Accessprojektet - SLUTRAPPORT

Transkript

1 Mats Cavallin Annika Sverrung Per Thernquist Anders Wändahl ACCESSPROJEKTET EN RAPPORT OM ELEKTRONISKA RESURSERS TILLGÄNGLIGHET UTANFÖR CAMPUS 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING BAKGRUND...4 Rapportens utformning...4 Historik...4 Off-campus...4 Hängavtal...5 Ansökan...5 Organisation och medverkande...5 ACCESSYSTEM...7 Allmän översyn av tillgängliga accessystem...7 Sammanfattning av Per Thernquists rapport...7 Kartläggning av använda accessystem off-campus i Sverige...8 EZproxy. Sammanfattning av Anders Wändahls rapport...9 Praktiska erfarenheter...9 Norden...9 Storbritannien...10 Diskussion om accessystem...10 Jämförelse Athens och EZproxy...10 Access - sammanfattning och slutsatser...11 Liten kravspecifikation...11 HÄNGAVTAL...12 Sammanfattning av Annika Sverrungs rapport...12 Tester med hängavtal mellan Chalmers och Göteborgs universitet...12 Försök med hängavtal inom medicin...13 SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER...14 Tidens gång...14 Off-campus-access Hängavtal...14 Avslutning

3 BILAGOR Bilaga 1. Ansökningshandlingar...17 Bilaga 2. Thernquist, Per, Kort översikt över några existerande eller planerade system för accesskontroll för elektroniska resurser Bilaga 3. Wändahl, Anders; Tillgängliggörande av licensierade webbtjänster utanför campus Bilaga 4. Enkät om kompletterande metoder för access till de vetenskapliga bibliotekens e-bestånd (Blankett) Bilaga 5. Sverrung, Annika, De legala aspekterna Bilaga 6. Cavallin, Mats, Studieresa till England (Bath EduServ och University of London Library) Bilaga 7. Ekonomisk redovisning

4 BAKGRUND Rapportens utformning Rapporten är indelad i en inledande text som utgör den övergripande och sammanfattande analysen och är utformad av Mats Cavallin (Göteborgs universitetsbibliotek). Övrig text utgörs av bilagor, där Annika Sverrung (Chalmers bibliotek), Per Thernquist (Chalmers bibliotek), och Anders Wändahl (Tekniska högskolans bibliotek, numera Karolinska institutets bibliotek) har utformat sina respektive texter. Historik Projektet initierades under 2000 och hade före ansökan formulerats mellan företrädare för de större forskningsbiblioteken i Sverige. Den stora ökningen av elektroniska tidskrifter och databaser distribuerade över nätet hade aktualiserat två områden som man önskade få ytterligare belysta. Det gällde användning av elektroniska resurser utanför det normala nätverket (off-campus-access) samt önskemålet att över organisatoriska gränser (t.ex mellan högskolor) utnyttja samma avtal för en elektronisk leverans (hängavtal). Off-campus Den normala leveransen för det elektroniska materialet är och har varit tillgång via IPfiltrering dvs det blev tillgängligt inom universitetets lokala campusnätverk. Huvudregeln har varit att man inom campus når fram till sina licensierade elektroniska resurser utan särskild inloggning. Det stod tidigt klart att detta inte var tillräckligt. Hur skulle man kunna nå materialet hemifrån - utanför campus (off-campus-access) eller när man sitter på ett annat nätverk (t.ex. vid en annan högskola än den man organisatoriskt tillhör). Elektroniska dokumentleveranser möjliggjorde överhuvudtaget nya, mera mobila arbetssätt. Dessa olika nya krav hade blivit mycket aktuella vid de större universiteten i Sverige. Dessutom tycktes situationen vara mycket olika mellan olika lärosäten och mellan olika användargrupper. Vid vissa lärosäten hade de akademiska lärarna fått tillgång till elektroniska tjänster. Men detta gällde inte för alla. Genom ett centralt avtal mellan Telenordia och SUNET hade grundutbildningsstuderande fått tillgång till vissa tjänster via telefonmodem, men inte till alla. Studentlägenheter utrustas alltmera med bredband från olika leverantörer. I början fick studenterna, som ville ha uppkoppling till de elektroniska resurserna, dessutom ett telefonmodemsabonnemang. Det fanns ju inte någon lösning för att då koppla upp sig från det lokala bredband man redan hade. Under projektets gång upphörde dessutom Telenordiaavtalet och en annan off-campuslösning blev därför ännu mera angelägen. 4

