsammans med förvaltningschef beslut om anmälan. Kvalitets- och utvecklingschef gör en bedömning av vilka rapporter som ska behandlas tillsammans med förvaltningschef för beslut om anmälan. Efter beslut av kvalitets- och utvecklingschef i samråd med förvaltningschef, ansvarar kvalitets- och utvecklingschef för att lämna anmälan till Socialstyrelsen. När en rapport leder till en anmälan till Socialstyrelsen informerar kvalitets- och utvecklingschef aktuell ansvarig nämnd i ett informationsärende. Beslutet från Socialstyrelsen återrapporteras till aktuell ansvarig nämnd i ett informationsärende. SOCIALFÖRVALTNINGEN

79 Rutiner för överklagande, IFO, Vuxenenheten, Försörjningsstöd Beslut AVSLAG Avsluta inte varaktigheten förrän överklagningstiden gått ut (3 v. efter att beslutet nått klienten) Gör aktualisering Överklagande-ej familjerätt. Överklagande inkommer inom 3 veckor. Gör utredning avseende huruvida de ytterligare inkomna handlingarna föranleder någon ändring av beslutet.. Om du bedömer att du ska ändra beslutet: Fatta beslut om Omprövning 27 FvL beslut omprövas Bevilja bistånd enl. ansökan. Lägg beslutet i överklagande-akten. Överklagande inkommer efter 3- veckorsgränsen. Gör bedömningen om överklagandet ändå skall godtas (t ex om det kommer någon dag för sent). Om du inte godtar det, gör bedömning och fatta beslut överklagan avisas-inkom för sent. Om du inte vill ändra beslutet: Skriv utredningen och gör bedömningen att vidhålla beslutet och översänder till domstol för prövning. Fatta beslut Överklagan vidarebefordras till förvaltningsrätten. (KR eller HFR) Reviderad Om dom inkommer från Förvaltningsrätten, som beslutar att avslå överklagandet, besluta Domstol avslår överklagande från klient. Om dom inkommer från Förvaltningsrätt, som beslutar att bifalla överklagandet, besluta Domstols bifall överklagande klient. Om vi är nöjda med detta beslut, bevilja bistånd enl. domen. Om vi inte är nöjda, begära inhibition och överklaga till kammarrätten, enl. domstolens anvisningar (medföljer domen).

80

81

82

83

84

85

86

87 Socialnämnden AKTHANTERING När en akt lämnas till arkivet ska de se ut på följande sätt: Akter med personer som är födda dag 5, 15 eller 25 ska sparas i sin helhet dvs att det ska finnas med beräkningar, beslut och aktanteckningar. Detsamma gäller Introduktionsakter och LMA-akter: allt sparas. Övriga handlingar: Ansökningar Gröningar Deklarationer (äldre än 2 år gamla kan man rensa bort) Aktuell kopia av hyreskontrakt Överklaganden med bilagor Domar Återkravshandlingar Arbetsplaner Överenskommelser Fullmakter Inkomna, utgående eller upprättade handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör under lag för beslut Vid inaktualitet: Man tar bort allt arbetsmaterial, lösa kladdlappar. Meddelanden från hyresvärd om uppsägningar och hyresskulder Underrättelser från KFM, fakturor, bankkontoutdrag Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc Kallelser till rättegång, möten med handläggare m.m Socialförvaltningen Postadress: LYSEKIL Besöksadress: Drottninggatan 8 B Telefon: Telefax: E-post: registrator.sok@lysekil.se

88 Socialnämnden RUTINBESKRIVNING GÄLLANDE HANTERING AV ÄRENDEN SOM HAR SKYDDADE PERSONUPPGIFTER Senaste revidering , Line Legén. Skyddade personuppgifter definitioner Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för tre olika skyddsmarkeringarna som används: Sekretessmarkering Kvarskrivning Fingerade personuppgifter Enligt 7 kap. 15 Sekretesslagen (SekrL) är folkbokföringsuppgifter i regel offentliga. I vissa fall kan det dock skada en person att uppgifter om denne lämnas ut. Skatteverket kan då besluta för dessa uppgifter på tre olika nivåer. Sekretess gäller då om det av särskild anledning kan antas att en person, eller någon närstående, kan lida skada eller men om uppgifter om personen lämnas ut. Skatteverkets sekretessnivåer Sekretessmarkering I de fall skattekontoret på förhand kan bedöma att utlämnande av uppgifter om en person kan förorsaka personförföljelse eller annan skada kan en så kallad markering för särskild sekretessprövning, sekretessmarkering, sättas för personen i folkbokföringsdatabasen. Det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen i folkbokföringen som kan vara känslig. Det behöver inte bara vara adressen som är den skyddsvärda uppgiften, det kan även vara nytt namn eller uppgift om närstående. Alla uppgifter om personen innefattas i sekretessmarkeringen. Skatteverket aviserar sekretessmarkeringen till andra myndigheter tillsammans med övriga uppgifter om personen. Omprövning av sekretessmarkering sker i regel varje år. Om det finns belägg kan sekretessmarkering godkännas för upp till tre år. En sekretessmarkering innebär inte någon absolut sekretess, men en noggrann prövning ska ske innan uppgifter om personen lämnas ut. Uppgifter ska inte lämnas ut om det kan antas att den enskilde eller närstående lider skada eller men om uppgift om identitet röjs. Man bör sträva efter att familjen i möjligaste mån ska kunna leva en så normal tillvaro som möjligt. Det är familjen eller personen själv som ansvarar för att skyddet skall fungera: följaktligen innebär detta att om familjen vill, kan uppgifter registreras eller lämnas ut. Socialförvaltningen Postadress: LYSEKIL Telefon: Telefax: E-post: registrator@lysekil.se

89 Korrespondens med personer som har sekretessmarkering ska ske med hjälp av förmedlingsuppdrag, eftersom adressen inte är känd (se längre fram i rutinbeskrivningen). Skattekontoret känner till den verkliga adressen och vidarebefordrar posten dit. Kvarskrivning Innebär att, genom beslut enligt 16 i folkbokföringslagen, en person vid flyttning är folkbokförd på den gamla folkbokföringsorten i högst tre år. Den gamla adressen tas bort och personen registreras som på församlingen skriven. Den verkliga bostadsorten framgår då inte av folkbokföringsregistret. Skattekontorets adress anges som särskild postadress och har den faktiska adressen manuellt förvarad för att kunna vidarebefordra posten. Kvarskrivningen fungerar som ett skydd av adress. Men i regel får en kvarskriven person också en sekretessmarkering. Då aviseras även denna. Korrespondens med personer som är kvarskrivna ska också, i likhet med de som har sekretessmarkering, ske med hjälp av förmedlingsuppdrag. För en person med kvarskrivning kan det innebära problem att få samhällelig hjälp och service som är knuten till var man är bokförd. Fingerade personuppgifter Vid särskilt allvarliga hot kan en person medges att använda en annan identitet. Beslut om detta meddelas av Stockholms tingsrätt efter ansökan hos Riskpolisstyrelsen (RPS). Den nya identiteten registreras på ett sätt så att det inte framgår att det rör sig om fingerade personuppgifter. Kopplingen mellan identiteterna finns endast hos RPS. Fingerade personuppgifter kombineras i enstaka fall med sekretessmarkering. Kopplingen mellan identiteterna finns endast hos RPS. Vid fingerade personuppgifter kommer inte de sekretessbelagda uppgifterna till kommunens kännedom och kan därför hanteras utan särskild hänsyn eller prövning. Socialtjänstens arbete Vilken kommun? Personer och/ eller familjer med skyddade personuppgifter befinner sig i en särskilt utsatt situation som socialtjänsten har att ta hänsyn till i sin bedömning och handläggning. Det är t ex inte acceptabelt att handläggningen försenas av att kommuner inte kan komma överens om vem som ska ge bistånd när en person bor i skyddad boende, flyttar ofta eller har synpunkter på säkerheten kring handläggningen av sitt ärende. Det finns regler som styr när folkbokföringskommunen har ansvaret för ett ärende som skall aktualiseras inom socialtjänsten (16 kap 2 SoL). För en bostadslös person med sekretessmarkering kan uppgifterna om folkbokföringskommun ej hittas av handläggare. Den enskilde kan då själv kontakta skattekontoret och begära ut uppgift om sin egentliga folkbokföringskommun och inkomma med de uppgifterna till handläggaren. Dokumentation i verksamhetssystem Korrekt/aktuell adress till personer med sekretessmarkering skall inte föras in manuellt i hushållsbilden i Magna Cura, så att en adress av misstag hamnar på ett brev, en utredning/genomförandeplan eller annat dokument. Den adress som skall finnas är den som automatiskt hämtas från BRF vid öppnandet av ett ärende. Detta gäller samtliga personer i hushållet. Om personen inte finns i BRF skall sekretessmarkeringen läggas in manuellt i Magna Cura. Det bör noga övervägas i ärenden som har skyddade personuppgifter, avser våld i nära relationer eller hedersrelaterad problematik hur dokumentation sker i journalanteckningar, utredningar mm. Uppgifter som på något sätt kan röja klienten och inte bedöms vara av väsentlig art för ärendets handläggning kan utelämnas och då föras manuellt på separat handling i fysisk akt. Exempel på sådana uppgifter kan vara vistelseadress eller vistelsekommun vid skyddat boende.

90 Om det bedöms finnas skäl att i en utredning/beslutsunderlag/handling, som t ex ska föredras på SN/AU, avidentifiera vem utredningen gäller, finns inga lagliga hinder att göra det. Klienten kan då omnämnas som NN eller liknande. Ett ärende kan dock ej avidentifieras i diariet, dvs i socialregistret. Fysisk akt När en fysisk personakt görs skall det finnas ett försättsblad markerat med sekretess. Det ska framgå vilka personen/personerna har sekretessmarkering. Vidare finns också frågor avseende ärendet som skall gås igenom tillsammans med klienten. Försättsbladet skall förvaras överst i akten. Se bilaga 6. Vid besök För att undvika att en person, som har skyddade personuppgifter, röjs genom att namnet ropas upp i väntrummet kan istället handläggaren fråga vem som har tid till handläggaren. Vid nybesök av tidigare ej kända klienter skall identitetskontroll alltid göras genom att giltig legitimation uppvisas. Vid första besöket är det lämpligt att tillsammans med den enskilde gå igenom var säkerhetsriskerna finns och vilka rutiner som ska gälla i den fortsatta kontakten. Vid första mötet ska också sekretessmarkeringsbladet fyllas i som nämns under rubrik Fysisk akt. Post/malning När post skall skickas till en person som har skyddade personuppgifter ger Skatteverket service till de som vill nå en skyddad person genom att vidarebefordra postförsändelser till denne. Det finns dock ingen skyldighet att använda sig av denna service. I berörda ärenden kan handläggaren ha en diskussion med klienten om detta är det mest lämpliga sättet eller om post kan skickas direkt till klientens adress. Oftast vet den enskilde själv var riskerna finns. Malning av arbetsmaterial, minnesanteckningar etc bör göras av handläggaren själv för att minimera risken att skyddsvärda uppgifter röjs. Post till personer med skyddade personuppgifter Om adressuppgift saknas kan post till personer med skyddade uppgifter i Västra Götalands län skickas till: Förmedlingsuppdrag Skattekontor 2 Göteborg Box GÖTEBORG Gör på följande sätt: Lägg försändelsen i ett kuvert och förslut det. Skriv personnummer och namn utanpå kuvertet. Lägg kuvertet i ett ytterkuvert med ovanstående adress tillsammans med en begäran om vidarebefordran. Samverkan/uppgiftslämnande I Sekretesslagen regleras i vilken mån uppgifter får, kan eller ska lämnas ut till samarbetspartners och andra myndigheter. Detta ska alltid vara det som handläggaren utgår från när frågan om uppgiftslämnande prövas. För en klient med någon form av skyddade personuppgifter finns det skäl att vara extra försiktig vid prövningen om vilka uppgifter som ska lämnas ut. Detta gäller också vid samverkan med andra myndigheter. En bedömning måste alltid göras där eventuella risker för klienten belyses, detta även om lagstiftningen eller ett påskrivet samtycke medger att uppgiften får lämnas ut. En säkerhetsåtgärd är att alltid motringa andra myndigheter. Vid utlämnande av handlingar i ett ärende med sekretessmarkering bör alltid en extra kontroll göras så att inga skyddade uppgifter av misstag kommit med. Kommunikationsstöd Vid tolkbehov, använd auktoriserad telefontolk. Uppge inga namn eller platser under samtalet om detta går att undvika.

