Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer

Transkript

1 Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer 8 oktober 2016 Svante Nylén 2015 Grant Thornton International Ltd. All rights reserved.

2 Disposition Vilka är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell förening Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer Vilket ansvar har styrelsen 2

3 Styrelsearbetets grunder Framtid Rätt agenda Organisation och arbetssätt Ansvarsfördelning Lagar, regler och god sed Ordning & reda Förutsättningar och förberedelser 3

4 Hur tiden används i styrelsearbetet när det fungerar Framtid Rätt agenda Organisation och arbetssätt Ansvarsfördelning Lagar, regler och god sed 4

5 Förutsättningar för styrelser i ideella organisationer Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning I praktiken ganska klart vad som gäller - lagar och regler för andra organisationsformer, t ex ekonomiska föreningar, stiftelser och aktiebolag - praxis och god föreningssed 5

6 Årsmötet är medlemmarnas forum och högsta beslutande organ Utser styrelse, (ordförande) och revisor (ev. valberedning) Beslutar om stadgar och beslutsordning Fastställer årsredovisning, disposition av resultat Beslutar om ansvarsfrihet för styrelse (och verksamhetschef) Formulerar riktlinjer till styrelsen avseende förvaltningen av verksamheten utöver stadgarna 6

7 Styrelsens huvuduppgifter i en ideell förening är ganska tydliga i verkligheten (bl.a. med stöd från ABL) Organiserar, förvaltar, följer upp och kontrollerar Har ett kollektivt ansvar för sina beslut Säkerställer instruktioner och attestrutiner Fortlöpande följer upp den ekonomiska situationen Delegerar med omsorg och följer upp resultatet ansvaret kan inte delegeras Kallar till styrelsemöten och kongress Tillsätta och avsätta verksamhetschef Ansvara för att bokföring sköts och att Årsredovisning/Årsbokslut upprättas Ansvarar för att lagar och regler följs samt att skatter och avgifter inbetalas Följa riktlinjer enligt stadgarna och från kongressen 7

8 Var går gränsen för styrelsens beslutanderätt? Långtgående mandat styrelsen är ytterst ansvarig för förvaltningen av föreningen Stadgarna som begränsning för styrelsens kompetens Direktiv/riktlinjer från kongressen kan förekomma bör vara skriftliga Stadgarna och riktlinjer från kongressen fritar inte styrelsen från sitt ställföreträdaransvar enligt lagar och regler 8

9 Var går gränsen mellan styrelsens och verksamhetschefens mandat och ansvar? Styrelsen har alltid det slutgiltiga ansvaret Utåt företräder verksamhetschef föreningen i löpande förvaltningsärenden Styrelsen måste bestämma var gränsen går mellan operativa och strategiska frågor och beslut Den mest långtgående delegering styrelsen gör bör därför vara skriftlig! Speciell situation när verksamhetschef saknas 9

10 Okunskap om risken för personligt ansvar Styrelsens alltid ytterst ansvarig Risken större när verksamhetens omfattning ökar Viktigt att kunna visa att styrelsen varit ansvarstagande I verkligheten har framförallt regelverken avseende bokföring samt skatter och avgifter varit de stora minfälten 10

11 Disposition Vilka är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell förening Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer Vilket ansvar har styrelsen 11

12 "80 % av ett framgångsrikt styrelsearbete sitter i förberedelserna" Känna till och skapa rätt förutsättningar Verksamhetens behov kända / förankras Rätt sammansättning av styrelsen 12

13 Viktigt med en aktiv valberedning för att åstadkomma detta Ta del av instruktionen från årsmötet Konkretisera medlemmarnas förväntningar på styrelsen Kommunicera sin sammansättning i god tid Måste veta vart verksamheten är på väg och vara väl insatt i kommande utmaningar Måste ha kunskap om kvaliteten på det nuvarande styrelsearbetet aktiv i styrelseutvärderingen Offentliggöra sitt förslag i god tid före årsmötet 13

14 Några kunskapskrav finns inte Vem som helst kan arbeta i en styrelse I vissa fall strikt formella begränsningar myndig, inte i konkurs, inte näringsförbud Stadgarna kan kräva viss kompetens (medlemskap) Krav på deltagande i styrelsearbetet Förväntas kunna ta del av och bedöma ärenden självständigt När styrelsens samlade kompetens inte täcker behovet adjungera specialist inför beslut 14

15 Skapa de bästa förutsättningarna för nya ledamöter Styrelsens ordförande ansvarar för introduktionen Genomgång av stadgar och instruktioner Tydlig dokumentation om verksamheten underlättar - Verksamhetsplan - Arbetsordning och instruktion till verksamhetschef - Genomgång av tidigare styrelseprotokoll Genomgång av verksamhetens status och information om de aktiviteter som redan har bestämts för det kommande året 15