5 Hängavtal Genom de nationella BIBSAM-avtalen för databaser och e-tidskrifter hade universitet och högskolor i Sverige fått möjlighet att ansluta sig till ett allt större utbud av dessa resurser. Nu var det ju så att universiteten naturligtvis inte hade råd att ansluta sig till alla avtal, utan man slöt de avtal som behövdes, för att det egna universitetet skulle få sina ämnesintressen täckta. Ändå blev det så att vissa begränsade ämnesområden på t.ex ett tekniskt universitet hade intresse för humanistiska resurser. Ett ämnesområde som arkitektur på Chalmers skulle t.ex. vilja ha elektroniska konsthistoriska resurser från Göteborgs universitet och vice versa. Detta kunde vara ett konkret område att diskutera ett hängavtal mellan Chalmers och Göteborgs universitet. Ett annat område var sjukhusvärlden, särskilt de större universitetssjukhusen, där de institutionella tillhörigheterna och verksamheter mellan universitet och sjukhus ofta är oklara. Ett hängavtal mellan universitet och sjukhus skulle därför kunna vara mycket viktigt att åstadkomma. Ansökan Ansökningar från april år 2000 om en förstudie kring off-campusfrågor och hängavtal ställdes till BIBSAM (127 kkr) och SUNET (127 kkr). Medel beviljades under 2000 av BIBSAM (127 kkr) respektive SUNET (127 kkr). Se vidare i ansökningshandlingarna (Bilaga 1) Organisation och medverkande Den formella administrationen av projektet har skett vid Chalmers bibliotek, som har administrerat inkommande medel och räkningar. I inledningsskedet var Jan Rohlin, överbibliotekarie vid Chalmers bibliotek, huvudansvarig för projektet. Ansvariga för projektets utformning och utförande var inledningsvis Per Thernquist (Chalmers bibliotek) och Mats Cavallin (Göteborgs universitetsbibliotek). Förutom ovanstående personer har följande personer från Chalmers och Göteborgs universitetsbibliotek deltagit: Ingalill Johansson, Linda Lindström samt Annika Sverrung. Peter Möller fick komma in som teknisk konsult efter det att Per Thernquist inte längre kunde medverka. Utöver dessa har Anders Wändahl, KTHB, medverkat som konsult rörande implementeringen av EZproxy. Projektet blev tyvärr i grund förändrat av att en, av de två ansvariga, inte längre kunde deltaga på grund av familjeskäl. Detta har betytt stora förseningar och att projektet fick förändras på olika sätt. Förändringarna har skett i samråd med anslagsgivarna. Efterhand har det stått klart att man fått inskränka sig till en av bidragsgivarna, BIBSAM, samtidigt som element från de bägge projektdelarna förts in i BIBSAM-projektet. En ny reviderad projektplan utarbetades på våren 2002 och arbetet återupptogs mera aktivt från våren Huvudansvarig för projektet blev då Mats Cavallin. Annika Sverrung blev projektansvarig vid Chalmers bibliotek. 5

6 Det rekonstruerade projektets beståndsdelar bestod då av följande element: Accessystem Implementering av ett accessystem Beskrivning av EZproxy-programmet Införande av EZproxy vid Göteborgs universitet Studieresa till England för att besöka ansvariga för Athens och upphandling samt besöka bibliotek med erfarenhet av off-campus-lösning Hängavtal Resor till England för att diskutera hängavtal Tester med hängavtal mellan Chalmers bibliotek och Göteborgs universitetsbibliotek Rapporten Förutom själva rapporttexten består rapporten av ett antal delrapporter. De flesta av dessa gjordes i allra första början av projektet (2000 och 2001) och återspeglar naturligtvis inte nuläget. I den avslutande rapporten görs ett försök att anknyta till ett nuläge och göra reflexioner av vad som har förändrats, om planer har uppfyllts m.m. Vi gör inte anspråk på att aktualiseringen skulle vara fullständig, men det finns några punktvis studerade förändringar som vi redovisar. 6

7 ACCESSYSTEM Bilaga 2: Thernquist, Per, Kort översikt över några existerande eller planerade system för accesskontroll för elektroniska resurser Bilaga 3. Wändahl, Anders Tillgängliggörande av licensierade webbtjänster utanför campus ) Bilaga 4. Enkät om kompletterande metoder för access till de vetenskapliga bibliotekens e- bestånd Bilaga 6. Cavallin, Mats, Studieresa till England (Bath EduServ och University of London Library) Allmän översyn av tillgängliga accessystem Inledning Projektet inleddes hösten 2000 med diskussioner och sonderingar vid Göteborgs universitet och Chalmers om planer för off-campus access. Vid bägge institutionerna pågick arbete kring de anställdas fjärraccess. En webbportal IPlanet som implementerades under 2000 och en motsvarande portallösning vid Chalmers. Vidare gjordes studiebesök vid KTHB som satt upp en lokal server EZproxy via en koppling till bibliotekets användarregister. Ett studiebesök gjordes också vid Karolinska institutets bibliotek, som då endast gav tillgång till forskare/anställda och inte hade en koppling till något befintligt register. Vid Göteborgs universitet gjordes en test med EZproxy och systemet blev tillgängligt år Då kunde alla studenter och anställda vid universitetet nå sina elektroniska resurser utanför campus hemifrån eller från andra nätverk. Övriga användare kan inte använda UB:s resurser utanför nätverket. Det visade sig senare, att det fanns kopplingar till andra nätverk inom universitetet, där behörighet gavs utanför UB:s kontroll. Under 2002 stängdes alla andra portaler inklusive IPlanet-lösningen av och alla användare off-campus måste använda sig av EZproxy servern och via den bli validerade genom UB:s användarregister, som är det mest aktuella registret över aktiva studerande. Chalmers bibliotek använde först en central lösning från universitet, men implementerade sedan (2002) en EZproxylösning baserat på bibliotekets användarregister. Sammanfattning av Per Thernquists rapport Per Thernquist beskriver några accessystem i Norden, Spanien och USA. De två nordiska DEF-nøgle och FEIHDE har organiserats som stora nationella projekt. Det danska systemet hade en mera decentral lösning, under det att det finska har varit mycket mera central och i grunden ett system för alla medborgare i Finland. Han beskriver också ett spanskt system och det amerikanska Shibboleth-projektet som drivs som ett projekt med nationella ambitioner. 7