91 Socialnämnden SEKRETESSMARKERING Personer och personnummer på de som omfattas: Adress: Ansvarig handläggare: Socialförvaltningen Postadress: LYSEKIL Besöksadress: Drottninggatan 8 B Telefon: Telefax: E-post: registrator.sok@lysekil.se

92 2 (2) Vilket skydd har klienten? Finns det fler i som inte omfattas av skyddet? Vem skyddas klienten från? Vilken riskbild finns bakom skyddsbeslutet som socialförvaltningen bör känna till? Hur kan kontakt mellan klient och handläggare på socialförvaltningen skötas? Informera dels hur journalanteckning och inskrivning kommer att skötas. Om berörd handläggare inte finns på socialförvaltningen, vem kan klienten kontakta istället? Lämna namn och telefonnummer till dessa. Hur ska tidsavbokning/ombokning skötas? Lämna förslag! Informera klienten vikten med att information lämnas till socialförvaltningen om ändringar sker i hans/hennes skyddade identitet. Lysekil Socialsekreterare..

93 SOSFS 2014:4 (M och S) Föreskrifter och allmänna råd Våld i nära relationer Socialstyrelsens författningssamling

94 I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler. Allmänna råd innehåller rekommendationer om hur en författning kan eller bör tillämpas och utesluter inte andra sätt att uppnå de mål som avses i författningen. Socialstyrelsen ger årligen ut en förteckning över gällande föreskrifter och allmänna råd. SOSFS kan laddas ned eller beställas via webb: e-post: publikationsservice@socialstyrelsen.se fax: ISSN , Artikelnr Tryck: Edita Bobergs 2014

95 Socialstyrelsens författningssamling Ansvarig utgivare: Chefsjurist Eleonore Källstrand Nord Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om våld i nära relationer; beslutade den 6 maj SOSFS 2014:4 (M och S) Utkom från trycket den 5 juni 2014 Socialstyrelsen föreskriver följande med stöd av 8 kap. 1 5 och 5 socialtjänstförordningen (2001:937), 2 1 och 4 och 4 2 förordningen (1985:796) med vissa bemyndiganden för Socialstyrelsen att meddela föreskrifter m.m. samt 13 andra stycket tandvårdsförordningen (1998:1338) och beslutar följande allmänna råd. 1 kap. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter ska tillämpas i socialnämnds och i vårdgivares arbete med 1. barn och vuxna som är eller har varit utsatta för våld eller andra övergrepp av närstående (våldsutsatta), och 2. barn som har bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot närstående (barn som bevittnat våld). 2 Föreskrifterna i 1 7 och 9 kap. ska gälla för verksamhet som omfattas av socialtjänstlagen (2001:453). Föreskrifterna i 1, 2, 8 och 9 kap. ska gälla för verksamhet som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen (1982:763). Föreskrifterna i 1 kap., 2 kap., 8 kap. 1 3 och 9 kap. ska även gälla för verksamhet som omfattas av tandvårdslagen (1985:125). 2 kap. Ledningssystem 1 Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår det att vårdgivaren och den som bedriver socialtjänst ska ansvara för att det ledningssystem som ska finnas innehåller de processer och rutiner som behövs för att säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som ställs i det följande. 3

96 SOSFS 2014:4 SOCIALTJÄNST 3 kap. Socialnämndens planering Mål och ansvarsfördelning 1 Socialnämnden ska fastställa mål för arbetet med våldsutsatta och barn som bevittnat våld samt beskriva när och hur målen ska uppnås. 2 Socialnämnden ska fastställa var i verksamheten ansvaret ligger för att utreda, fatta beslut i och följa upp ärenden som gäller våldsutsatta eller barn som bevittnat våld. Verksamhet som överlämnats 3 Om socialnämnden har lämnat över genomförandet av insatser enligt socialtjänstlagen (2001:453) till någon annan, ska nämnden fastställa hur kontroll och uppföljning av sådan verksamhet ska göras. Rutiner 4 Socialnämnden ska fastställa rutiner för hur information som har kommit till nämndens kännedom ska föras vidare till den del av verksamheten som enligt 2 har utredningsansvaret när det har uppmärksammats att ett barn kan vara våldsutsatt eller kan ha bevittnat våld. 5 Socialnämnden ska vidare fastställa rutiner för hur skyddade personuppgifter ska hanteras. 6 Socialnämnden ska även fastställa rutiner för hur barn ska tas om hand och stödjas av personal med adekvat kompetens om en förälder har avlidit till följd av våld. Kartläggning och analys 7 Socialnämnden ska analysera om utbudet av insatser och andra sociala tjänster som erbjuds våldsutsatta och barn som bevittnat våld svarar mot behoven i kommunen. Allmänna råd För att kunna göra denna analys bör socialnämnden fortlöpande kartlägga förekomsten i kommunen av våldsutsatta och barn som bevittnat våld genom att bl.a. gå igenom dokumentationen i pågående ärenden, hämta in uppgifter från lokal eller officiell statistik, och hämta in uppgifter om förekomsten av våldsutsatta och barn som bevittnat våld från hälso- och sjukvården och andra myndigheter samt organisationer. 4

97 Information om socialtjänsten enligt 3 kap. 4 SoL SOSFS 2014:4 Allmänna råd Socialnämnden bör planera för hur grupper och enskilda, såväl vuxna som barn, ska nås med information om nämndens verksamhet för våldsutsatta och barn som bevittnat våld. Stöd och hjälp enligt 5 kap. 11 SoL Allmänna råd Socialnämnden bör avgöra när och hur personalen i nämndens verksamheter ska ställa frågor om våld för att kunna identifiera våldsutsatta och barn som bevittnat våld som behöver stöd och hjälp. Nämnden bör se till att de metoder som används för att ge stöd och hjälp har utformats med utgångspunkt i bästa tillgängliga kunskap. Nämnden bör såväl vid planering av verksamheten som i enskilda ärenden beakta de särskilda behov som en våldsutsatt kan ha på grund av bl.a. sin ålder, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck, sin sexuella läggning, att hon eller han tillhör en nationell minoritet, att hon eller han har en utländsk bakgrund, missbruk och beroende, eller risken för hedersrelaterat våld. Samverkan 8 Bestämmelser om att kommunen tillsammans med landstinget ska upprätta en individuell plan när en enskild har behov av insatser både från socialtjänsten och hälso- och sjukvården finns i 2 kap. 7 socialtjänstlagen (2001:453). 9 Socialnämnden ska samverka för att samordna sina insatser så att de inte motverkar varandra. Om insatser ges till flera i en familj, ska samtliga insatser samordnas. Detta ska göras med beaktande av behovet av trygghet och säkerhet hos våldsutsatta och barn som bevittnat våld. Skyldigheten att samverka gäller endast för sådana uppgifter för vilka det inte föreligger sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller tystnadsplikt enligt 15 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453). 5

98 SOSFS 2014:4 10 Socialnämnden ska vidare samverka externt med andra verksamheter, myndigheter och organisationer som berörs för att skapa förutsättningar för att samordna insatserna från de olika aktörerna så att de inte motverkar varandra. Om insatser ges till flera i en familj, ska nämnden även samverka för att skapa förutsättningar för att samordna samtliga insatser. Detta ska göras med beaktande av behovet av trygghet och säkerhet hos våldsutsatta och barn som bevittnat våld. Skyldigheten att samverka gäller endast för sådana uppgifter för vilka det inte föreligger sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller tystnadsplikt enligt 15 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453). 11 Socialnämnden ska fastställa var i verksamheten ansvaret för den interna och externa samverkan ska ligga. 4 kap. Kompetens enligt 3 kap. 3 andra stycket SoL Handläggning och uppföljning Allmänna råd Den personal som arbetar med handläggning och uppföljning av alla slags ärenden som gäller enskilda enligt socialtjänstlagen (2001:453) bör ha kunskap om våld och andra övergrepp av eller mot närstående samt ha förmågan att omsätta kunskaperna i det praktiska arbetet. Om ärendena avser våldsutsatta vuxna, bör personalen dessutom ha socionomexamen. Genomförande av insatser Allmänna råd Personal som genomför insatser enligt socialtjänstlagen (2001:453) bör ha kunskap om våld och andra övergrepp för att kunna uppmärksamma att en person är våldsutsatt och se till att hon eller han får hjälp för sin våldsutsatthet. Vidare bör personal som genomför insatser i verksamheter som särskilt är inriktade på att ge stöd och hjälp till våldsutsatta ha kunskap om våld och andra övergrepp av eller mot närstående samt ha förmågan att omsätta kunskaperna i det praktiska arbetet. Barn Allmänna råd Personal som arbetar med handläggning och uppföljning av ärenden som gäller våldsutsatta barn och barn som bevittnat våld bör dessutom ha kunskaper om 6

