Styrelseboken II. Introduktion och praktiska råd för styrelser i kommunägda aktiebolag

Transkript

1

2

3 Styrelseboken II Introduktion och praktiska råd för styrelser i kommunägda aktiebolag

4 Styrelseboken II Copyright Stockholms Stadshus AB 2015 Ansvarig utgivare: Stockholms Stadshus AB Framställd av Vulkan.se, tryckt i Riga ISBN

5 Innehåll Förord... 6 Inledning Kommunägda aktiebolag Det kommunala uppdraget Nämndledamot styrelseledamot Olika sätt att organisera kommunägda aktiebolag Regelverken Aktiebolagslagen Vissa grundprinciper i aktiebolagsrätten Bolagets förmögenhet Begränsat ekonomiskt ansvar Vinstsyfte Minoritetsskydd Sysslomannaskap Lojalitetsplikt Bolagsorganen Bolagsstämma Styrelsen Styrelsens uppgifter Arbetsordning m.m Hur styrelsen utses och ändras Obehörighetsgrunder Styrelsens ordförande Suppleanter... 23

6 Styrelsens beslutsförhet Styrelseprotokoll Informationsplikt Verkställande direktören Revisorerna Krav på revisor Revisorns uppgifter Vem utser revisorerna? Revisionsberättelse Revisorsuttalanden Revisorns upplysningsplikt/tystnadsplikt Åtgärder vid misstankar om brott Lekmannarevisorer Krav på lekmannarevisor Lekmannarevisorns uppgifter Granskningsrapport Lekmannarevisorns uttalanden Lekmannarevisorns upplysningsplikt/tystnadsplikt Bolagsordning Bolagsordning i kommunägda bolag Kommunallagen Laglighetsprövning Några övriga relevanta bestämmelser i ABL och KL Jäv Ansvarsfrågor Skadeståndsansvar, personligt ansvar Ansvarsförsäkring Offentlighetsprincipen

7 2.5 Förvaltningslagen Arkivlagen Lagen om offentlig upphandling Årsredovisningen Årsredovisningslagen Bolagets bokföring och medelsförvaltning Bokföringslagen Arbetstagarrepresentanter i styrelsen Lagen om styrelserepresentation Specifika förutsättningar för det kommunägda bolaget och dess styrelse Styrning och val av organisation Styrelserollen i ett kommunägt bolag Var ska politiken bedrivas? Sammanfattande och avslutande ord Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

8 Förord I din hand har du en introduktion och praktiska råd för ledamöter och suppleanter i styrelser i kommunägda aktiebolag. Ursprunget till handboken är från 2001, då Göteborgs stad och Styrelseakademien i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting utarbetade skriften. Tanken bakom samarbetet var att arbeta fram en kortfattad och översiktlig handbok, som ett hjälpmedel för en styrelses medlemmar i det dagliga arbetet. Skriften framarbetades av Björn O. Albrektson, Civ.ing, Civ. ek. en av grundarna av Styrelseakademien Västsverige, och Roland Adrell tidigare chefsjurist i Göteborgs stad. Arbetet leddes av Lars Pålsson, Göteborgs stad. En styrgrupp, bestående av Göran Hegen, Halmstad kommun, Nils Nordman, Västerås stad, Lena Dalman, Svenska Kommunförbundet, och Lennart Hansson, Svenska Kommunförbundet, följde arbetet. I samband med Stockholms stads arbete med att utbilda nyvalda styrelser i kommunens aktiebolag, väcktes idén att uppdatera skriften för att den ska stämma överens med gällande lagstiftning. Samtidigt fanns ett behov av vissa justeringar så att skriften på ett bättre sätt kan stödja de styrmetoder som tillämpas inom Stockholms stads bolagskoncern. Skriften har nu uppdaterats, ett arbete som skett i samverkan mellan en av ursprungsförfattarna, Björn O. Albrektson, och Stockholms kommuns moderbolag Stockholms Stadshus AB. Trots de varianter som är specifika för Stockholms stad, kan skriften med fördel användas också i andra sammanhang där man vill lyfta fram den kommunala bolagsstyrelsen och dess roll samt legala förutsättningar. Handboken ska dock inte utgöra en grund för att fatta olika typer av beslut, utan ska ses som en vägledning. 6

9 Den omvärld, med förändrad lagstiftning och sammanhang, som kommunen och dess bolag verkar inom har bara under de senaste åren blivit än mer komplex. Det ställer ännu högre krav på bolagens och styrelsens förmåga att analysera och tolka olika situationer och att anpassa sig därefter. Annorlunda uttryckt kan sägas att bolagsstyrning, speciellt inom den kommunala sektorn, är ett område som utmanar och som ställer höga krav på såväl de förtroendevalda som på tjänstemannaorganisationerna. Denna skrift är en ambition att i första hand ge styrelseledamöter och suppleanter i våra kommunägda aktiebolagsstyrelser introduktion, insikt och praktiska råd för att utföra det ansvarsfulla uppdraget som ledamot. Styrelseuppdraget är individuellt, men styrelserna i sin helhet verkar som ett lag. Det är lagets prestation som räknas. Det specifika styrelseuppdraget måste ställas i relation till att kommunfullmäktige utövar den yttersta ägarviljan. Att förstå och komma till insikt om hur samspelet kan fungera inom vår kommunala struktur låter sig inte göras med enkelhet. Det är icke desto mindre en spännande utmaning, där vi hoppas att denna kortfattade och lättillgängliga skrift kan vara till nytta. Trevlig och inspirerande läsning! Stockholm januari 2016 Ingela Lindh Verkställande direktör Stockholms Stadshus AB Jonas Schneider Vice verkställande direktör Stockholms Stadshus AB 7