8 Kartläggning av använda accessystem off-campus i Sverige För att kartlägga i vilken utsträckning det finns system för att ge studenter och forskare tillgång till bibliotekets elektroniska resurser gjordes en enkätundersökning till samtliga BIBSAM-bibliotek i Sverige. Enkäten från 2002 bifogas (Bilaga 4). Enkäten sändes ut i maj 2002 till de 41 BIBSAM-biblioteken. Efter påminnelser blev svarsfrekvensen 56% (23 st) - en inte helt tillfredsställande nivå. I påminnelsearbetet koncentrerade vi oss på de större och medelstora högskolebiblioteken. Vi gjorde därför nya försök med påminnelser. Sammanlagt fick vi på detta sätt in svar från alla de större och medelstora biblioteken i Sverige. Vidare gjorde vi utanför enkäten en ny liten telefonenkät under 2003 för att få reda på om de som svarat nej 2002 hade fått något accessystem och det var faktiskt också fallet. År 2002 var det 20 av 23 svarande bibliotek som hade någon form av off-campuslösning. Den mest använda tekniska lösningen var då EZproxy. Generellt visade resultaten dock att man då i stort hade löst accessfrågorna för lärarna, men på olika nivåer för studenter och forskare. Så många som 10 av 23 planerade att byta system fanns ändå fungerande accessystem hos de allra flesta av de medelstora och stora högskolorna. Detta var inte fallet under 2000, när projektet inleddes. Överenskommelsen mellan Telenordia och SUNET, som gav en telefonmodemuppkoppling, gjorde att det en tid faktiskt fanns en nationell lösning om än enbart baserad på telefonmodem. Dock var Telenordia-lösningen 2002 för studenters och universitetsanställdas off-campuslösning då på väg bort och man har sedan dess blivit tvungen att byta system. Man kan kanske ändå våga sig på en allmän bedömning av läget för Sverige idag, grundat på äldre enkäter, olika kontakter med de medelstora och stora högskolorna och ganska frånvarande off-campusaccessdiskussioner, att frågan inte är så brännande när det gäller autentisering och teknisk access. Problemen är i stället att det finns stora grupper som ännu inte har bredband hemma och att dagens stora utbud off-campus av elektroniska publikationer är väldigt svårhanterligt med enkla telefonmodemuppkopplingar. 8

9 EZproxy. Sammanfattning av Anders Wändahls rapport Ander Wändahl beskriver i sin rapport det praktiska arbetet med att implementera EZproxy vid KTHB. Han var den i Sverige som tidigast (redan 2000) började arbeta konkret för att med en proxylösning kunna förlägga det IP-filtrerade campus off-campus för dem som hade behörighet att använda de elektroniska resurserna. Han utvecklade med hjälp av programmet EZproxy en autentisering via KTHB:s användardatabas. Han beskriver hur han arbetade fram detta, som ju kom att bli det mest använda systemet. Praktiska erfarenheter Norden Thernquist redogör i sin bifogade rapport om accesslösningar för de danska och finska projekten som då (2000) var i planeringsstadiet. Som uppföljning har kontakt tagits 2003 och 2004 med de ansvariga för DEF-projektet i Danmark respektive Finelib i Finland. Avsikten var att få reda på om det hade gått som det hade planerats med de två stora nationella nordiska projekten som ju hade off-campusaccessen som ett viktigt delprojekt. Danmark (DEF) Bo Öhrström har svarat för DEF och bekräftade att den nationella, men decentralt organiserade lösningen är på plats och att alla delar fungerade - inklusive SSO och filtrering av e-resurser till mindre grupper och e-resurser. Norge Såvitt det kan utrönas från nätet så finns det i Norge idag endast lokala lösningar på offcampuslösningar även om saken diskuteras i det nya nationella digitala biblioteksprojektet. Finland (Finelib) Kristiina Hormia-Poutanen (Finelib) informerade om arbetsläget. Finland arbetar aktivt med frågan. Ambitionen har varit att få till en nationell lösning för alla medborgares elektroniska identitet. Dessutom finns det två projekt som undersöker hur användarna kan identifieras vid universiteten och yrkeshögskolorna (Projekten HSTYA(har avslutats) och HAKA (pågår). HAKA undersöker hur LDAP kan användas i att identifiera användaren och ge honom personifierad service. Portallösningen MetaLib är portal och kan koppla LDAP till Metalib. Off-campusaccessen är inte klar ännu. Där behövs ännu en lokal proxy. Vid Helsingfors universitet, som har både LDAP och proxy, kan man ge en personifierad service off-campus. 9