99 hur man för samtal med ett barn om våld och andra övergrepp, och vilka konsekvenser det kan få för ett barn att utsättas för eller bevittna våld eller andra övergrepp av eller mot närstående. SOSFS 2014:4 1 Bestämmelser om att socialnämnden ska använda handläggare som har avlagt svensk socionomexamen eller annan motsvarande utbildning för att utföra vissa uppgifter i socialtjänsten som gäller barn och ungdom finns i 3 kap. 3 a och b socialtjänstlagen (2001:453). 5 kap. Utredning av våldsutsatta vuxna och barn i vissa situationer Utredning enligt 11 kap. 1 SoL Allmänna råd I ärenden som gäller våldsutsatta vuxna, den som är under 18 år och har utsatts för våld eller andra övergrepp av sin partner, eller den som är under 18 år och har utsatts för hedersrelaterat våld bör socialnämnden, med anledning av våldet, utreda bl.a. behovet av stöd och hjälp akut, våldets karaktär och omfattning, våldets konsekvenser för den våldsutsatta, hur den våldsutsatta hanterar sin situation, hur den våldsutsattas nätverk ser ut, om den våldsutsatta behöver stöd i sitt föräldraskap, och behovet av stöd och hjälp på både kort och lång sikt. Riskbedömning 1 I en utredning som gäller 1. våldsutsatta vuxna, 2. den som är under 18 år och har utsatts för våld eller andra övergrepp av sin partner, eller 3. den som är under 18 år och har utsatts för hedersrelaterat våld ska socialnämnden bedöma risken för ytterligare våld. Allmänna råd När socialnämnden gör riskbedömningen bör den använda en standardiserad bedömningsmetod. 7

100 SOSFS 2014:4 Nämnden bör, med samtycke från den våldsutsatta, ta del av polisens bedömning av risken för fortsatt våld. Nämnden bör vidare delge polisen sin riskbedömning, om det inte finns hinder enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 2 Om den som är under 18 år har utsatts för våld eller andra övergrepp av sin partner eller hedersrelaterat våld, ska även bestämmelserna om utredning i 6 kap. gälla. 6 kap. Utredning av våldsutsatta barn och barn som bevittnat våld 1 När socialnämnden får kännedom om att ett barn kan ha 1. utsatts för våld eller andra övergrepp av en närstående, eller 2. bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot en närstående ska nämnden utan dröjsmål inleda en utredning om barnets behov av stöd och hjälp. Nämnden ska vidare bedöma risken för att barnet kommer att utsättas för eller bevittna ytterligare våld. Allmänna råd Socialnämnden bör utreda bl.a. barnets behov av stöd och hjälp akut, inklusive vård eller boende i ett annat hem än det egna, våldets karaktär och omfattning, våldets påverkan på barnet och dess relation till föräldrarna, barnets egen uppfattning om våldet, vardera förälderns uppfattning om våldets konsekvenser för barnet, och barnets behov av stöd och hjälp på både kort och lång sikt. Nämnden bör vidare utreda om någon åtgärd behöver vidtas i fråga om vårdnad, umgänge, förmynderskap eller målsägandebiträde enligt 5 kap. 2 första stycket socialtjänstförordningen (2001:937). 7 kap. Insatser Insatser till våldsutsatta vuxna och barn i vissa situationer Stöd och hjälp 1 Socialnämnden ska erbjuda 1. våldsutsatta vuxna, 2. den som är under 18 år och har utsatts för våld eller andra övergrepp av sin partner, eller 3. den som är under 18 år och har utsatts för hedersrelaterat våld 8

101 insatser akut och på kort och lång sikt med utgångspunkt i behovet av skydd, stöd och hjälp. Utredningen, inklusive riskbedömningen, ska ligga till grund för bedömningen av vilka insatser som ska erbjudas. SOSFS 2014:4 Allmänna råd Socialnämnden bör kunna erbjuda stöd och hjälp i form av bl.a. information och råd, stödsamtal, hjälp att ordna stadigvarande boende, stöd i föräldraskap, förmedling av kontakt med frivilligorganisationer och andra aktörer, och hjälp vid kontakt med hälso- och sjukvården och andra myndigheter, t.ex. Polisen och Skatteverket. Ekonomiskt bistånd enligt 4 kap. 1 SoL Allmänna råd Socialnämnden bör ha beredskap att kunna handlägga ett ärende om ekonomiskt bistånd som gäller en våldsutsatt och är akut. Av Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 2013:1) om ekonomiskt bistånd framgår det när våld eller andra övergrepp av eller mot närstående särskilt bör beaktas i bedömningen av den enskildes rätt till ekonomiskt bistånd. Tillfälligt boende 2 Socialnämnden ska vid behov erbjuda 1. våldsutsatta vuxna, 2. den som är under 18 år och har utsatts för våld eller andra övergrepp av sin partner, eller 3. den som är under 18 år och har utsatts för hedersrelaterat våld stöd och hjälp i form av lämpligt, tillfälligt boende som motsvarar den våldsutsattas behov av skydd med utgångspunkt i utredningen och riskbedömningen. Allmänna råd Om den våldsutsatta behöver stöd och hjälp i ett skyddat boende, bör boendet ha tillräcklig bemanning och tillräckliga skyddsanordningar för att kunna erbjuda skydd mot hot, våld och andra övergrepp. Det boende som erbjuds den våldsutsatta bör vara lämpligt för eventuellt medföljande barn oavsett ålder och kön. 9

102 SOSFS 2014:4 Om det skyddade boendet tar emot barn, bör det i boendet finnas personal med kunskaper om barns behov. Insatser till barn 3 Om ett våldsutsatt barn eller ett barn som bevittnat våld behöver stöd och hjälp med anledning av våldet, akut eller på kort eller lång sikt, ska socialnämnden erbjuda barnet insatser med utgångspunkt i dess olika behov av 1. skydd, 2. råd och stöd, och 3. vård och behandling. Allmänna råd Socialnämnden bör kunna erbjuda barnets föräldrar och andra till barnet närstående råd och stöd med utgångspunkt i barnets behov. Insatser till våldsutövare enligt 4 kap. 1 SoL Allmänna råd Socialnämnden bör med utgångspunkt i barnets behov kunna erbjuda insatser dels till våldsutövande föräldrar, dels till andra våldsutövande vuxna som bor tillsammans med barn. Insatserna bör syfta till att våldet upphör och att våldsutövaren får en ökad förståelse för hur våld påverkar barn. De bör genomföras med beaktande av barnets behov av trygghet och säkerhet. Nämnden bör vidare, utöver vad som anges i första stycket, kunna erbjuda våldsutövare insatser som syftar till att de förändrar sitt beteende och upphör med att utöva våld. Insatserna bör genomföras med beaktande av behovet av trygghet och säkerhet hos våldsutsatta och barn som bevittnat våld. HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 8 kap. Vårdgivarens ansvar Rutiner 1 Varje vårdgivare ska fastställa de rutiner som behövs för att utveckla och säkra kvaliteten i arbetet med våldsutsatta och barn som bevittnat våld. 2 Vårdgivare som i sin verksamhet tar emot barn eller deras närstående ska fastställa rutiner för hur anmälningsskyldigheten enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453) ska fullgöras vad gäller ett barn som kan vara våldsutsatt eller kan ha bevittnat våld. 10

103 3 Bestämmelser om rutiner som säkerställer att det är möjligt att föra patientjournal även när en patient har skyddade personuppgifter finns i 3 kap. 5 Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2008:14) om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. SOSFS 2014:4 Planering och ledning av verksamheten enligt 3 kap. 1 patientsäkerhetslagen Allmänna råd Vårdgivaren bör avgöra när och hur personalen i hälso- och sjukvårdens och tandvårdens verksamheter ska ställa frågor om våld för att kunna identifiera våldsutsatta och barn som bevittnat våld som behöver vård och omvårdnad. Samverkan 4 Bestämmelser om att landstinget tillsammans med kommunen ska upprätta en individuell plan när en enskild har behov av insatser både från hälso- och sjukvården och socialtjänsten finns i 3 f hälsooch sjukvårdslagen (1982:763). 5 Vårdgivaren ska samverka internt för att samordna hälso- och sjukvårdsåtgärderna så att de inte motverkar varandra. Om åtgärder riktas till flera i en familj, ska samtliga åtgärder samordnas. Detta ska göras med beaktande av behovet av trygghet och säkerhet hos våldsutsatta och barn som bevittnat våld. Skyldigheten att samverka gäller endast för sådana uppgifter för vilka det inte föreligger sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller tystnadsplikt enligt 6 kap patientsäkerhetslagen (2010:659). 6 Vårdgivaren ska vidare samverka externt med andra verksamheter, myndigheter och organisationer som berörs för att skapa förutsättningar för att samordna insatserna från de olika aktörerna så att de inte motverkar varandra. Om insatser ges till flera i en familj, ska vårdgivaren även samverka för att skapa förutsättningar för att samordna samtliga insatser. Detta ska göras med beaktande av behovet av trygghet och säkerhet hos våldsutsatta och barn som bevittnat våld. Skyldigheten att samverka gäller endast för sådana uppgifter för vilka det inte föreligger sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller tystnadsplikt enligt 6 kap patientsäkerhetslagen (2010:659). 7 Vårdgivaren ska fastställa var i verksamheten ansvaret för den interna och externa samverkan ska ligga. 11

104 SOSFS 2014:4 Personal enligt 2 e HSL och 4 a tandvårdslagen (1985:125) Allmänna råd Vårdgivaren bör se till att personalen i hälso- och sjukvårdens och tandvårdens verksamheter har kunskap om våld och andra övergrepp av eller mot närstående för att kunna ge god vård samt har förmågan att omsätta kunskaperna i det praktiska arbetet. Vård och omvårdnad 8 Om ett barn visar symtom eller tecken som väcker misstanke om att barnet har utsatts för eller bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot en närstående, ska vårdgivaren se till att hälso- och sjukvårdspersonalen 1. gör en anmälan till socialtjänsten enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453), 2. ställer frågor till en medföljande vuxen om orsaken till symtomen eller tecknen, 3. frågar barnet i enrum om orsaken till symtomen eller tecknen när så är möjligt och med hänsyn tagen till barnets ålder och mognad samt vårdnadshavarens samtycke, om sådant behövs, och 4. beaktar vilka behov barnet kan ha av vård såväl fysiskt som psykiskt med anledning av våldet. Åtgärderna enligt första stycket samt vilka symtom eller tecken som har observerats och som väckt misstanke om att barnet har utsatts för eller bevittnat våld ska dokumenteras i patientjournalen. 9 Om en vuxen visar symtom eller tecken som väcker misstanke om att hon eller han har utsatts för våld eller andra övergrepp av en närstående, ska vårdgivaren se till att hälso- och sjukvårdspersonalen frågar den vuxne i enrum om orsaken till symtomen eller tecknen. Om misstanke kvarstår om våld eller andra övergrepp, ska vårdgivaren se till att personalen 1. tar reda på om det finns barn i den vuxnes familj, 2. gör en anmälan till socialtjänsten enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453), om det finns barn i familjen, 3. informerar om möjligheten till vård och omvårdnad från hälso- och sjukvården eller stöd och hjälp från socialtjänsten och frivilligorganisationer, och 4. beaktar vilka behov den vuxne kan ha av vård såväl fysiskt som psykiskt med anledning av våldet. Åtgärderna enligt första stycket 1, 3 och 4 samt vilka symtom eller tecken som har observerats och som väckt misstanke om att den vuxne 12