10 Begreppslista Aktiebolag: Ett företag som kan ha en eller flera ägare, d.v.s. aktieägare. Ägarna kan vara juridiska eller fysiska personer. Ett aktiebolag är en egen juridisk person. En juridisk person kan själv äga tillgångar, ha anställda och teckna avtal m.m. Aktiebolag lyder under bl.a. aktiebolagslagen. Civilrätt: Exempelvis aktiebolagslagen och avtalslagen. Kommunägda bolag: I denna skrift definieras bolagen som ett aktiebolag där kommunen har ett dominerande inflytande genom t.ex. majoritetsägande eller rätten att utse minst hälften av ledamöterna i styrelsen. Kommunen kan dock äga företag i andra former än aktiebolag, t.ex. handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Kommunfullmäktige: Enligt kommunallagen, som reglerar kommunernas (och landstingens) organisation och verksamhetsformer, ska varje kommun ha en beslutande församling i form av kommunfullmäktige. De folkvalda ledamöterna i kommunfullmäktige utses vart fjärde år då val hålls. Offentlig rätt: Exempelvis kommunallagen och offentlighets- och sekretesslagstiftning. Ägardirektiv: Ägardirektiv är ägarens riktlinjer och målsättningar för en verksamhet. Ägardirektiv kan vara i form av direkta uppdrag, ekonomiska ramar, olika program och policys. Ägarstyrning: Ägarstyrning handlar i grunden om att ägaren ska få verksamheten att göra på det sätt som ägaren vill, att ägarens intentioner överförs till verksamheten med hjälp av ett lämpligt arrangemang som leder till avsedda effekter. 8

11 Inledning Corporate Governance ( ägarstyrning ) är idag ett etablerat internationellt begrepp som samlar alla frågor som hör samman med styrningen av ett aktiebolag. De flesta industrialiserade länder har idag en s.k. kod för styrning (Code of Conduct), särskilt av börsnoterade bolag, vari alla regler m.m. finns angivna. I den diskussion som alltid förs kring ägarstyrning får dock styrelsen anses ha en central funktion. Det är dock inte möjligt att diskutera styrelsens roll utan att beröra även de andra bolagsorganen och bolagsordningen. Det finns mycket i den allmänna Corporate Governance-diskussionen som direkt är överförbart på kommunägda aktiebolag. Främst gäller detta frågor om ägarstyrning och samspel mellan bolagsorganen. Redan här bör det framhållas att styrelsens viktigaste uppgift är att sköta och utveckla bolagets verksamhet, i enlighet med ägarens intentioner (s.k. ägardirektiv) och för bolagets bästa. För de kommunägda bolagen innebär detta att styrelserna har det operativa ansvaret för att ägardirektiv beslutade av kommunfullmäktige verkställs. De kommunägda aktiebolagens särprägel och komplexitet bör dock inte undervärderas. Offentligt ägda bolag har oftast ett annat mål än vinstmaximering. Vidare får en mer demokratisk beslutsprocess ofta komplettera en mer utpräglat effektiv styrmodell, som ett aktiebolag innebär. Skillnaderna mellan privat ägda och kommunalt ägda aktiebolag framgår bl.a. av lagstiftningen. Vid sidan om aktiebolagslagen (ABL) berörs ett kommunalt aktiebolag av regler i bl.a. kommunallagen (KL), tryckfrihetsförordningen (TF), offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och lagen om offentlig upphandling (LOU). Vissa bolag omfattas även av annan lagstiftning, t.ex. lagen om allmänna vattentjänster, lagen om allmännyttiga kommunala bo- 9

12 stadsaktiebolag och försäkringsrörelselagen. Det uppkommer inte sällan konflikter mellan civilrätten (exempelvis aktiebolagslagen och avtalslagen m.m.) och den offentliga rätten (exempelvis kommunallagen och offentlighetsprincipen). I denna skrift redogörs det kortfattat för det kommunägda aktiebolagets legala förutsättningar samt den komplexa verklighet som de kommunala bolagsstyrelserna verkar inom. Avsikten är att ge dig, läsaren av denna skrift, insikt i dels de olika begrepp som används, och dels de regler och lagar som omsluter ett kommunägt aktiebolag. För fördjupning inom olika områden hänvisas till litteraturlistan i slutet av skriften. 10

13 1 Kommunägda aktiebolag Inledning Kommunägda aktiebolag är ingen modern företeelse. Redan under slutet av 1800-talet började kommunerna att till del bedriva verksamhet i bolagsform. Lagregler inom området har dock i stort sett saknats fram till Enligt Statistiska Centralbyrån fanns år 2014 ca kommunägda aktiebolag. Lagstiftaren har inte funnit det nödvändigt att inrätta en särskild associationsform för de kommunägda aktiebolagen. I stället har lagstiftaren valt att låta även kommunägda bolag fullt ut lyda under aktiebolagslagen. Därutöver har vissa regler om kommunernas styrning och kontroll av bolagen förts in i kommunallagen. Enligt kommunallagen utövar kommunfullmäktige ägarrollen och har det yttersta ägaransvaret. Kommunstyrelsen har en tillsynsplikt över de kommunägda bolagen. Vidare har reglerna om allmänna handlingars offentlighet gjorts tillämpliga på kommunägda bolag (2 kap 3 OSL). 1.1 Det kommunala uppdraget En viktig utgångspunkt är att reglerna om den kommunala kompetensen gäller oavsett vilken juridisk person kommunen väljer att bedriva verksamheten i. 11

14 Den kommunala kompetensen Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunen eller landstingets område eller deras medlemmar och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun, ett annat landsting eller någon annan (2 kap 1 KL). Kommuner och landsting får driva näringsverksamhet, om den drivs utan vinstsyfte och går ut på att tillhandahålla allmännyttiga anläggningar eller tjänster åt medlemmarna i kommunen eller landstinget (2 kap 7 KL). Kommuner och landsting får efter beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller en enskild individ. Om det i lag eller förordning anges att angelägenheten ska bedrivas av en kommunal nämnd eller om den innefattar myndighetsutövning, får den dock inte överlämnas med stöd av denna bestämmelse. Bestämmelser om allmänhetens rätt att ta del av handlingar hos vissa juridiska personer enligt 3 kap. 16 a 18 b, finns i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (3 kap 16 KL). Kommunallagen ger kommunerna ett stort mått av frihet när det gäller att organisera den kommunala verksamheten. Även om den kommunala nämndorganisationen får anses vara lagstiftarens huvudalternativ är det fullt möjligt att bedriva all verksamhet som inte innefattar myndighetsutövning i aktiebolagsform. Det bör även noteras att utan vinstsyfte inte är detsamma som att verksamheten inte får gå med vinst, däremot ska normalt inte huvudsyftet med det kommunägda bolaget vara att det ska genera vinst utan istället tillhandahålla t.ex. en anläggning eller tjänst Nämndledamot styrelseledamot Skillnaden mellan nämnd och aktiebolag är inte helt enkel att beskriva. Kortfattat och enkelt uttryckt består skillnaden i vilken lagstiftning som styr verksamheten. I det kommunägda aktiebolaget regleras styrelsearbetet i första hand av aktiebolagslagen och i styrningen av en förvaltning är det kommunallagen som är central för nämndens arbete. Vidare kan sägas att arbetet och ansvaret i en bolagsstyrelse är kollektivt i grunden, till skillnad från nämndarbetet, som till sin natur bygger på att 12