10 Storbritannien Sammanlagt tre resor gjordes mellan 2001 och Två resor berörde i huvudsak upphandlingsfrågor och hängavtal, men berörde också accessfrågorna eftersom hängavtal och accessfrågor är oupplösligt förenade. Dessa resor genomfördes av Annika Sverrung från Chalmers bibliotek (Bilaga 5). Den tredje resan sysslade i huvudsak med accessfrågorna hos Athens, den ledande distributionslösningen för licensierade databaser och fulltexter i Storbritannien. Det betydde en diskussion med Athens i Bath och vidare utbyte av erfarenheter med universitetsbibliotek som använde Athens och andra accesslösningar. Diskussion om accessystem Ett system skall fungera för både studenter och forskare/lärare. Ett system skall kunna ha en enkel inloggning (en enda autentiseringsprocess, SSO) och flexibel hantering av konton och kunna täcka in specialbehov för olika länder och olika miljöer. Man bör använda sig av befintliga register och inte skapa nya. Att använda sig av resp. universitets studentregister har den nackdelen att uppgifterna inte rensas ut förrän efter två års studieavbrott. Att koppla det till ett biblioteks användarregister kunde vara en fördel, eftersom de tjänster som levereras över nätet i stor utsträckning är e-litteratur av olika slag. Till detta kunde också kopplas en mera frekvent kontroll av användarnas rättigheter än vad som kan ske i de centrala studentregistren. För att täcka in dessa behov ser det för närvarande inte ut som om det räcker med ett offcampus-system bland det vi studerat närmare. Även i England har man haft behov av att ha flera leverantörer av sådana tjänster, eftersom det finns baser som inte täckts in av det nationella Athens-systemet. Jämförelse Athens och EZproxy De två alternativ som studerats närmare, EZproxy och Athens, har tidigare kompletterat varandra. EZproxy är billigt och relativt enkelt att hantera, har SS0 och har framgångsrikt kunnat implementerats. Det behövs inte några särskilda avtal med databasleverantörer för att systemet skall fungera. Svagheten med EZ-proxy var, att man tidigare inte kunnat filtrera enskilda individer eller grupper av användare, Detta behövs vid införande av hängavtal och det har Athens alltid kunnat. Nu skall detta att vara möjligt med EZproxy. Athens är ju mycket etablerad i Storbritannien. Systemet bygger på individuella rättigheter för tillgång till databaser. Detta har varit en klar fördel mot EZ-proxy. Athens hade tidigare inte SSO, eller en sömlös integrering av lokala personregister, men nu har detta arbetats fram. Dock kvarstår tvånget för alla leverantörer att teckna särskilda avtal med Athens, vilket får betecknas som en nackdel för Sverige. 10

11 Access - Sammanfattning och slutsatser Att hantera uppgifter för mycket stora mängder användare Under alla förhållanden måste universiteten skaffa sig ett enkelt sätt att hantera såväl forskarsom studentpopulation. Den enklaste lösningen är att använda sig av ett register som redan kontrolleras kontinuerligt. Där kunde det lokala forskningsbibliotekets användarregister vara det lämpligaste. Denna lösning har visat sig fungera och det har funnits starka motiv att tillhandahålla en off-campusaccess till bibliotekens digitala resurser. Ett sådant redan befintligt register kan sedan speglas in till en egen proxyserver (EZ-proxy) eller till en annan leverantör (Athens). Liten kravspecifikation Med bas i projektets kartläggningsarbete, diskussioner med leverantörer och användare kan några satser kring accesslösningar formuleras: Inloggning skall endast göras en gång och gälla alla leverantörer- SSO (SingleSignOn) Ett system skall kunna förmedla alla leverantörers material Systemet skall kunna separera och individualisera resurser och detta kommer nog att i framtiden tillämpas i allt större utsträckning när man inte längre har råd med fulla campuslicenser för ett helt universitet. 11