105 har utsatts för våld eller andra övergrepp ska dokumenteras i patientjournalen. SOSFS 2014:4 9 kap. Undantagsbestämmelse 1 Socialstyrelsen kan medge undantag från bestämmelserna i dessa föreskrifter, om det finns särskilda skäl. 1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober Författningen ersätter Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 2009:22) om socialnämndens arbete med våldsutsatta kvinnor samt barn som bevittnat våld. Socialstyrelsen TAINA BÄCKSTRÖM Marit Birk 13

106 SOSFS 2014:5 (S) Föreskrifter och allmänna råd Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS Socialstyrelsens författningssamling

107 I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler. Allmänna råd innehåller rekommendationer om hur en författning kan eller bör tillämpas och utesluter inte andra sätt att uppnå de mål som avses i författningen. Socialstyrelsen ger årligen ut en förteckning över gällande föreskrifter och allmänna råd. SOSFS kan laddas ned eller beställas via webb: e-post: publikationsservice@socialstyrelsen.se fax: ISSN Artikelnr Tryck: Edita Bobergs 2014

108 Innehåll 1 kap. Tillämpningsområde kap. Definitioner kap. Ledningssystem kap. Gemensamma bestämmelser om dokumentation vid handläggning av ärenden samt vid genomförande och uppföljning av insatser... 8 Den enskildes integritet... 8 Personaktens struktur och innehåll... 8 Grundläggande uppgifter om den enskilde... 8 Personaktens struktur... 9 Struktur och innehåll i upprättade handlingar...10 Journalföring...11 Dokumentation av barnets bästa och rätt att vara delaktig kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos den beslutande nämnden...13 Aktualisera ärenden enligt SoL och LSS...13 Ansökan, begäran, anmälan eller information på annat sätt...13 Förhandsbedömning enligt SoL...14 Omedelbar skyddsbedömning enligt SoL...14 Utreda och bedöma...15 Dokumentera samtycke...15 Utredning som gäller barns behov av skydd eller stöd enligt 11 kap. 1 och 2 SoL...15 Bedöma behov...16 Planera och samverka...16 Sammanställa beslutsunderlag...16 Dokumentation vid kommunicering...17 Besluta...17 Dokumentera beslut...17 Verkställa beslut...18 Uppföljning av ett barns situation enligt SoL...18 Uppdrag till utföraren...19 Följa upp insatser...19 Förändrade behov under pågående insats Avsluta insatser Slutanteckning... 20

109 6 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos utföraren Ta emot uppdrag Genomföra insatser...21 Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap. 5 SoL eller 21 a LSS...21 Följa upp insatser Avsluta insatser Slutanteckning kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos SiS Ta emot uppdrag Genomföra insatser Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap. 5 SoL Besluta Dokumentera beslut som gäller särskilda befogenheter enligt LVU och LVM Dokumentera beslut om flyttning till annat hem enligt LVM Dokumentation i samband med ett överklagande Polishandräckning Följa upp insatser Avsluta insatser...27 Slutanteckning kap. Undantagsbestämmelse...27

110 Socialstyrelsens författningssamling Ansvarig utgivare: Chefsjurist Eleonore Källstrand Nord Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS; SOSFS 2014:5 (S) Utkom från trycket den 11 juni 2014 beslutade den 20 maj Socialstyrelsen föreskriver följande med stöd av 8 kap. 5 socialtjänstförordningen (2001:937) samt 14 förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och beslutar följande allmänna råd. 1 kap. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter ska tillämpas vid dokumentation under handläggning av ärenden som gäller enskilda samt under genomförande och uppföljning av beslut om insatser i verksamhet som omfattas av kap. 5 eller 7 kap. 3 första stycket socialtjänstlagen (2001:453), SoL, eller a eller 23 a första stycket lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Föreskrifterna ska också tillämpas i samband med förhandsbedömning och omedelbar skyddsbedömning enligt SoL. 2 Föreskrifterna ska tillämpas av en nämnd som 1. enligt 2 kap. 4 SoL fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten, 2. enligt 22 LSS utövar ledningen av landstingets eller kommunens verksamhet enligt den lagen, 3. avses i 3 kap. 3 a kommunallagen (1991:900), och 4. avses i lagen (2003:192) om gemensam nämnd inom vård- och omsorgsområdet. En nämnd som handlägger ärenden och följer upp beslut om insatser ska därvid tillämpa föreskrifterna i 2 5 kap. En nämnd som genomför insatser ska under genomförandet och uppföljningen av dessa tillämpa föreskrifterna i 2 4 kap. och 6 kap. 5

111 SOSFS 2014:5 3 Föreskrifterna i 2 4 kap. och 6 kap. ska även tillämpas av den som bedriver enskild verksamhet enligt SoL, lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU, lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall, LVM eller LSS. 4 Kommunal eller enskild verksamhet som utför personlig assistans åt en assistansberättigad som har beviljats 1. assistansersättning genom ett beslut av Försäkringskassan enligt 51 kap. socialförsäkringsbalken, eller 2. ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för personlig assistans som kommunen beslutat om enligt 9 2 LSS, ska utöver bestämmelserna i 2 4 kap. tillämpa föreskrifterna i 6 kap. 1 första stycket 1, 3, 4 och 6 samt 2 5. Den assistansberättigade enligt första stycket ska vid tillämpning av 6 kap. betraktas som uppdragsgivare och jämställas med den beslutande nämnden. 5 Statens institutionsstyrelse, SiS, ska vid handläggning av ärenden samt vid genomförande och uppföljning av insatser enligt SoL, LVU eller LVM tillämpa föreskrifterna i 2 4 kap. och 7 kap. 2 kap. Definitioner 1 I dessa föreskrifter och allmänna råd avses med 6 behandlingsplan genomförandeplan som avser vård eller behandling i verksamhet som bedrivs av SiS enligt SoL, LVU eller LVM beslutsunderlag skriftlig sammanställning av de uppgifter som bedöms ha betydelse för ett beslut den som bedriver verksamhet 1. socialnämnd, i fråga om sådan socialtjänst som kommunen har ansvar för enligt SoL, LVU eller LVM, 2. kommunal nämnd, i fråga om sådan verksamhet som kommunen har ansvar för enligt LSS, 3. annan juridisk person eller enskild näringsidkare som genomför beslutade insatser, och 4. SiS då den myndigheten bedriver verksamhet enligt SoL, LVU eller LVM

112 förhandsbedömning en nämnds bedömning av om det finns skäl att inleda en utredning enligt 11 kap. 1 SoL eller inte genomförandeplan vård- och omsorgsplan som beskriver hur en beslutad insats ska genomföras för en enskild handling fram ställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel handläggning förfarande som börjar med att ett ärende öppnas och efter utredning avslutas med ett beslut insats individuellt behovsprövat stöd eller individuellt behovsprövad vård och behandling enligt SoL, LVU eller LVM samt insatser enligt 9 LSS journal den del av en personakt där anteckningar av betydelse för handläggning av ett ärende samt för genomförande och uppföljning av en insats görs i kronologisk ordning kommunikationsstöd hjälpmedel eller personligt stöd som används för att underlätta kommunikation med personer som har kognitiva svårigheter, koncentrationssvårigheter eller tal-, språk- eller andra kommunikationssvårigheter personakt akt som innehåller journalanteckningar och andra handlingar om en eller flera personer som är eller har varit aktuella för utredning eller insats inom socialtjänsten eller verksamhet som bedrivs med stöd av LSS standardiserad bedömningsmetod metod för bedömning av en situation, funktion eller behov med hjälp av ett vetenskapligt prövat bedömningsinstrument, t.ex. en checklista eller ett index, och en manual som beskriver hur instrumentet ska användas utförare nämnd eller enskild verksamhet som genomför en beslutad insats SOSFS 2014:5 7

113 SOSFS 2014:5 3 kap. Ledningssystem 1 Av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår det att den som bedriver verksamhet ska ansvara för att det ledningssystem som ska finnas innehåller de processer och rutiner som behövs för att säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som ställs i det följande. 4 kap. Gemensamma bestämmelser om dokumentation vid handläggning av ärenden samt vid genomförande och uppföljning av insatser Den enskildes integritet 1 Handlingar som upprättas och gäller enskilda ska begränsas till att innehålla uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller. Personaktens struktur och innehåll Grundläggande uppgifter om den enskilde 2 Handlingar som avser personer som är eller har varit aktuella för utredning eller insats i en verksamhet ska hållas samman i personakter. 3 En personakt ska avse endast en person. En personakt hos nämnden får dock avse flera personer i en familj om det gäller 1. ansökan om ekonomiskt bistånd för två eller flera personer i ett hushåll, 2. utredning och bedömning av ett tänkbart familjehem, 3. gemensam ansökan om medgivande för internationell adoption enligt 6 kap. 12 SoL, eller 4. gemensam ansökan om medgivande att ta emot ett barn för stadigvarande vård och fostran enligt 6 kap. 6 första stycket SoL. Allmänna råd Om det finns misstanke om att det förekommer våld eller andra övergrepp i en familj som har en gemensam personakt hos nämnden, bör akten delas så att uppgifter om var och en i familjen dokumenteras i skilda akter. 4 En personakt ska innehålla namn, personnummer och andra kontaktuppgifter till den enskilde. En personakt för ett barn ska dessutom innehålla uppgifter om 1. vem som är barnets vårdnadshavare eller särskilt förordnad vårdnadshavare (namn, personnummer och kontaktuppgifter), 8

114 2. förälder (namn, personnummer och kontaktuppgifter) som har rätt till umgänge med barnet utan att vara barnets vårdnadshavare, eller 3. vem (namn och kontaktuppgifter) som har förordnats som god man enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn. SOSFS 2014:5 Om den enskilde saknar svenskt personnummer, ska personakten i stället innehålla födelsedata, samordningsnummer eller andra uppgifter som gör det möjligt att dokumentera uppgifter om den enskilde utan risk för att han eller hon förväxlas med någon annan person. Uppgifterna ska hållas uppdaterade. 5 En personakt ska också innehålla uppdaterade uppgifter om 1. behov av tolk och i så fall vilket språk, 2. behov av kommunikationsstöd, 3. förordnande av god man eller förvaltare enligt 11 kap. föräldrabalken med uppgifter om vem som har förordnats, för vilket eller vilka uppdrag samt kontaktuppgifter, och 4. huruvida den enskilde har skyddade personuppgifter genom sekretessmarkering i folkbokföringen enligt 22 kap. 1 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) eller beslut om kvarskrivning enligt 16 folkbokföringslagen (1991:481). Personaktens struktur 6 En personakt ska innehålla en journal samt upprättade och inkomna handlingar av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförande eller uppföljning av insatser. 7 Journalanteckningar och andra handlingar som hör till den enskildes personakt ska hållas ordnade så att det enkelt går att följa och granska handläggningen av ärenden, åtgärder som vidtas i samband med verkställighet av beslut samt genomförande och uppföljning av insatser. Allmänna råd Handlingarna bör också hållas ordnade på ett sätt som underlättar skyldigheten att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos en beslutande nämnd kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten att aktualisera ärenden, förhandsbedöma enligt SoL, utreda och bedöma behov, besluta, verkställa beslut, 9