15 det bland ledamöterna finns ett tydligare politiskt uppdrag. Aktiebolagets styrelse befinner sig i en annorlunda situation än nämnden, eftersom styrelsen har en långtgående lojalitets- och vårdnadsplikt gentemot ägaren och bolaget, samt ska arbeta i enlighet med bolagsordning och direktiv från ägaren. Ägaren är alltså i detta sammanhang i grund och botten att anse som kommunfullmäktiges majoritet. En förekommande fråga är hur en bolagsstyrelse kan förhålla sig till partipolitiska diskussioner. Om detta kan sägas att det inte står i strid med styrelseuppdraget, så länge styrelsen är på det klara med och tar ansvar för de primära uppgifterna. Under avsnitt 3.2 kommer frågan om var politiken kan bedrivas att utvecklas Olika sätt att organisera kommunägda aktiebolag Vi har valt att i denna skrift endast behandla av kommunen helägda bolag. Det är inte ovanligt att kommuner valt att organisera sina aktiebolag i en eller flera koncerner. Moderbolag och dotterbolag utgör tillsammans en koncern. Reglerna och resonemangen i denna skrift kan även tillämpas i moderbolag och dotterbolag, och dotterbolag till dem, i kommunägda koncerner. Genom att organisera bolagen inom en kommun i en bolagskoncern, där ett holdingbolag eller moderbolag äger de andra kommunägda aktiebolagen, tillkommer moderbolagets styrelse som ett organ med övergripande ansvar. Inom Stockholms stad har man valt detta sätt för merparten av de kommunägda bolagen. Aktiebolagsrättsligt medför detta att de kommunala organen inte kan utöva ägarrollen direkt i förhållande till dotterbolagen, utan ägarrollen måste utövas genom det kommunägda moderbolagets styrelse. Kommunallagen är dock utformad så att kommunfullmäktige ska utöva ägarrollen och har det yttersta ägaransvaret, oavsett om bolagen 13

16 är direkt eller indirekt ägda. I indirekt ägda bolag kan detta åstadkommas genom bolagsordningens bestämmelser och ägardirektiv till moderbolag. Vidare anger lagen att kommunstyrelsen har tillsynsplikt över bolagen. För styrelserna innebär det att det, inom kommuner där man valt att organisera bolagen i bolagskoncerner, finns fler dimensioner för styrelserna att ta hänsyn till; aktiebolaget, bolagskoncernen, moderbolaget med dess styrelse samt kommunkoncernen som helhet. Vi har valt att inte behandla de aktiebolag som kommunen inte är ensam ägare till. Man kan dock ta som utgångspunkt att om kommunen äger mer än hälften av aktierna eller tillsätter mer än hälften av styrelseledamöterna, kan bolaget jämställas med ett helägt bolag. Däremot finns det ytterligare utmaningar i ägarstyrningen, eftersom det krävs samsyn och aktiv dialog mellan ägarna. 14

17 2 Regelverken Skillnaderna mellan privat ägda och kommunalt ägda aktiebolag framgår bl.a. av lagstiftningen. Vid sidan om aktiebolagslagen (ABL) berörs ett kommunalt aktiebolag av regler i bl.a. kommunallagen (KL), tryckfrihetsförordningen (TF), offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och lagen om offentlig upphandling (LOU). Vissa bolag omfattas även av annan lagstiftning, till exempel vattentjänstlagen, lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag och försäkringsrörelselagen. Det uppkommer inte sällan konflikter mellan civilrätten (exempelvis aktiebolagslagen och avtalslagen m.m.) och den offentliga rätten (exempelvis kommunallagen och offentlighetsprincipen). Nedan redogörs kort för olika regelverk, men med fokus på aktiebolagslagen och kommunallagen. 2.1 Aktiebolagslagen De senaste årtiondena har präglats av en mycket stark internationalisering, bl.a. genom Sveriges medlemskap i EU. Utvecklingen har föranlett den svenska lagstiftaren att göra ett flertal förändringar i aktiebolagslagen, inte minst för att lagen ska överensstämma med gällande EU-rätt. Vår nuvarande aktiebolagslag är från Regeringen har i propositionen Aktiebolagets organisation (prop. 1997/98: 99) framhållit den viktiga roll som bolagets ägare spelar. I propositionen anges att en av regeringens utgångspunkter vid översynen av dåvarande aktiebolagslag, har varit att lagen bör främja en aktiv ägarfunktion i bolagen (s. 75 f). Detta synsätt präglar senare föreslagna förändringar i aktiebolagslagen. Regeringen anförde således i prop. 2004/05:85, Ny aktiebolagslag, att reglerna om aktiebolagets organisation bör vara inriktade på att främja en aktiv ägarfunktion i bolagen (s. 289). 15

18 Aktiebolagslagen skiljer på publika och privata aktiebolag. Skillnaden mellan bolagskategorierna ligger i möjligheten att vända sig till allmänheten för kapitalanskaffning. Den möjligheten har endast publika aktiebolag. Kommunägda bolag är nästan undantagslöst privata aktiebolag. En annan sak är att kommunen kan äga aktier i ett börsbolag, som är ett publikt aktiebolag Vissa grundprinciper i aktiebolagsrätten Bolagets förmögenhet Bolagets förmögenhet ska fungera som bas för bolagets verksamhet samt fungera som säkerhet för att bolaget ska kunna fullgöra sina ekonomiska åtaganden. På grund av detta följer att aktiebolagslagens regler om skyddet för det egna kapitalet är centrala. Begränsat ekonomiskt ansvar Ett av aktiebolagets främsta kännetecken är att aktieägare inte har något personligt betalningsansvar för bolagets förpliktelser. Under vissa omständigheter kan emellertid denna huvudregel brytas, varvid en aktieägare kan bli ersättningsskyldig för bolagets skulder. Se t.ex. avsnitt Ansvarsfrågor. Vinstsyfte Utgångspunkten i aktiebolagslagen är att ett aktiebolag ska drivas med vinstsyfte. Som framgår ovan får dock kommuner normalt driva sedvanlig kommunal affärsverksamhet, om det är utan ett primärt vinstsyfte. Huvudregeln för kommunal verksamhet är att verksamheten ska bedrivas med självkostnadsprincipen som grund. Däremot råder inte något absolut 16