12 HÄNGAVTAL Bilaga 5. Sverrung, Annika, De legala aspekterna Bilaga 6. Cavallin, Mats, Studieresa till England (Bath, EduServ och University of London Library) Studiet av hängavtalsfrågan gjordes med hjälp av diskussioner i Storbritannien med upphandlingsaktörer av olika slag. I den accessenkät som utsändes ställde vi också en fråga om man hade planer på att sluta något hängavtal. (Det blev 20 nej och tre ja). Vidare gjordes ett antal försök att testa hängavtal mellan Chalmers bibliotek och universitetsbiblioteket. Vi redovisar också några nyliga försök med hängavtal mellan mycket stora aktörer. Sammanfattning av A. Sverrungs rapport Annika Sverrung har i sin rapport gått igenom grunddragen för de dåvarande sätten att göra upphandlingar och hur man har ordnat med användarkontrollen för detta. Hon pekar särskilt på problemen med forskare som överskrider sina institutionella gränser eller arbetar utanför campus. Hon gjorde två resor (2000 och 2001) till Storbritannien, London Online och UK Serials Group årliga möte (Edinburgh). Vid dessa tillfällen hade diskussioner förts med olika erfarna upphandlare och leverantörer av e-publikationer kring frågan om hängavtal. I Europa har ju Storbritannien genom NESLI och BIDS varit pionjärer för nationella upphandlingar av databaser. I diskussionerna visade sig inte leverantörerna ovilliga, men de menade att de bara inte stött på frågan. Man talade i England om virtuella licenser som skulle kunna göras mellan forskare från olika organisationer med gemensamma ämnesintressen. Den stora knäckfrågan var hur man skulle kunna få till säkra metoder för autentisering. I finns Storbritannien en färdig lösning (Athens) som skulle kunna vara lämplig eftersom den bygger på individuell inloggning. Att göra hängavtal fordrar alltså en hållbar teknisk lösning för att överhuvudtaget komma till stånd. Tester med hängavtal mellan Chalmers och Göteborgs universitet Tidigt i projektet hade GU en EZproxy som löste inloggningsproblematiken. Chalmers bibliotek hade en proxylösning, där enbart enstaka industridoktorander och Chalmers institutioner utanför campus blev insläppta efter registrering. I denna proxy fanns registrerat URL adresser till större databaser och förlag och enbart dessa kunde användas. Denna lösning var svåradministrerad. Runt tiden för projektets början skaffade Chalmers en central proxy som skulle användas för inloggning på Chalmers samtliga hemsidor. Inloggningen var baserad på att man var registrerad i Chalmers persondatabas. För bibliotekets räkning haltade denna lösning eftersom denna proxy inte kunde hantera Javaapplikationer. Det fanns inte heller någon organisation på Chalmers för drift och 12

13 underhåll. Biblioteket valde då att inte avvakta en central lösning utan skaffa en egen EZproxy, vilket gjordes Chalmers centrala proxy är nu nerlagd och istället satsar man på VPN Virtual Private Network som en central lösning. Biblioteket har inte gått över till denna lösning, men däremot rekommenderas användare som vill använda databaser med klienter att använda VPN. Det gäller databaser som Crossfire och SciFinder, där man måste ladda ner en klient som ligger IP-nummerskyddad. Under 2001/2002 diskuterade vi några produkter vi ville testa ett hängavtal på. Vi beslutade att försöka med databasen Design and Applied Arts Index (DAAI) som GU hade en prenumeration på och framförallt Arkitektur på Chalmers var intresserade av. Innan vi gick till förlaget med idén beslutade vi att ta fram ett förslag på teknisk lösning. Det enklaste tyckte vi vore att begränsa med IP-nummer. Vid kontakt med Chalmers datanätgrupp visade det sig att Chalmers IP-nummersviter inte följer sektionsgränserna. Ett annat alternativ hade varit att ge dessa Chalmers studenter/forskare ett bibliotekskort på GU med egen kategori, så att de kunde gå via GUs EZproxy. Problemet var att det inte fanns en teknisk lösning som kunde separera vilka databaser som denna kategori skulle få access till. Allt eller inget var alternativen som erbjöds. Enda alternativet var ett lösenordssystem, med Athens. Då hamnade vi i en situation där det var enklare för Chalmers att köpa in databasen själva, eftersom den var relativt billig! I detta skede hade GU beslutat sig för att säga upp nämnda databas. Vi beslöt därefter att testa Sociological abstracts där stort intresse fanns för flera intressenter vid IT-universitet. En lösning administrerad av Prioinfo var i sikte, men intresset för Sociological abstracts visade sig vara större än väntat. Chalmers beslöt därför att köpa denna databas i ett eget avtal. Ytterligare försök gjordes med PsycInfo, men förlaget var negativt. Eget avtal var det enda som gällde. Testerna, baserade på småskaliga hängavtal mellan Chalmers och Göteborgs universitet, blev alltså avslutade utan något konkret resultat. Försök till hängavtal inom medicin Under de senaste månaderna har Göteborgs universitetsbibliotek fört diskussioner med Sahlgrenska universitetssjukhuset om att få till stånd ett storskaligt hängavtal så att personalen på SU skulle kunna få tillgång till Göteborgs universitets medicinska e-tidskrifter och databaser. Detta blev inte av utan Västra Götalandsregionen tillsammans med två andra landsting gjorde sedan egna avtal med några e- tidskriftsleverantörer. (EIRA II). 13