115 SOSFS 2014:5 följa upp insatser, och avsluta insatser. En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos en utförare kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten att ta emot uppdrag, planera genomförandet av insatser, genomföra insatser, följa upp insatser, och avsluta insatser. En lämplig struktur för en personakt som ska hållas ordnad hos SiS kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten att ta emot uppdrag och skriva in enskilda hos myndigheten, planera genomförandet av insatser, genomföra insatser, besluta om särskilda befogenheter enligt LVU eller LVM, följa upp insatser, och avsluta insatser. Struktur och innehåll i upprättade handlingar 8 Journalanteckningar och andra handlingar som upprättas och som hör till den enskildes personakt ska vara väl strukturerade och tydligt utformade. Begrepp som används i dokumentationen ska så långt som möjligt vara entydiga. Av de upprättade handlingarna ska det framgå vad som är faktiska omständigheter och händelser av betydelse och vad som är bedömningar. En dokumenterad händelse av betydelse ska även innehålla uppgifter om när händelsen har inträffat. Av varje upprättad handling ska det framgå varifrån uppgifterna kommer, vem (namn, befattning eller titel) som har upprättat den och när det gjordes (år, månad, dag). Allmänna råd Den som bedriver verksamhet bör så långt möjligt använda sig av verksamhets anpassade kodverk, klassifikationer, blanketter och standardiserade mallar för dokumentation. Den som bedriver verksamhet bör i tillämpliga delar använda Socialstyrelsens termbank, Socialstyrelsens svenska version av WHO:s publikation Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF), och 10

116 Socialstyrelsens svenska version av WHO:s publikation Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa, barn- och ungdomsversion (ICF-CY). SOSFS 2014:5 Journalföring 9 Åtgärder som vidtas vid handläggning av ett ärende eller vid genomförande eller uppföljning av en insats ska fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål dokumenteras i journalen. Detsamma gäller faktiska omständigheter och händelser av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförandet eller uppföljningen av en insats. Av journalen ska det framgå när 1. åtgärder enligt första stycket har vidtagits och av vem, 2. faktiska omständigheter eller händelser av betydelse har inträffat, och 3. en handling av betydelse för handläggningen av ett ärende eller för genomförandet eller uppföljningen av en insats har kommit in till eller upprättats av den som bedriver verksamhet. Allmänna råd Journalanteckningar bör vara kortfattade och innehålla tydliga hänvisningar till andra handlingar i personakten som ger ytterligare information. Journalanteckningar som görs i samband med ett möte med den enskilde eller ett möte med flera personer bör begränsas till uppgifter om vilka personer som har deltagit vid mötet, vilka frågor som i huvudsak har behandlats och vad mötet har resulterat i. Journalanteckningar som görs i samband med telefonsamtal och elektroniska meddelanden bör begränsas till uppgifter om vem som har tagit kontakt, i vilket syfte och vad som i huvudsak har kommit fram. Journalanteckningar som gäller handlingar som har kommit in till eller upprättats av den som bedriver verksamhet bör begränsas till uppgifter om vilken typ av handling det gäller, innehållet i korthet och var handlingen i sin helhet finns tillgänglig i personakten. 10 Av journalen ska det framgå om 1. ställföreträdare, ombud eller biträde har medverkat vid handläggning av ett ärende eller vid genomförande eller uppföljning av en insats, och 2. tolk eller kommunikationsstöd har använts vid kontakter med den enskilde. 11 Av journalen ska det även framgå om 1. den enskilde berörs av ett missförhållande som har rapporterats en11

117 SOSFS 2014:5 ligt 14 kap. 3 SoL eller 24 b LSS till den som bedriver verksamhet, 2. den som bedriver verksamhet har gjort en anmälan som berör den enskilde enligt 14 kap. 7 SoL eller 24 f LSS, eller 3. den som bedriver verksamhet har gjort en polisanmälan som berör den enskilde. Allmänna råd Om den som bedriver verksamhet har fått kännedom om att ett barn kan ha varit utsatt för ett brott enligt 3, 4 eller 6 kap. brottsbalken eller ett brott som anges i lagen (1982:316) med förbud mot könsstympning av kvinnor, men har avstått från att göra en polisanmälan, bör skälen till detta framgå av journalen. Dokumentation av barnets bästa och rätt att vara delaktig 12 Bestämmelser om att barnets bästa ska beaktas särskilt vid åtgärder som rör barn finns i 1 kap. 2 första stycket SoL och 6 a LSS. Bestämmelser om att vad som är bäst för barnet ska vara avgörande vid beslut eller andra åtgärder som rör vård- eller behandlingsinsatser för barn finns i 1 kap. 2 andra stycket SoL. Bestämmelser om att vad som är bäst för den unge ska vara avgörande vid beslut enligt LVU finns i 1 femte stycket samma lag. Bestämmelser om att barnets bästa ska vara avgörande för alla beslut om vårdnad, boende och umgänge finns i 6 kap. 2 a föräldrabalken. 13 Bestämmelser om att ett barn ska få relevant information och ges möjlighet att föra fram sina åsikter i frågor som rör honom eller henne finns i 11 kap. 10 första stycket SoL och 8 andra stycket LSS. Bestämmelser om att den unge ska få relevant information och ges möjlighet att framföra sina åsikter i frågor som rör honom eller henne finns i 36 första stycket LVU. 14 Bestämmelser om att ett barns åsikter ska tillmätas betydelse i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad finns i 11 kap. 10 första stycket SoL och 8 andra stycket LSS. Bestämmelser om att den unges åsikter och inställning ska tillmätas betydelse i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad finns i 36 första stycket LVU. Bestämmelser om att hänsyn ska tas till barnets vilja med beaktande av barnets ålder och mognad vid beslut om vårdnad, boende och umgänge finns i 6 kap. 2 a föräldrabalken. 15 Av dokumentationen vid handläggning av ärenden som rör barn och unga ska det framgå 1. vilken information som har lämnats till barnet eller den unge enligt de bestämmelser som anges i 13, 12

118 2. när och på vilket sätt informationen har lämnats, och 3. namn och befattning eller titel på den som har lämnat informationen. SOSFS 2014:5 Detsamma gäller vid genomförande och uppföljning av insatser till barn och unga. 16 Av dokumentationen ska det framgå vilka åsikter som barnet eller den unge har fört fram enligt de bestämmelser som anges i 13 till den som bedriver verksamhet. Om barnet eller den unge inte har fört fram sina åsikter i frågor som gäller honom eller henne, ska det framgå hur den som bedriver socialtjänst har gått tillväga för att så långt möjligt klarlägga barnets eller den unges inställning på annat sätt enligt 11 kap. 10 första stycket SoL eller 36 första stycket LVU. 17 Av dokumentationen ska det framgå hur den som bedriver verksamhet har tagit hänsyn till barnets eller den unges åsikter i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad enligt de bestämmelser som anges i Av dokumentationen ska det framgå hur barnets bästa har beaktats enligt de bestämmelser som anges i kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos den beslutande nämnden Aktualisera ärenden enligt SoL och LSS Ansökan, begäran, anmälan eller information på annat sätt 1 Dokumentation av en ansökan, begäran eller anmälan ska innehålla uppgifter om 1. vad saken gäller, 2. vem eller vilka som uppgifterna avser, 3. vem som har lämnat uppgifterna såvida de inte har lämnats anonymt, 4. när och hur uppgifterna har lämnats till nämnden, och 5. namn och befattning eller titel på den som har tagit emot uppgifterna. Av dokumentationen ska det också framgå vilka andra uppgifter av betydelse för saken som har lämnats till nämnden. Uppgifter som har kommit till nämndens kännedom på annat sätt än genom en ansökan, begäran eller anmälan och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden enligt 11 kap. 1 SoL ska dokumenteras enligt första och andra styckena. 13

119 SOSFS 2014:5 Allmänna råd För att undvika missförstånd bör det framgå av dokumentationen att nämnden har kontrollerat med uppgiftslämnaren att muntliga uppgifter har uppfattats korrekt. Förhandsbedömning enligt SoL 2 Om nämnden efter en förhandsbedömning beslutat att inte inleda en utredning enligt SoL, ska detta dokumenteras med uppgifter om att en utredning inte inleds, skälen för nämndens beslut, beslutsdatum, och namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet. Om förhandsbedömningen gäller ett barn, och barnet inte själv har kommit till tals, ska anledningen till detta dokumenteras. Allmänna råd Om den enskilde redan har en personakt hos nämnden, bör beslutet att inte inleda en utredning antingen dokumenteras i personakten eller antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprättade handling som låg till grund för nämndens förhandsbedömning. Om den enskilde inte redan har en personakt, bör beslutet att inte inleda en utredning antecknas på eller i anslutning till den inkomna eller upprättade handling som låg till grund för nämndens förhandsbedömning. 3 Om förhandsbedömningen leder till ett beslut att inleda en utredning ska detta dokumenteras i journalen. Även datum för beslutet samt namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet ska dokumenteras. Om beslutet att inleda en utredning gäller ett barn, ska dokumentationen också innehålla uppgifter om när och på vilket sätt barnets vårdnadshavare har underrättats om att nämnden har inlett en utredning. Vidare ska det framgå om och i så fall när och på vilket sätt barnet har underrättats. Omedelbar skyddsbedömning enligt SoL 4 Dokumentationen av en omedelbar skyddsbedömning enligt 11 kap. 1 a SoL ska innehålla uppgifter om 1. vilken bedömning som har gjorts av barnets eller den unges behov av omedelbart skydd, 2. vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för nämndens bedömning, 3. när bedömningen har gjorts, och 14

120 4. namn och befattning eller titel på den som har gjort bedömningen. SOSFS 2014:5 Utreda och bedöma Dokumentera samtycke 5 Om den enskilde har lämnat samtycke till att nämnden får kontakta andra myndigheter eller personer, ska den enskildes samtycke dokumenteras. Av dokumentationen ska det framgå 1. vilka andra myndigheter som får kontaktas och i vilket syfte, 2. om närstående får kontaktas och i vilket syfte, 3. vilka sakkunniga och referenspersoner som får kontaktas och i vilket syfte, och 4. när samtycket har lämnats. Om den enskilde återkallar hela eller delar av sitt samtycke ska detta dokumenteras så att det tydligt framgår att samtycket inte längre gäller eller har ändrats. 6 När en utredning får bedrivas utan samtycke ska det framgå av dokumentationen i vilka avseenden den enskilde inte har samtyckt till att nämnden tar de kontakter som behövs. Om nämnden av någon anledning avbryter en sådan utredning, ska anledningen framgå av dokumentationen. Utredning som gäller barns behov av skydd eller stöd enligt 11 kap. 1 och 2 SoL Allmänna råd Om en utredning avser ett barns behov av skydd eller stöd bör nämndens planering av utredningen dokumenteras. Av dokumentationen bör det framgå vad som ska klargöras i utredningen, hur samtal och möten ska utformas så att barnet ges goda förutsättningar att framföra sina åsikter, när och hur samtal och möten ska äga rum med barnet enskilt, tillsammans med vårdnadshavaren eller med någon annan, när och hur enskilda eller gemensamma samtal ska äga rum med vårdnadshavaren, hur ett behov av tolk eller kommunikationsstöd ska tillgodoses, om standardiserade bedömningsmetoder ska användas som en del i utredningen och i så fall vilken eller vilka, vilka referenspersoner och sakkunniga som behöver kontaktas samt syftet med kontakterna, när utredningen beräknas vara slutförd, och hur barnet och vårdnadshavaren har varit delaktiga i planeringen av utredningen. 15