19 vinstförbud. Av bolagsordningen i kommunägda bolag framgår därför ofta att bolaget inte ska drivas i vinstsyfte, vilket är tillåtet enligt lagen (3 kap. 3 ABL). Vad gäller Stockholms stads bolag anges istället i bolagsordningen att bolagen ska bedriva sin verksamhet inom den kommunala kompetensen. Stockholms stad har valt denna lösning eftersom de flesta bolagen inom kommunkoncernen ska bedrivas med självkostnadsprincipen som grund, men att viss kommunal verksamhet får gå med vinst. I vissa fall finns även annan lagstiftning t.ex. lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag, där ett kommunalt bostadsaktiebolag ska bedriva verksamheten enligt affärsmässiga principer trots 2 kap. 7 KL. Minoritetsskydd Aktiebolagslagen innehåller ett stort antal regler till skydd för minoriteter bland aktieägarna, men för helägda kommunägda bolag är detta inte relevant. Sysslomannaskap Såväl styrelsens ledamöter som verkställande direktör är sysslomän. Det betyder att de självständigt har hand om bolagets angelägenheter. Med detta kommer ett ansvar för bolagets verksamhet, vilket under vissa omständigheter kan leda till ett personligt skadeståndsansvar. Se vidare Ansvarsfrågor. Lojalitetsplikt För både styrelse och verkställande direktör finns en långtgående lojalitetsplikt, som innebär en skyldighet att alltid verka för bolagets bästa. Tystnadsplikt kan ses som en del av lojalitetsplikten. Detta framgår dock inte direkt av lagtexten. 17

20 Bolagsorganen Följande figur illustrerar bolagsorganen i aktiebolaget. Ofta talar man om de fem bolagsorganen; bolagsstämma, styrelse, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer. Men även ett sjätte organ kan läggas till, som utgör grunden: bolagsordningen. Bolagsstämma högsta beslutande organ Revisorer granskar styrelsens och VD:s förvaltning och bolagets räkenskaper Styrelse bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter Verkställande direktör löpande förvaltning Lekmannarevisorer granskar att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt vis, såsom de har kommit till uttryck i bolagsordningen, och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig Bolagsordningen 18

21 Bolagsstämma Aktieägarnas rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid en bolagsstämma. Alla aktiebolag är skyldiga att hålla en ordinarie bolagsstämma (årsstämma) varje år. Årsstämman ska hållas inom sex månader efter utgången av räkenskapsåret (7 kap. 10 ABL). Extra bolagsstämma kan hållas vid behov och initieras av ägare (7 kap. 16 ABL), styrelse eller revisor (7 kap. 13 ABL). Bolagsstämman är enligt aktiebolagslagen det enda forum där ägaren formellt utövar sin makt. Stämman har exklusiv beslutanderätt i vissa frågor, t.ex. i fråga om ändring av bolagsordningen samt fastställande av balans- och resultaträkning. En aktieägare utövar sin rätt vid bolagsstämman antingen personligen eller genom ett ombud. I Stockholms stad utser kommunstyrelsen, efter delegation från kommunfullmäktige, för aktieägarens räkning, ombud till moderbolaget Stockholms Stadshus AB:s stämma. Styrelsen för moderbolaget utser i sin tur ombud till dotterbolagen inom bolagskoncernen. Dotterbolagen utser i sin tur ombud till sina respektive dotterbolag. Bolagsstämman i ett kommunalt aktiebolag är i allmänhet en formell instans. I princip kan stämman utgöras av ett protokoll, en s.k. pappersstämma. När endast en aktieägare finns kan behovet av en faktisk stämma ifrågasättas. I Stockholms stad har man valt att kommunfullmäktige, som ägare, beslutar om ägardirektiven i samband med budget för Stockholms stad, som därefter behandlas av koncernstyrelsen (moderbolaget Stockholms Stadshus AB:s styrelse). Av kommunallagen följer bl.a. att kommunfullmäktige ska utse samtliga styrelseledamöter i ett kommunalt aktiebolag, vilket gör att årsstämman inte heller har samma dignitet i samband med val av styrelse. Mot bakgrund av det ovan anförda använder sig bl.a. Stockholms stad normalt av pappersstämmor. 19

22 Styrelsen Ett aktiebolag ska ha en styrelse. Styrelsens uppgifter Aktiebolagslagen kräver följande: Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekonomiska situation. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medels-förvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas (8 kap. 4 ABL). 8 kap 4 ABL ovan innehåller en allmän beskrivning av styrelsens uppgifter och den är inte avsedd att vara uttömmande. Dock är bestämmelserna i paragrafen tvingande och kan därmed inte delegeras bort. Styrelsen i ett aktiebolag har en styrfunktion och en kontrollfunktion. I styrfunktionen ligger bl.a. det formella ansvaret att fatta strategiska beslut som berör företagets framtid. I kontrollfunktionen ligger ansvaret för att bolaget i alla avseenden sköts enligt lagar och förordningar. Styrfunktionen utövas som utgångspunkt kollektivt genom majoritetsbeslut. En styrelse är kollektivt överordnad den verkställande direktören. Ingen enskild ledamot kan sålunda ge verkställande direktören order. Styrelsens kontrollfunktion utövas med individuellt ansvar för varje styrelseledamot. Kollektiva kontrollbeslut fråntar alltså inte den enskilde ledamoten den enskildes ansvar. Styrelseledamöterna ska således ägna uppdraget den tid och omsorg samt tillägna sig den kunskap som behövs för att tillvarata bolagets och ägarens 20