16 Styrelsearbetet måste anpassas till verksamhetens behov om styrelsen ska tillföra nytta Antal möten när det behövs Adjungera vid tillfälligt behov av komptens när det behövs Snabb utveckling eller stora satsningar kräver mycket tid av styrelsen Fokus på verksamheten och föreningens bästa när medlemsviljorna är splittrade Krissituationer agera omedelbart! 16

17 Ordföranden organiserar styrelsearbetet genom att: Alla i styrelsen förstår roll, ansvar, krav på styrelsearbetet och förväntningar En årsplan för viktiga händelser och möten upprättas Kallelse och dagordning sänds ut i god tid innan mötena Säkerställa god kvalitet på beslutsunderlagen och att de sänds ut i god tid Leda mötet så att tiden räcker till Formulera tydliga beslut till protokollet Protokollet blir skrivet och distribuerat Följa upp tidigare styrelsebeslut Rutiner och formalia efterlevs Vid behov kalla på en extra kongress 17

18 Ordföranden verkar för att skapa en positiv gruppdynamik Säkerställ att alla kommer till tals Säkerställ att arbetet är seriöst och lustfyllt Visa respekt för varandras kompetens och åsikter Visa respekt för varandras tid; Material i tid Kom i tid och var påläst Frågor i förväg om du inte förstår Återkoppling både bra och dåligt för att skapa delaktighet Coach till verksamhetschef när sådan finns Ett meningsfullt och lustfyllt styrelsearbete skapar förutsättningar för att göra det attraktivt för nya ledamöter 18

19 Styrelseledamoten ansvarar för att: Sätta föreningens agenda framför den egna lojalitetsplikt! Sätta sig in i de förutsättningar som gäller för verksamheten Läsa in sig på materialet före mötet Aktivt delta i diskussioner på mötet Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för besluten 19

20 Viktiga områden att behandla i arbetsordning och instruktion till verksamhetschef Styrelsens arbetsområde Ordförandens och vice ordförandes roller Verksamhetschefens befogenheter Befogenheter utskott, arbetsgrupper kommittéer eller liknande Vilken ekonomisk och övrig rapportering styrelsen behöver Sekretess och informationsgivning Agerande vid kris Hur utvärderingen genomförs 20

21 Det är viktigt att använda tiden rätt på mötena Nuet kontra framtid Operativt kontra övergripande Speciell situation i föreningar som saknar verksamhetschef Skilj på mötena för framtidsfrågor och dagliga frågor 21

22 Styrelsens huvuduppgifter bör prägla agendan Säkerställa att medlemmarna är med på tåget Framtid verksamhetsidé Riskhantering Information och transparens Kontroll och formalia Tillsätta/avsätta verksamhetschef 22

23 Framtidsfrågor får inte tillräckligt fokus hinder för styrelsens arbete med framtidsfrågor Styrelsen sätter av för lite tid Inte ordning och reda på formalia och rapportering Oklar ansvarsfördelning mellan styrelse och verksamhetschef Styrelsen är osäker på hur framtidsarbetet ska bedrivas Hur mycket tid sätter er styrelse av för framtidsfrågor under ett år? 23

24 Vad innebär det i praktiken att jobba med framtid? Varje enskild ledamot är väl insatt i och förstår verksamheten Styrelsen som helhet har en gemensam bild av nuläget Föreningen har en väl underbyggd verksamhetsidé, framtidsbild samt målsättning på 3-5 års sikt Styrelsen beslut om viktiga framtidsinriktade mål och vägval fattas på basis av väl underbyggd information Att det upprättas en verksamhetsplan för de närmaste åren Minst ett möte per år med endast framtidsfrågor på agendan Löpande uppföljning på möten däremellan 24

25 Hur utövar styrelsen kontroll? Kontrollera löpande att formalia enligt stadgar och lagar och regler följs utbildning/skriftlig information vid 1:a möte Löpande ekonomisk rapportering från verksamheten verksamhetens utveckling och prognoser för framtiden Tydliga instruktioner för ansvar och befogenheter arbetsordning för styrelsen samt instruktion till verksamhetschefen Attest och delegeringsinstruktion viktig i större organisationer Revision 25

26 Utvärdering av styrelsens arbete hur vet man annars att det är framgångsrikt? Genomförs på ett strukturerat sätt Utvärdering av extern part Självutvärdering kom överens om målen innan! - genom särskild grupp, t.ex. medlem, verksamhetschef och styrelseledamot - enkät till samtliga ledamöter eller intervjuer av ordföranden - omfattar områdena: formalia, arbetsformer, framtid samt beslut Utvärdering av styrelsens arbete kan vara känsligt när det sker för första gången sedan blir det en naturlig del av styrelsearbetet. 26