14 SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER Tidens gång Off-campus-access Bredbandsabonnemangen har ökat och ökar fortfarande mycket starkt. Telefonmodemsförbindelserna har nu allt svårare att hantera storleken på de olika fulltextdokument som kan laddas ned. Det är idag både dyrt och tidskrävande att stå utanför bredbandsvärlden. Om off-campus-olikheterna mellan forskare/lärare och studenterna har utjämnats med åren finns det fortfarande ett gap mellan dem som har bredbandstillgång hemma och de som inte har detta. Från projektstarten till avslutningen har det gått drygt tre och ett halvt år. Det är drygt två år för sent och är naturligtvis något att på många sätt beklaga och förklara. I samband med rekonstruktionsförsöken har vi försökt att få in ny och aktuell information. Detta har gett ett långtidsperspektiv på utvecklingen inom detta dynamiska IT-område. Vad fanns det för system när vi började och vad finns idag? Vad har hänt på hängavtalsfronten sedan 2000? Det är ganska förvånande få nya aktörer bland de accessystem som används idag i Sverige, men de allra flesta forskningsbibliotek tycks använda någon slags proxy-lösning - EZproxy framför allt. De stora nationella projekten som man utredde år 2000 i Danmark och Finland har i stort sett avslutats. Systemen är igång och det danska har varit mycket framgångsrikt. Det finska hade mycket högre ambitioner, men har inte nått fram till en allomfattande anslutning av hela befolkningen. Bredbandsanknytningar för privatpersoner har nått en sådan anslutningsgrad att de gamla telefonbaserade lösningarna som t.ex. Telenordia-förbindelserna inte längre räckte till. I Sverige var alltså det vanligaste att man börjar med sitt användarregister, skaffar en EZproxy eller motsvarande teknisk lösning och implementerar den lokalt. Då har man en off-campustillgång som fungerar. En Athenslösning skulle kunna ha lagts på i de fall som en separering av campus i mindre delar skulle behövas av ekonomiska skäl. I dessa än så länge i begränsad utsträckning förekommande fall, skulle man kunna ha abonnerat på Athens. På många sätt är metoden att använda bibliotekets användarregister för behörighetskontroll den lämpligaste metoden. Uppgifter från andra register (t.ex. studentregistret, LADOK) kan ligga kvar 3 år efter det att studenten har lämnat universitetet. Biblioteken håller sina låneregister ajour och hanterar dessutom de olika licenserna för elektroniska publikationer. Därför är det naturligt att biblioteken tar ett fortlöpande ansvar för att licensierade e- publikationer inte hamnar utanför den miljö som betalat för licenserna. Hängavtal Testerna för att göra hängavtal för små grupper blev inte lyckosamma. Det fanns en klar vilja från några leverantörers sida att gå vidare, men någonstans på vägen fastnade försöken. Efter misslyckanden trodde vi att det var de små volymerna som gjorde att det inte blev några avtal. Under senare tid har det visat sig att de större upphandlingar som har skett utanför högskolesektorn inte har skett i samarbete med högskolesektorn, utan avtalen ha skett innanför ramorganisationen. Detta gäller landstingsavtalet med kliniska tidskrifter (EIRA II) och avtalet med Elsevier, Blackwell och Lippincott och tre landsting. Om detta var rätt eller 14

15 fel väg, lönsamt eller olönsamt för köparen, är svårt att säga. Sanningen är nog att ett hängavtal med en högskola/universitet kanske inte övervägdes tillräckligt djupt för att bli ett seriöst alternativ. På så sätt har inte hängavtalsfrågan kommit många steg längre än år Ser man på de tekniska förutsättningarna för ett hängavtal är dessa nu mycket bättre än förut. Det är idag möjligt att i EZproxy särskilja en enstaka databas för en viss grupp av användare. Detta har alltid varit en möjlighet i Athens. Avslutning Ett projekt som påbörjades år 2000 och som avslutades 2004 har ju nog sina brister - milt uttryckt. I och med att projektet initierade frågan, hjälpte det säkert till att uppmärksamma problemen och har nog också påverkat utvecklingen i positiv riktning. Som sagts tidigare så har själva projektets tidsutdräkt gett perspektiv på vad som planerades och vad det blev av projekten. Idag har nästan alla universitet och högskolor i Sverige något slags accessystem. Detta är inte klart ens i våra nordiska grannländer, som har haft långt mera avancerade nationella system och planer än vi här i Sverige. Kanske har de småskaliga lösningarna varit mera effektiva i realiteten. Eller kanske den danska kombinationen av centrala och decentrala element har varit den bästa lösningen, Den fråga som inte är riktigt färdig hos oss i Sverige är att systemet skall kunna separera och individualisera resurser och användare. Jag tror att detta kommer att bli en huvudsak inför helt nya modeller av mera differentierade upphandlingsavtal i framtiden. Hängavtalen har visat sig vara mycket mera komplicerade och svåra att få till och detta gäller såväl småskaliga som storskaliga arrangemang. Detta är till nackdel för biblioteken och dess användare. Kanske kan det lösas upp med bättre separering av användare och resurser? 15