23 intresse. I det fall en enskild ledamot är emot ett styrelsebeslut kan ledamoten reservera sig mot beslutet och på så sätt minska sitt eventuella ansvar. Det är viktigt att ledamoten i sådant fall gör sin uppfattning klar vid själva styrelsemötet och inte därefter. Det är även viktigt att ledamoten ser till att dennes avvikande mening/reservation noteras i protokollet. Se även Styrelseprotokoll. Arbetsordning m.m. Tidigare skulle styrelsen, enligt aktiebolagslagen, ha en arbetsordning för sitt arbete. Denna skulle revideras årligen. Detta krävs inte längre, men eftersom arbetsordningen är ett viktigt hjälpmedel vid planeringen av styrelsearbetet och ett verktyg för att upprätthålla ordning och reda har bl.a. Stockholms stad valt att fortsätta med samma ordning som tidigare. Styrelsen ansvarar dock även fortsättningsvis för att det finns skriftliga instruktioner för ekonomisk rapportering samt en VD-instruktion. Hur styrelsen utses och ändras Huvudregeln är att styrelsen utses av bolagsstämman. I bolagsordningen får det föreskrivas att en eller flera styrelseledamöter ska utses på annat sätt (8 kap. 8 ABL). Av kommunallagen följer att kommunfullmäktige ska utse samtliga styrelseledamöter i ett kommunalt aktiebolag. Detta bör även framgå av det kommunägda bolagets bolagsordning, vilket det gör avseende Stockholms stads bolag. En minoritet i fullmäktige kan, även när det gäller val till styrelserna i kommunägda bolag, påkalla att valet ska ske med proportionellt valsätt. Detta utgör en väsentlig grund för de överenskommelser som de politiska partierna regelmässigt träffar om hur platserna i styrelsen ska fördelas. 21

24 Vad gäller arbetstagarrepresentanter, se avsnitt Styrelseledamöter utses för en period om högst fyra år (8 kap. 13 ABL). Bolagsordningen kan innehålla bestämmelse om kortare mandatperiod. I kommunägda aktiebolag överensstämmer inte fyraårsperioden helt med de politiska mandatperioderna, eftersom styrelseuppdraget upphör vid årsstämman, som normalt hålls under våren. Uppdraget kan upphöra i förtid på styrelseledamots eget initiativ. Det sker genom att styrelseledamoten anmäler sin avgång till styrelsen. Om ledamoten har utsetts av annan än bolagsstämman, t.ex. kommunfullmäktige, ska ledamoten anmäla avgången även till den som utsett denne. Ledamoten behöver inte ange något skäl för sin avgång. Det är givetvis lämpligt att anmälan görs i så god tid att en ny styrelseledamot hinner utses. Styrelseledamoten är dock inte skyldig att avvakta nytt styrelseval. En styrelseledamot kan också när som helst skiljas från sitt uppdrag, utan formell motivering, av den som har utsett honom, vare sig det är av kommunfullmäktige eller bolagsstämman. Detta sammanhänger med att styrelseuppdraget är ett förtroendeuppdrag. Har styrelseledamoten inte utsetts av bolagsstämman, ska den som har tillsatt ledamoten anmäla till styrelsen att styrelseledamoten entledigas i förtid. Denna regel gäller även arbetstagarledamöter. En ändring av styrelsen eller verkställande direktören i aktiebolag gäller tidigast från den tidpunkt då anmälan om ändringen kommit in till Bolagsverket, eller från den senare tidpunkt som står i det beslut som anmälan grundar sig på (8 kap 13 ABL). Det är viktigt att man som ledamot eller suppleant i styrelsen kontrollerar att man är registrerad respektive avregistrerad hos Bolagsverket. 22

25 Obehörighetsgrunder Den som är underårig eller i konkurs eller som har en förvaltare enligt 11 kap 7 föräldrabalken får inte vara styrelseledamot. Inte heller får någon med näringsförbud vara styrelseledamot (8 kap. 11 ABL). Dock finns inget krav på bosättning i den egna kommunen. Inte heller övriga valbarhetskrav, såsom folkbokföring i kommunen eller medborgarskap, enligt KL, är tillämpliga i kommunägda bolag. Styrelsens ordförande Lagen kräver: Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som anges i 4 och 5. (8 kap 17 ABL) Ordföranden ansvarar även för att sammanträden hålls när det behövs (8 kap 18 ABL). Se även om ordförandes utslagsröst. Suppleanter Det finns inget lagkrav på att utse suppleanter till styrelsen för styrelser med fler än tre ledamöter. Om styrelsen har färre än tre ledamöter ska det finnas minst en suppleant (8 kap 3 ABL). Antalet suppleanter eller lägsta och högsta antalet suppleanter ska anges i bolagsordningen. En suppleant ersätter en ordinarie ledamot om denne entledigas, avgår, förlorar sin behörighet eller vid annan frånvaro. Huvudregeln är att en suppleant endast ansvarar för beslut som fattas när han eller hon har tjänstgjort i styrelsen. När suppleanten ersätter en styrelseledamot har personen samma ställning och ansvar som andra styrelseledamöter. En suppleant bör därför hålla sig uppdaterad om vad som händer i bolaget för att försäkra sig om att denne kan överta skötseln om det blir nödvändigt. Det ska noteras i styrelseprotokollet när en suppleant 23

26 tjänstgör som ordinarie ledamot. Om suppleanter finns bör deras roll regleras i arbetsordning, t.ex. hur en suppleants yttranden ska hanteras. Styrelsens beslutsförhet Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av samtliga styrelseledamöter (eller tjänstgörande suppleanter, i det fall en ledamot är frånvarande), eller det högre antal som föreskrivs i bolagsordningen, är närvarande (8 kap. 21 ABL). Utgångspunkten är att beslut fattas i enlighet med det som mer än hälften av de närvarande röstar för vid sammanträdet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst (8 kap. 22 ABL). Bolagsordningen eller aktieägaravtal kan innehålla bestämmelser om att vissa typer av ärenden kräver annan typ av majoritet för beslut. Beslut får inte fattas i ett ärende om inte samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling samt fått ett tillfredsställande underlag för att kunna avgöra ärendet (8 kap. 21 ABL). Styrelsesammanträden Ordföranden ska se till att sammanträden hålls vid behov. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot eller den verkställande direktören begär det (8 kap. 18 ABL). Styrelsemötena är inte offentliga. Av ABL följer att verkställande direktören normalt sett har rätt att närvara och yttra sig (8 kap. 19 ABL). Styrelseprotokoll Vid styrelsens sammanträde ska protokoll föras. I protokollet ska de beslut som styrelsen fattat antecknas. Styrelseledamöter och verkställande direktör har rätt att få en avvikande mening/reservation antecknad till protokollet (8 kap. 24 ABL). Styrelsens sekreterare ska alltid underteckna protokollen. Dessa ska även justeras av ordförande och ytterligare en sty- 24