121 SOSFS 2014:5 Bedöma behov 7 Av dokumentationen ska det framgå 1. hur den enskilde uppfattar sina behov, 2. om nämnden har använt standardiserade bedömningsmetoder som en del i utredningen och i så fall vilken eller vilka, 3. vilken bedömning som nämnden har gjort av den enskildes behov, och 4. vilka faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ligger till grund för nämndens bedömning. Om den enskilde inte har uttryckt hur han eller hon uppfattar sina behov, ska skälen till detta dokumenteras. Planera och samverka 8 När nämnden har upprättat en författningsreglerad plan för insatser till den enskilde ska detta framgå av dokumentationen. Sammanställa beslutsunderlag 9 Inför nämndens beslut i ett ärende ska faktiska omständigheter, händelser av betydelse och bedömningar som ligger till grund för nämndens beslut sammanställas till ett beslutsunderlag. Av beslutsunderlaget ska det framgå 1. vad ärendet gäller, 2. vem eller vilka personer ärendet avser, och 3. vilka överväganden som ligger till grund för nämndens förslag till beslut. Ett beslutsunderlag som gäller ett omedelbart omhändertagande eller vård enligt LVU eller LVM, ska också innehålla uppgifter om målet eller målen för den insats som föreslås. Allmänna råd Beslutsunderlaget bör i regel dokumenteras i en handling som är åtskild från journalen. 10 Ett beslutsunderlag som gäller en insats enligt SoL ska, utöver vad som anges i 9, även innehålla uppgifter om 1. den enskildes uppfattning om sina behov och hur dessa kan tillgodoses, 2. den bedömning som har gjorts av den enskildes behov, 3. hur utredningen har genomförts, 4. den bedömning som har gjorts av den enskildes förmåga att själv tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt, 5. vilka andra insatser som har övervägts tillsammans med den enskilde, och 16

122 6. målet eller målen för den insats som föreslås. SOSFS 2014:5 11 Ett beslutsunderlag som gäller en insats enligt LSS ska, utöver vad som anges i 9, även innehålla uppgifter om 1. personkretstillhörighet enligt 1 LSS, 2. den enskildes uppfattning om sina behov och hur dessa kan tillgodoses, 3. den bedömning som har gjorts av den enskildes behov, 4. den bedömning som har gjorts av om den enskildes behov tillgodoses på annat sätt, och 5. målet eller målen för den insats som föreslås. Dokumentation vid kommunicering 12 Av dokumentationen ska det framgå om och i så fall när och på vilket sätt beslutsunderlaget eller andra uppgifter har kommunicerats med den enskilde enligt 17 förvaltningslagen (1986:223). Av dokumentationen ska det också framgå vilka synpunkter som den enskilde har fört fram till nämnden vid kommuniceringen samt när och på vilket sätt synpunkterna kom nämnden tillhanda. Besluta 13 Om en utredning har avbrutits på grund av att den enskilde inte längre vill få sin ansökan eller begäran om insats prövad av nämnden, ska det framgå av dokumentationen när nämnden har beslutat att avskriva ärendet. Dokumentera beslut 14 Dokumentationen av ett beslut ska innehålla uppgifter om vem eller vilka beslutet avser, vad som har beslutats, vilket lagrum som ligger till grund för beslutet, vilka skäl som ligger till grund för beslutet, beslutsdatum, och vilken nämnd eller person (namn och befattning eller titel) som har fattat beslutet. Om ett beslut har rättats enligt 26 förvaltningslagen (1986:223) eller omprövats enligt 27, ska detta dokumenteras med uppgifter om vem som har gjort det och när. 15 Dokumentationen av ett beslut som gäller en insats enligt SoL eller en insats enligt LSS ska, utöver vad som anges i 14, även innehålla uppgifter om 1. vad den enskildes ansökan eller begäran avser, 17

123 SOSFS 2014:5 2. vilka insatser som har beviljats eller avslagits helt eller delvis, och 3. huruvida beslutet är tidsbegränsat eller förenat med något annat förbehåll. 16 Om nämnden har underrättat den enskilde muntligt om innehållet i ett beslut eller om hur ett beslut som går honom eller henne emot kan överklagas, ska uppgifter om när och på vilket sätt den enskilde har underrättats framgå av dokumentationen. En bestämmelse om att en underrättelse alltid ska göras skriftligt om parten begär det finns i 21 tredje stycket förvaltningslagen (1986:223). 17 Av dokumentationen ska det framgå om 1. ett beslut har överklagats, 2. nämnden har omprövat beslutet enligt 27 förvaltningslagen (1986:223), och 3. nämnden har skickat ett överklagande vidare till förvaltningsdomstol. Av dokumentationen ska det också framgå när en förvaltningsdomstol har avgjort målet och när avgörandet har vunnit laga kraft. 18 Om nämnden helt eller delvis har återkallat ett beslut om insats enligt SoL eller LSS, ska det av dokumentationen framgå 1. när beslutet om insats har återkallats helt eller delvis, 2. vilka skäl som ligger till grund för beslutet om återkallelse, och 3. namn och befattning eller titel på den som har fattat beslutet om återkallelse. Verkställa beslut 19 Av dokumentationen ska det framgå vilka önskemål om utförare som den enskilde har fört fram. Det ska också framgå vilken utförare som ska genomföra insatsen. Allmänna råd Av dokumentationen bör det också framgå om och i så fall vilka åtgärder som i det enskilda fallet har vidtagits av nämnden för att hitta en utförare som svarar mot den enskildes behov och önskemål. 20 Av dokumentationen ska det framgå när ett beslut av nämnden eller ett avgörande av en förvaltningsdomstol har verkställts. Uppföljning av ett barns situation enligt SoL 21 Om nämnden har beslutat att följa upp ett barns situation enligt 11 kap. 4 a eller 4 b SoL, ska det av dokumentationen framgå 18

124 1. vilka skäl som ligger till grund för beslutet, 2. när uppföljningen har påbörjats, och 3. när uppföljningen har avslutats samt av vilken anledning. SOSFS 2014:5 Dokumentationen ska också innehålla uppgifter om nämndens samtal med barnet och med andra personer som har kontaktats av nämnden under uppföljningstiden. Uppdrag till utföraren 22 Nämndens uppdrag till en utförare ska dokumenteras och innehålla uppgifter om den enskildes namn, personnummer och andra kontaktuppgifter samt uppgifter som anges i 4 kap. 4 andra stycket och 4 kap. 5. Dokumentationen av nämndens uppdrag ska också innehålla uppgifter om vilken bedömning som nämnden har gjort av den enskildes behov, vad som ingår i uppdraget, vilket eller vilka mål som gäller för insatsen, former för uppföljning i det enskilda fallet, vilken information som efter en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 15 kap. 1 SoL eller 29 LSS ska återföras till nämnden i samband med att insatsen avslutas, och 6. namn och kontaktuppgifter till ansvarig handläggare hos nämnden. Av dokumentationen ska det framgå när uppdraget, efter en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen, har lämnats till utföraren. Allmänna råd Vid beslut om insatser i form av kontaktperson, kontaktfamilj eller särskilt kvalificerad kontaktperson enligt 3 kap. 6 b SoL samt vid beslut om insats enligt 9 4 LSS i form av kontaktperson bör uppgifter om hur insatsen ska genomföras dokumenteras i en genomförandeplan som upprättas av nämnden i samråd med den enskilde och uppdragstagaren. Detsamma bör gälla när en beslutad insats enligt SoL eller LSS ska genomföras av en uppdrags tagare som förordnas av nämnden, t.ex. en ledsagare eller en anhörigvårdare. Följa upp insatser 23 Åtgärder som vidtas av nämnden för att följa upp att den enskilde får den beviljade insatsen utförd enligt nämndens beslut och gällande författningar ska dokumenteras. Detsamma ska gälla åtgärder som vidtas av nämnden för att följa upp insatsen mot fastställda mål och den planering som har gjorts tillsammans med den enskilde. 19

125 SOSFS 2014:5 Av dokumentationen ska det också framgå om den enskilde har fört fram några klagomål till nämnden på handläggningen av ett ärende eller på genomförandet av en insats och i så fall vilka åtgärder som har vidtagits av nämnden. Allmänna råd Av dokumentationen bör det framgå när och på vilket sätt insatsen har följts upp, hur den enskilde uppfattar insatsen i förhållande till sina behov och önskemål, om nämnden har använt standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen och i så fall vilken eller vilka, vilken bedömning nämnden har gjort av om insatsen har genomförts enligt nämndens beslut och gällande författningar, vilken bedömning nämnden har gjort av den enskildes situation, och om några behov av åtgärder har identifierats genom uppföljningen. Förändrade behov under pågående insats 24 Om behoven hos den enskilde förändras på ett sätt som gör att nämnden bedömer att den beslutade insatsen inte längre svarar mot den enskildes behov, ska detta dokumenteras. Av dokumentationen ska det också framgå vilka åtgärder som har vidtagits av nämnden för att anpassa insatsen till den enskildes behov. Avsluta insatser Slutanteckning 25 Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl insatsen har avslutats. Allmänna råd Nämndens bedömning av i vilken utsträckning målet eller målen med insatsen har uppnåtts bör sammanfattas i en slutanteckning som tillförs personakten. 6 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos utföraren Ta emot uppdrag 1 När utföraren har tagit emot ett uppdrag från den beslutande nämnden ska uppgifter som gäller uppdraget dokumenteras och ange 1. vem uppdraget gäller, 2. vilken nämnd som har beslutat om insatsen, 20