27 Disposition Vilka är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell förening Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer Vilket ansvar har styrelsen 27

28 Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift Aktiebolagslagen Lag om ekonomiska föreningar Stiftelselagen Bostadsrättslagen Samfällighetslagen Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning 28

29 Stadgarna har en mycket central betydelse Föreskrifter i stadgarna och riktlinjer enligt beslut fattade av stämman styr arbetet i styrelsen Stadgar i en förening betydligt mer omfattande än bolagsordningen för ett aktiebolag Stadgarnas utformning viktigt att beakta - föreningens syfte och ändamål - antal ledamöter/suppleanter - mandattid - styrelsens huvudsakliga arbetsuppgifter - styrelsens beslutförhet - hur val skall ske (valberedning) - revision Stadgar kräver normalt att ledamot är medlem i föreningen 29

30 Stadgarna har en mycket central betydelse Lagstiftning gäller dock alltid framför stadgarnas regler Stadgarna fritar inte styrelsen från sitt ställföreträdaransvar enligt lagar och regler Problem när stadgarna inte stämmer med verkligheten verksamheten utvecklas och förändras utan att stadgarna uppdateras Ändring av stadgar kräver framförhållning kräver ofta beslut vid minst två stämmor 30

31 Styrelsens roll och ansvar översikt Styrelsen är den verkställande ledningen och företräder verksamheten och tecknar dess firma Ansvarar för att organisation och förvaltning av verksamhetens angelägenheter sker på ett bra sätt Säkerställa att nödvändiga rutiner och kontroller införs Styrelsen kallar till kongress och förbereder ärendena Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter Utser och entledigar verksamhetschef 31

32 Andra lagar och regler som påverkar styrelsen Bokföringslagen Skattelagar - 59 kap skatteförfarandelagen - Skattebrottslagen Konkurslagen Lagen om anställningsskydd Arbetsmiljölagen Jämställdhetslagen Personuppgiftslagen Medbestämmandelagen Brottsbalken Skadeståndslagen Eventuell tillsynsmyndighet 32

33 Sanktioner mot styrelseledamöter Entledigande Skadestånd Straffansvar 33

34 Förutsättningarna för personligt ansvar Uppsåt Oaktsamhet Gäller både styrelseledamot och revisor Omfattar alla handlingar inom ramen för styrelseuppdraget 34

35 Vilka kan rikta skadeståndsanspråk? Föreningen genom styrelsen Medlemmarna Tredje man, t ex leverantörer, finansiärer Skatteverket Ansvaret är individuellt (regressrätt) Effekt av ansvarsfrihet 35

36 Företrädaransvar 59 kap skatteförfarandelagen Om en företrädare för en juridisk person uppsåtligen eller av grov oaktsamhet inte har: a) gjort skatteavdrag med rätt belopp eller anmälan om F-skatt, b) betalat skatt eller avgift, c) eller har lämnat oriktiga uppgifter som har lett till att den juridiska personen har tillgodoräknats överskjutande ingående moms eller överskjutande punktskatt med ett för stort belopp, är företrädaren tillsammans med den juridiska personen skyldig att betala beloppet/skatten eller avgiften 36

37 Straffansvar för styrelseledamot Brott mot borgenärer (11 kap BrB) Skattebrott Bokföringsbrott Annan lagstiftning ex. miljöbrott, PUL jämställdhetsplan och arbetsmiljöplan (vite) 37

38 Okunskap om risken för personligt ansvar Styrelsens alltid ytterst ansvarig Risken större när verksamhetens omfattning ökar Viktigt att kunna visa att styrelsen varit ansvarstagande I verkligheten har framförallt regelverken avseende bokföring samt skatter och avgifter varit de stora minfälten 38

39 Hur kan jag bevisa att jag varit ansvarstagande i mitt uppdrag som styrelseledamot? Var inte passiv se till att alltid vara väl påläst och förberedd Deltagande i beslut om avvikande uppfattning eller dålig kvalitet på beslutsunderlag, se till att det noteras i protokollet Vid viktiga större beslut, t ex om verksamhetens inriktning eller vid en större investering medverka till att inhämta riktlinjer från kongress Underskrift av Årsredovisningen när osäkerhet föreligger involvera eller rådfråga en specialist Dålig kvalitet på ekonomisk rapportering måste åtgärdas snarast, t ex genom byte av kassör eller verksamhetschef Vid svag likviditet bör månatligen bevakas att skatter och avgifter inbetalas under föreskriven tid När majoriteten inte är intresserade av att lösa problemen ställ krav och om det inte hjälper avgå! Styrelseförsäkring täcker vissa ansvarssituationer 39

40 vårdnadsplikt