27 relseledamot. Enligt ABL ska protokollen föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. Informationsplikt Det åligger styrelsen att se till att all lagstadgad information (exempelvis till Skattemyndigheten och Bolagsverket) når berörd myndighet i god ordning och i tid. Verkställande direktören I ett aktiebolag som inte är publikt finns inget lagligt krav på att utse en verkställande direktör. Det är styrelsen som utser den verkställande direktören och därmed även entlediga denna (8 kap. 27 ABL). Den verkställande direktören ska sköta den löpande förvaltningen, enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Vidare ska den verkställande direktören vidta de åtgärder som är nödvändiga för att sköta bokföring och medelsförvaltning (8 kap. 29 ABL). Revisorerna Krav på revisor Ett aktiebolag ska normalt sett ha minst en revisor. Det finns godkända och auktoriserade revisorer. Minst en revisor ska utses om bolaget uppfyller mer än ett av följande villkor. 25

28 1. Medelantalet anställda i bolaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 3, 2. bolagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 1,5 miljoner kronor, 3. bolagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 3 miljoner kronor (9 kap 1 ABL). Till revisor får även ett registrerat revisionsbolag utses (9 kap. 19 ABL). Revisorns uppgifter Revisorn ska bl.a. granska bolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direktörens förvaltning. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god revisionssed kräver (9 kap 3 ABL). Revisorn kan även få anvisningar (uppdrag) av bolagsstämma, om dessa inte strider mot lag, bolagsordning eller god revisionssed. Vem utser revisorerna? Revisorn utses av bolagsstämman och har sålunda i första hand att bevaka aktieägarnas intressen. Om bolaget har flera revisorer får det i bolagsordningen föreskrivas att en eller flera, dock inte alla, ska utses på annat sätt än genom val på bolagsstämman (9 kap 8 ABL). Revisionsberättelse Revisorerna ska lämna en revisionsberättelse till bolagets styrelse senast tre veckor före årsstämma (9 kap. 5 och 28 ABL). 26

29 Revisorsuttalanden Om revisorn har framställt en erinran till styrelsen eller den verkställande direktören ska den antecknas i protokoll eller annan handling (9 kap. 6 och 39 ABL). Styrelsen ska ta upp erinran till behandling vid ett sammanträde inom fyra veckor från det att erinran har överlämnats. Revisorn måste i revisionsberättelsen bl.a. ange om denne anser att balans- eller resultaträkningen bör eller inte bör fastställas (9 kap 32 ABL). Av revisionsberättelsen ska framgå huruvida revisorn tillstyrker ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktör. Om revisorn vid sin granskning har funnit att en styrelseledamot eller den verkställande direktören har företagit någon åtgärd eller gjort sig skyldig till någon försummelse som kan föranleda ersättningsskyldighet, ska detta anmärkas i berättelsen. Detsamma gäller om revisorn vid granskningen har funnit att en styrelseledamot eller den verkställande direktören på något annat sätt har handlat i strid med ABL, tillämplig lag om årsredovisning eller bolagsordningen (9 kap. 33 ABL). I revisionsberättelsen får revisorn vidare lämna sådana upplysningar som denne anser att aktieägarna bör få kännedom om (9 kap. 35 ABL). Revisorns upplysningsplikt/tystnadsplikt Revisorn är skyldig att till bolagsstämman lämna alla upplysningar som stämman begär, i den mån det inte är till väsentlig skada för bolaget (9 kap. 45 ABL). I ett kommunalt aktiebolag är revisorn dessutom skyldig att på begäran lämna upplysningar om bolagets angelägenheter till de förtroendevalda revisorerna i kommunen (9 kap. 46 ABL). 27

30 Dock får en revisor inte till en enskild aktieägare eller utomstående obehörigen lämna upplysningar om bolagets angelägenheter om det kan vara till skada för bolaget (9 kap. 41 ABL). Åtgärder vid misstankar om brott Det åligger revisorn att utan skäligt dröjsmål underrätta styrelsen om misstanke om vissa brott föreligger mot en styrelseledamot eller den verkställande direktören (9 kap ABL). Lekmannarevisorer Av aktiebolagslagen följer att ett aktiebolag, vid sidan om revisorerna, får utse en eller flera lekmannarevisorer (10 kap. 1 ABL). Krav på lekmannarevisor Av kommunallagen följer att kommunfullmäktige ska utse minst en lekmannarevisor i kommunägda aktiebolag (3 kap. 17 KL). Revisionen i kommunen ska även omfatta de kommunägda bolagen. I kommunägda bolag finns därför ett krav på personsamband mellan lekmannarevisionen och den kommunala revisionen. Således ska fullmäktige utse någon av de revisorer som valts för granskning av kommunstyrelsen och övriga nämnders verksamhet till lekmannarevisor i hel- eller delägda kommunägda bolag (3 kap 17 och 18 a KL). Denna ordning kallas för samordnad revision. Lekmannarevisorns uppgifter Lekmannarevisorn ska granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt, tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig (10 kap. 3 ABL). Granskningen ska vara så ingående som god sed vid detta slag av granskning kräver. Bl.a. 28

31 har Sveriges Kommuner och Landsting tagit fram en skrift kring detta. Se litteraturlistan för vidare information. Lekmannarevisorn kan även få anvisningar (uppdrag) av bolagsstämman, om dessa inte strider mot lag, bolagsordning och god sed. Ett sådant uppdrag kan t.ex. vara att granska om verksamheten ligger inom ramen för den kommunala kompetensen. Lekmannarevisorn granskar inte räkenskaperna, det gör bolagets revisor. Granskningsrapport Lekmannarevisorernas ska lämna en granskningsrapport (10 kap. 5 och 13 ABL) till bolagets styrelse senast tre veckor före årsstämman. Lekmannarevisorns uttalanden I granskningsrapporten ska lekmannarevisorn uttala om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt sätt och om den interna kontrollen har varit tillräcklig samt om sådant som lekmannarevisorn därutöver haft uppdrag att granska. Lekmannarevisorn kan rikta anmärkning mot styrelseledamot eller verkställande direktör. Lekmannarevisorn får vidare lämna andra upplysningar som denne anser att aktieägarna bör få kännedom om (10 kap 13 ABL). Lekmannarevisorns upplysningsplikt/tystnadsplikt Lekmannarevisorn är skyldig att till bolagsstämman lämna alla upplysningar som stämman begär, i den mån det inte är till väsentlig skada för bolaget (10 kap 17 ABL). I ett kommunalt ägt bolag är lekmannarevisorn dessutom skyldig att, på begäran, lämna upplysningar om bolagets angelägenheter till de förtroendevalda revisorerna i kommunen (10 kap 18 ABL). Dock får lekmannarevisorn inte till en enskild aktieägare eller till utomstående 29