126 3. vad som ingår i uppdraget enligt nämndens beslut, 4. vilket eller vilka mål som enligt nämndens beslut gäller för insatsen, 5. vilken bedömning nämnden har gjort av den enskildes behov, 6. former för uppföljning i det enskilda fallet, 7. vilken information som efter en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 15 kap. 1 SoL eller 29 LSS ska återföras till nämnden i samband med att insatsen avslutas, och 8. namn och kontaktuppgifter till ansvarig handläggare hos nämnden. SOSFS 2014:5 Genomföra insatser 2 Av dokumentationen ska det framgå när insatsen påbörjas hos utföraren. Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap. 5 SoL eller 21 a LSS Allmänna råd Hur en insats ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan som upprättas hos utföraren med hänsyn tagen till den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Planen bör upprättas med utgångspunkt från den beslutande nämndens uppdrag till utföraren. Om uppdraget gäller vård i ett hem för vård eller boende, bör genomförandeplanen även upprättas med utgångspunkt från nämndens vårdplan. Av genomförandeplanen bör det bl.a. framgå vilket eller vilka mål som gäller för insatsen enligt nämndens beslut, om insatsen innehåller en eller flera aktiviteter hos utföraren, vilket eller vilka mål som gäller för varje aktivitet, vem hos utföraren som ansvarar för genomförandet av varje aktivitet, när och hur olika aktiviteter ska genomföras, hur utföraren ska samverka med nämnden, andra utförare eller andra huvudmän, t.ex. hälso- och sjukvården, skolan eller Arbetsförmedlingen, när och hur insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp, om den enskilde har deltagit i planeringen och i så fall vilken hänsyn som har tagits till hans eller hennes synpunkter och önskemål, vilka andra personer som har deltagit i arbetet med att upprätta genomförandeplanen, 21

127 SOSFS 2014:5 när planen har fastställts, och när och hur planen ska följas upp. Genomförandeplanen bör tillföras den enskildes personakt så snart planen är upprättad. Genomförandeplanen bör användas som utgångspunkt för fortlöpande anteckningar i journalen. Genomförandeplanen bör också användas som underlag för uppföljning av insatsen. Genomförandeplanen bör revideras vid behov. 3 Av dokumentationen ska det framgå om det har tillkommit omständigheter eller inträffat händelser som har medfört att insatsen helt eller delvis inte har kunnat genomföras som planerat. Följa upp insatser 4 Åtgärder som vidtas av utföraren för att följa upp att den enskilde får den beviljade insatsen utförd enligt den beslutande nämndens beslut och gällande författningar ska dokumenteras. Detsamma gäller åtgärder som vidtas av utföraren för att följa upp insatsen mot fastställda mål och den planering som har gjorts tillsammans med den enskilde. Av dokumentationen ska det också framgå om den enskilde har framfört några klagomål till utföraren på genomförandet av insatsen liksom vilka åtgärder som i så fall har vidtagits av denne. Allmänna råd Av dokumentationen bör det framgå när och på vilket sätt utföraren har följt upp insatsen, om utföraren har använt standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen och i så fall vilken eller vilka, hur den enskilde uppfattar genomförandet av insatsen i förhållande till sina behov och önskemål, utförarens bedömning av den enskildes situation, om några behov av åtgärder har identifierats genom uppföljningen, och vilka uppgifter som efter en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 15 kap. 1 SoL eller 29 LSS har återförts till den beslutande nämnden vid uppföljningen. Avsluta insatser Slutanteckning 5 Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl insatsen har avslutats. 22

128 Allmänna råd SOSFS 2014:5 Utförarens bedömning av i vilken utsträckning målet eller målen med insatsen har uppnåtts bör sammanfattas i en slutanteckning som tillförs personakten. 7 kap. Särskilda bestämmelser om dokumentation hos SiS Ta emot uppdrag 1 När SiS efter kontakt med den beslutande nämnden har åtagit sig att genomföra en insats som avser den enskilde, ska detta dokumenteras. Av dokumentationen ska det framgå när den skriftliga ansökan om inskrivning, nämndens utredning i ärendet enligt 3 kap. 12 socialtjänstförordningen (2001:937) och kopia av det verkställbara beslutet eller någon annan underrättelse om detsamma enligt 3 kap. 13 kom SiS tillhanda. Av dokumentationen ska det också framgå vilken nämnd som har gjort ansökan, vilken insats som uppdraget gäller, när och på vilket sätt SiS har lämnat en platsanvisning, när och på vilket sätt SiS har kontrollerat att nämnden har fattat beslut om placering enligt 11 LVU, 5. när och på vilket sätt SiS har kontrollerat om ett giltigt beslut om omedelbart omhändertagande eller vård föreligger, och 6. namn och kontaktuppgifter till ansvarig handläggare hos nämnden. Genomföra insatser 2 Av journalen ska det framgå när SiS har fattat beslut om inskrivning enligt 3 kap. 10 socialtjänstförordningen (2001:937). Av journalen ska det vidare framgå när SiS har fattat beslut om intagning enligt 25 LVM. Det ska också framgå av journalen när vården enligt LVU eller LVM har påbörjats. Planera insatsens genomförande och dokumentera enligt 11 kap. 5 SoL Allmänna råd Hur en beslutad insats ska genomföras bör dokumenteras i en behandlingsplan som upprättas av SiS med hänsyn tagen till den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Planen bör upprättas med utgångspunkt från den beslutande nämndens vårdplan enligt 11 kap. 3 SoL och uppdrag till SiS. Av behandlingsplanen bör det bl.a. framgå vilket eller vilka mål som gäller för insatsen enligt nämndens beslut, 23

129 SOSFS 2014:5 hur den enskildes livssituation ser ut, den enskildes uppfattning om sina problem, behov och resurser, om den enskilde är motiverad till att delta i sin behandling, om insatsen innehåller en eller flera aktiviteter hos SiS, vilket mål som gäller för varje aktivitet, vem hos SiS som ansvarar för genomförandet av varje aktivitet, när och hur olika aktiviteter ska genomföras, hur SiS ska samverka med andra huvudmän, t.ex. hälso- och sjukvården eller skolan, när och hur insatsen som helhet eller olika aktiviteter som ingår i insatsen ska följas upp, om den enskilde har deltagit vid planeringen och i så fall vilken hänsyn som har tagits till hans eller hennes synpunkter och önskemål, vilka andra personer som har deltagit i arbetet med att upprätta behandlingsplanen, när planen har fastställts, och när och hur planen ska följas upp. En behandlingsplan för en person som är omedelbart omhändertagen bör så långt möjligt innehålla en kartläggning och beskrivning av den enskildes problem, behov och förutsättningar. Behandlingsplanen bör tillföras den enskildes personakt så snart planen är upprättad. Behandlingsplanen bör användas som utgångspunkt för fortlöpande anteckningar i journalen. Behandlingsplanen bör användas som underlag för uppföljning av insatsen. Behandlingsplanen bör revideras vid behov. 3 Av dokumentationen ska det framgå om det har tillkommit omständigheter eller inträffat händelser som medfört att insatsen helt eller delvis inte har kunnat genomföras som planerat. Besluta Dokumentera beslut som gäller särskilda befogenheter enligt LVU och LVM 4 Av dokumentationen ska det framgå vilka faktiska omständigheter, händelser av betydelse och bedömningar som ligger till grund för ett beslut som gäller de särskilda befogenheter som avses i 3 kap. 18 socialtjänstförordningen (2001:937). Av dokumentationen ska det också framgå vilka andra mindre ingripande åtgärder som har övervägts eller prövats enligt 20 a LVU eller 36 a LVM innan SiS fattar beslut som gäller de särskilda befogenheterna. 24

130 5 Av dokumentationen ska det framgå om och i så fall när och på vilket sätt uppgifter har kommunicerats med den enskilde enligt 17 förvaltningslagen (1986:223). Av dokumentationen ska det också framgå vilka uppgifter som har kommunicerats och vilka synpunkter den enskilde har fört fram. SOSFS 2014:5 6 Dokumentationen av ett beslut som gäller de särskilda befogenheter som avses i 3 kap. 18 socialtjänstförordningen (2001:937) ska innehålla uppgifter om vad som har beslutats, vilket lagrum som ligger till grund för beslutet, vilka skäl som ligger till grund för beslutet, beslutsdatum, och namn och befattning på den som har fattat beslutet. 7 Om SiS har underrättat den enskilde muntligt om innehållet i ett beslut eller om hur ett beslut som går honom eller henne emot kan överklagas, ska uppgifter om när och på vilket sätt den enskilde har underrättats framgå av dokumentationen. Bestämmelser om att en underrättelse alltid ska ske skriftligt om parten begär det finns i 21 tredje stycket förvaltningslagen (1986:223). 8 Om ett beslut gäller tillfällig vistelse utanför hemmet enligt 15 a LVU, ska det av dokumentationen framgå när den enskilde har återvänt till hemmet och på vilket sätt. 9 Av dokumentationen ska det framgå när ett beslut som gäller de särskilda befogenheter som avses i 3 kap. 18 socialtjänstförordningen (2001:937) har verkställts och vem (namn och befattning) som har verkställt beslutet. Om beslutet gäller kroppsvisitering eller ytlig kroppsbesiktning, ska det av dokumentationen också framgå om ett vittne har närvarat och i så fall vem. Om beslutet gäller vård i enskildhet ska det av dokumentationen framgå 1. när vård i enskildhet påbörjades, 2. hur skyldigheten att fortlöpande pröva frågan om vård i enskildhet har fullgjorts, och 3. när vård i enskildhet avslutades. Om beslutet gäller att den enskilde ska hållas i avskildhet, ska det av dokumentationen framgå 1. när avskiljningen påbörjades, 2. hur skyldigheten att hålla den enskilde under fortlöpande uppsikt har fullgjorts, och 3. när avskiljningen avslutades. 25

131 SOSFS 2014:5 Dokumentera beslut om flyttning till annat hem enligt LVM 10 Dokumentationen av ett beslut som innebär att den enskilde ska flyttas till ett annat hem med stöd av bestämmelserna i 25 LVM ska innehålla uppgifter om vilket hem det gäller, vilka skäl som ligger till grund för beslutet, beslutsdatum, huruvida beslutet gäller omedelbart, och namn och befattning på den som har fattat beslutet. Av dokumentationen ska det framgå när och på vilket sätt beslutet om överflyttning till ett annat LVM-hem har verkställts. Av dokumentationen ska det också framgå när och på vilket sätt nämnden har informerats om beslutet att flytta den enskilde till ett annat hem. Dokumentation i samband med ett överklagande 11 När den enskilde berörs av ett beslut som får överklagas till förvaltningsdomstol enligt 42 LVU eller 44 LVM, ska det av dokumentationen framgå om 1. beslutet har överklagats, 2. SiS har omprövat beslutet enligt 27 förvaltningslagen (1986:223), och 3. SiS har skickat överklagandet vidare till förvaltningsdomstol. Av dokumentationen ska det också framgå när en förvaltningsdomstol har avgjort målet och när avgörandet har vunnit laga kraft. Polishandräckning 12 Om SiS har begärt polishandräckning med stöd av bestämmelserna i 43 LVU eller 45 LVM, ska detta dokumenteras med uppgifter om vad begäran gäller, vilka skäl som ligger till grund för begäran, när den skriftliga begäran har skickats till polisen, namn och befattning på den som därefter har kontaktat polismyndigheten för att kontrollera att begäran har kommit fram, och 5. när beslutande nämnd har informerats om att SiS har begärt polishandräckning. Följa upp insatser 13 Åtgärder som vidtas av SiS för att följa upp att den enskilde får insatsen utförd enligt den vårdplan som har upprättats med stöd av 11 kap. 3 SoL och gällande författningar ska dokumenteras. Detsamma 26