16 BILAGOR Bilaga 1. Ansökningshandlingar Bilaga 2. Thernquist, Per, Kort översikt över några existerande eller planerade system för accesskontroll för elektroniska resurser Bilaga 3. Wändahl, Anders; Tillgängliggörande av licensierade webbtjänster utanför campus Bilaga 4. Enkät om kompletterande metoder för access till de vetenskapliga bibliotekens e- bestånd. (Blankett) Bilaga 5. Sverrung, Annika, De legala aspekterna Bilaga 6. Cavallin, Mats, Studieresa till England (Bath EduServ och University of London Library Bilaga 7. Ekonomisk redovisning 16

17 Bilaga 1 Ansökningshandlingar Om sökanden önskar sekretessbeläggning av vissa uppgifter hör dessa om möjligt sammanföras till en särskild bilaga, vilken förses med påskrift att sekretessbeläggning önskas. Totalt antal bilagor: 3 Sekretessbeläggning önskas av bilaga nr: C:\DOCUME~1\INGKLO\LOKALA~1\TEMP\Accessprojslutrapp final.doc Datum 7 mars 2000 Sökande Projekttitel Institution eller motsvarande Chalmers Bibliotek / Göteborgs Universitetsbibliotek Sökande Per Thernquist / Mats Cavallin Adress / Box 222 Postadress Göteborg / Göteborg E-post per@lib.chalmers.se / Mats.Cavallin@ub.gu.se Telefon / Kompletterande metoder för access till databaser och elektroniska fulltext-tidskrifter. Del 1: De avtalsmässiga aspekterna (förstudie). Fax / Övriga Ansökan avser (markera med kryss): uppgifter om Nytt projekt (tidigare ej understött av BIBSAM) [x ] projektet Fortsättning på BIBSAM-projekt ] Projektarbetet kommer att utföras vid De båda biblioteken. Beräknad start för projektet Beräknad sluttid för projektet Senvåren 2000 Vintern 2001 Kostnads- Total projektkostnad Därav söks av BIBSAM: samman- Kostnader fattning Löner (3 man-månader) Socialförsäkringsavgifter m.m Material Resor inkl. traktamenten Resultatspridning Förvaltningsavgift Övrigt - specificera SUMMA Fördelning av kostnaderna per budgetår Löner Budgetår l Budgetår II Budgetår III Budgetår IV Socialförsäkringsavgifter m.m Resor inkl. traktamenten Resultatspridning 2 3 Förvaltningsavgift 6 6 Övrigt - specificera 5 5 Material SUMMA Ange vilken lön som beräkningen grundar sig på och omfattningen 2 Skall redovisas i bilaga 3 Skall redovisas i bilaga 17

18 finansieriing Myndighet bidragsgivande organ ed Kr Utöver det belopp som söks hos BIBSAM har för detta projekt beviljats bidrag med Myndighet. bidragsgivande organ ed Kr För samma eller liknande ändamål har från statliga organ tidigare erhållits: Myndighet, bidragsgivande organ e d diarienr bidragstid belopp Övriga intressenter i projektet Namn Medel för Del 2 i projektet "De tekniska lösningarna (förstudie)." kommer att sökas hos SUNET. Preliminära kontakter (Hans Wallberg) har visat att man hyser stort intresse av att delta i ett projekt som detta. Sammanfattande beskrivning Projektets ändamål och allmänna utförande: Biblioteken vid Chalmers Tekniska Högskola och Göteborgs Universitet erhåller BIBSAM:s uppdrag göra en förstudie över: "Kompletterande metoder för access till databaser och elektroniska fulltext-tidskrifter. Del 1: De avtalsmässiga aspekterna". Förstudien ska undersöka om förlag och andra leverantörer av databaser/tidskrifter är villiga formulera om licensvillkoren och hur långt man, i så fall, är villig gå. Projektgruppen med deltagare från Chalmers Bibliotek och Göteborgs Universitetsbibliotek kompletteras av en referensgrupp med deltagare från andra bibliotek. Samtidigt söks bidrag från SUNET för del 2 av denna förstudie. Denna del 2 skulle gälla en undersökning om det finns säkra, tekniska alternativ för access-kontroll, som också är tillfredsställande ur ekonomisk/administrativ synpunkt. Detta projektförslag har presenterats vid ett möte med överbibliotekarierna för ett antal av de större forskningsbiblioteken i Sverige. Förslaget möttes där med stort intresse och mötet ställde sig bakom detta förslag. Bilaga 1 ger en kompletterande bakgrundsbeskrivning. Underskrift Sökanden Medsökande Per Övriga, samtidigt pågående projekt hos sökanden Tidigare utförda arbeten inom området Ansvar, utveckling och drift av web-baserade service-former i biblioteken. Kungl. biblioteket BIBSAM Box STOCKHOLM Tel: / Fax E- post: bibsam@kb.se Besöksadress: Biblioteksgatan