32 obehöriga lämna upplysningar om bolagets angelägenheter om det kan vara till skada för bolaget (10 kap 16 ABL). Bolagsordning Varje aktiebolag ska ha en bolagsordning. Bolagsordningen får anses vara det viktigaste enskilda bolagsdokumentet. Bolagsordningen antas av bolagsstämman och ska godkännas av Bolagsverket. I aktiebolagslagen finns en katalog över vad en bolagsordning ska innehålla, t.ex. bolagets firma (namn), föremålet för bolagets verksamhet, d.v.s. vad bolaget ska ägna sig åt, samt vilka ärenden som ska förekomma på årsstämman. Bolagsordning i kommunägda bolag Vad gäller kommunägda bolag ska bolagsordningen även innehålla följande. Det av kommunfullmäktige fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten och 1. kommunfullmäktiges rätt att få ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas (3 kap. 17 KL). 2. Ovanstående anges i bolagsordningarna för Stockholms stads bolag samt att kommunfullmäktige utser lekmannarevisorer. 2.2 Kommunallagen Kommuner och landsting får efter beslut av kommunfullmäktige överlämna till ett kommunalt bolag att sköta en kommunal angelägenhet som inte enligt lag ska handhas i viss ordning. Uppgift som innefattar myndighetsut- 30

33 övning får dock bara överlämnas till ett kommunalt bolag om det finns stöd i lag för det. (3 kap. 16 KL) I fråga om kommunägda bolag där kommunen innehar samtliga aktier ska fullmäktige: fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten, se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen, utse samtliga styrelseledamöter, se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas, utse minst en lekmannarevisor, och se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare (3 kap. 17 KL). Kommunstyrelsen ska ha uppsikt inte bara över nämndernas verksamhet, utan även över kommunal verksamhet som bedrivs av kommunägda aktiebolag (6 kap. 1 KL). Detta betyder att kommunstyrelsen har en skyldighet att löpande utöva tillsyn över de kommunägda bolagen. Kommunstyrelsen ska genom årliga beslut pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna (6 kap. 1 a KL) Laglighetsprövning I 10 kap kommunallagen finns föreskrifter som ger kommunens medlemmar möjlighet att få ett kommunalt beslut laglighetsprövat i domstol. Beslut fattade av ett kommunalt bolag kan inte överklagas genom laglighetsprövning. 31

34 2.3 Några övriga relevanta bestämmelser i ABL och KL Jäv Det uppstår ibland situationer där styrelseledamot eller verkställande direktör har ett ekonomiskt intresse som är motsatt bolagets. Jävsreglerna i aktiebolagslagen har tillkommit för att minska risken att bolagets intressen i en dylik situation blir åsidosatta. En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om: 1. avtal mellan styrelseledamoten och bolaget, 2. avtal mellan bolaget och en tredje man, om styrelseledamoten i fråga har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller 3. avtal mellan bolaget och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda (ställföreträdandejäv) (8 kap. 23 ABL). Motsvarande regler gäller för den verkställande direktören (8 kap. 34 ABL). Det anses krävas av den jävige att själv ge sig till känna och att även rent fysiskt lämna sammanträdet då det aktuella ärendet behandlas. Det finns en särskild bestämmelse med innebörden att jävsbestämmelserna normalt sett inte är tillämpliga då persongemenskap föreligger mellan en kommunal nämnd och en kommunal bolagsstyrelse (6 kap. 27 KL). Således ska jäv inte uppkomma i ett ärende i en kommunalnämnd endast p.g.a. att den som handlägger ärendet är ställföreträdare (t.ex. firmatecknare) för ett av kommunen ägt aktiebolag (6 kap. 27 KL). En motsvarande regel gäller för det s.k. delikatessjävet. Delikatessjäv kan föreligga om det 32

35 i andra fall än nämnda jävssituationer finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till beslutsfattarens opartiskhet i ärendet Ansvarsfrågor Skadeståndsansvar, personligt ansvar Aktiebolagslagens regler om skadeståndsansvar tar sin utgångspunkt i det förhållandet att styrelseledamoten (och verkställande direktören) är sysslomän, det vill säga att de självständigt har hand om bolagets angelägenheter. Om sysslomannen skadar bolaget, aktieägare eller annan till följd av vårdslös förvaltning är denne skyldig att ersätta sin uppdragsgivare. Styrelseledamot kan bli personligt betalningsansvarig för vissa av bolagets förpliktelser, exempelvis lokalhyror, skatter och avgifter (29 kap. 1 ABL). Det är bolagsstämman som avgör om en skadeståndstalan ska väckas mot styrelseledamot (eller verkställande direktören) (29 kap. 7 ABL). Talan om skadestånd ska som huvudregel väckas inom ett år från det att årsredovisningen och revisionsberättelsen för det aktuella räkenskapsåret lades fram på årsstämman (29 kap. 10 ABL). Har styrelsen och verkställande direktören beviljats ansvarsfrihet av stämman kan ägaren därefter inte rikta skadeståndskrav mot dem. I praktiken är det mycket sällan förekommande att kommunen aktualiserar aktiebolagslagens ansvarsregler gentemot styrelseledamöter i kommunägda bolag. De rättsfall som finns synes uteslutande handla om brottsliga förfaranden. 33

36 Genom att kunna grunden i aktiebolagsrätten och hålla sig väl informerad om bolaget kan en styrelseledamot undvika att det ovan beskrivna regelverket blir aktuellt. Ansvarsförsäkring Det är vanligt att ägaren, även till kommunägda bolag, tecknar en ansvarsförsäkring för styrelseledamöter och verkställande direktör. Ansvarsförsäkringen kan till exempel gälla för krav avseende de försäkrades personliga betalningsansvar för ren förmögenhetsskada som de ådragit sig i egenskap av styrelseledamot eller verkställande direktör i bolagets verksamhet. Det är dock viktigt att notera att denna typ av försäkringar inte fritar styrelseledamot från ansvar, utan enbart de ekonomiska konsekvenserna av den skada man orsakat. Vidare gäller inte dessa försäkringar om styrelseledamoten uppnått personlig vinning eller andra fördelar som denne inte varit berättigad till eller om styrelseledamoten uppsåtligen orsakat skada eller uppsåtligen begått rättsstridig handling. Det är därför av vikt för en styrelsemedlem att förstå sitt uppdrag. 2.4 Offentlighetsprincipen Beträffande kommunägda bolag, där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande, gäller tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i tillämpliga delar också handlingar hos bolaget. Sådana bolag jämställs med myndighet när det gäller tillämpningen av offentlighet och sekretesslagen (2 kap. 3 OSL). Ett rättsligt bestämmande inflytande anses föreligga om kommunen äger aktier i bolaget med mer än hälften av samtliga röster i bolaget eller på annat sätt förfogar över så många röster i bolaget, eller 34