132 gäller åtgärder som vidtas av SiS för att följa upp insatsen mot fastställda mål och den planering som gjorts tillsammans med den enskilde. Av dokumentationen ska det också framgå om den enskilde har framfört några klagomål till SiS på handläggningen av ett ärende eller genomförandet av en insats och vilka åtgärder som i så fall har vidtagits av SiS. SOSFS 2014:5 Allmänna råd Av dokumentationen bör det framgå när och på vilket sätt insatsen har följts upp, om SiS har använt standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen och i så fall vilken eller vilka, hur den enskilde uppfattar genomförandet av insatsen i förhållande till sina behov och önskemål, hur SiS har bedömt den enskildes situation, om några behov av åtgärder har identifierats genom uppföljningen, och vilka uppgifter som efter en prövning enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har återförts till nämnden vid uppföljningen. Avsluta insatser Slutanteckning 14 Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl SiS har beslutat om utskrivning enligt 3 kap. 14 socialtjänstförordningen (2001:937). Allmänna råd SiS bedömning av i vilken utsträckning målet eller målen med insatsen har uppnåtts bör sammanfattas i en slutanteckning som tillförs personakten. 8 kap. Undantagsbestämmelse 1 Socialstyrelsen kan medge undantag för en viss verksamhet från en eller flera av bestämmelserna i 4 7 kap., om det finns särskilda skäl. 27

133 SOSFS 2014:5 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari Genom författningen upphävs Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Socialstyrelsen TAINA BÄCKSTRÖM Ylva Ehn

134 Socialnämnden. FULLMAKT FÖRMEDLINGSMEDEL För Individ och myndighetsnämnden i Lysekils kommun att fr om tills vidare uppbära.. som utbetalas till mig från.. Namnteckning.. Personnummer.. Namnförtydligande.. Adress Lysekil den... Handläggare Bevittnas:. Namn.. Namn Ersättningen skall utbetalas till Socialnämnden Lysekils kommun pg Socialförvaltningen Postadress: LYSEKIL Telefon: Telefax: E-post: registrator@lysekil.se

135 Socialnämnden ÖVERENSKOMMELSE FÖRMEDLINGSKONTO Namn: Pnr: Tfn: Adress: Typ av inkomst: Datum: Belopp/månad: Hyra: El: Hemförsäkring: Fackavgift: Hyresgästföreningen: TV-licens: Barnomsorg: Försäkring: Återbet SN: Övrigt: Övrigt: Resterande belopp: Bk nr: Härmed ansöker jag om att mina egna medel förmedlas genom socialkontoret. Jag förbinder mig att följa den överenskomna utbetalningsperioden av pengar samt utbetalningens storlek. Pengarna skickas med post eller bank. Om någon ändring skall göras måste detta ske i samråd med min handläggare. När rekvisition utfärdas sker samköring vid utbetalning av fakturan om denna omfattar flera personer. Lysekil den: Sökande: Handläggare: Socialförvaltningen Lysekil

136 SAMTYCKE TILL INHÄMTANDE AV UPPGIFTER UR REGISTER Jag/Vi har anmält mitt/vårt intresse att arbeta som familjehem/kontaktfamilj/kontaktperson inom socialtjänsten. Uppgifter som kommer kontrolleras i samband med samtycket är Uppgifter ur Rikspolisstyrelsens belastnings- och misstankeregister. Registeruppgifter hos Kronofogdemyndigheten och Försäkringskassan. Registeruppgifter från den som uppgifterna gäller från socialnämnden i den kommun eller de kommuner där han eller hon är eller har varit bosatt under de senaste fem åren. Om andra kommuner har eller under de senaste fem åren har haft barn eller unga placerade i familjen ska referenser på varje tilltänkt familjehemsförälder begäras från dessa kommuner. Utdrag av register kan ske varje år Namn Namn Personnummer Personnummer Datum, ort Datum, ort Socialförvaltningen Postadress: LYSEKIL Telefon: Telefax: E-post: registrator@lysekil.se

137 Individ- och myndighetsnämnden RUTINDOKUMENT DATUM UPPRÄTTAT AV LINE LEGÉN RUTIN FÖR ATT HANDLÄGGA SOCIALA KONTRAKT Syfte Att klargöra vem som gör vad vid bedömning av rätten till socialt kontrakt samt de frågor som uppstår kring detta. Detta rör ex anskaffning av bostad, uppsägning av hyresgäster, klagomål och flytt från bostad i samband med att insatsen socialt kontrakt upphör. Frekvens Rutinen ska följas varje gång ansökan om Socialt kontrakt inkommer. Ansvar Rutinen ska användas av alla berörda tjänstemän på avdelningen för Individ och Familjeomsorg. Delegat för beslut Bevilja socialt kontrakt: 1-e socialsekreterare. Delegat att skriva eller säga upp kontrakt med hyresvärd: enhetschef. Ansvarsfördelning Bedömning av rätten till socialt kontrakt görs av den socialsekreterare som blir, eller redan är, ansvarig handläggare för ärendet. Ansökan Ansökan tas emot och aktualiseras av en socialsekreterare i den grupp som ärendet inkommer. Socialsekreteraren utreder och bedömer om rätt till socialt kontrakt föreligger. Vuxengruppen: Bostadsärenden som kommer till Vuxenenheten och kan handläggas av socialsekreterare både i missbruksgruppen och i ekonomigruppen. Är personen aktuell inom båda grupperna är samverkan mellan grupperna att föredra så man gemensamt kan stötta klienten till ett eget boende. Barn och Ungdomsenheten: Gällande Träningsboende för unga eller Ungbo utreds behovet av socialsekreterare på Barn och Ungdom. 1

138 Utredning Socialsekreteraren tar emot ansökan och skriver utredning som grund för bedömning om behov av bostadskontrakt via IFO. I utredningen ska det framgå varför den enskilde inte själv kan lösa sin bostadsproblematik, vilka hinder som finns och vad personen gjort för att lösa sin situation. Beslut Enhetschef samt 1-e socialsekreterare har delegation att fatta beslut på hjälp till boende genom kommunen. Beslutet registreras i Magna Cura och alla bostadsbeslut ska vara tidsbegränsade. I beslutet ska det finnas en reservation om att beslutet kan komma att ändras om förutsättningarna förändras. Ett gynnande beslut kan annars inte återkallas eller ändras till den enskildes nackdel om det inte föreligger mycket allvarliga skäl till detta. Bostadsanskaffning om objekt inte finns vid ansökan från klienten När gynnande beslut är fattat kontaktas den socialsekreterare med särskilt ansvar för bostadsanskaffning till IFOs klienter, boendesamordnaren. Boendesamordnarens ansvar i samband med socialt kontrakt Boendesamordnaren ansvarar för att kontakta hyresvärdar i Lysekils kommun samt upprätthålla en kontinuerlig dialog med framför allt det kommunala fastighetsbolaget. Boendesamordnaren skall ha sammantagen översyn kring befintliga lägenheter som IFO har, både BoU och Vuxenenheten. Anskaffning av nya objekt, kontrakt och få godkännande från hyresvärden avseende aktuell klient. Boendesamordnaren ska sköta förhandlingen med hyresvärden, på uppdrag av ansvarig socialsekreterare, om möjligheten till övertagande av förstahandskontraktet för klienten. Boendesamordnare ansvarar också för att i möjligaste mån maximera användandet av de bostäder och förråd som innehas av IFO. Samordning av städning och flyttning där detta behövs för att kunna använda bostäderna till nya klienter. Insats och verkställighet När bostad är klar skall insatsen påbörjas och verkställigheten inledas. Detta görs av den socialsekreterare som fattat beslut om socialt kontrakt. Tecknande av nya andrahandskontrakt och nyckelkvittens Vuxenenheten: Budget och skuldrådgivare bistår beslutsfattaren i att skriva andrahandskontrakt och nyckelkvittens, att få påskrift och överlämna nycklar till klienten. Kontrakten förvaras sedan hos budget och skuldrådgivaren. 2

139 Barn och Ungdomsenheten: Boendesamordnare överlämnar andrahandskontrakt och nycklar till personal på BoU som får påskrift av klient av kontrakt och nyckelkvittens. Dessa kontrakt förvaras sedan hos Boendesamordnaren. Omprövning av beslut och förnyelse av kontrakt Vuxenenheten: Ansvarig socialsekreterare omprövar beslutet. Om socialsekreterarens bedömning är att den enskilde skulle kunna få eget kontrakt informeras boendesamordnaren som lyfter frågan med hyresvärden. Budget och skuldrådgivaren ansvarar för att kontrakten blir förnyade och kan bistå i att få påskrift av nytt kontrakt. Barn och Ungdomsenheten: Ansvarig socialsekreterare omprövar beslutet. Om socialsekreterarens bedömning är att den enskilde skulle kunna få eget kontrakt informeras boendesamordnaren som lyfter frågan med hyresvärden. Boendesamordnaren ansvarar för att kontrakten blir förnyade och kan bistå i att få påskrift av nytt kontrakt. Störningar Boendesamordnaren tar emot och aktualiserar störningar för samtliga kommuninvånare. Finns socialsekreterare läggs kopia till denne som i sin tur får lyfta det med sin klient. Är störningen av allvarlig art skickas brev till personen med information om att de kan vända sig till socialtjänstens om behov finns. Avhysning Boendesamordnaren aktualiserar alla hyresskulder och ärenden som gått vidare till KRFM. Boendesamordnaren driver processer om avhysning när den enskilde har mist rätten till sitt boende. Uppdatering: Rutinen uppdateras vid behov. Ansvar finns att meddela enhetschefen om något inte fungerar i enlighet med rutinen. Line Legén Enhetschef Vuxenenheten, IFO Bengt Mattsson Avdelningschef Individ och Familjeomsorgen 3

140

141

142 Fråga från socialtjänsten till läkare om arbetsförmåga Namn: Personnummer: Ovanstående person uppger att han/hon på grund av sjukdom inte kan delta i planerade aktiviteter som består av att: Söka arbete Delta i kurs/utbildning Arbeta som/med att: Annat: Aktiviteterna är planerade att pågå under tiden: Socialsekreterare: Telefon: Nås säkrast: Mail: Datum för läkarbesöket: Har ovanstående person en sjukdom som hindrar att han/hon kan vara med i de här aktiviteterna, helt eller delvis? Ja Nej Om ja, vänligen svara på Läkarintyg till Försäkringskassan, blankett Läkarintyget har lämnats till ovanstående person. Läkarintyget har skickats till Försäkringskassan. Läkare, vårdenhet: Underskrift: 1 Blanketten är framtagen av Försäkringsmedicinskt forum i Göteborg och Södra Bohuslän i samverkan med Göteborgs stad, Mölndals stad samt kommunerna Ale, Härryda, Kungälv, Partille, Stenungsund, Tjörn och Öckerö.