19 Bilaga 1 7 mars 2000 Bakgrundsbeskrivning för ansökan om bidrag till utvecklingsprojekt: Kompletterande metoder för access till databaser och elektroniska fulltexttidskrifter. Del 2: De tekniska lösningarna (förstudie). Universitets- och Högskolebiblioteken erbjuder idag sina kunder access till ett allt större utbud av databaser och elektroniska fulltexttidskrifter. Upphandlingen görs ofta lokalt och access är i de flesta fall begränsad till kunder från det egna lärosätet. Som ombud för universitetsbiblioteken har Kungliga Biblioteket därjämte upphandlat ett antal licenser nationellt. Dessa licenser omfattar ett större antal lärosäten. Befintliga licenser och metoder för access-kontroll förutsätter i regel att en kund tillhör organisationen för ett lärosäte och att han/hon är verksam inom dettas lokaler. Genom att ingå i organisationen har kunden legal rätt utnyttja databaserna/tidskrifterna. Genom att arbeta inom campus kan han/hon också rent tekniskt få access till resurserna; detta senare följer av att systemen för access-restriktioner idag nästan uteslutande bygger på kontroller av IP-nummer (för kundens arbetsstation). Det nuvarande systemet för access till elektroniska resurser är enkelt och det har fungerat väl, så här långt. Emellertid förekommer nu allt oftare fall, där detta system inte är tillfyllest. Främst gäller detta, då forskare samarbetar över organisationsgränser, eller då de har sin arbetsplats utanför campus. Förhållandena kan gälla permanent eller temporärt (gästforskning utomlands). Några exempel från Göteborg kan anges. Det planerade stora Bioteknik-centrum i Göteborg kommer att ha forskargrupper både från Chalmers och Göteborgs Universitet. Ett annat stort område är Sahlgrenska Universitetssjukhuset med dubbla personaltillhörigheter i universitet och landsting. Chalmers institutioner Livsmedelsteknik och Biokemi och Biofysik har sina forskare utanför campus (inom SIK:s anläggning och inom campus för Göteborgs Universitet, respektive). Andra orter med liknande förhållanden är Malmö/Lund, Linköping-Norrköping, Stor-Stockholm och Uppsala. Eftersom så många internetleverantörer konkurrerar är det inte längre TeleNordia-accessen som är den tekniskt bästa lösningen, men just nu den enda för en student som vill lösa universitetets samling av e-tidskrifter. Av ovanstående följer nu att behovet av kompletterande metoder för access till databaser och elektroniska tidskrifter blir allt större. En fungerande lösning skulle vara av stort värde för alla universitet och högskolor. En förstudie, där man inventerar möjliga lösningar behövs. Förstudien har naturligt två delar, en avtalsmässig och en teknisk. Den avtalsmässiga delen berör intresset hos databasleverantörema att komplettera nuvarande licenser och vilka villkoren då skulle bli Den tekniska delen rör, som beteckningen antyder, vilka lösningar som är tekniskt/administrativt lämpliga. Denna sistnämnda del skulle kunna dra nytta av det arbete som redan inletts vid olika lärosäten avseende en säker hantering över nätet av bl.a. ekonomisk och personell information. De metoder som man börjat studera gäller bl.a. "certifiering" 19

20 Bilaga 2 och 3 7 mars 2000 Resekostnader Bilaga 2 Förstudien kommer att kräva diskussioner med förlag och andra databasleverantörer - på plats. Detta innebär åtminstone en europeisk och en nordamerikansk resa för två personer. Resorna företas för detta ändamål primärt. Man måste föra denna typ av diskussioner med tillräckligt inflytelserika företrädare för databas-leverantörerna. Diskussionerna måste vidare föras i lämpliga omgivningar och alltså inte [enbart] vid korta möten vid internationella konferenser. Resultatspridning Bilaga 3 Förutom rapporten till BIBSAM kommer de öppna delarna av resultatet av förstudien att presenteras på någon av bibliotekens webbsidor. En liten upplaga av en rapport i pappersform torde också vara lämplig. 20