37 har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för bolaget, eller utgör samtliga obegränsat ansvariga bolagsmän i ett handelsbolag. Handling som kommer in till eller upprättas hos bolaget ska utan dröjsmål registreras (diarieföras), om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för bolagets verksamhet. För handlingar som inte är hemliga räcker det dock att handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Om handling hos bolaget begärs utlämnad gäller att begäran ska prövas av bolaget, och därvid att begäran i första hand prövas av den tjänsteman vid bolaget som har hand om eller annars ansvarar för handlingen, att, om utlämnande av handlingen vägras med hänvisning till att handlingen inte är allmän handling eller offentlig, ska begäran lämnas till den som har bolagets uppdrag att besluta om utlämnande av bolagets handlingar, att bolagets beslut kan överklagas till kammarrätten. Styrelsen ansvarar för bolagets organisation vad gäller allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. I en arbetsordning kan man reglera vem eller vilka i bolagets ledningsfunktion som har bolagets uppdrag att fatta beslut om att vägra utlämnande av bolagets handlingar. Vid handläggningen av begäran om utlämnande av handling hos bolaget och vid det fall att uppgifter i handlingen inte lämnas ut p.g.a. sekretess, ska bolaget fråga om ett skriftligt avslagsbeslut begärs. I ett sådant skriftligt avslagsbeslut ska bolaget motivera avslaget och hänvisa till aktuellt lagrum i offentlighet- och sekretesslagen samt ge fullföljdshänvisning. Vid överklagande av avslagsbeslut ska och 30 första meningen förvaltningslagen tillämpas (6 kap. 11 OSL). 35

38 2.5 Förvaltningslagen Förvaltningslagen gäller som utgångspunkt inte i kommunala aktiebolag. Vid handläggningen av begäran om utlämnande av handling hos bolaget ska dock vissa av förvaltningslagens bestämmelser tillämpas. 2.6 Arkivlagen För de bolag som omfattas av offentlighetsprincipen gäller dessutom arkivlagens regler för de handlingar som förvaras i bolaget. Det innebär att bolagets arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas i enlighet med de föreskrifter som ges i arkivlagen. 2.7 Lagen om offentlig upphandling De kommunägda aktiebolagen är med få undantag att anse som upphandlade myndigheter enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Av det följer att bolagen ska tillämpa lagens regler vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. I LOU har införts ett s.k inhouse-undantag, enligt vilket lagen under vissa förutsättningar inte blir tillämplig på köp mellan nämnder och kommunägda bolag och mellan bolag inom koncernen (2 kap 10 a LOU). 2.8 Årsredovisningen Årsredovisningslagen Regler om årsredovisning finns i årsredovisningslagen (ÅRL). Hela den behöriga styrelsen, vid dagen för undertecknandet, ska skriva under årsredovisningen. En styrelseledamot kan inte vägra att skriva under årsredovisningen. Om ledamoten har en avvikande mening, ska han eller hon ändå skriva under årsredovisningen. Om den avvikande meningen 36

39 har antecknats i ett styrelseprotokoll ska den avvikande meningen fogas tillsammans med årsredovisningen (2 kap. 7 Årsredovisningslagen; ÅRL). En styrelseledamot kan inte heller lämna fullmakt till någon annan att skriva under årsredovisningen. I det fall en styrelsesuppleant ersätter en styrelseledamot vid underskriften, ska det framgå att personen skrivit under i egenskap av styrelsesuppleant. Det är endast i undantagsfall, t.ex. vid allvarlig sjukdom, som detta godtas av revisorerna. 2.9 Bolagets bokföring och medelsförvaltning Bokföringslagen Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bolagets ekonomiska förhållanden kan kontrolleras på ett betryggande sätt (8 kap 4 tredje stycket ABL). Den verkställande direktören ska vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt (8 kap 29 tredje stycket ABL). I Bokföringslagen (BFL) regleras bokföringsskyldighetens innebörd, vilka krav som ställs på den löpande bokföringen och verifikationer, hur den löpande bokföringen avslutas och hur räkenskaper ska arkiveras. Beroende på företagsform och företagets storlek avslutas bokföringen med en årsredovisning, ett årsbokslut eller ett förenklat årsbokslut. Regler om årsredovisning finns i årsredovisningslagen (ÅRL). Alla aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är bokföringsskyldiga, liksom vissa stiftelser och ideella föreningar m.fl. Bokföringsnämnden, BFN, ger ut allmänna råd och vägledningar om tilllämpningen av bokföringslagen. Se litteraturlistan för mer information. 37

40 2.10 Arbetstagarrepresentanter i styrelsen Lagen om styrelserepresentation I aktiebolag med minst 25 anställda har arbetstagarna rätt att utse arbetstagarledamöter och suppleanter för dem enligt lagen om styrelserepresentation. Undantag kan dock medges av Nämnden för styrelserepresentationsfrågor (4 ). Undantag kan medges om styrelserepresentation för de anställda skulle medföra väsentlig olägenhet för ett företag p.g.a. att styrelsens sammansättning beror på politiska styrkeförhållanden eller på förhållande mellan olika intressenter eller intressentgrupper, som framgår av bolagsordningen, stadgarna, avtal eller annan omständighet eller motsvarande föreskriver särskild röstmajoritet för styrelsens beslut. Ett undantag får endast medges om olägenheten inte kan undanröjas på annat sätt (17 ). Mot bakgrund av detta kan det kommunägda bolaget och arbetstagarföreträdarna istället avtala om formerna för styrelserepresentation för arbetstagarna, varvid parterna avtalar om närvaro- och yttranderätt för arbetstagarrepresentanterna samt möjligen om rätt till att framställa yrkanden, men att de inte har någon rösträtt. Det kan även förekomma att parterna, mot bakgrund av tidigare praxis och sedvänja parterna emellan, är överens om och agerar i enlighet med det anförda utan något skriftligt avtal. 38